档案室安全管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案室安全管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

1.档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所

，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事

档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

6.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

篇2

[关键词]档案管理；档案安全；电子档案；

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0208-01

档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根基。档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键。只有完整、真实、准确的收集有价值的档案，规范、合理的保管和保存原始档案，科学的分类并做好登记工作，才能最大限度的发掘利用档案的价值。

1.实体档案

1.1 实体档案的特点

实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案；实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用；实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等等，这是实体档案最显著特点。

1.2 实体档案的安全管理

1.2.1 档案室管理

根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性的分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用。

1.2.2 档案借阅制度

档案存在的实际意义在于它的利用。在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下，编制各种检索工具、参考工具，积极为档案的查阅提供便利，及时做好登记和统计工作。建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。

1.2.3 档案安全管理

维护真实、完整是档案安全管理的前提，要从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，确保档案内容来源合法，不能人为割裂分散或零乱堆砌。这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。

2.电子档案

随着计算机和网络技术的发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。

2.1 电子档案的特点

第一，操作方便。在形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成，极大降低了档案管理人员的工作量，提高工作效率。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加简单、方便。其次，传递快捷、实现资源共享。电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受时间和空间限制。一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。第三，存储空间小。电子档案占据的极少量空间，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。第四，具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案更加全面、形象、生动。而且，电子档案复制时不容易丢失信息。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

2.2 电子档案的安全管理

电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。

电子档案安全管理同实体档案一样，其关键首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。为了确保电子档案的唯一性和公信力，电子档案的内容必须预先进行加密处理。配合完善的存取控制下，避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失。信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件，电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。

3 结论

档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化。电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员时刻思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，随着时代的进步不断解放思想，不断提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。

参考文献

[1] 王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.

[2] 冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2005（4）.

篇3

[关键词]档案管理；档案安全

[中图分类号]G269 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 封二 ― 01

档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，档案的重要性显而易见，但随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来！解决档案保管及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗等案件，近几年时有发生；对档案管理认识到不到位，没有认识到档案的重大历史和现实意义，不对有价值材料、照片、影音资料及时保存、保管，以致于这一段历史缺失档案记录；由于档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。

一、档案安全管理的目的。加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。保存原始资料，保持资料的原始、准确、完整，以便核对资料的准确性和查证，便于建立人事或项目履历，便于在今后的工作中进行借签；而职能部门的档案，更是当前行依法政行为的过程，更是打造服务型政府的要求，更是保障人民利益的客观要求。

二、健全档案安全管理制度。档案管理必须依据相关档案管理的法律、法规、规章，必须严格执行《中华人民共和国档案法》，坚持严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。具体部门、单位在执行好相关安全管理制度的同时，必须建立健全本部门的安全管理制度，用制度规范档案管理行为，保证档案安全管理工作的需要，确保档案安全有效进行管理。从档案的收集、整理到档案的分类、归档、保存，每个一个过程，都要形成制度，在档案管理过程中，有严格的依据，有严格的规范，确保档案安全万无一失。

三、要采用计算机等现代化的管理手段。随着社会的发展，特别是随着计算机的发展，档案管理日益现代化，计算机在档案管理上大量应用，更使复杂化的档案管理工作变得清松起来，日常管理也方便起来。当前档案管理示范级建设，不但对档案管理人员有更高的要求，而且对管理手段也有更新要求，这也是档案管理现代化的过程，档案管理规范化的过程，所以用好、管好计算机档案应用系统，已成为当前档案管理的当务之急。

四、分类对档案进行管理。档案的载体不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不档案，要采取不同的安全管理、保管措施。档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，及时汇报并采取相应措施，每年定期进行安全性抽样检查，按规定进行一次全面清点登记，发现问题应及时采取措施予以处理。新收集的档案资料须 必经消毒、除尘后方能入库，并对消毒杀虫情况进行登记；对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制；存储档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理；与互联网相连的计算机或其它电子 信息设备不得存储、处理和传递档案信息，向社会开放的档案信息网站，应按规定报相关公安部门备案，并在接受安全评估合格后，方可接入互联网；到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。

篇4

关键字：电子档案 网络安全 防火墙

当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

一、防火墙访问防范措施

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障,是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看,防火墙位于网络安全的最底层,负责网络间的安全认证与传输,防火墙不仅要完成传统的过滤任务,还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（pointof service,pos）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（virtual local arca network,vlan）划分等安全访问控制措施。

二、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备（intrusion prevention system,ips）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（intrusion detetection system,ids），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和internet、pos（pointof service,pos）的边界布置网络侵入防御设备,也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。

为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。

三、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

四、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

第三，轻易不要使用u盘移交电子档案。u盘是一种usb接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于u盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少u盘的使用。

第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。

此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。

参考文献：

1.雷震甲.网络工程师教程[m].北京：清华大学出版社，2004.

2.王春森.系统设计师[m].北京：清华大学出版社，2001.

3.何海燕，张晓甦.危机管理概论[m].首都经济贸易大学出版社，2006.

篇5

关键词：档案知识管理；安全保密

档案管理的发展，从实体管理、计算机管理、信息资源管理发展到知识管理阶段，档案面临着因管理方式、保存条件、技术变化带来的安全隐患。档案的安全保密工作是一项重要的基础工作，档案中包含一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，档案的不当管理以及密级档案的泄密，将在一定程度上造成危害。本文从档案保管过程中的安全保密工作、档案利用过程中的安全保密工作、档案信息化建设中的安全保密工作等几个方面展开，谈谈档案知识管理中的安全保密工作。

1 做好档案保管过程中的安全保密工作

1、档案库房管理中的安全保密工作。档案的库房管理是档案安全保密工作的重点。库房要具备“八防”要求，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房要配置严格的库房管理制度，并由档案管理人员负责管理，无关人员无特殊情况不得进入档案库房。

2、区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。保管期限的确定，是根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，使保存的档案既能反映和维护一个单位的主要职能活动与历史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的确定，是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》），国家保密局制定的《国家秘密保密期限的规定》中指出，各单位在确定国家秘密事项的秘级时，应当同时确定保密期限，保密期限除有特殊规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。

3、强调档案管理人员的职责。档案人员对档案的安全保密负有义不容辞的责任。档案安全保密工作的好坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作是一项细致、艰巨的工作，档案管理人员要依据规定、坚持原则，按照档案管理规章制度严格办事，时刻注意，防止档案信息的泄密与档案实体的损坏，确保档案安全。

2 做好档案利用服务过程中的安全保密工作

正确处理好档案利用与保密的关系。档案部门应解放思想，改变传统观念，在严格做好保密工作的前提下，积极主动开放档案，最大限度发挥档案的价值。保密和利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，不可偏颇，可以从以下几个方面来保障。

1、管理制度建设。档案室需要制定阅览制度、外借制度、复制制度等利用规章制度。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用开放范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作能有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保文件信息的不失密、不泄密以及文件实体的完好无损。档案管理的规章制度应简明严密，便于在工作中执行，并且在实际工作中不断加以完善。

2、人员队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质，对档案的安全负有直接关键的责任。首先要具备良好的政治素质，要有高度的责任心与事业心，热爱档案事业；再者要具备较强的业务素质与文化素质，档案专业理论知识扎实，熟悉档案法律法规，熟悉馆藏档案内容，还要较强的工作能力，能及时处理解决利用中出现的一些问题。

3、落实监督措施。档案利用监督是做好档案利用过程中的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案安全保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用者必须遵守档案管理规定，在指定场所按规定查档，严禁标记、折叠、抽取、撤换档案。档案管理人员要在利用者离去之前，再仔细检查翻阅被利用的档案，发现问题及时处理后入库。有l件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。

3 档案信息化建设中的安全保密工作

随着信息技术的快速发展，以网络方式提供档案信息服务和交流档案工作信息，已经成为现代信息社会档案事业发展的一个重要特征。依托互联网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建档案信息公享服务平台。网络的共享性、开放性特征决定了其系统的脆弱性，必须采取有力的措施来保证档案的安全与保密。

1、物理防护。档案馆建设要质量达标、面积符合、功能设施完善，保管的硬件条件安全规范，配备监控器、报警器、自动灭火器、温湿度控制等安全保护设施设备。

2、技术防御。主要从网络安全技术、病毒防护、访问控制、数据加密、网络隔离等几个方面来保障。（1）网络安全技术，采用防火墙来负责防护单位内部网络与Internet之间的访问，防火墙可以控制哪些档案信息可以被外界访问，以及外界哪些用户可以访问本单位内部的哪一些服务。（2）病毒防护，主要的病毒防护手段是全面部署杀毒软件，对单机可以采用单机版的杀毒软件，如360、诺顿、瑞星等，对于档案网可采用相应部署的网络版杀毒软件，如瑞星网络版等。（3）访问控制，对查询用户访问档案网络，进行档案资源的获取的权限进行严格的控制和认证。例如，对口令进行加密、认证用户身份，通过设置用户访问目录或全文的权限，控制档案网络的设备配置权限等。（4）数据加密，数据加密通过对网络中传输的档案数据加密，传输到达目的地再解密，还原成原始档案数据，目的是防止非法入侵的用户盗用档案信息。（5）网络隔离，网络隔离主要通过两种方式，一种是用隔离卡来实现，隔离卡主要应用于单机的隔离；另一种是用隔离网闸来实现，网闸主要应用于隔离整个网络。另外，还需定期对服务器、工作站等进行安全检查。

3、管理制度。建立档案信息安全管理制度，如《档案数据安全保密制度》、《档案数据上网审查制度》、《档案数据移交管理制度》、《电子文件与数字档案登记备份制度》、《档案人员工作职责》等，妥善处理档案开放与档案信息安全的关系，明确档案安全责任到人的制度。硬件安全工具和技术手段在网络信息安全领域只是辅助手段，没有责任心强、业务素质好的档案管理人员和完善的管理制度，是无法保证网络信息安全的。很多时候，档案的安全与否就在于档案管理人员的一念之间，档案人员要用责任与行动来捍卫档案的安全。

4、异地异质保存。对纸质档案进行数字化扫描，一方面在档案利用时通过对数字化档案的利用，保护了档案原件，另一方面可以对档案化档案向对应的档案管理部门进行数据备份。重要档案可以采用异地异质备份保存，档案因受载体的影响，以及客观自然环境的影响，异地异质保存是对档案的双重安全保障。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]杨春缘.试论档案的保密与档案的利用关系[J].兰台世界，2012（12）.

篇6

摘要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的7 个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。

关键词 ：档案信息化电子文档安全保密制度网络安全

1 电子文件归档管理制度的安全策略

①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+ 数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。

2 安全保密制度

①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+ 字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。

3 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询

①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。

4 档案数据管理维护制度

①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

5 数字档案鉴定销毁制

①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。

6 档案数据网络和信息设备维护使用制度

①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。

参考文献：

[1]章素文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.

[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010(09).

[3]马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探[J].湖北档案，2009(08).

篇7

［关键词］档案管理；档案安全；实体档案；电子档案

档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。

一、实体档案的特点及安全管理

（一）实体档案的特点

实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。

（二）实体档案的安全管理

要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。

二、电子档案的特点及安全管理

（一）电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]

（二）电子档案的安全管理

自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。

电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]

作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部

〔参考文献〕

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008，（9）：19-20.

篇8

1.1缺乏科学的安全管理理论与方法指导

信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。

1.2对安全管理的认识存在偏差

1.2.1追求绝对的安全

长期以来，我国档案事业对安全风险的重视度不足，只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是，站在风险管理视角来看，风险是绝对存在的，而安全却是无法保障的，安全风险是随时都可能发生的，而安全只是暂时的。其实，电子档案管理工作就是风险管理工作，每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别，想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用，是根本无法实现的。此外，安全风险是一种随机发生的风险，很难做到绝对安全的控制，在这一过程中，不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金，还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁，严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。

1.2.2风险意识薄弱

一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。

1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定

从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。

1.3管理环节不完善

首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。

2结束语

篇9

关键词:劳务用工；安全档案；施工安全

建筑行业是国民经济的重要支柱产业，改革开放以来建筑行业得到迅速发展，其增加值约占GDP的7%，而且劳动力密集型行业，而其就业人员多为农民工，农民工为建筑业快速发展提供了大量的劳动力，但也由于该行业人员整体文化程度较低、流动性大、施工现场露天高空作业多、施工工艺复杂等特点，给施工现场的安全管理带来极大挑战，有研究分析指出安全事故的发生80%是由于人的不安全行为导致的，如何加强农民工队伍的安全教育管理成为了安全工作中不可小视的重要工作。根据《中华人民共和国安全生产法》(2014年修订版)第十八条第三款“生产经营单位的主要负责人对本单位安全生产工作负有下列职责……(三)组织制定并实施本单位安全生产教育和培训计划”以及第二十二条第二款“生产经营单位的安全生产管理机构以及安全生产管理人员履行下列职责……(二)组织或者参与本单位安全生产教育和培训，如实记录安全生产教育和培训情况”的内容，建筑施工企业负责人及安全管理人员应该将安全教育培训工作作为一项重点工作。由于建筑企业项目部人员相对固定，而且从业人员文化水平较高，安全教育工作易于开展，故本文仅针对如何做好农民工的安全教育及资料归档。本文基于笔者在重庆轨道高家花园大桥项目从事项目安全管理工作的经历，着重讲述如何采用劳务用工安全档案的方式完整性、系统性的管理从业人员教育培训问题。

1当前安全教育培训现状

1．1现场劳务作业人员流动性大，文化程度低，难以实现系统性教育培训

现场劳务作业人员普遍来自农村，文化程度低，大部分人员今天放下锄头，明天就到工地了，农田与工地两头奔走，就业不稳定。外加工程施工任务繁重与缺少连续性，与亲人异地分居等种种原因，劳务作业人员的特点就明显表现出短期性、流动性、分散性、阶段性、流水作业、农民工、文化程度低等。由于这些客观原因短期内没法改变，使得目前国内劳务作业人员难以转变为职业工人，施工现场可能存在未经培训私下上岗的情况，作业人员工作的不稳定性或高流动性决定了教育培训工作很难进行合理规划、完成系统培训。

1．2安全教育体系混乱，安全管理人员工作量大

目前大多地方的施工安全管理内业资料尚未形成体系，档案形式不一，导致安全管理人员花费大量的时间和精力放在了劳务人员统计、安全教育培训及资料整理的工作中，各地方、各部门的不同要求又导致了施工项目部资料整理混乱，无有效针对从业人员安全教育档案的规范整理，从而使得从业人员教育培训无系统性、无有效体系。

2加强作业人员安全教育培训的对策

2．1制定项目部从业人员安全教育培训制度

制度是开展工作的指引，从制度角度制定从业人员从入场、过程中、退场、教育计划、教育时间等一系列具体细则，规范人员教育培训工作，细化劳务用工档案的建立，而且从业人员劳务用工安全档案的建立，不是一个人、一个部门能够完成的，还需要项目人事部门的配合，制定制度有利于约束各部门、各劳务队伍按章办事。

2．2建立劳务用工安全档案

(1)根据我国相关法律法规及规范的要求，从业人员进场时的劳务用工安全档案，可以涵盖以下几项内容:从业人员身份证复印件，制定从业人员花名册，并着重对年龄55周岁以上的人员给予劝退或者调换工作岗位，避免由于个人身体原因导致安全事故的发生;入场三级安全教育记录卡，主要记录从业人员进场时间、入场教育时间及时长、工种以及三级教育的内容等信息;入场安全教育培训，根据安监总局《生产经营单位安全培训规定》的要求，对工人进场上岗作业前，进行公司级、项目部级、班组级三级安全教育，此项工作可以结合农民工学校等联合开展，由项目的人事部门组织进场施工作业人员，项目经理、安全总监、生产副经理、班组长等参与进行;从业人员安全目标责任书，主要是项目建设单位、监理单位及施工单位安全生产控制指标向从业人员通知，以及根据“一岗双责”的要求，需要向从业人员表明其安全职责、安全权利与义务等内容;岗位危险告知书，主要向从业人员说明所从事的岗位存在哪些危险因素，以及如何避免的安全防护措施、方法;安全操作规程教育，主要是根据从业人员不同工种，根据相关规范的要求，将不同工种或者不同设备的操作规程向从业人员进行教育;考核资料，根据相关法规要求，从业人员必须经考核合格方能上岗，故目前各项目部普遍采用考试答卷的形式考核从业人员是否合格。(2)施工过程中，随着施工工序或者季节等的变化，还需对从业人员进行各工序或者冬季、雨季、重大节假日前后等的安全教育培训工作。工程部门技术人员还需要对作业人员进行安全技术交底，安全员进行监督。日常施工检查、巡查中对作业人员的违章指挥、违章操作、违反劳动纪律“三违”现场的记录，以及对其的奖励、处罚记录、退场时间等也可归档到个人档案内。(3)现场副经理、技术员、班组长对施工人员流动性的管控。由于从业人员流动性大，项目安全部门未必能够及时发现未经安全教育培训上岗人员，这就需要项目副经理、现场施工员在安排工作时，如发现陌生面孔需及时上报，项目部也应该制定对劳务队伍或者班组长的处罚措施，预防此类现象的出现。(4)信息化在档案管理中的应用。目前市场上已经出现了安全管理信息系统、安全教育培训工具箱、身份证识读卡、指纹采集器等工具，根据实际工作情况结合上述工具，可将劳务安全档案电子化，采用计算机的高速工作，将会极大程度减轻安全管理人员对劳务安全档案整理的工作量，采用信息化的另一个好处便是通过上述计算机等工具的采集加工，能够自动设计对从业人员的安全教育培训形成系统性，便于安全管理的同时，也有利于系统性提高从业人员的安全工作水平。

2．3不断完善劳务用工安全档案

从一名作业人员进场开始到其退场，劳务用工安全档案完整记录了此人在项目部的进场时间、安全教育培训、奖励处罚、违章违纪、接受的工艺培训、退场时间等内容。此项工作的建立与完善，不仅会减轻安全管理人员的工作量，还避免出现作业人员缺少教育培训上岗的情况，也方便于各级单位对此项安全工作的检查，系统性、完整性的再现了从业人员从人场到退场的所有工作及表现。

3结束语

随着建筑行业劳务人员老龄化的趋势越来越严重，以及建筑行业越来越激烈的竞争，如何打造一批合格的、有较高安全意识及工作能力的劳务工人，劳务用工安全档案也将会越来越体现出它的作用。后续随着信息化向建筑行业的慢慢渗入，劳务用工档案将会省时省力，系统性、多样化的对作业人员进行安全教育，结合技术水平的培训，提高他们的安全施工水平，提高施工单位对作业人员的掌控力，减少或者避免安全事故、质量事故的发生，间接提高施工单位的施工质量与进度，继而提高施工单位的安全施工管理水平，同时公司效益与形象两者兼得。

参考文献

［1］中华人民共和国安全生产法，2014.8.31修正．

篇10

完善突发公共安全事件档案管理，是社会发展的必然趋势和现实要求，也是档案工作向纵深发展的有利条件和重要基础。对于档案部门来说，只有从实际出发，采取有效措施，加大突发公共安全事件档案管理的力度，才能完善对突发公共安全事件档案的管理。

1.提高社会档案意识，加强对突发公共安全事件档案管理。档案管理部门结合当前社会普遍开展的公共安全教育活动，利用社会公众对突发公共安全事件极易造成灾难后果的敏感、重视心理，加强宣传，增强社会档案意识，积极争取各方面的重视和支持，建立、健全机构和人员，协调关系，明确职责，落实对突发公共安全事件档案工作的组织领导。

2.健全档案法律法规，将突发公共安全事件档案管理纳入法制化轨道。我国档案工作的法律、法规在突发公共安全事件档案方面还缺少具体的规定，但这种情况不会长期存在下去，将会在今后的档案工作实践中逐步得到解决。当前，档案部门的工作重点是：利用各种机会向社会各方面施展档案工作的影响，力争把档案工作的相关业务管理规范要求纳入突发公共安全事件应急预案和应急管理体系之中，同时，在档案部门加强相关规范制度的建立与完善，力争早日形成突发公共安全事件的档案管理机制与网络，加大监督、检查的力度，把突发公共安全事件档案管理纳入制度化、法制化发展的轨道。

3.提高档案干部素质，为完善突发公共安全事件档案管理奠定基础。完善突发公共安全事件档案管理，离不开档案工作者的劳动与付出。要从整体上提高档案干部队伍素质，提高突发公共安全事件档案的科学管理水平，建立突发公共安全事件实休管理、信息开发、信息反馈机制及相应的管理工作队伍，做到“集中、有序、质量、安全”，保证合理利用，为充分发挥突发公共安全事件档案的重要作用创造条件。

4.加强档案科学研究，保障突发公共安全事件档案管理工作的有序开展。突发公共安全事件档案存放着收集范围有限、内容不够齐全、整理有待规范等诸问题，均需做深入的研究探讨。必须结合公共安全领域与档案工作的具体特点、形成规律等，加大档案科研的力度，形成适合突发公共安全事件档案科学管理的理论体系，指导突发公共安全事件档案的整理、收藏、检索和开发利用等业务工作，充分发挥理论的指导作用，使突发公共安全事件档案管理日渐科学合理，不断得到完善与提高。

三、规范管理：实现突发公共安全事件档案的功能

综观业已发生的突发公共安全事件，可以得出这样的结论：所有的突发公共安全事件都具有“类型复杂、不易控制；猝不及防、难以预测；长期潜伏、危害严重；连锁共振、波及广泛”的共性特征。这从客观上使突发公共安全事件档案在管理的诸多环节上与传统的文书、科技、专业档案存在着不同之处，给规范突发公共安全事件档案的科学管理带来一定难度，应当引起注意：

1、突发公共安全事件产生领域、类型、规模各不相同，所形成的档案在内容、形式、载体、数量及材料来源等方面均会有较大差异，尤其是突发公共安全事件档案往往涉及到一些不宜公开的内容。因此，在突发公共安全事件档案管理中必须注意保密，将公开的与不宜公开的档案材料进行分别整理；必须注意处理好材料来源问题，始终坚持将记录突发公共安全事件的档案材料与为分析事故原因等而收集的相关资料分别进行整理；必须注意处理好档案保管条件的要求问题，将不同载体形式的档案材料分别整理的原则。

2、突发公共安全事件将会在何时、何地、何种情况下发生都极具不确定性，且其发展演变的进程往往带有不依人的主观意志为转移的特点。这就无疑在客观上增加了收集、形成突发公共安全事件档案材料的难度。因而，档案业务部门必须改变以往习惯于常态运行机制理的档案收集、形成等管理模式，以高度的责任心和使命感，采取切实有效的措施，加大收集形成突发公共安全事件档案的力度：注意采用事前、事中及事后收集形成有关档案相结合的方法，扩大收集的时间跨度；注意打破机构、职能的限制，及时向特定突发公共安全事件的当事人、目击者收集相关材料，拓宽收集的范围领域。这一点对于熟悉常态运行机制下的各级档案部门来说，不能不引起特别的关注。

篇11

关键词：食品安全；食品安全档案；档案化管理

一直以来，一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现，社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题，教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务，让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平，促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案，其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等；食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据，能增强餐饮企业的质量与责任意识，通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。

1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义

1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作

很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要，食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源，使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息，人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况，如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容，对以上信息了解后，排查食品安全隐患，解决因食品来源产生的问题，形成针对性的管理，使得在校师生食品安全获得有效保障，形成食品安全保障有效机制[1-3]。

1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化

食品安全管理工作需要管理人员对食品安全管理的方式和方法进行科学合理的应用，确保食品安全管理的系统化。食品安全档案不仅记录了食品各方面的相关信息，更包含了食品安全管理方式方法与效果。在对食品安全档案记录研究的同时，建立系统的食物安全管理机制和管理制度，针对各类问题选择合适的管理方式方法，获得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全档案提供食品安全事件处理的依据

档案中记录的有关食品安全事件的处理经验为处理高校食品安全事件提供了有力依据和帮助，让食品安全事件得到较好的处理。因此完善食品安全档案管理工作和构建高校食品安全保障机制，能更全面地保障师生食品安全健康。

2高校食品安全档案管理的现状

2.1食品安全档案管理意识薄弱

高校对食品安全档案的忽略，使得部分高校食品安全档案管理工作出现缺失现象，还有很多高校餐饮企业不按管理制度开展工作，在食品监督管理中忽略原料采购、产品加工等环节各方面档案等相关信息，使得食品安全隐患重重。采购人员在采购原材料时更多关注食品材料的外在情况，不深入了解食品生产制作等情况。此外，食品安全档案管理人员在食品监管工作中态度散漫、粗心大意等也会导致食品卫生安全隐患的发生[4-5]。

2.2高校食品安全档案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作对食品安全档案化管理还不具备丰富的经验，相关食品卫生档案化管理制度不够细化，档案数据也不够合理科学，无法有效发挥其重要作用。很多时候只是对高校食堂食品管理工作中相关文字档案收集整理，基本没有电子档案类的资料，很大程度上档案存在不完整现象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全档案化管理部分常常得不到资金支持，工作无法进行，从而影响食品安全档案工作的落实与推进。

3优化高校食品安全档案化管理的有效方式

3.1重视高校食品安全档案化管理工作

作为食品安全管理人员应正确认识食品安全档案对食品安全管理工作的意义，主动加强高校食品安全档案对保障师生食品安全的价值意识，加强开展食品安全档案研究工作，自发的强化食品安全档案管理构建工作。使得食品安全档案管理工作不断健全完善，食品安全档案记录内容丰富完整，让食品安全档案在食品安全监督管理工作方面的作用获得有效发挥。

3.2落实高校食品安全档案化管理的工作

食品安全管理工作相关管理部门应该全方位了解食品安全相关信息，高效能地推动食品安全档案管理工作，在繁重的食品安全档案化管理工作中，落实各项食品卫生档案化管理工作，对各项食品安全制度、各类食品安全管理情况记录、食品采购索证与进货验收登记情况记录、食品添加剂使用情况、饭菜留样记录、餐厨废弃物处理登记、职工花名册及体检健康记录、岗位培训情况等档案文件做好严谨科学的档案化管理及利用。特别是食品采购索证与进货验收登记情况和食品添加剂使用情况，应严格索取利益相关信息质量分析报告、认真记录采购食品的名称规格数量、保质期、供货商及联系方式等，做好索证索取台账记录，一般保存期限2年。

3.3对高校食品安全档案进行系统、完整、科学地收集和整理

规范地开展高校食品安全档案工作，在食品安全档案管理中对食品安全档案进行统一分类整理、归档编号。通过深入调研，积极整理、筛选档案信息，系统地组合零散档案信息，使得食品安全档案利用服务由零散向系统化发展，更好地为高校食品安全管理工作服务。

篇12

电子档案的建立，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。

1、档案信息可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平，得到有效利用，实现资源共享。

2、电子档案不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来，效率高，速度快。

3、电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足。促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。

4、计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。

5、电子档案的特点是实物资料的信息化，由于计算机数据在统计和整理过程中运行速度快，能容量大，使得在电子档案管理过程中能够储存诸多的档案信息，以便于日后查找过程中的需求。

二、电子档案管理和利用的主要保护措施

现阶段对于传统纸质档案，我们的重点还习惯于在档案室、馆内对其实施保护，即归档后对具体的档案实体进行保护，包括针对载体的防高温高湿、防水、防火、防虫、防震、防有害气体、修复等保护措施。电子文件在其产生、处理、存储、保管、利用过程中，很有可能因自然、人为和技术等因素而受到损坏减少，因载体、设备损坏，人员失误，病毒、黑客的入侵造成电子文件的污染、流失和破坏。其安全性至关重要。由于电子文档天生具有容易被复制、修改和传播的特点，企业面临内外部两方面的安全威胁，电子档案的安全保障工作应当全方位、高覆盖，贯彻于电子档案建设的全过程。

1、建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求。

2、从电子档案的收集、整理、归档到保密、安全、利用等各个环节都要有明确细致的操作规程，要明确规定归档时间、归档范围、相关软件、版本、数据类型、格式等，形成一套完善的电子档案管理体制，做到依法管理电子文件，确保电子档案的真实性、完整性、安全性。为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求妥善管理以确保其不散失、不损毁、不失真。

3、档案部门要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。

4、科学管理和保护好电子档案载体，是保证电子档案安全的前提。电子档案与传统档案保管方法有许多相同的方面，防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗等，但是，电子档案由于其载体的特殊性对保护措施也有着不同的标准要求。

5、加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

6、电子档案长期存取的安全保证。制作备份是保障电子档案安全的最根本方法，可制作一份或几份拷贝，并将拷贝分别保留在多处相隔较远的异地容灾备份系统中，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。

7、电子档案信息的安全维护。提高网络信息安全的技术保障至关重要。对网络环境下电子档案信息安全防范和保护的主要措施和手段包括通过入网访问控制、加密和数字签名、设立防火墙、漏洞扫描技术。

8、档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

篇13

关键词：计算机档案管理；完整性；电子档案；信息安全；保护；防御技术

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）32-0037-03

计算机档案安全管理是利用数据库的管理，通过数据库来实现档案信息的存储，调用，查询等操作。数据库安全在档案信息安全中起着举足轻重的作用。所以计算机档案管理安全保护过程中对数据库系统的加强和保护是非常重要的，这样我们才可能防止档案信息的毁坏、遗失和泄露等问题的产生。

1 计算机档案管理的重要地位

依据相关法规，《档案法》是针对档案管理的最高法则。“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、权利组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家社会有保存价值的各种文字，图表、声像等不同形式的历史记录”这是档案法的第一条规定[1]。从这里面，以图像图标和其他形式的历史形态我们可归纳出档案的三个基本特征：直接形式；有保存价值；历史记录。根据《档案法》，电子文件纳入档案的这种可能性，我们不必怀疑。

随着计算机应用和办公自动化的日益发展和普及，计算机技术大大地提高了各单位的办公效率，与此同时随着信息系统的日益完善，这更加给传统的管理模式的带来了巨大的颠覆，这让各单位走向了高效、科学的管理道路。单位的管理者，更加体会到计算机带来的便捷、高效服务。作为企业单位信息系统上程的部分，在档案管理中，从基本数据的集合，到数据的整理、汇总，以及数据的调用，无不反映了快速、完整、科学、规范的优势，使人们不得不逐渐放弃旧的管理模式。

2 高校计算机档案管理中需要解决的问题

2.1 网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题

随着计算机网络的发展，网络管理的信息及其安全、可靠性等问题将越来越突出。一般的规则是，当网络用户的数量增加了算术级数，网络的好处和网络的风险即增加了几何级数。计算机网络安全是主要威胁，主要有：黑客攻击、计算机病毒、内部攻击、信息泄露和修改密钥数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，各高校档案部门都已着手研究，尤其在相关标准的制定上。据介绍，目前确定的与计算机档案管理相关的科研项目中，有1/3的网络和信息安全相关。在未来，将有一系列的技术措施出台。[2]这些标准和技术措施对档案管理的网络安全进行分类和评价的档案信息，在互联网分类控制之前，网络档案信息的安全管理提供标准化的解决方案或要求。

2.2 多媒体信息管理的实用化问题

信息管理技术使各类档案信息管理实现网络化，今后计算机技术发展的主要趋势是：计算机的设备更为先进，计算机体积更小、速度更快、能力更强，功能更为完善，会有一个视觉计算、新一代图形处理AGP、高速互联网和其他新的实用技术。目前，美国、欧洲、日本等发达国家正在开发一种高速、可靠的网络，比现有的网络快100到1000倍。它发送一套完整的百科全书的30册仅仅需要1秒，并能进行实时影像和声音的传送。[3]在多媒体信息管理的实际应用方面，一要解决多媒体信息演示系统的问题，一些高校对档案管理件的工具进行了大量的研究，解决问题的关键是文件管理软件工具，档案管理软件工具化可以只改变少量的参数，随机填充相应的内容，这样就可以非常轻松地得到一个完全不同的多媒体演示系统。二是解决多媒体文件信息处理的标准化和长期保存的问题。现有多项计算机档案信息收集或存储等方面的标准在研究和讨论之中。

2.3 电子文件分类归档和电子档案的长时间保存问题

电子文件生成的数量现在正在飞速增长，但是和纸质文件相比，二者的区别又很大。两者的区别主要是在符号的分类和使用上。目前，大多数档案工作者也不熟悉，它的特殊性，不能说不是一个巨大的隐患。所以我们更应该更加关注电子文档的保护问题。应加紧制定相关的国家标准或行业标准。虽然现在相关方面也有了一定的不成文的固定，但它仍然没能真正地解决这个问题。要解决这一问题，有必要对各种电子文件的特点进行深入的研究，并分析产生机制的机制，以归档和保存一系列的链接，依次为基础，在档案管理方面要提出一些的技术安全措施；二是相关部门制定一些相关的标准，并让相关人员严格执行；三是对电子文件归档后形成的电子档案管理做出相关要求，解决不安全、实物档案的载体、设备更新、电子档案长期保存的矛盾问题。

3 常用的安全控制方法

3.1 入网访问控制

对计算机系统的访问文件管理系统的安全屏障的第一层是访问用户的网络访问控制，网络控制是系统网络用户身份研究的识别，准许那些以注册的系统访问者进入系统并获取他们所要查询的资料等。

我们控制用户入网进行访问可以分成三步：既用户名、用户日令以及用户账号限制的识别验证。在我们的计算机网络文件系统的访问控制中，只要这三个方面在任何一个步骤中都没有通过验证，用户可以进入访问计算机文件管理系统。

3.2 网络的权限控制

我们针对那些网络中非法的操作而提出了一种计算机信息安全保护控制措施，那就是网络权限的控制。我们可以通过这个安全措施，给子用户一定的计算机档案系统操作权限。此权限包含用户可以访问计算机文件系统的文件类型。例如：目录、子目录以及文件等资源，同时也可以让用户对一些指定的文件或目录进行增、删、改、查等操作。[4]因此，我们根据不同的访问权限，划分为不同等级的用户，如系统管理员，一般用户和审计用户。

3.3 目录级安全控制

档案系统的网络可以允许并控制访问用户对系统中的目录和文件等设备进行使用。文件系统目录权限的用户文件由以下三个因素决定：用户权限取消后的用户权限继承屏蔽用户，其中该组是委托人指定的用户分配。计算机档案管理系统的系统管理员要为每个访问用户指定与其适合的访问权限，并利用这些用户访问的权限来限制用户在服务器中的访问活动。这些由多种访问的权限所组成的用户访问权限集合，不但能够让用户轻松地完成对档案系统的访问活动，还能够有效地对用户浏览的资源进行控制，以此来完善了计算机档案管理系统中网络服务器的安全。

3.4 防火墙控制

近年来计算机网络安全领域发展起来的技术性计算机防护措施就是计算机的网络防火墙系统。它是阻止网络黑客对计算机系统进行入侵的屏障，同时也是阻挡和控制网络数据进出通信的门槛。它为了阻止外部的入侵，在网络的界限上建立了相应的监控系统，把内部网络和外部网络阻隔了起来。

4 计算机数据的防泄密

4.1 加强系统内部泄密问题的管理

大加强内部管理体制的建设。互联网和内部档案信息相连后，人们在网络中的各种电子入侵攻击的时刻，黑客的攻击似乎无处不在。实际上，安全专家电子入侵案例的历史分析，最容易被攻击的内部管理较为松散的系统。黑客实施攻击时，必须在信息系统中找到一个漏洞，而这些漏洞大多来自内部员工的疏忽、管理松懈。例如，系统管理员没有及时填补一个小系统漏洞补丁，随机扩散一些看似小的重要账号密码，随机丢弃记录系统信息文件和媒体，及时清理过期账户，对计算机病毒的扩散小视而没有加以控制等等。对于大部分黑客来说，如果没有一个合适的切入点，信息系统是很难被入侵的。大部分的档案管理部门，一提到网络安全，首先想到的是购买防火墙、安全等安全产品，但如果没有完善的内部管理系统，怎么先进的设备都不是什么。

4.2 关注计算机病毒的新变化

当档案信息系统向局域网或互联网共享时，计算机病毒就成为一种重要的危害，而新的病毒在网络时代也有一些新的特点。比如，病毒传播主要通过网络途径传播，病毒与计算机入侵关系相对比较密切密切，Windows操作系统的网络漏洞都是比较常用的攻击点。因此档案管理者应始终关注新的技术变化，制定有针对性的策略，并从管理体制、技术监督、多重保护、应急措施等多方面进行综合防治。

4.3 服务器审计制度的完善和网络访问的管理权限

档案管理系统必须明确管理和应用的操作界面，能够对不同级别的访问者指定不同的访问权限和权限，同时系统安全的一个基础就是为用户提供修改查询记录等服务的同时，也能及时地记录下各种操作的时间，内容，使用者等详情记录，这个我们称之为日志。[5]档案信息安全管理与服务操作的直接写照就是日志，各种不合理的行为，甚至包括黑客行为，都会在日志中留下一定的记录，所以有部分水平比较高的黑客会在入侵成功后删除掉系统日志，毁灭证据。档案管理者不一定是特别出名的网络安全管理，但他应该是一个合格的审核员在权限管理，特别是要注意服务器上的日志。事实证明，一个网络信息系统完全避免操作不当是有一定的困难，但做好审计工作，及时发现和处理问题，对工作的发展是相当有帮助的。

4.4 其他安全技术

防火墙技术是保护局域网的一种常用措施，通过建立一个防火墙在无线局域网和互联网之间，来访问数据包的内容到网络中去检查，并判断是否有访问无线局域网的权限。；主机加固技术是一种无线局域网服务器操作系统或数据库漏洞加强或系统保护，从而提高攻击服务器的能力；日志安全审计技术是管理员对安全日志进行分心，根据日志内容得出网络攻击情况和线索来加强防御的一种措施；入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，避免无线局域网问题的发生，如滥用流量或传播有害信息等。

5 计算机档案管理安全管理力度加强

5.1 提高上作人员对档案管理的思想认识

各类人员都是操作人员和应用程序的文件管理，他们的理解和全面的质量文件在及时、准确、完整的过程中涉及的水平，提高写作和同步采集和归档意识具体操作者在操作在文件中的计算机生产和处理回执校对文件申请正式文件，立即协助人员收集归档文件论文草稿。组织文件，从而有效地保证了档案的原始记录同时提高了档案人员的档案意识，加强了岗位培训，提高了他们的各种软件和硬件的操作能力，尽量较少办公自动化对文件归档所产生的负面影响。为了防止文件的归档在计算机硬盘上是很难找到这种东西的，最好准备一个文件，在准备一个光盘将是一个副本的文件，并详细设计的磁盘目录，方便查找。

5.2 加大组织管理、协调力度

计算机信息管理已经成为一个基于信息系统的决策者，但存在着对问题的认识，作为变革的过程，在档案管理过程中，也有损害局部利益的情况。因此，我们必须认真实施，严格监督，只有这样，才能保证原材料归档在具体操作过程中的及时性和准确性，消除所有对文件管理产生负面影响的因素：例如，定期对相关人员进行多个文件管理系统知识的普及，使各个部门的相关人员都能按档案管理的基本要求工作；要加强对计算机操作人员的计算机相关知识的维护，严格按照相关要求操作。

6 Y论

以上对计算机档案管理的安全措施进行了分析和研究，在管理实践中，为了真正保护档案信息的安全必须采取各种措施，从而更安全的保障档案管理的安全，所以需要我们积极投入适当的人力和物力资源，开发新的技术，引进先进的设备，提高操作人员和管理人员的工作安全，达到更好的效果，不断提高档案管理水平，实现计算机档案的质量管理。

参考文献：

[1] 中华人民共和国档案法[Z]. 1987.

[2] 邱晓威， 孙淑扬. 我国档案计算机管理的发展历程与前景分析[J]. 档案学通讯， 1999（5）.

[3] 杨建， 朱文英. 浅谈高校档案计算机管理的发展与存在问题[J]. 南通职业大学学报， 2002（3）.

篇14

[关键词]人事档案；安全；管理

作为具有中国特色的人事档案，在我国人事管理工作中发挥着重要的作用。人事档案忠实记录着一个人的各种经历（包括学习、工作、继续教育等等）、思想状况、所取得的业绩成果、参加党团历史等，在个人转正定级、申报职务、职称、办理社保、医保等等关键时刻起着凭证、依据和参考的作用。因此人事档案的安全问题对每个人而言非常重要，加强人事档案的安全管理是建设和谐社会的重要环节。

一、人事档案的特点

1、机密性。人事档案的内容大多涉及个人的隐私以及一些重大历史事件的鉴定材料，因此具有机密的特点，任何人严禁私自保管他人档案，查阅和借用本人及其直系亲属的档案也是不被允许的。要调阅、查阅档案，必须通过组织的审批、同意。

2、流动性。人员的流动性导致了人事档案的流动性。特别是在当前人员密集流动的大背景下，人员常常从一个地方迁移到另外一个地方，身份也在不断发生着变化，伴随个人的人事档案也就随时处于一个流动状态中。

3、复杂性。人事档案包含了一个人一生当中的重要材料，由许多不同门类的材料组成。包括个人经历、各种考察考核、职称职务评审、培训、奖惩等工作、学习中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，这么多不同门类的材料决定了人事档案的复杂性。

4、真实性。人事档案真实记录了人员的各种基本信息，是经过组织严格审查、鉴定过的反映个人德、能、勤、绩的真实材料，真实、客观反映了个人在工作调动、干部任免、考察考核、职称职务评审、培训、奖励等各项具体工作，能够给组织提供真实、有效的参考。

5、动态性。人事档案一旦形成并不是一成不变，伴随工作学习的过程还将产生各种各样新的材料，新产生的材料也需要及时归入个人档案，及时分类整理。只有处于动态性的人事档案才能给组织提供真实、有效的参考。

二、人事档案安全管理现状

目前，我国人事档案载体是以纸质材料为主体，加以计算机辅助管理。关于人事档案的管理已经形成了一个比较完整的体系。相应地建立了一套规章制度。先后了《干部档案工作条例》、（（关于干部档案材料收集、归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《关于加强流动人员档案管理工作通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《企业职工档案管理工作规定》等等。[1]人事档案管理基本做到有章可依，在制度化、规范化方面正在逐步完善。但是随着现代社会的不断发展，传统的人事档案管理方法已经出现了很多问题，档案丢失、弃档现象，档案造假、擅自带档、无头档案、档案内容陈旧等现象时有发生，阻碍了档案工作的进一步发展。以四川乐山地区为例，2011年7月，乐山市人力资源和社会保障局的权威数据表明，该中心保管的人事档案共约3万份，其中，有两万余份档案无人认领，其主人大部分都是高校毕业生，年龄最大的档案“孤儿”已有14岁了。除了这些无人认领的档案之外，在人事档案的运行过程中，人事档案的完整性、真实性、安全性面临着困惑与挑战。

由于人事档案涉及每个人的切身利益，属于民生问题，人事档案的安全一旦得不到保障，会给当事人带来极大的损失，有的甚至无法挽回，但是另一方面我们也看到在各级档案馆内查询最多的就是跟个人相关的人事档案，包括学籍、职称、工资定级等等和个人密切相关的原始材料。幸运的话可能能查到相关信息，但很多时候我们会看到当事人满怀希望而来却最终失望而去，档案管理人员绞尽脑汁、翻箱倒柜也查不到当事人的任何信息。由于查不到档案这些当事人可能会失去转正定级、职务晋升等等宝贵机会，给当事人带去很大的损失。因此人事档案的安全问题在建设和谐和会的进程中显得尤为重要。

三、加强人事档案安全管理的必要性

1、人事档案自身性质决定安全管理的重要性。人事档案具有现实性、真实性、动态性、专门性、集合性、机密性、认可性等特点。是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据，是管理流动人员的凭据，也是编写人物传记、进行历史研究的宝贵资料，更是人力资源开发的信息来源。同时，人事档案与职称申报、职务定级、政审、户口等紧密相连，养老、医疗、失业保险等国家推行的福利政策也与人事档案相关联。[2]因此如此重要的人事档案要求我们必须保证其安全。这也是开展此项研究的原始动力。

2、现实的紧迫性。人事档案对国家、对单位、对个人都具有非常重要的作者用，但当前人事档案的安全却出现了许多重大问题，弃档、死档、无头档案、档案丢失、篡改档案现象时有发生，对个人、国家带来非常重大的损失，因此必须加强人事档案的安全管理。

3、人事档案整理方法的落后性与社会不断向前发展的矛盾性。传统的人事档案整理方法“成套装订”，不断打孔，消耗了大量的人力和财力，取消人事档案成套装订，以归档材料件为单位进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒。有效避免裁边、打孔等直接破坏档案原貌的操作，节省资金，且保障档案的安全性和查找的便捷性。

4、技术可行性。现代社会已经是一个信息时代，现代信息技术渗透到我们工作、学习、生活的方方面面。但人事档案处于安全、保密的原则一直还在采用纸质载体，这与现代信息社会的发展显然不相适应。在保证安全与保密的前提下，适当引入计算机技术加以辅助管理，两条腿走路，既保证了档案的安全，又为档案的快速、方便利用带来可能。因此现代信息技术的发展一方面呼唤现有人事档案管理的改革，另一方面又为现有人事档案管理改革提供技术支撑与改革方向。

四、技术指标

1、建议完善并执行人事档案安全管理法规。在现有的档案法、相关档案管理条例中，对人事档案安全管理方面的规定并不完善，对可能发生的失误没有估计，对违反规定的行为也没有具体的惩罚措施。由于没有硬性的、强制性的措施，例如档案丢失、档案篡改、档案不及时更新这些明显违背人事档案管理的行为没有惩戒措施，后果完全由档案所有人承担，对档案管理机构、档案管理人员形不成强力的约束性机制，因此，关于人事档案一再受到安全威胁的可能不断发生，给社会和个人带来无法估量的损失，这些问题必须引起我们高度的关注。在我们后续的管理中在档案法、档案管理条例实施过程中增加人事档案安全管理方面的内容，明确违反规定者的惩治方法，加大惩罚力度，从而使档案安全法规制度不仅在纸上完整制定，也在实际中完整执行，能够真正发挥实效。

2、制定人事档案流通过程中的一系列操作规范，一切流通以此为依据，用条例来规范我们的行为。人事档案的收集必须经过认真的鉴别，属于归档材料应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查盖章或本人签字，应在盖章签字后才能归入人事档案。[3]人事档案的传递要通过机要交通渠道或派专人传送，不得邮寄或交本人自带。档案在传递后一定要见到回执，一个月后没收到回执的应写信催回，以防丢失。人事档案的传递需要人事部门、档案管理部门以及相关部门的通力配合，以高度的责任心做好每个人事档案的管理。

3、改革人事档案的整理方法、对人事档案管理中的保管单位、装订、归档章、编号等实际操作进行总结与研究，创新人事档案整理方法，以“件”为单位整理，使其管理更为科学、规范，适应档案管理现代化发展的需要，改变以往人事档案保管、装订对档案的伤害。传统人事档案的整理方法还在沿用几十年前的标准，裁边、打孔、裱糊、加边，不仅增加了档案工作者的工作量，同时也增大了破损档案材料的危险。改变这一局面，采用以“件”为单位整理人事档案，不仅能有效保护好人事档案，为快速方便利用档案提供条件，也积极适应了人事档案动态性的特点，即动态归档、及时整理----实现对归档材料及时进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒（插件），为通过扫描、缩微等方式实现人事档案的数字化、信息化打好基础工作，为优化人力资源做好人才信息管理。[4]

档案安全管理体系的建立涉及各类管理体制的改革，涉及到很多部门的切身利益以及既有管理模式的改革，必然遭遇因循守旧者的阻碍。这就需要行政管理部门从宏观上给予引导，从大方向上给予指引。人事档案的安全管理还涉及到全社会档案观念的建立。人事档案的安全问题很大部分是观念问题。包括管理者以及社会公众，只有观念改变了，人事档案的安全问题才能得到保证。但是观念的改变也是最困难的，需要全社会的共同努力，需要我们档案工作者的大力宣传，积极做好舆论引导，这需要我们长时间的努力。

参考文献：

[1]金波.人事档案制度的社会功能.上海大学，2006年学位论文.

[2]黄晓良.高校人事档案的现状与改革.长沙大学学报，1999（3）.

[3]葛荷英.档案鉴定知识（五）——专门档案的鉴定.机电兵船档案，2003（5）.

[4]秦蓉.以“件”为单位整理高校人事档案研究.内江师范学院学报，2011，26（1）.