档案管理概念精选(十四篇)

发布时间：2023-10-08 10:03:42

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理概念，期待它们能激发您的灵感。

档案管理概念

篇1

1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动

随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。

就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。

2 档案管理活动是一个动态的发展过程

“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。

3 对相应阶段的档案管理活动的定位

3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。

3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。

3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。

3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。

3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。

3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。

3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。

3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。

3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。

4 对档案工作的新认识

通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。

准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.

[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.

[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.

篇2

摘要：科技发展对档案管理工作的影响十分深远，这种影响主要以三大出发点展开，其一档案管理人员对档案知识结构层面的掌握程度，其二档案管理人员对立档工作的重视程度，其三档案管理人员的综合素质。本文重点探讨了知识结构对档案质量所产生的影响，分析了现阶段档案管理的基本管理对策，简要介绍了档案管理结合知识结构的重要性。

关键词：档案管理；优化方式；提升管理质量

档案管理的初步概念是拓展管理人员自身的工作素质和知识结构领域，其概念的形成主要基于档案管理人员的综合业务素质。现阶段档案中包含多元化的信息内容和个人资料，其管理模式主要建立计算机等智能设备的应用。其管理对象也随着时代的快速发展而逐步改变，当下系统性的掌握管理知识已无法满足现在的档案管理要求。

1 认清蜕化，准确把握知识结构方面存在的问题

1.1 管理对象发生蜕化

随着时代的快速发展，档案的管理模式也随之发生改变，尤其是对档案管理对象出现的转变尤为明显。其变化形式主要是由于档案介质变化之快，已逐步突破文件印刷的传统格局，这种突破主要体现在档案形式的变更。档案介质众多其中主要有磁带、胶片及电介质档案。现阶段伴随着计算机应用的普及化，全新形式的档案走进了人们的视野，其记录方式相较传统档案更为详细、高效，且资源信息的搜索范围也更为广阔，采集内容也更为全面。其中的档案信息门类齐全，我国著名杂志编辑家比尔曼曾经f过：“当下的档案管理形式仅是一时之需，在未来其形式将会延伸至多样化，且以虚拟档案为中心，虚拟档案会随着时间逐步替代传统档案的管理方式。”

1.2 管理目标发生蜕化

管理目标的蜕化主要体现在管理范围的变更，现阶段虚拟档案的管理目标搜索目标广，应用范围大，其管理形式刚好符合我国当下的发展需求。而传统档案的管理方式则是注重对档案信息的内容搜集，其缺陷主要是索引引擎应用范围较小，且不符合现阶段发展趋势。档案具备了一定程度的经济性价值，这份价值在市场价值中逐步体现。彼时，档案的审批进程琐碎不堪，并且针对材料的记录手段也非常欠缺，自立档起便造成材料相关单位和工作人员情绪上的畏难，令工作人员逐渐产生拖延和逃避心理，且逐渐疏忽档案资料之重要。

1.3 管理类别发生蜕化

经济的飞速进展导致档案类别增多，其管理措施也随着现代化经济建设的发展逐步规范，其审查程序也逐渐标准化。其目标形式出现的转变致使人们重新审视起档案的地位，档案也从新回归其原本面貌。其蜕化主要体现在员档案管理者从原本保管档案人员的身份逐渐转变为服务员，针对这一转变，其原有工作规划也发生了变动，全新的规划要求档案业务的从业人员要在全新的管理环境下树建树新的服务概念，这项概念要求工作人员深入档案材料的探究、调查。第一时间了解用户对信息的需求以及导向，且遵从“服务至上”理念开展工作内容。

1.4 管理实践发生蜕化

现阶段人们逐渐加深依法办事的基本概念，这项概念令人们重新审视档案的重要性。我国法治程序主要依靠审批的性质实施行政纲领，并且依据规范化管理模式展开对信息资料盘查与获取的操作，其核心操作项主要基于服务类别的信息和资料。国际交流日带动了现代化经济建设的发展，其交流核心在于对“知产权维系”下档案管理的重视，其目的在于规范现阶段的管理秩序。由此可见，档案管理人员熟练掌握法律常识不仅有助于日常工作，同时更可充分提升自身权法意识。加深探究权法可全面提升管理人员的产权素质，管理人员应在保密规定的约束下，依法为公众提供服务。

2 理论先行，合理构建管档人员业务能力标准体系

2.1 业务素质要系统

做一个合格的档案管理人员，要系统学习档案管理的基础理沦和专业知识，掌握档案管理的各个环节的技能，熟悉档案工作的政策、法规、标准、范围及职能，还要具备一定的统筹管理能力，同时为做好档案材料的开发和利用，还应有广博的科学和文史知识。

2.2 法律意识要确立

档案管理是一项法规性很强的工作，《档案法》对档案管理各个方面都做出了明确规定，相关的法律、法规对档案查询、使用的范围、方式，涉及到个人隐私和商业秘密也做出界定。相关人员要增强档案法律意识，坚持依法行政，推进依法治档是否具有牢固依法管档的意识，应该成为考评管档人员能力素质的标准之一。

2.3 服务水平要跟上

管理人员应根据公众的意见逐步改善自身的管理基准，这项基准主要建立在工人人员的服务形式，惟有提升档案服务质量，建立全新的特色服务模式，才能提升档案部的整体服务水准，也仅有服务概念逐渐赋予现代化要求，才能充分提升档案的服务水平，致使档案部得以延续发展。传统服务模式缺乏主动性的特征，只有改进此问题，档案管理人员的综合素质才能符合服务标准。

3 学用结合，切实做到管理队伍缘合素质的提高

3.1 继续教育是提高的根本途径

做好现有人员继续教育，通过专业学历教育、在职教育、岗位技能培训和资格认证培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径学历教育目标明确，课程设置系统，有利于全面提高受教育者的水平。岗位技能培训侧重于岗位所需理沦和技能训练，为理沦更好地运用于实践提供了可能。资格认证培训，另一方面学到相关的业务知识。

3.2 引进高素质人才是提高的有效手段

知识经济时代是学习的时代，在这个学习的时代里终身教育成为永恒的主题。根据需要培养人才和让人才在实践中成长，是提高管理队伍综合素质的有效方法对档案管理人员的培训要做到对症下药，避免盲目性、随意性高素质人才的引进是提高综合素质的最快捷、最有效的手段，也符合我国现有的人才发展战略。

4 结论

管理人员在工作中应正视档案管理层次的划分，此结构正确的排序方式应依次展开排列模式，其层次划分反映出当下管理人员知识结构导向。结构分层划分代表了档案管理者的全新工作态度，积极向上的工作态度可引领档案管理工作在未来向着更好的方向发展。现阶段，几乎在各行各业之中都能看到档案管理者的身影，这意味着我国档案管理模式逐渐赋予规范化。

参考文献

篇3

论文关键词：档案管理,物理管理,逻辑管理

一、档案物理管理及逻辑管理的概念

物理管理，由形见意，指事物的表象。就是说按照手工管理的方式，以档案的物质介质为管理对象，制造和使用实际可触碰到的物质性工具的管理活动，比如消毒柜、计算机、档案柜等一系列的物质工具。

逻辑，体现的是人的逻辑思维能力，逻辑思维是人类思维的规律。人们在对外围的认识过程中，借助于概念化的东西，进行自己的推理判断。逻辑思维与形象思维不同的是，它是用科学的抽象化的概念，试图去揭示事物的本质，认识现实的结果，是人类抽象思维的展示。而逻辑管理，就是在物理管理的基础上，按照人类抽象的思维方式，主要以档案的内容性的东西对对象或者为着手点，来进行对档案的管理工作。

二、档案物理管理与逻辑管理特点的区别比较

（一）管理对象

在管理对象上，档案物理管理的对象是档案的物质载体本身，而逻辑管理的对象则是档案的内容即承载的信息。虽然管理的对象不一样，但是档案的物理管理与逻辑管理却也并不是毫不相干的两个部分，他们之间也存在着相互影响和制约因素。

在物理管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的，比较典型的是《档案管理学》与《档案保护技术学》等。传统《档案保护技术学》的基本内容包括：档案文件制成材料及其耐久性、档案文件损坏的理化因素及防护方法、档案文件损坏的生物因素及防护方法、档案文件的修复技术、档案文件的照相复制、档案馆的建筑和设备、技术图纸的保管等等，它们都属于档案物理管理的范畴。而《档案管理学》则以“实体管理”为主要线索展开。

电子档案产生之后，逻辑管理就占据了档案管理中的主导地位。虽然档案的物质介质还是存在且在未来相当长的一段时间里将继续存在，但地位却明显的不如物理管理时期了。逻辑档案管理时期，档案管理的主要思想和理论来源于档案的内容和它的内部信息。

（二）劳动特征

不论是档案的物理管理还是逻辑管理，作为人类的管理活动，它们都主要属于脑力劳动的范畴。但在具体表现上有所不同：

由于管理对象是实际的物质介质，所以档案的物理管理过程中，除了必要的脑力劳动外，管理人员也不得不进行一些与体力劳动有关的活动。也正是因为处于这样的时代，以及人们思维方式的固化，使这时期的人们更多的注重的是档案管理工作中的体力劳动部门，而忽略了在脑力劳动在管理活动中的支配地位，甚至想当然的把档案管理工作归结为简单的仓库管理类工作。但随着科学的发展，人类思想的进步，我们应该认识到，这样的想法是错误的，物理管理也应该是一种科学化的管理，传统档案保护技术学的发展，就是最好的佐证。

随着信息技术的发展与普及，脑力劳动在档案管理工作中突出地位越来越得到广泛认可。由于管理对象是档案的内容与信息，论文的格式在电子档案的逻辑管理时代，人们在档案管理活动中的脑力劳动，慢慢地转换成了计算机系统的劳动。计算机系统的程序劳动，是一种高级的脑力劳动，是人类脑力劳动的发展与延伸。

（三）方法特征

在电子档案产生之前，档案管理——无论是物理管理还是逻辑管理，都以手工管理为主要的方法特征。虽然我们有了一些档案管理工具，如密集架、提档机等等，但传统档案管理的手工管理特征仍十分明显，其工作的基本模式是：人→档案。在电子档案产生之后，电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式，而电子档案的逻辑管理则改变为完全自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→计算机→档案。

（四）思维特征

物理管理与逻辑管理具有不同的思维特征。物理管理具有形象思维的思维特点，逻辑管理具有抽象思维的思维特点。形象思维解决的是管理过程中的三维空间问题，抽象思维解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题。

在物理管理中，人们在管理过程当中更多的想到的是有形的东西，比如纸张、案卷等；而在逻辑管理中，人们反应的则是概念化的东西，比如文件名或者某方面的信息内容等。

在物理管理时代，人们的思维方式与管理理念在各方面都不得不受物理层次的制约，难以脱离形象思维的影响。在逻辑管理占主导地位的管理时期，人们在想到某些信息内容时，不会像在物理管理中那样第一时间联想到的是库房号或者案卷号等，而跳过了载体这一环节，脑袋中直接浮现出某某文件名或者具体的信息内容。管理人员只要使用检索工具，在虚拟化状态中查找并调阅想到的东西。

（五）哲学特征

档案物理管理针对的是一个现实的物质世界；档案的逻辑管理针对的是一个由概念组成的信息内容世界。虚拟档案管理哲学对传统实态档案管理哲学的超越，是建立在档案的虚拟逻辑管理对现实物理管理的超越的基础上的。

三、结束语

在档案管理工作中，档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面，或称为矛盾的两个方面。矛盾的这两个方面谁具有主导地位，谁就规定了档案管理工作的时代特征。档案载体在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出一逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为逻辑管理时代。

在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，从简策档案到纸张档案，乃至缩微档案，档案的物质载体和信息内容都是“二位一体”的。在这种情形下，本质性的信息被非本质的载体所束缚、所约束，目的性存在被工具性存在所决定，信息难以获得独立与自由，在物质载体与信息内容的矛盾关系统一体中，物质载体是矛盾的主要方面，并由此决定了当时物理管理占据主导地位，决定了人类社会的档案管理首先经历了一个漫长的物理管理时代。

参考文献

[1] 丁海斌. 论档案的逻辑管理[J]. 档案管理. 2013（03）

篇4

摘要：目前城市化的进程越来越快，而城建档案工作在城市化的管理中具有至关重要的地位，两者之间能否协调发展，决定着城市化进程能否成功。所以在应建立城建档案的现代化管理模式，使得人力、物力、财力得到减少，大大提高工作效率。

关键词：城建档案；现代化管理模式

Abstract: at present, the process of urbanization more and more quickly, and the work of the municipal files in urbanization in the management of it has important position, both between can coordinate development, decided the urbanization process success. So in the modernization of urban construction shall establish archives management mode, makes the human, material and financial resources had reduced, and greatly improve the work efficiency.

Keywords: of the municipal files; Modern management mode

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、城建档案管理现代化的基本含义．

1．现代化管理的内涵

档案管理现代化在社会现代化的组成中占有重要地位。如果从过程的角度理解，档案的现代化管理对档案部门来说是新的挑战，为了实现社会现代化而对传统的档案归展模式进行改革，采用现代档案管理的模式。它的主要内涵在现阶段包括：确保档案管理具有现代化的水平、确保档案管理具有现代化观念、确保档案管理具有现代化的装备、确保档案管理具有现代化的管理人员。

2．现代化档案管理的本质

现代化的档案管理模式是指在档案管理的过程中，实现由传统模式到现代化模式的转变，在当今社会中，主要特征为民主化、自由化、人文化、多元化、本土化、科技化、未来化、国际化，所以，现代化的档案管理模式应积极超这些方向努力。第一，档案管理现代化在加强硬件建设的同时，又要加强软件的建设；它是系统的工作而不能从局部进行工作，在规划过程中注重整体的效应。第二，它是长期性的工作，不能有一蹴而就的思想；第三，它是前瞻性的工作，城建档案管理的现代化要求与未来社会的发展相结合；第四，它固然要探讨社会发展的实际状况，但应有自己的价值判断，根据价值的成分来对来目标进行选择。第五，它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，应充分结合国内的实际状况对档案管理现状进行判断。所以，现代化的档案管理模式是一个创新、改革、发展的整体过程，系统工程；它需要长期的的努力，再对社会进行顺应的同时又要超越社会的发展。

3．档案管理现代化与社会现代化的关系

现代化在本质上属于发展性、动态的概念，是一个过程。因此，现代化的档案管理模式应紧密联系着社会的各个部分。通过对人的培养，来提供社会主义现代化的服务。现代化的档案管理模式与现代化的社会是相互信赖、互为条件。首先，如果没有社会的构成要素(如政治、经济、文化、教育、科技等)的方面现代化，就不可能在档案管理中实现现代化；其次，现代化的档案管理在一定程度上能够为社会的现代化打下良好的基础，在社会现代化的进程中有着重要的作用。

二、城建档案现代化现状及存在的问题

1．存在于软件方面的主要问题。具有通风性城建档案管理的系统软件，在一定程度上存在问题，不能有效解决共性以及个性的问题，缺乏调查研究档案的馆实际情况，从而使得基础工作不能随着系统的改革而达到预期的目的，从而不能大大提高工作效率和改善工作质量。同时，系统在一般情况下会存在复杂的问题比如功能死板、重复工作、没有修改的期限、非常繁琐等，并且经常因为不稳定的扫描格式而影响正常的扫描，普遍存在着系统应用落后于基础设施建设。

2．存在于创新理念方面的问题。创新能够激发档案馆以及档案事业的发展，使其具有活力和生机，城建档案在现代化的管理工作中应积极进行思路的扩展、领域的拓展，质量的提高，条件的改进，要想实现上述目的就需要档案工作者进行及时的观念更新和创新。由于档案管理工作人员经常在封闭、半封闭的工作环境中工作，因此观念陈旧、思想保守，没有现代化的意识，这也是影响档案工作现代化进程的因素之一。

3．没有专门的信息化人才。当前信息化发展的速度越来越快，信息人才的需求量也不断增加。然而城建档案管理现代化的人才发展不能满足信息技术的发展，出现了人才短缺的严重问题。

三、城建档案现代化管理的有效模式

(一)针对城建档案中的不同情况，采取多种方式来对前端进行控制，建立安全、可靠、完整的城建档案收集归档体系，在责任的分配和落实方面能够有效进行安排。

各级城乡规划、管理、建设部门应对城建档案归档管理工作进行落实。根据开展电子政务的不同情况，可以将其分为三个方面，采取不同的前端控制方法，完成其档案的归档。第一，是对于那些纯传统型的纸质档案管理部门，应认真贯彻落实国家的相关规定，按照规范的标准按期进行科学的收集和移交。第二，是对于部分业务已经采用计算机管理模式的部门，并建立部分电子档案和电子文件的管理部门，在办公自动化的基础上，充分利用档案管理和业务管理的有效模式对城建档案进行现代化的管理，这样可以使得传统档案整理、录入环节所用时间得到有效减少。第三，对于那些已经完全实现无纸化办公的部门，所有信息、文件都由互联网或政府的局域网来加以传递，在电子文件生成、归档、运转过程中，城市档案现代化管理的部门应进行全过程的管理，积极采用可靠介质，实现城建档案的安全收集和有效管理。

(二)应对高效率、多元化的城建档案信息化管理模式进行建立，从而提供给社会公众更多周到、科学的服务。

对公众档案管理意识应不断加以增强，从而加大在城建档案方面的开放力度，确保城建档案在社会需求的方面能够进行多元化的发展。所以，当前的城建档案管理已经不再是传统意义上的实体保管的模式，而是更强调在知识、概念方面能够为客户提供更多的满意服务。

(三)城建档案管理的现代化应在以下方面做到转变。

第一，对观念进行转变。在新的模式下，我们的思想观念受到了深刻的冲击。市场经济要求任何行业的发展都应该看到自身所承担的社会责任，通过对社会职责的有效履行，换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，才能不断推进档案管理和服务工作的开展。第二，对工作的内容、目标进行转变。在现代化的管理模式中，我们应实现工作中心的转移，从过去管理单一的传统纸质档案，转变为建立多元化的、适应现展需求的数字城建档案管理体系。建立具备信息、档案管理能力，信息传输能力的高水平城建档案现代化管理系统，这也是当前城建档案管理的一项主要任务。第三，使得传统的信息管理系统得到升级，在信息查询、数据存储方面的能力得到大幅提升，开发业务办公、行政办公自动化系统，实现馆藏档案的信息化、管理一体化、保管智能化、办公自动化、服务现代化等。通过合理配置档案馆内的档案资源和对其进行有序高效开发，能够对社会的需求进行满足。

参考文献：

[1]张大伟．关于城建档案现代管理模式的概念及其对策研究[J]．档案科技与现代化，113．

[2]张志载，高宏山，王淑珍．再论数字城建档案馆及其建设问题[J]．城建档案，2003．（5）．

[3]周建志．城建档案现代化管理模式的探索[J]．山西档案，2009（1）.

[4]钟俊花．运用现代化新技术加强城建档案现代化的管理模式构建[J]．中国科技博览，2010．（30）．

[5]高明波．现代化城建档案管理特点存在问题以及实现的途径[J]．中小企业管理与科技，2011（10）.

篇5

目前，档案管理正逐步进入网络化、信息化管理，档案信息也逐渐走向数字化，这对传统的档案管理方式无疑是一极大的挑战。要通过计算机网络为用户提供服务并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

一、档案管理信息网络化概念

信息网络是指将地理上分散的多立的计算机，通过数据传输线路相互连接起来，以网络软件实现网络中资源共享和信息传递的系统。

对于在实践中起步不久的档案管理信息网络而言，其概念可以理解为：1、档案管理信息网络是网络环境下档案业务模式的重新设计，是网络技术与档案业务的有机结合；2、档案管理信息网络是在遵循档案管理原则和目标的前提下，对网络技术手段和网络技术设施最大限度的利用；3、档案管理信息网络是一动态的概念，随着网络技术的发展与网络环境的改变而不断变化。

二、档案管理信息网络系统的完整性

在档案管理工作中，各类信息存在着逻辑上的依存关系，即相关内容应该是一致性的，例如卷宗与库房管理、编码与实际含义，总件数与分类件数等。这些关系在进入计算机系统后就变成了数据库之间、数据字段之间与运行程序之间的逻辑关系。逻辑关系和信息数据实体共同组成了计算机数据序。因此在操作中维护数据库的逻辑关系是关系到整个数据库安全的问题。

档案管理信息系统在使用和维护中，一旦出现差错，主要由用户承担维护和调整。档案管理人员应该了解数据库之间内在的相互关系，在可能出现完整性错误时及时启动检查和维护程序。

在实际运行时，电子数据是相当脆弱的，时刻处于各种有意或无意破坏的威胁之下。因此，在档案系统中，通常要设计一套数据备份方案，定期进行数据转储，以备不测。

当前数据备份技术主要有以下四种：1、简单的数据拷贝。主要有硬磁盘保存法，磁带保存，光盘保存。2、磁盘阵列方式。磁盘阵列是为计算机配置多个磁盘，组成海量存储器，从而解决了容量的问题。3、双机热备份方式。这种技术选用两台计算机同时提供服务，并且相互不断对另一台机器的运行状态进行监控，出现故障后立刻将业务从一台主机转移到另一台机器。4、双机异地热备份方式。这种技术通过计算机网络将两地的设备远程互为备份，突破了以往备份设备局限于同一计算机机房的限制；两地的计算机可以单纯作备份，也可另外运行其他软件，因此可以充分发挥投资效益。

三、档案管理信息网络系统的安全性

档案管理信息网络安全应包括网络运行安全和网上信息安全两项基本要求。所谓网络运行安全是指档案管理信息网络的硬、软件系统设计合理，运行正常，网络人员操作规范、管理严密，整个网络系统能够按照设定的要求正常运转，发挥预定的各项功能。网上信息安全是指网络中档案信息的存储安全和传输安全，即在保管利用网上档案信息过程中维护档案信息的真实性、完整性、保密性和有效性。

档案管理信息网络的安全主要涉及到硬件、软件、信息、人员、物理环境、人文环境等各个方面。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，在这个意义上说网络传递的仅是档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。电子档案上网后，安全保密问题将是档案信息网络管理的最大障碍。对安全保密工作进行深入分析，可以分解为技术问题、管理问题、工作人员业务素质问题，总体上可以从进口、传输、使用二方面采取相应的技术和措施。在这里我们不作安全保密工作的完整方案讨论，只对安全保密技术的应用中非常关键而又容易忽略的问题加以讨论。

1、要维护网上档案信息的保密性，必须加强内部管理体制的建设。开放性是网络的固有特性，这一特性与档案文件的保密性特性相背离。据安全专家对历史上的电子入侵案例进行分析后，结论却是大多数入侵手段非常一般，内部管理的松懈帮了黑客的大忙。再厉害的黑客要实施攻击，必须在现有信息系统上找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员的失误，管理上的疏忽。对绝大多数黑客来讲，如果没有一个落脚点，一个信息系统是难以入侵的。

2、关注计算机病毒的新变化。当档案管理信息系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，而且新型病毒具有许多网络时代的新特征。档案工作者应当时刻注意新的技术变化，制定针对性策略，并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面综合防范。

3、加强网络访问的权限管理，完善服务器审计制度。

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关键词：信息化建设；学校档案；模式

一、学校进行档案管理信息化建设的必要性

1.档案管理的信息化是时展的必然趋势。随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时展的必须趋势。随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时展的需求。

2.能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。

3.使档案管理的工作效率大幅度提高。学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。

二、学校档案管理信息化的途径

档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工作，本文从以下几方面对如何实施这一工作进行简要的阐述。

1.档案标准化、规范化水平的提高。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首先要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.档案原件的准备工作。从现有的技术条件和需求出发，信息化管理在学校档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

1）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。2）通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。

3.有重点地抓好数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案管理信息化的核心和基础，是这项工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立 “活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。

4. 加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。其优点是：1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。3）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其它无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

三、小结

知识经济时代的今天，对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的档案管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的效益。

参考文献：

[1]赵培.论加强档案管理与信息化建设[J].供电企业管理，2010，（06）.

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1公共管理思维的档案管理意涵

“公共管理”一词对档案管理的涵义，主要体现它是一种管理实践。管理活动具有一种基本模式，这种基本模式主要包括与组织发展目标相应的制度和机制，符合规范的工作流程，绩效评价指标和评价体系。同样地，医院档案管理活动也应遵循这种一般模式。值得重视的是，与时俱进的开放性思维，对于应对时代变革给档案管理带来的挑战，积极根据环境变化调整档案管理目标和策略，和提高医院档案管理的服务水平是至关重要的。公共管理思维下的档案管理意涵还体现在“公共性”这一概念当中。行为目标的公共价值和公共责任问题是“公共性”概念所关注的内容。所谓“公共”，涵盖了最广大的人民和最广泛的社会组织，对于一项与社会大众关系密切的事业来说，它所承担的公共职责即为它的公共产品，也就是这一事业“公共性”的直接体现。对于医院档案管理的公共性，主要是指为公民或社会组织的医疗实践提供可靠的信息和有利于公民维护其切身利益的医疗档案、医学参考信息和医疗咨询服务等。公共管理的思维体现于医院档案管理工作中，就是解决医院档案资源的全面性问题。这就需要以更开放和宽广的视野扩建医院档案资源，“把体现了文明价值变迁、社会结构和功能变化和人民自身各方面建设等成果的档案资源囊括到医院档案管理中来，以满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要[1]；”转变医疗档案管理理念，从医疗档案管理扩大至医疗档案服务，开通更多医疗档案信息和资源获取的通道和途径，丰富医院档案管理功能的多元性，提升服务水平和管理效率。另外，应该从“公共性”这一概念出发去设计医院档案管理的理念和机制这些核心内容。这是因为，公共管理思维的模式决定了档案管理活动最基本的特性和使命是追求“公共性”，根据公众的需求决定档案管理的一系列活动，以实现公共组织档案管理应有的价值。作为最典型的一类公共组织，医院档案管理的机制选择也应遵循“公共性”这一出发点。

2公共管理范式下的医院档案管理理念

2.1公共责任理念

医院这类的公共组织是指被赋予了公共责任的组织。而公共责任被许多学者认为是政府善治的关键所在。例如，有学者认为，“公共责任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，从某种角度上来说对公共责任的承担是一种对公共管理者的保护，如果公共管理者对公共责任置若罔闻，就会陷入自我逐利的危险。作为一种典型的公共组织，履行公共责任是医院档案管理工作的基础和前提，是促进医院档案管理水平提高的内生力量，是医院档案管理具有合法性的前提。现代医院档案管理中的公共责任，与医院传统上的档案管理相比存在着明显的不同。“这主要体现在履行责任的范围上，现代医院档案管理履行的是包括社会和人民发展在内的全面的公共责任，主要是为社会和人民服务，而传统档案管理主要履行的是政治责任，主要为政治和行政管理服务[2]。”

2.2全面发展理念

全面发展的理念是指医院的档案管理事业涵盖的方面应该尽可能广泛，应以社会各项事业的全面发展作为出发点，摒弃传统上服务于编撰史料、存档研究和行政管理的档案信息建设和档案服务工作，而是从社会全面发展的角度出发进行档案资源建设。在档案管理服务的对象上，除了传统档案管理意义上的行政管理人员或其他档案信息研究者之外，还应面向最大的人民群众。因此，现代医院公共管理范式下的档案管理工作应将服务范围延伸至社会全面发展的各项事业和最广大的人民群众，这也反映了社会主义社会的本质诉求，即以最广大人民群众的根本利益为根本出发点和最终目标。

2.3公平服务理念

公平服务理念对应着社会主义核心价值观中的公正与正义。这两个词语，是政治学和社会学等学科研究所追求的核心价值观点之一，被认为是衡量文明发展进步的重要标志，是人类社会的共同目标。这一理念所代表的价值是公平正义，这一价值的本质是公共服务均等化。当医院在进行档案信息资源开放过程中，应遵循严格的时间规定按时开放，并在最大程度上允许各类社会组织和公众按规定利用医疗档案资源。相同的政策、原则和标准是医院在提供档案管理资源时应遵循的规则，切不可差异化对待服务对象，“不允许出现可以优先利用医疗档案信息的特权群体，即便是政府部门也应与普通大众按相同的规则共享资源。档案管理者对各类服务对象的服务标准和限制规定等方面也必须是相同的，这样才能真正体现服务均等化的理念[3]。”对于特殊的档案资源且因国家规定暂时不能开放的档案资源，除国家和政府管理等特殊需求外，对其他各类组织包括中外的组织或个人应当同样采取拒绝提供服务的规定，绝不可以差异化对待中外对医疗档案资源有需求的任何组织或个人。

3医院档案管理的机制选择

3.1开放机制

所谓开放，是指医院出于某种公共性的目的对档案管理工作和档案资源的开放，“即档案管理认识与实践的开放[4]。”总之，也就是档案管理思维的开放，实践的开放即档案管理活动的开放。这种机制对于医院档案管理工作具有重要的实践意义，是促使医院档案管理理念和实践活动社会化的重要途径，可以在整个社会发展的框架之中审视医院的档案管理工作，将医院档案管理纳入到社会发展和人的发展过程之中。这样一来，医院档案管理工作就可以贴近社会变迁的线索，向更远的方向和更深的层次开拓医院档案管理的视域和落脚点，摒弃传统医院档案管理的僵化体制和思维理念，为医院档案管理工作实践开拓更广阔的天地，促进调整档案管理活动的方法和方式，确立医院档案管理合法化基点。医院的档案管理实践长期以来得不到突破发展的限制因素是它的封闭性，因为封闭性的特征，“在档案信息资源集成建设、档案资源信息输送与传播和档案服务方式和方法等方面取得的进步甚微，这主要源于医院对档案管理工作的自我封锁，直接导致了医院档案管理与社会环境变迁脱节，也无法充分利用社会资源和社会发展的成果来解决档案管理实践中的问题[5]。”

3.2互动机制

所谓医院档案管理的互动机制，是指医院档案管理社会化过程中通过与其他协作部门和档案资源使用者进行经常性的互动交流，以促进医院形成社会化的档案管理方式。从医院档案管理部门与外部相关者的关系来看，“始终处于传统的档案形成、发送和接收的原始阶段，这不符合医院档案管理现代化的发展需要。与其他社会实践部门保持良好互动和共同进步的关系才是真正符合社会事业全面发展的要求[6]。”在对互动机制的研究方面，有学者认为，在人类文明发展进步的进程中，具有“共同愿景”的社会共同价值促使人类互动协作去实现他们共同的价值目标。当前我国，社会主义核心价值观所代表的“共同愿景”为我们互动协作提供了共同的价值目标。作为公共组织中的档案管理人员，我们应该根据我国社会发展的共同价值观和共同愿景，科学地将医院档案管理工作与社会愿景相结合，确定医院档案管理的战略目标、价值追求和应当履行的社会义务。同时，建立与其他社会实践主体良性的互动关系，梳理医院档案管理在这些关系中的责任与价值定位，摒弃传统档案管理封闭性的运作模式和封闭思维，立足社会全面发展的共同目标和需要，重新审视医院档案管理在社会上存在的价值和意义，促进医院依据现实需要履行社会责任。这一机制，可以使医院这一类型的公共服务组织挣脱传统管理机制所带来的负面影响，调整医院档案资源建设的目标和各个环节，补足在档案资源服务过程中的缺陷和不足，对档案资源管理和服务的重点进行调整，整合各类服务资源和提供服务的方式，促进医院档案管理为社会全面发展服务。

3.3公众参与机制

与互动机制相比，公众参与机制是实现医院档案管理公共管理范式的具体措施。传统的档案管理是没有公众参与的，这一机制之所以应当存在，是因为公众参与是实现医院档案管理公共性和社会性的本质需要。这主要包括公众对档案管理机制的选择、对档案管理水平的评价和参与档案管理问题的解决等。公众参与对公共组织的工作过程和结果评价，是推动公共服务事业向前发展所必需的手段。医院的公共性，使对其工作的评价必须是开放的且面向最广大人民群众的。医院档案管理在建立评价标准时，不仅要包括档案资源的丰富性、服务的及时性和充分性以及管理的系统性，还必须包含和体现公众对医院档案管理实践活动的建设性的意志。另外，医院档案管理活动的评价主体，必须包含具有充分代表性和最充分的社会公众，为医院档案管理实践提供合法性基础和社会动力。“所以，医院档案管理应当从社会全面发展的角度出发，依靠社会力量大力进行全社会医疗档案信息建设和档案信息化管理建设，以建立适应社会发展的医院档案资源管理体系[7]。”另外，医院档案管理部门应与信息建设部门、其他相关机构和组织合作，更广阔地开发资源，实现医疗档案资源信息的网络获得、利用和传播，进一步提高档案资源服务的水平。

参考文献

[1]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊，2016（5）：12-13.

[2]浦晓雯，夏开建，张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案，2016（5）：59-60.

[3]刘国能.档案管理上的一次革命——从档案管理到档案信息管理[J].中国档案，2016（11）：58-59.

[4]任璐.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].管理观察，2017（32）：63-64.

[5]王晓萍.医院综合档案网络化管理的思考[J].现代医院，2011（4）：148-149.

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关键词：以人为本;档案管理;创新

档案管理工作是企事业单位的一项重要基础管理工作，对于企事业单位的发展有着重要的意义。随着社会的发展，对于档案的管理工作也提出了更高的要求，如何在以人为本的指导理念下开展档案管理工作的创新，就成为了档案管理人员的一项重要研究课题[1]。

一、以人为本在档案管理中的内涵

以人为本的内涵要从两个方面来理解。

首先，是“人”的概念。以人为本，在中国并不是一个崭新的概念，中国古人就常讲“天地万物，唯人为贵”，这说明中国一直以来就很重视人的特殊地位，而儒家重要经典《论语》中也有“厩焚。子退朝，曰：“伤人乎？”不问马”的记载，这也从一个侧面反映了中国传统中对于“人”的重视。近代以来，中、西方都将以人为本作为一个重要的发展观提出来。

其次，是“本”的概念。以人为本中的“本”不是哲学中所谓的“本源”、“根本”的意思，而是指以人为主要的方面，说明了人是最主要、是根本的要素。

传统的档案管理可以称之为是“是物为本”，在这种管理方式下，是以管理档案为主要的手段，以实现档案的管理为主要的目标，随着社会的发展，这种管理方式已经不能适应企事业单位与社会经济发展的需要，所以以人为本就成为了档案管理中的重要指导理念，这对于提高档案管理的水平与档案管理质量有着重要的作用与意义。

二、以人为本在档案管理工作创新中的必要性

1、档案实现自身的价值要求以人为本

档案是企事业单位重要的记录。档案的价值只能体现在被利用之中，没有利用价值的档案也就没有存在的必要性了。现代的档案管理把实现人的价值做为档案管理的基本出发点，没有了人的价值的实现，档案管理也就无从谈起。档案在被人利用的过程中价值在不断被体现，而人也在这种利用档案的过程中不断升华自身的价值。所以，档案管理的方式、方法不管发展到什么阶段，其核心指导理念都应该是以人为本[2]。

2、现代档案管理实现其职能要求以人为本

随着社会经济的不断发展，企事业单位的档案管理也在不断发展，以适应经济发展的需要。目前企事业单位的档案管理工作主要担负着两方面的责任。一是保存内部的各类档案，二是开发档案资源、发送档案信息的作用。因此，企事业单位的档案管理人员要不断提升自身的业务水平，从各类档案中不断开发出对企事业单位发展有用的信息，为企事业单位的发展，提供有价值的档案信息。因此，现代档案管理工作只有坚持以人为本，才能充分发挥出自身的职能，才能不断实现工作上的创新。

3、档案管理工作的创新要求以人为本

随着社会经济的不断发展以及对人的重视，现代档案管理工作已经从传统的以“物”为中心向以“人”为中心的现代化档案管理转变，充分强调人的价值，以充分发掘人的价值做为现代档案管理工作的基本出发点和核心，同时人也是档案管理工作不断创新的推动力。档案管理工作的创新，也应该以人的发展为主要目标，这也是档案管理工作不断创新甚至是社会经济发展的主要目标。因此档案管理工作的不断创新要求以人

为本[3]。

三、以人为本指导理念下的档案工作创新

在树立了以人为本的指导理念后，档案管理工作的创新可以分为内、外两个方面进行考虑。

1、档案管理工作内部创新

首先，要创新内部人才管理机制。在现代社会下，人才是十分重要的战略资源，谁在人才战略中占有优势，谁就占据了下一步发展的优势，档案管理工作也不例外，所以档案管理工作中要不断创新人才管理机制。一方面，根据档案管理工作的实际需要，创新人才的管理机制，尊重人才，为人才的发展提供良好的平台;另一方面从档案管理工作的实际出发，提高人才的相应待遇。通过以上两种方式从精神、物质两个方面提高档案管理人才的工作积极性，创新档案管理人员的管理机制[4]。

其次，要创新档案管理方法。档案管理者在树立了以人为本的理念后，在实际的工作中的创新，要注意以下两点。一是档案管理者要充分尊重人的尊严与人的价值，要明确档案服务的核心是满足人的使用需要，打破档案管理工作中的主体与客体之间的界限，在服务中要体现友好、友善、热情的态度;二是档案管理人员要具备较高的、专业的知识，不仅要学习档案管理工作的理论与方法，而且要掌握住相关的知识，比如历史学、语言学、社会学等以及现代化档案管理设备的操作，特别是现代社会下的信息技术、网络技术、计算机技术等，只有掌握好这些技术，才能在继承传统档案管理技术下不断进行创新，不断发展出新的档案管理技术，从而很好地解决档案管理中出现的新问题。

最后，创新档案管理中的激励机制。在现代社会发展中，不论何种工作的完成，都是由人来完成的，档案管理工作也不例外，只有不断对档案管理人才进行激励，积极鼓励技术、管理方法上的创新，才能不断提高档案管理的水平，才能使档案管理水平与企事业单位的发展相适应，为企事业单位的发展、社会经济的进步提供及时的档案资源。档案管理工作中要不断创新人才激励机制，最大限度地调动起档案管理人才的工作积极性。在人才激励机制中，一方面要创新企事业单位自身的价值观，企事业单位的价值观也应与社会的发展相适应，只有与时俱进的价值观，才能让企事业单位全员自觉遵守;另一方面，创新内部竞争机制，不断激发员工的竞争意识，使这种竞争机制不断成为员工自身发展的外在推动力，不断提高员工的档案管理水平。

2、档案管理工作外部创新

首先，要创新服务意识。档案管理中以人为本，不仅仅是指的档案管理者，也指档案的使用者，档案管理人员只有树立了正确的服务意识，坚持以人为本的服务理念，才能在工作中不断创新自已的工作方式、方法[5]。

其次，要创新档案服务方式。由于传统的档案管理是以“物”为中心，所以档案管理的中心工作就是对“档案”本身的管理，但是随着社会的发展，档案管理工作开始转到以“人”为中心，这就要求，档案管理人员要在继承传统档案管理方式、方法的同时，不断创新档案管理工作的方式、方法，以满足企事业单位不断发展的需要。

结语：档案管理工作是企事业单位中十分基础性的一项工作，现代档案管理工作，不仅仅是对档案的简单保存，更多的是对档案中所蕴含的人的因素进行保存、总结，继而对现在的问题解决、未来的事业发展，提供档案资源。现代档案管理工作更多的强调“以人为本”的理念，在此指导理念下，档案管理工作要不断创新，以适应社会经济发展的需要，更好地体现档案的价值。本文就在“以人为本”的理念指导下如何进行档案管理工作的创新，进行了分析说明，希望对这方面的研究工作有所帮助。

参考文献：

[1]杜晓风.试论“以人为本”思想在档案管理工作中的体现[J]. 管理观察，2013，7：93-94.

[2]刘江.以人为本做好工程档案管理工作[J].档案天地，2013，6：48-49.

[3]宋磊.档案管理工作创新意义及途径[J].软件：教育现代化（电子版），2014，10：246.

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关键词：信息化档案建设概念重要性建设过程现在办法

引言：在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。

一、档案管理信息化建设的概念

所谓档案管理信息化，是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化；要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式；要实现档案信息的高度共享，而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术，对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务，加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程，在这一过程中，要不断地更新现代信息技术、信息设备，充分运用科学的现代化技术手段，极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。

二、档案管理信息化建设的必要性

在电子信息化技术高度发达的今天，发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路，办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现，使档案的产生方式发生了巨大的变化，例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行，这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态，以计算机的计算为处理手段，以网络的传输为传递方式，以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容，会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间，更环保，检索更加方便快捷，且准确性大大提高，不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间，对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来，对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息，就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。

三、档案管理信息化建设的建设过程

档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。

（一）基础设施备的建设：主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等，其中是以终端计算机和网络为核心，以服务器、介质存储器为存储手段，以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。

（二）档案信息资源的建设：一是原有档案的数字信息化；二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中，从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。

（三）规范制度的建设：能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。

（四）应用系统的建设：能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。

（五）管理人才的建设：能够为档案管理信息化提供技术支持。

四、档案管理信息化建设的现状和解决办法

（一）档案管理信息化的现状：1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善；2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接，融入度较低；3、档案电子信息资源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题，档案管理存在横向沟通不畅，规范制度不能统一，从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够，使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度，造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象，没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱，原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够，存在信息丢失的风险。

（二）解决办法：1、利用现代的管理手段和先进的信息技术，加强档案管理信息化建设，要加强组织和领导，提高专业认识，加大资金投入，增配软、硬件设备，引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识，提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。

档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容，为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，所以要逐步实施，抓住重点，讲求时效，不断持续发展和进步。

参考文献：

1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社

2.档案管理学原理王向明上海大学出版社

3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社

4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社

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关键词：档案；档案管理；科研课题；科研课题档案；编号

1 科研课题档案的管理

1.1 科研课题的概念

科研课题是指针对未来型号研制基础技术和关键技术的预先研究课题。一般分基础研究、应用研究和先期技术验证三个阶段。基础研究是为解决装备研制的技术问题而进行探索的新思想、新概念和新原理而进行的研究活动。应用研究是应用基础研究或其他科学研究成果，探索新思想、新概念和新原理应用于装备的可行性和实用性，确定其主要参数的研究活动。先期技术验证是应用基础研究、应用研究的成果和实际经验，通过部件和分系统原型的研制、试验、测试或计算机仿真，验证其可行性和实用性的技术开发活动。在笔者单位，按照经费来源分两类，一是由上级主管部门下达的研究课题（包括横向签订合同的科研课题）；二是由研究院自行立项的研究课题。

1.2 科研课题档案的概念

科研档案是指在航空工业科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式、载体的文件材料。依据《航空工业科学技术研究档案管理办法》，我院对科研课题档案的定义是：科研课题档案是指在科研活动中，直接形成的具有保存价值，并按一定要求归档的科研课题文件材料。科研课题文件材料是记录和反映科研活动的文字图表等科研文件的总称。

1.3 科研课题档案的管理

《航空工业科学技术研究档案管理办法》规定，科研档案是航空工业档案资源的重要组成部分，是国家的宝贵财富，集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。同时明确，科研档案管理是科研工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。在进行科研课题（项目）方案论证、进度考核、鉴定验收、成果评审和推广应用等活动时，应有档案部门人员参加。

1.4 研究院科研课题档案的管理

1.4.1 注重制度建设，不断完善科研课题档案管理规定

1997年按照《航空工业科学技术研究档案管理办法》结合研究院实际情况制订了《科研课题档案管理规定》纳入院管理标准，于2003年6月进行第一次修订，2011年又按照2008年新颁布的《航空工业科学技术研究档案管理办法》进行第二次修订并颁布实施。

1.4.2 注重科研课题档案归档计划制定，严格执行归档要求

从“十五”开始，每年初科研课题计划随院里的科研计划由科技部一同下达，在科研课题计划中对科研课题项目文件材料的归档提出要求；在检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；在验收鉴定科研成果时，验收鉴定科研课题文件材料完整性、准确性。

1.4.3 注重科研课题档案归档检查，确保文件材料的完整、准确、齐全

科研课题在研究过程中各阶段形成的主要文档由任务书、论证报告、计算文件、试验文件、设计文件、说明书、技术总结、科研报告、研究工作总结、试验结论性的文件、分析与仿真报告、图纸等。在实施过程中产生的科研课题档案在结题前应全部归档，纸质文件应为原件，文件的审核、校对、批准、标检签署齐全，字迹工整、图样清晰。档案主管在接收归档检查时要认真检查，确保文件材料的完整、准确齐全。

2 科研课题档案管理中存在的问题

2.1 科研课题档案形成过程问题

按照《科研课题档案管理规定》，在课题研究过程中各阶段形成的资料在结题时应全部归档。要求各单位或课题组从接受任务开始，就明确科研课题文件材料的收集、归档责任人，由归档责任人负责收集、积累该课题所形成的全部科研课题文件材料。在实际工作中，有些科研课题没有分阶段审核归档，往往是在结题审核后集中归档的，这样就造成后期资料过多堆积，既是档案管理人员抓紧时间整理，更新《兰台档案管理系统》中的信息，也要一定时间，会影响科研技术人员的借阅查看，不利于科研课题档案资料的利用。

2.2 科研课题档案滞留问题

按照《科研课题档案管理规定》要求，科技管理部门在下达科研课题计划时，提出科研课题文件材料的归档要求；检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；验收鉴定科研成果时，验收检定科研课题文件材料；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，都需档案室档案主管签字。在五年规划结束时，各单位应将各科研课题的资料向档案部门归档，并由档案主管签字，方可完成验收。但事实并非如此，有相当部分资料存留在个人手中，往往是在申报科技成果时候才归档，而此时这些课题已经结题，这反映了这些课题在结题验收的支撑材料中有未经过档案主管审核签字的课题档案，相关人员在结题验收审查时把关不严格造成的。

2.3 科研课题档案资料文件编号问题

科技管理部门下达科研课题计划，每个课题都有唯一的课题编号，但在研制过程中形成的科研课题资料的文件编号由各单位自行编制，并没有统一的依据可循。因此造成一个课题中形成的档案资料的文件编号不一致，给归档分类、整理带来难度。由于科研课题档案管理没有制定详细的要求。新档案人员对工作内容的了解，基本靠老档案员与新档案员的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，对未经过正规编号的档案资料的归属类别很难进行确认，造成档案资料滞留，为后续工作造成不便。另外，随着时间延长，有些档案资料封面签墨迹褪色，辨认不清，致使档案资料的归属类别难以确认，给档案库房人员的工作增加难度。

3 科研课题档案管理问题解决对策

3.1 加强职能管理，严格执行科研课题档案分阶段审核验收的规定

科技管理部门要加强职能管理，督促检查科研课题计划的执行，按阶段进行科研课题的审核验收，档案主管部门加强职能管理，档案主管人员督促科研课题文件资料形成归档，严格执行文件资料归档签字的规定，确保文件资料有顺序的归档，及时进行文件资料的整理，随时录入《兰台档案管理系统》，为科研人员查阅提供方便。

3.2 加强相关部门协调，切实落实验收规定

在五年规划结束时，科技管理部门组织协调，各单位、科研课题组负责人督促课题资料的归档，档案管理人员按归档要求严格验收，并履行签字手续。

3.3 加强科研课题文件资料的编号管理，显现文件资料特性

标准化作为研究院标准的职能部门应该负责科研课题的标准化管理，建议标准化对科研课题文件资料进行标准化审查，其中包括文件编号审查，科研课题负责人在审查文件资料时审查编号，保证文件资料的完整性和统一性。

3.4 制定编号规则，规范无课题号文件资料的管理

一般归档人员不需要知道资料归属类别，归档资料类别本身应由档案人员裁决，裁决的依据也是档案的文件编号，所以无编码的资料或者单位自行编号的资料应取缔，应按照时间、程序、内容的顺序排列文件材料，对文件资料进行编号。档案管理部门与标准化协商，共同制定编号规则，以院标的形式颁布执行。

4 结束语

科研课题档案作为一种可储备的重要信息资源，成为知识创新、科技创新以及成果转化得以持续发展的基础和依据。科学规范的管好科研课题档案，最大限度的发挥科研课题档案的作用。

参考文献

[1]袁俊.武器装备预研的若干问题讨论[J].国防技术基础， 2007 （12）： 48-50；

[2]王传宇.科技档案管理学.北京：中国人民大学出版杜，1989；

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1 现阶段档案管理现代化建设的简要状况

档案管理其本质就是强调档案内部信息的管理。并且管理概念与科学技术的进步有着紧密的关系，这是一个取代人工管理的循序渐进的过程。因此，现阶段我国档案管理的现代化是一个相对的概念，是以计算机技术普及为基础的。

随着计算机普及速度在我国飞速的提高，我国档案管理朝着现代化方向建设进入一个高速发展的关键性时期，各种高新技术被广泛的用于日常的档案管理工作中。因此，现阶段我国现代化电子档案管理呈现出信息处理技术化、信息输送网络化等特点。

2 现代化的电子档案建设中存在的缺陷

2.1 工作人员对档案现代化管理建设的认识不够深刻

我国许多单位对于档案的重要性没有足够的重视，一味的将工作的重心放在经济建设方面。单位中领到对于档案的重要性缺乏必要的认识，在整个工作过程中没有足够的重视档案管理。他们一味的将档案管理工作看作为整个单位具体工作的辅工作方式，对于档案保持着可有可无的态度。正是因为对档案管理的认识不够深刻，使得许多单位档案管理现代化水平十分的落后，并且没有将许多工作落实到具体的实处中去。尤其是在档案管理中人力资源、财务的分配以及各种资源的配给方面，都存在着许多问题，并且随着社会的发展这些问题都没有得到十分有效的解决。甚至有些工作人员甚至对档案工作带有极为蔑视的态度，认为档案工作十分的简单，不过是对资料的誊写和录入。这种观念十分不利于工作单位档案管理现代化建设。

2.2 档案管理基础工作需完善

传统档案馆力过程中，因为工作性质使得人们对这一工作并没有尽心尽力，使得档案管理过程中或多或少存在着许多不符合标准的问题。例如：案卷不符合标准进行整理，使得档案信息质量低；案卷文件目录的命名十分的简单，不贴合档案的实际内容；档案内容整理完后缺少检查，存在着许多重复的内容，同时还表现出遗漏；档案搜索过程汇总所使用的工具不符合标准的要求；档案内容填写十分潦草，不利于后来信息资料的使用；工作人员整体素质低，不利于档案信息工作具体的展开，严重影响整个档案管理具体工作质量。

2.3 档案管理中所需要的设备不齐全

因为档案管理没有受到人们的高度关注和重视，使得档案管理工作中缺少必要的设备，甚至有些单位并没有设置专门的档案管理科室。这就使得档案管理过程中，环境不利于档案的保存，工作不利于档案信息价值的实现。另外，对整个科室的资金投入不够，使得档案管理所需要的设备十分匮乏，这样使得档案管理环境恶劣，不利于整个档案的管理和保护，从而成为严重束缚档案管理的关键性问题。

2.4 档案管理人员素质参差不齐

现阶段档案管理人员整体素质参差不齐，严重阻碍整个档案现代化建设。并且工作人员墨守成规，不容易接受新鲜事物，尤其是在现代化的设备具体知识的接受方面。

3 关于解决档案管理现代化建设问题的对策

3.1 大力宣传档案管理现代化建设的重要性，提高各级领导的认识。在档案管理工作中，要大力宣传现代化建设的重要性及优势，以让各级领导提高认识，并高度重视档案现代化的建设。只有领导对档案管理现代化重要性加强，才能自觉引导和组织加强档案管理现代化的建设。增强责任感，更积极主动的投入精力和经费，加强档案管理现代化的建设。

3.2 档案管理现代化建设统一规划，实现全面协调发展。关于档案管理现代化建设，主要内容包括思想观念、管理手段、硬件配套、服务方式以及工作人员的综合素质能力等多方面的内容。因此在建设过程中，要统一规划，实现这些方面的协调发展。此外，实现档案管理现代化建设的目标，不仅需要各级单位领导的支持与重视，内部各个部门工作人员之间的紧密配合，而且还要以来同级党委与政府以及相关部门对工作的支持和帮助。因此，这项工作属于一个复杂和系统的大工程。因此，档案管理现代化建设一定要以本地区、本行业以及本单位的实际情况相结合，从全局现状统一规划制定发展战略，实现全面协调发展。

3.3 强调档案管理现代化建设中的标准与规范。在档案管理工作中，规范化、标准化是实现科学管理的重要手段，也是实现档案管理现代化建设的基础条件。如果在档案管理工作中缺少统一的标准，那么工作就缺少依据，从而导致工作中各个部门各自为政，那么最终出现结果不统一，缺少协调性和衔接性等现象。因此，要加大力度建设基础工作，解决基础薄弱的问题，促使基础工作建设尽快适合和满足档案管理现代化的需求。

3.4 加强对管理队伍的培养，全面提升工作人员的综合素质和能力水平。强化对档案管理人才的培养，全面提高工作人员的综合素质和能力水平。要有计划、有目的的提高档案管理人员的在思想观念和业务水平方面的素质能力，培养他们的专业知识和现代化技术，培养这些复合型人才成为档案管理现代化建设的主干力量，最终实现健康持续稳定的发展。强化他们的服务意识，提高服务水平和创新能力，在档案管理现代化建设中，为他们树立良好的职业道德标准，以便发挥档案信息资源的重要作用，并未社会主义现代化建设做贡献。

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[关键词]档案　管理　计算机　应用　技术

1　档案管理的发展优势分析

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

因此，为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强档案管理综合应用计算机技术的研究，购买文档管理一体化系统软件，进行档案管理的综合化管理。

2　做好档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

2.1　依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

2.2　通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁，

对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

3　搞好档案管理计算机专业技术人才的准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须拥有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少企业把整个档案计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括：

3.1　应用软件人员的准备档案管理应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训，使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。

3.2　主题标引人员的准备档案管理应选择有一定语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等，通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。

3.3　全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲

档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。

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1前言

档案资讯的透明公开，奠基于档案管理制度规划之妥善，以及执行之落实；而档案管理之良善，则根基于档案管理人员的培育与训练健全与否。目前，各机关档案管理人员之培训，可从学校教育、在职训练等方面，建立其专业知识、能力与技术，因此，本文简述档案管理高等教育及专业机构培训之概况，再针对“《档案法》”公布施行，“档案管理局”成立后，对于各机关档案管理人力培训相关法规订定，培训课程规划、设计、执行推动等相关策略和方法，以及推动之相关成果，进行深入的探讨。

2档案专业人力的配置

2.1法规标准。有鉴于政府机关对于档案管理长期忽略，“档案管理局”（以下简称“本局”）于草拟“《档案法》”时，即明订各机关档案管理，应设置或指定专责单位或人员，并编列年度计划及预算。并于“档案管理局”筹备期间，就积极订颁“《机关档案管理单位及人员配置基准》”（以下简称“《人员配置基准》”），于2002年1月1日起施行，显示本局对各机关档案管理人员应有之配置及其专业素养培育之重视。依据人员配置基准规定，各机关依其机关层级及员额规模，设置档案处、室、科、组、课或股，未设档案管理专责单位者，则与相关业务单位合并设置，并指定专责人员办理档案管理业务。

各机关于设置档案管理专责单位或指定必要之档案管理人员时，应衡酌该机关档案之数量及成长量、档案管理作业之工作量，以及其他档案管理和应用之必要工作量，并预估未来3至5年档案管理业务量之变化与需求。为利于机关进行档案管理人员工作分析与员额配置需求估算，本局于编制《机关档案管理作业手册》时，特别规划《人力资源管理》章，明列计算机关档案管理人员员额配置时，须考虑的变项因素。各机关得据此审慎加以估算后，依人员调整或请增程序，循序办理相关作业，并应至少每3年检讨一次。兹说明各变项因素及计算方式如下：

2.1.1年归档档案件数：以全年归档量5000件为基本员额数，配置1人，逾5000件者，采分段累加方式计算。分段累加计算方式为：归档量大于5000件、小于60000件之部分，归档量每增加15000件，得增置1人，最多为增置4人；归档量超过60000件、小于100000件之部分，归档量每增加22500件，得增置1人，最多为增置2人；归档量超过100000件、小于450000件之部分，归档量每增加45000件，得增置1人，最多为增置8人。

2.1.2保管档案件数：机关保管档案之总数量每1700000件，增加员额1人。

2.1.3档案调阅频率：机关内或机关间档案检调，以及提供外界阅览、抄录或复制实体档案，每月600件，增加员额数1人，唯影像调阅不列入计算。

2.1.4档案清理频率：机关每半年或每年办理1次档案清理者，增加员额数1人。档案清理，系指依档案目录逐案核对，将逾保存期限之档案办理销毁作业，或已届移转年限之永久保存档案办理移转作业。

2.1.5电子或微缩处理档案情形：机关委外办理档案电子储存或微缩处理者，增加员额1人；未委外办理者，不予增加员额。其中，电子储存，系指档案原始文件以计算机或自动化机具等电子设备处理，并予数字化储存之程序；微缩处理，系指使用摄影方法，将档案缩摄于卤化银底片或其他适于长久保存底片之程序。

2.1.6管理所属机关档案之机关数：每增加管理4个所属机关档案，增加员额1人。所谓“管理所属机关档案”，系指所属机关档案由该机关负责归档与保管。。。

2.2专业进用。至有关提升档案管理人力专业素养部分，本局甫成立之时，就争取于公务人员高等考试及普通考试设置档案管理专业类科，并于公务机关设立档案管理职系，且鼓励各机关依据人员配置基准规定，于进用档案管理人员时，应就具有下列资格之一者优先遴选：

2.2.1经高等考试、普通考试、相当高等考试或普通考试之特种考试档案管理相关类、科及格者。

2.2.2经高等考试、普通考试、相当高等考试或普通考试之特种考试非档案管理相关类、科及格，并修满大学校院档案管理相关课程20学分以上，或经“档案管理局”或“档案管理局”认可之专业学（协）会、大学校院系所等举办档案管理人员训练达160个小时以上者。

2.2.3大学校院档案管理相关学系、所毕业者。

2.2.4曾办理档案管理相关工作2年以上，并修满大学校院档案管理相关课程20学分以上者。

2.2.5曾办理档案管理相关工作2年以上，并经“档案管理局”或“档案管理局”认可之专业学(协)会、大学校院系所等，举办档案管理人员训练达160个小时以上者。

其中，（三）至（五）项之遴选条件，仅适用于未经取得公务人员任用资格之现职人员或约聘（雇）人员之进用，无论考试进用或约聘雇人员聘任，都希望机关能借由提升进用人员档案管理专业素养，确保档案管理之质量。多面向之考虑，据以订定相关规定，足见本局对于档案管理人员专业素养之重视。

3档案管理高等教育现况

专业人才之培育首重教育，我国档案管理高等教育至今尚有很大的发展空间。在专科学校与技术学院部分，仅部分校院因就业市场之需，开设《档案管理》与《秘书实务》等相关课程；而大学部则有图书资讯学系、历史学系等相关学系，有开设《档案管理》、《文献学》或《数位内容》等相关课程或学程，但仍无档案专门之科系，培育档案管理专业人才。

至于研究所部分，政治大学图书资讯学研究所，1996年成立之初，分设图书资讯学、档案学与博物馆学三个分组，是台湾首次于研究所设置档案学专业学门；2003年，该所更名为“图书资讯与档案学研究所”（以下简称“政大图档所”），并取消博物馆学组，是第一个以《档案学》为名的研究所，成为培育档案管理专业人才的摇篮。并历经多次向“教育部”争取，于2011年增设博士班开始招生，为培育档案学师资开启新页。其设计的课程包括：《档案编排与描述》、《电子文件管理》、《档案读者服务》、《档案工作实务》、《档案选择与鉴定研究》、《文书学研究》、《档案维护学》以及《档案馆管理》、《档案数字化》、《资讯服务管理》与《行销》等专题。

另，为培育中小学教师具备图书资讯服务与数位学习之科技知能及经营管理能力，政大图档所运用数位学习方式，落实在职教育理念，自2009年起，开办“图书资讯学数位硕士在职专班”，以在线网络教学为主，学生可同步、非同步上网学习，节省到校上课的时间与交通往返费用，另，利用周六、周日及暑假期间安排实体面授课程。该项在职专班，虽以《图书资讯学》为课程设计主轴，但亦开设《档案学研究》、《电子文件档案管理专题》等档案相关课程，且前者为3学分之必修课程。

其他大学部分，尚有台湾大学图书资讯学系，开设《档案管理》3学分课程；师范大学图书资讯学研究所硕士、博士班，开设《档案学研究》、《文献学研究》、《数位典藏技术专题》等选修课程；淡江大学资讯与图书馆学系开设《档案管理》课程，研究所则开设《电子档案管理》、《档案管理学研究》、《档案鉴定》、《档案编排描述》等各2、3学分的档案专业课程；世新大学资讯传播学系、所，则开设有《数位典藏规划》、《数位典藏专题》等课程。

4大学与学会档案管理培训资源

政治大学公共行政及企业管理教育中心（以下简称“政大公企中心”）设有“档案管理基础班（80小时）”、“档案管理进阶班（80小时）”及“中区档案管理研习班（40小时）”等三种班别，由政大图档所档案学门专任教授、“档案管理局”、“国史馆”、“故宫博物院”等档案典藏机构之实务工作专家授课。课程之设计理论与实务兼具，包括：《档案学概论》、《文书学》、《档案维护学》、《档案法规与行政》、《档案编排与描述》、《档案选择与鉴定》、《档案应用服务》、《档案分类与国际档案馆》、《图书档案修裱》、《历史档案与档案展览》、《档案数位典藏专题》、《电子文件管理》、《档案权威控制与检索》、《档案馆建筑》、《档案馆管理》、《口述历史》、《档案经验分享与参访实作》等。

另，“中华档案暨资讯微缩管理学会”（以下简称“中华档案学会”）是台湾唯一的档案学会，成立于1978年，该学会开办之专业训练课程包括“现代档案管理讲习班”、“档案管理高级研究班”、 “档案管理专业班”、“档案修裱基础班”、“档案修裱进阶班”及“档案修裱高级班”等6种班别。档案修裱3种班别皆为5日的课程，其余档案专业班别则为2至15日不等。训练时数从10余小时至120小时，课程内容有《档案学理论》、《档案鉴定理念与制度》、《档案资讯服务与营销》、《档案应用与使用者分析》、《知识管理》、《档案开放应用与法律问题》、《电子档案安全管理》、《档案管理专题研讨》、《档案菌虫防治》、《档案立案编目》、《档案数字化储存管理》、《档案加值服务》等。培训对象为政府机关、工商企业等档案管理人员，自2005年起，亦推广至台中、高雄等地区开班。

无论是“政大公企中心”或“中华档案学会”，课程之设计,较偏重档案管理概念建立及档案管理实务运作，历史相关领域的课程仅口述历史或政治制度史等，课程科目与时数相对偏少。

5 型塑档案管理的专业知能

兹简介“档案管理局”对于机关档案管理人员配置相关法规、档案管理专业培训之规划、执行之策略，以及多元之培训管道与方式。

除了订定相关法规及作业准则，让各机关进用档案管理专业人员有所依循之外，面对5000余个“档案法”适用机关，以及上万名机关档案管理从业人员之专业知能需求，本局亦规划推出各种档案管理基础、进阶等专业课程，以提升各机关档案管理人员专业素养、知识及技能。

5.1基础训练课程。本局于甫成立之初，即深刻了解机关档案管理人员在职教育之重要性。并为倡导“《档案法》”及其子法等所规范之相关档案管理作为，于2002年至2004年，连续3年办理大型之档案管理研习营，调集机关档案管理人员，教授档案管理综合性课程，包括基本概念、法规及整体管理流程之各项作业规范等。而每期基础课程之规划，约2至3日，18小时。2005年起，缩小规模，对于新进档案管理人员，办理例行性基础训练，另，针对高阶主管或资深档案管理人员，适时开办进阶课程。唯囿于本局预算所限，于2006年起，协商由“行政院人事行政局公务人力发展中心”办理，以及与县市研习中心协同办理档案管理基础训练课程，以节省经费支用。

每年，委由“行政院人事行政局公务人力发展中心”及县市研习中心开办的基础训练课程，会针对实际需要进行小幅调整。例如，2011年，规划的课程涵盖《档案管理计划概论》、《档案分类与保存年限区分表编订》、《档案立案编目》、《档案征集、鉴定与清理》、《档案入库保管及设施建置》、《机密档案管理》、《档案应用推广与在线检索》等。另，因应组织改造，针对中央机关档案管理人员增开一门《档案移交作业》课程，以符实际需求。

5.2专业培训课程。除综合性基础训练课程外，本局各业务组亦针对各组主管之各项档案管理专业技能，开办相关专业培训课程。例如：《档案保存维护》、《机关档案复制储存》、《库房建置》、《各项档案资讯系统》、《立案编目》、《档案保存价值鉴定》等，各项课程之授课时数则视情形规划，截至2010年，受训人次已逾36350人次。

鉴于机关档案管理人员资讯能力相对较缺乏之情形，而资讯技术又是档案管理亟须运用之科技技术，因此，在专业培训课程特别着重资讯系统操作、机关档案复制储存等课程之安排，且曾针对档案主管、资讯人员开办资讯技术专班，以促进主管之支持及推动资讯人员之协助。另，值得一提的是，鉴于本局人力之匮乏，为善用各机关人力资源协助培训专业档案管理人员，故建立档案管理荣誉讲座制度，每年，敦聘各机关档案管理现职或退休人员担任荣誉讲座，以协助支持各项课程之讲授，因此，针对这些荣誉讲座亦办理相关训练，以说明本局近期推动策略、相关法规异动及加强授课技巧之训练等。

5.3数位课程培训。各机关有数万档案管理人员，然本局每年仅有数千人次之培训能量，其中，基础训练课程仅250人次～300人次，远远无法满足各机关之需求。而机关档案管理人员异动频繁，实体基础训练课程无法随时满足新进档案管理人员受训之需；且较基层之机关（仅1位档案管理人员或兼办）、地处较偏远之机关，受限于人力调配及经费不足，往往无法参加多日之面授基础训练课程。因此，本局于2008年争取专案项划预算，建置“档案教育学习馆”（e-archivist.archives. gov.tw/，首页请参见图1），制作档案管理数位课程，运用网络不受时间地点之限制，让各地档案管理人员随时可利用此学习平台，学习专业所需之知能。

“档案教育学习馆”中，数位课程之规划分为“通识入门”、“基础实务”及“专业进阶”等3大类，“通识入门”主要为概念性课程，如：《档案管理入门初探》、《公务人员应有的档案管理素养》、《电子档案介绍》、《电子档案长期保存概论》等，选课对象不仅限于档案管理人员，亦扩及一般公务人员或对档案管理有兴趣人员，期增进其对档案管理之认识。“基础实务”是针对档案管理人员一般日常处理档案管理工作，所应具备的知识技能而设计的，课程包含《档案归档与点收》、《档案入库保管》、《档案清理》等，期增益其工作实务知能与技巧。而“专业进阶”则适用资深档案管理人员或主管人员，内容涵盖各项档案管理事项进阶处理之相关课程，包括《纸质类档案修护》、《录像音带类档案保存修护》、《档案加值与行销》、《档案展览实务》等，期增进其对档案管理之学理知识与专业技能。数位学习课程可兼顾课程的广度与深度，自2009年1月15日启用迄今，已陆续完成38门、47小时档案管理专业课程，每年，约增加10余小时课程，并依据法规修订、增补说明或实际需求等因素，适时修正已上线课程，使课程内容得以保持新颖、正确。目前，已上线提供网络选读之课程及时数表，详见附录。

为了推广本局“档案教育学习馆”之档案管理数位课程，自启用以来，陆续推出“我是档案e达人”、“档案管理无极限”、“挑战档案领航员”等多样性之推广活动，以加入会员、征文、号召同伴、使用经验分享、闯关游戏等活动设计，吸引广大档案管理人员加入学习平台。另，规划推出《混成学习》之课程，也就是结合数位学习课程及实体学习之优点，要求上课学员必须先至“档案教育学习馆”修习指定课程后，再开办面授学习课程，进行更深入的实务分享或案例探讨等进阶课程，例如：混成学习中的《档案应用与加值》课程，就必须先上网完成2小时的《机关档案应用服务》及1.5小时《档案加值与行销》数位课程之后，再上1.5小时的《档案加值与行销作业原则及实例分享》面授课程才算完成该项课程。混成课程，一方面，可以在有限时间内增加课程深度，节省离开工作岗位的时数；另一方面，又可改善数位课程不如面授课程可与讲师立即互动的缺点。数位课程通过网络提供学习机会，不受时间与地域之限制，并可逐步扩展修习对象至一般公务员或对档案管理有需求、兴趣的人，因此，该馆启用后，广受好评，截至2010年12月底，累计学员数为9762人，累计通过学习认证时数者为17133人次（请参见图2），每年，以倍数稳定成长。

图1档案教育学习馆首页

图2数位课程成长图

5.4支援培训。本局以有限之人力、经费，实难满足所有机关档案管理人员培训需求。基于上级机关对所属机关业务督导之责，因此，本局亦鼓励各机关对于所属机关办理相关人员培训课程，各机关可借由派员参与本局训练，培育机关之种子师资。对所属机关施以相关训练外，如有需要，也可来函请本局支持讲师，办理培训授课事宜。依据历年统计，本局支持各机关所办理之培训，每年,训练1000人次～2700人次不等。

5.5观摩及辅导。档案专业培训，除规划课程内容与设计教学方法，以增加学习诱因与成果外，观摩学习、实例分析亦能提供印象深刻之标杆学习效果。因此，本局于2003年即规划办理绩优机关档案管理及人员之评奖活动，评选绩优机关颁予“金档”奖，遴选绩优档案管理人员颁予“金质”奖，借由机关相互标杆学习及人员相互交流，达到最佳实务典范的建立，相互观摩学习之加乘效果。

另， 2006年～2009年，本局规划组成机关档案管理服务团，采取主动出击的方式，择选部分县市政府实地辅导，以其档案管理现况为例，个案辅导并提供改善建议，甚至邀集该县市政府所属机关或邻近之其他机关一起参与，借由实际个案观摩、分析、诊断及辅导，从实务经验分享提升档案管理人员相关知能，已完成台北市政府、台中市政府、台南市政府、高雄县政府、桃园县政府、彰化县政府、台东县政府、云林县政府等9场次服务团工作。

5.6公务人员基础训练。档案管理工作要做得好，不仅需要有专业尽责的档案管理人员，更需要各机关公务人员档案管理基本概念的落实。进而于办理各项公务时，重视各种公务记录之归档，并配合相关档案管理之要求，方能真正达到档案管理之功效，留存有价值之档案。因此，本局经过多年努力，终于获取“考试院”同意，自2010年起，于公务人员基础训练中，开设《文书与档案管理》课程，扩大档案管理概念之推广层面，并能落实推动扎根工作。

6未来展望

随着社会民主开放的脚步，民众要求知的权利，政府机关对档案管理的重视程度势必与日俱增，档案管理人力之培训需求也会相应增加。因此，本局未来对于机关档案管理人力之培训，仍会秉持一贯理念赓续办理，充实课程内容之多样性，拓展其广度及深度，使新任或资深之档案管理人员，皆有合适课程可学习。一方面，可让档案管理新手得以顺利、迅速学会基本档案管理知识技能，另一方面，期望能让资深的档案管理人员或主管，得以持续学习更深的学理及管理知能；并且，规划与其他公务员学习平台合作，使档案管理专业数位课程能借由不同数位学习平台，让更多人可以选读，希望将档案管理的观念，落实到各机关每个承办人员，能于承办各项业务时，重视所产生之各种公务记录，并妥善保存、管理及提供各界运用，以发挥档案最大之效益。

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档案管理对于医院掌握职工以及病人的资料都是极为重要的一个环节。有效的档案管理工作能够提高医院的整体工作效率，为病人提供更具针对性和更有效的医疗服务，也能够让医务人员做到人尽其才，对于优化医院的人力资源配置有着重要的现实意义。随着互联网技术的普及，一切办公活动都将趋于自动化，这种自动化的办公方式不仅能够节约纸张，还能节省医护人员的办公时间，提高工作效率，因此有必要从办公自动化的概念以及特点出发，针对于目前我国医院档案管理的现状提出改进策略。

办公自动化的概念及特征

办公自动化的概念。办公自动化，顾名思义，就是利用计算机、互联网技术等现代信息技术对办公室的日常行政工作以及相关信息进行信息化的处理，从而实现信息的快速存储、传输以及接收等的办公效果。办公自动化是建立在现代信息技术飞速发展的基础之上的，演变至现在可以利用云计算和大数据技术进行数据分析。

办公自动化的特征。首先，办公自动化的信息传输、接收和存储比人力的办公效果更加有效率。因为医院的整个办公系y较为复杂，不同的部门所需要的信息也不同，所以在医院办公过程中涉及的部门较为多和杂，而办公自动化就可以节约办公人员的时间，在通过计算机在网上实现轻松便捷的办公，节约了纸张的同时，也节约了时间，让医院的办公效率更加高。办公自动化不仅仅是方便了医院的工作人员，也方便了就诊的病人，让病人不用花时间跑遍着整个医院办各种手续，因为各部门的办公系统是协调统一的。

其次是办公自动化能够优化医院的资源配置，建立起资源共享的有效机制。档案管理的是极其复杂的一个过程，办公自动化能够利用计算机以及云储存功能实现档案管理的规范化和科学化，保证随时可以调出任何一位医护人员或是病人的档案，而这种云储存是可以实现医院所有部门共享的一种服务器的存在，能够快速查找到想要的资源。不同的部门之间可以通过办公自动化实现资源的共享，有利于最大限度实现资源的优化配置，保持了医院工作的协同。

最后，办公自动化还可以帮助医院实现无纸化办公效果，节约传统的纸质化档案的空间占有，防止档案的损坏。

医院档案管理的现状

虽然我国的医院档案管理工作中已经引进了办公自动化的系统，但是再具体的操作实施中，由于各种原因还存在着很多问题亟待改善。

医院档案管理工作者的信息化素质较低，阻碍了办公自动化的实施。真正的档案管理的办公自动化不仅需要工作人具备较为完善的档案管理知识以及各种医学知识，还需要档案里人员具备较高的信息化素质。在传统的档案管理工作中，医院档案管理者可能在前两者的素质上已经达标，但是在信息化技术，如，互联网技术的应用上还存在很大不足。由于计算机简单的硬件操作技术不过关，导致一些管理人员不习惯于使用网络进行日常办公，不会使用新媒体平台进行信息等，这些都是阻碍医院档案里办公自动化的重要原因。

医院的办公自动化基础设施不完善。简单的计算机的配备只是医院办公自动化的初级阶段，但一些医院认为办公自动化就是简单的连接网络，实现网上办公即可。但这只是办公自动化的初级阶段，真正的办公自动化还需要进行各种局域网的建设、网络线路的完善以及建立属于院方自己的服务器，这种软硬件兼具的基础设施目前在我国还有许多医院未达标，距离真正的办公自动化还有很大的距离。

许多医院的管理方式存在不规范的档案管理存在不规范的现象，从很大程度上降低了档案的检索效率。由于档案号的乱用、卷总分类混乱而引起的档案管理问题比比皆是，这些问题都在一定程度上加大了办公自动化推进的难度。

办公自动化环境下医院档案管理的具体策略

提高医院档案管理者的自动化管理素质。作为医院档案管理的工作人员应该从档案管理的专业知识以及现代信息技术的掌握两方面入手来提高自身的工作效率。

首先，严格按照档案管理的标准来规范自己的工作行为，保证有序存档，才会提高检索档案以及抽调档案的效率。档案管理者要在实际工作中不断积累档案管理的技巧，实践出真知，也是检验真理的唯一标准，因此，在实际工作不断完善和提高自己的档案管理技能是非常必要的，也是推进办公自动化所必须的。

其次，档案管理者要不断加强自己对计算机、互联网技术的掌握，才能适应办公自动化环境下的档案管理需求。医院也可以通过集中的办公自动化培训来提高员工的办公自动化技能，员工熟练掌握现代化信息技术是医院档案管理走向办公自动化的前提。

制定规范化的档案管理制度。办公自动化需要在一个健全的管理体制下运行才会将其的优势得到最大发挥。规范化的档案管理制度是医院各部门实现办公自动化正常运行的基础保障。为了防止越权问题的出现，文件管理和档案管理的标准必须进行明确区分，而且要制定统一的格式和标准来确保不同接口类型的档案顺利归档。

完善医院的办公基础设施。办公自动化下的基础设施建设不仅仅是计算机的普及运用，还包括档案管理软硬件系统的不断升级与完善。医院内部局域网的铺设，计算机系统的更新换代，医院自身服务器系统的建立都需要一步步地实施，来保证档案管理在办公自动化下的高效率开展。

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