档案整理注意事项精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案整理注意事项，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：建筑工程；档案资料；整理；注意事项

Abstract: The data compilation of construction project is a systematic project, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnelmovement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completion and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; matters needing attention

中图分类号：TU198文献标识码A 文章编号：

建筑工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

一、各级档案部门职责

参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。

项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。

建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。

试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。

施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。

负责提交分部试运记录及验收签证书。

负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交移交试生产前的消缺记录。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

调试单位归档范围

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。

负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

设计单位归档范围

负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。

负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。

负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)

质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）

监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。

监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。

负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

对不符合归档要求档案的处理：

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【关键词】房建工程施工；监理资料；整理；准备要点；注意事项

一、房建工程施工监理资料整理准备的工作要点

房建工程施工前监理资料整理准备的工作要点主要包括：（1）制定适合本项目的资料整理制度。房建工程开工前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理资料管理职责分配清楚，明_档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理资料职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责是不变的。职责的制定最好结合资料形成流程，根据资料形成流程对每个施工控制环节的资料做出具体要求，并要向监理机构每位监理人员及施工单位有关人员在监理交底会上进行传达，统一要求，以使整个工程资料达到规范化、标准化。（2）选择合格的资料整理人员。房建工程施工前对项目监理部需要配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的资料管理人员。作为一个档案资料管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程。

二、房建工程施工监理资料整理的注意事项

1、房建工程施工前监理资料整理的注意事项。（1）相关资质文件搜集与审核的注意事项。监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。（2）各种记录填写规定制定的注意事项。针对本项目部，制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对资料基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、资料流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免资料在形成过程中产生混乱。（3）监理日记、监理日志填写分工要做出明确规定的注意事项。无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。

2、房建工程施工期间监理资料整理的注意事项。（1）施工期间不但要对各项工程开展的形象进度了如指掌，而且对往常所收集整理的资料也要定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。（2）文件承办也是施工期间的重要环节，无论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。（3）定期对施工单位形成的档案资料进行审查，这项工作基本在监理合同中都会明确注明，即使没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案资料。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。（4）做好影像资料搜集工作。目前各项目均配有数码相机，在工程中也进行了应用，但大部分拍摄的是现场存在问题的照片，很少能够找到监理人员的影子，不能体现现场监理的工作。在将来写材料的时候将会是一件很头痛的事，这就要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像资料搜集，以便今后使用。

3、分部工程验收资料整理的注意事项。（1）对现场形成的监理记录文件进行系统整理，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的资料搜集和检查中包括该部分，但在分部验收阶段必须系统的按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他资料必须按照分部工程整理归档。（2）试验资料整理的注意事项。该工作在开工前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测资料超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验资料进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测资料进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。

结束语

房建工程资料是房建工程管理工作的具体反映，也是开展稽查检查非常重要的手段。房建工程施工过程中的资料整理人员要对形成的档案经常翻阅，对于未闭合的资料及时进行跟踪，督促监理工程师和施工单位及时落实，以便档案管理工作更好的开展。

参考文献：

[1]张桂凤.关于建筑工程资料收集与整理的要点分析[J].世界华商经济年鉴，2012（3）

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【关键词】在建项目 竣工文件 编制 整理

竣工文件是公路工程交工的重要组成部分，它的编制贯穿于整个项目建设过程，跨越的时间长，涉及的范围广，工作量比较大。我们需要在日常的工作中找准收集重点，认真对待记录编辑，专人归档，妥善保管。在工程交工时，就能拿出一套完整的文件交付建设单位，更好的体现企业形象。

1 公路工程竣工文件的特性

1.1 公路工程竣工文件主要特性

原始性：工程竣工时应收集一套完整能反映施工原始情况的竣工文件，所有签署意见及签名必须齐全并为手写，字迹清晰易辨。

完整性：收集的资料要全面，记录内容要真实、完整，抽查频率要达到规定要求，数据能够反映质量指标，能显示现场真实情况。

真实性：现场施工与原始记录应同步进行，不写回忆录，坚决不允许伪造。

准确性：原始记录数据应真实准确，工程竣工图纸全面，签字完全，图物相互符合。

规范性：所用表格合理，填写规范，记录齐全，数据计算方法符合规范；自检意见、监理意见能明确表达出工程质量能否满足相关要求。

系统性：公路工程施工一般工期较长，每道工序，每个工艺，每个环节所形成的记录资料都要及时收集。资料管理人员要按照竣工文件编制办法及项目资料收集归档制度，及时收集相关资料，并分类整理归档。

1.2 公路工程竣工文件主要包含内容

竣工图表、工程管理文件、施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、进度控制文件、计量支付文件、合同管理文件、 施工原始记录。

2 施工质量控制文件的收集整理归档

2.1 资料填写注意事项

质检资料是反映工程施工过程质量控制的主要依据，也是项目质量等级评定及交工验收的重要组成部分。在资料填写过程中要按照业主下发的《竣工文件编制办法》，对应的工序、工艺用业主规定的表格填写。填写要真实、规范，内容完整，字迹清晰工整，不允许涂改，签字要齐全。抽检频率、各项质量指标要满足设计及规范要求。

项目部档案管理员应与工地试验室积极沟通收集试验检测资料，并将对应的试验检测资料及时与工序资料进行整合，避免施工与试验各自为政，施工时间出现偏差的问题。各工序施工完毕后应进行质量评定，及时填写工序质量评定表，评定逐级执行。

2.2 文件编排注意事项

档案管理人员应做到熟悉竣工资料编制办法中的相关规定，熟悉图纸，掌握各类表格的填写方法，掌握现场施工时间，及时督促现场技术员填写质检资料表格。在施工过程中，对照单位、分部、分项工程的划分，根据工程进度及时收集工序资料、变更资料、影像资料等，并按照工程划分情况对收集的资料进行编号管理。

2.3 档案管理注意事项

资料归档要按照工程的划分情况，分类别整理。资料归档需建立资料台帐，每盒资料必须做到标签明显，盒内目录清单一目了然。工程资料的收集、整理、立卷和形成要与项目施工同步进行，以免各类文件遗失。对于每年形成的自然资料，必须根据年度分类法和内容分类法相结合的原则进行归档。

3 影像档案的收集与整理

公路工程影像档案是指：在项目施工全过程中产生的具有一定价值的照片、录音、录像、光盘等。

3.1 影像档案的分类

一般分为综合类、工程类和施工类。综合类是指施工过程中发生的重大活动产生的影像资料。如会议、检查、工程验收等；工程类是指项目从开始到结束各个节点产生的有代表性的影像资料。如施工原地貌、成品构造物等；施工类是指能真实全面反映施工过程中各项指标控制情况的影像资料。如隐蔽工程施工过程、重点难点工程施工过程、关键部位及关键工序施工过程等。

3.2 拍摄质量要求

项目部应配备电子拍摄产品，交由现场技术员拍摄影像资料；影像应主题鲜明、影像清晰、画面完整；要多角度、全方位保证反映被拍摄部位的质量状况。

3.3 影像档案的管理要求

将影像档案按类别、时间顺序排列，分别装在档案专用相册里进行分类收集保存。施工类影像档案要按照分项、分部、单位工程逐级按时间顺序编号保存。录像碟片要分类标识，干燥防磁保存。影像资料整理要配文字说明主要内容如下：

事由：填写影像资料反映的内容，具体情况。施工类照片，要写清楚实际桩号及具体部位；时间：填写照片的拍摄时间；地点：填写照片的实际地点；人物：填写照片上主要人物的姓名、身份；注明影像文件编号。

4 施工日志记录要点

工程开工时，施工日志以项目技术负责人记录为主。自项目分工确定后，全体技术人员和管理人员必须针对各自负责的工作内容逐日完整记录施工过程，直至工程完工。

施工日志应对施工进程和现场变化做出全面详细的记录。主要内容包括：日期、气候、工程部位、施工过程；每项工程施工的起讫时间、施工中的特殊情况记录（如停水、停电、停工）；现场解决出现问题的记录；进行各类交底、变更施工方法和隐蔽工程验收的记录；有关领导或部门对工程所作的指导意见、建议及决定；以及施工数据记录等（如配合比、材料数量等）。施工日志必须书写整齐、妥善保管。

施工日志作为施工过程的原始记录，要按照相关要求详实填写，并经相关人员核准签认。作为相应工程质量控制的重要依据。

5 需要注意的问题

5.1 版本要求

提供一份完整的原件。

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一、我们集体参观学习了外国语学校的食堂以及档案的整理等。回到幼儿园我们进一步完善自己的档案材料。

二、食品药监局安局长，针对本次“创山东省食品安全先进区”，需要注意事项：档案盒的整理，食堂加工间卫生、不允许有抹布拖把等，有宣传标语，所有老师和幼儿须知道“本次检查为的是床山东省食品安全先进区”。每学期有十节以上的食品安全教育课等。针对这些内容，我们幼儿园负责人，又把我们幼儿园存在的问题全部完善。

三、针对董科长通报的上次检查情况，我们又总结了一遍自己存在的问题并完善。

根据会议内容，我们组织幼儿园全体教职工开会，传达本次会议内容及做好迎查准备工作。食品安全无小事，我们把食品安全工作放在首要位置。                        

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1资料与方法

1.1一般资料

随机选取2011年5月～2013年4月我科室进行手术的50例患者进行分析，患者年龄22～45岁，平均年龄为32岁，这些患者的住院时间长短不一，住院时间10天～2个月。患者所经受的手术类型差异无统计学意义（P＞0.05）。

1.2方法

对资料选取的患者的病例进行整理总结，按照手术类型进行相应的分类，并做好档案记录。将所有经过整理的病例送至本科，本科组织所有医生对病例进行分析与研讨。其中，对病例中患者进行手术的情况以及术后治疗情况进行着重研究。针对患者在手术过程中出现的不同症状以及其术后并发症的治疗情况提出可行性建议与参考。在进行归纳总结后，形成有效的妇产科临床手术注意规范。

1.3统计学处理

对此次选取的临床资料进行统计学分析，统计分析运用的是SPSS15.0软件。在对此次试验所得数据进行合理解析，其中资料采用“x±s”表示，采用t检验。以P＜0.05为差异有统计学意义。

2结果

对此次选取的资料进行有效的总结分析后，我科室对妇产科临床手术的注意事项形成了较为明确的认识，具体分析如下。

2.1手术进行前应注意的事项

妇产科患者在进行手术前应就以下几点进行注意，从而尽量避免手术中的突发状况的发生：患者在确诊要进行手术后，应禁食容易消化的食物，避免肠道梗结。手术进行前24h，医护人员应协助患者进行肠道清理，并在清理结束后告知患者术前禁食12h，更注意禁止饮水；医护人员对患者进行备皮与阴道清理后，患者应自行进行身体清洗，并注意保暖，防止出现感冒症状；在医生进行日常巡诊时，患者应主动向医生告知自身的过敏史，从而使医生对可能出现的过敏反应做好及时处理；若等待手术期间，患者出现月经或感冒症状，应及时向医护人员进行反映，从而推迟手术，避免出现感染症状，造成手术危险；进入手术室前，患者应当自行将自己的贵重财物收拾、存放在适当位置，若有家属陪护，可将财务交由家属代为看管，以免财务的丢失。针对产妇，在手术开始前，医护人员应重点对产妇的心理进行疏导，缓解其紧张、害羞的心理，并实时给与分娩知识的普及，从而最大程度的消除产妇紧张程度，避免因心理紧张造成的危险。

2.2手术过程中应注意的事项

①手术开始后，主刀医师及其助理应严格按照相关的手术标准，进行必要的无菌操作，从而避免因操作失误造成的手术感染，为患者带来生命危险。②做好检查的准备工作。医护人员应该对手术中所要用到的物品进行仔细的检查，从而确保所用器具的齐全，并对所用器具的数量及相关性能进仔细检查。在检查结束后，对相关的物品进行详细登记并签字确认。③确保手术室的安静。手术作为一项精细化的工作，医师进行工作时，必须保证全身心的投入，这样才能最大程度的确保手术的顺利进行。所以，手术室必须保持绝对的安静，这样才会保证人员不被打扰。为此，医护人员在手术过程中不应随意谈论无关事宜，并能够保证不将自身手机带入手术室内。手术室的管理人员应定期对手术相关的设备进行检查与维修，确保仪器的正常运行。

2.3术后护理的注意事项

患者手术结束后，身体状况较差，应进行有效的护理，确保患者早日恢复健康。在术后的护理工作中，我们应注意的事项如下：患者回到病房后，应该平卧于病床上，不能够枕着枕头，这样才能有效预防麻醉恢复期头痛症状；患者手术开刀的伤口有时需用沙袋进行物理压制，从而促进伤口止血，对此，护理人员应根据患者病情进行及时处理；手术中的麻醉效果结束后，患者会有不同的疼痛症状，对此医生应及时予以处理，缓解患者的心理压力；手术结束一段时间后，患者应在医师的指导下进行适当的身体锻炼，从而避免腹部的粘连，也有助于身体早日恢复。作为特殊患者的产妇，在生产结束后的护理具有相对特殊性。首先，应保证产妇所处环境清洁卫生，并保持通风和安静。从而为产妇创造一个有力的休养环境，一定程度上促进身体恢复。而且，产妇家属应当适时帮助产妇活动身体，从而避免产后栓塞和褥疮的发生。

3讨论