档案管理思路精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理思路，期待它们能激发您的灵感。

篇1

艺术档案的规范化与精细化管理，离不开对高职院校艺术档案作用与价值的厘清。

（一）高职院校艺术档案的作用

高职院校艺术档案是学校在办学过程中形成的关于文化艺术工作历史发展的真实记录，是超越时空范围的历史遗产，见证了学校的教育、建设与发展，汇集了广大教师乃至学生的创造智慧，因而是一笔可贵的文化资源。高职院校艺术档案具有以下作用：一是文化传承作用。艺术档案是学校在长期的办学历史进程中，创造并留下的文化艺术遗产。有多少艺术档案就有多少艺术财富，就意味着有多少历史艺术遗产留给后人。我们文化艺术的繁荣，就要在文化传承的基础上不断推陈出新。二是学校艺术教育的重要资源。高职院校在进行艺术教学中，可以充分挖掘现有的艺术档案资料，作为教师教学、学生学习的参考资料。高职院校可以利用艺术档案编写校本教材、授课教案、教学大纲，对学生进行艺术辅导，利用艺术档案中丰富的声像资料进行观摩学习，作为示范教学都是不错的选择。三是利用学校的艺术档案服务社会。高职院校的重要职能之一就是为社会服务，为当地的经济发展服务。艺术档案服务社会是因艺术档案自身的特点所决定的。艺术档案具有形象性和公开性特征，艺术档案中的艺术作品是供人们欣赏、享受的精神食粮。高职院校可以利用艺术档案中的优秀作品面向社会展出，发挥其艺术审美作用，感化宣传作用，开阔群众的视野，促进社会的和谐。

（二）高职院校艺术档案的价值

高职院校艺术档案不同于学校其它的教学档案、科研档案、人事档案、学生档案等，它价值独有，并且随着时间的推移和历史的演进，艺术档案的价值将越发显现出来。第一，高职院校艺术档案具有重要的历史价值。不少高职院校近年来经历学校升格（从中专升格为高职高专）、搬迁新校区、学校合并等历史沿革，在校史编写中一些需要确认的史实资料可以从艺术档案中找到答案。高职院校把本单位的艺术档案收集、整理、保存起来将为学校未来事业的发展提供很多珍贵的，有参考价值的材料。第二，高职院校艺术档案具有重要的学术研究价值。艺术事业的繁荣和发展，决不能孤立地去进行研究，而是要结合着研究昨天、今天来研究明天。要研究，就必须要有历史的真实依据，那就是原有的档案和有关的素材。比如，在工艺美术职业院校，我们要研究各个工艺流派、美术大师的历史传承与发展成就，就需要广泛占有材料、分析材料，没有材料就很难研究——巧妇难为无米之炊。可以说，艺术档案对于艺术的发展，对学术研究具有重要的参考价值。第三，高职院校艺术档案具有很高的使用价值。学校的艺术档案可以为师生反复使用，而且频率很高。艺术档案是学校进行艺术研究、艺术教育的重要材料。艺术档案是学校师生进行艺术创作、艺术活动的总结。通过对一定时期的教师以及学生艺术创作、艺术活动有关材料的归档，可全面总结高职院校艺术创作的经验、及时收集创作素材。例如，艺术院系获奖的优秀的毕业设计，参加各级各类艺术竞赛的获奖作品，可作为后来者学习、研究的对象，同时也是他们进行艺术创作的源泉。实践证明，利用艺术档案，有案可查，许多问题迎刃而解，有利于拓宽学生创作的思路，提高艺术作品的质量。

二、高职院校艺术档案管理现状

（一）艺术档案建档意识不强

高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分，更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体，需要师生加强这方面的意识。高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案；学校组织各类文化节中产生的艺术档案；师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案的种类数量不少，但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视，学校档案管理人员一方面对艺术档案的产生情况不能有效掌握，另一方面未意识到艺术档案收集的重要性，认为《高等院校档案十大类实施办法》中未对该问题作具体要求，于是对高职艺术档案不重视收集，如在各类艺术比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的相关部门，未能及时完整地归档到档案馆室。

（二）机构制度方面不够完善

高校档案工作是高校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。少数高职院校对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够；个别高职院校没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。少数学校档案用房面积过小，基础设施陈旧简陋。个别学校档案馆安置在过渡用房，安全意识不强，必要的防护措施不到位，特别是临时存放档案的场所有着明显的安全隐患。在档案管理模式上，部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制，未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，特别艺术档案的管理更是薄弱，呈现随意化、无序化的状态，缺乏必要的制度管理保障。

（三）档案人员的素质亟待提升

提高高职院校艺术档案的管理水平，离不开档案人员的辛勤工作。档案工作机构的人员构成、个体素质如何，直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。只有综合素质高的人，才能胜任学校艺术档案的管理工作。近几年，高职教育事业跨越式发展，但却存在忽视档案建设的情况，学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。随着高职办学规模的扩大，各项工作内容与日俱增，但是，由于人们对学校档案工作的认识不足，高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。不是安排一些婆婆妈妈的人员，就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。现有的这些档案管理人员，来着不同的专业背景，有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机，五花八门，档案管理专业的却不多，这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作，只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。在这种情况下，高职院校的档案工作面貌可想而知。

三、高职院校艺术档案管理的对策与路径

提升高职院校艺术档案管理水平，需要从高职院校的组织管理机制、管理队伍建设、艺术档案的数字化建设、艺术档案的利用水平等路径着手，综合运用发挥合力方能有所建树。

（一）要切实加强领导

高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划，各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分，积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案，把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型，分别提出不同的量化指标和时限要求，进行分类指导。要保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。总而言之，高职院校各级领导的重视，是艺术档案能否顺利发展的关键。

（二）要加强队伍建设

艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设，努力解决艺术档案人员的实际困难，提升他们在学院偏低的待遇，解决他们晋升的渠道问题，提供必要的业务进修、外出参观学习的机会，从而稳定艺术档案工作队伍。要多层次、多门类加强业务培训，不断提高艺术档案人员素质和管理水平。艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构，又要具备良好的艺术素养。只有综合素质高的人，才能胜任高职院校的档案管理工作。档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平，充分发挥艺术档案作用的先决条件。概括地说，对艺术档案管理人员主要有以下要求：良好的政治素质、精湛的业务技能、良好的工作作风、高度的责任意识、良好的职业道德，较强的沟通能力。从加强团队建设的角度来说，还需要重视每一个档案工作人员的个体价值和主观自觉性行动。也就是要充分发挥和调动每一个人内在的积极因素，创造性地开展工作。对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位，落实职责，稽查考核，协调激励。学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，不断优化队伍结构，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展，为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。

（三）要加快艺术档案的数字化建设

艺术档案是对学校和社会有保存价值的各种文字、图片、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。要实现艺术档案的文化传承作用，必须加快艺术档案的数字化建设。通过艺术档案的数字化管理，让更多的学生走进网络平台，共享先进文化的魅力，从而全面提高学生的文化素养，促进校园文化建设。加强艺术档案的信息化和数字化管理，是艺术档案事业适应时展的需要。利用多媒体技术，实现艺术档案媒体的数字化。多媒体技术是一种交互性综合处理的计算机技术。根据艺术档案的多媒体特征，高职院校的档案馆可以充分运用多媒体技术中的音频信息处理技术、图像信息处理技术、视频信息处理技术、多媒体数据库技术和多媒体信息识别技术，结合数码相机、数码摄像机、数码扫描仪等数字化设备，通过对纸质档案、声像档案的扫描录入、数码处理、3D制作，将艺术档案媒体转化为电子代码储存、传输和处理，变成可视化、动态化、数字化的多媒体艺术档案信息资源。艺术档案管理软件的运用，实现艺术档案系统化的管理。软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新，还可以提高管理的效率，提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程，及时提供文化资源的信息。高职院校在选用档案系统管理软件时，必须结合自己的工作条件、环境和和技术保障等方面的考虑，以提高软件应用的实际效率。还要考虑档案管理软件的处理和储存多媒体艺术档案信息的能力。这样就可以直接在电脑上进行艺术档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计，简化传统的手工过程，提高科学化管理艺术档案的能力。利用多媒体光盘技术实现艺术档案数字化存储。由于艺术档案的信息量很大，图文声像并茂，这就需要功能全、密度高的大容量存储器。多媒体光盘技术采用激光介质作为高密度信息存储载体，具有记录信息量大，存储密度高，易于检索，便于拷贝复制，还原传输效果好等优点。利用这些大容量的可读写光盘贮存图像、声音、动画、视频等多媒体艺术信息，既能有效地节省档案库房的贮存空间，扩展存储能力，又便于保存、保管和借阅。

（四）要提高艺术档案的利用水平

篇2

（一）建档意识淡薄

很大一部分科技人员在实际工作中，由于对档案归档意识较差，对档案重视度不高，这就导致在档案收集和归档工作中存在许多不完善的地方，特别是对于相关的科研资料，由于不放心，所以不交给档案管理人员进行整理，不主动配合档案管理人员的工作，对档案管理工作的顺利开展带来了一定的难度。

（二）档案形成周期长，缺乏连续性和完整性

无论是哪一个行业的科研档案，由于受制于行业的特点，通常情况下科研工作周期相对都较长，这就导致工作中形成不同的载体的资料持续的时间也较长，再加之科研人员具有较强的流动性，这就导致科研档案资料往往较为分散，连续性和完整性较差。

（三）档案管理人员主动服务意识不强

长期以来档案管理工作都不受重视，这也导致当前档案管理人员待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏积极性，也不主动进行专业知识的学习，对工作缺乏热情，服务意识较差，不仅影响了档案工作的正常开展，而且不利于档案的开发利用。

（四）档案管理方式落后

随着社会的快速发展，档案的数量越来越大，但相对于档案管理方式和手段则仍处于较为落后的状态，档案检索水平较低，部分档案检索工作还采用手工方式来完成，不仅检查速度较慢，而且准确程度不高。档案信息化建设缺乏力度，由于投入不足，从而导致现代化的档案管理技术设备缺乏。

（五）编研工作开展不够

档案编研属于创造性的劳动，是档案服务的更高层次形式，直接关系到档案的开发和利用。目前我国多数单位在档案编研上还处于较低的水平，需要进一步对编研工作进行深度开发，以便于促进档案更好的利用。

二、科研档案规范化管理思路

（一）完善相关规章和制度

在档案法基础上，同时还要与本单位的实际情况有效结合，从而对档案管理制度进一步完善，使科技人员能够对档案有一个正确的了解和认识，明确档案形成的各种要求，这样就能够在科研过程中有意识对归档材料进行收集和整理，并对与要求相符的档案材料及时进行上缴，确保档案的完整性，也使案卷的质量能够得到保证。同时档案管理人员还要对科研材料的归档情况进行定期检查，及时对没有及时归档的材料进行提醒和督促，这样通过科研人员与档案管理人员的共同努力，有效的确保了科研档案的规范性、科学性和完整性。

（二）规范农业科研档案工作程序

（1）规范原始档案收集内容

在档案管理工作中，档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键。科研档案管理人员应根据科研档案的特点，归纳、总结原始档案收集内容，向科技人员发放“科研档案归档范围表”，要求课题研究人员严格按照要求执行，随时将他们在科研活动中的原始记录、进展情况、总结等材料按计划分阶段积累收集，并按规定及时整理移交档案室，以保证所收集到的原始档案材料统一、规范、标准、科学。

（2）规范档案整理方法

档案整理的基础工作包括的范围很广，从档案材料的鉴定、整理、分类、立卷到编目、检索、库房存放、保护等。这些基础工作是否扎实、规范，直接影响到科研档案的利用。档案管理工作者可根据各分支学科的不同特点，以及本单位研究机构的设置情况分门别类进行整理、立卷、登记、归档。这样便于查询者方便地找到所需的材料，也便于档案管理人员编辑加工，进行二次开发利用。

（3）规范档案开发利用方式

第一，编制各级各类目录，丰富检索手段

对于归档的材料要及时编制目录和全宗介绍，向本单位和外界报道介绍库藏情况，开展科技信息交流，或为实行科技成果的有偿转让编制成果简介、文摘等，引导人们索取科研档案的信息资源。

第二，通过口头或直观方式宣传报导科技成果

宣传方式多种多样，如利用课题申报、成果鉴定等活动作口头宣传；利用科技信息会宣传科技成果；举办科研档案展览，直接地展示科研档案信息或以复印件形式进行交流；出版一些科技成果方面的内部刊物；借助报刊、图书等出版刊物将档案转化成文章或其他形式加以发表，使农业科研成果、先进技术和管理经验传至全国各地。

第三，加强安全保密工作

科研档案的安全保密工作尤其重要，它不仅指实体的保存，更重要的是信息的安全。必须建立严格的保密制度，涉及一项科研成果的有关人员必须遵守、签定有关协议；档案应指定专人保管，控制使用权限，追踪档案利用情况等；秘密的科研档案要建立备考档案。

（三）加快推动管理方式现代化的实现

当前我国处于信息时代，档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，各单位都加快了档案信息化建设工作，相关科研单位在档案管理工作中已经建立了功能齐全的科研档案数据库，利用有效的方式来对科研档案进行永久记录和保存。同时也加快了科研档案有偿信息服务工作的开展。科研档案管理现代化的实现，要求档案管理人员要具有较高的专业技能和综合素质，能够熟悉掌握计算机相关知识，从而在实际工作中利用计算机进行快捷和高效的操作。

篇3

档案管理者必须正视档案管理体制创新的必然性，针对档案管理中存在的问题采取有效措施来加以改进。1.提高管理认识。强化档案管理工作和其他各个部门的积极配合，加大档案管理工作的宣传力度，强化信息资源意识，规范档案工作中的具体行为，加强对工作专业性质的认识，提高自身水平，对其进行不同类型的宣传，提高效果，可是试着采用多媒体技术对档案信息进行搜集、分析以及利用。档案管理要创新宣传形式，运用现代高科技制作以不同的载体形式和传播媒介向公众展示展览档案资源，突出专题和典型宣传。2.掌握相关档案管理知识。档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识，必须熟悉和掌握复印、缩微等现代化技术知识，不断适应档案工作发展的需要。档案管理工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作，它不能通过服务对象直接产生效益而取得经济效益。

二、风险应对策略

档案的原始性和文化传承性决定了档案信息安全管理的特殊性，要保障档案内容的长期性和持续性，就要充分认识风险，采取安全防范体系，增强对风险的抵抗能力。1.技术方面的风险管理，，需要从网络访问、信息传输、操作系统及其应用软件系统等各个方面加固网络访问控制，避免内网数据的流失，采用入侵检测技术动态监控网络，防治数据加密技术信息泄露，利用查杀技术防止系统文件遭破坏，防治规避设备故障风险等。2.管理方面的风险管理。建立治理措施，制定安全操作规程，推行各类档案信息的组织、保存和管理策略，按照使用要求采取分级存储策略进行管理，采取制作纸质拷贝的方式实施格式转换以及版本跟踪管理，定期轮换岗位和降低单人集中管理之安全风险。3.技术和管理的动态监控管理。按照档案管理制度、标准规范不断修订、改进和完善管理制度，在充分了解技术防护产品和使用方法的基础上，实施安全管理手段加以实施落实。建立监督执行体系。化过程跟踪与控制，确保档案管理措施的落实到位，实现信息化工作的总体要求,，通过过程跟踪、分析和管理，确保各项措施标准规范的完善与升级扩展。

三、档案管理实现信息化

1.建立档案信息自动化系统的管理体制。信息自动化是档案管理系统的建设目标，要把高度集中管理和方便使用相结合。重点解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范硬软件的选用，把各个层次档案信息自动化系统实行集中统一管理，不避免自建系统，造成信息分割和资源浪费，组建一个规范化的“档案信息系统”，建立集中统一管理下的分散式系统。2.资源的有效化利用。档案信息化管理就是为了提高档案资源的有效利用率，扩展利用空间。因此在档案管理上要密切注意优化使用程序，提高资源的使用率，对于档案资源的扫描以及整理环节一定要注意资源的准确性，资源信息化系统建设之前要固定人员，在信息的录入过程中监督人员应履行相应的职责，同时仍需要大量人力物力的投入，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门的部门开展档案的更新工作3.建立档案管理信息化的管理系统。随着现代多媒体技术以及互联网的广泛应用，充分利用现代信息的手段，推进信息化进程，不断顺应信息时展的客观要求。确立一个总体规划，然后逐步实现档案管理在信息搜索。

四、档案管理要实现高利用率

随着网络技术的快速发展，利用计算机进行档案管理工作已经是大势所趋。不但可以提高管理工作的效率和准确性吗，还可以增强档案管理的适用性和兼容性，实现了完成档案的自动化、电子化。1.充分利用现代网络优势，扩大档案辐射层面。调动职能部门、社会团体形成自觉支持档案管理工作的风气。提高对档案功能的认识。以多元化的活动积淀下来的历史印记，有效促进档案文化传播、发展以及创新的发展，满足社会文化建设日益增长的档案利用需求。2.加快档案数字化建设，推进现代化管理。档案信息数字化是推进档案现代化管理的基础，档案管理技术要与社会先进水平同步。进行档案信息的现代化管理，不断提升服务能力。利用网络的可共享资源，可供人们在与局域网联通的计算机检索查阅，如果基本具备档案信息数字化的客观物质条件，不需另行大的投入，只需档案信息的数字化加工。可以大量存储、管理、利用数字化档案资源，提高档案服务水平，实现资源优势共享。

五、加强档案管理工作建设

篇4

随着社会主义市场经济的发展、社会需求的增加和我国医疗卫生事业的不断改革发展，医疗卫生机制的改革及社会医疗保险制度改革的不断深入，医院的各项工作在不断地发展完善，大量的高科技信息技术涌入到医院档案管理程序中。医院档案记载着医院各项业务活动中的点滴经验和教训，对今后的医学科研、教学以及医院的管理等方面都起着重要的参考作用[1]。由于传统的档案管理模式阻碍了档案工作的发展，医院档案管理如何为医务人员提供准确、及时的信息资源，才能促进医院档案事业的发展。

1 传统医院档案管理中存在的弊端

针对部分医院只重视提高医护人员的医疗技术水平，改善就医环境，而对档案管理工作不够重视，我国卫生部结合调研分析的实际情况，为了加强档案的管理，于1991年颁布了《医学卫生档案管理暂行办法》，明确提出各级医药卫生部门要建立综合档案工作机构，理顺档案管理体制，本部门负责本单位的档案工作和统一管理形成的全部档案。结合我们医院存在的实际情况，传统医院在既往档案管理中存在者以下几个方面的不足。

1.1 各级医院均存在档案管理意识淡薄现象，且既往档案的利用率不高 档案信息资源既涉及到医院在各个阶段纵向发展的全貌，又关系到人民群众的健康变化和医学科学的持续发展，所以，档案管理是医院管理的重要组成部分之一，其有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但目前相当一部分医院尤其是基层医院由于各种客观及主观原因对档案管理意识淡薄。医院的各级领导阶层，只重视医院的建设及发展，而忽视档案的管理及有效利用，普遍存在忽视档案管理的意识，认为档案工作可有可无，无足轻重，使档案信息资源的有效利用十分溃乏，这就必然导致不能充分开发和有效利用现有的档案信息资源的使用价值，进一步造成目前医院对档案信息资源开发利用缺乏，使信息资源闲置，对其利用率不高的结果。

1.2 大部分医院缺乏健全的档案管理制度 档案管理和其它管理一样，要规范管理，有章可寻，有据可查，责任到人。所以，要制定一项专门的管理制度来管理医院档案。根据我国卫生部的要求及督促部署，目前，在我国医院的各级档案管理工作中，各级医院都根据自身的条件制定了适用于自己的、较为健全的档案管理制度，同时，明确了各级各类人员的工作职责。然而缺乏一个统一的建档管理制度模式，缺乏涉及档案管理的具体制度、职责，一些相关的检查制度和考核办法亦不完善，缺乏标准。

1.3 档案管理水平落后，应用现代化网络管理手段不高 随着现代科学技术的突飞猛进，在医院的各项管理工作中，计算机及网络技术得到广泛的应用。但目前我国大部分医院对其档案管理当中，没有充分应用现代化的计算机网络技术，而是应用手工收集、手工检索档案资料，进一步导致了档案管理工作的落后、准确率低、差错频繁。

1.4 档案管理专业人员素质较低 档案管理人员的综合素质进一步影响着档案管理的进步。目前，在我国档案管理专业队伍人员中，均普遍存在专业素质低、理论水平不高、文化程度低等各方面的滞后因素，更与社会飞速发展的客观需求不相适应。例如档案专业人员较少，缺乏档案专业方面知识的培训，缺乏现代科学管理知识、档案管理意识淡薄等等。长期以来，不少医院的档案工作由非专业人员代替、兼管，且频繁调岗，有些单位甚至一人兼职搞档案管理工作，导致了档案管理人员缺乏充沛的精力和足够的时间及专业的知识做好档案工作，进一步造成档案工作人员工作被动，责任心不强、管理混乱。

2 提出医院档案管理发展的新思路

传统医院档案管理中存在的许多弊端，阻碍了医院的全面发展。随着医院医疗卫生体制改革的不断深入，医院档案管理工作只有不断发展，才能适应社会的发展，更好地推动社会健康发展[2]。

2.1 增强医院档案管理意识，加强医院的领导 医院档案管理工作是医院管理的重要组成部分之一，必须坚持“以人为先”的服务理念，这就要求医院各级领导摆正档案管理工作在医院管理工作中的位置，把档案管理工作与医院的全面发展建设及社会的发展紧密地结合起来，坚决克服档案管理工作中档案工作无足轻重的错误思想，全面重视医院档案管理，进一步提高档案管理部门在医院管理中的地位，使档案管理工作为医院创造良好的社会效益和经济效益，推动医院的发展。

2.2 建立健全科学的档案管理体系 建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理工作的关键。从而做到有据可寻、有章可查，执行有制度，考核有标准。随着现代科学技术的进步，档案管理水平亦需不断地更新和提高。同步考核医院的档案管理工作、医疗业务，只有使它们均同步完善，同步发展，才能共同推进医院整体工作的顺利发展。

2.3 应用现代化的档案管理工具，提高档案资源利用率 随着社会的发展，档案管理亦进入网络化、信息化的管理时代，应用现代化网络工具进行信息检索，是开发档案信息资源的手段，检索工具越科学，检索时间越短，检索的准确率、全面率就越高，检索信息越深越广，档案的利用价值越高，才能逐步解决档案管理工作的落后问题，才能适应医院现代化管理的需要。

2.4 提高档案管理人员的素质 医院的档案管理与医院的医疗、科研、教学紧密相连。档案管理人员要树立正确的理想和坚定的信念；要具有高尚的道德，强烈的事业心，高度的责任感。为适应档案管理工作的信息化、智能化、社会化的要求，这就要求档案管理人员应一专多能，是多元化知识型的人才，除掌握计算机及网络技术以外，还应掌握外语知识，并掌握医疗、护理、医院管理工作等各方面的知识，并应用这些技术分析、总结档案信息，同时档案管理人员要认真执行《查阅档案保密规定》，严格遵守保密工作制度[3]。

2.5 根据档案种类调整档案范围为用户提供多层次的服务医院档案管理涉及医院工作的各个方面，电子文件、电子病历、网络传递、远程会诊等电子档案为档案管理中不可忽视的部分，所以，应根据档案种类调整档案范围，只有门类齐全、结构合理的档案管理资源，才能满足利用者的各种信息需求。档案部门应从不同角度、不同层次给用户提供全方位的服务，同时，尽量减小档案价值实现过程中的不利影响，有针对性地开发利用档案信息资源，才能满足社会和医院发展的需求。

参考文献

[1] 刘爱民.病案信息学[M].北京：人民卫生出版社，2009.3.

篇5

关键词：公路部门；档案管理；管理制度；管理手段；人员培训

当前，我国公路建设工作不断深入开展，档案管理工作在公路建设中的重要性也日益凸显，为此，公路部门需要认清档案管理工作的重要意义，并且不断开拓创新，扩展思路，做好档案管理工作。

1 公路部门档案管理的重要意义

公路部门的档案管理工作并非可有可无，而是公路工程质量的评价依据，是各级公路管理状况的客观反映，是公路建设存在问题的客观反映，因此其对于公路建设来说具有十分重要的意义。

1.1 档案是公路工程质量的评价依据

公路建设过程中，每一项施工的文件与技术资料都会入档，这些档案资料是公路的工程质量评价依据，对于工程的开展与后期的维护、扩建等环节都具有重要的作用。

1.2 档案是各级公路管理状况的客观反映

在公路建设过程中，相关施工与管理部门的勘测与设计、施工与建设、养护等活动都需要记入档案，很多工程资料、图表、图纸甚至照片等相关材料都需要详细地记录在档案中，从而反应各级公路的管理状况，真实记录和客观反映工程的施工进程。

1.3 档案是公路建设存在问题的客观反映

在公路建设过程中，无论是在管理层面，还是在施工层面，都有可能存在着一些客观的问题，这些问题需要经过档案的详细、客观地记录和反映，以便寻求解决策略，提供借鉴与参考。

当然，档案管理对于公路部门并非仅有以上几点意义，还存在着很多方面的意义，在此不再赘述。

2 公路部门档案管理的创新思路

要创新思路，就需要从当前档案管理的短板入手，就必须在管理制度方面、管理手段方面和人员培训方面不断开拓创新，以形成比较完整、立体、系统的创新思路。

2.1 管理制度方面的创新

档案管理，制度先行。由于时展，信息技术不断普及，公路部门的档案管理制度也应该相应地进行创新。一方面，应该遵循我国《档案法》等法律法规和有关公路档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。另一方面，要不断引进新的、先进的档案管理软件，为电子档案的管理制定标准，并且据此制定一套更符合工作实际的档案管理制度，逐渐完善档案管理机制，使公路建设档案管理呈现新的气象。

2.2 管理手段方面的创新

随着时代的发展变化，公路档案管理的手段已经跟不上现有的形势，需要加以创新和改变。

首先，必须做到清晰界定岗位责任。具体而言，公路部门应当制定出台档案管理细则，确定档案工作分管领导，清晰划定权责，坚持把档案管理工作与各项业务工作、综合工作同安排、同部署、同检查、同考核。创设规范化的档案管理系统，遴选契合档案管理工作实际的工作人员。

其次，必须清晰界定档案管理工作业务流程。具体而言，公路部门内部每个部门的兼职档案管理人员应当注重对需要归档的相关资料的及时收集，其后应当及时向档案管理部门进行档案移交，从而确保档案及时归档。

再次，必须依托现代信息技术实现档案资源的高效管理。具体而言，公路部门应当依托现代化信息技术，改变传统归档、建档工作模式，妥善做好电子文件归档保存工作，严格执行纸质文档和电子文档“双轨制”管理规定，实施同步管理。切实发挥档案信息资源的利用价值，使档案信息资源能够为路政工作提供足够的信息支持，进而确保路政工作迈上新的

台阶。

最后，必须注重档案管理工作的常规检查。具体而言，公路部门应当依托常规检查机制的建立，使单位的档案管理工作保持良性发展态势，切实敦促档案管理人员提升自身服务意识，增强岗位职责。对保密文件和重要文件资料及时归档，一般性文件分时段整理归档，所有文件年底统一清理归档，确保档案资料收集齐全、分类有序。

此外，必须注重提升档案管理部门的工作效率。先前的档案资源利用多借助人工检索模式完成，此种方式无疑会大幅度降低档案信息资源的利用效度。有鉴于此，通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。公路部门藉此能够实现对现有档案信息资源的最大程度利用，同时确保了单位各部门能够借助现代化的办公软件实现对档案信息资源的高效利用，进而全面提升工作效率。

通过办公软件的使用，使得相关部门基于工作需要而进行档案信息资源利用时，档案管理工作人员能够借助现代化办公软件对相关档案信息资源进行高速查找并发送给相关部门供其利用。同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。通过前述方式，有效地避免了以往纸质档案在利用过程中出现人为损毁现象的

发生。

3.人员培训方面的创新

现今，公路档案管理工作对于档案管理工作人员提出了新的要求，比如一些档案的业务知识方面有了很多的更新，信息化也为档案管理带来了众多改变，尤其是计算机技术和网络技术更是越来越普及，此外档案管理人员的服务意R也要有所增强。为此，公路部门需要加强人员的培训，建立高素质人才队伍。具体来说，需要做到以下几点：

一是注重专业学习，提高业务素质。公路部门应当为档案管理人员组织专题培训，以便切实提升档案管理工作人员的理论知识水平，帮助档案管理工作人员掌握最新的档案管理工作理念，具备全新的档案管理服务技能；定期组织部门负责人、站专职档案员、部门兼职档案员进行学习培训，提高其管理档案的能力；组织档案管理人员系统地学习档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质；务必使档案管理工作人员注重在实践中不断提升自身业务能力，勤勉尽职。

二是应当培养档案管理工作人员的服务意识。在档案利用工作中，档案人员应树立吃苦耐劳、任劳任怨的服务意识，自觉地将枯燥的工作贯穿于服务单位乃至服务社会的大目标中。

除此之外，公路部门在档案管理过程中，还应该做许多工作，归结起来无外乎开拓创新，在每一个环节都搞好创新，搞活档案管理工作，只有如此才能真正促进公路部门的建设发展。

3 结语

以上，我们对公路部门档案管理工作的重要意义展开了论述，并就其档案管理创新思路展开了研究。公路部门的档案管理工作任重道远，管理人员和相关部门应该认清形势，开拓创新，使档案管理工作更上一层楼。

参考文献

[1]郑美娟.高速公路科技档案管理存在的主要问题和对策[J].西部交通科技，2013（05）.

[2]林静.高速公路档案管理探究[J].办公室业务，2012（11）.

篇6

关键词 信息化时代 档案管理 新思路

中图分类号：G271 文献标识码：A

如今，我国的国民经济发展脚步越来越快，随着计划生育对人口的逐渐控制，我国社会逐渐体现出一定的老龄化现象，在此基础上，老年退休人群逐渐壮大，通常一个县级单位所管理的退休人员往往就可达数万人，因此档案管理工作是否科学有效就决定了对档案的被管理群体工作是否能够做到科学、细致与完善。随着科学技术的不断进步和时代的不断发展，档案的管理工作也应当在传统的基础上有所推进，尤其是科学技术的应用极大地推动了各行各业的工作效率，信息化时代的档案管理工作也应当吸取这样的优秀资源，帮助自身的工作快速成长。

一、信息化技术对档案管理工作的优势

首先信息化技术能够提高档案管理的工作效率。以笔者所在的通化市退休人员档案管理中心，其面对的管理对象通常都是以万为计数的，传统的企事业小单位的退休群体并不庞大，因此没有信息化的帮助也可以完成档案管理工作，但是在市级的单位来说，这样的工作往往复杂得多。利用信息化设备，档案管理部门可以有效提高工作效率，为退休人员快速提供查询、咨询、资金等多方面服务。

其次，信息化技术可以帮助档案管理单位提高对陈旧档案的管理效率。由于笔者所在的单位为针对退休人员的档案管理中心，其面对的常常是退休人员在过去工作期间所留下的学习、考察、培训、评比等多方面的资料与数据，甚至还有组织关系、业务考评、个人经历等众多的文字材料，这对于管理退休人员是十分重要的，在众多的手续办理中具有十分重大的意义。在我国逐步体现老龄化现象的社会中，众多经济制度与单位性质的转移更改给档案管理带来了众多的挑战，传统的纸质资料很容易受到库房空间、纸页老化等影响，加上人工查询的不变，管理工作变得非常繁重，加入信息化的设备与技术，管理单位可以传统资料进行真空、数字化等现代化处理，提高保存的效率和质量，还可以极大地方便查询和调用。

最后，信息化技术可以帮助档案管理人员对各类退休人员的服务质量，在退休人员的养老金领取、养老金资金保障上总是需要进行大量的安全防范工作，甚至还需要每年为退休人员办理资格的认证，这样的一系列保障工作都是耗时耗力的，有了完善的信息化档案管理方案，就可以节省众多的人力资源，通过对退休人员进行个人详细资料的采集就可以建立特定的数据库，便于管理人员进行查询和资料修改工作，甚至还可以加入质问、视频等更加先进的信息采集手段，全面保证个人信息的详细与安全，还可以帮助行动不便的老人进行远程认证等便捷的管理方案，全面提升档案管理的服务质量。

二、信息化时代的档案管理新思路

与传统的档案管理方式相比，信息化时代的管理途径需要在思想和内容上进行全方面的创新，不仅在人员的素质上需要摒弃一些落后的理念，也需要在信息化的技术手段上不断进行学习更新，以优良的姿态和水平迎接信息化档案管理时代的到来。

（一）变管理为服务。

传统意义上的档案管理只是单纯的管理性工作，而不是服务性的工作，但是在信息化的今天，各种信息的共享与传递几乎都是瞬间完成，因此人们对于渴求度与便捷度要求越来越高，这就需要档案管理部门从自身出发，将传统的管理工作转变性质，将工作更多地转化为对客户的服务。利用信息化的优势更好地为客户提供更加丰富的服务档案，尽可能地利用好对象的个人信息与数据资料，根据其特殊性来确定对象的服务档案，目前人们对与资料与信息的要求越来也多，种类也越来越丰富，在信息获取的速度上更是有较高的要求，因此档案管理单位更需要将这类服务进行拓宽和提高，让管理服务朝着丰富化与社会化的方向前进。

（二）变被动为主动。

传统的档案管理都是面对枯燥的材料，如今的服务对象更多的是退休人员，提升服务的质量就需要将被动的管理与需求满足型工作转变为主动型的服务，例如将客户更新后的信息进行自动上传和修改，在信息需要更新时主动进行提示。另外档案管理单位还需要将服务延伸到对象的个人环境中，让客户能够不出家门就可以享受到便捷的档案管理服务，例如提供在线的数据库查询，个人信息的上传与修改，还有多种个性化的咨询与建议平台，这样就可以让客户主动享受到便捷的档案管理服务。

（三）变实体为虚拟。

目前信息化时代的档案资料管理并不再需要传统意义上大量的纸质材料，而是逐渐转变为无纸化的采集与操作，并且根据客户与管理的需求，个人资料的种类和方式也在不断丰富，在对退休人员进行档案管理的过程中，工作人员需要将传统的实体资料通过数据采集的方式逐渐变为虚拟的信息化资料形式，同时在对信息的分类上也可以摆脱传统的书架等实体方式，转为先进的计算机软件与数据库系统，不仅便捷而且非常科学。还有在对资源的上也可以改变传统的公众实体资料查阅方式，而是采用网络化信息的方式，将在线传输、检索等方式利用起来，实现公众对重要信息的共享，真正将档案工作做到信息化、网络化共享。

三、总结

总的来说，信息化时代给档案管理工作带来了众多的生机与新思路，信息化的资源在为人们提供众多便捷的同时也带来了大量的信息需求，将档案管理工作逐渐步入信息化的时代不仅需要在软硬件上进行更新，还需要管理人员的思想不断与时俱进，开发出更加符合时代需要的管理服务，为国家和社会提供更加科学高效的管理服务资源。

（作者：吉林省通化市离退休人员档案管理中心，研究方向：离退休人员档案管理）

参考文献：

[1]陈存金.探析新时期档案管理的新思路[J].南京：金陵望（教育），2011（6）：37.

[2]张鑫.刍议网络环境下事业单位档案管理新思路[J].长春：才智，2011（35）：345.

[3]王慧.浅谈信息时代档案管理的创新[J].北京：中国科技纵横，2011（7）：115.

篇7

【关键词】事业单位；档案管理；创新思路

1.引言

在事业单位内部管理工作开展的过程中，档案管理工作占据着重要的地位，是事业单位内部管理工作的重点。随着我国社会经济不断发展，事业单位面临着新的发展需求和挑战。档案管理工作的开展必须要保证具有足够的真实性、科学性、客观性与可靠性，并且多个部门需要积极的协调和配合，确保档案信息的整体质量。档案管理工作的有效开展，也可以为事业单位的管理决策提供科学的依据，有利于对于发展中的一系列问题进行分析和解决。

2.事业单位档案管理工作中存在的不足

第一，对档案管理工作缺乏足够的重视。部分事业单位在开展内部管理工作中，对于档案管理缺乏足够的认识，相对于行政工作来说，档案管理工作的开展上过于放松。与经济业务不同的是，档案管理工作虽然不能产生直接经济效益，但是其却是事业单位发展的必要保障和重要动力来源。这种思想意识上的不重视，导致了档案管理工作的开展中缺乏足够的支持和监管，档案管理工作质量和效果难以得到很好的保障。第二，档案管理的条件十分有限。档案管理工作的开展具有一定的系统性，并且是一个规模较大、耗时较长的长期性工作，对于相关基础设施的需求较高，管理工作的开展难度较大，需要一个完备的基础设施作为支持和保障。但是，部分事业单位的档案管理条件较为有限，相关投入不足，不具备完善的档案管理条件，档案管理过程较为混乱，经常出现档案资料的损坏和丢失，这对于档案管理工作的开展来说是非常不利的。另外，由于相关投入不足，也导致了档案管理信息化建设工作的开展受到一系列的阻碍和制约。第三，档案管理人员综合素质水平不足。事业单位的档案管理工作囊括了多方面的内容，其对于管理者自身的管理水平有着很高的要求。一部分基层事业单位档案管理队伍普遍缺乏高素质的专业档案管理人员，现有任职工作人员部分从其他科室或部门抽调任职，或是未经正规业务技能培训，对档案管理工作流程不熟悉，对相关法律法规了解有限，并且部分档案管理人员是身兼多职，档案管理工作的开展缺乏一个良好的人力资源基础保障。

3.事业单位档案管理的创新思路

第一，提高对档案管理工作的重视程度。事业单位管理者要对档案管理工作的重要性予以正确的认识，对于档案管理工作的开展需求进行持续的满足和配合。只有从思想意识角度，提高对档案管理工作的认识程度，档案管理工作的开展效果才能得到最大化的保障。在档案管理工作开展的过程中，有关管理领导要强化自身的使命感和责任感，从社会发展和经济建设的角度，积极地对国家的政策方针进行学习，对档案管理工作的落实进行监管和引导，提高自身的服务意识，让档案管理工作的开展更加主动、高效。另外，事业单位管理者也要积极做好宣传推广工作，以多种不同的渠道来对档案管理工作的开展进行推广，让不同的干部和基层群众对档案管理工作的认知更加深入。第二，对档案管理机制进行完善。档案管理工作的开展是为了提高档案资源的利用效率和管理的科学性，让档案管理工作的效用得到更好的发挥，促进事业单位更加持续、稳定、健康的发展。针对档案管理工作的具体需求和情况，需要对档案管理工作的有关机制进行更新和调整。在相关机制完善的过程中，要结合档案管理工作的职责和需求，对不同岗位的档案管理人员的工作任务、职能以及范围进行明确，并严格落实岗位责任制度。第三，加强投入建设，为档案管理工作的开展做好铺垫和执行。档案管理工作的开展要对相关机制进行不断的完善，针对档案管理工作的具体情况，加强相关的投入，并对工作的机制进行科学的更新调整，结合实际情况和档案管理工作的需求，对档案基础设施进行相应的完善。在现代社会信息技术不断发展的形势下，档案管理工作的开展也要积极推进信息化建设工作，将档案管理工作中的收集、归档、查阅、保管等环节实现信息化管理，从而让档案信息资源的利用效率得到更好的提高。第四，加强对专业人才的培养，提高档案管理队伍的综合素质。事业单位档案管理工作的开展，需要一支高水平的档案管理队伍来执行和落实。针对当前事业单位内部档案管理人员自身素质水平不足的问题，事业单位内部要定期组织相关培训学习活动，提高在岗人员的专业知识技能水平，并且通过交流，提高管理人员的创新学习意识，更好的汲取先进的管理经验，对于国内外先进的管理理论和技能进行全面的了解和掌握，从而更好地提高档案管理工作的开展效果，更加有效地应对新时期单调的管理工作的挑战。与此同时，在人员管理上，也要做好相关的思想道德建设工作，提高管理队伍的思想觉悟水平，积极的组织学习国家法律法规，端正管理人员的工作态度。在人才引进上，要进行严格的筛选，在确保专业素质的基础上，也要重视对管理人员思想觉悟方面的考核，为管理队伍补充新鲜血液。

结束语

总而言之，我国事业单位档案管理工作的开展中，很多问题是客观存在的。在快速发展的经济体系下，事业单位的档案管理工作需要与时俱进地创新和改进，对于既有问题进行针对性的解决，更好地将档案管理工作的效能进行充分的发挥，促进事业单位的健康发展。

参考文献：

[1]陈萍.新时期事业单位档案管理创新分析[J].广东科技,2013(12).

篇8

【关键词】档案的分类；改革制度；创新与完善

档案是每一个从业人员的各种综合能力和人品的体现，在一个人的职业生涯中占有很重要的位置。而新时期的档案管理，能够分析职位价值，划定职位边界，分析职位如何为组织创造价值，实现整体目标。明确其在现阶段是组织哪部分的构成单元，进行综合评定确定组织的战略、目标和计划。

1.新时期档案数据库的建设

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类。对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。在档案信息管理的范畴内，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案就要采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

但逻辑分类法在新时期档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。

2.撇弃传统的档案管理方法

长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。随着科学技术日新月异地发展，信息技术在档案工作中不断地更新与发展，档案专业人员的专业素质也应及时地改进与提高，还应加强档案专业人员科学研究工作，提高其创新能力，树立高素质档案专业人员新形象。

3.建立新型档案管理制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。当新型载体档案出现时，整个档案界显得有些措手不及。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与确定。

4.完整与安全的保管档案

无论是纸质档案还是电子档案，都是以一定的物质形态存在的，需要具备相应的保管条件和设施维护其完整与安全。纸质档案是以案卷作为最小的保管单位，构成其基本保管条件有卷皮、卷盒、档案装具、库房，以及档案保管的技术设备，由于纸质档案存储信息量小，形成的案卷较多，随着时间的推移，纸质档案会日益增多，这无疑会给库房增添压力，在目前档案库房紧张的情况下，这无疑是无法克服的矛盾。

5.对档案管理体系要进行创新

要想建立一个完善的档案管理体系，我们就要进行创新，同时这就与电子化、信息化、科学化分不开。目前在我国，电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。新时期的档案数据库在电子文件管理环境中能够更好地发挥作用，这与电子文件管理理论是分不开的。

由于电子档案形成与存储介质的特殊性，其管理方法和具体的管理环节上也相应有所改变。电子的档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别。

6.新时期档案管理中的人事档案管理

国家人力资源和社会保障部体系中，人事档案管理是重要的一项环节，无论国家还是地方，各地大小企业中都需要人事部门进行档案管理，对整个组织的管理系统进行整理。人事档案管理属于新时期档案管理体系中的分支，人事档案管理不仅随时跟踪人事信息的扩增，也随时跟进人事执行和调动或被裁员。体现个体或群体的工作表现、直接成果和最终效益。测量出组织的多样性和动态性。这种定期化和制度化的原则全面考评个人的素质与能力，这种连续的管理过程为各个组织或企业提供了非常方便的有效信息。不仅对企业有帮助，对个人的职业发展也提供了便利，现今很多猎头公司专门通过人事档案的调查进行选拔人才，使适当的人才为企业谋利。通过人事档案管理，可以了解到员工的工作任务、职责、职权和职务。说明人事档案管理对组织个人以及社会都起到极为重要的作用。提高人事管理档案的方法能够有效地改善管理方面的不足，在档案管理方面进行更革新式的创造是非常必要的，人事档案管理每时每刻都在有大量数据更新，如果有很好的档案管理体系能够随时跟上组织制度，这对企业无疑是有非常大的益处的。人力资源部门也会根据岗位在组织内的相对价值对员工支付薪酬，在量化其考核时，需要标准的人事档案信息，通过绩效目标来导向员工行为，降低管理成本和提高产出，使员工和企业利益均沾，共担风险。

7.档案管理理论的更新与完善

新信息技术在档案工作中的应用与发展，给档案工作带来新的生机和活力，同时也给档案管理提出新的思考。我们可以形成这样的共识：现代信息技术的发展，新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案，这是未来档案管理工作发展的基本趋向，但电子档案还没有完全克服其自身缺陷，当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。在这个时期里，如何处理，协调好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史职责。

8.结语

在企业当中，我们为了能够清楚的看到所贡献的价值，就不得不进行档案管理。在本文中，对于新时期的档案管理，我们进行了系统的分析，比如档案数据库的建设、档案管理的新制度、档案管理设施的改进与完善等，通过对新时期档案管理的创新与改进，使我们能够更加明确组织的目标，更好更快的发展下去。

【参考文献】

篇9

1.档案信息化和电子校务的发展脱节。从上世纪开始，计算机已经开始在我国得到广泛的应用，各卫校也开始逐步的将计算机技术与自身的需求结合起来，开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同，其所建立的信息系统也不相同。这也就造成了多类信息共同发挥作用的局面。许多卫校也建立了网络版的档案管理系统，但是，不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调，也就形成了信息沟通不畅，甚至是无法沟通的窘迫现状，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以怎样实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合，以求达到信息的互通有无是许多卫校所面临的一个巨大挑战。

2.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现校务的公开，快速便捷的查询各种所需的档案信息，这就要求对电子档案有更高的管理水平。一般情况下，档案的信息化内容可以分为两个层次，档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多卫校的电子档案只是停留在目录信息的数字化，只是简单的将档案的目录输入电脑中，只能实现简单的目录查询，这种状况无疑影响了整个学校信息化的过程。

3.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，有效提高了学校档案部门的工作效率，但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵，都在威胁着电子档案的安全。这须引起各个卫校的注意，在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全，一旦大量的档案的流失，造成的损失将无法挽回。

二、卫校电子档案管理的发展策略

电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求，这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。

1.加强信息资源共享。电子档案的数据来自于不同的业务系统，内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中，校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前，卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系，以此来健全各种档案服务系统，从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下，实现档案的统一化管理，可以有效地提高学校教职工的工作效率。

2.加强档案信息化建设。在现阶段，各个卫校的档案中，只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式，大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化，可以进一步实现对卫校档案的管理，还可以提高档案服务的深度，这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多，不同类型的档案的信息价值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高，这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题，学校应该有所选择，尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化，再逐步普及到全校，进而建立高质量的数据库。

篇10

关键词：医院；档案管理；“互联网+”

2016年4月19日，在北京召开网络安全和信息化工作座谈会并发表重要讲话，进一步强调了我国网络事业的发展，与经济社会发展趋势要相适应。“互联网+”作为当今时代社会发展的一种潮流，提出了“互联网民意、互联网监督、互联网执政、互联网开放”的4个新理念。随着中国互联网事业的蓬勃发展，“互联网+”视域下对医院档案的信息化管理应运而生。主要是通过网络通信技术、计算机等手段，将不同区域有利用价值的文书档案资料进行数字化处理，从而使医院档案的管理更加完善。

1 当前医院进行网络化档案管理存在的问题

1.1 基础设施未达要求

医院档案的网络化管理对计算机及软件的要求较为严格，然而许多医院档案室的硬件设施不能达到相应标准，普遍存在着对医院档案进行网络化管理的相关基础设施缺乏的问题。没有足够的设备，就不能够使管理工作收到预想的成效，相关的设备也是实现医院档案网络化管理必不可少的条件，也是基础条件。

1.2 管理人员缺乏专业素质

尽管网络化管理基础设备已经完善，但是如果没有找到能够管理这些设备的专业人员，也是绝对不可以的，专业人员对档案管理重要技术内容起到了决定作用，他们代表了医院的软实力。随着当前信息技术的不断发展，医院进行网络化档案管理的改革也是势在必行的，基于此，培养一批专业素养的人才也是十分必要的。但是许多医院在这方面并没有真正做到，管理人员缺乏专业素质，是当前医院进行网络化管理面临的又一问题。

1.3 医院对档案的管理缺乏明确分级范围

对档案管理是一个繁杂而综合的工作，这就要求相关的管理人员把不同档案分级分类别进行严格管理。通常医院在管理档案时对各种检查影像及医疗文书档案没有进行相应管理，而仅仅对基建档案、科技档案、文书档案、设备档案、财务档案、医德档案进行了相应的管理。而且由于医院并没有将管理档案纳入综合管理考核之中，这就使得相关的管理人员在进行档案管理时，没有尽到自己的管理职责，对于那些纳入管理范围的档案都没有给予良好的管理，这就造成了医院档案网络化管理工作的困难。

1.4 医院自上而下对档案管理工作表现为不重视

医院领导及档案管理人员对档案管理工作的不负责任、不重视，使得医院档案管理的工作处于一种混乱的状态，为医院档案的管理工作增加了困难。

1.5 信息化程度较低

由于我国医院档案管理工作缺乏整体、系统的规划，相关工作人员对资料收集不完整，信息更新不及时、不准确，这些都导致了医院档案管理信息的紊乱。

2 医院档案管理新思路

2.1“互联网+相关信息化管理制度”

良好的制度建设，包括收集、归档、利用和保管四种制度，可以为医院档案的信息化管理提供良好条件。对此，医院首先应该建立规范的医院档案网络化管理制度并将其纳入到医院绩效考核中去，使得管理人员的积极性得以调动。增强医院档案网络化管理的质量也是医院科研、教学的需要，使档案能够充分利用和共享，所以，医院对档案进行网络化管理时，在软硬件方面应该有更大投入，比如为医院配置适合其发展的软硬件设备，安装质量高、性能好的网络软件，使医院档案的网络化管理工作能够正常有序的运行，朝着科学化、规范化方向迈进。

2.2“互联网+医院档案的管理”

医院档案不仅有来自各个科室的，也有来自上级各主管部门的，因而多类别、信息量大。从医院的长远发展来说，医院应明确对档案进行网络化管理的职责及要求，并建立健全的综合档案室、医院、科室的网络管理机制，这样的管理模式更利于各相关部门档案管理的工作，实现统一领导、操作和保管，一定程度上，使电子档案的保管更加安全、规范和完整，有利于实现网络多元化信息资源共享。

2.3“互联网+管理人员的培训”

医院只是拥有良好的计算机网络管理硬件，而没有相关的人员来进行使用和操作，也不能真正实现医院档案的网络化管理。针对当前相关人员对计算机网络应用技术的缺乏，相关管理员档案的人员不仅应当对相关知识能够很好掌握，还应该能了解医疗活动规律、掌握医院管理、熟悉医疗工作的流程、网络安全及对信息技术良好应用。特别是对医疗过程中应用到的信息化医疗管理、技术手段、设备、网络安全管理等相关技术更为熟知。管理人员只有在不断更新自己知识量的情况下，才能真正参与到医院档案的网络化管理工作之中。这就要求医院对相关技术人员进行培训，邀请教授或专业指导人员对他们进行技术培训，为其提供良好的学习条件，并及时对他们进行知识的考核，制定管理人员学习规划，培养出专业的医院档案网络化管理技术人才队伍。从而使医院档案网络化管理真正达到高效率、高质量，来协助医院其他部门的工作顺利进行。

2.4“互联网+资源为本、依法治档、高效利用”

医院档案主要用于医院服务活动真实、完整的记录，旨在为医生、患者提供档案信息，但只有真正发挥作用，才能实现其价值。“互联网+”视域下，围绕医疗服务和经济发展的需要，医院应定期组织相关工作人员参加法律知识培训，在医院创设一种依法治档的氛围，推进医院档案管理朝着规范化、制度化、法制化、科学化方向发展，对相关工作人员其法律意识进行强化，来使得他们的法律素质得到提高。医院档案中丰富的信息和档案资源为“互联网+”视域下医院档案管理工作提供了基础，通过这一平台，可以为患者提供远程服务，让他们可以在平台上对医疗服务的档案随时随地进行查询。该平台的建设，有利于医生和患者利用、查询档案信息，真正为医院档案网络化管理实现实时共享、远程快捷提供了良好基础。

3 结语

医院档案作为医院文明的传承，是服务于医生、患者、社会的一种手段，“互联网+”视域下将传统的医院当管理工作模式转变为医院档案的网络化管理越来越与当今信息时展相适应，“互联网+”视域下医院档案实现网络化管理，在节省了医院的人力、财力、物力的情况下，不仅使医院的服务质量得到很大提高，其效率也有一定程度提升，更有利于提升医院的影响力，促进其不断发展，使医院的发展更适应人们的需求，为社会的和谐进步提供了积极因素。因此，医院档案网络化管理是未来医院档案管理工作不断发展的必然趋势。

参考文献

[1]章文，田晓琼，陈梅英，龚沙.医院科技档案信息化建设及管理的发展思路[J].办公室业务，2014，（03）：177+185.

篇11

[关键词]医院；档案；管理

由于传统的档案管理模式阻碍了档案工作的发展，医院档案管理如何为医务人员提供准确、及时的信息资源，才能促进医院档案事业的发展。1传统医院档案管理中存在的弊端针对部分医院只重视提高医护人员的医疗技术水平，改善就医环境，而对档案管理工作不够重视，我国卫生部结合调研分析的实际情况，为了加强档案的管理，于1991年颁布了《医学卫生档案管理暂行办法》，明确提出各级医药卫生部门要建立综合档案工作机构，理顺档案管理体制，本部门负责本单位的档案工作和统一管理形成的全部档案。

一、目前档案管理中存在的不足

1、各级医院均存在档案管理意识淡薄现象，且既往档案的利用率不高档案信息资源既涉及到医院在各个阶段纵向发展的全貌，又关系到人民群众的健康变化和医学科学的持续发展，所以，档案管理是医院管理的重要组成部分之一，其有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但目前相当多的医院，尤其是基层医院由于各种客观和主观的原因，档案管理意识。医院各级领导，只有重视医院的建设和发展，并忽略了文件管理和有效利用的普通股忽视档案管理的意识，认为档案工作可有可无，无关紧要，齿轮箱利用信息资源非常短缺，这必然会导致不能充分开发和有效利用现有的利用档案信息资源的价值，进一步导致缺乏医院信息资源开发和利用的齿轮箱，使信息资源闲置，其利用率不高的结果。

2、大部分医院缺乏健全的档案管理制度档案管理和其它管理一样，要规范管理，有章可寻，有据可查，责任到人。所以，要制定一项专门的管理制度来管理医院档案。根据我国卫生部的要求并监督部署，目前，在我们医院档案管理工作，各级各级医院根据自身条件适用于自己的，相对声音文件管理系统，与此同时，各类人员的工作职责。

二、正视问题所在，加强医院档案信息化的建设

1、医院档案信息化的问题所在

（1）基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善，有的办公自动化系统尚未实施，形成不了医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。

（2）技术支持和政策支持是不够的。技术措施，以确保电子文件信息安全还有待有关法律、法规、规则和标准的指导，电子文件的法律地位尚未确立。附加信息安全技术也缺乏明确的管理、运营和技术标准。

（3）相关体系规范有待健全。档案信息化建设是档案工作的前提和必要条件规范化、标准化。目前虽然有些标准出台，但还不能满足档案信息快速、有序的发展。限制信息交流的范围和程度，直接影响档案信息化建设的步伐。

2、医院档案信息化的措施

（1）加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施，即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

（2）重视人才培养。档案信息化建设包括技术强，采取各种措施来培养档案管理知识、计算机和网络技术和知识，熟悉医院业务的复合型人才，以满足档案信息化建设的需要。

（3）加强安全管理。一方面，应该制定严格的档案信息安全制度，加强员工的安全意识和安全技能，另一方面提高文件管理系统和严格的简化处理机制，引入科学和实用的网络安全策略，加强监控。

三、医院档案管理工作的新思路

1、提高档案管理人员的素质，增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。与科学、医院管理的现代化和标准化发展，档案工作已成为医院管理的一个重要组成部分，医院档案管理医院档案工作和医院档案工作的管理，档案管理起着领导、决策、指导和监督的作用。建立一个坚定的理想和信心，因此，掌握现代科学技术知识和专业技能，能胜任他的工作，档案管理团队的创新能力，并使他们充分认识到档案和档案的价值带来社会效益和经济效益，有意识地参与档案管理工作，已经成为我们工作的首要任务。

2、完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构，造成档案管理没有自，工作处于被动状态。医院应通过认真调查研究，制定相应的改革措施，逐步建立医院档案管理机构的功能，建立档案在医院的地位，实现档案管理的转变从分散到集中，这好处保管档案和档案信息的全面发展。医院档案管理是一项长期的工作，各级部门应该严格控制，责任到人，建立相应的评价体系。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中，与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理的规范化。

3、实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指档案管理的现代化与各种标准化的内容，分类、数量的记录和文件目录，每个项目需要标准化，符合标准的规定。文件实现标准化指的是现代医院必须系统的文件管理，法律，每个链接的档案管理，每一个步骤，从最初的存款收集、整理文件的末尾，微机，都想清楚，目的明确，保证档案，避免删除文件的内容。

远程会诊等电子档案为档案管理中不可忽视的部分，所以，应根据档案种类调整档案范围，只有门类齐全、结构合理的档案管理资源，才能满足利用者的各种信息需求。档案部门应从不同角度、不同层次给用户提供全方位的服务，同时，尽量减小档案价值实现过程中的不利影响，有针对性地开发利用档案信息资源，才能满足社会和医院发展的需求。

参考文献

[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3

[2]潘习龙，徐莉，赵茜倩等.医院改革――医改的关键环节[J].国医院管理，2008，28（5）

篇12

【关键词】医院管理；人事管理；档案管理

一、医院干部人事档案管理的工作思路

首先，干部人事档案管理工作的主要内容是收集、补充档案信息，档案管理人员要做的是制定出明确的档案收集目标，在此基础之上来设计详细的信息收集计划，以此来保证干部人事档案信息的完整性。此外，由于人事档案本身具有动态化特点，因此事后的查漏补缺工作同样不容忽视，档案管理者必须要密切关注干部档案的信息变化，即做好信息的更新与补充工作。其次，由于人事档案资源中的内容涵盖全面，因此这部分信息具有较强的隐私性，绝对不能够泄露出去，只能由医院的人事档案部门来集中保管。为此，医院干部人事档案管理必须要制定出严格且完善的保密制度，坚决不能够将干部的个人信息与相关资料公开出去，并且要严厉打击泄露隐私的行为。

二、存在的问题

（一）档案意识不强。如今，现代医院中仍然有很多职工没有认识到干部人事档案的真正价值，因此并不能够在规定时间内保质保量地完成材料整理任务。还有一部分医院干部认为，科研成果、专利项目、获奖证书、工作经历等属于个人隐私，因此没有及时将其上报给人事档案部门。此外，由于医院的经营规模较大，一些科室没有及时将有关于干部晋级、任职等报表交给人事部门，这些均对干部人事档案信息的完整性和准确性带来了负面影响。（二）档案材料不规范。通过上文介绍可知，医院干部人事档案的收集、完善、管理是一项系统化工作，并且本身具有复杂化、动态化特点，这就在无形当中增加了人事档案的管理难度，档案材料存在着不规范的问题，具体表现如下：档案材料中有关于干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息记录不完整；档案材料中缺少详细的盖章、审签手续；档案材料中要求干部签字部分不完善；档案材料的书写格式不规范等等。（三）档案信息化管理程度落后。首先，部分医院对人事档案不够重视，没有拿出足够资金来用于人事档案信息化建设，导致很多工作开展的不够深入，硬件设施也不到位。其次，现代医院中在职的人事档案管理人员大多没有受到过专业培训，毕业于档案管理专业的人员更是凤毛麟角，以此所掌握的专业知识和先进理念不够多。由于受到这些客观条件的影响，医院干部人事档案管理工作的信息化程度比较落后，部分医院虽然也建立起了档案信息库，但也只是做到了最基本的信息录入和文件整合，并没有对档案资料进行层次划分和比对研究。这不仅会直接影响到干部人事档案信息的价值发挥，同时也不利于对相关人才的发掘与培养。

三、解决措施

（一）积极培养档案管理意识。如今，国家政府对各机构的档案管理工作给予了较高的关注，随着《档案法》的不断完善，与国计民生息息相关的医院也积极投入到了加强干部人事档案管理的工作队伍中。各级医院分别从自身情况出发，构建出了健全的干部人事档案管理机制，并从细节入手，分别制定出了不同级别、不同部门干部人事档案资料的收集方法，这为人事档案管理工作的顺利落实提供了基础保障，促进我国医疗事业中的档案管理工作朝向规范化、科学化的方向发展。其次，在日后的工作中，各级医院管理者要积极培养医院职工的档案管理意识，进一步培训档案管理人员，让他们可以熟练掌握各项专业技能，例如档案收集、档案鉴别、档案归档、档案管理、档案传递等等，让人事档案管理工作可以开展的更加高效，减少出错率。最后，医院人事档案管理人员要不断提高自身的责任意识，自觉关心档案工作，积极配合医院干部职工做好档案收集、整理、归档、完善工作。（二）强化统一化要求规范。正所谓无规矩不成方圆，医院的干部人事档案在形成过程中，一定要严格按照相关要求与规范来进行，医院领导在此方面也要做出表率，对相关科室、部门、职工制定具体的管理条例。另外，医院干部人事档案管理人员必须要保证人事档案资料内容的准确性、完善性，一旦发现其中有填写错误，应在第一时间予以更正，并要求干部职工认真填写姓名、出生日期、入职日期、工作经历等，在填写后要进行再次核对。档案管理人员还应进一步规范档案材料的填写要求，例如纸张规格、笔墨工具等等。唯有通过大家的共同努力，才能够从根本上杜绝不规范现象。（三）加强档案管理信息化建设。首先，医院档案管理部门要尽快构建干部人事档案数据库，将与干部职工有关的各类信息资料录入到数据库中，实现动态化档案管理目标。档案管理人员应根据数据库中的信息，进一步建立各个子集库，其中包括任免经历、档案信息、教育信息、动态表现等等，同步跟踪干部职工在岗位职工的表现，在信息收集和整理工作中应注意动静结合，根据人事档案管理的相关要求来做好增加与删减工作，保证档案信息管理系统的有序运作。其次，医院人事档案管理部门还需要对干部档案进行分级存档处理，以各个科室为单位，分别制定出专科专家、中层干部、普通职工以及退休职工等多个子系统，并根据实际工作需要来进行功能划分，以此来保证认识档案信息可以被高效率调用。最后，医院要面向社会广招一批懂得档案管理信息化技术的优质人才，将这部分人才培养成优秀的人事档案管理人员，同时还要适当增加对人事档案管理信息化的资金投入，将现有资源的实际价值充分发挥出来。（四）全面提升档案管理人员的综合素质。医院要尽快改善人事档案管理人员的兼职现象，通过各种方式来正向宣传干部人事档案管理的重要性，不断培养档案管理人员的工作责任感，让他们充分感受到被重视、被关注。医院应利用工作之余的时间，组织人事档案管理人员参与培训交流活动，让他们可以熟知《档案法》中的相关内容，积极接受新理念、新方法，进一步拓展自己的知识面，努力钻研业务，多与对口专业毕业的青年职工学习信息技术。最后，医院还要专门针对认识档案管理岗位制定出具体的奖惩措施，给予档案管理人员应有的晋升机会，让他们可以对未来工作充满信心，毫无后顾之忧地投入到工作岗位中。

四、结语

综上所述，干部人事档案管理对于现代医院而言非常重要，通过科学管理，可以帮助医院培养出更多优质的干部人才，带领各科室的业务发展走上正轨，从而为广大患者群众提供更为优质的医疗服务。

【参考文献】

[1]钱华.加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展[J].中国医学创新,2014,9(14):98-100.

[2]严晓春,郭向丽,张鑫木.加强医院人事档案管理促进医院人才库的建立[J].中国医院管理,2016(8)59-61.

篇13

关键词：农业科技档案；新常态；创新；管理；问题；对策

随着我国经济发展步入新常态，农业科研体制机制改革不断深入，现代农业发展依靠科技创新驱动的要求越来越强烈，农业科技协同创新成为发展新趋势，农业科技档案也呈现出新特点，需要归档的有价值的科研材料呈爆发式增长，档案载体多样化，传统的农业科技档案管理模式、管理手段、服务方式已经无法满足飞速发展的科研需求。农业科技档案管理需要积极适应新常态，运用新思维、新理念、新方法，增强责任意识，突出创新驱动，构建农业科技档案管理的新体系，切实为现代农业科技创新发展服务。

1新常态下农业科技档案管理面临的主要问题

1.1管理理念保守，不利于农业科技档案管理水平的提高

农业科研单位长期受传统观念影响，工作重心放在科研上，对档案管理不够重视，档案意识普遍不强，科技档案管理封闭狭隘、重藏轻用，存在“为保管而保管”“看摊守库”等旧观念，使得科技档案的作用未能发挥出来，无法适应新形势的需要。档案管理部门往往属于单位的边缘部门，专职档案管理人员缺乏，兼职档案人员往往身兼数职，根本无暇在档案管理上寻求创新，墨守成规，周而复始，对档案管理工作如何更好地服务科研工作和社会发展知之甚少，更谈不上主动对档案资源进行开发利用，促进科技成果转化和推广。

1.2管理模式陈旧，跟不上农业科技协同创新机制的步伐

目前，大部分科研院所仍延续计划经济条件下传统的管理模式，难以实现对重点科研课题档案质量的全面控制[1]。档案管理部门只发挥了存储功能，科研管理部门负责本单位的科研档案的收集，二者的作用相分离，未形成系统性。但是随着协同创新机制的推进，协同合作的项目越来越多，而且农业科研工作周期较长、空间跨度大，期间会形成多种载体的档案材料，材料往往分散在课题组成员中，他们主动上交档案材料的意识又比较弱，在档案收集上存在一定难度。档案管理人员与课题组之间的沟通也不够积极，对课题（项目）的研究进展情况、科研人员的活动情况、会议材料等的收集，缺乏系统性、协调性和同步性，档案收集的被动，造成档案材料归档的不及时、不完整、不规范。因此，传统收集材料的模式已无法满足现代科研档案管理的发展需求。

1.3管理手段落后，无法满足现代化档案管理的发展需求

传统的档案资料使用纸质记载，存储量大，存放空间较大，信息量大且检索不便。现阶段，随着电算化的普及，新型载体档案尤其是电子文件所占比重将不断上升[2]。以信息化、数字化为管理手段在档案工作中发挥越来越大的作用。而农业科技档案管理信息化建设进程相对缓慢，数字化应用只停留在档案立卷目录的检索上，很多科研单位的档案管理手段还以传统的手工方式对档案进行编辑与检索处理，检索方法单一、速度慢、准确率低，无法满足档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。

1.4服务方式被动，阻碍了农业科技档案的有效利用

随着农业科技协同创新模式的不断发展，科研课题由单一研究内容向大的综合性研究方向发展，科研需要大量的、综合性的科技信息作支撑。多年来，农业科研单位的档案管理人员多为兼职人员，缺乏对档案管理的系统性与专业性认识，档案编研开发工作开展甚少，科技档案信息的匮乏直接影响到科技档案的利用。另外，档案信息检索传递方式也远不能满足现代科技档案的利用需求。档案服务大多为“坐等服务”，有人来查阅就提供档案，没人查阅就存放库房，完全是自我封闭动式服务管理，缺乏主动性，阻碍了农业科技档案的有效利用。

2新常态下创新农业科技档案管理的对策

2.1创新管理理念，提升农业科技档案管理水平

农业科技档案管理工作的创新，首先需要一个有创意的思想理念[3]。要破除计划经济条件下形成的思维定式，需要档案管理工作者创新管理思维和观念，培养现代化档案管理理念，提升管理效率。同时，不断总结新经验与方法，实现理论与科技手段上的创新，从而落实农业科技档案管理工作的时代性发展思路[4]。档案管理工作者要充分发挥档案工作的资源和技术优势，创新服务理念与服务意识，促进档案管理工作的创新发展。

2.2创新管理模式，实现农业科技档案协同管理

农业科技协同创新机制的核心就是重点凝练现代农业发展的重大科技需求和重点研发任务，共同立项和组织实施国家科技计划重点项目，将个体、分散的科研力量凝聚成为一个有机的整体，加强联合科技攻关。随着这种科研模式的不断推进，科技创新资源进一步整合共享，科研档案的管理模式也应随之调整和创新。农业科技档案管理在落实原来的“三纳入”“四同步”的基础上，也要实现科研档案的协同管理，实现科研档案管理各要素的最优配置和整体部署，形成“三位一体，统一规范，各司其职，资源共享，互相促进，协同高效”的科研档案协同管理模式，使各科研项目组、科研管理部门和档案管理部门密切协作，对科研档案管理工作的全过程进行有效控制[5]。项目立项后，科研管理部门可以采用预立卷方式，以项目（课题）组为单位，在科研任务书中添加档案归档时间、内容等项目[6]，由项目负责人明确专员收集科研项目过程中形成的材料，科研管理部门实时对档案材料收集情况进行指导和检查，当项目结题后由项目负责人审核确认后，将档案材料统一送至科研管理部门把关，然后正式立卷装订，再交至档案部门归档保管利用。这样档案管理渗透到项目实施的各个环节，使科研项目材料的形成和积累、整理和归档都处于受控状态，确保归档材料的完整、准确、系统。同时，将科技档案是否齐全作为验收和评奖的必备条件，提高科技人员的归档意识，让档案管理部门参与到科研项目管理中来。

2.3创新管理手段，加强农业科技档案信息化建设

除了做好纸质档案的管理以外，要加强农业科技档案信息化建设。档案信息化建设是适应社会发展的必然举措，是农业科技档案管理的发展方向。研发或者购置适合本单位的科研档案管理系统，构建档案信息数据库。管理系统要具备适应多种文件的存储格式，支持实时浏览、网络检索等功能，能够实现搜集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，这样变耗时耗力的手工操作为高效便捷的信息化处理。建立网络系统，共享科研信息资源，把工作需要的各种资料、研究成果等科研信息资源组织起来，如按内容构建文件、专利证书、科研奖励证书、科研项目等档案信息资源模块，构建科研档案信息化共享平台。做好网上管理、传播并提供服务，可大大缩短信息资料的处理、报送、传递时间。

2.4创新服务方式，提供农业科技档案多渠道服务

新常态下农业科技档案工作中心已由“保管”向“服务”方向转变，服务方式必须要由被动服务向主动服务转变，由单一向多元化服务转变。因此，在工作中要创新服务机制，拓宽服务领域，提高服务水平，才能推进科研档案工作事业的发展[7]。农业科技档案人员要熟悉档案管理业务，研究农业科学领域需求档案的规律，了解课题研究所需档案的服务要求，从而促进农业科技创新工作的顺利进行[8]。档案人员应把握信息需求的动向，不能局限于查阅过去的资料服务现在的科研工作，要认真开展科技档案编研工作，充分挖掘科技档案的潜在价值，扩大服务范围，积极为农业生产、科学研究、科研成果推广等提供多渠道服务。同时，建立快捷、实用的查询检索系统，满足农业科技人员对技术档案的需求[9]。

3结语

新常态下的新目标、新任务、新要求，需要广大农业科技档案工作者主动把握和积极适应。随着社会不断进步发展，档案工作已不再是传统意义上的简单型劳动，而是一项复杂的、创新型的知识劳动。档案工作的新常态，需要档案部门服务的范围越来越广，服务质量的要求越来越高，也就要求档案工作的水平越来越高[10]。因此，建设一支高素质复合型的农业科技档案管理人才队伍尤为重要。必须要重视对农业科技档案专职（兼职）管理人员的专业知识培训。农业科技档案工作者不仅要掌握档案管理业务知识，还要了解农业科技专业知识，同时还要具有现代信息技术应用能力，更重要的是提高自身的职业道德素养，提高服务意识和创新意识，促进农业科技档案事业不断发展。

4参考文献

[1]李坤祥.浅析新形势下农业科研档案管理存在的问题与对策[J].现代农村科技，2010（19）：77-78.

[2]王兆华.农业科技档案管理策略研究[J].农业科技管理，2008（3）：50-55.

[3]李建华.以改革开放法治创新的精神做好档案工作[N].中国档案报，2015-02-12.

[4]秦占霞.如何有效创新科研档案管理工作[J].办公室业务，2012（12）：35.

[5]王展芳，方令超，项品辉.围绕协同创新理念，构建高校科研档案管理新体系[J].科技文汇，2014（8）：211-215.

[6]陈雷.基于协同创新中心档案管理问题的探讨[J].山西档案，2014（4）：90-92.

[7]张建萍.浅谈新形势下科研档案管理工作的创新[J].玻璃，2013（4）：47-48.

[8]周桂华，朱方林，夏礼如，等.浅谈新形势下农业科研档案管理存在的问题与对策[J].农业科技管理，2005，24（1）：76-77.

[9]，张景娥，张铁桦，等.加强农业科技档案管理更好地服务农业科技创新[J].农业科技管理，2013（10）：60-63.

篇14

［关键词］ 会计档案；信息化；管理；标准化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002

［中图分类号］ F231.4 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02

1 前 言

随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。

通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。

2 研究述评

2.1 文献述评

目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有：

李玲玲（2003）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。

蒋长明（2005）结合ERP实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。

白玉（2009）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。

卢朝英（2009）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。

可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。

2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台

2005年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。

国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和XML格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。

对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。

3 信息化会计档案管理建议

针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。

3.1 传统档案电子化――标准数据接口

标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容，则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。

标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存，并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素（数据项）进行了规范，可以结合电子商务和ERP系统，在经济业务发生时，以网络实时数据采集方式，由各项业务的经办人员操作，根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导，把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据，由会计人员确认后，计算机程序自动进行分类整理和格式转换，存入基于XML的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理，完成原始会计数据的标准化储存工作，用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。

然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出，如辅助核算项档案描述的辅助核算信息，国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实，但是可以看到，在辅助核算里面，仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”，从企业日常经营决策需要来看，这是远远不够的。因此，本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制，增加其自定义功能部分；另一方面，应当强制引入账套管理，用于还原企业原始经营状态。

3.2 强制引入账套管理

在电算化条件下，基于完整性的要求，会计档案除保存各版本的备份原始数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此，保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件，以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据，以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。

正如上文所说，对于辅助核算等重要的会计档案信息，标准数据接口技术几乎对其无能为力，单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原，然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。

我国当前仍处于会计信息系统发展的初期，此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块，账务处理只是对手工处理方式的简单模拟，企业整体的信息化应用程度不高，往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中，直接备份账套是最直接有效的容灾策略，强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。

3.3 提交常用报表的格式――XBRL

XBRL（extensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）是一个开放的、独立的国际标准，它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类，在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息，从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。

目前，我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用XBRL技术，则这些资料只需利用一般的Web浏览器即可解读，甚至可以直接阅读。而且由于XBRL的文件是以ASCII码的方式来保存，简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。XBRL文档所具有的可读性与易维护性，非常适用于必须长期保存的文献资料。此外，若采用标准的标记来描述这些文件内容，则非常适合对网上信息的自动搜寻，提高文件使用效率。通过XBRL技术，财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式，直接在网上进行交换，对各类报表用户，能做到“一次输入，各处通用”，兼容性和扩展性强，解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题，且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确，大大增强了财务信息的流通性。另外，也为报告范围的拓展，促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持，能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。

4 实施中的阻力和问题

笔者认为，对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期， 在上述建议实施过程中，可能遇到以下几方面的阻力，应当引起注意：

政府方面，没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性，缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度，使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。

企业方面，迫于管理成本压力，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。

财务人员方面，对信息化会计档案的重要性认识不到位，对信息化会计档案的组成内容不甚清楚，或者畏惧工作量的增加，往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。

5 结 论

我国的会计电算化经过30多年的发展，逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是，当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后，已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL三方面的建议，以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。

同时，本文认为，对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存，这样有利于增强企业财务系统的容灾能力，保证财务安全。

主要参考文献

［1］李玲玲．电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［J］．企业经济，2003（12）：209－210.

［2］蒋长明．ERP系统环境下会计档案的保管方式［J］．财会通讯：综合版，2005（2）：67.