人事档案个人托管精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇人事档案个人托管，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：人事档案管理，创新模式

目前我国的事业单位在其提供利用与人事档案管理等方面进行了积极的探索和改革，获得了一定的成绩和许多宝贵的经验，得到了社会良好的反响，在社会主义建设中发挥了其应有的作用。但随着我国经济社会不断向前发展，人事制度的改革力度不断加强，这使得传统人事档案管理在管理体制、管理的方式方法、材料构成、提供利用等方面的问题逐渐凸显。在新形势下，为完善我国事业单位人事档案管理，就必须对事业单位的人事档案管理模式进行创新。

1 人事档案管理创新模式的含义

人事档案管理创新模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，因此它应是一种社会化、开放式管理模式。其具体含义有以下四点：一是人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性；二是人事档案来源的广泛性和内容具有复杂性；三是利用者对人事档案需求具有多样性；四是人事档案管理方式和服务方式具有开放性。

2 人事档案管理创新模式的意义

在我国，户籍和人事档案极大地制约了人才的流动。若一个人想要调到能够更好地发挥其各方面的专长特点的单位或者地方工作。原单位人事档案的管理模式就会对其跳槽具有极大的制约作用。原工作单位的领导如果不同意他调走，他的户口与人事档案便不可以转走，那么，即使这个人不顾及这些仍然执意要离开原单位，他在家庭、工作、住房、婚姻等方面还是会遇到许多的麻烦。但如果建立了开放式的人事档案管理模式，每个人都是社会人而不只是单位人，社会化的人才机构对每一个人的人事档案进行集中统一的管理，并与人事制度、户籍制度等协调运行，这样一来很多问题都会迎刃而解。因此，在社会主义市场经济条件下，开放式的人事档案管理模式的建立和完善是十分必要的。

3 事业单位人事档案管理创新模式

3.1把分散多头管理转变为集中统一管理

一直以来，分散多头的人事档案管理产生了许多的弊端，应当进行相应的改革。一是要改变各级部门都管理人事档案的陈旧的管理体制，实施相对集中的统一管理体制，既能够节约人力物力，从而提升管理水平，防止各单位、部门之间互相踢皮球，又有利于提升利用的效率以及达到现代化、规范化的人事档案管理。二是应当建立与干部能上能下的用人制度、全员聘任制、人事制、干部转岗分流的人事政策等现代人事政策制度相符合的人事档案管理制度，而不单单是干部档案管理制度。三是由于现有的人事档案管理独立于我国的档案系统，但其又是档案工作十分重要的一个组成部分，因而应当把人事档案管理切实纳入到我国的档案事业系统里面来，接受国家档案行政管理部门的宏观指导。虽然人事档案和其它的专门档案一样，有其特殊性，但其毕竟属于档案的范畴，具有档案的共性，因此，国家的档案政策法律法规对人事档案管理同样具有指导作用。

3.2建立社会化开放式管理模式

我国社会发展的不断进步对人事档案管理提出了新的要求，改革旧管理体制势在必行，开放式社会化的人事档案管理模式的一种创新。人事档案开放式社会化管理模式，包括人事事务所、人事档案文件托管中心、人才交流中心等社会的第三方机构与相应的人事制度户籍制度，实质是人事档案工作的所有环节,从单位档案室转移到第三方组织,目的是要实现人事与公共管理的人事档案。例如，人事档案就可以保存在特殊的人事档案托管中心，仲裁工作和人事认定就可以交给人事事务所处理，人才的流动和开发则由特殊的人才交流中心来进行。本文主要讨论人事档案文件托管中心的管理方法以及人事制度。

3.2.1 人事档案文件托管中心

作为开放式社会化人事管理模式的重要组成部分，人事档案文件托管中心的建立可以很好地推进事业单位的人事改革。计划经济下陈旧的人事档案管理制度，其人事档案由用人单位管理，在当时的环境下，这是可行的。但社会主义市场经济的建立和发展，这在当时是可行的。但是随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，在各单位人事制度改革之后,人员调动越来越频繁，社会的流动人口增多,以前的人事档案管理方式并不能继续满足现实的需要:此外,为了解决人事档案管理过于分散的问题,也应该成立一个集中的人事档案托管机构。鉴于此,有人提议成立国家人事档案中心,就是在《中华人民共和国档案法》的基础上,按照“统一领导,分级管理”的原则,在某些地区设立各级国家人事档案托管中心,集中管理该区域内的人事档案。这个提议有一定的合理性,但现实实行起来并不容易,仍需进一步的探索与研究。建立人事档案文件托管中心,符合市场经济的发展要求,有利于打破限制了人才流动的枷锁,推动人员流动档案管理的规范化,达到双赢的局面。人事档案文件托管中心的主要职责与任务是：确保人事档案质量、保证人事档案被合法使用以及按规定提供和配置相应的软硬件设施等。对于各事业单位委托的人事档案，在保证其信息安全与质量的条件下，积极配合该单位的人才引进战略，促进人才的流动；而对于流动人员的人事档案，则应协调好其各人才服务中心以及其他类似机构的关系，在这个过程中，一方面要建立双方联系机制,不断继续收集与完善其人事档案信息,充分运用现代网络技术，提高工作效率,而另一方面不得私自提升其托管的费用,以为社会服务的良好态度管理好每个文件。

3.2.2 人事制度

人事制度是把人员使用和人事关系管理二者分离开来的一种管理制度，包括人事档案交给第三方机构来管理。通过人事的方法，把流动人员的人事档案管理社会化，从而基本上解决了个人人事档案管理依附于用人单位的问题，防止个人私自携带档案与用人单位私自扣留档案的现象。人事制度的建立实现了人事管理工作由粗放型向集约型服务的一个重要的转变。如中国科学院推行人事制度，打破了人才的壁垒，在实践中得到了广泛的肯定。在这以前，中科院和很多单位一样，人事档案由其自身的人事管理部门管理，限制了人员的流动，导致用人方式的僵化。随后其实施了人事，专门委托中科院人才交流开发中心来管理职工的人事档案，此后，30多名新进入网络中心的应届毕业生的人事档案都已经放在了这个人才交流中心，目前，中科院已全部推行了合同聘用制，每年引进了大量的各类人才，依靠其有效的激励措施与管理机制留住了人才，而其他无编制的科研人员的流动更是十分频繁，但是其人事档案管理工作仍然仅仅有条。通过这种方式，能够依据其经费状况与科研项目的阶段性需求来慎重用人，形成科研人员数量的动态变化，为中科院形成了良好的人才竞争环境做出了重大的贡献，促进了知识的创新。除了中科院外，我国还有很多事业单位也采取了人事制度，比如中南大学、大连海事大学等高等院校，未来一定会有更多的事业单位采用这种方式来管理其人事档案，开展人事工作，这一制度也将成为社会主义市场经济下崭新的人事档案管理制度。

参考文献：

【1】赵泽芳.试论人事档案管理模式的变革［J］.办公司业务，2011（03）

篇2

一、人事档案管理服务“短板”突显

人事档案收存了人员履历、鉴定（考评）记录、政治历史、党（团）关系等个人信息，以及奖惩情况、任免（职）、工资收入等私密信息，以权威文件材料的方式记录员工个人成长、思想发展的过往，能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之，人事档案是个人信息的储存库，概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实，以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例，截至目前，受托管档案高达19万份，且每年新增档案均在30%以上。量的迅猛增加，进一步带来管理中存在的矛盾和问题。

1.软件系统更新滞后于硬件设施建设

当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路”，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。

2.信息化程度不高制约服务水准提升

随着上世纪末高校持续“扩招”，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。

3.办理不便捷造成人事档案资源浪费

长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。

二、加快人事档案管理信息化建设有效途径

档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。

1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统

随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。

这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。

2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能

实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。

人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升，需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度，创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，能够充分认识到档案信息化建设的重要性，积极配合信息化建设步伐作出能力调整，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。

篇3

1,辞职辞退人员工作身份认定;

2,出具政审等相关证明材料;

3,出具申请办理计划生育指标证明;

4,集体户口挂靠和户口迁入迁出;

5,转正定级,各类专业技术人员的专业技术资格考评;

6,为单位接收的大中专毕业生加盖主管部门印章;

7,代缴社会统筹保险,退休手续办理;

8,人事关系转接,人事档案整理存放;

9,党员组织关系接转;

10,人员素质测评;

11,其他人事业务和人事管理工作.

双方责任及义务

1,甲乙双方要严格按照国家,省,市有关政策规定,认真履行本协议规定的各项条款.

2,甲乙在服务期间要向乙方通报,解释国家的有关人事制度和政策规定.

3,乙方应及时向甲方提供人事档案托管所需的有关证明和材料,包括:

(1)在工商行政部门注册及变更情况.

(2)托管人员的人事关系,档案及聘用(劳动)合同或协议.

(3)按档案管理规定必须存入档案材料.

(4)办理其他人事业务所需的资料.

4,甲方若不按本协议书的规定办理人事业务,乙方有权拒绝付费或要求甲方退款.

5,乙方若不按本协议的规定交纳人事档案管理费,甲方有权停止对乙方的人事业务服务.

服务费及标准

1,双方必须明确人事档案管理费的缴费形式(单位,个人).人事档案托管协议书已经签订,乙方需缴纳一定数额的人事档案管理费,以后每年结算一次.

2,人事业务委托的各项收费均按国家,省,市规定的标准收取.

其他事宜

1,乙方对委托管理的人员解除聘用合同或协议,应在15日内持有关证明,办理该人员档案转存或调出手续.

2,乙方因停业破产改制分立合并等原因被注销营业执照,应在1个月内办理解除本协议手续,并妥善处理委托人员人事关系和档案.

3,本协议一式2份,甲乙双方各一份,自双方签字盖章之日起生效.

4,本协议未尽事宜,可由甲乙双方签订补充条款,补充条款与本协议具有同等效力.

补充条款:

甲方代表(盖章) 乙方代表(盖章)

篇4

人事档案是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，是一个人本来面目的客观反映。各级政府人事部门所属人才服务机构，是面向社会提供公共人事服务的合法部门，承担各类用人单位和个人委托的人事档案管理等相关服务。无论是灵活就业人员，或是在民营企业做老板，一定不要忽视自己的人事档案，它在人的一生中起着重要作用。正所谓人们常说的“档案委托做保障，在哪工作都一样”。

1 人事档案的作用

作为记录个人经历，政治面貌、品德作风、业务能力等内容的文件材料，档案具有三个职能：首先它是一个人经历的记载，其次它表明一个人的行政隶属关系，第三它是为个人提供相关人事服务的依据。我国现在是市场经济，多种经济形式并存，有许多人员在民营、私营、改制、合资、股份制等企业工作，位于这些企业没有人事管理权限，要将员工的人事档案委托正规的人才服务机构管理，才能实现人事档案的作用和价值。因为人事档案和个人的权益直接挂钩，如果长期得不到组织托管，这些权益就无法馈到保障，所以和社会福利挂钩是人事档案的一个重要作用。目前，有一些单位和个人违反规定，滞留、接受、保留保管流动人员的人事档案，造成流动人员的国家公职不能保留、档案工资不能调整、工龄无法计算、以及其他应受到保障的个人权益无法得到保障，如，毕业生和其他流动人员将要面对的转正定级、职称评审、办理养老、医疗等社会保险、婚育证明、出国、考研。办理银行贷款以及亲属。子女人团入党、涉及案件调查等都需要人事档案来证明出具有关手续。如果没有人事档案就不能参加各种社会保险，有的随单位入了社会保险没有人事档案将来也无法享受，不能办理退休手续，会直接影响自己年老以后的生存问题。所以，档案对个人来说，是实现社会福利的依据，绝不是可有可无的。近些年来有的人对档案的实际作用重视不够，档案丢失、弃档现象时有发生，给毕业生及流动人员造成了一定的麻烦，没有了人事档案，就意味着失去了社会保障，失去了学籍、工龄、身份等，付出的代价太大了。可以说，根据中国特色社会主义国情的特点，人事档案在一定时期内，仍具有它保存价值所存在的重要意义。

2 人事档案资料收集

做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。是用人单位（个人）配合人才服务机构共同完成的工作，根据人事档案材料收集归档规定，以下内容为档案:

材料收集范围：

（1）对于员工个人在工作中形成的履历、简历表、登记表等材料；

（2）自传和属于自传性质的材料；

（3）考查、考核干部工作中形成的有关材料：主要有年度考核表、鉴定材料定期考核材料等。

（4）审计工作中形成的有关材料主要有涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料等；

（5）国民教育、成人教育、党校、军队院校等学生登记表。学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书等；

（6）评审（考试）专业技术职称（资料）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术资格考试成绩合格表、评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料；

（7）创造发明、科研成果鉴定、各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文可有重大影响的论文等；

（8）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论等；

（9）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党、团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；

（10）党、团组织建设中形成的有关材料：入党、团志愿书、退党、因材料、加人派材料等；

（11）表彰奖励活动中形成的有关材料、劳动模范、先进工作者、有突出贡献的优秀专家、国家科技奖（合国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）优秀党务工作者、中国青年科技奖、优秀党员、团员等审批表、先进事迹材料、先进事迹登记表。立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料；

（12）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、本人检查、交待、撤销处分的有关材料。法院判决书等；

（13）干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料；

（14）考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料.

（15）办理工资、待遇等工作中形成的有关材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表等；

（16）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料；

（17）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇群众团体代表会、以及派代表会议工作中形成的有关材料，代表登记表、委员简历、政绩材料等。在档案日常管理工作中，收集的材料必需经过认真鉴别，需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。档案委托单位及个人应加强与人才服务机构档案管理部门的联系，及时将日常工作中产生的应归档的材料收集上来及时归档，以确保人事档案材料的完整性。

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人事档案是我国档案管理工作中的重要组成部分，也是档案从业人员工作的重点。传统的人事档案管理模式是以工作的单位为基础，人――档案――单位，严格捆绑。人事档案的内容是以计划经济时期的定级、职称等内容为主。人事档案管理工作以管理为重点，注意保密，轻视服务。并且在人员大流动的如今，人事档案管理工作从业者的素质难以跟上时代要求。可以说传统的人事档案管理模式难以适应当前市场经济条件下人员大流动的时代背景，人事档案管理模式必须创新。

一、人事档案管理模式概述

（一）人事档案概念

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案制度的主要内容包括：

1.材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档。

2.检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

3.转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。

4.保卫保密制度。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

5.统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况等。

（二）人事档案管理模式

人事档案管理模式是指以某种指导思想为基础，适应当时的社会经济环境的人事档案管理制度和方法。不同的社会经济环境人事档案管理模式不同，比较典型的是计划经济时期的人事档案管理模式和市场经济时期的人事档案管理模式。计划经济时期的人事档案管理模式是以计划经济体制相对应的一种模式，即人员与工作单位高度吻合封闭，人员无法在社会上自由流动，人事档案的内容更多的是在单位的表现、定级等内容，凸显单位对人的管理，在一个封闭的系统里保存。市场经济时期的人事档案管理模式是与人员作为一种生产资源在全社会范围内自由流动相对应的，即人事档案管理上重视的是人才服务，以服务为主，体现在为人力资源合理配置提供信息，并且人事档案管理是一种开发的模式，进出自由。

二、传统人事档案管理模式存在的问题

当前人事档案管理模式对人员的管理确实起到了巨大的作用，但是当前的人事档案管理模式仍然具有强烈的计划经济体制时代的色彩，存在着较多的问题，难以与人员自由流动的市场经济体制相适应。传统的人事档案管理模式存在的主要以下几个问题。

（一）人事档案管理体制僵硬

当前人事档案管理体制是分层、多元化的，按照身份进行划分，整个人事档案管理体制僵硬并且条块化。

首先，按照人的身份进行人事档案管理，将全部人事档案分为干部、工人、学生三大块，这种划分是建立在城乡二元分离的基础上的，干部、工人和学生这种分类是以城镇居民为基础进行划分的，而广大的农民和进城务工人员是不纳入人事档案管理体系的。此种划分的基础是典型的计划经济时代的产物，是城乡二元对立的思维模式的延续。毫无疑问，此种按照身份的划分和城乡二元模式，与当前的市场经济人员自由流动和城镇化的发展趋势是相对立的。最大的问题就是大量进城务工的农民工，在城市打工定居下来后，涉及教育、职称、工龄和社会保险等问题由于缺乏人事档案造成农民工无法享受相应的权益。

其次，档案管理机构条块化，人事档案的管理机关无法统一，造成人事档案的分散。目前的人事档案管理上按照干部、工人和学生进行划分，相应的人事档案由不同的机构进行管理，即使是同一身份的人事档案，又有不同的级别划分，分数不同的人事档案管理机关，条块分割。这样产生的问题就是不利用于人才的流动，一些用人单位往往利用人事档案管理制度，放人不放档，而档案往往又和人才的各种福利待遇挂钩，结构造成人才无法自由流动。

最后，人事档案管理制度落后，许多制度是上个世纪九十年代初期制定的，而那时计划经济色彩仍然较浓，制定的人事档案制度具有封闭性。制度设计上的就是封闭性的，在管理体制上当然具有僵硬性。

（二）人事档案管理体系的封闭性

首先目前的人事档案管理按照身份进行划分，各身份之间界限分明，并且人事档案必须以工作单位为基本的管理单位。在以往职工只要成为国企的一员，就能享受干部般的待遇，如果成为干部，则其住房、薪资、养老、医疗等有了终身的保障，人事档案也进入企事业单位的人事部门，进行统一、分级管理，虽然目前人事档案制度较以前已经有所改变，但是干部、工人和学生的人事档案只对内部开发的封闭性仍然没有改变，等级鲜明。

其次，人事档案的内容处于保密状态更多的是为了保存而不是公开使用。人事档案的内容多为人事简历、评价等内容，注重的是人的历史身份，并且人事档案的作用更多的体现在政治上的政审，只在考公务员、升职、上学、入伍等特定时期运用，其他时期大多数都处于保密的封存状态。

（三）人事档案内容陈旧无法适应经济发展要求

人事档案的内容偏重与人的历史身份，如籍贯、求学表现、工作表现、个人简历、各种评价鉴定等内容。目前人事档案的内容是与陈旧的计划经济体制相对应的，在计划经济时期注重的是人的历史身份，注重的是政治上的审查。因此人事档案的内容当然与此相适应。而在市场经济条件下，随着市场经济的不断发展，人们的观念产生了巨大的改变，个体经营自谋生计成为很多人的选择，合资、三资、独资等多种形式的企业纷纷建立，为社会就业提供了新途径的同时也引起了用人机制的变化，大多数企业在招聘人员时，更加看重一个人的个人能力，而非其历史身份，从哪个单位来的，企业对职工的管理靠合同而非人事档案。职工在履行合同之后，可以根据自己的喜好选择自己喜好的岗位，流动性大，企业间竞争的日趋激烈使得跳槽现象越来越多，而很多原有单位为了维护自身利益而扣留其人事档案，导致大量死档、弃档的产生。

三、人事档案管理模式创新的途径

（一）以开放式心态树立人事档案管理的服务意识

我国的人事档案是由政府、企业和高校人事部门管理，内容保密，不对外人开放，个人也不得私自查阅。事实上，人事档案中需要保密的材料十分有限，且大部分档案内容本人已经知道，只有极少内容本人知道结果却不清楚其过程，因此，人事档案管理机构应以开发的心态，适度开放人事档案。另一方面，政府、企业和高校对个人的人事档案具有垄断性，如企业对职工的评价如何，职工完全不知晓，形成严重的信息不对称，且导致人事档案的完善缺乏有效的监督。政府、企业和高校完全可以对人事档案采取公开的方式向社会各界公开，并且对人事档案的制定过程予以全流程的公开，增加透明度。当然对人事档案各级管理机构，有一定筛选的过程，对于那些涉及隐私的内容仍然加以保密，不予公开。

在市场经济条件下人员大幅度流动，企业招聘看重的是求职人员的能力而不是政治身份，对人事档案的需求更多的是为了查明求职人员真实身份和能力等。求职人员对人事档案的需求更多的是为了在教育、社保、职称等方面。针对不同群体的诉求，人事档案管理应以他们的需要为主，积极为他们服务，方便社会公众查询人事档案，为社会服务。树立档案管理的服务意识，首要的是要让档案管理从业人员梳理服务意识。服务意识的树立不是一朝一夕能够自我完成的，需要加大对从业人员的培训。通过长期的培训，不断的强化从业人员的服务意识。服务人员的服务意识树立起来了，档案管理工作中重管理轻服务的问题便迎刃而解。

（二）在管理组织结构上顺应人员流动的社会趋势

市场经济中，人作为生产要素的一种需要在全社会范围内自由流动，以实现资源的最优配置。在目前的情况下，公务员、工人和学生的身份界限在不断的打破，公务员可以辞职成为工人或学生，工人和学生可以参加公务员考试。社会不再以身份进行划分，尤其是大量的学生、工人涌入北上广等一线城市工作学习，而他们的人事档案有的留在当地，有的进入北上广的人才服务中心，进行档案托管。人才档案由人才服务中心托管是目前人事档案管理模式上组织机构的一个创新，人事档案脱离由原来的单位改为专业的人才中心进行托管，人才中心对人事档案进行收集、整理。在未来可以预见，人事档案的管理将逐渐由工作单位转向为专业的第三方档案管理机构进行管理，实现人事档案的集中统一管理，克服目前的条块化、分级管理的模式。

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关键词:档案 知情权 服务意识

1995年国家人事部首次提出“人事”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的人员的人事档案管理工作由人事机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事制度的进一步推行,人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。

一、目前人事档案过程中存在的问题

1.人员对人事档案重要性认识不足

有些人事人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事人员不一样, 没有归属感。人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案工作带来负面影响。

2.人事机构对人员的档案材料补充、收集、更新缓慢

社会实践活动日新月异,人事人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事机构对人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了人员的职称评定、工资套改等。

3.人事机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全

人事机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,机构与用人单位衔接不紧,对人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。

4.人事档案机构未能转变服务观念

现如今部分人事档案机构始终未能转变“你求我”的观念,对人员动向掌握不明,与人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴费、催促人员回学校或生源地转递学生档案、人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案机构及其职责范围,将有关人事档案政策和规章制度让人员知晓,让更多的人知道人事档案机构及其职责,人事人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感,增强人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和机构进行档案移交, 以保证人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案机构做好档案材料的收集工作,人事档案机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

实行人事档案制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。

参考文献:

1.丁忠利.高校人事工作浅议[j].铜陵学院学报,2004(4).

2.潘中喜.人事与高校用人制度改革[j].北京广播电视大学学报,2005(2).

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关键词：人事档案；发展阶段；分析

随着我国社会主义市场经济的发展，行业之间的竞争日趋激烈，对人才的要求也在不断提高，而人才的流动性大也是市场经济所衍生出的主要问题。针对人才流动的问题必须建立完善的人事档案管理机制，提升对人事档案管理的认识高度，将“与时俱进”的指导思想融入到人事档案管理当中，不断开拓思路解决人事档案工作中所出现的问题，形成一定的人事档案管理的工作流程与模式，用科学的发展观实现人力资源的合理配置。

1.我国现代人事档案管理新的特点

1.1在思想认识层面弱化了档案管理的重要性

计划经济时代，人们的档案观念相对较深，这主要是源于这个时期人事档案在某种程度影响着个人一生的政治命运或经济命脉，人事档案在某种程度上也被披上了神秘的外衣，使人们误以为人事档案只有位高权重的人才能享有，对人事档案存在一种敬畏的心理。但伴随着改革开放的深化，市场经济的发展非常迅猛，公众对人事档案的认识逐渐淡化。由于经济市场中市场成分的多样化，使得人们在从业问题上有了更加的空间，企业与求职者之间形成双向选择，很多人也就逐渐忽视了档案的重要性，对档案的认识不再像传统观念那么神秘，人们自主选择职业，这种自主意识也在市场的竞争中逐渐显现出来。如很多职场“马”跳槽到更好的位置而主动放弃档案，也有很多刚从校门走出的大学生为了得到更好的工作而放弃档案等等。这种对档案认识的弱化，是人们认为人事档案已经不再那么重要，只要拥有高职高薪，档案可有可无；并且也确实有很大一部分人放弃档案，档案库中形成“弃档”、“死档”的现象也比较普遍。这种对档案认识的误区，是对传统人事档案的扭曲认识。

1.2在管理模式层面人事档案管理相对分散

传统的人事档案管理模式是按照管理权限进行划分，逐层对人事档案实行管理的，在调取档案时需要由各单位逐级的向上层主管部门提交申请，进而取得个人的人事档案。但在市场经济的冲击下，国家对很多国有企业和事业单位实行改制转轨，大量厂矿和事业单位的职工买断工龄或下岗分流，终止了与原单位的关系，对这部分人群的档案管理工作成为一个难点，由于数量比较庞大，而且人员流动性较强，因而必须引起有关部门的高度重视。据了解，有很多下岗人员在退休后，因为找不到档案而不能办理退休，三番五次去档案馆寻求帮助，但档案馆只负责档案的归档和保存，对这部分人的档案可谓爱莫能助。针对这种情况，从个人的角度分析，辛苦一辈子终于到了退休的年龄却因为档案缺失而不能退休，在遭受经济损失的同时对心理也会产生很大的负面影响；从社会的角度分析，这种档案管理模式也不利于维护社会的和谐稳定的局面。

1.3在内容信息层面人事档案管理存在缺失

按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但市场经济体制改革的不断加深，原有档案内容中的个人经历与社会实践不能满足当前人事档案管理的要求，其所涵盖的内容在某种程度上存在缺失，并不能对个人行为进行更为完整的记录，使得人事档案只具有参考价值，并且其内容的参考性也逐渐被弱化。如传统档案主要是考察个人的政治经历，并且重复性较高；而像各类考核、鉴定等反映人性本质的内容相对缺失，如健康档案、业绩档案、诚信档案等都没有在人事档案中得以体现，这也不利于企业寻找和发掘所需要的各方面人才，对优化人力资源配置产生不利影响。

2.新时期人事管理的革新要求

2.1在思想上树立正确的人事档案管理理念

针对人事档案的管理，我们要从思想上给予正确的认识，树立正确的档案管理理念，不但要重视其历史鉴定的作用，更要突出个人实力与能力的展现。这也使得我们必须改变传统模式中过分强化档案作用的观念，但也不能扭曲的理解为人事档案在社会主义市场经济高速发展的今天毫无作用可言。在国家政策法规的限定下，人事档案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用还非常重要。如养老保险、职称评定以及离退休等等，如果没有人事档案，在办理过程中会造成很多麻烦，甚至无法办理。因此，我们必须从思想上认识到档案管理的重要性，强化将档案管理在实际生活中的作用。

2.2在模式上实现单位内部管理与社会化委托管理的“双管齐下”

市场经济的发展使得很多工人走出厂矿自谋生路，成为社会单元，对人事档案管理的管理模式采用单位内部管理与社会化委托管理相结合的道路，实现“双管齐下”。即在法律法规的限定范围内，采用有各单位或主管部门进行管理的同时，还可以通过市场化运作通过委托人的方式进行托管，两种方式并举能够更好的加强和完善人事档案管理，对在经济转轨中流入社会的失业下岗职工以及买断工龄的人群，通过市场机制将档案交由人才交流中心进行管理；或将档案直接交由人事档案局进行归档，使公众能够随时调取档案。这种单位内部管理与社会化委托的方式相结合，对组建完整的档案管理构架有积极的促进作用。

2.3在内容上要力求实现档案管理的“与时俱进”

传统人事档案的建立受特定历史时期的影响，在建档过程中存在不实之处，如“此人不宜重用”等不实的内容，使得部分人才在求职中四处碰壁，针对这些档案必须用科学的发展观来对待。我国处在社会主义市场经济的转型期，人才流动性大，竞争更加激烈，使得人力资源配置必须抛弃传统人事档案沿袭下来的弊端。在人才的聘用与引进过程中，需要通过一定时限的“试用期”来对人才实现全面的了解，如果人事档案能够囊括个人更为完整的信息与内容，能够使档案信息更加直观的呈现在用人单位面前，这对人才的聘用与引进有着非常积极的促进作用。

3.小结

若要使人事档案管理上升到新的台阶，就必须抓住有利时机，不断的对人事档案管理工作实施创新。只有打破传统的人事档案管理模式，使人事档案管理更加全面和系统，才能满足当前公众对人事档案管理的需求，以求达到人事档案管理的现代化、科学化和规范化，将人事档案管理的价值充分的发挥出来。（作者单位：平顶山学院）

参考文献：

[1]时胜春.加强人事档案管理的必要性及措施[J].魅力中国2009（30）

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一、引言

我国人口众多，政治、民族、宗教、文化等非常复杂。为了规范人才管理，我国政府一直以来对档案管理非常重视。但是也不容否认，我国的档案管理长期受计划经济的影响，在行政管理较多的约束下，对于聘用制下的事业单位来说，在人事档案管理方面无论是管理体制上，还是管理方法上都显得机械、繁杂、滞后，已经远远不能适应目前社会管理要求。为了适应新形式的要求，需要对聘用制下的事业单位人事档案管理工作进行完善。

二、聘用制下的事业单位人事档案管理现状

1.不适合人革要求

我国事业单位的人事档案管理工作来源于计划经济时代，在工作指导思想上、方式方法、手段上都明显还存在着计划经济时代的烙印。如过份强调家庭背景、政治表现；如记录还采用手工输入，效率慢、误差多频频出现；如保存不善发霉、丢失现象也屡屡发生。这说明传统的档案管理模式已经远远不能适应今天人事发展的客观要求，无法满足事业单位对人才的管理以及人才自由流动、健康发展的要求。

2.管理手段落后

人事业单位的档案管理还没有从传统的纸质阶段解放出来，一直采用的纸质记录还在许多地方延续。一些地方虽然使用电脑，但也只是使用简单的EXECL进行输入、输出而已，也没有实现真正意义上的信息化。因此，人事档案从信息采集到录入存在着很长的时间差，这种时间差可能是一年，也可能是几年，也就是说当一个人辞职、应聘、奖惩等手续、环节变动都是被动的、滞后的，而不是超前的，这显然无法提供充分人事信息及时为使用人才单位服务，已经失去了档案管理的初衷。而且，现代的人才流动非常频繁，原始的人事档案由于信息不对称，手段落后，造成原始信息始终滞后，在信息手段缺失的情况下，无法及时反映信息存在的问题进行及时弥补或给予预警。

3.实用价值不高

人事档案管理工作存在许多漏洞，失去了应有的严肃性。最明显的表现就是大多基本资料都是个人提供或者填写，有的人为了对自身缺点、缺憾进行粉饰，可以肆意对年龄、家庭住址、学历、政治身份进行篡改，或者填写过程中不慎产生错误，档案管理人员一般只是看看，无法进行一对一的深入调查、取证，结果往往曹操塞入档案袋。从而导致人事档案失真现象严重，久而久之，档案管理也就失去了严肃性，最终影响档案管理的事业发展。这主要是新形势下标准与管理制度不够一致而导致的工作安全性缺失。

三、聘用制下的事业单位人事档案管理对策措施

1.提高信息化管理

人事档案是为人才的流动服务的，所以事业单位的人事档案管理 要紧跟这一宗旨。首先要改革人事档案的管理手段，积极采用新技术。随着计算机新技术的大规模应用，包括输入、记录采用了计算机，但还远不能适应先打的管理要求。最根本的是开发人事档案管理程序，基本功能要包括分析、预测、统计及搜索等功能，并满足远程调入和调出要求；其次是完善档案的载体形式，利用新媒体技术进行自动影响录入，从而保证档案的完整性和真实性；最后就是实现逐级审核制度，确保档案信息的及时性和准确性。计算机技术提供了客户的级别权限，从不同地域、不同部门可以实现联动机制，方便了审阅、校对、复读，解放了手工工作的劳烦，减少了人为失误。利用互联网技术还可以有针对性地检索、查阅，真正让档案管理活了起来，切实做到服务于人才发展需要。

2.提高档案质量

市场经济极大促进了个要素的流转，其中人才流转是最快的，客观就需要人事档案管理工作要紧跟这一新变化。目前。事业单位大量采取人才聘用制，这一做法确实解决了人才的需求，但在招聘用人过程中，亟待通过审核档案来了解招聘的人员经验、经历。来为自己用人、留人提供依据。为此，档案提供的信息的真实性就成为事业单位人才发展的重要工作。过去一个人在一个单位可能干一辈子，档案在一个地方也可能呆一辈子，在管理上很方便，可以做到有错能纠。现在则不然，一个人任意流动很正常，信息不对称必然产生滞后乃至错误。为此，档案的管理迫切需要走市场化的道路，简单地说可以采取第三方托管的方式。这样做的好处是让人事档案管理更加专业化，让专业的服务机构提供专一的服务。国家可以制定人事档案管理的标准、准则加以宏观管理。这样解决了人事档案管理工作目前属于配角的尴尬，还可以解决人事档案管理缺少人才、缺少资金的局面，从源头提高档案管理的质量。例如，《中华人民共和国档案法》制定了“统一领导，分级管理”的原则，根据这个原则在某些地区设立各级国家人事档案托管中心，集中管理该区域内的人事档案就是一种很好的尝试。

3.适应时代变革的需要

人事档案管理的组织机构完善随之而来的就是职能的转变，在社会化的人事档案管理拓展中，职能必须随着工作内容的改变而进行调适，以此才能保证人事聘用的正常进行，在保证人才正常流动的同时也可突出管理职能的作用，监督与管理流动的良性循环。新出现的职能有：根据硬件与软件的设置需求，保证人事档案的质量，保护多种信息与资源的安全；针对流动性的增加进行跟踪与监控，利用网络资源提高工作的效率；对多种资料进行完整性和对，制定相应的登记表格保证人员资料等静态材料的完整，并保证增减的准确性。

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关键词：公共就业服务机构；高校毕业生；人事档案；管理

高校毕业生档案是国家干部人事档案的重要组成部分，是高校毕业生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录。当前，在高校毕业生人事档案管理方面，普遍存有“人事档案无用论”的观点和现象，表现在高校毕业生自身对档案不重视，政府公共就业和人才服务机构对档案管理和提供相关涉档服务不到位，给高校毕业生今后接受选拔、任用、考核以及行政、事业单位结构调配方面，带来了负面隐患和障碍。因此，在当前就业创业新常态下，无论从开展高校毕业生就业服务角度，还是加强人事档案管理的角度，都应是公共就业服务机构的重要内容和工作职责。

1 人事档案对高校毕业生的社会生活仍然起到不可或缺的作用

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据。高校毕业生档案是高校毕业生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。当前，在人们日常生活中，人事的档案的作用仍然不可或缺，诸如享受养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策方面，在个人办理报考公务员、工资提升、职称评定以及出国手续等，都起到最原始的依据作用，相关部门必须审查的材料之一。因此，加强对人事档案工作管理，特别是高校毕业生的档案工作，不仅是组织人事工作的基本要求，也是高校毕业生立足社会、谋求发展的基础。

自2002年以来，我国实行“劳动者自谋职业、自主创业，市场调节就业，政府促进就业”的积极就业政策。高校毕业生就业也由国家统包统分，相应调整为推荐就业、自谋职业和市场就业的就业政策。做好人事档案管理工作，就是为那些敢于到民营企业创业、敢于自谋职业、敢于自主创业的高校毕业生提供了配套服务，解决了他们的退路问题。所以，开展高校毕业生人事档案管理工作，是落实积极就业政策，做好公共就业服务工作、践行“政府促进就业”的重要手段，必须抓紧抓实。

2 当前高校毕业生人事档案管理中存在的问题

当前，高校毕业生人事档案管理工作存在问题如下：。

一是个别地方对高校毕业生人事档案管理工作不重视。

主要表现为，在原人事部门所属人才交流服务机构和原劳动保障部门所属公共就业服务机构的整合过程中，对社会化档案管理没有充分的重视，故意削弱档案管理机构力量，不单独建立专门的档案管理机构，不配备专职的工作人员。档案管理设施投入严重不足，“防火、防盗、防蛀、防霉、防油、防辐射”设施不全，有的甚至连档案库房所必须的温度计、干湿计、吸潮机等基本设备都没配备。档案管理制度缺乏，或者管理制度不规范、不完善，或者有制度不坚持、不执行，随意性极大，缺乏严格的管理措施等。档案管理指导思想僵化，计划经济年代的档案管理思想严重，严重制约的档案的利用和流动。

二是部分民营企业对人事档案的作用缺乏足够的认识。

档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。

三是部分高校毕业生对人事档案的作用也缺乏应有重视。

某学院04年毕业生张先生大专毕业以后，决心自主创业。他认为自己不去找工作、不用买社保，人事档案没有什么用处，于是想当然的把自己的人事档案放在自己手中保管。一段时期的创业之后，具有一定工作能力的张学生又进入了一家大型企业工作，企业要审查他的档案，了解他以往的学习、工作情况，并为他购买社保。没想到，由于毕业后未及时办理档案转接手续，档案却找不到了。没办法，张先生只好通过补办档案里的各种证明，来补一份人事档案了。但是，人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。向张先生抱有这种心态的高校毕业生大有人在。以某市近年接档、转档和发档为例，该市每年共接纳各类毕业生档案1.8万份，实际每年发档、转档约1万份，现存历年积存档案，即所谓的“弃档”有1.2万 份，这充分说明了部分高校毕业生对自己人事档案的淡漠心态。

以上情况的存在，导致了高校毕业生人事档案管理工作产生了一系列的问题和矛盾。一是“死档弃档”加大管理成本。据不完全统计，全国各级人才流动中心管理保存的330万份人事档案中，就有60多万份与主人失去联系。二是“人质档案”制约人事流动。随着人才流动的加快，一些单位为留住人才或逼迫跳槽人员办清相关手续而扣留人事档案。2015年5月，某企业医院因13名高校毕业生擅自离职而强制扣留了他们的人事档案，导致这13名毕业生联名状告公共就业和人才服务机构不作为，没有及时提供档案托管服务项目，使他们的人事档案成为了“人质档案”。三是“档案克隆”引发人事纠纷。有的单位为引进更多高层次、高学历、高水平人才，或为了单位升格达标，纷纷出台各种优惠政策吸引人才，甚至作出重建档案的承诺。人事档案成了原单位和新单位人才“拉锯战”的焦点，引发人事纠纷。四是“注水档案”透支社会信用。人事档案关系到个人职位升迁、工资水平、福利待遇等切身利益，有些人便在档案上打起了主意，涂改、伪造档案，假工龄、假年龄、假学历、假职称等材料被塞入档案，以致出现了“学历越来越高，年龄越来越小，工龄越来越长，奖项越来越多”的现象，这就使档案的信用功能大打折扣。近几年新闻媒体报道的学历造假、年龄造假、党龄造假的案例，实质就是反映了社会公共人事档案管理不到位的问题。

3 公共就业服务对人事档案加强管理的措施建议

1、加强公共社档服务的立法建设。一是从国家层面出台高校毕业生离校后人事档档管理制度。建立全国统一的高校毕业生人事档案管理制度、转递制度、接收制度、归档制度、借阅制度和产权归属制度及相关的服务收费标准制度。二是从立法的角度，规范政府应提供的涉档服务机构、服务内容、服务项目和服务标准。目前，山东省人力资源和社会保障厅在即将提报省人大常委会审议的《山东省人力资源市场管理条例》（草案），将档案托管服务列为政府所属公共人力资源服务机构的服务内容，成为我国目前唯一对社会公共档案管理服务进行立法规范的省份，为我国社会公共档案管理的社会化迈出了可喜一步。

2、加强档案管理机构建设。在新一轮的事业单位改革中，着重加强社会化档案管理机构建设，在行政隶属上可以属于各级人力资源管理机构，按照可按每管理万册档案数额，科学确定专兼职工作人员编制。加强档案库房建设投入，确保正常业务开展所需经费需要。

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摘 要 做好企业退休人员档案管理，有助于推进企业退休人员社会化管理服务工作，更好地服务于退休人员。企业退休人员档案管理是一项综合性管理工作，但也存在一些实际问题，有待于在今后的工作中加以解决。

关键词 退休人员 档案管理

一、加强企业退休人员档案管理的重要意义

退休人员档案是由证明其个人经历、职业能力、工资水平及参加社会保险等方面的文件材料组成，是历史、全面、真实反映退休人员情况的重要依据。为了加强企业退休人员档案管理工作，国家出台了《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发〔2003〕16号），各省（区、市）也根据《中华人民共和国档案法》和当地《档案管理条例》分别出台了推进企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见，从而明确了退休人员档案管理的主体、条件、管理机构和人员职责、岗位设置、档案材料保管等程序和档案利用流程。

（一）加强企业退休人员档案管理是完善社会保障体系建设的需要

按照建立与之相适应的独立于企业事业单位之外的社会保障体系改革设计，用人单位在依法缴纳社会保险费之后，不宜再承担管理社会保险对象的日常工作，建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，既是管理链条的重要环节和实行社会化管理的基础，也是社会保障体系发展完善的配套设施。

（二）加强企业退休人员档案管理是经济社会发展的客观要求

当前，随着国有企业改革深化和破产兼并企业的增加，一些企业退休人员会失去原单位的依托。如果不建立公共的社会档案管理机构，既不利于破产企业退休人员的人事档案管理，也不利于现代企业制度的建立和完善。如果实现对离退休人员的社会化统筹管理，就会减少因企业倒闭给社会和家庭带来的压力，保证国家的政治稳定。

（三）加强企业退休人员档案管理有利于促进企业轻装发展

实行人事档案社会化管理，使退休人员一旦因达到退休年龄退出劳动领域后，将人事档案转移到相关社会托管机构，打破了传统的档案管理模式，也就打破了传统的人事管理观念，破除了退休人员由传统的“单位人”“一包到死”的观念，真正实现与企业脱钩，可有效降低企业经营管理成本，让企业从具体的人力资源管理服务中解脱出来，促进企业经营发展，防止出现企业越老、退休人员管理服务压力越大的局面。

因此，在经济社会发展的新常态下，加强企业退休人员档案管理，有利于增强对企业退休人员的服务功能，有利于真实反映退休人员的情况，保障退休人员的切身利益。

二、企业退休人员档案管理存在的主要问题

目前，企业退休人员档案管理主要存在以下几方面的问题：

（一）档案管理制度不完善

虽然各地已经加大了对企业退休人员档案的管理力度，但在档案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地区间发展不平衡的现象，发达地区在企业退休人员档案管理方面较为先进，而有的落后地区、小城镇等没有建立起相应的档案管理制度，影响了退休人员档案管理的整体发展；又比如有的管理部门退休人员档案管理制度不健全，对退休人员的资料收集不完整，在档案管理制度中对档案借阅、保密、利用等方面没有进行规范化管理，导致档案混乱现象突出，严重影响了企业退休人员档案管理制度，缺乏规范化和标准化。

（二）档案移交接收管理不规范

企业退休人员档案的管理分别由省级养老保险经办机构、市（州）养老保险经办机构、县（市）养老保险经办机构等承担，并由各级各类企业的同级档案行政管理部门负责监管和指导。综观各地管理办法，均要求各参保企业和档案托管单位尽快完成退休人员档案移交的工作。但在实际工作中，档案的移交和接收管理不够规范，导致退休人员档案材料不齐全、档案分类混乱、缺少关键材料等现象十分突出，不仅影响了档案利用，也容易引发关于档案管理的纠纷。

（三）档案托管机构工作经费未纳入政府财政预算

由于企业退休人员人事档案管理工作，是国家社会保障体制改革建设衍生出来的配套服务工作，但由于退休人员数量多、专业性强、档案利用量大，需要配备专业管理人员和必要的场地设施建设、维护投入。由于种种原因，作为公共服务重要组成部分的托管机构一直没能纳入机构编制、财政部门的管理，其正常的经费没有纳入财政预算，一直靠收取托管费来维持。2015年国家取消档案托管费收费项目后，一些托管机构面临经费无源的严重问题。有些社会化档案管理机构也就以种种借口拒绝接受新退休人员的档案，给档案的社会化管理带来不和谐因素。

（四）档案利用率低，检索效率低下

企业退休人员档案的利用主要集中在办理复查工龄、工伤转退休、更改户籍信息查询、经济房及拆迁宜查询、提供退休人员补办《退休证》材料、为退休人员医疗清算提供材料、提供退休人员子女入党与参军政审材料、办理死亡退休人员的丧葬抚恤费和遗属困难生活补助费等方面，涵盖的内容较广。但由于企业退休人员档案管理的不规范，加之档案信息化建设力度薄弱，导致档案利用率低下，档案查阅困难，在一定程度上影响了档案管理水平的提高。

三、加强企业退休人员档案管理的对策建议

（一）健全完善企业退休人员档案管理机制

健全完善的管理机制是做好企业退休人员档案管理工作的制度保障。有关管理部门应建立科学、完善的管理机制，增强企业退休人员档案管理的针对性和有效性。同时加大退休人员档案管理的信息化建设力度，运用计算机技术、信息技术、数据库技术等，把企业退休人员档案管理转变为信息化管理，提高档案的利用效率。

（二）加强宣传，提高对退休人员档案管理的认识

有关部门应加强《档案法》《社会保险法》以及企业退休人员档案管理实施办法等法律法规的宣传，提高档案管理部门、企业、退休人员对档案管理的认识，营造人人懂档案、人人关注档案管理的良好氛围。

（三）做好档案移交接收工作

档案管理部门及企业档案管理人员应深入学习有关法律法规和规章制度，掌握档案管理专业知识和技能，强化企业退休人员档案移交接收工作，从而在企业退休人员数量不断增加、退休人员档案频繁移交的形势下，做好人事档案管理工作。

（四）转变档案管理观念

进一步转变企业退休人员档案管理观念，把以往的管理意识向管理、服务并重转变，提高档案管理的有效性和针对性，发挥企业退休人员档案对社会和谐、老有所养、老有所为的重要作用。

（五）建立专业的退休人员档案管理队伍

由于这种社会化托管机构是在不增加人员编制和人头经费的情况下开设的，可以通过面向社会公开招聘的方式，招聘具有较高专业水平和责任心的大学生，通过进行相关的专业培训工作和职业道德教育，也可以通过在系统内部选择具有较强责任心，且具有档案管理经验的人员充实到企业退休人员的人事档案管理，并建立长效的培训机制，使档案管理人员不仅具有较高的专业管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉献、热心为企业退休人员服务的职业道德和良好品德，更好地为企业退休人员提供人事档案方面的服务工作。

四、结语

总之，做好企业退休人员档案管理是一项重要的基础性工作，企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度，提高档案管理水平，增强企业退休人员档案管理服务水平。

⒖嘉南祝

[1] 岳艳敏，李斌，尚亚军.探析当前退休人员管理存在的问题及措施[J].现代企业文化.2015.12（05）：23-25.

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重提“汤国基案”

2003年，几乎与孙志刚事件同时，汤国基档案事件经由媒体曝光。前者直接导致了中国收容遣送制度的变革，但是同样被公众寄予希望藉此撼动传统人事档案管理制度的“汤国基案”，却随着新闻事件的冷却淡出了视野。

4年撼不动体制惯性的“汤国基事件”，今天重温起来越发令人“齿冷”。汤国基，湖南宁乡县人，1983年毕业于湖南益阳师范专科学校，在那个急需用人的年代，汤国基毕业后多次被用人单位拒绝， 20多年汤国基一直没有正式的工作单位。

2002年12月3日下午，一件意想不到的事打破了汤国基生活的平静。他突然接到了由宁乡县教育局安排挂靠的单位――东湖塘初级中学的电话，要他“赶快回宁乡办理精神残疾手续，以应付再就业政策的检查”。这是他第一次听到有人以组织的名义认定他是一个精神病人。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投进了三份复印件：处分决定、毕业鉴定和精神病司法医学鉴定书。此时，汤国基才真正明白他的坎坷遭遇与他学生时代的档案评语密不可分。他的档案里明明白白地写着：该生“平时很少参加政治活动，经常不请假旷课，胸襟狭窄，多疑善嫉，经常扬言报复杀人――有时精神有反常现象。”而此前，汤国基对自己的所谓“病史”一无所知。尽管汤国基“精神病史”的制造者最终大白于天下，但是这位他曾经开罪过的老师仅仅受到了道德的谴责，经他一手炮制的“组织意见”就这样轻轻松松地断送了一个青年的人生幸福。

对汤国基所形成“个性强，多疑善嫉”的人格诊断和“有严重的神经官能症”的医疗诊断，使他屈从于由这种人格评价所主导的命运安排之中，显现出“组织意见”的话语霸权。片面化的“组织意见”垄断着档案文本，尽管有时仅仅为一行字或一句话，但却能决定一个人的否泰。这种非民主化的主观评定无疑掺杂着组织领导者的个人喜好甚至“恩怨情仇”，其客观公正性饱受质疑。由此可见，由“组织意见”主导的评价功能已经远离了人事档案的原始功能――记录功能，组织评价中的“定性”远比工作业绩中的“定量”重要。

“牛皮纸袋”要不要变

今天，新的人才观和价值观，使得用人单位更加注重“行动中的事实”而非“牛皮纸袋”里的“组织意见”，“双向选择”性的市场就业政策冲击着固化的用人观念，曾经能够左右人的前途命运的“组织意见”，不再成为限制个人自由发展的“紧箍咒”。弃档、死档等档案管理的失范，从一定程度上成为传统人事档案功能错位的有力佐证。

根据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60万“弃档族”。仅成都市人才中心代管的档案中，就有五分之一的档案成为没人要的“死档”，存放时间最长的已达15年。清理“死档”已经成为存放档案的单位和中介机构非常头痛的事情。由此可见，传统人事档案的功能正在大大减弱和退化。

“牛皮纸袋”要不要变？作者主持的人事档案制度研究调查组采取分层随机抽样的调查方法，在长沙市发放问卷112份，收回有效问卷100份。

对于“您认为人事档案在求职过程中重要吗？”这样的问题，统计结果显示，有66%和68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，仅有30%和25%的被访者认为重要。但是，受访对象年龄大小及工龄长短与重视档案的程度都成较强的正相关，即年龄越大或者工龄越长，越重视人事档案的作用；文化程度越高，对档案的重视程度也越高；政治面貌与重视档案程度存在相关性，党员与派人士明显更加重视档案；而且在单位的地位与其对档案的重视程度有很强的正相关，地位越高，越重视档案。但是，问卷调查结果显示，职业类别与重视档案程度存在较小的正相关，性别差异对重视档案程度也有较弱影响。

调查发现，只有19%的受访者看到过自己的档案，而有83%的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。有35%的受访者的档案不在现在工作的单位，但按时交纳档案管理费用的人只有2%，可见，人们对档案的重视意识普遍不足。调查中，45%的受访者认为现行的人事档案急需改革，有84%的受访者明确表示我国现行的人事档案无继续存在的必要或作用不大，可有可无。

由于用工制度的变化、单位制度的式微及其相关政策的变迁，现行人事档案制度失去了往日的严肃性、准确性和唯一性，被越来越多的人视同“鸡肋”甚至成为“体制的阑尾”，人事档案制度成为流动性时代除户籍制度外的又一个人才壁垒。

变革的方向是什么

毫无疑问，人事档案制度的变革目前还缺少一些相关要素。虽然某些“档案事件”已经具备了变革诉求的某些特性以及媒体的少量关注，但是对于一个人与一个时代的制度抗争还缺乏强烈的、大面积的、广泛关注的“导火索”。

同时，任何一项制度变革都会经过“思想斗争”和“利益阻止”，制度既得利益者希望维持原有利益格局，不到万不得已是不会进行风险性的制度转换的。由此，旧制度的惰性、刚性和惯性或既得利益者的强势及其阻碍导致制度变革的沉淀成本增大；制度系统内各要素的改变速度或新要素的成长速度悬殊，“新”“旧”之间的比拼如果仍然以“旧”占上风的时候，僵局之下的“现状维持”不可避免。此外，制度变革的价值取向和意识形态压力也是不能不考虑的因素。

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关键词：干部人事档案；管理；问题；对策

中图分类号：C96 文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）07-0171-02

一、干部人事档案管理中依然存在的几个问题

（一）在认识层面，对干部人事档案管理重视不足。干部人事档案管理工作，是一项工作任务重、工作系统性强，且工作业绩不明显的基础性工作。当前依然有很多人任务社干部人事档案工作仅仅是一些简单的保管性工作，只要档案不丢失，能查询就完全可以了。事实上，这种对干部档案管理工作的认识存在着极大偏差，不能充分认识到干部档案工作的重要性，受这种认识的影响，一些单位在干部档案人员安排上，往往是档案管理人员身兼数职，对干部人事档案工作认识不足、重视不够，工作处于消极应付状态。

（二）在管理方面，相关的档案管理机制不够健全。重保密、轻查询、不开放的现象在干部人事档案管理中依然普遍存在。根据相关管理规定，目前只有政府机关、事业单位以及国有企业才具有干部事档案的相应保管权，但随着社会经济的告诉发展以及人员交流的增加，一些民营企业和外资企业中也开始出现了干部人事档案管理的需要，而实际上，这些企业多存是将干部人事档案通过人才交流中心寄存并托管。由于干部人事档案管理的不透明，产生的相应管理问题有增加趋势，一些当事人的干部人事档案被原工作单位填写了一些不实情况，但由于个当事人无法查阅个人档案，造成档案丢失和篡改等情况发生，当事人均无从知晓。当前人员流动已经成为了一种比较普遍的现象，在人员流动过程中，由于干部人事档案无法做到与人员流动同步，所以人档分离的情况普遍存在，一些单位为了阻止人才外流，甚至将干部人事档案作为要挟条件，导致很多“弃档”现象出现。

（三）在质量方面，干部档案收集力度和材料质量均有一定差距。干部人事档案收集归档制度不够规范和健全，相关管理制度执行也吃不够严格，很多单位在管理上多为生搬硬套上级管理部门的相关规定，没有进行相应的本地化细化。此为，过去传统的手工管理对于干部人事档案的质量与效率均存在一定的制约，干部人事档案信息化进程较慢，人事档案管理效率不高。

二、干部人事档案管理问题的原因分析

（一）干部人事档案管理机制不健全

一是干部人事档案管理体制不够健全，一些单位干部人事档案并未设立库房，没有形成规范的管理体制。些干部对人事档案的存放和管理均不知晓，干部人事档案被放置在人事管理人员的抽屉或柜子中，甚至存在干部人事档案本人管理的严重问题。二是干部人事档案相关制度落实存在问题。虽然当前大部分单位均制定干部人事档案管理制度，然而在实际工作中，执行的情况不容乐观，一些单位在查借干部人事档案时，既不登记也不出具介绍信的情况大量攒竹，回执单落实和按时归档等方面也存在一定差距。三是现行制度中有滞后和制肘问题。新形势下，传统的管理制定应不能适应干部人事档案发展的需求，一些旧的管理制度亟待完善和修订。

（二）对干部人事档案认识不够到位

很多单位对待干部人事档案管理工作，依然存在“用起来重要，管起来次要，做起来不要”的问题，在思想认识方面存在一定偏差。一是相关领导不够重视。一些单位和部门领导对干部档案管理的认识存在误区，认为干部档案管理投入物力和人力较多，并且工作不能对业绩有所提升。对干部人事档案管理工作不关心、不关注、不支持，在库房建设、机构设立、人员配置等方面均不能给予充分的支持和保障。二是相关人员配置不到位。一些单位干部人事档案管理工作人员多为身兼数职，工作任务比较繁杂，管理人员的工作内容多，工作压力大。此为，由于缺少必要的培训，一些管理人员的专业技能不够精通，无法确保干部人事档案的规范化管理顺利实施。

（三）干部人事档案管理人员责任意识不强

做好干部人事档案管理工作，不仅需要较强的专业技能，更需要强烈的责任感和敬业精神。可以说责任心是做好干部档案管理最核心的需求。很多时候，干部人事档案管理问题就是管理人员责任心不强的问题，图简省、怕麻烦、走捷径都是责任心不强的表现，也是当前各项干部档案管理问题的深层次原因。

三、做好干部人事档案工作的对策与建议

（一）进一步提高对干部人事档案工作的认识

干部人事档案工作是一项默默无闻的基础性、内部性、保密性工作，一直都不引人注目。一些单位领导也因此对该项工作认识不足，缺乏必要的关注。要进一步做好干部人事档案工作，首先应解决各级领导的认识问题，不断加大宣传和监督检查力度，进一步提高各级领导对干部人事档案工作的认识，从完善管理制度、改善档案管理人员但与入手，不断促进干部档案管理水平的提高。

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加强人事档案工作是改革创新为动力，提高医院人事档案质量和管理工作水平是必然要求，也是医院人事档案管理人员义不容辞的责任，医院人事档案管理要与时俱进［2］。通过实行计算机信息化、网络化处理，应用数据库对人事档案、报表、信息进行管理，其检索迅速，查找方便，可靠性高，存储量大，保密性好，寿命长，成本低，提高效率，是医院信息化管理的重要体现，确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。

2医院人事档案管理信息化

我院随着网络信息技术的发展，建立OA系统（办公自动化OfficeAutomation）、HIS（医院信息系统（HospitalInformationSystem）在人事档案工作中，应用HRP（医院资源规划HospitalResourcesPlanning）成为医院资源管理的重要工具，使医院实现人、财、物科学化、规范化、精细化管理。这使人事档案从单机管理、光盘存储快速发展到网络系统；通过建立数字化的档案，实现网上归档，实现人事档案信息化，建立反映医院专业特色、具有个性特征、方便实用的数据库[3]。利用现代化的技术手段，由扫描仪扫描转换成文档信息录入电脑数据库。储存的档案、照片、录音及录像等资料，采集基本信息，及业务能力、专业特长、临床及科研的成果、论文论著、获奖情况、医德医风、工作业绩、考核、奖惩、工资等信息，严格审查输入档案信息,确保所输人信息真实、准确。信息变化及时修改、增加，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。档案内容收集采取动静结合、纵横结合、定量与定性相结合的方式[4]。我院逐步形成办公自动化，做好档案管理信息安全化，防止工作人员操作失误、系统设备故障或者计算机信息损毁。在系统建设上，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制，重视信息资源开发与利用。建立人才引进与培养机制，引进高学历、专业素质高、责任心强、熟悉计算机操作的档案管理人员，重视和做好原有从业人员的岗前培训与继续教育工作，要做“持证上岗”，在岗人员要不断学习，并定期进行技能、知识培训，不断更新知识，提高技能［5］。

3充分发挥人事档案在医院人力资源管理的作用

（1）为领导决策提供人才信息和用人依据，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，对各学科人才的工作履历、学习经历及专业技术培训等情况进行汇总分析，预测医院人才的发展潜力，为选才、用才、育才、留才、发挥作用，形成一个面向人才市场、面向社会开放的人才信息系统，实现人事档案管理工作规范化、科学化、现代化。（2）为完成新的工资制度改革提供了保障，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，职工可在建立OA网上查阅工资情况。（3）建立卫生技术人员业务档案，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义，为职称评定提供了依据，为医院管理提供了准确及时的信息。（4）我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才交流中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

4结论

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关键词：人事档案 制度 服务意识

人事在1995年被提出,为了适应社会主义发展的需求推行的新型管理方式,与之相关的人事档案管理工作开始移交,由机构完成,这一改革标志着档案管理规范化、系统化、社会化。近年来,随着人事制度的完善,人事档案显现一些弊端,这就要求人事档案制度逐渐完善,这是摆在当代档案管理人员面前的关键问题。

1、人事档案存在的问题

1.1 人员对其重要性认识不足

人事人员对人事档案的重要性一直缺乏认识,对工作的重视程度与对档案的重视程度不成正比,很多人对个人的档案在哪都不清楚,对档案机构不信任,人员对人事档案的轻视必将导致个人权益无法保障,如不转变这些观念,必然影响人事档案制度效用的发挥。

1.2 对人员的档案材料信息更新不及时

近年来,人事流动较为频繁,人事档案也要不断地完善与补充,才能发挥其应有的作用,但是实际情况则不尽如人意,更新速度不及时,收集缓慢,人员在不断地工作实践中内容十分的充分,材料丰富,这就要求机构保证档案的完整性,保证档案资料信息的准确、真实、完整、及时。

1.3 职责不明,制度不健全

目前,人事档案管理存在的最大问题就是人事档案管理机构与用人单位之间的职责,在具体的工作实践中常常出现衔接失误,影响工作的管理效果,以致无法发挥其应有的作用,侧重点不同,以接收、存放为主,对管理利用的认识不足,结构上存在弊端,对档案的装订不及时,材料混乱,严重影响工作。一旦工作出现失误,将会导致机构制度无法完善,效率差。

1.4 服务观念落后

目前,我国的人事机构服务观念仍以传统的观念为主,缺乏服务意识,传统的管理结构常常导致信息出现失误,对工作缺乏认真负责的态度,总之,就是缺乏服务观念,导致工作效率差。

2、改善人事档案工作质量的措施

针对以上的情况,必须采取有效地措施来逐渐完善人事档案的管理,加强人事档案制度效用的发挥,提高档案管理的水平。

2.1 加强对人事档案的重视

加强人事档案管理的质量必须按照相关的规章制度执行,使机构的管理人员充分掌握规章制度的内容,了解自身的职责范围,将人事档案托管在人事档案机构中享受应有的待遇,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感,增强人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.2 档案资料的收集与个人信息的反应

收集与整理档案资料是档案工作的重点,要注意机构与用人单位之间的沟通,建立健全人事档案信息的完整性,注重人员信息资料的准确与完整,全面准确真实的反映档案资料,提升档案的利用价值。

2.3 明确机构的职责

要想完成人事档案管理工作,必须明确机构与用人单位的职责,这就要求思想观念的转变,积极配合用人单位做好档案资料的收集,扩充档案管理工作的范围,在做好保管工作的基础上,明确双方的工作职责,做好协调工作,制定出具有可操作性的具体措施,明确人事机构和用人单位的职责,不断地建立健全管理制度,做到有章可循,有法可依,提升管理水平,实现档案管理的规范化、制度化,法制化、科学化。

2.4 提升服务意识

实现档案管理水平的提高,就是加强档案管理人员的素质,不断地优化档案机构的服务质量,增强服务人员的服务意识,档案工作的政策性和专业性很强,这就要求档案管理人员必须掌握国家政策性的知识,了解相关的法制制度,提升自身的专业素质,改变传统的工作态度,增强服务意识,提高业务技能,改变传统的管理结构,延伸服务功能,注重与用人单位之间的沟通,加强联系,搭建一个互相了解的平台,提升工作效率,优化人事档案管理的工作效率,提升服务质量。

2.5 实现信息化管理

近年来,随着现代技术的发展,信息技术被应用于各个领域,大大提升了各行各业管理的效率,在人事档案管理部门亦是如此,信息技术的应用大大促进了资源管理质量的提升,在保证档案的保密性前提下要加强其利用价值,建立与信息系统的连接,实现网络管理,利用网络优势,提高信息的利用率,实现信息共享,向需求的单位提供服务。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

3、结语

综上所述,我们对档案制度有了新的认识,其在改革过程中发挥了不可替代的重要作用,在实施的过程中必须注重其不断地细化,加强管理,明确职责,按章操作。在人事档案管理的发展过程中注重发挥人事档案管理制度的优势,打造坚实的平台,为现代社会主义的发展服务。

参考文献

[1]丁忠利.高校人事工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).

[2]潘中喜.人事与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).