办公档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇办公档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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[关键词]办公自动化；电子文件；档案；计算机

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

随着计算机技术在社会各个领域的不断发展，办公自动化迅速在各行各业中普及，产生了大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，以磁带、磁盘、光盘等为载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统，可以方便地查询、阅读和修改文档内容。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，使学校内部人员方便快捷地共享信息，提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节，主要工作是向办公人员提供所需的信息。

办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2 档案管理自动化是档案管理发展的方向

档案管理自动化是档案管理发展的方向，这使档案管理工作更加便利，有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统，首先要加强档案管理业务的基础建设，其次要加强档案数据库建设。对于高校而言，大部分档案都属于开放性档案，高校的办公自动化应与档案业务同步进行，各个部门与档案部门联网，使用计算机通过网络进行档案的调阅利用，缩短档案的查询时间，提高档案的利用率。

档案管理与办公自动化联网，大大提高了档案部门的工作效率。目前，档案部门大多局限于档案的接收和保管，使用办公自动化系统后，文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合，可通过计算机进行整理、排序和分类，便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷，档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码，确保立卷制度的有序执行，也可帮助立卷人准确分类，保障部门立卷质量，对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改，这不仅可提高立卷部门的办公效率，有效防止归档文件遗漏，也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后，可实现档案信息的实时更新和信息资源共享，使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息，为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后，可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，提高工作效率，减少差错率，提升服务质量和服务水平。

3 办公自动化对档案工作提出更高要求

3.1 档案的规范化、标准化要求更高

办公自动化的应用，使得档案工作必须做到标准化、规范化，只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理，才能实现信息共享。因此，在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时，办公自动化形成了新型的特殊载体的档案，它和传统的纸质档案有所不同，这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露，应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高，除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外，对防磁和温度的要求也很高。

3.2 文件处理与档案管理要求一体化

实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后，不但要使用计算机对其特征进行扫描著录，还要分析文件的内容和主题，完成档案管理系统中要求填入的著录项，以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率，提高了档案利用率。

3.3 对档案管理人员综合素质要求更高

实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

主要参考文献

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.

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（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

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1.合理性

在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

2.档案室管理者的工作素质的必要

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本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理更加规范，从而推进各项工作的有序发展。

【关键词】

办公室；档案管理

办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。

一、办公室档案管理的现状

（一）单位领导对档案管理不够重视。

档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料，是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况，如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训，档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全，室藏档案数量不完整，平时不注意文件、资料的收集、整理，档案制度都不完善等。

（二）信息化建设相对落后，社会现代化发展管理软件缺乏统一性。

一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主，形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（三）档案管理相关规章制度不健全不完善，落实不到位。

一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范，导致收集工作处于无序状态，或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位，执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁，大大增加了档案查找的工作量，至使档案管理难以发挥其效力。

（四）档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。

越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（五）档案信息管理人员的素质有待提高。

实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、如何加强档案管理

（一）提高对档案管理工作的重视程度。

做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。

（二）加强档案管理信息化建设。

网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高，并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力，即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件，使检索工作变得更加准确便捷。

（三）建立完善的档案管理制度。

提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式，办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。

（四）提高档案管理人员的素质。

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1 档案管理的现状

1.1 档案管理信息化不全面

目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。

1.2 档案查阅易造成污损

文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅， 而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。

1.3 档案检索效率不高

在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。

2 档案管理信息化的必要性

2.1 档案管理信息化能提高工作效率

档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。

2.2 档案管理信息化能优化资源配置

大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。

2.3 档案信息化管理能提升检索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。

3 信息化档案管理应用

3.1 建立档案信息库，实现档案信息化

档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。

本单位利用OA办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。

3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率

传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。

在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用OA办公系统传输给查阅者，同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。

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1、办公自动化下医院档案管理要点

1.1 实现档案管理和办公自动化的一体化

在全面推进医院改革的过程中，传统的医院档案管理模式难以满足医院对档案管理效率和质量的要求，进而造成管理上问题不断。在办公自动化的环境下，自动化办公模式可以充分发挥其高效快速及全面等特点，将其与医院的档案管理工作结合起来，形成医院档案管理一体化，必然能不断完善医院服务，确保档案管理工作高效完成。

1.2 实现医院档案归档的规范化和标准化

医院档案的归档包括电子档案和纸质档案两部分的内容。在办公自动化环境下，先进的信息技术和计算机网络平台能够确保档案归档工作高效率和高标准的完成，在计算机技术和网络平台建设的辅助之下，医院的档案归档各个环节都能够进行规范管理，从而大幅提高档案归档工作的综合水平。

1.3 促进医院各部门之间的相互协作

在办公自动化环境之下，医院的档案管理工作的系统性特征更加明显。电子档案归档除了要求医院档案管理部门协调工作之外，还需要信息技术部以及其他部门的通力协作，这样才能够确保档案的完整性。在办公自动化实现的前期阶段，但管理工作需要得到进一步的延伸，无论是前端控制还是设计阶段，都要确保系统性管理。

2、办公自动化下医院档案管理策略

2.1 改变传统的档案管理模式

在办公自动化环境下，医院档案管理的各项文件是相对独立的。传统的医院档案归档工作主要是由部门或者是个人完成，在实现办公自动化之后，自动化的医院档案管理则以文件为单位，直接将处理完成的文件进行归档。在这样的改变之下，电子档案归档不再是一个部门的工作，他需要信息技术部和档案管理部门共同协作，无论是哪一个环节出问题都会造成档案的完整性。在办公自动化的要求之下，医院必须改变传统的档案管理方式，在自动化办公系统建立的前期阶段就必须要将档案管理进行延伸，并且与系统设计紧密结合。另外为了确保医院档案管理的系统性发展，自动化办公系统的功能设置必须涉及前端控制。

2.2 全面完善档案管理系统

在自动化办公的影响下，医院的档案管理部门必须不断完善档案管理系统，确保档案管理的各项工作能够系统化的完成。在完善医院的档案管理系统过程之中，必须根据医院的实际发展情况，在现有系统平台的基础之上，构建档案管理子系统，从而确保电子档案管理工作和电子公文运转的高效配合和共同完成。与此同时，在进行设计时，医院首先需要对自身的业务经营管理特点进行全面的分析和研究，根据管理的实际特征进行系统管理平台的设计和完善，确保管理系统平台设计能够与其他的管理组件相互融合，提高管理系统的整体适用性，同时为实现文档一体化管理的目标创造良好的条件。

2.3 建设档案管理工作队伍

我国的医疗卫生事业正处在全面发展时期，这一时期医院的档案类型和数量持续增多，这对医院的档案管理工作带来了极大的挑战，也给档案管理的工作人员提出了更高的要求。在办公自动化环境下，医院在开展档案管理工作时需要结合办公自动化的特点，根据工作需求建设档案管理工作队伍，加强管理人才培养工作，有效提高档案管理人员的素质，满足医院办公自动化的要求。一方面由于办公自动化的发展速度逐步加快，那么医院的档案管理工作就必须跟上科技和信息化发展的步调，重视人才的培养和更新，加强对档案管理人员的专业技能培训和职业素养教育，确保档案管理人员的知识和技能得到更新和发展。另一方面，医院要引进先进的人员考核制度，积极推进激励制度，将职称和员工业绩关联起来，充分激发工作人员的工作热情，提高档案管理人员的整体管理水平以及医院的整体服务质量。

2.4 建立和完善档案管理标准

自动化办公下的医院档案管理更加的方便快捷和及时，那么档案管理的各项工作就必须要有统一的标准，提高管理的规范性。因此医院必须根据档案管理要求建立和完善档案管理制度，确保各项管理工作有据可循。首先，档案管理工作必须涉及档案的收集整理以及检索等方面的内容。接下来，档案管理部门必须认真检查归档材料，采用高效的鉴别手段确保档案信息资源的真实性和完整性。对于档案管理中的相关技术操作和流程中涉及到的文件处理、著录制定等工作要保证格式和标准的统一。除此以外，医院的档案管理标准要进行不断的完善和修正，在这一过程中必须结合医院办公自动化的程度和特征，明确相关人员的工作职责，规范档案管理的各项工作流程。

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一、办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。

（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。

（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。

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一、办公自动化在文??档案管理中应用的意义

首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。

其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。

最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。

二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略

（一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。

（二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。

（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。

（四）强化档案管理人员的综合水平。在文书档案管理中，档案管理人员的素质水平对档案管理的效果有着直接的影响，因此必须要提高档案管理人员的素质水平，实现高效的文书档案管理。文书档案管理中应用办公自动化技术，还需要提高档案管理人员的专业化技能。加强档案管理的投入，使工作环境以及硬件设备得到优化，档案管理人员能够熟练地操作各种设备，具有较高的业务素质。强化档案管理人员的教育培训，树立终身教育的理念，完善奖惩机制的建立，提高档案管理人员的技能以及工作积极性。同时做好职业道德教育，在档案管理工作中能够更加认真、细致。此外，要加强与单位各部门之间的有效沟通和联系，使档案管理的影响力得以提升。还要积极与其他单位加强联系，积极学习先进的经验技术，并结合单位自身的实际情况，通过现代化的网络技术手段，使得文书档案管理工作水平得到全面的提升，更好地为单位各项决策提供科学依据。

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1 办公自动化的基本概念及其特点

1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。

1.2 办公自动化的特点

1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。

1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。

1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。

2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略

2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。

2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。

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（一）规范化、标准化的档案归档

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（三）建立专业档案管理队伍

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关键词：现代办公技术:档案管理:影响:对策

一、引言

现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件可以在计算机等其他电子设备上进行传输与分享；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。

二、现代办公技术对档案管理工作的影响

第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，计算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。[1]第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。[2]

三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策

第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的传播及接触有迹可循，确保文件不被修改。第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。

四、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础！

参考文献：

[1]侯晋丽.浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务，2017(01).

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（一）文书档案主要是以纸质或其他载体

记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

（二）文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

（三）文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

（一）医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

四、结束语

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摘 要：随着国家对于事业单位的改革不断深入，作为内部管理的重要组成部分，事业单位的档案管理工作不仅与事业单位内部高效运行有着密切的关系，档案管理水平的好坏还是决定事业单位自身发展的重要前提。而面对新的经济环境，要保持事业单位的积极性，就必须关注到事业单位的办公室档案管理。本文分析了事业单位办公室档案管理方法。

关键词：事业单位； 办公室档案；管理方法；

近年来，随着我国经济的飞速发展，人事制度改革的不断深入，人员流动的速度越来越快，做好档案管理工作就显得越来越重要。但是就目前而言，事业单位档案管理工作还存在许多不完善的地方，档案科学化管理比较滞后、档案材料整理不及时。

一、事业单位办公室档案管理问题

1.档案管理工作的重要性未得到应有的重视。受到计划经济的管理模式影响，事业单位的档案管理工作通常都是一些简单的日常程序化工作，例如：档案的保管等。很多现代化的管理理念并没有应用到档案管理工作中。从而给人的印象就是“是个人就能干”，无非就是保证档案不丢失，不泄露档案信息。因此，单位领导以及职工对档案管理工作的重要性并没有充分地认识。以至于档案管理工作模式陈旧，缺乏现代化的管理理念，缺乏创新，其真正的作用并没有充分发挥出来。

2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的档案管理制度是档案管理工作质量不高的重要原因之一。目前，在国内的事业单位档案管理工作中，尽管已经建立了相应的管理制度，但是，从执行效果来看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事业单位中，档案资源管理混乱，职工的档案保存不完整，有些档案没有及时归档，很多内容并没有及时的补充进去，目前弃档和重新建档的现象时有发生，严重破坏了档案的真实性和完整性，还有一些应该销毁的档案，仍然保留在档案室中，致使档案的查找工作量大幅度增加。不仅如此，有些职工的档案很可能因为管理人员的疏于管理而丢失。在外借档案管理中，管理人员往往并没有严格地遵循相关的外借管理制度进行操作，继而导致个别外借档案有去无回。这些问题都是缺乏完善的档案管理制度引起的。

3.档案为得到有效利用。从本质上讲，档案也是一类重要的社会财富，尽管，其具有一定的特殊性，不能在市场中随意的进行流通。但是，如果能够在恰当的场合对档案信息进行有效利用，一定会对我国社会的可持续发展起到重要的促进作用。但是，在实际的工作中，很多事业单位并没有认识到档案的重要价值，没有充分的运用到管理工作中。这是一种极端浪费的表现，其未能将档案的真正价值体现出来。

二、事业单位办公室档案管理方法

1.充分认识到事业单位档案管理工作的重要性。档案管理改革的有效实施，首先就应该帮助执行者认识到档案管理工作的重要性。对事业单位的有关领导宣传现代化档案管理模式的重要功能以及其能够发挥出的实际功效。使其认识到高质量的档案管理工作能够对本单位的可持续发展起到重要的推动作用。进入对档案管理工作改革给予高度的重视，并真心的支持管理改革，对档案管理工作给予激励措施，为其提供更为顺畅的改革之路。

2.加大信息资源的开发力度。工作人员要有现代的管理观念，坚持科学的工作态度，创新工作方法，加大对信息资源的开发，使得信息资源的利用价值充分发挥出来。首先，事业单位的所有人员要提高工作的主观能动性，针对本单位的实际情况，有效地展开各项工作；其次，抓住工作中心，把握核心内容，正确定位工作方向，围绕工作中心积极展开，并且在工作中不断总结经验；第三，结合现代网络技术，充分发挥其优势作用，提高档案信息的准确性和真实性。

3.完善档案管理制度。建立健全档案工作规章制度，是规范档案工作行为的一项基础建设。在建立健全过程中，要根据单位的工作特点，配合档案管理的需要，v究合理性和可操作性。另外，为了防止单位的上上下下对档案工作的不重视，规章制度中要制定既对单位领导有约束力又要对干部职工有强制性的条款。在制定规章制度过程中，要严格遵照国家标准，在允许的情况下，可根据行政事业单位规模、工作特点的不同，适当、灵活的调整其管理方式与制度规范，实现规范性和灵活性的有机结合。档案部门可根据以往的实践、探索和总结，建立起一套内容全面、结构完整、符合本单位实际的规章制度体系。

4.及时更新档案。事业单位每天都有新的变动， 所以档案管理人员需要及时的跟上脚步， 及时的收集新的档案来充实档案库， 档案变得越来越完善， 那么对于事业单位的发展必将是有很大帮助的， 并且能体现该事业单位对于信息的收集能力之强， 速度之快。对于数据信息要做好备份处理，并且要有专门的人员来管理，同时，操作系统要做好网络安全管理，采用现代化的信息安全技术，切实提高保证信息的准确性和安全性。

随着信息时代的不断发展，对办公室档案管理工作有着更多的要求，相关的事业单位要想让档案管理工作更好地服务于社会，就需要引起档案管理在办公室工作中的重视，利用现代化的信息、技术结合相关管理制度辅助档案的管理，可以有效地推动档案的科学化管理，从而使档案管理工作能够更好地适应社会的发展，有效地提高档案管理在办公室工作中的效率。

参考文献：

[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2015，34：125，127.

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一、办公自动化文书档案管理的现存问题

（一）受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。

（二）自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

（一）提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。

（二）制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

（三）完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

（四）确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

（五）管理工作规范化

首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。