数字化档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇数字化档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

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（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

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一、当前我国档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。

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［关键词］数字化；档案管理；信息安全

一、档案信息数字化的主要内容

档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。

二、档案信息数字化存在的安全隐患

（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。

三、档案信息数字化安全的具体措施

（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。

作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站

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【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化

近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

作者简介

杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。

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［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理

0引言

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。

1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项

目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。

2房地产档案管理的特点

2.1专业性和项目性

专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。

2.2分散性和集中性

房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。

3数字化技术在房地产档案管理中的应用

3.1在档案检索和查询中的应用

数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。

3.2在系统权限设置方面的应用

在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。

3.3在档案统计工作中的应用

随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。

3.4在档案分析中的应用

所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。

4加强房地产档案管理数字化的策略和方法

首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。

5结语

数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。

主要参考文献

［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).

［2］赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程［J］.黑龙江档案,2016(4).

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一、数字化技术在社保档案管理中的优势

（一）征管信息预测

社保档案涉及的信息量非常多，内容甚是广泛，不仅包含每位公民的基本信息，还包含着许多文书方面的信息，管理信息预测征管系统可以更好的完善每一项信息工作。当社保档案管理系统健全之后，每位公民的姓名、年龄、参保时间、家庭住址以及工作状况等基本信息都能够在信息后台被检索，并且我们还可以很快的查询到社保到期日期，及时的提醒我们按时投保，使我们的社保档案管理更加方便，使每位公民的实际信息能够更加妥善的保存。

（二）机构内控管理

实现数字化社保档案管理系统体系，可以将经办机构的信息有效的保存到档案中，并且可以有效的记录公民在机构中社保的选择情况，真实有效的记录每笔业务的来源与去向，在对机构账务进行审计时，我们可以更快的查询每笔业务的实际信息，数字化技术为实现健全的管理体系做出了巨大的贡献，并且可以有效的提供技术性的保障，能够最大化的实现内控管理的效率和质量。

（三）经办业务事后监督

无论我们提出何种的社保档案管理技术，都需要对其进行事后监督，并且有必要为其设立经办业务事后监督部门，数字化技术的研发没有正式的运行到社保档案管理工作中，所以该技术中存在的问题需要切实的发现。通过设立经办业务事后监督部门，可以有效的预防数字化技术在社保管理工作中的问题，提前发现问题，进而由经办业务事后监督部门完善问题，有效的保障社保管理工作的展开。

二、数字化技术在社保档案管理中的应用策略

（一）建立健全的社保档案管理制度

我国的社保档案管理制度是根据各省级以及各市级规范而制定的，各省市的制定具有一定的差别性，没有形成统一的制度。这在很大程度上限制了地区之间的交流，更在一定程度上限制了人才之间的交流。所以，我们需要根据我国社保实际状况出发，由我国社保部门建立健全的社保档案管理制度，让全国的制度形成一个有机统一的整体，能够依照一个标准予以执行，使仁和地区的工作机构在查阅公民社保状况时的速度更加快速。

（二）引用信息技术管理方式

信息技术工作是当今社会的潮流，其可以更好、更快的帮助我们完成工作。我国的社保档案管理数量在随着社会的发展不断加大，只有引用信息技术管理方式进行工作，未来才可以实现全国社保档案管理的统一化。其能够改变传统手工操作记录模式浪费时间、人力、物力成本的缺点，有效提升社保机构的工作效率。同时，运用信息技术管理模式，能够让社保工作跟上时代的步伐，通过计算机技术为每位人民服务，促使社保档案管理现代化。

（三）实现社保文档的资源共享

将社保档案管理信息化的首要条件就是建立电子档案数据管理中心，集中的为其设置一个电子文件，并且在该网站上提供非限制性电子文件查询，可以有效的实现社保文档的资源共享，规范社保档案信息系统中每个数据接口的管理制度，实现现有文件与档案信息之间的切换，这样可以有效的降低社保档案信息的重复率，在很大程度上节约人力物力，并且为社保档案管理机构带来更多的便利。

（四）加强专职队伍建设

针对目前社保档案管理工作的探究，我们可以发现，现行的社保档案管理工作人员素质普遍偏低，我们需要对该队伍进行整顿，加强专职队伍建设，通过行之有效的培训提升工作人员的专业技能，提升社保人员的文化素质，建设具有高质量高效率的工作团队，从而让社保档案管理人员满足社会对档案管理工作的信息需求，让社保管理成为社会发展中一道亮丽的风景线。

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国土资源管理部门在进行各项活动的过程中会生成各种信息，各类信息会会与不同的载体为依托，被保存起来，包括文字资料、图片资料、影像资料、声像资料、电子文件等，其中均包含了国土资源重要的历史信息记录，对该类国土资源档案管理则是国土资源部门重要的工作之一。现代科技的不断发展，计算机的普及，信息化技术的更新，使得国土资源档案的形式有了较大的变化，更加多样化，需要国土资源管理部门在管理方式上与时俱进的进行一系列的改革，提高国土资源档案的管理水平，使得国有土地的管理更加科学，更加充分、合理的利用国土资源。国家各类档案均在开展信息化建设，国土资源档案管理工作也需要顺利时代的发展，强化数字化建设的力度，促进经济建设活动及社会各项事业的顺利进行，对该课题进行深入的研究与探讨是十分有必要的。

1.国土资源档案数字化的内涵

国土资源档案数字化是指利用较为新型的数字化技术及设备，包括扫描仪、计算机、图像处理技术等，处置、管理普通载体的国土资源档案，是指最后成为数字档案信息资源。对国土资源档案进行有效的管理，能够促进国土管理工作的顺利推进，达到良好的管理效果，包括妥善解决土地纠纷、已发管理土地资源、合理开发资源、制定土地利用规划方案等，还更好的开展土地租金及国有土地使用税的缴纳[1]。

2.国土资源档案管理数字化建设的意义

2.1提高工作效率

实现档案数字化管理，能够有效的提升档案管理工作的效率。传统的档案一般需要管理人员亲自进行各项工作，包括档案保管、检索、利用等，其效率较低，而现代的档案数量巨大，信息储量越来越大，导致人员工作量大，容易出现失误，无法适应现代国土管理工作的发展，需要利用先进的信息技术，进行档案的管理工作，包括电子文件的采集、整理、分类、归档，有效的提升档案管理各项工作的效率及质量。

2.2国土归档的工作要求

各种土地档案文件材料，是在国土管理工作中逐步形成的，其也能够为国土管理的日常工作提供相应的材料，要实现数字化国土管理，就需要构建数字档案室。将电子文件妥善的整理归档，逐步成为了档案数字化建设的主要部分，且现代国土管理工作的办公自动化程度越来越高，且网上办公逐渐普及，包括土地申报、项目审批等，需要档案工作加快数字化进程。

2.3适应社会发展

过去对于档案的需求属于点信息及片信息，不具有连续性及整体性，为现代社会对于信息的利用更加深入，对档案的需求逐步转化为全面化的信息需求。现代城市的规划、建设等，均需要以土地资源为基础，所需全面的土地信息对其进行评估判断，需要大量的信息。要达到上述要求，需要做好数字化档案工作，才能适应社会的发展[2]。

3.国土管理档案数字化建设

3.1网络系统建设

信息各项活动均需要以网络作为依托，包括信息的传输、交换、信息资源共享等。因此需要建设国土管理档案数字化网络系统，其建设过程可以分为以下几点：①推广普及网络系统 当前的国土管理系统已经逐步构建了土地管理信息系统，其内容包括当前的土地利用情况、土地利用规划、遥感动态监测土地的使用情况、补充耕地、地籍数据库等，并有针对性的研发出了各种管理软件，如综合统计软件、大调查项目管理软件。各个国土管理部门需要灵活的运用该系统，并不断进行推广，在实践中积累经验，收集反馈信息，完善其功能，规范操作程序，并制定统一数据库标准，更好的发挥出系统的效能；②构建内部局域网 现在投入使用的办公自动化系统中，采用微机与局域网模式，有效的处理国土管理部门的内部信息资源，且你能够实现信息共享；③数字化建设 利用多种现代化技术实现档案处理的数字化，包括多媒体技术、光处理技术、数据库技术、数字化信息传播技术等，实现信息的传递、资源共享等更加方便、快捷。另外在进行国土管理档案数字化建设时还需要做好安全保密工作，可以采用现代较为先进且可靠的安全技术，保障信息系统的顺利运转及安全，避免信息泄露[3]。

3.2数字化标准体系建设

各个地区及等级的国土部门在土地管理档案的数字化建设方面的力度及水平均有较大的区别，许多部门还是处于初步探索的阶段，其运用方法也有所不同，因此很有必要构建完善的标准体系，其是保障国土管理档案数字化工程建设质量及效果的基本条件之一。在实践中构建统一的国土管理档案数字化技术标准体系时，需要严格遵循一定的原则，即主要是进行标准化建设，兼顾制度管理，并要求以internet网络的信息管理平台为就基础标准科学合理的建设标准体系，并具有实际的可操作性，实用性强。

3.3构建档案数据库及网站

构建档案数据库及网站是数字化建设的重要内容，具体措施如下：①档案数据库的构建。首先需要将案卷级及文件级目录输入数据库。国土管理的所有档案资料均需要把案卷级目录、文件级目录完整的录入数据库，保障档案数据库的全面性、准确性、真实性。还需要利用现代的设备将源文件的信息逐渐转变为数字化，包括扫描仪、数码相机等；②档案网站的建立。构建档案网站的作用在于，政府及社会人员能够利用互联网技术查询到档案信息及相关的政策法规。国土档案管理部门也可以吧经济及建设、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互联网进行展览。该网站需要和地方政府政务网及公众网进行联网，可以充分的利用信息资源[4]。

3.4数字化人才培养

数字化人才是进行国土管理档案数字化建设的中坚力量，需要重视其培养，主要的培养方向包括各国土管理专业人才、系统开发与维护技术人员、数字化加工与管理人员、标准化建设人才、数据库运行管理人才等，不断促进数字化建设的长期发展。

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【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

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档案管理数字化具有很多的有点和意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理数字化可以使得档案的储存空间变得更加简略，它可以节省很多文字信息的存放空间。我们可以利用现代的网络存储技术，将那些纷繁复杂的纸质的档案资料以数字化的形式放在计算机里面，这样可以避免纸质档案的残缺和破损；第二，档案管理数字化可以提高我们的档案信息管理的时效性，缩了我们在整理档案信息资料时的加工时间；第三，档案管理数字化把档案信息的利用率迅速提升。现在的网络技术如此发达，档案管理数字化可以将档案信息和最新的科学技术连接在一起，同时在以先进的网络技术和计算机技术为基础，可以充分得将档案管理数字化的功能发挥出来。我们可以利用现代网络系统将整理的档案信息的成果快速的发到各个部门，延展了我们的信息的可利用范围；第四，档案管理数字化可以缩短查找档案信息的查找时间。传统的手工档案信息在检索时，是需要大量的查找时间的，我们得先检索档案目录，在进一步查找，这个过程中需要很多的时间和浪费人力。而在档案管理数字化中，我们进入页面，只需要搜索相关信息的关键词就能快捷地找到相应的档案资料。

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

2.1既然档案管理数字化能够给我们的生活带来这么多的方便和快捷，那么如何真正落实档案管理数字化的方法就是我们面临的重要问题。我们要保证档案的原件处于安全状态，同时要把档案信息的利用率提高。这样我们就得注重档案管理数字化，这是比较基础的工作。那么在进行档案数字化的管理时我们需要从以下几个原则上进行把握：第一，遵循方便利用的原则，这是数字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原则。在管理档案数字化中，我们要提前建立好每个文件的相关的目录数据库，这是数字化工作得以开展的基础，在目录数据库建立中，我们要注重质量，准确无误地对档案信息资料进行整理、著录、分类以及编页，这样就能可以建立一个质量很高的文件目录和案卷目录。同时我们也为档案数字化打下了牢固的基础，杜绝了数字化管理在源头上的错误。这一定程度也决定了管理档案数字化的胜负；第三，掌握复制克隆的基本原则。我们要在管理档案数字化中注意信息的完整性，在进行缩微、鉴定整理、数字化以及仿真复制这些工作中，要进行合理安排和布局，不要出现扫描错误，不能多次重复扫描。当然我们不能因为信息的敏感程度和重要程度不同而对有的信息进行删除，这样会造成档案的不完整性，从而给档案的利用带来不必要的麻烦。要尽可能地保持档案的原来面貌，减少损害档案原件的可能性。

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（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

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关键词：城建档案；管理；数字化

在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技,2013(34):424-425.

篇13

农业水利开发档案在发展新型农业的时代背景下，随着农业开发项目的增加而不断的增多，其形式多种多样；新时代对信息的要求也越来越高，强调时效性，这些都要求农业水利档案必须顺应新形势的要求，快速实现数字化，为发展新型农业提供便利。

（1）农业水利科技飞速发展，其档案越来越繁多。传统的发展模式已经随着科技的发展逐步被淘汰，新型的开发项目不再单一地采用纸质材料指导，农业水利的发展，各种软件系统引入到农业水利开发当中，比如水利控制模拟系统，最优渠道控制算法系统等等。在水利治理项目中，其实施过程会产生大量的工程图纸，技术文档，包括工程开发设计图、项目过程档案图片、领导的视察指示文件以及重要会议音像记录等，这些对农业水利开发活动的真实、适时记录具有极强的保存价值，显然，我们不能有纸张去保存，而建立数字化的农业水利开发档案管理已成为刻不容缓的事情。

（2）随着社会的快速发展，人们的时间观念越来越强。所以，现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设，保障其顺利实施，项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人，需要快速得到所需要的相关资料，并进行分析与决策；各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息，并及时准确地给予工作指导；这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式，运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。

（3）发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起，农业可开发项目迅速增多，而传统的档案管理模式费时费力，给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理，可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量，由此，工程进度便能顺利完成，提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。

二、农业水利开发档案数字化管理的优势

以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势，更便于农业水利开发信息的管理与使用，能够为农业水利的发展提供大量的有用信息，节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支，提供农业水利开发项目的效益。

（1）信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理，是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中，而这个数据库的容量巨大，容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多；而它所占空间小，往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理，完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中，可以适时地录入开发项目的详细资料，以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后，各种与工程相关的资料都可以搜集起来，以信息为特征量，分类存放到数据库中，方便用户信息检索，为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时，需注意把档案资料清晰归档，避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中，也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大，各种数据资料可以尽可能地详实，保证档案资料的完整性以及长期可读性，以便于对历史资料的查询。

（2）信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理，是以网络中心为依托，实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心，建设档案数据资源系统，以网络为基础，用户通过网络连线，访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间，而且不受时间的限制，真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息，节省时间、劳力又方便快捷。同时，由于数字化的农业水利开发档案管理，能够实现信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难，或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然，要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类，并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料，更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。

（3）信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案，是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存，一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况，减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的，确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容，为了确保农业水利开发档案的安全性，首先应该保证机房的安全，同时也应该做好日常维护工作，例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁与防尘的工作；也要进行数据库的维护，防止网络病毒的入侵；做好重要文件的备份工作。

三、数字化的农业开发档案管理具体措施

农业水利开发档案进行数字化管理，要以需求为指导，并以方便信息的使用为管理宗旨，充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能，最大限度的保存，管理好开发档案的同时，也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。

（1）提高思想认识，关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据，对开发档案的管理，应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度，使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人，严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划，不能流于形式或者搞面子工程，将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中，要确保数据资料的真实性与完整性，在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。

（2）建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍，这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目，又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才，可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才，也可以请专家指导提高档案管理水平；此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性，档案资料的形式要丰富多样，涵盖图片、音频、视频等多种形式，全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大，设置专门的用户门户系统，网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。

（3）以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂，甚至更为繁琐，在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置，把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择，按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制，注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中，也不可避免会遇到各种技术难题，这样的情况下一定不可以马虎过关，导致以后使用上的各种不便，一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题，需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。

四、结语

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一、数字化在城建档案管理中的必要性

就以往来说，城建档案主要是利用人工纸质的方法进行保存管理，其成套性的特点决定了城建档案存储占用面积大，且案卷之间密不可分的有机联系会使查阅档案时调卷量大，因而常常出现要查阅某个问题时需要调阅几卷甚至几十卷档案，且所需要的信息还要经过人工的方式再进行甄选，致使调阅耗时长，工作效率低下。其次，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，反过来又为城市规划、管理及新建、改扩建工程提供依据。随着城市建设的不断发展，城建档案调阅次数的递增会使纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是比较久远的档案材料，其损坏几率会大大增加。再次，传统纸质档案材料有时因保管条件的限制，会导致字迹模糊；纸张发黄变脆，而一旦遭遇自然灾害(水灾、火灾等)侵袭，便会毁于一旦。最后，传统档案管理在广度及深度上存在一定的缺陷，只能实现馆室间的调阅查看，无法实现远程调阅，资源共享性及交换性较差。这一系列问题的存在使得城建档案的管理工作面临严重阻碍，城建档案存储量的不断增加，各级城建档案馆都面临着库房面积的不足、查找利用效率低下、纸质材料容易磨损等问题。但城建档案数字化既节省了档案存储空间又方便查找、利用，从而保护档案资料，提高档案管理工作的效率。

二、数字化在城建档案管理中存在的问题

就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。

三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措

(一)落实档案前期准备工作

要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。

(二)有效建立数字档案馆

城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。

(三)提升相关档案管理人员素质

受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。

四、结语