高校数字档案馆建设精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇高校数字档案馆建设，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：数字档案馆；档案信息化；高校

中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02

高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。

一、数字档案馆的含义

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。

二、高校数字档案馆建设中存在的问题

1、数据不规范、标准不统一

标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。

2、技术条件受限

从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。

3、电子文档的归档难问题突出

随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。

4、档案信息数字化的对象问题

档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。

5、档案管理人才培养问题

目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。

三、高校数字档案馆建设思路

如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。

1、加强档案数字化基础建设

拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。

2、数字档案馆资源库建设

传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。

3、制定标准规范和安全管理体制

数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。

4、档案管理人员队伍建设

高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。

数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。

参考文献：

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辽宁大学历史学院， 沈阳 110036

[摘要]高校数字档案馆是学校应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。当今的高校机构以及其相应的教育体系越来越与科学技术密切联系，在信息时代的潮流下，高校数字档案馆是必然趋势。

[

关键词 ]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化

新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]

近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。

一、信息资源建设策略

数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。

1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。

2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。

3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。

二、组织与管理协调策略

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。

1.组织策略

（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。

（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。

2.管理策略

建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。

三、技术应用策略

高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。

1.顶层设计技术与方法

顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。

2.海量数据存储技术

随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。

3.知识管理与数据挖掘技术

随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。

4.多媒体数据访问和检索技术

多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。

5.数字资源长期保存技术

高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。

6.服务导向体系架构技术

SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式来架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。

2.人才策略

“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。

高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。

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关键词：高校数字档案馆；知识管理；知识资源利用

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02

高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。

基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。

一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提

进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。

二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析

首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。

其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。

第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。

三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径

1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要

知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。

2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要

“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。

3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值

从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。

高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。

参考文献：

[1]万波，罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013(8).

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关键词： 高校数字档案馆建设 现状 发展趋势 对策研究

高校档案工作电子信息技术的发展，信息高速公路的开通，电子档案的与日俱增，使得档案信息的管理工作已经明显落后于信息时代的要求。面对挑战，搞好数字化档案馆建设才能与时俱进，跟上时代前进的步伐。

一、目前数字化档案馆建设的现状

1.数字档案馆的含义

数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调了在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以连接，以供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。

2.从数字档案馆的特点看建设现状

数字档案馆的主要特点：存在方式、运行方式、功能定位。在存在方式上，数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，这一特点主要突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。在运行方式上，数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆环境得以存在的基础，数字档案馆环境下对档案信息的利用侧重追求的不是单机状态下或独立状态下对某一档案馆收藏的数字化档案信息的利用，而是对分布在个馆或不同数据服务器上的数字化档案信息的组织和利用。目前高校数字档案馆建设还存在一些问题：现行实体档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协调等。在功能定位上，一般档案馆与数字档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。一般档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定将来电子档案完全代替纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟与稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐渐显现。从这一意义上看，为了有效发挥现行实体型档案馆的信息积累、信息记忆作用和电子档案信息的凭证功能，目前高校档案馆在档案信息资源建设中应定位于基于“拥有”型功能的档案馆。而数字档案馆则因其主要对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，在功能定位上以“存取”为中心。目前高校数字档案馆建设是以实体型档案馆为依存，对档案信息资源的“拥有”产生积极的作用，如：保证电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证；这不仅可以明确档案信息资源公布权、处分权、获益权等基本权利的归属，还可以维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。

3.目前高校数字档案馆建设中存在的主要问题

（1）档案信息化资源相对分散。

随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，导致各部门越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

（2）高校档案信息化中的法律问题。

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。

（3）高校档案部门档案上网带来的保密问题。

档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。

（4）电子文件真实性以及长期保存的问题。

由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。

二、高校数字档案馆的发展趋势及对策研究

1.发展趋势

高校数字档案馆建设的最终目的是实现档案资源共享。在我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。”①与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。”②何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。

2.对策研究

从关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，这实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。

但现实高校数字档案馆的建设中还存在着许多问题：所需的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间技术等。其次，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，以及法规、标准的缺失或滞后，我国高校数字档案馆建设进展缓慢。为此，笔者认为应从以下几个方面考虑。

（1）完善信息基础设施建设。

档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。

（2）解决档案信息安全问题。

信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。高校档案部门经费不足，很难争取到必需的安全投资，甚至只能使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，计算机一旦中毒就只能全部断网逐台查杀，严重影响了业务的正常运行。其次，安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，设备的日常维护得不到应有的重视。如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整个安全带来隐患。再次，员工行为不规范导致病毒侵袭。由于缺少相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，经常从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来了隐患。因此，我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此笔者认为，一要寻找、研发电子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统；五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。

（3）信息资源体系整合。

高等院校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。

首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，这些数据信息应包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等。信息系统，比如学校机关的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效的管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。随着校园网建设的不断深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息都通过网站进行，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择地采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。

其次，优化馆藏档案目录。馆藏档案数字化活动的成功，关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤地实行数字化，先要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，对这些数据必须在数字化正式开始前做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大的麻烦。这些工作应在综合业务系统中得到集中的考虑，通过建立数据库和内容管理系统来实现。

再次，建立档案信息网络。通过分析调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有可持续发展的动力。

（4）构建多媒体档案信息数据库。

高校档案部门可利用高校网络发展的优势，走在网络开发档案信息的前沿，及时制定规划和计划，在信息服务方面率先抢占平台，尽快形成高校档案信息网络。

首先通过网络接收学校新闻及部分专题节目；其次与本校现代教育技术中心合作，将大量反映学校建校、教学、科研以及社会服务等各个方面的声像资料刻录成光盘，形成一定数量的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒体档案信息进行刻录，建立多媒体档案信息数据库；促进学校建立文档的一体化，保证数字化文件形成的内容、背景等信息的完整性，避免丢失或破坏的现象发生。

（5）加强人才队伍建设，优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。

人才队伍建设是高校数字档案馆建设的关键。数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析人才、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才。所以要根据数字化档案馆建设的需要，培养和引进具有诸方面知识的复合型人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，在竞争中取得主动性，使数字档案馆建设正常运行。

笔者认为，建设高校数字档案馆的最终目的是实现档案信息的资源共享。因此，要优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。

数字档案信息具有信息资源的海量存储，跨时间、地域的无缝传递，自动化的管理和查询，网络间的资源共享等许多优势。数字档案信息的管理和利用模式与传统档案管理相比是根本性的变革，主要以构建档案部门网站作为信息利用和服务的平台。通过档案网站，用户可以访问档案信息数字库，方便、快捷地进行在线检索、借阅和利用，获取所需信息。可以说，只有在互联网上向公众提供数字化的档案信息资源服务，才能真正实现档案信息的资源共享。

虽然用户需求与网站的应用效果不容易直观测算，但还是可以通过一些直接或间接的统计与调查方法进行分析，如数据仓库、web数据挖掘技术。这些技术是在网络数据库环境下出现的新的数据分析技术，可以利用网站大量的访问数据去分析、发掘特定访问者的访问偏好。这些分析结果能够帮助网站管理者了解用户的实际需求，调整服务策略，优化站点结构，为用户提供差异化、个性化的网站服务，从而使服务更具有针对性，增强数字档案信息的实用性。另外，在档案网络信息服务上，要打破馆际界限，实现各级档案网站之间的互联互通和资源共享，这样既能够有效利用各馆的档案资源，避免重复建设，又可以尽可能地满足用户的需求，发挥档案信息的最大效用。

档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径。我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展，还要应对档案数字化建设中出现的新的问题给我们带来的挑战，树立管理和服务新理念，促进档案数字化建设健康、有序、高效地运转。

注释：

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【关键词】 高校;图书馆;档案馆;数字建设;比较

伴随着互联网以及信息技术的不断发展，我国高校的图书馆以及档案馆的建设也开始步入数字建设轨道。在当前数字建设的大环境之下，传统的纸质图书和档案逐步被更加方便、高效、安全的数字载体代替，作为一种全新的载体形式，数字载体的出现势必会在未来的信息资源建设以及管理的过程当中起到无可比拟的作用。这也更加凸显出了信息资源建设以及管理的重要性。不过，由于高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设的过程当中存在一定的差异，需要区别对待。本文就以对二者的比较作为探讨的内容与方法，希望能够为二者的数字建设和发展起到参考作用。

一、高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设中面临的问题比较

在高校图书馆与高校档案馆的数字建设过程中，都或多或少的存在着一些问题，如果这些问题不能得到妥善的解决，最终会给数字的建设带来较大的阻碍。二者在进行数字建设的过程当中势必会有一些共同的问题，同时也有一些各自需要面对的问题去分别进行解决。

1、二者之间的共同问题

（1）网络环境问题。所谓的网络环境，主要指的是在现代通信技术和计算机媒体之间相互结合的基础之上，而构建起的具有综合、广域、高速以及宽带等特点的数字的电信网络。在整个的网络环境当中，高校的图书以及档案的馆藏已经突破了传统媒体的局限，并且逐步的延伸到了电子信息资源上来。但是由于网络信息的资源量极为庞大，因此我们通过网络进行信息的获取势必将会产生诸多的问题，这也是当前我们在进行高校的图书馆和档案馆的数字建设当中迫切需要面对和解决的问题。

（2）信息资源的规范标准问题。当前高校图书馆以及档案馆的数字建设方面还没有形成较为统一性的标准和规范，这也在一定程度上导致了他们的各自为政。由于缺乏标准和规范的引导和约束，导致形成了一种无章可循的境地。由于各个高校之间在系统和其他方面存在着差异，而且相互之间也不能形成有效的衔接，由此引发了信息资源共建方面的问题，最终导致了大量“信息孤岛”的产生。这样也会给高校图书馆和档案馆在信息资源上的统一管理带来较大的阻碍。

（3）资金、人才以及技术方面的问题。由于数字建设是未来的大趋势，而且其本身具有较强的优越性和强大的实用性，因此势必会被各校领导重视。这一方面为数字建设进程的发展提供了便利，但是整个进程却并不顺利，由于该过程需要循序渐进，在软件和硬件资源上需要进行持续的投入，再加上人员的培训，馆藏资源的数字建设以及资源的更新等过程都需要充足的人力和物力资源，这与高校的图书馆以及档案馆的人才以及资金的匮乏形成了鲜明的对比，势必会在很大程度上影响数字建设的进程。

2、二者各自存在的问题

（1）当前的高校图书馆缺乏特色的信息资源库。所谓的特色，是指与其他事物存在明显不同并且具有自己独特的形式以及风格，这是由事物本身赖以生存和发展的特定环境以及具体的因素所决定的，因此具有较强的独特性。但是由于目前高校图书馆在进行数字建设过程中都是采用统一购入成品数据库的形式来实现，而且这个过程中一般不会进行统一的规划以及分工，最终会导致重复建设的问题比较突出。

（2）高校档案馆在数字建设方面相对落后。与高校图书馆的数字建设相比，高校档案馆的数字建设面临的问题更多。最为明显的就是，当前高校档案馆还在实行电子档案以及纸质文档的“并存制”，这就会在一定程度上导致资源的重复和浪费。在当前的大背景之下，基本上所有的高校都已经实现了数字办公，这在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在办完之后又会采用传统媒介的方式来进行保存。实际上并没有因为数字媒体的出现而减少了存储的空间。从而造成了在人力、财力以及物力上的极大浪费。另外由于办工自动系统以及档案管理系统之间存在着一些不兼容，这就给电子文档的归档造成了较大的障碍。

二、解决高校图书馆与高校档案馆数字建设中存在问题的不同对策

1、高校图书馆需要加大特色数据库的数据资源建设

首先，高校图书馆应该对于本校的现有资源进行整合，并且不断的加大特色数据库以及数字资源在整个图书馆的馆藏当中所占的比例。并且需要将不同形式的、异构的资源进行不断的整合，对于整个区域当中各个系统的图书馆当中的资源进行不断的整合。从而达到减少重复的购置以及优化馆藏资源配置的目的。其次，要把握数字资源的特设数据库建设，并且着重的进行数字资源的整合。

2、增强领导的档案意识，完善档案管理制度，积极推进高校的档案数字建设

推进高校档案馆的数字建设，首先要提高高校人员的档案意识，尤其是要增强高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字建设，并积极为档案的数字建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案管理人员要虚心向档案数字建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家的成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字建设。其次，要搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流。并且不断的进行制度建设，制定一批诸如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字档案建设安全、有序地开展。

三、结语

总之，高校图书馆和高校档案馆信息资源数字建设是一个循序渐进的过程，不能急于求成。需要学校领导及工作人员不断更新观念、提高认识，紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，并能够很好地掌握和应用。根据高校的现实状况，认识到面临的困难，并采取相应的对策，逐步实现信息资源的数字建设。

【参考文献】

篇6

随着计算机、网络技术的发展和普及，信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。

国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。

二、数字档案资源建设的内容

进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。

数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。

高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。

高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。

高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。

高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：

（1）馆藏档案的数字化成果

馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。

（2）归档部门提交的电子文档

高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。

（3）档案馆专门数据库

档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。

（4）档案馆日常工作所形成的数字资源

高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。

三、数字档案资源建设的管理

（1）建立和维护数据库

档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。

（2）数字档案资源的质量控制

档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。

（三）数字档案资源的安全机制

为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。

档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。

（四）数字档案资源的长期保存

数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。

（五）数字档案资源的备份机制

为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。

（六）数字档案资源的服务机制

在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，档案馆数字资源能够突破时空的限制，更能方便为师生提供利用。高校档案馆数字资源营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校数字档案信息资源整合创造可能和便利。高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。

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【关键词】图书档案 数字化 原则 思路

随着信息被当作经济领域中的一项重要新兴产业，信息源、信息技术等有关信息产业在全世界范围内得到迅速发展。大数据、4G等纷至沓来，极大地推动了信息产业的发展。作为传统的信息服务机构，图书馆和档案馆已走到发展的十字路口，图书档案数字化已经时不我待，势在必行。探讨当下高校图书馆图书档案数字化建设原则与建设思路，已成为图书馆、档案馆业界迫切和重要研究课题。

1 高校图书馆图书档案数字化建设原则

数字化后的图书档案高效、简捷地为读者提供信息服务是当今信息社会发展的必然要求。现如今大数据时代下的图书档案资源共享、快速更新、便捷检索等管理理念，均都要求我们改变图书档案管理常规模式，利用现当代信息科学技术来加以实现。为此，在数字化过程中要坚持下面一些原则：

1.1 效益性原则

图书档案数字化的目标就是使图书馆所管理的文献信息在收藏、整理、存储、查阅和咨询等方面愈加便捷、全面、系统和高效。因此，在数字化工程建设中，一定要讲究效益性原则，要统筹兼顾，在建设理想中的图书档案数字化工程的同时，要把节约成本放到首位，把有限的资金合理运用，保障后续数字化建设有充裕的资金支持，最终建成高标准的图书档案数字化系统工程供广大师生使用，为学校的教育、科研等提供充裕智力支持。

1.2 一致性原则

毫不夸张地说，高校图书馆信息资源数字化工程是一项长期、庞大、系统、涉及面广的跨学科工程。由于常年的日积月累，已经形成了载体多样、形式各异、门类繁杂、数量巨大的图书馆信息资源，这些图书档案信息资源已涉及到了多学科领域专业技术人员和部门，要想全部实现数字化，就必须使相关部门和对应专业技术人员一起联动起来，按照统一标准，方方面面保持一致进行全面数字化建设。包括上至国家图书馆、下至县、乡、村图书室的衔接与共享，以及与其他高校图书馆的数据一致性等。一致性是保证图书档案数字化后的信息资源服务顺畅的基础。所以，图书馆数字化要建立统一的领导管理机制，并制定出科学的长远规划和详尽的具体操作措施，统筹协调，规范建设。

1.3 安全性原则

图书馆数字化建设不仅是一个新生事物，更是一个长远、持久的基础性工作，历史上没有可供借鉴的科学经验，只有靠大家的智慧摸索前行，在数字化过程中，如果稍不认真，大批量的数字信息资料就有可能泄密、丢失甚至毁损，将对数字化建设造成无法估量的损失，为此，在实施数字化过程中，要把安全性放到第一位。首先要通盘考虑将被数字化的图书档案的保密性；其次要评估将被数字化的图书档案安全性。不仅包括计算机硬件设备的安全稳定性，还包括软件系统的安全稳定性，其中计算机硬件设备的安全稳定性包括存储设施、服务器、网络服务终端、信息传输等的安全，软件系统的安全稳定性包括购买的软件、数据库和自行创建、开发的软件、数据库的长远兼容性及稳定性等；最后还要注重图书档案数字化后的管理系统的的整体安全性，包括管理中的网络环境、远程访问、自动备份等系统安全性。

2 高校图书馆图书档案数字化建设思路

信息化、数字化是现今全球社会和经济发展的总趋势，传统古老的图书档案借还管理模式已经难以满足现今图书档案管理要求，信息网格化、数字化在图书档案信息资源建设和管理中的具体运用，既实现了图书档案管理量的大幅提升，更实现了图书档案管理质的飞跃，极大地提高了图书馆服务效能。因此，高校图书馆为了更充分发挥自身服务功能，就必须高屋建瓴的全面、多角度思考和建设图书档案数字化。

2.1 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度

高职院校图书馆图书档案数字化建设要持续不断的大量资金注入做保障，在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：

（1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止。

（2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置。

（3）机密图书档案资源数字化过程泄密。

（4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。

2.2 加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，最大限度发挥图书馆图书档案利用价值

进行图书档案数字化建设后，将会从本质上彻底改变以往图书馆被动消极的服务状态，无论是高职院校内的广大师生，还是校外的社会人群均能通过数字网络实现一键操作，完成图书档案的各种用途的使用，方便、简捷、快速将是建成后的数字化图书馆的主要特点。与此同时，加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，在数字图书馆建成后，切实能够实现根据读者的需求实施读者定制服务，以及学科跟踪服务，还有能够深入推动学科馆员建设。

2.3 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程

高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。库存的大量图书档案怎样发挥其自身价值，一方面在于社会的需求，另一方面更在于图书馆馆员如何开发和运用。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能进行综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。

（1）对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化工作。

（2）对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化。

（3）对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化。

（4）对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程。

参考文献

[1]赵春兰.对档案数字化工作的几点认识[J].黑龙江档案，2013.

[2]张捷.论数字档案馆与数字图书馆知识服务优化整合模型构建[J].档案，2008.

作者简介

姚雪（1977-），女，河南省南阳市人。现为南阳医学高等专科学校助理馆员。研究方向为图书馆信息技术与数字图书馆。

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现结合我校的实际，就加强学校数字化档案室建设的内容谈几点认识。

一、建立学校档案室主页

随着计算机互联网用户不断增多，学校档案室应该建立档案室主页和自己的服务器，可以远距离、快速度、高质量地传递声像、图文和数据，档案信息，利用网络为用户查阅游览教育档案信息并为其服务。档案室主页设计可突出学校特色，包括学校简介、高级专业人才简介、档案室全宗介绍、档案室信息服务内容、档案检索工具使用方法、档案管理工作制度、用户信箱，还可以向用户介绍档案室编研性信息及网络文章（在国家级、省部级期刊发表的学术论文）等。主页设计要生动形象，有美感，可连接到校园网，尽可能增加搜索引擎，供广大师生、领导与管理人员查阅，为教学、科研、党政管理工作服务，以便于利用者在网页上获得有价值的信息。

二、建立学生成绩档案数据库

随着对外开放的逐步扩大，档案工作的服务质量必须提高。可按学科、专业设置门类将所学课程科目输入计算机，然后将英文名称列其后与中文对应建库。利用者在查询时只需将学时、分数重新输入，便可打印出所需份数，即可达到既方便使用又保护档案原件的目的。这项服务是学校档案利用工作的重点、热点，也是目前接待利用人次、查阅档案卷次最多的一项服务。

例如，我们学校建立了学生成绩档案数据库，为出国人员（如美国、加拿大、澳大利亚、新加坡等）提供中英文对照成绩单，包括专科及中专学生，使利用者在档案室就能把公证材料办理齐全完整，服务一步到位。在学生择业时都要到档案室索取成绩证明，档案室提供的原始凭证方便、快捷、高效，很受用户欢迎。

三、建立学生档案数据库

要将每届毕业生的姓名、性别、出生年月、民族、是否党团员、入学时间、来源、所学专业、毕业时间全部输入计算机建库。可进入学校信息网公开查询，以便跟踪毕业生信息和学生质量培养，为教学评价、专业评估提供依据；也可成为校史参考资料，为研究专科教育奠定丰富的材料基础。我校建立了毕业生自然情况数据库，并连接到校园网，用户可以随时查阅。

四、建立科研成果数据库

科研项目科学管理，是学科科学技术研究工作中的重要组成部分，是维护学校经济利益和保护知识产权的一项重要内容。建立科研成果数据库，可使科研成果档案信息得到推广，可从应用市场中寻求科研成果的落脚点，进而以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。建立科研成果档案数据库，可将科研项目组织鉴定单位、鉴定时间、主要完成人、成果水平、获奖情况、技术内容简介、使用范围及经济效益与社会效益分析输入计算机，连接校园网，开辟科技成果转化的新天地。这不仅为学校科研成果的奖励提供了依据，而且对经济发展和医学科技创新日益显示出重要作用。

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现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。

关键词：

高校；学籍档案；数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

3.结语

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者：戴雷雷 单位：应天职业技术学院

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

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[关键词]高校；档案；管理；信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中图分类号]G647.24；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息时代的到来，要求高校的档案管理必须向档案管理信息化转变，必须注重计算机和网络在档案管理中的重要作用。而且，教育部和国家档案局也共同提出要加快高校档案管理信息化建设的进程，要求要不断提高高校档案管理的基础业务水平。高校n案管理信息化主要是指通过运用计算机技术和信息网络技术，将传统的纸质版的档案资料和音频资料转移到计算机等电子设备中，以实现档案资料的网上管理。虽然各大高校也在落实政策，进行档案管理的信息化建设，但是信息化建设的结果不是很理想，还存在许多需要改进和完善的地方，必须不断对其进行优化，使其管理水平进一步得到提高。

1 当前高校档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 缺乏完备的基础设备

硬软件基础设施是高校档案管理信息化建设的基础，没有这些基础的设施，档案管理信息化建设也就失去其存在的物质载体。然而，各高校的硬软件配备情况却不是很理想，有的高校认为配备几台计算机就实现了档案管理的信息化，而没有对计算机进行相应程序系统的设置，也没有配备其他相机、扫描仪等基础电子设备。

1.2 未建立完整的档案信息数据库

高校档案管理信息化建设中的一个关键方面，就是要建设一个完整和持续更新的档案信息数据库。而各大高校档案信息数据库的现实状况是，录入的档案信息不完整，只是走形式象征性地录入一些信息；录入信息之后就不再管理，很少根据现实情况进行更新；录入的信息未经严谨的核实，存在虚假的信息等。总之，各大高校所建立的档案信息库还存在不全面、不真实、更新不及时等问题。

1.3 缺少专业的档案管理人员

高校档案管理的信息化过程不同于传统的档案管理过程，其中必然会涉及电子计算机等网络技术，因此，对档案管理者的综合素质有了更高的要求。档案管理者不仅需要具备基本的档案管理的业务能力，还需要具备熟练的计算机能力以及其他电子设备的使用能力。但是现实情况却是各高校的档案管理者要么具有基本业务能力，要么具有计算机使用能力，很少同时具有业务能力和电子设备使用能力。

1.4 未意识到档案信息的安全问题

各高校在进行档案信息化的建设过程中，很容易忽视的一个问题就是档案信息的安全问题。因为在传统的档案管理中基本不会出现安全问题，而实现档案管理信息化之后，就必须高度重视档案信息的安全问题，防止黑客或其他人的恶意攻击以及电脑病毒等带来的信息丢失问题。

2 高校档案管理信息化建设的优化渠道

2.1 完善档案信息管理的基础设施

各大高校要想真正实现档案管理信息化就必须打好根基，也就是要完善档案管理的各种硬软件设施。档案管理信息化过程是一个复杂的过程，涉及众多信息的输入、更新、交换和共享等，因此，配备的计算机必须是高端的而且要设置好相应的系统程序。同时，也要配备相机、扫描件、录像机等其他电子设备，以用来进行图文的拍照、扫描和录像等。总之，就是要加大资金的投入，完善硬软件基础设施，为真正实现档案管理信息化打下坚实的基础。

2.2 加快档案信息数字化的进程

要想真正实现档案信息的数字化，首先，需要将所有人的档案信息录入电脑中，不仅包括文字信息还包括音频信息等，保证信息的完整性；其次，需要将录入的信息数据进行认真的核实，保证信息的真实性；最后，还要不断更新和管理信息，保证信息的及时性。总之，加快档案信息数字化的进程也就是保证信息完整性、真实性、及时性的过程。

2.3 培养专业的复合型档案管理人才

档案管理人才作为档案管理信息化的核心，必须注重对其综合素质的培养。档案管理人员应该是同时具有计算机等电子设备使用能力和档案管理基础业务能力的复合型人才。一方面，对现在任职人员的实际情况进行相对应的专业培养，以弥补其所欠缺的方面；另一方面，专业培养一批同时掌握计算机技术和专业档案管理技术的复合型人才。

2.4 提高档案管理信息化中的安全意识

虽然高校通过档案管理信息化的建设，档案信息实现了网上共享，为管理档案资料提供了巨大方便，但是档案信息的安全问题是绝不可以忽略的。一方面，必须提高档案管理人员的安全意识，提高其日常工作中的安全警觉性；另一方面，注重电脑自身系统的防护功能，避免黑客及其他人的恶意攻击，及时备份档案资料，避免因病毒等因素造成资料的丢失。

3 结 语

高校档案管理信息化的建设过程是一个不断完善的长久过程。高校必须针对目前出现的问题，采取对应的措施，如完善档案信息管理的基础设施、加快档案信息数字化的进程、培养专业的复合型档案管理人才及提高档案管理信息化中的安全意识等，来推动高校档案管理信息化的建设，来提高高校的档案管理水平，从而使其更好地发挥作用。

主要参考文献

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在现代信息化技术不断发展的过程中，人们对数字化档案建设要求越来越高。从高校的角度出发，实施数字档案馆建设需要对高校建设目标和档案馆信息储量等方面因素实施有效分析，制定合理的数字档案馆建设档案。此外，在这个过程中还应对数字档案馆建设项目中存在的风险综合分析，并按照分析结果制定合理的数字档案馆建设项目风险管理策略，借以保证数字档案馆在高校发展过程中发挥自身最大的作用。

1 数字档案馆建设项目常见风险

就目前来看，我国高校建设规模逐渐扩大，承担着提升学生综合素质和知识层次的重要使命。由于高校内部设立多个专业科目，使得高校档案馆中各专业档案数量越来越多，在这种条件下就需要按照高校档案馆规模和高校发展趋势等方面引入数字化技术，提升高校档案馆中档案管理的便利性，为推进我国教育行业发展提供有效有效参考依据。但是当前我国各大高校内部数字档案馆建设还存在一些风险，基于此，应对高校数字档案馆建设项目常见风险实施有效分析，借以为后期制定有效的风险管理策略提供有效参考依据。就目前来看，高校数字档案馆建设项目中常见风险主要表现在以下两个方面：

1.1 档案机构内部风险

从字面上来说，档案机构内部风险主要来自于数字化档案馆内部，其具备易于识别和管理便利等优势。由于档案机构内部风险产生原因相对复杂，直接影响高校数字档案馆建设项目实施的顺利性。大多数高校在进行数字档案馆建设时，相关人员对于数字档案馆风险管理的重视程度不足，风险意识相对薄弱，无形中加大数字档案馆在建设过程中出现风险的可能。而且高校数字档案馆整体建设规模大，整个建设项目投资较大，在进行数字档案馆建设时需要从多方面角度分析，借以制定科学合理的数字档案建设方案。但是当前在进行数字档案馆建设时，相关人员并没有对档案馆建设因素实施有效分析，致使数字档案馆建设项目出现风险的可能性大大提升。由于高校数字档案馆内部工作人员综合素质低下，对于数字档案馆相应资料管理不够重视，认为数字档案管理仅仅是将纸面档案搬到计算机上，这一举措势必造成数字档案馆内部档案管理紊乱，数字档案馆整体建设速率缓慢。为满足数字档案馆建设要求，通常会在其中引入一系列高科技设备，这就需要在数字档案馆建设时投入大量资金，但是高校财务部门资金储量并不能满足高校档案馆建设需求，导致高校数字档案馆建设项目出现风险。

1.2 档案机构外部风险

与内部风险相反，高校数字档案馆建设项目外部风险主要是社会环境和自然环境导致的，也就是?f在高校数字档案馆建设时，还需要对数字档案馆所处的社会环境和自然环境等方面实施有效分析，有效规避这两方面所带来的风险。从社会环境的角度来说，我国各大高校数字档案馆相对独立，与我国社会各个层面之间的沟通力度低下，导致高校数字档案馆建设缺乏相应保障，不仅仅加大数字档案馆建设时出现风险的可能，对于档案馆整体法律效应落实等方面也有很大的影响。而且大多数高校在进行数字档案馆建设时，缺乏相应信息技术标准或者所涉及的信息化技术标准过于老旧，馆内数据库建设不合理，种种因素均会导致高校数字化档案馆出现风险。从自然环境角度出发，由于高校对于自然灾害和意外事故没有合理的防范，导致相应风险转化为显示，给高校数字档案馆带来难以补救的损失。

2 数字档案馆建设项目风险管理策略

为保证高校数字档案建设项目风险管理水平得以提升，必须按照上述常见风险制定合理的管理策略，严格控制外界因素对高校数字档案馆建设造成的影响，在提升高校数字档案馆整体建设水平的过程中，有效落实我国教育行业稳步发展的目的。

2.1 树立有效的风险意识

一般来说，高校数字档案馆在建设过程中出现的风险事故具有难以估算的特点，影响高校数字档案馆整体建设规模。因此，在这种条件下需要提升数字档案馆内部工作人员风险管理意识，避免在实施数字档案馆建设时出现相应风险。除此之外，在数字档案馆建设之前，还需要相关人员按照档案馆建设要求制定总体规划方案，并对高校数字档案馆实施科学有效的管理。

2.2 加强相关部门的合作

受多方面因素的干扰，当前我国各大高校在实施数字档案馆建设时，会出现数字档案馆建设周期过长和与其他行业交流水平低下等问题，造成数字档案馆建设手段过于老旧，难以满足高校师生对数字档案馆的全部要求，这不仅仅影响高校数字档案馆整体结构的合理性，严重时还会导致数字档案馆出现建设风险。针对于这一点，必须保证数字档案馆内部相关部门处于相互合作的状态，避免数字档案馆在建设过程中出现问题。除此之外，在这个过程中还需要制定档案馆内部管理人员学习先进的管理思想，进一步提升高校数字档案馆风险管理水平。

2.3 建设档案人才队伍

对于高校数字档案馆建设来说，应保证档案馆内部工作人员对数字档案馆在建设时出现的风险有一个全面的了解，借以制定合理的规避方案。此外，应组织相关人员积极参与数字档案馆建设培训，使得相关人员能够灵活的应用数字档案馆中的软件设备和硬件设备，避免应相关设备操作时出现风险。在这个过程中还应要求高校按照数字档案馆建设要求制定工作人员激励和惩罚制度，降低工作人员在处理相应工作时出现的问题的可能，全面提升高校数字档案馆建设要求。

2.4 加大技术研发力度

对于高校数字档案馆来说，在建设过程中应对其中涉及的硬件设施进行综合分析，并按照分析结果进行数字档案馆技术研发，尽可能保证相应技术研发力度符合高校数字档案馆建设要求，全面提升档案馆中相关信息资源的安全性和合理性。除此之外，还应保证数字档案馆中仪器设备运行模式与档案馆建设处于相互衔接的状态，全面提升高校数字档案馆的兼容性，并在这个过程中引入国外的先进技术手段，在提升数字档案馆整体研发力度的同时，推进高校数字档案馆建设顺利实施。

2.5 制定周详的灾难应急预案

受自然环境因素的影响，高校数字档案馆在建设过程中会出现问题，这里所说的问题包括馆内档案丢失和损坏，不仅仅影响高校数字档案馆建设水平，对于高校后期发展也有非常严重的影响。基于此，在高校数字档案馆建设时应按照自然环境因素制定合理的灾难应急预案，避免自然环境因素对高校数字档案馆造成的影响，借以为提升高校数字档案馆建设水平提供有效参考依据。

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英美数字档案馆建设的基本模式

1.英美数字档案馆建设实践

20世纪，随着信息技术广泛运用，电子文件种类日益丰富，面对档案信息化管理繁杂环境的挑战，以英、美两国为主的英美国家经过不断探索，形成两种实践形式。

一是以信息共享为基础的数字档案馆。由国家图书馆等机构发起，国家档案馆参与其中。较为典型实例的是美国伊利诺伊数字档案馆，主要由该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有15个机构，包括档案馆、学校、历史研究会、博物馆等文化机构组织。主要目的是在网上为用户提供有关该州历史和现状的信息，同时为参加机构向伊利诺伊数字档案馆上传数据提供工具。还有美国的西北数字档案馆(northwest digital archives)，2002年由包括档案馆、图书馆、高校等13个机构共同建立，其数据库分散在13家机构，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务的数据共享。

二是以实体信息化为基础的数字档案馆。由于侧重的不同，分为重视服务数字化和强调业务活动信息化两类。分别以英国的NDAD(National DigitalArchive of Datasets)和美国的电子文件档案馆(ERA)为代表。

20世纪90年代，英国国家档案馆为履行安全保管和提供利用电子文件的义务，实施了NDAD。NDAD为保存和利用结构数据集(DATASET)而提供的整套系统和服务，主要侧重于数字馆藏的信息服务，并在网站和系统建设的基础上兼顾了数字档案的保管问题。主要功能包括：接受、存储、保管政府部门产生的需要永久保存的数据，比如每年的农业人口普查、犯罪统计、污染土地面积的报告等，粗提供利用。

ERA(Elect ronic RecordArchives，电子文件档案馆)是美国国家文件和档案管理局(NARA)2000年组建，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。NARA旨在设计一个接收、保管和提供利用的系统，它不只是软件系统，还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。这类数字档案馆没有局限在某个地理位置上，数字技术保证人们能够通过INTERNET在世界各地方获得档案信息。从某种意义上说，ERA在功能上确实等同于传统的实体档案馆。

2.英美数字档案馆建设模式分析

英美两国的实践为我们提供了两条数字档案馆建设模式的选择路径：

一是数字档案馆集成模式，即以美国伊利诺伊数字档案馆为代表的信息共享为基础数字档案馆。具体描述为：数字档案馆是跨越时间、空间限制的资源集成系统，主体是基于网络的共享数据库系统，它突破了馆与馆、馆与室、室与室之间的物理界限，将分散在不同物理位置、不同载体上的信息连接起来，向用户提供方便快捷的在线信息服务。模型如图示：

图例中，数字档案馆是一个整合了各实体档案馆和机关、组织、企事业单位、团体档案室档案资源的虚拟档案馆，利用强大的网络平台为用户提供共享服务，对用户而言，数字档案馆就像是一个看得见的实体，而在这个实体背后，是众多档案馆和档案室档案资源数据库通过网络平台整合共享。

二是数字档案馆实体模式，即以NDAD和ERA为代表的实体信息化为基础数字档案馆。具体描述为：数字档案馆是一种信息化实体，是全方位实现信息化得新型档案馆模式，要求服务、管理信息化，档案工作各项业务工作流程信息化，即实现数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用，同时实现了文档接收、征集、整理、著录、鉴定、编研、维护、保管、迁移等各项工作的信息化。模型如图示：

图例中，数字档案馆既是电子文档的接收中心，又是数字档案的服务中心，因此，建设的重点在档案馆实体，也就是说，要以实体档案馆为基础建设数字档案馆接收、管理和利用平台，再通过实体档案馆提供数字档案利用服务。

由于英美国家数字图书馆、高校和科研机构资源建设体系包括档案馆资源，因此由图书馆、档案馆等多家机构参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。集成模式的优点是最大化共享社会各类信息资源，实现社会资源的网络共享，从而极大地方便利用者。虽然集成模式的信息容量非常大，但是，由于这种模式的主建方不是单一的档案机构，就无形中降低了从档案专业视角对资源进行价值分析和鉴定，这既不利于对信息资源进行分类、管理和服务，也不能保证所有信息资源真实、完整、有效。同时，由于数据库分散在各机构存放，就不能对信息进行统一管理，无法保证信息资源的安全。因此而导致许多错误信息、无用信息、冗余信息、重复信息不可避免地会被检索出来，一些受安全和保密限制的信息也可能出现的网络被利用，这是极不利于档案信息的安全管理的。

实体模式数字档案馆通俗地可理解为传统档案馆实体资源数字化，是以实体档案馆为基础的数字档案馆形式，偏重业务流程建设，对数字档案馆接收、鉴定、存储、管理和安全提出较高要求，因此，这种模式是一个包含了接收平台、分类鉴定平台、分级存储平台、资源平台、管理平台、服务安全平台的集成系统，与之相应的数字档案馆服务利用系统就受限于业务流程系统的规模和集成化程度。可以看出，这种模式具有建设和管理规范、科学，信息真实可靠，系统安全、利用检索方便准确等优点。但是，由于档案资源仅限于档案馆，因此，信息资源容量有限，同时，受到档案馆接收工作影响，实体档案接收具有时限性和周期性，而不可能及时、全面地为公众提供利用服务，造成数字档案信息更新不快，信息在时间、空间上的集成程度不高，这严重制约了档案资源的利用。

我国数字档案馆建设模式路径选择与借鉴

英美数字档案馆集成模式是由众多机构参与，共建共享信息资源数据库。在英美国家，法定的信息资源体系不仅仅包含档案资源，还包括图书、情报、高校、科研等多方面内容，因此决定了这种模式建设的参与机构是多方面的，服务对象也是众多的。而在我国，法律规定各机关、人民团体、企事业单位、社会组织形成的文件材料移交由国家综合档案馆集中统一管理，并提供利用，这决定了我国信息资源的主要内容应该是档案资源，同时，由于档案资源具有法律依据和凭证效力，必须依法安全管理和利用，因此，数字档案馆建设不可能有多家机构参与，只能由档案部门组织。其次，英美数字档案馆实体模式是以实体档案馆或机构为中心建设。我国目前虽然普遍实践这种模式，但在档案资源利用方面，由于开放利用的档案时效性不强，更新缓慢，同时利用范围受地域影响较大，因此，这种数字档案馆

建设模式也需要进一步加强和改进。

1.我国数字档案馆建设选择的新模式

2010年6月，国家档案局了《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆作了科学定义：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

我国数字档案馆建设应选择一条既借鉴英美数字档案馆建设模式，又区别于英美模式的新路径：实体与集成结合。

第一，实体与集成结合模式符合我国数字档案馆建设的实际。首先，我国国家综合档案馆担负着保管全国各级机关、人民团体、企事业单位、社会组织的各类文件材料，并向社会提供利用的职责，可以说，档案馆所保存的资源是最具有真实性、凭证性和历史记录性的，代表了我国资源体系的主体。而档案资源在管理方面又因需确保其真实、准确等的安全因素，客观上就要求作为资源系统建设主要的数字档案馆就必须以各级国家综合档案馆为主组织建设，进而确保档案信息资源被利用的真实、完整和准确。其次，建设公开透明的政府，保障公众知情权和监督权需要档案馆最大限度为社会提供利用服务。档案馆是政务信息公开的主要场所，数字档案馆可以利用网络集成平台整合档案资源，并分门类、分权限为公众提供利用服务。因此，实体与集成结合的数字档案馆建设模式符合我国国情，方便档案资源集中管理和集成利用。

第二，实体与集成结合模式应符合信息化集成的发展一般规律。首先实体与集成结合模式符合信息化发展“整”的规律。“整”是指将英美两种模式有机的整合，这种整合方式，不是两种模式简单的拼凑，而是对英美模式优点的借鉴。将《指南》中数字档案馆的定义包含了英美两种模式的内容，要求数字档案馆建设既要围绕档案馆实体建设业务管理平台，同时，又要围绕网络集成建设服务利用平台。新模式在管理方面结合了实体模式的优点，而在利用方面又结合了集成模式的优点。其次，实体与集成结合模式符合信息化发展“融”的规律。在构架上看，新模式包含了两个部分，即管理平台和利用平台，两个平台对于使用者而言将是一个有机的“融合”。在英美两种模式中，实体模式侧重管理平台，集成模式侧重利用平台，这无形影响了两个平台的互助互补。如果把管理平台比喻成建筑的基石，那么，利用平台则好像建筑的主体，光注重打好基石而轻视建设，这样的建筑不美观，同样地，如果不打好基石就建筑，这就更危险。因此新模式的数字档案馆将两种模式的融合，即在档案馆实体建设基础上，在搭建网络利用平台。

第三，实体集成模式具有更广泛的适用性。由于实体集成模式结合了英美模式的优点，因此具有广泛的适用性。其中，模式对比分析如表1：

表中，集成模式数字档案馆以网络平台为基础，偏重资源整合与共享，因此在档案资源服务利用方面优于实体模式，而在对数字档案馆业务流程的建设方面偏弱：集成模式的主体是各档案馆和单位档案室，业务流程管理方面分散，特别是缺乏对信息资源的鉴定，其真实性、准确性很难保证，此外，对档案资源是否可公开利用，如何公开利用缺少约束，难于保证利用过程的合法性。实体模式数字档案馆以实体档案馆为基础，偏重档案馆管理业务建设，因此，相对于实体模式对维护档案资源的真实、准确、安全方面有保障，而在档案利用服务方面有局限性：受业务处理的时空因素影响，档案资源提供利用在时间和空间上受限制，不能在第一时间有用信息。实体集成模式结合两者优点，扬长避短，既吸收了实体模式管理方面的优点，又保证资源利用的最大化，具有更广泛的适用性。

2.实体集成模式的实现方法

实体集成模式以档案馆为基础，实现馆际间资源最大化整合共享的数字档案馆模式，其实现方法图如表2：

首先，以实体档案馆为中心，充分利用和建设各种网络，搭建档案馆与各单位档案室数字档案接收平台，并围绕所接收的数字档案资源建设集分类鉴定、分级存储、资源管理、安全服务等于一体的集成系统，逐步形成以资源为基础、管理平台为支撑有形的数字档案馆。然后，基于各地有形的数字档案馆，建设馆际间网络平台，并在馆际间再次进行分类、整理、鉴定并整合数字档案资源。最终，搭建以有形数字档案馆为主体、基于数据共享和网络服务的数字档案管理集成系统，有效利用网络平台最大化实现档案资源整合与共享，为社会大众提供资源服务。其中，建设的重点是有形数字档案馆建设和网络平台搭建，难点是档案资源的鉴定和安全管理。

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〔关键词〕高校档案管理；信息化建设；信息共享

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2012．06．040

〔中图分类号〕G25073 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2012）06－0162－03

教育部为全面贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化进程”的要求。对开展教育信息化的指导思想、工作、目标、实施原则及试点内容都做了详细部署，其中全国试点高等学校为100所左右，其中本科院校试点内容包括：以信息化促进人才培养模式创新和提高教育质量重点，在数字化校园建设、校园网络与信息安全、网络课程建设及应用、教育教学模式改革、科研组织模式创新、管理与社会服务信息化、学生网络文化生活等多方面开展研究与探讨。

高校档案信息化是高校管理与社会服务信息化的重要组成部分，高校档案管理信息化是高校档案管理工作的特色管理模式，是高校档案工作发展的大势所趋。

1 高校档案信息化管理的发展前提

档案信息化建设就是指档案管理模式从以往的档案实体为重心逐步向档案信息为重心转移过程。这一发展过程需要档案实体的规范化和标准化管理为基石，要采用现代化技术装备，建立数字档案馆，向信息化管理方向发展，它主要包括如下内容：

1.1 档案管理标准化、规范化

各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，把规范的管理制度形成文件下发，对档案的收集、鉴定、整理、保管等各个环节，做到有章可循，保证每个操作环节统一标准，即统一档案的鉴定标准，统一档案的分类标准，统一档案的标引标准等等。

1.2 档案信息的数字化

利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子门类档案，组织成系统的信息库。这项工作由档案管理标准化、规范化做基础，才能够有条件实现。目前高校档案网络系统的逐步利用，教务管理、科研管理和学生系统网络等平台的运用，为高校档案数字化建设创造了前提和条件。

1.3 数字档案馆建设

近年来高校档案馆的管理特色多样化，如高校博物馆、校史馆、荣誉室、文件利用中心等等，数字档案馆是档案信息数字化的发展必然，他们都是实体档案的不同体现形式。数字档案馆是无形的信息组织和利用环境，实体档案馆是数字档案馆的奠基石，对档案信息数字化的统一管理，是数字档案馆管理内容，数字档案馆的出现，对现行实体档案馆提出了新的管理和服务机制建设需求，两者不是替代关系，是相互依赖和相互促进的关系，数字档案馆的建设是实现档案信息化的必经路径。

2 高校档案信息化管理面临的问题

具备高校档案信息化管理前提，做到校园网与档案管理网络的有效连接也面临很多问题：

2.1 档案信息化相关的法规体系不完善，保证档案的保密和安全顾虑成为严重障碍 国家高校档案法规已有一定基础，档案数字化、信息化还不够明确完善。如没有具体到高校电子文件、电子档案加工和存储介质标准汉字没有出台，产生相关问题很多。如：光盘数据、声像信息缺陷率较高，存储文字信息质量，显得过于宽松，会使认为合格的光盘中文字错误率超标等；档案存储格式的不统一；网络黑客的不断浮现，也成为阻碍高校档案信息化发展的无形杀手。因此需要符合高校档案数字化、信息化要求的相关标准。

2.2 档案信息化管理处于探索阶段，需领导重视提高档案意识 《高校档案管理办法》明确提出“档案管理”要纳入管理机制、纳入计划、纳入总结。某些学校领导受档案管理效益滞后性的影响，把档案工作总结成不丢失不缺漏为管理目标，对档案机构人力、物力、技术、待遇给予支持不多，使档案部门的现代化管理很难走上正轨，无法实现档案管理信息化。

2.3 缺乏与现代化发展相配套的复合型管理人才

档案工作岗位不容易有耀眼工作成绩、工作任务量又大、评聘职称难，都导致优秀人才难以引进，即使进来也难渡默默无闻工作性质之无奈，也想办法离开，使档案工作岗位成为养尊处优缺乏生机，没有活力。有的单位重建设轻利用，买来了硬件设备设施，档案管理人员没有真正利用其先进功能作用，没有结合自身情况，做到档案的数字化，更是无法实现档案信息化。

3 面对问题，适应发展，加快档案信息化管理

加大档案信息资源管理，整合各类档案信息资源，促进档案信息资源的利用开发。高校档案信息化管理是档案管理工作现代化发展的重要表现形式。

3.1 如何加快高校档案信息化管理

3.1.1 标准化、规范化原则

制定和实施高校档案工作的标准和规范，既是高校档案管理现代化的需要，也是提高档案工作质量和工作效率的前提。实现档案信息化管理，一方面要通过扫描等相关技术手段把文本文件转化成计算机能够识别的数字信息；另一方面通过接受电子文件，不管是通过馆藏的数字化还是数据库连接、都应该坚持标准化和规范化的原则。如：字符编码标准、数据处理格式、信息转换标准、档案信息的显示和打印及传递等等，只有标准统一才能够使传统档案文本数字化的保管、利用、传递等工作都实现标准化、规范化，避免出现互不兼容、重复建设、各自为政等现象的发生。

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数字档案馆、数字档案馆信息资源和数字档案馆信息资源国家控制力概念

数字档案馆是信息时代的产物，现阶段对数字档案馆的概念界定尚无统一，但是基本上都认为数字档案馆有两个发展阶段：第一阶段是单个数字档案馆，几乎是传统档案馆的数字化，亦称为狭义的数字档案馆。随着技术的成熟和行业的发展趋势，所有的单个数字档案馆将连结成一个超级数字档案馆，这是数字档案馆建设的第二阶段，也称为广义的数字档案馆。受经济发展水平和技术因素影响，我国现阶段的数字档案馆建设尚处于第一阶段。

信息资源必须满足人的需求，具有可获知性、可用性。数字档案馆信息资源的结构复杂，从其来源看，有传统馆藏的数字化资源，有无纸化办公背景下接收的电子档案，也有网络上采集的具有档案价值的数字信息，同时也包括了数字档案馆自身在运转过程中所产生的各类原始信息。从信息的状态来看，有在线信息，这些信息是在网络中流动的动态信息；也有离线信息，因其价值或者是密级原因而处于相对静止状态。由于资金和技术的限制，目前国家控制力的实施范围主要分布在具有重要社会价值的档案信息资源，如数字化档案信息、立档单位移交的电子档案以及网络采集的重要档案信息，其他如数字档案馆员工、设备信息等在国家控制过程中暂时居于次要地位。

国家控制力即国家控制能力，是国家将自己的意志、目标转化为现实的能力。现代政府在文化管理中应具有以下职能：保存和发扬已有民族文化，促进新文化产生以及提高公民创造、获取文化和信息的能力。为了实现这些职能，政府被赋予权力对相关条件进行控制。数字档案馆信息资源国家控制力是指政府对数字档案馆建设、运转过程中的相关变量进行协调、组织从而达到政策目的或者与目标相近程度。政府采用的数字档案馆信息资源政策能够又好又快实现目的，控制力强，反之则小。

影响数字档案馆信息资源国家控制力的因素

1　布局结构

数字档案信息资源的存储保管必须有一个空间载体和虚拟载体，国家实现对这些资源的控制也必须通过这些载体来实现。目前我国数字档案馆分布存在以下不足：建设主体单一，区域建设不平衡，资源特色欠缺。国内较有代表性的数字档案馆有深圳数字档案馆、青岛数字档案馆、杭州萧山区数字档案馆、浙江省数字档案馆、胜利油田数字档案馆等。这些已建成投入使用的数字档案馆分布在经济发达的东部地区，建设主体以政府牵头为主，对传统馆藏数字化、接收立档单位电子档案以及有价值的网络信息采集，主要目标是建立综合性数字档案馆。作为科研、教育单位的高校和以效益为目的的企业在这次数字档案馆建设中的缺位，西部地区缺乏可借鉴的符合不发达地区实际的数字档案馆建设经验。虽然实施控制的主体是国家，但是没有相关部门的合作，谈何控制?西部地区数字档案馆的建设没有一个成功实践的参考，在建设过程中可能出现更多的问题，载体失控，谈何资源控制?

2　国家控制手段

国家对数字档案馆信息资源的控制手段是多种多样的，控制手段直接影响控制的效果。以国家为主导的数字档案馆建设就能对其信息资源进行直接有效的控制；如我国第一历史档案馆和第二历史档案馆的数字化建设。档案事业管理采取集中分布式制度与我国等第式的行政机构划分相适应，在数字档案馆建设中，各级政府发挥其主导作用，协调相关的利益关系，为数字档案馆建设创造良好的环境。数字档案信息级数增长，各地的数字档案馆建设都以国家为主体并不现实，运用法律手段、经济手段、行政手段等宏观调控方式将被更多应用于数字档案馆信息资源控制。从影响范围和效果来说，这些宏观调控手段的渗透力最强，作用持久。在我国的数字档案馆建设中，政府都或多或少进行了直接参与，但是在法律法规建设、经济投入方面还有待加强。

3　经济基础

数字档案馆建设需要雄厚的资金支持，其信息资源的接收、采集、保管、安全、共享、利用等都必须有技术支撑。近年来，我国经济持续平稳快速发展，信息技术革命也对档案事业的发展产生了深刻影响，新的技术背景下国家对档案的控制方式以及力度也随之变化。传统档案的国家控制主要是通过行政机构的划分对档案实行分级管理，在信息技术条件下，行政机构在信息获取上一改以往上下行文的金字塔结构，变为扁平化组织，更有利于加强国家对数字档案馆信息资源的控制。

4　思想基础

现代复杂的国际竞争中，数字档案成为新的竞争情报。维基解密网站公布了美军的相关机密档案，引起了国际关系的变动。因此，数字档案馆信息资源的重要性不言而喻，为控制这些数字资源，国家制定了相关的法律法规以及指导政策，《档案法》第四条规定各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划；2010年6月17日，国家档案局《数字档案馆建设指南》，提出数字档案馆的建设目标是逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。此外，数字档案馆国际学术研讨会、《加强电子文件信息资源国家控制力的战略思考》研讨会分别召开。

5　组织基础

数字档案馆是动态、发展中的事物，不是一朝一夕完成的，需要多个部门持续协作才能完成的系统工程。部门之间的利益冲突，必须有一个中间机构予以协调，所以在数字档案馆建设中，必须有一个专门协调、指导、负责数字档案馆的行政机构。市场经济条件下数字档案馆建设也要遵循市场经济的需求法则，但是市场调节不是万能的，社会对文化的需求有时候并不在当代就能体现出来，如果完全依靠市场调节，必定会有大量人类遗产被遗失在当代。为避免这些损失，必须由国家行政机构弥补这些缺陷。国家意志在文化领域的体现，国家职能的实现也不能没有档案，尤其是在这个“谁控制了网络谁就控制了世界的时代”，也需要设立一个统筹全国数字档案馆事业的行政机构，充分发挥数字档案馆信息资源的影响力和带动力。

增强数字档案馆信息资源国家控制力的有效途径

1　适当调整数字档案馆布局结构

经济发展是数字档案馆建设的基础。沿海地区经济发展水平，数字档案馆的建设走在全国的前列，

成为西部地区数字档案馆建设的典范。但是，毕竟经济基础不同，依靠市场调节，东西部地区的数字档案馆水平差距会越来越大，西部地区没有实践参考价值的数字档案馆，依靠各地方摸索，其质量良莠不齐，并且缺少足够的资金投入，在设备、技术的选用上很难实现先进性和适用性的结合，最终是对资源的浪费，这样的数字档案馆布局不利于国家控制。在已有的国内实践和世界实践过程中，经验都表明不能没有示范馆。在我国，继深圳数字档案馆建设成功后，各地以其为参考模型，兴起一股数字档案馆建设热潮。美国的911数字档案馆、日本关西数字档案馆建设为世界数字档案馆功能定位提供了新的思路。但在全国各类数字档案馆建设中，如企业数字档案馆、高校数字档案馆、专题数字档案馆、地方数字档案馆都面临经济因素、经验教训的示范问题。因此，国家在继续鼓励东部地区探索数字档案馆建设，总结经验教训的同时，也要适当增加对西部地区数字档案馆的投入，启动国家为核心的示范馆建设计划，为东西部地区、各种类型的数字档案馆建设提供科学的管理办法和系统实施方案，通过示范馆的作用，从制度、技术、设备、人才、标准等方面影响各地、各类型数字档案馆的建设，以影响力实现控制力。

2　综合运用各种调控手段

数字档案馆是新时代背景下国家加强档案信息资源控制的新工具，主要可以通过经济手段、法律手段和必要的行政手段达到控制目的。

经济手段是指国家通过经济利益的调整而实现资源的配置。数字档案馆建设前期需要大量的资金投入，数字化档案的输入输出设备、数字档案的接收、管理系统、网络档案的采集系统以及这些信息资源保管的数据库、数字档案信息资源的流通、利用系统等购买和维护都需要不菲的成本，国家通过财政支出方向，调控数字档案馆的建设，各馆根据资金状况对数字档案信息资源进行分级保管和利用。

法律手段是指国家通过制定和运用法律配置资源。法律必须明确数字档案的所有权、处分权、收益权。生产资料公有制的经济制度，减少我国数字档案信息资源的所有权、处分权、收益权争议，但是，因为模糊的公权，降低了这些权利的效力，容易与个人利益相冲突。因此，数字档案馆信息资源的控制，不仅要有法律明文要求，更重要的是有法必依，执法必严。

行政手段，是指国家行政机构通过行政命令、指标、指示等方式来实现调控目标。数字档案馆是21世纪档案馆发展的必然趋势，但是相对传统档案馆来说它还是个新事物，数字档案馆的建设也会遭遇到排斥或敷衍了事，所以，国家必须通过行政命令的方式督促各地方认真完成建设任务，贯彻执行、完成国家制定的各项相关的指标、指示。在行政机构的设置上，应该设立一个专门负责数字档案馆的小组，制定数字档案馆发展规划，促进数字档案馆信息资源管理的标准化，实现资源的共享、利用。

3　继续完善相关思想体系构建

数字档案馆信息资源国家控制力的加强必须建立在相关的基础理论、标准研究、法律体系、政策制定的基础上。数字档案信息资源具有电子文件的特征，电子文件的前端控制、全程管理、风险管理原则为国家控制力实施提供了坚实的理论基础。都伯林元数据标准、档案信息著录、标引标准、主题词表等有利于确保数字档案信息资源的真实性、有效性、准确性、统一性。法律是国家控制的另一重要工具。此外，国家在制定发展规划之时必须把数字档案馆信息资源建设纳入预算，从政策方面施加控制。

4　纳入电子政务建设规划