档案整理服务要求精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案整理服务要求，期待它们能激发您的灵感。

篇1

[关键词]船舶检验 一线站所 设点 动静模式

中图分类号：U676.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）33-0086-01

一、目前内河船检面临的主要形势

1、工作量不断增加

1）船检延生业务较多。《船舶吨位证书》发证新方案，使《吨位证书》新发、换发工作量和流程增加。船舶更新补贴实船验查和拆解监督，船检参与具体实施。船舶安检、事故调查的技术支持，也常需船检参与。

2）船厂减少导致路程耗时大增。环保进步使内河大量船厂被拆除，本地船舶只能到外地船厂修理，验船师赴外地检验路上耗时多，大大影响单次检验效率。

3）单位船艇管理由船检具体实施。对海事船艇的加油、维修、日常管理等的工作，多由船检来管理，也成为船检的工作量之一。

4）上级船检指派工作增多。船检人员缺少现象从上至下，为完成好工作，上级船检的工作指派到下属基层船检落实数量不断增多，增加基层验船师工作量。

2、船检质量和服务要求不断增加

1）安全要求提高。船检是船舶安全的第一关，涉及到船舶性能安全，从建造检验到营运检验，一旦因细节没有落实到位导致船舶事故发生，相关船检人员被追究责任风险加大。

2）质量要求变广。一方面是防油污、防生活污水、防船舶垃圾、防空气污染等新项目的不断出现；另一方面对现有项目的具体细化点，在深度上不断增加。

3）对船检服务要求在提高。船民希望检验时船舶停航的时间尽量少，既希望检验地点能离船舶航线越近，又希望在检验后能尽量快的拿到办理好证书，要求提高。

3、船检人员配备不足的矛盾突出

1）业务量不断增加与人员紧缺的矛盾。船检业务量在不断增加，但是验船师队伍却在缩小，不平衡性得到进一步扩大。

2）要求不断提高与人员缺少的矛盾。在船检安全责任和社会服务要求不断增加的形势下，对船检岗位人员配置需求是不断提高的，但在岗人员与现实需求相差很大。

二、一线站所增设船检点的好处

以上船检的问题，归纳为三点：一是船检人员缺少；二是业务量增大；三是对船检工作要求提高。应对办法是，在一线站所增设检验点，站所人员参加船检，实现一岗多能，从而扩充船检队伍，保障质量和服务的提升。

站所增设船检点有以下好处。

1、解决船检困境

在内河各一线站所设立船检点，每个站所培养两到三名注册验船师，形成处船检到点机动检验，站所定点静态检验、证书当场办理的模式，对解决船检困难、提高船检质量、提升船检服务水平、促进船检发展相当有效。

2、提高站所业务

站所增设船舶检验业务，配置验船师，对提高其它业务能起到促进作用。船检人员熟悉船舶的安全指标、机电性能、设备配置、结构布局等项，可很好的促进站所安全检查、专项巡查、事故处理、防污治理、船艇管理等。

3、船民得到便捷

通过在站所设立船检点，船民可以到最近的点申请船舶检验，检验中问题整改后确认也方便；可以及时办理证书，省下船民办证来回跑的时间和交通费。船民可以享受到更加快速、便捷的船检服务。

三、站所设点的配置要求

1、制度设置

内河站所船检业务设立，以年度检验、展期类附加检验两类为主，其它类检验以适当配合辅助。两类主业务，项目相对较少，操作相对简单，规定相对明确，现场性和及时性要求较高，很合适在现场站所设置。

2、人员配置

各站所验船人员配置，主要是有取得C级注册验船师证书的人员。目前，上级鼓励符合条件的职工参加注册验船师考试，为参考人员提供良好条件。符合条件人员只要报考，花精力备考，可以顺利取得证书，并具备检验内河船舶的能力。

3、硬件设施

船舶检验的硬件设施，主要为现场检验的工具、打证发证设备，各站所都可配备。

4、软件系统

配套软件系统主要是“船舶检验管理信息系统”，使用简单，站所相应电脑上安装好系统，做适当培训，即能上手使用。

四、具体实施方案

1、职能设置

站所设立船检业务，既发挥站所在现场的优势，提高当场办理能力；又现场特点，要具有可行性。

1）相关职能

站所配备的船检人员严格按国家、省局、市局和处对船检流程监控和纪律的要求开展工作，在规定范围内进行各项目检验。

2）业务内容

年度检验，对符合条件的船舶进行年度检验各项目检查确认，做好记录；对发现的问题，督促整改；检验合格后证书办理，检验费收缴。

展期附加检验，对申请船舶进行条件审核，给符合条件的船舶进行检验办理。

船检其它确认，参加验船人员业务培训和考核，抽取一定人员次数参加其它类检验业务的实践；对部分换证检验、中间检验问题整改后船舶进行确认。

档案整理，对发证后的船检档案进行整理，并定期移交档案管理员入档。

船艇管理，配合分管所长做好所属海事艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，落实问题的解决。

2、业务流程

1）年度检验

流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶符合性验船师对符合检验的船舶进行现场检验验船师对检验中发现的问题提出整改要求验船师填写好检验项目单签字确认需整改的船舶进行问题整改整改好的船舶申请复检验船师对整改好船舶进行项目复检验船师进船检系统对合格船舶进行证书办理打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。

遇到问题移交处船检作进一步处理。

2）展期附加检验

流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶展期条件相符性验船师进船检系统对符合展期船舶进行展期操作打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。

3）船艇管理及其它

船艇管理，按船艇管理的规定及制度，站所验船师配合分管所长做好船艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，相关流程按《海事船（艇）管理手册》操作。

其它事项流程，根据单位统一安排，站所船检人员协助处船检做好其它船舶检验相关业务。

3、其它保障

1）业务培训。定期组织各验船师进行业务培训及检验交流，开展业务实践操练，对站所验船师的问题及时解答。

2）人员协调。站所船检师兼负站所内其它业务工作，当与船检业务发生冲突时，服从统一指示。

3）业务量统计。检验发证后，在业务量登记册内做好登记；每月24日前将当月检验业务量报处船检汇总。

4）档案移交。档案按照省局和市局对于船检档案管理的要求进行整理，保障船检档案整理规范性、完整性，所有船检档案按规定及时入档。

篇2

国土资源档案是指国土资源管理部门及所属单位在各项专业工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等原始记录，信息量大，种类繁多。国土资源档案对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等很多方面都起到了很重要的作用。

从宏观上看，近几年各地国土资源档案工作总体上呈现出了良好的发展势头，档案管理体制日趋科学，档案保管条件不断改善，档案干部队伍思想和业务素质明显增强，档案业务建设水平有了较大程度地提高，大多数部门领导对档案和档案工作更加重视。这些好的变化，一个方面反映出各机关领导和档案工作者对档案工作倾注了大量的辛勤汗水，另一个方面也标志着国土资源档案工作质量整体上有了一定的提升。但是，从微观上看，目前国土资源档案工作的状况并不容乐观，还有许多地方需要改进，主要表现在以下几个方面：

（一）国土资源档案资料收集欠缺系统性、完整性，降低了案卷质量

国土资源管理工作本身具有政策性法律性强、业务要求高的特点，形成的档案资料也具有自身特点。比如一套完整的建房档案，必须包括查勘记录、审核报批表、定桩放线单、竣工验收单、违章查处意见等材料。而目前，国土局档案员大部分都没有经过专业的档案知识培训，对档案工作的意识淡薄，不太了解档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，对工作中形成的资料不注意收集、整理和保管，而且大多数从事档案工作的人员身兼数职，对档案工作的精力投入不足，仅仅认为只是把材料放入档案盒当成档案工作，没有及时整理归档，造成档案资料不齐全，严重影响了档案的管理水平，缺乏完整性、规范性和系统性。

（二）国土局档案市硬件设施陈旧，设备更新少

国土资源局档案室大都设施简陋，狭窄、潮湿，档案室达不到规范的“七防”要求，并且在档案防潮、防高温方面所需的除湿机、空调等价格较高的设备设施就更加缺乏以至于容易造成档案材料褪色、霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。同时，现阶段开展的档案管理现代化工作的重要手段就是加快信息化进程，使用档案管理专业软件，但许多国土局并未配备，缺乏必要的现代化网络管理设备，给档案管理工作带来很多的不便。

（三）档案管理人员的综合素质偏低，服务意识不强

档案工作是一项专业性很强的技术性工作，档案人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。但个别档案人员对档案工作重要性和责任性的认识不够，存在应付了事的想法。同时，不仅档案工作人员工作不热情、上心，就连领导也是常常忽视档案工作，因此，档案人员对其本职工作的热情度持续降低，直接影响了档案工作的进步。

二、如何规范、完善档案管理工作

为了提高国土资源所档案管理工作的水平，使其能更好地适应时展，更好地服务于经济建设，笔者认为，国土所档案管理需要从以下几个方面加以改进。

（一）重视档案管理工作，加强档案管理意识

首先，要提高国土资源所全体工作人员的档案意识，认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。档案人员要有高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。作为档案人员首先要靠自己，要主动有所为，以贡献求支持，以效率求发展，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。其次，利用《档案法》、《档案法实施办法》在全局范围内展开广泛加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全局干部职工的档案意识。其三，要使每位档案工作人员清醒地认识到文书立卷归档是对历史、对现实工作负责的一项严肃的工作。相关领导要经常过问档案资料的收集、整理、分类、立卷工作，解决档案工作中存在的问题和不足，会从人、财、物上对档案工作给予保障。

（二）加强基础设施建设，完善档案保管环境，提高国土所档案利用率

档案设施是档案工作的载体，是档案工作的物质保障，国土资源局要把档案基础设施建设作为重要的工作来抓。主管部门依据各单位的实际情况，采取行政监督与引导相结合的方式开展工作，加大督促整改，积极鼓励并支持开展档案室规范化建设工作，逐步加大对档案工作的投入，强化自身基础设施。对档案工作中缺少的设施要添置，不符合现时工作要求的设备要进行更新，配备一些现代档案管理的必要设施。

篇3

今年是“*”规划的开局之年，如何开好局、起好步，使我市档案工作在新的起点上再上新台阶，为肇庆政治、经济、文化等各项事业的跨越发展更好的服务，确实需要再动员、再部署。所以，今天召开这个会议很重要、也是很必要的。刚才，*同志对“*”时期我市档案工作做了简要回顾，对去年的工作做了总结，对今年的工作进行了部署，我完全同意，希望各级各部门认真抓好各项工作的落实。刚才，还表彰了档案工作先进单位，在此，我代表市委、市政府对获得档案工作先进称号的单位表示热烈祝贺，对过去付出辛勤劳动的广大档案工作者表示衷心的感谢和诚挚的问候！下面，我讲四点意见。

一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。

提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。

现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。

二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。

档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传肇庆开发图片档案办好展览等。

三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。

近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。

四、加大力度，强化档案干部队伍建设。

篇4

当前，在相当一部分档案部门及其工作人员中，对于关注改善民生、强化“民生档案”管理的实际举措存在着模糊认识，甚至主张将“民生档案”作为专门档案的属类去认识与管理，极易造成对“民生档案”管理实践工作的混乱。究其原因，主要在于对“民生档案”内涵与“民生档案”管理实质存在着认识偏差。档案部门在关注改善民生，强化“民生档案”管理，参与和谐社会建设的实践中，分析研究“民生档案”的内涵、进而准确把握“民生档案”管理的实质，对于统一认识、探求档案工作与社会发展需要的结合点、更好地开展“民生档案”管理实践具有重要作用。

“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：

从社会发展实践中的“民生问题”本身分析：所谓“民生问题”，顾名思义就是民众的生计与生活，即社会民众物质生活与精神生活的生存状态问题。具体而言，民生涉及普通百姓的劳动就业、社会保障、收入分配、基础教育、医疗卫生、居住条件、食品安全、社会治安、资源环境等多内容的方面。因此，关注改善民生，至少需要从民众对生产、生活资料的占有程度；民众精神追求的满足程度与民众生产、生活环境的舒适程度等三个维度着眼开展工作。由此可见，“民生问题”既是一个关系到公民生存质量与人们之间关系和谐的社会问题；也是一个关系到国家政局稳定，体现政府体制设计、制度安排，且与政府职能、政府行为密切相关的政治问题。同时，由于人们对于幸福美满生活的追求是无止境的，随着经济的发展与社会的进步，原有的“民生问题”解决了，新的“民生问题”又会出现。导致不同时期、不同发展状态下人们会有不同的民生追求，使“民生问题”成为一种始终呈现动态发展特征的渐进过程。“民生问题”所具有的这种复杂性、广域性、动态性、长期性等特点，使其“如影随形”般地与整个社会生活同生共存，几乎涵盖了社会发展的所有领域。因而，难以通过档案管理实践从“专业”领域角度对社会的全部“民生问题”进行“专门”的记录与再现。

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一、提高路桥建设档案管理人员业务水平

在施工项目中，路桥建设档案管理人员都是一人身兼数职。既要抓路桥建设档案管理，又要身兼处室文秘、内外勤工作。由于工作人员少，建设项目多，路桥建设档案管理参差不齐。档案管理人员在项目竣工的审计决算中，常常为补充资料费尽周折。为了提高路桥建设档案的管理和服务水平，就要不定期组织档案管理人员参加业务知识培训，增强档案管理人员工作的积极性和主动性，做到工程建到哪里档案就整理到哪一步，力争在建设过程中就保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、真实，并做到原始资料图物相符，技术数据真实可靠。提高档案人员掌握和运用现代化技术的水平，确保档案人员高质量、高效率地全面完成路桥建设档案工作。

二、提高竣工资料归档的积极性

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，项目经理对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。要认真进行督导检查，引起各方面重视，争取档案工作与项目建设同步进行，在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对分公司经理及项目经理的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚，为搞好档案管理工作提供保证。

三、强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务要求。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。公路工程的行业特征决定了其档案的特殊性，一道工序所需资料就能达10多张甚至20张，那么随着施工的进展，一个分项下来，其数量之多而杂。如果不在资料产生源头抓，等工程进展快结束时来收集，资料容易流失，此时编制假资料就会发生。因此，在档案管理的产生、收集、整理中应把档案严格分类，并把各种类别的产生人、收集人、整理人，分别给予明确，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。工程档案生成后，制定严格的收集整理归档制度。档案管理中千头万绪的问题自然就迎刃而解。

四、建立健全工程档案管理制度

要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，就要向各施工项目分发《中华人民共和国档案法》、交通部《关于公路工程竣工验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《湖南省公路建设工程 竣工文件编制及档案管理办法》，同时发放本企业的项目文件归档制度说明，使档案管理员在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动档案管理的规范化，从而有效地控制档案的归档质量。

五、开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

参考文献：

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一、强化“民生档案”管理的现实意义

档案工作理应服务于社会发展的需要，这既是档案工作的“安身立命”之本，也是社会发展的必然要求。然而，档案工作服务社会发展需要，绝非仅靠“满腔热情”即可以完全做到，而是必须在严格遵循档案工作基本规律的同时，寻求档案工作与社会发展需要的结合点。只有这样，才能使档案工作始终在健康的轨道上获得发展与完善。正因如此，关注民生、保障民生、改善民生，有针对性地履行档案管理职能、开展社会服务成为档案部门当前的重要工作内容。

开展档案信息服务是档案部门所肩负的社会使命。关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会，同样离不开档案信息服务实践的支撑。因此，参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理、深化档案信息服务，对于更好地发挥档案部门的自身优势、投身和谐社会建设实践具有特殊意义。

（一）强化“民生档案”管理

参与社会建设、关注改善民生的档案需求，开展惠及全民的档案信息服务是档案部门的基本职能。档案部门肩负着为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的多重职能，具有得天独厚的档案信息服务优势。而档案信息服务的基本要求在于保证服务公共性、普惠性与社会公平。同时，档案信息服务具有量多面广、针对性强的特点，是构建和谐社会、促进社会发展、改善民生问题等不可或缺的内容与手段。因此，要适应社会建设的需要，必须改变以往过分强调政治性与保密性，忽视社会公众利用需求的思维定式与行为方式。树立以人为本、贴近社会公众的服务理念，积极参与社会建设、关注改善民生问题、强化“民生档案”管理，通过网络化、信息化和数字化平台，开展以集成化、个性化、便捷化为主要特征的档案信息服务，逐步形成具有公共性、普惠性与社会公平特点的档案信息服务体系。

（二）强化“民生档案”管理

参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求，建立完善的档案信息服务体系是档案部门的工作目标。档案部门必须围绕构建和谐社会、关注改善民生的需要，加大人力、物力的投入，改进档案管理与档案信息服务机制、完善档案信息服务设施、健全档案信息服务体系，尽快地了解社会各方面、尤其是关于改善民生方面的档案利用需求、促进建立档案信息服务窗口建设，调动社会各方面的积极性，充分利用一切有效方式，面向社会公众开展更加集中规范、系统完善、权威有效的档案信息服务，发挥档案部门对社会协调发展的积极作用，实现档案部门的工作目标。

（三）强化“民生档案”管理

参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求，深化档案信息服务能力建设是档案部门的现实任务。要以提高档案信息服务效益和质量为中心，适应社会公众、尤其是关于改善民生方面的档案信息需求，不断丰富档案信息资源，拓宽档案资源的收集渠道，夯实档案部门参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理的工作基础。不仅要注意优化以管理公共事务为职能的国家机关宏观层面的国家档案资源，更要关注与社会公众生活息息相关的微观层面的社会档案资源。通过富集与整合相关档案资源，完善档案信息服务决策机制、创新档案信息服务方式，力求以最低廉的“成本”，向社会公众提供更多优质高效、方便快捷的档案信息服务，真正投身于关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会的伟大实践之中。

二、“民生档案”管理的内容实质

当前，在相当一部分档案部门及其工作人员中，对于关注改善民生、强化“民生档案”管理的实际举措存在着模糊认识，甚至主张将“民生档案”作为专门档案的属类去认识与管理，极易造成对“民生档案”管理实践工作的混乱。究其原因，主要在于对“民生档案”内涵与“民生档案”管（下转第50页）（上接第47页）理实质存在着认识偏差。档案部门在关注改善民生，强化“民生档案”管理，参与和谐社会建设的实践中，分析研究“民生档案”的内涵、进而准确把握“民生档案”管理的实质，对于统一认识、探求档案工作与社会发展需要的结合点、更好地开展“民生档案”管理实践具有重要作用。

“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的。从社会发展实践中的“民生问题”本身分析：所谓“民生问题”，顾名思义就是民众的生计与生活，即社会民众物质生活与精神生活的生存状态问题。具体而言，民生涉及普通百姓的劳动就业、社会保障、收入分配、基础教育、医疗卫生、居住条件、食品安全、社会治安、资源环境等多方面的内容。因此，关注改善民生，至少需要从民众对生产、生活资料的占有程度；民众精神追求的满足程度与民众生产、生活环境的舒适程度等三个维度着眼开展工作。由此可见，“民生问题”既是一个关系到公民生存质量与人们之间关系和谐的社会问题；也是一个关系到国家政局稳定，体现政府体制设计、制度安排，且与政府职能、政府行为密切相关的政治问题。同时，由于人们对于幸福美满生活的追求是无止境的，随着经济的发展与社会的进步，原有的“民生问题”解决了，新的“民生问题”又会出现。导致不同时期、不同发展状态下人们会有不同的民生追求，使“民生问题”成为一种始终呈现动态发展特征的渐进过程。“民生问题”所具有的这种复杂性、广域性、动态性、长期性等特点，使其“如影随形”般地与整个社会生活同生共存，几乎涵盖了社会发展的所有领域。因而，难以通过档案管理实践从“专业”领域角度对社会的全部“民生问题”进行“专门”的记录与再现。

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关键字：档案管理；数字技术；挑战；对策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）30-0012-03

进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，档案管理发生了革命性的改变，这种改变既有横向的，也有纵向的，这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

一、档案管理面临三大改变

首先就是档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变，这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变：之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡，面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件，传统档案馆已很难按原有的策略进行档案收集，数字时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的电子档案，而主要是对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；而档案的实体很有可能将继续保存在产生它们的部门的硬件与软件环境中，档案实体或许将有集中统一保管向分散式保管模式转变。

基于上述档案馆及档案实体的变化，在数字时代，档案服务工作也将发生变化。这种转变首先体现在现在档案管理的服务形态上，传统的档案服务工作主要是在档案馆的阅览室完成的，一般流程是：根据服务对象需要—从库房提取档案给服务对象查询—送回库房，这个流程主要是在档案实体这个“物”上进行；而在数字时代，由于互联网技术的发展和档案实体的数字化，档案信息传递将不受时空限制，用户或许可根据自己享有的权限随时随地在网上检索和查询所需的档案信息，大部分用户可以利用网络服务终端进行自我服务。在这种背景下，档案馆的服务方式也从单一的“物”的服务向多元、多层次的服务模式转变，档案馆工作人员的工作重点也将转变成对档案实体的信息加工，将无序变成有序；丰富馆藏；为服务对象提供信息引导服务。

另外，随着数字时代带来的档案形态的改变，数字时代的档案馆工作人员对档案实体的保护与管理的重点也将发生变化，档案管理工作从往昔的重点保护档案转变为重点保护档案信息，注重计算机安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失将是档案馆工作人员的重点。

二、新形势背景下，档案管理工作面临的诸多挑战

数字科技是一把“双刃剑”，随着数字时代的来临，档案管理工作在面对上述转变的同时，也不得不看到目前我们存在的诸多机遇带给我们的挑战：

1.目前的数字化管理水平不均衡，管理系统软件不统一。当前，虽然差不多所有的单位都已普遍使用了计算机系统来进行管理档案工作，但是这种建立在单位和系统内部的管理，基本上都是各自为战，没有一个统一的标准。不同的主管部门的单位，使用着不同的数据库管理系统，功能不同，类型不同，档案人员需要重复管理、重复录入，这不仅带来了大量的时间上的浪费，而且还会因为数据庞大和人的差异，由此带来的工作量和可靠性，不得不值得怀疑。

2.对数字档案的认识还比较滞后，制度建设落伍。目前通行的档案管理的相关制度，都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的，对数字档案的认识则主要是影像资料等，还没有对真正意义上的数字档案形成一个相对统一的认识，数字档案的收集、整理、管理及应用在法律上、制度上都还没有形成一定的较为统一的概念，没有形成合力，无法形成一定的效力。

3.传统的立卷制度也将面临改革。由于数字技术的发展，我国原有的立卷制度也从“案卷级管理”变为了“文件级管理”，文件不裁不订等方法也都是为了适应数字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已经无法完成相关要求，原有的立卷制度已严重制约了现代档案工作的发展。由于没有一套统一的规定，在目前这个探索时期，各部门、各系统各行其是，给档案的管理、保存、统计、整理都带来了一定的影响。而且，如果不及时予以处理，这种影响产生的后遗症将会在较长时间里影响档案管理工作。

4.缺乏高级管理专业人员，档案管理工作投入不足。受传统观念的影响，目前档案管理工作人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡，已成为制约档案管理工作发展的一个重要因素。

另外，同样是受到传统观念的影响，档案管理的投入不足也是影响档案管理发展遇到的重大瓶颈。而投入的不足，又与现代化的档案管理的意识有直接关联。由于现代档案管理意识普遍较低，导致档案管理投入不足，尤其是基层单位，设备更新换代滞后，基础设施简陋，安全措施没落实，相当部分的档案室建设不标准、不规范。至于档案室的自动化、数字化建设，那就只能说是一种奢望。

三、档案管理人员该如何应对挑战

面对机遇与挑战，数字时代的档案管理工作究竟该如何去寻找突破呢？笔者认为：

1.应该加大对档案管理工作的投入。加大档案管理工作的投入，既包括物质投入，也包括人才投入。要不断改善档案管理的硬软件环境，提高档案管理的硬件配置，提升档案管理的人才素质，强化人员培训，使之不断适应日趋复杂的档案管理现状。

2.档案管理的决策者和执行者都要转变观念。观念转变是一切物质转变的前提，决策者和执行者需要不断提高对数字时代档案管理的认识，正确认识到档案管理工作在当前时代背景下的重要作用，实现管理型向服务型的转变，不断完善服务理念。

3.档案管理工作人员要加快业务能力的提升。首先，档案管理工作人员要加强学习，提高创新能力和对新时代档案管理方式变化的适应能力。随着社会的不断进步，科技的迅猛发展，知识更新换代的速度越来越快，周期越来越短，档案管理人员如果不加强学习，加快业务能力的提升，不及时了解档案管理现代化的现状及趋势，很有可能不能适应社会发展对档案管理提出的诸多新要求，就不能胜任日趋多样化的档案服务要求。唯有不断的主动学习、积极学习，及时掌握信息技术和现代管理等相关知识，不断提升数字技术的能力和水平，才能适应现代档案管理的要求。与此同时，作为现代化的档案管理人员，还要富有创新精神，不断拓展档案资源的内涵和外延，最大限度地发掘档案服务的潜质，提升档案服务的水平，以适应现代化的档案服务要求。

4.要上升到制度层面，国家及有关管理机构要加强统一的调度和管理，形成统一的、可操作性强的管理体系和工作方法，紧跟数字时展的步伐。

一方面，要加快建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。

另外一方面，制定科学合理、严密的电子档案工作标准和规范。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范，将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

与此同时，国家档案管理机构还要研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件，解决管理软件“程出多门”的现状，从根本上解决管理档案的不均衡性和软件环境的复杂性现状。

综上所述，只有多管齐下、多措并举，通过档案管理人员、档案管理决策人员的共同努力，才能促进我国档案管理事业的高速发展。

参考文献：

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科技档案有四个主要特点：①真实性：不仅真实记录和反映了医院的科技活动，而且能够真实地说明医院科技活动的历史过程；②实用性：以保证在人们需要时提供查阅和参考；③保密性：科技知识在一定时间和范围内拥有其知识产权的有价性；④专业性：要求从事科技档案管理的工作者具有较高的转业技术知识。

科技档案整理中存在的问题

制度不健全：科技文献材料产生于科技活动的整个过程，贯穿于每项科技活动的始终，任何一项科研活动的每一个工作程序都会产生反映和记录其过程或成果的科技文献材料，经过收集、积累和整理，到该项科技活动结束，全部科技文献应齐全无缺，经过审查后及时整理归档。但由于制度不健全，在某些科研活动中所产生的许多宝贵资料从项目计划、项目报告、原始记录、实验数据等等缺乏跟踪性纪实的材料积累，也没有监督措施，使档案形成不齐全、不完善、不准确，加之医院人才的流动性频繁，这些成果往往会被带走，大量的资料被浪费，对医院的医疗技术创新和研究工作造成一定损失。

档案意识淡薄：部分医务人员缺乏档案意识，不愿将科技文献材料归档。科技文献材料的形成记载着医务科技人员的劳动成果，有一定的价值和使用价值，立卷归档后有利于开发和利用，但是仍有部分科技人员思想保守，认为留在自己手里用起来方便，而且比较安全，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。致使绝大多数科技文献材料在现实工作中外流，甚至丢失、损坏，结果影响档案整理收集。

缺乏科技资料信息资源整体性：科技档案是医院重要的信息资源，由于医学模式的转变，医院管理已经由单纯的经验管理向科学化、规范化管理迈进，而忽视科技档案搜集管理则会失去档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

零散文献材料的收集机制不完善：收集效率不高，对零散科技文献材料的收集工作不完善，责任不清，相互推诿现象时有发生，部分零散材料遗失，给以后整理利用形成一定难度。不能及时归档。

立卷机制不灵活：有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高。只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。

没有专职档案管理人员：由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序概念含糊不清，影响档案管理水平，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新的活力。加之其他日常事务繁忙，根本没时间整理档案，所以很难使档案整理工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，同时科技人员很难体会到档案收集归档给他们带来的方便和效益。

改善医院科技档案管理的对策

建立完整有效的监管制度：每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，有许多专业工序，但各阶段、各工序之间都是相互联系，一环紧扣一环，缺一不可的。并构成一个有机联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求，建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。

把医院科技文献材料的形成、积累和归档纳入各项管理和制度中：一是纳入科技工作程序中。例如：某项科研活动，要按照科研的工作程序，明确规定科研准备阶段、研制阶段、鉴定验收阶段、上报奖励阶段以及推广应用阶段各自应形成和积累哪些科技文献材料。二是纳入科技工作计划管理中。每项科研工作在计划阶段都要相应地把有关科技文献材料的形成、积累列入计划之中，同科研任务同时下达，同时验收。三是纳入有关人员的责任制中。以强化有关人员的责任感。

发挥各业务部门的协同作用：档案工作人员应该走出去，和各业务部门相结合，了解和掌握科技活动的计划、程序和进展，协助和指导他们搞好科技文献材料的形成、积累、整理和归档工作。在对每一项科技活动成果进行鉴定验收时，档案人员也应参加验收帮助把关，这样对保证科技文献材料完整、准确、系统的归档保存以及归档后的进一步整理和有效利用都有重要意义。

强化对零散科技文献材料的收集工作：为使零散科技文献能完整及时地归档，制定了零散文献收集归档的制度，使零散的科技文献材料真正起到凭证和查考的作用。因此，不论是归档前的形成积累和整理，还是归档后的整理编目，都要按照科技活动本身的内在联系和固有的秩序，来决定科技文献材料的取舍、分类和排列。既不能把属于同一整体的档案分散打乱，也不能把一堆互无关联的档案任意拼凑在一起。

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关键词：档案 作用 科学管理

档案记录着企业生产、经营、科研等活动，是企业信息资源宝库，如何使企业档案管理工作更大限度的发挥价值，为企业管理工作提供服务，能够满足企业需求，充分发挥档案管理作用，体现档案的自身价值，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

一、做好档案管理工作的意义

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着单位发展史的优秀成果，对单位的发展提供第一手资料。档案工作是企业各项管理工作的基础，做好档案管理工作、更新管理理念，不断探索和尝试新的档案管理手段，把档案工作列入企业内部管理基础工程来抓。档案管理工作不容忽视，必须建立有效地领导管理模式，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位。要及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作创造良好环境 ，保证档案管理工作得到有效落实。

二、规范进行集中统一管理

档案工作部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档案集中统一管理。集中统一管理便于对新型档案研究、收集、归类整理，也能有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式，以利于档案的收集与利用，克服各自为政的混乱归档现象。从档案源头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，便于档案的收集与利用。集中管理有利于档案规范化管理，企业能克服分散型管理工作中的许多弊端。集中统一管理本单位全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理体现在各部门形成的各种门类、各种载体的档案，集中到本单位综合档案室统一管理，各部门档案管理人员要纳入本单位档案管理部门管理；单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。同时，使机关档案室的档案得到丰富，以便于集中人力、物力、财力，不断更新和添置档案保管与保护设施，改善机关档案室保管保护条件，加快机关档案工作现代化管理的进程。

三、建立健全企业档案工作管理体制

企业档案是企业生产、经营、管理、科研活动、职工队伍建设、基础设施建设等的真实记录 ，是企业开展各项工作的重要信息和重要依据 ，是保护企业利益和企业合法权益的珍贵资料 ，是企业的宝贵财富。为了管理好企业的档案工作，依照《档案法》的有关规定 ，对企业档案工作实行“四统一”（即统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导） ，对档案进行科学管理 ，挖掘档案信息资源 ，为企业经济发展服务。各企业要建立健全企业档案工作管理体制，建立健全档案管理网络，制定本单位档案管理办法、规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。

四、档案工作标准化、信息化

随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务。利用档案信息化管理平台，对档案材料收集的完整、准确、系统、及时性进行有效监控，对电子文件采集、归档、存储进行有效管理，对纸质档案进行数字化处理。

五、强化档案保管条件及措施

加强档案保护，是对书面档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；对电子档案要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护和加强对电子档案的信息保护。

六、提高档案人员综合素质

档案管理工作涉及内容广泛，除了要求档案人员要具有强烈的事业心和正确的思想意识外，还需要不断地努力学习。每一名档案人员要当好专业及部门的行家里手，不仅要改变原有的简单落后的思想管理技能观念。通过思想观念的转变，积极发挥档案人员的主观能动性，主动、热情、及时、准确、全面、周到的为档案使用者服务。结合计算机操作、多媒体、网络运用，加快学习掌握这些现代技术，提高操作和使用现代化工具的水平，不断加强档案管理的基础性工作，建立完善保管、借阅制度，坚持做好收集、整理、鉴定、著录等各个环节的日常性基础工作，通过责任心的加强，提高服务质量和服务水平。不断拓展自己的知识领域，丰富科技文化知识，才能适应社会发展需要。

七、加强对档案人员的管理和教育

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一、专业性

社保档案管理工作涉及面较广，环节较多，专业性强，需要严格按照国家法律法规和业务要求开展工作，不允许管理出现随心所欲，主观妄为的现象，这就要求工作人员要具备扎实的档案管理知识，自觉提高社保工作的职业素质，同时要求完善社保档案的具体管理制度和监督机制，使社保档案管理工作无处不体现出专业性。

我们为了提高专业性，注重业务知识的学习和培训，要求管理人员定期开会集体学习，学完后要求发言阐述学习心得与体会；每季度要撰写相当数量的业务学习笔记，并且要相互评比；鼓励撰写业务论文，如果发表则有奖励；还派出人员到业务优秀的兄弟单位去学习先进经验。由于重视社保工作的专业性，在上级领导的视察工作中，我们的社保档案管理工作屡获肯定，也激发了我们继续提高专业性的信心与决心。

二、严肃性

社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。

尽管单位资金并不宽裕，在领导的重视和支持下，我们购买了采集、管理信息的专业设备，建立了高性能的硬件平台，选购了先进的档案管理信息系统，并且扩建了储藏档案的库房面积，防护要求也严格按照制度规定，加强了防范意外的预防措施。总之，我们认为不仅要强调严肃的制度化管理，更要抓好落实。

三、动态性

社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。

在检查医保档案过程中，我们发现不少档案内容不规范、格式不严谨、存放不科学，我们从严出发，立刻决定组织员工，对于医保档案全部重新整理，该完善的完善，该调整的调整，该清理的清理，该补充的补充，虽然费了不少力气，但是保证了档案的科学保存，提高了职工的敬业爱岗意识。流水不腐，户枢不蠹，坚持做好动态监管，是社保事业对我们的客观要求，维护好社保档案是我们管理工作的重要方面，不能掉以轻心。

四、服务性

社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。

我们主要通过建设信息查询系统、热线电话等方式，提供社保问题的解答；还建设了档案阅览室，方便群众咨询；在节假期间，组织管理人员，到街头、广场等繁华场所，发放宣传资料，展览工作图片，现场答疑解惑，增加社保工作的社会影响。

五、信息性

社保工作需要搜集整理大量的数据，才能开展工作，但是我们要认识到，社保档案储存的庞大数据资料，不仅对于开展社会保障具体业务有直接的作用，还蕴含着更多的社会历史与发展信息，如果我们充分的利用这些信息资源，就可能发现许多社会问题存在的深层原因，就可能从中找到解决社会问题的线索与思路，甚至提出与常识迥异的解决方案。因为数据反映了客观事物之间的联系，只要发现了联系，就找到了规律，许多棘手的社保问题可能迎刃而解，就可能极大地促进社保事业的发展，较为彻底的解决社会民生问题，惠及民生和社会。特别是大数据时代，我们的信息意识要增强，社保档案天然的信息性提醒我们要把档案数据的整理分析作为重要的业务内容，要向以研究信息为业务的科研单位、专业的数据研究机构等学习，掌握基本的分析本领，学会建立模型。善于挖掘数据背后的信息，将会更好的促进业务水平的提高，也为政府的工作大局提供重要参考。

客观的说，我们在这方面还做到很少，缺乏研究数据蕴含着的信息的本领，更严重的是缺乏研究的意识，工作目标还停留在基本的管理环节。时代形势对于我们的工作已经提出了要求，要看清业务发展的方向，提高工作水准，无愧于我们的职业责任。

六、系统性

社保档案管理工作具有系统性，从工作流程看，分为宣传、采集、整理、归档、维护等阶段；从涉及到的方面看，有人、财、物、信息等，要想把管理工作做好，就要把工作看成系统工程，要具备整体的、宏观的视野，高屋建瓴，全盘统筹，努力做到环节衔接合理，配合协调有序，工作才会出成绩、效率高。

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[关键词]档案管理；管理创新；党校

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1672-2426（2012）11-0088-03

档案是人类实践活动的真实记录，是社会文明发展的重要见证。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。党校是培养党员领导干部和理论干部的学校，是党委的重要部门，党校的档案工作，与党政机关、普通高等院校既有共性，又有自身的特殊性。党校档案管理工作主要指对党校系统中的教学、科研、行政事务等活动中形成的各种文字、图表、声像等档案资料进行管理和提供利用服务的过程。党校档案真实地反映了党校发展、变化、教学及管理过程中的每一个环节，是党校重要的信息资源。

一、党校档案管理中存在的主要问题

发现问题是分析问题、解决问题的基础和前提。《没有问题就是最大的问题》的作者认为“提出问题的能力是一切能力的核心。”现将党校档案管理中存在的问题加以归纳以供研究。

（一）档案意识淡薄

档案工作是党校管理工作中不可缺少和忽视一个重要部分，做好党校档案管理工作，一方面可以为党校教学、科研及其他管理部门提供可靠原始依据，另一方面还能够为党校发展和科学决策提供有价值的参考依据。但长期以来，普遍存在对档案工作意识不强的问题，主要表现为“三多三少”，即宣传的多，落实的少；“硬件”建设多，“软件”建设少；立卷归档多，开发利用少。一部分人认为档案工作跟自己关系不大，需要收集整理的只不过是管理承办过的文件而已，没有充分意识到档案在实际工作中所发挥的重要作用。再加上一些档案管理工作人员对这项工作没有给予高度重视，工作中缺乏责任感，又没有扎实的档案管理理论知识和科技知识，仅仅满足于保管好文件，能通过档案部门的年检就行，对档案事业在社会发展中的战略作用和重要意义缺乏足够的认识。

（二）档案制度缺失

有不少地方党校虽然制定了一些档案管理制度，但大部分都是对纸质档案特别是文书档案的收集、整理、归档要求有详细明确的规定，而对其他门类档案特别是电子档案的归档要求不够明确。随着信息时代数字化和网络化的普及和利用，电子档案的收集、整理、归档也尤为重要，不能简单地把已形成的电子文件的光盘存放档案室，因为电子档案和纸质档案不仅外形上不同，在记录格式、载体形式上也有所区别，在处理方法、管理内容上也相差甚远，必须建立健全电子文件档案归档和管理制度。由于管理制度不完善，党校系统中的档案管理工作尚未形成比较系统的工作程序、工作细则，致使档案收集、整理和分类没有完整的统一标准。随着党校教学、科研工作不断增添新的内容，培训任务范围逐渐扩大，客观上也使档案的收集、整理和利用越来越频繁，档案管理的要求也越来越高。

（三）收藏技术落后

现在多数党校都是实行档案统一管理，集中保管，还有一些地方党校由于经费投入受限，库房面积小，室藏种类比较单一，而统一保管大多数是以党政机关的文书档案为主，其他门类档案及实用型档案比率比较低，不能满足当前形势下教学和科研等多方面多层次的利用需要。虽然多数档案部门已配备了计算机、打印机、扫描仪、数码相机等现代化设备，但仅仅用于文字处理、目录注入等方面，实行文档电子化管理的单位较少。很多党校都实现了办公自动化，但对于利用计算机技术来研究开发档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等来看，功能的设计还比较单一，普遍缺乏综合处理技术能力。

（四）专业素质偏低

目前，党校档案管理人员的专业素质参差不齐，经过正规培训的人员相对较少，非专业改行的人员较多，特别是新世纪以来，既熟悉档案工作内容，又懂得档案管理，还能进行档案管理深层次研究和开发的专业人才十分匮乏；既会纸质档案管理，又懂电子档案管理的人才十分稀缺。随着现代科学技术的发展，尤其是在计算机缩微和光盘技术等在档案管理中的普遍推广，对档案工作人员的素质要求也越来越高。档案管理人员不仅要有一定的档案方面的专业知识，还要具备熟练地操作计算机，利用各种相关软件对新型档案利用活动进行管理。此外，由于受编制及其工作任务的影响，兼职的档案员比较多，档案工作者的文化素质和工作能力参差不齐，再加上频繁的工作调动，严重地影响了档案工作的开展和档案队伍的建设。

（五）开发利用不够

党校档案工作的根本目的在于最大限度地开发利用信息资源，为党校建设和发展提供服务。目前一些党校在档案管理工作依然停留在建档管档、看家守摊、你查我找的水平上，重内部管理，轻对外服务，没有更多地利用、开发档案信息资源，致使许多比较珍贵、有很高利用价值的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应用功能。一些档案管理工作者只是奔忙于档案的收集、整理、防虫、清尘等工作，往往忽视编研工作，档案利用工具仍旧停留在几套案卷目录、文件汇编上，服务处于被动状态。这与当今信息时代提供高质量、高效率信息服务的要求很不适应。

二、党校档案管理工作的创新

如何创新党校的档案管理工作，更好地为党校教学、科研、行政管理等方面提供完整、系统的档案信息资源，服务于各方面工作的需要，是当前我们需要关注的首要问题。为此，创新党校档案管理工作要努力做到“五个实现”。

（一）增强档案意识，实现宣传教育经常化

增强档案意识，做好档案宣传，是摆在我们面前的首要任务，这也需要党校全体教职员工的共同参与。应该经常通过报刊、图片、电视等多种形式广泛而有效地宣传，让党校全体教职员工了解档案知识，掌握档案法律、法规的内容，强化档案意识，使其在实际工作中不仅能自觉将归档材料收集、整理、归档，而且还能懂得如何利用档案为学校和社会服务。档案管理工作人员不能只呆在档案室工作，还应对全校专（兼）职档案工作人员进行培训和指导，协助他们高质量地完成日常档案材料的收集和立卷工作。

（二）依法规范管理，实现档案工作制度化

制度化是做好档案管理工作的基础，只有制度化的档案管理得到贯彻落实，档案管理工作才能发挥应有的作用。档案管理的工作任务要分解到位、落实到人，构建档案的立卷归档、保管、利用、保密、统计鉴定、移交等制度，建立健全岗位责任制，档案工作要列入年度考核计划，完善档案管理的奖惩制度，特别是要尽快建立健全电子档案归档管理制度。电子文件来源广泛，业务管理部门的承办人在承办纸质文件的同时，必须保留电子文件存储介质，将具有保存利用价值的纸质档案和电子档案一同归档。各级党校主管部门要加强档案管理工作的监督、检查与指导，加强业务培训，依法规范档案管理工作，奖惩分明，逐步使档案管理工作走向科学、规范、健康发展的轨道。

（三）丰富室藏内容，实现档案管理信息化

如果一个单位馆（室）藏档案不丰富、档案资源贫乏，就很难发挥档案所具有的作用。由此可见，丰富馆（室）藏、增加档案信息量是做好档案提供利用的保证。对党校档案工作来说，要加大资金的投入，保证有足够的库存空间，增加各种门类档案的种类，丰富馆（室）藏内容。只有馆（室）藏丰富了，才能有效地为学校教学、科研提供服务。档案管理部门要充分应用电子档案管理系统，充分利用网络技术，构建信息桥梁。各部门要通过内外网接收党校相关文件材料，并通过网络归档相关电子材料。这不仅可以大大提高工作效率，工作质量也能上一个大的台阶。此外，还可以与本校的图书馆一起，构建以网络为基础的服务平台，集图书、档案为一体，实现档案管理信息化。

（四）提高人员素质，实现档案管理科学化

党校不同于其他普通学校，有它的特殊性。党校档案管理是一项涉及面广，既严谨又细致的工作，这项工作要求管理人员首先具有一定的政治素质，不仅要有高度的思想觉悟、政治热情，而且还要维护党校档案管理工作的系统性、完整性、连续性、规范性。其次，要具备良好的职业道德修养，要有全心全意为党校教学、科研服务的意识，要有爱岗敬业的精神，热爱档案事业，关心档案建设，甘愿默默无闻，致力于服务大局。再者，要有较高的业务水平，掌握一定的专业知识，熟悉自己的业务范围，要根据工作的性质、特点丰富相应的专业知识，建立与本职工作相适应的知识结构。最后，要大力提高档案管理人员的信息处理能力，使他们成为既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地运用数字化技术来收集、查阅档案管理的专业人才。

（五）充分开发利用，实现档案资源共享化

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档案部门应经常的宣传《档案法》，增强各类人员依法管理档案意识，使他们关心和支持档案工作，建立统一管理档案的规章制度，同时要对制度实行严格的考核，做到奖罚分明。建立业务规范，形成机关档案管理整体机制。除统一的制度外，还必须确立各项业务标准，诸如档案制成材料的规格，文字符号、分类、组卷、装订、编目等标准，使各项工作按统一的标准进行。要建立相应的机构，实行综合管理，必须设立综合性的档案室，它既是机关的职能部门，又是管好档案的实体部门使档案更好的为我国的现代化建设服。要转变观念，一是要排除档案员“看堆”的旧观念，真正树立起为机关和基层服务的新观念，我们所处的时代是信息时代，特别是过去的“信息”———档案，常常会给我们目前的工作提供难以想象的参考价值。二是要改变以党政工团的文书档案为主体的旧观念，树立以科技档案为主体的发展生产力提高经济效益的新观念。三是转变坐等归档为主动超前归档，变守门待客的被动利用为送出去、请进来的主动服务。四是变经验管理模式为实行全面质量管理、目标管理、系统工程和ABC等科学管理方法，推动档案工作全面发展。

2摆正关系，解决好文书处理、科技文件形成与积累和档案管理的关系

档案是文件材料转化来的，文件材料收集不全就没有完整的档案。做好文书档案工作和科技文件的管理工作是做好档案工作的前提条件。因此档案工作部门要与技术部门、文书部门加强联系，切实做好文件材料的形成和管理，做到手续齐全、归档完整。一是建立机关档案管理网络，机关下辖的单位较多，档案难于全部集中，故应按层次分别管理，建立档案分室，组成档案管理网络。二是摆正档案工作的位置，为科技工作提供依据，为领导提供信息，做好技术后勤服务工作。三是档案部门要担负起对文件材料图纸资料形成、积累、整理、归档的监督指导作用。积极开发档案信息资源。全面开发的关键是档案人员要全面熟悉档案内容，并了解各方面对档案信息的需求，掌握档案利用特点，充分发挥档案的潜在功能。

3建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，企业档案部门应利用单位的网站制作自己的网页，积极组织证据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。操作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现可公开档案信息资源共享。一是开展在线服务，积极改变被动的、手工式的档案提供方式，采取主动地、现代化的档案服务方式。企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。二是实现信息资源共享。档案服务要创新，必须和各煤炭企业建立一个完整的档案信息系统，实体化管理，充分发挥整体优势。三是采用建立联合形式，实现资源共享，使各煤炭企业充分挖掘资力，实现档案资源互补，提高各煤炭企业档案馆藏利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足煤炭企业多方面的需要。

4创新煤炭企业档案服务

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一、新思想,新认识

近年来,我校档案室在制度建设,基础设施建设,信息化建设、服务学校建设等各方面都做出了不懈的努力,也取得了不少成绩,但与新时期档案工作的任务和要求相比,还有不少需要解决的困难和问题。部分档案人员对档案工作认识不够,自卑感比较重。通过对档案工作的讨论,充分认识到档案工作是我们党和国家事业的重要组成部分,承担着为党和社会提供档案服务的特殊责任,在政策开放和社会主义现代化建设中发挥着特殊的作用;充分认识到广大人民群众对档案的需要越来越大,档案工作越来越显示出广阔的前景,从事这项工作大有前途,大有所为,大有希望,从而进一步认清档案工作的地位和作用,进一步增强档案工作的使命感、光荣感和责任感,从此我们就可以大声地对人说我们是从事档案工作的。

二、创新管理方法,丰富馆藏内容,推进资源共享

随着经济社会的迅速发展和信息技术的广泛利用,档案工作的外部环境、服务要求、技术条件都发生了深刻的变化,对原有的工作模式、工作内容、工作手段都提出了新的挑战。要打开档案工作的新局面,使档案工作富于生命力,必须继承以往好做法的基础上,以与时俱进的精神大胆创新,强化服务功能,才能找到档案工作和谐发展的新路子。

1、生存条件的变化。过去30年里,全球《财富》杂志刊登的世界500强企业淘汰率很高。1970-1980年,32%消失;1980-1990年,47%消失;1990-1998年,54%消失,9年之间有一半企业退出世界500强的行列。审视这些数字背后的含义时,就会发现只有那些“创造了在市场竞争中不可取代位置”的企业才能存留下来。而“创造了在市场竞争中不可取代位置”中很重要的一点,就是要比竞争对手能更快地获取和处理信息。档案部门是一个信息供应部门,其生存条件就在于占据档案信息资源,实现资源共享。档案部门如果不能比其他部门更快地获取和处理信息,不能占据信息的制高点,其生存条件也会受到严峻挑战。

2、档案理念及档案管理手段也要发生变化。在成功学上,有一个著名的命题:人要想改变命运首先要改变性格,要改变性格就要改变习惯,要改变习惯就要改变行为,要改变行为就要改变思想,思想决定思路,思路决定出路。因此,高校档案管理工作必须引进现代管理思想、管理理念、管理模式和管理方法,才能出更多的管理成果。

(1)信息意识:抓住机遇,及时采集、捕获和开发档案信息。档案资源建设是档案部门的立馆之本,是做好高校档案服务利用工作的基础和前提。俗话说“巧妇难为无米之炊”,没有丰富的馆藏,就无法满足各种档案利用需求,也很难得到各级领导的重视和支持。犹如“耕者要有其田”一样,我们档案人员耕耘的是“档案实体”,收获的是“档案信息”,要在学校众多部门中有自己“一席之地”,要求生存求发展,首先要尽可能多地占有学校档案和档案信息资源。我校档案室这一意识一向比较强,近几年,我们档案室以实际行动备战教学评估,就喊出了这样一句振奋人心的口号,“评估需要什么,我们就要能提供什么;评估什么时候需要我们,我们就什么时候为评估服务。”为了教学评估查阅档案时确保万无一失,我们将过去没有移交档案室的材料全部收集到档案室集中保管,从去年三月份开始,先后20多次去各部门收集材料,共收集材料6000多份;照片3000多张;各种荣誉证书、奖章、奖牌等实物档案200多件;增收档案2000多卷;重新整理有关部门移交的档案561卷;补冲补洗照片14000多张,这些材料的收集和整理为学校的各种评估提供了大量的依据。(2)参与意识:以主人翁的精神,积极主动参与本单位工作,超前收集、开发档案资源,为本单位中心工作服务。近几年,我校的中心工作是2009年的教学水平评估,围绕这一中心任务,我档案室开展了一系列活动,其中“迎评建档”工作年活动、“省一级”档案室的晋升,紧紧围绕2009年教学水平合格评估的需要,在全校建立完整、齐全的档案工作管理体系,并以评估为契机,促进全校各部门档案整理规范化的进程,从而使全校档案工作上了一个新台阶。(3)服务意识:热情周到的服务,提高领导及员工对档案工作的满意度。我校档案室紧紧围绕学校的中心工作任务,创新服务,提高服务能力,满足学校领导和员工对档案的需要,把“死档案”变成了“活资料”,把各种材料进行汇编,编写了《领导讲话汇编》、《文件汇编》等等,同时也狠抓了档案信息化建设,完成了全部库存档案目录的输入和重要资料的全文扫描工作,建立了档案平台,大大地方便了利用,提高了工作效率,同时也提高了领导和员工对档案工作的满意度。

三、创新用人机制,注重人才培养

在人才引进时就着重引进高素质的人才,而不能是“老弱病残”或别单位不要的、领导照顾的对象进馆。另外,还有领导如何吸引人才,激发人才,优化配置人才的问题。对引进的人才要以感情留人、事业留人,用其所长、避其所短。对现有工作人员要注重业务培训、政治学习,鼓励大家为实现每个人的自身价值多奉献少索取,通过业务培训、参观学习或办讲座等形式,努力提高他们政治业务素质,培养大家努力拼博、无私奉献的高尚情操和人生价值观,为实现档案室共同的目标而心情舒畅地、自觉而不是强制地工作,以创造更大的业绩。

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【关键词】气象；档案；服务；研究

档案的记载归类和整理，是气象科技档案工作的重要组成部分，要求全面准确细致地记录档案的各项数据，并且要求时间的连续性、记录的准确性和解释性。针对气象服务区域，气象档案的归类和整理，就是要求做到针对某个区域或者跨区域的气象服务记录，要求时间的连续性和阶段的全面性，更要求数据的准确性，每一个阶段或者一个区域单位时间的气象记录，都是需要记录入档案的，而且能够针对气象的某一个区域做出数据的判断和分析思考，进行相关的预测。

一、确定气象档案的记录点和切入角度

气象记录档案的研究分析，就是要从档案的实用角度去思考，进行气象的有效观测和记录等，做出有效的预测和判断分析，达到有效的分析目的。气象记录的研究，像对于气候变化的卫星云图档案记录，对于气象数据的变化档案记录，温度和空气湿度变化的研究记录等，还有某一个时期的档案研究分析思考等，按照一定的时期和格式进行记录研究等，形成一定的体系。

（一）气象档案服务要求时间的连续性和记录的准确全面性。气象档案的服务，至少要从现在起进行有效记录，而且要做到准确和全面性，最好将近十几年（至少）的相关气象数据进行分类统计，按照固定的格式和样式进行有效的记载和对比，便于以后做出曲线图和数据图进行分析。这种气象图标的转换，可以根据不同的需要进行有效的利用和比较等。气象档案记录要以时间为横轴，以气象数据变化为纵轴进行数据对比，进行前后相关的分析研究，要求时间的连续性，中间档案的记录没有断层，或者断层时间短暂，而且不具有相关时效性的研究分析。

此外，对于气象档案的服务研究，要求记录的全面性。要在单位时间之内，做到对于当天的温度、湿度、风力及其变化情况等， 做好全面的记录，并且能够做到横向的比较，所以档案的分工需要做到细致与合作。

（二）气象档案的记录需要专人专工负责。气象档案的记录需要做到专人专工负责，就是说气象档案的各个环节，都需要实际观察得来，而且观察有时效性和及时性，并且要做到准确和全面，这就需要提前的安排和约定，避免档案研究主观臆造和弄虚作假。

二、气象服务档案记录需要有全面而专门的格式

气象服务记录档案的研究，需要的格式根据自己所监测的目标自主确定，而且需要有重点有目的，全面而突出。例如，档案的归类在气象云图和温度方面，可以做出专门的云图档案，而且还可以做出专门的温度曲线图或者横纵轴图等，这就是专门的观察方式，通过这种固定模式的记录，便于数据之间的横向和纵向比较分析，提升数据的思考空间。

（一）根据气象档案的工作和任务需要制定专门记录方式。根据气象档案的工作任务和需要，我们针对其中某一项记录或者几项记录，进行数据的统计和分析，按照不同的类别进行分类归档，按照作用或者时间编制，方便以后进行查找。例如我们制定近几年的降雨观测气象档案记录，可以制定相关的表格，而且可以通过表格进行量化，例如对于表格中的雨量数据，降雨持续时间，降雨持续次数以及天数，还有通过历史同期比较等项目，将此项档案详细记录在案，通过数据转化成曲线图或者解剖图，形成对于未来的正确预测和认知等。

（二）根据气象档案的工作和任务需要制定全面的记录角度。根据气象档案的需要，我们要对整个的气象做出整体的判断，而且需要做到有效的预测和分析思考提升，所以我们需要全面而准确地做好相关的记录，检验细节，整体关注，有效构思与合理思考分析。除了以上对于降雨的档案记录外，还有对于温度和湿度的关注和记录，要做到对于未来相关的预测和分析思考，提升对于气象档案的全面性分析。

三、气象服务档案记录的内容以及有效性

气象档案记录的内容，是气象档案记录的重点，也是我们进行有效选择的依据和预测的基础。气象档案的记录基本可以分为图片图标的直观记录方式，还有分门归类的数据记录，还有横向比较的预测分析记录等，这三种记录方式都可以独立，也可以互相交叉，相互比较，可以归为一个档案内容，也可以分别归在不同的档案内容。

（一）关于外显性的直观性记录方式。关于外显性的直观记录，就是将实时的气象图片或者影像资料，还有已经形成的图标等，通过及时而有效的方式进行归档记录，并且将其合理的安排在不同的类别中，例如对于台风等直观的记录，可以通过每段时期的台风云图进行有效的记录，并且可以做到24小时地动态监察，通过视频方式有效记录，工作人员在档案的整理中，可以任意选取其中一段或者几段截图，保留相关视频等，做好相关的档案记录分析，提升对于气象的实时分析。这种记录方式可以独立成段，形成自己的档案，也可以形成自己的横向比较分析，提升对于未来的预测度和关注度等，这种气象档案可以做成多种类别，也可以将其中之一拿出来具体分析。

（二）气象档案的归类整理。关于气象档案的归类，是建立在档案的整体性和全面性上面，也是建立在档案的及时性和长期的基础上，像上面提到的各种气象的观测和数据记录都是可以进行分类和归类的，而且这种分类可以将同一时期和不同时期的数据以及图标资料等，分类或者集中到一个区域中，并且能有效地翻阅和比较，做到省时省力。气象档案的归类需要做到有效的索引，索引建立在档案之前和之后，根据现有的资料进行字母或者关键词的索引，便于档案工作人员或者用户的查找。

（三）气象档案的数据统计和预测记录。根据现有资料的数据统计，我们在档案中可以进行数据的预测和分析，这部分可以独立成档案，可以跟在其他档案之后，并且做好有效的预测和记录分析等， 这也是我们有效进行档案运用的关键所在。档案的作用在于记录和搜索，建立在其基础作用上面，我们要做到有效的观察和预测分析，并且通过数据的曲线转化和直观显示等方式，显示某一种气象现象的发展和演变。这种记录被称为气象数据的内在记录，是建立在外在直观记录和内在数据演变的过程中，气象档案的有效整理和分类提取等。

综上所述，我们认为在气象档案的服务研究中，应该加强气象记录的及时性和服务性，并且要求记载全面准确连续，能够做到前后的判断和对比，像时间段气象云图的记载和对比，气象温度以及适度数据的对比分析等，将其中的数据进行横向或者纵向的比较，从而研究出其中的规律，进行有效的分析。气象档案服务最终是服务人民，并且通过有效气象的预测和分析，要求时间的连续性和阶段的全面性，更要求数据的准确性，能够针对气象的某一个区域做出数据的判断和分析思考，进行相关的预测。达到最终的数据结果提取目的，形成最终的气象结果，历史性的档案研究需要进行数据的分析，而历史性的数据分析是建立在共同研究的基础上，特别是对于短时间细节的记录和提取等，都可以成为我们共同的思考ο蟆

（本文系台州职业技术学院2016年校级课题“数字档案馆知识管理和知识服务研究”研究成果，项目编号2016YB19）