档案信息化管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案信息化管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

【参考文献】

篇2

关键词：档案管理 信息化 应对方法

电子环境下，网络环境中档案管理工作的全新变革带来技术上巨大进步和工作效率极大提高，并引发了我们工作方式乃至思维方式的重大转变。为实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。

一、文书档案信息化管理的优点

1.能够提高办公效率。计算机具有强大的信息处理能力，计算机档案管理系统一般包括文件管理、档案资料管理、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储等多项功能。档案人员在同一系统中进行相关操作，不但减少许多重复录入，同时使劳动强度大幅度下降。

2.有利于档案信息资源的开发利用。计算机可直接读取原文，减少档案取出查找次数而造成的磨损，最大限度延长档案使用寿命；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况。

3.文件和文字信息得到充分共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大提高档案利用工作的质量和效率，保证较高的查全率和查准率，通过网络服务平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和档案管理信息动态。

二、档案信息化管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制。电子文件内容易于变化，使文件保密性变弱。电子文件易于修改且不留痕迹，虽然有些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性比纸质文件要大，把握内容原貌困难。电子文件不具特定字迹，可根据需要以不同字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨原始性，不能为每份电子文件盖印或亲自签名，无法借助印章或签署的字迹判断电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件保密性提出严峻考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。

2.对档案管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先管理人员要有较高知识层次和先进技术水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。

三、几点应对方法

针对在实际应用过程中遇到的一些问题，笔者提出以下几点应对方法：

1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，具有五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。

参考文献

[1]聂菊荣，鲁礼炳，艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设[J].电脑知识与技术，2007（8）

[2]裴承志，奥多.办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育，2002（2）

[3]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情：教育经济研究，2008（6）

篇3

电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。

二 档案信息化管理的现实意义

1．提高整个部门的工作效率

实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

2．有效地提供服务

档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。

三 推进档案信息化管理的策略

1．建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。

2．完善安全制度

档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3．规范管理，注重实效

建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。

4．电子档案的有效、实用

目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。

5．人才储备原则

由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献

篇4

科研机构的科研项目档案是科学研究活动的真实记录，是一项重要的信息资源，机构所属的各研究团队及相关研究人员职务活动中形成的各类科研项目档案，需要实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，以利于开发和利用。

一、科研档案管理的特点

科研项目档案管理是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，也是保护知识产权的一项重要举措。档案管理与计划管理、项目管理、成果管理紧密结合，纳入到科研计划、规划，纳入到科研管理制度。其特点也较为明显。

（一）档案收集、整理的复杂性

科研档案涵盖了科研项目活动的整个过程，每个环节都需要多次的试验和研究。有的科研项目还是多个科研团队的合作项目，致使科研档案的收集管理较为复杂。

（1）数据量大。科研项目可以分多个不同的子课题，每个课题和主项目一样需要阶段性管理，对形成的阶段性成果、目标进行检验考核。同时一个科研项目可能涉及多个立档单位，多个专业学科。这样就形成了大量的档案资料需要存档。

（2）时间跨度大。科研项目从项目申请、立项论证、组织实施，到检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库整个过程一般需要1-3年，如果有其他客观因素，导致项目延期则周期更长。

（二）档案管理的安全性

科研项目在研究过程中形成的具有保存价值的各种载体，可能是具有创新性的技术设计及专利内容，这些资料体现了较为高、精、尖的科学技术水平，形成的成果拥有知识产权，因此对于档案的内容就要严格的保密，档案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研档案管理信息化的意义

科研档案管理信息化平台的设计有利于加快科研档案现代化管理水平，改进科研档案管理模式。科研档案信息化平台的设计就是把科研档案资源转化为电子化的信息，这些资源包含项目整个活动过程中产生的文档、多媒体资源、创新成果等，形成一个分类明确的科研档案资源信息库，安全快捷地提供档案服务，增强档案科学性管理，实现科研档案信息资源共享。

首先，档案管理电子化利于科研档案的长期保存，纸质的档案保存期限有限，同时查找翻阅不方便。其次，规范化的数据信息可以规范操作，提高数据质量及信息处理的效率，同时缩短了项目决策周期，通过档案的管理实现项目的动态跟踪管理。第三，档案的信息化促进研究人员的相互交流，在信息资源共享和有效利用的基础上，更能促进科研成果的转化。

三、合理利用信息化的科研档案及科学化管理

（一）加强基础设施建设，培养信息技术人才

对实施科研档案信息化管理投入专项经费，配置必须的软硬件设施，提高计算机和网络应用程度。

档案管理人员承担着具体实施的工作职责，不仅要熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术，还要有加工提炼有效档案信息的能力，对项目的档案信息进行判断分析，保证科研项目档案的系统性和完整性。因此要加强档案信息化管理的培训，普及信息化技术知识。

（二）建立更有效的电子档案管理制度

科研机构要建立符合自己的完善的档案信息化管理制度。制订电子文档、多媒体资源收集、整合和安全管理等方面的标准。明确科研档案的信息化操作方式，明确在科研档案管理过程中涉及到的各个单位个人的职责权限，使各个操作环节都要有章可循。

（三）提高科研项目电子档案的安全性

加强对档案管理信息化平台的管理，确保档案资源库的安全。提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案管理信息化平台的安全和网络的安全。平台的安全性设计主要包括以下几个方面：

（1）系统数据库的安全性。设置验证用户的权限，增加用户访问控制。以确保只有合法授权用户才能访问档案资源库，防止恶意破坏或修改。通过数字签名技术对立档单位进行安全性检验，同时检验文档资源在传送过程中是否丢失或不完整。对数据库中相关数据表的字段、相关文档进行加密处理。

（2）系统的网络安全。建立平台操作日志，通过记录各个时间点、每个用户进行的任何操作，使管理员可以监控系统的运行状态。同时，不定期对数据资源库进行备份。

四、结 论

篇5

[关键词]档案管理；管理信息化；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

在信息时代下，社会中充斥着各种各样的信息，令人们眼花缭乱，无法辨别真假，无法及时准确地加以利用，因此，当前各个行业对信息管理的要求愈发严格。这使档案管理信息化工作面临着的重大机遇和挑战。因此，要加快档案管理信息化进程，促进档案管理信息化技术手段不断优化升级，发挥档案管理信息化的积极作用，满足人们对档案管理信息化的要求。

1 档案管理信息化

1.1 档案管理信息化概述

档案管理的信息化是指在管理作为信息重要载体的档案时，全面地应用现代化的信息技术，如网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置并最终实现资源共享的过程。档案管理信息化是将原本的纸质版档案转化成电子数据予以保存，更好地实现了档案的保存，同时能够进行信息资料的自动化查取，从而达到为人民群众服务，推动社会向前发展的目的。

1.2 档案管理信息化中存在的问题

首先是档案管理的信息化相比起传统的档案保存增加了安全风险。在网络的飞速发展之下，互联网的使用已经遍及社会的各个角落，在如此大面积使用之下，随之而来的就是网络安全隐患的增加。这会导致一部分不法分子伺机窃取、攻击甚至是篡改档案信息，这样的情况一直困扰着档案管理人员，威胁着人民群众。

其次是档案管理人员的素质差强人意。档案管理信息化工作自身的专业性和复杂性，使档案管理工作对相关人员的素质要求也在不断提高。而当前的实际情况是，档案管理工作人员的整体素质不高，管理意识不强，同时，档案管理信息化工作的方式方法与时代脱轨，不适宜于时代的要求。

最后是档案管理不够规范，信息质量不高。主要表现为档案名录细则不够细致、档案分类不够准确，对于档案标号没有统一的标准，在档案管理信息化工作的具体实施中常会带来更多的麻烦。另外，档案管理信息化后电子数据的易更改性和不稳定性等特征也降低了档案管理信息的最终质量，无法保证其真实性。

2 提高档案信息化管理的水平

2.1 提高档案管理工作团队的整体素质

针对当前工作人员整体素质不高的情况，要做的不仅是逐渐培养他们的专业素质，加强他们的工作能力，还要建立更严格的选用机制，将真正有相关技术能力、高素质的人选到档案管理工作中。此外，还要借鉴国外成熟的技术和管理理念，并并在具体的实践工作中探索自身独具特色的工作道路。每一位档案管理工作人员必须熟练掌握电子档案的管理方法，相关的网络技术、图文表格技术等工作技能。从而正确判断档案保密程度和开放程度，保证档案分类、编号等工作的标准化，实现档案管理信息化在信息共享方面的积极作用。

2.2 转变档案管理人员的思想态度

档案管理的重要性不言而喻，但是实际上一些从事档案管理工作的人，却并没有从内心重视这份工作。所以，应当加强对档案管理工作人员的思想教育，帮助他们理解自身行为对社会的重要性。唯有转变档案管理工作人员的思想态度，令他们从内心热爱档案管理工作，才能使工作人员注重自身工作行为的规范性和科学性，在整理有关信息时更加全面细致、小心谨慎。另外，还要培养档案管理工作人员的责任感，形成认真负责的工作态度，并要求工作人员始终以热情的态度进行服务。

2.3 制定档案管理的统一标准，重视档案的安全问题

首先，要以国家有关部门的权力为依托，制定一个档案管理工作的统一标准，将实际操作中涉及的问题明确展现出来，对行业内所有单位的管理行为予以统一约束。以此令档案管理各个环节中电子数据可以实现真正的标准化和有效性。其次，要不断发展科技，对档案管理信息化工作进行改革创新，使档案管理的工作方式能够符合时展的要求，满足人民群众的需要。同时，还要将更成熟先进的科学技术应用到档案管理信息化工作中，提高管理工作的专业性。最后，就是要在政府的帮助下，令行业内更多的单位在进行档案信息化管理时配备足够专业科学的器材。

以上是针对档案管理信息化中存在的问题所提出的管理建议。但是保证信息化档案的安全性和真实性，还需要涉及统一协调所有的环节，使其相互协调配合，才能达到更好的效果。

3 结 语

在时代的飞速发展进步下，如何将信息更及时有效、真实安全地传达给人民群众是档案管理所面临的重要问题。笔者建议利用高科技技术实现档案管理信息化，使档案管理工作更全面、更高效，更好地为人民群众生产生活服务。因此，在实际工作中，要及时处理档案管理中存在的问题，不断革新档案管理工作方式方法，令档案管理工作顺应时展，发挥出应有的作用。

主要参考文献