企业档案分类管理方法精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇企业档案分类管理方法，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【关键词】企业；人事档案管理；问题；对策

企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档案是企业员工重要材料的汇集，是个人成长的记录，对国家和企业选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案的积极作用，已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为很多方法急需改进。

一、企业现行人事档案管理存在的问题

1、档案重视意识不够

目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设施跟不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防（防盗、防尘、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害气体）都不能做到。档案采取的是老式箱式存放，并没有采取理论上要求的“密集式”管理办法。这主要是因为一些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。

在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数非档案管理专业。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培训也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。

个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的考核表等需要及时归档的材料，有些员工未能及时上交归档，造成档案内容不齐全，使档案在反映个人综合信息方面未能充分发挥应有的作用。

2、档案内容不能适应现代人力资源管理的需求

在新形势下，员工不仅是企业运转的基本力量，而且越来越被提升到人力资源的战略高度。人事档案的完善对人力资源的管理提供全面的依据。因此，员工人事档案内容的完整性、全面性是企业发现人才、培养人才的基本前提。在传统的人事档案管理下，将内容划分为十类，往往突出反映的是企业员工的政治性，内容多为历史写实性，但对员工的培养、考核，以及员工的兴趣、专长、团队合作等方面内容则显得单薄。传统的人事档案内容未能全面反映一名员工的发展潜力，对企业发现和培养人才造成不便，造成埋没人才、压抑人才的现象。

传统上的档案管理将干部和工人分离，实行分类管理。这种档案管理方法在一定时期内起到了积极的作用，但随着我国市场经济体制的确立以及国家人事制度的改革，这种档案管理方法已经不能适应新形式的需要。主要体现在：“干部”这一概念比较含混笼统，未能明确予以定义，企事业单位各行各业都普遍采用本词。新形势下，“干部”这一词汇依然不能适应档案分类管理的需要，因此，继续按照传统方法进行档案分类管理，势必引起一定的管理混乱。另外，传统上的干部和工人人事档案分属不同部门分类管理，增加人力物力成本。同时，干部和工人人事档案的分离，与新形势下“以人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与社会倡导的现代企业制度不相符。

3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动

在市场经济下，市场在调节人力资源配置方面发挥的作用越来越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济时代明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档脱节，造成“死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理带来诸多不便。

4、档案转移不方便

长期以来档案转移一直沿用“开档案转移单”（介绍信）之做法。理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人才流动的加快和频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下，档案转移并不能确保“档案转移存根”的及时返回，造成人事档案寄出却无凭证的状况，为档案管理工作带来诸多不便。

二、解决企业人事档案管理存在问题的对策

传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步解决现有档案管理中存在的问题。

1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识

个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人事档案的管理对员工意义重大。企业应该依照国家法律要求，不仅要按照要求对档案予以保存并进行完善，还应该对档案管理人员不断进行培训，在硬件和软件上满足人事档案管理的要求，提高档案管理的质量，从而使人事档案发挥其应有的作用。

2、以人为本，变革档案管理理念

要使人事档案充分发挥作用，就应该适应新时期的要求，在管理程序和档案内容方面予以不断改进。新时期，人力资源管理是企业竞争的重中之重。档案内容应该充分为发现人才、培养人才、配置人才服务，在原有内容基础上，形成有企业特色的档案内容。

企业的主要目标在于激发员工的创造性，追求经济效益的最大化。牢固树立将员工作为战略资源的意识，是企业在残酷的市场经济竞争中的立足之本。因此，在员工人事档案管理方面不能照搬机关干部的分类及内容，而应该根据企业现实需要，对员工的全面考核和业务能力等方面予以补充加强，从而形成企业自身特色的人事档案管理体系，更好地为企业的人力资源管理服务。同时，在档案管理程序上，应该突破干部、工人分类管理的限制，建立与现代企业制度相适应的人事档案管理制度和方法。

3、建立与人才流动相适应的人事档案管理制度

为了畅通人才流通渠道，合理配置人力资源，企业人事档案管理方面需要进一步解放思想，不断革新。对于传统人事档案管理中存在的人档分离、人质档案、死档弃档现象，以及在档案转移过程中出现的问题。应该充分发挥各级人才市场在档案管理方面的积极作用，建立灵活的档案转递渠道。

4、建立与信息化相适应的档案管理办法，推进人事档案工作信息化建设

企业应从软硬件方面积极投入，不断提高人事档案的规范化程度，从而提高人事档案的利用效率。档案的信息化建设是一个长期性的系统过程，不可能一蹴而就，但档案信息化建设对企业人力资源管理来说，意义深远。档案信息化建设在数据共享、信息传递、提高效率方面将对企业的管理产生重要影响。

综上所述，我国企业人事档案管理方面在新形势下面临着一系列的困难和挑战。积极探索新形势下企业人事档案管理方面的新途径、新方法是摆在我们人事档案管理工作者面前的主要任务。只有转变管理理念、寻求与时代特点相适应的档案管理方法，才能不断完善和改进档案管理工作，更好地为企业、为社会服务。

【参考文献】

[1]夏琴心. 人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理.兰台世界，2013.14.

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一、实施分类管理的背景和内涵

河南省国税局通过分析税收征管流程，总结征管工作规律，认识到，管理工作至关重要，不仅是税款征收的基础，而且是稽查工作的重要信息来源。针对征管基础薄弱、中小企业税负偏低及零负申报突出等问题，在今年初提出了依托信息化，实施分类管理，打牢征管基础的工作思路，全方位加强对税源的管理。

所谓分类管理，是指以行业分类为主，以信息化为依托，以行业规律为依据，以纳税评估为手段的税源监管方法。主要内容是：通过对同行业企业进行典型调查，搜集整理企业生产经营相关信息，综合分析、总结行业规律，建立行业纳税评估数学模型，并在验证的基础上，建立行业税源管理信息电子档案；进而通过定期采集行业、企业的生产经营等动态信息，利用行业纳税评估数学模型对企业生产经营情况进行综合测算，与企业申报信息相比对，验证企业申报的真实性，如发现企业纳税申报存在问题则进行约谈举证或移送稽查部门查处。

今年年初，河南省国税局按照“优化服务，分类管理，以查促管，管住管好”的整体工作思路，在全省确定了32个主行业，并由各市局在此基础上结合实际，分别确定市局、县局管理的重点行业。新乡市国税局结合本地税源特点，依据行业内在规律和行业规模，将全市29986户纳税人划分为30个大行业，286个子行业，并分市、县、所三级确定重点管理行业。

二、实施分类管理的主要做法

（一）创新税源管理理念和管理方法

1、税源管理模式由分户管理向分行业、链条式管理转变。在分类管理中，把企业看作行业中的一员，摸索行业管理规律，建立数学模型和指标参数，加强纳税评估，并在此基础上，进一步扩展为产业链管理，构建起立体管户机制。

（1）开展典型调查，探索行业管理规律。选取同行业中若干个典型企业，通过典型调查，了解其生产经营规模、工艺流程、投入产出比、能源耗用、行业标准等信息，在实际测算、综合分析的基础上，找出税收管理的内在规律。在开展对小煤矿行业的典型调查过程中，采集30多条信息，并经过分析、测算，发现煤炭的产量与矿产资源补偿费、耗电量、工人工资等具有内在的联系：矿产资源补偿费每月按销售额的1%进行征收，吨煤耗电量约为8度，吨煤工人工资为23元。同时，矿产资源补偿费、耗电量、工人人数（主要为外地民工）可以按月分别从矿管部门、供电部门和公安派出机构准确获取。

（2）建立行业评估数学模型，开展行业评估。在摸清行业管理规律的基础上，对企业的涉税信息进行认真分析、测算，筛选出具有行业规律性的、与企业生产经营关联度较强的信息指标，建立起行业评估数学模型。如依据小煤矿的三项指标建立了3个行业数学评估模型，并利用评估模型开展了行业评估。如卫辉市6户煤矿，由于账制都不健全，2001年-2002年，按照双定征收方式，总计缴纳增值税10.3万元。利用行业评估数学模型测算，少缴增值税115.7万元。经约谈举证，6户小煤矿承认少缴税款110万元。

在分类管理过程中，坚持成熟一个行业，总结一个行业，提炼一个行业，推广一个行业，不断挖掘、总结、提炼，将具备推广条件的行业调查方法和评估数学模型及时在全市推广。目前，已总结推广了12个行业的调查方法和评估数学模型。

（3）从行业管理向产业链管理推进。为把税源真正管深管透，进一步把企业放在产业链中进行全方位管理。即利用产业链条中的相关信息，实施链条式税收管理，采取交叉比对措施，构建立体管户机制。如煤炭运销企业所处的链条是：煤炭生产企业（运输企业）煤炭运销公司（运输企业）火电厂等用煤企业。根据火电厂的购煤数量，可以测算出煤炭运销公司的销售情况；同样，根据煤炭运销公司的购销数量，也可以测算出煤炭生产企业的产销情况，反之亦然。

2、税源管理体制由单兵式、单部门管理向全方位、多部门协同作战转变

（1）以查促管。稽查部门利用稽查手段，对不予配合的调查对象，采取突击检查方式，获得相应数据，为行业评估数学模型的建立和评估工作的有效开展提供保障与支持。同时，管理部门在收集税源信息、监管和纳税评估过程中发现偷税疑点，即时向稽查部门提供案源信息。今年4月份，获嘉县局利用投入产出率数学模型对纺织行业进行评估时，发现海幸纺织有限公司原料投入与产品产出差异较大，但经约谈举证，该公司表示无任何问题，于是管理部门迅速移交稽查查处。经稽查发现该企业采取销售货物不记收入、高转成本、少记产量等手段，少申报税款48万元。

（2）加强配合。在产业链的管理中，纳税人的购销对象，即其上下链条往往不属于一个主管国税机关管理，这就需要其他主管国税机关相互沟通，交流信息。今年5月份，新华国税局对其所属的6户国有纺织企业实施分类管理过程中，发现红旗国税局管辖的5户企业与其具有关联关系，两个局共同组成调查评估组，协同作战，利用单位产品耗电量、投入产出率等指标测算，共评估入库税款79万元。

（3）上下协作。分类管理是一项综合性的管理工作，在信息的采集、处理和应用中，上下部门必须通力合作。如在信息采集中，根据信息的来源，建立了所、县（区）、市三级信息采集渠道，即税源管理责任人负责采集企业的生产工艺流程、投入产出比、能源耗用、财务核算等生产经营信息；在管理过程中形成的信息，如“一窗式”管理比对信息、行业税负、稽查处理信息等，则由相关部门负责采集；工商、公安、海关等经济主管部门和执法部门等第三方的信息，则根据实际，分级采集。

3、税源管理信息由原来单一的申报纳税信息向综合信息转变

通过分类管理全方位采集税源信息，不仅可以掌握企业自身提供的信息，而且可以采集其行业信息、产业链信息，以及第三方信息，并集中起来，形成了综合性的行业税源信息库，为加强管理提供了可靠保证。

（二）调整岗责体系，重组业务流程

1、合理界定管理部门和稽查部门的职责。管理部门负责对辖区内纳税人的日常检查和处理，发现重大案件及时移交稽查部门。稽查部门集中力量查处偷、逃、抗、骗等较大案件以及专案、专项检查。

2、调整管理部门内部的管理体制。一是对分类管理中确定的重点行业，分行业设立不同的管理组，组织专业管理人员实施专门管理，探索建立条块结合的税源管理体制。二是在县局设置纳税评估岗，并增加评估人员，专职负责行业评估模型和行业管理办法的建立与完善、行业信息的采集与输机，并定期对行业评估的综合情况进行分析。

3、加强对税源管理责任人的管理与考核。配合分类管理的深化，完善了《税源管理办法》，并制定了《税源管理责任人岗位职责》、《税源信息采集制度》等，进一步明确税源管理责任人的岗位职责、工作程序、工作标准、工作时限。

（三）建立电子税源档案，推动信息化和专业化的有机结合

实施税源行业分类管理，必然形成行业管理的专业化。新乡市国税局探索建立了行业税源管理电子档案，形成了信息化加专业化有机结合的税源管理机制。

1、建立分户电子税源档案。内容包括：一是从综合征管软件和金税工程中自动提取的纳税人的申报纳税信息；二是税源管理责任人根据纳税评估模型采集的企业动态信息；三是各级税务机关采集的企业产业链信息，从行业主管部门、经济执法部门等采集的第三方信息等。

2、建立行业电子税源档案。在分户电子税源档案信息的基础上，利用行业纳税评估模型，对大量分户信息进行归纳、提炼，形成行业电子税源档案。内容包括：行业税负，投入产出比，物、料、水、电、汽耗使用量，行业平均利润率等。

3、建立税收预警系统。该系统由微机自动利用行业评估模型，将税源管理责任人定期采集的企业动态信息与评估数学模型设定的指标进行比对，生成评估结果，并与企业的申报信息相比对，对异常情况进行预警。

三、实施分类管理的主要成效

一是提高了征管质量和效率。行业分类管理强化了税源管理责任，较好地落实各项管理要求。今年上半年，全市一般纳税人零负申报率和小规模纳税人零低申报率同比分别下降了13.4和14.5个百分点。

二是征纳双方信息不对称问题得到初步缓解。大量采集各种信息，并进行了综合利用，解决了以往征纳双方信息不对称问题，有效地加强了管理，促进了收入的增长。截至7月底，全市中小企业增值税收入同比增长21.2%，高于重点税源企业增幅15个百分点。版权所有

三是拓展了纳税服务渠道。行业分类管理使税务机关更容易了解和掌握同行业纳税人的服务需求，统一政策执行标准，尤其是通过纳税评估，从个别企业发现共性问题，可以及时让同行业的纳税人进行自查完善，变事后查处为事前服务，使企业的合法权益得到尊重和维护。

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一、当前我国税收征管存在的主要问题

为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：

第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。

第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。

第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。

由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。

二、当前加强我国税收征管的建议

第一,抓好分类管理的落实。随着市场经济的不断发展和社会主义公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度的建立,纳税人的经济类型、经营方式、组织方式日趋复杂,能否有效地对纳税户和税源变化情况进行监控是税收征管的基础,只有打牢这个基础,才能真正提高征管质量和效率。分类管理就是针对纳税人方方面面的复杂性和纳税申报方式多样化的实际设立的一种能使税收征管建立在及时掌握纳税人经营情况、经营方式、核算方式和税源变化基础的一种管理形式和管理方法。由于分类管理是从管好源头开始,所以应从各个方面加强管理,包括将所有纳税户纳入税务登记的范围内,对纳税户纳税申报表、财务会计报表、发票领用存表等相关资料进行案头审计,并有针对性的开展各种日常检查和税源调查工作,切实掌握纳税户的税务登记增减变化情况、发票使用情况、产经营情况、纳税情况、减免缓退情况、违章处罚等全部纳税事宜的全过程,并能通过管理及时而准确地收集整理、传递各种涉税信息、资料,建立健全纳税户档案,真正做到底数清,税源明,所以应该把抓好分类管理的落实作为加强征管的突破口。落实分类管理应做到:(1)统一思想,提高认识。各级领导和广大税务干部要把推行分类管理看作是加强征管的基础和关键,是创收的保证。要正确认识分类管理的含义及其内容。(2)结合实际,因地制宜进行分类管理,以签订责任书的形式,把职责明确到人,落实到户。(3)把分类管理、征管质量(十率)考核,征管软件的运用、征管档案的管理四项工作有机结合进行,分类管理中包含了后三项工作的大部分,分类管理搞好了,其他三项基本就能水到渠成了。

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【关键字】 物资供应 分类管理 选择机制

上世纪九十年代以来,世界经济格局发生了重大变化,市场竞争日益激烈和全球化,企业产品强调以顾客需求为导向的快速反应,企业不得不为满足这样的需求而调整个物流运作流程,同时实施与业务合作伙伴(供应商和客户等)协同商务的供应链管理。

一、供应商管理及其必要性分析

供应商管理是指为企业生产和经营提供原材料、设备及配件和其它资源的企业,供应商既可以是生产企业也可以是流通企业。供应商管理的目的就是要建立一支稳定可靠的供应商队伍,为最终客户提供高质量和快速的产品和服务保障。

供应商管理的必要性主要体现在以下几个方面:

1、供应商管理有助于提高客户对于企业产品和服务的满意度

目前,很多公司与供应商之间仍是相互对立而非合作伙伴关系,其交易过程仍是典型因利害冲突的非信息对称博弈过程。如供应商通过减少要素的投入来实现自身利益的最大化,偷工减料即是其道德风险的表现。而由于这种信息不对称使得客户在采购环节加大检验、监督管理的力度,无形中增加了管理成本。只有加强供应商管理,使供需信息共享,才能达到低成本、高柔性的目标。

2、供应商管理有助于提高供应商对客户需求反应的敏捷性

即时制生产(Just In Time)、零库存管理、精益物流等逐渐在生产领域、流通领域、管理领域中普及,在这样的环境中,供应商对客户需求反应的敏捷性成为考核供应商绩效的重要指标。要提高满足顾客需求的敏捷性,作为供应商必须具有控制资源市场的能力;作为客户,要充分发挥采购职能的优势,只有加强供应商管理,使采购方与合格供应商建立合作伙伴关系,才能提高供应商对客户需求反应的敏捷性。

3、供应商管理有助于保证采购质量,降低采购成本

供应商产品的质量是客户产品质量的组成部分,供应商的质量管理体系同时也是客户的质量管理体系的组成部份;从成本角度考虑,供应商的成本一定程度上也是采购方的成本,供应商成本的增加势必最终转移到采购方的手中。所以,选择合适的供应商,使供应商在动态竞争环境中保持提高产品质量、合理降低成本的持续改进状态,对保证采购质量,降低采购成本具有积极的意义。

二、做好供应商管理工作的要素分析

供应商管理体系包括供应商管理方法、供应商选择机制、供应商竞争机制和供应商与客户之间合作机制。从这四个方面入手可保证供应商管理体系的完整和高效。具体实施如下:

1、 供应商分类管理方法

ABC分类法是企业管理的经典理论,该理论告诉我们,20%的供应商需要80%的管理精力。在供应商管理中,不是每个供应商都需要同等的管理关注,在资源有限的情况下,我们的注意力应该放在起关键作用的因素上,加强管理的针对性,提高管理效率。在上述管理思想的指导下,对供应商按重要性进行分类,找出关键的少数供应商,进行重点管理。我们可依据表1,对供应商进行ABC划分。

表1:

在保证供应方面,对这三类供应商的要求是一致的。但A类供应商为公司提供了重要的物资供应且数量少,对其加强管理是降低采购成本的潜力所在,所以要投入主要精力,进行重点管理。而对于B、C类供应商,因其所提供的物资比重小、数量多,他们不是降低采购成本的重点,可以作一般管理。

但是,这里需要强调指出的是,ABC分类管理无法真正反映供应商提供的物资的重要性和物资市场的复杂程度,所以,在应用ABC分类管理方法的同时,要综合考虑各种因素,切实做好供应商的分类管理工作。

2、 建立供应商的选择机制

选择供应商,是企业以适当时间、适当数量、适当价格、适当品质采购物资的起点和重要保证。因此在进行供应商选择时,必须要综合考虑候选供应商各个方面的表现,根据实际情况,制定出适当的选择准则。

供应商选择的准则主要集中在质量、价格、交货、服务等四个方面,此外还包括其他方面的因素。下面对各种选择准则进行归纳和总结,以便为供应商的选择提供基础,如表2。

3、 完善供应商之间的竞争机制

对于供应商的选择,既可选择独家供应,也可选择多家供应。要有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商在产品质量、服务质量和价格水平等方面不断优化。同时,在保持供应商相对稳定的条件下,要对供应商实行动态管理,在相互信任的基础上,也要建立一套得力的监控措施,建立供需间的新型合作关系。

供需方是同一个价值链的两个节点,这个价值链是有机联系的整体,在这个价值链上,产品与服务的最终消费者对成本、质量和服务的需求成为链中所有参与成员共同追求的绩效管理目标。作为链上的成员,在考虑自身利益的同时,要兼顾其他成员的利益,才能链上个成员可持续发展的长久根本。供需双方必须充分认识这一利益准则,使采供关系逐步摆脱传统模式,逐渐形成有利于采供双方共同利益的新的关系模式。采供新旧关系模式的对比如表3。

总的来说,供应商管理是一种改善采供方关系的新型管理机制。供应商的管理要求以大量的供应商的信息为基础,建立完善的供应商档案,对供应商的各种信息进行全面、(下转第119页)

(上接第33页)持续的收集,为决策提供科学的依据。受到传统采供方关系模式的影响,双方建立良好的合作关系会受到各种质疑和阻力,实施起来有一定难度。但是,如果企业能够很好的吸收、运用现代供应商管理的理念,这个企业将会看到在利润、客户满意度等多方面获得提高,进而提高该企业的核心竞争力,从而达到企业的可持续发展。

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关键词：氯碱化工产品；特点；销售管理；销售人员

中图分类号：F713.3 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）012-0-01

氯碱化工产品是工业产业生产中的基本化工原料，在轻纺、石油化工、遭致、医药、冶金及军工等行业应用广泛。氯碱化工产品绝大多数是液体成气体，储存量有限，售价波动大，很难采用常规量化销售管理方法，即使采用了，实施难度也比较大，而且成本很高。针对这样的情况，从氯碱化工产品特点入手，对氯碱化工产品销售管理进行分析是有必要，有利于建筑适合于氯碱化工产品的销售管理模式，创造可观的经济效益。

一、氯碱化工产品特点

综合的看，氯碱化工产品主要有以下特点[1]：

1.氯碱化工产品属于危化品，其生产、销售、运输等各个方面都有着特殊要求，我国相关部门对此已经做出了明确规定，产品销售必须执行国家规定的标准程序。

2.氯碱化工产品生产整体性强，有很多联产品，绝大多数是液体，少数是瓶装气体，储存量有限。若一个产品涨库，可能造成全厂降负荷生产，或停产。

3.氯碱化工产品售价波动一般较大，频繁变化销售价格，且没有规律可循。究其原因，主要受国家经济发展、行业产能、下游企业生产状况等因素影响。

4.氯碱化工产品价值相对偏低，而运输成本较高，所以产品销售有一定半径。

5.氯碱化工产品销售客户群体相对稳定，广告对产品销售量的影响不大，对销售量大小起决定性作用的是产品价格、付款方式等。

6.若采用常规量化管理方法，氯碱化工产品售价波动时的管理难度大，其管理成本，所以对氯碱化工产品而言，不适合采用常规量化销售管理方法。

二、氯碱化工产品销售管理的相关建议

1.采用ABC分类管理法

ABC分类管理法是一种针对事物在技术或经济方面的特征进行分类、排队，分清重点、主次，采用区别化管理的方法[2]。对其他方法相比，这种管理的实用性较强，在氯碱化工产品销售管理采用这种方法是可行的。如，在氯碱化工产品销售客户管理上，按购买量多少，通过 ABC分类管理法将全部客户分成不同队列，即A类客户、B类客户、C类客户。其中，A类客户的产品购买量大，建立专门的档案，指派专人负责此类客户销售业务，定期走访、回访，了解客户需求，采用直接销售方式。C类客户的数量庞大，但是个体购买量较少，不易采用直接销售方式，可以采用中间商的间接销售方式。B类客户的销售策略要从实际情况出发，根据具体需求而制定适合的销售方式，可灵活调整。

2.建立完善的客户赊账欠款分级管理制度

一般情况下，产品销售出厂都是客户前到账务付款后，财会在销售单据上盖章，再由客户拿着销售单领货，出厂。但是对于氯碱化工产品而言，由于付款方式是影销售量的重大因素，为了扩大销售量，可以不执行正常的销售出厂顺序，实行赊账欠款分级管理。第一，信誉好的客户可以采用月结款方式，财务直接盖章出厂，如A类客户；第二，B类客户购买量一般，可采用赊账欠款额度管理方式。低于赊账欠款额度的予以盖章出厂，超过欠款额度的一律不盖章；第三，C类客户按照付款发货方式进行销售，避免埋下坏账、死账隐患。

3.实行现行价、指导价、考核价的价格管理方法

由于氯碱化工产品售价波动频繁，价格管理一直是销售管理中的一个难点工作。为做到及时提价、尽量延迟降价，要求销售人员对市场有一个全面了解与比较准确的发展趋势预测，对价格变化趋势有一定的分析与预测能力，实时定价，以解决信息部队称带来的不利影响，减少经济损失，创造更大的利润空间。

除了对产品销售市场和价格变化进行分析、预测外，还要采用现行价、指导价、考核价的方法进行销售价格管理[3]。现行价，是现在供货价格；指导价，是根据市场情况、价格变化趋势等提出的价格，一般高于现行价，是一种激励性价格；考核价，是对销售人员考核提成的价格。当销售价格超过考核价，可以在指导价范围内给予销售人员一定提成，以促进销售。这种价格管理方法实行过程中要特别是注意“时空”问题，必须在一定客户群体内实行，A类客户不适合采用这种方法。因为A类客户是最重要的客户，产品价格不易频繁变化，应有一个规范化程序，才能赢得客户信任，稳固客户群体。此外，对于一些价格比较敏感的客户也不适合采用这种价格管理方法，避免客户流失。

4.加强销售人员管理

销售人员是产品销售的执行者，优秀的销售人员可以开拓市场，扩大产品销售量，让企业走出困境并盈利。为此，氯碱化工产品企业务必注重销售人员管理，激发他们的工作热情，提高工作绩效。第一，认可销售人员工作，对日常工作绩效有一个客观认识，不要忽略销售人员做出的贡献；第二，实行公正的绩效考核，营造积极向上的工作氛围；第三，进行岗位培训，加深销售人员对氯碱化工产品的了解，提高销售能力；第四，对销售人员的一些小错误、后果不严重的错误要有一定容忍度，不能任意处罚，应当给予激励性的批评，让他们感觉生活在一个温暖大家庭中，以便激发工作积极性，更努力的投身于日常销售工作。

三、结语

综上所述，氯碱化工产品有自身特殊的特点，应当结合其特点及以往工作中问题采用销售管理办法、措施，有针对、有目的性的改进销售工作，方能从根本上扩大产品销售量，创造更多的利润。鉴于氯碱化工产品的特殊性，销售人员要了解氯碱化工产品，掌握销售策略并熟练应用，适应产品销售工作需求。

参考文献：

[1]钟建生.对氯碱化工产品销售管理的思考[J].现代经济信息，2013（11）：117.

[2]王伟波.赢在客户价值管理――对化工产品销售企业推行客户经理制的思考[J].中国高新技术企业，2010（18）：99-102.

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一、我国社保档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

二、社保档案管理的创新举措

（一）尽快将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）施行社保档案分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）建立全国统一管理下分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

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随着人事制度的不断完善，人事档案管理可在实体管理机构的设立上进行一些新探索。笔者认为，可尝试的方法是建立区域性的人事档案管理中心。建立区域性的人事档案管理中心，是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好地为现代化建设服务。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，由众多的子系统组成．这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才，且向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息服务等众多职能，实现服务人才、促进整个社会人才资源合理配置的目的。

一、建立区域性人事档案管理中心的可行性

（一）实践上的可行性

目前，无论是在国内还是在国外，各种专门本文由收集整理档案都出现了各自集中保存的趋势，如城建档案集中于城建档案馆。实践证明，此法非常有效地解决了城建档案的管理问题。同为专门档案，人事档案是否也适合于集中到专门人事档案管理中心进行管理呢？这个问题可从深圳市企业人事档案管理的方法中得到启发。深圳市的做法是实行分层次和相对集中管理。其具体的管理模式有三种：一是实行分层次管理体制。全市局级干部和一、二类企业领导的档案由市委组织部统一管理；流动干部（辞职、辞退、出国留学、受聘到三资企业、外商驻深代表机构、民营企业、私营企业、“三来一补”企业，工作的专业技术人员和管理人员的档案由市人事局人才服务中心统一管理；上述企业流动工人档案由市劳动局就业服务中心统一管理。二是实行集团、总公司集中统一管理，如国有免税商品公司等单位档案由集团公司集中管理。三是实行相对集中与分级管理体制，如建设集团本部的干部、工人、二级公司的经理、副经理、党委（支部）书记、人事部长、办公室主任、财务部长由集团集中管理，其他人员的档案由二级公司自己管理。如果深圳市建立一个人事档案管理中心，那么对于第一个管理模式来讲，就是将一个全宗中的三个子系统即企业人事档案全宗中的三个管理单位集中到一起进行管理。对于第二个模式来讲，只是按照来源原则对领导干部档案、流动干部档案和企业流动工人档案进行分类管理，即将一个集团、一个总公司作为一个管理单位进行管理。第三个模式与第二个模式基本是相同的，只是在一个管理单位中再分一、二级管理单位而已。区域性的人事档案管理中心，其具体的运行机制可从非国有企业的人事档案管理中得到体现。在具体的运作过程中，人事档案管理中心可以按现代化管理的要求，实现非国有企业员工档案信息资源共享，方便利用。由员工所在单位按《企业职工档案管理工作规定》的要求，将员工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料，奖惩材料，专业技术职务评审材料，参加党、团等材料报送人事档案管理中心装入个人档案。企业需要聘用这类人员时，可按照规定到人事档案管理中心查阅其档案。

（二）理论上的可行性

建立区域性的人事档案管理中心可对人事档案进行集中统一的管理。一方面体现了人事档案现实性、真实性、动态性、集中性的要求：另一方面，符合《档案法》关于档案工作实行统一集中领导、分级管理的原则，档案管理要便于社会各方面对档案的利用的规定。这一原则同样也适用于人事档案的管理工作。区域性人事档案管理中心的建立，体现了“统一领导、分级管理”的原则，既有利于维护人事档案信息的完整性与安全性，也符合新时代人事档案作为一种信息资源的管理要求，

即信息资源要进行有效的整合与配置，进而实施系统化管理，实现资源共享，方便社会的利用。

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企业文化的养成在一定程度上有赖于档案管理体制的完善模式，企业文化作为一种人文环境，对每一位员工，对每一个公司都有着不可忽视的重要作用，通过对员工档案进行管理分析，我们可以对员工的文化背景、生活习惯有一个较为全面的了解，并在此基础上，将相同文化背景，相似生活习惯的人组织在一起，能够促进团队成员之间的和谐相处，从而形成了一种和谐向上的企业文化环境，这种企业文化一旦形成，又促进了员工自身的发展。可以说档案管理在供电公司的日程管理与发展方式上扮演着举足轻重的角色，发挥着越来越重要的作用。

二、档案管理对于基层电力公司的作用

基层电力公司在档案管理工作的实际操作中，要将档案管理制度化，将档案管理的责任落实到个人，采用科学的管理手段，利用财务审核、管理经营、资料整理等方式，建立起一个高效的档案管理体系，并将档案管理作为日程工作考核的一项重要内容，并不断提出新的要求，在新的目标的促进下，刺激自身的发展，保持企业健康发展的势头。贯彻落实国家关于档案管理的各项规定，结合基层工作的实际，制定出贴合企业自身的档案管理方法，保证了档案管理的高效性与科学性，实现档案管理的制度化。科学技术的迅猛发展，计算机技术的持续更新，互联网不断普及，我们可以借助网络对档案进行更加高效的管理，根据实际情况，对档案进行持续的更新，大大增强了基层电力公司档案管理工作的时效性，并在此基础上，对档案进行分类管理，企业能够根据自己的需要，从档案中对员工进行分类管理，有利于人才的选拔与培养，发掘出每一位员工的潜能，在促进员工自身发展的同时，提升了整个公司的实力，实现了员工的个人价值与企业的社会价值。依法治国作为我国法律建设的基本方针，在此基础上，我国不断加大立法力度，建立起较为完善的社会主义法律体系，近些年来，国家逐渐重视档案工作，加强了对档案管理工作的立法。在这一背景下，要求基层电力公司在档案管理的工作中，遵守国家法律法规，以法律来规范档案管理工作，在法理上，为基层电力公司管理的重要性与规范性提供了法理依据，同时也为普通公民维护自身的合法权益提供了法律依据，保证了我国档案管理工作的持续稳定的发展。档案管理工作绝不像我们认为的只是将个人信息与成长经历、生活环境简简单单的记录下来，而是在对档案进行合理保护的同时，对档案进行科学的使用，使档案成为公司选拔人才，发掘员工才能，实现其人生价值的重要手段。

三、增强档案管理的策略分析

基层供电公司档案的管理要立足于企业实际，着眼于企业发展的前沿，采用合理、科学的档案管理方式，对基层电力公司的档案进行有效地管理。档案的管理首先应将档案的安全储存放在首位，充分做好档案管理工作的防火、防水等保护工作，在安全的环境中，对档案进行保存，由于档案管理的周期较长，在档案管理的过程中，面临着诸多突况与偶发因素。为了排除外在因素对基层供电公司档案管理工作中的影响，必须为档案管理提供一个安全稳定的外在物质环境，使得档案存储环境能够抵御各种自然灾害与人为的破坏，基层供电公司在进行档案管理是要充分考虑到地震、洪水、台风等自然灾害的发生，保存档案的外在物质环境，要有效的抵御地震、洪水、台风的能力。同时加强防火、防电的措施准备，尤其是加大防火力度，尽快的降低火灾发生时对档案的危害，尽量降低人为因素对档案管理带来的危害，保证员工档案的安全。档案管理的最终目的是科学的使用档案资料，因此基层供电公司在管理档案的过程中要建立起科学有效地档案检索与查阅机制，通过科学合理的检索与高效的目录设计，帮助档案管理人员能够对档案做出简单、明了的分类，使得公司的领导者在需要档案时，能在较短的时间内找到需要的档案，并且能够通过档案信息及时了解各个员工工作的基本状态与职业素质，缩短了了解的时间，保证了了解的可信度，从而能够从多个层次上全方面的了解员工的状态，加深对员工的理解，从而发掘与培养出企业发展需要的人才，促进企业的发展，从人才的选拨与培养上帮助企业找到一条适合自身发展的道路，实现基层供电企业管理体制的进步。

四、结语

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【关键词】档案管理；方法；科学化

我国国内的档案管理水平，虽然与国外的先进管理水平还有着不小的差距，但是已然采用了较多的管理方法和管理设备，整体的管理状况也有了很大地改变。在很长的一段时间里，我国的档案管理水平处于十分低的状态，而其中的原因主要在于工作内容地缺失上，很多的企事业单位，在最初的发展阶段，并没有太多的工作内容，相应地，也不会有太多的信息数据产生，因而不需要进行档案信息管理。但随着时代地变化，我国的档案管理逐渐成为了提升整体工作效率的重要内容，进而人们加大了对其的重视，并采用了相关的先进管理设备和办法，以提高整体的管理效益，优化工作进程。但是，并不是所有的先进管理办法，都适合国内的企事业单位，不同的企事业单位，在档案管理的内容和机制上，也会存在较大的不同。于是，很多的企事业单位，虽然实时地引进了其他优秀企业的档案管理方法，但是所产生的效益十分小，许多时候甚至不能满足当前工作的真实需求，与企业的实际发展状况相违背。现阶段，我国的企事业单位档案管理，不应该随意地引入档案管理方法，如果不根据自身的实际状况，进行档案管理水平科学化的方法选择，很容易产生诸多不良的影响。为此，在新时期的经济社会建设下，国内的企事业单位，应当加大档案管理方法的创新和优化，着重关注自身的发展方向和实际状况，进而选取最为科学合理的管理方法，提升工作效益。

一、现阶段我国国内档案管理的发展状况

在时代的迅速发展中，国外的许多企业，纷纷进行了工作方面的优化和创新，对档案管理工作进行了全面地整改。与此同时，国内的企事业单位也不甘示弱，迅速引进了一些先进的管理机制和管理办法，同时加大了对档案信息管理工作的重视，对档案管理部门进行了结构上的细化。现阶段的我国，企事业单位的档案管理，有了全新的发展，整体的工作效益相当高，不仅萌生了一些全新的档案信息数字化建设功能，更加在服务内容上进行了全方面地拓展，不再拘泥于传统的档案数据搜集整理，开始拓展到档案信息的利用和服务。这样的功能，吸引了更多客户的目光，并使得企事业单位的服务对象有了全新的印象。但是，与国外的档案管理水平相比，我国的档案管理水平依旧处于较低的状况。在这个时候，许多的企事业进行了实时地探索，发现在管理设备上已然与国外没有太大的差距，但是管理办法的适用性，存在一定的问题。国外的档案管理办法选择，与实际的企业管理有着很大程度上的衔接，能够为企业各项工作的开展提供良好的档案信息基础。国内的档案管理方法，虽然已经有了一定的先进性和优越性，但是并没有实际的效用。而这样的状况蔓延了较长的时间，如果想要从根本上进行治愈，必然需要深入地了解当前国内档案管理存在的问题，采取针对性地管理方法优化，以产生相当高的工作效益。

二、现阶段我国国内档案管理存在的问题

（一）整体的重视度十分低

我国的档案管理，一直都没有得到较为完善的创新和优化，很大程度上的原因在于传统管理思想的阻碍。在我国的企事业单位工作中，有很多的工作内容，并不需要进行档案记录和管理，主要原因在于这些工作内容相对较为简单，没有记录的必要，并且也不会对以后的工作或者决策产生任何的影响，因而企事业单位的档案管理人员，并不会着重重视档案管理内容，而将更多的心思放在了主体工作效率和质量的提升上。这样的状况和思想，意味着我国的企事业单位档案管理，没有明确的地位，与主体工作内容相脱节。于是，很多的企事业单位，并没有给予档案管理部门相应的权利，仅仅让相关的人员搜集和整理档案管理内容和资料，其他的服务内容则严重匮乏。一些企事业单位，甚至没有完善的档案管理部门，将其中的档案管理工作交由相关的部门完成。这项的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但随着时代的不断变迁，它已经无法较好地面对当前工作的需要。现阶段的国内企事业单位，所面临的档案管理工作是相当复杂的，需要进行的事业工作也越来越多，每一张工作都较为繁杂，其中的内容需要明确地记录下来，便于以后的工作_展。而相当一部分的部门没有完善的档案管理机制和方法，于是在整体的工作中，出现了较多的问题。面对这样的状况，许多企事业单位进行了实时的改革，并加大了对档案管理部门的重视。但是，这部分重视仅仅是对于企事业单位的高层管理人员而言，由于长期的习惯依旧存留，企事业单位的其他人员，对档案管理工作的重要性依旧没有全新的认识，甚至档案管理人员，都将自己的工作内容视为可有可无的部分，缺乏工作的积极性和认真的工作态度。

（二）档案管理部门的投入十分低

在企事业单位的工作中，人们首先看重的是主体的工作内容和工作质量，对于档案管理部门，并不会进行太多地关注，即使在新时期的冲击下，依旧有很多的部门没有认识到档案管理的价值所在。为此，当前的档案管理部门，无论在权利上，还是资金配置上，都有着很大的不足。首先是档案管理的权利和职责内容。一直以来，企事业单位对于档案管理部门，都没有赋予较为完善的权利，主要原因在于档案管理部门的职业，在很长的一段时间都是简单的档案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作权利。随着时代的变化，档案管理部门的工作内容不断地增加，职责上也有了全面地拓展，从最初的档案分类管理变成了现如今的档案利用服务，甚至形成了全新的档案数据库。但是，在权利的赋予上，档案管理部门依旧没有得到太大的提升，始终坚持着以往的工作机制。于是，在对某些档案信息的处理上，需要经过多个部门的审核和批准，档案管理部门并没有太多的权利，而其中所消耗的时间十分长，一旦客户对这份档案信息的需求十分紧，将会直接导致提供时间上的研究，使得客户产生诸多的不满。其次，在档案管理部门的资金投入上，企事业单位一直将较少的资金投入到其中。一开始，企事业单位所给予的档案管理资金十分少，主体原因是因为档案管理部门本身属于一个简单的工作部门，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要进行较多地投入。但随着时代的变化，档案管理部门的工作变得相当多，每天还需要面临多种压力，而所配置的资金无法实质性地解决档案管理部门的各项支出问题，这也是导致档案管理水平难以获得有效改善的重要原因。

三、提升档案管理水平科学化的方法选择及实践

（一）因地制宜，选取最为科学的档案管理方法

在整个企事业单位的档案管理中，档案管理方法的选择起着最基础的作用，而且能够影响到整体的档案管理质量。因而在提升档案管理的水平上，需要优先选取最为科学的档案管理方法。而如何实现档案管理方法选择的科学化呢？必然需要根据企事业单位的实际状况进行。现如今，我国的经济建设速度不断加快，越来越多的企事业单位萌生出来，它们的工作内容是不一样的，如果在档案管理的方法上，选择的方法过于单一，会因为这些方法的不适用性，产生较多的发展阻碍。为了提高档案管理方法的适用性，档案管理部门应当着重分析企业内部存在的各种问题，并对各种问题进行多方面地思考和探讨，接着再根据档案管理部门的真实需要，选择最为切实的档案管理方法，并对它的适用性进行检验和分析，一旦出现某一方面的问题，应当进行迅速地调整和改善。同时，对于档案管理方法的科学性，需要根据实际的档案管理需求进行调整，在检验的过程中，要做到切实有效，不能盲目地进行，如果选择的方法缺乏可行性，很容易对整个档案管理，产生多方面的影响。

（二）加大对档案管理部门的资金投入

对于档案管理部门而言，开展高效的档案管理，首先需要的是足够的资金，如果资金不到位，其他的管理方法和管理机制即使十分优越，也难以产生实际的管理效益。当前国内的档案管理，工作内容已然得到了全方面地拓展，不仅需要对工程项目进行信息搜集和记录，还需要对档案进行科学有效地管理并提供相应的服务，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果没有资金上的支持，整体的工作效率十分低。同时，当前的档案管理部门，已然有了全新的工作结构，在档案管理部门中，设置了相当多的下属部门，每个部门分担了不同的工作内容和职责，因而所需要的资金也会相对较多。此外，档案管理人员的工作积极性，与其薪酬有着最为直接的联系。现如今的档案管理薪资并不高，但是他们的工作内容却在不断地增长，因而整体的工作积极性严重下降，不愿意从事其中的工作，导致相当多的专业档案管理员出现了流失的状况，整体的档案管理水平也迅速地下降。因此，在新时代的发展中，我国的企事业单位应当迅速加大对档案管理部门的资金投入，满足其实际的工作需求，进而产生较高的工作效益。

结束语

总而言之，新时期的档案管理工作，面R着多重的挑战，本身的管理机制和方法上，也存在较多的问题。为了改变这样的状况，提升现有的档案管理水平，企事业单位需要正确审视当前档案管理存在的问题，并采取科学有效的措施进行应对，选取最为科学的管理方法，相应地投入一定量的资金，进而使得整体的工作效率大幅度提升，更好地为人们提供优质服务。

参考文献：

[1] 陈芳. 档案管理现代化的意义[J]. 管理观察. 2016（33）

[2] 廖思兰. 提升档案管理效率的措施分析[J]. 城建档案. 2016（11）

[3] 吴新华. 刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J]. 才智. 2016（32）

[4] 隋秀芬. 高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用[J]. 赤子（上中旬）. 2016（19）

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我国工商管理的部门也在不断根据市场经济的变化调整管理策略，经过一系列的改革、创新，“经济户口”管理方法取得了很好的成绩。“经济户口”在工商管理部门对市场监管的管理办法，通过市场主体的注册和监管，分类建立管理档案，这样一来管理起来就十分方便，这也是工商管理部门对市场经济信息进行了解的重要途径。“经济户口”管理办法中最关键的一环就是工商管理部门对企业信息的相关档案进行管理，这些档案中有很多重要的文献资料，包括市场主体的注册材料、年检报告、违法资料等，是对市场主体进行监督的有力凭证。这种“经济户口”随着市场的变化与企业的发展而更新，在权威性与准确性方面都有保障，通过这种管理手段，掌握企业的真实信用情况，在企业出现失信行为的时候予以打击。二十世纪九十年代，“经济户口”管理办法在我国出现并且实施，二十一世纪初，随着互联网的普及，计算机的应用越来越广泛，工商管理部门也与时俱进，将“经济户口”管理办法与网络相融合，建立科学的管理系统，更新“经济户口”的内容更加便捷和快速，同时在进行经济户口调查的时候也节省了很多时间。对于企业自身来说，探索新的“经济户口”管理办法也是非常重要的，目前来看很多企业还是找到了一些新的方法，如某地工商局“研发”的“一卡—一档—一户”的做法，也有实施监管责任制的，这样一来企业的信用管理体系中经济户口的价值大大提升。

二、工商管理在企业信用奖惩方面的运用

在很多企业中，工商管理部门采用的是分类监管的方式。“分类监管”顾名思义，就是将企业按照信用度进行分类管理，信用度的由来就是工商管理部门对企业信用的点评结果，依照这个结果将信用度水平相近的企业划分在一起，对于那些信用好的企业给予奖励，对于信用度比较差的企业给予惩罚。通过这种与企业之间的互动，提高监管效率与效果，并且在企业的准入、经营行为方面可以加强执法的效力。二十世纪九十年代的中后期，这种信用分类监管的方式开始在我国实行，在探索与实践的过程中，这种分类监管制度越来越成熟。在法律法规完善方面做得越来越好，同时在国家工商总局的带领下，分类监管在地方的工商管理部门中的应用也越来越广泛，越来越科学。随着互联网的迅猛发展，运用互联网加强工商总局与地方工商局的联系，资源共享，监管起来更加方便。根据企业信用标准的制定，将企业划分为四级，如果是第四级的企业就意味着是信用度十分不好的企业，这时候工商管理部门需要将其“劝退”——退出市场，也可以直接撤销其工商登记；处在第三个等级的企业会有一些信用不良记录，要加强控制，对其不良行为及时给予纠正；处在第二个等级的企业信用情况要好于第三等级的企业，要以批评教育为主；作为划分在第一等级中的企业，信用度良好，工商管理部门应该给予激励和表扬。

三、工商管理有助于准确把握企业信用情况

工商管理部门在企业的信用管理体系中起到了十分重要的作用。工商管理部门以自身为主体，开展年检实践活动，每年定期对企业进行经营状况与信用状况的监测，主要是为了对企业进行深刻的了解，包括企业的运营状况，存在的问题，可以针对这些问题为企业提出有益建议。充分利用“经济户口”的管理制度，记录好企业的信用情况，同时注重企业的分类监管，为建立科学的企业信用管理体系做出贡献。工商管理部门为了促进企业信用体系的良性发展进行了很多实践探索，在完善年检制度方面不断的进行年检办法的修改，新的年检办法与时俱进，在年检的程序上和年检对象方面做出了新的详细的说明，企业与工商管理部门的关系越来越密切，工作联系也越来越方便。企业年检在技术上进行一系列的更新，随着互联网的普及，在网上进行年检，可以减少很多多余的程序，也有的工商管理部门实行滚动式的年检制度，这些都促进了企业信用管理体系的完善。

四、结束语

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关键词：货运；营销策略；服务营销；关系营销

中图分类号：F127 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）01-0-01

苏州新宁国际货运有限公司是江苏新宁现代物流股份有限公司在苏州高新区共同投资的内资企业。公司成立于2007年，共有60余名员工，公司承办海运、陆运、空运进出口货物的国际运输业务（包括：揽货、订舱、仓储、中转、集装箱拼装拆箱、结算运杂费、报关、报检、保险）及相关的运输咨询服务，寄递业务。

一、新宁货代公司营销现状及问题分析

1.货代服务产品结构过于单一。货代行业属于服务性行业，提供的产品就是货运服务，属于无形产品范畴，大部分货代公司在服务对象上结构过于单一。新宁货代服务主要面向IT行业的产品，这部分产品的货运量占公司货运总量的90%以上，服务对象过于单一。造成这一现象的原因有两个：一是新宁物流公司作为第三方综合物流服务公司在电子及相关行业的知名度较高，专业性较强，已经形成了一定的品牌效应；二是长三角地区有大量的电子类劳动密集型企业，客户集中度较高。

2.货代服务价格缺乏竞争性。货代企业的服务价格应该让客户能够接受并满足客户的需要。大部分货代公司在定价策略上采用的是无差别定价策略，即对所有的客户都采用统一的报价方式，无论对于大客户、小客户都采用的无差异报价策略，导致针对性不强，无法吸引大客户。大量小企业为了能在激烈的市场竞争中立足，往往会采用明显较低的价格报价拿订单，进行恶意的价格战，同时为了降低成本，提供的服务往往比较低劣。而劣质服务下的低价竞争会带来利润下降和劣质服务的恶性循环，这毫无疑问是不可取的行为。

3.缺乏完整的营销渠道。销售渠道是货代企业和客户之间的联系路径，直接关系到企业存亡。大部分中小企业并无专职的营销人员，关系营销占货代营销的绝大部分，主要依靠管理人员的人脉和关系拉来业务。新宁货运同样存在类似问题，客户来源主要依靠经理的个人关系和保税仓库的客户信息，没有设立专门的营销部门，只有一个经理负责客户开发和维护，渠道简单单一，责任分工不明。

4.促销策略缺失。合理的促销方式能够拉近企业产品服务与顾客之间的距离，强化顾客认识，并创造出客户需求，增加客户接受企业产品的机会。苏州地区大部分中小货代企业普遍存在着品牌效应差，缺乏走出去的行销策略，普遍还是保持传统的“坐商”形象，在客户让渡价值方面做的很不够。新宁物流公司主要通过物流增值服务来实现促销策略，其策略包括：根据供应商及其客户分布情况，为供应商设计最优化的物流方案；提供货物分拣、理货、封装；不良品调换；提供厂商QC驻仓，实行厂外检验；不同VMI仓库间的库存调拨及逆向物流等多种增值服务。

5.业务人员流动性大。货代业务人员的工作行为对货代服务质量的影响非常大，虽然适度的员工流动，可以使企业保持活力，对企业的发展起着有利的作用。但业务人员流动过于频繁、企业需要花费大量的时间和成本来培育新员工。新宁物流也同样存在这个现象，业务人员因为工作环境、薪资待遇等问题跳槽比较频繁。

二、新宁货代公司营销策略优化建议

1.对客户进行分类管理。对于民营货代企业来讲，由于客户资源有限，合理地进行客户分类管理就显得格外重要。新宁货代可以通过销售额、利润率等指标将客户进行分类管理。比如，依据客户给公司带来的利润分类，将利润额占公司利润10%左右的关键客户定为第1类客户；将利润占公司总利润70%左右但业务量较少且利润率较低的客户定为第2类客户；其他的客户归为第3类客户。对于第3类客户，主要管理方法包括建立客户档案，定期通过电话、邮件、网络等方式与该类客户保持不间断沟通。对第2类客户，管理方法除了实施包括对第3类客户提供的服务外，应尽力与之结成长期合作关系，并在报价上给与一定的优惠，使其有意愿与公司保持长期的合作关系。对于重要的第1类客户来说，公司可以采取客户专员通过一对一的针对，设立专门的客服人员，并通过定期的电话沟通和登门拜访建立交流渠道，建立紧密联系。

2.差异化定价策略。在保证优质服务的前提下，有差别地对待不同的客户，依据客户的出货量大小建立不同的货代服务价格，可以有效的扩大销售并获取客观的利润。对于货运量较少的数量众多的零散客户，可以采用数量累计折扣的方式定价。当客户的货运量累计达到某一数值时，即可以给予一定的优惠折扣。对于大客户来讲，除了采用数量折扣外，还可以采用年终返点、提供增值服务如物流方案设计、VMI等方式提供更多的优惠。

3.拓宽营销渠道策略。新宁公司可以考虑组建一个完善的营销部门，建立一支即有物流专业技能又有营销技能的专业化营销队伍，可以跳出公司业务只靠高层私人关系的模式，从制度和模式上稳定业务。另外，公司可以考虑向其他物流领域拓展，避免IT产品比重过大的缺陷。同时，企业需建立相关制度，避免销售渠道完全被员工掌控，成为员工的私人资本，一旦员工离职则销售渠道也随之消失；尽量与重要客户建立紧密联系，保证企业客户资源的稳定。

4.提升客户感知策略。货代公司所提供的产品是服务，属于无形产品，具有抽象、不可感知的特点，因此无形产品的有形化展示是有效刺激顾客购买欲的方法。所谓有形化展示是通过展板、图形、标准等各种实物来展现服务内容，为顾客的选择提供参考依据。比如，一个体面、档次的办公场所可以凸显公司具有一定的经济实力，值得信赖；公司员工的穿着、言谈举止等可以很好地展示公司的形象；在与客户拜访沟通的时候，可以在各类文件上印上带有公司logo的水印等。

参考文献：

[1]韩雯.国际货运业的服务创新与营销策略[J].山西教育，2011（12）.

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【论文关键词】社会保险；档案；创新 

 

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。 

一、社会保险档案管理现状分析 

（一）社会保险的参保人数增长迅速 

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。 

（二）社会保险经办机构实施改革计划 

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。 

（三）负责社会保险档案管理的部门分散 

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。 

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核 

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。 

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大 

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。 

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题 

（一）对社会保险档案管理工作不够重视 

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。 

（二）社会保险档案管理体制不规范 

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。 

（三）社会保险档案存档的条件差 

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。 

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范 

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法 

（一）将纸质档案转换成数字档案存档 

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。 

（二）根据社保档案类别进行分类管理 

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。 

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准 

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、it基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全国统一管理下设分支机构 

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。 

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[关键词]企业人事档案；信息化管理；方法研究

中图分类号：D035.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0203-01

一、 引言

随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化，而企业人事档案信息化管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约企业的管理建设水平，不能保障企业的权益不被损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化、自动化等，让档案管理向一体化发展，同时实现人事档案信息材料的归档、存放、保存、备份等，如果不能把人事档案信息化管理进行分类来管理，将不利于档案管理的合理化处理，也不利于企业对于人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费企业的信息查询时间。为此，我们需要构建完善的人事档案信息化管理机构，对档案进行合理归档安全存放。

二、 企业人事档案信息化管理的简单叙述

企业人事管理是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人履历、家庭社会关系、综合能力和德才综合表现，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，企业人事档案管理不断地向信息化、数字化、网络化、自动化发展。

三、 企业的管理与人事档案信息化管理之间是相辅相成的，二者息息相关

1、 企业人事档案管理的影响

随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化。为适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录，企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位。为了加快企业管理的发展脚步，我们需要不断地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断地壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

2、 企业人事档案信息化管理的重要作用

企业人事档案信息化管理为企业的发展提供完整的、准确的、原始的第一手人力材料资源，为企业的发展提供高素质的人才信息，对人才进行合理的安排，为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把人事档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。人事档案管理的一体化发展为最大化的信息资源储存、接收资源、备份、管理作出努力，从而为企业的发展壮大尽一份力。

四、 研究与分析企业人事档案信息化管理的优化方法

1、 把企业的人事档案进行收集和归档，便于统一管理

企业档案管理人员对档案进行保存的时候，需要把企业的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，也就便于统一管理，进而保障企业的权益。

2、 对于企业的人事档案需要采取备份管理，以备不时之需

对于企业的人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点，以及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时的使用，以这样的方式进行档案的管理，可以有效地减少资源的损耗、防止丢失。也可以在资料丢失的情况下，以备不时之需，为后面对档案管理的修复工作作出基本的前提条件。

3、 对企业的人事档案需要进行不定时地检查，对人力资源的循环了解

对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对企业的人事档案进行不定时地检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，从而做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量地保护企业的人事档案信息化资源的完整而没有外泄，避免引发一些损害企业利益的事情。

4、 对企业的人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系

对企业的人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。

5、 对于不同类别的企业人事档案，需要分门别类进行安全存放

企业在发展的过程中，需要分门别类，把不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。特别是对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，从而导致资料内容的缺失问题以及对于信息档案管理的信息保存等问题，一定要严格地保存完整，并且保证时间的持续性，否则一旦资料丢失的话，处理起来会相当的麻烦。逐步地建立相对应的较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候能够顺手拿出来，这样既方便而且便于管理，使得企业的资料管理方面更加健全、完善、稳定。

6、 对于一些特别珍贵的企业人事档案，需要进行特别的保护

企业在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对企业有重大价值的档案，例如：企业的核心人事资料、对企业做出重大贡献的人力材料等进行严格保管，使用加密宝箱，并且对这些特别的档案材料，需要进行特别的保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护，以防在需要资料的时候，翻遍所有的资料库都找不到需要的资料，那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费人力资源，还不能达到预期的效果，岂不是得不偿失了。

五、 结束语

在企业的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源的安全、不外泄，我们需要对企业人事档案进行信息化管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为企业的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而更好地确保公司的正常进行而不被影响。

参考文献

[1] 羊建国；对当前人事档案工作的几点思考[J]；湖南社会科学；2007年第04期.

[2] 郭振民；胡学龙；姜会亮；网络与信息系统安全性评估及其指标体系的研究[J]；现代电子技术；2003年第09期.

[3] 张勇；数字档案信息安全保障体系研究[D]；苏州大学；2007年.

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一、档案管理工作的特点和常见问题

随着电子化和自动化技术在档案管理工作中的不断应用，档案管理设备以及档案管理软件层出不穷，提高了检索效率。同时，档案分类也逐渐增大，数量也呈现指数增长的态势，这就给档案管理人员带来了新的压力和目标，对他们的业务素养也提出了更高的要求。目前，各个企事业单位的档案管理普遍存在水平低下、设备落后、资金不足的情况，并且工作人员大多处于故步自封、不思进取的状态，这都给档案管理工作带了很大的阻碍，难以适应单位发展的要求。因此，档案管理工作的创新已经被提上了日程，可以说刻不容缓，在工作的管理方法和实施手段上都要进行优化改革，使档案管理工作逐步实现科学化、现代化，为企业发展提供更好的支持。

二、档案管理创新的实施路径

（一）从管理手段和方式方法上谋求创新。在一个单位中，上到各层领导下到基层员工，无一不与档案息息相关。因此，可对档案进行分类管理，采用不同的分类标准，使员工或者领导查询档案做到快速准确。同时类别清晰的档案管理也有利于管理人员查漏补缺，保证档案工作的完整性。

（二）适当扩大档案存储类型。传统的纸质档案应纳入管理，电子档案也应相应备份，其他类别的资料也可以不断吸收，使企事业单位能从多个方面和角度，科学完整地对每一项档案做到详尽掌握，从而更好地进行管理和使用。

三、合理化建议

（一）创新理念。对于档案管理工作，工作人员思想意识层面的观念创新具有重要的意义，只有思想上具有了改革创新的理念，才能付诸于行动，实现档案管理创新。倘若档案管理人员没有创新的主观意愿，即便各项技术设备再先进、规章制度再完善，也难以形成良好的档案服务工作。档案管理人员树立了科学的管理创新理念，紧跟时代潮流，具备开拓进取的精神，才能实现档案管理工作的不断创新。

（二）人才培养。档案管理工作是一项服务性工作，随着电子化和自动化技术在档案管理工作中的不断应用，档案管理设备以及档案管理软件层出不穷，其在企事业单位中发挥着越来越重要的作用。在给档案管理工作带来便利的同时，也对工作人员的素质提出了更高的要求。从事这项工作的人员应该具有良好的业务素质，并且具备开拓进取的精神，才能不断创新，完善档案管理工作。因此，企事业单位应该从人才引进以及员工培训方面入手，保证档案管理人员能够顺利完成工作。可以采用定期培训以及末位淘汰等机制，使档案管理工作者有压力与紧迫感，自觉地自我加压，调整知识结构，提高自身业务素养。企事业单位应该在日常工作中加大宣传力度，号召员工群策群力，为档案管理工作创新提供建议和意见，可以适当地采用奖励机制，对提出并且可以付诸实施的意见给予一定的物质奖励和精神鼓励。总之，充分调动企事业员工的主观能动性，发挥人才的重大作用，建立良好的长效机制，是档案管理工作创新的重中之重。

（三）档案管理工作是一种传统而古老的工作，有着优良的历史传统，所以实现这项工作的创新首先就是从传统经验中吸取好的方法和手段，然后结合现代化的设备和理念，比如采用计算机、网络、扫描仪等现代化设备，满足档案管理创新的需求。