学校人事档案精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇学校人事档案，期待它们能激发您的灵感。

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关键词： 高校人事档案 高校人事管理 新模式

人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。随着高校的经济地位和社会地位的提高，各类人才集聚高校，因此人事档案管理的侧重点和归档内容顺序需作相应的调整。

1.高校人事档案管理存在的问题

（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。

（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。

（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。

（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。

2.高校人事管理的特点

（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。其次要经常进行业务培训，使其掌握科学的管理方法和手段，探索人事档案管理的规律性和科学性。最后，各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作，努力解决他们工作生活中的实际困难，充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性，使人事档案管理迈上一个新的台阶。

（2）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化，为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。

（3）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二是建档对象文化层次较高；三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道不应是单一的，而是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。

（4）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历，干部职务任免、职称审批表，各种资格证书，等等。

完整、真实的人事档案才能全面、准确地反映人的德、能、勤、绩，才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此，学校人事档案工作必须积极探索、大胆实践，不断创新，把工作推上新的台阶。

参考文献：

［1］黄小斯.高校人事档案的价值及其管理.集美航海学院学报，1998，（4）.

［2］朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策.中国档案，1998，（8）.

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一、学校人事档案管理模式存在的主要问题

现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：

一是学校人事档案内容信息量少。

学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

二是学校人事档案管理分散化和非专业化。

体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。

三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。

目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。

二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制

我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。

一是建立具有个性的学校人事档案材料。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括:(l)教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。(2)教师教育教学情况资料，可反映出教师的教育教学态度和水平以及教育教学工作量。(3)科学研究和学术活动情况资料，可反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究的历史。(4)业务进修情况资料，可反映出教师继续教育的状况。(5)获奖和荣誉情况，可反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映教师的教学、科研水平，它有助于学校开展定量化、科学化工作，有助于师资队伍建设工作的科学决策，有助于提高教师评价的客观性和公正性，有助于形成高校管理者对教师评价的延续性，有助于在教师中形成良好的竞争激励机制。

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摘要随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校人事档案出现了许多新情况,新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

关键词人事档案 管理

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为,人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。

使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、笔者关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化:

(一)实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。

(二)改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化

对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

(三)分类管理

国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

(四)人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

(五)利用现代化管理手段

人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献:

(1)王云庆 苗壮 《现代档案管理学》青岛:青岛出版社 2002年220

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1.1传统人事档案模式比较僵硬

属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2档案材料单一。

传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2创新人事档案管理工作的措施

2.1充分认识人事档案管理工作的重要性

我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。

2.2改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识

学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

2.3人事档案应转变功能定位，实现“绩效化”

传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。

2.4强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性

国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。

2.5提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度

随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。

2.6健全人事档案的管理制度

健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。

2.7提高人事档案工作者的业务素质

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关键词：学校；人事档案；管理

学校人事档案管理工作记录了学校教职工的工作履历、思想道德情况、奖励处分、教学成果等内容，不仅是教职工平时工作、生活的记录，更是学校合理调配人力资源、选拔优秀人才的重要依据。但是我国当前的学校中，对于人事档案管理工作不重视、管理手段落后、缺乏完善的管理规范和管理人员综合素质差等问题都制约着学校的发展。所以如何加强学校的人事档案管理是我们当前必须要思考的问题。

1 人事档案管理的定义及其重要性

1.1 人事档案管理的定义

人事档案管理是国家档案事业与组织人事工作的重要工作，它能够真实、客观的记录单位职工及其干部的个人社会经历、思想品格、业务能力、工作业绩等。就学校的人事档案管理工作来说，除了包括上述内容之外还包括对教师的个人履历、年度考核、教育经历、职称、学历等专业技术职务的记录，也包括对其聘用、奖励、处分、退休、工资变动表等其他组织参考材料的记录和整理。

1.2 学校人事档案工作的重要性

首先，人事档案管理工作可以说是教职工工作情况的重要体现，因为它清楚的记录了教职工们的详细信息。人事档案是通过组织认可的个人材料、更是一种对个人经验、思想素质、教学能力的详细记录，最能反映出一个人的真实水平。其次，学校人事档案管理有助于学校进行准确、科学的人动和选择，反映着组织对教职工的教育培训过程，所以也是学校用来考核干部、培养干部的重要依据，在学校的人力资源配置和人才培训过程中发挥着重要的作用。

2 学校人事档案管理中存在的问题

2.1 对人事档案管理工作不够重视

目前，大多数学校由于对人事档案管理工作缺乏重视，所以人事档案的管理人员多半为兼职，一般还兼带有其他学科的教学任务，所以将精力主要集中在了教学工作上，所谓的人事档案管理工作也就是简单的当一个档案室的保管员，偶尔到档案室查询一下需要的资料。对于人事档案管理的本职工作――人事档案的收集、分类、归档、整理无法做到及时完整，导致学校的人事档案资料短缺，无法为学校的人事考核和变动提供帮助。

2.2 人事档案的管理手段落后

目前，大多数学校的人事档案管理工作还在使用纸张对资料进行登记和管理，没有采用电子数据库管理。随着社会的发展，学校对人事档案管理工作的质量要求越来越高，如果不借助现代化的电子数据库管理，那么很难快速、准确的将全体职工的信息资料进行全面、完整的记录，所以目前以纸笔为主的人事档案管理手段相对比较落后，已经不能适应当今时代的需求，也不利于学校人事制度的改革和发展。

2.3 人事档案管理人员能力欠缺

人事档案管理工作具有较高的专业性，需要管理人员对档案材料具有一定的识别、分类、归纳、鉴别能力。很多学校由于人数不足，所以都选择的一些年龄比较大或者即将退休的老职工来对人事档案进行管理，后续也没有相应的培训，所以导致人事档案管理人员工作水平差、材料分类混乱等，无法为学校提供准确的数据支持。

2.4 缺乏详细的管理规范

当前众多学校人事档案管理的现状是缺乏一个详细的管理规范，导致收集档案材料不齐全、纸张规格不一致的情况时有发生。人事档案管理工作虽然难度不大，但是比较琐碎，像一些个人自传、思想报告、申请书、个人材料等这样琐碎的资料比较多，这些资料大多都是职工用手写的，大小、规格不一，在入档的时候，很容易造成遗失、缺页或者褶皱，不利于保管和查询。

3 如何做好学校的人事档案管理工作

3.1 加强人事组织部门对档案管理工作的重视

人事档案管理工作能够反映出学校的成长经历和发展情况，更是学校选贤举能、调动人事的重要依据，做好学校的人事档案管理工作对学校的人力资源开发和学校的全面发展具有非常重要的意义。因此，我们必须走出传统思想的误区，将人事档案管理工作提升到一定的高度，重视人事档案管理、提高人事档案管理的工作质量，才能最大限度的开发和利用学校的有效资源，促进学校的发展。

3.2 改进人事档案管理方法

电脑和互联网使我们进入了一个全新的网络时代，信息技术已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势。学校作为一个教书育人、传授知识的地方，应该在各方面做到与时俱进，人事档案管理工作也不能例外。网络信息技术是当前最热门的技术，所以我们应该利用网络将人事档案管理工作和数字化技术相结合，比如说可以将零散的资料碎片经过扫描、打印上传至某一个网络数据库中，也可以将职工的个人履历、教学成绩、绩效考核通过网络的形式上传到网上，借助计算机技术和网络的帮助，实现人事档案的有效管理和充分利用，提高学校人事档案管理工作的效率和质量。

3.3 规范学校人事档案管理制度

要想使得学校的人事档案管理工作正常有序的进行，必须要有一个规范的人事档案管理制度。学校可以从《人事档案工作条例》入手，结合学校的实践制定出一套规范、完善的人事档案管理规范，对人事档案的接收、获取、转让、存储等步骤做出明确而严格的规定，进一步完善人事档案管理制度。

3.4 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理除了要学校的监督、网络的帮助之外，还必须要提高档案管理人员的综合素质，才能确保其正常有序的展开。首先要提高人事档案管理人员的业务素质，学校可以通过集训、培训、自主学习等多种方式，加强人事档案管理人员对专业知识和技能的学习，提高自身的档案管理能力；第二要提高档案管理人员的职业道德，确保管理人员在工作的过程中能够对自己的工作尽职尽责，富含责任心和耐心，才能够将学校的人事档案管理工作做好。

4 结论

学校的人事档案管理工作准确的记录了教职工的个人简历、工作经历、思想道德、业务能力、绩效考核等多项内容，在学校的人动和考核中发挥着重要的作用。学校只有加强人事组织部门对档案管理工作的重视；改进人事档案管理方法；规范学校人事档案管理制度；提高人事档案管理人员的综合素质，才能够切实有效的提高学校人事档案管理的质量。

参考文献

[1]乌吉木.学校人事档案管理工作探讨[J].语文学刊，2011（13）

[2]孙丽兰.学校人事档案管理工作的对策及思考[J].学周刊，2011（30）

[3]王晓云.浅谈中专学校人事档案管理中存在的问题及对策[J].黑河学刊，2013（05）

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关键词：人事档案 规范化 科学性 学校

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

学校人事档案部门是保存和提供个人人事档案的专属机构，它要真实完整的记载个人履历、党政材料、奖惩处分等可供组织参考的很多材料。因此，学校的人事档案也为正确选拔干部提供了全面考察和正确选拔的重要参考依据。接下来我们主要是从以下几方面职能的强化来进行浅析：

1 强化人事档案的规范整理

人事档案的规范整理首先就是对收到的归档材料进行审核，审核目的就是 看此档案是否符合归档要求，有无超越所规定的范围。一般说来，人事档案的整理工作主要分为五个部分，即编目、排序、分类、加工以及装订等等，是整理的人事档案条理化、系统化，并在此基础上对档案的内容要不断的加以补充。1）档案材料的编目。一份完整的人事档案材料通常是对其逐份逐项进行编排目录，按照排列顺序，要求目录要清楚，填写要准确。当然是写目录时要求自己工整美观，使用规范的书写纸质和书写用笔，不可以使用铅笔、圆珠笔、装有红蓝墨水的钢笔等。如果档案材料的目录书写完成后一定不能随意涂改。在书写目录时还有几项注意事项：一是根据材料的题目需要填写材料的名称和材料形成的时间；二是材料整理完后要在指定的位置填写具体的页数；三是每一类目录填写完后要注明类别号；四是注意处理备注说明问题即人事档案材料中的审批表和复印件等内容。2）档案材料的排序。档案材料的排序有两个必要的参考因素即内容的内在联系和形成时间上的先后顺序，按照这两大关键因素进行排序后要对其进行编写类别号、顺序号和页码，把整理好的材料固定下来。3）档案材料的分类。一是履历材料，二是自传材料，三是考察、审计材料。四是学历学位、专业技术资格证书等材料。档案材料初步分为这四大类，在其整理过程中，要求工作人员要对这四类的具体内容熟记于心，以便在工作过程中实施对材料的有效分类。对认识档案材料的分类整理，使之更加清晰明确，有助于对人事档案的管理工作的进行。4）档案材料的加工。首先，对档案材料篇幅过大或是过小的处理。如果材料篇幅过大，要进行剪裁或是折叠。处理后的档案材料仍然要保持平整，内容不容有失，以便日后的查阅。如果篇幅过小，应该对材料进行装裱，在装裱时也要注意不能损坏原来的文字或是照片等信息。其次，对于那些纸张存在破损、字迹书写不符合归档要求，或是篇幅不规则的档案材料要进行电子扫描或是复印加以保存，放在原件的后面。再次，人事档案的材料要各自独立，严禁将多份材料胡乱装裱在一起。并且档案材料上的金属装订物应该加以拆除。5）档案材料的装订。在装订时一定要遵守装订的顺序，就是把档案的目录置于卷首，材料的排列顺序和目录保持一致，装订时做到整齐美观，这样方便查阅。

2 强化档案管理的相关职能

1）强化工作指导职能。档案管理工作是一项细致并繁琐的工作，同时它也具有很重要的作用，因此，需要有专门部门对其进行专业的理论上的指导。一方面就是要依法指导，即但凡是法律上要求的，在技术上就要加以指导。另一方面就是要对相应的职能部门的档案管理工作做好专业的咨询和培训。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的原则，科学、规范、高效的进行档案工作的指导。那么提高案卷质量、保证归档材料齐全完整的关键就是坚持部门立卷制度。它有利于排除个人主观和人为的障碍的影响。目前档案管理要严格按照《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》的要求，加强对人事档案管理现代化的业务指导。当然，相关部门要注意到的是要用多样化的制导方式，直接与间接相结合的方式，有重点的加以指导。2）强化工作服务职能。为了使档案工作有效地为国家和社会服务，就要遵循国家制定的相关法律的规定。由于档案管理工作本身的工作性质决定了它是一项服务性的工作。这样就确定了档案工作的宗旨：为社会相关需要人员、各项社会管理工作以及社会主义经济建设服务。与此同时，档案管理工作的工作人员要有服务大众的意识，要不断拓宽其服务领域和服务范围，加大学校的档案向社会公开力度，加快推进学校档案服务的社会化。档案管理服务职能的强化的同时，其服务手段的形式也要多样化。这样就可以最大限度的发挥档案资源信息资源的利用。档案工作既要做好常规服务，又要有超前意识与超前服务，有针对性的服务，服务不仅要有始有终，而且也应该灵活多变。3）强化开发利用职能。档案真实的记录了历史，汇集了大量的信息。而学校又是知识与人才并存的地方，那么学校的档案记载了深化教育体制改革的每一次重大举措，也反映出我国教育事业的成就与发展水平。随着当今科学教育事业的飞速发展，学校的档案记载越来越成为我国经济社会发展不可或缺的战略资源之一。但是，我国目前对于学校的档案开发利用不充分，很难发挥其战略作用。因此，学校领导和有关职能部门要做好档案信息的收集，以供决策；档案信息的及时提供也可以促进教学和科研水平的提高。4）强化工作监督职能。《档案法》赋予了档案管理部门具有监督的权利，因此学校的档案管理部门应该积极参与到学校的各项管理活动之中。例如，学校科研成果的以及科研项目的验收，档案部门要先对其文件材料进行验收；或是教师评定职称以及选拔干部的时候，档案部门要提供准确可靠的相关材料信息。随着目前社会主义的经济文化等各项事业的不断发展，各个学校的档案管理制度也是日趋完善，强化学校人事档案的管理十分必要，也是当前学校工作的重点之一。当然与此同时，学校人事档案的需求也呈现出多样化的特点，这对目前学校的档案管理工作的有效进行有着十分必要的联系，同时也是学校人事档案工作改革的坚实基础。

参考文献

[1] 周燕.对档案管理的点滴看法[J].档案管理，2005（6）.

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一、人事档案管理信息化的含义及其重要意义

1.人事档案管理信息化含义

学校人事档案管理信息化主要是指对学校档案信息资源的数字化、档案管理过程的网络化，对于学校的各类信息尤其是教职工的科研信息、职位调动等信息的存储、处理、检索、传输，以实现学校人事档案管理工作的高效化，最终实现档案资源的科学化管理。学校人事档案管理工作设计人事档案数据库的建设、以及网络信息的建设、人事档案管理工作的信息化人才建设工作等实现人事档案资源的合理开发和利用。

2.人事档案管理信息化的重要意义

加强学校人事档案管理信息化建设的重要意义主要表现适应教育体制改革和发展自身的需要、加快学校的人事档案管理工作方式的转变、实现人事信息的高效利用、为学校领导决策的制定提供信息依据三个方面。

（1）适应教育体制改革和发展自身的需要。随着教育体制改革的不断深化，学校教学模式已由传统的教师为主的学生参与转化为学生为主教师参与的自主式学习模式，教学管理工作也要做出相应的转变以适应教学模式的转变，人事档案的信息化转变正是这一转变下的产物。信息化技术的发展和应用使得学校人事档案管理工作更加高效，信息的收集和记录更加及时。学校在进行教师人才招聘时借助于学校的建立的网络信息平台招聘信息，并将教师的申请信息进行自动保存，因此人事档案管理的信息化实现了将传统的纸质形式的人事档案的管理转变为网络的信息管理，实现了学校档案管理人员对教职工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及时、高效。

（2）加快了学校的人事档案管理工作方式转变。传统的学校的人事档案管理工作的工作重心主要是对教师职工的约束和管理，属于行政事务管理，随着学校规模的不断扩大，教职工人数也逐年增加，这就使得管理的工作难度增加。现代化的人事档案管理工作是将资源的优化配置作为重点，对人力资源有效开发和利用。这就使得学校的人事档案管理工作必须实现信息化，这就可以实现繁杂事务处理的简单化、标准化、高效化。

（3）实现了人事信息的有效利用，为学校领导决策的制定提供信息依据。人事档案的信息化管理将学校人事信息通过计算机平台以数据库的形式呈现，其中用于公开化的档案信息通过信息化平台直接共享，实现了信息的公开化、学校管理工作更加透明化。此外通过共享的信息资源，人事部门可以快速了解教师及学生的最新信息，为领导制定决策提供依据。

二、学校人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.人事档案管理意识薄弱

当前学校人事档案管理工作中存在发展不均衡、资金投入不足、人才队伍不合理等问题，归根到底是学校对于人事档案管理意识不足，对人事档案管理工作不重视，这一系列问题会严重制约学校的人事档案管理信息化建设的速度，影响学校管理水平的提高。教育改革过程中充分强调档案信息化管理的重要性，因此在学校进行教育改革过程中，要高度注意人事档案管理工作的信息化建设，充分合理利用人事档案的信息资源加强人力资源的优化配置，以更好的指导学校的各项管理工作。

2.人事档案管理现代化、信息化水平有待提高

由于学校的人事档案管理方法的单一性致使学校人事档案管理的信息化、现代化管理水平受到严重制约。其中主要表现在：首先，管理方式受传统管理方式的局限。传统学校人事档案管理工作主要是以纸质档案的利用和管理为主，虽然在利用范围上具有一定的优越性，但是纸质档案的收集和记录以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人员的工作量，未能实现现代的信息化技术与管理工作的有效连接，管理效率较低。其次认识档案管理缺乏高素质的复合型人才。人事档案管理工作的信息化，实现了信息的更新的迅速性，同时教职工数量的增加，使得工作量大大增加，工作人员的开展难度增大，当前学校的人事档案管理人员专业知识不足，对于计算机技术的了解较少，为了加快学校人事档案信息化建设的速度，应加快人才队伍建设。

3.人事档案管理制度缺乏系统性

目前大部分学校没有形成完善的认识档案管理规章制度，管理责任制未得到有效落实，管理工作的规范化难以实现，部分高校具有档案管理制度，但是缺乏一定的系统性，当对人事档案进行查阅、借阅时人事档案存在杂乱无章的问题。

三、人事档案管理信息化建设存在问题的应对策略

档案管理信息化建设具有十分重要的意义，然而当前学校人事档案管理信息工作中还还存在部分不足，针对问题进行深刻剖析，笔者根据自身多年工作经验，提出以下三种有效应对措施，旨在推动学校人事档案管理的信息化建设。

1.转化人事档案管理工作理念，提高管理工作的重视度

工作理念的转变是加快人事档案管理工作信息化重要推动力量。校领导对人事档案管理工作的重视是学校人事档案信息建设工作开展的重要保障。因此在人事档案管理信息建设过程中，一方面要强化领导对于档案管理工作重要性的认识，加大对管理工作的扶持力度、加强各部门之间的协调配合，调动学校师生全体为人事档案管理信息建设工作贡献力量。另一方面，人事管理部门加强对人事档案管理信息化建设的重要性的宣传力度，提高教职工全体对人事档案管理意识，从思想角度加强教职工对于人事档案管理的重要性的认识，在工作开展中使得大家积极参与，同时档案管理人员 需要进一步强化自身服务意识，推动信息价值的实现过程。

2.加强学校人事档案管理工作的投入

人事档案管理的信息化建设还需要学校加大资金投入，为工作顺利开展提供物质保障。信息化建设的推进需要学校配备专用的计算机、扫描仪、打印机等以提高档案信息的搜集、存储、管理、维护的速度，学校可以采用多种方式进行筹资，推动学校的信息化建设，以实现人事管理信息的科技化呈现。学校可以将自身教学科研成果作为推进人事档案管理信息领域的经济增长点，充分利用学校的高能力高素质科技人才，树立学校良好教育形象，并推动学校的人事档案管理信息化建设。

3.加强学校人事档案管理人才队伍的培养

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【摘要】高等学校的人事档案管理工作不仅掌握着人才的全部信息和各种情况，同时对人才的使用状况及流动状况也了如指掌。高等学校发挥人才作用，合理安排使用人才，无论如何都离不开人事档案。本文对高等学校人事档案管理工作的重要性及改善对策进行了分析探讨。

关键词 人事档案管理；高校人事档案；人事档案改革；人事档案现状；人事档案对策

一、高等学校人事档案管理的重要性

（一）人事档案的作用。高等学校人事档案管理工作是高等学校人事信息、人才管理、人才流动及人才使用的重要环节。高等学校人事档案真实记载着每位教职员工（即：专业技术人员、工勤人员）的各历史时期、各学习阶段、不同工作经历的全过程。如：学历、技术职称、社会关系、奖惩、经历等情况。从人才开发利用、使用管理的角度来看，高等学校人事档案的作用可分为以下几种类型：1. 为个人升迁进职、单位求才提供大量丰富、原始可靠、真实有效的资料和数据。2. 在高等学校教职员工的日常生活工作中，人事档案也扮演着重要的角色，如：证明某个人的年龄、出生地、工资收入、奖惩状况等。3. 记录了某个人的学习经历。4. 不同时期的工作轨迹和过程。5. 人事档案可以为本人、学校、社会等方方面面提供各种需求的依据，如：人事档案管理部门可以依据个人的人事档案为教职员工办理购房贷款、购车贷款等手续，还可为本校的教职员工提供婚姻状况证明、身份认定、办理社会保险，为教职员工代办申报职称、根据档案确定退休年龄、代为缴纳职工养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整，出具与人事档案有关的证明材料等等。因此，高等学校人事档案的重要性显而易见，不仅对本校的人才开发、利用、管理具有举足轻重的作用，而且对社会公共服务及人才的管理者、人才的决策者、人才的使用者来说，人事档案的价值及作用也是不可代替的。

（二）人事档案管理的意义。在中国，人事档案对人才使用、开发、管理及流动都具有极大的作用。例如：某人想调整自己的工作，调到更适合自己发挥专业特长的地方或单位工作，如若原工作单位不同意其调到其他工作单位。则此人的人事档案就不能转出，即使此人离开原工作单位，到新工作单位工作，在没有人事档案的情况下，当事人会遇到很多与人事档案有关的困难和麻烦。如果建立起人事档案社会化开放式管理模式，所有的人都是社会人，而不是受某个单位限制的单位人，个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，上述案例不复存在，人才流动更加便利快捷，人才会释放出巨大的能量，发挥不同于在一个固定单位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、电子化、人才服务社会化的背景下，建立高等学校人事档案与社会人才管理机构的人事档案管理的互连互动、信息互享，带动全社会对人才信息的公开化，让不仅是所在学校了解和掌握人才信息，整个社会也能了解和掌握人才的真实状况，使人才不仅在本学校发挥作用，在社会上也能发挥其巨大的作用。为建设中国特色的社会主义社会服务。人事档案管理的重大意义就在于人才的开发和最大限度地使用人才。

（三）人事档案社会价值。高等学校人事档案管理的信息化、社会化、电子化，可以提高人事档案管理的效率，能更加充分有效地使高等学校、社会组织或机构了解人才、选择人才、使用人才，为各个高等学校、社会组织、社会机构及全社会服务。在传统的人事档案管理中，人事档案的管理、利用仅限于本单位内部，严重制约了人事档案的使用价值和利用率。同时也制约了人才的使用、流动及服务社会的作用。高等学校人事档案管理改革是时代赋予高等学校的历史使命，高等学校人事档案管理的信息化、电子化、社会化，是全面深化改革的要求，是社会主义市场经济的要求，也是对高等学校人事档案管理模式进行现代化、信息化、电子化、经济化改革的要求。在传统的人事档案管理模式中，人事档案管理是封闭的、单一的、不追求使用率及利用率，人事档案是在各个单位内部人事部门进行严密的管理。当今是改革开放的时代，人才的社会性要求越来越高，如果还是按传统的人事档案管理模式进行管理，不进行与时代相适应的改革，就不能够适应社会的发展需求，就不能与时俱进，从而严重影响和制约了人才的开发、培养、使用及社会化服务。同时也不符合现代信息化、经济化、科技化、市场化社会的要求。高等学校人事档案管理改革就是要改革人事档案传统的管理模式，创新高等学校人事档案管理利用的高效化、社会化及人才的社会流动化，最大限度地提高高等学校人事档案的社会利用价值。

二、高等学校人事档案管理工作的改善对策

（一）加强对高等学校人事档案管理工作的领导、监督、检查力度。高等学校的各级领导及人事档案管理工作的工作人员要重视人事档案管理工作，领导要经常检查人事档案的管理工作，及时发现人事档案管理工作中出现的问题，且对人事档案管理工作中出现的问题给予及时地解决。高等学校的人事档案，在人才流动、人才交流、干部选拔任用等方面扮演着极其重要的角色。伴随着全面深化改革进程的不断推进，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都会不断地改革、创新及完善，与之相对应的人事档案管理工作及制度也会随之相应地改革、发展、完善。改革高等学校人事档案管理工作及制度是时代对高等学校提出的要求，是全面深化改革对高等学校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流动，发挥人才最大的社会价值与经济价值对高等学校提出的要求。因此，我们的高等学校一定要在全面深化改革的新的历史时期加大力度管理好高等学校教职员工的人事档案，充分发挥人事档案的真实性作用、历史性作用及全貌性作用。

（二）便于人才流动、给人才流动创造便捷、高效的服务。传统观念对人事档案的认识是，人事档案只是管理、不要出任何问题（诸如：丢失、损毁等），对于利用、发挥其使用价值却一直认识不够，没有充分发挥人事档案在人才交流、人才宣传、人才使用及公众对人才的了解和认可等方面的重要作用。在现代化的信息社会里，宣传（即：信息的公开和传播）是现代社会的重要特征，人才的特长是通过可公开的档案信息传递到方方面面的，能够充分发挥每个人才的作用，是对国家、社会及单位的重要贡献，也是对我国社会主义不断发展、迈向精神文明、物质丰富的国际化社会的重要贡献。

创造合理高效、便于流动、信息快捷的人事档案管理体制，是我国高等学校当前人事档案改革和发展的首要任务。高等学校人才的社会流动，推动高等学校之间的竞争、发展及进步。高等学校人才的校内流动，促进校内各院系的竞争、发展及最大限度地为国家和社会服务。因此，高等学校的人事档案管理工作，不仅是人事档案管理人员的事，更是高等学校主要领导及各级领导义不容辞的重要任务。

（三）改进传统观念，充实更新档案内容。传统的人事档案的内容是政治面貌、年度总结、职称评定、表彰奖惩等，但是，作为一个高等学校却恰恰忽略了专业技术人员（教师及研究人员）的业务档案。对于行政管理人员来说，传统的人事档案管理对于人员的流动、变迁、使用还能应付，但是，对于专业技术人员来说，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在对专业技术人员的交流、使用、发挥其专业特长上，受到制约和限制，不能充分反映专业技术人员的专业信息，制约了专业技术人员作用的发挥，最终受损失的是我们的国家、社会及专业技术人才所在的高等学校。

高等学校的作用很多，但其中之一是提供社会服务，高等学校的管理人员是给专业技术人员提供服务平台，使其最大限度地发挥自己的专业特长，作出贡献，来影响和提升学校的声誉、地位、知名度等，给学校带来价值和利益。因此一个高等学校的社会声誉、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地发挥专业技术人员的作用，要想最大限度地发挥专业技术人员的作用，就要充分做好高等学校专业技术人员的人事档案管理工作。

（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才的信息资源库，有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，最大限度地发挥人才的作用，是人事档案管理工作的突出目的。把先进的科学技术设施设备应用到人事档案管理中，提高人事档案的利用效率，实现人事档案管理的现代化，是人事档案管理改革的重要任务。高等学校在人事档案管理改革过程中，要提高人事档案管理工作的水平和效率，要准确、及时地传递人才信息，为人才的需求者提供全面、真实、高效、便捷的人才信息服务。现代化的人事档案管理工作已经离不开计算机、网络等现代化的设备及技术，高等学校的人事档案管理工作不仅要添加、充实这些现代化的设施设备，还要组织和培训好人事档案的管理人员，熟练掌握及熟练使用这些现代化的设施设备，使其为高等学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。另外，在加强人事档案现代化、信息化建设时，还要注意保存好纸制人事档案，因为数字化档案的原始性和真实性较难鉴别。还有，不向外公开的、有密级的人事档案也以纸制档案保存为宜。可向外公开的人事档案，进行数字化管理，可以有效、快速地为社会服务，省时省力，迅速便捷，节省经费和人力。人才的利用方和查阅方可以通过已经普及的互联网查阅人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事档案信息，对人才资源进行充分利用，尽量减少人才的闲置和浪费，把人才充分和有效地利用好，使其为国家和社会做出贡献。

（五）促进人事档案管理制度的标准化进程。人事档案管理的标准化，不仅可以使人事档案管理人员按国家统一的标准进行人事档案的管理、操作及提供利用，还可以使人事档案在流动、参阅、保密等多个环节高速、快捷、方便地为利用者服务。高等学校是人才高度集中，人员多、流动频繁的单位，实行人事档案管理的标准化，既可以省时省力、减少管理人员、节省经费和开支，还可以给利用者提供便于查阅、省时省力的便捷服务。

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1 中等职业学校人事档案管理的现状

1.1 领导对人事档案的重视不够

学校组织、人事部门是利用人事档案最频繁的部门，所以，上到学校领导层，下到每一个教职员工，都应该重视人事档案工作，始终把人事档案放在一个高度上，以严谨认真的态度对待。但纵观现今的大部分职业学校，根本就不重视档案工作，认为其可有可无，不仅人事档案工作人员素质偏低，且资金设备供给与需求不相适应，致使人事档案储存、检索手段比较落后。

1.2 档案管理不规范

当前，大部分职业学校的档案管理部门尚未建立起一套具体的实施细则和制度，管理工作人员在平时的工作中，只是进行一些简单的工作，如只是按时间先后顺序进行档案袋编号，或只是对档案资料进行简单的防潮、防霉等保护工作，并未能及时建档立卷，未能及时收集、整理归档材料，致使很多重要的档案内容不全。另外，目前很多职业学校的档案管理手段还处在原始阶段，缺乏科学化、系统化、现代化的管理，这不仅大大浪费了人力物力，降低了人事档案工作效率，且致使人事档案未能真正发挥其应用的功效，未能很好地为人力资源开发提供服务。

1.3 人事档案信息的单一性和不完整性

人事档案既然是全面记述个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，就必须反映各方面的全貌。但目前学校的人事档案材料中，过多的运用了政治术语，很少甚至是几乎没有关于个人性格特征方面的材料，就是对于个人德、能、勤、绩这几个方面的相关评价也很少涉及，让人看到的人事档案材料中只有优点，没有缺点；只有成绩，没有差错。

1.4 档案人员业务素质低

当代人事档案管理工作人员不仅应具备传统技能，且在信息化时代，还应具有信息技能，加强计算机应用能力的学习，以实现利用现代化信息手段进行人事档案管理。但现今，中等职业学校的档案管理人员的素质普遍较低，大部分管理人员根本不是档案专业出身，缺乏过硬的专业素质，不能熟练掌握相关的档案理论知识和业务知识，不能很好地运用现代化信息手段进行档案管理工作，因此很难适应新时期对人事档案工作提出的更高要求。

1.5 人事档案利用水平较低

人事档案的真正用途是服务于人们的人事工作，为人事决策提供参考依据。但经过多方面的调查发现，目前大部分职业学校的人事档案还是重保密、轻利用，就算是利用，利用的范围也非常有限，仅限于简历、职称、工资等。另外，人事档案管理人员尚未有主动服务意识，只有当需要者找上门来才主动提供服务，工作处于一种被动服务的状态，很难真正地体现人事档案的利用价值。

2 中等职业学校人事档案管理的相关对策

2.1 采取措施实现中职学校人事档案的动态管理

中职学校人事档案的动态管理，是指在档案管理的生命周期内，既要记载个人的历史情况也要及时记载个人的近期现实情况，既要记载个人的政治面貌、经历等过往情况，也要记载个人在成长历程中的培训、受教育等情况，既要有客观的评价也要有一些具有参考价值的主观评价，以确保档案材料的客观真实，并能随着个人的成长进行动态性管理。因此，要做好中职学校人事档案管理工作，应充分利用现有的信息技术，结合传统的档案管理流程，即在“收、管、用”的过程中合理灵活地运用动态管理模式，以达到目标与过程的统一。

2.2 制定严谨的人事档案管理工作制度

鉴于人事档案工作在教学发展中的重要作用，应根据中等职业学校档案管理的要求，制定出一套严谨的人事档案管理工作制度、工作细则、岗位职责，将人事档案管理工作纳入学校日常管理的范畴，建立起科学、规范、系统的一系列人事档案管理制度，以档案工作的八个环节为抓手，如收集、整理、归档、分类、编目、立卷、装订、保管等，每个环节设立程序化细则，并相应制定人员分工、责任追究等条款。在档案工作的各环节上要进行定量分析，在分析研究的基础上制定各项标准，如整理标准、统计标准、服务标准和各项技术标准等。通过建立健全规章制度和各项标准，使中等职业学校的人事档案工作走上现代化和科学化管理的轨道。

2.3 强化人事档案管理人员的综合素质

首先，人事档案管理人员要不断更新观念，勇于进取，关注新形势、新问题，把学校档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭向开放型转变。其次，要强化人事档案管理人员的政治素质和思想水平，使其具有较高的政治思想觉悟，能坚持人事档案管理工作制度，能认真履行岗位职责，在工作中坚持原则、作风正派、秉公办事，不断提高自身的政治思想水平。第三，要强化人事档案管理人员的业务素质，除加强对其的业务培训外，人事档案管理人员自身也要不断加强专业知识学习，拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力和计算机应用能力等，努力提高自身的专业水平和管理技术，使自己成为熟悉档案管理的工作人员，从而为学校人事工作和教学工作服务。

2.4 创新管理模式，实现现代化和信息化的档案管理

首先，要增强创新意识，更新立卷制度，改进工作手段。其次，要应用现代技术，加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前，计算机已应用于人事档案管理工作当中，信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高，在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷。因此，人事档案管理人员则应掌握计算机等信息技术，能熟练应用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。

2.5 转变档案服务意识，提高档案的使用率

首先，档案管理人员应转变思想、更新观念，改变传统的“重保密、轻利用”的观念，统筹安排好各环节工作，正确处理好利用和保密的关系，使两者和谐共存。其次，中等职业学校人事档案管理工作者应当增强服务意识，积极主动地开发利用人才信息，为学校的人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。第三，在自觉遵守人事档案管理制度的条件下，应充分利用网络技术、计算机技术、多媒体技术等，将人事档案作为社会信息源之一，有条件地向社会开放，尤其是向本人开放，为社会提供合理、简便、快捷、高效的人力资源信息，扩大服务范围，提高档案的使用率。

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关键词： 基于Web 学校人事档案 自动化管理 系统设计

1.引言

在信息化越来越成熟的今天，办公自动化成为一种潮流，并且使得手动办公的缺点无限放大，然而，由于档案管理领域的特殊性，许多部门单位的档案仍然停留在手动办公、纸质存档的阶段，这种传统的管理方式不仅效率低下，管理成本高，而且存在着容易丢失，存放不安全，检索慢等缺点。学校的人事档案属于学校内部的重要资料，相比较学校的其他部分，如图书教材管理、教务管理、财务管理、行政绩效管理等还处于信息化的初级阶段，档案中反映的年龄、工龄、职称等要素直接影响到学校各教师或教辅人员的切身利益，一旦丢失或发生错误将会造成很严重的后果。因此加大力度加快进程实现学校人事档案的自动化高效安全管理，势在必行。

2.问题解析

2.1传统方式的弊端

现阶段很多学校的人事档案是按部门放入相应的资料箱（柜），然后在纸质上统计，这种方式属于纯人工操作，极易发生投放失误、丢失、信息不对等、查找不易等问题。而档案是反映学校教工各方面信息的重要甚至是唯一依据，涉及教工的工资、保险、税务、职称、医疗等方方面面，所以一旦发生问题，后果十分严重。另外，随着学校教职员工人数的不断增多，信息量大幅度增加，档案管理成本不断攀升，如果遇到需要批量处理的问题，就需要让相关人员自行上报资料，然后人事部门核实，而每年都存在教职员工多次上报相同或相似信息的情况，人事部门的核实统计工作量也很大。

2.2实现目标

使用计算机平台和Web技术，设计搭建一个网络平台，在学校范围内共享访问，由人事部门初始化录入各教职员工的个人信息，并批量分配教职员工个人专属账号和密码，信息录入完毕之后由教职员工本人凭账号和密码登入系统进行信息核实，核实无误后确认。设计统计模块，可实现按照多条件查询统计，以便学校进行信息批量处理。设计后台管理模块，可实现教职个人信息更新等操作。

2.3主要功能

2.3.1人事部门相关通知和查看。

2.3.2个人信息核实和报错。

2.3.3教职员工的档案信息查看和统计。

2.3.4各单位和个人的信息更新。

2.3.5教职员工的考勤、考核、奖励和惩处管理。

2.4相关技术

本系统采用由Orical公司旗下的Java语言作为系统开发的软件程序设计语言，使用JSP技术作为Web的显示层，使用开源免费的MySql数据库作为数据库后台，并在Apache公司的Tomcat6.0服务器上进行管理，其中还涉及Java Bean技术、JDBC数据库访问技术、JavaScript脚本技术、Struts2.2框架技术等。上述一套技术均开源免费，最大限度地节省了学校使用本系统所需支出的成本，技术细节成熟完善，在电子商务、电子政务等领域广泛应用，安全性也可以得到很好的保障。

3.系统设计

3.1系统功能设计

经分析和走访，本系统分为以下五个模块：人事信息模块、信息查看和报错模块、后台管理模块、查询统计模块和人事考核模块。其中，人事信息模块主要是针对学校人事部门的各种通告、新闻的和查看，可以参照各信息实例中设置置顶、重要、悬浮滚动、普通等级别；信息查看和报错模块主要实现个人信息、部门信息的查看，如果发现信息有误可以提交纠错申请，由人事部门核实后进行更新；后台管理模块主要是实现信息的更新、删除冗余等操作，另外也加入维护系统的功能。查询统计模块可以实现档案信息的单个查询和多条件综合检索，并可以实现分类汇总统计。人事考核模块主要实现学校内部各项人事考核指标的个人完成程度，是学校行政信息化公开的重要体现。

功能模块图如下：

3.2数据库设计

良好的数据库设计对于一个高性能的应用程序非常重要，就像一个空气动力装置对于一辆赛车的重要性一样。如果一辆汽车没有平滑的曲线，将会因阻力太大而无法疾驰。关系没有经过优化，数据库无法尽可能高效地运行。应该把数据库的关系和性能看作是规范化的一部分。

本系统采用MySql5.5作为数据库后台，共设计20个数据库表，表内主外键设计以及触发器的设置都严格遵循关系型数据库的第三范式。

3.3关键技术设计

3.3.1采用唯一码来作为教职员工的个人编号代码，放置信息冗余重复和同名员工的信息重叠，并且，由于该唯一码由系统自动生成，和个人的身份信息并无任何关系，从侧面保护了员工的个人信息。

3.3.2如遇到个人信息有误，需要填写纠错申请，然后等待人事部门审核更新。有效防止个人密码丢失后被恶意篡改个人信息的发生。

3.3.3对于需要批量检索的数据，可以按照多个条件联合检索，并支持模糊查询技术。

3.3.4信息分页，当遇到检索的内容条目很多时，可以自动分页实现多页显示。

4.总结

本系统通过软件技术和网络平台实现了学校人事档案的自动化管理，在系统中加入人事考核和人事新闻模块，使得人事部门的办公可以在本平台上实现一体化。本系统具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特点，可以大幅提高学校的信息化、自动化进程，提高办公效率，增强档案信息的安全性，降低由于重复填报个人信息所带来的额外的工作量。相信本系统的应用可以给学校的档案管理工作带来更多的效益和价值。

参考文献：

［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中国电力出版社，2007.

［2］李相国等.Java实例精通.机械工业出版社，2009.

［3］李兴华.Java开发实战经典.北京：清华大学出版社，2009.

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关键词： 项目管理 理论 学校人事档案

学校人事档案是学校在人才引进和管理的过程中形成的，记录和反映教职工经历和表现以备考查的重要文件资料。项目管理理论，其核心就是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理），它对于提高学校人事档案管理效率，提高档案自身价值，服务学校管理工作，同样具有十分重要的意义。

一、学校人事档案管理的现状分析

近年来，国家教育事业政策和人事管理制度不断发展变化，而学校现行的人事档案管理工作模式却明显滞后，不利于学校工作开展。当前，学校人事档案管理存在的问题主要有以下几个方面。

（一）管理思想和体制落后，计划性不强。

学校的工作重点是提高教育水平，改善教育条件和环境，提供更全面的优质教育。在中小学校工作中，普遍存在着注重升学而轻视学校管理的现象。在人事档案的管理上仅仅是收集、整理、存放、保管档案，很少在人事档案管理中有目的、有计划地开展阶段性工作，人事档案管理不能更好地发挥作用。

（二）管理设施建设落后，操作复杂。

人事档案的收集、整理、编目、归类等工作主要靠手工的操作。纸质的档案在多次装订、整理后损坏严重，影响档案的安全性和完整性。同时，人事档案的管理缺乏办公自动化技术和档案管理软件，电子化档案管理经验缺乏，技术跟不上实际工作需求。

（三）人事档案内容不全面，难以规范。

学校普遍存在着人事档案的材料不经过严格审查就归档的问题。有些档案内容填写过于简单、不合规范，有的内容前后矛盾，有的档案资料因为归档不及时、存放不规范造成残缺不全，人事档案管理缺乏系统性、规范性。

（四）个人档案意识淡薄，归档处理难度大。

很多教职工个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏，或者原始档案无从查找，甚至在需要的时候匆忙补新档案，这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。

二、项目管理理论的核心观点

项目管理是指“在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。”其核心观点是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理）。

（一）PDCA循环的由来。

PDCA循环是一种科学的工作程序，最早是由美国贝尔实验室的休哈特博士提出，后经戴明博士在日本推广应用，又有人称之为“戴明环”。PDCA循环--改善提升，本是产品质量控制的一个原则，但是它不仅仅能控制产品质量管理的过程，它同样可以有效控制人事档案工作质量和管理质量。

（二）PDCA循环的四个阶段。

Pcda循环管理工作经过计划、执行计划、检查计划、对计划进行调整并不断改善这样四个阶段。

1.第一阶段计划，包括分析现状，找出存在问题的原因，分析产生问题的原因，找出其中主要原因，拟订措施计划，预计效果五个步骤。

2.第二阶段实施，这个阶段是实施计划阶段所规定的内容，执行技术组织措施计划，高效的执行力是组织完成任务的重要一环。

3.第三阶段检查，这个阶段是把实施阶段执行的结果与预定目标对比，检查计划执行情况是否达到预期效果。

4.第四阶段处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定并适当推广、力求标准化，对失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里，实现阶梯式上升。

三、项目管理理论在学校人事档案管理中的实践

笔者结合从事学校人事档案管理的工作实际，针对人事档案管理中存在的问题，尝试将项目管理理论引入学校人事档案管理中进行实践运用，获得了很好的效果。

（一）明确工作计划。

在学校人事档案管理中，每一项阶段性工作开始前，人事档案管理人员结合本学校的特点，认真制订工作计划。根据人事档案内容的重要性程度，按需安排工作重点，突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。

（二）强化过程控制。

档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的过程实施工作。人事档案管理人员按照阶段性工作计划，主动和教务、总务、后勤等部门联系，做好经常性的收集归档工作。在该过程中，严格执行工作计划，使计划中明确的工作任务都能够有效落实。

（三）规范检查程序。

在完成收集工作以后，人事档案管理人员加强档案检查，确保人事档案收集手续完备，内容完整，表述准确，以维护档案的完整性、真实性。并进一步加强和档案材料提供部门的联系和沟通，将不属于归档范围的材料及时退回有关部门，并将收集到的人事档案资料及时装订，不散失，不积压。

（四）不断总结提升。

档案管理工作人员根据检查情况，不断发现问题，总结经验，不断掌握切合本学校实际的、可行的方法和手段，与时俱进，提高了档案管理技术，为学校管理、培养、使用人才提供信息，使人事档案管理工作在外部条件不变的情况下更加科学，更为先进，保证档案信息的真实性、时效性和准确性。

四、在人事档案管理中运用项目管理理论的基本要求

对人事档案管理者来说，采用PDCA理论可以使管理工作向良性循环的方向发展，实施并熟练运用该理论，能更加有效地驾驭工作。在实际运用中，要同步推进人事档案管理的科学化、规范化、现代化建设，才能不断提高管理效率。

（一）牢固树立人事管理档案质量意识。

档案质量的提高，与人事档案管理者的质量意识有着密切关系。只有认识人事档案管理的重要性，才能体会到项目管理理论实践与运用的重要作用。要高度重视本单位档案工作的重要性，从事档案工作的人员，必须要牢固树立质量意识，用较高的计划性、执行力、工作质量来提高档案质量。

（二）全面提高人事档案管理综合素质。

良好的政治素质和业务素质是做好人事档案管理工作的基础。从事人事档案管理工作的人员要有强烈的责任心和高度的使命感，要有良好的职业道德，要有敬业奉献的无私精神。人事档案管理工作同时也是一项业务性比较强的工作，工作人员业务素质的高低，对能否提高档案质量起着至关重要的作用。要熟练运用项目管理理论，提高档案质量，就要不停加强自身的业务学习。人事档案管理部门要给从事专兼职档案管理工作人员拟订业务学习和培训的计划，提高人员业务知识水平，更好地适应新时期档案工作的要求。

（三）建立健全质量检验标准。

要把全面实现人事档案的价值作为检验人事档案工作质量的检验标准。学校从事人事档案工作的人员，要通过运用项目管理论知识，加强档案的质量管理，更好地为教育教学服务，促进教育教学质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

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【关键词】干部人事档案；高校学生档案；管理模式

随着全国干部人事档案专项审核工作的展开，全国各高校的学籍学历管理部门和档案管理部门开始了查证工作，在查证过程中较为突出和共性的问题――档案中的学习经历材料不齐全、不规范，如缺少高考报名表、新生入学登记表、学生（学籍）登记表等，或填写的出生日期与本人信息不符等。证据材料必须到学校历史档案中查找，如果能够查找到相关记载，就给学生出具相关证明材料。如果查找不到相关记载，就会给学生个人造成不必要的麻烦。如何避免这些因管理不规范和不严格造成的“后遗症”，做好高校学生档案管理工作，是值得人们深深思考和积极探索的。

一、从高校学生档案管理主体着手

当前，中国高校都比较重视教学管理工作，对于学生档案管理却认识不到位，没有形成统一的管理机制，不论是教育部还是国家档案局，对学生档案管理主体部门都没有作出明确规定，而是由各高校视本校情况来确定，可能是高校档案馆，也可能是学生处、就业处、教务处、团委，还有可能是各个院系，这样就容易造成管理机制不够健全、管理程序不够规范、管理方式不够完善等问题，无法保证学生档案的准确性和完整性。档案管理机构作为高校学生档案管理的主体，优势是毋庸置疑的。其一，建国以来中国档案管理的基本原则就是集中统一管理，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，也应按照国家要求由学校档案管理机构统一管理。2008 年9 月1 日实施的《高等教育档案管理办法》（简称27 号令）在文件材料的归档范围内中增设“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系，从根本上解决了管理体制问题，为高校学生档案管理工作的依法开展奠定了重要基础。其二，高校档案管理机构是专业的档案管理部T，不仅拥有专用档案库房，还配备档案管理专业人员，这为实现高校学生档案专业化管理提供了有力保障。但是，在实际操作中也存在着档案管理专业人员较少，学生档案数量庞大的问题。怎样解决这个无法避免的矛盾呢，可采用档案管理机构统一安排布置工作，档案产生部门按照档案材料生成时间、类别进行整理和移交，档案专业管理人员完成归档和管理工作。同时，在《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，制定符合本校实际情况和特点的学生档案管理规章制度，明确管理职责、归档范围、归档内容、归档要求、归档渠道和归档时间。各学生档案生成部门根据管理制度开展工作，确保归档内容及时、真实、准确、全面、合法。

二、从高校学生档案管理客体改进

由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案归档范围和内容并没有统一规定，而由各高校自行规定，这就造成了归档内容、形式五花八门，应该归档的材料没有归档，没有必要归档的却归档了。这是在此次干部人事档案专项审核工作中，凸显出来的最大问题。怎样解决这个问题，是下一步高校学生档案管理工作的重点。高校学生档案与干部人事档案是连续的关系，高校学生档案随着学生毕业后身份的改变直接转换为干部人事档案或其他类型档案。如何做好高校学生档案与干部人事档案的衔接，避免产生“后遗症”呢？高校学生档案管理应当在参照《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，结合本校具体情况和特点，确定本校学生档案归档范围。归档材料不仅能反映学生个人履历、学习情况、思想状况、奖惩情况等内容，还要充实具有利用价值的材料，如社会实践、综合素质、职业技能、专业辅修、心理健康、资格证书及考级证书等个性化的东西，尽量准确、全面、客观地记录学生在校情况，为档案利用单位提供可靠的参考依据。

三、从高校学生档案管理手段实施

搭建高校学生档案工作网络平台，实现学生档案管理信息化。由于高校学生档案的实时性和动态性较强，在实际操作中，要将学生档案工作平台覆盖到产生学生档案的各个部门、各个环节、各个时段。学生档案工作网络平台要与学籍学历管理系统、教学管理系统、学生管理系统、心理健康数据等对接，形成一个完整的学生电子档案。学生档案管理系统的建立，便于班主任、任课教师及家长及时了解学生情况，便于教学和学生管理工作更有目的地开展，便于各部门之间协调配合，同时，也为用人单位提供可靠参考依据。当前，中国高等教育最权威的网站――中国高等教育学生信息网（以下简称：学信网）的学籍学历信息最具权威性，其中的“全国高等教育学历证书电子档案”是中国目前唯一全国性人才数据库，也是社会利用率最高的，能够查询到高校在校生学籍信息和历届毕业生学历信息（1991 年以后），内容包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、入学日期、毕业日期、学制、学习形式、毕业证编号等基础数据，但对于用人单位在择才方面的参考价值较低。如能在此基础上搭建高校学生档案工作网络平台，并入高校学生档案内容，如个人履历、专业成绩、奖惩情况、社会实践、身体状况、心理状况、职业技能、特长、诚信等方面的信息，从而形成全面的学生电子档案。这样的电子档案无疑是真实的、完整的、权威的，使用人单位更加方便、快捷地查询到学生在校期间全面、真实的情况，参考价值将大大提高，从而实现高校学生档案利用价值的最大化。

【参考文献】

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2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。

高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。

一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题

1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。

通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：

1、缺少科学的管理方法

目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍本文由收集整理管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的excel电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。

2、没能适时完善管理制度

如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。

3、全程化管理程度低浅

高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。

4、不能及时创新管理

高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。

二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考

基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：

1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传

为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。

2、逐步运用信息化管理的方式方法

在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。

3、建章立制，规范管理

（1）收集制度

新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。

（2）立档和整档制度

结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。

（3）使用制度

在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。

4、加强全程化管理

在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。

5、利用勤工助学等形式创新管理

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中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关要求，就中小学校档案管理谈几点粗浅的认识。

一、中小学校档案管理工作存在的问题

就目前中小学校档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：

1、档案管理人员缺乏。据了解，多数学校没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，且业务水平低下；

2、大部分学校的领导对档案管理工作认识不足，更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用；

3、管理条件不合格。不少学校没有专门的档案室（柜），不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管和使用效果。

4、档案收集很不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多；

5、档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约，许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少；

二、做好中小学校档案管理工作的几点认识

1、建立档案要有强烈的立档意识。要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应引入待整理档案袋小憩。

随着教育标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化，笔者认为：首先，观念要现代化，即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展中小学校档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化，即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。四是中小学校要在“农远工程”的基础上，加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，与周边学校或名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享，将计算机作为档案管理的重要工具，进一步发挥学校档案的重要作用。

2、确立现代化管理意识。提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。为此，教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导，至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法，扎扎实实地抓好学校档案工作。必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。根据“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足社会家长和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值趋向，以现念和创新思维来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。同时，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。要按上级档案管理部门的要求，设立专职（或指定专人）负责此项工作。规范档案建设工作。不管学校规模大小，均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，逐步中小学校档案管理人员专业化、固定化。因此，各中小学校一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等，严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室，所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3.相关档案要建立联系，分类归档。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中，应着重收集本学校形成的文件资料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时，要根据教育主管部门和档案管理部门的要求，软硬件同步推进，在各方面积极创造条件，使学校的档案管理工作更加完善。