干部档案数字化管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇干部档案数字化管理，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：干部人事档案；数字化管理；问题

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现，领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理，对干部的选拔有重要的参考价值。近年来，我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，干部人事档案是会随着干部的调离而调离，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。因此，数字化档案越来越受到档案管理者的青睐，但是，在进行干部人事档案数字化管理时，还存在一些问题，本文也就此展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

对干部人事档案进行数字化管理时，不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下：

（一）减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，同时也提高了其工作的效率。（三）保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

虽然人事档案数字化管理能够提高工作效率等优点，但是，目前还存在很多问题，例如管理方式存在缺陷，管理设备不够先进，管理人员的素质不高等。详细内容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，无法实现计算机管理的环环配合，而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且，在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题，都与数字化干部人事档案的要求不符，同时没有实现真正的人事档案数字化管理，还是需要翻阅纸质的档案，使用传统的查档、调档方式，这样不仅不会提高工作效率，反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便，对服务的效率带来一定程度上的影响。

（二）管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

（三）干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然，这不是一蹴而就能够完成的，需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

三、结语

干部人事档案对干部的升职是有重要作用的，但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此，需要对干部人事档案管理方式进行改变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于应用这种管理方式时间不够长，有着管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进等问题，所以需要管理人员积极地去解决，可以从转变管理方式，购买先进的管理软硬件，加强对工作人员的系统培训等方面着手。

作者:李纯 单位:呼伦贝尔市人力资源和社会保障局

参考文献：

[1]曹炜炜.浅析干部人事档案数字化管理问题[J].管理观察,2015,21(7):60-61.

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【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想

一、现状分析

目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。

二、外部形势分析

据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。

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（一）业务流程分析

1、信息的数字化：信息的数字化主要包括两个方面，一是现有馆藏档案信息的数字化，包括档案整理、扫描、图文信息编辑和目录信息录入等；二是现有业务执行的信息化，包括办公自动化，如通过扫描仪等形成数字文档，以及按照格式规范通过信息平台直接上传、录入档案信息。2、信息的规范整合：信息的规范整合首先需要有规范的格式规定；根据规范格式，各部门业务人员上传、录入档案信息后，平台自动将档案信息进行归类存档，形成方便查询、统计的信息库；专门的档案管理人员可对档案信息进行查询、浏览，对部分不符合规范的信息进行整理。3、信息的存储：档案处理人员在档案管理人员进行信息的初审和整理后，进一步进行信息的审核和修改，在确认无误后，添加入库信息，如存放地址等。4、信息的管理：档案库信息的管理包括基本信息修改、借阅、转档、销毁等内容，这些管理业务是交叉进行的，没有特定的流程，操作的对象也是统一存储格式的档案数据，但对于不同门类的档案数据而言，其档案数据的元数据格式和属性有所区别，平台需考虑各档案门类数据库之间的信息集成，以及本阶段与档案服务利用阶段档案信息的一致性。5、信息的利用：档案利用的操作对象是部分可以提取出来使用的档案材料，其目的是面向各业务部门和各干部，方便各部门和干部的档案信息借阅、查询，档案管理的相关信息，共享部分档案信息内容，档案信息消除等等。

（二）功能需求调研

对平台功能需求进行调研，调研对象包括以上五个阶段中涉及的用户：1、在信息的数字化阶段：主要是各业务部门管理人员，其主要需求依次为：提供简洁、友好的用户操作界面，清晰的图文格式规范，详细的操作说明，方便快捷的查询功能，用户的系统操作记录功能。2、在信息的规范整理阶段：主要面向专兼职档案管理人员，其需求依次为：提供自动化的档案信息归类（根据需求确定类别）功能，提供自动化的档案信息格式检查功能，档案管理公告功能，用户的系统操作记录功能。3、在信息的存储阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：档案信息批量审核功能，方便快捷的查询、修改和统计功能，用户的系统操作记录功能。4、在信息的管理阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：方便快捷的查询、修改和统计功能，部分类别档案信息的开放共享设置功能，档案信息的借阅记录与时间统计功能（类似图书馆借阅），用户的系统操作记录功能。5、在信息的利用阶段：主要面向各业务部门和各类干部，其需求依次为：档案管理公告与查看功能，可借阅档案查询功能，在线续借功能等。从以上五个环节的功能需求调研不难看出，档案的数字化上传，档案的自动归类与格式检查，档案的查询、修改与统计，档案的开放设置与共享，档案的借阅是最为核心的五类功能。

系统设计与实现

（一）系统设计理念

其一，是要实现信息的数字化。通过原有信息的数字化转换，办公自动化，信息化平台录入等来实现。其二，是要实现信息的规范化。通过平台的格式检查，信息的流程审核与修改，最终实现信息的规范化。其三，是要实现信息的集成化。通过平台的固定类别信息上传，自动归类，最终实现不同类别档案信息的集成。集成有两条主线：一是不同类别信息的集成，如干部信息根据行政类进行集成，供查询和统计；二是根据各个干部进行信息的集成。其四，是要实现信息资源共享与利用的最大化。通过干部人事档案信息化管理系统，实现公开的个人信息跨部门、跨类别的查询或借阅，实现最大范围的数字化共享，提高档案信息的利用率。

（二）系统功能架构设想

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关键词：档案管理; 数字化管理; 现状；对策

信息技术的高速发展，带动了各行各业的发展与变革，档案管理工作的数字化发展亦是其发展的必然趋势，并且逐步成为档案管理工作的现代化的标志之一，传统档案工作由于涉及范围较广，内容繁多，工作量较大，经常会耗费大量的人力和物理，并且资料的储存与维护也需要投入较大的资金，加大了档案管理工作的难度，信息技术与档案工作的结合，极大的简化了工作程序， 提高了档案管理工作的效率，是未来档案管理工作发展的大趋势。

一、档案数字化管理的意义

1、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

二．数字档案信息安全管理面临的主要问题

1 意识问题

目前，档案从业人员信息安全保障意识还很淡薄，数字档案信息安全管理这一重大问题，广大公众知之甚少，毫无感觉。他们在频繁的使用、查找数字档案信息的同时却没有明显的感受到那些现在存在的数字档案信息可能会消失。即便是档案管理人员也缺乏安全管理意识。没有主动的探讨或者进行研究。档案从业人员保障意识的缺乏，导致数字档案信息安全保障工作的理论和实践都缺乏坚实的基础。

2 技术问题

信息技术的快速发展，也使数字档案信息安全在技术层面面临许多问题。一信息安全技术的发展解决了一些数字档案信息安全保障问题。另一方面，信息技发展又为数字档案信息安全保障带来了新的问题，又需要信息安全技术的更进一展。数字签名、数字水印等，是常见的数字档案信息的识别和鉴别采用的技术，每一种都各有优缺点，选用一种还是几种，多种技术的互相配套机制如何，这些问题都有待进一步解决。

3 管理问题

当下档案管理工作的水平还处于比较落后的状态，虽然数字化档案安全评估工作已经引起了全社会企事业单位的重视。但是安全评估和风险管理水平不高，也是我们当前所必须面临的困难。其次日常操作不规范，主要表现在以下三个方面：一是岗位职责的划分不明确。主要体现在操作者在业务操作过程中权限混乱，有越岗、代岗的现象出现。二是操作人员不经允许擅自修改计算机设置，私自在计算机上安装与业务无关的软件，这样将会很容易造成操作系统的瘫痪。三是操作人员在设定业务系统的密码时过于简单或长时间部队密码进行修改，长此以往这将会导致非操作人员很容易的进入业务系统，将会导致信息的丢失或是进行档案的修改，从而档案的安全性将会没有了保障。如果操作人员缺乏安全知识， “有什么问题由网络管理员管”的依赖性，没有充分认识到不规范操作所产生的严重危害，容易违规操作。

4 人才问题

管理档案者是保障数字档案信息安全最为重要因素之一。数字化档案管理的人才在当今相对缺失，在选择人才的过程中既要考虑到档案的安全管理保障，又要考虑到该人使用计算机的熟练程度和档案管理的专业技能。因此，当今社会档案管理的人才还是比较缺失的。此外，档案专业人才的流失，也是人才缺失的因素之一。目前，现有档案队伍整体素质较低，掌握知识陈旧。至今绝大多数档案管理部门在挖掘本部门数字档案信息安全保障人才方面的工作不到位，没有进行有效、专业且有针对性的指导，关于建立数字化档案信息安全体系还不够完善，对档案工作的重视度不够。这些因素都制约着数字信息安全保障体系的建设。此外，在实际的数字档案信息安全保障体系建设过程中，档案管理部门的观念还存在着诸多的误区。

三、完善档案数字化管理的对策

1 提高对数字化档案管理工作的认识程度

数字化档案管理工作改变了以往传统的纸质档案工作的模式，这就要求档案工作管理人员要转变以往传统的工作观念，学习数字化的档案分类、储存、读取等数字信息技术，加强自身工作技术技能，并做到工作高效，归档清晰，利用方便，保密到位，并结合网络信息平台，充分发挥档案数字化的优势，提高档案的利用率

2 加强档案数字化管理建设和投入

当下各企事业单位已经开始档案数字化，与此同时档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境。硬件技术环境：计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、光纤传输系统、微波网、卫星线路等等各种必须设备，在前期资金投入上，这些硬件设备是开展工作的基础；对于软件环境，为了提高工作效率，避免环境资源的浪费。主管部门应当与上级部门进行协调、统筹开发能够相互兼容的软件系统，其中包括：信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等。

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[关键词]档案；数字化；思考

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设，实现档案事业的基础工作。

一、档案资料数字化建设的必要性

1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

1、推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、有重点地抓好数据库建设。目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

3、改变工作方式，健全工作规范。档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解本地区的重要实践活动，为社会发展的基本情况的基础上走创新之路。

4、提高人员素质，培养现代化管理人才。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机、网络技术和电子文件管理知识是必不可少的。但从目前档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的控制十分不利，要改变这种情况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，适应现代化、信息化管理的需要。