电子档案电子化精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇电子档案电子化，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：档案信息 电子化现状必要性

前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。

1.档案信息电子化的现状

我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。

1.1 软件缺少通用性

在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。

1.2 无法实现档案信息资源共享

我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。

1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高

要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。

1.4 管理方法意识有待提高

部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。

1.5 管理人员的素质仍需提高

档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。

2.档案信息电子化的发展

随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

3.档案信息电子化出现的必然性

3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率

档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。

3.2 提高信息的时效性

相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3.3 经费限制的障碍消失了

档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。

3.4 档案信息电子化的传播速度快

档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 缩短与国际化接轨的进程

档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。

4.档案信息电子化的建议

面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 正确面对电子文件的保存

从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

4.4 重视人员的结构调整

我国对档案文化的重视程度是足够的，但是我国档案人员的素质要紧跟时代的步伐，要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。这是适应档案信息电子化得根本对策，必然途径。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

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[关键词]城建档案 信息电子化 数学化建设

随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

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关键词：档案电子化 电子档案 整理 保护

一、电子档案的优缺点

1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。

2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。

二、电子档案的整理与保护方法

1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。

2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。

3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。

4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。

档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。

参考文献

[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）

[2]郭玉晖.论电子档案的整理及其保护[J].中国外资，2012（14）

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荣誉档案在档案中占据着独特而重要的地位，它的价值不容忽视。随着改革开放和企业对外宣传力度的加大，实体荣誉档案的管理和利用方式已明显滞后。在荣誉档案的管理和利用上，如何运用先进的电子技术，已经成为摆在我们面前亟待解决的新课题。这必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。荣誉档案电子化管理将成为实体荣誉档案的延伸，这种延伸是利用者的需要决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。

一，荣誉档案电子化管理的意义

在新的历史时期，档案工作要抓住历史机遇，不断开发档案新资源，努力拓宽档案新领域，寓创新于开拓之中。以科学发展观为指导，搞好档案资源的开发利用。面对信息化时代的发展，档案工作只有跟上时展的步伐，才能实现创新。荣誉档案电子化管理，就是使荣誉档案尽早进入“信息高速公路”，实现办公自动化、档案管理数字化、利用网络化、开发程序化的第一步，从而增强了档案事业的活力，为实现档案资源的充分利用提供了方便、快捷的服务手段。

二、荣誉档案电子化管理势在必行

(一)实体荣誉档案保管的弊端

荣誉档案分为集体荣誉档案和个人荣誉档案。我们这里所说的主要是指集体荣誉档案。

每个企业和部门经过顽强的拼搏和开创性的建设都收获了很多荣誉，都有着自己辉煌的历史，那装满密集架的荣誉就是她的见证。这些荣誉主要载体就是奖杯、奖牌、奖状、锦旗等。随着时间的迁移，这些荣誉越来越多。长期下去，既不便于长期保管，又给档案库房的容量增大了压力。随着企业对外宣传力度的加大，每个单位、部门到档案室查阅、借阅荣誉档案的特别多，现拍照既浪费了大部分的时间，又为档案工作人员增加了劳动强度。

(二)荣誉档案电子化管理优点

荣誉档案电子化是指用数码照相机或其它设备将荣誉实体档案转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。

1、查阅快。荣誉档案电子化管理是经过整理、加工，暂存在计算机中的，检索起来非常方便，只要轻点鼠标，随时都可以找到需要的荣誉档案。

2、传输快。从利用这个角度看，只要有通讯网络，电子荣誉档案不但可以直接拷贝，还可以邮件形式迅速传出。

3、成像快。电子荣誉档案是以图片的形式存储在计算机当中，若有需要荣誉照片，可以直接传送或输出，充分实现档案资源共享。

4、保存更加安全方便。传统的荣誉档案是以纸、布、铁、木等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差。无论是奖状、奖牌，还是奖杯，均会随着时间的推移出现褪色、发黄、生锈、字迹模糊等现象，从而影响荣誉档案的再次利用。荣誉档案电子化管理，使得荣誉档案的载体变成光盘、磁盘等。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，而且保存与复制不存在变质、褪色等问题。

所以说荣誉档案实体管理方法已经严重影响了档案利效率，这种滞后的，严重妨碍档案利用的解决方法就是尽早实现荣誉档案电子化管理。只有荣誉档案电子化管理才能迅速提高荣誉档案的利用效率，从而解决了重复的查阅、拍照带来的不必要的无效劳动。

三，荣誉档案电子化管理的方法

(一)荣誉实体档案转换成电子档案的方法和步骤

1、方法

可利用数码相机、网e拍、扫描仪等设备将荣誉档案逐件拍照，按照档案归档要求进行整理，以电子图片形式保存，这样实体荣誉档案就完成了向电子档案的转换。

2、具体步骤

(1)利用数码相机将荣誉档案逐一拍照。我们在接收荣誉档案时都有接收登记，拍照时最好按照登记顺序进行拍照，这样既提高了编辑速度，也提高了荣誉档案的查阅速度。

(2)将拍完的数码照片拷贝到计算机里。数码相机相当于一个移动硬盘，只有把存放在相机里的照片拷贝到计算机里，才能进行编辑。

(3)利用图像编辑软件进行编缉。我们所说的编辑就是将照片内容以外的部分剪下去。现在的图片处理软件非常多，大家选一种自己比较熟悉的一种就行，其方法和步骤基本是一致的(好一点的扫描仪也可以直接对照片进行编辑)。

以我用的图像处理软件为例(photoshop7.0)。

②获取照片(点菜单中的文件―打开―选―编辑对象)；

③裁剪／调整大小(点工具栏中的剪刀将编辑对象中多余的部分剪掉)；

④保存。

值得注意的是：无论大家使用什么图像处理软件，我个人意见保存图片格式最好是jpeg格式，不要使用图像处理软件的专用格式，因为随着时代的发展，任何一种软件都将升级或被淘汰。

(二)荣誉电子档案存放的方法

为了提高查找电子荣誉档案的速度，可以结合本单位实际情况，按照省、总局档案归档要求，按照组织机构或年代进行归档。

(1)图片独立存在方式

就是把荣誉档案图片集中放在一个图片库内，每个图片都独立存在的方式。此种方法必须按照归档要求制定查阅目录，目录上的序号与图片的名称要一一对映。此种方式是最直接，也是最简单的，但此种方式是比较好的。

(2)超级链接方式

此方法就是先根据荣誉名称、授予时间、授予部门等实际情况编制查阅目录，然后再将实物与目录链接起来。(具体方法：在编制好的查阅目录上，选择要链接的项目―鼠标右键―选超级链接―浏览目标选文件―选自己要链接的图片确定)

值得注意的是查阅目录与电子档案文件夹要存放在同一张盘或者同一文件夹里，否则链接失败。

(3)幻灯片方式

此方法易于观赏，可以理解为一个单位对外宣传的荣誉展。但是计算机中如没有幻灯片编辑软件，既便是编辑好的文件也将无法打开，所以说此方式受到一定的限制。(具体方法：打开幻灯片编辑软件选空演示文稿确定选取适合制作内容的自动版式(选空版)―插入编辑后的荣誉图片―来自文件―插入的图片需要调整大小―一般与底面的白框一般大即可给图片加说明(我们发现说明在图片上很不美观，需要把它隐藏起来)―点鼠标右键叠放层次―置于顶层，这样说明在图片上就看不见了，按此方法，以此类推，一个崭新的荣誉电子档案就展现在我们眼前了。

四，荣誉档案电子管理的注意事项

(一)荣誉档案归档应该分为奖状、奖牌、奖杯、锦旗等部分分块管理，这样便于我们日常的存放和管理。与之相对应的荣誉档案电子化管理也是一样的。编制的归档目录，必须做到实体荣誉档案与电子荣誉档案一一对映。编制的检索目录最好有二套纸质目录。

(二)电子荣誉档案的保管要做到分套异地保管。为了工作方便，计算机中要保存一套，另外要复制一套存储在脱离计算机的移动硬盘里，作为短期保存。根据归档时间，可以按照时间段将电子荣誉档案刻制成光盘，作为长期保存。光盘保存最好放在防磁柜里，以免数据丢失。如果没有防磁柜，电子档案存储载体的保管要求要尽量达到以下三点：一是温湿度要求，环境温度选定范围：17-20℃；相对温度选定范围：35％45％。二是归档时应做防重写处理，避免擦、触摸、刻录、涂抹。三是归档时载体应直立存放，单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压，存放的装具应防光、防尘、防磁、防有害气体。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

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［关键词］ 档案管理； 电子化； 信息技术； 思考

［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。

1 档案信息电子化的作用

在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。

（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。

（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。

2 实现档案管理电子化应注意的问题

本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。

2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化

在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高

档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。

2．3 重视档案信息数据库的建设

档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。

2．4 应制订切实有效的技术方案

在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。

要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。

2．5 根据单位实际加强管理

档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。

2．6 重视人才管理

档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。

总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。

主要参考文献

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1 档案管理电子化的重要性

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理电子化的特点及优点

档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。

档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。

3 档案管理电子化的现状及主要问题

（一）对档案管理电子化的重视程度不足

首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。

（二）缺乏专业的电子化档案管理人才

档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。

4 提高电子化档案管理水平的途径

（一）转变思想观念，树立电子化管理意识

新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。

（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现

实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。

（三）培养档案管理电子化的创新型人才

档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。

（四）增强电子档案信息和数据的安全性

电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。

5结语

综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。

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人事档案存储电子化涉及面广,资金投入大,技术要求高,基础工作量大,但巨大的优势已使其成为不可回避的发展趋势。基层组织人事部门应充分认识,做好相关软件的开发和利用工作,积极推进人事档案管理工作的电子化进程。

一、开展计算机应用工作的必要性

1.新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术普及各行各业,这也加快了各项工作信息化的进程,而新时期人事工作更应走在前面,运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作,更好地为现代化建设服务,这是新时期人事工作的迫切需要,也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作,才能使档案工作更好地为人事工作服务。

2.人事信息规范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,这部分信息绝大部分是用手工管理的,不仅耗费时间长,重复劳动多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞,使信息内容不规范,信息系统流程不科学。要改变这种状况,就需要用现代化工具管理干部信息,不断提高信息的规范程度与利用率。

3.提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化,人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子,建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式,采用现代化管理手段与方式来管理人事档案,更好地发挥计算机在档案管理方面的作用,实现规范化、网络化的管理方式。

二、当前计算机应用工作中存在的问题

1.重复操作,数据难以共享。随着计算机应用工作的开展,应用软件的开发和推广工作也得到了加强,各部门都逐步建立起相关的数据库,把人事工作中的主要信息管理起来,为人事工作提供了先进的技术处理手段,但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件,就造成了重复操作,数据却不能共享。

2.现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展,各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备,计算机应用和信息应用水平却相对较低,而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用,使现有的设备没有得到充分利用,信息资源没有得到充分共享,计算机效能没有得到充分发挥。

3.系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要,影响决策。目前,我们的数据库建设还不完善,可供使用的信息量相对较少,应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料,无法满足实际工作的需要,而且在操作上专业性增强,使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。

4.工作人员计算机操作水平相对较低,影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异,而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员,计算机专业水平相对较低,如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平,难以适应工作的需要,也势必影响计算机作用的发挥。

三、人事档案管理与人事信息管理同步化,是实现人事档案计算机管理的合理模式

人事档案工作和人事信息工作相辅相成,密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式,人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高,这两项工作虽然不能等同替代,但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中,无论是各级组织部门还是基层单位,人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的,分工也很明确,有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多,两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息,但侧重点各不相同,信息转换或共享又有困难。

各种人事信息系统应用面较广,利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨,或由本人直接提供有关内容,或使用一些未经校对的现成表格资料,随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式,学历变化等信息的管理往往相对滞后,以上因素都会造成人事信息失实,影响人事工作的正常开展。另一方面,档案管理系统中的主要数据来源于人事档案,而且一般采用随时维护的形式,在材料归档的同时就要更新信息,具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统,档案管理系统中的人事信息往往不被重视,利用率低。要推动人事档案的计算机管理,有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上,可将档案管理与人事信息这两类系统合二为一,开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统,实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动,提高工作效率,又可保证信息的准确、完整和新鲜,提高信息资源的利用率。

四、强化制度化建设使人事信息管理更加规范

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作,在这一领域应用计算机技术,建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序,对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度,使档案工作人员有据可依,最大限度地减少管理上的漏洞。

五、提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制,各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库,并在日常工作中及时信息维护,档案管理人员的工作量明显加大,在远程查档刚刚起步的今天,计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训,提高管理人员的计算机应用水平。

六、计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定

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（一）易于实现文件传递的高效性和安全性

公文处理活动是文书档案管理的重要环节之一，传统手段很容易出现文件的延误甚至是丢失，对归档收集及检索工作造成很大影响。运用计算机存储跟踪文件传递信息，可实现文件传递的高效性、安全性。

（二）易于保存运用

文书电子档案的保存载体是DVD、光碟、硬盘等电子设备，其优点一是存储量大、占用空间小、操作简单，节约人财物力;二是防虫蛀、防潮、可重复利用、使用寿命长，易于保管;三是备份方便，服务质量和效率高。

（三）易于信息检索

大量传统文书档案很容易保持着信息的闲置和封存状态，造成极大浪费。而电子档案运用计算机检索，检索信息全面，克服了手工操作中如字迹不工整、缺漏等人为缺陷，解决了以往大量闲置封存信息的浪费问题，便捷高效。

（四）易于信息传输及共享

传统的文书档案内容虽然十分丰富，但却存在着信息传输和共享受限问题。电子化管理充分利用网络技术，既改善了信息传输状况，又促进了信息的交流和利用，实现了资源的快速方便共享。

二、文书档案电子化管理现状

（一）办公自动化的普及程度制约着文书档案电子化发展

文书档案电子化管理的前提条件是全面实现办公自动化。如行政机关事业单位之间往往需要上情下达，下情上达，同级沟通配合，这就需要各级各部门全面实现办公自动化，但目前还未完全普及，影响了工作效率，制约了文书档案电子化发展进程。

（二）传统管理思想和观念的束缚制约着文书档案电子化发展

现阶段，虽然办公自动化实施已久，但人们依然无法摆脱传统管理思想和观念的束缚，对文书档案的借阅检索等依然通过人工完成，讨论与分析问题，也总是习惯对着纸质文件，造成人力、物力和信息资源的严重浪费，制约了文书档案电子化管理的快速发展。

（三）文书档案软硬件不统一制约着文书档案电子化发展

文书档案管理部门使用的计算机往往型号不一、规格各异，软件也各自开发，不能实现快速传输、交流和利用，制约了文书档案电子化发展。

（四）文书档案电子化管理标准不健全制约着文书档案电子化发展

传统文书档案管理工作由于基础薄弱，普遍存在着案卷质量不高、档案著录细则相容性差、传统软件移植性不强等问题，而全面实现文书档案电子化管理，则要求基础工作要做到规范化、标准化，这就要求制定统一规范的文书档案电子化管理标准，而目前此标准尚不健全，严重阻碍了文书档案电子化的发展。

三、加强文书档案电子化管理的途径

文书档案电子化管理具体实现途径可分为以下几点。

（一）建立健全文书档案电子化管理制度

自上而下建立起一套完善的文书档案电子化管理制度，将文件传递、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密等制度结合在一起;同时针对电子档案的制作、编辑和归档制定统一标准、统一规范;实行专人负责制度，避免因组织调整或个人工作岗位变动、计算机更新等原因引起电子档案资料损失。从而有效保障文书档案电子化管理快速开展。

（二）加大文书档案电子化管理软硬件基础投入

文书档案电子化管理是电子信息进入档案管理领域的重要标志。一是要加大设备投入，要对硬件设备统一型号、统一规格;二是要加大软件系统投入，要专门开发利用统一的管理软件系统;三是要加大管理人才的投入，培养具有现代化知识和档案专业知识的专职人才。只有这样，才能保证各级各部门之间，信息畅通传输与共享，也才能更大限度地提高文书电子档案的利用率。

（三）强化文书档案电子化日常管理

日常管理工作是做好一切工作的基础。文书档案电子化日常管理一般主要包括两方面：一是文书电子档案形成过程中的管理。需要依照传统标准行文的要求选择文章、拟定标题、对密级与时限进行标注等，另外也可在附加的文件上面将每次修改时间、领导签发的相关信息等进行记录。二是文书电子档案归档利用中的管理。要做到在规定时间内归档，同时保证电子文档的规范性、真实性、完整性与时效性。

（四）加强文书档案电子化安全管理

文书档案电子化安全管理，应从两方面着手：一方面是通过对员工的管理杜绝人为侵害的产生。可对网络运行实施有效监控，防止运行过程中人为的破坏;也可建立规范的电子文件归档审查程序，以保证归档电子文件的完整、准确。另一方面是通过对系统及设备的安全管理杜绝客观安全隐患。可在文书档案传输的网络中设置隔离带，使文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网，也可将独立档案室内的电脑专机专用，即管理电子档案的电脑不接入外网，查阅档案均进入档案室查阅、使用。同时做好杀毒工作，对可能存在的安全隐患及时发现、及时解决。

结束语

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电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。

一、档案管理电子化实施中存在的问题

（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。

（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。

（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。

（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。

二、档案管理电子化实现的路径

（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。

（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。

（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。

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一、医疗机构档案电子化管理的必要性

办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。

（一）电子化管理节省存储空间

纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。

（二）电子档案复制的精确度较高

纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。

（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高

电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。

（四）电子化管理的传递更加快捷

电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。

（五）电子化管理可以促进档案的新分类

实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。

二、医疗机构档案管理现存的问题

（一）对档案管理工作缺乏足够重视

档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。

（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够

重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。

（三）标准化和规范化工作有待加强

档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。

（四）管理人员的业务素质有待提高

实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。

三、医疗机构档案电子化管理的实施途径

（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识

档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。

（二）加强电子化管理设施建设

一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。

（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系

为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。

（四）加强电子化管理人才队伍建设

1.加强档案基础理论和业务技能培训

为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。

2.加强档案电子信息技术培训

建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。

3.留住现有人才，积极引进人才

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摘要：档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长和人力资源管理与开发的重要依据。本文就档案信息发展的现状进行分析，进而探讨了档案信息电子化的发展情况，提出了人才是档案信息电子化发展的主要因素。

关键词：档案信息；电子化；人才

随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的电子化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。档案信息管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势。

一、档案信息发展现状

近些年，我国档案馆档案信息化基础设施建设、应用水平，还有互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。在我国档案信息系统建设形式各有不同，其主要特点表现在开发性、规范性、服务性、共享性方面，这些都不能适应档案信息资源共享的要求。而且因为历史的各种原因，馆藏档案案卷质量不高，业务基础差，各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作还没有统一的标准，只靠某个专业系统，是不能统一实施，进行推行，严重的制约了档案信息工作电子化。再加上档案管理工作人员，普遍素质比较欠缺。就目前而言，还有很多档案部门缺乏操作高技术的人才，尤其是运用档案信息处理技术的复合型人才就就更少。

二、档案信息电子化建设的必要性

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然档案信息电子化在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，提前做出决策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，同时也为档案信息打下基础。随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，对档案信息电子化建设而言就显得十分重要。

三、档案信息电子化的发展

（一）做好电子档案文件的保存

目前，以化学磁性材料为载体的电子文件，它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，从某种意思上可以说能够长期保存。因为被记录在介质层上电子文件记录信息被密封在塑料保护层内，是不担心外界磁场的对它的干扰。但是，存在的问题是因为电子文件缺乏实际贮存的验证，时间极短，因此电子文件的信息保存将成为档案研究和探讨的重要的研究课题。当前针对电子文件保问题，还需要在日常生活中进行定期进行复制和观察，防止信息的损失。

（二）做好归档电子档案文件的技术处理

新型文件材料的归档是档案信息化的大势所趋，这就对档案有关人员提出了更高的要求，要求题目必须深入到现行文件的实际工作领域，要充分了解归档文件所需的各种信息和技术，对产生的很多的电子文件的接收和处置，以及存储工作进行学习和了解，进一步保护电子文件所保存的原始信息。换句话说，也就是通过采取先进的归档电子文档技术处理，把那些已经进行归档文件技术处理好的那些文件进行归档技术处理，使这些文件变为只能读不能写的不可更改的文件，这样就能够保证电子文件的可靠性和安全性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（三）加强档案人员的知识储备

社会的发展，科学技术的进步，人才已经成为科技竞争的首要。随着档案事业的日新月异，我国档案人员也面临着新的挑战，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。特别是现代电子信息技术的发展使档案工作的任务、环境发生了根本性的变化，要要适档案人员要精通业务流程的同时，还应具备档案信息技术和档案事业的发展必须具备的知识，努力使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，明确历史责任感的积极干预者。努力为我国档案事业的发展做出贡献。

四、结语

随着计算机技术和网络通信技术的迅猛发展, 档案信息电子化的概念逐渐被提出并受到广泛的关注。我国的档案管理电子化是社会发展的必然趋势，档案管理工作将随着信息技术革命的深入发生根本性的变革。它的出现和发展不仅从根本上改变了档案馆的工作模式和服务类型,而且为档案信息的共享提供了更为广阔的发展空间。

参考文献：

[1]龚红生.浅谈档案安全体系建设的重要性[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011年.

[2]瞿学琴.论档案安全体系建设中的基层档案馆基础设施建设[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011年.

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。，大多数基层档案馆室对机的单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。