高效档案管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇高效档案管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：档案管理 信息化 有效利用

现代科技特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。人事档案是人才信息的重要载体，是人员个体存在社会的真实历史记录。准确、齐全、完整的人事档案，历史全面地记载着人员的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映人员综合素质的最重要的依据，也是人员今后就业及各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高社会信息化水平的迅速提高，对档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此人事档案信息化管理是档案管理方式改革的必然趋势。

企事业单位吸收引进先进的档案管理系统，使档案信息化，已成为现代社会档案管理的必要手段。档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。

剖析档案信息化一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。

本文就实际应用中档案信息的数字化阐述相关组织构成及实例：

1.信息存储

目前实现档案管理的数字化最关键的动作就是在于需要将纸质的档案，通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。在具备各种软硬件的条件下，关键数据的核实是必不可少的，方便查询的电子档案与需核实的扫描数据的链接是目前很难精准实现的，因此在档案扫描归档的同时，档案管理人员针对性的档案梳理是加强档案信息有效性的关键步骤，因此在实际应用操作中，对档案录入关键人员的管理，是提高档案应用的主观可控因素，也是提高数字化的重点。

2.纸质档案存放管理

通过数字化处理的纸质档案是数据真实性的重要体现，因此在完全依赖数字化后的纸质档案，并非是废纸一堆，定期的档案核实整理，是确保数字化档案的有效性的体现。对于过于依赖数字化信息的企事业单位，在这里需要警醒的是，由于科技化时代的特殊性，定期核实档案信息虽然耗费人力物力，但却能体现其意义所在。人事档案管理是反映员工综合素质的一个重要方面，是公司选贤举能的重要依据，是对员工进行全面评价的重要参考，档案的完整性和准确性对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。由于人为因素的考虑，数字信息与纸质档案文件的核实需交由两组人员分别处理，以利于防止因同类人员的类似错误处理，使人员档案信息的误差将到最低。

3.数字化进程的推进

档案信息数字化的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面。” 企事业单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天，还是存在因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。通过之前提出的信息录入及档案纸质存放的关键模式，对没有从传统的纸质档案模式中走出来人员给予有力的抨击，使其排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠的观念彻底改观。

4.数字化信息安全保障

由于人事信息是关系到个体存在社会中的实际意义的表象，因此人事信息的保密是档案管理人的职业素养，同时也是保障数字化信息安全的工作准则。目前档案信息通过电子存储设备保存，存在因设备损坏及网络病毒等外部因素造成的损坏，因此，在实际应用中，严格控制档案查阅时使用的网络连接、对外连接的硬件设备，是确保档案数据泄露的关键环节。建立执行行之有效的档案查阅流程，确保内外部网络分设，杜绝外部存储设备应用，备份档案信息严格管理，从而关注信息安全保障。

5.信息共享

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关键词：机关档案管理；意义；问题；对策

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。

(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。

(二)档案管理模式落后

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

(三)档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理科学化的若干对策

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

4.积极提供档案中介服务

通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。

(二)机关单位自身层面

1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。

2.构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关

键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3.科学利用信息化手段

在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献

[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界，2007(6):24.

[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报，2007(4):35-37.

篇3

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

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关键词：高校；人事档案；对策

一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

[1]杨琪.高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］.工作指导，2019(2):173-174

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【关键词】高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况， 2011年相较于2010年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了几十所，学生总规模增加了一百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：

第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、高校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

许多档案资料处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。

（二）档案管理制度遵守情况较差

目前，大部分学校根据《档案法》完善了档案管理制度，但是由于领导对档案管理工作不重视，领导和监察力度不够，致使档案管理人员及师生员工对档案管理制度的遵守情况较差。例如在收集档案的过程中，制度形同虚设，交不交都行，档案管理人员也不去催促。在档案归档的过程中，许多档案没有及时归档，部分档案仍分散在基层单位管理，不符合事毕立卷的要求，致使最终有些档案损坏或遗失。

（三）档案利用率低

由于对档案的利用价值认识不够，大多数人不去查找自己所需的资料。由于部分档案管理人员思想观念落后及受过时的档案规章制度的制约，档案利用者往往需要办理许多手续才能借阅所需的档案，有时甚至无法满足利用者的需求，工作效率很低，降低了档案的利用率。

（四）相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

（五）档案管理技术和手段落后。

传统的档案管理内容比较简单，全部为纸质档案，以手工服务为主要手段进行档案管理。近年来，学校招生规模不断扩大，各项事业快速发展，档案管理的内容越来越多。随着计算机技术和通信技术的推广应用，学校档案管理也配备了计算机和档案管理软件，这为档案管理现代化工作提供了硬件设施。

三、加强高校档案管理工作的对策

档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用率，为高校发展服务。

（一）树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识。

高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案的重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。

（二）严格执行档案管理制度。

虽然大多数学校制定了档案管理制度，但是执行情况不佳。要想改进档案管理制度的执行情况，一方面，应该通过教育、培训、考试等方式加强档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，建设一支知法、懂法、守法的高素质的档案管理人才队伍，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，另一方面，领导应该高度重视各项制度的执行情况，定期检查，考核指标量化，赏罚分明，这样才能保证各项制度的有效执行，保证档案管理工作规范高效地进行。

（三）加快档案管理的信息化建设，从纸质档案到无纸档案库的过渡。

对高校来说，档案具有重要的作用，必须妥善保管，以便进行查找与使用。传统的人工处理方式非常麻烦、繁琐，而且使档案库存不断增大，占据了大量空间，浪费了大量的人力物力。

（四）加强大学生档案管理队伍建设，提高其业务能力。