档案管理理论知识精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理理论知识，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：学校档案；管理人员；素质建设

档案人员的素质是指档案工作者所具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。学校档案人员素质的高低直接影响着学校档案工作的效率、水平和质量，同时也制约了学校的办学水平和发展。

一、目前学校档案管理人员的素质现状

在高考指挥棒的指引下，学校的管理主要精力放在抓教学质量上，抓升学率上，而对于档案的管理方面非常的不重视。随着规范办学的日益深入，也越来越显示出学校档案管理工作的重要性。目前学校档案管理人员的基本素质相差很大：

（一）缺少档案专业人员。目前学校档案工作者多数是非农业户口分配的或者是由普通教师转行的。学校档案专业管理人员非常缺乏，包括档案专业职业高中毕业生在内，毕业于档案专业学校的几乎没有。档案专业毕业的大学生根本分配不到中学来。

信息化管理不论是从建立数据库的过程，信息采集过程，还是后期维护，都离不开高素质的专业管理人员。档案管理信息数据库需要不断的完善，开拓新的平台，然而不同的数据库的侧重点不一样，服务对象有所差异，不仅仅是具有一定的专业技术就能解决所有问题，而是需要专业人才与管理环境进行一定的融合，这就更加凸显了档案管理专业人员的缺失。

（二）缺少综合型的档案管理人才。

目前，学校的档案工作人员思想观念和管理水平跟不上快速发展的时代要求，岁数偏大、不求上进造成了计算机及外语水平不高，这一现状严重影响了学校档案管理工作，因此，加强中学档案管理人员的素质建设势在必行。

二、学校档案工作者应具备的素质

（一）学校档案管理人员的政治素质。身为一名学校档案管理人员，必须做到忠诚党的教育事业，忠于职守，爱岗敬业。履行自己应尽的档案工作者的义务，为学校领导和教职工提供最便捷的服务。树立良好的为教育教学服务的精神。

（二）学校档案管理人员的知识素质。

学校档案管理人员必须掌握档案学基本知识以及与档案专业工作有关的其他知识，例如，历史知识、古汉语知识、外语知识、计算机知识等。只有具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。

（三）学校档案管理人员的专业素质。

学校档案工作人员必须各种基本的档案管理理论编辑能力等技巧，做到能够熟练完成自己的业务工作。档案工作的目的在于保存历史，利用历史，因此，档案管理人员还要具有服务意识，为学校领导决策服务，为学校中心工作服务，这是档案工作向深层次发展的主导方向。

（四）学校档案管理人员的信息素质。

在20世纪50年代末，计算机的出现和逐步普及，把信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位.信息量，信息传播的速度，信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长.人类进入了信息时代。现代信息技术包括ERP、GPS、RFID等，可以从ERP知识与应用、GPS知识与应用、EDI知识与应用中了解和学习。现代信息技术是一个内容十分广泛的技术群，它包括微电子技术、光电子技术、通信技术、网络技术、感测技术、控制技术、显示技术等。档案管理人员必须要有相关的信息技术能力，才能够做到准确和顾客沟通，确保提供给顾客完善及时的信息。

三、提高档案管理人员素质的对策

要提高学校档案管理人员的素质，要求学校各个部分对于档案管理给予充分的重视。从组织上保证档案工作的顺利开展。针对当前学校档案管理人员的实际情况，我认为提高档案管理人员素质应抓好以下几个方面：

（一）加强政治学习，不断提高政治素质。随着经济社会的不断发展，人们的思想觉悟、意识发生了很大变化，学校的主要精力是放在教育教学上，政治思想工作被忽视，因此，学校档案工作者必须自觉学习党的路线、方针、政策和科学理论，认真贯彻执行《档案法》，使学校的档案工作始终保持正确的政治方向。

（二）加强业务学习，不断提高业务素质。要从多方面提高工作人员的素质：首先，档案管理人员必须具备信息化工作的综合能力，包括信息识别和信息筛选能力，人机、人际协调能力，组织、协调、管理能力等。其次，要想加快与国际接轨的步伐，必须要有良好的外语专业素质，甚至可以开发具有特殊的小语种沟通能力的人才。

合理配置信息化管理人员“熟练技术”，主要指学习和熟练信息化工程技术，包括操作技术、传统技术、情报技术、信息收集、信息处理、信息库网、信息检索、信息分析、信息研究、信息咨询、信息系统、信息服务等信息化工程技术。根据实际情况，可以采取在职培训、在干中练、边干边学的方法。即每个员工在计算机上，学习和熟练操作技术和其它信息化工程技术，把每个档案管理人员，都培训成信息化工程技术能手。

学校档案人员必须注重专业知识的学习与更新。根据各自学校的实际情况，我们可以通过加强对现有人员的继续教育，使他们不断提高自己驾驭档案工作的能力。继续教育应从以下三个方面着手：

1.要因材施教。学校档案人员继续教育的内容应根据学校档案管理人员的不同情况，因人而异。可以分别参加省、市、县档案馆组织的继续教育。

2.要不断提高外语水平。由于学校档案工作者多数是非农业户口分配的或者是由普通教师转行的，因此，大多数档案工作者的外语水平尚未达到工作需求，利用各种教育方式，如送出去培训，或者与外语教师结对子，外语水平不提高，档案工作的效率和质量就上不去。

3.加强业务培训，提高专业素质。积极开展不同种类的技能培训，尤其是专业知识和信息技术方面。同时，注重加强档案工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。学习档案先进单位的档案管理工作经验、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发。

（三）加强信息技术学习，不断提高信息素质。20世纪90年代以后，计算机技术在档案管理中得到广泛应用，极大地促进了文献信息的加工整理和传播刊用，使档案管理向现代化、信息化方向迅速发展。我国信息网络建设也取得了较大发展，档案馆管理的信息化建设迈上了一个新台阶。

科技的发展使得现代知识信息呈现出几何爆炸式的发展，如果管理人员没有不断更新理论知识和基本技能，就会被时代淘汰，从而被社会抛弃，因此对于档案管理人员而言，定期的展开多元化的多方位的学习和培训就非常重要。主要可以从两个方面进行：一方面要求档案管理人员参加专业性质的培训以及技能锻炼；另外一方面，应该经常举办讲座，进行社会化的信息普及，例如聘请著名的专家学者等方式，从而提高档案管理人员的积极性和自觉性。此外，还可以从制度上进行考核，与档案管理人员的业绩挂钩等。

（四）强化服务意识，不断提高服务素质。提高档案管理人员的素质中，最重要的一点是要提高管理人员的服务素质，这是由于其工作性质所决定的，因为作为档案管理人员务必要开发好档案的价值，从而为学校甚至为社会提供好氧策略上的信息条件和依据。没有良好的服务，就谈不上管理工作的价值。档案管理人员的服务素质具体体现在工作中的效率态度，以及主动性等等，最终体现为是否能够为各个服务对象提供所需要的档案信息。

档案管理队伍的壮大发展离不开资金的投入，开拓筹资渠道对与档案管理相关部门发展至关重要。因为档案管理本身是一项非盈利的服务，要加快素质建设必然要有经费上的支持，通过提高公众对档案管理的认识和重视，加大加快筹资力度和广度，包括各个领导部门的重视和当地区域的被服务对象的重视和关注。

参考文献：

[1] 纪少玲.浅谈如何提高学校档案工作管理人员综合素质[J].黑龙江科技信息，2010，23：94

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很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理论等问题上有不同的看法，我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪费严重

市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用1-2间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例，目前共有170多个-、二级档案室，档案室面积3970多平方米，190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。

二工作不到位，管理水平低

从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市93％的档案工作人员是兼职的，99％的档案员无专业知识，专业素质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在20-30％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。

三市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

四现代化管理进程缓慢

文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

五文件社会化难度大

随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。

档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约，是-种政府行为，而今我们建立文件中心仍应为政府行为，这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构，在市县政府的领导下，接受市县档案局的监督与指导。

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面对的是全社会，不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位，还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作应面对全社会，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。

4、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

向档案馆移交文件是文件中心的义务，文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

任何改革都会有一个痛苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统一投资，看似一笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代档案室，各基层单位节省了档案室占用的办公室，而市政?度胍槐首式鸾ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚蓟芾硪确稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>

文件中心取代档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专一了，质量提高了，工作面更广了，现代化水平高了。

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[论文提要]探讨知识管理与档案信息管理的关系，研究二者融合的必要性与可行性。

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程

与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。

五、知识管理有助于提高档案管理人员素质

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（一）管理动机指标的趋近

档案管理单位为了竭尽全力迎合社会综合发展需求，其决定联合知识管理核心价值进行企业市场竞争实力的完善，特定知识必将同步传输到特定人群之中，为了将内部决策调试到最佳状态，档案管理的落脚点识别工作将全面遵照知识细节衔接特征做好相关掌控。两者日常学习生活中都会给予用户知识服务，要知道文件与知识管理存在多方面交织迹象，只有经过精细化筛选控制才可确保单位成员获得有关信息。档案管理可说是高度停驻在知识服务顶点，在促进共享能效上与科学教育机制广泛交接，具体的差异效应不过是广度、深度的异质结果。

（二）管理流程的趋同

我国档案管理工作长期以来围绕基础资料接收、整合、科学鉴定、长效保管与重编服务等流程进行系统调试，力争发挥文件的集成管制特征。知识管理则主张将创新机理内涵实施科学存储与整理，对象归属方向上没有精准设定，强调集中化存储，确保彼此衔接秩序化特征，真正为后期人员利用开拓广泛引用价值，并且深度开发中仍旧会产生新文件格式类别，这无疑是开启后期创新知识延展力度的最佳手段。

（三）技术应用形态一致

透过数字化文件格式与档案流转功能鉴别，有关计算机操作背景下的资料接收、传递与保管活动都不可从中脱离而独自运行。知识管理可说是信息高度发展的核心产物类别，其中网络通讯活动广泛交织，档案、管理必须全面掌控数据库整编、检索媒介、门户系统以及信息安全推送要诀。由此便可清晰判定，无论是档案或是知识管理都是借助现代信息技术予以统一掌控操作的。

二、档案、知识管理行为的差异效果解析

利用管理界面认知，档案管理活动归属于专业技术项目行列；而知识管理则借助管理模式与创新价值理念进行人民思想结构完善，同时延展更高等级管理体系以及方法论渠道。实质上档案处置需要明确载体格式；知识管理明确将侧重点向基础信息角度偏移，其将档案结构显性要点梳理，并向图书馆员工大脑内部隐形架构灌输，确保日后多元材料规划与日常服务的实效价值。综合来讲，档案管理始终注重维护材料的真实性和可靠价值，力求稳定程序、制度的规范化特征，希望各类人员充分发挥创新思维效应，促使政策良好定义结果；知识管理在管理体系上一向宽松处置，希望发挥内部情报传播功效，力求服务大众，督促其掌握更多实用情报，杜绝认知混乱结果的滋生，偏偏这种不受约束特征会相应造成对传统组织格式辅助功效的忽视结果，这点应当引起现场规划人员的强效关注。

三、档案与知识管理衔接特征细节补充

（一）知识管理能够有效拓宽档案管理整体认知功效

首先，知识管理能够尽量延展档案规范空间，过往企业标准化档案搜集、整编强调与情报文件的区分，经常会对一些图书资料排除职责界定范围，基本与现实服务方向偏离，企业存在价值长期受到质疑，这对于其今后长远综合化发展势必造成重大创伤。知识管理需要将各类文件进行多重载体形态的划分，做好日常知识细节集成工作，力求借此开创相对完善的资源架构体系，其充分注重企业在不同生产流程下的共享、应用的知识要素，希望企业价值创造能效就此得到有机彰显。长期坚持此类策略，档案管理也会顺势被自然纳入到一个较为宽阔的领域之中，期间先进组织战略以及业务活动充分融合，为企业秩序创新调整提供不少协调经验。其次，知识管理进一步提升档案规划工作的基础价值地位。过往企业内部档案管理经常忽视综合利用价值的呈现特征，基本就是利用广泛借阅、复印等落后手段实施浅层服务，这对于各类用户即时性补充需求难以深度满足，致使企业各类生产、管理活动严重脱节，生产动力自然饱受限制。由此，知识管理活动开始主动开辟先进技术实用格局，根据智能化、人性化手段提供给用户更加深层的知识服务成果，争取将企业核心竞争实力彰显完全。这部分管理活动可说是有效强化了知识开发潜质，令文件管理人员全面理解知识规划专家辅助意见，加快档案开发利用效率，日渐提升内部统一管制能效与机构存在地位。

（二）档案管理进一步为知识管理提供疏通机遇与适应空间

第一，档案管理可以将创新知识挖掘、交流工作进一步协调。创新知识传播主要借助语言、书面交流形式拓展。其中前者秉承随意、简洁特征，希望透过单一话题挖掘更多知识创新经验，但是由于内部时间、空间限制效应影响，信息知识传播范围不大，并且经过多重层次交接之后，难免滋生损耗或失真效应；另外，语言交流过程中会同步滋生相对应的书面记录结果，组织阶段沉淀、记忆能效付诸东流。书面交流由于程序规范力度加剧，涉及单一问题的讨论上难以即时开展，并且会对员工创新思维产生一定的约束。但是，透过现代信息技术便可将一系列时间、空间限制效应清除，有效遏制信息传输过程中的失真反应。由此可见，电子文件已经成为先进知识传输、共享的必要媒介，相对地提升文件流转效率，促进知识的高度传播与交流能度。

第二，档案管理可以进一步稳固创新知识的挖掘、理解程度。档案管理长期以来秉承来源最高识别原则，过往定义标准为文件的形成主体，而目前由于电子信息技术广泛交织，这类定义结果已经朝向鲜活动机指标过渡转移。其实就是强调文件需要运用标准数据以及明确衔接结构予以调试，此类信息了解与管理程序是否合理将直接决定电子文件的高度延展价值。上述强调的背景知识原理可以有效促进创新知识原理的衔接进度，适当方便工作人员尽快掌握知识应用拓展依据。具体来讲，文件管理工作者可以使知识管理者对信息的生成和管理具有敏锐而深刻的理解。

第三，档案管理可以为知识产权维护做足补充贡献。企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是企业知识创新的成果，是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核心竞争力的重要保证，也是知识管理的一项重要内容。文件、档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程与结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。

四、结语

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作为新管理概念，知识管理是建立在以知识为主的基础上，合理利用档案资源提升内部知识识别、收集运用能力，通过合理的共享机制，实现企业智慧提高和竞争能力。同时，知识传播获取、储存共享的目的就是为企业创新添加原动力，实现收益最大化成本最小化。

（一）知识管理在企业档案中的作用作为企业活动的记录者，隐性知识是企业档案管理的主题，也是企业知识资源的核心组成部分，有助于企业档案共享传递。当知识有了传递过程，才有应用价值。随着知识应用范围扩大，档案价值也随之扩大。如：发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效保护知识产权。同时，企业档案反应出整体企业文化，不仅具备一定的知识框架，也成为企业价值观和企业战略的一部分。

（二）知识管理是企业档案工作心方向顺应经济时展要求，档案管理工作也要实现以知识经济为主的现代化技术管理体系。作为社会系统中占据主导地位的知识管理，有提升企业核心价值和竞争力等优势，知识管理从促使企业档案管理创新，在一定程度上使传统操作方式向现代化技术转换，为企业深度发掘知识价值。

（三）知识管理是企业档案管理必然趋势企业档案管理拓展实现智能化服务，也能看成是知识管理的重要组成部分。档案人员的身份也从保管员向知识保护者咨询者转换。因此，企业档案管理者应积极投身于优化馆藏资源的工作中，合理利用数字化手段，完善档案馆数字化建设。对于现今企业档案管理技术来说，信息化发展是不然之路，实现智能化服务可以通过知识导航、知识库建设实现。同时，工作人员素质也是提升档案分析处理能力的关键。

二、知识管理视角构建档案管理模式

面对挑战和机遇，档案管理应该适应知识经济，为知识经济服务，发挥经济时代档案管理的作用。作为典型的显性知识，档案管理符合知识管理规律，也是企业档案管理发展的必然趋势。企业档案管理实施知识管理能让资源得到一定程度上的优化，解决了不切实际的分类问题，也能让“知识类档案”减少了处理错误的机会，实现档案管理上的统一创新。

（一）构建档案知识资源管理目标随着信息化发展，档案管理者思想也要不断改变，其目的在于档案知识资源信息化、资源化，更有利于搜索、查询、分类保存。充分分析管理决策过程，设立订阅机制，对未来知识型文档设计模板，方便员工收集获取知识资源。同时，构建并配备支持员工考试及事务工作相对应的分类知识库，使员工充分了解制度形式和制度环境。依托网络资源，实现分等级的访问权限。

（二）集中化构建知识资源库系统知识档案管理的目标是集资源库收集、资源库委托、应用功能系统等功能与一身。知识资源管理方案可以设计为知识资源管理中心和知识资源管理团队，推进和完善知识资源管理体系。

（三）企业实施档案知识资源管理的必要条件由于档案知识资源管理步骤明确，包括制度调查、软硬件完善以及技术资源和人才资源，首先要制定实施目标，以一定的网络基础设施作为核心前提建立保障体系及档案知识管理机制。

三、结束语

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【摘要】面对档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想,使档案质量不断提高。

【关键词】档案管理质量

一、档案质量管理的含义和特点

档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段,充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平,以保证档案的高质量。它具有以下几个特点:

全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员,如各处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量,人人有责”的观念。只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、建立检查档案管理制度

1.提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多,一般包括:检查准备阶段资料:检查通知书、检查实施方案、检查提纲等;检查实施阶段资料:检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等;检查结论及总结资料:检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等;检查整改资料:入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的,是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定,检查方案的制定,检查通知书的下发,检查工作的开展,到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等,整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此,提高检查人员全员档案质量管理意识,是做好档案管理工作的前提。

2.全员参与、分工负责,是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连,统一档案整理、装订工作的规范要求,更能够提高检查人员遵守检查规则的意识,高质量地完成检查工作。实践证明,建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度,是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚,掌握检查的整体情况,能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作,既保证检查资料的完整性,又保证其相关性。

3.加强检查档案质量的事中控制与管理,是提高档案质量的制度保障

检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求,检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题,加强检查档案质量的事中控制与管理,不断发现、研究和解决新问题,才能不断适应监督检查工作的发展要求,保证检查档案的质量。

4.积极推进信息化进程,是提高档案管理质量的必然要求

随着办公自动化技术的普及,财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等,不仅能减轻档案工作人员的劳动强度,提高工作效率,还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案,则既可以使案卷整齐规范,查找时一目了然,又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式,有利于提高档案工作质量。

三、完善档案管理自身制度

1.必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识最为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。

2.建立内部人员的制约机制

要不断提高档案人员素质,加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。

总之,档案工作者肩负着历史的职责,提高档案管理人员的意识,档案科学管理,用丰富科技信息资源,推动档案事业的发展。实践证明,只有好工作思路和方法,才能确保档案管理质量稳步提高。

参考文献:

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【论文摘要】本文结合知识经济时代的主要特征，对传统企业档案管理和信息时代企业档案管理及其存在问题进行了分析，把企业档案管理提升到知识资源管理的高度，运用知识管理的规律，对知识经济时代的企业档案管理的价值和作用进行了重新定位。

一、知识经济的主要特征

一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训I，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

二、企业档案管理中存在的问题

(一)传统企业档案管理中存在的问题。传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来，并分’Iqg3l类地存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。特别是在大型企业，这个问题特别突出。因为大型企业的档案资料来源是多方面的，技术的、人事的、财务的、政策的、管理的，甚至有设施、设备、工具的。若要收集上来，就得有专门人员催办、审查，还要进行编目编册。企业规模越大，档案收集整理的工作量越大。二是保存占据空间较大。特别是大型企业，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”。面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。三是查找困难。传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”。虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费大量的时间去找寻一份资料。如果所需的资料已被借出，就无法满足其他人的需求。在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑工作效率低下的主要原因。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。因为多是纸质记录，被虫咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就难免“绝迹”。另外，还有火情、雨情、盗情等干扰。

（二）信息时代企业档案管理中存在的问题。

I、收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。

2、档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，致使一些人找不到需要的档案，或很难找到与工作实际相关的信息。因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题。最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

3、档案中的信息类、数据类、知识类资料区分不清。就知识类的档案而言，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那么就要及时地送到其他地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。

4、网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。

三、企业档案管理与知识资源管理的关系

企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。企业知识是企业利润的核心来源，知识管理也就是企业核心利润源的管理。管理本身要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力，又高效率地开展管理。所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。

1、知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

2、知识资源管理须遵从知识管理的规律。所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。企业的知识管理具有如下特点：一是“产生者是企业各类工作岗位上的员工；二是“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；三是“规范”(优化1是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；四是“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；五是“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界。

3、档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

(1)企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，才能“生存”下去，否则档案知识管理就会走到尽头。

(2)企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。因为通过上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。一是通过大家参与，形成共识的知识资源“规范”(优化)处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；二是通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题；三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。

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【摘要】人事档案是个人成长经历的所有记录，也是全面考察、了解和正确评价个人能力和业绩的重要依据。加强人事档案管理，提高人事档案的利用率，对一个单位或部门开发人才资源，加强团队建设，促进各项工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。

一、重视人事档案的社会价值

1、人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的，以个体为单位，集中保存和备查的各种人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

2、在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

3、在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。

二、目前人事档案管理工作存在的弊端

1、缺少档案管理人员且素质不高。档案管理人员配备不足，从业人员素质参差不齐。除个别档案管理优秀单位外，大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识，其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。

2、少数人事档案缺乏真实性和严肃性。有的档案存在个别人为延迟退休时间私自更改出生年月，或是为了调整工资私自更改参加工作时间，以及为了晋升提拔编造假学历、购买假文凭等等情况，使人事档案的真实性和严肃性受到了严峻的挑战。

3、档案立卷缺乏指向性和个性化。按照现行的人事档案立卷标准，定性评价的内容多，具体描述的内容少；反映共性的内容多，反映个性的内容少。这使得人事档案不能满足用人单位全面了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有价值、有权威的证明材料，利用价值受到一定局限。

4、上级主管部门的指导不够。有的主管部门很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。

二、解决人事档案管理现存问题的相应对策

1、执行统一的人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。上级主管部门要高度重视和积极支持人事档案工作，各单位分管领导和人事档案管理人员要切实负起责任，健全并严格执行人事档案材料收集归档制度；其次，建立人事档案材料收集归档联系网络，人事档案管理部门要汇总人事档案专职人员名单，完成一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各类形成人事档案材料的信息，以真实、完整、准确的信息不断充实人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案的准确性。

2、强化档案工作的宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案管理部门应该通过会议、网络等各种渠道加大宣传范围，加强宣传力度，使员工充分认识人事档案的重要作用，提高大家的档案意识、增强守法意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，确保人事档案材料的质量。

3、转变档案服务意识，扩大利用效率。在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作人员首先要做到更新服务观念，强化档案利用效率意识；还要正确认识和处理利用和保密的关系，做好保密和安全利用的审批手续；并且要强化主动服务的意识，采取切实有效的办法让大家充分了解利用档案资源，满足经济建设对人才的利用和需求。

4、加快人事档案向现代化管理的转变。人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化；其次要借助先进仪器，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率。

5、提高人事档案质量。要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据信息社会的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高人事档案质量。

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关键词：人事 高校人事档案有效管理

所谓人事制度，主要是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。当年国家人事部提出“人事”是人事管理改革的一项举措，也是为了适应社会发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。目前，许多高校正逐步建立起以人事关系和人事档案管理为主的人事机制，但在执行程中存在一些诸如机构与被高校间职责不清，相关的配套措施及管理不完善等问题，在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的发展，这是高校人事档案管理工作需要思考的话题。

一、人事制下的高校人事档案管理内涵

人事制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题；是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事制度，也是高校制度改革的一项重要内容。

代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等；学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等；专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等；社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等；教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等；安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案；派类：各类任命、出国访问、代表登记等等；它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。

代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真；在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续；又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。

二、人事制下的高校人事档案管理现状

近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理；另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租聘者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事机构管理，但的人事档案在管理存在不少问题。

1．机构与高校管理职责不清

制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误；如机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据；同时，档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。

2．代管的人事档案内容不齐全

人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的档案内容的补充和收集较缓慢，如人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用；又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等；还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能；还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。

3．代管的人事档案材料不连续

高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够。

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4．代管的人事档案查阅不方便

高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅；或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。中国

三、人事制下的高校人事档案管理对策

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台,营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。

1．优化人事档案的服务环境

为促进人事制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化人事档案管理的服务环境。

2．规范人事档案的管理程序

高校与机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合机构做好档案材料的收集工作，机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等,建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。

3．做好人事档案的收集整理

全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关；机构与用人单位要注意沟通信息，方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促；及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。

4．拓展高校档案部门的管理功能

高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站；因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门；在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校的人事档案情况；在人事档案材料产生后，档案部门对方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。

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5．建立代管人事档案信息管理体系

机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性；强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。中国

在人事制度下，高校人事档案工作面临新的机遇和挑战，需要尽快形成与其相适应的人事档案管理的模式，明确职责、规范管理，发挥人事档案制度的优势，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。

参考文献：

1 张晓黎．高等学校实施人事制度的思考[j]．科技情报，2008（3）

2 蔡颖．论网络环境下高校教工人事档案管理[m]．源于实践 服务全局，中国档案出版社，2008.8

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范式从本质上讲是一种理论体系，它的概念和理论最初是由美国科学哲学家托马斯•库恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科学革命的结构》中系统阐述的，它指的是一个共同体成员所共享的信仰、价值、技术等的集合。档案知识管理范式是在批判继承原有的档案史料管理范式、档案实体管理范式、档案信息管理范式的基础上发展而成的一种主流管理范式，是一种社会化了的“范型意识”，与以往的管理范式不同，它以知识服务为核心和最终目的，千方百计地为用户寻求“答案”，满足档案用户多层次、多方式的需求;以整合档案显性知识，挖掘隐性知识，并使之显性化为管理对象，注重档案知识价值的发挥和服务功能的实现;它既重视档案工作者的智力成果，强调保护档案知识权益和分配，又重视成果形成过程的管理和创新，在重塑档案管理思维和文化显化，推动档案自身专业生命和专业发展方面具有重要的指导意义。

2档案知识管理范式对高校档案工作的启示

高校档案是高校历史的积淀和文化的基石，是高校重要的知识资源，具有原生性和唯一性。高校档案管理本身就是对学校历史知识的记录和当前知识的管理，既包括档案的收集、整理、编目、鉴定、统计等显性知识的管理工作，也包涵对档案资源隐性知识的挖掘、加工和开发利用工作。档案知识管理范式的知识核心向度、“人本”向度、技术的传承创新以及文化显化向度，对高校档案管理工作具有深刻的启迪和指导作用。高校档案管理工作唯有树立知识管理理念，融会贯通显性与隐性知识，挖掘隐藏在显性知识背后的隐性知识，使隐性知识显性化，显性知识集成化，知识创新常态化，推进知识“螺旋式”纵深发展，扩大知识共享，重用知识型人才，创建学习复合型档案团队，高校档案事业才会蓬勃发展。

3高校档案管理的现状

档案知识管理范式是伴随着社会生产力发展而出现的一种管理范式，它代表了当前档案管理发展的必然趋势，为高校档案管理工作指明了前进的方向。但由于社会和高校自身因素的影响，当前高校档案管理中存在一些急需改进的地方。

3．1档案管理重传统，轻创新

当前，我国高校档案以传统经验管理为主，创新理念比较淡薄。学校领导对档案工作不重视，师生员工的档案意识也较薄弱，档案工作一直处于边缘化的地位。档案人员管理观念滞后，片面侧重于档案的收集、整理、鉴定、统计等传统的“保管”工作，忽略了档案的开发利用，档案管理呈现封闭半封闭状态，不利于新知识的吸取和新技术的引进，高校档案发展进程比较缓慢。

3．2档案服务重形式，轻人本

在档案的服务利用方面，档案人员缺乏主动服务意识，消极被动地等人上门查档，借阅手续复杂，手工查档效率低下，无法满足档案用户快速阅档的需求;档案的利用囿于纸质案卷，电子文件数量较少，无法满足档案用户多元化和个性化的需求;服务对象局限于校内单位和师生员工，社会服务项目较少，档案开发利用的深度和广度不足，不利于档案资源共享和社会价值的实现。

3．3档案队伍重使用，轻培养

档案队伍的素质是档案管理工作能否顺利开展的关键因素。目前，我国高校档案人员整体素质偏低，理论水平有待提升。档案人员外出调研学习，参加业务和理论知识培训的机会较少，对档案最前沿的发展动态和档案发展方向了解不多，档案队伍创新能力较弱，急需补充创新能力强、学历层次高，理论知识丰富的档案人才，以及能够熟练运用现代化技术手段从事网络数据库、资源共享平台建设的高技术人才。

4高校档案知识管理范式的研究与实践

档案知识管理范式是一个动态的发展过程，与社会变迁息息相关，并随着生产力的发展而调适变化。它“既是一种实践活动，又是一个理论学派”，指引人们在档案管理实践中逐步揭示和确认档案领域潜在价值信念和行为准则，并通过档案学者和档案管理主体之间的互动，探求档案发展的内在规律和必然联系，塑造档案共同体的主体意识，增强档案理论整合度，提高档案管理的现实功能和服务利用功能，确保档案事业健康和谐发展。

4．1摒弃滞后的管理理念，树立知识管理理念

高校档案管理应摒弃“重管轻用”的传统管理理念，树立知识管理理念，不仅注重丰富馆藏资源，积累显性知识，而且重视挖掘潜藏的隐性知识，实现隐性知识显性化，显性知识集成化，知识服务核心化。野中郁次郎精辟地指出，正是由于暗默知识和形式知识之间的相互转换，或者形象地说形成了一种“知识螺旋”运动，新的知识被源源不断地创造出来，企业才会获得持续不断的创新理念和实践智慧。高校档案要赢得发展的空间，就必须注重知识创新，激发档案人员所蕴藏的暗默知识，重视由暗默知识所引发的知识创造，鼓励个体亲身体验、切身领悟和共享知识活动，通过档案编研、课题研讨、项目合作、会议交流等形式交流工作经验，分享个体技术诀窍，提升团队理论水平，增强创新实践能力，科学整合显性与隐性知识，开发档案知识产品，高校档案工作才会持续健康发展，档案知识服务的最终目的也才能实现。

4．2继承优秀服务传统，创新现代服务机制

我国著名的档案学家吴宝康教授说过:“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密地联系起来，实现档案的自身价值。”高校档案是高校最宝贵的资源，只有通过服务利用，实现资源共享，才能发挥它的价值。在知识管理范式“人本”向度的指引下，高校档案人员要转变观念，树立“以档案用户为中心”的服务理念，在传承手工服务方式的基础上，拓展服务利用方式，提供电话、传真、邮寄、网络、预约等多项服务，满足档案用户多形式的利用需求;丰富档案服务内容，增加电子查档、信息审核、出国材料翻译，网上案卷浏览、复印、利用等服务内容;建立网络交流平台，实现档案人员与用户直接的互动交流，及时收集案卷利用反馈信息，调整完善档案服务机制，为档案用户提供多元化和个性化的服务;扩大档案服务范围，秉承“走出去，请进来”的原则，开展与校内单位、校外企业、国内外兄弟院校之间的交流合作，学习最先进的服务理念，把握最前沿的档案发展动态，借鉴现代档案开发利用方式，提升整体服务水平，把档案推向社会，发挥档案的社会价值。

4．3注重技术传承创新，创建学习创新型团队

知识经济社会，知识和人才的重要性进一步凸显，创新成为时代的主旋律。高校档案工作要获得长远发展，就必须尊重知识和人才，重用人才，建立人才激励机制，为人才创造施展才华的舞台和空间，激发人才的创造力，吸引人才参与档案管理工作，并学习前瞻的管理理念，培养团队和创新意识，注重知识、经验、技术、智慧的传递分享，加快技术创新。注重团队计算机技术、网络技术、数据库操作技术、信息技术等现代化技术的培训学习，以提升档案队伍的整体技术水平，创建业务精、技术高、能力强的学习创新型团队，确保高校档案事业蒸蒸日上。

5结束语

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关键词：高职院校　人事档案　人力资源　管理优化　服务育人

中图分类号：G64　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)007-176-02

国运兴衰系于教育，教育兴衰系于教师。合并高职院校能否在理顺、整合内部教育和人力资源的基础上，培养出符合时展要求和以社会主义核心价值体系为人生理想追求的高素质应用型专业技术人才，顺利实现新时期高职人才培养目标。其影响因素是多方面的，但最为关键的因素则是能否在教育人力资源的配置和学校内部各工作岗位的人员安排上，做到统筹规划、合理用人、达到人尽其才、才尽其用，并形成强大教育活力，为高职教育的创新发展奠定好人力资源基础的有力支撑。这就要求高职院校人事档案管理部门要为选人、用人，提供准确及真实可信的人才资源配备信息支持。因此，探讨新时期合并高职院校人事档案管理的优化及具体操作实践和应注意的问题，对于促进合并高职院校人事档案管理水平的提高及科学化管理与发展，有着极其重要的意义。

1　合并高职院校人事档案管理优化的意义

合并高职院校是近年来，适应我国新时期社会发展对技能型专业人才需要而出现的独具中国特色的高职人才培养形式。它是在我国原有以培养中等专业技术人才及应用型中等专业技能人才为主要目标的中专、技校的基础上，以行政命令的方式，集体直线升格而成的。因而，升格后的合并高职院校有许多方面在短期内还不能真正达到正规高职院校教育教学及合格高职人才培养应有的质量标准要求。所以，理顺合并高职院校的管理体制，协调制约影响其逐步走向成熟的各种关系，并在此基础上整合有利于合并高职院校办学质量水平不断提高和快速发展的内外资源。对于全面提升合并高职院校的总体综合素质，适应当前社会发展对高职人才培养的高标准、严要求，促进自身社会竞争意识的增强和社会竞争力的全面积聚，有着极为重大而积极的现实意义。

目前，从合并高职院校在职人员的构成来看，无论是高就于对院校的正常运行和发展起决定性作用的决策层领导干部，还是处在直接影响高职教育人才培养质量水平的第一线教师及负责协调具体部门工作的中下层干部和普通后勤服务工作人员，也大都是从原中专、技校一并升格而来，虽然合并后也逐年按照高职的用人要求，对一些紧缺专业和岗位进行了引进和充实，但人员队伍总体结构的有生力量仍以合并前为主。干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，没有配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的受到限制。合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。众所周知，人是生产力中最活跃的因素，合并高职院校要摆脱和超越，原来中专、中技教育教学和管理服务的固有模式对高职教育发展的影响，以大手笔开拓高职教育的新天地，就必须对现有的人力资源进行合理配置和科学优化，否则，即使合并后的高职院校和原来中专、中技教育教学只是名称的改变罢了，没有本质的区别。所以，要想达到高职院校人事档案管理质的飞跃，就要充分发挥和调动现有各岗位、职能部门及关系高职教育的积极性，不断提升在职在岗人员的积极性和创造性，理顺办学模式，提高综合素质与实力的，处理好各种关系，整合、优化出具有强大综合实力的合并高职院校人力资源运行新体系，这对大力推进高职教育在新时期实现人才培养的跨越式发展和腾飞，具有特别重要的意义。

2　合并高职院校人事档案管理优化的实施

由于合并高职院校在合并升格前，各专业学校在人事档案的管理上都有适合自己行业和专业特点的管理机制和运行模式，也不乏丰富的管理经验。但合并升格后出现的层次繁多而复杂的大融合现象，使得在人事档案的管理上没有现成的经验可资借鉴。许多新情况、新问题会随之出现，面对新情况就必须寻求符合和适应合并高职院校人事档案管理实际的方式方法，并在实践中使其发展成为较为成熟的新模式。所以，对原有运行模式、管理经验、人力、物力、财力等有效资源，在借鉴和充分利用的基础上达到优化管理，形成具有高等院校人事档案管的理模式，并积极探索具有创新性合并高职院校人事档案管理的新理念、新方法，使之更加科学化、规范化、合理化，形成独具特色的管理模式就成为优化实施追求的终极目标。

合并高职院校人事档案管理的优化，是一个关系院校内外方方面面的复杂系统工程。它涉及了内外管理体制、组织领导、运行模式、管理手段、专业人员构成及档案管理运行过程中必须的设施设备、房舍场地、环境建设等一系列具体问题。但最核心和最根本的问题则是领导高度重视，提高档案管理人员素质，加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平，建立信息网络，充分发挥服务效能管充实干部档案管理队伍。如果这些问题能得到圆满解决，其它与管理有关的硬件设施配备及调配、使用、经费等具体问题也就会随之得到解决，这是当代社会心理学关于情感智商的理论所揭示的社会发展规律。即：在问题解决过程中，人际关系的理顺、协调和与社会环境的积极适应水平的高低，占据了问题成功解决的80％的份额。而合并高职院校人事档案管理目前所面临的这种头绪较为繁杂的客观现实，其主要矛盾也在于把涉及与人事档案管

理的各种内外关系处理到最有利于建立新型管理运行模式的状态，使管理过程的运行与当前的高职教育发展现实相适应，进而达到管理的最优化。所以，优化实施的重点应放在与人和内外组织机构有关的软实力的增强和良好管理环境氛围的营造上。在此基础上，再对原有人事档案管理的资源，如：设施、设备、场地、用房、办公环境及管理规章制度等，进行取舍、修订和完善及对人员在专业岗位调整、能力水平培训和提高等方面进行全面优化。以创建符合时展要求和能为高职教育发展，做好人力资源配置后盾的创新型合并高职院校人事档案科学化管理新模式。

3　合并高职院校人事档案管理优化的“短板”

社会心理学揭示的“木桶效应”现象告诉我们：在某一事件的发展中，影响其发展速度和总体水平提高及目标达成的因素，总是发展最慢和水平最低的那一个。由于这一因素的影响，使整体发展水平和目标的实现也停留在与此同样的高度和水平，这个影响全局发展和提高的因素就是“短板”。

合并高职院校能不能在短期内达到正规高职院校的人才质量培养水平，其制约因素是多方面的。但最重要的是能不能在人才资源的配置上建立科学合理的用人机制，并使这些人才资源在各自的岗位上发挥最大效能。所以，如果人事档案管理工作处于无章可循的混乱状态，不能为用人单位和决策部门及时提供真实、可靠、有效的人才资源信息，就会使为合并高职院校发展提供人才动力之源的核心处于影响整体全面发展的“短板”尴尬境地。而人事档案科学化管理优化目标的实现，也是由人的因素决定的。它既包括了院校领导对这一关系高职教育全局发展兴衰的部门工作的重视与关注程度，也包括了具体参与管理与操作的一般人员的工作态度和专业能力水平能否适应高职教育发展新形势的问题，他们共同构成了影响高职教育人才培养和人事档案管理优化目标顺利实现的“短板”。

所以，合并高职院校人事档案科学化管理优化目标实现的关键，就是要提高院校领导，尤其是主管此方面工作的领导对实现人事档案科学化优化管理目标的认识，高度重视这一工作的全面开展。以有利于和促进高职教育发展的战略眼光，根据当前合并高职院校人事档案管理存在的现实问题，在科学创新思维思想的指导下，做好人事档案科学化管理优化目标的顶层设计，为优化工作的顺利开展和最终目标的实现开好头、奠好基、铺好路；一般工作人员也要摒弃靠老经验、老习惯、吃老本的落后思想意识，树立与时俱进终身学习，不断进步的良好工作态度和作风，根据自己工作岗位的特点制定出行之有效的操作方案。这样，使上下形成为科学化管理优化目标实现的强大合力，以促进合并高职院校人事档案管理优化成为现实。

综上所述，合并高职院校人事档案管理的优化，对提升当前合并高职院校的人才质量培养水平有着重要的影响作用，而实现其优化目标的“短板”主要是人的因素。所以，提高领导和与人事档案管理工作有关人员的认识和素质，以确保优化目标的实现，应成为合并高职院校人事档案管理优化的关键。

参考文献：

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随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，越来越多的科学技术得到了广泛的应用，同样在档案管理工作中，人们对科学信息技术也有着独钟的青睐，大量的电子文件得到了广泛的应用，这是由于其具有着一定的保存简易性、操作简单性、可编辑等特点，因此，其被广泛的应用于档案管理活动中，另外，计算机技术以及网络技术在一定程度上还存在着安全风险隐患问题，因此，相关档案管理工作人员需要充分做好相关防范工作，从而有效保障档案的完整性、准确性以及真实性。为了使得相关档案管理工作人员能够适应现代档案管理模式的发展需求，则需要督促他们通过各种途径的学习，而提高自身的综合素质水平，使其具备一定的与时俱进的管理思想理念，能够对以往档案管理经验进行综合与归纳，并且结合自身所学专业知识对其进行不断地创新，积极发现过去经验中所存在的问题而给予相应对策进行解决，从而使得当代档案管理水平得到进一步提升，进而有效保障当代档案管理工作顺利开展。

二、不断提升档案管理工作人员的服务意识水平

根据目前来看，我国当代档案管理工作主要分为以下两个方面，首先，对档案进行保存与管理。档案的保护工作是保障其完整性与安全性的活动，从而为后期应用提供有力保障，而档案的管理工作是指对档案资料进行保护，并且为公众提供档案信息服务工作，从而更好的为国内社会主义现代化建设提供服务；其次，档案管理工作是为了保障档案信息高效应用。通过当前档案管理部门与相关部门之间的合作情况来看，档案管理工作除了对档案信息进行保管工作以外，还需要为档案信息高效应用提供有力相应服务，从而体现出档案管理工作人员在档案管理活动中的价值，由此可以看出，档案管理工作人员的服务意识对档案信息的保存、管理以及利用等阶段活动具有着十分重要的作用，因此，其服务意识水平决定着档案管理工作水平，同时，对档案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有着极其重要的作用。综上所述，通过提高当前档案管理工作人员的服务管理水平，不仅有利于提高档案管理工作水平，而且还有利于提高档案信息资料的价值，因此，笔者认为需要通过提高档案管理工作人员的服务意识水平，即可实现提高档案管理工作水平的目的，因此，相关管理工作人员需要结合当今科学档案管理方式对档案信息进行保存与管理，从而有效提高档案管理工作效率，进而保障国内档案管理工作得到可持续发展。

三、不断提升创新能力以及树立创新意识以提高档案管理水平

随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，人们对提高档案管理水平提出了更高的要求，为了使得档案管理工作水平得到进一步提升，则相关档案管理工作人员不仅需要具备与时俱进的管理工作思想，而且还需要具备有创新能力，从而有效推动当前档案管理工作的发展，因此，对于当前档案管理工作而言，创新能力是相关档案管理工作人员必须具备的素质，这不仅是当代档案管理工作的发展需求，而且也是档案管理工作未来发展形势所决定的。另外，随着科学技术广泛的应用于档案管理工作中，使得传统档案管理工作与高新技术之间有效融合，其中，档案管理工作人员的创新能力发挥着极其重要的作用，如果档案管理工作人员不具备有创新能力或者创新思想，则不仅不适应当代档案管理工作的发展需求，而且在一定程度上制约着档案管理工作的发展，因此，作为新时期背景下的档案管理工作人员需要不断地提高自身的专业知识水平以及相应业务能力，从而更进当前管理模式，将低水平的管理模式进行改革与创新，进而有效提高档案管理工作水平，同时，相关档案管理工作人员需要不断地发挥自身创新意识与创新能力，从而有效提高档案管理工作效率，进而提升国内档案管理实效性与利用效率等。

四、档案管理工作人员需要提升自身业务素质水平以提高其工作效率

相关档案管理工作人员需要具备一定的职业道德素质以外，还需要具备一定的业务素质，业务素质是保障档案管理工作顺利开展以及提高其工作效率的重要保障，因此，档案管理工作人员需要通过学习相关档案工作业务知识，同时，熟练掌握档案管理科学技术的操作应用，从而有效提高档案管理工作效率。另外，相关档案管理工作人员通过提升自身业务素质水平，不仅有利于提高档案管理工作效率，而且还能够针对档案管理业务中所存在的问题进行分析，从而以探讨新的管理方法而不断提升档案管理水平，由此可以看出，档案管理工作人员通过不断地提升自身业务素质水平，无论对档案管理工作效率而言，还是对档案管理现状而言均有着十分重要的意义。综上所述，在当代档案管理工作中，档案管理工作人员不仅需要具备一定的综合素质水平，而且还需要具备有创新能力，从而为档案管理工作效率以及水平提供有力保障，进而有效推动我国档案管理工作走向可持续发展，继而为档案信息资料的历史价值以及现实价值提供有力保障。

五、结语

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（一）知识管理理论在城建档案管理中实施的必要性分析。在网络信息环境下，城建档案管理工作正在实现由静态的纸质档案信息存储向动态知识元的过渡，需要转变静止、僵化、固定不变的信息存在方式，实现城建档案信息的知识化。借助知识管理理论可以把大量的城市建设档案无序化的信息进行共享、传播和储存，使海量的城建档案信息实现有序化管理；其次，通过知识管理建立城建档案知识库，搜集个整理各类有价值的知识信息，增减城建档案知识储备；第三，借助知识管理理念可以充分了解和分析城市建设所面临的诸多外部环境，及时发现城市发展过程中的新动态，调整城建档案的搜集方式和归档目录，更好地为城市的建设和发展提供智力服务；第四，借助知识管理理论可以充分挖掘现有城建档案潜在的知识资源，借助信息化的服务方式，提升城建档案智能化服务水平和服务效益。

（二）知识管理理论在城建档案管理中实施的可行性分析。城建档案管理具有档案管理的一切属性，档案管理涵盖于社会大文化事务管理中，当然也隶属于知识管理的一部分，是知识管理的一个分支学科。知识作为当代社会发展过程中的一个典型标识，对于推动社会发展，指导社会经济建设具有宏观的规范与统摄作用，因此，在知识时代迈进的形势之下，借助知识的手段来挖掘潜在的有价值的知识信息对于城市的建设与发展来说具有决定性的意义和作用。那么，通过知识管理理论可以挖掘城建档案组织管理内部的知识资源，提高城建档案的组织与创新能力，以知识创新推动城建档案的组织管理创新，知识管理在城建档案管理中的运用就显得尤为重要了。知识管理在城建档案建设中的可行性具体可从以下几个方面来加以分析：首先，从城建档案信息属性的角度来看，城建档案涉及当地的历史、地理、人文、经济、科技、教育、自然资源等诸多信息，这些知识的存储是一种显性的知识储备，对于这些信息的记录是社会各部门工作人员的一种智慧和劳动的结晶，其本身与知识管理有着共同的资源基础；第二，从知识管理现有的研究成果来看，基本形成了一套较为完善的知识管理理论体系，具备了运用该理论形成的技术和方法。社会各个行业领域的由于面临着愈来愈激烈的竞争压力，这就需要充分发挥显性知识和隐性知识管理手段来提升企业的应变能力和创新能力，从而对城建档案信息情报的获取也就提出了更高的要求，因此，借助知识管理探索城建档案信息发展的新的方式和途径，完善城建档案工作，为城市建设提供有价值的竞争情报信息，把握好城市发展的方向与发展动态，提高城市的核心竞争力，制定科学的城市建设战略定位，推动城市的科学规划和建设提供理论支撑。

二、城建档案的开发与利用现状

城市的建设和发展离不开知识的积档案工作累和文化的积淀，城建档案的合理开发与利用才能为城市管理者、城市规划部门和城市执法部门提供相应的参考决策。随着市场经济的快速发展，城市快节奏的生活方式和高速的发展水平，新生事物的交替更新与快速蜕变，需要掌握更多的新知识、新科技、新文化，城建档案的有效开发与利用就显得尤为重要。加之，近年来城市建设项目的逐渐增多，城建档案在管理的过程中也表现出诸多不完善、不规范之处。从目前我国城建档案开发现状及开发过程中存在的问题主要表现在以下几个方面。

（一）城建档案建设中知识的流失。城建档案建设过程中知识的流失主要表现在许多档案知识信息没有得到及时的搜集、整理、保存和归档，特别是一些重要档案信息的流失不能制定科学的战略决策，造成城市的建设与发展多走一些不必要的弯路。城建档案知识的流失还表现在很多档案资料仅仅存放在档案馆，得不到合理的利用，城建知识得不到广泛的普及与开展，难以为城市建设与发展提供服务支持。造成城建档案建设中知识流失的原因本文分析认为主要表现在，首先，城建档案管理人员缺乏科学的管理理念和城建档案积累、搜集的意识，没有认识到城建档案在城市发展建设中的重要作用和意义，以致把城建档案管理集中在收管和保存上，开发与利用不足；其次，目前城市建设管理人员主要是依照“城建档案保存目录”来上交档案，城建档案管理人员把上交的档案加以分类存储，而城建档案馆并没有深入城市建设的实际工作，以致造成了大量的城市建设档案知识信息的流失。

（二）城建档案资源结构不合理。我国自改革开放以来，城市化进程的不断加快，城建档案在未来的城市建设规划中发挥着越来越重要的作用，但是，我们也应该清晰地意识到，在不断丰富城建档案馆藏内容的同时，也造成了资源结构上不合理的问题，具体表现在：第一，空间上的不合理。城市化的过度发展，城市规划建设发展迅猛，而一些落后城市和农村地区的建设规划没有完全走向正规，导致一些违章乱建的现象突出。另一方面，城建档案资源空间结构的不合理性还表现在区域分布不均，东西部城建档案资源差距较大，造成东西部城市建设的不协调；第二，城建档案内容上的不合理。我国城建档案建设过程中多局限于城市的规划，建筑的设计方面的记录，而缺乏对城市生态环境保护、城市文化内涵、城市人文精神等方面资源的开发，这也是我国城市建设过程中的生态严重失衡，城市文化内涵的缺失的原因之一，不利于城市建设的可持续发展。

（三）管理流程和知识化手段落后。知识经济和信息化时代的到来，计算机技术在各个领域的广泛实施，大量电子文档的涌现，城建档案信息化建设亦是发展的大势所趋。因此，借助现代化的科学技术理论与方法，不断简化城建档案管理流程，充分开发城建档案网络信息资源库，推进档案信息资源共享，实现档案管理的规范化、科学化和自动化建设。才目前我国城建档案的管理流程来看，主要包括：接受档案资料检查资料是否完整档案管理员进行档案编码借阅档案资料档案归档。多局限于传统手工的方式来完成档案的收集、存储、加工处理与归档工作，缺乏运用知识化、信息化的手段建立计算机检索系统来提高城建档案的管理效率，难以实现不同地域城建档案的资源共享。

三、基于知识管理的城建档案合理开发与利用的具体对策

（一）创新城建档案管理理论，规避城建档案建设中的知识流失。根据知识管理理论，本文认为城建档案建设需要构建一个开放的城建档案知识管理平台，吸收、利用外部的城建档案知识信息资源，挖掘更多有价值的档案知识信息，丰富城建档案管理知识库，提高城建管理工作的水平。知识管理理念下的城建档案资源信息共享以及档案信息系统的维护，实现对城建档案知识资源的潜在价值的开发，需要城建档案管理人员充分了解知识管理服务的内涵与本质，实现城建档案由一般传统的服务转向知识型、技术型的过渡，充分挖掘城建档案建设中的知识信息，做好数字化管理平台的开发与维护工作，有效规避城建档案建设中的知识流失。

（二）构建智能化的城建档案知识管理系统，规范城建档案资源结构。城建档案管理是一个复杂的系统工程，由于我国当前城建档案空间结构和内容结构不合理的问题，从知识管理的角度，本文建议建设大规模、可扩展、可交互操作的分布式的城建档案海量数据库，不仅可以实现城市内部档案信息共享，也可以实现不同城市之间的方案信息共享，优化空间结构，提升城建档案管理的工作效率、服务质量和市场竞争能力，以及城建档案知识管理的智能化水平。在城建档案的管理内容结构上，需要从知识应用、知识生产、知识资源三个层次上，发掘城建档案建设中的隐性知识，加快城建档案隐性知识显性化，并运用应用超文本、多媒体技术、电子加密技术等手段实现职能化检索、联网查询以及实时浏览服务，节省了大量的人力及财力资源。

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高校档案记录着高校的历史发展和文明进程，以其材料的原始性和真实性而具有重要的史料价值，是高校大学文化建设和大学精神所保存的智慧的渊薮。在此意义上，对高校档案的管理也应该提升到关乎大学发展的战略高度上。因此，只有高校档案管理人员具有较高的文化水平和专业素养才能胜任此项工作，才能更好的服务高校的发展和社会需要。但是，现实的情况是:长期以来，我国大部分高校的档案部门在档案的知识管理方面常常不能尽如人意，部分档案管理人员往往是岗位轮转或者是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有受过档案专业的训练，更有甚者其基本的文化程度还没有达到要求，保证高校档案管理的规范化和科学化就不能落到实处。所以，造成高校档案管理质量低下，甚至乱象频生的现象，也就不足为怪了。鉴于此，提高高校档案管理人员的管理技能和知识水平以及学术研究能力，是对高校档案进行知识管理的先决条件。那么，高校档案管理人员的知识技能标准有哪些呢?迈克尔•库克在《培训档案和文件管理人员的国际标准》一文中说:“所有的档案与文件管理人员必须具备一定的管理技能，例如:目标管理、数据库管理、文件系统设计、统计方法、预算和成本利润分析等，这些知识是任何一位合格的专业档案人员所具备的。”

这是迈克尔•库克在20世纪末期对所有的档案与文件管理人员必须具备的管理技能的阐述，然而，当时间进入到21世纪的今天，对高校档案管理人员的管理技能和知识结构的要求也发生了不少变化，尤其是对高校档案管理人员的知识化要求更高。这也是21世纪经济全球化背景下社会发展对高校档案知识管理的新要求。具体到我国高校这个层面，高校档案管理人员必须提高思想认识，转变固有的工作观念，加强档案管理的业务学习，不仅要充当高校档案的保管者、大学历史文化的守护者，更应该成为档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。此外，还要高度重视高校档案的编研工作，要充分认识到高校档案的编研工作并不仅仅是收集、整理、装订资料之类的简单事务，编研工作的特性决定了编研人员必须具备起码的历史学、文献学、编辑学、写作学以及计算机、外语等基础知识，因此，档案人员应该不断学习，积累丰富的知识，提高对档案文献的研究分析能力，提高对档案材料的鉴别能力，提高语言文字读写能力，提高计算机操作能力。如果高校档案管理人员不具备与档案相关的基础知识，不具备相应的文化知识修养以及学术研究能力，则无法正确认识高校档案的价值，高校档案文化资源的开发和文化管理也不可能真正实现。

二、高校档案知识管理的价值实现

(一)知识组织对高校档案馆而言，知识组织是档案管理人员对档案资源进行知识管理的方式。潘连根曾经讲过:“对数字档案馆而言，知识组织就是通过知识挖掘对馆藏文档信息进行精简、提取，发现隐含在文档信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织的过程。”［4］这段话说明:档案管理人员是高校档案知识组织的主体，通过他们的知识化的组织行为给予档案以知识化的组织成果。例如，高校人物档案具有无可比拟的历史性和真实性，是高校发展历程的见证，具有丰富的文化、知识、思想、历史内涵，是高校在进行大学文化建设的重要资源。可以说，对人物档案文化性的集合组织，是表现大学文化的重要方面。此外，在建立高校人物档案并对其进行充实和完善时，要针对高校人物的不同家庭情况，首先要重点组织易分散、易损毁和遗失的资料，进行统一的收集、整理、编研、保存，这一过程实质上就是一项对档案资源的知识组织过程。高校档案的知识组织工作的发挥无疑也取决于主管高校档案的行政干部领导水平，在某种意义上，高校档案管理干部的知识素养和水平决定了高校档案知识组织的质量。事实上，由于目前高校档案管理体制上存在的诸多弊端，高校档案的编研工作基本上还停留在应时宣传和完成领导要求的工作上。更有甚者，部分高校档案馆的领导和管理人员依然坚守着传统的档案管理思想，对档案的编研工作置若罔闻，人浮于事。这不仅不能提升档案知识组织管理水平，更不能为本校的高校大学文化建设做出任何贡献，对这种浪费资源的行为，应该积极加以改正。新时期高校档案管理的新要求，促使高校主管档案管理的领导结合本校实际，突出档案管理者的知识组织作用，强化档案管理者的知识素养，使高校档案馆在做好档案信息组织工作的同时，还要考虑到档案信息的大学文化建设和社会发展的现实需要，在此前提下进行一定程度的分类组织、分专题组织、分行业组织等各种组织方向的研究，尤其要重视更能体现知识组织优越性的分类、整理和编研的环节。

(二)知识开发如果说知识组织是对档案资源进行的分类管理和整合规划，那么，知识开发就是在知识组织的基础上，通过对档案的知识资源的深加工，有目的、有针对性的创造出社会和个人所需要的知识解决方案和知识产品。因此，知识开发同样需要档案管理者具有较高的文化素养和水平，更需要较高的学术素养和学术研究能力。一般而言，高校档案馆是直接服务于所在高校的建设需要。高校所进行的独具特色的大学文化建设和大学文化战略，其目的是增强大学的文化影响力和提高大学在国内和国外竞争力。大学文化建设的内容涵盖面很宽泛，几乎包括了大学建设的一切领域和层面，但是其精髓在于培育大学的灵魂和精神支柱，即大学精神。大学精神是是大学文化的核心，在大学的生存发展中起着至关重要的作用。因此，大学文化建设的关键是从大学的历史发展中提炼自己的大学精神。高校档案记录了高校进行教学、科研工作的全部内容，如专业设置、教学改革、教学大纲、教师情况、招生情况、学籍成绩等内容。对这些档案材料进行总结、提炼，可以为大学教育理念和大学精神的形成和明晰，为高校的教学改革和发展走向提供经验借鉴，具有非常重要的意义。因此，鉴于高校档案的文化资源属性，对高校档案的知识开发就是每一个高校必须要高度重视并切实实行的重要的工作。

(三)知识传播高校档案工作不仅肩负着保存记忆、资政育人的责任，更为重要的是，还具有传承文化、弘扬文明的特殊使命。在高校档案具体的知识传播环节中，首先要向学生和社会公众宣传高校的核心价值观。价值观具有浓郁的时代特征，是高校一切工作的出发点和最终归宿，可以说是大学文化建设的重中之重。其次要宣传高校的办学理念。办学理念是高校的发展规划、历史使命和大学精神的主要表现。最后要塑造大学的形象。大学形象是大学文化本质的外部显现，是通过高校长期的建设、由高校所有的精神文化和物质文化综合形成的现实存在。这种通过宣传由社会公众所赋予的大学形象无疑会在高校竞争中处于重要的地位。高校档案具有真实性、直观性和历史性的特点，是高校文化向内部和外部进行知识传播的重要媒介、有效形式和载体。经过知识组织和知识开发之后的高校档案研究成果，以编研著作、举办展览、文化开发等方式来体现，不仅有助于学生和社会关注高校的办学理念、人才培养质量及教育改革成果，向学生和社会展示大学形象，而且将是提升大学文化建设和社会影响力的有效措施。此外，通过高校档案的知识传播，把大学文化资源发扬光大，延续大学文脉，传承大学文化，也是高校档案管理人员的光荣使命和义不容辞的历史责任。因此，高校档案的知识传播对于高校大学文化建设和大学精神的弘扬，对全社会的文化贡献具有十分重要的作用。

(四)知识服务“公共档案馆”是近年来随着档案馆服务功能的不断拓展，公共属性逐渐明确而出现的。档案馆的公共性是实现档案工作目的的必然要求，也是档案馆实现自身发展的迫切需要。“面向社会，面向公众，扩大档案服务范围，改变传统官方机构为现代的公共档案馆，实现档案资源的最大限度的开发利用，是现代综合档案馆自身存在和发展的必由之路。”［5］高校档案馆作为全国档案馆的的一个分支，毫无疑问也具有明确的公共属性。公共属性要求高校档案馆不仅要为高校的师生员工服务，还要为社会和所有需要的公民服务。在新的历史条件下，高校档案中包含的重要的信息和文化资源日益受到全社会的关注，为社会提供知识服务就成为了高校档案馆的重要责任。“知识服务不仅渗透和凝聚了档案专业人员的知识积累和专业贡献，也弥补了利用者的知识空缺。”［6］因此，高校档案的知识服务应该以管理人员对档案的知识创造为前提，使这种经过知识加工后的知识资源在高校与社会各界建立联系时，可以极大地增强高校的知名度、美誉度，提高高校的社会影响力。加强高校档案公共服务功能，提升高校档案的知识服务能力，首先要强化知识服务意识，重视和把握社会需求及其发展趋势。在高校档案管理中，要摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，积极面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质的知识服务，使全社会共享对高校档案的知识开发成果。

三、结语