档案电子化的重要性精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案电子化的重要性，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【P键词】医院；纸质档案电子化；重要性；推进策略

我国已进入数字化、信息化、网络化时代，科技的发展让医院档案管理面临了前所未有的机遇与挑战。伴随大量电子文件的产生，传统档案管理模式已无法跟上信息化发展步伐，实现医院纸质档案电子化管理势必将成为一种发展趋势，变成医院档案管理工作备受重视的研究热点。

一、医院档案电子化管理的必要性

档案资源为社会经济发展留下的宝贵财富，是人类从过去到现在走过的印迹，可为以后的经济发展提供借鉴经验，一直以来都备受关注。对医院而言，实现档案电子化管理相当重要，具体表现为：1.通过现代计算机的扫描功能，可完成对不同纸质档案或图片的数字化处理，更利于电子文件的妥善保存与利用，可最大程度地保护原件，避免档案原件频繁使用出现破损或遗失，还可避免档案丢失后出现信息短缺等现象。2.实现医院档案电子化管理可提高档案管理工作效率，增强文献管理质量，提升档案利用率。3.医院档案电子化管理可实现档案资源共享，满足不同部门档案使用者的查看需求，增强了档案利用价值的同时，又保证了资源的合理配置。

二、医院纸质档案电子化推进策略

（一）及时做好医院电子文件归档工作。与纸质文件比较，医院电子文件归档为一项相当艰苦且高难度的工作，医院档案部门应始终根据国家标准，结合单位实际，制定档案基础工作标准，如档案归档要求标准、案卷质量标准、分类要求标准等，并在该标准基础上，档案管理人员需把不同科室传输过来的电子文件，根据相应原则与方法给予分类整理，集中处理，明确档案属性，将计算机或网络存储器上的电子文档拷贝和刻录至可移动磁、光介质卡里，便于长期与永久保存。同时在档案整理归档时应注意如下三点：1.不管采用何种途径归档，均应由电子文档形成科室依照统一格式编目给予整理，再传输至档案室，便于电子文档形成部门对数据的准确性与真实性负责。2.电子文件移交时，需做好可读性鉴定、可靠性鉴定与密级鉴定。3.已归档的电子文件需为最终版本，生成文档后不可再作出任何增减删改。

（二）完善医院电子文件管理安全制度。医院档案电子化管理中遇到的最突出问题即档案信息安全问题，若要保证电子档案更安全，还应制定一套合理、科学的管理制度，对电子文档收集与归档、电子化档案制作、时效等环节作出明确规定，使管理工作规范进行。主要做法如：建构档案信息网络与信息安全管理制度；电子档案应用系统安全操作制度；网络安全保密制度等。同时，还应完善并执行考核机制，将责任落实到人头，对工作中屡屡失误的人员给予严格惩处，通过对管理者的有效考核来增强他们的工作责任心，进而实现电子文件的安全性管理。

（三）不断提升医院电子文件档案管理技术水平。若要让医院档案电子化管理效用转化至最大，就应在日常管理工作中注重对基础设施的完善，加大对医院管理工作所用技术的资金投入，提高工作者技术能力。首先，需增加硬件方面的资金投入。做好电子文件档案管理的前提是增加医院内部硬件投入，选用性能好、质量高的设备，降低工作环境里的电磁干扰或辐射，唯有如此，方可确保医院档案电子化管理工作得到高效率开展。现今，大多数医院都建立了微机局域网络，虽然方便了内部信息交流，不过若要确保档案管理的安全，提高工作效率，还需配齐全拷贝、扫描、打印等配套设备，便于信息输出利用。其次，需增加软件方面的资金投入。在医院内部采用适宜工作要求的办公软件，注重一些通用性较强管理软件的使用，唯有如此方可实现档案管理中的自动化管理，全面增强医院整体管理水平。最后，需重视医院内部网络运行的维护，在实际的管理工作中给予相应的网络安全保护，如此可为医院档案的电子化管理提供最佳运行环境，实现在硬件与软件方面运行期间的维护与保养。

（四）加大医院档案管理人才队伍建设。医院档案电子化管理中用到的信息安全保护技术、归档技术、编排技术、病毒防控技术等对医院档案管理人员而言，均属于相对陌生的知识，现有不少档案管理人员在这方面的知识较缺乏，已无法满足电子化管理技术需求。因而，组建并培育一支专业性技术型人才为医院档案电子化管理的首要任务，医院档案管理人员应具备紧迫感，强化学习，不断更新自身知识，除了掌握专业性档案知识外，还应具备计算机网络运用操作能力，使自己始终跟上时展步伐，才能在信息化时代做好电子档案管理工作，满足社会与经济发展需要，更好地为医院与社会发展服务。

总之，在全球经济发展背景下，医院可持续发展应足够重视档案电子化管理，树立档案电子化管理新理念，转变管理模式，利用现代化档案管理技术与设备，方可不断增强医院整体管理水平，提高医院发展竞争力，促医院整体效益的提升，使我国医疗事业得以长远发展。

【参考文献】

篇2

关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

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关键词：档案管理；档案保存；管理

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00

档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。

1电子档案管理和保存的重要性和益处

1.1重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

1.2益处

档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。

二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。

档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。

档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。

档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2做好档案电子化的存储软硬件工作

完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

3电子文件归档整理

符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。

3.1档案移交

以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。

外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。

3.2整理电子文件

文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

4电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。

4.1加强病毒防范

要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。

4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关

质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。

4.3定期检测和拷贝

对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。

4.4规范保管条件

在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

4.5掌握信息修复技术

信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。

档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35.

[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.

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一、档案信息电子化管理常见问题

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别

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关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势

现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。

1电子档案是档案发展的趋势

电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。

2电子档案存在的缺点

2.1电子文件的安全性和长期保存性问题

电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。

3电子档案信息化管理方案

3.1更新电子档案的管理方法

电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。

参考文献

[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).

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【摘要】档案管理部门应不断加强电子化基础建设，加强对档案管理人员的培训工作，利用现代化信息技术提高工作效率的同时，还应做好档案信息的安全保密工作。

关键词 档案信息；电子管理；问题；研究

全球信息化和知识经济时代的到来，要求我国档案管理工作能够顺应时代潮流，利用现代化的信息技术，由传统档案管理模式向信息化方向发展。近年来，我国档案信息化建设已经取得较大成绩，已经建设了较为完备的基础设施，开发了一定规模的档案信息资源，但档案管理模式仍存在一定的弊端，无法满足信息化时代的需求，是当前亟待解决的主要问题。

一、档案信息电子化管理中存在的主要问题

（一）档案管理软件系统兼容性差。档案管理各部门由于部门之间职能的不同，选择计算机型号、规格及相应的软件也各具特色，各自开发使用的管理软件无法实现互用。如适用于文件检索的软件系统，无法完成档案信息管理任务，当两项任务需要同时完成时，工作人员不得不启动两种系统，分别完成以上任务。系统之间的不兼容性，减慢了信息编辑成果的输出速度，制约了信息化技术在档案管理中应用的广度和深度。

（二）档案信息的标准化和规范化较差。档案信息电子化管理需要标准、规范的档案信息，这是实现档案信息电子化管理的基础。我国众多档案馆中普遍存在案卷质量不达标、档案著录细则各异、系统软件移植性不高的弊端，这就使得档案信息电子化管理仅局限于某一专业或某一馆领域内，无法大范围推广使用。档案信息电子化管理工作的开展，需要对档案信息进行标准化、规范化整理。

（三）档案系统数据需要进一步完善。我国当前的机读目录档案系统，未达到数据交换的水平。档案系统在信息系统和网络建设方面表现为各行其是，其规范性、可开发性、服务功能、可共享性仍需要进一步完善，否则无法适应档案信息电子化管理的要求，阻碍档案管理部门电子化建设的进程。

（四）档案电子化技术存在的不足。档案电子化管理的实现需要以计算机硬件及相关软件为基础。硬件设备配置方面，应根据不同应用配置不同性能的硬件系统。例如，单机版系统需要计算机配置较高，而网络版则可配置性能较低硬件，而将重点放在服务器、交换机和网线方面的配置。软件配置方面，不仅需要熟悉计算机软件的人才，还需要一批专业的软件研发人才，以便能通过对档案工作的调研，开发出具有实用性、科学化、现代化、规范化、简洁化、通用化的系统管理软件，满足档案电子化管理的需求。

（五）档案信息管理人员综合素质不高。档案信息电子化管理需要管理人员具有较高的知识水平和技术水平，其中包括档案信息管理知识、计算机操作技能、档案信息系统软件操作技能等，总之，档案信息处理复合型人才的培养是实现档案信息电子化管理的关键。当前档案管理人员知识水平不高，甚至有现代文盲现象，在先进的电子化办公系统面前无所适从，极大地影响了系统功能的发挥。

二、档案信息电子化管理对策

档案管理工作具有极高的技术性和极强的保密性，这一点已经为广大档案管理部门及相关管理人员所认可。为了达到上述两点要求，应在现有基础上对档案信息管理进行完善和升级，利用先进的信息化技术，实现档案信息的电子化管理。

（一）做好电子档案的安全保密工作。档案信息具有重要的历史价值和参考价值，档案信息电子化管理面临的主要问题是档案信息的安全性和保密性。一方面，档案管理部门应对纸质档案文件进行安全、妥善的保管，在电子档案被损害或丢失的情况下，可利用纸质文件对电子档案进行及时修补；另一方面，电子档案共享空间应有严格规划和限制。现代化信息技术提供资源共享的同时，也给信息安全带来了挑战。为避免黑客的技术攻击，应根据档案保密程度进行等级划分，对于绝密文件应在本部门或局部范围内实现公开和流通；而对于可公开档案信息，则可选择性地到互联网。

（二）提高档案信息电子化管理技术。档案信息电子化技术发展不成熟，是当前广大档案管理部门及相关使用部门所面临的主要问题。提高电子化管理技术应从硬件、软件两方面着手建设：硬件方面，应在档案管理部门及相关部门配备性能良好、功能可靠的计算机硬件设备，为档案信息电子化管理的实现提供物质保障；软件方面，应加大规范、科学、实用、可兼容的信息管理系统软件，推动档案信息电子化管理的进程。

（三）加强档案管理人员的培训工作。首先，档案管理部门应通过培训，让档案管理人员充分认识到现代化信息技术在档案信息管理中的优势，并对该技术的不足有客观了解，督促管理人员不断学习新的管理技术和操作技能；另一方面，管理人员在对电子化管理系统具有公正、客观的了解后，应积极学习新技术和新的管理理念，同时要提高自身的安全意识和保密意识，防止不法分子利用信息技术窃取机密文件。

参考文献：

[1] 赵弋戈. 信息时代的档案电子化管理初探[J]. 北京档案，2010(10):34~35.

篇7

摘要：档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长和人力资源管理与开发的重要依据。本文就档案信息发展的现状进行分析，进而探讨了档案信息电子化的发展情况，提出了人才是档案信息电子化发展的主要因素。

关键词：档案信息；电子化；人才

随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的电子化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。档案信息管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势。

一、档案信息发展现状

近些年，我国档案馆档案信息化基础设施建设、应用水平，还有互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。在我国档案信息系统建设形式各有不同，其主要特点表现在开发性、规范性、服务性、共享性方面，这些都不能适应档案信息资源共享的要求。而且因为历史的各种原因，馆藏档案案卷质量不高，业务基础差，各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作还没有统一的标准，只靠某个专业系统，是不能统一实施，进行推行，严重的制约了档案信息工作电子化。再加上档案管理工作人员，普遍素质比较欠缺。就目前而言，还有很多档案部门缺乏操作高技术的人才，尤其是运用档案信息处理技术的复合型人才就就更少。

二、档案信息电子化建设的必要性

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然档案信息电子化在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，提前做出决策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，同时也为档案信息打下基础。随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，对档案信息电子化建设而言就显得十分重要。

三、档案信息电子化的发展

（一）做好电子档案文件的保存

目前，以化学磁性材料为载体的电子文件，它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，从某种意思上可以说能够长期保存。因为被记录在介质层上电子文件记录信息被密封在塑料保护层内，是不担心外界磁场的对它的干扰。但是，存在的问题是因为电子文件缺乏实际贮存的验证，时间极短，因此电子文件的信息保存将成为档案研究和探讨的重要的研究课题。当前针对电子文件保问题，还需要在日常生活中进行定期进行复制和观察，防止信息的损失。

（二）做好归档电子档案文件的技术处理

新型文件材料的归档是档案信息化的大势所趋，这就对档案有关人员提出了更高的要求，要求题目必须深入到现行文件的实际工作领域，要充分了解归档文件所需的各种信息和技术，对产生的很多的电子文件的接收和处置，以及存储工作进行学习和了解，进一步保护电子文件所保存的原始信息。换句话说，也就是通过采取先进的归档电子文档技术处理，把那些已经进行归档文件技术处理好的那些文件进行归档技术处理，使这些文件变为只能读不能写的不可更改的文件，这样就能够保证电子文件的可靠性和安全性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（三）加强档案人员的知识储备

社会的发展，科学技术的进步，人才已经成为科技竞争的首要。随着档案事业的日新月异，我国档案人员也面临着新的挑战，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。特别是现代电子信息技术的发展使档案工作的任务、环境发生了根本性的变化，要要适档案人员要精通业务流程的同时，还应具备档案信息技术和档案事业的发展必须具备的知识，努力使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，明确历史责任感的积极干预者。努力为我国档案事业的发展做出贡献。

四、结语

随着计算机技术和网络通信技术的迅猛发展, 档案信息电子化的概念逐渐被提出并受到广泛的关注。我国的档案管理电子化是社会发展的必然趋势，档案管理工作将随着信息技术革命的深入发生根本性的变革。它的出现和发展不仅从根本上改变了档案馆的工作模式和服务类型,而且为档案信息的共享提供了更为广阔的发展空间。

参考文献：

[1]龚红生.浅谈档案安全体系建设的重要性[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011年.

[2]瞿学琴.论档案安全体系建设中的基层档案馆基础设施建设[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011年.

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【关键词】高职院校 毕业生档案 电子化

高职院校毕业生档案管理电子化的必要性

科学技术迅猛发展的今天，计算机技术的高速发展以及广泛普及和应用给高职院校行政管理、教育教学工作带来很多方便。毕业生电子档案便是计算机技术发展的产物，它不仅使得毕业生档案管理发展为电子化方式，方便学生、学校、用人单位的快速查询、保存，同时也实现了远程佐证。传统的高职院校毕业生纸质档案主要包括：高校毕业生登记表、学生成绩单、学生实习鉴定表、体检表、奖惩资料、高中毕业登记表、党（团）材料、高校招生报名表、志愿表等资料。这些都是高职院校毕业生档案里最原始的一手资料，基本属于手工填写，学校仅此一份，一旦遗失或损坏将对学生就业和学校教育教学管理工作带来诸多不便。因此，毕业生档案管理电子化就要从源头做起，档案管理人员应从学生入学就开始着手学生个人资料的收集、鉴定、整理及电子化录入，利用扫描设备等高科技方法实现毕业生档案管理电子化，以保障毕业生档案资料的真实性、完整性、永久性。此外，毕业生电子档案同时具有方便存储、快捷利用的优越性，主要体现在以下两个方面：

1.易于保存，便于查询

传统的纸质毕业生档案大多数会因为年数长久而引起纸张的泛黄、字迹模糊;此外，由于保存空间难以长久保持干燥的环境或者是因为一些虫子的撕咬、人为的管理不当等因素都会使纸质档案受到一定损伤。与纸质档案相比，电子档案则不需要面临以上问题，其只是保存在网络空间内，且可以多次备份，因此更加易于保存，且可以通过搜索或引索功能快速查询所需资料，具有更大的优势。

2.具有更大的服务价值

与传统的纸质毕业生档案相比，毕业生电子档案达到了信息资源共享的最大化。例如，学生学历电子档案，可以很方便地通过网络系统确定该学生的真实学历，有效发挥毕业生档案电子化网络化的重要作用，使用人单位通过本校数据库平台调取该毕业生本人的档案信息，了解学生详细资料。促进了学生就业速度，为社会各界、企事业单位“量才用人”提供真实的全面的学历信息，大大减少了毕业生就业市场不诚信的行为。

高职院校毕业生档案管理电子化存在的问题

1.缺乏统一的标准来限定高职院校毕业生电子档案的管理范围

由于我国的电子档案发展起步较晚，因此到目前为止，高职院校毕业生档案信息化管理工作还没有形成统一的管理标准来限定哪些信息应纳入电子档案管理系统中、不同类型的信息资料各自应保存多久、哪些需要重点保存等，甚至是各个单位都是独自为政，标准不一，既没有弄清哪些该单独保存，哪些应该与社会资源共享，造成毕业生档案资料没能被充分利用发挥其完整性的作用。

2.部分高职院校毕业生电子档案难以确定其真实性、原始性

由于网络环境的复杂化以及黑客、电脑病毒的入侵等使得高职院校毕业生电子档案的真实性、原始性难以确定。由于每个学生的字迹都各有其特点，纸质档案可以通过个人签名、文字、图形等有形方式来确保档案的真实准确性;而与纸质档案相比，毕业生电子档案明显更容易被篡改，且无迹可寻，降低了档案的真实准确性。

3.档案管理人员对毕业生电子档案管理的认识不足

很多院校档案管理人员，没有切实认识到毕业生电子档案管理的重要性及优势，使得他们根本就不重视甚至是忽略毕业生电子档案的归档与整理。

高职院校毕业生档案电子化管理存在问题的解决对策

1.制定科学规范的毕业生电子档案管理制度及统一标准

在毕业生电子档案的管理工作中，为更加有效地面临复杂的网络环境，就必须使其管理工作从一开始就有一套科学规范的管理制度及必须遵循的统一标准。这一规制和标准的确立必须秉承科学严谨的制定程序，详细制定从毕业生电子档案的设置整理、分类归档、保存、修改等方面的具体规则。

2.切实保障电子档案管理的原始性、真实性、准确性

在毕业生信息输入方面，设置密码时，规定采用数字、字母、特殊符号相组合的方式来设置毕业生电子档案个人密码，并时常变动，降低个人密码被盗、黑客入侵等潜在风险;在学院档案部门集体信息录入及确认中，配合使用电子指纹录入、电脑拍照，使得信息与指纹、照片三者相符合，保障毕业生电子档案的真实准确性;在毕业生电子档案管理中，对于个别重要档案资料，同时要进行纸质档案保存，并扫描到电子档案管理系统中，保障电子档案的原始性。

3.加强档案管理人员信息技术培训和对电子档案管理的规范性认识

应加强高职院校毕业生电子档案管理人员信息技术的培训，不断提高现代化技术操作水平，及时更新毕业生电子档案管理内容，促使高职院校毕业生档案电子化管理从根本上从传统档案管理的思维方式向网络化、数字化的毕业生电子档案管理方向转化。

结 语

高职院校毕业生档案电子化管理要想实行科学有效的规范管理，必须从网络的大环境下考虑，采取内外结合的双重保护措施。在毕业生电子档案管理的过程中要综合考虑到技术、环境、人员素质、网络等多方面的因素，并结合本院校的实际情况以及毕业生电子档案管理的自身优缺点，要重视相关电子技术的学习以及新型科技的运用，同时要注重本单位档案管理工作人员个人职业道德素质的培养，保障电子档案的安全性、信息的真实可靠性。

参考文献：

[1]张同宇、李哲：《电子档案管理方案的实施与注意事项》，《企业管理资讯》2009年。

[2]余屹：《浅谈电子档案管理系统的实践应用》，《有线电视技术》2004年。

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关键词：档案信息；电子化；问题；对策

档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。

1 档案信息电子化的作用

1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存

电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。

1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性

电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。

1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本

目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高档案信息的时效性

信息的手工加工程序是选题―选材―编辑―出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。

1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本

传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。

1.6 提升档案部门的自身价值

档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 档案信息资源共享的要求达不到

我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高

档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。

2.4 档案管理人员的水平有待提高

实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府要加大支持力度

政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题

做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 提高档案标准化、规范化水平

档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。

3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4 结束语

总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。

参考文献

[1]温阳春. 档案信息电子化管理刍议[J]. 企业改革与管理，2014，07：65.

[2]郑晓雁. 浅谈加强档案信息电子化管理的重要性[J]. 长治学院学报，2008，04：88-89.

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关键词：事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

4 结论

档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。

参考文献

[1]张红生.事业单位档案管理信息化建设问题的讨论[J].活力，2011（23）：48.

篇11

关键词：海事 电子档案 网络环境 信息化

随着办公自动化(OA)和管理信息系统(MIS)在海事管理中的广泛应用，海事档案也必须实现数字化和网络化，为档案资源共享提供便捷服务。电子档案以机读形式存在，与纸质载体档案的利用方式有很大差异，如何将电子技术与网络系统有效地应用到海事档案的归档和管理中，是新时期海事档案管理工作人员的一项重要主要课题。

海事档案信息电子化的特点

所谓海事档案信息电子化，利用计算机及其它设备对海事工作中所产生的纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等档案文献进行收集、发掘、筛选、整合和数字化加工处理，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，通过网络传输实现资源共享，并对电子文件档案进行安全、高效、快捷的管理，以提高海事档案信息的利用效率，为行业管理和社会发展提供档案信息服务。其特点有：

1、提高档案信息的时效性和有效利用率

首先是在档案信息收集、整理上或直接应用现存的电子文件，或借助于语音识别、文字扫描识别、超文本和超媒体信息处理等技术，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于网络，运转、传递及时，电子可多人同时阅览，不受空间和时间限制并可在不同地点和不同时间进行复制、打印，为利用者提供极大的便利；再次是借助于检索工具，可以提高查阅档案的快速性和准确性。

2、扩展了档案的种类、加大信息容量。

档案信息电子化可以使档案类型扩展到一切形式，文字、图片、声音、影像，一切动态的、静态的档案都可以及时而逼真地呈现，基本不受档案本身的规格、样式和馆藏条件的限制，信息容量非常大。

3、节约物力和财力资源，降低档案管理经费

首先是在档案信息的收集、整理、编排、查阅方面，借助于转用软件和自动生成系统，在实现办公自动化环境下，不少档案可由计算机形成并辅助归档，文书部门文件整理与归档可一次完成并进行一体化管理，避免了大量重复劳动，提高了工作效率；其次，在档案的保管上，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题，重要成果可多份拷贝，并能长效保存，极大减少了档案维护与消防安全方面的费用；第三，对使用者来说，网络的快速传输，减少人员往来，极大地节约了时间和交通费用。

4、档案管理更加灵活、方便

电子档案管理的自动化和一体化，可以极其方便地实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理部门也可以通过办公自动化系统对档案收集、传递工作及时进行指导和动态管理，从而实现档案的超前性、预见性管理。密码的设置也有利于确保了电子公文及时高效、安全保密地运行。对一些纸质、实物形式的原始档案管理，在档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编写工作，标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，使管理工作自动化和规范化。档案数据库的建立和链接，档案管理更具灵活性、扩展性和控制性，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现最大化的档案信息数据聚集，满足不同档案类型的管理需要。

当前海事档案信息化建设中存在的问题

从整体上说，相对其它行业管理机构，海事档案信息化建设比较滞后，最突出的问题在以下两个方面：

1、基础条件薄弱，技术、资金不足,人才缺乏

由于管理体制的不断调整，海事档案管理工作本身都存在起步较晚，人员不足，绝大多数单位都是由办公室人员兼任，多数档案工作人员都没有接受专业培训，不要说缺少计算机操作技术，就是档案收集、整理、保管和查阅的专业知识也比较欠缺，而档案信息化建设需要的是集档案、信息处理为一体的复合型人才，因此，以目前从事海事档案管理人员的现有素质很难全面实现档案信息电子化。在设备方面，地方海事部门组建时间短，单位规模小，投入有限，不要说缺少专用服务器，就是计算机、扫描仪、刻录机、摄像机、照相机这些实现海事档案信息化建设的基础设备也未能全部配齐，而电子文件的生成环境是相当复杂的，且电子文件对设备依赖性极强，一些进行海事档案信息化建设的试点单位受计算机病毒感染，造成数据损失的现象都时有发生。此外，海事部门的其它机构也没有完全实现自动化办公，这就更不能实现档案信息与其他信息的无缝交接和有效管理。

2、缺少规范化标准，海事档案信息电子化的应用和推广受到极大制约

海事是一个行业性极强的部门，档案信息电子化首先必须要有相应的规范标准：包括构建程序上的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式；业务上的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准；技术规范上的软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这些规范都不同于录在纸质等载体上的文件，而目前海事部门还没有制定出相关规范标准，相应的有关海事档案的应用软件也难以开发，加之，各地海事档案室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，数据结构兼容性差，就不能利用电脑实现通用的档案信息管理，更无法信息资源共享，这些都直接制约了海事档案信息电子化、数字化的进程。

建议

海事档案信息化建设是一项系统而复杂的工程,不可一蹴而就,更不是本篇短文所能指明的，这里只就一些原则问题提出一孔之见。

1、提高对海事档案信息化建设重要性的认识

领导重视和支持是加快海事档案信息化建设步伐的关键因素。既要以发展的眼光认识海事档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性，要明确看到电子化档案的先进之处和优越性，认清档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势又要充分认识到这项系统工程的艰巨性和复杂性，只有认识提高了，才可能解决投入、设备、人才、管理等其它诸多困难和问题。

2、健全制度、统一标准

一个系统要全面推广一项新工程，首先必须建立健全的管理制度和标准规范，尤其在海事电子档案管理的推广激励机制、检查审核制度、系统的设计和管理软件的选择、开发制度上要先完善。其次，要对海事电子档案的收集、整合、控制归档、立卷和网上传输，制定一个统一规范化标准，至少先要在归档范围、归档流程及方式、电子文件格式形成统一规定。第三要立足海事档案管理特点尽快开发出专用档案管理软件，要与海事管理工作紧密结合，化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式通过软件自动转化到统一的、标准的模式上，实现不同数据结构间的自动转换功能。

3、在明确档案信息电子化建设目标的前提下，循序渐进、逐步完善

海事档案的信息化建设的目标是建立数字化、开放性、便于管理与查询利用的互通互用专业电子档案馆。但这一目标不可能在短期内一下完成。目前首先要从电子文件的收集、积累入手，解决设备与技术问题，如适当增加一些必要的输入、存储和输出设备，应用一些基础的电子档案管理系统软件，先完成数据录入、处理和存储，然后通过数据的接口实现归档文件的自动流转、归档。其次可逐步推广应用电子文件接收、归档系统及网络报送与应用平台；第三，坚持安全第一，不但要建立防火墙和应用全天候自动升级的防病毒软件，还要作好备份，如以一个季度将生成的电子文件刻录到光盘等存储载体上，重要档案用两台电脑同时存储等。

4、加快人才培养步伐

对海事部门来说，培养和造就一批电子档案管理人员是当务之急。一是先吸纳一些专业型的人才充实海事档案管理队伍，二是开展多种教育培训。如走出去进修、短训，请进来举办讲座、示范，经常性组织岗位培训、业务讨论、技术评比，将现有基础好、素质高的档案管理工作者培养成知识全面、一专多能的复合型档案管理人才和档案信息化行家。

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关键词：电子化建设 血站档案 管理路径

一、血站电子化档案信息建设中标准化档案管理的应用

血站档案是统计献血情况、制定献血计划的可靠依据。通过对档案资料的统计分析，及时了解采血量及献血者分布等客观情况，及时准确的为采供血工作决策者制定下一步的采供血工作计划，加强采供血工作的科学管理提供重要依据，为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。血站档案管理有利于无偿献血制度的推广，自1998年《中华人民共和国献血法》实施以来，各地为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，均制定了有关献血者免费用血的政策。青海省制定的免费用血政策为：自献血当日起，献血者本人五年内可享受献血量的三倍量免费用血，五年至终生为等量用血；献血者直系亲属凭借有效关系等证明五年内可享受等量免费用血。献血档案是对献血者献血日期、献血量及参加献血单位的直接资料，是实施上述政策基本依据，是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。血站电子化档案信息建设可以有效为管理者提供预测、决策、分析等重要的原始依据，为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料，尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序已成为衡量采供血规范化管理的重要标准之一。血站档案管理是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法律依据。1998年《中华人民共和国献血法》颁布实施，标志着我国无偿献血事业走上法制化轨道，随着法律诉讼中举证倒置的实施，以及输血医疗纠纷案件的增多，采供血业务档案必将成为分辨各方责任的重要依据。采供血的记录，是在采供血操作过程中产生的真实原始记载，既可反映献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明，从采集到临床使用过程的记录，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，采供血业务工作记录就是证实自己严格依法执业，为采供血业务工作提供无过错的证据。另外，当紧急用血时，通过查询血站业务档案可迅速找到血源信息，保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务，从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过查阅献血者的原始资料，对其进行献血后的跟踪服务和后续回访护理，保证献血者一旦出现偶发的延迟献血反应时血站工作人员能迅速获取献血者的详细资料，并给予及时、正确以及全面的护理服务，从而保证献血者的安全。同时，当血液库存量偏低或偏型时，可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站电子化档案信息建设现状调查

本文作者根据青海省血液中心档案管理的特点，自制了涵盖档案基础建设、档案管理人员素质、专题培训、档案相关管理制度及目前对档案的开发利用等方面内容的调查表，通过在对基层血站进行督导检查时的实地走访调查及和血站负责人的沟通了解，收集了青海省血液中心和青海省八个基层血站（海东血站、海西血站、海北血站、海南血站、黄南血站、格尔木血站、果洛血站及玉树血站）档案管理的现状。

（一）基础建设

目前，青海省血液中心及下属八个基层血站均设有专设的档案室，一般都在一个科室设立；省血液中心为综合档案室，档案包括业务档案、行政档案、财务档案及基建档案等，下属血站以业务档案室为主，业务、行政、财务等档案均未建立或相关科室负责保管；省血液中心为档案室配备了计算机、档案装订仪器等设备。

（二）档案管理人员及专题培训

省血液中心及八个血站的档案管理员均由血站工作人员兼职，截止目前，还没有引进档案专业人员负责档案的管理工作；44%的档案管理人员参加过档案管理的相应培训，基层血站人员主要参加本州县档案局专题培训，由于条件限制，一般只参加过一次，甚至部分血站档案管理人员未能参加专业培训，省血液中心通过“外送培养”的方式，目前有高级、中级及初级档案馆员各一名，并且，省血液中心每年会组织全体职工进行1―2次档案管理的专题培训。

（三）制度建设

经调查，青海省包括血液中心在内的九个血站78%建立了档案管理相应制度，如档案交接制度、档案查阅制度、档案借阅制度、档案复制制度及档案保密制度等，其中省血液中心将档案管理作为专题写入中心质量体系文件，中心所有档案事宜均需遵照质量体系文件进行管理。包括省血液中心在内的九个血站，33%的档案管理人员熟知档案管理制度，在交接制度执行的过程中，严格遵照“为中心质量负责”的原则，进行严格审核，对于达不到档案管理要求的档案退回相关科室，进行进一步整改，高标准、严要求对待中心档案管理工作，67%的血站档案管理人员统一在档案室对档案进行集中保管，并未进行严格的审核。

（四）档案的电子化进程及开发利用

目前，包括省血液中心在内的九个血站，78%的血站只保存纸质档案，22%的在保存纸质档案的基础上，进行了电子版档案的保存，但由于电子信息技术未能达到先进水平，电子档案的保存仅为部分科室，并不能做到所有档案均进行电子版备份。

三、血站电子化档案信息建设滞后性原因分析

由于全国血站建立时间较医院晚，加之青海省血站成立时间较全国更晚，因此，青海省血站还处于摸索发展阶段，各项业务正在逐步开展，档案的管理起步相对更晚，因此发展突出了起点低、发展缓慢的特点。由于编制的限制，各血站普遍存在人员紧张的现象，因此各血站都缺乏档案专业技术人才，目前档案管理人员均由血站工作人员兼职，工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应该承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，同时，由血站组织的档案专题培训较少，档案管理人员并没有更多的机会加强档案专业知识的提升和能力的建设，因此也阻碍了档案规范化管理的进程。归档管理制度及体系不健全。多数血站的记录档案由业务或者行政人员兼管，由于缺乏档案管理的专业知识，所以在归档时很难准确的整理立卷，影响记录的完整性、准确性。血站业务工作的特殊性决定了血站工作记录的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对记录的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作很难做到电子化建设的规范化和标准化。青海省由于其地域因素及经济发展因素影响，普遍发展落后于全国其他地区。计算机电子化发展水平很大程度上受整体发展水平影响，并不先进，这一定程度上造成血站电子化档案信息建设的滞后性。

四、加强血站电子化档案信息建设的对策与建议

一是加强档案的统一集中管理。档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用幅面，实现档案信息有效利用和资源共享的有效途径。

二是强化档案管理人员的综合素质。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的集体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。加强档案宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性，提高血站工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

三是加强质量意识教育，规范书写要求。加强质量意识教育，把献血资料书写的规范化要求作为血站的大事来抓，让职工明确献血资料不仅是献血信息查询，血液质量追溯和数据统计的依据，而且可能面临的输血纠纷中担负着举证倒置的责任，从而提到自我保护意识的高度来认识。

四是建立健全档案管理制度。档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归档流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。

五是建立档案工作管理网络。建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，制定一系列管理制度和措施；强调业务档案管理在采供血工作中的重要性，对各部门、各科室提出明确的要求，形成人人重视，齐抓共管，保证了业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。两套资料同步收集，加快软件电子进程。实现档案管理的现代化，充分发挥计算机在管理中的作用，并开发与引进先进的计算机管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理，即软件资料备份与纸质资料立卷归档同步进行，严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行，既方便查阅，又便于长期保存备查。

六是增强服务意识，做好档案的开发利用工作，提高档案工作效益。档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用，从而更进一步地了解档案真正的价值所在，增强利用者的档案意识，这就要求：首先要增强服务意识，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施，提高服务功能，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。

五、结语

血站电子化档案管理的先进程度反映出血站综合管理水平的高低，同时也影响着档案的开发利用、科研研究的水平，因此，血站档案的规范化管理对血站的长足发展有着深远的影响，加快青海省血站档案规范化管理迫在眉睫。采供血档案的规范化管理，对于采供血工作机构在涉血医疗纠纷中有着重要的证据意义，在提高采供血工作质量和社会效益、促进采供血工作的可持续发展中起着不可估量的作用。加强采供血档案的规范化管理不仅是时展的需要，更是档案管理人员的职责所在。

参考文献：

[1]丰玲莉. 档案管理在采供血工作中的应用[J].实用医技杂志 2007.9

[2]刘晓.浅谈血站业务档案管理的重要性及措施[J].实用医技杂志2007.3

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财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。

2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。

新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。

一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。

电子会计档案转正史

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。

从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。

2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。

会计档案电子化的意义

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。

会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。

（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费

纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。

电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。

（二）有利于提升财务管理效率

在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。

会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。

以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。

这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。

（三）有利于财务大数据的发展

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。

（四）有利于会计监督和检查

电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

会计档案电子化的案例

中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。

2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。

依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。

会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。

现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。

推行会计档案电子化管理应把握的重点

推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。

（一）推行会计档案电子化应坚持的原则

1.安全性

会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。

2.保密性

会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。

3.规范性

会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。

4.兼容性

会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。

5.智能性

一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。

（二）推行会计档案电子化应注意的问题

1.要制订详细的执行方案

会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。

2.要重视软硬件建设

会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。

3.要重视人员培训

会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。

参考文献：

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【关键词】数字时代；档案；教学

一、高校教学档案原始记录性在数字时代的“适用性”

教学档案是高校档案的重要组成部分，如今高校教学管理已普遍实现了电子化教学。从现有的科技手段来看：磁盘阵列、光盘库等都已作为电子档案存贮的设备，在高校档案信息存储中广泛应用。在这种趋势下档案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始记录性在纸质文件时代最直接、最直观的表现形式就是“原件”，纸张和内容信息不可分割，固化为一体，通过形式特征很容易辨别是否“原件”。但在数字化时代逐渐应用后，“原件”的概念也不那么明显。取而代之的是用“真实性、可靠性、完整性、可用性”判断和保证电子文件的档案属性。通过分析，我们会发现这不是对原始记录性的淡化，而是对原始记录性的继承和发展，是原始记录性在电子文件时代的变现形式。

二、“原始记录性”与“数字化”的关联

“原件”的原始记录性与其“数字化”后，存在一定的共同性。一份真实的教学档案（电子教学档案），应符合下列条件：一是文件与其制文目的相符；二是文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；三是文件的形成或发送与其既定时间一致。这是中华人民共和国国家标准《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》在认定一份电子文件具有真实性时所必备的条件。实质上，对电子文件真实性的要求也是原始记录性的主要内容之一，两者在根本上是一致的。

教学档案管理电子化的目的，是实现教学成果、教案、教材、优秀论文、学籍、毕业生名册等一系列教学信息资源的电子化管理。教学档案信息的网络化是保证教学信息资源共享，以方便档案利用者的使用。由于教学档案范围较小，教学信息资源的共享部分不会，于是教学档案在其性质上便有了“数字化”的优势，所以，实现进一步的教学档案数字化可为广大师生和社会利用者提供一个良好的档案信息服务园地。借助教学档案这一信息宝库，及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络。

三、原始记录性与数字化档案可靠性的关联

关于电子文件可靠性的解释是：一份可靠的文件是指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据。关于档案可靠性的理解，无论是纸质档案还是电子档案都是基本一致的，都是指内容真实可信。也就是说，档案的内容既可以成为人们开展内容所对应的业务活动的依据，又可以在后续的事务活动过程中以其为依据。电子教学档案的可靠性主要侧重于强调档案的形成活动能够成为真实的历史记录，即教学档案内容所对应的是确确实实于原件一致的，通过内容可以反映当时教学内容、成果的原貌，并可以成为我们日后查考的依据。电子教学档案的可靠性要求符合绝大多数档案的原始记录性标准，都能成为其形成活动的原始记录。如此一来，就充分保证了电子教学档案文件中不允许档案赝品的存在。

目前各大院校的校园网都已建成，在教学档案管理电子化的基础上，利用校园网络实现教学档案信息的网络化管理，使广大师生可以充分利用现有的教学和科研成果，进行教学改革和创新研究，提高自身业务素质，少走弯路或不走弯路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成为推动社会科技进步的发动机。在教学档案的利用上，如毕业生名册和学籍等网上查询，不但可以大大提高教学档案的利用率，同时也可以减少档案利用者往来学校的时间和费用的支出，并能有效制止假文凭的泛滥，为净化社会学风起到良好的作用，从而使教学档案信息资源得到充分的利用，提高教学档案的管理水平。

四、原始记录性与电子文件完整性的关系

一份档案的完整是指档案是齐全的，并且未加改动的。其实，电子档案的完整性体现了其制作活动与形成活动的一致性，要使电子档案具有完整性，就必须要求其制作活动与形成活动相一致。档案的制作活动必须忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活动。不管是纸质档案还是电子档案，我们都要求完整地保存档案制作形成过程中产生的各种稿本及其各种改动记录，尤其是具有原始记录性的教学档案。就电子档案而言，应该防止档案内容未经授权而改动，即便是经授权的合法改动，也应把这些改动记录完完整整地保存下来。档案形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。这个过程其实就是对电子档案制作活动的实时监控，确保电子档案能够成为其制作活动的真实的历史记录，这也是电子档案能够成为其形成活动的真实的历史记录的必要前提。

电子教学档案不同于纸质档案，由于它对计算机系统的严重依赖性，使得它能否为人们所识读、所理解不是完全取决于自身的因素，还涉及到生成、识读它的系统环境的影响。如果抛开电子档案系统环境等技术条件的因素，保证电子档案的可用性与维护档案的原始记录性在根本上是一致的。要使电子档案能够被定位查找、检索、呈现或理解，就必须从电子档案的产生形成、办理运转到归档的整个文件生命周期中将所有的档案制作活动完整地记录并保存下来，这些辅的制作活动记录有助于我们对电子档案内容的理解。同时，确保原始档案与电子档案一致的情况下，也要确保原始档案的妥善保存。便于应对各种尚且不能预测的情况下的原始档案的真实可查。

五、教学档案电子化管理的展望

随着网络信息时代的到来，档案信息管理电子化是社会发展的大趋势，教学档案发展也不能置身世外。如今社会兴起的远程教育、网络教育等，都要求教学档案管理的电子化，我们只要充分利用现代科学技术手段，提高教学档案的管理水平，搞好教学档案的电子化，才能为新时期教育改革发展做出贡献。

参考文献：

[1]周宁媛.教学档案电子化管理[J].兰台内外，2004，（6）：49.

[2]归吉官.再认识档案的原始记录性[J].山西档案，2009（06）：15-17.

[3]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：40.