档案电子化的重要性精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案电子化的重要性，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【P键词】医院；纸质档案电子化；重要性；推进策略

我国已进入数字化、信息化、网络化时代，科技的发展让医院档案管理面临了前所未有的机遇与挑战。伴随大量电子文件的产生，传统档案管理模式已无法跟上信息化发展步伐，实现医院纸质档案电子化管理势必将成为一种发展趋势，变成医院档案管理工作备受重视的研究热点。

一、医院档案电子化管理的必要性

档案资源为社会经济发展留下的宝贵财富，是人类从过去到现在走过的印迹，可为以后的经济发展提供借鉴经验，一直以来都备受关注。对医院而言，实现档案电子化管理相当重要，具体表现为：1.通过现代计算机的扫描功能，可完成对不同纸质档案或图片的数字化处理，更利于电子文件的妥善保存与利用，可最大程度地保护原件，避免档案原件频繁使用出现破损或遗失，还可避免档案丢失后出现信息短缺等现象。2.实现医院档案电子化管理可提高档案管理工作效率，增强文献管理质量，提升档案利用率。3.医院档案电子化管理可实现档案资源共享，满足不同部门档案使用者的查看需求，增强了档案利用价值的同时，又保证了资源的合理配置。

二、医院纸质档案电子化推进策略

（一）及时做好医院电子文件归档工作。与纸质文件比较，医院电子文件归档为一项相当艰苦且高难度的工作，医院档案部门应始终根据国家标准，结合单位实际，制定档案基础工作标准，如档案归档要求标准、案卷质量标准、分类要求标准等，并在该标准基础上，档案管理人员需把不同科室传输过来的电子文件，根据相应原则与方法给予分类整理，集中处理，明确档案属性，将计算机或网络存储器上的电子文档拷贝和刻录至可移动磁、光介质卡里，便于长期与永久保存。同时在档案整理归档时应注意如下三点：1.不管采用何种途径归档，均应由电子文档形成科室依照统一格式编目给予整理，再传输至档案室，便于电子文档形成部门对数据的准确性与真实性负责。2.电子文件移交时，需做好可读性鉴定、可靠性鉴定与密级鉴定。3.已归档的电子文件需为最终版本，生成文档后不可再作出任何增减删改。

（二）完善医院电子文件管理安全制度。医院档案电子化管理中遇到的最突出问题即档案信息安全问题，若要保证电子档案更安全，还应制定一套合理、科学的管理制度，对电子文档收集与归档、电子化档案制作、时效等环节作出明确规定，使管理工作规范进行。主要做法如：建构档案信息网络与信息安全管理制度；电子档案应用系统安全操作制度；网络安全保密制度等。同时，还应完善并执行考核机制，将责任落实到人头，对工作中屡屡失误的人员给予严格惩处，通过对管理者的有效考核来增强他们的工作责任心，进而实现电子文件的安全性管理。

（三）不断提升医院电子文件档案管理技术水平。若要让医院档案电子化管理效用转化至最大，就应在日常管理工作中注重对基础设施的完善，加大对医院管理工作所用技术的资金投入，提高工作者技术能力。首先，需增加硬件方面的资金投入。做好电子文件档案管理的前提是增加医院内部硬件投入，选用性能好、质量高的设备，降低工作环境里的电磁干扰或辐射，唯有如此，方可确保医院档案电子化管理工作得到高效率开展。现今，大多数医院都建立了微机局域网络，虽然方便了内部信息交流，不过若要确保档案管理的安全，提高工作效率，还需配齐全拷贝、扫描、打印等配套设备，便于信息输出利用。其次，需增加软件方面的资金投入。在医院内部采用适宜工作要求的办公软件，注重一些通用性较强管理软件的使用，唯有如此方可实现档案管理中的自动化管理，全面增强医院整体管理水平。最后，需重视医院内部网络运行的维护，在实际的管理工作中给予相应的网络安全保护，如此可为医院档案的电子化管理提供最佳运行环境，实现在硬件与软件方面运行期间的维护与保养。

（四）加大医院档案管理人才队伍建设。医院档案电子化管理中用到的信息安全保护技术、归档技术、编排技术、病毒防控技术等对医院档案管理人员而言，均属于相对陌生的知识，现有不少档案管理人员在这方面的知识较缺乏，已无法满足电子化管理技术需求。因而，组建并培育一支专业性技术型人才为医院档案电子化管理的首要任务，医院档案管理人员应具备紧迫感，强化学习，不断更新自身知识，除了掌握专业性档案知识外，还应具备计算机网络运用操作能力，使自己始终跟上时展步伐，才能在信息化时代做好电子档案管理工作，满足社会与经济发展需要，更好地为医院与社会发展服务。

总之，在全球经济发展背景下，医院可持续发展应足够重视档案电子化管理，树立档案电子化管理新理念，转变管理模式，利用现代化档案管理技术与设备，方可不断增强医院整体管理水平，提高医院发展竞争力，促医院整体效益的提升，使我国医疗事业得以长远发展。

【参考文献】

篇2

关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

篇3

关键词：档案管理；档案保存；管理

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00

档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。

1电子档案管理和保存的重要性和益处

1.1重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

1.2益处

档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。

二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。

档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。

档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。

档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2做好档案电子化的存储软硬件工作

完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

3电子文件归档整理

符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。

3.1档案移交

以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。

外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。

3.2整理电子文件

文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

4电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。

4.1加强病毒防范

要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。

4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关

质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。

4.3定期检测和拷贝

对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。

4.4规范保管条件

在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

4.5掌握信息修复技术

信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。

档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35.

[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.

篇4

一、档案信息电子化管理常见问题

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别

篇5

关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势

现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。

1电子档案是档案发展的趋势

电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。

2电子档案存在的缺点

2.1电子文件的安全性和长期保存性问题

电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。

3电子档案信息化管理方案

3.1更新电子档案的管理方法

电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。

参考文献

[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).