教师心理档案精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇教师心理档案，期待它们能激发您的灵感。

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摘要：学校教师的素质影响教书育人功能的发挥。学校要想实现校园和谐，必须为每一个教师建立全面系统的心理档案，制定相关政策，提高学校教师队伍整体素质。

关键词：学校教师；心理档案；建立

心理档案是按心理学的要求，记录每位教师的意识倾向、心理特点，以及个人的兴趣爱好、家庭经济状况等各方面情况档案资料，并以此作为学校管理工作的依据[1]。教师心理档案对于保障教师身心健康发挥着十分重要的作用，有必要建立全面系统的心理档案，提高教师队伍的整体素质，促进学校人才培养目标的实现。

一、建立学校教师心理档案的必要性

1.是学校开展教学管理工作的需要

学校是培养高层次人才的重要机构和职能部门，集教学、科研为一体，承担着培养人才和科学研究的重要使命。人才培养的中心环节是教学，科学研究的主导力量是教师。因此，师资队伍建设是影响学校教育质量、人才培养目标、科研工作的关键性因素。但是，教师若没有健全的人格、健康的心灵，不仅难以胜任教书育人的工作, 科研和教学水平还会停滞不前，还会阻碍学校发展的进程，无法实现培养高水平、高质量人才的目标。总之，建立和完善学校教师心理档案，能够为学校实现人性化管理、促进校园和谐建设、实现人才培养目标提供必要的支撑。

2.是维护教工身心健康的需要

学校教师在学校发展过程中发挥着极其重要的作用，是培养高等人才的实施者，也是学校教育方针政策和办学宗旨的执行者，高质量的师资队伍是学校生存发展的基础和保障。

素质教育的深化，先进的教育教学理念不断引入，课程结构和课程内容改革进程加快，现代化教学方法和手段不断更新，这些都对学校教师提出了更高的要求，加上教师群体的个性特点不一，教育对象的组成十分复杂，学校教师面临着诸多有形和无形的职业压力，普遍存在着焦虑、紧张、挫折感等负面情绪，学校教师心理健康问题凸显。建立学校教师心理档案，加强教师的心理管理，能够起到对心理疾病早发现、早干预的作用，对提高教师的整体素质、保证教师身心健康、提高教师潜能和生活质量有着不可替代的作用。

3.是完善学校档案工作的需要

为每一个教师建立全面系统的心理档案，是学校领导了解教师心理健康状况，进而最大限度挖掘教师潜能的关键。然而目前学校教师档案中一般只包括工作、学习及人口统计学方面的资料，不包括心理方面的资料，没有形成健全的心理档案[2]。学校教师心理档案，是学校档案工作的组成部分，有着举足轻重的作用。

二、学校教师心理档案的内容

心理档案内容的确立是指能从中全面揭示或了解到的有关教师心理状况、心理特点等的材料[3]。主要反映教师个人的基本情况和教师心理状态、心理特点的情况。教师心理档案应全面地反映本人的心理健康全貌。

1.教师基本情况分为个人基本情况、业务基本情况2方面。个人基本情况包括个人年龄、政治面貌、民族、教育水平、工作单位、所任课程、籍贯、家庭成员结构、经济水平、社区环境、身体状况、个人病史、生理缺陷、亲子关系、家中排行、近亲中有无精神方面病史、对教师个人生活有影响的重大社会生活事件等。业务基本情况包括专业技术职务、行政职务、外语水平、授课经历、发表的论文或专著名称、学术交流情况、科研活动情况、考核情况、工作满意度、领导听课的记录及评语、教学评价情况等。

2.教师心理发展情况包括心理健康状况、心理教育情况2方面。心理健康状况包括智力水平、气质类型、人际交往、工作态度、兴趣爱好、人格特征、人际交往水平、归因、品德、有关心理健康状况的自我描述等。心理教育情况包括心理咨询历史、心理工作人员的观察与调查报告、心理指导情况记录等。

三、建立学校教师心理档案的途径

1.高度重视，加强对基层教师心理档案的组织与管理

应充分认识到建立心理档案对维护教师心理健康的重要性。首先，教师作为教书育人的代表，其个人魅力、知识结构、品性品质、言语行止对学生有着十分重要的影响。一旦教师的心理健康出现问题，就会影响教师潜能的发挥，严重影响教育教学管理工作，造成非常不利的负面影响。建立教师心理健康档案，有助于实施监督教师精神健康状况，展开有针对性的干预和治疗。领导应高度重视，建立健全教师心理健康档案资料，投入适量资金，设置专业心理工作人员，定期开展教师心理测评和普查，实现学校教师心理健康档案信息化建设，进一步提高教师心理素质水平，确保日常教学管理工作顺利实施。

2.采用多种方法，确保资料内容充实完整

围绕学校教师心理档案内容，学校心理管理部门应采用观察法、问卷法、心理测验法、谈话法等多种方法搜集相关内容的资料和信息，确保材料来源广泛，信息客观真实，这是建立心理档案的关键。一般来说，学校设立心理健康咨询中心，可以通过定期开展过心理健康调查、心理测试，掌握教师的心理状况，聘请有关心理学专家对测试结果进行解释，围绕发展能力、人格特征、挖掘潜能、提高工作绩效等方面提出建议和意见。由各学院组织管理部门提供教师在工作生活中的真实行为表现，通过学校领导、教师管理者、同事及相关的人员观察教师的日常行为来收集心理档案材料并上交学校心理健康咨询中心。对于心理测验结果，应由专业的心理学专家根据每年心理测试和检查结果，结合教师各方面的情况，针对暴露出来的问题将教师心理状态分为优、良、可、差等等级，提出有针对性的培养建议和管理策略，完善心理档案资料。有针对性地对教师进行书信咨询、电话咨询、网络咨询、直面咨询等形式的心理疏导，并及时将疏导情况建档。

3.健全制度，为学校心理档案提供制度保障

完善教师心理健康档案必须不断加强和规范管理，而健全的管理制度是保证学校教师心理档案建设工作规范有序进行的重要前提。学校应实行学校教师心理健康检查制度，每年或每2年对教师进行心理健康检前, 由心理管理部门的心理专家对每位教师的检查结果进行汇总、分析，装入个人档案；建立健全岗位工作制度，明确规定心理档案管理的分工、收集、整理、保管等工作流程，责任到人，层层分工；建立健全保密机制，强化档案管理人员和使用人员的保密意识和职业道德，对于那些教师不愿公开的、不利于教师心理健康发展的和违反心理咨询工作原则的心理档案内容必须严格保密。

4.现代化管理，运用心理档案管理信息系统

心理档案管理长期以来一直沿用传统的人工管理档案模式，存在管理手段滞后、工作效率不高、保密程度差、提供服务有限等弊端，给管理工作带来诸多不便。通过运用学校心理档案管理信息系统，能够利用高科技手段，对教师心理档案信息进行科学合理管理，实现对学校教师心理档案管理的现代化，有助于提高档案管理工作效率和管理水平，利用计算机网络技术进行方便的检索和查询，更好的发挥档案工作服务于教育教学工作的目的。

总之，建立学校教师心理档案，实行科学化的管理，对于提供学校师资队伍建设水平、提高教师素质队伍和学校教育教学质量，实现学校的办学目标具有十分重要的意义。

参考文献:

[1] 都清华.建立教师心理档案 优化学校管理过程考[J].山东教育，1998，(05)

[2] 高艳华.刘国义.郝岩君.张艳娥.学校教师心理档案建立综述[J].河北旅游职业学院学报，2010，(02)

[3] 刘华．大学生心理档案的建设和管理[J]．济宁师范专科学校学

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1.1 有助于维护高校教师心理健康，缓解其职业倦怠。建立高校教师心理健康档案，关注教师心理问题，帮助其建立合理的专业期望，制定有效的职业生涯发展规划，可以避免或缓解教师职业倦怠。从而实现缓冲教师心理压力，维护身心平衡，促进个人成长目标。

1.2 有助于促进学生心理健康，提升学生综合素质。教师自身心理健康水平是影响学生成才的重要因素之一。教师不仅是人类文化的传递者，也是学生心灵的塑造者。建立高校教师心理健康档案，加强对高校教师心理健康问题研究，提高教师心理健康水平，有助于提升学生综合素质，为社会培养健全合格人才。

1.3 有助于学校科学管理。建立高校教师心理健康档案，可以弥补高校教师档案主要包括教学档案、科研档案和身体健康检查档案三方面内容的缺憾，有助于管理者最大限度挖掘教师的潜能，帮助教师确立科学、健康的工作理念，提升自身心理素质，进而营造良好的校园文化氛围，完善学校管理体系，实现目标教育和素质教育的双赢。

2 高校教师心理健康档案建立的原则

2.1 客观性原则。高校教师心理健康档案资料应符合事实，准确可靠，客观记录。一是全面综合测评，除心理测验外还要包括自我与他人的观察评价。二是选择适合的心理测量工具。三是方法适当，使用正确，严格遵守相应规则。

2.2 系统性原则。系统性原则是指在建立心理档案的过程中，要以系统的观点保证所收集资料的完整性和有序性。一是以目标为导向，规范有序地收集资料;二是资料应尽可能完整;三是要及时补充和更新心理档案资料，准确反映教师心理的变化;四是使用的测评工具尽可能前后一致，便于结果分析。

2.3 全面性原则。高校教师心理健康档案所收集的资料应包含师德修养、教育机智、师生关系、教学活动及科研能力、团队合作等多方面评价，同时包含教师的个性心理差异，家庭及其社会文化环境对教师的综合影响等。

2.4 发展性原则。教师心理档案是一个动态发展的档案，反映了教师心理活动及个性特征的完善发展。教师从岗前培训到熟练教学，其心理活动伴随着专业活动，经历了从简单到复杂，从低级到高级的发展过程。因此，要加强跟踪研究，以便预测并及时发现问题，为其成长和发展创造良好条件。

2.5 保密性原则。档案管理须严格遵守保密性原则，专人负责管理高校教师心理健康档案，妥善保管其个人信息及测试结果等资料，非专业人员包括行政领导等不得随意翻阅、泄露教师的心理健康档案内容。不得公开教师个人真实信息，避免给教师带来极大的身心伤害，进而影响心理健康档案建立及心理咨询与心理辅导等工作的顺利开展。如因工作等特殊需要引用咨询案例时，须征得教师本人同意，对资料进行适当处理。

3 高校教师心理健康档案建立的内容

高校教师心理健康档案主要通过问卷调查、访谈、个体咨询及团体咨询等方式，综合记录教师的个性心理特征和心理健康状况。主要包括四方面内容：

3.1 高校教师基本资料。个人信息包括：姓名、性别、出生年月、籍贯、民族、政治面貌、专业背景、学历、职称、健康状况等。家庭情况包括：家庭居住地、父母健康状况、家中排行、近亲有无精神方面病史等。对高校工作的看法包括：对工作现状的满意度，对师生关系的满意度，在集体中所处的地位与作用等。个人心理健康状况的自我评价包括：是否接受过心理咨询和治疗，近期有无烦恼，应对烦恼与挫折的方法有哪些，是否愿意接受心理咨询等。

3.2 经过标准化信效度检验的心理测评量表。主要是：心理卫生综合评定量表：症状自评量表（SCL-90）、一般健康问卷（GHQ）、抑郁自评量表（SDS）、焦虑自评量表（SAS）。

个性人格问卷：卡特尔16种人格测验（16PF）和艾森克个性测验（成人）（EPQ）。

家庭功能与家庭关系评定问卷：家庭环境量表（FES）和OLSON婚姻质量问卷（ENRICH）。

生活质量与主观幸福感测查：总体幸福量表（GWB）和教师职业倦怠问卷（MBI）。

其他心理量表：应付方式问卷、生活事件量表、匹茨堡睡眠质量指数、心理弹性量表等。

3.3 个体咨询辅导记录。咨询员对每次咨询做详细记录，内容包括咨询时间、地点、咨询师、来访者、主诉内容、观察印象、交谈情况、心理问题的性质、咨询建议、评价效果、反馈信息和转介情况等。

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【摘要】《信息、文书与档案管理》是中职文秘专业一门实践性很强的应用课程。目前该课程的教学中存在重知识教学、轻岗位实践能力培养的倾向，影响了课程教学效益。文章在分析中职《信息、文书与档案管理》教学现状的基础上，阐述了课程实施实践导向性教学策略，并总结了取得的成效及存在的问题。

【关键词】《信息、文书与档案管理》；实践导向性教学；策略；反思

《信息、文书与档案管理》是中职文秘专业学生必修的一门主干课程。课程主要内容涉及信息采集、文书草拟、文书办理、档案管理等方面，主要培养学生信息采集、文书处理以及档案管理的系列职业技术能力，为其今后从事文秘工作奠定良好的基础。因此，该课程具有很强的实践性和实用性。虽然当前经过课程改革以后，《信息、文书与档案管理》主导教学模式有所改变，但在教学过程中仍然忽视学生岗位实践能力培养，课程教育、教学功能达成度较低。

一、中职《信息、文书与档案管理》教学现状

《信息、文书与档案管理》内容具有很强的实践性、多变性和开放性，但目前中职《信息、文书与档案管理》课程教学基本上局限于教室，教学空间狭隘逼仄，处于教师为主、学生紧跟的状态。虽然增设有情景环节，但与学生以后的工作环境还有一定差距，在分析问题和解决问题方面还是有所偏差。由于知识的更新换代很快，故教材往往跟不上时代的发展，滞后于鲜活的现实。如穿插身边的案例将更利于学生了解、掌握最新的实践技能。

现在《信息、文书与档案管理》课堂教学需要根据情境创设完成任务，这比以往的教材有所进步。但我们的教师在教学过程中很难打破原有的教学手段，仍以传统的教学模式为主，进行“填鸭式”教学。这种方法的弊端是显而易见的，最令人担心的是这种教学方法导致学生“知其然而不知其所以然”，以致到实际工作中不能学以致用，无从下手，彻底变成了门外汉。

二、中职《信息、文书与档案管理》实践导向性教学实施策略

（一）精心整合教材内容，做好项目编制

这法那法，不吃透教材就没法。中职《信息、文书与档案管理》内容繁杂，头绪多。以目前我校采用的《信息、文书与档案管理》教材为例，该教材是浙江省中职文秘专业课程改革成果系列教材之一。全书系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。全书108教学课时，教学任务重，实践性强。因此，教师要在准确把握专业人才培养目标和学情、校情的基础上，站在学科高度，以“实践”这根准绳引航课堂教学，深刻解读教材，并在此基础上将教材主干知识整合为相应的实践项目单。如“拟写传播与事务文书”内容可以整合为备忘录、传真稿、新闻稿、总结四个实践项目。

（二）虚实结合，优化实践模式

中等职业教育承担着为社会输送一线劳动者的重任，因此课程教学十分强调教学与岗位、专业与就业、课堂与企业、训练与生产的零距离，从而实现学生动手能力的培养。如此才能确保培养出来的人才适销对路，受到企业的认可。

1.在虚拟职场情境中领悟

（1）文字案例情境

受到安全、资金、人力、课时等主客观因素的影响，中职《信息、文书与档案管理》教学中要常态性组织一线企业岗位实践可能性不大。因此，在课程教学中教师如能创设合适的文字案例情境，不仅能促进学生高层次思维能力的发展，带给学生积极的情感体验和深层次的认知，还能为学生创造出一种逼真的职业实践情境。如在教学“整理和装订纸质文件”时，笔者利用我校毕业学生的职业经历，创设、描绘了如下一则情境：“王伟丽是学校13届商务助理专业优秀毕业生，就业于温岭市福德隆鞋业有限公司，担任办公室文员。2016年年末，她要对公司里的很多文件进行归档，她的桌子上摆放着诸如《关于要求追加20周年庆典活动经费拨款的请示》《关于同意追加拨付庆典活动经费的批复》《20周年庆典活动经费使用具体方案》《关于授予×××等同志“十佳优秀员工”称号的通报》《关于新建生产基地、研发中心和实验基地的函》《关于同意温岭市福德隆鞋业有限公司新建厂房征地的复函》等文件。面对这些纸质文件，该如何整理呢？王伟丽苦闷不已。”同学们，你们能不能替她想想办法，出出主意？面对真实的职场实践情境，学生的积极性一下子就被调动起来，他们主动站在职业人岗位实践角度，展开讨论。

（2）多媒体信息情境

中职学生往往不喜欢单一的理论知识学习，而对集声、光、电于一体的多媒体视频、图片等喜爱有加。因此，中职《信息、文与档案管理》课程教师可以充分利用功能日益强大的多媒体信息技术创造职场实践情境。如在教学“做好会议记录”内容时，笔者在校办主任的支持下，事先将当月召开的校务会议进行了全程拍摄，并在计算机教师的帮助下进行了剪辑。课堂教学时，在切入新课后，笔者播放了这段会议视频。熟悉的环境、教师及严谨有序的会议议程像磁铁一样把学生吸引住。教师及时提出实操任务：设计会议记录表，对会议的整个过程详细记录。学生兴趣盎然，立马着手完成，在实践动手中对会议记录的特点、写作方法自然而然地了解，感悟，内化。

（3）活动表演情境

教学中的活动表演本质上是一种开放性的实践学习，是学生学习知识的过程，同时也是学习方法的过程，是锻炼各种学习能力的过程，是因积极思考和主动探究而认识自我、增强自信、调动兴趣、体验价值判断等丰富心理世界的过程，是训练学生适应现代社会需要的各种能力并形成健康人格的过程。实践表明，在中职《信息、文书与档案管理》教学中恰当地运用表演活动，能把深奥、枯燥的理论知识形象化，直观化，通俗化。如在教学“签收文书”时，教师可以安排学生根据企业相关部门签收文件的程序排练相关小品。

2.在岗位实境中体验

虚拟职场实践情境虽然有其优越性，但毕竟与一线真实职场有着一定差距。《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》指出：职业学校要实行产教结合，在工作实践情境中展开学习，掌握职业技能。

（1）校内实训

以往，中职《信息、文书与档案管理》课程教师受条件限制，教学往往是按照教科书从理论到理论，全然没有让学生亲眼看看，亲手摸摸，教学效果不尽如人意。近年，随着职业教育事业的发展，许多中职校文秘专业校内实训设备设施有了极大改善。以我校为例，学校先后投巨资建成了办公自动化实训室、模拟办公室、会议实训室、形体训练室、文书与档案实训室等校内实训场所。此外，学校还购置了各种秘书实训视频影像等素材库。这些实训设备设施高度仿真，为学生的专业学习营造了浓郁的企业文化氛围、逼真的企业环境。《信息、文书与档案管理》中的许多内容都可以安排在这些场所进行。如“档案管理”章节内容重要知识点多，动手能力要求高，历来是中职《信息、文书与档案管理》课程教师头疼的内容，如果放在文书与档案实训室组织教学，则许多问题将迎刃而解。学生在这个高度仿真的企业环境中，亲自动手整理，装订，分类，排列，编号及装盒，扎实掌握了档案管理的内容、程序、方法和技巧，更重要的是培养了严谨细致、合作创新等职业素质，同时在潜移默化中受到了职业道德教育。

（2）校外实习

校外定岗实习使学生在真实的工作环境中参加一线职业人的工作，真正地体验职业人的滋味，提高职业素养和社会适应能力，缩短就业适应期，最终达到学生满意就业、企业满意用人的目标。鉴于《信息、文书与档案管理》课程的实际情况，在组织学生校外实习时要注意以下几个问题：一是要加强与企业的深度合作，合理利用企业的资源；二是要围绕某个教学活动或工作任务设计学习任务；三是要做好监督与汇报，以企业评价、学分量化等形式优化考核。

（三）科学布局，打造实践基地

实践基地是中职学校教学与生产经营相结合的重要训练载体，是学生走向企业的预备岗位。中职学校专业实训基地建设与管理水平在很大程度上决定了人才培养的规格和质量。目前，我校文秘专业先后与温岭市办证中心、浙江华夏国际旅行社有限公司温岭营业部等企事业单位签署了合作办学协议，这些单位成为我校文秘专业实践基地，为中职《信息、文书与档案管理》课程教师组织实践教学提供了良好的条件。同时，校内外实践基地建设，也促使文秘专业教师不断地学习掌握信息、文书和档案管理的新标准、新知识、新技术，带动了教师专业能力的发展，满足了实践教学的需要。

（四）科学组织，编写实践教材

教材是教师教学、学生学习的重要载体。目前我校文秘专业所使用的《信息、文书与档案管理》教材是由浙江省教育厅职成教教研室组编、高等教育出版社所出版的。相较于老版教材，该书采用了大量的一线企业案例，安排了系列实践内容，如结合本地的实际情况进行讲解，会使学生对于企业文化的感受更深，对知识和技能的领悟也更加到位。为此，我们可以结合中职《信息、文书与档案管理》课程教学特征编写相关的实践校本教材。

（五）鼓励参与，创新教学评价

在实践导向性教学环境下，教学时空、教学模式、教W资源等都有了很大的变化。这就对课程教学评价方式提出了新的要求。以往中职《信息、文书与档案管理》课程那种唯考试成绩定高低、判优劣的评价方式显然行不通了。为此，教师要切实转变理念，探索实践导向性教学环境下中职《信息、文书与档案管理》课程的有效评价模式。

1.引入行业企业评价

实施实践导向性教学，学生岗位实践能力发展是关键。因此，教学评价中应充分引入第三方评价机制，即行业企业参与评价。这样，评价才能全面、客观地反映学生实训实习的真实状况。当然，企业评价内容也应该是多方面的，包括德（主要包括工作态度、责任心、服从意识、全局观念等）、能（包括专业基本技能、人际沟通能力、学习新事物的能力等）、勤（包括工作态度、敬业精神、劳动纪律观念）、绩（工作业绩）。

2.实施多元动态评价，过程与结果同频共振

实践导向性教学模式具有鲜明的开放性、动态性、多元性。因此，中职《信息、文书与档案管理》课程应该重视学生个体差异评价，即过程性评价，促使学生对学习的过程进行积极的反思和总结，从而激发学生潜能，发挥学生特长。但《信息、文书与档案管理》又是中职文秘专业学生会考、高考科目，结果评价也不能忽视。因此，教师要制定科学评价量表，实施多元动态评价，把过程与结果性评价融通为一体，实现教室与岗位、教师与师傅、考核与考证、学历与证书的融合。以“总结拟写”这一实践项目为例，可制定如下评价量表：

三、中职《信息、文书与档案管理》实施实践导向性教学的效果与反思

（一）成效

1.学生职业定位更加准确

在实践导向性教学环境下，学生对于自己的职业定位更加明确，对于岗位所需要的知识结构和能力要求也更加明白，从而明确了学习任务，学习效果也更好。

2.学生技能得到极大提升

在实践导向性教学模式下，学生的实践机会比传统教学的成倍增加，实操技能和应变能力得到锻炼，综合素养得到逐步提升。这对于提高学生将来的就业竞争力具有举足轻重的作用，学生就业岗位适应期明显缩短。

3.专业发展取得新进展

《信息、文书与档案管理》实施实践导向性教学，带动了文秘专业的实训设备设施、校企合作基地及师资建设，极大地促进了专业内涵的提升。

（二）问题反思

1.学生监控管理工作比较困难。在实践导向性教学模式下，教学时空发生了巨大变化，这增加了学生的管理难度，学生违纪现象有所增加。

2.评价机制尚不够科学。实践导向性教学对传统师生评价机制提出了新的挑战，目前尚缺乏完备的配套评价体系。

3.增加了办学成本，同时对专业教师提出了更高要求，在一定程度上打击了教师的积极性。

【参考文献】

[1]郑巧燕.四个关注，用活教材[J].新教师，2013（09）：33-34.

[2]刘金生，霍克林，魏定敏.课堂教学素养五项[M].重庆：西南师范大学出版社，2010：15.

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因受到我国传统思维以及固有技术的限制，当前高校教学档案管理还存在着诸多弊端，有待完善。所以，加强高校教学的档案管理模式创新乃是当前高校教学档案建设的一项至关重要的工作任务。观其现状，高校教学档案管理工作唯有开辟新的有效发展渠道，充分将其自身的服务管理功能发挥出来，才可以为高校教学档案管理带来更大的发展空间。本文便将美学原理融入了高校教学的档案管理模式中，希望借此文内容，可以为高校教学档案管理工作提供一份可靠的保障。

【关键词】

高校教学；档案管理；管理现状；改革创新；美学管理

近年来，随着我国社会经济的快速发展，综合国力的逐渐提升，各行各业对于综合素质人才的需求量也日渐增强。高校教学管理乃是我国教育部门一直以来重点关注研究的一项问题，而在高校教学管理中，其教学档案管理则是管理内容的重中之重。然而，目前我国的高校档案管理中还存在着很大的发展空间，并且相比于西方发达国家而言，其现状中也存在着诸多弊端。故此，改革当前高校的教学档案管理模式，经过实践研究创新出新的管理方法，乃是当前高校教学档案管理工作者刻不容缓的义务与责任。本文便根据当前高校教学档案的教学管理模式现状进行了分析，并且创新出了美学管理的实践方法，希望能为高校教学档案管理工作的可持续发展，提供一份借鉴建议。

一、高校教学档案管理中应用美学的理念阐述

近年来，随着我国完成自传统经济时代到知识经济时代的巨大转变以后，国民的综合素质水平也都得到了整体的提高，故此，人们在使用档案的时候，也开始潜意识的参入审美要求。除此之外，受众群在浏览档案的时候，对于档案的要求也不再局限于满足档案的实用性能，开始逐渐融入了越来越强烈的审美倾向，故此，在高校教学档案管理工作当中，适当地引入美学原理，从而创造出新的档案管理模式，不仅可以为高校教学档案管理事业融入崭新的活力，并且还非常有助于探讨分析出新的档案管理领域，这对于提高高校教学档案管理的利用价值来说，起到了难以估量的积极性作用。经过实践研究表明，将美学的原理融合进高校教学档案的管理模式中，对于提高其工作质量与工作效率来说，都起到了非常积极的促动作用，非常值得广泛推广应用。一般来说，档案管理中的美学内涵体现在以下四点上：档案材料整理、档案内容汇编、数字多媒体网络以及档案室的室内布置。本文便根据这四项内容，进行了详细地阐述。

二、档案材料整理可以反映出真实的美感以及严谨的美感

高校的教学档案乃是整个教学实践经验积累所凝结出的产物，它真实客观地记录下了高校教育教学的整个过程，其档案的内容中汇聚着师生共同创造的智慧与心血。文件档案虽然不似文学作品那样用一种朦胧的充斥着美感的语言去描绘形象，但是却用其丰富、具象的真实内涵带给人一种生动的智慧灵感，体会到了一种岁月与历史打磨出的深沉感。档案所反映出的真实美感以及严谨美感中，包含了：现实性、实践性与超越性，这也是“内容美”所反映出来的主要特征，它以最为直观的方式体现出了美感的统一性，并且这种美一直蕴含在对于美的事物以及审美活动的理解当中。

故此，在高校教学档案工作人员进行档案材料的收集与整理时，首先应当建立起教学档案的管理体系制度，其管理体系的框架结构应当以简约鲜明、图文并茂、清晰美观作为基本原则。除此之外，还需要充分运用其美学当中的对称、条理性、韵律、布局以及均衡等各种专业性原理，依照档案内容的不同，而采取搭配不同的字号、字体以及图样的形式，以此来体现出高校教学档案的结构美，并且可以有效的增强高校教学档案管理体系的感染性与直观性。例如说，在试卷管理体系制度之中，便可以使用一些几何图形增强美感，学生也会对考试更具积极性与能动性；在教学音像资料的管理体系当中，按照内容进行添加多元化的突破，并且使档案内容的设计布局更为科学合理，将主题突出出来。这会使浏览者在翻阅的时候，更为一目了然，记住档案内容。

三、档案内容汇编可以展现出内外统一和谐的美感

教学档案可以影射出众多层面，并且涉及到各个学科领域，其档案的内容中所融合的周而复始的教学经验闪烁着一代又一代叫熟人的智慧与思维。故此，开发利用这些非常具有现实价值意义的教学档案，其核心内容便在于引入新的档案管理理念与档案管理模式，促进其自身的可持续发展。从根本上来看，档案文化与我国的民族传统文化乃是一脉相承的，档案学学科同文学、哲学、史学与美术学等相关学科都是非常近似、不分彼此的，这边促使档案学的内涵底蕴更为宽广、深厚。于是，基于此角度作为出发点，借助美学的理念来重新便会研究高校教学档案，赋予其高校教学档案文化新的文化内涵，乃是高校教学档案编研工作进行改革创新的有效途径。我国的计量学院中曾将美学注入于高校教学档案的编制研究工作当中，将传统原始的，无法构成体系的零散材料全部通过编研，排编成了一本本优良精美的书籍，而且成功地创造出了教学档案业的新经典，大大提高了档案文化的实时利用率。除此之外，高校教学档案的特殊性也促成了档案装帧汇编这种形式的可能性大大增强。其档案汇编工作主要针对于档案封面、档案扉页、档案目录、档案数据、档案概要与档案的装订形式等综合性质的全面统筹计划，而后依照其档案的具体内容进行设计。在进行汇编的过程当中，要求档案的目录、概要、内容、数据全部呈现为统一比例，其中的字体格式与表格的排版都应当具有规范条理性，所采用的字体也应当具有艺术美感，卷中的排列要有次序，以此来实现文字内容、语言内容、结构内容的规范性。

四、高校教学档案管理中建立数字网络多媒体管理时，应当注重整体画面的美感

在当下多元化的时代背景之下，高校教学档案工作实现现代信息化的管理模式乃是一种必然性的发展趋势。故此，多媒体的数字网络化管理模式的应用，不仅为高等院校的教学档案管理开发开辟了一条新的途径，还促使美学的理念运用得越发广泛。建立起高校教学档案网页模块的设计以及应用多媒体艺术汇编档案的模式，并且注重模式中的音乐与视觉效果，通过布局、构图、色彩与音乐等各种可以展现美学的艺术效果，描绘出一幅和谐统一美的画卷。在构图与布局上，应当注重其画面板式的组成比例，要在

视觉上使用空间组合的方式，构造出和谐化、统一化的网页内容，促使画面更具吸引力。在视觉与音乐方面，应当科学合理地运用色彩色调的对比将节奏调和均匀。在设计的时候，应当注意色彩的整体效果与视觉效果，应当在合理统一的基础之上，达到色彩均衡的目的。此外，还应当注意色彩渐变与色彩突变的交错关系。还可以在网页当中选择一些励志、奋发的歌曲作为背景烘托，增强美感艺术的感染性。

五、高校教学档案室内部所布置展示出的环境美感

高校档案室的环境美感主要由两个方面组成，一方面是硬件；另一方面是软件。其中，硬件包括有：档案盒、档案柜、室内植物、室内壁画、阅览桌椅以及室内窗帘等等物品；而软件便包括有整体色彩、环境布局以及人文景观等感官上的内涵。一般来说，保证档案室内的环境美感可以从两个方面入手：其一，档案盒其具有艺术美感的创新。将档案盒归类上架乃是高校教学档案管理中的最后程序，也是展现档案室环境美感的一项重要内容。所以，如果想要保证保证档案盒的美感，可以在档案盒的背面与盒面上进行创新。例如说，确定档案盒的颜色，根据不同的分类而选择不同的色彩，其整体色彩应当与档案室的装修色调相吻合等等；其二，创建出祥和、舒适的档案室环境。档案柜乃是室内的空间实体，所以它的摆放位置是非常重要的，运用美学的原理将这些空间实体进行合理的拜访会使得环境布局更为安静舒适。在布置档案室的时候，既应当注重其布局的搭配，又应当注重其色彩的搭配，这二者是相辅相成的，所以唯有如此，才能真正体现出档案室环境的美感。

六、结语

综上所述，我国高校教学档案管理工作模式的创新对于提高高校的教学水平以及教育素质而言，都存在着很大的现实意义。并且，创新高校教学档案的管理模式，也是高校教育工作者们提高授课能力的先决因素。在多元化的时代背景之下，高校教学档案管理应当积极主动地进行创新，并且通过不同的手段与方法来树立起高校教学档案管理的重要性能意识，促进我国高校教学档案管理工作可以在实现适时性、科学性、现代性、创新性的同时，还能促进高校的可持续发展。

参考文献：

[1]连红.高校教学档案创新管理美学新实践[J].档案与建设，2008（06）

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[3]池金华.高校教学档案管理应在创新上下功夫[J].黑龙江史志，2013（05）

[4]江桂平.新形势下高校教学档案管理的创新[J].新课程研究（中旬刊），2013（04）

[5]张金凤.高校教学档案信息化管理研究[D].广西民族大学，2010（04）

[6]吴宇虹，张良云.以本科教学评估为契机，积极推进高校教学档案管理工作[J].文教资料，2008（06）

篇5

1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动

随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。

就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。

2 档案管理活动是一个动态的发展过程

“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。

3 对相应阶段的档案管理活动的定位

3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。

3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。

3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。

3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。

3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。

3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。

3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。

3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。

3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。

4 对档案工作的新认识

通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。

准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.

[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.

[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.

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关键词：科室教学档案；管理；创新

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）36-0270-02

档案是医院重要的信息资源和宝贵财富，是医院科学管理中重要的一环。科室档案是科室工作查考的凭证，是医院各科室在医疗、护理、医技、教学、科研以及管理活动中形成的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也是迎接医院评审及各项工作检查的重要资料。其中教学档案占医院科室档案相当大的比例，搞好科室教学档案管理对提升医院的教学管理水平具有非常重要的意义。近几年来，我院对科室教学档案管理工作进行了探索创新，并取得了显著成效。

1.过去医院科室教学档案管理普遍存在的问题

回顾历次医院质量检查和教学医院评估工作过程，发现科室教学档案材料存在的问题较多，材料不健全、不规范、不系统、不完整，在很大程度上影响了检查和评估成绩，同时也显现出教学档案管理工作意识相对滞后，管理手段相对落后，从而影响了医院档案管理的水平。主要影响因素是：

（1）科室档案管理组织不健全

在此之前，作为三级医院的院级各种规章制度、各级各类人员岗位职责比较健全，但涉及科室教学档案管理制度、职责较少，没有相关的检查考核标准和措施，教学档案管理体系不健全，职责不明确。作为医院的综合档案室属于非职能科室，没有明确管理科室教学档案的义务，不具备管理职能，致使教学档案处于脱管状态。再者，医院也没有成立教学档案管理领导质控小组，科室教学档案缺乏必要的督导管理，在质量控制方面也得不到保证。

（2）职工对科室教学档案管理意识淡薄

科室教学档案对医院教学管理工作有着重要的作用，是记录教学活动备查的有效途径，但是广大医护人员意识淡薄，认为只要干好自己的本职工作，管好实习生不让发生医疗事故，履行好医院教学计划和实纲就行了，导致科室整个教学活动只发生没有记录，每逢教学检查和评估达标时，各科室加班加点整理补充缺项材料，检查评估工作一结束，科室档案管理的后续工作也随之结束，科室教学档案时断时续，缺乏长效机制。

（3）科室教学档案内容不规范

科室教学档案没有制定统一的管理标准和模式，分类不清晰、不系统、不完整，资料放置混乱，查找起来困难，随意性强，避免不了重复保存现象，造成人力、物力和空间的浪费。由于管理不善，有的科室因科室调整，教学档案资料出现空白。

（4）教学档案管理者知识缺乏，业务水平不高

在医院人才培养中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高一般没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在工作经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏与时俱进的创新和活力。

2.科室教学档案管理创新的内容和举措

我院针对以上问题，自2004年开始对科室教学档案实施了管理创新研究，通过近几年的努力，档案管理质量持续改进提高，目前我院教学档案基本上实现了规范化、标准化、科学化和精细化管理。

（1）领导重视，把档案管理作为医院文化建设的重要内容。将档案管理真正看成是医院文化的重要组成部分，在医院文化管理的整体要求和规划下，完善档案管理职能。积极灌输“没有记录就等于没有发生”的档案管理理念，使其成为不仅要扮演实体管理的角色，还要成为概念、知识的提供者，充分运用档案中记载的知识服务于医院文化建设。将科室所进行的教学活动等重要材料，及时进行收集归档，并通过整理、归纳、提炼，使其发挥它应有的作用。

（2）创建新的档案组织管理体系。医院为加大检查督导力度，设立专门档案管理科，属于职能科室，全面负责医院科室档案管理工作，在此基础上，成立科室教学档案质量督导小组，每月负责对科室教学档案进行督导检查，并制定量化赋分表对教学实施情况进行量化打分，汇总后统一报档案管理科存档。科室设立教学档案秘书，科主任是档案管理的第一责任人，要求每个科室主任必须指定一名科室档案秘书，兼管档案，并对科主任负责。

（3）强化制度落实，实现教学档案管理的规范化运作。针对教学档案管理的薄弱环节从制度入手，根据“山东省综合医院评价标准实施细则”的有关要求，制定了医院科室档案管理办法和检查量化赋分表，细化岗位责任制，确定管理制度、分类方法、归档范围、保管要求，从制度上做到有据可依。同时，制定了奖惩条例，与科室效益工资挂钩，从而使医院档案工作步人制度化和标准化的轨道。

（4）加大宣传力度，提高医护人员参入档案管理的积极性。利用各种会议、印发文件等形式加大科室档案管理宣传力度，使广大医护人员对科室档案管理的重要性和必要性有更深入的了解，提高他们参与档案管理的主动性和积极性，推动科室档案管理工作上水平、上台阶。同时借助医院院讯视点这一信息平台，及时报道档案管理的新方法、新举措以及检查的结果和奖惩等，将科室档案管理工作引向深入。

（5）科室教学档案形式统一，保管规范。医院根据教学管理和评估标准以及档案管理条例，实行统一标准化管理，配备了档案柜和档案盒，并按教学大纲的要求及检查评估体系标准规范了具体内容，主要包括：教学基本文件、临床实习教学、实习科室考试考核、政治思想四大部分。同时，结合档案管理要求，医院规定每学年结束科室都要对教学档案进行一次整理，装入档案袋封存，每5年为一个周期。对保存期满5年且没有续存价值的档案，科室要列出销毁清单，经主管职能科室及分管院长审核批准后，进行销毁，销毁清单由科室存档。

3.取得的成效

（1）发挥了档案参考与凭证作用

档案是单位、科室管理的大脑，是实践活动的原始记忆载体，具有很强的历史凭证作用，为医院迎接各项检查和评估提供了有力依据。同时档案对提高医院及科室管理有着重要的工具价值和信息价值。

（2）促进了教学管理水平的提高

档案是创新管理思维的知识平台，是单位、科室全体人员集体智慧的结晶，档案管理水平的高低体现着单位、科室管理的水平。规范教学档案管理后，医院的教学活动自始至终都有详细的记载，一旦通过检查发现缺少记录或记录不完整，医院将追究科主任的责任，年底实行奖惩，这一有效措施，在一定程度上强化了科室档案管理，提高了管理水平。

（3）发挥了档案信息教育和传承作用

档案在利用过程中发挥了教育作用，起到“前人之鉴后世之师”的作用；档案是信息资源最好的传承媒介，通过档案这一信息载体，可以将核心制度实施、各项教学活动的开展等有价值的东西传承下去。不论人事如何变动，工作的脉络和足迹始终清晰可见。

（4）有利于培养管理人才

档案工作，全员参与，但具体管理一般由科档案秘书负责，科室教学秘书参与档案管理的同时，学到了很多业务以外的管理知识，提高了自己的管理能力、协调沟通能力和写作能力，为将来医院培养提拔管理干部提供了有力依据。

（5）有利于从容应对各级检查和评估达标工作

在历年的教学检查与评估工作中，档案材料是必查内容，都需要科室提供完整、规范的文件资料。医院的教学档案管理工作做好了，档案材料健全规范了，就能从容应对一切达标评审评估和考核检查。

总之，科室教学档案管理是一项复杂而艰巨的工作，需要持之以恒常抓不懈，虽然我院教学档案管理工作取得了一定成效，在医院档案管理中产生一定的作用，也得到了上级领导及有关院校的普遍认可，但还需要进一步规范和完善，在管理质量的持续改进和信息化建设上下工夫，发挥它的高效机制并积极推广应用，真正体现档案的服务价值和利用价值。

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关键词:实践教学;档案管理;信息化

中图分类号:G642文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)15-0260-02

专业实践教学体系有广义和狭义之分。广义的专业实践教学体系是由专业实践教学活动的各要素构成的有机联系整体。具体包括实践教学活动的目标、内容、管理和条件等要素。狭义的专业实践教学体系则是指专业实践教学内容体系,即围绕专业人才培养目标,在制订教学计划时通过合理的课程设置和各个实践教学环节(实验、实习、实训、课程设计、毕业设计、创新制作、社会实践等)的合理配置,建立起来的与理论教学体系相辅相成的教学内容体系。通常在教学中我们对专业的实践教学是从狭义来理解的,也就是说与理论教学相对的实践教学[1]。每次实践教学的经验与成果对以后的实践教学和系部学科建设都具有重要意义,因此,建立实践教学档案是必不可少的。

众所周知,信息化已是当今世界经济和社会发展的大趋势,它在各个领域展现出其独特的魅力,成了现代社会和现代生活不可缺少的工具。实践教学的档案管理也应该与时俱进,实现实践教学档案管理的信息化,充分发挥其为专业的师生服务应有的作用。

一、专业实践教学档案管理信息化的重要性

实践教学档案管理信息化是指运用现代化信息技术加强高校实践教学档案资源的收集、整理、开发和利用,是同一种教学信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程[2]。将信息技术应用于高校教学档案管理的各个环节,采用计算机技术处理和保存档案信息,利用计算机网络技术提供更好的服务方式,进一步提高档案的利用价值,为高校的教学改革服务,已经成为教学档案管理必然的发展趋势。伴随着信息量的不断递增,如何利用信息技术提高教学档案管理工作效率,创新高校档案管理模式,是高校档案管理工作者应当关注的问题。

1.实践教学档案管理的规范化能促进教学的日益规范化。信息技术强大的数据储存功能和完善的数据库系统为教学档案管理的高效、规范、准确与安全提供了可靠保证,大大提高了档案管理工作效率。实践教学档案信息化管理有利于将各种实践教学资料按照教学管理目录进行分档归类管理,特别是电子数据的易保存、易核对的特点,有利于对电子数据进行及时更新和修改,保证整个实践教学资料规范管理。同时有助于检查实践教学及其活动过程的工作是否完善,对现在的理论教学进程起到随时的监控作用,并根据监督的结果进行及时的补缺填漏、扬长去短[3]。

2.实践教学档案的充分利用,能丰富专业的教学内容和教学手段。完善的实践教学档案管理的信息系统,能够满足学生、学校和社会不同群体对档案的需求,只要权限许可,通过档案的信息检索、查找,就能实现高校教学档案资源的共享。将各种资料、数据以电子数据的方式存贮,并借助电脑进行加工整理,加大了教学内容信息量,同时可以将各种动作和要领摄录下来,借助现代化的多媒体视频技术和网络工具向学生展示,使整个枯燥的讲解变成了精彩的多媒体演示。将室外教学和室内教学、现场演示和视频展示有机地结合起来,满足学生对现代职业技能学习的要求。

3.加强实践教学档案管理有助于培养学生的职业能力和创新能力。专业实践教学档案管理有助于培养学生的职业能力和激发创新精神,是培养学生创新能力的有效形式。如学生在酒店实践教学环节中,从亲自动手的过程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了对理论知识理解和实际操作的应用,提高了他们的实践操作技能水平,就可以自觉地去发现问题,对酒店服务实践中出现的问题提出大胆的猜想,提出解决问题的思路和见解并付诸实施,能更好的促进酒店服务业的良好发展。

二、当前专业实践教学档案管理信息化过程中的主要问题

1.档案管理人员的素质不够高,不能胜任现代档案管理信息化的要求。档案管理现代化需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。但从档案管理人员状况来看,档案管理现代化意识不强,普遍缺少现代化管理的基本知识和缺乏操作现代化设备的技能,导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上,不能从信息化的角度去提高档案管理水平。有些地方还是停留在保存纸质档案的基础上,对实践教学的档案管理更是缺乏。另外,很少有专职的实践教学档案管理人员,通常是由教学秘书兼任,而档案管理工作十分烦琐,这自然影响到对实践教学档案的有效利用。

2.领导不够重视,缺乏对实践教学档案建设的重要性、紧迫性缺乏认识。从现今的现状来看,很多的学校的领导对实践教学的档案管理仅仅是停留在应付教学评估的层面上,通常是在评估检查组来临时随便拿几个纸质的实践教学档案应付评审组成员,对实践教学档案的重视管理程度不够,对实践教学档案的信息化的更是欠缺战略性的眼光。

3.缺乏必要的财力物力支撑。要把实践教学档案信息化需要有大量的财力物力的投入。首先是用于档案信息化软硬件设备及辅助设施的投入,但现实是用于这方面的经费紧缺,基础设施建设无法加强,因而要实现实践教学档案的信息化便无从谈起。另外,档案信息不能真正实现资源共享,而且建成的数据库在与外界网站联网时很少从信息安全的角度考虑,未采取保密措施和档案数据库的信息安全管理措施[4]。

4.实践教学的档案归档制度不健全、不系统。系统、完整是实践教学档案工作的基本要求,只有完整的档案材料,才能真实准确地反映历史、延续历史,否则只能是一些支离破碎的记忆。这些问题具体表现在,一是文件材料收集不及时,从而导致材料遗漏、材料收集不全面、不系统。二是各种教学档案中的记录不一致。比如,统计数据出处甚多,不一致现象严重。三是收集、归档制度未能落实到教学、科研等各个环节。如在实践教学档案积累中,实践教学日志是一个重要组成部分,它能全面、准确、具体地反映教学情况,包括实践教学课程安排的形式、实践教学内容和效果、学生的参与程度和动手能力、实践教学的进程、实践教学单位反映意见、存在的问题等等。四是实践教学档案的编研工作滞后,很多院校根本没有意识到这项工作的重要性。

5.许多实践教学的档案应当信息化的而没有信息化或者是信息化的资源相对分散。由于工作人员的计算机技术水平参差不齐,因而存在着一些教师不能把应该电子化的档案电子化,还有的教师对档案电子化认识不足,没有及时把应该电子化的档案电子化,这就给档案馆工作人员加重了工作负担,迟滞了教学档案信息化的进程,甚至丢失掉珍贵的档案资料。另外,随着教学办公自动化系统的建设,产生了大量的电子公文,这些都需要及时、准确、有效地被档案管理系统所接收,但是很多教学档案馆的档案管理系统无法与学校的整体自动化系统兼容,其结果是各部门产生的越来越多的电子文件资源分散在各个部门,致使信息化档案接收的任务变得越来越重,那些电子文件资源不能在档案馆保存和共享。

三、实现专业实践教学档案管理信息化的途径

1.在思想上高度重视,建立专门的档案管理机构,健全相关的档案管理信息化的制度。实践教学档案管理是教学管理的重要组成部分,学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先是领导要重视实践教学档案的信息化管理,对档案管理工作中的实践教学管理工作要落实到专门有人负责,同时拟定出相关的制度,便于规范化管理。专业教师应该严格遵循相关的制度,及时对相关实践教学资料和内容进行信息化归档,要求资料翔实完整。档案管理人员更要重视对实践教学资料的信息化管理,明确自己的责任,严格按照规范和标准对相关资料进行编码、输入、贮存、借出归还登记。同时对部分内容进行有效的保密工作。

2.加大对档案信息化的基础设施的投入力度,完善档案信息化必要的硬件设施和软件设施,做到档案管理信息化装备的现代化。加快硬件设施建设,实现装备和技术的现代化即实现实践教学档案信息的数字化、实践教学档案工作的网络化、实践教学档案管理技术的自动化[5]。

3.提高实践教学档案人员的专业素质。教学档案管理人员是系部的重要资源,在档案工作中应高度重视人的因素,必须尽快培养出既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为加速档案管理现代化提供人才保障。因此,档案工作人员首先需要提高科学素质,熟练掌握档案专业知识,时刻关注档案管理的新动向、新趋势,掌握一定的档案现代化管理知识,不断更新管理技术和方法;其次是努力提高档案管理人员的人文素质、政治素质和具备较强的责任感,这是做好档案工作的根本保证。

4.利用现代化管理手段和科技技术推进实践教学档案管理信息化建设。抓好档案信息化建设的基础性工作,尽快建立实践教学档案信息资源数据库。实践教学档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。对于专业而言,相关技能操作与运用,实习基地的基本情况,以往学生的实践表现等一系列的信息必须赶紧建立一个内容全面方便可查的信息数据库,可为学校节约不少的信息搜集费用,同时将不可控因素尽量降到最低。只有加快档案数据库建设,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,才能对馆藏档案信息作进一步深入开发,从而提高师生的实践教与学的能力。当前,应重点解决信息化建设的“瓶颈”问题,广泛开展档案的文件级著录标引并录入微机,以建立检索系统为突破口,实现实践教学档案信息的深入开发利用,实现实践教学档案由实体管理向信息管理转变。

参考文献:

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关键词：教育考试；档案管理；信息化建设

教育考试档案形成于教育考试各个工作过程，属于带有真实性、完整性、客观性的历史记录，包含考生信息、简报、机构信息等各种文件资料。推动教育考试档案管理的信息化建设，能够使档案管理工作高效开展，为教育部门考试管理和高校招生提供支持。因此，还应结合教育考试档案管理需求提出合理的信息化建设途径，从而推动教育考试事业的发展。

一、教育考试档案管理现状分析

伴随着信息技术的快速发展，教育管理工作开始向着信息化的方向发展。而在教育考试档案管理方面，同样应当引入信息技术对管理工作进行创新，在推动档案数字化建设的同时，确保档案资源得到充分利用。但就目前来看，许多教育档案依然以纸质资料形式进行保存，不仅占用了较多的空间，也给师生查阅资料带来了困难。按照传统管理模式，档案经过初步收集、整理后将被封存，在后期使用时无法确保资料一定完整、准确，使得档案未能得到真正有效管理。作为管理人员，也只负责自己工作范围的档案资料管理，以至于档案资料调取可能需要经多人查找，甚至难以找到负责人。受档案存储形式和以往管理思维的限制，教育考试档案在收集后大多未能得到利用，造成了严重的资源浪费。而相关部门在信息化建设过程中，也未能对考试档案给与足够重视，未能结合考试档案信息化管理需求引进相应的软硬件设施。此外，档案管理人员普遍缺乏信息素养，难以利用信息技术进行考试档案管理，也给考试档案管理信息化建设带来了阻碍。

二、教育考试档案管理信息化建设意义

1.提高档案管理效率

过去在教育考试档案管理方面，依靠人为手工操作进行大量档案资料收集、整理等操作，将产生较大工作量，耗费大量人力、物力，容易发生人为误差，导致档案管理效率偏低。而推动档案管理信息化建设，在档案资料收集、整理、统计等方面，可以依靠数据库、互联网等技术提供强有力的技术支持，促使档案管理效率得到提高。相较于传统工作模式，信息化操作能够简化管理流程，保证工作准确性，因此教育考试开始由纸质报名转变为计算机报名，最终发展为集报名、缴费、考务管理和成绩下发为一体的管理模式，为档案管理的信息化建设奠定了基础。通过对纸质档案进行数字化处理，将全部信息转化为数字信息，能够使信息的真实性、有效性得到保证，避免重复劳动发生，促使资料归档效率得到提高。

2.提供优质信息服务

采取传统档案管理模式，教育考试档案分散在各市区相关部门，难以得到有效集中，使得档案内容更新慢，给信息准确查询和使用管理带来了困难。而在信息化建设过程中，采用电子档案形式进行档案信息存储，建设数字化档案管理系统可以满足信息查询和使用管理需求，能够提供优质信息服务。在教育招生方面，通过实现档案信息化管理，能够为远程网上录取工作开展提供信息服务，促使高校考试科目改革等相关政策内容得到及时传递，帮助相关部门与高校建立高效沟通途径。保证信息时效性，能够使部门与高校做好对接工作，促使考生录取工作有序开展，满足高校迅速录取人才的需求，也为地区招生管理提供强有力的信息支撑，在节约人力、物力的同时，促进考生录取工作得以公平、公正开展。

3.充分发挥档案价值

受纸质档案特性的限制，过去教育考试档案管理将重点放在档案资料收集、管理等方面，对档案资料的开发和利用程度不高。对于多数档案管理人员来讲，普遍存在“重收集、轻利用”的理念，造成档案价值难以得到有效发挥。而实现档案管理信息化建设，可以快速、便捷的完成档案收集、整理等工作，使档案管理人员拥有更多精力进行档案资料利用和价值挖掘。作为最原始的信息资源，教育考试档案可以用于考试科研、教育部门学习政策制定、高校课程设计等各方面。但采取传统方式将面临档案资料查阅困难等问题，导致各项工作开展需要花费大量时间进行资料查找。而通过信息化建设增强档案开放性，利用数据分析和挖掘等技术进行有价值信息的挖掘，能够为各项工作开展提供支持，继而使档案价值得到实现。

三、教育考试档案管理信息化建设途径

1.完善信息化建设制度

在档案管理信息化建设方面，涉及到档案收集、保存等多个环节。在数字化转化过程中，如果未能加强管理容易导致信息出现失真、丢失等问题。针对这一问题，还要对信息化建设制度进行完善，在加强档案收集、保存等各项工作划分的基础上，明确各项工作管理制度。首先在档案收集方面，需要明确档案管理范围，做好管理职责划分，保证人员能够及时进行考试档案信息的收集、录入，保证作业符合规范。建立责任追究制度，发现信息丢失、错漏等问题对管理人员进行追责，能够督促人员严格按照规范作业。在档案转化方面，需要制定软硬件设施建设标准，明确信息转化流程，为人员进行档案信息化处理提供指导，促使生成的电子档案质量合格。在档案保存管理方面，由于教育考试档案信息属于考生隐私，因此在信息化管理方面需要加强信息安全管理，避免档案出现丢失、损坏或信息泄漏等问题。建立保密制度，做好教育考试档案分类，设立相应的保密等级，可以进一步明确相关部门和人员的档案调阅权限，能够避免信息遭到随意泄漏。针对档案信息化管理设施，还应建立定期检修、养护制度，保证系统能够得到定期升级，为档案资料管理工作开展提供保障。通过建立与档案信息化管理配套的管理制度，能够保证各项工作得以科学开展，继而为档案信息管理提供制度保障。

2.建立信息化管理平台

对教育考试档案进行信息化管理，需要依靠基础设施支持。在实践工作中，还要建立信息化管理平台，完成相应软硬件设施的科学配置，促使档案得到高效管理。结合这一目标，需要结合教育考试档案信息化管理需求和未来发展趋势进行软硬件设施采购，将落后的管理设施和软件淘汰，推动信息化管理基础设施的更新。为对大量档案数据进行存储和利用，还要完成档案信息数据库的建设。具体来讲，可以选用MicrosoftVisualFoxPro等数据库应用软件，对身份证号、准考证号、考试科目、考试成绩等数据字段进行设计，完成数据分类存储的同时，使数据保持关联，为数据调取提供支持。考虑到信息的安全管理需求，还要完成安全审计系统、防篡改系统等各种系统设备的部署，促使平台安全防护能力得到提高。在平台建设过程中，可以在档案管理中引入办公自动化等技术，使档案数字化转化进程得到加快。利用系统对档案字段、属性进行动态管理，能够使平台自动进行相关数据的调取和更新。完成平台搜索引擎设计，能够使平台保持较高查询效率，为后台维护和更新提供便利。考虑到教育考试档案资料将得到不断积累，为保证数据得到高效存储和调取，还要利用云端进行数据存储，利用分布式计算机加强档案数据的分析和处理，促使平台维持高效运转，促使档案管理工作得以顺利开展。

3.实现档案信息化查阅

在档案管理信息化建设中，还应更新管理理念，从档案资源共享角度建设完善信息化管理体系，以便使相关管理工作有目的、有计划的开展。为加强档案资料的利用，还要实现档案信息化查阅管理。在信息化建设中，需要推行权限分级管理，对教育考试机构、高校和相关部门的档案更新和查询权限进行设定，保证人员及时完成档案资料上传，经过网上审查和批准后使信息录入到系统中，确保查阅的数据信息具有完整性和可靠性。在相关部门档案调阅权限得到明确的情况下，平台数据可以向有权限部门开放，促使档案资源在一定范围内得到共享。根据权限对平台数据进行调阅时，系统将对浏览用户进行层次分析，在保证档案资料开放和实现数据共享的同时，利用特定算法对重要档案信息进行加密。只有人员拥有密码，才能对重要信息进行查阅，因此能够避免重要信息泄露。此外，人员可以运用平台提供的大数据技术完成档案资料分析和处理，如对考生水平、文化程度、成绩等数据进行统计，掌握本届考生的考试情况，为相关工作开展提供依据。将档案信息资源开发和共享当成是信息化建设目标，在加强权限管理基础上完成标准查询端口的配制，能够为各部门接入信息查询平台提供便利，使档案共享流程得到简化，促使档案资源共享和整合水平得到不断提升，继而为档案价值挖掘奠定扎实基础。

4.培养信息化管理团队

信息化建设工作的开展需要由专业团队完成，才能保证教育考试档案管理的信息化水平得到持续提升。结合信息化建设要求，需要聘请同时具备档案管理技能和信息素养的人员，负责对信息化建设工作进行科学规划，保证相关工作有序开展。在对教育考试档案管理队伍进行充实的同时，需要建立科学的人才培养体系，系统开展信息技术培训工作，要求人员掌握互联网、计算机等技术，能够利用信息技术展开相关工作，推动档案管理方式方法创新。在培训工作中，还要将档案资源利用和共享当成是培训重点，促使人员明确重点工作方向，能够运用学习到的知识探索档案资源开发应用问题。日常还应加强人员职业教育，提高人员责任心，使人员积极投身到档案管理信息化建设工作中，促使团队整体素质水平得到提升。为保证考试档案安全，还要加强人员安全意识培养，确保人员从计算机、网络等层面掌握系统可能发生的安全隐患，能够通过做好备份和设置防火墙等操作加强风险防控，以免档案信息遭到破坏或出现丢失问题。此外，为保证培训效果，需要加强人员考核管理，督促人员加强先进技术学习，适应时展需要，具备开展档案信息化建设工作的能力。凭借专业团队，档案信息化建设工作能够得到持续有效推进。

四、教育考试档案管理信息化建设实践

1.明确档案信息化建设需求

在教育考试档案管理信息化建设方面，需要结合管理工作需求合理开展信息化建设工作。以学生作弊档案管理为例，在学校学风建设工作中，需要做到严肃考纪，对考试程序进行规范。采取信息化手段加强学生考试作弊档案收集、整理和分析，能够为考试管理提供依据，推动工作的规范化发展，为学校良好考风建设提供信息数据支撑。按照学校考试管理规定，针对考试中出现违纪、作弊行为的学生，需要给与警告、取消学位、开除学籍等不同处分，而考试档案则是学校做出处分的依据。实际在考试档案管理方面，需要保证资料为原始真实资料，在从考试现场收集的同时，保证资料完整性，包含试卷、复习资料、载有考试信息字条、监考教师签字、手机信息、学生签字等。在按照学校考试管理规定作出处分后，需要对这些资料进行归档，并对相关管理规范、处分文件等进行整理、归档。在信息化建设过程中，还要建立电子档案，完成索引目录的编制，为相关信息查询提供便利，促使考试档案管理工作得以高效开展。

2.加强档案资料电子化处理

结合上述需求，实践操作中还要做好档案资料电子化处理。具体来讲，就是在以纸质形式完成考试档案保存的同时，能够对档案资料进行数字化转化。在对学生考试作弊记录进行管理时，纸质载体属于原始凭证，在考试结束后将会得到收集，并提交至学校教务部门进行确认。经过会议评审后，以公文形式传递至学生管理处，生成相应处分文件。对相关档案资料进行收集后，为方便查询，需要统一录入到考试档案管理系统中，按照系统格式进行考试信息逐条添加，完成档案资料的数字化转化。在此期间，要求人员做到严肃对待，能够准确、认真完成信息录入，做到详细注明考试情形、违纪信息，如考试科目、时间、作弊学号等等。考虑到考试档案的特殊性，还要严格划分人员责任，保证人员具备较强的法律、保密和政治素养，严格按照各项管理规定开展进行电子档案建设，能够使考试档案管理工作经得起经验。

3.完成档案管理数据库建设

完成考试档案信息录入后，需要建设档案管理数据库对历年档案资料进行保存，为资料共享操作提供便利。实际在数据库建设中，在确保档案资料完整的同时，还应使档案信息能够快速累积、添加，为管理人员操作提供便利。利用数据库软件对数据字段名称进行编辑，可以取名称首字母缩写作为字段名。在教务处、系部、团委等多个与学生管理有关的部门之间，在设定查询和操作权限的基础上，可以对数据库资料进行共享。在对学生考试档案信息进行使用时，可以直接登录数据库进行信息调阅，无需分头到考试档案管理部门查询信息，因此能够使学校的办事效率得到提高。

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关键词：交通运输 人事档案管理 信息化

档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门的信息管理的创新提供了难得的发展机遇。交通行业人事档案也应抓住这一机遇，积极地将信息技术和档案管理技术结合起来，促进档案信息化管理，实施由传统到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息化的作用。

（1）交通运输人事档案信息化管理能很好将人事各方面的信息资源收录管理，这样能将单位各个部门的成员的详细信息提供给单位各级领导，能够让领导更方便更直观的对所有单位成员的情况了如指掌。这样能够使领导对员工的各方面特长透彻了解，根据员工特长安排更加适合的工作岗位，最大限度的发挥每个人的特长，大大提高了人事管理工作的运转速度。

（2）人事档案的工作人员一直给人的感觉是守着死规定不变，很少有创新的观念，一致认为墨守成规才是对的，其实不然，人事管理的观念要不断的创新，才会更好的管理本单位的人才，只有让每个人充分发挥自己，才会稳定的留住可用人才。人事档案的管理中应用计算机技术，要从重管理，轻利用的传统模式中解脱出来，把“封闭型”转变为“开放型”，把档案工作的重心转到为知识经济发展提供优质服务的轨道上来。人事档案信息化管理系统包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等四部分组成，在这四个环节，数据维护以档案为原始依据，是人事档案进行信息管理的核心，在人事档案信息管理中，档案人员应用信息维护系统，将人事档案录入微机，建立完整、准确的人事档案信息，同时，按照信息库中不同分类，还可以制成所要求的不同表格，提供所需要的数据，人事档案信息管理以提供利用为目的，还体现在通过信息维护及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案信息管理由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。

（3）信息技术为交通运输部门人事档案的管理提供了高效，快捷的手段和方法，但也有可能档案管理带来安全隐患。所以，要在人事档案信息化管理工作中严格执行有关网络信息安全保密，对于上网相关人事信息要严格限制相关的范围，严格处理人事档案管理业务的计算机与网络连接，确保人事信息的安全保密。加强对于档案信息安全保障的相关工作，抓好网络信息安全保密教育，增强交通运输部门人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全保密防护的技术水平，以防止泄密的发生。目前，有些单位在做档案信息化建设时，安全防卫意识往往不够，经常会导致档案信息的丢失和泄密等情况，给企业带来无法弥补的损失。对电子文件中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁等问题，往往会造成宝贵档案信息管理的丢失。在管理中，需要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究。在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用仅限进行系统分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险，不思进取的保守观念，又要防止不设界限，随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮，防高温，防辐射，防病毒工作，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

（4）人事档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化的档案管理干部队伍。随着信息时代的到来，各级人事部门也应当重视人事档案信息化管理的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息管理与信息技术，为人事档案管理人员充电。搞好人事档案管理离不开领导的重视，人事档案领导首先应具备较强的档案意识，将档案工作列入到管理日程，纳入到有关人员的职责范围，纳入到年终考核目标，建立专门档案机构，配置专门档案人员，制订严格的档案管理制度，规范收集、整理、保管、登记、使用等行为。人事档案的科学管理直接影响到领导的决策，需要建立健全一支有责任心、事业心，对人事档案管理干部队伍，认真做好此项工作，最好是由档案专业的人员担任，以利于工作的开展。还要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学，更快捷，更方便的人事档案信息化管理模块，满足社会对人事档案管理工作的需求。当前对于每位人事档案管理人员的基本管理素质，要求越来越高，实现人事档案的信息化管理是人事档案工作迎接这一挑战的唯一途径。但是，由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，培养高素质的档案管理人员，是信息时代的客观要求。所以，人事档案管理人员平时一定要加强专业知识的学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力，综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

（5）由于人事档案管理工作人员在档案建设和管理中承担着十分得要的责任。因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感，政治敏锐性和政治鉴别能力。强化档案管理的法规建设，档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与开成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。为了防止工作的盲目性和随意性，要结合工作实际，从管理业务技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确，真实、规范、统一，可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的得要手段。人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人中学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

（6）完善档案工作的服务形式突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等，就是使档案检索及传递的档案信息最及时、最有效。档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。但是，也有实践证明了的一些检索工具是重复，或者编制不科学、用起来不方便的。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精"的现象，出现了认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高的误区，浪费了大量的人力、物力和财力，影响和限制了其它利用工作的开展，反而降低了服务质量。在信息开发和编研工作上也存在一些问题。如选题不典型，盲目性大。一些档案部门为了达标升级应付检查，随便选几个课题，人人都来编研，使编研产品层次低、质量差，实用性不大，利用价值更小。有的选题虽好，但因编研时间过长，失去了时效性，影响了作用的发挥。针对这种情况，本人认为各级档案应用部门，应转变观念，在服务形式上树立“精品"意识，及时编制一些必要的、方便利用的手工检索工具，并作为向机检过渡的基础工具。检索形式要在计算机检索上多做文章，不断研究探索计算机检索的有效途径。要开发统一编制标准、易操作、高质量的计算机检索途径，逐步取代手工检索，为利用网络技术提供档案信息、实现档案信息资源共享创造条件。在信息开发及编研工作上，要根据社会各项工作发展的趋势、目标，提前作出预测，有目的地进行选题，突出重点，使开发的信息及编研的成果具有时代特色。要积极利用现代化的开发编研手段，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间，通过最快捷的检索途径，把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为现代化建设服务。

总之，交通运输部门的档案转化为信息化管理，首先要建立每个员工个人电子档案系统，实施员工人事档案自动化管理，将员工人事基本信息通过专门的员工人事信息软件输入微机，形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转，其次，还要建立员工人事档案数据库系统，实施员工人事档案的动态和无纸化管理。要利用计算机，扫描仪，照相机等现代设备和现代技术，将常用的档案资料、表格等制成PDF文件或制成JPG格式的图片文件，使员工档案数据化，信息化，这样还可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的，还要建立员工人事档案的网络化管理体系，实施员工人事档案的分级管理。逐层逐级建立员工人事档案局域网，实行员工档案的网络化管理，建立员工人事档案网络化管理系统，重点要解决好利用仅和管理权问题。员工人事档案管理系统的使用和推广，将极大地方便干部考察、任免，员工调动，交流，政审等工作。就目前现实情况来言，信息化的交通运输部门人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现交通运输部门的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突击的现实意义。市场经济的建立，形成了一套激烈竞争的机制，追求信息的快速传递，发挥时效，是信息价值竞争的重要措施。实现这一目的的条件，就是档案人员增强现代服务意识，积极采用计算机技术网络等现代化的技术手段，服务于生产实践，促进档案工作快速发展，交通人事档案信息化的核心与关键在于数据的标准化，目的在于适应信息时代档案利用需要，实现网上共享。档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理信息化，实现交通运输的档案管理的根本变革。

参考文献

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一、人事档案管理中常见问题

1.档案完整性欠缺

传统职教工人事档案的管理有诸多欠缺之处，在许多学校的职教工人事档案中所记录的一些关于职教工经历资历、职务考核、入党材料等重要相关的内容比较随意，加之传统档案都是纸质材料，信息化的技术操作比较少，人事部门只能搜集原始手写稿或进行材料打印，这样不利于档案的保存，人为操作还不可避免会发生遗漏、损坏档案的可能，从而引发一系列不必要的麻烦。而这些重要的档案履历无疑关系着教职工以后的发展前景，所以，如何妥善的管理这些档案就成了重中之重，教职工档案管理的效果好坏，也一定程度上影响了广大人民群众对于学校的评价。

2.管理档案安全性问题

人事档案管理中最为重要的就是档案的安全工作，档案管理只有做到绝对保密，保证安全，才能让广大教职工放心，并且档案的保密工作也关系着学校信誉度。所以，档案管理人员有没有做好安全保密工作、严格防范于未然是十分关键的问题。此外，人事档案的形成是一个循序渐进，慢慢积累的过程，在档案管理的过程中，档案管理人员交替能否做好交接工作，也是现今人事档案管理的问题所在。

3.档案的管理问题

人事档案是一个人长期成长的记录，我国的档案制度也是从个体高中阶段开始记载的，在漫长的学习工作过程中，档案也是在不断变化的。而学校教职工的档案大多已经成型，所以面临的一个问题就是档案记录的长期性、连续性，是否能够保证各种记录可以及时进入到职工的档案当中。然而学校还是会存在档案长时间管理欠缺的问题，因此这也就成为学校档案管理期间的主要问题。

二、人事档案管理问题有效对策

1.确保人事档案保存的完整性

对于这一点，现代网络信息技术发展迅速，我们可以将这些重要的档案录入到网络信息库中，并且还要指派专业的网络维护人员进行优化升级，定期做到档案更新，做到随时查询录入最新的档案信息。并且要逐步做到档案管理电子信息化，避免了人为保管不当，以及档案信息录入不及时的漏洞。充分利用信息技术手段，丰富档案保存的方式，如云端存储、多重备份等。通过网络分级授权查询，还可以更加清晰直观地了解到教职工个人履历，为学校选拔人才，领导决策提供依据，提升学校的管理水平。

2.档案管理过程的安全性

想要确保档案管理的安全，必须从筛选管理人员开始，须经过严格的思想政治素质和专业技能考核才能上任。坚决做好防盗保险工作，做到多层把关、严格控制。并且信息技术人员必须定期进行杀毒，对软件进行升级更新，保证网络数据库可以正常的运行。同时禁止闲杂人员进入档案室，把安全工作放在第一位。此外，档案管理部门要不断整合档案信息，建立建全资料库，将档案信息管理变为动态且具有可持续性的管理模式，确保资料库的实时更新，保证更新质量。充分利用信息技术手段，不断充实档案资料，形成一套健康良好的档案记录模式，更好的为教育教学服务。

3.加强档案管理人员业务水平

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［关键词］ 医院档案管理； 信息化； 建设

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 057

［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0093- 02

在当前全球经济一体化和信息化趋势的推动下，信息技术普遍应用于各行各业中。医院档案管理也逐渐向信息化、科学化发展，这有利于提高医院档案管理的工作效率，加强医院管理水平，同时为医院各项工作的开展奠定了基础。

1 医院档案管理信息化的内涵

医院档案管理是医院管理工作的一个分支，医院在行医、研发、教育等工作中形成的图表、文件、影像等不同类别不同载体的资料都称为医院档案［1］。主要包括档案中的原始记录，具有一定价值，且可以集中管理的文件，会议及病历等资料。医院档案具有数量众多，范围宽泛，门类旁杂，经常使用的特点，并且可以为医院领导制定决策提供一定参考。医院档案管理信息化的内涵有以下两个方面：①利用信息技术可以对医院档案进行系统分类，从而高效完成查询检索、文件编辑、归档保存等工作，最终改善医院档案管理效率。②将信息技术用于档案文件调取，解决纸质文件带来的诸多不便，有益于档案管理的创新。

2 医院档案管理信息化的必要性和意义

在未实行信息化管理之前，医院档案管理工作始终处于一种封闭与半封闭的状态，管理意识淡薄，无论是档案设备还是档案技术都十分落后，而且全凭个人经验进行管理，纯属手工劳动。如果依然坚持这种管理模式，长此以往，不仅操作程序纷繁复杂，而且劳动量大，既耗时又耗力，医院也因此变得杂乱无章，既降低了医护人员的工作效率，又降低了档案资料的使用率。这种传统的档案管理办法在很大程度上制约了档案信息的查询和利用。近些年来，医院越来越重视档案信息化管理，档案管理信息化在医院管理中发挥着举足轻重的作用。

2．1 实现医院档案管理的信息化有利于提高医院档案的管理效率和水平

医院档案既数量庞大，又科目繁多，档案管理工作日益繁杂。与人工操作相比，信息化档案管理有利于档案人员在最短的时间内查询到数据信息，速度快且效果显著，在很大程度上提高了数据的准确度，既省时又省力，提高了工作效率。由于实现了信息共享，可预防病患之间的交叉传染。所以，采用计算机网络信息技术，树立科学管理理念，实现档案管理信息化，既能提高医院档案管理的工作效率，又能提高档案的使用率。

2．2 实现医院档案管理的信息化有利于促进医疗卫生事业的快速发展

档案管理信息化既提高了工作效率，又提高了档案信息资源的利用率，与此同时，可延长档案的保存期限，确保档案完好无损，从而推动医疗事业的健康发展［2］。

2．3 实现医院档案管理的信息化有利于加快我国卫生医疗的信息化进程

以投保公司为例，要想确定保险费的实际额度，不被蒙骗，投保公司必须根据被保人的身体状况进行确定。这时，投保公司可以通过医院档案管理信息系统获取被保人的病历资料，这样保险公司在进行理赔时就能做到有理可依。

3 医院档案管理的信息化建设的现状及所面临的问题

当前，尽管很多医院已广泛推广和普及信息化档案管理，但仍存在诸多问题。

3．1 医院档案管理的信息化建设缺乏必要的资金支持

实现档案管理信息化，既需要像计算机、刻录机、扫描仪等基础硬件设施，又需要购买大宗设施设备，这些都需要花费巨额资金，与此同时，电子信息产品可谓是日新月异，更新频率高，无论是维修费还是重新更换都要花费大量资金，所以说，没有资金的支持就没有档案管理的信息化发展。

3．2 医院档案管理的信息化建设人员缺乏信息化管理意识

很多医院领导对档案管理信息化建设不屑一顾，没能充分意识到档案管理的重要性，对档案管理工作漫不经心。有的医院并没有建立档案室，档案资料损坏率极高，而有的医院尽管设立了档案室，却也只是为了应付上级检查，根本不可能花费时间和精力去完善档案的信息化建设。

3．3 医院档案管理的信息化建设缺乏高水平的专业管理人员

当前，很多档案管理人员既没有接受过专门的系统训练，又没有专业基础知识，专业水平不高。同时，服务方式因循守旧，信息传递渠道闭塞，档案信息搁置，无人问津，这在很大程度上严重制约了医院档案管理的建设与发展。

4 医院档案管理信息化建设的对策和措施

4．1 提高档案管理信息化思想意识，增强档案的信息化管理

不管是院方领导还是专门的档案工作人员都要增强对档案管理的重视度，把档案管理作为工作的重中之重。树立科学的思想观念，把医院档案管理信息化建设放在重要的位置，要从思想上提高对信息化的重视，并在实践中认真履行［3］。

4．2 培养高水平医院档案管理人才，促进档案管理人员的全面发展

当前，很多从事档案管理的工作人员缺乏档案专业基础知识，严重制约了档案管理的信息化建设，因而医院要加强对档案工作人员的专业知识培训，使其具备良好的专业知识素养，同时掌握网络信息技术知识，对计算机驾轻就熟。档案管理人员的专业素养直接影响着档案的管理质量与利用率。

4．3 实现档案管理的技术化、信息化，充分利用医院档案信息

要想充分发挥医院档案信息的作用，就必须实现信息共享。对医院来说，建立档案信息网络平台是非常有必要的，可以将信息档案资料及时上传到网络平台上，实现信息共享，充分发挥网络平台的作用，促进档案信息的交流与传播。可以采用发送电子邮件的方式，使档案信息的服务尤为科学化和共享化，从而加速信息资源的共享速度。

5 结 论

总而言之，档案管理工作是医院各项管理的重中之重，对医院的未来发展起着至关重要的作用。所以说，医院档案管理的信息化建设势在必行，这既符合社会发展的需要，又在很大程度上推动了医疗事业的快速发展。

主要参考文献

［1］ 王平． 浅谈医院档案管理的信息化建设［J］． 科技信息，2011（10）：78－80．

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（一）对人事档案信息化管理重视程度不够。在目前的中学人事档案管理中，很多学校对人事档案的管理并不重视，中学将主要的精力都放在提高学生的成绩，提高升学率的问题上，对于其他与成绩、升学率没有直接关系的事务，例如人事档案信息化管理的重视程度不高。由于重视程度不够，中学教职工人事档案的管理制度、管理方式等也不完善，不能良好的适应现代社会以及学校发展的需要，人事档案管理无法为学校的人才选拔、晋升提供科学的依据，不利于中学的持续发展。

（二）管理方式比较落后。目前，在中学教职工人事档案管理中，中学依旧采用传统的人工管理模式，这种封闭式的管理方式已经不能适应现代化的发展需求，信息化的技术和手段应用比较少，人事档案管理部门的计算机只是用于打印档案目录，人事档案信息的查阅、检索等完全要靠人工操作，工作效率低，出现失误的可能性比较大，而且传统的人事档案管理模式下，人事档案信息的更新、补充不及时，档案破损的概率比较大，档案的完整性不强。

（三）人事档案管理人员素质能力问题。中学教职工人事档案管理的效果很大程度上是由档案管理人员的素质能力决定的，但是目前中学教职工人事档案管理人员的素质能力有待加强，档案管理人员通常是兼职的，不能将所有的精力完全投入到档案管理的研究中，他们的档案管理专业知识不足，实践经验少，信息技术水平不高，对于信息化的档案查阅、检索、归档了解不足，无法满足信息化管理的需要。

二、中学教职工人事档案信息管理的对策

（一）提高对中学教职工人事档案管理的重视程度。在中学教职工人事档案管理工作中，要实现信息化管理的成果，首先要提高学校对信息化人事档案管理的重视程度，树立信息化的人事档案管理意识，采用信息化的管理方法和手段实现高效的人事档案管理。中学应将人事档案工作与各种工作活动结合起来，在信息化社会的影响下，逐步实现开放型的中学人事档案管理工作，树立人事档案管理的信息化、现代化意识，促进人事档案信息化管理的实现。

（二）优化人事档案管理方式。中学人事档案管理要实现信息化的管理效果，应建立完善的人事档案管理制度，采用信息化的人事档案管理方法，由学校领导带头成立专门的人事档案管理机构，并配备专业化人事档案管理人员，明确人事档案管理人员的职责，保证中学人事档案信息沟通、交流的渠道畅通，能够随时为学校管理者提供相关的资料和数据。中学教职工人事档案管理要实现信息化，不是一蹴而就的，应坚持循序渐进的原则，对于中学教职工中可以公开的档案信息进行人事档案的综合管理，对于教职工人事档案中的私密内容要严格保密，并由组织部门集中管理。在中学教职工人事档案管理工作中，应逐步实现信息化的人事档案管理，使纸质的档案、照片、录音等逐步实现数字化，并做好数字化档案信息的保管工作。由于数字化需要依赖一定的计算机硬件或软件才能够得以保存，因此应加强对硬软件的更新，定期升级和检测计算机中的病毒，做好软件补丁，保证计算机的安全运行。对于移动硬盘等，要样保管，不能随意携带外出。

（三）提高档案管理人员的素质能力。应努力提升人事档案管理人员的素质能力，选用专业化的人事档案管理人员，加强他们的教育培训工作，使管理人员的档案管理方面的知识更加得到提升，技能得到锻炼，同时加强计算机技术的教育，使其能够掌握先进的信息化档案管理方法，促进人事档案管理信息化的实现。同时，还需要强化档案管理人员的职业道德，树立责任意识，能够以饱满的热情投入到档案管理工作中，实现良好的管理效果。

三、结束语

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一、档案信息化建设的重要性

随着信息化时代的发展与进步，档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加，信息种类也逐渐向多样化发展，传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应，不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求，所以，实现档案资源管理信息化是符合当今时展要求的，是档案资源管理发展的必然方向，作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点：

首先，档案资源管理信息化能够有效改善档案资源管理效率，它在充分运用当今先进的计算机网络技术的基础上，更方便的对档案资料进行收集、分类、统计与保存，同时还能够实现快速的调阅，既为档案资源管理人员减轻了工作负担，又提升了档案资源管理的工作效率;其次，档案资源管理信息化是实现资源更广泛的共享的一个重要途径，它改变了传统的案卷式管理方式，而是转变为电子文件的管理方式，将档案信息与原始档案资料相分离，通过计算机网络，建立起档案信息与其他信息系统之间的互联，并以此为基础实现档案资源共享，有效的提升了档案资料的利用率;再次，使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天，对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多，为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式，使档案资源管理更加便捷与快速，而且在电子设备的辅助下，无形之中增加了档案资料的保存时间，有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况，保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后，加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中，由于受到传输方式及传递距离等方面的影响，面临着传递过程的安全问题与传递速度问题，但是，在实现了档案资源管理信息化之后，便可以快速的实现远距离的安全传输。

二、基于档案资源管理理念创新的档案资源管理信息化实现路径

（一）最好档案资源管理基础工作，创建信息化实施条件

档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持，因此，我们应当首先做好相关的基础性工作，作者认为具体应当包括以下四方面的内容。

首先，管理制度是保障管理能够顺利进行的重要条件与基础，所以，我们首先应当建立完善的档案资源管理制度，在制度不断完善的基础上，加强管理方法的创新，在保障档案资源管理工作能够正常进行的基础上，实现管理程序的最简化，但是并不是没有原则的简化，还要严格控制档案信息的质量;其次，要加强档案资源管理重点环节的建设。既要对档案资源管理的硬件环境进行完善与加强，加大力度更新与增加新的档案资源管理所需设施，确保档案室实际建设于相关标准相一致，又有重点加强审核审批档案的管理工作;再次，要大力加强档案资源管理队伍建设，通过多种形式的培训教育等提升管理人员的综合素质与能力水平，例如，通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想，并提升档案资源管理工作的整体水平;最后，加强档案资源管理的信息化意识，首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作，只有领导重视，才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识，在领导的支持与鼓励下，从根本上转变对档案资源管理信息化意识，积极主动的掌握各种信息化技术。

（二）增强信息安全意识，强化档案资源管理信息化安全

档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键，随着网络技术的不断进步，网络时代背景下的档案资源管理信息化，更好提升安全管理意识，做好安全管理工作，切实落实各项安全管理的措施，避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏，计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在，再加上，有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施，防止网络病毒的侵袭，最终形成档案资源管理安全隐患。所以，档案资源管理的信息化建设过程中，切忌盲目的使用网络技术，要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件，及时更新计算机病毒库，有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击，与此同时，档案部门还要及时对档案数据进行备份，加强身份验证、专机专用等安全管理措施，使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。

（三）优化档案资源管理流程，提高档案资源管理效率

档案资源管理人员要树立一种开拓进取，勇于创新的精神，在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中，主动探索与创新，寻找新的方法与思路，从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新，不断优化档案资源管理流程。首先，在档案的收集与鉴定环节，要努力完善电子文档归档制度，最大限度的实现电子文件归档的完整，使其发挥最大价值，严格遵守各项标准化归档操作规范，不断完善自身归档工作;其次，在保存档案的过程中，不仅要通过电子档案进行保存，还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助，此外，还要注意档案的定期备份，避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后，在档案的实际利用环节，需要加强其服务方式的创新，采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理，同时也为使用者提供了多种方式的检索服务，对于档案利用效率的提升具有重要意义。

2.4加强档案资源管理方式与技术的创新，满足档案信息化需求

随着信息化社会的深入发展，档案资源管理工作人员也应当与时俱进，积极学习各种先进的管理理念，加强档案资源管理方式与技术的创新，从而更好的适应档案信息化发展。首先，档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量，又要保障馆藏内容的丰富多样性，对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次，在提升相关人员综合素质的基础上，对其加强信息技术方面的教育与培训，使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识，还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握，具备档案信息分析、服务与应用等多种能力，从而满足档案资源管理信息化的实际需求。

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关键词：人事档案管理；高校；人才；新媒介视角；策略建议

中图分类号：C93 文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）22-0184-02

在当前的高校人才信息管理系统里面，高校人事档案管理工作无疑具有决定整体全局性问题瓶颈顺利解决的关键意义。这件工作关系到当代中国高校合理配置人才资源，并且有效地、有针对性地进行人才资源开发的系统策略工程的开展和深入。与此同时，科学、有效、全面、客观的人事档案信息管理还可以为高校人才自身的学历、技术职称以及社会关系等领域的科学监督与管理提供第一手的原始资料和依据。基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考，就是要从当前中国高校档案管理的紧迫现实出发，积极利用先进的多媒体数字技术和交互系统开发等手段来加快档案管理的多媒体数字化进程，从而有效地改变现有情境下高校人事档案管理的旧有瓶颈和障碍。笔者认为，要想在档案管理的多媒体数字化和交互系统开发领域有效贯彻和落实，需要重点解决以下几个方面的关键问题。

一、高校人事档案多媒体数字化有效开发的重要基础

在某种程度上来说，当前中国高校人事档案管理工作由于长期以来积累了较广泛的多层面的顽固病症，那种时而重视又时而忽视的现象还是比较普遍的，再加之高校人事档案管理工作并非高校中的主要业务环节，长期以来不被摆上关键的议事日程，也就不足为奇它在高校中所处的如此境遇。

1.有效明确和提高对高校人事档案管理工作重要性的认识是必备基础之一。由于高校中今日主要的竞争还是在科研和人才培养，争夺各级科研项目和经费投入等方面的你争我抢，就使得本来不被过多关注的高校人事档案管理至今未被给予过多的重视。其实究其各个高校之间的激烈争夺和竞争，根本的还是人才资源的比拼和最大化开发利用。鉴于目前中国大多数高校还是采取传统的管理模式，就不能有效及时地跟上今日高校人才流动较为频繁的业务实际，这就出现了多数的“档随人走”、“人走档留”等等重大事件的不断出现。实践已经证明，紧迫的高校人事档案管理现实已经向各单位的主管领导和档案管理人员提出了严峻的挑战和冲击。这其中笔者认为最应该解决的棘手问题就是高校人事档案管理的多媒体信息化开发和普遍应用。这是当务之急，更是影响长远的发展大计。

2.完善高校人事档案管理制度，借助网络化、资源化平台达成共享模式。由于中国高校人事档案管理存在着虽单纯开发资源库和信息库，但是整体上相互之间未达成共享的信息平台和快速便捷的交流沟通渠道，这就使得高校人才的人事、档案、劳资信息等等不能集中在一个数据库管理平台下来进行综合资源开发。当高校人才趋于稳定和相对饱和的情境下，如何借助网络化、资源化的平台来有针对性地反映出人才的详细优势和劣势情况，从而做到人尽其才，人尽其用，这显得尤为迫切和必要。笔者认为，这也是有效避免过度而且重复填写各种人事档案表格和归档不同时期档案时重复设立和取消的冗余工作。在此基础上，节省了人事档案管理工作的人力投入和物力投入，能够节约出更多的时间来做提升管理水平和层次的其他领域的工作。

3.树立为高校教职工提供优质档案管理服务的坚定信念是必备的基础之三。高校人事档案管理工作紧贴高校教职工的生活实际和工作实践，这也就为其带上了关乎构建和谐校园，有效发挥人才积极性和主观能动性的特殊工作符号。作为高校的档案管理工作人员，要认真贯彻和落实自身参与管理工作的使命感和责任感，树立高校人事档案工作至为重要的职业高尚信念，应该积极调研，从而更加有针对性地满足高校各项工作的需要和期待，将档案信息的收集和整理日常化、常态化和规范化；注重档案的鉴别和整理、归档。结合高新技术和数字多媒体技术发展的实际，积极创建和开发人事档案管理的信息资源网络化、数字化以及数据库管理的现代化、规范化。这是基于为高校教职工热情、周到、细致服务的有效举措和切实选择路径。

4.积极吸引高校人才广泛参与新媒介技术情境下的档案管理工作程序是必备基础之四。一定程度上，将高校档案管理工作由原来的传统的高校人才被动提供档案相关资料逐步提升到高校教职工的“主动”参与、收集和整理提供资料的新发展思路上来。要借助一切可能的宣传手段和渠道来向教职工明确人事档案管理工作关乎每个高校人才的切身实际利益，不断提升教职工对人事档案工作的理解、认识和大力支持程度。笔者建议，借助更加便捷的新媒介技术来拓宽档案信息整理和传送领域的渠道和平台区域，这不是应时之举，而是长久之计、明智之策。

如何有效、全面、系统地将分散在高校各个职能部门工作人员手中的相关档案信息整合化和集约化，并严格按照学校的相关归档要求来将大多数具有保存价值的文献资料收集齐备，并向档案管理中心移交存档，绝不能离开高校教职工的自身积极参与和热情支持。在此工作程序链条中，切记要及时做好档案的事先整理和分类，否则就会给后期的档案中心管理人员带来相当大的工作量和劳动成本付出。这其实正如前文所述，如何将档案相关知识有效合理地普及和推广是走在各项整理工作前面的系统工程。可见，人事档案管理工作不能过于盲目追求新技术、新思维和新观念，那种步步为营、稳扎稳打的工作态度和处事原则也是先进技术条件下管理人员自身的综合素质的有效展现。

二、新媒介视角下高校人事档案管理主要策略框架建议

紧贴当前中国高校高等教育和人事管理体制改革的实际，我们已经明确了今后高校人事档案管理的新目标和新要求。那种传统的、旧有的管理模式已经不能够为当前蓬勃发展的管理实践提供更加完善的解决方案，于是，究竟应该如何更加有效地改革和完善人事档案管理模式，更加人性化地为高校教职工服务就成为不得不面对和着力解决的重要课题。

笔者认为，当前从新媒介视角来思考高校人事档案管理工作应当重点实施下述几个方面策略工程：

1.信息化、网络资源数据库化是新媒介技术条件下的切实有效之选。单纯就某一个高校的人事档案管理工作量来计算的话，虽然受到各种现有条件的制约和限制，但是认真系统地规划和实践是能够解决的。若是更大规模的档案信息整理，传统的工作模式和流程显然不能满足现有的工作需求，信息化、网络资源数据库化就成为必备的应对策略之一。在具体实施策略工程框架时，千万不要被冗长和海量的信息所吓倒，应该合理有效地借助解决方案来建立人事档案管理数据库，从而进一步提升短时间内提供全方位服务的水平和层次。同时，构建网络资源数据库更能使得部门之间的信息文件等等实现互联和互通共享，在提供档案信息服务的时效性和便捷性上取得历史性的突破。当前，网络信息化资源数据库应该着力结合3G技术来提升人事档案资料收集与整理的新手段和新途径，尤其是在资料拍摄的纸媒向数字图片的转移程序中，大量地借助新媒介技术，不仅有效地减少劳动工作量，又使得枯燥的工作趋于娱乐化和趣味化，高校人事档案管理人员不妨一试。

2.依托校园局域网的点播访问系统订单化服务策略开发。高校人才人事档案管理基于高校人才个性化管理的需求，可以考虑在依据校园网络背景下的点播定制服务策略的开发和逐步推广实施，这既是对高校教职工个人化、人性化管理的有效满足，更是为特殊高层次人才提供信息服务的新选择和新尝试，这也是应付日益激烈和常态化的高校人才流动新机制的有效应对策略。此种点播订单制个性化服务不能脱离网络数字资源信息库而单独发挥效用，这也提醒我们的高校人事档案管理工作人员要将自己应用网络资源的能力和水平提升到一个较高的层次，否则就是一句望洋兴叹的空话罢了。源自于为特定高校教职工的个人发展和职业生涯服务的需要，笔者认为，在基本具备能够提供全体教职工的综合服务基础上，更加有效而便利地为特殊高层次人才提供多维服务也是新形势下的有效选择策略。

3.校园办公自动化系统框架下人事档案管理的电子公务模式建构。如今，高校数字化管理系统已经成为许多高校正在普遍使用的一种信息化管理平台。但是，我们发现目前许多高校由于技术平台本身的局限和人事档案管理工作的特殊性质，还没有在高校数字化管理系统框架下切实着手建设相关入口来为档案管理工作设计切实可行的接入平台。这似乎是一个较为敏感的领域，但是基于社会化服务部分的档案信息管理也有被纳入到数字化管理系统的可能和空间。在今日高校电子校务环境中，适合高校实际工作的档案管理系统的开发和构建，借助最新信息技术，将校园电子公务的范围扩大到身份核对、人事、学生、教学、科研以及相关其他管理领域是今后发展的主要方向和重点指向。可以说业务系统的整合和无缝对接是此种新媒介条件下发展相关构建策略的关键环节，也是档案管理现代化的必经阶段。

目前需要亟待解决的问题是：现有档案的数字化以及计算机辅助编研和档案保管设备的运用等等也对档案管理工作提出了更加严峻的挑战。加之由于统计业务及功能比较原始以及多数高校档案管理未能完全接入互联网等等，使得用户没有顺利实现通过系统来进行信息交流与数据交换。

三、结语

从新媒介视角来观看当前高校人事档案管理工作的具体实际，是建构和谐校园，进而努力营造良性档案管理工作情境的有效路径选择之一。如果只有策略框架上的建议和思考还不足以解决紧迫的现实问题。笔者认为，相关后续工作仍然需要我们付出更多的努力和投入，诸如如何进行档案数据的统一描述和跨系统范围之内的数据资源共享，点播访问和订单化信息检索的权限如何控制以及如何进行数据库安全加密等等都是需要进一步解决的现实问题和关键症结所在。

参考文献：

[1]邱佩芳，等.高校电子校务环境中的档案管理系统[J].中国索引，2006，(4).

[2]顾彩霞.高校人事档案信息化管理之我见[J].黑龙江档案，2010，(6).