毕业生的档案存放精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇毕业生的档案存放，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：高校 毕业生 人事 档案 管理

随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

（一）科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

（二）实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

（三）强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

[1]王兆宇.高校毕业生人事档案管理存在问题及对策探究[J].学理论，2011，(12).

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民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

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关键词：报到证 档案管理 思想教育 就业指导

中图分类号：G641 文献标识码：A

1 高校毕业生报到证现状及其利弊

报到证的历史是一个不断发展的过程，它源于统包统分就业体制下的“派遣”，走向“双向选择”就业体制下的“报到”，因而兼具服务性、政治性和管理性。

1.1报到证的社会作用

面临毕业的高校毕业生要想顺利离校走向社会，除了拿到毕业证、学位证外，还需要用心管理好自己的报到证、档案、户口，而这个报到证就是管理自己档案、户口的重要依据，否则即使毕业了，也不能顺利走向工作岗位或不利于今后发展。很多毕业生毕业时忙于论文答辩、找工作等，根本没有认识到报到证的重要作用，认为它只是一张无用的“介绍信”而已，殊不知，报到证虽然是计划经济体制下的产物，很多重要作用都已经随着历史渐渐淡化，但在如今市场经济体制下仍然发挥着一定的社会作用：一是记载毕业生初次参加工作的时间，二是用人单位、人才机构接收毕业生的有效文字证明，三是便于毕业生主管部门准确掌握各地学生的就业情况，更好地制定出促进高校毕业生就业的相关政策，四是为毕业生落实自己的档案和户口提供依据，五是档案材料的重要组成部分。

1.2报到证的弊端

报到证的前身“派遣证”还有很多其他作用，比如干部身份证明、国家统招计划内的学生、计算工龄、转正定级、规定时间报到等。随着市场经济的发展和“自主择业，双向选择”政策的深入，这些作用基本不复存在，报到证也因此衍生出了很多问题，其弊端日益明显。一是我国并无相关报到证的法律依据，其合法性受到质疑；二是干部身份无法证明，除非是考入编制的学生才能享有；三是国家统招的全日制毕业生这个作用其实在毕业证上已经充分证明，并且全国联网有据可查，报到证这个作用显得多余；四是报到证期限现在并没有严格规定，很多毕业生毕业后一两年都没有去报到；五是绝大部分回原籍的报到证与工作单位不是同一个地方，报到地也根本不看毕业生的报到证，很多学生的工作单位也不知道报到证是什么，因而履行报到手续也失去了它应有的意义；六是改派报到证手续繁琐，携带材料多且不易找齐，因为报到证白联在档案袋里面，解约证明在原用人单位，加上新签约单位证明、学校介绍信、毕业证等原件材料很难一次找齐，如果是外地工作学生为了一次改派至少得耗费2个工作日，并且改派还要收取150元的费用，加上路途费用等，无疑又是一笔经济和精力负担。

2 毕业生档案管理的作用及方法

2.1毕业生档案管理的作用

高校毕业生档案管理工作其本质上是一项政治性的工作，它必须遵循国家档案办法，依照集中统一、便于利用、维护档案完整与安全的原则，按规定执行管理。毕业生档案主要包括高考录取材料，党团材料、毕业生登记表、体检表、成绩单、奖惩材料、就业通知书、年度鉴定表、实习材料等。主要记载了毕业生在校期间的思想表现、学习情况、家庭情况、社会实践等内容，是用人单位录用毕业生的重要参考依据，也是补办相关毕业或学历证明等的重要证明材料，同时也在职称晋级、购买医保社保、落户、升学、出国、移民等方面发挥重要作用。

2.2毕业生档案管理的方法

很多毕业生在毕业时都对档案一无所知，甚至不闻不问、随意处置，毕业后根本不清楚自己档案在哪里，直到需要时才恍然记起，然后四处寻找补办，给生活和工作带来了很多麻烦。按照国家政策规定，现阶段对毕业生的档案管理主要有如下方法：

一是落实了工作单位且用人单位有人事管理权的毕业生可以直接将档案从学校寄送至工作单位。其优势是日后办理保险、职称转正定级等十分便捷，劣势是有些用人单位存在扣留n案问题，束缚人员自由流动。

二是没有落实工作单位的毕业生，可以将档案留校2年，两年后若学生未对档案作任何处理，学校会直接将档案寄回生源地。其优势是学校保管毕业生档案安全可靠、不收费用，劣势是存在学校的档案永远是学籍档案，不是人事档案，涉及工作工龄等人事证明就没办法出具。

三是毕业时无论就业还是未就业都可以将档案转回生源地，优势是办理手续简便，适合在生源地就业的毕业生，劣势是如果以后不在生源地就业的话就需要重新转递档案，重新改办报到证。

四是把档案存放在人才机构，其优势是便于随时调取档案，适合创业和灵活就业的学生，劣势是毕业生与人才机构交流少，信息不畅。自从2015年《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》出台后，档案存放在人才机构不再收费，导致很多人才机构拒绝收外地生源毕业生档案。

3 毕业生报到证与档案的关系

毕业生档案去向和报到证去向既存在关系，又不完全相关。报到证是档案投递的依据，是档案的重要组成部分，档案包含有报到证，档案凭借报到证寄送。然而，“档案存放地”和“报到证抬头”是两码相关的事，一般报到证抬头就是用人单位名称，也是档案存放单位，但有很多特殊情况。

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函授毕业生的档案，重要性和身份证几乎相当，函授档案作为函授毕业生的第一份档案，今后定级转正、申报职称、办理养老保险、以及职务晋级等都得用函授档案。过去许多函授档案沉寂多年，毕业生不理会档案，也不来办任何手续。但近年来，签劳动合同必须档案跟随，这样促进了档案的流动。但还有极个别马大哈学生漏掉自己的档案，等到用档案时找不到。现在函授档案有三种现象：一是许多毕业生工作不稳定，为图方便将档案留在自己身边，最终成了“死档”。二是档案随毕业生到了新单位，因为换新单位，档案无人管理，漏了自己的档案，最终使自己档案成为了“弃档”。三是存放在人才交流中心档案管理中心，费用高，提取方便。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、做好函授毕业生档案工作的几点建议

鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。

三、对函授档案工作的思考

随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？

首先，我们要提高认识，函授作为上世纪八、九十年代的产物，国家并没有废掉它，说明它就有存在的价值，例如：评职称、签合同等等都必须用函授档案。既然有存在的价值，我们就应该给它成长的空间。让我们携起手来，共同关注函授，重视函授档案。函授毕业生更应该爱护自己的档案，就象保护自己的眼睛、鼻子一样。不要不闻不问，不理不睬。

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关键词　高职院校　毕业生　档案管理

中图分类号：G715 文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含

高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。

高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。

2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识不强，管理不规范

高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。

2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多

口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。

2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进

由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。

2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在

有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。

2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范

高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。

3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施

（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。

（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。

（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。

（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。

（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。

总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

L芑鹣钅浚?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214

参考文献

[1]　韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业[J].中国成人教育,2007(3).

[2]　尹恒宁.高校毕业生档案对大学生就业的影响[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2009(5).

[3]　李瑛.高校毕业生档案管理工作中存在的问题与建议[J].实践与探索,2010(7):255.