档案的数字化管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案的数字化管理，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：数字化档案　存储设备　档案管理　计算机　载体

认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。

一、数字化档案管理概述

根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、　合法基础上进行，　档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：

（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认，以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段，加强管理人员的安全意识和操作规范，确保网络系统和档案数据的安全。另外，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的数字化载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在数字化档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保数字化档案的安全可靠，使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

二、数字化档案管理的特点

数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时　反馈的网络化高效工作模式。

数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。

数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。

这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合并反嘎巴档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。

档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。

数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

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1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

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一、高校档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性

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关键词：数字化档案 安全管理 应用 措施

中图分类号：TP309 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2014）02-0196-02

随着信息时代的快速发展，各种电子技术以及信息技术的不断应用，使得我们的工作以及生活方式都发生了很大的改变。各种工作的发展都逐渐倾向于智能化、数字化、网络化。档案管理也是这场变革中的一部分。企业的档案管理逐渐转变成为数字化的档案管理。传统的档案大多数都是纸质的资料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比较低，而且也容易出错。随着数字化档案在企业管理过程中的逐渐普及，数字化档案的应用和管理也成为企业管理中的一个重要组成部分。在数字化档案的归档、管理以及应用中，其安全性是一个十分关键的问题。本文浅述企业的数字化档案在安全应用方面存在的问题以及相应的应对措施。

1 企业数字化档案在应用管理中存在的安全问题

数字化档案指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案进行改进，形成的一种电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享。在企业数字档案的应用中存在的安全问题主要有以下几个方面。

（1）网络安全问题。网络安全问题指的是数字档案的各种网络载体，即物理设备在运行过程中的安全问题，这种安全问题包括很多方面，比如网络布线、连接、局域网的构建、网络设备的选择等都有可能会带来网络安全问题。这种网络安全问题是企业数字化档案管理中比较常见的问题，一般是通过设置防火墙以及权限、采用可靠的硬件设备等措施来对数字档案管理和应用过程中潜在的危险进行控制。网络安全是整个数字档案系统能够安全运行的一个关键，也是重要的基础，在数字档案的应用管理中占有十分重要的地位。

（2）数据安全问题。数据安全问题指的是各种数字档案中包含的信息数据的安全。包括很多方面，比如数字档案的操作系统、数据库管理系统、数据备份、格式的转换、电子文件的保管等，各种数字档案的收集、整理、应用以及管理的过程中，为了防止数据在这些环节中出现问题，防止存储介质老化失效从而导致数据的丢失，应该要加强数据安全的管理。数字化档案面临的一个十分重要的问题就是数据丢失，对于这个问题也是企业数字档案管理中应该要加强的一个方面。在数字档案应用管理中，操作系统以及数据库的安全管理主要是取决于各种软件的稳定性以及安全性，但是在建立网络化档案管理信息系统的过程中也要考虑上述两个方面的安全性，首先要考虑到操作系统的种类，当前数字档案的应用和管理中常用的系统一般有Unix、Windows、Linix，这三种系统各有优缺点，在实际的选择过程中应该要根据企业的需求进行实际的选择，为数字档案的安全应用提供基础的保障。

（3）在数字档案应用方面的安全问题。数字档案应用方面的安全主要是在档案应用过程中潜在的一些安全问题，是在实际操作中应该考虑的重要问题之一。这方面是否安全主要是取决于企业的档案管理部门所采用的具体的应用系统中对于用户模型的定义规则。数字档案的管理信息系统中的用户一般有很多层次、多种功能、也有很多角色。信息管理系统一般会将用户分成几类，不同种类的用户对于数字档案信息的查询应用等有一定的权限，为了控制数字档案的应用安全问题，需要对信息系统中的各个功能模块都要进行一定的权限设置操作，也要对系统中的数据进行分层管理。以保证数字档案在应用过程中的安全性。

2 企业数字化档案安全应用管理措施

（1）加强网络基础环境的安全控制。网络基础环境的安全控制是保障企业数字档案安全应用管理的一个重要措施，加强数字档案系统的网络基础环境的安全建设，对于系统外部的各种不安全的因素可以进行有效的防范，在构建网络基础安全环境的过程中，一般采用的方法有几种，如物理隔离、防火墙设置、身份权限设置等。

1）加强防火墙的设置。防火墙设置是安全管理的重要措施。防火墙本身对于外界的各种不安全的攻击具有一定的抵御能力，在数字档案的应用管理中加强防火墙的设置，可以限制一些没有被授权的未知用户的进入，防止外部的侵害者对档案信息系统的入侵，为监视网络完全提供更加便捷的服务。防火墙设置也是当前企业数字档案应用安全管理中常用的措施，如果有的企业数字化档案室需要服务器来指定用户，则可以利用防火墙的用户认证来进行限制，除去那些已经通过验证的用户，外来的用户想要进入系统中时都要经过防火墙的过滤，可以对一些可以的数据包、外来的用户等进行抵制，保护数字档案系统的安全。

2）要加强网络安全管理的硬件设备以及软件的管理。在硬件以及软件的管理中应该要采取重要的科学的管理策略。在企业数字档案的管理中，应该要根据档案的安全级别来确定具体的管理程序，确定相应的管理保护范围，制定机房的管理制度，对于那些安全等级要求比较高的档案系统要进行分区控制，同时要限制工作人员出入机房，可以采取许可证方式进行出入管理。要确定各种软件以及硬件管理的责任制度，保证具体的管理项目能够落实到具体的人身上，各司其责，加强对企业档案的安全管理。

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摘要：如今许多数字技术出现，呈现出良好的发展态势，奠定了档案数字化的基础,而照片档案在档案中占据着重要地位，因此，对照片档案进行数字化管理具有一定意义。

关键词 ：数字技术 照片档案 数字化管理

档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。

一、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。

二、照片档案数字化管理的步骤

1.妥善整理好原有的照片档案

（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。

（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。

（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是30 0 dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。

2.对照片进行相应的图像处理

对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。

3.完成照片档案的数字化管理

数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。

三、照片档案数字化管理的优化

1.增强照片档案数字化管理的先进意识

照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。

2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度

针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。

3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作

需要定期对档案照片进行归档和鉴定，例如，检查照片图片的质量、清晰度以及数字化格式等，上述几方面对于照片档案具有一定价值，不管是什么方面出现问题都会造成很大影响，导致照片失去原有的价值。

总而言之，对照片档案进行数字化管理能够保证可以长久的存储照片档案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便与使用人员查询照片档案，能够最大限度降低成本。在照片档案数字化管理的时候，合理的实现规范化和标准化的管理是一项需要长期坚持的项目，需要进行充分分析和研究。

参考文献

[1][1]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案,2011(3):57-58

[2]姚丽文.照片档案数字化管理的探讨[J].数字与缩微影像,2010(2):33-34,36

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【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化

近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

作者简介

杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。

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关键词：高校；档案；数字化管理

高等院校的档案资料作为科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动中直接形成的不同形式（如：图像、文字、声像等）的历史记录资料，其对于学校、社会等都具有十分重要的保存与利用价值。2008年8月20日，我国颁布了《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号），此办法的实施无疑将推动我国高校档案管理的革新发展，有利于促进高校档案资源在技术信息化平台上拓展使用空间及利用率。

1 高校档案数字化管理的优势

1.1 数字化档案管理更为方便、快捷

通过将档案资料实现数字信息化管理之后，可直接存储于计算机硬盘中，这样不仅能够极大的节约高校档案的存储空间，快捷、方便的存储档案数据，便于高校对档案进行管理；另外通过实现数字化信息管理档案，可以有效提升档案信息的安全性，最大程度的避免因人为或者自然因素而导致档案损失的可能性。

1.2 提升档案信息检索的准确性

通过计算机档案管理，替换了传统的人工纸质管理、统计、检索方式，这样不仅保证了档案管理、统计、检索的工作效率，同时还提升了高校档案统计工作的准确性。除此之外，数字化的档案信息还有利于高校内部之间更加快捷、方便的传输、交流，从而最大限度的提升高校档案信息资源的有效利用率，促进高校档案资源发挥出真正的作用。

2 加强高校数字化档案管理的构想

2.1 加强数字化档案的收集和积累工作

高校档案数字化的收集工作必须采取统一的文档一体化管理模式，只有这样才能够保证档案数字化资料在背景、内容以及原数据等基本信息的完整性，使档案资料不至于因运行环境等因素的影响而出现信息被破坏或者丢失现象；若要实现档案资料的数字化归档管理，必须做到档案与数字化文件的一体化管理，只有这样才可有效提升档案管理系统与办公自动化系统的兼容性[1]。

目前，我国大部分高等院校都应该建成了成熟的校园网络系统，各个部门的文秘可以直接将相关文件资料输入计算机档案管理系统，而各级部分则可以根据自己的权限在档案信息网络中分组传、阅自己所需要的文件资料及处理意见，而在年末归档时只需要将档案管理部门移交分类卷清单，然后通过网络将相关档案数据按照规定格式直接上传至学校建立的档案管理系统数据库中；在日常管理中，档案管理人员可以随时检查、督促各个院系相关部门的电子资料归档情况，尤其的对于一些重要的电子档案文件可及时督促相关部门进行归档，再由档案管理人员编辑归档之后将其集中下载至档案室脱机存储介

质上。

2.2 进一步完善数字化档案馆建设工作

高校数字化档案馆建设须从多方面着手，深入挖掘现有资源，并开拓相关领域信息。一方面，各档案管理部门根据实际出发，确定档案建设的定位，服务对象及发展要求；另一方面，各单位根据自身实际出发使用好已有的软硬件设施，建设完整的数据库，根据需求建设基于局域网平台的档案管理系统，有效实现档案信息管理数字化、网络化，最大程度的挖掘现有的资源[2]；还有就是建设一个档案信息开放式平台，针对运行和使用中发现的新的使用项目和需求做好长期规划，做好档案管理中长期规划，适当开发、购置适合本单位需要软件及硬件设施，对档案数字化进行相应的调整，发展的档案信息系统才能更大程度地开拓档案信息系统的服务范围，只有这样才能更好地体现出其价值。

2.3 切实加强高校数字化档案的利用率

目前，我国高等院校中已经建立起成熟的校园网络体系，这不仅为数字化档案馆提供了较好的网络环境，同时还为更好的开展档案信息服务工作提供最佳的发展空间。为了能够有效提升高校数字化档案的有效利用率，笔者建议：文件制作和档案管理均采取相同系统软件，编制检索与文件制作实现同步管理，文件制度采取统一格式（如：文件中的作者、时间、题名、密级等），同时再加之档案管理的部分编号（如：档号），这样在编制检索时能够随机调出；通过校园网链接档案馆，这样为学校管理、教学及科研利用档案信息提供了崭新的网络环境与先进的技术手段，可以实现不出门便可浏览、下载、上传学校的档案资料。

3 结语

随着现代信息技术的不断发展，高校档案管理中充分应用现代信息技术已是未来档案工作发展的必然发展方向，实现高校档案数字化管理不仅符合时展要求，对于高校的科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动都具有十分重要的意义。在未来档案数字化发展中，我们还需要坚持不断学习科学知识，进一步掌握现代信息整理与检索技术，以此来更好的为高校档案管理及现代化建设提供优质

服务。

参考文献

[1] 任凤仙，张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯，2009（2）：565.

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关键词：房屋权属档案；数字化；管理模式

房屋权属档案的保存管理对于房产管理具有重要的意义，当地房产管理部门要依靠房屋权属档案来开展房产的登记、测绘、调查、房产转移和房屋变更等工作。然而，面对纷繁复杂的房屋权属档案，以及产生的越来越多的房屋权属问题，传统的手动档案管理模式已经无法适应现代社会的需求，房屋权属档案的数字化管理模式由此应运而生。但是，数字化管理需要工作人员在工作过程中不断总结经验，结合纸质管理，一同做好房屋权属档案的管理工作。

1对房屋权属档案进行数字化管理的必要性

1.1房屋权属档案的数量需求

随着城市化进程的加快，房地产产业也在日益扩大，一个城市不仅要建造房屋，政府还要落实道路改建、城市规划、房屋拆迁及建造大型工程，等等。这些工程的实施，会牵涉到许多房屋权属问题，这时，纸质管理模式就会暴露出工作效率低下、出错率高和资源难以共享等缺点，因而，面对浩如烟海的数据，必须有一套系统、完整的数字化管理模式来实现管理数据资源共享的目的，提高管理的准确度和工作效率。

1.2可以方便快速查阅

房产交易的投资双方都希望及时迅速地掌握房地产产权信息，因为投资所涉及的款项数额巨大，专业性较强，波及范围较广，如果获取信息时不够及时准确，对于交易双方的损失都是巨大的。如在房产销售的时候，销售商希望尽可能全面、迅速地掌握附近楼盘的销售情况，以此来调整市场策略，从而提升其销售量。

1.3数字化管理模式的功能优势

纸质管理模式落后低效，但是，许多珍贵的原始资料和一些复杂情况都是在纸质管理模式时代保存下来的。与之相比，数字化管理模式更适应时展的需求，具有其特有的功能优势。首先，能把大量的数据系统化，便于共享资源信息。再者，还衍生了一些新功能，例如预测报警功能。实现了高度信息共享，而且数据较及时全面，因而，决策者通过对这些数据分析来预测房地产的发展前景，从而做出有利于企业发展的决策。

2房屋权属档案数字化管理模式的原则

2.1实用性原则

在安装数字化系统时，首先要安装稳定的、和房产运行系统相兼容的技术设备，以最大的限度去满足房产管理部门现在和未来发展的需求，保证系统长久、稳定地运行。

2.2安全性原则

安全性是指档案的保密性能。数字化管理能够实现资源共享，却不可避免地导致信息处于一个公共环境里，很难保证其安全。正如电脑会被黑客入侵一样，如果有些机密档案数据泄露，对于房产公司的信誉和经济效益都会带来难以估量的损失。

2.3真实性原则

真实性是指所记载的数据必须真实可靠，不能随意更改。真实性原则是数字化管理模式的基本原则，也是纸质管理模式的基本原则。为了一己之私，随意更改房屋权属档案，不仅会对产权所有者造成伤害，也会损害国家和政府的信誉。

3房屋权属档案数字化管理模式的具体实施方案

3.1谨慎选择数据库

目前，最先进的存储系统就是全光纤架构的SAN存储系统，不仅能确保系统的高能和可靠，针对产权电子档案极高的安全性要求，除了要有这样高能的存储系统外，还要建立一个完善的光盘备份和恢复系统，以免数据丢失或被盗。与此同时，为该备份恢复系统配备高度的自动化管理系统，实现对其高度的自动化控制。最后，要及时更新数据库，因此，要建立完善的动态更新机制，确保资源的有效性。

3.2加强人员培训工作

对档案管理人员的培训包括两种：一种是让其熟悉所选择的数据存储系统的操作技术，不断提高其专业技术水平。另一种是有针对性的培训，即将管理人员划分为记录员、扫描员、核查员和备份员等，让他们熟悉自己的职责范围，学会合作，从而不断提高数字化管理的工作效率。

3.3数据的录入、扫描、备份和审核人员的选择

数据的录入者必须是具有高度责任心以及打字速度较快的人，具有高度的责任心，才不会在录入数据的过程中粗心大意，因为其打字速度较快，能够胜任这份高强度的工作。数据扫描人员也需要秉承着高度负责的精神，在扫描过程中不能漏扫，随意删改扫描数据，以免对房屋权属所有者造成难以挽回的损失。数据备份人员的工作不单单是备份，还包括对前两位工作的再度审核，确保信息无错漏，才能为其做好备份。最后是对所有数据进行审核，审核人员必须锱铢必较，兢兢业业，审核时要全方位核对各类信息，不能应付了事。

3.4开放式管理

开放式管理包括两方面内容：第一，权利人能够查看自己的档案，即房产登记机关不能阻止单位或个人查看自己的权属登记信息。第二，权利人能够随意变更自己的房产权属信息，因为信息的所有者是该单位或个人，因此，对自己房产权属信息的更改是理所当然的事情，相关部门不能阻止。

4结语

随着时代的发展，房屋权属档案的管理必须依赖数字化存储备份恢复系统，纷繁复杂的市场和权属档案，需要更精细化的管理，以实现资源的共享。因此，有关部门要加强对存储备份恢复系统的管理、对工作人员的筛选和培训，确保其工作的专业性以及认真负责的工作态度。还要注意信息的开放式管理，同时，注意信息的真实可靠和安全性，避免数据丢失、被盗。

作者:裴亚艳 单位:吉林省公主岭市房屋产权管理中心

参考文献：

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【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

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关键词 档案管理 思路 数字化

目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。

一、数字化的档案

对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。

二、重要性

随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。

数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。

对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。

在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。

三、思路的构成

（一）管理人员素质

在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。

（二）个性化的服务

对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。

（三）与社会的信息进行联结

在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。

相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。

除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。

四、总结

目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。

参考文献：

[1]陈敏.浅谈加强数字化档案管理的重要性[J].企业导报，2011（8）.

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一、档案的数字化管理简介

档案的数字化管理，顾名思义，就是利用计算机技术对档案进行数字化的录入、管理和应用。原有的档案存在方式如：文字、图片等被数字化的文本，图像等方式所代替。档案的数字化管理方式就存在于我们的日常生活中，比如我们经常提到的电子档案，指纹录入等。利用优秀的数据库技术，档案管理的方式变得更加科学，档案的采录和提取也变得更加方便。

二、档案的数字化管理的应用

在当今的大数据时代，档案的数字化管理的应用已经非常普遍，如：财务管理、人事管理等方方面面。数字化档案管理方式的出现不仅解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了DNA采集、数据库管理等比较先进的新技术。由此可见，档案的数字化管理跟上了时代进步的脚步，具有广阔的发展空间。但是纸质档案作为传统档案，为档案管理方面的发展起到了砥柱中流的作用，它的优劣不能一言以蔽之。时至今日，纸质档案的存在仍有其意义。例如，合同的存在仍是作为传统档案形式的一种，不可取代。因此，传统档案还会存在并会长期的存在下去。而什么样的档案需要数字化，什么样的档案又应该保持传统形式，这就得需要相关的技术人员仔细斟酌。

三、档案的数字化管理的优势

1.提高了办公效率。数字化的档案管理因为引进了先进的数据库技术，利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等软件简化了档案管理工作的复杂程度，大大提高了工作效率。省去了传统档案采录和提取应用的诸多不便。办公效率的提高更是直接带来了经济效益的提升，是高速率的现代生活的体现。

2.增强了档案原件的保护。数字化的档案保存方式相当简便，只要存贮的硬盘不损坏，档案就不会损坏。相比于传统形式档案保存质量受天气、时间、温湿度等因素影响严重的情况。数字化的档案优势明显。另外，以传统档案形式为原件的档案（如：合同），使用时可以采用数据化的档案复制品作为替代，增强了对档案原件的保护。

四、如何推行档案的数字化管理

1.规范工作流程，提高工作效率。在对原有纸质档案进行数字化的过程中，规范化的工作流程至关重要。为充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，根据数字化的内容和方式，探索优化，确定最佳工作流程，这是提高数字化效率的捷径。这里引用某市档案馆的数字化进程为例，该馆采用“双套双备”的形式开展数字化进程。“双套双备”是在数字化实施中，完成从纸质档案到电子档案，再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化。形成可相互转化的、确保安全的档案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用电子文件和纸质复制件（双套），备份采用电子数据和缩微胶片（双备），兼顾数字化成果（电子文件）的安全备份和档案原件的保护利用，兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施。通过对该过程的具体实施，该馆确定了十几个环节的最佳工作流程，优化了各环节岗位数的配置，提高了数字化加工的效率，确保了数字化工作的高效运行。这使该馆成为数字化进程的模范单位。

2.更新思想，转变观念。科学技术是第一生产力，而人则是科学技术的创造者。为更好的运用高科技、更好的为社会提供优质服务，就需要一支高素质的档案管理队伍。数字化的档案管理工作对档案管理人员的知识水平要求更加严苛，如何建设这样一支思想先进，技术过硬的队伍就需要有关部门的充分重视。有了观念的不断更新，才有视野的不断开阔，新事物才更加容易被吸收。新时期的档案工作者应该认识到，在信息爆炸的今天，档案的数字化管理是推进档案管理工作走向历史新阶段的契机。档案管理工作必然通过数字化进程跟上社会信息化的步伐。大数据时代，社会日新月异，瞬息万变。档案管理人员应该紧跟时代的步伐，顺应时代潮流，更新思想，开阔视野，用新知识、新观点、新技能武装自己。做到档案管理工作跟得上经济、政治、文化事业的发展脚步，与经济发展和社会进步相协调，相适应。

3.充分利用先进的计算机技术。计算机网络技术给人们日常生活带来了翻天覆地的变化。一部电影不再需要庞大的胶片储存，一个小小的u盘就可以搞定。同样，成千上万的档案的存储因为硬盘、磁盘等存储技术的出现，不再需要庞大的存储空间，而是一个高容量的硬盘就足够。计算机网络技术不仅解决了档案资源存储空间不足的问题，更是提高了档案的利用率和管理水平。互联网上，人与人之间的距离被无限缩短。同样，人与档案间的距离也被缩短。档案工作者可将各种档案信息和电子文件存储在档案馆的中心服务器中，建立大型数据库。新时代高容量的计算机存储为这项工作的实现提供了基础。查阅档案的人不再需要到档案馆或相关部门翻阅实体档案，而是直接在自己的计算机上通过互联网直接访问档案中心服务器，随时随地查阅电子档案。大大节省了时间和资源。

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【关键词】档案管理；数字化；落实；方法

档案管理数字化是一种必然趋势，是时代的进步和创新，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的，也具有划时代的现实意义，给档案管理创造了许多的方便，档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便，方便人们查阅信息，档案管理数字化能够使档案管理有序化，能够使档案管理工作更加有意义。

一、档案管理数字化的概念及优点

（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。

二、管理档案数字化的方法

（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用

率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的档案资料进行数字化的开发，利用数字备份来加强对档案资料原件的保存，因为档案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人们很难直接的查阅到这些资料，但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后，人们就能很简单的查阅了。二是要在档案资料进行档案数字化转换时，还要注重当前形成了的电子文档的收集。第四，提高档案管理工作人员的业务素质，档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等。随着数字信息技术的日新月益，要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识，还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术。不仅要提高他们的素质，还要加强档案管理者的队伍建设，并且将其纳入考核激励的机制，逐渐的建立完善有效地激励机制，从而促进档案管理工作的发展。第五，在我们实现档案管理数字化的过程中，一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节，因为数字化的档案管理，给我们的工作带来便利的时候，同样存在着一些困难和问题，稍微处理不好，档案信息就可能遭受损失。档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案，移交，整个的环节都需要各个部门的密切合作；档案数字化管理是多方面的，不能只注重传统资料本身，还要延伸到与其相关的部分，对其进行数字化的处理；还可以设立专职档案管理员，这种专业化的分工，对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利，从而使档案资料的组卷更加合理；还可以实行“双保险”，即保存纸质档案资料，也保存数字档案资料。第六，保证重点档案的数字化工作，医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中，档案全面的数字化管理不能在短时间内实现，所以可以先保证重点档案的数字化工作。要保证重点，突出特色，所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理，尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案，更要特别关注它的数字化的方式，来进一步提高这些档案的利用率。

档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的，人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围，如果档案管理工作做的好，能够给人们的生活带来很大的便利，档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势，能够使档案管理的工作更加便捷，档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来，档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志，计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重。

参 考 文 献

[1]刘云霞．浅谈档案管理的数字化[J]．科技情报开发与经济．2011：2（21）

[2]马秀英．试论网络环境下的网络创新服务[J]．城建档案．2011-

02-05

[3]许平．浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J]．基层工作．2009-09-02

[4]富玉．关于建设数字化档案管理的几点思考[J]．现代商业．2010-

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关键词:档案信息；数字化；管理

档案是我们个人信息的最真实载体，而在当今科学技术日益发展的时代背景之下，计算机从一定角度而言为我们带来了跨时代意义的信息化数据化革新，而这一点对于档案管理来说无疑是十分有帮助的，借助相关的科技化、信息化、数字化技术，档案管理体系的革新就能够得到进一步提升。而借助这一档案管理体系的时代性变革，相应的计算机技术就能够实现与档案管理技术的结合，进而使档案管理的效率和档案管理的整体流程都在此基础上得到系统性的规划，进而实现档案管理的全面信息数字化转型。

1档案数字化管理综述

国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。

2档案信息数字化管理的现状

当今档案信息数字化管理主要面临着四个问题，一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

3实现档案信息数字化管理的措施

3.1完善档案数字化管理软硬件控制机制

数字化的实现需要借助一定的物质载体，而这一载体表现在当今信息数字化管理进程中就是相关的软硬件技术。首先具体可体现在数字档案的建立上，数字档案看似很简单，但是实际执行起来要以传统的纸质档案为基础，将纸质档案上的大量信息归集到数字程序之中，并且通过最为直观的数字信息形式将之展现给阅读这一数字信息的大众。而这一过程的实现需要大量的时间来对庞大的纸质档案进行梳理和整合，因为纸质到信息的转化必须经过一定的录入时间，而时间的提升除了提升录入速度和借助一定的扫描类仪器之外，别无他法。所以在当今信息化的数字处理环节会采用录入和扫描输入相结合的形式来完善录入工作，但是扫描类仪器的智能化程度也是有限的，因此档案的转化性录入进程实现起来依旧需要一定的时间。在完成这一复杂工序之后，还需要进行一定的软件开发维护、档案资料分类归档、电子二次扫描、备份以及档案的系统化电子管理等流程，这些数字化流程的而实现都要以软硬件的配合为基础，因此数字化管理类软件和硬件的开发环节作为数字档案建立的基础必须为建设方认真对待，进而保证其他工序能够以此为基而和谐有序地发展。

3.2完善档案管理数字化与其它系统的衔接

档案数字化管理系统的执行相对独立，通常会由专门的管理部门指派专人操作，但是这种独立性只是相对的，档案数字化管理系统的实施依旧需要其它部门的协同配合，进而使整个系统进程得到全方位的优化，通常情况下，办公自动化系统与档案数字化管理系统的联系最为紧密，并且这两个系统在实际的工作进程中会有一定的交集，因此档案数字化管理系统的实施也要适当地遵循办公自动化的实施标准，进而统一档案资料的公用查询接口，并且使两个系统均能够顺利地使用接口中开放的档案数据信息网络查询与调取机制，以便于实现档案数字化管理体系中的财务体统优化、分配以及人事管理的无缝对接调配机制之类的相关科技化功能。

3.3用数字档案取代传统的纸质档案

数字档案在一定程度上作为纸质档案的替代物，具有可复制性、易保管性等许多优秀属性，对这些属性加以利用并对这些属性的载体———数字档案进行合理的规划，能够在一定程度上取代纸质档案的地位。纸质档案作为传统档案的承载物，在过去信息化、数字化并未全面发展的时代起着一定的信息交互性作用。但是因为传统的纸质档案的便携性、可阅性较差，再加上冗杂的纸质档案不利于档案管理的实现，因此纸质档案已经渐渐退出了历史舞台。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。在此基础上，信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。

结束语

总而言之，当下档案信息数字化管理体制的推出较为适合当今时代的发展趋势，因此对这种新型数字化档案管理模式的普及有利于完善新时期我国档案的相关整合工作，有利于使档案的调动和管理更具机动化，方便人们对档案体系整体进行一定的规划和变动。同时还有利于我国档案管理事业的革新与发展，而这对我国的科技事业和信息事业来说也都是具有积极而进步的意义的，国家必须对此予以大力支持。

参考文献

[1]王玉春.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].兰台世界,2015.

[2]黄富才.浅谈档案信息数字化管理工作[J].黑龙江档案,2014.

[3]王丽莎.浅谈如何做好档案信息的电子化管理[J].城建档案,2013.

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关键词：高校档案管理；数字化；解决策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01

针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，必须研究对策，加以解决，否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化，电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好以下几个环节：

一、健全高校数字平台，构建和谐共享环境

档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件，配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案。使档案文件能及时、准确归档，保护磁介质为载体的档案的安全，延长其寿命。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等，从而在机制上提高高校信息共享能力。此外，信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：

（一）系统应具有高可靠性

信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等），不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。

（二）系统应具有良好的性能

要使用正规的档案管理软件，能够跟随网络技术的发展而发展。系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。

二、搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流

（一）在办公自动化系于数字化档案管理系统之间建立桥梁

针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成。便于收集整理各部门生成的电子文件，更好地建立起高校档案资料数据库。

（二）在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存，根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。

对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。切实确保电子文件的安全，解除人们的顾虑。

三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

四、提高高校人员的档案意识

提高高校员工的档案意识，尤其是高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设，并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字化建设。

总之，高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的，我们要紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，根据高校的现实状况，不断实现高校档案数字化建设，使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。

参考文献：