发布时间:2023-09-24 15:32:35
序言:作为思想的载体和知识的探索者,写作是一种独特的艺术,我们为您准备了不同风格的5篇采购管理风险防控,期待它们能激发您的灵感。
关键词:物资采购;合同管理;风险
合同管理指的是合同的审批、签订、履行、变更和终止。企业在合同管理的过程中存在着很大的风险。所以企业物资采购中的合同管理是保证企业正常运行的重要工作,是企业与企业之间的契约关系。它不是简单的要约、承诺、签约等内容,所以必须做好合同管理的法律风险防范机制。下面我们分析一下如何对石化企业物资采购中的合同管理进行风险防控。
一、物资采购过程中合同管理存在法律风险
(一)合同签订过程中有多种情况导致合同无效。双方订立合同无法履约,会造成人力、物力、财力的浪费,让企业走入困境。违背法律法规合同、合同签订不符合法定程序的合同或者合同主体不合规、在招投标过程中有违规现象签订的合同均会导致合同无效,所以合同条款中必须明确规定解决争议的条款,这对双方当事人都有约束力。
(二)在采购合同履行过程中,企业面临的风险可能是外部也可能是内部,合同双方因为支付能力和生活能力的降低或者合同当事人金融机构的关系恶化都会给企业带来法律风险。合同相对方也会受到影响。(三)合同履约过程中还可能因为合同欺诈导致法律风险,供应商如果依靠虚假证件参与投标,必须利用合同法关于合同无效的相关法律条文来保护企业的合法权益。对虚假投标要求其返还财产。对于合同标的金额重大、影响恶劣的事件应当向公安机关报案,请求追究欺诈者的刑事责任。
二、如何防范合同管理中法律风险
(一)物资采购标前控制
1.做好物资采购标前审批是防范合同管理风险的制度保障,物资采购需求计划提报后,采购管理人员一定要按照标的做好招标前的立项审批工作。按项目金额大小报各级领导,对采购方式、使用单位、供应商选取等情况逐级提报给领导,领导必须有签署意见。
2.在招标委托单提报时一定要附上法律合同文本,标书中中要明确物资采购合同管理法律条文、明确技术要求,执行标准,对供应商资质进行严格筛选。要求供应商报价注明成本构成。报价单中报价必须注明是否含税、含运费、是否包括备件,包含多少备件等各种费用。
3.一定要严格审核供应商响应标书的情况。
4.防止最低价中标造成恶性竞争,物资采购正常的价格是买卖双方的相互尊重,如果忽视企业的合理利益诉求,无视招标结果产生的后续服务保修,势必造成企业购入低成本,低质量的产品,由于使用时间,后续服务无法保证,造成合同履约的拖拉、停止等现象的发生。
5.招标结果产生后,物资采购人员根据招标结果拟定采购合同后按照过程过程控制规定报相关领导及合同管理人员拟制、审批。同时注意提升物资采购人员的法律水平,进行有合同管理人员培训,防范合同履行过程中的法律风险。
(二)一定要建立建全物资采购合同管理体系
1.成立专门合同管理部门。合同管理理不同于其它企业管理工作,职能上超越了其它管理工作,它涉及大量的法律专业问题,物资采购涉及大量财、物关系,如果合同定立过程中不严谨认真,会对企业造成不可估量的损失。所以我们必须谨慎对等合同管理中的法律风险,同时物资企业在进行采购过程时也要聘请专业的法律顾问。选用一批懂法律、懂管理并且有很强的自律性的才做为合同管理人员,随时防控企业业经营过程中遇到的法律问题,化解经营风险。
2.在石化企业内部建立建全法律事务机构,形成完善的合同管理体系。严细认真的斟酌各条款的用词是否精准。成立合同管理部门来审核管理合同的签订和管理合同的履行,用规范的法律合同条款来保证物资采购的有续进行。保护采购过程中不可预见性,防止给企业造成重大损失。企业重大的合同一定要有企业法人或者法人委托人及法律部门参加谈判和起草、签定,并且对合同的改造进行监督、检查和指导。
3.合同管理部门应该对合同进行有效控制。健全企业制度,使合同管理工作有法可依、有章可循。对合同文本、专用章进行归口管理,物资采购合同必须做好登记统计工作。物资使用单位也要设置兼职合同管理人员,把合同管理与效效考核挂钩。合同履行中的纠纷也由合同管理部门负责。做到管理层次清楚、职责明确,使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
关键要:物资采购;廉洁风险;防控措施
本文针对石油企业物资消耗种类多、专用性强、采购资金量大的客观实际,结合物资采购存在的廉洁风险,制定切实可行的防范措施,对于有效防范物资廉洁风险,保证物资采购供应工作依法合规运行,确保采购物资质量,降低物资采购成本,提高企业经济效益都具有十分重要的意义。
一、石油企业物资采购廉洁风险面临的现状分析
(一)石油企业物资采购的特殊性给物资采购廉洁风险防控带来了困难
石油企业的生产所需物资具有技术复杂、专用性较强,部分物资压力等级高、易燃、易爆等特点,因此对采购物资的质量和安全性能要求比较高,部分物资通过公开采购的方式,易产生采购人员与供应商串通,产生腐败问题,从而导致采购物资质次价高问题,影响企业的安全生产,影响企业经济效益和石油企业的形象。
(二)高度集中统一的物资采购管理体制增大了物资采购廉洁风险管控难度
当前,石油企业普遍实行“归口管理、集中采购”的物资采购运行模式,按照物资属性,实行分级采购,对于关键重要物资、资金量大的批量物资实施集中统一采购,一般物资、零星物资由使用单位自行采购。分级采购后,发挥了批量采购优势,提高了工作效率,节约了采购资金,同时也应看到,增加了集中采购人员的权力,也相应增加了企业的物资采购廉洁风险。
(三)物资采购供求关系的变化给物资采购廉洁防控带来困难
目前,我国的物资供应市场绝大多数物资买方市场,采购人员变为供应商竞相拉拢腐蚀的对象。因而,物资采购业务人员中发生的违法、违纪问题相对比较突出。
二、石油企业物资采购存在的主要廉洁风险点
根据石油企业物资采购现状,结合物资采购业务流程,梳理出物资采购工作中存在的主要廉洁风险有以下几个方面:(一)物资采购管理制度不健全,导致运行不规范带来的违规采购风险。(二)物资采购权利过于集中、自由裁量权过大,导致权利滥用产生腐败问题的风险。(三)物资采购方式选择不合理,导致采购的物资质次价高,给石油企业带来经济损失的风险。(四)采购人员串通供应商,导致损公肥私的腐败问题带来的风险。(五)物资采购质量把关不严,导致采购物资质量不合格带来的安全事故风险。(六)物资采购监管制约机制不完善,诱发物资采购及管理人员行为失范的风险。
三、石油企业物资采购廉洁风险防控措施
针对识别出的风险,石油企业物资采购廉洁风险防控应坚持以合规合法采购为核心,不断加强物资采购廉洁防控体系建设,明确物资采购各岗位工作人员的职责和权限,规范物资采购业务流程,逐步建立起有效的物资采购监督、制约运行机制,有效地防范物资采购廉洁风险。
(一)完善物资采购防控制约机制,防范违规采购风险
建立物资采购防控制约机制。石油企业物资采购应实行“管采分离、采办分离、分级采购、专业部门参与把关、审计部门参与过程监督”的相互制约、相互监督的物资采购运行机制。企业管理部门负责石油企业物资采购监督管理工作;物资采购部门负责集中物资采购工作;专业技术部门负责集中采购物资的技术审查;审计、监察部门负责集中采购过程的监督,从而建立起职责清晰、相互制约的风险防控运行机制。
(二)梳理业务流程,加强关键环节风险防控
持续推进廉洁风险防控工作,根据物资采购业务实际,梳理物资采购流程和权力清单,从物资采购计划编制及审批、采购方案制定及审批、采购实施(招标、商谈)、物资采购结果的编制及审批、入库验收(检验)、仓储、供应、使用、质量反馈、责任追究全过程进行梳理,理清工作流程,查找风险点,针对工作流程中确定的风险点,进一步完善《物资管理业务内控与风险管理手册》,通过过程控制,有效防范腐败行为的发生。
(三)实行分级采购管理,避免权利滥用产生腐败问题
1、分级采购,避免权利过于集中。石油企业对物资采购实行目录管理,进行分级采购:对于集团石油企业一级物资,由各使用单位严格按照集团石油企业采购结果执行,通过《中国石油物资采购管理信息系统》实行目录点击采购;对于采购资金量大的大宗物资、在石油企业范围内能形成批量的通用物资以及涉及安全的一级以外的其他物资,列入石油企业“三集中”二级采购物资目录,由石油企业物资管理部集中组织采购,各单位严格按照川庆石油企业采购结果执行,实行目录式采购;对于采购资金量小和采购品种繁杂、不能形成批量的一级和二级目录外的零星物资,列入授权采购物资,由各单位自行组织采购。物资管理部日常加强对各单位进行监督检查,避免各单位越权采购。2、“三集中”采购物资实行专家会审制,进行集体决策,避免个别人员人为因素影响采购结果。石油企业集中采购物资先由使用单位对拟采购物资的技术要求、供应商资质要求和采用的采购方式等提出建议意见,然后由石油企业机关专业处室以及法律、财务、质量等处室专业人员组成专家组,对采购方式、供应商资质、技术要求、评分办法及评分标准、入围供应商确定的原则等进行评审,作为制定采购方案和招标方案的依据,通过集体决策,避免因个人决策权利过于集中、自由裁量权过大导致权利滥用产生腐败问题的风险,保证采购方式的合理性、采购结果的公平性。3、严格采购方案审查把关,避免采购方式不合理带来的风险。机关专业处室共同参与物资技术方案、采购方案和招标方案审查把关,从而保证采购方案的合理性。
(四)推行公开招标,实行“阳光”采购
1、合理选择采购方式,大力推行公开招标。石油企业物资采购管理办法明确规定:“物资采购原则上采用目录式采购和招标采购方式。不满足目录式采购和招标条件的可选用竞争性谈判、询价采购和单一来源谈判采购等方式”;在实际采购工作中,对于满足招标条件的物资,尽量实行公开招标采购;对于采购批量超过100万元,不能实行招标采购的,对拟采购物资的名称、金额、采取的采购方式、选择的供应商以及不能招标的理由等信息在《中国石油招投标网》和《中国采购与招标网》上进行公示,公示无异议后,严格按照规定程序申报《可不招标审批》,经石油企业主管领导审批后,方可申报非招标采购方案。2、成立专业招标机构,实行专业化运作,实现“阳光”采购。石油企业成立招标中心,负责石油企业集中采购物资的招标工作。3、加强对招标方案和招标文件审查,提高招标工作质量。对“三集中”物资招标方案和招标文件实行“会审制”,提高招标方案和招标文件质量,确保招标结果公平、合理。4、合理组建评标委员会,保证评标结果公平合理。注重评标委员会的组建,通过石油企业评标专家库随机抽取评委,并对评委采取保密措施,在招标前一天抽取评委,防止评委与供应商串通,避免暗箱操作、泄漏标底等违规行为。
(五)深化廉洁风险防控,推进物资采购“阳光”建设
1、严格按照《中华人民共和国招标投标法》、中国石油集团石油企业、川庆石油企业物资采购管理规定实施石油企业“三集中”物资采购,确保物资采购规范运行。2、加大公开招标力度。凡具备公开招标条件的物资,全部进行公开招标,做到“公开、公平、公正”,实现“阳光、透明”采购,确保满足招标条件的物资招标率达到100%。3、推行网上采购。运用电子信息技术,逐步通过《中国石油物资管理信息系统》实行网上招标,减少与供应商直接见面机会,防止暗箱操作。4、实施集中采购。坚持推进物资“三集中”采购,充分发挥批量采购优势,努力降低采购成本。
(六)加强采购、采购管理人员管理,避免腐败问题带来的风险
1、注重采购人员的配备。在《物资管理业务内控与风险管理手册》中,明确了物资管理部各岗位人员的学历、专业背景、工作经历及经验、综合素质等要求,同时,选择有责任感、政治素质强、党性强、纪律性强的人员,配备到物资采购及采购管理岗位;对于招标中心人员的配备尽量取得招标师资格的人员中选聘。2、加强采购人员的日常教育,做到警钟长鸣,防患于未然。一是加强物资采购人员业务知识和采购法律、法规的学习、培训;二是要求物资采购人员严格按照管理制度执行;三是日常加强对采购人员的廉洁自律教育,培养物资采购人员的廉洁自律意识,避免物资采购人员腐败问题带来的风险。3、实行轮岗制。定期对关键岗位采购人员进行岗位轮换,避免采购人员长期在同一业务岗位上经常与供应商交往而发生腐败问题。
(七)严格把好物资采购质量把关,避免不合格物资带来的安全事故风险
1、严格把好选商入口关。对于石油专用物资,在选择供应商时,要求须具备中石油物资采购准入资质;对于部分技术性强,质量、安全要求高的石油专用物资还需具备技术准入、质量认可、HSE准入资质。2、专业技术部门把好采购物资技术关。物资采购前,根据物资专业属性,按照职责分工,分别由专业技术对物资标准、技术要求进行审查。3、合同中明确质量条款。签订物资采购合同时,明确采购物资的质量标准、技术要求和验收标准,以及发生质量问题的处理措施。4、加强采购物资质量抽查。石油企业每季度开展物资质量抽检,对抽检中发现的不合格物资,立即停止采购,及时做好退货处理,并暂停供应商的交易资格。
(八)建立完善的物资采购监管制约机制,避免物资采购及管理人员行为失范的风险
1、为保证物资采购过程规范运行,避免不合规现象发生。在物资招标、商谈采购全过程派专人进行现场监督,保证采购过程公平、公正。2、公开招标信息,增强透明度。对公开招标项目,在《中国石油招标投标网》和《中国招标投标网》同时招标公告,向社会公开招标信息,畅通潜在供应商参与投标的渠道,并对招标结果在这两个网络进行公示,接受供应商和相关人员的监督,若供应商对招标结果提出异议或投诉,进行合理的处理,并以此为契机,及时整改招标工作中存在的问题。
(九)落实责任追究机制,有效防范风险发生
1、畅通物资采购廉洁举报渠道。以实名或者匿名的方式,通过各种途径反映物资采购、管理方面的不廉洁行为和事件,打造物资采购管理廉洁风险防控阵地。2、建立责任追究制度。对于发现物资采购中出现的腐败问题,逐级追溯问责,对责任人进行责任追究,严格处理。
四、结论与建议
石油企业物资采购工作,通过构建物资采购廉洁风险防控体系,完善物资采购管理制度,明确物资采购各岗位人员职责,抓好物资采购关键环节的廉洁风险防控,加强对物资采购工作的检查考核,有效地防范物资采购廉洁风险,营造良好的物资采购廉洁从业环境,从而形成石油企业物资采购人员“不想腐、不能腐、不敢腐”的格局。
参考文献
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[5]祝鹏飞;试析“岗位廉政风险教育”的理念[J];中国监察;2010年10期.
集中规模招标实施以来,经过多年的探索与实践,公司各类规章制度逐步完善,精益化采购水平不断提升。随着总部物力集约化管理的推进和深化,物资采购集中度越来越高,采购中也逐渐呈现出风险集中化和矛盾尖锐化趋势,且在具体的招标采购过程中缺乏规范化的内控流程标准作为指导,不可避免地存在潜在风险。因此,如何建设科学完善的采购风险防控机制,消除管理盲区、流程漏洞和薄弱环节,最大程度地降低招标采购过程中的风险,同时提高采购质量,实现物力集约化管理风险的“可控、在控、能控”,确保后期电网建设和运行维护工作的顺利实施,具有重要意义。
2招标采购现状及风险管理主要问题分析
2.1物资招标采购业务流程
公司结合业务实际,对物资采购全流程进行梳理,主要分为四个阶段,包括开标前、开标、评标、定标及资料归档。其中开标前环节包括任务接收、招标准备、公告、标前澄清、开标准备等工作;开标阶段主要完成开标准备、开标以及评标准备等工作;评标环节主要完成评标准备、初评、详评工作;定标环节主要完成定标、中标通知以及归档等工作。
2.2风险管理主要问题分析
公司经过多年的物资集约化管理探索与实践,形成了比较顺畅的招标业务流程和管理标准,显示了统一和集中规模采购的优势,但是与国网公司打造“国内领先、国际一流”的物资采购供应链管理体系的目标还有差距。采购管理中仍存在部分薄弱环节和问题,需要我们从防范风险和抵御风险的角度认真对待,给予足够重视。
2.2.1物资采购全流程风险点有待进一步梳理
物资招标采购全流程包括了发标、接标、开标、评标、定标、归档等各环节,各环节下又包括多个工作任务,且涉及不同的业务人员、表单、信息系统等。繁杂的业务流程可能滋生各环节潜在的管理、效率等风险,导致物资招标采购管理效率、效益的降低。
2.2.2物资招标采购数据管理水平有待进一步提升
随着公司信息化管理水平的提升,依托各种信息系统、工具在招标采购实践中也积累了大量历史数据,采购数据管理水平的不足不但导致了招投标数据泄露、丢失等信息安全风险,还因大量有价值的信息和数据分散在各系统、各环节中,造成不同系统中的信息不匹配、数据来源混乱等管理风险,统筹管理难度大大提升。
2.2.3供应商培训力度有待进一步加强
由于供应商的规范化投标、廉洁责任、风险防控等意识普遍不强,且缺乏系统的培训,部分供应商因重视程度或者理解问题,导致在没有掌握招标文件细节和要求的前提下按流程投标,结果不能充分响应招标文件,投标书不合要求而造成流标、废标,降低了物资采购的质量和效率。
3风险防控措施研究
电网采购活动风险防控工作涉及面广,易发风险部位和主要风险点随时与外部环境、企业内部管理程度和员工素质等方面的改变而发生变化。文中重点对风险管理中存在主要问题,从强化组织保障,提升技术手段,加强人员培训三方面提出控制措施建议,进行有效防控。
3.1建立科学合理的采购管理风险组织体系
3.1.1建立采购风险防控组织架构
按照集约化、扁平化、专业化原则,成立层级简化、链条清晰的统一组织架构。建立由公司总经理任组长,分管采购工作副总经理任常务副组长,物资部、项目管理部门等相关部门及监察、法律等部门组成的采购工作委员会;建立由监察、法律部门给予监督和法律保障的招标现场监督组,组织现场所有人员签订保密及廉洁自律承诺书;建立由物资部为唯一归口采购部门,相关部门(或单位)协同配合,内部物资督察员全程参与各环节监督,所有岗位定期轮换或转岗制度。
3.1.2建立配套的采购风险防控机制
随着集中采购机制建设不断深化,集约程度的不断扩大,物资招标流程也会相应地调整完善相关细节,产生新的风险点,因此,建立配套的风险防控机制,定期辨别、评估、防控业务风险点至关重要。配套的风险防控机制以业务流程为主线,要求业务人员对涵盖发标、开标、评标、授标、定标、资料归档等各环节、全流程的物资招标采购整体业务进行定期梳理,对流程的任务及动作进行分解,明确涉及的工作岗位、工作内容、工作要点、时间节点及涉及表单,寻求、辨识对各环节的新风险点,进行风险分类、评估,并提出针对性的解决措施,规范业务操作程序。
3.2绘制主数据图谱
通过梳理主数据来源,并利用信息化手段分析数据间的内在联系,用图形化方式绘制主数据图谱,便于直观分析现有分散存储数据存在的问题,同时后期新增或改造系统时,直接定位并读取原始主数据,从而在数据修改、更新与扩充时保证数据的独立性、可靠性、安全性与完整性,减少了数据冗余,可以大大提高物资招标采购数据的管理效率,有效规避数据与信息安全风险。
3.2.1主数据梳理
基于大数据思想,以提升数据管理效率为目标,业务流程为主线,全过程中涉及的流程、表单、信息系统为对象,梳理包括发标、接标、开标、评标、授标、定标、归档等环节的招标采购过程中分散存储于各系统中相关表单的字段数据,并通过分析每个字段的来源、业务阶段、系统名称、模块名称、别名等信息,为绘制招标采购主数据图谱,为搭建招标采购主数据库奠定基础。
3.2.2主数据图谱工具
在采购全过程主数据梳理的基础上,研究字段数据的来源、分布以及走向等关键信息的展现方式,利用MFC工具绘制动态的物资采购主数据图谱。通过主数据图谱工具,清晰展现了某一字段的数据来源、走向等全部信息或某个系统中的整体数据分布,为以后信息系统、工具的开发与对接,招标采购主数据库的构建提供强有力的支撑。
3.3开展供应商培训
随着电子化单轨制在公司系统内的不断推广,电子投标文件取代纸质投标文件已是大势所趋。由于电子投标文件在编制、投递等方面都与纸质投标文件存在较大差异,考虑到供应商整体素质参差不齐,故对供应商开展针对性的培训,以期提高电子投标文件的编制、上传效率。
3.3.1培训材料的编制
目前,公司尚处于电子化单轨制三步曲的第一步———技术商务文件非结构化上传阶段,初步实现了有纸模式向无纸模式的过渡。在电子投标文件形式的选取上,公司结合业务开展实际需求和系统建设现状,以双层PDF法为蓝本,编制了针对性的双层PDF投标文件编制说明,并选取部分供应商模拟实施投标文件的编制和上传。基于多次模拟操作的实践经验和对供应商反馈意见的合理采纳,公司不断完善编制说明,并以此为基础,制作、推广规范的双层PDF编制教学视频,不断提高供应商的电子投标文件的编制水准。
3.3.2培训工作的持续开展
从业务创新平稳性和衔接通畅性上考虑,公司电子化单轨制的实现会是一个漫长的、由非结构化模式逐步向结构化模式过渡的过程。相应地,供应商的培训工作也会随着电子化单轨制工作的推进而不断深入。在公司的电子化单轨制三步曲设想中,投标文件的形式经历了传统纸质标书———双层PDF电子标书———投标人投标响应表+支撑证明文件的转变,在电子化单轨制的最高阶段,投标人甚至无需再提交任何形式的投标文件。可以看出,在电子化单轨制的不同阶段,投标文件的编制、投递形式存在较大差异,因此,持续、深入地开展供应商培训工作,是继续推进电子化单轨制建设。完善招标采购风险管理体系的必要前提。
4结束语
文章基于公司招标采购中存在的风险问题及其原因分析的基础上,以“流程化、规范化、信息化”的思想理念为依据,针对招标采购的组织体系、信息化提升、供应商培训管理等方面进行探讨并提出具体优化措施建议。从而为公司如何通过加强招标采购管理,实现集团化运作、精细化管理、标准化建设,满足电网建设改造和生产经营需要的目标,给出了一些切实可行的建议和意见,实现了集中规模招标的有序推进,保证了招标采购过程规范高效,有效降低了招标采购全过程中存在的风险。
作者:周若璇 汪亦星 单位:国网江苏省电力公司
参考文献:
[1]高正平,任梦华.基于供应链的电网物资集中招标采购管理[J].物流技术,2005(09):142-144.
[关键词]物资采购;对标;采购管理
[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 050
国务院国资委决定自2015年起,从中央企业采购管理体制、采购管理机制、集中采购、招标规范管理、供应商管理、采购管理基础工作6个方面,全面开展采购管理提升对标工作。虽然经过多年探索,中国石化集团建立了集中统一、科学理性、公开透明的采购管理体系,保障了生产建设物资的安全、及时、经济供应,但对照国务院国资委提出的采购管理专项提升对标指标,还有相当大的提升空间。
1 选择正确的对标目标
国资委将物资采购过程中包含的物资采购管理体制等6个内容按照每一个评价标准分列为三个层级,分别是先进水平、良好水平、达标水平,并对每一个层级都列出了详细的评价内容。中石化集团为进一步提高物资采购管理水平,结合本企业实际情况,最终确定要立足先进水平,使物资采购管理工作走在中央企业前列。
先进水平是评价要素中最高层级,主要内容包括:一是要巩固完善集中统一的物资采购管理体制;二是建立运行高效、风险可控的采购业务运行机制,公开采购率达到85%以上;三是集团化采购规模、质量和效率显著提升,集团化采购率达到85%以上;四是规范招标,依法招标,项目招标率100%,电子招标率达到80%以上;五是供应商动态量化考核率达到95%以上,质量管控覆盖率达到90%以上;六是信息系统功能完备,全面集成,电子化采购水平居中央企业领先水平,网上采购率达到95%以上。
2 不断完善物资采购管理体制
坚持一个整体,集团上下全面实施“归口管理,集中采购,统一储备,统一结算”,形成科学合理的物资采购管理体制。油田企业、炼化企业、专业公司继续巩固集中统一的物资采购管理体制;科研院所、销售企业必须理顺物资采购管理体制,加快推进归口管理;涉外企业要加快海外物资采购归口管理,进一步研究制定中石化海外物资采购管理制度流程,推进海外项目电子化采购,整合海外物资供应商资源,强化海外物资采购监督。
3 理顺物资采购运行机制
3. 1 建立科学高效的采购业务运行机制
建立管理制度、业务流程、岗位职责三位一体的标准化采购管理制度体系,将制度流程固化到信息系统,让岗位人员刚性执行,规范采购行为,公开采购率达到85%以上。坚决实施采购专业化分工流程化操作,按照采购业务决策、执行、监督相分离,采购过程分段制衡、自动纠偏的要求,将供应商选择权、价格确定权与货款支付申请权分置,实行不相容岗位的分离,加强各采购环节间相互监督制衡。
3. 2 建立重大风险防控机制
以采购业务流程为基础,分析内外部环境,全面梳理和识别各业务环节存在的风险,明确责任岗位。对风险的重要程度进行评估,对其发生的可能性和影响程度进行分析,评估各项风险等级。针对存在风险的业务环节,以内部控制为基础,结合现行管理制度完善风险应对措施,确定风险监控指标,提高风险防范能力。推进风险管理、内控管理融入日常采购业务,加强内控管理体系建设,通过内控检查与考核,动态评估各类应对措施的有效性,跟踪监控指标变化,做好风险预警和应对。
3. 3 构建先进的采购管理绩效考核体系
首先要明确指标,根据不同板块,不同规模,不同企业性质特点,按照量化、促进、引导、提升的原则,合理设计绩效考核指标。其次要科学考核,要运用大量数据、云计算等手段,构建科学的绩效考核模型,建立信息化绩效考核体系,实现数据存储、采集和绩效考核电子化。最后要持续提升,开展绩效指标的横向对标与纵向对照,指出短板,找出落后,针对性制定改进措施,不断提升管理水平。
3. 4 大力推进公开采购
不仅要依法公开招标采购,应招必招,而且依规主动开展公开招标采购,能招尽招,依法必须招标项目招标率100%。坚持公开询价采购,推行公开竞价采购,积极开展开门采购,在采购活动中,邀请生产、工程、设备、技术、审计、监察、法律等部门及用户参与采购策略研究、供应商现场考察、重大合同商务谈判、过程控制等关键采购环节,建立相关部门共同参与采购过程的开门采购机制。
4 全面推进规范招标
4. 1 大力推进招标工作标准化
制度流程标准化,在集团公司物资采购招标投标管理委员会指导下,建立健全招标采购管理制度流程,在实际操作中持续优化完善,不断规范招标管理。招标操作标准化,招标人和招标机构必须严格执行招标工作标准化的制度和流程,规范招标公告和招标文件,认真进行资格预审,按程序组织开评标,不断规范招标操作。
4. 2 全面推进招标工作电子化
建立和使用电子招标平台,招标采购实现全过程电子化操作,在网上完成公告、标书下载、招标、专家抽取、开标、评标、定标等招标操作。招标过程要公平公正,公开透明,记录在案,永久追溯。电子招标率达到80%以上。
4. 3 加大招标管理工作力度
一要强化招标意识。认真遵守国家招标投标法律法规与集团公司有关规定要求,积极创造条件推进招标采购,不断扩大集团化采购与企业自行采购物资招标比例,招标采购率达到70%。二要防控招标风险。规范招标委托,提高招标方案编制质量,科学设定评标标准及淘汰原则,避免高价低质资源中标。三要加强招标监督。完善招标监督机制,通过在线监控、现场检查、效能监察等方式对招标工作进行全方位监督,规范招标采购。
5 加强供应商管理与合作
5. 1 建立健全供应商管理体系
适应集团公司大力推进公开招标采购的需要,修订完善供应商管理制度,并固化到供应商管理系统,实现供应商管理制度化、制度流程化、流程信息化。有序敞开供应商服务大门,将资格预审与资格后审相结合,优化供应商现场审查标准和流程,引导优秀供应商主动参与采购,最大限度满足采购需要。
5. 2 优化完善供应商动态量化考核
一是优化现有供应商动态量化考核指标体系,结合供应商整体实力指标和履约情况指标,科学反映供应商的整体绩效。供应商动态量化考核率达到95%以上。二是优化考核方式,企业物资供应部门、使用部门,对供应商整体实力和供应产品的质量、交货、服务、性价比进行实时评价,提高用户满意度。三是根据对供应商动态量化考评结果,实施供应商星级管理,动态调整供应商星级级别。
5. 3 加强采购质量管理
一是建立采购质量管理体系,设立机构,配备人员,添置设备,建立制度流程,规范质量管理。二是加强供应商质量控制,从供应商原材料质量、生产质量、管理质量等方面加强质量控制,延伸管理供应商的供应商。三是要加强质量考核,按照安全供应、及时供应、经济供应的理念,全生命周期加强质量考核,确保采购质量管控覆盖90%以上。
6 提高集团化采购比例和质量
为深入构建惩治和预防腐败体系建设,加强xxx廉政教育和风险防范,不断增强全体干部职工廉洁自律,结合公司实际,现将存在的党风廉政建设风险点及防控措施情况报告如下。
一、思想道德方面
(一)存在的风险点
1、政治理论学习不够,理想信念不坚定、政治素质下降等风险。
2、工作思想保守、不求上进,责任心不强,缺乏开拓创新精神,工作一般化,难以开拓工作新局面的风险。
3、缺乏“一盘棋”思想和大局意识,导致不团结、不和谐问题,影响全站各项业务的正常开展的风险。
4、工作原则性不强、法律意识淡漠,引发不廉洁、违法、违规问题、影响公司形象的风险。不注重服务态度和言行举止,引起当事人的不满、上访、投诉,损害公司形象的风险。
5、不认真履行“一岗双责”,领导监督职责履行不到位,造成本公司出现严重违法违纪问题的风险。
(二)防范措施
1、重视并加强廉政教育、思想道德、职业道德教育,增强干部的责任心、意志力,树立正确的人生观,价值观、权力观、政绩观,树立正确的社会主义荣辱观,筑牢思想防线,不断提高自身综合素质,提高抵御腐败侵袭的能力,从根本上降低内部政治思想道德风险。
2、认真落实“”,加强政治、法制学习,统一思想,提高认识,增强领导干责任心和综合素质。
3、教育全体干部职工在公司做一名讲道德、讲文明、讲爱心的优秀干部职工,在家庭中当一名讲勤劳、讲孝敬、讲传承的家长和成员。
4、完善民主生活会制度,定期开展批评与自我批评。领导带头认真执行廉洁自律规定,严于律己,以身作则,坚持民主集中制,严格监督管理。严格落实“三重一大”报告制度。
二、采购管理方面
(一)存在的风险点
1、廉洁风险。物资采购工作作为公司的重点领域和重要环节, 面临着各种风险因素的影响,特别是采购人员在开展经济活动中面对种种诱惑,如果不能增强风险防范意识,就极易导致腐败案件的发生。
2、采购人员专业性不强。公司在采购过程中发挥最重要作用的就是采购人,如果采购人不够专业,那么采购项目将无法实施。采购制度的不完善导致采购人员的培训不能及时到位,采购人在编制采购方案时,通常会出现以下几种情况:实施方案不全、采购清单不明确、预算经费不清晰。这就会导致采购人员在实施采购的过程中无法确定采购物品的具体数量、型号、参数。从而无法对采购清单的正确性进行审核,因此导致价格高于预算统计,给后期的成本核算造成错误。
3、价格风险 。一是由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通,透露标底,使公司采购蒙受损失。二是当采购人员对价格预测失误而进行批量采购,造成价格风险。
4、采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求,而导致公司不能正常生产,给用户造成经济、技术、人身安全、公司声誉等方面的损害。另一方面供应商提供的物资以次充好.直接影响到公司产品的整体质量、制造加工与交货期,降低因市场需求发生变动,影响到采购计划的准确性;采购计划编制不适当或不科学,与目标发生较大偏离,导致采购中计划风险。
(二)防范措施
1、要强化教育防控。思想是行动的先导,正确的思想意识指导健康的行为方式。因此在物资采购行业,要始终把思想教育作为廉洁风险防范管理的长期性、基础性工作来抓。要始终坚持教育为主、预防为先的方针,通过创新载体、丰富手段、活跃形式,教育物资采购人员把好欲望关、交友关、兴趣关,筑牢拒腐防变的思想道德防线。
2、建立完善物资采购管理流程。要从建立完善物资需求提出,到采购计划、合同签订(采购方式、采购渠道、采购价格)、货物运输、产品验收入库等环节的管理制度入手,完善《物资采购管理办法》,通过强化采购策略研究,采取科学、理性的采购方式,加大过程控制等管理措施,实现物资的“安全、及时、经济”供应,堵塞各种漏洞。重点做到三个明确:明确采购目的。采购的物资必须是公司所需要的,采购部门在采购过程中不应一味的追求价格最低化,应对所要采购的物资的质量和效用进行通盘考虑,在为公司节约资金的同时,保证采购质量。
三、工程管理方面
一、存在的风险点
(1)廉洁风险。工程项目的廉洁风险是指管理人员在项目运行履行权力中发生腐败的可能性。廉洁风险点是指权力运行流程中可能产生腐败行为的具体环节或岗位。这种廉洁风险点是一旦主客观条件具备,它就可能会由潜在的风险变为现实的腐败行为。主要体现在:在工程计量及变更上弄虚作假、以少报多;不按项目完成的实际工程量办理结算资料;工程结算时随意变动单价或弄虚作假;利用职权透漏合同管理或招标管理中的有关信息;在起草合同、文件时粗略不细化;对施工单位进行吃、拿、卡、要;从事对单位利益有损、对自身有利的行为;在对外联系业务时不坚持原则,假公济私;在工程验收时,不坚持原则,不按规范进行验收。
(2)进度风险。进度风险指的是由于建筑工程项目施工过程中各种要素的综合影响,最终形成项目工程施工拖延,未能及时依照工期完成。
(3)管理风险。影响管理风险呈现与否的要素是管理机构对安全管理重视不够、管理概念不清晰。
(二)防范措施
1、工程项目廉洁风险,必须坚持多措并举、多管齐下,方能最大限度地预防和控制廉洁风险演变为腐败行为。主要措施是:按照工程项目承包施工合同及计量管理办法进行计量结算;在结算工程量上实事求是,做到手续齐全;工程结算时要严格按照规定程序办理;在结算时,要廉洁自律,提高遵纪守规的自觉性,严格按结算管理办法执行;要加强合同管理,依照合同办事;对工程内部商业机密不得泄露。