档案管理准则精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理准则，期待它们能激发您的灵感。

篇1

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

篇2

当前，由于低碳经济理念才刚出现不久，这使得我国建立的档案管理保障体系中没有涵盖这一理念，所以也没有建立专门的环境档案管理准则、标准，在已经建立的制度和相关法律法规中也很少涉及环境问题，有关环境档案信息和管理体系的制度规范也不完善。这一情况使得我国档案发展受到了较大的阻碍，档案信息的交流局限在一个较小的范围，不仅使得我国的环境档案管理工作无法紧跟时代需求，还导致我国的环保工作很难取得较好的效果，无法实现国际交流与合作，致使我国的环境保护工作很难被国际认同，也很难达到国际水平，在一些环保机构和发达国家看来，我国仍处于一种污染避难所的现状；二是没有建立健全完善的环境档案管理操作体系与支撑体系。

现阶段，我国对环境档案管理要素的认识仍不够全面，所以也就缺乏与之相关的原则与准则。使得我国各地之间对于环境档案信息披露内容的范围、程度以及形式方面均存在差异，缺乏统一有效的规范，大部分企业在处理环境档案信息都存在高调面对、低调处理的情况，通过这样的方式来尽量降低披露出的环境档案信息对企业自身所造成的不利影响，从而致使环境档案信息的真实性、可靠性缺乏保障。

2、低碳经济背景下的环境档案管理要求

2.1建立健全完善的环境档案管理保障体系

当前，我国现行的档案管理工作规范以及档案法律法规中都缺乏环境方面的内容，所以，为了符合低碳经济背景下对档案管理工作的要求，应结合我国档案的实际发展情况，修改档案管理方面的法律法规和工作规范，环境方面的内容纳入其中，通过法律法规来明确保障环境档案管理地位与作用，从而为建立健全完善的环境档案管理保障体系奠定坚实的基础。除此之外，还应不断完善环境法规保障体系和环境保护相关政策，并以此建立科学的生态环境评价体系。

2.2建立健全完善的环境档案管理操作体系

当前，我国现行的档案管理操作体系明显不适应低碳经济背景下的环境档案管理要求。因此，国家档案管理部门必须革新档案管理操作体系，通过借鉴国外先进经验，结合我国档案管理现状，围绕低碳经济背景下对环境档案管理的要求，构建一个新的健全完善的环境档案管理操作体系。通过这个新的健全完善的环境档案管理操作体系，来指导和规范环境档案管理工作，同时针对环境档案信息披露状况，建立有效的监督体系并制定严格的审核机制，以此监督和审核环境档案信息的真实性、可靠性、合法性、全面性。

2.3创新齐抓共管体系

建立的环境档案管理制度要想得到具体落实和执行离不开政府部门的监督指导。因此，政府相关部门应通力合作，针对环境档案管理情况制定一系列相关制度、准则、标准，以此为环境档案管理工作的顺利进行与完成提供可靠的保障。此外，政府各部门还应根据建立的环境档案管理制度出台相应的规章和措施，对环境档案信息披露作出基础规定，制定严格的惩罚措施，一旦发现有违反环境档案管理的行为按照制定的惩罚措施严惩不贷，以此使得环境档案管理实现制度化、科学化和规范化。

3、环境档案管理未来发展趋势

低碳经济背景下的环境档案管理未来发展趋势必然是全面实现电子化信息化。实现电子化信息化的环境档案管理，不仅有助于提高档案管理工作质量与效率，还有助于提高企业的档案管理水平，同时亦是时展的必然结果。环境档案管理工作只有电子化信息化才能更好的符合低碳经济背景下的发展需求。而环境档案管理电子化信息化的核心就是电子文件归档，相较于传统纸质文件归档，电子归档具有存储查阅方便、不会出现档案资料破损情况且档案信息安全性高的特点，在电子归档中确保档案信息真实、完整、安全非常重要。环境档案管理工作电子化信息化避免了传统纸质档案中容易发生的问题，还提高了环境档案的利用价值和安全性，真正实现了环境档案信息资源共享，使得我国环境档案管理与国际接轨。可以预见的是，随着电子化信息化的全面普及和飞速发展，实现环境档案管理电子化信息化是档案管理未来发展的必然趋势。

4、结语

篇3

[关键词]财务档案；管理；问题；措施

一、前言

财务档案管理是财务工作的重点，因为它真实记录并反映了企业单位发生的经济业务。财务档案管理工作具有重要的意义，可以有效地提高企业经济效益，但是在实际工作中很容易被人们忽视，从而就大大地影响了财务管理的质量。因此，认识到财务档案保管工作的重要性，并且加强财务档案保管是很有必要的。

二、财务档案的内容

一般而言，财务档案是指会计凭证（如原始凭证、记账凭证等）、会计账簿（如明细账、总账、日记账等）和财务报告（如月度财务报表、年度财务报表）等，真实地反映并记录了企业发生的经济业务，同时也为单位加强经营管理提供了重要参考依据。

三、当前财务档案管理存在的问题

近年来，财务档案管理工作取得了显著发展，但是也频频出现问题。当前财务管理存在的问题主要有：

1.财务档案保管不规范

2.会计档案立卷不规范

四、加强财务档案管理的措施

从当前财务管理工作存在的问题，同时联系档案管理工作的性质，笔者认为可以从以下几个方面来加强对单位财务档案管理，从而可以真正发挥档案管理在单位中的作用。

1.提高领导者法律法规的意识

很多领导者都认为财务工作在单位中扮演着重要的角色，在实际工作中，就应该从单位和员工的根本利益出发，严格按照会计准则的标准聘用财务人员。选用高素质和高业务能力的财会人员，就会严格遵守法律法规，在实际工作中就会真实地反映出发生的经济业务，从而确保了财务档案的准确性。

要想确保财务档案信息的真实性和可靠性，提高领导者法律法规的意识是很有必要的。要让领导者认识到财务档案质量的重要性，在领导者正式上岗前加强培训，而且培训的内容应该包括会计准则、会计法规等，从而让领导者树立起相关的法律法规意识。在单位的财务管理工作中，坚决不任人唯亲，坚决不舞弊，而且财务工作人员的变换都要报经上级部门的批准。若领导者更换时，重新按照相关的制度实行，这样就可以从根本上确保财务档案的真实性和准确性。

2.提高财务工作人员的法律法规意识

一个单位的财务工作人员仅仅具备较强的业务工作能力是不够的，还需要具备强烈的责任感和法律法规意识，在实际工作中严格遵守会计准则及相关的会计制度，从而将发生的经济业务真实且准确地反映在财务档案中。而且在工作中，不以领导者的爱好为标准，严格遵守《会计法》及国家制定的相关会计法规，加强对原始凭证的审核，始终坚持客观和公正的工作态度，辨别发生的经济业务是否真实、是否合法，从而确保记录的会计信息具有真实性和可靠性。敢于对不合法的原始凭证拒绝受理，并及时向单位负责人报告。同时要按照法律要求在银行设立企业专用账户，不设立“小金库”，以审核过的会计凭证来登陆会计账簿。除此以外，财务会计报告要严格遵守按照审核过的会计信息编制，真正地实现财务档案的真实性。

3.财务档案管理人员要培养自己的责任感

在对财务档案进行管理的过程中，要严格整理、装订、编制，然后将档案移交给单位档案管理机构进行统一保管，这时档案管理人员也要严格按照会计准则要求，认真接收财务档案，审查各种不同的档案资料，将档案放置在规定的位置保管，不仅做好档案的保管工作，还应该根据实际情况提供使用和销毁。因此，财务人员具备强烈的责任感、高度的服务意识和无私奉献的精神是很重要的。除此以外，单位领导者还要定期对档案管理人员加强培训，不断提高业务工作能力，从而更好地完成新时期的会计档案管理工作。

4.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。？

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。？

结束语

财务档案管理工作在单位管理工作中，占据着重要的地位和作用，财务档案保管工作能否做好，会直接影响到单位的财务管理质量。因此，为了提高单位的效益，做好档案保管工作是很有必要的。

参考文献：

[1]《会计档案管理办法》.

篇4

【摘要】文章分析了当前药检档案管理工作存在的一些问题，并提出了一些对策，以求发挥档案信息资源的基础，以求更好地为药检工作服务。

【关键词】档案管理药检

药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。

1药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。

药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。

2当前药检档案管理中存在的主要问题

2.1药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。

2.2档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。

2.3药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。

2.4未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。

2.5档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。

3适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作

新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。

3.1建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。3.2加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。

3.3注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办GD2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。

篇5

一般而言，完善的水利档案管理制度必须包括以下几个方面：

1.档案室的管理需要和限制

对于档案室应当做到，始终保持档案室的整洁和卫生状况，防止因为火灾，潮湿，尘土，强光照射，高温，虫害和鼠患以及盗窃等形成的对档案原件的损坏。档案室内部应当严格禁止对于其他物件的存放，做到一室一用。同时，管理人员要注意出入时要将档案室的电子设备全部关闭，同时注意关门落锁。

2.档案室的档案保密准则

如果工作人员要进入档案室，必须携带相关的证件和身份资格证明，通过审查后，到指定的钥匙存放地点取出要查阅的档案所在档案室的钥匙；如果是内部文件，必须出示上级批注以及该工作与档案的密切关系证明。

3.档案室的借阅准则

一般情况下，档案室的资料查阅要在管理人员的监督下进行，只能阅读有批准资格的档案部分，不得外借。不准对任何档案进行毁损和复制。如有需要将档案外带或复制，必须经过上级批准。

4.档案的鉴定和销毁

工作人员应当根据相关准则和规章制度，定期对档案进行鉴定，如发现过期档案应该按时进行登记造册，向上级打销毁报告，批准后进行销毁。毁损过程仍然要注意确保保密，不使档案外泄。这样完善的档案管理制度，能够保证社会主义新农村的水务建设时时刻刻有据可查，且所查内容真实可信，工作内容不会泄漏。这对水务档案的管理人员提出了比较高的要求：首先，管理人员应当意识到农村水务档案管理对于村民生活的密切关系和重要作用，强化保密意识和服务意识。更新观念，从而实现水务档案管理的多层次管理和制度的严格遵守。其次，要对管理人员的综合素质和专业技巧进行培训，保证其能够对档案进行定期审查和养护。同时充分提高其对信息的驾驭能力和道德意识，从而防止监守自盗的情况发生。

二、水务档案管理与其它技术部门的密切配合是建设社会主义新农村的保障

水务档案管理是对社会主义新农村的水利建设的准备和改进工作的支持，其和工程管理部门，其他技术人员，甚至是上级部门的配合程度都会极大的影响水利工程的正常运行。因此，应当从以下角度加强水务管理部门和他人的配合工作：

1.水务档案管理部门与工程管理部门的配合

水利工程属于社会主义新农村建设工程的一种，因此水务档案管理部门应当服从于工程管理部门。在工程计划开始施行之后，确定本档案管理部门的的管理范围和归档标准。在工程的图纸完善和审查时积极参与，从档案管理的角度提出对专业资料格式和内容的具体意见，做好保障工作。工程预验收的时候，档案室的管理人员应当参与进去，通过信息审核系统，查看文件材料数据的真实性，工程项目的完善性，资料整理的规范性，从而确保各单位竣工档案的编制合理合格，施工职责划分明确。检出过程中发现的问题，档案管理人员应当立即向工程管理部门汇报，要求按照标准进行整改，以便整体工程的归档能够达到预期要求。

2.水务档案管理部门与技术部门的配合

在一个完善的水利工程中，档案人员主要负责归档的制度制定和审核，而技术人员则是形成该档案的中坚力量。水利工程的特殊性导致其档案的形成过程中需要大量技术人员的参与，档案内容包括了较多的专业名词，对于不熟悉该项目的人来讲往往难以理解，更难审核。因此，档案管理人员要充分学习水利工程的基础知识，在审核过程中通过对技术人员的询问确保理解的正确性和审查的规范性不因专业难度而受到影响。对于技术人员来说，往往对于档案的格式不甚了解，则应该配合档案管理人员的要求，保证水利工程档案的完整和准确。

3.水务档案管理部门与建设单位的配合

档案工作人员的任务之一就是拟定档案的建立标准和管理规范。这一点必须与建设单位的要求相互配合，帮助其一起制定技术文件的编制要求，争取做到不重不漏，相互依仗。保证档案管理符合水务建设单位的后期要求。同时这也可以确保档案的规范制定和后期审核符合建设单位的基本情况。

4.水务档案管理部门与上级部门的配合

在税务档案管理过程中，往往需要进行多方面的协调，这离不开上级部门的支持。只有遇到问题及时向上级部门进行反应，在可控范围内对问题进行解决，防止其最终影响整个工程的完工。同时，一些新出台的规章制度和管理内容都需要上级部门及时反馈给水务档案管理部门对其进行更新和完善。因此，主动争取上级部门的支持对水务档案管理部门极为重要。

三、水务档案管理的创新意识是提高社会主义新农村水利工程建设效率的基础

当今信息技术的进一步发展对于水务档案管理的创新提出了新的要求。如何充分利用信息化技术，建立完善的档案信息库，是当今社会主义新农村建设的重要内容。主要包括以下三个方面：

1.加强信息的硬件基础建设和软件使用

必要的硬件基础设施是现代化档案建设过程中不可或缺的部分，如何保证资金利用的合理性，设备使用的正确性，软件购买的高效性以及后期培训的必要性，是水务档案管理的新的内容。

2.加强水务档案数据库的建设

为了将水务信息进行更好的分析和共享，需要建立数据库。首先要对档案室中的档案进行数字化，通过扫描技术等实现从纸质档案到电子档案的转化。通过数据结构的建立和完善，保证信息的查询和分享愈发便利。

3.培养新型档案管理人才

现代化的档案管理和创新意识需要高素质高能力的档案管理人才。通过对其的业务知识培训和基本信息技术的使用培训，才能充分应对水务档案管理过程中出现的信息化要求。

四、结论

篇6

【关键词】国内高等院校；档案管理工作；信息化建设

高校内部的档案管理工作是助力高校全面发展的重要环节，对高校的未来有极其重要的意义。但随着我国发展趋势的不断变化，陈旧的档案管理方式已经完全无法满足当前的高校发展需求，因此如何对档案管理工作进行信息化建设，已经成为了对每所高校都至关重要的课题。下文将主要就当前国内高等院校内部档案管理环节的信息化改革进行讨论，探讨当前高校档案管理中所存在的问题，并提出具备实效性的改革措施，以作参考。

一、当前国内高等院校档案管理信息化的现状

高校对内部各项档案的管理工作是至关重要的，在我国进入信息时代后，对于档案管理工作的信息化建设更是能够有效提升工作效率的重要手段，发展速度不断加快，各大高校如果不对信息技术的利用加强重视，会导致当前档案管理工作无法跟随教育领域发展的步伐，发挥应有的作用，因此当前对国内高校档案管理信息化建设存在的问题进行探讨，促进改革进程的推进，是至关重要的工作，经过思考与总结，当前存在的问题主要包含以下几点：

（一）内部档案信息的信息化进程相对缓慢。校内纸质档案的信息化是档案信息化建设的首要步骤，也是至关重要的一步，会为内部档案资源的管理带来很大便利，而且对于内部档案的数据库建设也不具备很大的技术难度，但由于资料数量庞大，所以在建立电子档案的过程中全档案数据库的录入需要花费很多的时间与财力，会使高校产生一定的压力，想要解决这一问题，加速档案库信息化建设的进程推进，就需要先制定出具备严谨性与指导性的相关工作准则，并确保这一准则在信息化建设过程中的严格执行，才能提升工作效率，才能确保在最短时间内完成对档案库的数据化建设。如果不提起重视，则会使信息化建设过程更加缓慢，这是十分重要的问题。

（二）信息化系统建设工作缺乏明确的管理规章。就目前情况来看，虽然部分高校出台了部分针对内部档案信息化建设工作的管理准则，但对满足档案管理信息化工作的需求却略显不足。想要真正达成对高校档案管理体系的信息化建设，就必须先制定出更全面、更具实效性的管理规章。例如内部档案相关管理站点系统的设计标准、内部档案数据库与地方档案馆数据库互联通道的建设标准、对纸质档案的信息化建设标准以及对相关管理技术的应用标准等等。

（三）信息技术人才及档案管理人才相对匮乏。在我国许多高校都长期忽略内部档案管理及信息技术相关人才队伍的建设，使得档案管理相关的人才队伍长期处于严重匮乏的状态，想要找到既了解信息技术，又深谙档案知识的双面人才更是难上加难。加之对人才选择专业性的忽略，用人思想被功利化风气影响，导致绝大多数档案相关工作人员都是非档案专业，缺乏对档案技术与信息技术知识的了解，这是十分严重的问题。

二、档案管理信息化建设方案

想要确保信息化建设工作稳步进行，在了解问题的同时，还应当针对问题提出相应对策，才能保证工作目标的达成，针对当前的档案管理工作概况提出工作重点，主要包含以下几点：

（一）相关工作规章的建设，确保信息建设工作的规范性。想要真正确保档案建设环节的信息化推进，对于工作规章的制定及完善是十分重要的环节，要启用更加严谨且具有实效性的管理政策，才能推进档案管理工作的现代化发展进程，只有先制定出完整的一套管理规章，并在信息化建设过程中严格落实，才能促进档案管理信息化工作的稳步进行。此外，要确保规章更具规范性，需要注重以下几点：其一是要遵从全校统一制定的目录标准。校内档案信息是内容广泛且复杂的信息源头，要确保信息化档案建设的有效性，就应当遵循校内制定的目录标准去录入档案资料，确保信息系统的完善性及稳定运作，才能发挥出为学生学习及管理者管理工作提供便利的作用。其二是对一系列规范化案管理规章的建立。要对档案的各项信息资源进行整合，对信息管理活动的程序体系、技术方法体系及具体应用目标进行规划，譬如信息化档案的使用规章、档案管理系统的运行规章以及核心档案查询的应用权限等。除此之外，在信息化建设的实施过程中，各所高校要注重对自身内部资源及其他可收集的重要资源进行整合，进一步对档案管理方式进行规范，进而为一所涵盖各大高校档案资源的全面性档案信息库的建设奠定技术基础。

（二）数字化信息库的建设要点。网络技术迅猛发展导致信息交流需求不断增加，也决定着教育领域内各大高校的档案信息必然会逐渐开始显现出交互性特征，不可能只局限在固定的范围内。因此高校档案管理工作的信息化进程推进也自然需要有更广阔的范围，不可能只局限在校内，信息化的档案管理工作，应当注重各大高校内部档案与其他院校档案的交互，特别是在完成信息化的建设之后，每个院校都能够开发出独居自身特色并且能够充分满足自身信息需求的档案资源，供给校内学生及其他高校师生进行查找浏览。校内需要建立起能对各大院校资源进行整合、收集、录入与分类的内部信息化建设机构，对多所院校的档案资源进行收集，才能最终达成资源共享的目标，开发数字化档案，利用自身的信息技术基础对档案资料进行更有效的整合，并将档案录入系统，进行细化分类，实现档案的信息化体系建设，供各大院校的师生去使用，才能提升档案管理工作的水平。

（三）强化人才队伍建设，提升员工专业性。在档案信息化建设工作的实施过程中，档案资源与资源用户之间的交互，是由相关技术工作人员来操作的，相关工作人员在当前档案管理工作中起到的作用是无法忽略的，因此，在档案管理工作信息化建设过程中，同时具有信息化专业技能与档案管理知识的人才是至关重要的。我国步入了信息时代，高校的档案管理工作享受着信息化趋势带来的便利，但同时也要承受跟从信息化趋势的工作压力，所以相关人员需要不断根据发展需求提升自身专业性，培养对于档案信息的整合与管理能力。而所谓专业性的提升，主要指代对提高管理人员档案相关知识的培养、信息知识能力的提升等涉及多个方面的强化过程，这一过程需要管理人员学习当前最新的信息技术，提升对信息的敏感度，并遵从相应的信息应用与共享准则才能达成，从基础能力的层次来看，高校需要引进更多已具备一定信息素养素质及档案知识的信息管理人才，确保人才队伍的统一性，强化队伍质量，这样会使人才队伍建设更有效率。此外，还应当注重对入职人才的强化培训，注重提升内部人员的知识素养以及档案管理能力，确保人才具备一定的专业性，再任命其开始投入信息化建设工作，这样才能规避在后续工作过程中可能面临的各项问题，才能确保信息化档案管理系统更加完善，功能更全面，发挥出其应有的作用，进而为建立起更有效的档案信息数据库奠定技术基础，保证系统的有效性。

三、结Z

国内高校内部的档案管理信息化建设工作，当前依然面临着诸多挑战，需要不断进行思考，但创新思想的力量是十分巨大的，只要能意识到当前教育发展的需求，随时学习新的理念与技术，便自然能够确保高校档案信息化建设的稳步实施，保证高校档案管理工作得到长足进展。

【参考文献】

[1]曹丛林. 事业单位档案管理规范化的思考[J]. 经营管理者. 2016（27） ：32-33.

[2]丁姗姗. 浅谈农机档案管理规范化发展建议[J]. 科学中国人. 2016（30） ：46-47.

[3]张银丹.高校档案管理规范化和信息化建设路径探析[J]. 科学中国人. 2016（30） ：79-80.

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1、公证档案管理工作的意义

国家的档案的离不开公证档案，因为它真实的记录了公证机关的实际活动内容及具体情况。在公证行业中起到参考价值和积极意义的作用。以下就是公证档案管理工作带来的作用与影响。

1.1有效地衡量公证工作

公证档案通常都是记录着客观事实，以及文件的内容包含着重要的民生档案。因此严格要求公证员在公证管理中要按照相关的规定法律、法规以及程序准则执行工作。要想加强公证档案的管理工作，就必须有一定的准则去进行规范，而公证档案恰恰就充当了这个重要的角色，所以说公证档案的文件是一种衡量公证机关工作的标准方法，不容被忽视。

1.2公证档案的合理采用

现今信息技术的快速发展，可以将计算机等网络系统与公证档案管理进行密切结合，使公证档案管理具有信息化、数字化及智能化等特性，采用这种方法可以大大提高公证档案的资源整合与重组效率，也可以减少因记录档案复杂而带来的弊端，充分的完善公证档案的保存、查考等作用。通过这种合理的改进措施来满足社会对公证档案管理的技术高要求。

1.3公证档案管是公证行业的基础

万丈高楼的伫立，离不开它坚实的地基。同样的道理，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。为什么说公证档案是公证机关中的基础呢？首先公证档案的负责人不只是简简单单的专业公证档案管理人员，同时还包括公证员以及其他方面的档案材料保管员和信息记录的相关人员。所以从这一方面可知公证档案系统是各个部门的交汇点，不论是公证机关的高层工作，还是下层的人员工作，它都起到决定性作用。其次公证档案管理工作要求公证机关的全体人员都应了解和掌握公证档案的知识，这样才能保证整个团队的工作顺利进行。所以说，公证档案管理不仅与公证当事人的人身财产利益有联系，也与公证机关的权益存在着密切的关系，保护好公证档案管理也就在为推动公证行业的健康稳定发展做贡献。

2、分析公证档案管理工作存在的问题

由于经济的快速发展，公证档案管理工作也只是刚刚走进人们的生活。所以公证档案管理体系还不够完善，仍存在许多不足现状，在这些弊端的影响下降低了档案管理工作的效率，使整体发展水平得不到提高，更严重的是给公证机构带来了声誉上的威胁。

2.1公证档案管理的体制缺陷

现今我国政府没有对公证档案管理工作采取积极地条文规定和整体规划措施，导致各地方的对公证档案管理不规范化。出现管理制度混乱，没有建立合理的保障体系，导致公证档案材料不足，记录材料不能及时得到整理和保管，例如：有时保管不当还会出现公证档案被他人随意领取、被人抄录和复印外传等现象，同时在进行调档和查询资料时难以翻阅，在公证档案管理中出现了十分恶劣的状态。

2.2公证档案管理的设备相对落后

在信息科技发展迅猛的当下，电子科技已经被广泛应用，但是在公证档案管理这种要求高的工作中，常常会看见管理者还是用传统的手工方式进行档案的收集、整理、编目、检索以及查阅，而缺少电子科技的使用。在与高速运转的电子相比中，不难发现传统的管理模式已经被高效率的网络化淘汰掉。所以正确对待电子科技的应用是十分重要的。

2.3公证档案管理人才短缺

在对公证人员进行专业知识的培养时，常常会出现许多人对知识不能深入理解和透彻的分析，在工作时就会影响到对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位，同时也不能对公证档案管理中出现的新情况和新问题立刻做出判断。公证档案管理人才短缺影响着整个管理工作的正常运行，这也是公证档案管理问题的关键之一。

3、对公证档案管理工作提出的改进对策

3.1完善公证档案管理的制度体系

要想提高公证档案管理的工作效率，就要从根本上改进。相关部门应当制定和完善对公证档案管理的规定，其中包括对档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制的要求，将所有的记录资料采取集中统一管理的措施，充分做到从立档归档到信息统计，保管资料都能进行科学利用、安全处理、以及严守机密的成效。同时加大对公证档案管理中因工作人员疏忽大意而造成遗失、损毁等错误的惩罚力度。对待公证档案管理的管理人员的考核应采取不定期的抽查测试。通过不断地完善管理工作的体制，可以为今后的公证档案管理的发展打下强行针。

3.2提高公证档案管理人员的专业技能

面对着公证档案管理工作的高标准，对公证档案管理人员的自身专业技能也有着很高的要求，各公证机构应当建立合理的档案管理岗位，分配适合的档案管理人员。在进行公证档案管理的人员考核时，要认真分析人员的自身掌握的能力是否符合能承担公证档案管理工作，同时要逐渐实行“持证上岗”制度，对未来的档案管理人员进行培训后，参加统一考试，取得从业资格后，才可从事公证档案管理工作。

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医院的档案是记载着医院各项事物、活动、历史的资料集合，是汇聚着自医院建立以来所有成果的汇总。对医院的发展和成就起着至关重要的作用，医院档案管理以其独特的规范性、保密性、永久性的特点，服务者医生和患者。医院档案管理基本都是有第一手资料建立而成，由层层人员和部门把关检查，对用纸、用墨、语言、文字都有严格的规范要求。医院的档案大多数都保存在相对安全的地方，档案中记载着许多涉及医院内部和高层的决策或方针，以及患者的个人信息、个人隐私等，有着较大的私密性，医院的档案管理工作者做好安全工作，防止档案中所记载的隐私外泄，杜绝对医院或患者有所损害的事情发生。传统的医院档案大多都是以文字的形式记载在纸张上，存放在档案盒中密封保存，在做好安全管理的同时，规范的工作方式和行为方式，可以让这些档案永久的保存，不会出现遗漏或损坏。医院档案是为了更好的服务患者和医生，为他们提供方便，同时也是医院正常工作运作的基础，医院的档案管理者要做好管理工作，配合各部门之间的工作，让医院的工作效率更高，更好的为患者服务。

为了适应社会的发展，医院的档案管理方式也在不断的改变，现阶段的医院档案管理变得越来越有层次感，从不同的角度，不同的方向把医院档案分类存放，根据研究目标的不同和医疗方向的分类，渐渐的把各种类的资料和信息分门别类的储藏，可以更快捷，更方便的为医生和患者服务。现阶段的医院档案管理更加具有专业性，传统的医院档案管理大多是由非专业人士管理，对医学的具体分类不够明确，现阶段的医学种类繁多，各领域相互影响相互交错让传统的医院档案管理者不能及时的有效的把档案及时存放，因此现阶段的医院档案管理要有专业性人才的加入，做好各个医学科目的细化工作，保障医院的正常运转，更好的为患者服务。同时在现阶段医院档案管理中最重要的就是档案的连续性，医学的研究过程和研究成果是一个相对缓慢的进程，其周期性较长，医院档案管理工作者要做到保证其在研究的同时保存好每个阶段向对应的成果和结论，做好医学研究的配合工作，让医院档案可以更好的服务医学研究。发挥医院档案管理现阶段应有的作用。

二、医院档案管理现阶段所存在的问题

2.1、医院档案管理的分类问题

医院档案的丰富程度很大程度上决定着医院的等级、经验、优良等，它是医院精神财富的具体体现，而确保各个档案整齐有序的排放的关键就是医院档案的分类排放等问题。传统的医院档案的原始积累来源于医院的各个部门的资料归纳，并没有积极主动的去收集资料、文件等，其被动、来源渠道单一的特点较为明显，而档案的分类又是档案管理的基本方法，是对档案进行系统的、规范的管理分类的有效手段。但是在现阶段医院的发展过程中，大多的医院不在意和注重档案的分类管理，没有科学的、规范的方式去分类管理档案，而且多数原因在于医院用房紧张，档案无处存放，各种基础设施不够完善，甚至导致医院档案的发霉、老化等问题，给资料的查找带来很大的困难。

2.2、医院档案管理人员的专业素质较低

在大多数的医院中，医院对于医院档案管理的工作并不是很重视，医院档案管理者的薪资水平还相对较低，各种基础设施陈旧，更新换代的水平跟不上医学发展的步伐，导致现阶段医院档案管理的水平严重的影响着医院的发展节奏。而医院档案管理工作者也没有能够正确的认识现阶段医院档案管理对于医院发展的重要性，严重的缺乏与管理相关的专业知识和法律意识，想当然的以为医院档案管理工作就是简单的文书整理，这种不负责任的想法充斥着大多数医院档案管理者的思维中，受到其专业素质和文化水平的限制，导致现在的医院档案管理工作大多都处在一个相对混乱、分类不均、乱装错装的阶段，使得医院正常的工作运转受到了很大程度的阻碍，远远满足不了现阶段医院发展的需求。

2.3、现存的医院档案管理制度不够规范

医院从开始出现以来，经过不断的发展变迁和自我完善，都形成了一套适应自己的医疗管理体制，各个部门之间、各个个体之间都有一定的行为规范和行事准则，而医院在档案管理方面却缺少相应的制度规范，使得医院的档案管理工作没有明确的形式准则，档案管理部门之间没有相对应的科学规范的流程，缺少对档案的监督和审查，不成形的医院档案管理使得人员松懈、工作散漫、效率极低，及其不利于医院的正常管理。

三、规范现阶段医院档案管理

为了配合现阶段医院的发展，医院档案管理工作者要做好医院档案的管理工作，医院也要大力的支持其工作，建立健全档案管理的基础设施，优化档案管理的环境，调动每个医院的部门配合好医院档案的管理工作，每个部门都把收集资料和文书的工作做到实处，各个部门都负责起来，积极的配合，方便医院的档案管理，同时也能极大地提高医院档案管理的完整程度和丰富程度。医院?n案管理工作者要努力的提高自身的专业素质不断的学习各种先进的医院档案管理手段和知识，丰富自己的见识，开阔自己的领域，积极的学习与医院档案管理有关的法律知识，掌握我国法律对医院档案管理的要求，提高现阶段医院档案管理的效率。同时最重要的就是医院要明确各项档案管理的制度规范，保障医院档案管理工作的正确、正常进行，结合相关的法律为医院的档案管理工作制定出一套科学的行为规范，使得档案管理工作真正的成为方便医患使用，帮助医院发展的一项重要组成部分。

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关键词:科技档案管理;存在问题;对策分析

中图分类号：G271文献标识码： A

一、前言

当今科技档案管理中存在很大的问题，加强科技档案管理中的规范十分重要，管理的规范性，直接关系到科技档案的科学性。所以，对全过程科技档案管理要求清晰明了，有助于确保科技档案管理的顺利进行。

二、科技档案概念及含义

1、定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质

科技档案产生于生产、科研、基建及管理活动之中，它包括自然科学研究活动，水文、气象、天文地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建设施工活动，产品的卡发、研制和生产活动，以及农业的科技和生产活动等等。科技档案就是在这样一些活动领域里形成的，是这些活动的纪录和伴生物。

2、定义明确须初始记录定义明确了科技档案室生产、科研、基建及管理活动的原始记录。科技档案是生产、科研、基建等活动得院士记录，它是第一手材料，与活动的内容过程相对应，而不是事后另行编写和搜集的。

3、定义规定了归档文件需有价值

定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存起来的科技文件材料。科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件，在于它是否对归家和社会具有保存价值，有保存价值就应当转化为科技档案，反之则不然；科技档案是履行了归档手续，统一保管起来的科技文件材料。

三、科技档案办理中存在的问题

1、对档案管理重视不够

目前，一些领导忙于教学、科研等日常事务管理，而对档案管理工作的重要性认识不足，没有将档案管理工作真正提上议事日程，只是把档案管理当成可有可无的辅工作。有些部门的领导、项目负责人档案意识淡薄，对档案管理的法律法规及归档范围、归档要求及保密性等等不甚了解，因此不能有效指导档案管理具体工作。同时还普遍存在着重视图书馆建设而轻视档案馆综合管理的现象。从总体上说，目前全国档案管理水平与整体管理水平的提升不成比例。

2、缺乏科学规范的管理制度

一些没有建立、健全科技档案管理制度，或有制度而没有严格执行，教学、科研部门和科技档案形成部门之间管理权限不明确，档案的收集、整理、归档工作处于分散零乱的状态，多数科技档案没有进行过规范化的整理，并且分类不清、组卷混乱、卷内文件不齐全，不能做到集中统一管理，缺乏系统性和完整性，在建档管理工作中，科研工作和建档工作没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，职责分工不明确，缺乏行之有效的制约手段。

3、机构不健全，人员缺乏业务素质

大部分都有独立的档案管理机构，但不少科技档案的主管部门不统一，有的由档案

馆负责，有的由科研部门甚至其他部门负责，这些部门从事档案管理的人员大多为兼职，没有受过档案管理专业知识培训，对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等知之甚少，或只是一般的泛泛了解，再加上还要完成本人所承担的本单位的要工作，所以不可能全身心地把精力放到科技档案的管理上来，势必对科技档案工作造成影响。

4、科研人员档案意识不强，科技档案收集不齐

全，集中管理难科研人员在科研过程中，把主要精力都放在了科研上，付出了大量的时间和精力，他们比较重视科学研究实践活动，重视科技成果与获奖，但缺乏档案意识，轻视科技档案资料的收集、整理工作，认为这是档案管理部门的事，与己无关。还有一些科研人员从个人荣誉和利益出发，将科研工作中应归档的资料当作个人资源据为己有，如果不是档案主管部门主动找到他们收集相关档案，一般情况下不愿主动上交，或以关键技术资料保密为借口，找理由不上交。有的即便上交，也只保存了最终的鉴定材料，而无课题来源记录、审批记录、实验数据及其他方面的资料，使一些重要的科研项目形成的科技档案不齐全、不完整，造成了科技档案管理水平与科研工作不相适应的现状。

5、管理条件差，设备落后

部分档案馆舍比较简陋，条件比较差，缺乏必要的设备、设施，如:微机、互联网系统、扫描仪、复印机、缩微设备、除湿机、消毒灭菌机、防盗报警监控系统等；纸质材料多、电子档案少，不利于通过网络查找和利用，不能有效提高档案查找的效率，降低了档案利用价值，满足不了科技档案日常管理的需要。

四、加强科技档案办理的办法

1、完成档案资料搜集、归档和辨别的规范化

干部科技档案办理质量的完善，重要一条就是要及时搜集和弥补档案资料，而资料搜集、归档、辨别是不是规范化将直接影响进档资料的质量，对搜集到的档案资料，从手续是不是齐备，表述是不是精确、精粹，观念是不是清晰等方面进行仔细细致的辨别，对于不符合需求的及时退回，限期纠正再归档，面对不属归档规模的资料，及时退给有关单位，做到不流失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅办法，实施计算机办理，完善档案办理的信息化

对干干部科技档案的检索，无论是选用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是使用姓氏检索的办法，这两种办法均有相应的科学性，但操作程度不高，用起来繁锁，作业功率低。为完善功率，可思考采纳以英文字母的顺序号进行编列，便于回忆，利于查找，完善速度。为完善档案办理水平，能够选用计算机办理科技档案信息，研讨树立两个体系：检索体系和使用体系。，运转干部科技档案原件办理体系，使查档人员使用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不只能够完善查阅档案的速度，也有利于干部科技档案的保密和安全。

3、分类办理

国家公务员的档案由安排科技的部门进行管理和归类；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、职业、地域等各种约束，由政府科技所属人才交流组织进行管理。

4、科技档案办理组织实施许可证并年检准则

完善硬件、软件的规范，并加强执法检查，档案办理人员也要进行培训并实施资格证准则，并定时考试更新管理内容。一致效劳规范和收费规范。

5、使用现代化办理手法

科技档案办理也要与时俱进，不断学习把握现代档案办理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手法，加大投入，对科技档案实施动态化办理和保护，开发研发科技档案办理软件，树立数字档案和多媒体档案，并实施联网，经过现代化手法树立人才信息搜集、反应和跟踪体系。只要与时俱进，重视档案的效劳性，才能完善档案的使用价值，牵一发而动全身，科技档案办理准则的变革、信誉成果档案的树立必将使科技档案焕发新的生机，必将使社会活动中的许多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的开展起到强有力的保障。

6、加强对科技档案办理的宏观控制与事务辅导，逐渐对其实施法制化和规范化办理

当时，各单位科技档案办理体制是完全不一样的。因而，办理办法与需求上存在较大区别，科技档案究竟归属哪个部门管理没有一致的准则，但是，加强对科技档案办理的宏观控制与事务辅导是完全有必要的。国家可制定一致的、专门的科技档案政策法规，对科技档案办理执行强制性严格、规范化办理，那样必将使科技档案办理水平与质量有较大完善。

五、结束语

科技档案管理至关重要，因此，在管理的后续发展中，要不断提高管理人员素质，加强对科技档案管理的作用的重视，严格管理体系，促进科技档案管理水平的提高。

参考文献

[1]李桂霞.浅谈科技档案的规范化管理[J].哈尔滨学院学报，2008

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关键词：档案体系；高新企业；档案管理

1 前言

高新技术企业是指在《国家重点支持的高新技术领域》内，持续进行研究开发与技术成果转化，形成企业核心自主知识产权，并以此为基础开展经营活动，在中国境内（不包括港、澳、台地区）注册一年以上的居民企业。高新技术企业是知识密集和技术密集的经济实体。与此相对应，很多高新技术企业内部都设置了不同规模的实验室，如何建立高新企业实验室的档案体系，从而推动实验室乃至整个企业的发展，是一个值得探讨的管理课题。中国国家认证认可监督管理委员会最新的《实验室资质认定评审准则》中分为两个部分。一是管理要求，共11个要素；二是技术要求，共8个要素。本文从以上的19个要素为出发点，探讨档案体系的建立与管理问题。

2 管理要素中的档案建设

2.1 组织

本要素相关的档案主要为：法律地位相关的档案模块，包括法人证、代码证等等；组织机构相关的档案模块，包括编办的文件、上级主管的任命文件等；员工行为规范相关的档案模块，包括执行国家和地方与监测工作有关的方针、政策、法规和制度等；主要岗位的职责和权力相关的档案模块，包括根据单位职能制定的各种岗位（如主任、质量负责人、授权签字人、技术负责人、办公室主任）的职责、任务等；主要部门职责相关的档案模块，包括人事、文秘、宣传、劳资、财务、计生、安全、统计及车辆使用的管理工作以及制定相应的管理制度、办法；权力委派相关的档案模块；授权签字人相关的档案模块；保护客户机密和所有权；单位行为的公正、准确、诚实性的保证相关的档案模块；监督工作的实施相关的档案模块；政府性指令性任务的实施相关的档案模块等。

2.2 管理体系

实验室应按照准则建立和保持能够保证其公正性、独立性并与其检测和/或校准活动相适应的管理体系。管理体系应形成文件，阐明与质量有关的政策，包括质量方针、目标和承诺，使所有相关人员理解并有效实施，从而形成管理体系相关的档案模块。

2.3 文件控制

实验室应建立并保持文件编制、审核、批准、标识、发放、保管、修订和废止等的控制程序，确保文件现行有效。

2.4 检测和/或校准分包

如果实验室将检测和/或校准工作的一部分分包，接受分包的实验室一定要符合本准则的要求；分包比例必须予以控制（限仪器设备使用频次低、价格昂贵及特种项目）。实验室应确保并证实分包方有能力完成分包任务。实验室应将分包事项以书面形式征得客户同意后方可分包。为此，需建立与检测和/或校准工作相关的档案模块。

2.5 服务和供应品的采购

实验室应建立并保持对检测和/或校准质量有影响的服务和供应品的选择、购买、验收和储存等的程序，以确保服务和供应品的质量。如：重要和关键物资（仪器设备、标准物质、分析试剂、贵重材料）在使用前应按相应监测标准规范进行验收检验，做好物资验收记录。建立与服务和供应品的采购相关的档案模块。

2.6 合同评审

对客户的要求、监测的标书、合同（协议）进行评审，确保合同条款内容清楚，质量要求合理，确保本站有足够的能力、资源，满足合同的要求，保证合同的顺利履行。为此，建立合同评审相关的档案管理模块。

2.7 申诉和投诉

及时受理和处理客户的申诉和投诉，是提高高新企业信誉和改善服务质量的重要环节，也是实验室开展管理体系审核和评审的依据之一。为此，需建立与申诉和投诉相关的档案模块。

2.8 纠正措施、预防措施及改进

为保证质量管理体系的有效运行，必须对工作中出现的不符合项进行识别和控制，针对不符合项采取相应的纠正措施和预防措施，防止不合格报告发放或使用。

2.9 记录

实验室应有适合自身具体情况并符合现行质量体系的记录制度。实验室质量记录的编制、填写、更改、识别、收集、索引、存档、维护和清理等应当按照适当程序规范进行。所有记录应清晰，并以便于存取的方式保存在可防止损坏、变质、丢失的环境中。各种记录的保存期要按有关标准和档案管理的规定，进行归档保存。以电子形式存储的记录保护要按制定的《记录管理程序》执行。

2.10 内部审核

验证质量活动是否符合管理体系及标准要求，以保证管理体系持续有效。形成内部审核档案模块。

2.11 管理评审

为保证高新技术企业实验室质量方针、目标的总体有效性和管理体系的持续适用，开展管理评审。形成管理评审相对应的档案管理模块。

3 技术要素中的档案建设

3.1 人员

通过对相关人员的培训、考核、监督和资格确认，不断提高人员质量意识和技术水平、业务能力，确保人员的素质满足规定的要求，为管理体系的有效运行提供足够的人力资源。为此，需建立与管理人员相关的档案模块。

3.2 设施和环境条件

为了保证结果的正确性和可靠性，对可能影响监测工作质量的环境因素和设施进行有效的监控。保障工作过程人身和仪器设备等的安全，切保化学危险品、、有害生物、电离辐射、高温、高压电、撞击、以及水、火、电等危及安全的因素和环境得到有效控制。保证工作中所产生的废气、废液粉尘。从而形成设施和环境条件相关的档案模块。

3.3 检测和校准方法

为了对检测活动和检测方法进行有效的控制、规范管理，以保证检测结果的准确性和科学性，需建立检测和校准方法相关的档案模块。

3.4 设备和标准物质

建立设备和标准物质相应的档案模块。如制订安全处置、运输、存放、使用和有计划维护测量和监测设备的控制程序，通过对设备的控制，确保设备满足规定要求，保证工作的正常有效开展。

3.5 量值溯源

建立量值溯源相关的档案模块。为了确保所出具数据的准确可靠和量值可溯源性，所有对结果的准确性和有效性有影响的设备都要按照周期检定校准计划进行校准。

3.6 抽样和样品处置

建立抽样和样品处置相应的档案模块。适用于样品的抽取、运输、接收、处置、保护、存储、保留和清理。

3.7 结果质量控制

建立结果质量控制相关的档案管理模块，对检测的有效性进行监控，以提高检测工作能力，确保检测结果的有效性和可信度

3.8 结果报告

建立结果报告相关的档案管理模块，适用于所有报告的编制、审核、批准、发放的全过程。

4 小结

基于《实验室资质认定评审准则》，建立与管理高新企业实验室档案体系，可以更好地为有效地运作管理体系服务，从而顺利通过评审。当然，高新企业实验室档案体系需注意与企业的服务领域相结合，做到有的放矢。同时，建立与管理高新企业实验室档案体系应充分利用信息化手段，重视电子档案的建立与管理。

[参考文献]

[1]《中华人民共和国档案法》.

[2]《企业档案工作规范》.

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关键词：高速公路；养护；档案管理

Abstract ：Highway maintenance archives are the carrier of information data of great. Strengthen the highway maintenance archives management level, need reasonable analysis of the existing highway maintenance management problems, combined with the actual situation puts forward effective suggestions. Make full use of resources, improve the weak links in the management of files, strengthen information resources management development ability.

Key words：Highway; maintenance; archives management

中图分类号：G258.6文献标识码：A

一、高速公路档案的特点

高速公路养护是指管理数据库与有效的道路、桥梁评价预测系统，采用新技术、新工艺保证路面平整、畅通、设备完好，提高高速公路的耐用性和抗灾能力。所以，高速公路养护档案所涉及到的相关资料是比较重要的，做好高速公路养护档案的真实性记录，是高速公路建设与管理的重要组成部分。

（一）高速公路养护涉及的资料较多

一次全面、完整的高速公路养护工程，需要牵涉到养护机构、养护配置机械类型和养护设备数量等相关的数据资料。比如说定额管理、计量管理、原始记录、内部价格和验收管理资料，以及养护过程中建立的图表、账簿、与文档资料，需要实行项目档案管理。

（二）专业技术性强

高速公路养护过程中的档案大部分是技术方面的资料，档案管理人员需要有工程方面的知识，也要具备档案管理方面的知识。所以，做好高速公路养护档案管理的工作，要有相应的专业知识才能把相关的工作落实。

（三）高端的信息化管理水平

由于近年来信息技术的广泛运用，高速公路设计、施工、管理、养护项目都不同程度的采用了先进的信息管理技术。例如说施工阶段的数据管理、维护阶段的监测数据管理等。新时期高速公路档案管理有了更高的要求，对于养护的不同工作环节和管理阶段的档案要求更严格。为此，新时期高速公路档案管理的新特点、新要求是，将传统载体档案与信息化的档案整理在一起，并建立资源可共享、规范统一的档案数据库。

二、高速公路养护档案管理存在的问题

（一）管理者档案意识薄弱

很多单位的领导平时只顾抓高速公路工程作业的管理，而忽视了养护档案的管理工作。很多管理者的档案意识是薄弱的，他们片面的认为公路建设的进度和质量是主要，而养护的档案工作是次要的，这种想法就导致了养护档案工作的滞后或缺失现象。平时不注重养护档案的管理工作，就难以保证档案材料的完整性、科学性和准确性了。

（二）档案人员专业技术知识不强

很多的档案管理人员只是懂得档案管理知识，对高速公路养护的专业知识缺乏，导致在整理档案时不清楚分类，组卷不合理，混杂了不同类别的文件；对文件进行排列是也不科学，目录填写也不规范，案卷标题没能反应内容；整理卷内文件的价值与规定的保管期限也有误差，使档案的借阅产生了很大程度上的不方便。

（三）监督力度不够

正是因为监督力度不够，高速公路养护形成的材料，档案管理部门不进行严格的审核，最终出现材料和工程不符合的现象。监督力度不够，使工程档案作为凭证的作用大大降低，尤其是档案的后补与失实，严重违背了“以档为凭”的原则。对日后工程的维修、改造是非常不利的。

（四）档案材料不完整

高速公路养护档案的材料部完整，则很难反映工程养护的全面情况。档案部完整表现在前期描述不详细、记录也不完整、材料不准确；中期的养护检查只有过程的简单记录，没有相关的质量评定，也没有按养护的进度进行填写；还有就是表格的遗漏，数据的差错等问题。

（五）不够重视信息化管理的应用及认识

当今时代是信息化的社会，相关的管理部门对信息化管理还没有深刻的认识，不重视应用信息化管理。对高速公路档案管理的信息技术研究不够，没有建立起规范化的高速公路档案数据库，而且档案的数字化程度也不高，也没能实现有效的共享数据。高速公路各种存在的问题，与其他行业的档案信息化管理水平比较而言是落后的，需要及时的提高和改善这种现象。

三、高速公路档案管理的有效对策

针对高速公路养护档案管理存在的问题，相关管理部门应该及时进行改善工作，加强管理提出有效的档案管理对策。管理部门可以从建立健全档案管理网络；借助行政、经济手段辅助档案管理工作；制定合法的文件材料立卷归档准则；提高档案人员的专业素养；加强日常监督工作；强化文件收集的薄弱环节等六个方面进行解决。

（一）建立健全档案管理网络

对形成档案的有关部门之间建立严格的档案管理途径，实行养护单位项目档案领导者的责任制。设有专职档案员，并明确相关的职责范围，形成文件单位的之间的相互联系的档案管理网络。只有这样才能确保档案管理工作的顺利有序展开，并能起到上传下达的作用。

（二）借助行政、经济手段辅助档案管理工作

档案材料的真实、可靠决定了高速公路养护档案的质量，对文件材料形成的状况，对后期形成的档案质量很重要。从源头抓高速公路养护档案管理，在项目合同注明不按要求保质保量归档高速公路养护档案，不给予养护工程决算。明确高速公路养护档案权属，避免档案的原件、记录等资料归档不全。运用经济手段，把档案工作与经济效益联系起来，强化奖惩制度通过经济的杠杆，适当的调动单位和个人的积极性，使档案工作做到实至名归。

（三）制定合法的文件材料立卷归档准则

相关的建设单位可以根据国家的档案法规，制定合法的材料立卷归档细则。明确归档内容和范围，包括养护的阶段性工作交接的资料整理。为相关单位的文件材料的收集和档案工作人员的督导提供有利的条件。

（四）提高档案人员的职业素养

作为高速公路工程档案管理人员，要充分认识到高速公路养护档案的重要性、难点所在，要超越久的管理理念，打破固有的落后模式，增强自身法制观念和依法办事能力。相关单位要做好有关人员的档案业务培训，提高档案意识，主动参与项目档案的管理工作。

（五）加强日常监督工作

加强日常监督工作，把好养护项目验收的关，及时完善档案资料，通过深入现场查看，实行档案工作的跟踪。对是否有监理人员签章，养护项目的变更进行重点的查看。

（六）文件收集的薄弱环节要强化

对于文件的薄弱环节要进行强化，工作环节多、衔接不及时、没得到及时的重视，也没有采取相应的措施，才导致出现这样的情况。所以，要加强对一些容易忽视环节资料的归档，保证档案收集的完整和准确。

结语

高速公路养护档案管理，不但要分析档案管理出现的问题，还要做好资料的及时整理归档。只有提高高速公路养护档案管理水平，才能更好的发挥养护档案的实际作用。

参考文献：

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【关键词】档案；管理；人员；素质

随着信息时代的深入发展，档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系，新问题、新情况不断出现。因此，新时期的档案管理人员应该学习不断发展的信息技术，并能熟练地将有关技术应用到档案工作中去，提高工作效率和服务水平。每一个档案管理人员要完善服务手段，编制必要的检索工具，健全检索系统，提高档案利用工作的质量。同时各级档案部门要对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新他们的知识结构，为适应正在发展的档案事业做出自己的努力。进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，档案管理人员应如如何提高自身素质，本人认为，应从以下几个方面做起。

一、爱岗敬业，培养良好的职业道德

做好档案工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众的心目中留下一个好的印象。

职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。档案事业的发展要求档案人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥做用。

二、依法治档，完善档案管理的规章制度建设

做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案工作的迫切要求。档案制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等等。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。

三、强化服务意识、提高服务水平

做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员从一开始就要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。过去，档案管理被人为地限定在档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。档案事业只有顺应时代要求，遵循“为人民服务、为社会主义服务”的宗旨，立足社会、服务于广大百姓，才能蒸蒸日上。

档案工作是一项服务性很强的工作，档案工作者必须树立服务思想，明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。为人民服务是档案工作者的宗旨，是其思想和行为的准则，也是追求自身价值的根本目的。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。在改革开放的今天，发挥好档案这一信息资源的作用，使其充分的为社会主义现代化建设服务，是档案工作者义不容辞的责任。

四、加强业务学习，提高自身素质

档案工作是一门管理科学，档案工作者要不断地学习相关领域的科学知识，开阔视野，掌握档案管理工作的基本技能，从而进行档案信息深层次研究和开发，提高自身的水平。做好档案管理工作，加强业务学习，提高自身文化素质是保证工作质量的需要。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，加强制度建设，建立相关运行机制。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。

五、利用现代化技术，实现档案管理规范化

档案工作人员要更新观念，要提高和改进档案工作的质量，才能适应事业发展的需要。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果，又要敢于创新思维模式和管理模式，以新思维对待新事物，以新对策对待新问题，才能不断推进档案事业向前发展。做好档案管理工作，利用计算机管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中的日益成熟，对档案管理工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。

六、结语

以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，计算机技术一日千里地发展，对档案工作者来说，经常进行专业对路的技能培训，严格考核，并实行公开招聘，公平竞争，优胜劣汰，则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。与机遇同在的是更新的挑战。为了迎接21世纪的挑战，我们必须不断地学习和吸收新技术，使档案现代化不断迈上新的台阶。

参考文献

[1]姜瑞秋.提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化[J].科学之友,2010(11).

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关键词：水利系统；档案管理；建设社会主义新农村

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-02

一、引言

水利系统作为新农村建设的重要一环，在保障居民生活，提高居民生活质量方面有着不可替代的作用。对于一些地理位置特殊的农村，复杂的地形，众多河流和湖泊，多变的气候，都使得当地的堤防，水库，河坝等多种类型的水利工程对于防洪，排涝，抗旱等发挥了较大的作用。水利系统应当制定科学合理的防汛方针，认真贯彻落实，同时在面对自然灾害时努力拼搏，顽强奋斗；通过科学的调度和认真务实的态度取得抗灾过程的胜利；从而做到从水利工程出发，维护新农村的经济可持续发展。

而水务档案管理作为水利系统种种方案和措施的文字，图片等记录，为后期的水利系统发展和完善打下了坚实的基础，如何规范化，标准化，现代化的有效保护和利用档案，充分发挥水务档案管理的重要作用，科学合理的档案管理刻不容缓。本文从制度，施行和后期总结等方面出发，新农村水务档案管理的探讨。

二、水利档案管理制度的完善和改进是建设社会主义新农村的前提

一般而言，完善的水利档案管理制度必须包括以下几个方面：

1.档案室的管理需要和限制：对于档案室应当做到，始终保持档案室的整洁和卫生状况，防止因为火灾，潮湿，尘土，强光照射，高温，虫害和鼠患以及盗窃等形成的对档案原件的损坏。档案室内部应当严格禁止对于其他物件的存放，做到一室一用。同时，管理人员要注意出入时要将档案室的电子设备全部关闭，同时注意关门落锁。

2.档案室的档案保密准则：如果工作人员要进入档案室，必须携带相关的证件和身份资格证明，通过审查后，到指定的钥匙存放地点取出要查阅的档案所在档案室的钥匙；如果是内部文件，必须出示上级批注以及该工作与档案的密切关系证明。

3.档案室的借阅准则：一般情况下，档案室的资料查阅要在管理人员的监督下进行，只能阅读有批准资格的档案部分，不得外借。不准对任何档案进行毁损和复制。如有需要将档案外带或复制，必须经过上级批准。

4.档案的鉴定和销毁：工作人员应当根据相关准则和规章制度，定期对档案进行鉴定，如发现过期档案应该按时进行登记造册，向上级打销毁报告，批准后进行销毁。毁损过程仍然要注意确保保密，不使档案外泄。

这样完善的档案管理制度，能够保证社会主义新农村的水务建设时时刻刻有据可查，且所查内容真实可信，工作内容不会泄漏。这对水务档案的管理人员提出了比较高的要求：首先，管理人员应当意识到农村水务档案管理对于村民生活的密切关系和重要作用，强化保密意识和服务意识。更新观念，从而实现水务档案管理的多层次管理和制度的严格遵守。其次，要对管理人员的综合素质和专业技巧进行培训，保证其能够对档案进行定期审查和养护。同时充分提高其对信息的驾驭能力和道德意识，从而防止监守自盗的情况发生。

三、水务档案管理与其它技术部门的密切配合是建设社会主义新农村的保障

水务档案管理是对社会主义新农村的水利建设的准备和改进工作的支持，其和工程管理部门，其他技术人员，甚至是上级部门的配合程度都会极大的影响水利工程的正常运行。因此，应当从以下角度加强水务管理部门和他人的配合工作：

1.水务档案管理部门与工程管理部门的配合：水利工程属于社会主义新农村建设工程的一种，因此水务档案管理部门应当服从于工程管理部门。在工程计划开始施行之后，确定本档案管理部门的的管理范围和归档标准。在工程的图纸完善和审查时积极参与，从档案管理的角度提出对专业资料格式和内容的具体意见，做好保障工作。工程预验收的时候，档案室的管理人员应当参与进去，通过信息审核系统，查看文件材料数据的真实性，工程项目的完善性，资料整理的规范性，从而确保各单位竣工档案的编制合理合格，施工职责划分明确。检出过程中发现的问题，档案管理人员应当立即向工程管理部门汇报，要求按照标准进行整改，以便整体工程的归档能够达到预期要求。

2.水务档案管理部门与技术部门的配合：在一个完善的水利工程中，档案人员主要负责归档的制度制定和审核，而技术人员则是形成该档案的中坚力量。水利工程的特殊性导致其档案的形成过程中需要大量技术人员的参与，档案内容包括了较多的专业名词，对于不熟悉该项目的人来讲往往难以理解，更难审核。因此，档案管理人员要充分学习水利工程的基础知识，在审核过程中通过对技术人员的询问确保理解的正确性和审查的规范性不因专业难度而受到影响。对于技术人员来说，往往对于档案的格式不甚了解，则应该配合档案管理人员的要求，保证水利工程档案的完整和准确。

3.水务档案管理部门与建设单位的配合：档案工作人员的任务之一就是拟定档案的建立标准和管理规范。这一点必须与建设单位的要求相互配合，帮助其一起制定技术文件的编制要求，争取做到不重不漏，相互依仗。保证档案管理符合水务建设单位的后期要求。同时这也可以确保档案的规范制定和后期审核符合建设单位的基本情况。

4.水务档案管理部门与上级部门的配合：在税务档案管理过程中，往往需要进行多方面的协调，这离不开上级部门的支持。只有遇到问题及时向上级部门进行反应，在可控范围内对问题进行解决，防止其最终影响整个工程的完工。同时，一些新出台的规章制度和管理内容都需要上级部门及时反馈给水务档案管理部门对其进行更新和完善。因此，主动争取上级部门的支持对水务档案管理部门极为重要。

四、水务档案管理的创新意识是提高社会主义新农村水利工程建设效率的基础

当今信息技术的进一步发展对于水务档案管理的创新提出了新的要求。如何充分利用信息化技术，建立完善的档案信息库，是当今社会主义新农村建设的重要内容。主要包括以下三个方面：

1.加强信息的硬件基础建设和软件使用。必要的硬件基础设施是现代化档案建设过程中不可或缺的部分，如何保证资金利用的合理性，设备使用的正确性，软件购买的高效性以及后期培训的必要性，是水务档案管理的新的内容。

2.加强水务档案数据库的建设。为了将水务信息进行更好的分析和共享，需要建立数据库。首先要对档案室中的档案进行数字化，通过扫描技术等实现从纸质档案到电子档案的转化。通过数据结构的建立和完善，保证信息的查询和分享愈发便利。

3.培养新型档案管理人才。现代化的档案管理和创新意识需要高素质高能力的档案管理人才。通过对其的业务知识培训和基本信息技术的使用培训，才能充分应对水务档案管理过程中出现的信息化要求。

五、结论

综上所述，在社会主义新农村的建设过程中，水务档案管理通过其对于水利工程的重要影响力，对制度的完善，和其他部门的配合以及信息化的应用都提出了较高的要求。如何充分保证这三个方面的水务档案管理的科学合理性，是建设社会主义新农村的前提，保障和基础。

参考文献：

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关键词：档案信息化；标准体系；框架；作用；思考

实现档案的信息化是当前档案信息资源发展的必然趋势，它符合现代化建设发展的要求，对我国档案信息资源的开发工作也能够起到一定的促进作用，最终使我国的档案信息资源能够得到充分的利用，实现使用效率的最大化，并且在这一过程中，能够不断的完善档案信息的开发工作，使管理和开发能够融为一体，最终实现二者的共同发展。而建立标准化的档案信息体系是当前档案管理工作的首要任务，下面我们就针对标准化体系的建立和实现档案信息化做一个详细的介绍。

一、档案信息化标准体系概要

随着社会的进步和时代的发展，科学技术逐渐成为了促进当代经济发展的主要因素，科学技术的发展推动着我国信息产业的进步，使我国逐渐形成了社会信息化的格局。而我们这里所要论述的档案信息化就是社会信息化的一个重要分支。在社会逐渐走向信息化的过程中，档案的信息化也取得了长足的进步。在这一信息化了的大环境里，档案信息化必定会与其他的社会信息化的相交融。另外，其标准体系的建设也是处在这个大环境之中的，所以它的标准化过程也一定会受到信息技术、电子政务等其他社会信息化组成部分的标准化状态的影响。档案信息化实际上是信息技术和档案管理相结合的产物，而档案的管理工作不仅仅是局限于综合性档案馆中，在其他的领域也有所涉入。由于每个领域或者每个行业对档案管理工作的要求都各不相同，其中所体现出来的不同行业的不同档案信息化的管理特征也就成为了整个行业信息化的重要分支。

二、档案信息化标准体系框架

根据某相关研究专家所提出的建立标准体系的框架构想，并与档案信息化管理自身的特点相联系，以国内外的先进研究成果作为依据，将其他领域所建立的现有的档案信息化标准体系的框架作为参考，大胆的建立了一个档案信息化标准体系的框架模型，下面就从其三维框架入手，做一个简单的介绍。

（一）信息技术

在当今社会，信息技术已经在各行各业、各个领域得到了普遍的应用。它的功能从建立数据库到设置软件系统、操作系统等，功能强大而繁杂。所以，标准体系三维框架中的信息技术维不能够只针对信息技术进行简单的罗列，而应该将其放在档案管理的实际应用中进行分层次的建设。某纲要指出，必须要想档案信息化管理的建设明确的划分为档案信息化标准规范的建设、应用系统的建设、人才队伍的建设等多个方面进行共同建设。而其中档案信息化的基础设施建设、应用系统建设、资源建设以及保障体系建设是与标准应用、信息技术联系得最为紧密也是建设工程中最应该注意的问题。所以，我们可以根据当前这些因素和档案信息资源所结合的程度将信息技术在档案信息化中的应用划分为应用系统、基础设施、信息资源以及信息安全等几个方面。

（二）档案管理

档案管理维的细分，就是要根据一定标准，将档案管理分成若干方面。与图书馆领域相比，档案资源的凭证作用，在于档案管理机构的可信性，而归根结底，在于档案管理流程的可信性，因此，档案管理的流程与环节具有更为重要的意义。另外，由于档案管理流程也是基于对文件运动规律（文件连续体理论、文件生命周期理论等）的认识，而我国现有档案管理流程是与文件生命周期理论相一致的，故对档案管理的细分，无论是基于信息化环境下的档案管理业务流程，还是基于文件生命周期，从本质上说都是一致的。故在档案管理维，总体上适合按档案管理流程进行细分。

显然，这里所指的档案管理是指信息化环境下的档案管理，而非传统的档案管理。基于全程控制的思想，信息化环境下的档案管理不是始自档案交接，而是必须延伸到档案前身――文件的生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类（标引）、保管、检索利用、归档、鉴定销毁等环节，其业务起点是档案接收，这显然已不适应信息化环境下电子文件和电子档案管理的要求。而我国《电子文件归档与管理规范》中，则基于全程管理的思想，将整体业务流程分为收集和积累（收集积累、登记）、归档（鉴定、检测、归档）、整理（整理、著录）、移交接收保管（移交接收、保管、利用、鉴定销毁、统计）等部分。另外，文件管理国际标准ISO15489中所列的文件管理全过程包括确定文件系统需捕获的文件、确定文件保存时间、捕获、登记、分类（数字及编码配置、词汇控制）、存储和保管、利用、跟踪、实施处置、记录文件管理过程等部分。

（三）层次领域

任何领域的标准都有层次之分，档案领域也不例外。信息化环境下，档案标准与其他领域标准存在更多的互操作，领域差异造成的档案管理差异要求在关注基础标准、通用标准建设的同时，也要更加关注专业标准。基础标准、通用标准和专业标准由内向外，构成层次领域维。

在层次领域维，基础标准元素与信息技术维和档案管理维的整体相结合，构成基础标准面，基础标准面作为一个整体沿层次领域维向外辐射，作用于通用标准面和所有的专业标准面。类似基础标准，通用标准也作为层次领域维的一个元素，与信息技术维和档案管理维构成一个面，不过，在该面上的具体标准可由信息技术维和档案管理维上的具体元素来确定。通用标准面沿层次领域维向外辐射，作用于所有专业标准面。专业标准在层次领域维上体现为若干呈并列关系的点，每一个点又与信息技术维和档案管理维确立一个专业标准面，若干平行面共同构成档案信息化专业标准的集合。

三、结束语

三维框架模型只是标准体系的内容描述框架，不能直接用于具体标准制定，能直接用于制定具体标准的是标准体系表。标准体系表是二维层次结构，最低层为具体标准名称。因此，有必要将三维模型转化为二维框架，以便进一步制定标准体系表。■

参考文献

[1]冯建周. 档案信息化标准体系建设研究[D].郑州大学，2009.