各部门档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇各部门档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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【关键词】地质部门 人事档案管理 改革 问题

【中图分类号】D035.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）06-0015-01

一、前言

人力资源是第一资源，人才，每个单位都渴望。怎样知人善用？往往人事档案就是提拔人才的重要依据。人事档案是详细地记录着每一个工作人员的工作经历、业绩和才能的文件，包含着种种的个人隐私。目前，随着地质部门的不断改革，尤其是在地质部门人才战略上，人们越发地感受到人力资源的重要性。为了提高地质部门人事档案上的管理水平，我们就必需充分利用人事档案的优势及其作用，改进改革中出现的问题。

二、改革中地质部门人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理人员的数量不足

人事档案的管理工作繁琐、复杂，任务庞大，并且具有极高的系统性与连续性，因此，其这样的特点对于人力数量上的投入也是相当多的，不然人事档案管理的质量就难以保证。在地质部门当中，会出现专门管理人事档案的工作人员较少，或者没有的一种现象。这样的现象会大大的淡化了大家对人事档案管理工作的重要性，而且也会一定程度上降低了人事档案管理的水平及其质量。

2.人事档案管理的设备与制度不完善

领导对人力资源的管理越来越重视，但是在人事档案管理的工作的投入还是不够。比如，在设备上，人事档案管理依旧采取纸质记录，缺乏时效性和先进性。在制度上，条文规定通常都笼统地制定，没有与本部门的特点和文化相结合，缺乏科学性和针对性。加上“手工模式”的管理会很大程度上拖慢管理工作的进度，降低人事档案保存的质量和工作人员的效率。

3.人事档案记录材料作用不理想

在审核人事档案内容的过程中，发现其中的某些项目内容单一而且参考价值低，某几项项目内容相似，造成资料繁杂多余。同时，浪费人力物力，导致管理成本的增加。另外，由于部分职工对人事档案的不重视，对资料的填写随意不真实，内容前后不一致。这样的行为将会导致档案所传递的信息失去其作用，也会使领导者得不到可靠的人事信息和人事档案就不会产生其应有的价值。

4.低下的人事档案管理水平

没有专门的管理人员，在资料审核的这一阶段的工作就会做得相对马虎。一大部分的材料还是靠手工分类排序再分别加工，整理装订，整个程序不仅复杂费时，而且一环扣一环，前面误则后面错，这样就会降低效率。

三、改进地质部门人事档案管理的建议

1.务求档案管理员专业化

人事档案的管理工作是具有高度的系统性、条理性与严密性。在其位则谋其政。档案管理工作人员必须具有相当的职业素养和高度的责任感，不得随意传播档案中的隐私而影响地质部门的团结与工作。对档案管理人员需进行具有地主部门特色的教育培训，提高自身的专业程度。再深一层，必须增添人事档案工作团队的人数，务必做到量上与质上的改变。除此之外，为了跟上时代的步伐，必须挑选熟悉信息技术的年轻工作人员担任本职务，确保有精力有耐心的对待档案的繁琐工作。

2.保证档案管理制度规范化

为了使得本部门人事档案管理透明化、规范化，对人事档案管理的措施和规章制度进行的进一步的完善是势在必行。特别是地质部门的上级领导们的对人事档案管理提高相应的重视，不然，人事档案的管理工作就难以落到实处，人事档案的价值就不易体现。对于档案材料的收集的制度，档案管理人员必须严格执行，本单位非管理人员必须遵守。

3.确保人事档案内容真实化

结合地质部门发展的特点，更深一层根据个人事实丰富材料的内容，目的是未来得到更加全面更加完整的人事资料，强化地质部门的人才发展战略，增强地质部门人才建设服务的功能。建议根据地质部门职工岗位的类别设置对人事档案进行重新分类，制定对各类型人才的材料的收集、审核、管理的标准，增强针对性和具体性。

4.力求档案管理设备先进化

一改以往的手工模式，跟进科技的步伐，把人事档案管理信息化，数字化。把先进的计算机技术和相关的应用程序应用到人事档案管理中，构建管理信息化的高效模式，争取最大限度发挥人力物力资源的价值。建立人事档案的数据库系统，利用扫描仪等先进的现代化设施，把数据录入系统，不仅高效，而且文字图片并存，实现了形式多样化，信息具体化。实行人事档案动态管理，对本部门的职工个人情况及时更新，提高效率，而且电子化的档案占用空间少，使用期限却很长，可谓功能强大。

四、结束语

地质部门人事档案管理的改革是必然的。破旧立新，管理才能得以完善，才能符合新环境下的地质部门对人事的需求。积极改善部门人事档案的信息化建设，加强管理人员的能力和提高管理人员的职业素养，利用档案的信息资源，才能够为地质部门的各个岗位提供更有能力的人才，才能尽最大的可能为本部门提供优质的服务。

参考文献：

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档案资料的收集是医院档案信息资源建设的一项重要工作，是做好其他管理和利用工作的基础，直接影响医院档案管理的质量。尤其是涉及到信息的准确性、真实性与全面性，进而影响医院档案信息的有效使用，医院经济效益的提高。现实中有些部门的人员对材料归档认识不清，认为自己部门较为重要的材料理应由自己保管，不向档案部门移交。使本应归档的档案材料留存于个人手中，影响了档案信息的完整与全面。

面对存在的问题，我们医院与时俱进，将绩效考核工作引入到档案的收集工作中，对各部门档案工作进行科学合理的考核，促进了各部门档案收集工作的积极性，有效地解决了上述存在的这些问题。

一、绩效考核理论概述

绩效考核，最早由美国提出并实施。该理论主要关注考核主体的多元化问题，考核信息的来源包括与被考核者发生关注关系的多方主体，以此对被考核者进行全方位、多维度考核的过程。该考核理论较之于传统的绩效考核理论优势在于变传统的单一的考核主体为多元的考核主体，不再只把上级的考核作为被考核对象的唯一来源，而是将在组织内部与各部门之间有关的多方主体均作为绩效考核的来源。

绩效考核理论被应用于内部对各科室的考核过程中，因其科学性和客观性获得青睐。绩效考核可以按照档案工作的好坏来进行绩效考核，按分数的多少，发放绩效奖。

二、绩效考核理论在档案考核中的应用

在对各部门档案收集整理过程中，档案部门、各业务部门都是与被考核的部门相关的主体。据此，在对各部门档案考核过程中，考核主体应包括档案部门和其他平行业务部门。其中，档案部门作为指导和考核各部门档案工作的主要机构，在考核过程中占主导地位，属于被考核对象的上级指导机构，因此在考核中占较大权重（大于50%）。其他平行业务部门属于同级的考核机构，占较小权重。各部门在具体应用过程中，应根据本单位的具体情况确定不同的权重比例。

三、具体考核办法

对各部门档案工作的考核采用各部门自评、小组互评、档案室考核相结合的方式进行全方位立体式考核。同时，根据各部门和行政各部门形成档案性质的不同，逐科按接收标准分别进行考核。

（一）成立各部门的考核小组。被考核部门，经档案部门和各业务部门考核后，由档案部门将所得分值进行加权平均后，成为该部门最终的考核得分。比如：各行政部门之间相互考核，都有考核内容及相应的考核分数，按考核标准，如果达不到相应的标准，就要扣分，每个部门抽调一人，组成考核小组，各部门考核各部门的内容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根据考核得分，排成名次，每月对每个部门考核一次，按考核分值以此发放绩效奖励。这样就能够真正达到多劳多得、少劳就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常赞同。

（二）考核评定标准。档案部门对各业务部门的考核及各业务部门间的互评考核均包括 ：组织领导（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、归档（25分）、安全措施（10分）和加分项（10分）六个方面。组织领导主要考核业务部门领导对档案的重视程度及部门档案员的配置情况；收集、整理、立卷、归档是考核的重中之重，主要考核各业务部门移交档案的数量和整理质量，以加大档案收集的力度，促进部门立卷质量的提升；安全措施主要考核各业务部门档案的保存和对所管资料的保管条件，促进平行立卷的规范化；加分项考核档案创新和理论研究，以促进业务部门档案员参与档案编研和档案研究工作，进一步提升档案员素质。

（三）考核评定的特点

1.注重多元主体考核

变原来的仅由档案部门单一主体考核为现在的基层档案部门、类别小组、综合档案室共同参与的多元主体考核，充分调动了基层档案部门对档案的关注和参与医院档案管理的积极性。

2.注重量化考核

考核办法共分4个一级指标10个二级指标，每个指标对应不同的考核分值，考核内容涵盖了档案管理关注的全过程，杜绝了考核的主观性和随意性，促进了档案管理的规范化、科学化建设。使全员都能按考核指标及系数，拿到奖励，达到了公平性。

3.注重过程评价

坚持以评促建的工作理念，注重对基层档案工作的实时跟踪和评价。如一般考核的做法是年初移交档案后等到年底才组织开展考核。而我们医院则是在每个月都对各业务科室就档案的移交工作，是否完整、齐全分别进行考核，这样，可以让各基层部门都能及时了解和掌握本部门档案工作的质量以及存在的问题，以便整改提高。

四、考核的实践效果

自将绩效考核应用于我院的各项工作考核中，有效促进了各部门档案工作水平的提高，一定程度上提升了档案收集整理的质量，取得了较好的效果。

一是互评这一环节，通过对其他部门移交档案的实际观摩，使各部门档案员能够形象直观地了解各部门档案工作的现状，更好地促进档案员改进本部门档案工作。

二是各部门都积极履行职责，主动作为，全面加强对本部门档案的收集和归档工作，建立了相关工作协调机制，为顺利推进档案管理，起到了推动作用，为共同做好档案的接收和移交工作奠定了基础。

三是由于全方位多角度的对工作成果进行考核，考核结果公平性和可信度更高。我们将考核结果作为月绩效考核及年度绩效考核，以此发放绩效奖，作为奖励各部门移交档案的主要依据，并且得到了各部门的一致好评。

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第一章　总则

第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

第二章　管理体制

第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。

第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。

第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

第三章 档案管理

第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。

（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。

（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。

（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

第四章 档案保护

第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

第五章 档案的统计和利用

第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。

第七章 奖励与处罚

第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。

第八章 附则

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一、合并高校档案管理中存在的问题及原因

1、合校期间文书立卷、归档的问题

合并学校在合校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。

2、档案的集中管理问题

按照规定，各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合校后的档案尽快集中。而实际情况是，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分部门管理的模式。在这种情况下，学校面临着教学硬件配备、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之合校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一样，这些共同成为合校后档案难以集中管理的重要因素。

3、档案网络建设问题

学校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随合校后归属岗位的变化而发生了变化，合校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因合校后管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间缺乏联系等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视。

4、档案排序、管理重新理顺问题

合并学校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的学校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为合校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合校后档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，这些问题也严重制约着合校后档案管理工作的开展。为此，我们认为合校后的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

二、合校后档案管理应把握的几个问题

合校后搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全合校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。

1、强化档案意识，规范档案管理

前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部门档案工作领导及档案管理人员的思想重视不足，因此，合校后应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。

2、建立健全档案管理工作制度，依法治档

总书记曾经指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合校后搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《文书档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。

3、合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，才能增强档案工作的向心力。

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一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。

（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

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一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。

（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

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专门档案与民生档案的关系及重要性

专门档案，是指文书档案以外所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、统计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。其特点是：很强的专业性、独立性、动态性、现行性，具有突出的现实使用价值。离开专门档案的支持，专业活动往往无法正常开展。

民生档案属于专门档案范畴。区县民生档案，涉及政府对社会进行公共管理和服务的各个部门，是有关公民生存与发展的档案。主要包括：诉讼公证、监察、税收工商、医药卫生、城市低保医保和社保、土地管理、房屋管理、规划审批、人口普查、婚姻登记、消费权益维护、残疾人权益保护、优抚救助、疾病防控、学籍管理、户籍管理、职称评定、技工等级评定、计划生育管理等内容。其显著特点是很强的动态性、管理和服务对象大多为公民个体。是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。

专门档案管理现状及民生档案管理中的问题

区县民生档案资源体系和服务体系建设，涉及如何准确把握对专门档案实行统一领导、分级管理、条块结合和档案资源共享等问题。

2006年，北京市西城区对全区专门档案资源普查结果表明：近年来，专门档案形成的种类和数量剧增，涉及民生的档案增速尤为迅猛，在普查的378种专门档案中，涉及民生内容的就有210种，占总数的55％。由此看出，各级政府对民生问题给予极大关注，档案部门也正在努力应对出现的新问题，适应形势发展需要。但同时也不能回避，区县在建设覆盖人民群众的档案资源体系中仍存在一些薄弱环节，需要认真研究，对症下药，努力改善。

普查中发现的主要问题有：

1．专门档案管理相互交叉，不顺畅；规范和标准的制定滞后。一方面，各级档案行政管理部门对本级专门档案管理现状缺乏调研，对其形成、种类、数量、保管以及利用等情况缺乏清晰了解。另一方面，国家、省市级专业主管部门，大多对各区县本专业的档案管理情况不明，底数不清。由于对各专业档案的统一干预和控制不够，造成条块交错、相互重叠与分割，出现缺位和空位。

此外，378种专门档案中，制定规范或标准的有232种，没有制定的有146种；而这些规范和标准中，由上级业务主管部门与档案部门联合制发的只有86种，其他或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。由于尚缺乏统一的管理规范和标准，区县档案部门在工作中不能对专门档案管理进行有效监督、指导和服务．也未能取得立档单位认可。

2．专业档案形成数量剧增，保管空间严重不足。据近三年统计，西城区平均年形成文书档案36084件，专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。专门档案数量的剧增，表明了区县档案工作呈现出新的发展态势，专门档案占主导地位。但由于档案的归属与流向不确定，销毁期限不明确，市专业、行业档案管理部门尚未形成接收计划，造成档案只有进口，没有出口，存储空间严重不足，尤其是档案数量增幅较大的社保、医保、低保、公证、房管、工商、城管监察等部门。这给基层专门档案的收集、保管、利用带来很大困难，而用房有限，保管条件较差，又存在着不安全隐患。

3．专门档案整理编目缺乏章法，各行其是。由于对一些专门档案没有明确统一的管理规范，只能由立档单位自创方法或依靠区县间相互交流进行管理。此外，专门档案使用的装具也存在各行其是的现象。一些表格、单据材料因整理上无章可循或数量太大，尚未进行整理编目，为利用工作带来不便。

管理民生档案，为开展民生工作服务

1．针对区县各类专门档案管理、特别是民生档案管理中缺位、错位、越位问题，应全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合栏案馆与专门档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的民生档案资源体系。

2．区县档案行政管理部门要深入调研，确定本区县重点民生档案及形成单位和形成内容。各级各类档案管理部门，要根据自身管理民生档案的职责范围和工作特点，层层把关，提出管理方案和措施。

3．根据区县各类民生档案形成、保管、利用的情况和特点。创造民生档案管理和服务的新理念、新模式和新方法。

第一，民生档案要收集先行，管理到位，覆盖完整。区县民生档案的收集涉及许多相关部门，要建立档案来源标准，了解来源渠道。不仅在民生档案类别上齐全完整，还要在档案内容、管理对象以及档案载体上齐全完整。为此，区县档案行政管理部门，要加强对分散在各个机关的大量与人民群众切身利益相关的民生档案的监督指导，明确相关部门和单位的档案管理责任，完善民生档案管理的制度。

第二，整合民生档案资源，实现规范化、专业化、信息化、区域化、系统化、集约化。整合档案资源，变分散为集中，实现民生信息资源共享。一是把民生档案作为区县综合档案馆馆藏资源的重要组成部分，将反映民生内容的重要档案，从形成档案的各个部门接收到国家综合档案馆，更加充分发挥综合档案馆的档案服务优势。二是市管专业、行业主管部门对系统专业档案提供有力的监督指导、管理和服务，充分发挥专业、行业部门档案统一管理、专业服务优势。为解决基层民生档案库存紧张问题，一方面，市级各专业上级主管部门应与市档案局联合，尽快制定出民生档案收集、管理、流向和销毁等具体规定办法；另一方面，区县政府财政对民生档案管理应给予一定的政策倾斜和资金支持。

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一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一） 要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

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（一）档案室空间有限，档案工作人员少虽然我院已实现利用密集柜对档案进行科学排架和保存，节省存放空间，摆放整齐有序，防虫防潮防霉。但随着医院业务量的逐年递增，各类档案数量也大幅增加，长此以往，现有的的档案室将无法满足档案的存放需求。现行医院档案管理体制是由笔者作为一名兼职档案管理员负责综合档案室的管理工作，全院各职能科室配备有一名兼职档案员，负责定期收集本科室产生的文件和资料，统一提交综合档案室供整理归档。由于缺少专职档案工作人员，档案工作者在落实档案日常的收集、整理、归档及利用工作之外，缺少足够的时间和精力进行档案鉴定、检索工具开发及材料编研等相关工作，不利于档案事业的长期发展。

（二）档案收集的完整性不够综合档案室的档案主要来源于各个部门兼职档案员提交的文件和资料，但各部门档案员素质良莠不齐，有的缺乏相应的档案专业知识，有的未能充分熟悉所在部门的业务工作，这就无法鉴定区分有价值的文件资料，收集中可能存在漏收或误收的问题。且部门间的协调配合不够，缺乏统一的业务档案管理机制，难以保证档案收集提交的完整性和及时性。

（三）档案服务观念滞后文件资料收集整理归档的最终目的是为了实现档案的利用。鉴于工作人员数量不足等客观因素的限制，现有的档案利用服务仅能被动地满足其他科室需要什么资料就提供什么资料，坐等上门借阅利用的服务观念滞后，缺乏主动思考服务的方向与重点，影响了档案的利用效率。

二、提出文书档案的建设策略

（一）探索档案保管的社会化外包服务在市场需求的推动下，一些经营档案保管的社会化外包服务公司应运而生，主要负责提供档案运输、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、缩微、档案数字化、档案管理软件与设备开发技术等一站式服务。目前，一些大型企业如银行、电力、保险等，鉴于档案数量多，存放空间小，工作人员少等条件限制，多数乐于选择档案保管的社会化外包服务，这样的服务可以拓展到文书、科技、专门档案等领域，利用外包单位的专业库房、安全系统、工作人员等配套设施，确保档案存放的安全性和长期性，公司提供的专人运输、接送服务也为日常的档案利用提供更多便捷。

（二）提高档案工作者的业务素质档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大，相比他职业，往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此档案工作人员更易产生职业倦怠③。医院要拓宽培训渠道和沟通机制，为各部门档案员提供接受培训的条件，采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合的方式，提高培训质量，提升档案人员业务素质。适时配备专职档案工作人员，建立统一的业务档案管理和监督机制，加强部门间的协调配合，将档案工作纳入业务绩效考核中，充分引导档案工作者正确认识自我，认清自我价值，端正工作态度，并为其提供成就认可和发展机会。

（三）转变档案服务观念文件经收集整理成为档案后的最终目的就是为了利用，这也是档案价值得以体现的重要途径。如何做好利用工作是档案工作者需要认真思考的问题，改变传统的被动提供利用服务的思想是关键。应积极地为广大患者查阅档案做好接待工作，努力查找和扩大档案线索，为医院工作提供详实、珍贵的资料，为开展科研、撰写论文、解决医患纠纷、出具病历证明等提供相关原始资料④。在对外提供档案利用的同时，还要加强医院档案利用反馈信息的管理，实现信息资源的共享，通过优质的服务，使档案工作成为医院宣传教育息咨询、解除疑难、联系社会的窗口、纽带和桥梁。

三、今后发展思路

1.建立和完善档案管理相关制度，通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度用于规范文书档案的系列工作。

2.加强档案室整体建设，发挥好集中管理、统一考核的作用，配备足够的档案工作者负责及时主动地收集医院不同门类的档案材料，促进医院档案工作规范化、科学化发展。

3.充分利用计算机信息技术，努力实现档案管理的办公自动化、信息网络化和科技智能化的发展，全面推广电子档案的配套应用。鉴于电子档案的形成、传送、保存、归档等管理方法与传统的纸质档案有所不同，医院应根据档案信息化建设的需要，加快院内档案管理信息化的软硬件建设，提高档案管理的信息化、电子化进程，尤其通过系统搭建以档案为载体的医院战略资源平台⑤。

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前台接待是客服部的服务窗口，保持信息渠道畅通，监督区域管理、调度和协调各部门工作，是前台接待的主要职责。接待人员是展现公司形象的第一人，一言一行都代表着公司，是联系小区住户的窗口。

在工作中，我严格按照公司要求，工装上岗，接待来访人员以礼相迎，态度和蔼的接听和转接电话，仔细认真的处理日常事务，耐心听取业主反映的问题、需要解决的困难，细心解答并详细的记录，在第一时间安排人员上门服务。每个月月末，将来电记录汇总，上半年共接到来电68个、去电130个，业主有效投诉2宗。业主的所有咨询来电，我们都给予满意回复；业主的报修问题，通过我们的及时联系，根据报修内容的不同积极进行派工，争取在最短的时间内将问题解决。同时，根据报修的完成情况及时的进行上门回访或电话回访。业主的投诉，已上报有关部门协调解决。

通过这些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明显的提高，受到了小区业主及领导的一致好评，也塑造了我们物业人的新形象。

二、档案管理方面

档案是在物业管理中直接形成的文件材料，严格按照档案管理规定对业主资料、各部门档案、报修单、工作联络函、放行条等资料进行较彻底的分类整理，做到目录清晰，检索方便，各栋住户资料进行盒装化、各部门档案进行袋装化管理，按期、细致的整理完成。实现规范化管理，同时制定完善资料的保密制度。定期检查档案情况，改动或缺少及时完善。上半年共接到各类报修共64宗，办理放行条42张，工作联络函10张。

三、各项费用的收缴工作

鉴于物业管理是一个高投资、高成本、低回报的服务行业。要确保工作持续正常进行，

必须做好各项费用的收缴工作，并保证按时足额收缴。上半年共收取物业服务费用xx元。

四、经验与收获

半年来，通过努力学习和不断积累，思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，已具备了客服中心工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文言语表达能力等方面，经过半年的锻炼都有了很大的提高，保证了本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务，热爱本职工作，认真努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心、责任心，努力提高工作效率和工作质量。

五、下半年工作计划

1、加强业务知识的学习提高，创新工作方法，提高工作效益。

篇11

[关键词]政府部门、档案、信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0209-01

信息化、数字化的发展建设给了政府部门档案管理的发展以质的飞跃，使政府部门档案管理水平更高，管理更加方便。可是，在政府部门实际的档案管理中也存在信息资源滞后，配套设置跟不上行势发展，档案管理人员的综合能力无法满足档案信息化建设要求的现状。笔者就围绕政府部门档案信息化管理中存在的问题展开分析，并谈谈如何提高档案信息化管理水平。

一、政府部门档案信息化管理中存在的问题及分析

1.政府部门管理经费投入不足，基础设施建设滞后。

软件和硬件的配套设施比较落后，软件设施也跟不上相关的要求，无法做到跨库检索，这给相关的档案管理工作带来了很大的麻烦，同时也制约着我国政府部门档案信息管理发展的水平。相关的调查数据显示，我国大多数政府部门档案的信息网还比较封闭，尚无法实现数字资源的有效传递与共享，要跟上国际化发展的水平还有很长的一段路要走。其落后地方主要表现在我国政府部门的基础设备的运行主要还停留在一些简单的业务管理上，还没有达到真正意义上的信息化管理水平。

2.政府部门档案信息资源滞后，更新速度慢。

在我国政府部门中，对于档案的管理，传统的载体档案依然占据着主体的地位，这些载体管理档案的方式比较落伍，信息化的程度比较低，具体表现在其存档形式主要是采用传统的案卷级文件级目录的形式，就算建立了相关的数据库系统，其所使用的对象只在本单位的内部，所花费的费用比较高，数据标准化程度相对而言比较低，无法做到资源共享。档案信息化的最基础的目标就是要实现资源共享，节约资源，节约档案管理的成本。

3.政府部门部分档案管理人员敬业精神不足。

每个行业都有每个行业的职业守则，每一个工作人员都有基本的职业操守。档案管理的一项最重要的任务就是要保证机关干部档案的安全性。档案其实就是每一个人的个人隐私，所以档案管理部门的一项基本的责任就是要为机关干部们的档案保密。但是目前在我国的政府部门中，许多政府部门档案管理人员的保密意识还比较薄弱，甚至根本没有保密意识，基本没有对需要保存的档案作相关的保密措施，尤其在引入信息化管理手段之后，这一问题更加突出，很多管理人员只是单靠安装杀毒软件或者是对数据进行定期的备份，而没有考虑到其他意外情况的发生，这样就有可能造成无法挽回的错误与损失。

4.政府部门档案管理人员综合素质不能满足信息化发展需求。

目前，我国多数政府部门档案管理人员是一些将近退休的职员，他们的知识结构一般比较传统，计算机的知识比较薄弱，甚至有的对计算机信息的管理一窍不通，更谈不上应用，也有的相对来说学历比较低，既不了解通信技术、网络技术，也没有相关的档案管理专业知识，而很少有既精通档案管理知识又精通计算机信息专业知识的复合型专业人才。

二、提高政府部门档案信息化管理水平的措施

1.政府部门档案信息化软件平台要完备。

数据库和统一的管理平台建设是政府部门档案信息化建设的核心。其一，档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化，政府部门有其自身特征的运行规律，只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统，才能够实现档案信息从接收、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统，完成文件处理和档案管理的全过程。使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来。这样，政府部门各部门就可通过网络实现对这些档案信息资料的共享。另一方面，政府部门档案都是以传统的形式存在的，随着信息数字化的发展，就需将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案数据库的建设是决定档案信息化水平高低的决定因素，档案数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。因此，具备一定的档案数据库规模才能产生一定的使用效应，数据库的建设应遵循实用性、安全性、多样性的原则。

2.政府部门要重视多媒体技术在档案管理的应用。

多媒体手段具有较强的直观性、信息量大、易于接受和传播迅速等特点，已引起档案界的普遍关注，并在档案领域中大量运用、不断扩展。政府部门档案信息化建设要充分运用这个技术。一方面要建立档案多媒体信息库，另一方面要编制检索程序，要加强建设档案目录信息数据仓库和档案着录标引及档案机读目录的建立。运用多媒体技术手段，不断在技术上更新，管理体制上完善，人员素质和管理理念上紧跟网络发展的步伐。多媒体技术在档案管理中的应用，使档案管理有了突飞猛进的发展，为档案信息提供了现代科学技术手段，对提高管理、开发、利用档案信息资源的能力，最大化发挥档案信息量的价值，推动档案管理理论和档案管理技术及方法的转变，都具有重要的现实意义。

3.政府部门要加大档案管理信息化建设的资金投入。

经费不足是制约档案管理走向信息化的最大障碍。政府部门档案管理信息化建设需要大量的计算机、网络等硬件及配套管理软件，这些都离不开资金的支持。同时档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，这就要求各个政府部门建立长期、可持续资金投入方式。首先应依靠国家财政资金，将信息化费用列入到单位的管理、建设发展项目之中。其次，单位应积极自筹资金，提高信息化水平，将一些有价值的信息有偿对外开放，利用获取的经济利益促进档案管理的进一步发展。

4.政府部门要加强档案信息化管理的人才培养力度。

档案管理人员的整体素质关系到政府部门档案信息化建设的实施效果。一是要培养政府部门档案管理人员具有良好的政策水平和思想政治素质。档案工作既具体又细致、琐碎、平凡，档案要求完整、真实、系统、安全。二是要培养信息化管理理念和团结协作的精神。首先，档案人员要与时俱进，树立档案管理的信息服务观念。其次，档案管理人员要加强团结协作.互相配合，相互弥补技术技能上的不足，齐心协力做好档案管理工作。三是培养现代管理技术和方法。政府部门档案管理工作是一项专业性和技术性都较强的智力劳动。其运用的技术、方法有其自身的特点。要求管理工作人员不仅要熟悉业务，而且要不断学习提高，紧跟形势的变化，与时俱进。

三、结束语

综上，笔者就政府部门档案信息化管理中存在的问题进行了分析，并从软件平台建设、多媒体技术运用、资金投入和人才培养四大方面谈了笔者的浅显认识，希望能为政府部门档案信息化水平的提升起到推进作用。

参考文献

[1]李丽；加强干部人事档案工作的思考[J]；兰台世界；2005年08期

[2]延并芳；；谈干部人事档案管理[J]；山西档案；2007年S1期

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一、前台接待方面

前台接待是客服部的服务窗口，保持信息渠道畅通，监督区域管理、调度和协调各部门工作，是前台接待的主要职责。接待人员是展现公司形象的第一人，一言一行都代表着公司，是联系小区住户的窗口。

通过这些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明显的提高，受到了小区业主及领导的一致好评，也塑造了我们物业人的新形象。

二、档案管理方面

档案是在物业管理中直接形成的文件材料，严格按照档案管理规定对业主资料、各部门档案、报修单、工作联络函、放行条等资料进行较彻底的分类整理，做到目录清晰，检索方便，各栋住户资料进行盒装化、各部门档案进行袋装化管理，按期、细致的整理完成。实现规范化管理，同时制定完善资料的保密制度。定期检查档案情况，改动或缺少及时完善。上半年共接到各类报修共64宗，办理放行条42张，工作联络函10张。

三、各项费用的收缴工作

鉴于物业管理是一个高投资、高成本、低回报的服务行业。要确保工作持续正常进行，

必须做好各项费用的收缴工作，并保证按时足额收缴。上半年共收取物业服务费用79212元；

私家花园养护费50386元；光纤使用费xx元；预存水费1740元；有线电视初装费450元；燃气初装费3300元。

四、经验与收获

半年来，通过努力学习和不断积累，思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，已具备了客服中心工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面，经过半年的锻炼都有了很大的提高，保证了本岗位各项工作的正常运行，能够以正确的态度对待各项工作任务，热爱本职工作，认真努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心、责任心，努力提高工作效率和工作质量。

五、下半年工作计划

1、加强业务知识的学习提高，创新工作方法，提高工作效益。

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关键词：合并高校；档案管理；问题；看法

一、合并高校档案管理中存在的问题及原因

（一）并校期间文书立卷、 归档的问题。合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。

造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。

（二）档案的集中管理问题。由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，很难集中到一处，现大多实行分校区管理的模式。

（三）档案网络建设问题。由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。

（四）档案排序、管理重新理顺问题。合并高校大多有两个或两个以上规模相当，类别详尽的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案卷宗由原各校的一个卷宗成为并校后若干卷宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类上。这便牵涉到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

（五）管理人员整体素质问题。在所有的档案管理中，人是最关键的因素。网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。而从目前情况来看，各高校档案队伍整体素质仍普遍较低，专职或兼职从事档案管理的人员专业水平参差不齐、良莠并存，不能适应高速发展的计算机工作环境。有些高校严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

二、搞好合并高校档案管理的几点看法

（一）强化档案意识，规范档案管理。前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖与各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理工作的良性循环。

（二）建立健全档案管理工作制度，依法治档。总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，意识要用制度去规范档案工作，如、建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。

（三）合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设。不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作设计学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

（四）确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢。确定档案工作目标，是由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里，之所以强调合并高校档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目标，即明确了档案工作的发展总方向，一则可根据总目标，不断消除偏离目标的因素，二则可通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确了档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。为此，合并高校要根据确定的新目标，进一步加强自身造血功能，完善各种配套管理措施，并要注重调查研究，不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。

参考文献：

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为加强全区司法行政系统档案规范化管理工作的组织、监督、指导和协调，现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《国家档案局8号令》、《省档案管理条例》等文件精神以及泰州市有关文件材料归档范围的规定，结合我局的实际情况，制定区司法局档案规范化建设实施意见如下：

一、明确工作目标和任务，促进我局档案管理工作稳步发展

档案工作是经济社会发展的一项重要基础性工作，是单位日常工作和办公素质的最终体现。档案工作规范化管理水平，直接影响着各部门围绕中心、服务大局的能力。为此，必须高度重视档案管理规范化工作，把规范化档案管理工作纳入本部门重要议事日程，落实人员，明确职责，切实抓好档案管理工作，进一步提高我局档案工作整体水平。

二、加强组织领导，夯实工作基础，提高我局档案管理水平

为进一步加强组织领导，成立司法行政基础档案规范化建设领导小组，加快档案规范化建设工作的步伐，切实提高全区司法行政系统的档案管理水平。根据省、市政府和档案主管部门关于档案工作规范化管理的总体要求，我局将在2013年12月底前全面完成档案工作的规范化管理建设。

三、加大实施力度，健全各项制度，高质量、高要求完成各阶段工作

1、准备阶段（2013年4月1日——2013年4月30日）。加强档案室阵地建设，组织领导机构，落实人员，建立健全保密、会议联系、情况通报、查（借）等各项制度。

2、实施阶段（2013年5月4日——2012年9月31日）。建立健全各类案卷，资料及时立卷、归档、保管完善。

3、检查、验收阶段（2013年10月1日——2013年11月31日）。根据档案评比标准，对照检查，对不符合档案归档要求的提出整改意见，保证档案齐全、完整、规范。

四、落实措施，确保档案工作规范化管理的顺利开展