企业员工档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇企业员工档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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［关键词］国有企业 改制 员工档案 管理

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）06－0065－01

2004年以来国家逐步对国有企业进行改制，2004年4月9日四平市人民政府印发了《四平市人民政府印发关于推进国有企业改革问题的若干规定的通知》，由此拉开国有企业改制的序幕。市委市政府高度重视，攻难克坚，一鼓作气打响了国企改革的攻坚战。地方政府筹措大批资金对厂办集体企业、区街集体企业进行改制。据统计，到目前为止改制涉及员工近十四万人，这些退出国有、集体企业员工的档案管理工作任务十分繁重，过去由企业管理的员工档案，大部分要移交到就业服务机构托管，这部分人再就业、退休、异地就业、续缴社会保险费等业务都要由就业服务机构去做。经过各级就业服务部门不辞辛苦的工作，这项繁重的工作已经步入正轨。

大批解除劳动合同人员个人档案委托就业服务机构，不仅仅是工作任务繁重，不断加强个人档案管理，认真分析个人档案信息，通过档案调档分析再就业状况以及社会保险费续缴状况对于做好人力资源和社会保障工作至关重要。从现有个人档案资料分析，存在的问题比较突出。

一、档案记录不够完整，问题比较突出

国有企业改制、集体企业改制，解除劳动合同人员年龄结构普遍偏高，这部分人大部分是上世纪50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期间参加工作的人员，档案管理比较混乱，出生日期、工种记载等都不够规范，出生日期与身份证记载不一致的问题也比较突出。造成这个问题的原因是多方面的，既有个人因素，也有政策因素。众所周知在计划经济体制下，国有企业招工要受指标限制和就业年龄限制，搞到招工指标的人千方百计地把自己超过当初国家规定年龄或者没有达到最低就业年龄的子女送进国有企业，这就造成个人档案记载不真实。至于特殊工种记载由于国有企业众多，期间工种名录也不够规范，一个工种多种叫法的现象比较普遍，例如“装卸工”有的企业记载为“搬运工”。再有就是期间十几年国家没有调整职工工资，直至改革开放以后1983年国家进行一次工资普调，1986年进行一次普遍增加工资，当初还搞一次3%增加工资，员工档案记录并非每年都有增加工资审批表，造成工种记录断档。

二、拖欠社会保险费问题比较普遍

1986年我们国家在劳动用工、工资分配、社会保险领域实行重大改革，用工打破铁饭碗实行劳动合同制，工资打破八级工资制实行工效挂钩、工资总额包干管理办法，实现按劳分配。在社会保险制度改革过程中改变企业负担养老办法，实行社会统筹，这项改革是在试点的基础上逐步推开的。尽管国家在改革过程中投入了大量人力物力和财力，但是在改革过程中由于企业效益差别等原因，造成一些企业欠缴社会保险费，甚至个别企业到改革开始仍然没有为员工缴纳社会保险费，因此造成一批员工拖欠社会保险费问题。在改革过程中国家，地方政府筹措资金、改制企业筹措资金，参加改制的员工有的也承担一部分社会保险费，基本上把改制截止前欠缴的社会保险费补缴到位。但是改制后这部分员工与企业解除劳动关系，没有实现再就业的社会保险费又出现新的欠缴。

三、面临退休高峰期

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关键词：企业员工 档案管理 对策

企业员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是员工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业员工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的员工身份无法核定、有关政策无法落实、员工退休手续无法办理等问题屡见不鲜。加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。

一、企业员工档案管理的基本情况

1.企业员工档案的管理方式

以油田企业为例，按照员工身份实行组织、劳资部门分级管理是目前油田企业员工档案管理的普遍模式。

2.企业员工档案包括的内容

企业员工档案主要包括履历材料、自传材料、评定岗位技能鉴定考核考察材料、学历及培训材料、政审材料、入党入团材料 、奖励材料、处分材料、工资、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、 退休（退职）审批表等。

二、当前企业员工档案工作存在的问题

1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应

企业员工档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠，对员工档案管理要求不一致。大中型国有企业领导班子成员档案，由各级组织部或企业工委代管；部分企业中层以上员工的档案，由人才中心或档案馆代管；有的企业还是按计划经济时期的管理方式将企业员工档案分成干部、工人档案分别管理，干部按组织部门的要求进行分类管理，工人则按劳动部门的要求进行分类管理，员工在企业中岗位及身份界定不清，这种管理方式，有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度，给企业的员工档案管理工作带来不便。

2.企业员工档案管理工作制度不完善

个别企业以追求利润为目的，存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在员工档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。

3.企业员工档案管理不规范，利用率低

一是企业员工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业员工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。

二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已调离本单位，但其员工档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。

三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。

四是建档、存档时间滞后影响档案管理的质量。由于管理模式的变更，致使员工档案的建档、补档、存档发生变化，特别是存档资料量的减少和时间的滞后，将会给员工档案内容鉴定和工作开展带来影响。

4.档案管理人员素质不高

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业员工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理员工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

5.档案保管条件太差，影响了档案的安全

档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。

三、加强企业员工档案管理的对策

1.创新员工档案内容，严把进档材料质量

创新员工档案内容，就是要转换档案材料内容的重点，要收集、筛选、鉴定、整理员工的“德、能、勤、绩、廉”等方面的材料，从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，并保证进档材料的质量。员工档案管理人员要坚持原则，认真审核，严格把关，真正要做到“六不归档”：即不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档、填写不符合规定的材料不归档、国家不承认的不归档，与政策不符的不归档。

2.创新管理方式，实现员工档案管理数字化、现代化、信息化

纸质档案最具原始凭证性，但在人员流动性大的情况下，纸质型员工档案在传递过程中易导致个人信息失真或磨损毁坏。这就要求纸质型档案转换成电子型档案，通过电子信息手段，建立个人征信体系和社会信用制度。

3.创新员工档案管理制度，实行员工档案管理社会化

要从企业的实际出发，建立科学合理的员工档案管理制度。明确规定档案工作的年度方针和目标，以及专兼职档案员在档案工作中的责任和义务，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖惩分明，从而调动档案管理人员的工作积极性。档案的收集要及时、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时的补充、收集。档案的鉴别必须遵循“去伪存真”的原则，档案的整理归档要严谨、科学，档案的借阅应根据具体情况具体分析，严格保密制度，只有维护了企业员工档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理利用，为企业人力资源管理提供更好的服务。

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【关键词】人事档案；管理；建议

随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，我结合几年来档案管理的实践，就企业员工人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，起着凭证、依据和参考的作用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

二、人事档案的特点

1.现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

2.真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

3.动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

4.流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

5.机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

三、人事档案管理存在的问题

1.内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。

2.档案用纸规格不一

虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。

3.材料归类不准确

有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。

4.档案材料短缺

如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

5.使用上，技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

四、关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2.改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化

为提高效率，我单位采用了员工的唯一编码即“工资编码”。便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

3.分类管理

国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4.人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5.利用现代化管理手段

人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002，220.

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一、问题：企业档案工作面临的挑战

当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几个方面：

?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。

（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从

当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。

（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继

现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。

（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。

自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。

二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革

对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。

知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。

知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。

⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容

根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。

企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。

企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。

既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。

⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容

一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。

知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。

综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。

三、对策：构建知识资源管理平台

实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。

（一）知识资源管理平台的功能

“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。

（二）知识资源管理平台的结构

“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：

⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：

―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；

―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；

―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。

⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：

―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；

―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；

―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。

⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。

（三）管理机构

⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。

⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：

―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；

―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。

―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。

（四）构建知识资源管理平台的条件

更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。

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    关键词:企业;人事档案;档案管理;流动人员

    引言

    在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。

    一、人事档案实现信息化管理

    在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:

    一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。

    二、规范人事档案管理各环节

    1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。

    一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

    2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。

    国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。

    3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。

    一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。

    三、拓展人事档案管理方式

    在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。

    实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。

    对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。

    小结

    人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。

    参考文献:

    [1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.

    [2]蔡秀萍.流动人员人事档案管理面对面[J].中国人才,2006.

    [3]肖文建,杨彩虹.流动人员人事档案管理对策[J].北京档案,2003.

篇6

关键词：园林；施工企业；档案管理；信息化

Abstract: with the development of information technologyrepresented by computer, power deeply influenced thelandscape construction companies, especially put forward the new request to the enterprise file management. The development and utilization of information work goal of current archives management is the botanical garden construction enterprise, it is the route one must take the future landscape construction of enterprise archives management modernization, science and technology.

Keywords: garden; construction enterprises;management; informatization

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）

一、建立园林施工企业档案信息网络平台的意义

园林施工企业档案信息化价值包括两个方面：一个是档案信息化对于内部档案部门的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面，园林企业档案管理信息化对于企业未来发展有深远的意义，具体包括以下三个方面：

（一）园林企业档案管理信息化，促进了信息共享，是园林企业满足生存发展的需要。

在当前园林市场激烈竞争条件下，园林企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为园林企业的发展提供科学决策依据。通过档案管理信息化，企业内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，可以为企业决策提供科学依据。因此，建立园林档案信息网络平台是适应园林经济高速发展的现实需要，也是园林市场竞争的需要。

（二）提高档案业务工作规范化程度

通过对园林企业档案管理工作流程的信息化改造，能够发现现存工作流程中存在的不足，通过及时改进后从而有效提升档案管理水平。既有利于提升工作规范化程度，降低工作人员岗位交接的管理和数据风险，为园林企业知识资源的完整提供了有力保证。也能促进文档和档案信息的透明性和共享，实现信息文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了工作人员的工作强度。

（三）提高档案利用效率，降低管理成本

园林企业档案信息化的建设将为园林企业培养各类人才打下很好的基础，也为园林企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于园林企业推进信息化管理提供了科学的参照方法，从而降低园林企业的管理成本，为园林企业创造新的利润增长空间。

二、园林企业档案管理信息化存在的不足和困难

（一）园林档案管理信息化思想认识重视不够。现实管理的实践中，企业存在对档案管理认识不足，园林企业各项目部特别是埠外项目部总体上工作繁忙，人员紧张，经常身兼数职，无暇顾及档案工作。伴随着业务的拓展，如何管理这些项目部特别是埠外项目部日益剧增的文件、档案，更会加剧这种冲突，成为公司亟待解决的一大难题。

（二）缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够。由于大多企业正处在信息化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，园林企业也不例外，对自身的发展战略规划缺乏考虑，如果不做好园林企业档案管理信息化推进规划，将不利于园林企业档案管理早日实现信息化，直接影响到园林企业档案管理信息化建设的成功实施。

（三）档案管理信息化建设与园林企业整体信息化有待融合。在推进档案管理信息化建设过程中，园林企业档案管理信息化，尚未充分利用园林企业各种信息化平台，以降低档案管理信息化建设成本。一些园林企业档案管理信息化系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各单位间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，使档案信息资源不能有效对接共享。

（四）部分园林企业档案信息化建设存在盲目性。在推进园林企业信息化建设进程中，由于缺少专业管理人员，导致部分园林企业在信息管理方案论证过程中，对系统的需求分析也不够，在实践操作中，很难做到因地制宜，从园林行业特殊性出发，使得所建的档案管理信息化系统没有因企业的个性而异，求大求全，存在脱离本企业的实际，缺乏针对性和实用性。

三、做好园林企业档案信息管理开发需要采取的举措

（一）从思想上要高度重视园林企业档案管理工作信息化

首先重视园林企业档案管理的信息化。一是提升超前意识，丰富档案管理信息化内容。园林企业档案管理人员熟练掌握园林企业的生产经营流程，熟悉园林企业行业特色，随时介入，获取更加丰富的档案管理信息。二是优化园林企业档案管理工作程序，制定详实可靠的工作标准，使园林档案信息及时有效地传递园林企业部门，为理顺园林企业管理提供服务。

（二）做好园林企业档案管理信息化规划工作

做好园林企业档案管理信息化工作，必须站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制定信息化建设的总体规划，规划应远近结合，既要把握园林企业档案管理信息化发展的方向，又要把握园林企业行业特征，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。

（三）造就一批高素质的档案管理信息化专业人才队伍

园林企业档案工作者不仅需要具有良好的职业素养，还要掌握扎实的现代科技管理知识，园林企业应当采取多种途径和方法，尽可能为园林企业档案管理人员提供多的学习培训机会，尤其重视以计算机网络技术为代表的信息技术为核心，不断提高自身素养，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，使其系统地、全面地掌握信息化工作手段。

（四）园林企业档案管理信息化需要循序渐进，不可一蹴而就

园林企业档案管理信息化应当是一个渐进的长期过程，不应一蹴而就，应根据自身特点和园林行业特色，科学、合理地进行档案管理信息化建设统筹安排，结合园林企业发展短期、长期战略目标，实施相应的园林企业档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。园林企业建立起信息化的档案管理系统要符合园林企业的日常业务需要，要将有限的资金合理科学地应用，挑选符合园林企业特色行业中经验丰富的信息公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。

（五）重视相关规章制度建设，做好基础性工作。

园林企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，有效保障园林档案信息化建设安全有序地开展。针对电子信息档案存在不安全、易修改等特性，易采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，在保存时效上予以分别规定，将二者有机结合，实现园林档案信息管理工作的高质量。同时，要加强园林档案信息的安全管理工作，制定相对完善的应急方案，确保其保管安全可控。

（六）推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理就必须以提高工程管理效率与效益为目标，对工程档案发展方向的确立提供助力。

（七）做好电子文件的收集移交、归档保管、异质备份工作要充分利用扫描仪、刻录机、数码设备等技术手段，建立网上档案管理系统。开发使用档案管理系统，具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，建立库藏档案目录数据库，并逐步实现档案网络化服务，档案的全文在线检索、授权查看复制利用，保障电子文件的真实性、有效性、安全性、实用性。

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【关键词】大数据时代；企业档案信息资源收集管理；革新；展望

一、大数据背景下，企业档案信息资源特征

近年来，随着信息技术快速发展和普遍应用，大数据（big date）受到更多关注，作为中国经济的重要组成部分，国有企业不可避免的融入大数据浪潮之中。大数据时代的特点可以概括为：Vari-ety（模态繁多）、Volume（体量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（价值巨大但密度很低）。这些错综复杂的特点使当前的企业档案管理体现如下特点：

（一）数据指数级增长，档案信息分析运行能力要求增强。“大数据从以GB或TB为单位来衡量上升为以PB（1000个T）、EB（一百万个T）或ZB（10亿个T）为计量单位。目前，一般大型国有企业档案数据量从TB量级已经增加到EB量级。巨大的信息数据量，使得档案管理需要花费更长地时间去运行分析，同时对企业档案管理者在短时间内甄别信息价值能力也提出了更高的要求。

（二）数据类型多样化，档案管理利用难度增大。大数据时代前，国有企业数据多为定型化数据。少数企业拥有非结构化数据。大数据环境下档案类型多样化，图片、音频、视频等非结构化数据占据主流地位。据测算，目前我国国有企业非结构化数据复合年增长率超过90%，其主要驱动力来自于互联网以及依托互联网的诸如微博、微信等新生客户端。

（三）数据时效性强，档案处理捕捉能力升级。在一个开放和兼容的大数据时代中，企业档案管部门必须在超容量级的档案数据中进行快速地收集、分析、提交的结果，档案从业者需以极快的速度从档案数据中捕捉有价值的信息后用于决策，才能最大限度地提升档案信息的有效性，实现“1秒定律”。

（四）数据自身价值巨大，档案价值凸显稀疏性。在大数据时代，数据总量与数据价值密度高低并不成正比关系。大量信息数据的占有，需要专业的档案人员反复层层地分析萃取创新有价值的信息，实现高质量的企业档案数据。随着数据信息群的不断庞大，企业档案价值稀疏性逐渐增加，错误数据分析风险有所增强。

二、大数据背景下，企业档案信息资源收集管理革新探究

（一）档案管理观念的变化。一是企业档案管理的范畴的转变。由原先单一的文件、史料、信息、记录等单一结化数据变成了结构化数据与非结构化数据并存，甚至网络信息、电子邮件、音视频等零散性非结构化数据将成为企业档案的核心部分。二是企业档案管理意义的巨大改变。以往企业档案工作更多的侧重于史料、记录、保存等功能，往往局限于单一价值功能体现。随着大数据时代的到来，企业档案意义的数据在舆情、医疗、治安、冶金、政务等领域中开始发挥巨大作用。企业档案服务方式也从被动服务向主动服务转变，主动通过对海量信息的筛选、甄别，寻找最具价值的数据整理储存，通过辅助决策实现社会经济价值。

（二）企业档案信息系统技术架构初步建立。以往的现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息―体化管理模式三种模式。随着大数据时代的到来，简单的一体化已经不能满足企业对档案工作要求。借助于最新的数据技g，一体化信息处理开始向一站式转变，即通过应用云计算技术，对现有企业所有档案数据信息进行重新设计，动态增加计算资源、存储资源，将档案数据信息转变成一系列二进制代码储存，再经过统一分析、追踪、计算、量化所有数据，依据结论分析出潜在规律推算可能产生的有效结果，并直接将最终最后价值的档案数据直接传送至决策层，主动服务企业发展与管理。

（三）企业档案收集管理流程更加规范。大数据时代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不确定性。为此，企业高层已经将企业档案管理作为企业战略性事务进行关注，对企业档案收集管理进行标准化流程式管控，特别加强各个环节安全管理意识措施的培训。部分企业已将ISO认证标准引入企业档案管理系统，使得标准流程更加明晰，环节把控更加严格。

三、大数据背景下，企业档案数据信息管理工作的前景展望

（一）企业档案信息管理大数据平台的建立。平台建设将基于现有的IT基础设施，例如云平台的建设。但不同于云平台单纯的基础设施建设，大数据平台还需要有相关配套软件的及时进入，实现在云框架下的大数据分析和应用。企业档案大数据平台的建设是一项非常复杂的系统工程，在我国仍处于初级阶段，但有些企业已经在尝试初期实现了很好的成果。

（二）企业档案利用率的有效性和针对性的提升。大数据时代，很多档案管理者认为海量信息数据的流动性与档案的史料固定性有所矛盾，受之影响国内企业档案信息资源开放利用整体上还比较落后，成为企业档案建设中相对薄弱一环。近来，一些大型国有企业开始积极实践，并有望成为未来企业档案发展的趋势。

四、结语

随着企业档案工作重要性的增长，身为服务企业档案工作的一员，必须围绕主业，做好企业档案基础管理工作，同时运用大数据带来的优势价值，积极发挥档案数据信息资源的最大价值，为企业发展助一臂之力。

【参考文献】

[1]王平.大数据时代，国企准备好了吗？[J].国企，2013（2）：110-115.

[2]李国杰，程学旗.大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域――大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012（6）：647657.

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【关键词】企业 档案 管理工作 思考

由于企业员工的流动，企业档案管理工作具有流动性，同时企业应该合理的安排员工工作，给予员工公平、公正的工作环境，让员工在工作发展中受到平等的待遇，企业档案管理工作具有客观性。企业档案管理工作应该客观的记录员工在聘用与离职期间的工作状态，在员工离职后，将员工档案封存，以便于岗位新员工查询其工作内容。企业档案管理工作在招聘过程中，是根据员工自身的工作经验、个人经历以及专业技能进行合理的聘用与岗位安排，因此企业档案管理工作也具有个性化的特点。

一、现阶段企业档案管理工作存在的问题

企业档案管理是依据员工的个人经历、工作经验、身体状况和工作状态等进行整理和总结的重要档案。企业档案应该真实反映出员工的工作绩效和个人能力。现阶段，我国企业的档案管理工作岗位没有成为企业的重要岗位，企业和员工都忽略了自己的档案管理，企业员工个人和工作团队整体没有良好的掌握，员工也没有对自身条件和工作岗位得到充分的了解，员工的积极性没有被充分地调动起来，使得企业在发展中出现了停滞不前的状态，员工对工作出现懈怠的情绪。

企业档案管理工作理应被重视，特别是涉及到人事内容，让企业无论在人员的竞争上还是在整体经济效益的竞争上，都可以持续稳定名列前茅。为了让企业更加成熟稳定的发展，员工在企业中有公正的升职加薪发展空间，在企业档案管理工作中，也应该客观地对员工的思想工作态度进行公正评判。

二、企业档案管理人员存在的问题

现阶段，我国很多企业对人事档案管理人员没有同定的工作岗位安排，使得企业人事档案管理工作人员的整体管理水平得不到提高，企业人事档案管理工作不能发挥出最大的作用。企业档案管理人员应该有着积极的思想，可以积极主动地为每一位员工服务。企业人事档案管理工作也是一项服务工作，人事管理人员应该本着对员工和对企业负责的态度进行工作，每一位员工在工作中的优秀表现都应该记录在个人档案中。企业员工档案管理只是停留在员工人职或招聘时的一张简历上，这样企业人事档案管理工作不能客观反映员工的工作绩效，对于不同员工工作状态一概而论。

企业人事档案管理人员应该设置多个职位，这项工作需要员工之问互相监督、互相促进。我国很多企业在人事岗位的设立上，只用一个人或者其他岗位兼任，这样做很容易让别有用心的企业人事管理人员钻空子。企业人事档案管理工作需要综合职业素养较高的员工才能胜任。人事档案管理工作是企I稳定发展的基本保障，企业人事档案管理工作人员应该加强责任意识，对企业人事的变动及时调整档案。

三、正确处理企业档案管理工作中容易出现的问题

因为企业人事档案管理工作具有流动性，所以，企业人事档案管理工作应该及时、有效地进行变更。企业人事档案管理工作需要正直和有责任心的员工来进行工作。企业人事档案管理人员应该在岗位中保持清正廉洁的工作思想，企业人事档案管理工作具有客观性，企业人事档案管理人员不能在企业选拔和聘用人才受贿收贿，企业应该对人事管理人员进行定期的考察与监管。企业在监管的过程中可以指定相关的规章政策，让员工们相互监督，制定出奖励与惩罚规则。

旨在进行优质档案管理工作氛围营造，身为人事档案管理工作人员，务必负起责任来。企业一方，需要及时建立健全相关贵行制度和管理条例，之后在此基础上根据基本规章制度进行档案管理工作约束和管控。需要注意的是，企业人事档案管理工作，过程中需要紧密关注员工自身思想变化状况和工作变化状况，之后在此基础上有力展现员工自我价值，使得人才利用效率不断提升。企业人事档案管理工作应该让企业更加深入的了解自己的员工，也应该让员工在企业得到充分的发展空间，企业人事档案管理工作应该让企业档案在整理和归纳中，了解自己所需要的员工类型，减少人才的流失。企业要多进行档案管理工作的岗位培训，让员工之间相互多交流、相互多沟通，让企业人事档案管理工作不断地随着企业的发展而更好的完善。

综上，企业管理档案是企业选拔和聘用人才的基本依据，企业档案管理中可以体现出企业自身的发展状况和企业员工的工作状态。随着市场经济大环境的变化，企业之间的竞争日益强烈。企业所需要的管理型人才也越来越多，企业档案管理可以将企业员工进行不同的岗位分类，根据员工自身特点做出岗位的调整，尤其需要针对企业档案管理工作中容易出现的问题，提出相应的对策。企业档案管理工作足企业在发展中不可或缺的一项重要的工作岗位，我国现阶段企业档案管理工作还没有得到足够的重视，随着市场经济的变化，企业档案管理在企业发展中的地位越来越高。总而言之，企业档案管理工作是为了让企业顺应时代的发展，让企业更加成熟稳定的发展。档案是国家机构、企业、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。

参考文献：

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【?P键词】企业；人事档案管理；重要性；提高措施

【Keywords】enterprises； personnel file management； importance； measures to improve

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0125-02

1 现阶段企业人事档案管理常见问题分析

1.1 对于企业人事档案管理不够重视

虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位，但其并不会产生直接、明显的经济效益，故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作，不能认识到人事档案管理背后的实际意义，从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题，严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。

1.2 人事档案管理模式落后

改革开放以后，我国进入社会经济快速发展时期，各类中小型企业纷纷成立，市场经济逐渐发展完善，相应增加了企业人事档案管理的工作内容，并提高了对于企业人事档案管理的实际要求。但目前我国企业相关人事档案管理工作，仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主，工作效率低，档案管理质量差，并且受纸质档案自身局限性影响，档案信息有效利用率较低，无法满足现代企业的实际发展需求。

1.3 管理机制灵活性不足

现代企业管理理念中，人才资源占据重要地位，直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展，增加了企业对于优秀人才的实际需求，促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下，企业员工的流动性大大增加，给人事档案管理工作带来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差，面对目前越来越灵活的企业用人模式，表现出较为明显的不适应性和局限性，无法发挥人事档案管理工作的实际效用。

2 人事档案管理对于现代企业发展的重要性分析

2.1 企业发展层面的重要性分析

人事档案管理作为企业人力资源管理的重要组成，在企业发展中占据重要地位，企业管理者需要通过人事档案管理工作进行专业性的数据分析，从而深入了解企业员工的发展状况，并对内部员工综合能力、专业素质做出客观准确的评价，从而提高企业发展决策的科学性和实效性。就企业人才招聘而言，科学、系统的人事档案管理可以为企业提供更具价值的招聘参考信息，从而帮助企业快速完成招聘，提高员工招聘效率和质量[1]。

2.2 个人发展层面的重要性分析

对于企业员工而言，企业人事档案即等同于其个人的职工档案，其中详细记录着员工在企业工作各个阶段的工作表现，既是员工职业生涯的真实记录，也是员工个人发展规划的重要参考。随着企业用人方式越来越灵活、多样，对于企业人事档案管理提出了更高的要求，客观要求企业加强自身人事资源管理，以协调员工与企业的发展关系，实现企业与员工间的共赢发展。

3 企业加强自身人事档案管理工作的有效措施分析

3.1 提高对内部人事档案管理的工作重视

人事档案是一种独立的档案资料，通常由员工档案、干部档案等内容组成，人事档案详细、真实地反映出员工个人的职业历史和工作现状，是企业了解员工信息及企业招聘决策的重要信息参考，在现代企业发展过程中具有重要作用。因此，企业管理者需全面重视内部人事档案管理工作，并将其作为公司发展重点工作，与企业战略发展相关联，以充分发挥企业人事档案管理的实际效用，促进企业经济效益的稳定发展。

3.2 创新认识档案管理理念和管理模式

传统观念下，企业普遍将人事档案资料视作为一种过期的文件资料，并不能认识到人事档案管理工作的内在价值，管理观念落后导致档案管理规范性差，且缺乏对于人事档案信息价值的深度挖掘。新时代背景下，企业需积极创新自身人事档案管理理念，充分认识并重视信息资源对于企业发展的重要性，为各项人事资源管理提高措施的有效落实，奠定扎实的基础。

从档案管理模式的角度分析，企业应全面推动人事档案管理的信息化建设发展，通过信息技术、计算机技术以及互联网技术等先进技术的应用融入，提高人事档案管理的工作效率和质量，进而深度挖掘人事档案内在价值，促进企业进一步发展。首先，企业应在传统纸质档案基础上，构建员工电子档案系统，利用现代计算机设备实现基础的信息化管理功能，从根本上改变档案管理的查询及编辑模式，提高信息的传递效率；其次，企业应在电子档案基础上，扩展员工个人信息平台，及时上传员工个人工作信息，如工作考核、工作成果、奖惩等，以提高人事档案管理的时效性和针对性；最后，企业需科学规范人事档案管理工作流程，重点加强对电子人事档案安全的管理和保障，避免企业内部人事档案资料遭到泄露和篡改[2]。

3.3 完善企业人事档案管理制度

系统、完善的制度是人事档案管理工作质量提高的基础保障，企业应从人事档案管理发展需求和企业员工基本特征入手，结合人事档案管理信息化建设发展需求，对原有人事档案管理制度进行补充和完善，确保企业人事档案管理的每一项工作操作均“有理可依，有章可循”，从而规范人事档案管理行为，落实人事档案管理优化措施要求，提高人事档案管理工作的针对性和科学性，促进企业经营管理效益的良性增长。

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1. 人才服务机构人事平台对于小微企业人事档案管理的优势

由于小微企业规模较小，人财物资源有限，因此没有充足的人力对企业员工的人事档案材料进行有效、全面地收集、整理以及保存。而人才服务机构通过为小微企业提供人事服务，能够有效帮助小微企业对员工在企业工作期间的业绩、奖惩情况等档案信息进行全面、有效的收集，进而及时准确地帮助企业建立员工的业绩档案，同时积极协助企业对员工的工作行为进行有效管理，促进小微企业人事管理效率的提高。

小微企业的经营重视资本的快速回收，却易于忽略对企业员工或人才的激励与有培养，而人才服务机构不仅对小微企业员工的档案进行统一管理，而且还能还为企业员工提供正规、专业的职业资格考试咨询服务、提供技术职务资格的申办业务，从而更好地帮助企业优化现有的人才结构，最终稳定企业的人才队伍、提高企业的生产运作。

2. 人才服务机构人事平台小微企业人事档案管理现存的问题

2.1 小微企业人事档案管理的制度有待完善

小微企业人力资源档案的查看与归档制度不完善，对于档案的划分范围也没有明确的制度标准，例如对于小微企业中各部门员工的档案信息，没有明确的规定哪些信息是必须归档的部分。对于档案的查看登记或流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了档案建立与管理的效率。

2.2 违规管理或自行建库行为普遍

部分小微企业对当前人事档案管理制度缺乏了解，进而存在违规管理或在本单位内自行建立员工“人事档案”行为，不利于企业人事档案管理的规范化与标准化建设。部分小微企业将员工的工作档案建立在人事信息管理系统当中，或自创员工档案管理室、私自设立企业的员工档案管理条例。少数小微企业虽然已经在人才服务机构办理了单位的人事，但还存在自行为企业员工建立“工作档案”，造成在人事档案之外的“第二人事档案”问题，影响了企业人事档案管理工作的专业化、规范化管理的进程。

2.3 小微企业对员工人事档案管理的意识较为淡薄

多数小微企业的管理者对企业的人事档案管理工作，存在认识不深、未重视人事档案管理工作现象，导致企业管理者不愿对企业员工的人事档案管理工作，投入较多的成本。按照2012年广西壮族自治区的调查信息数据显示：截至2011年，该自治区基本单位名录库管理中小微企业法人单位已经超过共12.5万家，但是统一委托人才服务办公室对企业的人事档案进行的不足500家，由此可知进行档案管理的企业所占小微企业的比例仍不足0.4%。由此表明绝大部分小微企业对企业员工的人事档案管理工作不重视且档案管理的意识淡薄。

2.4 小微企业人事档案材料的管理出现分散或缺失现象

小微企业的人事档案管理随意性比较大，表现在：企业的员工对人事档案材料进行收集与归档时，难免出现人事档案的内容不完整、员工的信息材料收集不齐全的现象。其次更有的人事档案信息存在虚假现象，从而给小微企业的人事部门工作造成影响，加上人事档案管理的水平有限，运用先进技术管理的成本较高等原因，造成企业的人事档案管理工作效率偏低，最终导致小微企业难以真正发挥出人事档案管理的价值与优势。

3. 提高小微企业档案管理工作之有效途径

3.1 小微企业应积极建立完善的人事档案管理规章制度

针对小微企业人事档案管理难的问题，首先企业应进一步健全员工人事档案制度，较快地对企业的人事档案进行有效管理。通过完善现有的档案管理制度，在此基础上确保各项制度的全面、有效落实，将档案管理工作的绩效与员工薪资挂钩，明确各自的职责权限;确保企业员工与管理者遵守各项人事档案管理制度。由此体现档案管理制度的公平性，确保档案管理工作的保量与水平的进一步提高。

3.2 人才服务机构应加强对小微企业人事档案的管理与宣传

面对激励人的市场竞争，人才服务机构需要不断加强对小微企业员工人事档案的管理与宣传工作。通过多关注小微企业的实际需求，进而采取多种途径确保做好企业的人事档案管理工作。一方面不断完善小微企业的员工人事档案，并提高企业对人事档案的利用效率;另一方面应加大宣传力度进一步提高社会大众对小微人事档案管理工作的认识，扩大宣传的媒体方式与渠道、重视对企业人事档案的收集与归档，全面提高人事档案对于企业的重要促进作用。

3.3 提高小微企业对员工人事档案管理工作的重视度

小微企业当中的各领导都应积极转变观念与思想，关注企业员工人事档案的管理工作，通过定期对员工的档案管理进行检查或抽查，便于发现管理的不足进而全面改进;其次对企业人事档案管理工作者开展技能培训，更快的提高其的档案管理水平，一方面将企业员工的人事档案管理工作纳入到企业的日常管理工作当中，进行规范管理;另一方面有利于企业上下形成对人事档案管理统一认识的理念，从而全面推进人才服务机构人事平台中小微企业档案管理工作效率的较快提高。

3.4 采用先进技术提高小微企业人事档案管理工作

改变落后的人事档案管理方法，以达到节约小微企业档案的管理成本并提高人事档案管理工作的时效性。通过使用先进的管理技术，确保人事档案管理的信息化，从而减少人为对人事档案信息的收集、分类、归档过程，出现的错误现象;避免了小微企业人事档案管理出现磨损、缺失或分类不明确的现象，方便今后的归档与修改或查阅。此外积极借鉴优秀的人事档案管理技术或经验，提高小微企业的人事档案管理工作取得更大的进步。

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关键词：企业；人事档案管理；人力资源管理；作用

一、人力资源管理与人事档案管理

1．1人力资源管理

所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用，以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。

1．2人事档案管理

人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。

1．3人力资源管理与人事档案管理的关系

人力资源管理与人事档案管理工作之间有着密切的联系，人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，其可以促进人力资源管理活动的顺利开展，通常情况下，企业可以通过人事档案来查找员工的具体资料，了解每个员工的情况。而人事档案则记录了每个员工的资料，是承载员工各项信息的载体，人力资源管理的各项活动也是人事档案内容的主要来源，两者之间是相互依赖的关系。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

人事档案管理在企业人力资源管理中的作用可以从以下几方面进行分析。

2．1提高企业内外部员工的整体质量

企业内部的人力资源招聘工作主要包含了内部招聘和外部招聘两个方面，内部招聘主要是从企业内部员工中招聘选择所需人才，外部招聘是从社会和高校招聘企业需要的人才。但是在企业内部员工招聘中，经常会出现企业员工不管应聘人员的专业和资质，随意招聘自己老乡和校友的情况，这在很大程度上降低了企业员工的整体素质，影响了企业的内部管理。但是企业通过人事档案管理工作，可以对员工的档案资料进行统一的分析，以合理安排人事招聘人员，避免任用与招聘地区和高校相关的员工，以保障企业员工的质量。除此之外，在实施企业内部招聘时，企业还应该分析员工的档案资料，以为内部员工的选拔提供重要依据。

2．2帮助企业进行人力资源规划

人事档案中包含了企业内部人才结构、人才水平以及人才数量等方面的信息资料，通过人事档案的整理工作，可以为企业分类企业人才，帮助企业了解人类资源的存量和具体信息。比如，人事档案管理部门对企业内部员工退休和流动情况的分析，可以让企业人力资源管理工作及时把握企业的人才流动情况，以为企业的未来发展提供重要的参考信息。由此可见，人事档案管理工作可以帮助企业更好的规划企业内部人力资源，促进企业未来更好的发展。

2．3帮助企业更针对性的实施培训

员工培训是企业内部运行的重要组成部分，企业要想让员工培训获得所需的效果，就必须了解每个员工的工作需要，以提高员工培训的针对性。为此，通过人事档案管理工作，企业可以了解每个员工的教育背景、年龄等，对于年轻的企业员工，企业可以对其进行新知识的培训，对于年龄较大的员工，对知识培训的抵触情绪较大，对此，企业可以对其进行健康保健培训，以充分调动他们的工作积极性。

2．4促进企业跨地域文化管理

企业员工来自不同的地域，会给企业带来不同的地域文化，为此，在企业管理中，企业应该注意了解和分析每个员工的地域文化，促进企业跨地域文化的管理，帮助企业员工之间相互了解，避免出现文化冲突。人事档案管理工作可以对员工的工作经历和籍贯等进行分类，相关工作人员可以对每个员工的文化特质进行分析，并对员工在未来工作中可能遇到的冲突问题进行预测，提出解决方案。比如，企业可以安排不同文化背景的员工进行沟通合作，让他们在工作中加强沟通，促进员工与员工之间的合作，提高企业的内部凝聚力。

2．5对员工采取有针对性的激励手段

员工的档案内容，可以帮助企业人力资源管理工作者详细了解每个企业员工的工作需求。马斯洛在需求层次理论中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现的需求。也就是说，每个人都有自身的不同需求，不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段，激发员工的工作热情。

3.结语

人事档案管理工作在企业人力资源管理中有着十分重要的作用，其中人事档案管理资料的价值主要体现在档案的具体利用上，档案管理人员通过对档案资料的整理、分析，帮助人力资源管理部门更好的实施人力管理工作，促进企业内部员工的工作积极性。为此，在未来的企业发展中，必须充分重视人事档案管理工作的重要性，并通过利用各类先进的信息技术，对档案资料进行科学的归纳管理，让人事档案管理工作更科学，以更好的促进企业的人力资源管理工作。(作者单位:国网北京市电力公司综合服务中心)

参考文献:

［1］张海滨．从中日人事档案管理的比较看我国人事档案管理的前景［J］．山西财经大学学报．2011(S4)

［2］张兰月．档案工作中的知识管理分析［J］．河南职工医学院学报．2010(02)

［3］罗剑丽．人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考［J］．科技情报开发与经济．2009(35)

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关键词：石油企业；人事档案管理；现状；创新思路

随着经济的繁荣昌盛，石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得纷杂庞大，公司人事部门采用的传统的管理模式已经难以满足人事档案管理需求。档案管理作为人事工作的基础，目前还存在着许多问题。人事档案管理工作与企业的发展密切相关，因此做好人事档案管理工作至关重要。提高人事档案管理工作要求贯彻落实科学发展观，通过科学的方法切实提高档案管理工作的效率，为人事工作的开展奠定坚实的基础。

一、石油企业人事档案管理工作现状

1.认识偏差

对人事档案管理的认识偏差造成石油企业档案管理工作停滞不前，无法发挥档案在企业中的巨大作用。一些领导认为档案室就是存放资料的地方，只要分一个房间，一个员工就足以，认为档案管理工作可有可无；还有些领导将人事档案和企业档案混为一谈，完全忽视档案的搜集整理和利用开发。很多档案管理人员没有经过专业的培训，不清楚档案收集整理、归档装订、管理利用的一整套档案管理工作的操作流程，工作时消极怠工，意识薄弱，造成档案混乱、档案流失等现象，严重影响档案管理工作的进展。

2.能力不足

石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得复杂而且比较专业，但是目前石油企业内部档案管理人员一般都是由别的部门的员工兼任，没有专业的档案管理人员，身兼数职造成档案管理人员没有足够的时间和精力精细地完成档案管理工作，就算档案管理员工想要将这份工作完美地做好，奈何缺乏相关的管理知识和技术操作水平，心有余而力不足，这种情况经常会造成档案归档不及时，对于同一个问题的档案信息反馈不连续，档案信息不具备连续性和时效性，也就失去了档案的价值。（1）设备落后石油企业内部设备落伍也会影响档案管理的效率，运用于档案管理的硬件配置低，档案信息化建设缓慢。档案管理信息化势在必行，因为其有助于提高档案管理的效率。但是由于种种因素的制约，石油企业档案管理信息化的建设步伐十分缓慢。探究其中的原因，我们可以归结于资金投入太少，导致档案管理的设备配置低端，硬件软件设备亟待更新的问题。目前石油企业主要以纸质和电子档案并存的形式储存档案。但是石油企业的档案信息庞大而琐碎，只有采取最先进的管理方式，才能管理好档案，发挥出档案的最大效用。（2）理论不足我国的石油企业档案管理理论还处于相对滞后的情况，不能跟上国际水准，这就导致石油企业档案管理人员没有专业的理论指导，造成档案管理工作成了无源之水。目前石油企业档案管理方面由于相关的理论指导和法律约束的缺乏，导致了很多问题，比如在石油企业变更产权之后档案的流向问题以及石油企业档案的法律地位问题等等。

3.石油企业人事档案管理工作的创新思路

（1）重视档案管理工作要想切实提高石油企业人事档案管理工作的效率，首先必须要转变观念，在内心深处认识到档案管理工作的重要性。企业领导要改变对档案管理的陈旧观念，树立档案管理在企业发展中的核心地位，重视档案管理，在企业内部加强档案管理重要性的宣传，领导要起到领头人的作用，带领全体员工提高参与档案管理的积极性。（2）建立良好的管理机制良好的管理机制有利于提高档案管理工作效率，最大限度实现档案的价值。企业可以建立一个高效运行的信息管理系统，方便各个部门能够快速利用档案信息，也便于档案管理人员进行管理，在整个企业内部实现无障碍资源共享。管理机制一旦建立并投入使用，就要求每名员工各司其职，明确责任，各个部门紧密配合，实现档案信息系统的安全高效运行。（3）提高档案管理人员素质石油企业人事档案信息琐碎庞大，这就对档案管理工作者有了较高的要求，能力不足的工作人员恐怕难以胜任如此专业的工作。档案管理人员可以通过学习相关的档案管理专业知识，提高自身的档案管理职业素养，有效提升自己的档案管理工作效率。当然仅仅学习档案管理工作的专业知识是不够的，要成为一个优秀称职的档案管理工作人员，还必须具备熟练操作计算机的技能，这就要求企业定期组织档案管理人员进行计算机培训，强化员工的科学技术教育，使得员工应用信息系统管理人事档案的能力不断提高。（4）档案管理的信息化建设网络信息技术的普及为人类生活带来了极大的便利，石油企业的档案管理信息化势在必行。首先要建立一个信息网络系统便于人事档案的管理，网络信息系统的建立可以使得石油企业各个部门的人事信息通过网络联系起来，更加方便管理和查询。其次，企业要不吝重金，加大档案管理信息化的投入。档案管理的设备设施要健全先进，保证网络信息系统高效有序地运行，真正提高石油企业档案管理的效率。

二、结束语

石油企业中的档案管理工作是整个管理工作中的一个重要环节，是记录石油企业人才资料的凭证，关乎着石油企业的发展和人事流动的方向，影响着石油企业职工的工作定位和工作质量。我们要借鉴历史，展望未来，不断改革创新档案管理工作的方式，发挥档案的作用，使得档案管理工作能够促进石油企业的发展。

参考文献

[1]任建红.中石油内部人事管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.

[2]丁小平.关于人事档案管理工作创新的思考[J].机电兵船档案，2014，3（20）：44-45.

[3]张秀雯.石油企业档案管理中存在的问题[J].陕西档案，2014，4（12）：46.

[4]付刘娜.浅析新形势下石油企业档案管理工作的新思路[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，7（3）：49.

[5]杜娟，成永艳，古丽米热•阿布力孜.档案管理在石油企业中的重要性[J].中国石油和化工标准与质量，2013，10（2）：225.

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关键词：企业；从事档案管理；问题

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006—8937（2012）23—0072—02

随着社会的不断进步、经济的迅速发展，人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的，记录员工个人信息，反映员工客观面貌，是考察员工的重要依据，是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证，在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义，因此，有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题，并提出解决问题的策略，发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。

1 企业人事档案的特点

1.1 特定性

企业人事档案的对象具有特定性，主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录，反映其业务、思想等方面的情况，离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。

1.2 客观性

企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况，人事档案就像是一面镜子，是对一个人的客观反映。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用，人事档案起着非常重要的作用，使其在合适的工作岗位上，发挥其最大的才智，为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的，每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。

1.3 动态性

人事档案建立后并不是不变的，是动态变化的，因为一个人的情况是在不断变化的，企业人事档案是企业员工的客观反映，也是随着个人成长不断变化的，需要不断的增加新内容，补充新材料，反映个人的经历及成长情况。另外，个人各档案是一体的，人在哪里，档案也需要在那里，是随着个人流动，不断变化的。

2 企业人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：

①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。

②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。

③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。

2.2 封闭式的管理模式

封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。

2.3 档案内容质量不高

目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。

2.4 企业人事档案管理人员素质有待提高

良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量 。

3 完善企业人事档案管理工作的对策建议

3.1 加强档案管理意识

档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。

3.2 建立社会化开放式的企业档案管理模式

传统的人事档案管理制度，一定程度上降低了人力资源的开发度，限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理，建立健全人才流动服务机构。应该倡导人事档案知情权，档案管理部门要加强对档案宣传工作，使员工正确认识自己的档案，提高对自己档案的关注度，使人事档案工作向更高水平发展，提高档案利用率，实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式，可以使各类人才更清楚的认识自身的价值，企业也能有机会获得企业所需要的各类人才，个人和企业之间实现双赢，促进企业的迅速发展。

3.3 更新手段，完善内容

企业人事档案管理工作应与时俱进，引入科学的管理理念，采用新的管理手段，建立企业人事档案信息数据库，提高人事档案管理工作的效率，实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。

3.4 提高人事档案管理人员的素质

企业应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。

4 结 语

社会在不断的发展，人类在不断的进步，人事档案也应与时俱进。但对长期以来形成的企业管理工作，存在一定难度，但好在经过大批档案管理工作者的努力之后，人事档案改革已取得较大进步。做好人事档案管理工作，利于发挥发挥人事档案的重要作用，促进企业发展，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。

参考文献：

[1] 邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊，2011，（6）.

[2] 刘佳春.企业人事档案管理体系的建立与完善[J].人事档案管理，2008，（10）.

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【关键词】档案电子化；发展过程；管理模式；计算机技术

1.企业对员工档案电子化的管理现状

我国企业对员工档案电子化的发展与发达国家相比，还存在较大差距。我国将计算机技术引入对员工 档案管理领域起步晚，应用程度也比较滞后，直至目前还主要用于案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为企业档案管理的必然趋势。随着近年企业规模的发展，使企业档案信息量剧增，又由于电子文件的大量出现，传统档案管理手段己不能适应企业发展的形势，现代化企业管理势在实施对员工 档案电子化，要求档案部门必须加强自身现代化建设，才能与企业改革发展的需要相适应，才能及时、准确、高效地管理好企业员工的档案信息资源。虽然近几年有较大的改观，但与改革以来企业的发展和改革的需要还很不适应。目前企业对员工的档案管理，从档案材料收集、整理、鉴别、编排、装订、保管、利用，还主要依赖传统的手工操作技术，对档案的保管条件和保管技术简陋单一，企业的档案管理工作与科学化、现代化的要求差距还很大，难以适应形势的发展需要。因此大力推进企业对员工档案管理实施计算机应用是当前的一个重要课题。传统企业对员工的档案管理工作，主要强调原始记录的保存，每本案卷都具有唯一性，一旦遗失，损毁就不能弥补，也就失去了重要的历史凭证。针对企业建立对员工档案的计算机管理系统，这将对企业员工档案的原件保存，建立电子案卷，查阅档案就可以主要通过计算机来完成，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少档案管理工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏。更在于实现了对企业员工档案的信息备份。虽然纸质案卷的作用和地位是电子案卷无法取代的，但将企业对员工档案由原来的单一存储纸质案卷转变为纸质案卷与电子案卷同步存储，两种形式的案卷分离保管，是防止涂改、伪造档案的有力手段。当纸质案卷遗失、损毁时，电子案卷又可以起到补充当档案的作用。

2.企业对员工档案电子化的发展

企业对员工档案管理需要存储电子化涉及面广，资金投入较大，技术要求较高，基础工作量大。由于各企业对员工现有档案管理的重视程度不一，经费投入不足，要想充分利用现代化管理手段来管理档案信息还是有一定难度的。但利用计算机管理档案的优势己使其成为不可回避的发展趋势。因此，企业组织对员工档案管理部门应认识到这方面的重要，弄清对员工档案现代化管理的模式运行机制和操作标准等问题，确定目标，统筹安排，逐步实施。做好相关软件的开发和利用工作，积极推进对企业员工档案管理工作的电子化进程。能够使对员工档案管理工作基础建设与企业管理现代化建设同步，首先要加强档案存贮、保护、复制、装订等“硬件”措施的建设，不断改善档案管理设施和条件，增加物质投入。又要具有企业 对企业员工档案管理工作的特色，使之能进一步推动对员工档案工作的规范化、科学化方向发展。

3.企业对员工档案管理的计算机管理模式

对员工档案工作和对员工信息工作相辅相成。对员工档案往往是对员工信息的主要来源和主要记录方式，对员工信息的主要内容与对员工档案的原始记录也应是一致的。随着对员工档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代企业对员工管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，对员工档案工作和对员工信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由于各级企业对企业员工信息软件和对员工档案管理软件很多，两类软件一般都包括了对员工信息和档案管理信息，侧重点各不相同，信息转换或共享也有困难。各种对员工信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少企业采集信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校对的现成表格资料，随意性大。另外企业 对员工信息常采取定期采集维护方式，学历变化等信息的管理往往相对滞后，以上因素都会造成企业 对员工信息失实，影响对员工对档案工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于对员工档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数企业已有了对员工信息系统，档案管理系统中的对员工信息往往不被重视，利用率低。要推动企业 对员工档案的计算机管理，有必要建立对员工档案与对员工 信息同步化管理的合理模式。在档案工作与对员工信息工作的有机结合的基础上，可将企业档案管理与对员工信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的企业对员工档案信息综合网络系统，实现对员工档案基础管理工作这一信息开发利用工作的同步化管理。 这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

4.强化制度实施对员工档案规范化管理

利用计算机管理档案，也会出现硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据就难以恢复，损失很大。同时计算机管理也带来对信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。为此，我们必须规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求，制订更为全面规范的对员工档案计算机管理制度，使企业档案工作人员有据可依，最大限度地减少档案管理上的漏洞。

5.结语

在企业的档案管理工作中，由于缺乏有力的约束机制，各企业档案管理人员配备不足，现有的档案人员大多也是身兼数职。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，而且专业程度相对要求提高。在远程查档刚刚起步的今天，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。 多数企业只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。为此，我们要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

【参考文献】

［1］徐艳艳.新形势下如何加强企业档案管理工作[J].科技创新与应用．2012．5（上）．