企业合规监管精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇企业合规监管，期待它们能激发您的灵感。

篇1

随着国民经济的不断发展，各地招商引资力度的不断加大，各类经济组织形式的企业纷纷涌入，给各地经济发展带来诸多有利因素，但同时由于部分企业负责人安全意识不强，企业安全生产管理基础薄弱，安全管理机构和制度不健全，从业人员业务素质低，生产现场存在大量安全隐患等诸多原因造成各类事故频发。安全生产关系人民群众生命财产安全，关系改革开放、经济发展和社会稳定的大局，因此，各地安监部门也把对重点企业的监管纳入重要的工作范围，笔者就安监系统如何加强和规范对重点企业的监管工作提自己的几点意见。

一、正确选择重点监管企业

1、高危行业生产经营企业。高危行业一直以来就是安监系统重点监管对象，但是，近几年来事故发生率一直居高不下。因此，对高危行业的监管将是永恒不变的话题，重点把那些领取安全生产许可证、储存或大量使用易燃易爆有毒物品以及生产过程生成有毒物品、危险性程度较高、作业条件比较差的行业确定为重点企业进行重点监管。

2、存在重大危险源的生产经营企业。一些企业的工艺技术装备落后、陈旧、简陋、自动化水平低，企业负责人安全生产意识薄弱，平时疏于管理，安全经费投入不足，特种设备、压力容器等不按规定定期检测，大量使用或者储存危险物品超过规定的临界量，生产作业现场条件恶劣，存在安全隐患，存在重大危险源，一但发生事故将会给人民群众生命财产造成严重损失，因此，这类存在重大危险源的企业也要纳入重点企业来进行重点监管。

3、事故多发行业。一些企业自认为所属行业不属于高危行业的范畴，从而就降低了对安全生产的要求，企业负责人对安全生产工作不闻不问，不按规定为机器设备增加防护装置，不为工作人员配备符合标准的劳动防护用品，对企业存在的安全隐患不及时治理，企业员工不遵守各项规章制度，不按操作规程进行操作，从而造成企业员工伤亡事故时有发生，这类企业也应纳入重点监管企业的范围。*市有两大产业群，一是建筑施工，素有“建筑之乡”之称，各类施工企业100多家，二是船舶修造，随着沿江大开发的开展，大大小小50多家船舶修造企业落户*。而这两个行业一直是事故多发行业，因此，*市安监局也把这两个行业的监管作为重点工作来抓。

二、理性制定对重点企业开展规范化监管的工作思路

1、结合产业结构、行业特点、职业危害程度、往年事故情况等，做好调查摸底工作，确定重点企业，制定详细的工作方案，建立健全安全监督检查和执法监察制度，明确行政执法依据、检查内容、检查形式以及检点等，建立健全重点企业的基础档案，分析掌握重点企业的安全生产现状、主要生产工艺装备情况和事故特点，掌握重点企业安全检查方法和安全隐患及危险源辨识方法，以满足安全监管工作的需要，有针对性地制定日常安全监管的工作思路。

2、对重点企业的安全监管，要以提高企业本质安全度和保持安全生产行政许可条件为目标，以日常预防性安全监督检查为主要方式，着力加强制度化、规范化建设，切实提高安全监督管理的针对性、有效性。

三、着力强化对重点企业实施规范化监管

1、制定安全监督检查制度，加强安全监管。安监系统应当依据安全生产法律法规和国家有关标准要求，加强对重点企业的安全检查和业务指导，增加对重点企业安全检查的频次，并建立重点企业监管检查台帐，有针对性地确定监督检查的内容和方式方法，切忌“走过场”。对于技术性比较高的行业可邀请有关专家进行专业安全检查。安全生产监督检查应当严肃认真，做好检查记录，及时向企业反馈查出的安全问题和事故隐患，对安全监督检查中发现的隐患，要下达隐患整改指令，实施动态跟踪、闭环管理，隐患整改完成后进行复查，没有及时整改的，要依法实施行政处罚，导致发生事故的，要依法追究责任。同时，安监系统要发挥综合协调的作用，定期组织负有安全生产监管职责的相关职能部门或有关政府（社区）对重点企业开展联合执法检查工作，凝聚执法合力，共同推进企业提高安全管理水平，切实提高企业事故预防能力和安全管理水平。

*市安监局结合*市的产业结构和行业特点等实际情况，制定出台了《关于加强和规范重点企业安全监管工作的实施意见》，研究确定了危化品生产企业78家、烟花爆竹生产企业3家、砖瓦生产企业26家、冶金企业3家、建材企业1家、船舶修造企业6家为市级安全监管的重点企业。

为切实提高企业的本质安全度，*市安监局根据上级要求对危险化品生产企业实行“红、橙、蓝”分色管理办法以及实行星级评定工作，制定了《*市危险化学品从业单位分级监管实施办法》，对全市化工生产企业实行分类、分级监管，量化监督检查频次，同时为进一步规范监督检查标准，制定了《*市危险化学品生产企业安全生产监督检查工作实施细则》。针对烟花爆竹生产企业的危险性大的特点，研究制定了《烟花爆竹企业操作规程》、《烟花爆竹配送管理办法》、《烟花爆竹贴花管理办法》，*市安监局每星期对3家生产企业进行一次全面的督查，对砖瓦生产企业每半个月进行一次督查，对冶金企业、建材企业、船舶修造企业的监督检查每年不少于三次。同时*市安监局对重点企业的安全监督检查档案做到“一企一档”。

2、督促企业落实安全主体责任，切实提高企业本质安全度。

（1）、督促企业制定完善安全管理规章制度，确保安全生产投入。企业法人要按照国家有关法律法规的规定，结合行业特点和单位实际情况，建立健全各项安全生产管理规章制度和各岗位操作规程，并建立考核机制。同时，企业要按照《安全生产法》的有关规定，保证必要的安全生产投入，配备符合标准的设备、设施，为从业人员配备符合国家或行业标准的劳工防护用品，加强职业病的防治。

（2）、督促企业建立安全生产管理机构，配备安全生产管理人员。按照《安全生产法》的规定，从业人员超过300人的，应当设置安全生产管理机构或者配备与其生产经营规模相适应的专职安全生产管理人员；从业人员不足300人的，应配备专职或兼职的安全生产管理人员，企业法人要履行安全生产第一责任的责任，切实加强安全生产管理工作，确保企业的安全生产工作稳步推进。

（3）、督促企业开展安全生产教育和培训。企业要抓好对从业人员的安全教育，企业主要负责人、安全生产管理人员、特种作业人员以及其他重要工种人员必须做到持证上岗，定期开展“三级教育”，加强新进厂工人特别是流动性比较大的工种和危险岗位人员的安全知识、技能培训，使其熟悉有关安全规章制度和安全操作规程，掌握本岗位的安全操作技能。未经安全生产教育和培训不合格的从业人员，不得上岗作业。采用新工艺、新技术、新材料或者使用新设备，必须采取有效的安全防护措施，并对从业人员进行专门的安全生产教育和培训。对相关培训情况及员工的考试成绩等要登记建档备查。同时，必须加强对协作单位及外来务工人员的安全管理，明确相关方的安全生产责任和义务，做好资质审查和安全培训，加强工程施工安全监管，将外来施工单位和外来务工人员的安全管理落到实处。

（4）、督促企业强化日常检查，认真开展隐患排查治理工作。企业要进行自查，对生产现场、重要部位加大日常检查的力度，对发现的违规作业和违章指挥要加大处罚力度，存在重大危险源的企业，要按规定对重大危险源登记建档，并进行定期检测、评估、监控，在有较大危险因素的生产经营场所和有关设施、设备上，设置明显的安全警示标志，对各类设备要定期进行经常性维护、保养，并定期检测，不能满足安全生产需要的设备及时更换。同时企业要根据行业特点和企业实际认真做好隐患排查治理工作，对查出的隐患能及时治理的要及时治理，不能及时处理的要限期整改，并明确专人负责，并落实整改资金。对发现的重大安全隐患要及时上报至有关部门。

（5）、督促企业制定安全生产事故处置的应急预案，并定期开展。企业要根据可能发生的事故及危害程度，制定安全生产事故处置的应急预案和信息报送制度，成立应急救援组织，配备相应的设施，并定期进行应急救援预案的演练。通过演练，要提高企业员工对安全生产重要性的认识，牢固树立“安全责任重于泰山”的思想，提高企业对安全事故的应急救援处置水平和能力，让企业员工了解、熟悉并掌握发生事故后的处置救援程序，同时提高相关协作部门应急救援的协作配合能力。

针对*市中小企业安全管理水平簿弱，缺乏专业的安全管理人员，*市安监局在沿江14家船厂实行了注册安全主任试点工作，帮助试点企业建立了20多个安全生产管理规章制度、操作规程以及13个安全生产管理台帐，产生了良好的效果，所的企业安全生产管理水平大幅提高，近年来未发生安全生产事故。今年以来，*市安监局进一步扩大面，分别在4个乡镇成立了注册安全主任中心，落实了31名注册安全主任，各类企业167家，从而有效解决了部分企业安全生产不会管、管不好的问题。

篇2

合规的概念源自英语的complice，原意是指“遵从、依从、遵守”等，从字面上合规就是“合乎规定”，就是我们要照章办事，而不要违章。但究竟什么叫“合”，要合哪些“规”，如何做到“合规”，就是一个需要认真研究的课题了。从广义上讲，合规是指行为主体符合某种规则的状态及达到该状态行为过程，它较多的应用于社会组织这一层面，如各种企业、社会团体等。而“规”中的规则具有不同层次的内涵。

企业要做到合规管理，需要遵守不同层面的各种规则。具体说来，第一，企业必须遵守国家制定的法律法规。如果违背了国家的法律法规，企业将会遭受到严厉的制裁。不但会使企业遭受经营、声誉上的损失，而且企业有可能因此而丧失存续的能力。因此，法律法规是企业合规经营的第一准绳，是强度最高的规则。第二，在不违背国家法律法规的前提下，企业通常会制定一套企业内部的规章制度，以规范企业人员的行为，维护企业的正常运转。这种制度一旦制定，企业人员就应当严格遵守，如果不能落实执行，往往会影响企业的经营运作，企业也会因此蒙受损失，这一层面的企业规则对于企业人员而言具有刚性要求。

1.加强合规管理，有助于提升企业的核心竞争力

企业是市场经济最小的细胞。市场经济是法治经济，企业设立、存续、中止以及内部管理、生产经营、行业竞争、劳资矛盾、环境保护、纳税，合法权益保护、违法犯罪追究等都有法律、法规以及法制性的规范性文件予以规制。离开法律企业就无法生存。就企业内部而言，它就像一个庞大的机器，要使其正常运转，必须每一个部件各司其职。

近年来，欧美等发达国家极力将合规机制上升到国际商业准则的高度，利用这种看不见、摸不着的软实力作为对付发展中国家国际化竞争的一种利器，为发展中国家的海外竞争设置了种种障碍。企业要实施国际化开拓，必须建立与跨国公司相适应的合规管理体制，以此进一步提升企业的核心竞争力，强化外部持续竞争力，使企业始终保持可持续发展。

2.强化合规管理，是企业有效控制风险的重要手段

近年来，风险管理的各种标准或规范纷纷出台，已被社会各界、尤其是企业界广泛关注和倡导，并被成功地应用于企业的各个管理领域。特别是在当前全球经济增长放缓、国际金融动荡的形势下，建设合规文化，防范合规风险，强化员工合规经营意识，对于提高经营管理水平，提高风险管理水平和风险防御能力，为生产、科研、管理等各个领域的健康运转起到了良好的保障作用。只有各项经营管理活动的每个环节都能做到合规，真正做到人人、事事、时时合规，企业的发展才能得到保证，发展才没有后顾之忧。

违规风险，是企业违反了国家法律法规等强制性规定引起的不利后果。这种风险一旦发生，企业往往就很被动，必须要依据法律规定承担相应的民事责任、行政责任，甚至是刑事责任。近年来一些企业发生的案件说明，外部欺诈和内部违规相互交织，导致不少企业形成风险和损失。通过合规决策、合规管理、合规操作来识别、预警和控制风险，企业经营管理的安全和效益才能得到保障；通过培育良好的合规文化，使企业的各项制度和机制真正落实，企业才能实现又好又快的发展。

3.有效落实合规责任制，是企业合规管理的关键环节

落实有效的合规责任意识需要两个关键点，首先是明确的员工岗位职责规定，其次严格贯彻问责制度。

明确岗位职责，需要建立企业内各岗位的岗位说明书，详细描述该岗位的工作内容和工作要求，并随着业务发展及时变更岗位说明书，使得在岗人员时刻明了自己的职责所在。在某些企业内部，有些工作靠的是领导口头指派、有些工作的内容则是靠员工的口口相传，岗位说明并未起到应有的作用。这种情况的后果往往是员工对自己的职责不清，该做哪一些，做哪一些，哪种做法合乎要求，哪种做法违规等等问题只是知其大概，容易产生工作的偏差。另一方面，员工工作出现违规的状况时，又难以通过岗位职责来进行问责处理。

严格贯彻问责程序是健全的问责制的另一要素。企业内部的合规问责，尤其在对违规行为进行处理与处罚时，也应当确定严谨、透明、公正、合法的问责程序。企业在启动处理质量事故、安全事故等责任追究程序时，应当建立案件责任人和知情人处理办法，对违反企业规章制度甚至国家法律法规强制性规定的责任人绝不姑息纵容。

4.培养全员责任意识，是合规管理的着力点

建立适应企业需要的合规管理体制，在理念上应以四个责任体系为基础，处理好三个关系。

篇3

现代企业的会计核算已经不仅仅是传统意义上对资金账目的记录、核算和汇报，它的核算范围从经营活动开始之前到结束之后。对于活动之前的会计核算主要包括的是预算和参与方案，活动当中的核算是根据预算和方案进行目标的计划与完成，活动结束之后是对整个活动实际资金运转的记录与核对。通过会计核算能够发现企业当中存在的一些问题，以便后期进行合理的改进，而且企业会计核算规范化管理是提高企业竞争力的重要因素。

二、企业会计核算规范化管理的意义

企业的会计核算规范化管理不仅能够影响到企业财务部门的决策，并为各个部门提供相关信息，而且还能够规范企业会计相关方面的执行，增强企业的市场竞争力，实现企业的利益最大化。

三、企业会计管理当中的问题

1.会计核算设备不完善

尽管大多数的企业十分重视企业会计的核算，然而并没有专门的建立相关的机构协助这部分工作的高效完成。多数的企业依旧使用过去的核算系统，无法跟上时代的发展，造成核算并不准确。

2.核算人员配置不合理、专业素养欠缺

多数的中小型企业当中，对于会计的人员配置不科学、合理，部分企业甚至采用的会计人员和企业管理层有亲属关系，从而使得企业的账目不能够清晰明了，也就进一步的影响了企业会计核算的效率和质量。除此之外，大多数企业虽然认识到会计核算的重要性，也在会计部门增加了很多的会计人员，然而多数会计人员的学历较低，对会计核算只停留在基础了解的阶段，很难规范、精准的进行企业会计的核算。会计人员忽视会计学历的重要性，对自己的工作认识不够深刻，从而导致一部分会计人员缺乏相应的职业道德。

3.缺乏完善的建账制度

企业会计核算规范化管理中最为有效的凭证即为会计建账。然而多数企业只是简单的建立一个建账的环节，而真正进行会计核算时，根据需要对核算制度随时变更，使得企业的资金运转不能严格执行，实际和核算的前后不统一。缺乏严格建账的制度，企业很容易出现违法的行为，阻碍企业的正常发展。

4.监督的力度较低

企业会计核算的监督对于会计核算有着关键的作用，只有加强企业的会计核算监督力度，才能确保会计核算的质量。同时对于和会计核算管理相关的剂量管理、成本制度也要同时进行。一些企业已经使用的制度当中缺少会计的内部监督机制，这意味着企业的管理层人员能够直接对企业会计核算工作进行干预，从而使得核算的工作缺乏公正、公平，同样会阻碍企业的健康发展。

四、企业会计核算规范化管理的一些有效建议

1.采用先进的核算设备

把握市场中先进设备的动态，使用较为先进的会计核算设备，能够提高核算的准确度和质量，利于企业的发展。

2.加强专业人员培训和对相关人员从业资格的管理

会计核算的专业人员即会计人员，应当具备一定程度的专业知识和素养，加强会计人员的培训，提高会计相关知识，并且对于企业内部制定的相关政策、制度要熟悉，在处理日常工作时，严格根据公司制定的制度进行会计核算，紧跟时展，掌握最新的会计核算设备和相关软件应用。除此之外，公司应当制定相应的奖惩制度，对于表现优秀的工作人员予以奖励，而对于在工作中出现了重大的失误导致公司利益受损或者阻碍了公司的正常发展的员工，应当给予相应惩罚，这样不仅能够鼓励员工积极向上，而且能够有效的避免员工不必要的失误，从而保证公司的良好发展。

3.完善会计核算相关制度

企业内部的制度完善是保证公司运营的基础，其不仅能够规范企业内部的管理制度，而且能够规范从业人员的行为。企业中的会计管理制度涉及到企业的内部管理、财务的处理程序、财务会计的分析和会计人员的岗位责任制度等几部分的内容，建立并且完善会计管理制度，能够有效的提高企业管理质量，提高会计人员的核算效率，促进企业的良性发展。

4.加强企业内、外部的监督力度

企业的内部负责监督会计人员的工作行为和效率，同时加强企业外部的监督，能够双管齐下起到保障会计核算的作用。基于监督力度低而造成企业中出现的违法行为的现状，应当财务、税务两手一起抓，这样对于企业会计核算的规范化管理有益。

五、结束语

篇4

【关键词】民营建筑；安全管理；考核

前言：

随着各级主管部门对建筑业安全生产管理的不断规范，特别是2008年5月13日国家住房和城乡建设部关于《建筑施工企业安全生产管理机构及专职安全生产管理人员配备办法》（建质[2008]91号）正式实施以来，各地对项目专职安全管理人员的配置人数、备案、考核等相继出台管理办法，大部分民营建筑施工企业已明显感到专职安全管理人员“C”证数量的不足。为满足各地开工备案的需要，企业内部展开了安全员“C”证培训的热潮，出台相应的奖励措施，不论公司还是项目部，不论什么岗位，甚至连门卫、司机等只要能去考都欢迎。此办法获得的“C”类人员证书在数量上的确满足了一时的需求，但未能从根本上解决企业在安全生产管理上的实质性需求，更是违背了行业主管部门针对企业专职安全管理人备案、考核管理的初衷。于是越来越注重项目部专职安全管理人员的到岗情况，各地安监部门对注册备案的专职安全管理人员在各次例行检查中均要求到岗，给企业在“C”类证书的使用备案上增加了很大的难度。

其实，大多数民营建筑施工企业在刚开始实施安全三类人员管理时，参加“C”类人员考试的都是实实在在获得安全员上岗证，并有一定管理经验的项目部在职安全员，经过几年的培训、考证，专职安全管理人员从总体数量上还是基本满足建筑行业施工安全管理需求的。但就我企业而言，前几年老一批60多名以本企业名义获取的“C”证人员，现在仍在我企业安全生产管理岗位的已不占多数，在我企业项目部服务的专职安全员不下百人，持外单位“C”证的居多，其他民营建筑施工企业一定同样存在这个问题。

为此，民营建筑施工企业应从实际的安全生产管理角度出发，采取以下措施，将专职安全管理人员纳入企业规范化管理。

一、企业“C”证人员的组成

1、与持有本企业安全管理人员“C”类证书的人员签订劳动合同，作为企业正式职工编制，由企业统一缴纳五险（个人部分自理）。

2、外单位“C”类证书的人员，在本企业项目部从事安全生产管理的，愿意转入本企业的，只要原单位同意转出，经企业有关部门审核符合录用条件的，转入后与企业签订劳动合同，作为企业证书职工编制。

3、每年根据实际招聘一批大、中专应届毕业生，作为企业安全管理人员的新生力量，通过项目部经验丰富的安全员的帮带，尽快实现独立上岗能力，并获取“C”证，纳入企业统一管理。

二、企业对安全管理人员的管理、考核

1、企业专职安全管理人员工资、奖金、五险、补贴等所有费用均由企业按规定向项目部提取，并由企业统一发放。

2、专职安全管理人员的工资待遇，结合本人的工作经验与业绩，双方协商确定。

3、签约后的专职安全管理人员由企业指定部门实施考核管理，出台考核办法以及相应的激励机制，考核结果与待遇挂钩。

三、与专职安全管理人员的交流、沟通

作为一支由企业直接领导、管理的专职安全管理人员队伍，日常的沟通交流非常重要，应建立专职安全管理人员信息平台，定期组织交流、学习。企业主管部门在对项目部实施检查的同时，有目的地关心他们的工作、生活情况，及时掌握项目部对他们的评价。最关键的是帮助安排工作，使他们不再为寻找下一站工作而花费心思。

四、提高专职安全管理人员责任意识，确保企业安全监督的质量和效率

要想成为一个称职的专职安全员，一定要熟知国家、行业与安全相关的法律法规，企业安全规章制度，除了要懂得安全管理的知识、方法外，还要知道各类工作业务的基本流程和基本技术，否则工作中会出现一些差错，或者偏离法规和制度的要求，所以要求专职安全员做好以下事情：

1、安全生产是关系国计民生的大事，安全责任重于泰山。要保证安全生产企业发展的生命线，因此，作为一个安全员就必须建立强烈的安全责任意识，正确处理好安全与生产进度的关系，牢固树立“一切事故都可以预防”的安全理念，严守安全生产“三条底线”，千方百计地抓好安全生产工作，确保电网安全稳定，保证可靠供电，勇当企业安全稳步发展的坚强卫士。

2、做强自己。一是要深刻理解“安全第一，预防为主”的安全生产方针，树立“一切事故都可以预防”的安全理念，把安全生产放在高于一切，重于一切的高度来看。二是要充实自身的知识宝库，掌握国家、行业和企业关于安全生产工作的相关法律法规、规定、规章制度、工作规程，并能合理地应用，一定要在合理上下功夫。三是一定要有很强的工作责任心，不断学习和积累安全监督的业务技能，着力提高工作水平，做到能及时发现问题，解决问题。四是安全监督讲究方式方法，指出存在问题的同时应当说明违反的规章制度，并提出纠正的意见或措施，以理服人。不要把自己与员工形成对立面，否则员工一看到安全人员就躲开，安全监督就不可能达到真正的效果。

3、提高素质。作为一名合格的专职安全员，就应当不断学习，不断进取。一是要充分体现自己在安全生产方面的知识、业务技能和管理水平。二是要做良好的表率，正人先正己，要求员工做到的，自己必须先做到。三是视野宽阔，思维得体，展现管控能力。

4、更多地关注安监工作的质量和效率。安全生产重在结果，安全监督关键在过程。在生产过程中，一定要充分发挥“四级安全网”，认真监督每一个环节，控制风险，制止违章，引导员工养成遵章守纪的良好习惯，把传统的事后监督转变为事前和事中监督，提高安全监督的质量和效率，把事故消灭在萌芽状态。

五、与项目承包责任人的沟通，得到他们的支持

项目承包责任人是否支持企业的相关规定是推行专职安全员规范化管理的关键，从经济角度分析，企业向项目部提取的专职安全管理人员的费用相对比较高，高出的部分主要是缴金的费用，以及考虑人员可能闲置的风险。但从法律角度分析，规范用工是企业生存的基本要求，企业要从制度上作出要求，同时必须多做工作，以得到项目上的支持。从规范管理的角度出发，对项目的安全生产是有好处的，特别是项目部急需用人的时候就能靠企业的强大资源给予充实，也避免了为应付上级部门检查而不计成本到处找备案的安全员到岗的局面。

篇5

关键词:电子文件；归档工作

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引言：

随着企业计算机网络的建成和生产过程中计算机技术的广泛应用，众所周知，工程档案很重要，不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据，公司的生存和发展都离不开工程档案,尤其是电子档案，对于提高勘察设计工作效率起着极大的作用。因此,保证电子文件的完整、安全和有效利用势在必行。

1.设计企业电子文件归档工作的现状

1.1电子文件的完整性

项目设计工作由立项到竣工验收，一般设计周期时间长，需要多名设计人员参与项目的设计，项目设计电子文件大都分散保存在设计人员各自的工作电脑内，设计人员对电子文件保管意识不强，文件随意保存。如果在设计周期内发生人员岗位的变化、或者工作电脑故障，造成电子档案丢失，从而影响了项目设计文件的完整性。

1.2电子文件的真实性、准确性

电子文件内容多而复杂、专业性强、项目文件往往要经过多次修改，部分设计企业的归档工作往往靠设计人员的自觉性，他们本身设计工作任务重，觉得归档工作麻烦，只是随意归档文件，对于电子文件归档的意识比较淡漠。再加上档案管理员不一定能够清楚确认文件是否为最终版本，或者如何鉴定为有价值的文件，只能设计人交什么文件过来就收什么，造成电子档案的文件版本众多，文件归类不清晰。对于文件的真实性及准确性就无从保障了，从而降低了档案利用的功能。

1.3电子文件的管理人员职责不明确

部分设计企业的电子文件归档职责不明确，有的是由设计人自己保管，文件的分散保管，使项目设计文件不完整，也易造成文件的流失，不利于管理，发挥不了文件的再利用价值。有的是由计算机与信息中心管理，由于计算机人员对档案工作较为陌生，无法判断电子文件的实用性、真实性。不能有效地接收有保存价值的电子文件。实践证明，电子文件的归档接收及电子档案的管理以档案管理专业人员为主较好。

2.加强电子文件归档的重要意义

2.1设计文件随着计算机应用的普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是档案工作者的职责。为了保障电子文件得到及时归档，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本企业实际情况与信息管理工作的结合，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

2.2电子文件归档是时展的必然要求,其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程,而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段,从而实现了资源共享,提高了利用效率。

2.3设计企业设计文件重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。

3.完善电子文件归档管理制度

3.1档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

3.2科学有效地开展电子文件归档工作，其工作着眼点要高，实施立足点要实。在规划电子文件归档工作时，应密切结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际。从保证工作质量的大局出发，顺应电子文件归档工作的规律，摸清电子信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立切实可行的电子文件归档制度。

3.3加大电子档案工作的宣传力度，加快完成由传统管理模式向现代管理模式的转变，由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题。积极采取有效措施，确保归档材料与数据的安全。

3.4电子文件所涉及的问题广泛、受到的制约因素多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当由档案部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动。电子文件形成部门、计算机与信息管理部门协助完成电子文件归档业务。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史关联，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者。计算机与信息管理部门作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，可协助开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。建立电子文件网络归档专用系统利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。这大大减轻了设计人员的负担。档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，能有效地发挥统筹全局、把好关口的作用；另一方面又是标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

3.5无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。保障电子文件的真实性。

3.6档案部门根据企业为设计人产值分配环节中制定产值申报工作前的档案、电子文件归档管理规定。在电子文件归档过程中，各单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交）。由项目负责人检查及鉴定电子文件，并移交档案部门进行归档，有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，应将其纳入质量管理体系文件中。必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量，确保项目电子文件的准确性。项目负责填写《项目资料归档清单》一式两份，交档案部门接收人签字确认，一份项目负责保存，另一份档案部门存档备查。

3.7档案部门必须将各业务部门移交的、具有保存价值的电子文件存放于档案部门的专用服务器内，由专业电子档案管理员管理。电子文件按年份、项目编号、项目名称建立完整的项目电子档案，在不断地文件补充下，项目电子档案越加完整。服务器设置防火墙等杀毒软件，在拷入文件前先要对文件进行扫描杀毒，防止在拷入文件时把计算机病毒带入服务器。定期对服务器的数据进行拷贝备份，防止因为服务器硬盘的损坏而造成的数据丢失。

3.8服务器内的项目电子档案提供日常业务查询利用等服务，依据内容的密级层次，设置企业人员访问、查询权限级别，进行有效的管理。并加载档案加密功能，免于文件的外泄。有效保护企业的电子档案信息安全。

3.9竣工验收完毕且已经完工的项目电子档案都必须进行刻录光盘备份，提取存放于服务器内完整的电子档案，以项目名称、项目编号为单位，可刻录在多张光盘内，但一张光盘只能刻录一个项目的项目资料。建立光盘档案号、备份前的检查情况、备份负责人、盘内文件的份数，光盘起始盘号、归档日期等详细内容的光盘信息档案，以便备查。

3.10光盘应当存放在具有防磁性能的柜子中，以保证光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

参考文献：

[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报・社会科学,2009,30(7).