档案分类方式精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案分类方式，期待它们能激发您的灵感。

篇1

在现代化社会发展中，计算机技术、网络技术等得到了普及与应用，并将其引入到了档案管理工作中，促使档案管理模式发生了巨大的变化，分类方式也随之得以转变。根据计算机在档案管理工作中的应用实践以及应用程度我们可以将其分类方式分为以下三个阶段的转变过程。

一、前计算机阶段

在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。

二、电子目录阶段

随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。

在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。

在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。

电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。

在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。

三、电子文件阶段

已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。

档案信息分类在该阶段表现了旺盛的生命力。办理完毕的电子文件，从现行电子文件著录数据库中取出其各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信息检索分类库中，极其简单地完成了电子文件的分类归档，这个过程既是电子档案信息分类的过程，也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑化排列过程。在应用软件控制下的档案信息分类数据库，构成了档案信息检索分类系统即电子目录，该系统与电子目录阶段的电子目录有着本质的不同，它不仅有多项的、随机的、交叉的检索功能，还有对电子档案进行全文检索的功能；它的结构不仅是网状，还有自动追踪、组织控制电子档案的功能，以及在网络环境传输电子档案，实现信息共享的功能。

篇2

【关键词】 测绘档案 分类方法 思考与实践

随着科技的不断发展，测绘档案从之前的传统实物档案向电子档案的方向发展。档案管理人员要在此基础上不断的研究新的方法和新的模式，进而加强现代测绘档案的管理工作。

1 测绘档案分类和归档工作

首先测绘活动中存在一部分技术性较强的技术总结、验收报告、成果图、展点图、技术设计书和文件材料等测绘资料。这些资料涉及的专业比较广，形成过程也比较的复杂，所记录的介质种类也比较的多。基于以上特点，如果忽略对测绘资料的管理和收集工作，那么就比较容易造成测绘资料的失真与不规范。对生产和管理活动以及测绘科技方面的资料收集是测绘科技归档的基础，对测绘档案的归档、积累、整理和形成有着重要作用。在将测绘资料归档之前，各个单位要进行分类系统的整理，而且还要对档案管理部门进行严格的验收。档案管理人员还要参加测绘科研项目验收，进一步的了解项目的情况，明确档案的归类范围、内容的检定和手续的移交。在移交测绘材料的过程中，管理人员还要注意成果最终版本、移交期限等是否经过了归档份数、整理份数和项目鉴定验收的要求。在进行归档的过程中，工作人员要在合理的时间范围内，按照相关的法律法规进行归档。其次对于通用格式、数据成果形成单位、数据采用标准、管理部门责任和有关资料在利用、保管、运输和销毁等的要求，都需要工作人员按照标准严格执行。资料的收集与归档工作主要包括依法汇交的成果数据副本、基本测绘成果数据、出版发行的产品数据和相关的专用软件与设备参数等。对于需要入馆和上架的测绘资料，管理人员要及时的进行分类、登记、制作检索卡片以及编入档案目录，进而方便今后的查找与上报。对于需要编入档案信息库的数据，档案管理人员要对录入设备有熟练的掌握，进而做好软件的分类归档并对比较重要的信息进行备份保存。

2 内容方面的分类

2.1 按照载体形式的不同进行分类

测绘档案主要包括全国性测绘档案、地域性测绘档案和专业性的测绘资料。地域性测绘档案和全国性测绘档案都是按照国家的统一规定，进行分级管理和归口负责的制度，并且由各个专业部门按照规定对专业测绘资料进行自行管理。我国对档案的有关规定为测绘系统的建立提供了档案编制、归档范围和档案分类等依据。

2.2 根据载体的不同进行分类

图纸档案主要是包括纸质的图表、照片文字说明、卡片、测绘记录和成果成图等，电子档案则是需要通过计算机进行处理和编辑的测绘档案，并且还需要通过硬盘、磁盘和光盘等进行保存。

2.3 根据记录的内容进行分类

根据所记录内容的不同可以将测绘档案分为生产技术档案、仪器设备档案、教学科研档案、测绘管理档案和基本建设档案。

2.4 根据档案的性质进行分类

根据档案的性质可以将测绘档案分为特业测绘档案、专业测绘档案、基本测绘档案和现势资料测绘档案。另外，常用的测绘档案分类还包括专题分类、作者分类、职能分类、时间分类、区域分类、型号分类、外形分类和项目分类等。

3 加强测绘档案分类管理的重要性

3.1 国土资源的基础资料

目前，我国已经大范围的开展了林业、土地等的详查工作，测绘档案则是不同时期土地资源开发现状的记录。测绘档案能够使组织人员实地的进行调绘，进而准确的反映出土地资源的变迁和利用的现状。

3.2 测绘是经济规划的科学依据

科学的规划是经济建设的基础，它必须根据能够反映真实情况的测绘资料档案，使布局更加的符合自然条件和经济发展的需要，进而达到合理、经济、事半功倍的效果。我国一些重点的建设项目在选址、布局设计、线路选择等方面都是以测绘资料为依据，并在考证、研究和调查的基础上进行建设的。在对测绘档案的充分利用上，科学合理的利用了地理优势。

3.3 能够确保勘定界限的可靠性

我国决定用5年的时间来勘定各个省、市县的界限，进而确定各个行政区的范围。影响勘定界限的因素有很多，其中包括生产生活过程中形成的环境，历史记录等因素，但最重要的还是依靠测绘档案，它对勘界的地图有着详细的记载，为界限的勘定提供了比较有价值的参考资料。

3.4 测绘档案是对历史的真实记载

测绘档案是社会、历史、经济发展的记录，是不同地域进行历史编纂的重要依据。很多记载都对各地的历史进行了直观、具体的描述，这些地形图为以后研究经济、社会、历史有着重要的作用。为了使测绘资料能够更好的为社会服务，测绘生产单位在提交测绘资料之前要向上级上交测绘资料的目录或者是副本，进而实行统一的管理，以防测绘档案资料的丢失，确保测绘资料的安全可靠，使其具有实际的参考价值。

4 结语

测绘档案管理部门要利用现代的多媒体技术和计算机技术建立完善的档案分类系统，进而提高档案的质量，进一步的规范测绘档案管理。测绘档案不仅是一般的文档资料，而且还涉及到经济、军事和政治等多个方面，所以我们要使测绘档案的分类与管理向规范化、标准化、信息化方面发展，进而促进社会的发展。

参考文献：

[1]孙续锦.新形势下测绘档案分类方法的探讨及实践[J].价值工程，2012（16）：306.

篇3

1 学生类档案不适合一人一卷

1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。

1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。

1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。

1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。

1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。

2 学生类档案分类组卷需考虑的问题

2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。

2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。

2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，

使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。

3 学生类档案的分类、组卷与管理

3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。

各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。

3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看，高校10大类档案大都采用了问题特征组卷，学生类档案也应该采用问题特征组卷；从问题特征组卷的灵活性来看，问题的概括可大可小，方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷；从学生类档案的特点来看，学生类档案因数量大，组成复杂，来源渠道多，不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量，不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。

篇4

1991年，国家档案局了《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，在第九条中提到：“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。”从字面理解，该条款包含有三层意思：一是特殊介质档案不单独设置类目，二是特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应，三是不同介质保管要求的档案应分库保管。

那么，在各类介质档案统一分类的前提下，特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?

工业企业特殊介质档案档号编制方式

《规则》中提到分类编号方案由“各地区、各部门”“结合各自的实际情况”制定。自《规则》以来，各地区、各行业的档案主管部门陆续了各自的分类编号规则，对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号，但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来，大致有如下几种：

1.介质类型+案卷号

这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类，“声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为：声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外，在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类，再在该类下按介质类型区分的，档号形式为：大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似，但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神，在按内容划分的同时，又按介质类型进行了区分，因此归入本类型。

2.类目号+介质类型号+案卷号

特殊介质不单独设类，特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号，但不采用分类中一级类目的下级分类，而是按载体的不同，或分专题，或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应”的要求方面，采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定：“照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。”

荆州市规定“企业特殊载体形式档案的档号，其大类代号之后，须加上载体标识，并加(　)号，照片档案，在其对应的纸质档案大类代号后，直接以案卷为单位编写顺序号”，“录音、录像档案，在其对应的纸质档案大类代号后，以盒为单位编写顺序号……”

3.分类号+介质类型号+案卷号

该模式不设特殊介质类，按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类，但根据介质类型的不同，各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如，核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NB／T20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码，在同一分类下，按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案，而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类，那么这三卷纸质档案的档号为A11-001，All-002，A11-003，照片档案的档号为All-SA-001，其中SA代表介质类型为照片。

4.分类号+案卷号

特殊介质档案同纸质档案一起参与分类，单独组卷，分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出：特殊介质档案与其对应的纸质档案“可作出参见卡或指引卡”。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号”。“分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。”上海市的规定与浙江省的规定类似。

综上所述，虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业，时间也大部分集中在20世纪90年代，但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?

档号的作用

档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年的《档号编制规则》，“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码”，是“存取档案的标记，并具有统计监督作用”。《高等学校档案实体分类法》指出：“档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是“以字符形式赋予电子文件的，用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码”，“揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识”。

此外，还有学者认为“档号既是档案系统整理成果的一种反映，又是档案保管和利用工作的一种特殊工具，还具备统计监督的功能。”

综上，我们可以看到，学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同，但对于档号功能的描述基本是一致的。即以“存取的标记”和“整理成果的体现”两大功能为主，并衍生出统计，监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较

从本质上来看，以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中，特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置；第2种类型中，介质类型编制到了二级类目中；第3种类型中，介质类型编制到了最低一级类目中；而只有第4种类型，其档号与介质类型没有任何关系。

特殊介质类型参与档号编制的情况下，其档号中的“类目号”与档案实体的分类号并不一致，这类档号并不能“反映档案的分类体系”，也不能揭示“分类的结果”，其作用更侧重于作为“存取的标记”。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中，一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案，在编号时，如果按介质类型分别编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用，容易造成不便。

当介质类型不参与档号编制时，特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系，但因特殊介质档案分库存放，其存放位置并不能在档号中体现出来，必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰，保持了档案材料的成套性，档案分类标准唯一。对于内容一致，载体不同的档案，可以使用相同的档号，不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能，首先必须引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次，特殊介质档案，特别是声像档案产生的领域十分广泛，且内容交叉的情况很多，档案人员在接收这些档案时，因为可人类目较多，判断分类比较困难，对档案分类人员的要求很高，一旦分类标准不统一，会对后续的查找和利用带来不利影响。

结论

那么，有没有一种特殊介质档案的档号编制方法可以既反映档案的分类体系又可以作为排架的依据呢?笔者认为是没有的。因为在各类档案介质保管要求不完全一致的情况下，必须按介质分库保管，这样档案信息的排列顺序(即分类体系)和档案实体的排列顺序(即排架顺序)是不可能完全一致的。在此前提下，我们在选择特殊介质档号的编制方法时只能根据企业的自身需要和管理条件，选择最有利的编制模式。并利用一系列手段，弥补所采用的编号方法的不足，从而达到为档案的各项工作服务的目的。

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关键词：城市；规划档案；整理与创新

从宏观上来讲，城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面，而这个流程当中，分类工作不仅是整个过程的重要环节，也是工作中的重中之重，这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说，分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定，各地城建档案馆在制定本馆分类方案时，大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》，小类可根据各地实际情况和实际需要设置，但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题，因此，在工作的过程当中，应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理，具体可从以下几个方面进行努力：

1 关于分类层次的问题

在分类的层次方面，分类可以是多层次的，也可以是单层次的。多层次方面，例如大类、属类、小类等；单层次方面，例如大类下面不再设下位类而直接统率案件，当然，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中，为了实现档案档案的保管和利用的便利性，首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解，以此来判断其是否有必要记性层次地分类，如D2和D3可以不必伸展下位类，对C类档案中的总体规划C2类，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案，建国至50年代仅形成几十卷，所以C2也可以不必设小类。

2 关于信息分类和实体分类的问题

档案整理工作中的分类实质上属于实体分类，其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲，实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管，所以说，这方面，实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不

同于试题分类，它不受限于档案实体的局限，信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索，在这个方面，规划局可以根据实际需求建立多种检索体系，通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验，笔者认为，实体分类一般两级便可满足需求，而信息分类则不受限制，因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点，当然，着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高。

3 关于档案的保管

从目前的管理方式来看，规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的，这对库房就提出了空间上的要求，涉及到库房空间预留的问题。我们都知道，属类设置的越详细，预留的空间就越多，这样，倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题，最好的办法就是减少属类的类目，或者改变传统的库房管理模式，进行创新。否则，无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。这个时候，在档案进行分类管理的过程中，引入计算机就显得非常有必要了，之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下，可以实现直接进行文件级检索的效果，无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷，立为3或4个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理。深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次，在规划管理档案档号的编制方面，档案管理工作还应该能够做到以下几个方面：首先，应该坚持简练的原则，以此来减少工作量和工作中的差错率。其次，还应该坚持稳定性的原则。近几年来，规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，而规划档案的的类目并没有与时俱进，这就造成了相应的滞后性，但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相ξ榷ǖ模并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致，所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的，其必须要具备强化档案信息资源建设为主，基础业务为辅的意识，处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例，加大对档案信息资源建设的投入，以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配，比例适当的原则，合理划分工作量份额，安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外，在加强档案信息资源建设和利用的同时，有必要再对立卷改革进行深化，简化整理，深化检索。在档案计算机管理使信息检索达到全面、迅速的时候，可以适当削减“案卷”的概念。

可以说，创新是一个民族进步的灵魂，更是一个国家兴旺发达的不竭动力。科学的决策是提高效率的关键。建立数字城建档案馆，服务于城市规划管理建设，城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平，在今后的过程中，我们一定要坚持以结果为导向创新档案管理方式，这样才能使规划局能够更好的服务于城市建设。

参考文献

[1]谢志玲.城市规划档案管理的发展创新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.

[2]丛化龙.浅论城市规划档案管理的创新发展[J].现代装饰（理论），2011，02：51.

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知识管理对于我们而言，是一个比较艰巨的挑战，需要我们具备较为专业的知识背景和知识辨识能力。知识相对于资讯（信息）来讲，其哲学高度和理论深度都有所增加。知识不再是一个一个的个案，而是具有普遍正确性的概念集合，它依赖资讯而产生，它代表每一个具体的资讯个体，同时又不是每个资讯个体的具象。它是一系列同类个体的规律性总结和推断，并经检验为正确的结论。有学者基于企业知识疆域，提出知识辨识的五项原则：系统性原则、协同性原则、核心性原则、有效性原则、可得性原则。这些原则在很大程度上契合后保管时代文件鉴定的基本原理，可以作为我们从档案材料和档案信息中提炼知识原则的参考。但这些原则只适合针对某一机构内部档案材料的知识提取。从档案工作知识管理的视角出发，某一机构知识疆域在某种程度上需要突破，需要横向或纵向的综合视野，提炼更宏观层面的知识理论。档案部门对知识的管理，可以比较明显地表现出显性知识和隐性知识的分类特征。显性知识较为直观，直接存在资料或者资讯中，对此我们所需要进行的工作有两个方面：第一，知识的辨识工作。对于知识和其他资讯共存的情况下，我们应当辨识出哪些属于知识层面，哪些只是资讯；第二，知识的提纯工作。在知识和资讯共生的情况下，我们应当可以将知识较为单纯的提炼出来，尽量减少其他噪音影响。较为复杂的是隐形知识的管理。顾名思义，隐性知识是隐藏于资讯甚至资料背后，位于难以直观感知的深层次位置。对于隐性知识，我们更加需要归纳和推理的能力。隐性知识的复杂性在于，我们所面对的是难以探知其规律性的“现象”个体，有的知识可以从单份文件或者资讯中提取，有的则需要两件甚至更多的系列资料才能总结其中的知识和规律。从这个角度说，档案管理部门不再单纯是信息的集散地，而是知识的加工厂。

二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构

我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。

1.知识库的层级

知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：

（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。

（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。

（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。

（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。

2.知识管理平台的建构

建构知识管理平台应该实现以下管理功能：

（1）知识管理、知识检索与知识服务的兼容。知识管理平台作为知识管理操作的基本工具，它至少必须具有知识的管理、检索和服务等功能。知识管理功能是知识管理平台的基本功能，通常来讲，它应该建立在知识库建构的知识分类体系之上，与知识分类层级相对应，建构知识管理功能程序。同时，对于采取多种分类方式的知识库，应同样具备多种分类管理体系。知识检索功能与信息、档案材料的检索功能有所不同，除了与信息、档案材料相同的标识或者关键词的机械匹配之外，知识检索还要具有语义、内涵、概念等方面的拓展。知识与信息相比，从利用者的角度讲，其差异知识更多的在于理解而非表述，同时，知识群落、知识单元所蕴含的信息量更大、更深层。因此，必须对检索工具的功能进行前述拓展才能提高检索工具的精准度，提高查全率和查准率。知识服务即是在此平台上实现利用者对知识的直接或间接利用和获取。知识服务是此前一系列工作的最终目的，也是前期工作效果的检验。所以，在知识管理的最后环节，我们一方面要注意知识服务的提供质量，另一方面也要注意收集利用者的信息反馈。

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一、 变更土地登记档案形成的原因

地籍管理工作是国土资源管理工作的基础工作，而档案管理工作又是国土资源管理工作的最后一个环节，是国土资源管理工作最基础的工作。目前，随着国家对土地资源管理进行宏观调控的不断深化，新增建设用地面积严格控制并不断减少，而经济发展和城市建设用地需要占用大量的土地资源。在建设用地与保护耕地的矛盾日益突出的情况下，必然要采取以下多种方式，才能保证各类建设用地的需要，即：农用地转为建设用地；大量的城市拆迁；国有农用地的用途转变；城中村改造；农村空壳村的改造；破产企业改制土地使用权的收回；闲置土地使用权的收回；企业的合并、兼并、分立而引起的土地使用者名称的变更；单位和个人的地址、名称变更等，因此形成变更土地登记档案。

由于办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，范围极其广泛，形成的档案非常多，所以必须一套完整的管理方式。否则将对档案的开发利用极为不利，并严重地影响着国土资源事业的发展。

二、 变更土地登记档案的归档范围

土地登记是国家依法对国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地使用权的土地他项权利的登记。土地登记又分为初始土地登记和变更土地登记两种方式。当初始土地登记工作完成以后，所发生的土地登记工作都属于变更土地登记工作。

初始土地登记又称总登记，是指在一定时间内，对辖区全部土地或者特定区域的土地进行的普遍登记；变更土地登记，是指初始土地登记以外的土地登记，包括土地使用权、所有权和土地他项权利设定登记，土地使用权、所有权和土地他项权利变更登记，名称、地址和土地用途变更登记，注销土地登记等。

土地登记部门将在变更土地登记过程中形成的档案移交给档案管理部门，档案部门在按《档案法》和有关档案整理规范的规定接收、鉴定、整理、编目以后，再进行分类管理，以便高效快捷地向社会各界提供利用，这是档案管理的核心工作。

变更土地登记档案的形成十分丰富，涉及的类型非常多。变更土地登记有划拨转出让、土地使用权作价入股、购买商品房、土地用途发生改变等。结合《土地登记规则》的规定，应当属于变更土地登记档案整理的归档范围有：

1. 划拨土地使用权依法办理土地使用权出让手续后，办理土地登记形成的资料；

⒉ 企业将通过出让或者国家入股等形式取得的国有土地使用权，再以入股方式转让后，办理土地登记形成的资料；

⒊ 集体土地所有者将集体土地使用权作为联营条件兴办三资企业和内联企业，办理土地登记形成的资料；

⒋ 依法转让土地使用权后，办理土地登记形成的资料；

⒌ 因买卖、转让地上建筑物、附着物等一并转移土地使用权，办理土地登记形成的资料；

⒍ 因单位合并、分立、企业兼并等原因引起土地使用权变更，办理土地登记形成的资料；

⒎ 因交换、调整土地而发生土地使用权、所有权变更，办理土地登记形成的资料；

⒏ 因处分抵押财产而取得土地使用权，办理土地登记形成的资料；

⒐ 购买商品房（即房屋所有权变更而使土地使用权变更）后，办理土地登记形成的资料；

⒑ 购买公有住房（包括房改住房、集资建房和经济适用房）后，办理土地登记形成的资料；

11. 土地使用权抵押期间，抵押合同发生变更，办理土地登记形成的资料；

⒓. 土地使用权租赁期间，租赁合同发生变更后，办理土地登记形成的资料；

⒔ 变更法律、行政法规规定需要登记的其他土地他项权利形成的资料；

⒕ 依法继承土地使用权和土地他项权利，办理土地登记形成的资料；

⒖ 土地使用者、所有者和土地他项权利者更改名称、地址后，办理土地登记形成的资料；

⒗ 国有土地的用途发生变更，办理土地登记形成的资料；

⒘ 农村集体所有土地进行农业结构调整涉及已登记地类变化，办理土地登记形成的资料；

⒙ 集体土地建设用地的用途发生变更后，办理土地登记形成的资料；

⒚ 集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民后，办理土地登记形成的资料；

⒛ 县级以上人民政府依法收回国有土地使用权后，办理土地登记形成的资料；

21. 国有土地使用权出让或者租赁期满,未申请续期或者续期申请未获批准形成的资料；

22. 因自然灾害等造成土地权利灭失形成的资料；

23. 土地他项权利终止形成的资料；

24. 土地使用者、所有者和土地他项权利者未按照《土地登记规则》规定申请注销登记形成的资料；

25. 将原矿山（区）、砖厂等废弃工业用地复垦，转为建设用地或农业用地，办理土地登记形成的资料；

26． 其他形式的土地使用权、所有权和土地他项权利变更形成的资料。

三、 变更土地登记档案的管理方式

土地登记部门必须严格按照《土地登记规则》的规定程序完成变更土地登记，并将工作中形成的档案资料移交给档案部门，档案部门依照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的规定，对其进行鉴定、整理、分类、排列、编号、编目、装订、装盒后，在对变更土地登记档案集中统一管理中，应区分不同的情况，采取不同的管理方式。

（一）初始土地登记档案与变更土地登记档案分开管理方式

按照原国家土地管理局《关于印发〈县级土地管理档案分类方案（试行）〉〈土地管理档案案卷构成的一般要求〉的通知》中《县级土地管理档案分类方案说明》第八条规定：农村地籍档案按乡、村、队、使用者组成保管单位、排列，城镇地籍档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位、排列。初始土地登记档案材料的主要内容有：C42为国有土地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C42）+城区+街道+街坊+使用者；C43为集体土地所有权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C43）+乡+村+队+使用者；C44为集体土地建设用地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C44）+乡+村+使用者。变更土地登记档案材料的主要内容有：分类号为C45，其档案号的编制参照上述初始土地登记档案材料档案号的编制，将分类号更改为C45即可。

当初始土地登记档案整理完成以后，组成保管单位分类装盒、放入密集架保管，档案转入开发利用工作。由于档案工作是国土资源管理工作的最后一个环节，其变更土地登记的依据和权属情况就需要查阅初始土地登记档案资料。经济发达的地区或者最适合人类居住的地区，土地二级市场交易就活跃，其办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，形成的档案非常多。档案部门将这些档案资料按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，编好档案号，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上。同时，还要将变更以后的土地使用者的档案号抄写到原土地使用者的档案卷宗上，做到一一对应。要做到既有变更后新的土地使用者的档案号，又有原土地使用者的档案号，分类装盒、放入密集架，与初始土地登记档案分开保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者的备注栏注明“更名为***”。此种方式的优点是：容易区分哪些是初始土地登记档案，哪些是变更土地登记档案。适合于土地二级市场交易活跃，办理变更土地登记的工作量非常大，形成的档案非常多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是需要的库房容量大，占用密集架多，在人、财、物上耗费多，查询利用费时费力。

（二）初始土地登记档案与变更土地登记档案合二为一管理方式

对于经济不发达的地区，土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记的工作量又非常小，变更土地登记的类型不多，形成的档案资料也非常小，档案部门将这些档案按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上，与原土地登记档案装订在一起，合二为一，使用同一个档案号进行分类保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者栏上注明“更名为***”。此种方式的优点是：有利于查询利用，需要的库房容量小，占用密集架不多。适合于土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记工作非常小，形成的档案不多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是不容易区分初始土地登记档案和变更土地登记档案，当一宗地进行多次变更后，需要进行分档案盒装订，工作量大、烦琐。

（三）注销土地登记档案管理方式

县级以上人民政府国土资源部门依法办理国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地建设用地使用权注销土地登记，注销土地证书后，将收回的土地证书和注销土地登记资料要归入档案中，这些资料要区分不同的情况，按以下的方式管理：

1. 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入原档案卷宗中。土地登记部门将收回的土地证书和注销土地登记资料在档案管理部门调出原档案卷宗(含初始、变更土地登记档案)，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回部分或者全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满,土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准；因自然灾害等造成土地权利灭失；土地用途、住址、名称等发生变更。土地使用权暂时没有明确的土地使用者，以及土地证书多次进行抵押或者分割登记，需要重新换发土地证书的，应当将收回的土地使用证（含国有、集体土地证书）和注销土地登记资料归入原档案卷宗中作为收回和注销该宗地的依据。

⒉ 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入新档案卷宗中。土地登记部门在档案管理部门调出原档案卷宗，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：房地产开发公司和相关单位拆迁使用原建设用地；集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满；土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准等情况。收回的土地使用权有明确的土地使用者，应当将收回的土地证书归于新的档案案卷中,作为本宗地的变更土地登记权属来源依据。

（四）宗地合并、分割土地登记档案资料的管理方式

宗地合并就是相邻的两宗地或两宗以上的宗地合并成一宗地的方式。宗地合并方式有两种情况：第一种是续存合并，即一方土地使用者续存，另一方土地使用者被注销，土地使用证书同时被收回注销；第二种是新设合并，即原双方土地使用者被注销，土地使用证书同时被收回，设立新的土地使用者。

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Web 2.0与Lib 2.0介绍

随着互联网上内容的日益丰富，图书馆传统的服务模式正在经受网络化、数字化的挑战，图书馆人意识到了数字化发展的趋势和技术的可行，提出了旨在“让图书馆无处不在”的Lib2.0理念。我们知道，图书馆界和档案界有着相近的业务，下面首先对Lib2.0的主要技术和应用做一简单介绍。

（一）主要技术

异步传输：核心是实现与服务器之间的异步数据交换，可以减少冗余请求，减轻服务器的负担，减少用户的等待时间。

（二）主要应用

1. 博客：即网络日志，以简易的方法完成个人网页的创建、和更新，内容按时间顺序排列，并不断更新。一种网络个人出版形式，是继E-mail、BBS、QQ之后出现的第四种网络交流方式。阅读博客的人可以用留言、评论等方式跟作者进行交流，志趣相投的博客之间可以通过加链接互相设为好友。博客是一种深度交流沟通的网络新方式， “越分享越多” 是博客无与伦比的魅力精髓。

博客可以作为图书馆的公告栏、馆藏介绍以及与读者进行交流的场所，取代了Web1.0时代BBS的部分功能。

2. 内容聚合：用于信息资源内容的聚合/共享/推送/订阅/，允许用户订阅聚合内容，及时获得某些重要的或有用的信息，并能及时提醒用户新信息的。是一种新的信息传播形式，与以往信息传播的流程正好相反，过去阅读内容需要自己上网寻找，现在则可以订阅自己感兴趣的内容，当网站出现了相关信息更新就会收到系统提示。

内容聚合可以在图书馆中用于各类新闻报道、服务推送、书目、其他数据的查询定制、新到资料的通知等。

3. 维客：全球网民参与的百科全书，是供多人编写、上载和内容的一种网络服务。多人对共同的主题进行扩展或探讨，可以构建知识网络系统，支持在一个社群内共享领域知识。大家在Web上对维客文本进行创建、更改、的代价远比HTML文本小，是一种类似“所见即所得”风格的简单格式标记。

维客可以用于读者对图书馆中的书目进行评论。

4. 即时通信：目前最常用的有MSN、QQ、Skype等，包括文字、图片、语音、视频等多种方式。虽然即时通信早在1995年就出现了，但由于它参与性和社会性的特征，使它也被视为Web 2.0的应用之一。

即时通信可以用于图书馆的实时通信咨询服务。

5. 社会网络：即社会性网络服务。源自“六度分隔”理论，你和任何一个陌生人所间隔的人不会超过六个。是为用户提供创建人际关系网的网络服务。

6. 标签：用户自发的用标签对感兴趣的资料进行分类，并与他人共享标签的过程和结果。

标引工作是图书馆最核心的业务之一，通过对图书加标签集合集体的智慧，形成多种分类规则，更切合读者需要。

7. 网摘：是一种在网上保存网页链接的服务，通俗地说就是一个放在网络上的海量收藏夹。

Web 2.0对档案管理工作的启示

图书馆人从Web 2.0的浪潮中看到了机遇和挑战，提出了Lib 2.0的理念。国内图书馆界从2006年开始举办了一系列的Web 2.0与信息服务年会及数字图书馆发展研讨班，更增加了这一理念在业界的热度。美国图书馆界是这方面的先驱，国内图书馆界目前主要采用了博客、内容聚合、维客、即时通信等应用，但基本存在于少数大型图书馆中，关于Lib 2.0更多的还是处于学术研究的层次上。

档案界目前还极少看到有关于2.0理念的探讨，虽然我们和图书馆界的服务宗旨相同。笔者感觉Lib 2.0理念对档案管理工作也很有启发，虽然不一定命名为档案2.0。

笔者单位使用的档案管理系统的B/S模式，已经应用了Ajax这种数据异步刷新技术，减轻了Web服务器的负担，加快了系统响应速度。用户向服务器提交一个请求时，不会出现通常的空白等待页面，用户可以继续阅读当前页面的数据，使用户在使用B/S模式时感觉像在使用C/S模式一样。过去用户在使用B/S时最不便的感觉就是系统响应慢，几乎每一步操作都会导致整个页面的刷新，在服务器返回结果前，呈现在用户面前的只能是空白页面，这一技术的应用大大改善了用户的使用感受。

受这些技术的影响，就Web 2.0在档案管理工作中的应用，笔者提出一些思路。

1. 在档案管理系统中，可以应用博客作为系统的培训、帮助、公告手段，交互式地解决用户的疑难问题。我们在日常工作中有时听到用户反应不太会用我们的软件系统，其实使用该软件查询档案资料比上互联网查资料要容易多了，但为什么还会有如此的感受呢？我们分析主要是用户对档案的分类体系不够了解，不知道他想查看的档案属于哪个分类。虽然也可以从根分类查询，但根分类数据量大，系统响应速度就会相对减慢。而且越往下级分类延伸，权限设置越低，用户所能看到的信息无论条目数量、字段数量还是电子文件都会相对多一些。比如，A分类下有文书档案和科技档案等子分类，而文书档案只有相关工作人员能浏览，科技档案所有员工都能看，普通用户点A分类时就会看不到任何数据，因为他没有看文书档案的权限，而点科技档案分类就能看到该分类中所有的条目、字段以及电子文件的信息。关于档案的分类体系、软件的使用技巧，我们已给员工培训过多次，可能大家听讲时记忆不够深，过段时间要用时又想不起来了。我们就可以把上述培训内容详细地在博客中加以介绍，用户随时都能查看，消除大家对档案信息的陌生和神秘感。

应用博客中的分类、汇集、交流等方式，直接把最常见的问题提供给大家，及时得到用户对系统功能的意见反馈，了解用户问题的分布情况，对于改进档案管理系统会有直接的指导意义。

博客还能随时公告，对于大家共同关心的问题，及时与用户沟通，并通过公告介绍馆藏，让用户充分利用档案。

2. 内容聚合可以用于到期档案的催还业务，也可以让用户定制档案服务。我们一般催还档案的方式不外乎打电话，发邮件，在网站上弹出提示窗口等方式。用内容聚合的方式可以减轻档案工作者的劳动量，而且用户不登录网站也能及时收到催还通知，与在网站上弹出提示窗口功能结合起来使用，应该是档案催还业务比较好的操作方式。

内容聚合也可用于用户预约档案到馆的通知和新进馆藏介绍等。同样可以减轻档案管理人员的工作负担，同时信息传递更加及时。通过分类介绍，让用户对馆藏有全面的了解，并通过信息分类，让感兴趣的用户订阅有关更新的信息，一方面提高了馆藏的利用率，另一方面也使我们的服务更加人性化和个性化，满足不同类型的需求。通过主动把档案信息送到用户桌面的方式，让用户由被动接受到主动了解档案信息，并最大限度地利用档案，提高工作效率。

3. 即时通信可以用于实时在线咨询服务，实现即时信息的传递。用户在使用档案系统时如果有疑问，不方便打电话或发邮件询问时，或者我们负责服务咨询的人员没在电话附近，没及时收到邮件。从服务器接收邮件不大可能实时进行，即便设置成每15分钟接收一次，单位员工多，邮件服务器的负荷也会相当重，可是让用户等待15分钟肯定不合适，而使用即时通信就能够避免这个问题。这种开放式的交流互动，能让用户直接面对系统服务人员，能在最短的时间解答用户的问题。

即时通信还有一个很重要的功能，就是能随时快速传递文件，对于用户急需的档案，尤其是对于没有使用权限却急需这类档案中的一份档案，得到批准后，管理员就可以把这份档案通过即时通信工具发送给该用户，避免开放权限其他档案的不应有泄露，也能满足用户的个别要求。

即时通信具有群发功能，能对不同的用户集体建立不同的群，这样，就能及时把一些重要通知准确下达到相关人员而不是全体用户。

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一、档案信息化建设的历程

从全球看，档案信息化建设从20世纪50年代开始，以美国为首的西方发达国家开始尝试应用计算机技术对档案信息进行处理，实现不同程度的自动编目和检索。到了20世纪90年代初，美国建成了档案信息导航系统(NAIL)，在全球掀起了档案信息化建设的浪潮，世界各国纷纷开始加入档案信息化建设的大潮。我国也在这股浪潮的影响下开始了档案信息化建设，2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》。从此，全国各地区、各行业开始了轰轰烈烈的档案信息化建设。2003年，青岛市数字档案馆启用，深圳市数字档案馆二期于2008年通过成果鉴定，2004年，全国第一个企业数字档案馆――江苏省电力公司数字档案馆正式投入使用，档案网站更是如雨后春笋般涌现，各地的档案局、档案馆纷纷建立了自己的档案网站，档案工作开始进入了信息时代、数字时代。

为了加强对档案信鼠化建设的规范、统一，国家相继出台了许多档案信息化建设业务标准规范和技术标准规范。业务标准规范定义了档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档及管理规范》，以及国家档案局正在制定的《电子邮件公文归档与管理规则》、《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。目前正在制定的档案技术标准有：《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件／档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等。

二、档案信息化建设中遇到的问题

我国档案信息化建设虽然取得了不错的成效，但其中也存在不少问题。首先，国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确了档案信息化建设的目标和任务，但是实施纲要只是给出了档案信息化建设的基本原则，而具体的业务规范和技术规范制定相对滞后，很多与档案信息化建设相关的业务规范和技术规范还没有制定或正在制定中，导致档案信息化建设过程中缺乏统一的标准。

其次，对档案信息化建设认识不足，不少人将档案信息化建设与档案数字化等同起来，认为档案信息化建设就是将馆藏档案数字化处理后上网，提供检索和查阅。

第三，目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现为在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。

三、档案信息化建设中企业数字档案系统的建设

信息化时代，信息平台正成为企事业单位业务运行的基本方式，对档案管理活动而言，面临着思维方式、管理方式的改变，档案管理系统亟待需要从数字化档案整理系统向数字档案管理系统转变，具体表现为：

1.建设一体化平台，整合信息资源，实现系统之间信息交换。江苏省电力公司按照国家电网公司信息化建设要求，构筑了企业级一体化信息集成平台，统一数据交换方式，数据可以实时交换。各专业应用系统从几百个整合到8大业务应用系统，各业务应用系统之间数据交换已初步建成了“纵向贯通，横向集成”。信息化建设规范化为档案管理系统与各业务应用系统之间实现数据及时交换提供必要基础，为实现档案前端控制提供条件。档案管理者需要超前提出档案专业管理要求，建立档案对各业务系统数据标准，才能保证归档的源数据真实完整准确。

2.加强档案管理工作，实现业务监督指导职能。《档案法》第一条明确了档案管理的目的是“加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。目前数字管理系统多数停留在档案整理功能，可以达到查阅利用，但档案的管理和收集工作尚不足。因此，数字档案管理系统应当将档案管理的手段和收集要求纳入信息化管理手段，明确单位或部门职责，明细划分归档范围。在信息化的条件下，将档案管理和收集工作纳入信息化管理过程推进档案管理方式改变，也促进档案管理者重新认识原有档案管理方式存在的缺陷，促进档案管理职能划分更加合理，收集管理更加细化，有利于企业实现精细化管理，实现档案管理工作从粗放式管理向精细化管理方式的转变。

3.加强标准化建设，统一电子文件格式，实现永久保存。目前的数字技术还不能彻底解决电子文件的真实、永久保存问题，但是一个企业每天都会大量地产生各种格式的电子文件。档案部门应站在全局的角度，根据国家标准《电子文件归档及管理规范》，结合本单位的实际情况，制定电子文件归档及管理规定，明确归档电子文件的格式、大小、尺寸，制定电子档案元数据标准，使电子文件能够脱离原有的软件和存储介质长期保存，并将这些标准通过数字档案管理系统固化，从而确保归档的电子文件统一、规范、真实，达到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘数据库文件归档，便于今后分析利用。由于企业信息化的迅速普及，大量的企业应用系统覆盖了企业的各个专业、各种流程环节，大量的数据以数据库记录的形式存储在各个应用系统中。这些数据大部分是中间数据，并不是需要归档的数据，但是具有归档价值的数据也同样隐藏在数据的海洋中，他们是从这些数据的海洋中经过计算、汇总、统计的结果数据，且他们往往并不独立存在。作为档案管理部门。需要将档案管理的触角前移到各个应用系统中，明确各个应用系统中应当归档的数据范围、数据要求，并以不可更改的文件格式通过归档接口或服务发送到数字档案系统。这样做的效果，一是避免了归档的数据文件依赖原有的数据库系统和应用系统，甚至系统的运行环境；二是确保了应用系统中具有保存价值的数据不会被丢弃。一个应用系统稳定运行后，系统中产生的具有保存价值的数据相对稳定，通过在各个应用系统中固化归档流程节点和归档数据，能有效保证企业归档数据的齐全性；三是相当一部分数据通过系统自动生成和归档，减轻了档案人员的收集工作。

5.使数字档案系统成为档案专家系统，真正成为档案管理人员的帮手。可以将企

业的归档范围通过分类固化在档案系统中，不仅方便档案人员在归档时查找，同时可以通过系统检查和比对，生成归档范围内应归档但还没有归档的文件资料目录，便于档案人员催交，确保应归档的文件资料的齐全完整。江苏省电力公司数字档案馆系统在工程档案管理中，将电力工程中应当归档的文件资料整理成一个规范的工程档案模板，不仅确保了工程文件资料的齐全完整，同时对档案人员的归档整理也起到了规范和指导作用。

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目前，我国文书档案立卷的方式主要有两种，分别是以“卷”归档法和以“件”归档法。传统的档案管理方式是以“卷”归档，即根据档案的特征、性质进行分类，并拟写卷名、装订成册；以“件”归档是后期形成的档案管理方式，主要是将档案按照时间顺序排列，并按照单位、期限、年度、机构等标准分类，并装盒、盖章、编目录，不装订成册。虽然二者的整理程序存在很大的差别，但是它们都保持着相同的整理原则。近年来，随着办公自动化进程的不断推进，我国对传统以“卷”归档的档案管理方式进行了改革，形成以“件”归档的档案管理方法，并不断推广开来。但是，不能否认，这两种立卷方式各有利弊，如何扬长避短依然是档案管理工作者不断探究的问题。

二、文书档案“件”与“卷”的利弊

1、传统的以“卷”归档的利与弊

优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。第二，缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。第三，当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。第四，“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。第五，卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。第六，以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。

2、改革后以“件”归档的利与弊

优点：第一，以“件”归档的程序相对简单，将档案整理工作“化整为零”，即“随办随归”，档案人员将公文处理后可以随时装订、盖章进行归档，后期在对文件的编号进行调整。第二，以“件”归档加强了文件的保密性质，限制了查阅者的查阅范围，即指定查阅资料，不会泄露其他材料的内容。第三，便于增加新的档案材料，当发现有档案遗漏、错放的情况下便于对档案进行增减，使档案管理工作更加灵活。第四，以“件”归档的方式相对简单，便于整理，只需要根据时间顺序按照单位、机构、期限、季度等标准分类，避免了不必要的分歧。第五，便于查阅者对档案文件进行打印、扫描等，减少对原件在利用中产生的磨损，有利于保护档案材料的安全。第六，以“件”归档便于充分利用计算机一体化管理的功能，不仅档案存储量大，而且查阅方便，进一步提高了人们的工作效率与质量。缺点：首先，以“件”归档按照时间顺序排列，在一定程度上会使档案内容显得杂乱无章，当查阅者不记得档案材料具体时间的情况下就无从下手。其次，以“件”归档没有对档案材料装订成册，而是采取盒装等形式，这使得单份档案容易丢失、折损等，也不利于档案材料的保管。此外，由于同一份档案下发的时间有时存在差异，因此会导致同一份档案材料出现前后不连接情况，增加了档案查阅的难度。

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“great redesign”――了不起的改版，是网民在关于网站改版新闻的留言栏中，重复最多的一个评价。网民的赞同，是对改版后的网站具有更贴近民众的亲民性的一种肯定，也证明了网站改版的成功。那么，在这一“今胜昔”变化的背后，站着的仅仅是档案工作者和负责网站改版工作的技术团队吗?非也!

应该说，新版美国国家档案网是公众智慧的结晶。有美国国家档案网改版的实践为证!从改版目标的确立到首页界面的敲定，从用户需求的掌握到网络框架的建构，美国国家档案网在全新改版历程中，尊重公众意愿贯穿始终。那么，他们究竟采用了什么手段来体现公众意愿，博取人心呢?

方法一：收集用户反馈意见――确立改版目标

虽然美国国家档案网的改版成果自去年年底才公之于众，但其筹备和调研工作自2009年就已展开，其中，对用户意见的征集是非常重要的环节。

在旧版美国国家档案网中，设有专门的用户反馈邮箱和站点统计工具。用户反馈邮箱是网民给网站建言献策的重点通道，站点统计工具则是网站技术人员了解各栏目页面受欢迎程度的主要方式。通过反馈邮箱收集到的用户建议和站点统计工具中统计出的页面点击率，网站工作人员掌握了大量的用户意愿资料。

2010年年初，网站工作人员对以往用户反馈意见进行了汇总，并对各页面点击率进行了分析，同时结合2009年《美国消费者满意度指数调查前瞻》、《集群数据分析前瞻》、《美国消费者满意度指数调查――文件管理》、《互联网流量趋势分析总结报告》、《互联网主页连接路径趋势报告》等其他机构出具的基于网民调查所得来的相关数据，于3月17日，形成了一份《美国国家档案网站点总结》。其中总结出旧版美国国家档案网存在的五大问题：1.没有围绕用户需求设计目标工作任务；2.存在与页面主题不协调不相关的导航设计；3.有关馆藏、家族史、教育等的资料内容过于散乱；4.网页内容重复现象严重、链接混乱；5.网页整体风格设计过时，资源管理系统设计不合理。针对这五大问题，拟定了网站改版的五大目标：1.以用户需求任务为中心；2.流线型的导航；3.简化的内容；4.与时俱进的视觉设计；5.丰富网站资源，改善资源页入口通道。

用户意见、用户意愿及基于用户的数据资料在网站改版目标确定过程中发挥的作用，说明美国国家档案网自改版之初，就顺应民心。

方法二：运用数据调查分析方法――掌握用户需求

数据调查分析法是当今各大网站为了更直观地透视用户需求，建立分析模型，以进行网站资源科学规划的合理手段。这一方法在美国国家档案网最新改版过程中，得到了采用。

在改版过程中，网站工作人员进行了大量数据收集的工作。收集的数据来源广泛，包括网民反馈意见、站点访问数据、站点搜索数据、网站访问者的评论、网站商业分析解决方案软件webtrends公司出具报告中的相关用户意见、美国消费者满意度指数(ACSI)中关于美国国家档案网的调查数据等。这些数据有的来自美国国家档案网本身，有的来自其他网络媒体。无论其来源如何，其收集标准都是以用户需求为基准。之后，对这些数据进行分析，找出其中最能代表访问者、顾客和网站工作任务的问题，根据这些问题所提出的需求，在网站改版中加以实现。

通过对各种所搜集数据进行分析，档案网工作人员围绕“谁是我们的用户以及他们想通过网站做什么”这一话题，得出了四组关键统计数据。第一组数据是，您多长时间访问一次美国国家档案网?结论是69％的人第一时间浏览美国国家档案网，14％的人每六个月访问一次，9％的人每月访问一次，5％的人_星期访问一次；第二组数据是，您是什么身份?结论是30％的人表示是老兵及老兵家属，23％的人表示是系谱或家族史专家，14％的人表示是教师或学生，14％的人表示是研究者；第三组数据是，您今天主要想查看什么?结论是28％的人表示想看历史文件，25％的人表示想看老兵服役的档案，19％的人表示想看宗谱或家庭历史的信息，9％的人表示想看网站其他内容；第四组数据是，您最希望采用哪种形式来与网站联系?结论是41％的人选择通过书签或标签页，35％的人选择没有使用过，15％的人表示接受时事通讯和电子邮件的方式，8％的人表示通过播客或视频来关注。这些数据对改版后网站使用哪种技术手段、资源内容如何分配等提供了重要参考。

为了更大程度了解用户的需求，档案网工作人员将核心统计数据绘制成图表的形式，以便在进行网页重新设计时，将主要需求列入核心位置。比如，对于“网站的主要用户是谁”这一问题，网站在改版前期根据相关数据，绘制了一个饼状图，其中对访问网站的每一种用户所占的比例作出了明确标识。在改版后网站的首页，五个主要入户图片导航――“档案研究”、“退伍军人档案”、“教师和学生”、“在线购买”、“我们的位置”――显然是为统计中比例较多的用户量身定制的。

在网站改版过程中引人数据调查分析方法，围绕反映用户需求的数据进行分析，进而掌握用户对档案网的主要需求，为改版后的美国国家档案网更加贴近民心注入了一剂强心针。

方法三：吸引用户参与联网卡片分类――构建网站框架

卡片分类法是一种传统的信息架构方法。原始的卡片分类就是将概念、条目、内容、小分类等信息分别写在一张张的卡片上，然后让志愿者自己创建分类或根据事先提供的固定分类选择归类。在信息技术高度发达的今天，卡片分类法被赋予现代的形式，电子版卡片被电子技术手段处理成特定的形式，出现在可用性测试的网站或软件中，用于鼓励用户参与网站资源的组合、分类，从而为网站的栏目分类、导航排列、页面结构及呈现方式、内容组织等提供有价值的参考。现如今，联网卡片分类法已经成为用户参与网站信息组织的重要手段，也是搭建最符合用户心理网站架构的有效工具。

在美国国家档案网的改版过程中，联网卡片分类法被重点采用。2010年4月12日至16日，美国国家档案网站与新西兰著名可用性咨询公司(Optimal Usability)合作，在后者的网站Optimal Workshop上开通了联网卡片分类项目。为了召集更多用户参与其中，美国国家档案网通过4月13日至15日举办的家谱档案展、Facebook网站及美国国家档案网的博客，将展开联网卡片分类的消息广泛对外宣传。

网站根据主题不同，将卡片分成了综

合信息、家谱、历史专题、史学研究、退伍军人档案五大类，网民通过美国国家档案网中的相关链接就可以进AoptimalWorkshop网站，对这五大类下的资源进行自由组合、排序、分类、给每种资源贴标签、搭建栏目框架并进行评论。为了尊重用户自愿参与的原则，美国国家档案网在Optimal Workshop上设定卡片分类项目时，将需要进行分类的五大类分别进行设置，并将五大类的列表分别给出链接，用户可以选择一种进行卡片分类，也可以都选，全凭自愿喜好。为了节约用户的时间，避免其有厌烦情绪的发生，网站工作人员将进行每一类卡片分类的时间合理设定在15到30分钟内，相当于玩一次益智游戏的时间。用户只需进入所关心的类别，运用Optimal Workshop网站所提供的卡片分类工具，进行一系列卡片拖拽的工作，并将鼠标挪到最有意义的分组，然后在每组上方贴标签即可。

这一颇具趣味性的创意，吸引了许多用户参与网站改版的热情。原定于2010年4N16日截止的联网卡片分类工作，在一些用户的强烈要求下，不得已推迟到4月19日截止。在开展联机卡片分类的9天时间里，共有372位用户参与其中。他们对网站资源框架的建构，是美国国家档案网确定首页导航和各栏目下资源内容及分类的重要依据。

联机卡片分类方法的使用，使得美国国家档案网在改版过程中更好地摸清了用户对档案网站资源组织的理解，最大限度地发挥了用户的主动性和创造性，同时体现了以用户为中心的精神。

方法四：开辟公众投票渠道――敲定首页风格

首页是一个网站的脸面，也是网站改版成功与否最直观的表现。为塑造一张最能代表用户需求，体现美国档案机构时代形象的面孔，美国国家档案网在确定首页时，将主动权彻底交给了公众。

2010年6月，依据之前用户参与联网卡片分类及用户反馈收集到的数据，美国国家档案与文件管理署责成网站改版技术人员出具了四套首页界面方案，并确定了通过公众投票敲定最终首页界面的用户参与方法。

2010年7月2日到12日问，美国国家档案馆正式展开了公众参与投票决定首页界面的活动。投票活动以三种形式并行。

第一种是现场投票的方式。2010年7月6日至9日间，美国国家档案馆工作人员在位于华盛顿的美国国家档案馆第一馆的圆拱大厅中，通过向前往档案馆的访客散发选单的形式，吸引访客亲自参与新网站首页投票。选单上印出了待改版首页的四种界面方案，访客通过勾选其喜爱的界面，来进行对网站首页的自主选择。为了吸引更多公众参与亲自投票，7月7日至7月9日，现场投票的方式被推广到位于马里兰大学的美国国家档案馆二馆中继续进行。许多访客在二馆的阅览大厅等指定地点亲自选择了所中意的首页界面。在两个区域的现场投票开展过程中，有些访客在选择首页界面之外，还对档案网的改版提出了许多宝贵的建议。在为期4天的现场投票中，美国国家档案与文件管理署共收到访客的亲自投票1866份。

第二种是网上投票的方式。2010年6月底，美国国家档案与文件管理署通过新闻的形式，将公众可以通过网上投票的形式选择新网站首页界面的消息公布在美国国家档案网、Faceshop和其他一些网络媒体上，并对外公布了参与方式和参与时间。7月2日，美国国家档案网与著名主页设计投票网站创意尺度(ideascale)合作，在后者的网站上正式开辟投票页面，将参与首页界面选择的主题概念外包给公众。在ideascale网站具有Digg风格的投票界面上，设有“评论”、“建议”、“讨论”等选项和内容框，公众可以通过选择和输入内容，来确定最喜欢的界面，并对待完善的功能及网站风格提出建议。。网上投票的时间从7月2日开始，一直持续到7月12日结束。其间，共收到在线投票结果1388份，其中1245份是关于网站首页的，134份是关于网站风格的。在关于网站风格的建议中，主要包括了哪些内容应该包括在主页中，而哪些内容是不必要在主页体现出来的。

第三种是邮件投票的方式。在现场投票和网上投票开展的同时，美国国家档案与文件管理署对外公布Twebprogram@nara.gov的邮箱，鼓励网民通过电子邮件的形式来选择首页界面，并对网站改版提出建议。在三种投票方式中，邮件投票参与人数是最少的，美国国家档案网总共只收到3份邮件投票结果。

投票结束后，美国国家档案与文件管理署将三种投票方式所收集的3257份投票结果进行了汇总，并运用现代统计工具做出了显示用户喜好的饼状分布图表。在仅仅针对“投票者同意哪项方案”作出的饼状分布图中，首页界面方案B和方案C分别占到31％和36％的比例，这一悬殊无几的结果，显然并不能完全代表哪种方案更合乎公众的心理。为了在方案B和方案C中取合一种更贴近公众喜好的，网站相关技术人员又引入了“不同意哪项方案”的数据分析法。即将某项方案受赞同的数字和不受赞同的数字相减，得出的数字就是方案实际受赞同的可用统计数据，再根据这些可用统计数据作出饼状分布图，结果显示，方案C占到44％的比例，原先排名靠前的方案B只占到21％的比例，投票者关于两种方案之间的态度显然已经泾渭分明了。。在综合两种统计分析结果后，美国国家和档案文件管理署正式将首页界面方案C确定为新版美国国家档案网首页的设计目标。

如今呈现在网民眼前的美国国家档案网首页，就是基于用户投票结果，并结合可用性测试及用户反馈，对首页界面方案C进行稍许修改的基础上生成的。也许，这仅仅3257张投票相对于美国的总体人口基数，只占了很小一部分，但公众的参与，至少从某种程度上体现了档案机构的亲民态度和一种民意。

篇12

【关键词】归档文件；整理规则；国有企业

2015年10月25日，国家档案局了新修订的《归档文件整理规则》（DA/T 2 2 - 2 0 1 5），代替《归档文件整理规则》（D A / T22-2000），并于2016年6月1日起施行。新《规则》的适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，调整了归档文件分类方法，增加了归档文件的组件和纸质文件修整、装订、编页、排架要求，增加了归档文件档号结构和编制要求，将室编件号和馆编件号统一为件号，并在附录中增加了归档章示例和直角装订方法等内容。新《规则》的推行适应了档案信息化建设的发展需要，对企业尤其是国有企业整理归档文件的指导作用更具针对性和适用性。

一、新《规则》的优点和特色

（一）适应信息化建设要求，将电子文件管理纳入新《规则》的适用范围。随着信息技术的飞速发展，电子文件逐渐成为国有企业档案的重要组成部分。新《规则》明确提出了对归档电子文件的组件、分类、排列、编号、编目要求，整理方式与纸质文件保持一致，实现了“双套制”保存的统一性。同时新《规则》提出归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，目前参照《数字档案室建设指南》（2014年）《电子文件归档与管理规范》（GB11894-2002）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）等标准执行，给国有企业电子文件归档管理指明了统一、明确的要求。

（二）支撑前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成环节。新《规则》对归档文件的分类方法做了详尽的说明，一般采用年度―机构（问题）―保管期限、年度―保管期限―机构（问题）等方法进行三级分类，尤其对按机构（问题）分类做了明确说明：“机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。”结合多数大中型国有企业采用部门整理的方式整理归档文件的实际情况，新《规则》提出的分类方法适应部门整理的需要，使文件的形成（承办）部门能够明确按照《规则》对文件整理的要求整理归档文件，为档案管理的前端控制提供了支撑。

（三）明确细化质量要求，对文件的修整、装订等操作有了明确具体的要求。新《规则》提出在归档文件装订前应对不符合要求的文件材料进行修整，并明确要求对于破损文件，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求予以修复。对于归档文件的装订，旧版《规则》未提出明确的装订方法，而新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配，对于永久保管的归档文件，采用线装法，对于定期保管的归档文件，根据是否需要向综合档案馆移交的情况，选择线装法或者使用不锈钢夹或封套。这样企业在进行归档文件整理时，可以选择既符合标准要求，又满足实际需要的装订方式。

二、新《规则》在国有企业中的实施

（一）组件（件的组织）。新《规则》丰富了“件”的构成，基本涵盖了归档文件的种类。与老《规则》相比，有下列三种情形：1.新增情形。正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2.重新规定的情形。来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。.略有变动的情形。文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。在国有企业文件材料中，规章制度、工作简报、会议记录等文件是常见的归档文件形式，而对于国有企业收发的各类文件材料，均有统一的文件处理单或发文稿纸，新《规则》增加了这类文件材料的组件排列方式，档案人员在整理文件时，尤其是在文件材料形成时按照组件要求形成文件，使文件材料在形成时就能够满足归档文件的质量要求，将文件材料的整理工作前置，节省大量工作时间。

（二）文件分类方法。国有企业内部组织机构基本稳定，内设部门职责分工明确，其活动内容准确地反映了企业的业务职能。同时随着业务扩展，新兴文件种类越来越多，问题分类法逐渐不能满足文件整理的需要，所以多数国有企业采用部门整理方式，按照“谁形成、谁整理”的原则，明确归档责任。新《规则》指出：“采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门”，该要求与文书档案部门整理方式的要求相一致，使国有企业开展文书档案整理实现了有据可依。

（三）档号编制内容。档号是以字符形式赋予档案的一组代码，用以固定和反映档案排列顺序，是在全宗中的位置标识符号。在国有企业实际的档案管理中，一方面为实现不同门类档案整理方式的统一性，另一方面在已使用的档案管理软件中进行文书档案整理时，已使用档号作为文件的身份标识，以方便定位和查询。由于在旧版《规则》中没有涉及档号内容，各企业根据各自工作实际自行设置档号规则，造成档号编制的混乱。新《规则》增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容，是落实深化检索的一项重要措施，更方便了对文件的定位和查找，使企业编制档号能够按照统一格式进行，遵循唯一性、合理性、稳定性、扩中性、简单性的原则。

编制档号也是对不同门类档案进行统一管理的前提。根据新《规则》，档号的机构宜为：全宗号-档案门类代码・年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“・”隔开。对于采用机构分类法的企业，对于各职能部门已设置部门代码，文书档案档号的结构可设置为：全宗号-WS・2015-Y-01-0001。全宗号为档案馆给立档单位编制的代号，WS・2015为2015年度的文书档案，Y表示保管期限为永久，01为企业设置的办公室的部门代码，0001为单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，即件号。档号中“档案门类代码”项的使用，使新《规则》不仅适用于文书档案，也可适用于其他门类的档案，保证了所有档案档号的唯一性，实现了不同门类档案的统一管理，便于接收、利用、统计、检索等工作。

（四）文件装订方法。旧版《规则》中对文件的装订要求比较模糊，仅要求装订材料应符合档案保护要求，对装订材料、方式未做具体的规定。目前，企业中常见的文书档案装订方式有线装法、粘贴法、不锈钢钉装订法三种。线装法一般是指“三孔一线”装订方式，操作繁琐，面对企业日益增多的归档文件，线装法显得过于落后，但从保护档案的角度来讲，线装法依然是目前最好的装订方法。粘贴法成本低，适用于纸张较少的归档文件装订，但存在可逆性差，复印及扫描时拆除不便的缺点。不锈钢钉装订法相对简单，但对材质要求较高，必须采用优质的不锈钢钉，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不锈钢钉以防引起火灾。新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配，对于永久保管的归档文件，采用线装法，对于定期保管的归档文件，根据是否需要向综合档案馆移交的情况，选择线装法或者使用不锈钢夹或封套。这样企业在进行归档文件整理时，只需要对永久保管的归档文件采用线装法，而对于不需向综合档案馆移交的定期保管的档案，则可以采用不锈钢钉装订法，可节省大量操作时间。

三、总结

国有企业档案是企业的重要信息资源和知识资产，企业的不断发展对档案工作提出了新的问题和挑战，也向档案管理工作提出更高的要求。新《规则》在结构和内容上比旧版《规则》都有很大的变化，细化了归档文件的整理流程，明确了归档电子文件的整理要求，对国有企业做好归档文件材料和电子文件管理工作具有很强的指导意义。

【参考文献】

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[4]李拾芝，李顺姬.《归档文件整理规则》修改内容解读[J].兰台内外，2016（03）：78-79.

[5]王赛春.《归档文件整理规则》DA/T22-2015与DA/T22-2000的比较[J].档案与建设，2016（06）：79-80+83.

篇13

一、 在适用范围上的错误

一是有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理，而且还适用于专门文件材料的整理?鸦二是不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革?鸦三是有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的零散档案文件也应按新方法进行整理。以上错误原因在于不了解专门档案的专业性、科技档案的成套性等内在规律；不了解《规则》实施时间是2001年1月1日，而对以前形成的归档文件则采用传统立卷方法进行整理。

二、 在归档文件装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成本，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对"件"的处理扩大或缩小。《规则》对"自然件"及"可为一件"的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知"可为一件"的归档文件是同一事由中具有"来文与复文"性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。有的单位将件的范围缩小，严格按"自然件"来处理，这种方法虽然不影响计算机检索，但影响档案实体的存取，手工检索和存取就更麻烦。

三、 在归档文件分类上的错误

一是选择的分类标准交叉。如在选择分类方案时，既使用"机构"，又使用"问题"标准（如综合类、业务一科、业务二科等，其中的"综合类"为"问题"标准，"业务一科"等为"机构"标准）。按这种方法设置的类目整理归档文件，容易造成文件材料的分散，影响检全率。二是在编制分类方案时，设"会议类"（如按"机构"调置办公室、业务一科、业务二科等类目，在办公室类下设置会议类；按"问题"设置党群类、行政类、业务类，在行政类下设会议类）。按这种分类方案对文件归类时，必然致使业务一科或业务类的业务会议文件材料归到办公室或行政类的会议类中，从而破坏了业务机构或类目中归档文件的完整性。三是采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法进行分类。《规则》规定，归档文件材料采用年度、机构或问题、保管期限这些标准进行分类。采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法都没有执行全国统一的分类标准，没有体现归档文件间的历史联系及形成规律，没有反映归档文件的内容，从而造成检索上和存取上的困难。四是当采用机构分类标准时，完全按归档文件署名的责任者归类，如署名为办公室的属业务一科职能的归档文件归入办公室。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位党、政机关，文秘部门名义，而不能以其他业务部门名义。因此，业务部门的业务文件只能以整个机关或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性，增加业务部门归档文件的检全率，应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件归入业务部门。

四、 在归档文件排列中的错误

《规则》规定，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。一是按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。二是按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。三是将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。四是不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。

五、 在归档文件编号上的错误

一是跨年度编大流水号。二是同一年度内编跨机构或跨问题的大流水号。三是同一年度、机构或问题的归档文件编跨保管期限的大流水号。以上三种编号方法都不利于业务部门整理归档文件，不利于档案的移交、保管和鉴定。此外，前两种编号方法因其编号项目中没有反映出机构或问题的类目，故检索也困难。四是分盒编件号。这种编号方法势必编盒号，增加了编号的层次，不符合《规则》的简化原则。五是在归档章中用代号（数字或字母）代表机构或问题类目。这种方法只有整理人员才明确，整理人员更换后，便不知其含义了。

六、 在归档文件编目中的错误

一是编目的各项目填错。这种错误有多种情况，其一是将件号填错，如将"可作为一件"的若干份文件分别填件号，正确方法是应为一个件号。其二是责任者填错。如责任者填写不全、太简化、不规范的简称等，个人责任者没填写与文件相应的职务，多个责任者没选三个以内的责任者或选择的责任者不是本单位、本系统的重要责任者等。文件上无责任者的没有考证或考证出的责任者没加方括号等。其三是文号填错。如省略了文号中的发文代字、年度、顺序号中的某个部分，将会议文件材料之几、内部刊物期号、图纸号等作为文号填写。其四是题名填错。如随意省略归档文件的标题，当正题名没有反映出文件内容时没有填写副题名、说明题名的文字等。当文件没有标题时没有根据文件内容拟写题名。当文件标题含义不清、不能揭示文件内容时没有补充题名。十分重要、独立性强的文件附件没有抄录在正文题名后。其五是日期填错。如将日期填写为收文日期，格式上8位数字填为一行。正确的方法是应填为两行，上一行填年度，下一行填月、日。文件上没写日期的没有考证出正确日期。文件上日期有误的没有更正等。其六是页数填错。如将空白页也算作一页，将大于或小于A4幅面的纸张算作两页或忽略不计页数，没有将正文与定稿的页数合并计算等。其七是备注栏填写不对。如随意填写"本文齐全"、"含附件"等无意义的文字，没对文件缺损、复印件、声像档案参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等情况进行说明，没对需补充和说明的情况较多的条目加注"?鄢"号并在备考表中说明。

二是目录表装订单位错。如一般的单位不是一年装订一本归档文件目录，而是装订成多本；档案数量多的单位（5000份以上）没有分机构或问题、保管期限装订目录，致使目录体积增大，不便查找；档案数量少的单位（100份以上），仍将一年的归档文件目录装订成一册，致使目录页数太少、本数太多。

三是目录封面填错。如全宗名称是必填项，有的单位没填，有的联合全宗只填写一个单位名称，如某市纪委、监察局，只填市纪委而未填市监察局。

七、 在归档文件装盒时的错误

一是在档案盒中装入归档目录，其实没有必要。因为过去按问题立卷查找卷内目录有依赖性，但归档文件整理新方法打破了问题组卷的传统，加之一般有计算机检索，很容易查到所需文件。二是备考表未填写或填写错误。有的单位对盒内文件纸张缺损、文字修改、复制件、缺底稿、补充、移出、销毁以及盒内文件材料收集完整程度、文件字迹模糊等情况没有在"盒内文件情况说明"中说明；有的单位整理人、检查人未签名，日期没写等。

八、 在归档文件排架上的错误

一是排列秩序错误。有些单位档案排架混乱，走进库房像进了迷宫。正确的排架方法是：进入库房内，从面对的第一列（排）柜架开始，从左边（人的左手边）第一组（节）柜架依次向右边柜架排，一列（排）排完后，再排后面或背面的第二列（排）；同一组（节）柜架中从最上层开始依次向最下一层排；同一层柜架中，从左向右排。二是柜架摆放错。正确的摆放方法是柜架与窗户成垂直线摆放，以便通风和采光；柜架不能放在阳光直射的地方。三是档案盒摆放不对。有的单位将档案盒叠放，致使盒内档案受压、不便通风。最好的摆放方法是将档案盒横放（盒底对外），使档案盒底边的短脊背对外，这样可增加文件与档案盒接触面，使弯曲折损现象减少，对于左上角装订文件的弯曲度减得更小；当采用宽密集架（深650mm以上）排列档案时，此种排列方法可节省柜架和库房空间。当然，使用目前通用的52mm深度的密集架，因其宽度不够，不能采用横放方法，只能采用竖放（盒脊背对外）方法。

篇14

    档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来,存储在各种检索工具中,根据利用者的实际需要,方便及时地把档案查找出来,充分发挥档案的作用。从这个定义可以看出,档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来,加以编排,形成检索工具的过程;档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图。

    二 档案检索的内容

    档案的检索工作包括档案信息的提取存储和检索查找两个方面的内容。

    1、档案信息的存储

    档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是:首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录,每份文件或每个案卷经过描述后,成为一条记录或一个条目,然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机,建立计算机检索数据库,更方便快捷。

    2、检索查找

    这是档案信息的查找过程,根据利用者的要求,通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是:首先对利用者的检索要求进行分析,确定利用者所需档案的实质内容,然后综合运用档案检索工具,找出利用者所需要的档案。

    三 档案检索工作的意义

    档案检索工作对档案工作及档案馆工作有以下的重要意义。

    1、档案检索工作是档案利用工作的关键。每个档案馆的档案资料都是汗牛充栋、堆积如山,通过科学的检索工具和检索系统,人们可以方便快捷地找到所需档案,从而加以利用。

    2、档案检索工作是档案馆利用工作水平的标志。能否及时、快捷、准确、系统地为用户提供所需要的档案是衡量档案馆工作的重要标准。因此档案检索工作是档案开发利用的前提条件,也是档案利用工作好坏的衡量标志。

    3、档案检索工作是档案业务工作的重要学科。在档案管理信息化的今天,检索工作越来越成为一门重要的学科。如何利用现代科技,让更多的用户更快速方便地检索到所需的档案信息并在检索共享时不会出现信息堵塞,这些都是检索工作的重要课题,都需要检索工作者给予关注和解决。

    四 档案检索工具的作用

    档案检索工具是记录、报道和查找档案信息的工具,基本作用是存储和查检。档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。

    1、桥梁作用

    在档案管理部门中,档案的数量庞大,并随着时间的推移而增加,内容繁杂。档案检索工具在档案资源和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”,利用它可以较为迅速准确地获取所需档案。

    2、交流作用

    档案检索工具中存储了大量的档案信息,可以成为档案馆(室)与利用者、档案馆(室)之间的交流工具。

    3、管理作用

    档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征,集中、浓缩地揭示了馆藏档案情况,档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况,为档案

    管理业务活动提供了一定的依据。同时,各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要工具。

    五 档案检索工具的分类

    档案检索工具的种类较多,根据不同的标准可以进行不同的分类。

    1、按编制方式分类

    档案检索工具按其编制方式可以分为目录、索引和指南。

    (1)目录是将档案的着录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。根据档案的不同层次及其内容可以编制成不同的目录,如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。

    (2)索引是将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法

    排列起来而成的工具。利用者可以根据这些索引找出具有该特征档案的存放位置或档号,如人名索引、地名索引、文号索引等。索引的排列顺序可以按汉字的笔画或按首个拼音字母的顺序排列。

    (3)指南是以文字叙述的方式,综合介绍档案情况的一种工具,如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。

    2、按载体形式分类

    档案检索工具按其载体形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具。

    (1)书本式检索工具是将着录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小,便于管理,可以印刷出版,便于阅读,成本较低。

    (2)卡片式检索工具是将一个条目着录于一张卡片,将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。它的优点是便于逐步积累材料,便于增减条目,便于调整条目之间的顺序,但卡片形成数量多、体积大,不便管理。

    (3)缩微式检索工具是以缩微摄影的方式制作的,以胶片为载体的检索工具。其优点是节约空间,便于携带,但查询时需要通过专门的缩微放大识读设备。

    (4)机读式检索工具是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。其优点是占用空间小,检索扫描速度快,可进行多途径检索,但需要专门的设备及软件。

    3、按检索范围分类

    档案检索工具按照其检索的范围可以分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和馆际之间的检索工具。

    (1)全宗范围的检索工具是以全宗的档案为对象编制的检索工具,如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。

    (2)档案馆范围的检索工具是以档案馆的全部档案为对象编制的检索工具,如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。

    (3)专题范围的检索工具是以某一专题的档案为对象编制的检索工具,如专题目录、专题指南等。

    (4)馆际之间的检索工具是以某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题范围内的档案为对象编制的检索工具,如馆际档案史料指南、联合目录等。

    4、按功能分类

    档案检索工具按其功能可以分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。

    (1)馆藏性检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具,如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录等。