发布时间:2023-09-18 16:36:54
序言:作为思想的载体和知识的探索者,写作是一种独特的艺术,我们为您准备了不同风格的5篇档案分类方式,期待它们能激发您的灵感。
在现代化社会发展中,计算机技术、网络技术等得到了普及与应用,并将其引入到了档案管理工作中,促使档案管理模式发生了巨大的变化,分类方式也随之得以转变。根据计算机在档案管理工作中的应用实践以及应用程度我们可以将其分类方式分为以下三个阶段的转变过程。
一、前计算机阶段
在这一阶段,人们在企业档案分类的过程中,我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类,也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类,使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类,主要是为了满足社会的需要,将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理,并将其按照需要编制成检索工具,人们通过手工检索类寻找到所需要的信息,在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的,因此检索的入口具有单一性,不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主,其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构,这就使导致档案文件之间存在着一定的联系,也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中,首先需要对档案的实体进行分类,然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心,从而建立一个固定的信息检索线索,但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活,只能够对档案信息的前度开发与利用。
二、电子目录阶段
随着社会的发展,管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案,也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先,在档案实体分类的过程中,我们可以将手工与计算机有机的结合起来,然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段,由于是将手工模式与计算机相结合在一起,因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析,并将其形成一个条目,并存储于设备当中,便于档案信息的检索,从而形成一个电子目录。
在一个电子目录中,每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的,这些数据项既相互独立,有相互联系,有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多,具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说,电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。
在档案信息分类的过程中,需要通过计算机系统,将所有档案信息直接录入到计算机中,然后根据需要来确定档案信息的排列顺序,最后再根据不同类型的档案进行分类与整理,首先是将档案的信息进行分类,然后再对其进行实体分类。
电子目录阶段所表现的特征有:1)其分类方式是手工与计算机相结合的方式,这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2)该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比,电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布,这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。
在企业档案进行分类的过程中,对于档案信息的分类便于档案实体的分类,在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化,因此我们在实际工作中,必须要加强档案信息的分类,使档案数据向规模化、多元化方向发展,充分发挥档案信息的检索功能,为用户提供优质的服务,满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求,然后将其落实到实际工作中,通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量,使档案分类之后更具有可操作性。
三、电子文件阶段
已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统,必然导致计算机完全进入档案领域,档案管理工作完全置于计算机的控制之中,使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的,它必须经过计算机解码、“翻译”,才可读识。同传统文件相比,电子文件是逻辑的,动态随机的;对电子文件,人们既不可直接读识,又无法直接控制,只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的:都是存储在特定介质的载体上,是实实在在的。
档案信息分类在该阶段表现了旺盛的生命力。办理完毕的电子文件,从现行电子文件著录数据库中取出其各种特征信息数据项,添加档号后,转储到档案信息检索分类库中,极其简单地完成了电子文件的分类归档,这个过程既是电子档案信息分类的过程,也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑化排列过程。在应用软件控制下的档案信息分类数据库,构成了档案信息检索分类系统即电子目录,该系统与电子目录阶段的电子目录有着本质的不同,它不仅有多项的、随机的、交叉的检索功能,还有对电子档案进行全文检索的功能;它的结构不仅是网状,还有自动追踪、组织控制电子档案的功能,以及在网络环境传输电子档案,实现信息共享的功能。
【关键词】 测绘档案 分类方法 思考与实践
随着科技的不断发展,测绘档案从之前的传统实物档案向电子档案的方向发展。档案管理人员要在此基础上不断的研究新的方法和新的模式,进而加强现代测绘档案的管理工作。
1 测绘档案分类和归档工作
首先测绘活动中存在一部分技术性较强的技术总结、验收报告、成果图、展点图、技术设计书和文件材料等测绘资料。这些资料涉及的专业比较广,形成过程也比较的复杂,所记录的介质种类也比较的多。基于以上特点,如果忽略对测绘资料的管理和收集工作,那么就比较容易造成测绘资料的失真与不规范。对生产和管理活动以及测绘科技方面的资料收集是测绘科技归档的基础,对测绘档案的归档、积累、整理和形成有着重要作用。在将测绘资料归档之前,各个单位要进行分类系统的整理,而且还要对档案管理部门进行严格的验收。档案管理人员还要参加测绘科研项目验收,进一步的了解项目的情况,明确档案的归类范围、内容的检定和手续的移交。在移交测绘材料的过程中,管理人员还要注意成果最终版本、移交期限等是否经过了归档份数、整理份数和项目鉴定验收的要求。在进行归档的过程中,工作人员要在合理的时间范围内,按照相关的法律法规进行归档。其次对于通用格式、数据成果形成单位、数据采用标准、管理部门责任和有关资料在利用、保管、运输和销毁等的要求,都需要工作人员按照标准严格执行。资料的收集与归档工作主要包括依法汇交的成果数据副本、基本测绘成果数据、出版发行的产品数据和相关的专用软件与设备参数等。对于需要入馆和上架的测绘资料,管理人员要及时的进行分类、登记、制作检索卡片以及编入档案目录,进而方便今后的查找与上报。对于需要编入档案信息库的数据,档案管理人员要对录入设备有熟练的掌握,进而做好软件的分类归档并对比较重要的信息进行备份保存。
2 内容方面的分类
2.1 按照载体形式的不同进行分类
测绘档案主要包括全国性测绘档案、地域性测绘档案和专业性的测绘资料。地域性测绘档案和全国性测绘档案都是按照国家的统一规定,进行分级管理和归口负责的制度,并且由各个专业部门按照规定对专业测绘资料进行自行管理。我国对档案的有关规定为测绘系统的建立提供了档案编制、归档范围和档案分类等依据。
2.2 根据载体的不同进行分类
图纸档案主要是包括纸质的图表、照片文字说明、卡片、测绘记录和成果成图等,电子档案则是需要通过计算机进行处理和编辑的测绘档案,并且还需要通过硬盘、磁盘和光盘等进行保存。
2.3 根据记录的内容进行分类
根据所记录内容的不同可以将测绘档案分为生产技术档案、仪器设备档案、教学科研档案、测绘管理档案和基本建设档案。
2.4 根据档案的性质进行分类
根据档案的性质可以将测绘档案分为特业测绘档案、专业测绘档案、基本测绘档案和现势资料测绘档案。另外,常用的测绘档案分类还包括专题分类、作者分类、职能分类、时间分类、区域分类、型号分类、外形分类和项目分类等。
3 加强测绘档案分类管理的重要性
3.1 国土资源的基础资料
目前,我国已经大范围的开展了林业、土地等的详查工作,测绘档案则是不同时期土地资源开发现状的记录。测绘档案能够使组织人员实地的进行调绘,进而准确的反映出土地资源的变迁和利用的现状。
3.2 测绘是经济规划的科学依据
科学的规划是经济建设的基础,它必须根据能够反映真实情况的测绘资料档案,使布局更加的符合自然条件和经济发展的需要,进而达到合理、经济、事半功倍的效果。我国一些重点的建设项目在选址、布局设计、线路选择等方面都是以测绘资料为依据,并在考证、研究和调查的基础上进行建设的。在对测绘档案的充分利用上,科学合理的利用了地理优势。
3.3 能够确保勘定界限的可靠性
我国决定用5年的时间来勘定各个省、市县的界限,进而确定各个行政区的范围。影响勘定界限的因素有很多,其中包括生产生活过程中形成的环境,历史记录等因素,但最重要的还是依靠测绘档案,它对勘界的地图有着详细的记载,为界限的勘定提供了比较有价值的参考资料。
3.4 测绘档案是对历史的真实记载
测绘档案是社会、历史、经济发展的记录,是不同地域进行历史编纂的重要依据。很多记载都对各地的历史进行了直观、具体的描述,这些地形图为以后研究经济、社会、历史有着重要的作用。为了使测绘资料能够更好的为社会服务,测绘生产单位在提交测绘资料之前要向上级上交测绘资料的目录或者是副本,进而实行统一的管理,以防测绘档案资料的丢失,确保测绘资料的安全可靠,使其具有实际的参考价值。
4 结语
测绘档案管理部门要利用现代的多媒体技术和计算机技术建立完善的档案分类系统,进而提高档案的质量,进一步的规范测绘档案管理。测绘档案不仅是一般的文档资料,而且还涉及到经济、军事和政治等多个方面,所以我们要使测绘档案的分类与管理向规范化、标准化、信息化方面发展,进而促进社会的发展。
参考文献:
[1]孙续锦.新形势下测绘档案分类方法的探讨及实践[J].价值工程,2012(16):306.
1 学生类档案不适合一人一卷
1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说,库房档案量净增15000卷,且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加,意味着档案员的工作压力加大。
1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理,即学生在校期间陆续产生的档案,要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。
1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件,归档时为满足不同案卷需要,该份文件须重复归档N次。
1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广,这些材料价值不同,本应确定不同的保管期限,但因为是一人一卷,只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。
1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生,须增加分类层级,有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息,甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多,不利于管理。
2 学生类档案分类组卷需考虑的问题
2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成,因此,学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程,而是“变零为整”的过程。正因为如此,学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源,从档案保护和管理工作延续性角度考虑,笔者认为,在制订分类组卷方案时,应充分利用原有管理基础。
2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年,既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量,现已达成共识并形成习惯。为延续下去,就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门,确定组卷方案时尤其要注意这一点。
2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度,
使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大,涉及学生人数众多,利用价值大,这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用,都要耗费档案员很多时间与精力。因此,在不影响利用的情况下,学生类档案更有必要实行简单化管理。
3 学生类档案的分类、组卷与管理
3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》,高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类,依其形成领域被分散保管在10大类档案中,从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后,从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发,笔者认为,在设置学生类档案二级类目时,应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。
各校可根据本校学生档案组成的实际情况,调整二级类目设置,比如基建、产品、设备、出版等类别,如确系无学生档案形成,可不予设置。
3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看,高校10大类档案大都采用了问题特征组卷,学生类档案也应该采用问题特征组卷;从问题特征组卷的灵活性来看,问题的概括可大可小,方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷;从学生类档案的特点来看,学生类档案因数量大,组成复杂,来源渠道多,不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量,不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。
1991年,国家档案局了《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》),在第九条中提到:“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定。”从字面理解,该条款包含有三层意思:一是特殊介质档案不单独设置类目,二是特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应,三是不同介质保管要求的档案应分库保管。
那么,在各类介质档案统一分类的前提下,特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?
工业企业特殊介质档案档号编制方式
《规则》中提到分类编号方案由“各地区、各部门”“结合各自的实际情况”制定。自《规则》以来,各地区、各行业的档案主管部门陆续了各自的分类编号规则,对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号,但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来,大致有如下几种:
1.介质类型+案卷号
这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类,“声像照片档案类的二级及二级以下类目,按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为:声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外,在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类,再在该类下按介质类型区分的,档号形式为:大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似,但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神,在按内容划分的同时,又按介质类型进行了区分,因此归入本类型。
2.类目号+介质类型号+案卷号
特殊介质不单独设类,特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号,但不采用分类中一级类目的下级分类,而是按载体的不同,或分专题,或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应”的要求方面,采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定:“照片档案的编号方法为:大类号+照片案卷号+照片流水张号。”
荆州市规定“企业特殊载体形式档案的档号,其大类代号之后,须加上载体标识,并加( )号,照片档案,在其对应的纸质档案大类代号后,直接以案卷为单位编写顺序号”,“录音、录像档案,在其对应的纸质档案大类代号后,以盒为单位编写顺序号……”
3.分类号+介质类型号+案卷号
该模式不设特殊介质类,按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类,但根据介质类型的不同,各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如,核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NB/T20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码,在同一分类下,按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案,而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类,那么这三卷纸质档案的档号为A11-001,All-002,A11-003,照片档案的档号为All-SA-001,其中SA代表介质类型为照片。
4.分类号+案卷号
特殊介质档案同纸质档案一起参与分类,单独组卷,分库保管,重新编制一套保管目录,并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出:特殊介质档案与其对应的纸质档案“可作出参见卡或指引卡”。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类,单独组卷,列纸质载体档案之后编号”。“分库保管,重新编制一套保管目录,并做好保管目录与档号的对照表。”上海市的规定与浙江省的规定类似。
综上所述,虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业,时间也大部分集中在20世纪90年代,但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?
档号的作用
档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年的《档号编制规则》,“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码”,是“存取档案的标记,并具有统计监督作用”。《高等学校档案实体分类法》指出:“档号是存取档案的代号,排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是“以字符形式赋予电子文件的,用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码”,“揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果,便于统计利用,在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识”。
此外,还有学者认为“档号既是档案系统整理成果的一种反映,又是档案保管和利用工作的一种特殊工具,还具备统计监督的功能。”
综上,我们可以看到,学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同,但对于档号功能的描述基本是一致的。即以“存取的标记”和“整理成果的体现”两大功能为主,并衍生出统计,监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较
从本质上来看,以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中,特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置;第2种类型中,介质类型编制到了二级类目中;第3种类型中,介质类型编制到了最低一级类目中;而只有第4种类型,其档号与介质类型没有任何关系。
特殊介质类型参与档号编制的情况下,其档号中的“类目号”与档案实体的分类号并不一致,这类档号并不能“反映档案的分类体系”,也不能揭示“分类的结果”,其作用更侧重于作为“存取的标记”。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中,一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案,在编号时,如果按介质类型分别编号,就将这些档案之间的联系割裂开来,不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用,容易造成不便。
当介质类型不参与档号编制时,特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系,但因特殊介质档案分库存放,其存放位置并不能在档号中体现出来,必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰,保持了档案材料的成套性,档案分类标准唯一。对于内容一致,载体不同的档案,可以使用相同的档号,不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能,首先必须引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次,特殊介质档案,特别是声像档案产生的领域十分广泛,且内容交叉的情况很多,档案人员在接收这些档案时,因为可人类目较多,判断分类比较困难,对档案分类人员的要求很高,一旦分类标准不统一,会对后续的查找和利用带来不利影响。
结论
那么,有没有一种特殊介质档案的档号编制方法可以既反映档案的分类体系又可以作为排架的依据呢?笔者认为是没有的。因为在各类档案介质保管要求不完全一致的情况下,必须按介质分库保管,这样档案信息的排列顺序(即分类体系)和档案实体的排列顺序(即排架顺序)是不可能完全一致的。在此前提下,我们在选择特殊介质档号的编制方法时只能根据企业的自身需要和管理条件,选择最有利的编制模式。并利用一系列手段,弥补所采用的编号方法的不足,从而达到为档案的各项工作服务的目的。
关键词:城市;规划档案;整理与创新
从宏观上来讲,城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面,而这个流程当中,分类工作不仅是整个过程的重要环节,也是工作中的重中之重,这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说,分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定,各地城建档案馆在制定本馆分类方案时,大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》,小类可根据各地实际情况和实际需要设置,但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题,因此,在工作的过程当中,应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理,具体可从以下几个方面进行努力:
1 关于分类层次的问题
在分类的层次方面,分类可以是多层次的,也可以是单层次的。多层次方面,例如大类、属类、小类等;单层次方面,例如大类下面不再设下位类而直接统率案件,当然,这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中,为了实现档案档案的保管和利用的便利性,首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解,以此来判断其是否有必要记性层次地分类,如D2和D3可以不必伸展下位类,对C类档案中的总体规划C2类,档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案,建国至50年代仅形成几十卷,所以C2也可以不必设小类。
2 关于信息分类和实体分类的问题
档案整理工作中的分类实质上属于实体分类,其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲,实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管,所以说,这方面,实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不
同于试题分类,它不受限于档案实体的局限,信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索,在这个方面,规划局可以根据实际需求建立多种检索体系,通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验,笔者认为,实体分类一般两级便可满足需求,而信息分类则不受限制,因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点,当然,着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高。
3 关于档案的保管
从目前的管理方式来看,规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的,这对库房就提出了空间上的要求,涉及到库房空间预留的问题。我们都知道,属类设置的越详细,预留的空间就越多,这样,倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题,最好的办法就是减少属类的类目,或者改变传统的库房管理模式,进行创新。否则,无法准确掌握库房的预留空间,使频繁的倒架将再所难免。这个时候,在档案进行分类管理的过程中,引入计算机就显得非常有必要了,之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下,可以实现直接进行文件级检索的效果,无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来,工作效率也可以得到很大的提升。此外,在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷,立为3或4个小卷,虽然它们不合并在一起,但在计算机中却建立了虚拟的关联,保持了各小卷之间的有机联系,这是“简化整理。深化检索”的创新尝试,对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次,在规划管理档案档号的编制方面,档案管理工作还应该能够做到以下几个方面:首先,应该坚持简练的原则,以此来减少工作量和工作中的差错率。其次,还应该坚持稳定性的原则。近几年来,规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化,而规划档案的的类目并没有与时俱进,这就造成了相应的滞后性,但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动,它是相ξ榷ǖ模并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致,所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的,其必须要具备强化档案信息资源建设为主,基础业务为辅的意识,处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例,加大对档案信息资源建设的投入,以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配,比例适当的原则,合理划分工作量份额,安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外,在加强档案信息资源建设和利用的同时,有必要再对立卷改革进行深化,简化整理,深化检索。在档案计算机管理使信息检索达到全面、迅速的时候,可以适当削减“案卷”的概念。
可以说,创新是一个民族进步的灵魂,更是一个国家兴旺发达的不竭动力。科学的决策是提高效率的关键。建立数字城建档案馆,服务于城市规划管理建设,城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平,在今后的过程中,我们一定要坚持以结果为导向创新档案管理方式,这样才能使规划局能够更好的服务于城市建设。
参考文献
[1]谢志玲.城市规划档案管理的发展创新初探[J].河南建材,2011,01:169-170.
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