电子档案管理方式精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇电子档案管理方式，期待它们能激发您的灵感。

篇1

机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。

我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。

结论

篇2

一、电子病历档案中存在的安全性风险因素

（一）外部环境

在电子病历档案管理环境中，各种因素下产生的自然灾害、磁场干扰以及温度变化都会对计算机储备载体性能造成影响，从而使计算机结构发生变质，导致数据丢失以及图像失真。因医院电子病历档案中包含的内容较多，每天的信息流动量也较大，使得电子病历档案管理的储备电脑一直处在扰的状态下，若是没有对其采取有效手段进行防护，就较易使电子病历档案遭到损坏。

（二）电子技术

这里所说的电子技术，并不是人为控制下的电子技术因素，虽然医院在实施电子病历档案管理后，使病历档案管理工作变得十分便捷，但是因电子信息技术本身存在较多缺陷以及漏洞，会使医院电子档案存在被盗用以及非法增删的危险。电子病历档案主要是依赖计算机系统所存在的，另一方面，因电子信息技术发展速度较快，唯有不断对计算机硬件以及软件进行更新，且运用高级程序对其进行保护，才能保证电子病历档案可以得到有效的保护。

（三）管理手段

管理手段指的是电子病历档案的管理人员以及相应操作人员对病历的篡改以及破坏等情况。在一般情况下，发生此种状况的主要原因主要可以包括以下几种：蓄意破坏、操作不规范以及管理疏忽。其中蓄意破坏是因操作人员可以从中获得较大利益，进而通过一些非法手段对电子病历载体以及系统进行的恶意破坏。

二、针对电子病历档案的安全防范手段

（一）优化外部环境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有现代化的管理理念，在对前端控制管理有效实施后，可以快速提升管理效率，优化功能配置。同时前端控制也可同样建立在文件保存生命周期的理论上，即将电子档案保存、形成以及销毁等阶段融合在一起。具体管理过程为在对电子档案实施管理时，结合具体要求或是目标对管理手段进行科学、规范的整合，从而使电子病历档案在形成阶段所需功能尽量通过前端管理手段实现，还要将各个环节下的不同业务需要实施重复性操作，使其能够提前实施。依靠这些方法不但可以减少滞后作业以及重复作业量，还能有效提升工作效率。

第二，实施支出以及风险平衡式管理在对电子病历档案管理过程中，本身就会存在较多的风险性因素，但是我们要明确一点，无论我们怎样降低风险发生几率，风险都会存在，也就是说，我们若想将风险性几率降低到零是几乎不可能的。因此，在实施风险管理过程中，要充分保障支出以及风险因素之间的平衡性，其中主要表现在以下几个方面：第一，在对风险控制过程中，是需要消耗一定成本的，维护成本消耗有时比电子病历档案管理受到损坏的费用更大，此时说明电子档案管理是非常不恰当的；第二，因绝对保证电子病历档案的安全性是几乎不可能实现的，因而要有选择性地对电子病历档案实施风险控制，并将剩余风险控制在合理范围之内。在对电子病历档案承受风险性进行考量的过程中，首先要对其成本预期进行控制，若是风险控制成本比损伤成本大的话，可以适当考虑接受风险。

（二）提升电子技术水平

在对电子技术水平提升过程中，要采取静态保护以及动态管理相结合的方式。对系统管理理念进行明确，并重视电子档案周期中各项活动之间的衔接性，使电子档案管理的总体性以及整体性可以充分结合在一起。其中电子档案风险管理主要包括静态以及动态两种风险管理方式。静态风险管理是指对传统档案实施的安全维护工作，具体指的是在对传统档案实施安全维护的过程中，强化对电子档案载体的管理以及库房管理工作；动态风险管理是指将电子病历档案从档案库中逐步延伸到库房之外，因此更加重视对电子病历档案的风险管理工作。

（三）管理手段控制

电子档案管理人员可以对数据内容进行更改，同时具有不同权限的管理人员也能对病历实施调取和更改，但是因人为操作具有不可避免性，因而这就需要我们要不断加强对档案管理人员的培训力度，提高其对风险的防范意识以及抵御外来诱惑的能力，防止出现违反职业道德行为的出现，第一我们要强化对档案管理人员的培训力度，多学习一些相关专业知识以及法律文献，有效提高档案管理人员的专业素质以及道德水平；第二，加强各个医院间的人员交流，培养复合型人才。

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关键词 安全性 电子档案 管理方法

中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

2、电子档案的使用管理方法。鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。二要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。三要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期利用。

篇4

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。

为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。

为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

篇5

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。

一、电子档案管理同传统档案管理的比较

电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。

（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。

（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。

（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。

（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。

（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。

参考文献：

[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.

[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.

[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.

[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.