纸质档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇纸质档案管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：纸质档案；电子档案；管理

现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。

1电子档案与纸质档案

纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。

2电子档案与纸质档案发挥的优势

在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。

3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略

3.1档案管理模式

在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。

3.2档案管理流程

在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。

3.3工作人员的能力

在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度与标准

在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。

结束语

电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。

参考文献

[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.

[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.

篇2

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

篇3

一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点

1、纸质档案管理

纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。

2、电子档案管理

电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。

3、电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。

4、纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。

二、电子档案管理和纸质档案管理的融合

随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

2、实行档案部门集中管理电子档案

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.

3、建立一套科学合理的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.

4、提高档案管理人员的综合素质

电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。

篇4

【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策

由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。

一、纸质档案的特点及缺陷

纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。

二、 纸质档案对档案安全的影响及优势

（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。

（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。

（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。

（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。

三、纸质档案管理的对策研究

（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。

（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。

（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。

（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。

四、结语

虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

【参考文献】

篇5

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.

篇6

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；

中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、纸质档案与电子档案管理上的区别

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电 子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。

第一，在分类、编目和归档等管理方式上的不同：纸质档案从收集到分类和组卷，要经过对文件进行分类；对已立卷归档的案卷进行排列、编号和整理，使其 用编制案卷目录的方式固定下来等一系列的步骤。但电子档案无需分类和编目，因为它可以借助计算机系统的超大功能，自动组建数据库，从任何角度任何时间进行 组合和检索，并呈现一种有序状态。同时，电子档案的归档时间也与纸质档案也不同，它可以在文件办理结案后任何时间归档或在某一周期内统一进行归档，工作人 员接受登记并给出档案分类号，设定档案分类级别等，这样即可避免漏档，又可减少不必要的麻烦。

四、纸质档案与电子档案在管理上的共同点

第一，管理过程中都存在信息载体的寿命问题：纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命主要取决于纸张纤维的性质和所处环境的条件，只要 纸张纤维在所处的环境中避免氧化和水解反应，纸质档案的寿命就会得以延长。电子档案也不例外，电子档案的载体材料和支持体是磁性物质和聚酯底基，这两种化 学材料易产生强大静电，如若管理不善，将会导致磨损、卷曲等不良现象发生，直接影响信息的再读取能力和保存价值，对电子档案的寿命也会大幅度缩短，因此在 档案管理保存方面容不得我们忽视和大意。

第二，在管理上可以相互转化：这是二者最为典型的共性和交融点。为实现更便捷的保存但又能最大程度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档 案实现了相互转化：一是将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神；二是为现有 的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。

五、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相 成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为 一个热点话题。

参考文献：

[1]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2004，（2）

[2]樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象，2006，（2）

篇7

关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异

自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).

篇8

[关键词]教学档案管理；二级学院；规范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02

1 教学档案概述

教学档案是指二级学院本科教学科研以及学生管理过程中所自然形成的具有存在价值的文字、图表等资料文档。这些最原始的具有保存价值的文档资料对学校甚至社会有一定的参考作用。档案是随着时间的推移，学院的发展，最终一点一滴累积得到的，真实地记录了二级学院的发展轨迹。

2 教学档案的作用

随着本科院校管理体制的不断改革，管理制度也不断深化，高校二级学院办学的自和管理权也随之加大，相关教学管理工作的范围也逐渐扩展。而教学档案的收集管理及保存工作，作为学院管理工作的重要组成之一，应该得到相关学校管理人员的重视。

随着学院管理范围的不断扩大，许多教学、行政相关文件及实施都由二级学院进行，原先的管理工作面临着很大的挑战和改变，二级学院的在档案管理工作出现很多亟待解决的问题。自我国进入21世纪以来，高等院校的格局组成发生了很大变化，二级学院成为我国高等院校的重要组成部分。而档案作为凭证和具有历史参考价值的资料文档，必须得到二级学院的高度重视。因为档案是回顾总结和评估教学的重要依据，而且通过研究学习档案能不断提高教学水平。这就是档案作为纸质资料的重要意义，要通过自身的优秀管理，严格按照档案建立和完善原则，逐步形成一个二级学院中完整的档案管理系统。并且还要引进现代化计算机工具，这样才能真正做好高校二级学院的档案的管理工作。

3 教学档案管理的工作内容

3.1 学院的管理类文档

管理类档案有学院教学相关资料、学院的管理机制、学院设施管理、各类学院会议的文字记录以及学院一些重大活动的资料，其中包括文字、影视等形式。

3.2 教学科研类档案

教学科研类档案作为学院教学工作的一个重要组成部分，包括教学中的成果与改革创新、研究课题申报立项的验证资料以及科研成果取得的证书等关于科研类的档案文档。

3.3 教学日常运行的管理类档案

主要包括教师的每日课程状态、课程教案、教学计划、教学事故等有关资料，同时也包括各个学科的专业建设材料、教学质量的管理材料、实践教学材料等。

3.4 学生学籍、毕业考核、毕业设计类的文档

其中存放有全部学生学籍及各类考试考核的原始试卷和成绩单、毕业设计的资料，以及四年的奖励和惩戒的材料。

4 教学档案管理的规范化措施

4.1 设备管理人员要配备齐全

本科教学档案资料库的构建，本身就是一项日常化的教学管理工作，需要长期进行归档存档。所以相关工作人员必须重视起来，由院长等相关领导带头监督管理，制定相关管理规则，成立独立的机构管理工作，要做到任务分工明确，落实好每个管理人员的任务，责任到人，长久地定期检查工作。

为了更好地管理二级学院本科的教学工作，加强学院教学档案管理，建议学院必须成立专门档案室，专门进行存档归档等工作，并要依据相关档案管理要求寻找合适的档案室，满足文档对温度、光线、湿度等的要求。因为档案资料大多是纸质文字档案资料，档案室要防止日光直射，消除紫外线对档案的伤害。不管外面的天气怎样，都要将档案室的温度保持在14℃～24℃，如果能提供相关的调节温度湿度的设备，则要把温度的变化控制在2℃之内，将湿度保持在45% RH～60% RH之间，湿度上下的变化幅度值不能超过5%。

4.2 建立并完善档案管理的相关制度

档案管理工作下放到二级学院后，相关工作便成了学院教职工教学工作必不可少的一部分内容，需得到相关领导的重视。二级学院自不断扩大，相关管理体系和制度也要进行适应性的改变。

从目前情况来看，大多数二级学院并未在此问题上进行改善，仍然存在诸多相关问题，学院领导要引起重视，加快完善相关管理制度。具体的着力点应该在二级学院档案的建立、工作人员的配备等方面。比如，在收集归档的工作上工作人员不负责，职责也不明确，教学档案没有进行及时整理，或者档案不完整等，这些问题在高校二级学校的档案管理工作中时有发生，降低了档案管理工作的意义。

建立健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的基础。学院在拥有更多自的同时，应当抓住机遇面对挑战，真正做好学院档案管理工作，结合自身的实际情况和相关档案管理的规则要求，制定一套符合自身发展的制度规则。在管理机构的组织、工作人员配置、存档归档的资料范围自等方面下功夫，让工作更加有条理、有章可循，提高档案管理工作的专业性、规范性。

4.3 严格把控档案内容，明确教学档案收集入档的时间点

确定归存内容，建立“本学科教学基本原始资料库”目录，这是建设本科教学基本资料库的第一步。从各学院有第一届本科生的学期开始，二级学院本科教学资料库的资料收集工作也随之开始。资料的保存时间是由资料本身的存在价值所决定的，要对各类文档资料进行分类归档，划分不同的保存时间。对于那些关于学院发展和建设的资料要长期保存，如重大事件或者优秀的毕业设计论文；对于学生考卷或者一般类毕业设计论文，保存4年即可；对于学生日常的实习、实验等相关资料保存至学生毕业后两年；其他类别文档一般无特殊要求保存5年。

对于一些日常的教学资料文档，一般在学期末进行归档整理，但要注意对一些跨学期的事件文档要延缓归档。每年九月份开学季，学校都会对各学院本科的档案库进行检查和评价。在学期中，学院也会根据管理规定对各学院的教学工作进行检查，看其是否符合档案资料的记载，同时也会对相关的档案管理工作进行复查。因为学校对二级教学单位的年度考核很重要的依据便是本科教学基本的原始档案库的建设和维护情况。这样做能促使档案库相关工作人员积极工作，避免档案库建设完善工作却无人执行的现象。

5 结 语

教学档案工作作为一个本科二级学院对教学管理和发展轨迹的真实记录，是对高等学校教学水平和管理水平评价的重要指标和依据，也是高等学校档案工作的重点所在。它能真实记录整个教育过程，对高校的未来发展有很好的辅助作用，能为今后的教学工作提供借鉴。所以，要重视和发展高校二级学院教学档案工作，严格执行档案工作流程，及时建档归档，构筑高校二级学院教学档案的完整体系，并不断引进高科技的管理方式，应用计算机相关快捷便利的管理系统，真正做好档案管理工作。

主要参考文献

[1]皱琦.高校二级院系教学档案管理体系关键工作探析及对策[J].辽宁科技学院学报，2011（3）.

[2]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2008（6）.

篇9

关键词：电子档案；纸质档案；优劣；综合

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）05-00-01

在网络技术和信息技术飞速发展的大环境下，电子档案无可替代地成为档案管理的重要形式，但电子档案受电脑的控制，存在一定的缺陷，这时就需要纸质档案来补充，将两者有机结合，使之优势互补，对档案管理具有重要的现实意义。

一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势

1.管理效率的提升。电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。档案真实地记录了人类的社会活动，档案完整程度越高，连续性越强，其质量和价值就越大。反之则其价值就会降低。传统纸质档案信息的保存、交流和传递实际是通过其载体的保存、交流和传递实现的。这样不管从体制、方式，还是手段，都给档案信息的积聚和统一管理带来很大障碍，档案连续性、完整性和积聚性的效应就无法实现，使得纸质档案易分散，不便集中统一管理。[1]电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，完全省去了档案运输、分发的繁琐环节，极大地提高了管理效率。

2.存储空间的压缩。纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4 000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。

3.资源共享的实现。传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。

二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势

电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。

1.载体寿命有待验证。纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。

2.环境的要求严格电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。[2]相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。

3.安全保护困难。纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。

4.原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。

三、电子档案与纸质档案的综合管理

从电子档案与纸质档案的优劣比较中，不难得出结论：电子档案与纸质档案必然会长期并存协同发展。面对这种形势作为档案工作者就要把电子档案管理和纸质档案管理相结合，进行集中统一管理。对于管理人员，电子档案和纸质档案管理和控制要有专业人员；管理流程上，电子文件、纸质文件必须在统一的管理流程当中；信息资源的开发利用上，电子文件和传统文件信息资源必需综合开发利用。

由于电子档案与纸质档案管理上存在着显著的差异，要设计一套能同时管理这两种类型档案的管理系统并非易事，需要我们档案工作者以及相关技术人员的共同努力。

参考文献：

[1]陈招娣.电子文件管理的几点思考[J].兰台世界，20011（9）：15.

篇10

根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条,“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”,本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求,以确保电子档案长期有效性、可读性;“机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档”,这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。

纸质档案独特的传统价值

所谓纸质档案,就是以纸张为信息记录载体的档案,它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。

一、原始性。档案具有原始性,这是档案和其它文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点,纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。

二、安全性。纸质档案相对于电子档案来说,其安全性更稳定。纸质档案形成后,原件中的内容和形成的特征不会发生变化,在保密方面纸质档案更容易保守秘密,只要看住档案不丢失、不传递便能做到,另外,纸质档案相对电子档案来说,如果保管妥善的话其保存时间更长。

三、利用的直接性。纸质档案一目了然,无需借助任何辅助手段,这种利用的直接性,使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

四、凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的,存在唯一性使纸质档案的原始性容易被确定,这也是作为凭证作用的根本原因所在。

电子档案独有高新技术的价值

电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质(如磁带、磁盘、光盘)上的档案,作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视。电子档案独有信息的可变性、信息的共享性、信息的复用性、信息传递的快捷性等高新技术特点。

一、信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言,可以直接由计算机进行处理,省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节,使档案信息的处理快捷、方便,又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活,让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

二、信息的共享性。电子档案的可共享性,使得档案可能供所有需要它的人共享,这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。

三、信息的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹,一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示,或者有多少次被打印在纸上,都不会导致它的信息受到任何损失和破坏,正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。

四、信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地快速利用电子档案内的信息。电子档案在现代信息传播技术条件下,利用极为方便,利用者不用到档案室来,在任何地方一网的计算机上,都可以利用档案馆的开放档案,这样大大提高了档案的利用率。

结语

篇11

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

篇12

关键词：电子档案；纸质档案；共存性；集成化管理；措施；

中图分类号：G275.3

随着我国计算机信息技术与电子技术的不断发展与进步，其涉及到的领域越来越广泛，目前这些先进技术已经广泛应用于档案管理中。电子档案与纸质档案的集成化管理有赖于计算机信息技术，原因在于要实现电子档案与纸质档案的集成化管理，需要建立混合文件管理系统、档案管理系统与业务系统的标准接口、电子档案与纸质档案集成服务平台，而这些都需要先进技术作为支撑，计算机信息与电子技术是推动电子档案与纸质档案集成化管理的关键因素。

一、电子档案与纸质档案的共存性分析

随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。

二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：

1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务

所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。

三、总结

综上所述，电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。

参考文献：

[1]纪晓群，江媛媛，柳萍，张慧慧.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013，7（29）：233-235.

[2]杨金萍.如何利用好电子档案及电子档案的应用和管理[J].民营科技，2012，11（48）：99-101.

[3]白厚伟.浅谈加强电子档案的管理，做好电子档案的利用[J].科学导报，2013，22（13）：15-17.

篇13

1.1缺乏专业的档案技术管理人员

目前，很多高职院校认为档案工作人员可有可无，因此设置的工作人员往往都是兼职人员，这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业，档案专业知识和业务能力不足。由于对档案管理工作的不重视，没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训，因而这些工作人员缺少对档案管理知识系统的学习，也缺少对档案管理工作的专业研究，极大地阻碍了高职院校档案工作的发展。

1.2档案收集和存储不及时

一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、科研、人动的档案材料未能及时收集、补充和更，这就导致无法准确反应学校发展业绩和人员变动情况，对未来的使用查找也存在诸多不便。

1.3档案管理制度和程序不规范

高职院校由于某些历史原因，档案管理工作普遍还存在制度规范不健全，程序混乱，管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失，档案管理部门权责不清，存在脱节情况。还存在归档材料规格不统一，纸张不统一，分类和装订不统一，不便于整理的问题。

1.4档案管理程度落后

由于大部分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公，虽然档案管理部门配备了先进的计算机设备，但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面，没有进行电子文档和网络化管理，从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式，既浪费资源，又影响工作进度，现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中，这与现代教育事业的发展不同步。

2.高职院校档案管理制度的系统化建设内容

高职院校档案管理工作要想形成系统化、制度化管理，必须涵盖全方面的、科学的、整体性强的制度管理建设内容体系，笔者认为，至少包括以下几方面：

2.1机构设置

要做好高职院校档案管理制度的建设工作，对档案工作归属和管理部门的划分至少要清晰。目前，较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管，同时在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室，作为处理学校档案工作的综合部门，要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各类档案和相关资料，并及时为需要部门提供档案服务。

2.2人员配备

档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员，如需人员调动，要按照先配后调的原则，做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工作的方针政策工作，对工作尽职尽责，学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送出学习，并按国家规定，实行专业技术职务聘任制，不断提高档案管理人员的素质和业务能力。

2.3硬件条件

各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档案。在此基础上要加大资金投入力度，将档案工作经费列入学校预算，配备必需的计算机、密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。

2.4制度体系

无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管理制度和使用流程。（1）建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。（2）学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料，收集整理后集中存档。（3）档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排张号以及备考表，装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。（4）除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档案部门提交，集中管理。（5）档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准后，及时销毁。

2.5奖惩措施

要按照十精神要求，建立激励和约束制度。档案室及其工作人员也应列入各高校奖励评优范围之内，对工作效率高，表现优秀的员工给予奖励。对违反《中华人民共和国档案法》的行为和工作表现不佳的档案管理人员，要及时予以惩处和更换人员。

3.做好电子档案管理工作是加强高职院校档案管理制度建设的有效效措

3.1提高对档案工作信息化建设的重视

档案工作信息化和现代化发展是计算机网络技术应用的必然产物。因此，要加大经费投入，配备必需的现代化设备，加快档案室的数字化建设。各高职院校对除纸质版以外的其他形式的档案如照片、视频等文件都可采用现代信息处理技术进行数字化存储，建立全文数字库和多媒体数据库，以便未来档案信息的查询，不断提高档案工作的效率和质量。

3.2引进先进的信息技术

电子档案要采取办公系统传输归档的办法，要求档案管理人员必须具备熟练操作办公OA软件的能力，并及时关注和掌握电子文件的传输动态，避免信息存储不完整等情况和问题的发生，加强电子文件归档管理。

3.3采取将纸质档案与电子档案一并归档的存档形式

建议目前高职院校将存档的OA办公系统生成的电子文件同时转化为纸质档案存档，以加强存档文件的完整性，避免由于目前电子档案管理措施不健全所引起的归档不完善的问题。除此之外，在转化为纸质档案的过程中，要增加相关责任人签署意见的环节，保证档案管理过程规范，权责明确，万无一失。

3.4加强电子档案的安全性管理

篇14

1 纸质档案与电子档案

1.1 纸质档案

以纸张为载体的档案被我们称为纸质档案，这类档案具备着不易被篡改、档案原始记录性得以实现较好保存的特性。在纸质档案的具体应用中，其本身拥有着载体稳定、使用寿命较长、能够为企业提供充分的查考依据等优点，而同时纸质档案也存在着占用库房面积大、易于磨损、造成纸张浪费、难以实现信息资源共享等劣势，这些优势与劣势的存在使得我们能够较为深入的认识纸质档案[1]。

1.2 电子档案

与纸质档案对应的，通过?算机磁盘等设备进行存储的档案被称为电子档案，其本身与纸质档案在载体上便存在着本质性的不同。对于电子档案来说，其本身具备着处理便捷、易于共享的优点，这些优点的存在使得电子档案在现代化社会中能够发挥远胜于纸质档案的功用。不过值得注意的是，电子档案本身也存在着技术依赖性较高、面临多重安全风险等劣势，这些也必须引起我们的高度重视[2]。

2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在简单了解电子档案与纸质档案后，为了能够更为深入完成本文研究，我们还需要明晰电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状。在笔者的实际调查中发现，纸质档案与电子档案在电力设计企业的日常运行中都发挥着较为重要的作用，其中电子档案主要满足企业中同类型的工程设计图纸参考与套用的需求，而这一需求的满足就使得电力设计企业的工作效率实现了较好提升，以往使用人工调晒底图4min/1张到电子档案支持下实现的打印机出图2.5s/1张就是电子档案优越性的最好体现；而在电力设计企业纸质档案的应用中，纸质档案主要用于工程验收、决算等工作中，这一应用主要是由于纸质档案具备着原始记录性这一真实可信的法律凭证所致。结合电子档案与纸质档案在电力设计企业中的应用我们不难发现，两种档案都存在着较高的存在必要性，但由于电力企业的纸质档案管理往往需手工操作，并存在着耗时长、效率低的问题，这就使得电力设计企业的档案管理本身需要改变当下的管理现状[3]。

3 电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考

结合上文论述我们能够较为深入的了解电力设计企业纸质档案与电子档案管理，而想要保证两种档案能够较好满足电力设计企业运行需求，我们就必须实现纸质档案与电子档案的优势互补，即电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，而结合相关文献资料与自身实际工作经验，笔者提出了重要电子档案文件纸质化、电子档案与纸质档案并存、正视电子档案管理难点三方面建议。

3.1 重要电子档案文件纸质化

为了保证电子档案与纸质档案更好服务于电力设计企业，电力设计企业首先就需要实现重要电子档案文件纸质化，这样才能够保证自身档案管理工作更好服务于企业长期可持续发展实现。上文中笔者曾提到，纸质档案本身具备着较强的原始记录性，而这一特性恰恰是电子档案所不具备的，而由于我国当下的电子档案的凭证价值较低，这就使得电力设计企业必须将可能用于生产经营、经济纠纷、事故责任认定的电子档案文件纸质化，这样才能保证档案管理更好服务于电力设计企业[4]。

3.2 电子档案与纸质档案并存

除了重要电子档案文件纸质化外，想要实现高质量的电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，电力设计企业还必须实现电子档案与纸质档案的并存，这里的并存指的是电力设计企业档案管理工作需要既保存电子档案又保存纸质档案。具体来说，电力设计企业需要将需要永久保存的电子档案纸质化，将具备企业信息资源共享需求的纸质档案电子化，这样才能够保证电子档案与纸质档案的并存实现，二者也才能够更好服务于电力设计企业，为其长期可持续发展的实现提供有力支持[5]。

3.3 正视电子档案管理难点

除了上述两方面外，电力设计企业想要较好实现自身的纸质档案和电子档案并行管理，还必须正视电子档案管理难点。对于电力设计企业的电子档案管理来说，这一电子档案管理本身对于电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全等都存在着较高的要求，这些要求的存在本身就对电力设计企业的纸质档案和电子档案并行管理提出了较高挑战，为此电力设计企业必须高度重视自身档案管理工作，大力看展计算机管理系统的开发、优质档案管理平台的构建、做好机密档案的加密等都属于电力设计企业可以开展的具体措施。值得注意的是，电力设计企业的电子档案管理需要实现主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的信息资源共享，这样才能保证电子档案管理更好服务于电力设计企业。