法院档案管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇法院档案管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献：

篇2

在新形势下做好法院档案工作，对加强法院制度建设，提高法院管理水平具有十分重要的意义。院党组对此项工作给以高度的重视。加强档案工作领导机构，形成院长具体抓，办公室主任具体干的良好局面。配备了3名专职档案员，做到了工作有人管，事情有人办，为档案工作创造了良好的环境。为了实现档案管理规范化、专业化、制度化建设，我院健全了各项档案管理规章制度，规范了管理。保证了档案管理工作有序运转，有效地防止不规范借阅、调档现象，确保档案安全保密。多年来，我院从未发生过一起泄密、损毁、丢失和卷宗被盗事件。

档案工作人员在工作中能够做到认真执行工作纪律，努力履行工作职责，按照标准开展档案及库房的环境、卫生及安全情况的检查。院领导不定时进行检查督促，保证了管理工作的经常性和有序性。在审判工作中，我院注重档案工作的适时性，平时注意加强档案安全教育，每逢节假日，都要对档案保管工作进行强调和警示。制定了相应的措施，切实做好案件的交接、卷宗的交接和归档及保密工作，由于责任明确，措施到位，使档案工作得到有序开展。

二、高标准严要求，加强归档工作

随着司法透明度的不断加强，对案卷质量的要求也越来越严格，为保证卷宗质量，我们根据上级的要求，按照装订顺序，装订内容等项标准，严格进行检查验收。一是加强并完善了案件月归档报结制度。在案件自查中，发现有的案件报结后，卷宗长时间不能归档。针对这一问题，我院推行了归档报结制度，承办人员当月报结的案件，首先将装订好的卷宗送交院案件评查室进行卷宗评查归档，并由评查人员签字确认后报结案，承办人员按收到的结案通知书具体报结案件。院立案庭按结案通知书统计结案数量，对没有结案通知书的，视为未结案件，不予结案统计。同时，我院还在年初的目标管理实施办法在和制定了相应的措施加以约束，确保此项制度得以全面执行。此项措施有效地解决了报结案件的归档问题，实现了当月报结案件的卷宗除上诉的外，其余当月全部归档入库，消灭了案件报结后不归档的现象。二是严把卷宗上架关。院办公室和档案管理员认真按照上级法院要求，严格把关，在验收中，如发现不合格卷宗，退回承办人重新整理，直到完全合格，从而使入库的档案全面达到了档案管理标准。

三、加强档案建设，提高管理水平

基础设施建设是做好档案工作的前提。随着审判工作的快速发展，我院受理的各类案件逐年增加，案卷归档工作也日趋繁重，为适应审判工作的需要，努力加强基础设施建设，在办公经费十分紧张的情况下，确保安全保护措施落到实处，及时更换了档案室原来陈旧设施；同时根据档案管理的特殊要求，购置了防腐、防虫剂，添置了空调机、计算机、灭火器等设施，档案室基本上保持了夏不热、冬不冷，使我院的档案库初步达到了具有现代化硬件设施的标准化库房。 XX年共整理归档卷宗 卷 册。此外，我们不断健全档案门类，设立文书、诉讼、会计、基建、声像、图片等不同类别的档案。

四、强化学习意识，提高队伍素质

为做好档案管理工作，围绕要有一支人员稳定、专业技术过硬的档案干部队伍，我院建立健全与职能任务相适应的档案工作机构，按照规定配备专职档案干部；注意与上级法院和兄弟法院间的交流与沟通，学习先进经验，弥补缺陷和不足；积极参加市中院和当地档案局举办的培训班，加强档案管理干部队伍及业务培训。

五、加强档案开发利用，主动开展有效服务。

篇3

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改 .在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全 .电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别 .电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺 .电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。 传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。 目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用txt格式或doc格式，数据文件宜采用dbf文件，图像文件宜采用jpg格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献：

篇4

法院纸质档案是诉讼档案的基础，在保持原有整理办法的基础之上，应更加注重纸质档案和电子卷宗的结合管理。受传统模式的影响，很多兼职档案员都比较注重纸质卷宗的装订保存和更改，会容易疏忽同步更新到电子卷宗。作为档案管理部门，一定要注意提示兼职档案员保证纸质档案和电子档案的完全一致，如有更改，一定要做到双同步，保证100%的一致，也为利用提供方便。虽然纸质档案的利用率大大降低，但是仍然存在上诉、外院借阅的情况。纸质档案的出库现象仍不容忽视。现在很多法院都已经引入二维码打印机，将有案件信息的二维码贴到卷宗封皮上。但据我个人了解，此功能并没有实际利用起来，二维码扫描后只是能显示该卷的基本信息，如原被告、案号、结案方式等，在纸质卷已经找到的情况下，此二维码没有任何意义。笔者个人认为应当将纸质卷宗与电子卷宗相关化管理，生成的二维码或条形码，打印出来加磁贴到卷宗的档号位置，取代原有手写档号，然后进行装盒上架，并且在档案室外安装磁感报警系统。在借阅的时候，进行扫描消磁录入系统，形成电子借卷单，归还时核销记录。未经消磁的档案将报警提示。这样通过二维码管理档案卷宗，可以使库存档案数量一目了然，档案去向一清二楚，把纸质卷宗的利用、安全的问题得到很好的解决。同时，可以与智能密集架集成，通过二维码实现档案“无序存放，有序管理”，只要电脑选中该案卷，智能密集架自动弹出，基本告别人工查找纸质卷宗及按序上架的繁重任务。

二、档案审批管理的新构想

司法改革以来，我院将审管办与办公室合并，统一由办公室主任管理，这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室，审管办负责案件评查工作，这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长，数量巨大，完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统，可以很大程度上提高庭审效率，自动化巡查庭审质量，大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统，对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统，不但可以缓解审批人员的工作压力，相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上，可以让审管办与档案室合并办公，虽各有分工但仍属于同一整体，这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题，使审批工作更有针对性。

三、档案利用的新方式

在大信息时代，档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下，完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者，但是宣传力度较小，并且不能加盖法院公章等，在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下，虽电子卷宗方便档案员查找打印，但受人员、计算机数量限制，仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的可以在网上进行申请，档案管理员在网上操作予以审批，审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下，仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录，并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时，也应记录在案，清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容，还可以根据记录进行大数据统计，把握档案查询的动向，也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。

四、档案保密工作的新要点

在信息时代下法院的各项工作中，保密工作越发凸显其重要性。各基层法院的诉讼档案已不再定密级，但副卷内容仍属于审判秘密。在诉讼档案完全数字化的情况下，保证审判秘密的安全管理也十分重要。应做到“三严禁”：1.严格按照规定，除上级法院调卷及重审再审需要外，诉讼档案副卷严禁对外借阅及复制利用。2.法院专网上副卷的密级要一律选择内部事项或其他，严禁选择“秘密”，否则在非涉密计算机上处理涉密内容严重违反保密相关规定。3.维护系统安全，做好权限管理，严禁内外网混用，严防被网络黑客攻击窃取审判秘密。除此之外，应定期和对新入职的书记员及工作人员进行保密培训，严格保密制度，使每位干警始终保持保密意识。

篇5

但不可否认的是，随着人民群众司法需求的增长，法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题，亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准，在库房建设、信息化建设等工作中，各家法院各自为政，导致一方面是重复建设、形成浪费，另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善，各院之间无法兼容，致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此，建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑，有效整合各类资源，在高级法院设立诉讼档案管理中心，建立中心库房，统一保存、管理实体档案，同时，走科技强院之路，充分利用高科技手段，将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存，实现档案管理工作真正意义上的信息化，从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。

一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题

(一)管理体制不健全

1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。

2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。

3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。

4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。

(二)信息化过程中标准不统一

当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。

(三)人、财、物保障不到位

1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。

2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。

3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。

二、完善诉讼档案管理体系的设想

(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制

1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。

建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。

2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。

3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。

4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。

5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。

(二)诉讼档案信息化的解决思路

1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。

2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。

3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。

4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中，同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗，如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理，达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。