档案合规管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案合规管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。

七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。

九、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

十、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

篇2

关键词：档案；归档管理；措施

档案是指在社会各项活动中直接形成的原始记录，其包含多种形式，并且具有良好的保存价值。档案资源具有良好的现实价值和长远价值，对于社会可持续发展具有重要意义。因此在档案管理工作中应当加大力度做好档案归档并加强管理，以保证档案资源安全，推进档案事业的不断发展进步。

1 档案科学化归档管理的重要意义

就档案归档管理工作的具体情况来看，以往档案管理模式下，档案工作人员往往依赖手工操作对档案进行归档，此种情况下不仅无法取得理想的档案归档管理效率，甚至会造成人力资源的严重浪费，档案管理安全性不足，严重影响档案归档管理工作质量。而随着信息时代的到来，计算机技术逐渐得到广泛应用，基于信息技术与网络技术之上的电子档案逐渐形成，档案资料收集、存储、分类与统计等环节操作更为便捷，切实提高了档案归档管理的工作效率。基于计算机技术对档案进行归档管理，促进体系化管理的顺利实现，通过档案信息与载体的分离利用，便于档案信息与其他信息系统建立互联关系，有效提高了档案归档工作质量和效率，突破时间与空间的限制，促进档案资源利用价值的最大化发挥，因此档案科学化归档管理具有重要意义。

电子档案与纸质档案相比，其在档案归档存储的方式也发生明显转变，以VCD、DVD光碟、大容量移动硬盘等作为主要载体的，对档案资源进行存储，使得档案信息资源的读取和利用更为便捷高效、存储时间长且不易损坏，所受外部影响较小，具有良好的稳定性。可以说，电子档案的形成，为档案事业的发展奠定了坚实的基础，在一定程度上拓宽了档案事业的发展空间，推进档案归档管理向更高的管理阶段迈进。

2 当前档案归档管理中存在的不足

2.1 文书档案的管理水平难以适应现代化发展的需求

长期以来，文书处理和档案管理由不同的部门负责，影响了文书档案的管理效率，削弱了档案的信息服务功能。随着计算机技术和信息技术不断地被开发和利用，各单位对文书档案的归档管理要求更高了。管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。

2.2 文书档案管理人员专业素质不高

一些文书档案管理人员，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范等问题。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。

2.3 保密意识淡薄

在日常工作中，由于受“无密可保”、“有密难保”、“保密无用”等思想的影响，对档案保密重要性的认识不够，一定程度上影响了档案的保密工作。

3 新形势下做好档案归档管理的具体策略

3.1 采用办公自动化

随着计算机在社会生产生活中的广泛应用，社会群体工作质量与效率明显提升，档案归档管理工作也不例外，为切实提高社会发展新形势下档案归档管理工作效率，应当积极采用办公自动化，对现代信息技术与网络技术加以合理应用，将传统纸质档案转化为电子档案，规范存储至办公信息数据库中，安排专门的档案人员进行管理，令档案信息供档案人员与技术人员共享，从而全面提高档案归档管理有效性。在档案归档管理工作中，通过办公自动化的方式能够简化档案查询环节，并有效解决了档案存储的空间，提高档案归档工作效率，从而为档案管理工作的科学化开展打下良好的基础。

3.2 及时归档管理

在档案归档管理工作中，为保证档案信息资源安全，及时做好归档工作，档案管理各部门、各实体以及项目负责人应当在档案管理过程中及时做好归档工作，尤其是在资料形成过程中应当及时对档案资源进行收集和整理，及时鉴定并移交。相关管理人员应当充分行驶自身职责，定期对档案收集与整理工作进行检查与监督，在发现问题的第一实践进行妥善处理，以保证档案归档管理的规范性和可靠性。

3.3 加强档案的管理

为保证档案归档管理的有效性，保证档案资源安全，应当积极采取有效措施对档案进行科学化管理，切实降低档案资源的安全隐患。这就要求档案管理工作中应当将档案保密制度严格落实到实际工作中，安排专门人员负责档案归档中的档案，并实行责任制度，强化档案管理人员的岗位意识与责任意识，从而切实保证档案安全，提高档案归档管理的有效性。也就是说在档案归档管理过程中应当准确把握《档案法》、《保密法》等相关法律并认真贯彻执行相关法规，加强档案归档管理，规范档案移交、销毁等环节，切实保证档案的安全性。

档案应单独装订保存，严禁与非密级档案材料进行混卷装订，避免造成档案在利用中出现扩散问题。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录档案内容，更不得私自撕拆、涂改。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护，确保安全。

3.4 采用计算机技术管理文书档案

要注意档案保管设备的技术性安全，特别是设备不能链接到互联网上，防止信息被窃取或丢失。随着网络技术的发展，网络中存在太多的不稳定因素，解决这个问题目前没有太好的方法，我们现阶段采取的最安全的管理方式就是独立进行管理。

3.5 加强对档案管理人员的业务培训

从档案发展的方向看，要提高档案管理人员的自身素质和业务能力，必须掌握现代化技术，熟练应用计算机对电子档案维护、介入档案的形成与储存，确保电子档案的安全和完整，促进电子档案走上规范化有序管理。档案管理者必须掌握科技信息技术，并熟练应用计算机和其他电子设备进行电子档案的使用、维护、管理，否则管理人员根本无法从事电子档案的形成和保管工作，也无法参与电子文件管理、检索系统的规划设计。维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素如计算机病毒、盗窃、篡改等行为作斗争。

结束语

总而言之，随着现代社会不断发展进步，社会活动更加复杂化与多样化，档案归档管理的难度也明显加大。为保证档案归档管理工作质量，促进档案资源利用价值的最大化发挥，应当结合实际情况积极完善n案归档管理相关制度，规范档案归档诸多环节，提高档案立卷质量，从而确保档案资源能够为现代社会发展提供服务，并推进档案事业的稳定健康发展。

参考文献

[1]侯婧.谈企业电子档案的归档管理[J].档案管理，2015（5）：91-92.

篇3

关键词：土地管理；档案；规范；研究

中图分类号：[Z-0014] 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2012）-05-0037-1

土地档案管理是全方位国土资源管理的重要组成部分。它在处理和协调土地纠纷，查处违法违章案件都具有佐证、公平、公正的作用。实践证明，完善和规范土地档案管理，在国土资源的依法管理中具有举足轻重的地位。就其调查情况看，根据当前国土管理的新形势，新特点需要，还存在着亟待解决的问题，值得研究。

1 土地档案管理的基本涵义

主要是指对土地地政、地籍、规划、执法监察、资源信息等在时间上和空间上将所积累的行政和技术资料，用文书档案形式加以保存和使用。作为历史资料以备查询。以史为鉴，服务后人。所谓管理，就是讲这些珍贵资料通过科学技术的先进手段和现代整合，加以完善和规范管理，进而使土地档案管理工作达到科学化、规范化，具备实用性和可操作性。并具有法制佐证，公平公正之功能。

2 土地档案在国土资源管理中的地位和作用

档案是记叙历史的载体，在客观上是静止存在的文书和史志资料，具有收藏和借鉴的价值。档案资料和志书价值无限，无时不告诫后人，服务后人。那么，土地档案管理，伴随着国土资源管理事业的发展，其功效充分显现，已经成为国土管理事业不可缺少的组成部分。其地位和作用不可忽视。一是土地档案是记叙土地历史的文书鉴证，也具有借鉴和应用价值。自从20世纪80年代土地管理系统组织机构组建以来，土地档案从农业系统转移过来，存在着应用纲目和类型不完整性，但是，记录的土地历史是真实的，全面的，具有可信度。仍然可以借鉴与应用。二是土地档案具有科学性，实用性和可操作性。随着土地管理事业的发展，土地档案管理日趋完善，在悠久历史长河中对土地的动态有着详细真实的记录，尤其对全国首次开展土地详查，地籍调查，土地规划等科技成果资料及相关图件都有着翔实可靠的记载，对今后应用其成果进行国土资源的科技研究，具有科学性、现势性和可操作性。三是土地档案对土地纠纷处理和违法违章查处具有法制佐证，公平公正作用。详实的档案资料是证据。因而赋予法律责任，具备法制功能。

3 土地档案管理现状与问题

一是国土主观部门对土地档案的管理，重使用轻管理。主要反映在人员配备，相关制度缺失，业务规范等问题。二是资金投入不足，设备简陋陈旧，更新难度大。三是内部业务处理不规范，不及时投档，不装订，不整理现象时有发生。应用现代设备操作有误区。资料库资质资格不充分，查阅资料有时证据不足。佐证作用减弱。四是乡镇国土所档案管理问题较多，主要反映在库房紧张，设备不全。内部业务处理不规范。

4 完善和规范土地档案管理的对策与措施

为适应国土管理新形势，新特点需要，创建土地管理新秩序，维护土地市场的法制氛围，完善和规范土地档案管理都具有现实和长远意义。

4.1 强化国土管理部门的监督力度，加强组织领导，列入工作日程，为营造国土管理新秩序提供优质服务

一是健全领导组织机构，配备专职人员，分清职责范围，为土地档案的规范管理奠定组织保障。二是加强专业人员的业务培训，应用现代先进技术，掌握和运用现代科学技术手段，吸纳外地先进经验与当地实际相结合，营造良好有序的业务工作平台，力求与省（市县）档案管理部门对接。为国土资源全方位管理提供优质服务。

4.2 舍得资金投入，积极改善办公条件，为土地档案管理创建良好舒适的工作环境

一是改善办公条件，创建良好氛围。土地档案管理水平与其他国土管理工作息息相关，要在主要领导高度重视，相关科室关注之下同步到位，步步到位。使其不受轻视和冷落，改过去库房简陋，设备陈旧落后为库房宽敞明亮，设备齐全科学先进之局面；改过去资金不投入或少投入为主动积极投入为先的举措。二是购置和配备现代化设备，如移动式档案柜，微机工作台，摄影投影机等。设立专房专库专柜，力争做到室内通风透光良好，防潮湿，防鼠虫害，防污染等。整体环境清新，设备工具摆放整洁有序。

4.3 建立和健全相关规章制度，完善和规范土地档案管理水平

一是建立工作人员岗位责任制：相关业务主管科室问责制。进一步明确土地档案管理组织机构与其他业务科室对等待遇。二是接待与资料查阅制度，从一定意义上讲，历史档案资料具有法律之功效，保密和回避机制在所难免，工作人员应从严掌握，仍然坚持主动，热情优质的“窗口”服务。三是规范和理顺相关的业务程序和手续。按着规定设定相应的科目，依据类别及时主动投档。对接程序一定要严谨，不脱节，不推诿扯皮。四是坚持以严肃认真求实态度处理佐证事宜，使其在土地纠纷和违法违章案件的处理上不留死角和后遗症。

篇4

【关键词】婚姻档案 管理工作

一、《婚姻登记档案管理办法》是档案行政管理部门依法开展婚姻登记档案管理工作的依据

在我国的法律体系中，部门规章从属于法律、法规。因此，《婚姻登记档案管理办法》必须根据有关的法律、法规即上位法来制定，其具体规定应当符合上位法的规定或者规定的原则，不得出现不一致或抵触的情况。同时也要从工作实际出发，吸收工作中成功的经验，转化为具体的规定，使之更具有可操作性。

档案行政管理部门应当加强对婚姻登记档案的管理，规范婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用。民政部门应加强业务指导，严格履行监管职能，监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责。要不定期开展执法检查，重点检查婚姻登记档案的安全保管和利用情况，加大对违法案件的查处力度，维护法律的严肃性确保婚姻登记档案的安全，有效保护登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益。

档案行政管理部门在提供利用过程中，要建立档案利用制度，严格按程序办理，严格审查利用者身份，健全保密措施，登记利用情况。不能出现在利用过程中对登记内容丢失泄密，甚至档案原件遗失的情况，损害婚姻登记当事人的权益，造成社会影响。

传统婚姻档案提供的主体是纸质载体档案，利用服务活动的主要内容是通过对婚姻档案的借阅、复印等形式，向利用者揭示和提供静态的档案信息。随着电子信息资源最终成为未来婚姻档案存放地，提供利用服务的内容，也将从以传统馆藏纸质载体档案为主，向电子信息资源存取的方向拓展。因此必须结合其自身特点，并遵循档案工作的有关规定，在归档范围、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具体的规定，才能使档案行政管理部门按图索骥，形成统一规范的管理模式。这样，既便于今后的检查指导，也有利于建立统一的婚姻登记档案管理制度。

二、要有正确的目标

《婚姻登记档案管理办法》作为《婚姻登记条例》的配套规定，对于完善婚姻登记制度具有重要作用。《婚姻登记档案管理办法》确定了婚姻登记档案的定义、婚姻登记档案工作的管理原则和体制，明确了档案行政管理部门的档案工作职责；规定了婚姻登记材料的归档范围和归档要求、婚姻登记档案的分类和整理方法以及保管期限，规范了婚姻登记档案的移交、利用和鉴定销毁工作。婚姻登记档案数量比较大，而且形成于不同级别、众多的婚姻登记机关，如果没有统一的管理办法，档案管理人员在工作中就无章可循，婚姻登记档案工作就无法正常开展。《婚姻登记档案管理办法》的贯彻实施，必将使我国的婚姻登记档案工作步入科学化、规范化的轨道。

做好婚姻登记档案的查寻利用工作。近年来，查询个人婚姻登记档案信息的人次与日俱增，利用的目的也由原来的补证、离婚、结婚、生育等扩展到独生子女奖励、申请购房贷款、申报户口、确定财产性质、公检法办案等等，公民、公务对婚姻档案的利用需求愈加广泛。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理婚姻登记过程中形成的原始记录，是婚姻当事人婚姻关系的真凭实证，又保存在婚姻登记部门或档案部门，具有绝对的真实性和合法性。所以，从工作实践来看，婚姻登记档案对于维护婚姻当事人合法权益的作用更为突出。

三、要以法律法规为依据

婚姻登记是结婚和离婚这种民事行为在法律上的体现，婚姻登记是依法为当事人确立或解除婚姻关系的一项执法工作，而婚姻登记档案则记录了当事人婚姻关系变更的法定过程，因此通过婚姻登记档案，折射出婚姻当事人的切身利益。只有充分认识婚姻登记档案对当事人的重大意义，才能有效地依法利用婚姻登记档案来维护当事人的合法权益。

《档案法》是国家关于档案工作的根本大法，婚姻登记档案工作的原则、要求、方法等规定都不能与之相违背。《婚姻登记档案管理办法》，是在此基础上出台，是经档案行政管理部门同意，制定的民政系统专业档案的具体管理制度和办法。

《婚姻登记条例》是规范我国婚姻登记工作的行政法规，其有关规定是形成婚姻登记档案的重要保证，必然要体现在本《婚姻登记档案管理办法》中。《婚姻登记条例》第十五条明确规定，婚姻登记档案应当长期保管。婚姻登记档案管理的法规化，也正体现了婚姻登记档案的重要性。

篇5

关键词:医院；内部人员档案；管理；对策

Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中图分类号：G271

引言：医院人事档案是医院在人才引进和管理的过程中形成的，是记录和反映个人经历和表现以备考查的文件资料。在新时期，把握医院发展的特点，落实科学发展观，加强医院人事档案管理，对于促进医院人事制度的改革，提高档案的自身价值，服务医院的各项工作，具有十分重要的意义。如何规范加强医院人事档案管理，实现人员档案管理的科学化、规范化和现代化，是新时期医疗体制改革不断深化所面临的重要课题。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不健全

在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。

2.人事档案管理方式和手段落后

当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。

3.人事档案管理人员业务素质参差不齐

人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。

4.个人档案意识淡薄。在现代社会中，随着卫生事业改革不断深入，人才流动也较为频繁。很多医院个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏；或者因为派遣等原因，原始档案无从查找，只能回原单位补新档案。这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。

二、医院人事档案管理的对策和设想

1.按制度操作，实现人事档案管理的制度化。在人事档案的管理上，要把制度建设贯穿到人事档案管理工作的全过程中。在制定和健全人事档案管理制度的同时，要严格执行制度，加强监督，使档案的管理制度都能够有效落实；要坚持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，维护制度的严肃性；要明确各岗位的工作职责，强调工作原则，制定工作规范，从制度上规范员工工作行为；同时档案管理部门要和档案材料形成的有关部门加强联系和沟通，使档案管理制度化、程序化。

2.加强档案的宣传教育，增强意识。医院领导要把人事档案的管理纳入医院发展和管理的重要内容，要使人事档案的管理与医院业务建设同步发展和规划，要对员工宣传医院人事档案管理的意义，加强对档案法律法规的学习，使干部职工认识到档案的重要性，从而更好地支持人事档案的管理工作；要加强对人事档案管理人员的教育，提高人事档案管理人员的素质和专业化水平，使他们自觉抵制和防止各种违法行为，维护档案的完整性、真实性，使他们更具有专业知识，知道怎么做好对现有档案的保管和利用工作，不断提高专业服务水平。

3.规范档案资料的收集整理工作。档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的基础工作。医院人事档案内容涉及较广，人事部、护理部、科教部等部门提供人事档案管理人员应主动和各部门联系，做好经常性的收集归档工作。收集手续要完备、内容要完整、表述要准确、观点要明确，对于不符合要求的材料应及时退回，限期纠正；不属于归档范围的材料要及时退回有关部门；收集到的人事档案资料要及时装订、不散失、不积压。

4.加大科技投入，加快人事档案管理的信息化进程。医院要加大资金投入，引进现代化的技术和设备，实现人事档案管理的现代化。一是要提高档案的现代化技术设备和保护设备，加强对档案库房的空调、除湿等设备的建设，合理利用防火、防盗的自动监控系统。二是引进计算机管理，建立医院的人才信息数据库，使人事档案的管理工作科学化、信息化，同时可实行对人事档案信息的计算机动态化管理，保证档案信息的真实性、时效性、准确性。

人事档案是医院考察和了解人才的重要手段，是医院能否科学用人的重要依据，对于医院人才的开发具有至关重要的意义。因此，通过对医院人事档案现有问题的分析，提出相应的改革措施，实现医院人事档案管理的科学化、规范化、现代化，对开发医院人力资源，促进医院的发展具有十分重要的作用

三、结束语

医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。也是医院档案的重要组成部分档案是社会文明进步的重要标志。

参考文献：

[1]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案.2009

[2]刘彤芳.关于加强医院档案信息管理工作的几点思考[J].China’s Foreign Trade. 2011

篇6

关键词：档案工作领导制度人员

档案——历史的痕迹，在人类发展中具有举足轻重的作用，大到一个国家，小到一个单位，档案都是不可忽视的部分。档案因其特殊的作用而受到国内外的高度重视。国际档案大会[1，2]的召开、人民大学档案学院的诞生[3]、《档案法及实施办法》的出台，都充分说明了这一点。俗话说“没有规矩不成方圆”，国有国法，家有家规。企事业要有自己的制度，各项工作也要有自己的规范。所谓的规范化管理，就是管理者制定了一定的规范，工作人员要按照此规范开展工作。档案作为一个学科，自有一套完整的理论体系。从21世纪开始，各地陆续制定了适合自己的档案规范。那么如何有效地推进档案规范化管理呢？翻开历史的画卷可以发现，对于此问题的理解大家真可谓是各抒己见、遍地开花。有的认为要切实加强对档案工作的领导，有的认为要实行档案的法制化，有的认为要实行档案的业务指导，有的认为有必要把档案工作纳入目标管理，有的认为应把档案工作纳入部门、个人年终岗位责任制考核，有的认为要把档案管理导入ISO 9001质量管理标准，还有的认为要加强档案工作人员的培训，提高档案工作人员的素质等等。虽然各有千秋，但却不失片面。作者结合自己的工作实际，认为要有效地推进档案工作的规范化管理，需要从领导、制度、人员三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。

一、要有效地推进档案工作的规范化管理，首要的也是最关键的是单位领导要有重视档案的意识[4]

单位领导要参与档案工作，对档案工作进行战略部署，保证档案工作在本单位的贯彻执行。具体地说，有以下几个方面。

1.单位领导或者主管和分管档案工作的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、现场会、经验交流会，从而更加了解档案工作，档案意识就会进一步提高。

2.督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。

3.督促和领导相关部门制定严格的档案工作奖惩制度，并在年度内体现。

4.督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行文和归档的权力，保证档案工作的顺利进行。

二、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要建立健全档案工作制度

在单位领导的带领下，相关部门要建立健全档案工作制度，在档案的收集、保管、利用、人员岗位职责、经费保障等方面都有章可循、有法可依。具体地说，有以下几个方面。

1.建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度。

在单位领导分工的职责中要明确档案管理工作；在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作；在综合计划的制定中，要充分考虑档案软硬件的需求，保证档案管理的设备齐全、经费充足；在部门的考核制度中、在个人的岗位责任制及年终考核中，要体现出档案管理工作，部门领导应把档案工作作为衡量部门工作的一面镜子，列入评先、年终考核等活动中去，与部门、个人考核进行挂钩。对档案管理工作抓得好的部门、个人进行表彰奖励，对造成档案材料损失或其他原因造成归档材料不齐全的单位或个人不能获得某项荣誉、奖励或晋升，并视情节的轻重依法论处，奖惩应在年度内体现。

2.建立健全档案管理方面的制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定接收档案标准，以确保进馆（室）质量；制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化；制定档案电子化管理制度，使档案数据入库，实现档案管理的科学化、现代化。

为了使制度能够上行下效，为了使院所统一、步调一致，为了使工作人员能够很好地领会制度的精神，上层档案业务专业人员要加强对各级档案工作人员的业务指导。上层管理部门应该组织大家学透档案法规和各项标准、规范，使档案工作人员明白分类的依据、保管期限的划分等细节问题，避免由下层档案室单方面决定带来的局限性；同时，上层管理部门要理顺分工，加强与档案人员的沟通，及时发现、解决问题，做到上下信息畅通，指导工作到位。

3.档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。

档案即“产品”，产品的设计、开发和服务全过程都要符合质量管理要求。要提高档案的标准化、规范化要求，必须先从文件形成的各个具体环节抓起。从某种程度上讲，档案管理工作中出现的问题，比较容易解决，而文件材料的形成办理过程中出现的问题，就难以解决，有些问题即使补救了，文件材料也会失去原始凭证和依据作用，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。

三、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要加强档案工作人员的管理[5]

档案工作始终离不开档案工作人员的管理。现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用。因此，加强档案工作人员的管理，具有重要的意义。具体地说，有以下几个方面。

1.档案工作人员必须具有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案是人们社会活动的原始记录，无论什么情况，档案工作人员都必须忠于职守，维护党和国家历史的真实面貌，必须忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。

2.档案工作人员要积极参加教育培训，提高业务水平。在新形势下，档案管理人员要有紧迫感和危机感，要不甘落伍于时代的要求，主动地参加继续教育，更新知识，提高业务能力和水平，档案管理人员只有掌握广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能高标准、高质量地做好档案管理工作。

3.同一个单位的档案工作者，要形成立体知识结构，改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆（室）工作人员要具有高级（精通专业技术、进行课题研究）、中级（通晓管理技术）和初级（能够进行熟练操作）等不同层次知识的人才。对于比较大的立档单位来说，档案工作人员比较多，这种层次分类就比较容易；对较小的立档单位来说，档案工作人员比较少，有可能就会集研究、管理、技术于一人，对档案工作人员的要求就会更高。

4.档案工作人员要履行《档案法》赋予的权力，理直气壮地对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查[6]。档案的前期工作就是文件材料形成办理的各个过程。而文件材料齐全完整、规范标准是保证案卷质量的先决条件和开发利用的基本要求。目前，我国的大多数立档单位，文件材料的形成工作和档案工作是分开的，所以档案工作人员参与文件的形成过程尤为重要。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动，参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动，参与科研课题及成果评奖等活动，有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集积累工作，从而保证归档文件材料齐全完整有效，对达不到规范标准的文件材料不予接收立卷归档。

综上所述，要有效地推进档案工作的规范化管理，领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作体制和制度并贯彻执行，形成依法治档的氛围，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。总之，要推进档案规范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齐划一，档案管理才能真正地规范化。

参考文献：

[1]王熹.难忘的盛会难忘的经历[J].中国档案，2012（10）.

[2]黄霄羽.对十三到十六届国际档案大会的回顾与评价[J].中国档案，2012（10）.

[3]赖世鹤.中国人民大学档案学院诞生记[J].中国档案，2012（11）.

[4]黄海涛.切实加强对档案工作的领导[J].四川档案， 2004（5）.

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关键词:医院 内部人员档案 管理 现状 对策

医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，对于医院管理部门客观、真实地考察了解和使用选拔人员具有重要的参考意义。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

(一)人事档案管理制度不健全

在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。

(二)人事档案管理方式和手段落后

当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。

(三)人事档案管理人员业务素质参差不齐

人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。

二、规范医院人事档案管理的对策

(一)加强宣传，提高对医院人事档案管理工作的重视程度

人员档案管理是医院人事管理工作的重要组成部分，人事档案资料的合理使用将对医院的人才考核、选拔、使用提供可靠的依据和有效的参考。因此，医院领导要对内部人员档案管理工作高度重视，把档案管理工作作为医院发展和管理的重要工作来抓，要下大力气宣传人事档案管理工作的重要性，使医院各类人员，尤其是档案管理人员提高对人事档案管理工作重要性的认识，使其具有良好的档案意识。

(二)建立健全各项规章制度，使人员档案管理工作有章可循

完善健全的制度是各项管理工作的核心。加强医院人事档案管理制度的制定，建立行之有效的档案管理体制，对医院人员档案管理工作具有非常重要的意义。档案工作内容繁杂、专业性强、点多面广、保密要求高，因此，各医院要结合自身实际情况，并依据《档案法》等有关法律、法规的规定，建立严谨、科学、合理的符合本单位实际情况的人事档案管理制度,在档案的收集、整理、保管、维护保养、查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有详细的管理规定，使人员档案管理工作有章可循、有法可依、规范操作、有序进行。

(三)加大培养力度，提高人事档案管理人员的业务水平

人事档案管理人员的业务能力素质直接影响到人事档案管理的水平和档案利用率，影响到医院人才的培养、选拔、使用，甚至影响医院的长远发展。因此，各个医院应当按规定配备专职档案管理人员,并把人事档案管理人员的培养纳入医院人才的宏观培养计划，通过专业培训、在职交流、考察进修等方式多措并举抓培养，建立一支长期稳定的、业务技能过硬的人事档案管理人才队伍，使医院人事档案管理人员的能力素质能够适应新形势下医院档案工作需要。另外，还要档案人员事业心责任感教育，只有具有了强烈的事业心和责任心，才会有全身心投入工作的热情，才能勤于观察、善于思考、刻苦钻研，不断提高自己的专业知识和业务素质，提高人事档案管理工作的效率和档案的利用率。

三、结束语

部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。尽管当前医院人事档案管理工作中存在着诸多问题和弊端，但只要医院领导能高度重视，不断改革创新，加强档案管理人员培养、建立健全一套行之有效的规章制度，人事档案管理工作必将更好地为医院的建设发展服务。

参考文献：

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【关键词】档案资料 规范化管理 方法 发展

档案管理工作无论是内容还是形式都是企事业单位的有机组成部分，但是就目前很多部门来说，对档案管理不够重视，导致档案资料的管理非常的混乱，当需要查阅和借阅档案资料的时候，由于管理的不规范直接导致档案资料的残缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事业单位的发展。为此，新形势下，我们必须重视档案资料的管理，不断的创新工作方法，结合现代技术提升档案资料的管理水平，确保档案资料的管理规范化，为企事业单位的发展提供助力。

一、思想上给与重视，提升认知水平

在我国，档案资料的规范化管理起步较晚，主要原因是对档案资料的认知不到位，很多的企事业单位认为档案资料工作不重要，也没有直接的价值体现，另外甚至觉得档案资料的管理如画蛇添足般，显得多此一举，为此，档案资料管理部门无论是地位、权利还是工作环境都较为恶劣，很长一段时间我国企事业单位的档案资料管理非常的混乱，没有专业的人员管理。为了优化档案资料的管理，提升管理的规范化程度，首先就要给予思想上的重视和正确的认知。档案资料管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，起到的作用也是显而易见的，特别是在当下，它的作用越来越明显，为此，在人员聘用和培养上、在设备采购和管理上，在档案资料的管理与利用上都要构建相应的管理规范，实现规范化管理，让档案管理发挥应有的作用和价值。

二、与时俱进，确保档案资料管理的现代化

随着社会的发展，企事业单位产生的档案资料越来越多，存在的形式也是五花八门，那么对于不同类型和不同内容的档案资料要分门别类的就行规范化管理就显得非常的繁琐和复杂，为此，当下的档案资料管理应该与时俱进，不断的革新管理观念和管理技术，提升档案资料管理规范化的水平。实现档案资料管理的现代化是实现规范化管理的基础保障。随着信息技术的发展、网络技术的普及，一些新的档案资料管理设备与系统应运而生，为档案资料的现代化管理提供了一定的技术保障。为了实现档案资料的现代化管理，档案管理部门要革新管理系统，购买一些必备的管理设备，比如计算机、存储器、管理系统、录影机、打字复印机等。在采用计算机网络化管理的时候，注意档案资料的安全等。

三、构建管理制度，实现档案管理的规范化和制度化管理

档案资料的管理较为繁琐，管理的环节也较多，有档案资料的收集、整理、归档、封存、存储、借阅、销毁等，每一个环节又牵扯到很多的内容，如果不能构建一定的管理制度，那么档案资料的管理操作是很难进行的，所谓无规矩不成方圆。在档案资料的管理中，制度是确保管理规范化的基础，也是最强的力量支持。对于档案资料的管理制度来说，牵扯到每一个档案资料的管理环节，每一个环节都应该构建齐全的规范化与科学化的制度。比如在档案资料的分类归档中，要对档案资料进行详细的分类，进行编号排序，按照一定的标准进行排版，这样不但清晰明了的把档案资料进行了分类，也为档案资料的利用提供了便利条件。再如，在档案资料的查阅和借阅上，要有一定的规章制度，这样既能保障档案资料的安全，又能提升档案资料的利用效率。

四、提升档案从业人员的素质，提高档案资料管理的质量

对于档案资料管理来说，工作是枯燥乏味的，以往由于对档案资料管理的不重视，几乎没有专业的人员，很多都是兼职人员，在档案资料的管理中缺乏专业化的操作与管理势必会出现很多的问题，也一定程度上限制了档案资料管理的水平。由于不重视档案资料管理，在人员的聘用上也较为宽泛，只要能简单的操作都可以录用，而这些人员在工作中又不能实现档案资料管理的规范化与科学化，大大降低了档案资料管理和利用的效率。为此，要想实现档案资料的规范化管理，提升工作人员的素质势在必行。既然档案资料管理的作用日趋重要，那么实现专业化的操作与管理就成为大势所趋，形势所迫。为此，在档案资料管理人员的录用上，要把好关口，选择那些专业能力强，操作能力强，专业对口的人才。对于档案管理人员来说，还要对他们进行一定的培训，这个培训的内容要视工作而定，包括岗前培训、在职培训、离职培训等。在工作中，要档案资料从业人员思想上重视自身的工作，正确的看待和认识档案资料管理的重要性，与此同时引导他们树立积极的工作态度和工作热情，只有这样他们才会努力工作，提升工作质量。

新形势下，档案资料的管理越来越重要，我们必须采取有力的措施，革新管理的技术和手段，提升档案资料管理的质量和利用效率。档案管理作为企事业单位管理活动的有机组成部分，应该得到重视，但是档案资料管理的规范化是一个长久的系统化工程，它不是一蹴而就的，所以必须实现档案资料的常态化管理，只有这样才能真正的做到档案资料的规范化与科学化管理。

参考文献：

[1]黄雪.如何实现档案规范化管理思路探析[J].黑龙江史志 ，2013，（06）.

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关键词：城市规划档案；管理工作；发展与创新

城市规划档案在城市建设档案当中占据着非常重要的地位，城市规划档案应该具备良好的完整性规范性和系统性，同时，工作人员还要按照系统的要求进行规划和抗灾等工作。在城市规划档案管理中，很多模式已经不能顺应当今时代的发展，所以要想更好的发挥其作用，就必须要对该项工作进行创新。

1 城市规划档案的含义及特点

城市规划是在一段时期之内为了更好的实现城市各项发展为主要的目标来对城市的基本性质和发展规模及方向予以安排，比如土地的利用和城市空间的基本布置等，要想更好的提升城市规划的科学性和合理性，管理人员一定要对城市发展的基本历程有一个基本的了解，对城市规划档案就是对历史的一种非常详细的记录，它能够为规划部门的工作提供非常详细的依据。

城市规划档案的特点主要有以下三个：

（1）法律权威性。在建筑物产权证办理工作中，它主要的作用是其他的城建档案无法比拟的，在城市规划管理当中形成的工程一书两证的元件是按照相关的司法程序所形成的，它涵盖了很多部门所给出的建议和意见，它是土地开发和工程建设的一个重要的依据，所以在法律层面，城市规划档案具有较强的权威性。

（2）客观真实性。其直观的反映了建设工程的各方面情况，在批复书上有建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等等信息。

（3）内容广泛性。它包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物招牌、装修等内容。

2 城市规划档案重要地位

规划档案的种类有很多，主要有城市总体、详细、分区、控制性和修建性多种档案，在城市建设当中占据了非常关键的地位。城市规划档案在法律上是一个十分重要的依据，如果站在城市规划审批权限的角度上来说，按照我国法律法规的有关规定，国家应该采取法律法规的方式来对城市规划和审批的权限进行全面的限定，主要的目的就是对整个城市的规划和布局加以统一的管理，保证城市规划的科学性和合理性，保证规划中能够严格的按照规划的要求去实施，因此我们说城市规划档案有非常明显的权威性，它也成为了城建档案当中最为关键的一个档案类型。

3 城市规划档案管理工作存在问题

3.1 意识不强

某些城市规划部门的档案工作地位和作用的认识并没有得到统一，同时也很难得到认同，很多人都认为档案管理没有实质上的作用，这样也就出现了重视使用，不重视管理的情况，这样一来也就使得档案管理人员自身的工作积极性受到了非常不利的影响，在某种角度上来说对城市规划档案管理工作的进步和创新都产生了较为不利的影响，在这一过程中也没有形成一个非常好的氛围，一些部门的工作人员对档案并不重视，甚至将一些非常重要的档案资料当成自己的私有财产，这样也就影响到了档案材料的合理利用。

3.2 信息化建设缓慢

在信息化建设的过程中，无论是从电子政务，无论是从流程还是技术标准方面都没有采取十分有效的应对措施，此外，档案信息化的建设还没有建立一个统一的行业规范标准，很多档案内容只是对我国一些法律法规内容的引用，这样也就使其操作性受到了非常明显的影响。

3.3 档案人员素质较低

在当前的档案管理员在整体素质上偏低，知识结构单调、相关知识、理念没有更新、缺少专业知识、不具备档案管理从业的资质、专业知识老旧、仍按传统方式管理档案、分析鉴别的能力差等因素都严重影响了档案管理的创新与发展。

4 城市规划档案管理工作的发展与创新

4.1 创新服务机制

在工作中，我们一定要敢于创新，同时还要将城市规划档案的服务领域进行适当的拓展，在城市规划档案利用的过程中，一定要充分的考虑到城市发展的具体情况，在发展中应该坚持和时代步调一致的原则，不断的提高管理的质量和水平。冲破传统工作中的束缚，将被动服务变为主动服务，只有这样，才能更好的为城市规划档案的开发和利用创造良好的环境与氛围，从而提升整体服务的质量和水平，这对服务机制的建设有着十分积极的作用，整个城市规划档案管理工作的质量也会明显改善。

4.2 实行科学的管理

一是实施综合管理。将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时的做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案使用的寿命。二是实施目标管理。结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。三是标准化管理。制定相关的管理标准，让各个步骤，各道工序，各个环节都做到有章可循。现代化管理。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

4.3 提高人员素质

首先档案部门必须有计划、有步骤的对档管管理员进行定期培训、指导，采用现代化人力资源管理方式，提升城市规划的档案管理人员综合素质与水平，让他们有机会借鉴别人的工作经验，开拓管理新思路。其次相关档案部门必须坚持以人为本的理念，关心档案管理人员的精神、物质各方面生活。依据部门与地区的实际情况，制定不同的相关激励方法，营造良好的工作氛围，调动员工的积极性，激发工作热情。第三管理人员结合本职岗位工作，提高个人业务水平，边学边实践，还要重视档案工作和其他专业渗透与融合，在提升业务水平的同时，重视计算机技术、信息技能学习，让自身成为具有信息相关知识与网络技能的综合型、新型规划档案管理人员。

结束语

城市规划档案管理工作发展和创新是当前城市档案管理工作中非常重要的一个组成部分，它的质量对城市的建设和发展有着十分重要的影响，所以我们必须要逐渐打破传统模式的束缚，创建一个更符合当今发展要求的模式，这样才能更好的为我国的城市化发展提供良好的条件。

参考文献

[1]白兴莉，高钧.对城市规划档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2007（6）.

[2]魏少华.城市规划档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2010（5）.

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论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

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关键词：档案管理；规范化；标准化

科学化规范化的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应改革开放的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。多年来，档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。

1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4 严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设施一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

6 实施“以我为主”的归档原则

实现档案保管的完整化、价值的最大化和检索的便捷化是当代档案工作规范化、标准化的根本目标。近似公文的重复、立卷的无序无疑成为阻碍档案工作规范化、标准化的最大障碍，推行“以我为主”的归档方式则是解决这一问题的关键所在。

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。

在实际工作中，不仅要严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，更要注意处理好以下三点问题：

首先：要避免档案的无序及混乱，就应从准确掌握文件归档时机着手，明确划分已经完成的任务文件及未完成的。为已经完成现行阶段任务的文件予以立卷或归档。其次：要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，进行明确合理的分工，注意区分文件与资料。在工作中，会遇到许多在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，这就要求我们有针对性的对文件进行分类整理，减少归档中出现的重复现象，降低信息冗余度，实现档案利用价值的最大化，提高检索效果。

7 提高人员素质

档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。

[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。

[3]董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期。

篇12

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

篇13

【关键词】 色标;导卡;病案归档

【Abstract】 Objective Introduce the colour coding and guide joint used in medical record card file management methods.Method This method USES with before the colour coding and guide card different method， the 12 kinds of color， each color represents a month. The guide card represents department， every guide card number represents a department， by time， by department for medical record filing.Results By the use of the color standard coding and guide joint used in medical record card file management， improve work efficiency， control the medical record filing error rates.Conclusion The medical records management to expanding ideas， dares to innovate.

【Keywords】 Color code Guide card Medical record filing

色标编码是指在病案封面的边缘，使用不同的颜色标志病案的方法，目的是避免病案归档错误[2]。导卡是指一种在整个病案归档系统中帮助寻找和排列归档病案的卡片[1]。我院从2011年4月开始使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理，有效的控制了病案归档的错误率，大大提高了病案归档的工作质量和工作效率，效果显著。现将我们的经验介绍如下：

1 使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的原因

我院因病案库严重饱和，对部分历史病案采用了病案缩微数字化，并将病案缩微数字化病案异地保存，这样导致历史病案在再次入院时病案无法归档，同时物价局、医保局、卫生行政部门、医院质控部门进行季度病案检查时、临床补贴各种检查化验单时，都是采用按时间、科室查找病案。所以我们采用了新的病案归档方法，按出院时间、科室、住院号的排列方法进行病案归档。由于不按传统的病案号归档，很难控制病案归档的准确性，为了避免病案归档的错误，我们采用了色标编码与导卡联合应用于病案归档管理。

2 色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的具体方法

上述原因使我院下决心使用色标编码加导卡进行病案归档管理，且不同于以往教科书介绍的色标编码与导卡使用方法。我们运用的色标编码与导卡病案管理方法如下：

2.1 由于按出院时间（按出院的月份）归档病案，所以我们采用了十二种颜色，每种颜色代表一个月，其中：黄色代表1月、深绿代表2月、橙色代表3月、浅蓝代表4月、棕色代表5月、粉色代表6月、浅绿代表7月、深蓝代表8月、红色代表9月、紫色代表10月、灰色代表11月、浅黄色代表12月。

2.2 每个月的出院病案按出院科室排放时，我们采用导卡号代表科室，将科与科之间的病案用导卡标志区分开来，全院共有37个临床科室，每个月共用37个导卡，同时由于死亡病案使用较高，我们将每个月的死亡病案单独归档，并设单独的导卡号为38号。导卡的形状是在卡片的侧面有一块突出的作为书写导卡号、出院科室的起止，通过其指示使病案归档与检索变得容易及迅速。

为了进一步提高病案归档速度，我们还在病案封面标签上也印有条形码、住院号、病人姓名、导卡号、出院科室、出院日期等信息。

2.3 每个月回到病案室的出院病案，先按科室放到一个临时病案架上，到了月未报表出来，核对好该月的每科的出院病案数后，再将出院病案整体移到病案库。并在电脑程序上定义每份病案在病案库的具置，如：某份病案在第几个病案柜的第几个导卡中。这样能很快查找到我们所需要的病案。

3 使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的优点

3.1 引入色标管理，便于发现错位病案、颜色标志清晰的色标编码贴在病案封面的边缘，一目了然，便于查找，又省时间。当病案插错位置时，色标颜色会有明显差异，能及时提醒我们发现给予纠正，这样既可避免病案归档错误，同时又大大提高了工作效率[3]。

3.2 色标颜色清晰，醒目，记忆深刻，由于病案按月份排放，色标编码一目了然。病案归档时，每年十二个月，月与月之间的病案色标颜色不一样，所以月与月之间的病案不会放错。每个月的出院病案，由于按科室使用了导卡，查找、归档出院病案特别快捷。

3.3 由于物价局、医保局、卫生行政部门、医院质控部门进行季度病案检查时、临床补贴各种检查化验单时，都是采用按时间、科室查找病案。所以按出院时间、科室、住院号的排列方法进行病案归档，有利于病案的集中查找和归档，往往所需的病案都在1到2个病案柜之间，减少了借阅人员在病案库的来回走动的工作量。如：检查2季度的病案，就只有三种色标的病案，只在相邻的几个病案柜之间查找，归档时先按颜色，再按导卡号，再按住院号等顺序排列。

3.4 由于采用了按出院时间、出院科室、住院号的病案归档顺序，减少了再入院病案归档的工作，只此项就为病案归档时间提速了一半。同时不用为再入院病案预留位置，可以一次性将病案排满病案架，为病案库节约了空间，由原来每格病案架只排放100份病案，到现在能排放150份病案，大大节约了病案架的空间。

3.5 由于采用了色标编码与导卡，使病案库由原来单一的颜色，变得五颜六色，色彩丰富了，病案库变得赏心悦目，由于工作环境的改善，在很大程度上也提高了员工的工作效率。

4 使用色标编码与导卡需要注意的问题

4.1 在制作色标病案袋时应考虑到，标识的色差，避免色标的彩色过于接近导致数字组合后不易区分， 应选择合适病案袋尺寸的位置和色标比例，过大会遮挡病案袋的封面内容，过小不醒目[5]。

4.2 由于采用了按出院时间、出院科室加色标与导卡归档，同一病人再次入院的病案可能会放在不同的地方，为科研检索造成一定的难度。

4.3 导卡应选用韧性很强的材料制作，且最好使用不同于病案的颜色做导卡，使其醒目，在整个区域都能清楚的看到[4]。

5 小结

色标编码与导卡联合应用于病案归档管理办法在各种病案管理的书中早有介绍，但将色标编码应用于出院时间的标示，导卡应于区分各临床科室，尚属首创。新的归档模式的灵活应用，极大的提高了工作质量和工作效率，有效的控制了病案归档的错误率，也为病案管理的理论，提供了新的思路。本文通过将色标与导卡归档的新方法与同行进行学习、交流，希望对大家有所帮助。参考文献

[1] 余永明，主编.中国病案管理[M].中国协和医科大学出版社，2003，8

[2]郭蕴青，吴卉玑，黄丽琼等．色标编码用于病案归档管理．中国病案，2001．2(2)：15-16

[3]郭燕梅，赖伏虎，易田，等．分析基层医院归档病案存在的问题及防范措施［J］.中国病案，2005．6(8)：17-18

篇14

关键词：档案管理；存在问题；规范化管理；健全机制

随着改革开放的不断深化，计算机网络的不断发展，规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，还可以发挥档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

1 当前档案管理工作存在的主要问题

1、档案管理制度不完善。档案约束机制不健全，部分单位部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理，监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况，已不适应档案事业发展需要，亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展，档案工作“产业化”，档案中介服务机构走进单位部门中，一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。

2、部分单位对档案管理重要性认识不强。部分单位人员对档案法律、法规的认知度很小，不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》，不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性，不知道档案对社会、政治、经济的重要作用，更不知道违反档案法规所要承担的责任，因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在，如，不按规定归档，不按期移交档案，导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生，影响了单位档案的完整与安全，严重的会对单位各项事业造成不可弥补的损失。

3、档案管理技术手段滞后，方法陈旧，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。

4、档案管理队伍不稳定。在不少单位部门，档案工作缺少奖惩激励机制，所以频繁调整的现象较为普通，此外，档案管理员掌握的专业知识较少，档案人员身兼数职。

2 如何进一步提高档案管理水平

2.1 加强队伍建设，提高管理人员素质

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。担任专（兼） 职档案管理员应具有高度政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、甘于奉献。未设专职档案员的应适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研、从事档案工作。档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

2.2 进一步明确档案管理的根本目的在于档案利用

要牢牢树立服务意识，把档案工作的重点从以安全保管为主转移到保管与利用并重上来。档案运用的合理有效，是经济社会快速发展的一项基础性工作。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面做好外，还应着重做好档案的编目，检索，编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时提供和满足档案利用工作的需要。

2.3 掌握现代化管理技能，提高综合素质

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

3 如何进行档案的规范化管理

3.1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

3.2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3.3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.4 格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

4 小结

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

1、科技档案管理存在的问题分析与对策 左青平《城市建设理论研究》 2013年第19期