科研档案管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇科研档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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一、医院科研档案的特点

（一）真实性

科研档案是医院科学研究过程中产生的，它真实地记录了医院的科研活动、科研水平，反映了医院科研活动的历时过程。

（二）实用性

科研档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，是医院广大专业技术人员劳动和智慧的结晶，它能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

（三）保密性

科技知识和科研成果在一定时间和一定范围内拥有其知识产权的有价性。

（四）专业性

各医院有各自的专业特点，有各自的专业优势。因此，档案管理工作人员要具有专业技术知识。

二、科研档案人员的基本任务和职责

《科学技术研究档案管理暂行规定》第二十一条明确规定了科研档案人员的基本任务和职责，主要有以下几个方面：

贯彻国家有关科技档案工作的方针政策和法规，制订本单位的实施细则和有关规章制度。

参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动，及时提出对科研档案的管理要求。

指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和

立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。

三、医学科研档案管理存在的问题

（一）医学科研档案管理的特殊性

医学科研档案专题性强，时间跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究。许多重大项目更是多专业、多学科综合研究、共同攻关完成。因此，除了项目初始的技术路线制定完成后，研究课题就步入了主要阶段，有的是每个病例信息归档后就纳入分析系统，有的是等全部试验调查数据收集齐全后进行系统分析，最后通过比较、分析、总结，从而得出一种新的临床治疗方法或是对传统技术的一种改进方案。原始数据的收集只能在课题完成后，也因此导致科研材料收集、归档不齐。

（二）课题组成员组成的特殊性

科研人员工作繁忙，往往身兼数职，既要每天应对临床医疗工作，又要进行学术交流、进修，还要给本科生、研究生上课。同时一个经历二三年课题研究的课题组，成员中不仅有正式员工，还有研究生、进修生；不仅有本科室固定的员工，还有处于轮转中的住院医师；有专门从事临床实验工作的人员，也有专门从事实验室实验工作的人员。科技人员在研究工作中形成的研究材料比较分散，这样对于日常科研材料的收集、整理，往往难有较高的收集完整度。

（三）科研人员科研档案意识淡薄

一是对《档案法》和《档案法实施办法》宣传力度不够，二是受市场经济利益的驱动，造成部分科研人员对医学科研档案工作促进医学科研事业发展的认识不够，或认为科研资料是自己的心血，应该归自己所有，不愿将自己的科研核心内容资料完整地、系统地移交档案部门。

四、医院科研档案的措施

（一）加强制度建设，实现集中统一管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。医院科研档案做到集中统一管理要纠正两种错误认识：

一是重科研活动，轻档案资料管理；二是图自己方便多，从大局着想少。医院科研档案只有实行集中统一管理，利用起来才能方便。至于有规章制度约束，使用时要办手续，是为了保证医院科研档案不失散，不损坏的必要手段，也是保证长期使用方便的重要措施。理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任。

（二）实行课题全过程管理，确保科研档案质量

为保证医院科研档案内在质量的真实性，实现科研课题研究全过程的档案管理，确保科研档案的质量，根据我院科研档案工作的特点，在遵照医疗科技档案规范管理原则的基础上，

从以下四方面确保科研档案质量。

1.立项指导。临床科研人员往往对档案收集的程序不熟悉，在科研立项时，由科教科的一名兼职档案员根据科研设计的内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，

并对其进行指导，同时兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集。

2.中期检查。在科研项目开展过程中，科教科的兼职档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态，针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查，发现问题及时纠正，确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。

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关键词：科研档案 科研管理 和谐发展

1 科研档案管理与科研管理工作的发展现状

科研档案是在科学技术研究过程中形成的，是对科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，包括具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的相关文件材料。科研管理是围绕科研项目的整个过程开展的各项管理活动，内容涉及科研项目的立项前、立项、实施、结题、结题后等全过程管理。它的目的是完成研究计划目标并形成文字记载――形成科研档案，以便于实际推广应用，是各科研单位所追求的主要工作目标。现因多数科技人员对科研档案的认识不足，忽略了科技档案对科研管理重要的辅作用，仅仅停留在形成科研档案的概念上。在实际工作中存在着为图方便，而忽略了科研档案形成中的必要流程和记录等，大大降低了科研档案质量的同时也阻碍了科研档案利用推广工作的展开。

随着现代科技、经济不断发展，科研管理工作已不能仅仅满足于以完成主管部门的项目计划为目标，而是应在如何使项目更具创新性、现实性上作规划，摆脱滞后的现状。在科研成果转化过程中，常常仅有成果荣誉而缺乏殷实的原始材料做佐证做基础，或仅形成了脱离市场的科技成果，从而造成科研成果转化困难，难以实现其自身价值，取得经济效益。因此翔实完整的科研档案对于推动科研管理工作的发展，实现科研成果的成功转化，具有不可忽视的作用。

2 科研档案管理与科研管理工作和谐发展是管理效益最大化的客观发展要求

2.1 科研档案管理和科研管理的共同工作目标要求两者和谐发展。科研档案管理是按照集中统一管理的原则，完整、准确、系统、安全地管理科研档案，及时准确地提供科研档案，为生产建设和科学技术研究服务，为经济建设服务的一种工作。管理工作并不只局限于将科研材料整理、分类和保管，而主要目标是归档后科研档案的再利用，将科研成果进行推广实施，实现科研成果经济效益和社会效益的最大化。

由此可见，科研管理目标的实现程度依赖于科研档案管理水平的高低。两者的和谐发展，才能相辅相成，从而创造出最大的效益。

2.2 科研档案管理和科研管理的相互关系要求两者和谐发展。科研档案工作是对科研项目管理活动的延续，是记录科技人员创造科研成果的载体，也是科技活动的结晶和产物，既来源于科研活动和科研管理工作的实践，又服务于它们。科研档案又是科研与经济结合的重要媒介，一项高新技术的研发与深化，一个新产品的研制，都需要查阅大量的科研档案，一旦开发研制成功，又需要借助科研档案加以推广。

由于科研档案是贯穿于科研管理整个过程的一项工作，它在科研管理工作中得以体现自身的工作价值，也使科研管理工作成效得以很好的显现，对科研管理有极大的促进、挖掘、继承等作用。两者的和谐发展是客观科学发展要求，和谐发展才能够创造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研档案利用，促使科研项目成果转化进程的新局面。

3 科研档案管理工作与科研管理工作“四同步”――和谐发展的对策

和谐发展就意味着同步发展，科研档案管理和科研管理工作实行“四同步”管理，有助于实现各自管理目标，创造最大管理效益。

3.1 下达项目计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步。科研项目立项阶段，科研管理部门首先要帮助科技人员了解需求,国内外同领域研究的信息，选好题，选对题，增强科技人员项目立项的命中率。在项目计划任务下达后，对科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件及时做好科研档案收集工作。

3.2 检查项目计划实施进度与检查科研文件材料形成情况同步。科研项目实施阶段，在课题计划任务下达后，首先制定实施方案，据合同准备项目实施的相应条件、年度或阶段计划、资金管理使用、年度或阶段总结，并以文字的形式对其它问题进行说明。开展科研档案中有关课题项目的各种载体重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等材料收集的实施监督，切实维护科研材料的真实性、连贯性和系统性。

3.3 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步。科研项目完成阶段，要建立验收管理体系，积极引入科技评价机制,对已完成的课题进行全面的绩效评价，对承担单位及研究人员的科研任务完成情况建立信誉档案。科研档案部门对经批准结束的项目，应及时整理各项资料，包括项目工作总结、研究报告、论文专著，有关图片、照片、录像、软盘、标本、原始记录、分析资料等，按照有关科研档案管理要求，办理归档手续，做出课题归档是否符合要求的意见，如不符合要求，必须重新申请移交。未办理归档手续或归档手续不完备者，不予鉴定或申报成果。

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在医院中，科研档案是科研管理中的重要部分，其不仅可以为科研成果的管理、推广、转让等提供重要的条件和物质基础，而且可以为科研活动的决策以及计划等提供相关的依据。每项科研成果可以通过科研档案来体现，当每项科研结束之后，需要一套完整的、系统的以及准确的科研档案对其进行记录，并且还需要科研人员认真做好科研文件的形成、积累以及归档等工作。并且需要根据相关规定将科研成果纳入科研管理制度当中，在档案管理模式的创新当中，科研管理部门需要与档案管理部门进行深入的交流和沟通，相互协作，根据医院科研工作的实际情况进行分析研究，对其管理方法进行有效的创新和优化。首先，需要提前介入到档案管理工作中来。针对每一项新的科研课题需要立即建立档案追踪袋，要求课题严格按照相关要求做好记录和收集、归档工作，并且定期检查，确保工作无误。其次，需要对课题的负责人采取立卷归档责任制。针对每一个项目，需要确定专业的档案负责人员对其科研资料和信息进行收集和管理。再次，在科研成果进行验收的时候，需要由科研管理部门以及档案管理部门等相关人员加入，并且对归档的科研文件进行现场验收。另外，针对没有提供完整的、准确的以及系统的科研资料的项目，不得给予鉴定，不得进行验收，并且档案管理部门不得进行建档证明。同时，医院科研档案管理部门可以建立适当的激励机制，确保档案管理人员将积极性充分投入到档案管理工作中来，以便提高档案管理的效率和质量。

2.创新开发利用模式

研档案的收集、管理以及技术的支持等均是为了档案信息资源的开发利用，通过不断的创新，以便提高档案信息资源的利用效率，以便为医院科研事业的发展提供更优质的服务。在对档案资源管理开发利用模式进行创新的时候，主要是从两个方面来分析的，其一，是利用数字化的平台进行创新。可以在传统的文件查阅以及复印功能之外，还可以将科研档案的首页中有关医学科研档案归档的说明内容导入计算机内，并建立形式多样化的档案管理数据库，例如，科研项目基本情况数据库、以及研究论文数据库等。通过计算机进行排序、检索，以便提供更多查询方式，方便用户检索查询。另外，还可以使用医院内部的局域网，建立档案信息资源管理的网页，以便实现远程检索和查询的功能。其二，是利用各种方式进行创新。通过充分利用上述的各种数据库对科研档案进行加工处理，编辑各种形式的参考资料，例如专项简介、研究论文题录汇编等。总之，需要对医院科研档案管理进行开发利用，以便有效的为科研项目提供服务。

3.总结

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强化科研证书档案管理，改进管理方式

为保证科研证书类档案的规范化管理，实现科研证书类档案的完整性，有必要强化科研证书档案类的收集管理，笔者根据长期从事科研档案管理工作中一些经验，认为有必要做好以下几个方面。

科研奖励与科研证书归档相挂钩：各科研单位应结合本单位实际，制订科研证书类档案的管理规定，完善科研奖励制度。科研证书类档案上交归档与奖励相挂钩，要点是把科研证书的上交归档写进科研奖励制度，不管是谁，没有上交科研证书归档，没有档案管理人员出具的接收证书凭据，不能兑现相关奖励。理顺科研管理部门、科研档案形成部门、科研档案管理部门之间的关系，形成一个相互关联、相互制约、相互配合的联合体，提高科研证书归档的积极性、主动性。改进接收管理科研证书类档案的方式：规范接收科研证书类档案，档案管理部门变被动为主动。具体的做法是：一是接收证书类档案要有移交档案清单，有接收人、移交人，监交人（科研管理部门负责人）的签字，不上交证书类档案就没有移交清单，以免造成证书类档案的丢失；二是各课题组上交证书类档案之前必须将证书进行扫描备份保存，目前科研证书类档案是科研档案中使用率最高的档案，报项目、报奖、报职称等都使用到，为了减少科研证书借出的次数，保证证书的完整、安全，避免证书在借出过程中丢失损坏或者是出借太多而手上汗水的渗透而变黄、损坏等，规定在课题组移交证书前先进行扫描，并将扫描件发给各个课题参加人保存；三是证书类档案的借出归还一定要做好登记，借出超过时限一定要及时追还，以免有的借出者忘记归还而造成丢失、损坏等。

根据实际，科学合理进行分类归档

单位大的，证书多的单位整理时一般以年为单位，例如获奖证书根据颁发单位从大到小，按国家级、省部级、厅（局）级等按顺序排列。专利证书、成果证书、品种审定、品种登记可按颁发时间顺序排列。单位比较小，证书少的单位，可按5年或10年为单位，按获奖证书、成果证书、专利证书、品种审定、品种登记来排序，并按颁发时间顺序来排列，并每一类证书作为一个卷宗。单位小，证书少的单位，也可不分类，按年度排序给档案编流水号即可。因为计算机的应用及档案管理软件的开发应用，检索档案已不再繁琐和复杂，因此，各单位可根据本单位的证书类档案的多少等实际情况来编排归档。

统一“着装”，合理规范编号

就目前的证书而言，专利证书都是国家专利局颁发，成果证书是科技部门颁发，品种审定、品种登记证书是农业部门颁发，它们大小规格基本上都是相同的，都可装入普通的档案盒，但是获奖证书是由不同的单位或部门颁发的，有国家级的，省部级的，市厅（局）级的。它们的大小不一，长度不一，目前普通的档案盒是装不下的，因此可根据现有的获奖证书必要跟档案盒生产厂家订制适合存放的大档案盒用于放置获奖证书，以达到美观、耐用、利于存放的目的。科研证书类的档案号应一证书一号，有的单位直接将档号打在证书盖有颁发单位红章内容的右下角处。笔者认为，为保证证书的清洁美观，档号还是打在证书的背面的右上角比较好。证书编号与以各证书头2个字的第1个大写字母为标志，如获奖证书，标记为“hj”，专利证书标记为“zhl”，成果证书标志为“chg”，品种证书标志为“pzh”，以颁发的证书的时间年月为依据，按已整理好的先后顺序进行大流水编档排号。

实行电子文档与纸质文档的双重管理

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我校的科研课题档案，以前同一保管期限的档案按年度序采用大流水编号方法。过去因按立项时间归档编号，有的已立项科研课题因特殊情况取消或中断了研究，预留的案卷号就成了空号;有时有的科研课题已经归档编号很长一段时间了，又交来一部分科研课题文件，无法编入其相应的顺序内，经常改动编号，造成了编号无序、混乱现象。现以结题年度为依据归档，划分保管期限后，同一保管期限内每年都从“1”开始编小流水号，简单明了。对因各种原因未及时归档的文件，可随时编入其结题年度内，不影响其它顺序号的准确性。采用新的编号方法后，使科研课题档案便于统计和利用。

2科研课题档案卷内文件以件为单位装订整理

科研课题档案的立卷原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，进行系统整理，便于保管和利用。从档案的原始性特点看，保持档案的原有形态，更便于利用。科研课题档案分阶段形成的文件载体不同，纸质文件规格大小、薄厚不一，也有许多是成册成套的文件。以前每个科研阶段的文件订在一起，有的过厚，遮挡文字，影响查阅，需要复制时还得拆卷，对档案的损坏非常严重;另外，档案装订也不够规范。装订方法是否合理直接影响案卷的质量。现卷内文件按件为单位装订整理，采用传统的线装方法，统一了打孔位置。装订孔位于页面左侧距边线15mm处，上下位置按页面长度取中，每针固定80mm。以A4纸为例:上下长度297mm，取中点在150mm，这样打孔点分别在70mm、150mm、230mm处，每件在装订时都用尺量，不允许有重份、倒翻现象，线结系活扣，便于拆开复印，利用方便。这样卷内所有文件都整齐划一，结实美观;对成册成套的文件保持其原有自然形态，避免再装订时打孔裁剪造成损伤。以件为单位装订整理便于卷内文件的补充和调整，利用时只需提供所需部分，安全、保密，且复制方便。

3科研课题档案卷内文件以件为单位编写页号

以前每卷内各阶段形成的所有文件，均编写大流水号，有的文件原来有页号，又重新编写，破坏了原貌。我校的科研课题档案每卷都有五六百页，最多可达一千八百余页，如果重新编写页码，工作量很大。改进后，卷内文件以件为单位编写页号，成册成套的文件原有页号的不再重新编号，每件文件在右上角盖归档章，标明件号、页数，累加后是该卷的总件数、页数，简单方便，减少了工作量。对立卷归档后又形成的文件材料可随时加入相应的案卷中，只需在备考表中注明，量多的可装盒排列其后。按老方法已归档的科研课题档案，现在因报奖和推广应用形成的新材料，不能加入原卷的，可根据形成的年度单独组卷，只需在备考表和案卷目录上注明，形成互见号，以便利用时查找。

科研课题档案是检验科研质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要凭证和依据。我校的科研课题档案是教职人员在科研实践和教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等。我校的科研工作的开展情况，从科研经费、人员投入、科研成果等各方面都能从科研课题档案中予以体现，从而作出客观、公正的评价。科研课题档案也是我校科研人员辛勤劳动的成果，在晋升职务职称、调整工资、表彰奖励的考核中起到了真凭实据的作用。我校是教育和培养医学领域专门人才的基地，科研课题档案可为教师编写教案提供大量素材，科研课题档案与教学实践紧密结合，把新论点、新技术、新经验充实到教材中，传授给学生，是造就高质量人才，提高我校教学质量的重要保证。

4总结