档案管理的分类方法精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理的分类方法，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：问题 方法

我国的广大农民工、到外地工作的一些专业人员都是我国流动人员的组成部分。因为人员的众多、地域的广泛、类别的繁多等情况，导致了我国的流动人员人事档案管理出现了非常多的问题，也降低了管理这些档案的水平和效率。所以我们要针对这些工作实际中出现的问题，采取针对性的解决方法来加以解决，使我国流动人员人事档案的管理工作迈向一个新的台阶。

一、我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题

（一）管理意识不到位

首先，我国的流动人员人事档案管理工作中存在的问题是人事档案管理人员管理意识的不到位。一些档案管理人员认为在经济快速发展和人员流动巨大的今天，许多的用人单位、特别是私营企业根本就不关心应聘人员的档案问题，只重视应聘人员的工作能力和社会经验。所以，他们在具体的人事档案管理中根本就不具有很强的管理意识，把许多的人事档案没有进行好好的保管工作和认真的检查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理方法的不到位。其主要的表现有手段单一，许多的档案管理部门只有流动人员人事档案的纸质材料，根本就没有他们的电子档案，所以一旦档案室发生火灾等情况发生时，这些档案也就会付之一炬。同时，许多档案管理单位缺少对于流动人员档案信息的更新，导致许多的流动人员档案的信息只停留在档案信息填写之初的状态，而对其近况没有一点的了解。

（三）管理的封闭性

再次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理的封闭性。许多的档案所有人都不清楚自己的档案准确的存放地点，使其在需要自己的档案时要费尽周折才能弄清楚。

（四）管理中传递程序不合理

最后，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是传递程序的不合理。一些档案管理人员在对于档案的传递过程中导致了档案的丢失和损坏，从而使档案的所有者无法对自己档案的内容进行清楚的了解。

二、我国流动人员人事档案管理工作中存在问题的解决方法

（一）提高档案管理人员的综合素质

首先，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是提高档案管理人员的综合素质。其具体的措施有第一，要加强对于档案管理工作的宣传力度，使许多地方的档案管理工作由被动化向主动化服务转变，做好档案信息的咨询、归类、整理等工作，为广大的流动人员未来的升迁、就业等做好铺垫。第二，要开办专业的培训班，请来专业的人事档案管理专家对于档案管理的工作人员进行专业上的培训和手把手的指导，全面的提高其专业技能和熟悉人事档案工作的法律法规。同时在这个历史的新时期，还要建立和健全流动人员档案信息管理的规章制度，加强对流动人员档案管理的理论研究和政策研究，提高流动人员档案管理的质量和效率。

（二）加强人事档案管理的科学化与正规化

其次，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是加强人事档案管理的科学化和正规化。第一，要认真的对流动人员的档案进行接收和鉴别分类，把具有价值的人事档案材料进行认真的保存和定期的检查工作，把个人信息相关的内容要装订成册。第二，加强档案信息的收集和完善，把许多个人流动信息的新情况加入到个人原有的档案信息内容之中，丰富个人档案信息的内容。比如：奖励情况、升迁情况、违法犯罪情况、婚姻情况等等，保持档案信息的严肃性、真实性、实效性。第三，对于可以体现出档案个人才能与兴趣爱好的内容要进行重点的登记和说明，比如：思想政治素质、文化教养、实践工作经历、业务学习水平、留学经历、科学研究成果、进修情况等内容可以在流动人员人事档案中可以得到具体的体现，这些对于流动人员未来的升迁与工作都是非常有好处的。第四，要使用高效的计算机系统进行档案信息的分类归{和整理，同时还要对流动人员人事档案信息进行计算机的备份工作，保障档案信息的有效管理。在这种科学化和正规化的管理中可以很好的体现出档案管理的实际应用价值。

（三）创新档案管理模式

再次，对于我国的流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是要创新档案管理模式。对于档案信息的分类、利用、装订、归档等工作要进行科学的安排，提高档案信息管理工作中的效率。同时，在流动人员人事档案管理工作中对于计算机的使用上要做到集中化和快速化的处理，用具有强大功能的专业档案处理软件减少档案查询、归类、处理的时间，提高了管理的效率。除此之外，在具体的档案管理工作中要对于档案进行不同化的分类，比如：有一些档案要按照时间进行分类、有些要按照地域进行分类、有些要按照姓氏进行分类、有些要按照年龄进行分类等，针对这些具体的特点，对于流动人员人事档案进行科学分类就可以更好地进行档案的查询和信息归类，提高管理的科学性。

（四）对流动人员档案管理加强开发与利用

最后，对于我国流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是加强这些档案的开发和利用，使其发挥出最大的应用价值。比如：可以创建出专业人才数据库，并且扩大宣传效果，让越来越多的专业人才可以进行这个数据库个人专业信息，而档案管理人员经过审核认证后，就可以把其信息在数据库中进行认证推广，而相关的用人单位要进行付费浏览，可以在这个数据中挑选出自己需要的专业人才。简而言之，这个数据库可以发挥出帮助一些专业人才找工作的功能，让工作信息获取的渠道更加的方便快捷，同时还可以弥补目前的找工作网站鱼龙混杂的局面。

三、结语

对流动人员人事档案管理工作的现状与解决方法进行认真的分析研究非常有利于我国档案管理工作的科学化正规化发展，使其发挥出应有的社会价值，更好地为社会发展服务。

参考文献：

[1]朱玉媛，鲁文艳，李军.我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J].图书情报知识，2007，（03）.

[2]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才，2007，（19）.

篇2

关键词：电力系统 档案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：

1 前言

管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。

2 电力系统档案程序化管理的意义

档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。

3 电力系统档案程序化管理的举措

电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。

3.1 档案的收集环节

收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。

3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。

3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。

3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。

4 结束语

总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。

参考文献

[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)

[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.

[4]孙家骞.电力企业档案信息化建设初探[J].科技促进发展(应用版),2010,(10)14-15.

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1加强档案管理人员的专业素质

由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。

二结束语

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一、医院中的档案管理

医疗卫生机构在日常的工作中涉及到的工作包括日常的医疗、卫生的防疫、医疗的科研教学以及医疗器具的购进与使用等等为了维持医疗工作正常进行所必须的辅工作，这些工作的产生与进行过程中会产生大量的数据资料以及影像资料等记录或是证明性质的文件，无论是对医院还是国家来说这些档案文件都是一种财富，其存在不仅可为医院的领导提供相关的决策参考，还能够为国家评估行业发展以及制度行业政策提供依据，而医院的档案管理工作主要负责的便是这类文件的保存与管理工作。

档案管理工作不仅关系着当前的资金流动以及医疗能力的记录，更关系着今后的档案调阅与审核的顺利实现，在医院的发展与运作过程中具有承上启下的衔接作用，这就为研究档案管理现状的问题与解决方法提供了现实的条件与必要性。

二、医院档案管理的现状与问题

1.医院档案管理工作得不到重视

当期的医疗机构对于档案管理的重要性都没有一个正确的认识以及端正的态度，这就使得档案的管理工作缺乏必要的资金支持以及专业的管理队伍，这种不重视的态度自然就导致了档案管理人员工作态度的消极以及工总过程中的应付以及敷衍，影响了档案管理的效果。

2.管理人员业务水平不高

当前医院中的档案管理人员多数都不是专业人员，档案管理的知识体系不够完善，专业技能也达不到要求，基本都是在实践中现学现卖，具有较大的临时性以及较明显的应付性，对于档案资料的分类以及处理办法都不够专业，缺乏科学性，造成了档案管理工作的混乱。

3.管理资料内容不全

医院内部的档案管理工作中效果最好的便是对于病患档案的管理与保管工作，不仅可以满足随时的调阅，还是档案管理中最具有条理性的档案文件。但是对于采购、建设以及科研类的文件档案便没能做到类似的负责与认真，即便是那些财务资料、业务资料或者是相应的文书以及人事资料，都不具有条理性，分类管理的工作十分的不到位，很难发挥资料的作用与价值。

4.管理工作不规范

大部分的医院都没有对于档案管理工作系统化以及规范化的规定以及管理，致使档案管理人员只能够依据自己的经验以及理解来进行，致使重要的文丢失或者归类错误，为日后的调取以及审阅工作带来了一定的困难。

5.管理工作现代化水平不高

由于医院对档案管理工作的不重视，档案管理工作中便很容易出现懒惰以及应对的思想与行为，档案管理人员难以自主的提高自身的业务能力水平，致使档案管理工作中的问题难以解决，档案管理的方法陈旧落后，管理水平难以提升。

在当前的医院档案管理过程中由于硬件设备不足，难以实现现代档案管理的现代化，限制了档案管理工作的发展。即便是个别的医院引进了先进的设备以及现代管理的技术，档案管理人员也难以适应其要求，操作水平不高的管理人员难以提高档案管理工作的水平，提高其现代化水平。

三、优化档案管理的策略建议

1.制定与完善医院的档案管理制度

档案管理工作需要相关的制度指导以及规章约束，为档案的管理工作提供指导与约束，规范档案管理的进行。

而制度的制定以及施行，首先便需要领导层改变对于档案管理的重视度，认识到档案管理工作对于医院运行与改革的重要性。档案管理工作作为医院管理中一部分，不仅可以保证医院工作的正确运行，保证医院的正常运转，还可以保证上级领导对档案资料的随时调阅，以便管理层对医院运转做出科学的安排，提高医院的效益。

其次，还需要明确档案管理工作的激励制度以及奖惩原则，即便是考察以及试用期的人员都要有严格的考核以及惩罚制度，体现出医院对于档案管理工作的重视的同时也能够激励档案管理人员工作热情，进而为档案管理工作提供明确的依据，提高档案管理工作的水平。

2.培养档案管理人员的业务能力

鉴于档案管理队伍素质的参差不齐，需要在实践的过程中对档案管理人员进行业务能力培训以及专业知识深化教育，进而提高档案管理人员的业务能力以及综合素质。

培训的内容不仅要包含档案管理的专业知识，还要包含对于档案管理工作重要性的讲解，进而提高了工作人员责任意识、培养了工作人员的从业道德同时也端正了工作人员的态度，不仅能够培养出档案管理人员的爱岗敬业精神，还能够强化档案管理人员的吃苦耐劳精神以及服务意识，有效的减少档案分类归档中的错误，减少珍贵文件的损坏或者丢失现象的发生，从而切实的提高了档案管理工作的质量与效率。

3.鼓励档案管理人员进行创新

档案的管理工作对于医院的正常运转以及效益的实现都有着关键性的作用，这就要求档案管理工作能够随着经济形势以及医疗改革的深化而不断的进行创新与做出相应的改变，适应新形势与新要求。

医院可以鼓励档案管理工作采取计算机技术进行现代化的管理，提高档案管理的现代化水平的同时，也能够显著的提高管理的效率；同时也可以鼓励档案管理人员对档案管理的方式进行自主研究与开发，创新档案管理的方法，丰富档案管理的理论，表扬与宣传医院内部的档案管理创新方法，促进医院档案管理的超市形式，促进档案管理的发展。

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关键词：基础工作;档案;管理;现代化

档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。

1 档案管理基础工作存在的问题

随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。

在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。

2 加强档案管理基础水平

2.1 做好普查以及档案整理工作

在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。

2.2 保证案卷整理的规范性

档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。

2.3 统一分类号

在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。

2.4 规范题名

和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。

3 推进档案管理现代化

3.1 分清主次

进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。

3.2 著录分级次

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。

3.3 利用好档案原基础

对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

3.4 使用“关键词”

“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。

档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。

参考文献

[1]王赴京.探析如何做好基建档案管理[J].河北企业，2014（4）.

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一、加强并创新档案管理意识

不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。

首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。

二、建立健全人事档案管理机制

人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。

首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。

三、创新人事档案管理方法

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关键词：医院档案；管理现代化；计算机；规范化；标准化

【中图分类号】G270 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2012)08-0509-01

医院档案管理作为医院管理的一个组成部分，其发展的状况可以反应医院的整体面貌，实现医院档案管理现代化.做为我们基层医院就必须做到：

1 进行医院档案管理现代化的知识培养，了解医院档案管理现代化的具体内容

医院档案管理现代化是指利用现代化科学技术手段和科学方法进行档案管理，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，以适应对现代化医院档案工作的要求。这就要求医院在这方面下功夫，采取多种方法，培养和提高医院档案工作者对现代化档案管理知识的认识，医院应投入一定的资金和人力，提供场所和条件，让医院档案工作者系统地、全面地学习现代化科学管理方面的本领。

2 引进现代化的管理技术和新设备，利用进行信息管理

计算机是现代化管理方式不可缺少的工具，医院应从实际出发，力争采用计算机管理，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代化。用计算机储存医院的各种业务及行政档案，方便使用者及时查找、阅读。也加快了工作效率。由计算机编印出文件的分类，主题等目录，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。所以，引进现代化的技术和设备是现代化医院档案管理所必需的一个条件。

3 建立一套科学的检索系统，做到档案管理要规范化、标准化

首先，科学的检索系统是快速查阅档案的基础，投放力量，苦心钻研一套适合我院档案的检索系统，熟练掌握，按内容进行分类、排列好顺序，根据各种归类的标准装订成卷，在编写目录时，注重理论与实践相结合，才能保证档案利用率的提高。

档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有法可依，有章可循，在档案管理的各个环节，各个步骤，从收集、整理到最后，都要存入微机，都要做到条理清晰，保证档案完整，避免漏洞。

医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。

4 注重培养一支懂得现代化科学管理医院档案的队伍，提高现代化管理水平还未素质

一个现代化医院档案管理系统，必须具备有现代化管理水平的档案管理者。否则，现代化医院管理无法实现。医院档案工作者在现代化管理档案的工作中，不仅要具备自己档案管理专业知识的培养，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。随着医院档案管理现代化程度的不断提高，档案室势必会以计算机为核心，还有打印、复印机。不单纯是保存档案，还要妥善整理档案，科学地查阅档案。

5 要注重对现代化各类信息的收集和整理

医院档案管理的现代化要尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，挖掘各种渠道，丰富自己的档案管理经验，多借鉴社会其他领域和其他层次的各方面信息，发现不足之处，立即修正。对已淘汰的信息及时清整，对缺点尽量尽早弥补，注意积累各种信息的反馈，并明确地记录和储存。在工作中遇到困难，不断解决矛盾，改进工作，对信息的内容进行筛选，不可局限于自己医院的档案收集，要放开眼界，通过网络走开放式管理。

6 拓宽医院档案的服务领域，是现代化医院档案管理的发展趋势

在以前医院档案管理的工作实践中，医院档案最多地是为医务人员服务，没有竞争意识，被动地查阅档案，局限一一个狭小的领域，没有长远的发展计划。而现在社会在发展，这就要调整医院档案的服务方式，由被动变主动，网上举办的一些医学档案信息展览，为医务人员、患者及社会公众服务，要多角度多层次地为整个社会提供档案内容，既可提高社会效益也可以提高经济效益，这是现代化档案管理的一个重要内容。

7 现代化档案管理必须要依法管理，按规章制度管理

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关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

[3]党珍珠.信息化环境下档案管理工作的创新策略 [J].科技与企业，2014（08）.

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关键词：信息化；科技档案；管理

科技档案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于当前世界正处于档案管理的应用阶段，所以对其管理的技术有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基础上，有利于提高档案资源的优化配置效率，节约管理的成本和费用，满足社会发展的需求等。

1 科技档案管理的现状分析

由于当前正处于社会变革新时期，要求建立知识型经济新社会，科技档案体系的建立健全和完善是时展的必然趋势，而且相关管理部门也对此引起了高度的关注。但是，在很多方面仍需要再进行改进。但深入分析研究，一些组织的科技档案管理水平还较为落后，很多档案管理部门仍然没有突破传统管理体系的束缚限制，受到社会快速发展变迁的影响，很多方式和制度难以适应现代化社会，致使其无法正常的投入使用，这就不利于提高档案管理的效率，使档案管理工作y以正常进行，而且降低了信息传播的速度，逐渐的跟人们的需求背道而驰，不符合社会实际发展需要。

对于科技类档案的在整理及管理上，需要注意下列几方面问题：首先，在现代化的档案管理是不断进步，相关软件、硬件都运用在了档案管理上，在这个知识更迭交替迅速的年代，科技档案相关的归档及分类管理的工作量极具增加，原有的传统模式，过于落后守旧，在时代进步中，应摒弃原来陈旧的科技档案管理形式方法。其次，目前由于科技管理针对科研工作的内容较多且繁杂，众多的科研工作的任务时间周期较长并分为不同的阶段，在不同的环节中又涉及到项目的递交申请、开展实践、验收查看等多个阶段。原有的传统模式已经不适应目前的科技档案管理工作任务，因此要求必须采用完备的科技档案管理方式方法，避免档案管理的混乱及效率低下的问题。另外，由于一套完备的科技档案内容记录了科学研究的整个科研流程顺序内容，在科研中又运用了信息化方式来参与研究，其中包括大量的设计图纸、工程图片、数据记载及视频录像等等，这些新的模式都给科技档案管理提出了新的要求，目前的档案管理工作与此还存在很大的差距，在档案管理中缺乏管理人才、缺少设备配置、缺少相关信息数据资源、缺少资金投入等等问题，要求必须要提高科技档案管理的专业化水平。

2 信息化时代背景下的我国科技档案管理建议

（一）采用现代化的形式来进行科技档案的目录，编排，立卷等任务

在科技档案管理中需要具备目录的自动编排及检索功能，这是现代信息化管理档案的手段之一，自动编排目录是将档案管理的内容全部收集整理后，信息运行自动编成档案的目录，并在不同的检索要求下来编制相应的条款目录，其中有整个卷宗目录、分类建立案卷目录、小节目录等等，在对作者及题目编制过程能迅速的发挥出现代化科学技术处理信息数据的优势。自动检索功能可实现通过档案的关键词及标题、档案号等词语快速的反应并及时找到查询目标，得出查询结果，这种方法相对于人工检索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其准确率与精细程度。能最大限度地满足利用者实际需求。通过电脑自动生成立卷，是电脑利用科技信息管理，把具有相关数据的内容文件进行分类整理，综合分析并重新整理成卷宗，并对每本的卷宗进行统一的编排并分类，有效的提高立卷的高效与速度。

（二）采用现代化的形式来自动进行科技档案实现借阅、统计等任务

科技档案中的查验及分析、总结、统计及归纳任务十分的琐碎，通过采用现代化的信息方式来可以实现自动借阅过程及分析相关数据信息的任务，在科技档案的工作中，能够进行自动管理的包括登记、挑选、得出结果、归档、数据分析总结、查验等等，采用现代化的管理借阅手段可以提高工作的效能。在实现科技和借阅管理的方面主要涉及以下内容：是否可借、借阅人的资格权属、借阅的登记内容、借阅的退还等等处理。采用此信息技术还可以对档案的相关资料自动整理编辑，在实现提供档案内容的检索外还可以对档案之中内容进行编辑及进行排版的任务。此外，还要在档案管理中注重档案环境的自动控制，例如可利用电脑程序对档案柜及架子进行自动的管理与应用，运用档案登记的相关信息数据编制档案柜内的具体派位管理，根据数据的具体内容，实现档案架及柜子的自动管理工作，可以实现科学合理的分配资料位置并提升资料的管理利用率，自动的预警档案管理环境中的湿度、温度、防火及防盗等功能。

（三）加强培育科技档案管理的信息化人才

在科技档案的信息化管理中必须注重档案管理的高效能人才，因此，科技档案管理工作中必须不断的提高档案管理人员的综合素质。

拥有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段来管理科技档案管理工作，逐步的推进科技化管理的方向。因此，在科技档案信息化管理的不断发展中必须重视信息化的人才建设。以现代化的管理人才为载体，逐步的提升科技档案管理价值与效率。因此，我们必须的加强信息管理人才的培训教育，实现科技档案管理工作持续有效的展开。另外，档案管理上级部门要注重提升档案管理人员的业务能力，鼓励参加培训与自我提升学习的方式方法，使得档案管理人才进一步的提高个人素质并完善专业档案知识。

3 结束语

在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，有效推进的建立科技档案管理的现代化进程。

参考文献

[1]邸家琴. 信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.

[2]张静怡. 信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.

[3]张斌，徐拥军. 我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J]. 档案学研究，2016，03：25-34.

[4]郑婉玲，刘鹏. 新时期地质科技档案管理工作的创新与发展[J]. 中国管理信息化，2011，16：81.

[5]李卫东. 新形势下科技档案管理模式创新研究[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2014，01：45-46.

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关键词：新时期；学校；档案管理；创新

当前，我国各项事业的发展速度都得到明显的提升，但是发展的质量并没有随之而提升，在学校档案管理方面，一些管理工作仍没有做好，档案管理的规范化水平较低，人员的素质参差不齐，现代化信息手段较少使用，创新的元素较少，因此，我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走，笔者结合自身的工作经验，探讨如何创新学校档案管理工作，为实现档案管理规范化做出一点贡献。

1 目前学校档案管理工作存在的主要问题

目前，我国的计算机普及率大大提高，计算机在越来越多的领域中发挥着作用，一些学校和部门开始尝试使用计算机管理档案，这种管理的思路非常正确，通过计算机管理能够提高管理效率，减少人力的使用，而且还能节省空间，避免传统档案出现发霉变质的情况。但是，计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行，如果原始数据出现问题，会影响管理的质量，输入的数据信息是“垃圾”，输出的结果则是更高级的“垃圾”。所以，做好档案管理的基础工作非常重要。

目前，我国的学校在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管，不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂，无法形成科学的分类，而且档案的时间跨度非常长，查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面：一是档案的编号不规范，有的档案没有目录号，有的卷宗内出现多个档案；二是档案的标题不规范，有的档案的标题不能反映出档案的主题内容，有的档案的标题过长，在查找时非常不方便，有的档案甚至没有标题；三是大多数的档案缺少内容目录，查阅卷宗的人员在查找所需的内容时，会浪费较多的时间；四是多数案卷没有标注页码，在查阅时需要自己计算页数；五是组卷非常混乱，有的组卷按照时间进行组合，有的按照职能部门的管辖权限进行组合，有的按照文种进行组合；六是案卷的厚薄程度不一样，有的档案内只有一、二页纸，有的档案内有五、六百页纸。综上所述，学校的档案管理基础工作乱象较多，必须要对管理工作进行创新和改进[1]。

2 创新学校档案管理工作的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值和制作精良的档案，这是档案管理标准化的第一步工作。学校应当设置一个综合性的档案管理部门，其主要的职责是要对管理的档案进行清查，剔除这些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

（二）按照规范标准进行重新组合

对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那些没有页码、没有目录的档案，要重新进行编码和制作目录，保证重新组合之后的档案更加规范和标准，通过重新组卷的方式，能够最大限度地解放馆藏场地，优化管理资源，提高管理的效率。

（三）规范著录工作

著录工作是实行计算机管理的一项重要基础工作，会对计算机管理的真实性和可靠性产生重大的影响，因此，相关部门要按照《档案著录规则》中的规定，规范自己的著录行为，由于各个档案管理部门的条件存在差异，且计算机管理又提出新的技术性要求，所以各个档案管理部门，要从自己的实际情况出发，结合计算机管理方法的技术要求，制定出相应的著录细则[2]。

（四）统一分类号

计算机在检索时，会根据档案的分类号进行，所以，分类号制作的质量会影响计算机检索的结果和效率，为了保证检索的效率，档案管理人员在分类过程中，要根据我国的《中国档案分类法》进行分类，同时，还要根据各地的具体情况进行划分，提高档案的可利用价值，另外，在分类工作中，要加强分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，并且要经常组织工作人员统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，实现规范化管理的目标。

（五）规范题名

由于一些的档案的题目缺失，在检索时会遇到障碍，为此，需要对这些缺少题目的档案进行重新命题，保证这些档案在检索时能够出现，命题过程中，要注意题目的准确性，工作人员最好对档案内容熟悉一遍，确定其主要内容，再根据内容进行命题，对于那些题目过长的档案，要进行改变，减少题目的字数，并保证题目的概括性。

（六）加快档案现代化管理进程

目前，通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势，相关部门一定要认识到计算机技术的优越性，扩大其应用的范围，促进计算机与档案管理工作的有效融合，提高档案的利用率。在具体的工作过程中，要注重计算机检索与原始资料的联系，使得原始档案资料能够及时找到，提高查全率，在著录工作中，要采取分级次著录的原则，这样不仅能够节省著录的时间，还能有效地节省人力，提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或参考价值不高的档案，进行案卷级著录；对于那些一卷内包含几个文件，或者多个档案涉及同一个内容的案卷，且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而重要的文件或者反映主题庞杂的文件，则使用文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，还能减少著录的条目和录人条目，提高工作效率[3]。

总之，目前我国职业院校的档案管理工作还有许多不足之处，其中管理工作问题是最先需要解决的问题，相关部门要正确认识档案基础工作的重要性，要进一步规范档案的基础工作，增加创新的内容，让更多先进的技术应用进来，对档案的题目、内容、组合等进行重新确定，提高其规范化水平，同时，要注意档案基础工作与计算机的衔接过程，使得档案能够通过计算机发挥出作用，提高我国学校档案的管理能力和水平。

参考文献

[1]孟凡蕾.强化档案意识，提升学校档案管理水平[J].黑龙江科技信息，2011，31.

[2]武云娜.试论中等专业学校的档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2011，15.

[3]魏少辰.抓住学校升格机遇，加强档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2011，34.

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关键词 人事档案管理 信息技术

中图分类号：F207 文献标识码：A

一、人事档案管理现状

我国现代的人事档案管理涉及到的信息不断增多，信息的载体也日益多样化，造成传统管理模式越来越不适应现代企业、事业单位的发展需求，出现了诸多问题。

（一）管理理念落后。

企事业单位工作人员的人事档案一般都是由企业或事业单位的有关部门直接进行档案数据的更改、补充，很少由当事人参与。当事人的人事档案管理的知情权缺失，以致部分材料失实。其次在档案的管理上，只有国家机关、事业单位等才拥有人事档案的管理权。私营、民营企业只能把人事档案放在人才市场。使企业不能及时对人事档案信息进行变更，以致档案管理落后。

（二）管理方法不健全。

人事档案管理应当实行“档随人走”的管理模式，但是现今社会中，企业间人才流动现象普遍，档案的管理变成“人档分离”。 人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。

二、信息化技术对档案管理的作用

实现人事档案管理创新，在人事档案管理中应用信息技术，就是实现人事档案管理的信息化。档案管理信息化是档案管理专业化、职业化的必然之路，是提升自身竞争力的有效手段。因此，加强信息技术的应用，实现人事档案管理的信息化有着重要意义。

（一）保护重要原件。

通过计算机对档案原件进行数字扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，可以有效地保护档案原件，避免档案原件因多次使用而损坏，并降低和避免重要资料丢失的风险。

（二）一体化运作。

所谓一体化运作，是指通过现代信息技术的计算机互联网和数据库技术，在企业、事业单位以及相关部门建立人事档案管理平台。只要一方进行人事档案的维护操作，其他各方都可以得到同步的数据更新，大大缩短了人事档案调用的时间，实现人事档案管理的一体化运作。

（三）快速检索。

以往进行人事档案信息的查询检索，主要是通过手动翻阅，经常是花费了大量时间，翻阅了大量档案还是找不到所需资料。而信息技术利用现代计算机检索技术对数字化的人事档案进行分类存储与查询可以在瞬间找到。

三、人事档案管理的创新发展

时代是不断运动和发展的，人事档案管理工作也是这样，不能恪守陈规，应该主动突破旧规则对档案工作的限制，探索和分析更适合现如今人事档案管理的新思路，实现人事档案管理的信息化和现代化。

（一）推进档案数字化，提高档案管理标准化、规范化水平。

目前，档案信息化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重形象了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案管理信息化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个当面和各个环节，其中首要的是档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）创新认识档案管理的理念。

作为人事档案管理部门，必须要要有强烈的责任心，在掌握档案管理的基本知识的前提下，更要在管理的过程中引进一下现代化的理念和管理方法，一方面对档案管理硬件上提高，为人事档案管理的安全、高效创造条件。另一方面应该建立一个系统的档案管理体系，对档案管理问题进行系统处理。

（三）人事档案内容的创新发展。

针对人事档案的内容，也应该进行一定的创新，我国企事业单位的对人事档案的管理，一般包括政治面貌、工作经历、学历、职称等，当时却很少会涉及人员的工作能力、特点、业绩等，在对档案内容进行创新的过程中应该注重对这方面进行发展和完善。档案是一个极具个性化的信息载体，在某些方面存在着很多共性，但更多的差异，这些差异主要体现在工作性质、职业特点、社会评价等等，我们应该在信息化的基础上对人事档案进行分类，根据不同的人员属性，对档案进行重新定位，提高档案的价值，更大程度的满足社会的需求。

（四）管理机制的创新。

人事档案管理应当构建以人为本的服务体制，围绕这一中心规范相关管理制度，并将其作为强化人事档案管理的重要手段。首先，定期检查人事档案管理制度的执行情况，若发现问题应当及时进行处理，确保档案管理工作的严肃性；其次，建立档案管理人员培训与考核机制，对人员档案管理工作情况进行定期考核，充分调动起他们工作的积极性，确保人事档案管理进入良性发展阶段。

四、结束语

人事档案管理创新不只是管理技术上的创新，也要从制度上、思想上去创新。信息技术可以做到管理技术上的创新，但它也需要制度的维护，思想的重视。文章通过对档案管理工作的现状的分析，从而引出档案管理工作与信息技术之间的联系，并为档案的创新和发展提出了看法和建议，相信在全社会的共同努力下，人事档案管理工作一定能够实现跨越式的发展，为人们利用档案提供方便。

（作者单位：河北省沧州开发区管委会）

参考文献：

[1]尤晓敏，万季芳.信息技术在机关人事档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2011，（7）：35-35.

[2]周喜强.推进人事档案管理信息化建设的思考[J].山东档案，2011，（3）：13-14.

[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报：哲学社会科学版，2012，（5）：125-125.

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[关键词]数据挖掘技术；档案管理；应用价值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-01

社会不断发展，信息技术水平得到提升，且信息技术在档案管理中也发挥着越来越重要的作用。传统的档案管理模式已经无法满足现在社会档案管理的实际需要，因此必须要有一种时效性、系统性和需求量都能满足需要的管理技术模式。而数据挖掘技术的出现很好的改善了档案管理的情况，保证了档案资源得到合理的分类、收集与保留。

1 档案管理中应用数据挖掘技术的价值分析

档案记录的内容都是极为重要的信息资料，且能够在一定程度上反映出档案管理人员的素质与智慧。随着信息技术以及计算机水平的提高，数据挖掘技术逐渐被应用到档案信息管理中，使传统的档案管理模式发生了转变，并促进了档案管理水平的提升，因此在档案管理中应用数据挖掘技术具有重要的价值。

首先，其能够使档案管理更加安全。档案资料中记录的都是比较珍贵、具有一定历史价值的资料，档案信息实体是其价值体现的重要载体。作为档案管理人员应尽可能长时间的对档案信息资源进行保存，更好的体现和增加其价值，并且提高档案信息资源的使用频率。但是这种情况下档案信息资料的保存管理工作就会遇到一定的难度，使用的次数越多，档案的寿命就会缩短。且在档案管理工程中，保密性也是重要的工作热荩如果档案信息泄露，相关信息会暴露，工作人员的隐私权等也会受到不利的影响，使档案管理与使用之间存在着一定的问题。而在档案管理中使用数据挖掘技术能够很好地防止出现这种情况，使档案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技术进行档案管理还能减少档案管理的成本支出，提高管理效率。数据挖掘技术的应用能够在很大程度上弥补传统档案管理的不足，提高档案管理的效率及水平。应用数据挖掘技术也能够节省时间，使信息处理更加快速。在档案信息管理过程中，档案鉴定是极为重要的工作内容，以往的档案鉴定都是通过档案管理人员的经验进行的，主观性较强，而数据挖掘技术的应用能够在很大程度上避免因管理人员主观因素使有价值的档案出现丢失等现象，能够实现定量化的档案管理，保证档案鉴定更加科学、有依据。

2 数据挖掘技术在档案管理中的应用

2.1 档案分类

档案分类就是依据一定的标准规范，对档案进行不同种类的划分，通过档案分类能够将不同种类以及性质的档案分开。在档案分类中应用数据挖掘技术，能够更好地对档案进行分类归档，使档案检索更加快速、有效。

在档案分类分析中应用数据挖掘技术，一般是利用挖掘系统数据库的分析功能，将所有对象划分成为不同种类的工作过程。而在档案管理中应用数据挖掘分类技术能够在很短的时间内、在复杂的用户信息中找到所需的，并结合信息利用者的特点进行分类。如使用者通过网络访问档案馆，数据挖掘技术就能自动保留使用者的访问记录，结合使用者的个人情况以及信息等进行科学的分类。由于利用者的自身特点以及喜好等是存在差异的，因此使用数据挖掘技术能够使用户信息更加准确的被使用，使信息的服务质量及水平得到提升。

2.2 档案收集

在档案收集中使用数据挖掘技术其实就是对数据库中的数据进行科学的分析，并建立数据模型，对数据模型以及测试样本之间的差异进行对比，在测试时，如果测试模型与数据模型之间有相似之处，就可以利用测试模型中的分类方法分类管理对象。数据挖掘技术需要科学的分析数据库中的信息，保证描述方案的科学合理，有效描述已知的数据和概念模型等，并进行对比测试，如果多次测试后模型的准确性比较高，就可以将模型作为标准，对不同的对象进行科学的分类。档案管理工作中信息收集是基础性的工作，要实现个性化的档案管理就需要先做好档案信息的收集工作。如，档案管理人员通过网络调查问卷，将问卷内容输入到数据库中，其主要包括使用者的个人资料等。若有新使用者的信息需要输入到数据库中，程序可以结合档案资料以及实际需要自动进行分析，明确用户类型，使服务更加针对性、更加有效。

2.3 档案保留

档案保留是使用科学的手段对老员工的档案进行有效保管，避免档案出现流失。而科学的挖掘、分析和整合老员工档案流失的情况，明确具体的原因，采用科学的措施方法，能够有效防止人才出现流失。档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的工作效率得到提升，并使检索更加方便快捷，进而将档案管理与人事管理相结合，更好地实现人事管理。

3 结 语

信息技术的发展推动了数据挖掘技术的进步，数据挖掘技术在很多方面都有广泛的应用，能够更好地促进信息事业的发展。在档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的效率得到提升，档案检索更加科学有效，因此需要提高数据挖掘技术在档案管理中的应用，使档案事业更好的发展与进步。

主要参考文献

[1]韩树河.计算机数据挖掘技术及其在档案信息管理系统中的应用探讨[J].电子科学技术，2016（6）.

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河北省滦平县人力资源和社会保障局 河北滦平 068250

[摘要]随着大学生就业压力的增大，流动大学生的数量越来越多，很多大学生毕业后无法找到正规稳定的工作，就成为了流动人员，其档案也成为了流动性人事档案，流动人员档案管理具有一定的难度和挑战，实际管理中也出现了很多问题。本文分析了流动大学生人事档案管理中的问题，以及对应的解决对策。

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关键词 ]流动大学生；人事档案管理；问题；对策

市场经济的发展推动了企业的优化改制与重组，也为大学生就业带来了压力和难题，更多的流动性大学生出现在人才市场上，这样就出现了巨规模的流动大学生档案。流动大学生档案管理工作任务繁重，需要科学的方法，要想提高流动大学生人事档案管理水平，就要首先明确其中存在的问题，对应采取科学的解决对策。

一、流动大学生人事档案管理中的问题

1、重视接收、轻视开发利用

从目前来看，社会性人才档案管理中心在流动性大学生档案管理方面取得了一定成绩，然而，其中的一些问题也不可忽视，那就是大多数人才中心存在着严重的功利化思想，只重视流动性档案的接收，收取档案接受金，却实行封闭式管理，忽视流动性档案的开发利用，使得很多流动性档案失去了存放的意义，大学生的就业问题依然得不到关注和重视。在这种情况下，就出现了很多社会不良现象，例如：一些私企用人单位在不查阅人事档案资料的情况下就随便招聘用人，使得一些假学历、假文凭泛滥，严重扰乱用人单位的人事管理；由于流动性档案得不到开发和重视，导致弃档现象不断出现，甚至出现了大学生私藏档案、私拆档案的问题，严重损害了档案管理的严肃性。

2、出现了严重的人档分离问题

由于缺乏健全完善的制度与科学有效的管理，使得流动大学生的档案管理无法有效衔接，个别地方在执行人才选聘制度时，在没有档案的情况下，同样接收一些流动大学生，这种不合理的做法就昭示着未来的档案管理会问题重重，一些被接收的流动大学生经过若干年的打拼出现了离职、跳槽等现象，加入新单位后不是有人无档，就是原单位有档无人，形成了严重的人和档案相分离的问题，容易造成假文凭、假学历等的泛滥。

3、流动档案管理不规范

当前社会上的流动大学生数量较多、范围较广，所以，其档案数量、类型也是五花八门，不同流动大学生有不同的档案内容，成千上万的流动性档案集中到社会性档案管理机构，由于缺乏健全的档案管理制度的约束，档案管理中心没有做好流动性档案的分类、归类与整体，使得这些档案依然处于混乱状态，档案没有得到真正的管理，后期出现查找不利、转递不及时等问题，甚至出现了档案丢失、遗漏等现象，严重违反了人事档案管理纪律。

二、流动大学生人事档案管理的有效对策

1、建立健全流动人员档案管理规章制度

针对目前流动人员档案管理混乱不堪的现状，国家应该先从规章制度上下功夫，建立健全流动人员档案管理方面的制度法规，实现流动档案的制度化、规范化管理。当前我国依然未形成健全完善的档案管理法律法规系统，也正是因为缺乏完善的法律法规约束，才使得一些档案管理人员放松自我，出现了不负责任、勉强应付的局面，所以，我国必须重点针对流动人员档案的管理制定严格的法规制度，确保流动人员档案管理有法可依、有法必依。

2、加强流动档案的规范化管理

流动档案的管理必须依照统一的规范和规定，流动档案必须收集齐全、内容要确保真实准确，实行分类归档、分层管理，信息化检索等制度。为了达到这些标准，要从以下方面做起：（1）要规定只有县级以上的国家行政性人事机构才具备流动档案管理的资格，其他任何社会性闲散机构都无权依靠打理流动档案获取利益。（2）任何合法性的流动人员档案管理机构都必须本着“集中统一、归口管理”的原则进行流动档案管理，要严禁分散管理的现象出现。（3）对于数量巨大、结构复杂的流动性档案要进行逐层分类、分档规范化管理。

3、积极采用现代化技术和方法

档案管理必须迎合现代化的发展形势，积极采用现代化的技术、设备、手段和方法，流动档案管理机构要引进现代化的计算机设备，创建流动人员人事档案信息数据库，实现流动人事档案的信息化管理，并选择现代化的信息检索系统，加大信息管理软件的开发力度，加快实现流动档案的现代化管理，其中对于一些非保密性的流动性档案可以采取网络服务式管理模式，为流动人事档案的开发和利用创造机会。

4、重视人事档案的开发和利用

流动大学生档案的管理工作并非只局限于接收、存放、分类与归档，更重要的是要注重其开发和利用。所谓人事档案管理服务，其服务对象既包括档案的主体，也就是这些流动性大学生，又包括那些社会用人单位以及人才招聘选拔机构等等，流动档案管理部门必须明确自身的职责和义务，在保管好流动大学生档案的基础上，也要重视这些流动档案的开发和利用工作，例如：可以采用网络链接的形式同用人单位、社会人才招聘机构等建立联系，同时，也要同存档的流动大学生建立联系，为流动大学生实时提供求职、就业方面的相关信息，使流动性大学生掌握用人单位的用人招聘等信息，这样才能促使他们更好地抓住机遇，迎接挑战。

5、全面提高档案工作人员的素质与水平

必须提高流动档案管理人员的素质与水平，首先他们应具备合格的思想素质、道德素质以及职业精神，能够带着一份责任心、责任感投入到流动大学生人事档案管理工作中来，同时，也要加强对她们的档案管理法律法规方面的教育，使他们掌握流动大学生人事档案管理的相关方法、规定与程序等等，从档案归档、整理的原则，到鉴别与归类、检索方法等等，都要逐步落实、逐步提高，这样才能真正意义上地确保流动大学生人事档案管理的科学性、规范性。

总结

流动大学生人事档案管理是一项重要又充满挑战的工作，档案管理机构必须明确流动性人员档案管理的重要性，提高自身的工作责任意识，严格档案管理制度，提高人事档案管理水平。

参考文献

[1]周毅.《个人信息保护法及其对人事档案管理的启示》，载《档案管理》,2005年第5期。

篇14

1.高校人事档案管理系统未能升级导致管理系统过于繁琐。目前的一些高校还在用传统的纸质人事档案进行分类整理，对于高校人事档案管理的相关检索、查阅，或者是调取极为不便。关于高校的人动及相关资料的变更还采用人工整理收集的方法，这种方式大大耗费了人力、物力以及财力，在保管相关的高校人事档案的时候也会耗费相当多的人力、物力、财力。所以未能及时的升级高校人事档案管理系统会给高校人事档案管理的使用以及保管带来不少的麻烦。

2.高校人事档案管理的观念薄弱。新闻媒体曾报道过，某大学有24名研究生档案无缘无故失踪，而且两年内校方并未给学生任何通知，直至学生毕业才发现本应校方保管的档案失踪。经过某大学的档案部门的调查及翻找也未能找出学生的档案。档案的失踪成为了学生们的就业最大障碍。其实从这个例子上就可以看出，高校对于高校人事档案管理的管理观念相当薄弱。档案管理人员不能从本质上重视档案的整理与保存，从而导致档案的失踪及学生的不知情。其实为何档案管理问题频发，归根究底还是因为观念的薄弱，责任心不强。所以高校人事档案管理的档案观念薄弱也是高校人事档案管理所面临的重要问题。

3.未能有效对高校人事档案进行利用，导致资源浪费。高校人事档案管理的普遍应用就是因为高校人事档案管理对于高校发展有着十分重要的意义，所以高校的人事档案应该在一定的范围内合理的利用资源，按照规定制度去使用档案资源，但往往许多高校的档案还处于一个形式化的层面上，未能真正的利用档案资源，从而造成了资源的浪费。

4.高校人事档案无相关备份，一经损毁无法修补。许多的高校人事档案并无相关的备份，正常来讲，相对比较重要的高校人事档案应该有正本与副本，来保障人事档案的完整与安全。档案室是一个安全隐患比较多的地方，容易引发失火或是水灾。高校许多人事档案一经损毁便无办法修补，像一些活动经历和申请表都无法补办。这个问题在高校人事档案管理之中也比较常见。5.有些高校数字化人事档案管理运维不当。有部分高校采取数字化、信息化的方式管理人事档案，更新管理方式是个很好的范例，但同时也要注重人事档案的管理安全。例如某企业运用厂家东方飞扬数字化档案管理，由于使用不当导致了内网信息泄露等诸多问题，最后采取了更改所有客户信息密码加强信息存储技术的方法。数字化人事档案管理很好地方便了高校管理，但与此同时也存在了一定的安全隐患，所以在使用的过程中安全问题也是高校在人事档案信息化管理过程中所要注意的重要问题之一。

二、对于高校人事档案管理的新问题提出相关的改革措施

1.强调高校人事档案管理的规范化和流程性。高校人事档案经常出现丢失的主要原因就是因为高校人事档案管理存在不够规范、随意化的档案管理模式，所以针对于此类问题我们要制定严格的高校人事档案的管理制度。相关的具体制度我们可以借鉴企业的人事档案管理模式，像《干部档案工作条例》中对于人事档案的调取有着严格的规定“如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。”所以严格的工作条例不仅仅能够提高这些人事档案的管理安全性，还能够通过严格的方式来保障人事档案的真实性及权威性，不允许随意篡改。档案的重要性也都源于此，所以强调高校人事档案的管理的规范化和流程性至关重要。

2.细化整理类别，提高高校人事档案管理的专门性及集合性。通常整理高校人事档案一旦档案过多，分类不够细就会给档案的翻找增添麻烦，所以细化整理的类别对于提高高校人事档案管理的专门性及集合性是十分必要的。可以从工作单位性质、职责专业、人员管理权限、职务级别及影响程度甚至是政治面貌、在岗情况及载体形式来进行收集分类。高校人事档案的分类被细化，其专门性以及专业性就会被凸显出来，从而促进高校人事档案管理的发展。

3.提高高校人事档案管理水平及人员配备。当高校人事档案的管理不断细化的同时,也是高校人事档案的管理水平不断提高的过程。为了应对人事档案的管理不断升级，人员的配备应该更加完整。传统的高校人事档案管理中，大都是设立一个档案部，只配备一到两名管理人员，有些高校甚至并没有设立专业的档案部门与管理人员，仅仅以教职员工轮班的方式来进行管理。在此类管理方式的背后不仅仅体现了高校的档案意识的薄弱面，也体现了目前普遍高校在档案管理这方面的人员配备情况。提高人员配备不仅仅是增加相关管理人员的数量，并且阶段性地要对管理人员进行培训，确保管理人员的专业档案的管理水平。及时进行培训也有助于高校人事档案管理的进步性与时效性，从而提高其高校人事档案的管理水平。在进行人员配备的同时，要明确每一个管理人员的职责，防止档案管理出现问题互相推诿或是含糊其词的情况发生。所以做好工作划分及人员配备，是有利于高校人事档案管理水平的提高与发展的。

4.升级相关高校人事档案管理的硬件及软件设施。高校人事档案管理上不仅仅要采取传统纸质档案的模式，也要适时引进数字化的档案管理模式，针对高校人事档案管理的硬件及软件上要做到实时性、高效性及安全性。不断进行更新与升级，不仅可以有效的为高校人事档案的管理规避一定的风险，并且大大减少了人物、物力、财力的耗损，提高高校人事档案使用过程中的效率。无论是从整理收集资料、查阅档案或者是调取档案来说，都是可以大大节约时间并且是十分便利的。也是一所高校紧跟时展的重要体现，更是可以从侧面推进校园整体性的数字化发展。

三、结语