档案管理规则精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理规则，期待它们能激发您的灵感。

篇1

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

篇2

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

篇3

经过十多年的档案信息化发展，我国主要发达地区对档案信息化的提法达到了空前的高度、深度、广度与力度，通过集成不同的现代技术，出现了不同层次的档案管理系统(AMIS)，涌现出一批数字档案馆、电子档案馆，基本实现馆藏数字化、利用网络化、控制智能化，逐步实现了计算机系统目录管理和全文管理条件下的纸质、声像、实物和电子文件的归档，有的还实现了网络化电子文件归档。但是，归档管理模式并没有根本性突破，主要表现在无法对档案的质量进行全面、系统地实时监控和综合评价，如各门类载体材料收集是否齐全完整，内容是否真实有效，整理是否规范，归档是否及时，以及各部门的归档难度、归档数量等。即便是各个等级的档案目标管理考核，也只能对已归档的材料进行抽查。显然，传统的归档模式对于如何提高归档效率，实现对文件形成与归档的过程、时间和质量的实时监控，以及建立对归档人员激励评价的科学管理机制，仍缺乏科学有效的解决方法。

当前AMIS基本上是对已有档案信息的管理、利用、编研等环节进行管理，而对档案界反映比较强烈的“采全率低、采准率低、及时性差(即档案收集不齐、质量不高、期限不准、归档滞后等)”等问题无法处理。由于档案的收集范围、保管期限对不同单位具有特定性，一般档案管理人员难于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影响了档案的收集、著录以及今后提供利用的水平。

目前，在档案整理的过程中，每个环节都需要大量的人工干预或检查，才能达到理想的整理效果，也就是说一个单位的档案要想整理得好，就必须需要一个高素质的档案人员，做到仔细、认真，并且必须非常了解单位的业务运作。

二、应用业务规则技术的解决之道

针对国内档案管理现状，广东万维博通信息技术有限公司在自有系列档案信息资源管理系统(AMIs)产品基础上，引入人工智能技术，研发了一套“基于业务规则的档案信息资源管理平台”，该平台除具备一般AMIS的档案管理、利用、编研的功能外，重点研究了基于信息资源规划，依托业务规则库的档案信息资源收集管理体系：通过信息资源规划确定各立档单位的归档范围、保管期限表，并将其抽象为档案业务规则库(Archives Business Rules Database，简称ABR)，同时也将档案主管部门与指导部门的规范、制度、标准等也整理到ABR，通过强大的推理引擎(RM)，对已有的档案信息数据(AID)进行分析与推理，作出相应的判断，以帮助立档单位达到“档案收集齐、保管期限设置准、档案著录规范”的目标，同时也为档案管理部门建立起智能化的网上监督指导系统、绩效评估系统和上岗人员自学习系统等。也可通过基于档案知识规则库(ABR)和推理引擎(RM)构建的档案信息雷达自动从相关业务系统收集档案信息资源。基本实现以下功能：

1)采用人工智能技术，建立档案业务规则库(ABR)，利用规则引擎，贯穿整个档案轨迹的全过程，控制档案收集、整理的质量与数量；

2)构建档案信息雷达，利用档案业务规则库(ABR)。通过数据挖掘技术自动收集立档单位的各种业务数据：

3)建立新型的档案移交、接收模式，做到档案实体正式移交前进行相应的非现场预检查，保证档案接收质量并减少后续的著录量与数字化加工量：

4)建立新型的档案监督指导管理体系与绩效考核体系，实现远程指导、远程考核。

5)建立新型的档案自学习系统，提供档案上岗人员接受培训的新途径，并找到传承资深档案人士知识的快捷方法等。

三、主要研究内容

1、档案业务规则库(ABR)的建立与管理

与档案业务相关的规范、制度、标准等内容，称为业务规则(Business Rules，简称BR)，特别是档案管理部门制定的档案收集、归档范围、保管期限表等。

每个立档单位都有不同的规则，每个资深的档案从业人员都有不同的经验总结，在档案指导的过程中可能也会定期加入相关规则，规则在不断地更新。档案业务规则库分为三类，是将档案各项专业知识分门别类融合。

1)针对外部的业务规则库：以《档案法》为主的相关法律、法规和制度等；

2)针对结构化的内部规则库：对综合档案以立档单位为基础的《归档范围》、《保管期限表》，对工程档案以工程性质为基础的《建设工程峻工档案归档范围》：

3)针对非正式的内部规则库：档案指导长期实践的经验，单位经验丰富的档案从业人员的知识总结等。

2、档案业务规则库(ABR)在档案轨迹的各个环节的用处

通过完善的业务规则管理系统(BRMS)将相关的档案规范、制度、标准及各立档单位的归档范围、保管期限表等抽象为档案业务规则库。

BRMS是系统服务堆栈中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及档案信息库(AID)，可较快地搭建与档案配套的其他业务系统。

档案业务规则库(ABR)建设完成后，在档案轨迹的各个环节可以开始发挥作用。

可对各立档单位的档案信息(包含全宗、目录／项目、案卷、卷内等)自动分析，提高决策水平，推理得出相关结论：

档案著录是否规范?

档案收集范围是否齐全?

保管期限定义是否准确?如数据符合要求，可以搬档案实体过来或下去检查等，并衍生出相应的人工智能子系统：

1)档案接收即时检查系统

接收档案范围确定后，系统可即时根据档案业务规则库(ABR)将各立档单位的档案信息(AID)，通过知识规则推理引擎(RM)，对录入或导入的档案信息进行检查，系统自动提出整改意见或验收意见。

2)档案著录规范检查系统

根据已存在的档案业务规则库(ABR)对责任者、题名、保管期限等自动进行检查。

3)网上监督指导系统

档案局／馆、档案主管单位利用基于Internet／Intranet的档案信息扫描技术，结合档案业务规则库(ABR)，自动监督各立档单位的档案整理情况，发现问题自动提醒，并及时反馈，信息转入Workflow，档案监督指导人员根据实际情况作出处理。

它利用人工智能的原理，借助计算机模拟人类的思维过程，对档案信息数据进行分析与推理，作出相应的判断，提出建议及线索，以供档案管理部门进行进一步的重点检查与监督指导。其目的就在于：提高监督指导效率，降低监督指导风险，进而保证档案收集入库的质量。

4)立档单位绩效评估系统

绩效评测内容与目标建立后，系统可定期根据档案业务规则库(ABR)对各立档单位的档案信息(AID)进行评测，通过知识规则推理引擎(RM)，自动生成绩效预评估报告，经过Workflow流转后产生最终的评估报告。

篇4

（一）提高从业人员的专业素质

为了提高林业企业单位的工作效率，就应该定期的对其档案管理的相关工作人员进行相关的工作培训，不断的提高工作人员的专业性，树立他们正确的工作态度，提高对会计信息档案管理工作的认识。随着社会的发展，信息化也在不断的普及，因此会计信息的档案管理人员一定要跟上时代的步伐，更不能由其他非专业人员来替代专业人员的位置。对林业企业单位的会计信息档案管理人员的工作交接问题做好相应规定。很多林业企业单位由于各种原因，导致会计信息档案管理人员在工作交接的工程中出现了问题，因此，一定要在原档案工作人员辞职之前，做好新旧工作人员的交接工作，从而避免造成会计信息档案的损失与缺失。林业企业单位其实是一项非常繁琐的工作，这就要求从事会计信息档案管理的工作人员一定要细心、耐心以及具有较高的责任感。

（二）完善会计信息档案的管理体系

1.合理有效的利用会计信息档案为自己服务在信息时代，林业企业单位应该不断地提高会计信息档案的利用率，合理的利用会计信息档案来为自己的发展服务，因此，林业企业单位要不断的提高对会计信息档案管理的重视程度，及时的检查会计信息档案，这样才能掌握相关工作的最新动态，对林业企业单位的工作会有更大的帮助。

2.形成属于自己的会计信息档案管理规则在会计信息档案的管理过程中，林业企业单位需要逐渐的形成和完善自己独特的管理规则，要采用科学合理的方式进行管理，节约人力和物力以及财力来进行档案管理，这样才能够加强工作效率。

3.及时更新会计信息档案在工作中，每天都会有新的资料变动，因此，会计信息档案的管理人员一定要及时的跟上步伐，及时的收集新的材料来不断的充实自己的会计信息档案库，逐渐的完善会计信息档案的管理体系，那么这样的管理体系势必会给林业企业单位的发展带来益处，并且也能够体现出林业企业单位的工作效率。

（三）完善会计信息档案的信息化管理

1.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对会计信息档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对林业企业单位的档案进行管理，将会计信息档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式。建立一个比较完善的、全面、规范的会计信息档案数据库，建立数字化会计信息档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

2.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段。

二、结语

篇5

1.单位忽视了文书档案管理工作的重要意义

文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，文书档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些文书档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对文书档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。

2.文书档案管理方式较为落后

影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

3.文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范

一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重?，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。

4.文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱

首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对文书档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。

5.单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展

文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。

6.配套不全，条件较差

这方面问题主要体现在以下几点：

（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。

（2）档案管理系统落后，软件条件差。

（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。

（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

7.缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全

事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。

2 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨

1.提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识

文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2.以多种手段提升文书档案管理者的素质

首先，要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升文书档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。

3.更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式

创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等

4.完善文书档案管理制度

由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的文书档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展文书档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性

篇6

【关键词】 事业单位 档案信息化 问题 解决对策

前言：

档案作为承载人类文明的重要载体，其管理工作对于每一个单位来讲都十分重要的。尤其是事业单位，作为我国的行政执法部门，其档案信息不仅记录着人才的培养与考核，还记录着我国社会经济的发展，具有尤为重要的保存价值。因此，如何做好事业单位的档案信息化建设，早已成为时下每一个事业单位档案管理所面临的首要问题。以下笔者就事业档案信息化建设中存在的问题及解决对策进行粗浅的探讨，以期为事业单位的档案信息化建设提供有益建议。

1. 事业单位在档案信息化管理中存在的主要问题

1.1 缺乏专业的档案信息化管理人才

目前在我国事业单位档案管理中，普遍缺乏专业的档案管理人才。部分档案管理人员，从未接受过正规的档案信息化培训，以至于在档案信息化建设的工作中，往往存在人为的工作误差，无法发挥档案信息化管理的真正作用。甚至部分事业单位并没有专门的档案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在档案信息化工作中，不仅仅无法顺利进行档案信息化建设，也造成许多档案人员在工作过程中敷衍了事，缺乏强烈的责任心与耐心，去完善档案信息化建设，发掘档案信息化建设过程中存在的问题。

1.2在档案信息化建设中缺乏完善的离职交接制度

现今社会，很少有人会在一个岗位上一直持续下去直至退休。尤其是事业单位，其人员换届更是有着必然性。因此，在档案管理工作中，档案管理人员的离职交接一直档案管理部门的首要问题。尤其是突发性离职交接，例如：档案管理人员离职、出过深造、生病等突发性事件，都对档案管理工作的顺利进行造成了极大的影响。同时，由于目前绝大多数的档案管理部门，缺乏完善的交接手续，以至于档案管理人员在进行离职工作交接时，无法做到有章可依，有章可循，最后造成许多档案变成“死档”、“弃档”，给事业单位造成了极大损失。

1.3事业单位在档案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好档案信息是档案管理工作的一个重要步骤，虽然现在电子档案已经越来越破普及，但是多数机密、重要的档案信息，事业单位还应同时采用纸质档案管理的方式进行管理备案。然而目前，事业单位在档案信息化建设后，针对机密、重要档案的备案尚缺乏有效的措施，造成电子档案与纸质档案管理制度不配套。以至于，许多档案造成丢失、损坏。而在查找使用中，又无法发挥档案信息的最大利用价值，极大的遏制了事业单位档案信息化建设的进一步发展。

1.4事业单位缺少高科技管理和保护档案的意识

随着时代的进步，事业单位原有的档案管理方式和管理设备，已经无法适应当前的时展。然而目前我国绝大多数的事业单位，还是没有认识到这一问题的严重性。以至于在日常管理中，大多数事业单位的档案信息管理，无法及时的更新，或者是更新速度缓慢。同时，也没有根据社会的发展，工作的实际需求，引进高科技设备进行档案的管理与修复，对档案的信息的保护意识仍很薄弱。

2. 完善事业单位档案信息化建设的几点解决对策

2.1强化对事业单位档案管理人员的培训与招聘

档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。因此，为了进一步完善事业单位档案信息化建设，加强对事业单位档案管理人员的培训与招聘尤为重要。首先，事业单位应该定期安排现有档案人员进行档案信息化建设的相关技能培训，加强其专业技能知识，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度；其次，对外公开招聘优秀的档案信息化管理人才，为事业单位引进新鲜的血液，加快事业单位档案信息化的建设。从而提高事业单位档案管理人员的职业技能水平，专业知识，使事业单位的档案管理能够跟上时代的发展步伐。

2.2 做好事业单位档案管理人员的离职交接工作

事业单位应当对档案工作人员的离职交接工作，作出严格的规定，从而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：当一个事业单位的工作人员因为一些原因需要离开岗位的，要在临走之前做好档案的交接工作，并留下其联系方式，方便原单位在发现问题时及时联系。同时，最好交接工作的书面备注，以此区分工作责任，方便日后查阅。

2.3做好档案信息的更新管理工作，引进先进设备

由于事业单位每天都会有新的变动，所以事业单位的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根本事业单位的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。从而从根本上加快事业单位收集信息的能力与速度，更好的服务于单位。

2.4建立属于自己的档案信息化管理规则

要想进一步完善档案信息化建设，制定必要的档案管理规则尤为重要。因为，任何一项管理工作，都离不开相应的规章制度。所以，事业单位在档案信息化建设中，应该根据实际的管理情况，逐步形成和完善自己的管理规则。而不是杂乱无章的管理档案，要采用合理有效的方式促进档案信息化建设，且消耗最小的人力、物力、财力管理更多的档案，只有这样才能真正加快档案信息化的建设，提高档案管理的工作效率与工作质量。

结束语：

综上所述，本文笔者就事业单位档案信息化建设进行粗浅的探讨，使我们更加清楚的认识到，档案信息作为事业单位进行决策、分析的重要依据，在构建社会主义中占据着十分重要的地位。因此，如何进一步完善事业单位的档案信息化建设，将档案信息化建设真正落实到事业单位的日常章程中，早已目前事业单位进行档案管理的首要工作，具有十分重要的现实意义。

参考文献：

[1] 李萍，胡晓艳.对事业单位“流动编”人员人事档案管理的几点思考[J]. 兰台内外. 2008（06）.

[2] 孙艳平.论事业单位档案的信息化建设[J]. 科技咨询导报. 2007（21）.

[3] 吴启瑞.人事档案管理创新要与事业单位改革同步实施[J]. 太原城市职业技术学院学报.2006（04）.

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一、目前残疾人档案管理存在的一些问题

据第二次全国残疾人抽样调查数据推算，中国目前各类残疾人总数为8296万人。占全国人口总数6.34%。如果按三口之家算，平均下来5个家庭中就会有一个家庭中有残疾人。残疾人数量多，目前全国各级残联的管理工作人员特别少，为残疾人建立档案没有专门的工作人员，为了减轻自己的工作量，不少单位只是对他们进行一个简单的登记记录，残疾人档案管理处于粗放式的管理方式。从1991年开始，每年五月第三个星期日，为全国助残日，各级残联也会举行相应的活动，这部法律实施超过20多年了，但是不少残疾人并不知晓。各级残疾单位举行一些就业培训的时候，很多人可能并不知道，也有一些人因为自卑不愿意接触社会，而残联只对前来登记的残疾人进行登记管理，没有对所有的残疾人进行有效的登记，残疾人的整体就业率情况也无从知晓。这也给档案管理工作带来了挑战。

二、残疾人技能培训就业档案管理的必要性

关爱残疾人是一个国家进步、社会文明的重要标志，我国残疾人口基数大。随着我国社会主义各项事业取得了骄人的成绩，残疾人事业也得到了发展，但是整体状况的管理工作还需进一步加强，建立残疾人技能培训就业档案有利于残疾人事业的快速发展。残疾人培训就业档案能让我们更直观的了解残疾人的就业现状、就业需求，便于相关残联单位针对残疾人的特点开展残疾人职业培训来提高残疾人劳动技能，提高残疾人的就业率。有利于建立完善的残疾人社会保障体系，建立残疾人参加社会保险制度，改善对残疾人的服务，健全残疾人服务体系。

三、如何加强残疾人技能培训就业档案管理

（一）残疾人管理部门提高档案管理意识

各级单位要重视残疾人培训就业档案管理，残疾人档案涉及了残疾人各个方面：就业档案、培训档案、残疾证、健康档案等，加强对档案的管理能够方面残联日后对这些培训人员进行跟踪，也方面工作人员的查询。为了加强残联工作人员对档案管理工作的重视，政府部门应该把档案管理工作纳入年度残联单位的考核目标上，让他们从心里上重视。

（二）残联向社会各界加强对残联的宣传力度

定期组织各级残联的管理部门以及工作人员进社区、下乡对残疾人一些基本权利进行宣传，让他们了解国家相关政策，从而打消心里的疑虑，积极参加社会活动中来。为了建立完整的档案系统，工作人员要做摸底调查，对残疾人的家庭情况、残疾等级、以及心里特点、就业意向、技能特征等进行了解登记。

（三）利用电子计算机建立残疾人就业培训系统

随着电脑的普及，无论是家庭还是办公，慢慢的走向自动化、网络化，这也给残疾人档案管理工作带来了便利。各级政府和单位在网上都有属于自己的网站，国家政策信息也会定期在网上公布，企业单位招聘信息动态也能够即时了解，这也给残疾人就业提供了及时有效的帮助。最重要的是，利用网络，档案管理工作人员可以把残疾人的就业信息以及相关技能在网络的有关平台进行展示，方便各用人单位进行查找，这样能够增加残疾人就业的机会。

（四）提高残疾人职业培训就业档案管理工作人员的管理水平

定期组织残疾人培训就业档案管理工作人员进行业务培训、举办相关的座谈交流会，大家在会议上就工作中遇到的一些具体问题，进行讨论，然后提出解决的办法；同时如果有哪些单位对档案管理工作做得比较好的，也可以在会上进行推广，让更多的人在工作中能够利用先进的管理方法，提高大家工作的效率。建立完善的残疾人档案管理制度，制定管理规则，可依据档案部门的《归档文件管理规则》，结合残疾人培训就业工作的实际需求建立《残疾人就业信息档案制》，确定档案管理范围、划分保管期限，从而科学有效的管理。

（五）残疾人职业技能培训就业档案的资金投入

各级政府部门以及财政单位每年对县市单位的残联下拨残疾人就业管理保障金，设置相关的管理档案工作岗位，给予一定的工资标准，由专人进行统一管理；或者可以进行一些培训，聘请残疾人自己去管理自己的档案。这样不仅能提高档案管理工作的效率，而且也解决了一部分残疾人的就业问题。如果没有物力以及人力的保障，加强残疾人职业技能培训就业档案的管理只是一句空话。

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[关键词]档案管理；政治素养；科学发展

中图分类号：G271；F542 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0216-01

随着信息技术的快速发展，各种现代化通讯网络、计算机现代化管理也在各个档案部门开通和使用，档案管理工作在现代经济社会发展中也赋予了新的时代特点和使命，作为新时期公路系统档案管理工作者，只有根据新形势的需要，做到与时俱进，不断加强自身的修养，不断完善提高自己的综合素质，具备在新时期条件下的综合档案工作能力，才能更好地适应现代化的档案管理工作。

一、新时期公路档案管理工作者应具备的专业素养

1. 坚定的思想政治素质

档案管理是一项政治性与保密性很强的工作，档案管理工作者只有具备高度的思想政治觉悟和良好的工作作风，具有坚定正确的政治方向，树立科学的世界观、人生观和价值观，才能在档案管理工作中顾全大局，自觉遵守档案管理方面的政策法规，确保档案的信息安全。因此，档案工作的性质决定着管理工作者如果没有较高的政治素质和强烈的责任感，就无法担当这一重任。

2.系统的专业知识素养

档案学是一项系统性的管理科学，档案工作也是一项专业性较强的工作，这一工作要求档案管理人员无论是在档案的收集与整理，还是在档案的管理与服务各环节，必须掌握一套系统的专业理论知识和工作方法，才能较好地完成档案管理工作任务。

3. 精湛的专业能力素质

档案管理是一项事业也是一门学问。要求档案管理工作者不仅具有对档案材料的收集、整理、统计、鉴定和保管的一般能力，而且还要具有适应档案室建设网络化、信息化、数字化的特殊能力，这样才能及时为上级领导进行管理决策提供文献信息，通过高质量、深层次的档案信息服务，提高档案管理质量。

二、公路档案管理队伍建设存在的主要问题

1.对档案管理的重要性认识不足。

档案管理岗位地位和待遇偏低，学习进修的机会少，专业自我成长和发展的空间不大，缺乏科学合理的激励和考核机制。日常工作得不到领导重视，造成档案管理人员欠缺工作热情，被动应付工作，缺乏创新精神。

2.业务素质和专业技能水平不高。

档案管理人员专业、学历、年龄结构和工作能力参差不齐，当前许多单位的档案干部队伍，早已是老者无、中者少、青者多的非正常年龄结构。大多没有系统地接受过档案管理学、教育学和心理学等方面的基本理论培训，知识结构不成体系，或者知识面窄，不能强化自我学习促进自身专业成长。

3.干部培训急功近利。

档案业务培训社会化、效益化，由追求培训效果的急功近利演变为培训收费的急功近利。盈利性培训的档案业务培训班使得缺乏管理经验和基本业务技能的新上岗人员如嗷嗷待哺的婴儿无人顾及。

三、做好公路档案管理工作的对策

1. 实事求是，确保施工资料的真实性管理

真实是归档文件的生命，是工程建设质量检验的基点，也是竣工验收公路工程的关键。要想为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息，必须要有真实、完整的施工资料，这样，才能充分发挥文件效能，才能反映工程全貌，也能为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。施工原始记录的真实性体现在所记录的事件是确定的某一时间段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录的时间跨度应与分项工程的具体时间一致。施工数据的完整性体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证。同时，采用“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况，确保档案齐全、真实管理。

2. 制定档案管理规则，确保档案在宏观上的管理

在工程建设之初，为了加强对建设过程中所形成的材料进行收集、整理、归档、编目、装订等，以达到“ 齐全、完整、准确” 的要求，可依据《档案法》，按交通部《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《公路建设项目案卷质量标准》，结合具体路段公路建设项目管理的特点，编制相应的《公路档案资料管理规定》、《公路建设项目档案分类编号规则》等。在工程实施阶段，应结合本路段的具体情况，组织专业人员编制体现本路段的《公路竣工文件编制办法》，详细规定档案资料的收集与整理的内容与质量要求，组卷的方法与要求，案卷的编制、装订、编目、保管等方面的要求，以有效控制档案资料的齐全完整及填写质量。通过各项规则的制定，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行，切实做到对档案的整理、收集、归档的宏观管理。

3.严把竣工验收关，确保竣工档案凭证作用的发挥

在工程项目建设验收阶段，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，严格审查各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告，对隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况要着重检查，如存在问题及时整改，以确保竣工档案的真实性和准确性，在工程项目合同决算时，使竣工档案资料能真正发挥凭证作用。

4.制定制约措施，确保资料的完整性管理

依据《档案管理办法》与《竣工资料编制办法》制定相应的合同、运用法律手段加强档案资料的管理。在合同中应确定参建各方的档案责任与权利，明确文件材料的形成范围、费用及归档套数，明确档案质量及权属，从法律上真正保证档案归档工作。工程监理也应充分发挥监督职能，监督、审核、验收工程资料形成及档案整理工作。在工作的具体开展中，要实行专项检查评比，建立奖罚分明的经济责任制，奖先罚后，以加强参建单位档案管理的质量意识，以推进优质档案的形成。

5.制定档案管理规章制度，确保档案的制度保障管理

在制定档案管理规则的基础上，为了保证各项规则的真正落实，应建立、健全项目档案管理制度，使项目档案的分管领导及各部门如建设、设计、施工、监理单位专兼职档案人员均明确职责，切实抓好项目文件资料的形成、积累和有序管理，以保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符，真正实现“网络”档案管理，以保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。

6.加强人员业务培训，确保档案的有序管理

档案管理有序进行的前提是档案人员需具备过硬的业务素质。但由于现在的档案管理人员多以兼职为主，专业水平有限，使档案工作的深入管理受到限制，工程文件资料的形成质量和档案整理质量也难以保证。因此，工程建设之初，就应对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行有计划、有措施、分期分批的业务培训，使其明确工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，明确施工过程中原始签证资料的操作方法，明确竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，明确项目档案的管理分工职责，使他们在增强档案意识的同时也熟知掌握档案业务和工程质量标准。同时，采用各种办法，如奖励机制，激励他们积极主动地参与项目档案管理，在实践中提高自身的业务素质和专业技能，以实现规范化、标准化管理。

结语

以上是我结合自己的工作，对新时期公路系统档案工作者应具备的素养的几点思考，总之，在科技进步今天，档案工作的任务、工作环境、管理方式都发生着变化，对档案工作者的素质要求是多方面和多层次的，档案管理工作者应站在新的高度，用更宽广的视野、更新的思路开拓创新、与时俱进，用多方面的知识武装自己，使自己成为综合素质较高的“复合型”人才，为档案事业做出自己应有的贡献。0

参考文献

[1] 徐义全.谈档案现代化管理的建设[N].中国档案报，2000.

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关键词： 高职院校 档案管理 信息化水平

高职院校档案管理工作不仅是高职院校进行教育管理的一个重要的部分，而且是高职院校管理工作中的一个重要环节。高职院校的档案管理是指高职院校从事招生教学科研管理等活动，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

一、高职院校档案管理的现状

（一）档案管理的步伐跟不上时代变化。

目前，高职院校的档案管理不够现代化，它们的观念落后于时代的发展。档案管理作为高职院校信息资源的一个重要组成部分，档案管理的工作需要与时代并进。许多学校觉得档案管理工作就是将资料整理分类一类的事，根本无关轻重，并不需要在上面花费人力物力。这是由于这些高职院校对于档案管理工作的认知还不够彻底，对于档案管理工作缺少系统认知。更甚者，有的高职院校的档案管理工作人员并不是拥有专业档案管理职能的档案管理人员，而是从社会上招聘的临时工人或者兼职工人。

（二）档案管理信息化缺少基础建设，重视度不高。

作为一种服务于教学管理活动、辅助教学管理活动的工作，档案管理由于在学校的发展历程中并不直接起影响作用，并不是很受高职院校的重视。许多高职院校认为购入几台电子设备，就算完成了档案管理的信息化。这一点微薄的投入是远远不够的，实现档案管理工作信息化必须要求整个学校的管理活动，例如教学、科研等，全都进行网络化、数据化、信息化管理，这样档案管理工作的信息化才能算大体完成。

（三）急需提高档案管理人员的信息化管理素养

由于高职院校的大多数档案管理人员并不是专业的档案管理人员，他们缺少档案管理工作的相关专业知识，在工作中难免会出现对档案的归档分类不准确、归档资料不完整、查阅档案的手续不完备等情况。

二、实现高职院校档案管理信息化建设的建议

（一）加强学习，增强认知。

要不断学习，提高认知水平，不断提高学校的教育管理能力水平，实现档案管理工作信息化。由于档案管理工作实现信息化对学校的教学、科研、管理都有着十分重大的意义，因此学校档案管理工作方面的上级领导应该将档案管理工作的信息化放在一个重要的位置，不断强化下级工作人员对档案管理工作信息化的认识，使得档案管理工作的信息化有计划、有步骤、有阶段地进行。实现档案资料的二次开发、二次利用是档案管理工作信息化的最终目标，为了实现这一目标，高职院校应该不断开发促进档案管理工作对学校的发展服务功能。

（二）对档案资源实行整合，形成固定标准。

建立档案管理的信息化需要一定的规则和标准，如果缺乏规则和标准，则难以实现档案管理信息化。目前，大多数高职院校采用合办院校、联合发展的形式，造成不同的高职院校间的档案管理方式、规则和标准五花八门。因为缺乏统一的规则和标准，造成对档案进行归档、传输、接受、查阅的难度加大。所以，高职院校有必要加强对档案管理规则和标准的建立，在原有资源的情况下进一步进行信息化改造，使档案的一系列处理流程井然有序，不断提高档案管理工作的信息化程度。

（三）提高档案管理信息化人员的素养。

对档案管理信息化进行建设的人员，不仅需要具备档案管理这一方面的专业知识，还需要掌握现代化技术，拥有计算机、信息数据等方面的知识储备。要在现有的档案管理人员的基础上，根据目前档案管理工作的信息化的要求，加强物力人力投入，配备相关现代技术设备与技术指导人员，以完备的技术队伍加快高职院校档案管理信息化的工作进程。

（四）增加对档案管理工作信息化的投入。

无论什么工作，都离不开人力、物力的支持，况且高职院校档案管理工作信息化建设需要配备大量的现代技术硬件设施、软件设备和技术人员，这些都需要大量的人力物力支持。并且档案管理工作信息化建设是一项长时期、长投入、收益晚的工程，这就需要高职院校对档案管理工作进行长期的、持续的、庞大的人力、物力投入。

三、结语

高职院校档案管理记录着高职院校整个从建成到发展至今的历史进程，反映出高职学校教学、科研成果方面的成就。档案可以真实全面地还原学校发展的历史原貌。档案管理工作是对高职院校进行教育质量和管理水平评价和估量的一项十分重要的根据。实现档案管理工作的信息化十分重要，我们要认真对待，认真实施。

参考文献：

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关键词：制度化 基层档案 管理 环境 对策

一、有利于对基层档案实施制度化管理的环境条件

（一）法制环境不断完善

近几年，我国逐渐为档案管理建立起一套比较完善的法规体系。其中最早制定的是《档案法》，随后又制定了5部档案相关的行政法规以及50部国务院部门的档案规章，并且各个地方也逐渐了地方性的档案法规。作为法规体系中重要的组成部分，这些法律法规对以制度化推进档案管理提出了新的要求。例如，《档案法》提出机关团体或者企事业单位内的档案机构应建立健全的管理制度来开展档案管理工作。《档案法实施办法》提出县级以上的地方政府应当为管辖范围内的档案事业制定相应的发展计划以及为档案工作制定规章制度。机关团体以及企事业单位内的档案机构应严格执行国家的相关法律法规与方针政策，对本单位内档案工作的规章制度加以完善。档案相关的法律法规逐渐完善给基层档案的制度化管理工作创造了有利的环境。

（二）工作标准有规可依

近年来，国家的档案局逐渐制定并出台了40多个工作规范，包括《档案工作基本术语》《档案著录规则》《档案编制规则》等等。与档案工作相关的国家标准也有10多个，包括《文书档案案卷格式》《档案分类标引规则》以及《文书档案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多档案的工作规范与工作标准，为开展档案工作提供了科学的依据。例如，《电子文件归档与管理规范》《文书类电子文件数据方案》以及《公务电子邮件归档与管理规则》等规范和标准对如何接收和管理电子文件进行了明确。

（三）制度管理达成共识

随着我国法治进程的不断推进，实施制度化管理逐渐成为全体社会公民的愿望。以制度化推进基层档案管理工作有利于发挥出基层档案的整体优势，避免由于档案人员在能力与个性上的差异而对档案管理的工作质量产生影响。制定完善的规章制度可以让档案人员明确自身的职责，认认真真的完成自己的本职工作，推动基层档案事业更好发展。

二、以制度化推进基层档案管理工作的对策

（一）建立健全的制度体系

要以制度化来推动基层档案管理工作更好发展，就需要建立一套科学合理的规章制度，并将其传达到各个基层单位，让基层单位严格按照规章制度中的要求来对单位内的管理制度进行完善。这些制度应包括以下几方面：

1.关于档案资源的制度：（1）文件材料归档的制度。该制度主要用于明确文件的归档范围以及保管期限，让档案的形成者与收集者可以有所参照，这是核心制度。（2）下属机构缴送和备案档案目录的制度。该制度主要用于监督与指导所属机构内档案资源的建设工作。（3）重大活动的档案管理相关制度及照片声像的档案管理相关制度等，主要用于管理专项的档案资源。

2.关于档案利用的制度：（1）档案统计相关制度。将档案的保管、进出以及利用等多方面情况统计起来以供档案单位全面了解和掌握，为开展科学管理提供保障。（2）借阅制度。结合档案的机密等级来确定其具体的利用范围与审批手续。（3）档案开发与利用的规章制度。该制度主要用于保障档案得以合理利用。

3.关于档案安全的制度：（1）档案的安全防范与应急处置相关制度。人防、技防以及物防是安全防范相关制度的主要方面，应急处置相关制度的使用必须以简捷为主。（2）档案的保密管理相关制度。对于的信息系统，应做好保密管理工作，防止在传输的过程中导致档案泄露。（3）档案的异地备份相关制度。对于重要的电子档案可以采取异地或异质备份的保管方式，确保重要档案的安全。（4）鉴定销毁相关制度。根据规定来建立鉴定与销毁小组，对超过保管期的部分档案进行定期鉴定，并将销毁的档案登记下来。

（二）强化配套工作，严格执行制度

1.加强制度的动态管理。各基层单位应当具有前瞻性和创新意识，在建立相关制度时保留一定的空间用于日后的修订和完善，并加以创新。在将制度落于实处的过程中，应时刻关注档案工作的环境变化与发展动态，以便及时修改和调整制度的内容。

2.建立完善的考核制度。通过考核可以全面了解规章制度的优缺点以及落实情况。建立相关制度有利于保障考核工作的规范化，考核指标的客观化。各基层单位应严格开展考核工作，不能流于形式，并建立相关档案来为考核工作提供依据。

3.严格实施问责制度。《档案违法违纪行为处分规定》中提出，对于工作中不负责任和没有严格遵守工作制度来使得档案被损毁或丢失的；对于应未建立档案的安全管理相关制度来使得档案出F安全事故的一些行为应当严厉追究责任，提高制度的约束力。

（三）做好宣传、引导与保障工作

对基层档案实施制度化管理需要得到领导的重视，发挥领导的带头作用。档案部门应定期将工作情况上报给领导，让领导全面深入的了解档案工作，消除某些领导对档案工作的偏见，充分认识到开展档案收集、整理以及保管等多项工作的积极意义，了解到开发和利用档案对促进整体工作发展的重要作用，从而对基层档案管理提高重视。

加强人才队伍的建设对推动基层档案的制度化管理具有一定的积极意义。基层单位应对档案的管理人员加强培训，让他们掌握丰富的档案管理相关知识和技能，学会对现代化的管理技术与手段进行灵活运用，从而提高他们的管理水平。基层单位还应制定严格的招聘制度，挑选出高素质的人员来为管理队伍注入新的活力。

三、结语

综上所述，对基层档案实施制度化管理是需要长期坚持的、复杂的工程。一方面，需要建立起完善的法规体系；另一方面，需要相关部门的大力配合，严格执行法律法规，认真开展管理工作，充分发挥出制度的积极作用，以促进基层档案管理工作进一步发展。

参考文献：

[1]规范化管理评估推动贵州省城建档案工作迈上新台阶[J].城建档案，2012，（04）.

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关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题

随着科学技术不断发展及档案管理信息化建设不断推进，市面上出现了各种类型的档案管理系统。一些系统在功能设计上基本相同，多采用以传统管理为导向的工作模拟，面对电子档案的急剧增加及档案管理的深入应用，现今市面上不少档案管理系统表现出了不少问题。为了适应档案管理信息化建设，满足各类型企事业单位对档案管理的需求，必须立足于业务需求、用户需求及系统需求来进行档案管理系统的功能开发设计及利用工作，力争充分发挥档案管理系统效用。

一、档案管理系统的需求分析

（一）业务需求

就目前看，各类型企事业单位日常管理基本采用现代化办公系统，如办公自动化系统、物资采购系统等，常常产生大量的电子文件。从业务角度看，面对庞大数量的电子文件，单位需要的是集中式规范化管理、确保电子文件长期保存、多途径的检索途径，只有这样采用有效利用电子文件。

（二）用户需求

用户分为普通用户、档案管理员、系统维护人员。对于普通用户来说，要求档案管理系统具有浏览、检索、借阅、下载等功能。对档案管理员来说，要求档案管理系统具有文件管理、收集，档案信息的录入、审核、验证、分类，以及相关辅助管理等功能。对系统维护人员来说，要求档案管理系统具有系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制，以及数据和用户使用维护等功能。

（三）系统需求

档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有精确性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。

二、目前档案管理系统开发设计中存在的问题

目前，市面上一些档案管理系统开发设计中表现出了这些问题。第一，对档案管理系统的业务了解不足；第二，对档案管理系统的系统需求分析不深入、不全面。系统需求分析是进行系统功能开发设计与利用的基础和条件，这是跨出成功开发设计档案管理系统的关键一步，值得引起设计者足够重视；第三，不少档案管理系统存在不完整性等问题；第四，管理系统跟踪服务、更新服务不及时。为设计一个能满足业务需求、用户需求及系统需求的档案管理系统，进行必要的需求分析是必要的，了解软件产品开发设计中的问题更是进行档案管理系统功能开发设计工作的前期工作。

三、档案管理系统功能开发设计及利用

（一）系统功能架构设计

在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。档案系统主要包括电子档案应用服务平台、业务层、存储层、配置管理层、数据层、系统安全层，其中的各个功能模块的功能都是独立的，通过对外接口实现各功能模块交互、调用，形成一个完整的档案管理系统。尤其每个功能模块都设置对外接口，从而确保系统功能的开发设计、利用、维护具有较强的灵活性。

按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。

（二）功能开发设计与利用

档案管理系统是一个操作简单、性能稳定、界面友好的自动化管理软件，其系统是复杂而强大的。基于档案管理系统的功能架构设计，下面从档案管理角度及各方需求看，这一系统应开发设计以下功能模块。

1、档案的归档与接收

文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。

2、档案的存储与备份

档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。如果是机密文件，要加密，或进行脱机保管。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。

3、档案的检索与利用

在整个档案管理过程中，档案的检索与利用是档案管理系统的终极工作目的。为便于用户查询与使用，在这一功能模块要设置灵活多变的组合查询方式，可在网上浏览与下载无查阅条件限制的电子文件等功能。

4、档案的维护性管理

进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。

（三）数据安全管理

档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保证相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。

四、结束语

档案管理系统是为用户、档案管理而服务的，所以系统架构设计及功能开发利用都要以业务需求、用户需求、系统需求为基础，通过功能需求分析指导功能模块开发利用，只有这样才能使档案管理系统的功能开发利用与需求相符合，满足各类型企事业单位的档案管理需要。当然，随着各方需求的变化及提高，档案管理系统也要与时俱进，及时更新系统内软件，提高服务能力。

参考文献

[1]欧文斯.档案馆：记忆的中心和传承者[EB/01].中国档案，2011，（4）： 59-61.

[2]Michael.俄罗斯档案文件保管中的安全问题[J].陕西档案，2011，（3）： 43-45.

[3]时荣，张伟.基于Struts2+Spring+Hibemate框架的网上评教系统的设计与实现[J].电脑知识与技术.2009，（31）.

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一、当前档案管理信息化改革的趋势

（一）信息的多样化。对于多数档案而言，往往包含多个类别，而且也关系到企业或者学校内部的关键信息，所以整体表现出复杂性，且信息内容多元化的趋势，对于企业而言，档案管理的方向不但需要分析当下企业改革的方向，同时需要注重针对一些关键数据以及材料的科学严格管控。

（二）内容的隐秘性。对于很多档案信息而言，往往涉及到企业内部的信息、员工信息或者其他关键性的信息，而这些信息也与企业将来的进步与改革息息相关，所以对于档案内容表现而言，更体现出明显的隐蔽性，即很多档案内容都是十分重要的，所以需要进行加密和屏蔽，以免关键信息泄露，导致企业蒙受不必要的损失。

（三）信息的实时性。由于信息化时代背景的影响，多数企业档案管理的信息是通过相关市场调查或者分析取得的实时信息，所以信息本身具备时效性，而且信息也会随着时间的推移发生价值的变化，即如价值的累积与发掘，所以对于档案管理信息化改革而言，应当更加重视信息的实时性，同时强化档案的信息管理。

二、当下档案管理信息化服务转变存在的问题

（一）缺乏管理关注度。对于多数档案管理者而言，主要的问题体现在对于档案资料的关注度不足，特别是无法了解管理流程的价值，而且档案管理过程中为了避免出现问题，一昧妥协，从而导致管理工作无法达到具体的效果，而且对于信息化档案数据管理缺乏精细化，这也导致很多企业与原先档案管理服务效果不佳的问题，无法发挥信息化管理的优势。

（二）缺少明确的标准。对于档案信息化管理而言，往往需要相应的管理规则与标准。特别是在当前时代背景下，档案信息化管理往往需要依赖于专业的管理软件才能实现，但是软件最终需要相应的硬件设备进行支持，而不同的企业或者学校，硬件设备也存在相应的差异性，所以需要制定统一的标准，如果档案管理设备之间存在兼容、通用等方面的差异性，很难保证档案信息资源的共享与传输，也很难保证档案信息的一致性与科学性。此外，还有一些企业或者高校在档案日常维护管理过程中，往往只是调整档案的目录信息，这也导致调用档案过程中档案目录与内容不一致，只能逐字逐句查询方能找到需要的信息，这也是档案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。数字信息化已经是档案管理的主流方向，特别是对于高校地区而言，档案信息化、无纸化管理已经逐步普及，而且在一些企业或者高校内部，也已将电脑作为档案信息化的重要工具，但是管理单纯是调用了电脑的计算与储存功能，对于电脑的分析、修改以及网络共享功能往往缺少关注，这也是因为多数档案信息改革者在管理过程中未能重视档案专用管理软件的研发，导致当下档案管理融入的数字信息化技术仅仅是一种表面现象，技术普及还需要较长的周期。

三、信息化背景下档案服务转变策略

（一）强化档案信息化管理的宣传。要保证企业或者高校内部档案管理的效果，则需要优先在其内部加大对档案管理信息化改革的宣传，而且需要根据时代特征开展。如通过宣传讲座、档案信息化管理培训等多种方式让管理人员在提升自身工作水平的同时，强化对于档案信息化管理的关注，从而保证档案信息化管理宣传深入人心。同时对于企业和高校自身，也需要落实推进档案信息化管理改革的措施，如投入更多的资金引入更多档案管理专业设备、软件等，为档案信息化管理改革奠定一定基础。

（二）强化技术改革、创新及引入。要保证档案信息化管理能够落到实处，则应当强化当代档案信息管理技术的改革、引入及创新，特别是针对性引入一些满足时代背景技术，为档案管理工作效果以及效率提升奠定基?A。而且回顾以往档案管理方法，主要是以纸张作为档案记录凭据，通过手写登记等方式进行管理，无论在管理效果以及管理速度方面都无法满足当代多数企业的发展特点，而且随着数据量的增大，档案管理往往缺少广阔的覆盖面。而当下管理改革则可以从引入大数据分析管理入手，即管理过程获取庞大的数据流，从而组建一个巨大的数据库，而分析挖掘数据库内的数据，方能获取有用的管理信息。此外，要保证档案管理与传输的效果，则可以利用网络信息平台作为媒介，实现档案信息的传输与共享，同时能够对于档案本身有误信息进行及时纠正，能够保证管理的科学性与有效性。

（三）构建科学的管理体系与标准。就目前大部分院校或者企业而言，要保证档案管理的信息化改革从而最大程度体现其服务职能，则需要对传统的档案管理体系以及标准进行界定，而通过明确的规则与管理方式，则可以保证管理流程的合理性，而且需要对于一些关键性档案进行加密管理，从而避免因为档案管理疏漏或者电脑中毒问题，而导致档案信息的泄露。此外，管理过程中还应当明确管理流程以及标准，保证管理工作能够按照规定进行，从而最大程度保证档案管理的科学性与高效性。

（四）强化多元化档案管理服务。对于档案管理工作而言，往往是属于院校或者企业本身的行政管理工作范畴，而且档案本身包含的对象并不是单一的，因而对于院校或者企业的档案信息化管理工作而言，则需要优先强化多元化的理念，而具体的管理方向可以包含以下几点：1.促进高校加快自身科研技术，从而为管理改革带来重要的意义。2.对于高校和企业而言，电子档案本身也是内部各类评估流程的关键参考，而且根据相关的档案信息或者数据开展评估，则有利于企业或者高校转变自身需求。3.保证信息的价值，对于多数档案信息而言，往往具有时效价值，而通过信息化手段，则可以实时更新档案信息，从而保证信息的实时性，同时可以及时更新档案信息，保证信息价值不会因为时间的流逝而降低，甚至失去，而且通过信息化途径获取的信息比较广阔，对于档案信息的完整化展示也将带来关键性的作用。

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水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。

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水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。