对档案管理的建议精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇对档案管理的建议，期待它们能激发您的灵感。

篇1

一、编外人员队伍壮大的原因

第一，随着技工院校规模的扩大和招生人数的逐渐上升，在编人员已经无法满足教学和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很难通过增加编制的途径为学院解决问题，因此，聘用编外人员的方法成了解决燃眉之急的最佳方案。

第二，因为学院需要不同种类的人员，编外聘用人员的组成复杂，流动性强，管理起来有一定的困难，所以对于他们的人事档案，学院大多采取自管或由当地机构保管的方式。

二、机构保管编外人员档案情况的分析

第一，新生成的档案材料不能及时归档。编外人员的具体管理在用人单位，人事档案管理却在机构，因此他们的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等材料不能及时传递给机构，给档案的完整性带来了严重问题。另一方面，用人单位与编外聘用人员之间没有人事关系，往往会忽略他们人事档案的生成。

第二，C构档案管理的基础业务薄弱。部分机构建立和健全了人事档案管理制度，但大部分没有真正落实；不少机构在档案归档、检查核对、转递、保密等管理环节缺少规范。

第三，机构缺少专职的档案管理人员。机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。

第四，机构档案室设施落后，缺少现代化管理手段。大多机构为节省资金，办公场所、设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。有的机构还停留在手工操作上，没有实现档案的信息化管理。

第五，人员流动频繁，档案转递不规范。随着时代的发展，人员思想意识不断开放，流动性日趋频繁。有些单位为了留住技术人员，对其档案的转递设置重重障碍；特别是大、中专毕业生或是辞职人员，档案无处接收；一些三资企业，以无权档案为由，拒绝接收档案；有些单位或机构在转递档案时，非常随便，甚至非常不严肃地采用由本人携带的形式，造成档案材料丢失、不全或档案遗失。

三、如何做好技工院校编外人员人事档案管理工作

第一，机构要建立科学、合理的制度。档案制作是一项非常严肃、重要的工作，机构对人事档案管理工作要深入研究，建立切合实际的规章制度，并严格执行、照章办事。

第二，实行现代化信息管理，提高档案的信息化程度。机构人事档案管理工作时要进行电子管理，建立人事档案信息系统。在查找档案信息时尽量通过电脑，不需要实际打开档案就可以查阅档案信息，既节省了时间，又保护了档案。

第三，增强服务意识，积极主动地为档案使用提供服务。人事档案信息是技工院校选用人才的重要依据，是技工院校人力资源管理工作的基础。目前，在机构众多、竞争激烈的情况下，只有端正服务态度，把工作做实、做细，才能博得流动人员和用人单位的信任，才能为技工院校推荐真正优秀的教育人才，最终自身得到发展。

第四，加强人员培训，提高人员素质。机构中管理档案的人员应当通过业务部门的专项培训，经过严格的考核，持证上岗。机构要选拔、引进高素质的档案人才，同时也应注重对现有档案人员的后续培训。通过不断转变工作人员的思想观念，不断提升机构档案管理工作的水平。

第五，形成编外人员人事档案管理的新模式。加强人员与机构的沟通、合作，形成由技工院校和机构合作管理编外用工人员档案的新模式。技工院校及时收集、整理编外人员在教育教学工作过程中产生的材料，定期送达机构。机构按档案管理制度的规定及时整理归档。这种形式既减轻了技工院校的负担，又健全了编外人员的教育教学方面的档案信息，为教育系统的人员流动提供可靠依据。

篇2

【关键词】文件档案管理  规范化  系统化  建议 

【中图分类号】G647        【文献标识码】A         【文章编号】1674-4810（2015）31-0130-02 

数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。 

目前，高校正逐步实现文件档案管理信息化，包括教务系统、财务系统、通知发文、其他各项审批手续等。这些信息是高校进行教学、科研、管理的依据，对高校本身的发展及社会的进步都具有重要价值。科学归档、合理保存重要信息关系到高校有价值的历史资料的长期保存。建立健全电子文件档案管理机制，是高校档案部门和档案工作者责无旁贷的任务。尤其是文件档案初始信息的管理，作为整个文件档案管理工作的基础和关键，必须引起相关人员的高度重视。 

高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。 

针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。 

一 建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度 

实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。 

《高等学校档案管理办法》第十六条规定，档案归档实行部门立卷，即由档案材料产生部门进行立卷。档案馆进行归档保存前，需通过数据审核，即部门用户也就是立档人进行确认，确认后才能接收、打印、归档保存。这样可以解决由于人为因素导致的电子数据与纸质档案不一致的问题。从学校层面建立信息化建设的整体规范化制度，明确各部门的职能权限，为各部门信息化业务系统的建立提供导向，最好能够提供标准化建设流程及细节要求，使各部门完成信息化建设有章可循、有据可依。因此，针对文件档案的特点，从档案的形成、收集、整理、归档、保存等各个环节明确相关部门管理规范及职责范围显得尤其重要。 

二 对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成 

传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。 

以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。 

三 坚持信息资源的全程管理和前端控制 

现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。 

四 加强相关管理人员的素质培养 

人才的选择和培养是管理体系中最为重要的环节。管理人员素质的高低将直接影响高校档案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有档案管理知识、有档案管理专业技术的人才来壮大档案管理队伍。二要定期对档案管理人员进行考核培训。培养电子文件档案管理人才，必须结合实际工作内容的需要，顺应未来发展趋势，紧密联系工作内容对不同层次人才的不同需求，因需施教，注重实效，学以致用。要重视职业道德的培养以及相关基础知识的培训。例如，财务信息、人事信息、国有资产信息等实际管理工作技能的训练，根据有关要求对文件进行数字化处理、录入、明确阅读权限，适时上传给相关领导进行审核，做好电子文件档案的管理、维护等日常工作。 

具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。 

同时，根据各部门的实际情况建立一定的激励制度可以创造良好的竞争氛围，使相关人员主动提高自身素质，确保文件档案管理工作的高效、有序进行。 

总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。 

参考文献 

[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23） 

[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8） 

[3]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].档案与建设，2015（2） 

[4]向禹.基于SOA架构的高校档案资源管理系统设计与实现[D].中南大学，2013 

篇3

主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、提高档案管理基础工作的建议

1、 结合实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

2、 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

4、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

2、分级次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分清轻重缓急

篇4

关键词：档案 科学化管理 问题 建议

高校档案是学校在从事基建、科研、人事、教学、资产、党政管理等各方面工作的原始材料，它不仅作为各项工作的查考凭证，保证了高校运行的延续性，而且能为高校管理者做出正确决策提供参考。今年来，我国高校教育事业不断发展壮大，招生规模连续数年大幅度扩充，办学指导方针由“扩规模”转为“抓质量”，在这一趋势下，高等教育学校为了提高办学质量的任务，在管理创新、基础设施建设、机构改革等方面均要实行大规模的改革。这些变化无疑会对档案管理工作提出更高的要求。在高校各职能不断深化和提升的今天，如何推进高校档案管理科学化、规范化、现代化建设是高校发展的有效保障和必然要求。

一、 高校档案管理工作存在的几点问题

1、档案工作受重视程度偏低

目前在国内高校的教师群体中，大多数认为档案管理只不过是收集、整理、保存一些已经成为历史的资料，抓好档案管理工作难以在短时期内见到成果，没什么实在意义，对档案管理工作的认知面窄；领导档案意识淡薄，对档案工作缺乏必要的关心和支持，导致教师平时也不注意收集、保存学校开展各项活动的原始资料，致使一些具有保存价值的重要档案流失；档案管理部门相比于其他行政部门、科研部门，没有经济地位、社会地位、政治地位，被认为是无足轻重、可有可无的部门。

2、 基础建设经费投入不足，管理手段落后

物质基础是完善档案管理必不可少的前提，现代化的管理工作，无论是软硬件的设备购置，还是档案信息数字化建设，都要有一定的资金支持。但目前，很多高校对档案投入经费不足，缺乏安全保存档案的专门库房，没有配备防火、防盗、防虫的必要措施，这一相对滞后的档案管理基础设施一方面致使档案建设中许多问题得不到及时的解决，另一方面也致使档案管理人员在查阅档案时，用手工查找，大大降低了工作效率，档案现代化管理举步维艰。

3、 档案管理工作体系不健全，管理模式陈旧

高校档案管理工作缺乏职责规范、系统的考核流程，在法制化管理和科学化管理方面严重滞后；档案工作人员在收集、整理档案的过程中，没有及时归档的档案意识，经常随意存放、草率处理，导致原始材料不可挽回；档案的交接手续不严密，如在档案管理人员的离职或调动工作时，未能按要求严格执行交接程序，导致了档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

4、 档案未得到充分的利用

某些高校职能部门工作手段老套单一，不充分调取利用数字化的档案信息，而依旧采用传统方法工作，耗费了大量的人力、物力。

5、档案专业人才稀缺、素质不高，工作队伍稳定性差

高校档案管理人员很大一部分属于兼职性质，没有受过专业档案管理的培训，专业技能低，职业素养不高；职称、待遇、工作时间等与其他行政部门相比偏低，致使档案管理人员不安于本职工作，很多兼职的档案管理人员更是频繁的更换，档案管理员工流失率居高不下，管理队伍不稳定，为高校档案管理的科学化、规范化增添了难度。

二、 加强高校档案工作科学化管理的建议

1、重视档案管理工作，制度发展规划，完善档案工作的制度化、规范化

高校管理者要加大档案管理工作的宣传力度，提高重视程度，在制定学校长期发展规划中，将档案工作纳入领导管理议程，做到年初有计划、年中有检查、年末有总结，同时为了避免在具体工作中出现无章可循、草率行事的情况，需健全和完善档案工作的各项制度，并且为档案部门提高一个良好的工作环境，也只有这样，才有可能将档案工作向着标准化、规范化、信息化、现代化方向推进。

2、 加大基础建设经费投入力度，推动管理信息化建设，提高管理手段

提高档案馆的硬件设备，购买专门保存档案的库房，增添防火、防盗、防有害生物的必要措施，随着信息数字化的迅猛发展，档案储存的载体也有传统的纸质转为了各种载体，如声像、图文影像等，因此，高校要配备相应的图文影像扫描设备、存储器、数码摄像机等硬件建设和规范化的档案信息系统软件设施；借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具完成高校档案管理信息数字化，真正实现高效率、高精准、低成本的档案信息化管理。

3、 规范管理工作体系，创新档案管理模式

制定高校档案管理的职责规范、系统的考核流程，可以遵循集中统一、归口管理的原则，由校级领导带头组成一个档案工作小组，各部门设立档案联络员，及时收集应归档的资料，各部门形成的档案定期移交到学校档案室集中管理，防止分散管理出现的弊端；建立健全档案管理制度，从档案的收集、整理、归档、移交、建档定级到责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化；明确规定因档案人员因失职而造成档案的流失或损坏的相关惩罚，完善档案激励机制；引进竞争机制，推行全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，开拓档案工作充满活力、创新的新局面。

4、 开发高校档案资料对实际工作的指导利用价值

高校管理者做决策时，应该参考借鉴档案资料，实现高校事业科学有序地发展，如教务管理部门依据“课时两”“学生评教成绩”等资料，准确评估新进教师的教学情况，为学校教师的合理安排提供有力依据；再如，高校扩大招生规模，可依据学生档案、基建档案，评估招生规模扩大的程度。

5、提高档案管理人员素质，推进档案管理人才队伍建设

一是通过提高现有档案工作人员的福利待遇水平，稳定人才队伍；在职称晋升工作中，加大档案管理中、高层人员的比例，可以吸引更多高学历的人才加入档案管理队伍之中；定期举办档案管理人员的交流会，分享心得，一方面提高档案管理效率，另一方面使从业人员有了工作的热情以及组织的归属感。二是引入培训计划，定期为现有的档案管理人员开展加强现代信息技术方面技能的培训，使管理队伍满足新形势的要求；另外，兴趣是最好的老师，可以引导专业技术人员学习业务技能的兴趣，从而达到事半功倍的效果，大大提高了档案工作效率。三是引进具有档案学历的毕业生，他们有专业的档案管理技能，对档案学科前沿、发展方向有敏锐的触觉，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高档案管理人员的职业道德素质，忠于祖国、爱岗敬业、讲道德、守纪律、不计较个人利益，干一行爱一行的职业情操。只有这样，才能克服困难，刻苦专研，为高校档案工作作出贡献。

总之，随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理工作已经成为衡量学校教育质量、管理水平的重要尺度，只有不断创新，加强档案管理的信息科学化、数字化、网络化、标准化建设，才能更好的为高校的建设和发展服务。

参考资料：

[1]靳婷，穆维新.现代通信交换技术，人民邮电出版社，2005.

[2]劳文微.程控交换技术与设备，电子工业出版社，2008.

[3]姚仲敏，陈国通.程控交换原理与软硬件设计，2003.

[4]高强，李峭，费礼.现代数字通信.高等教育出版社，2010.

[5]许珍花.论高校教学档案管理的创新之路[J].高教高职研究,2010,(31).

[6]莫丽彬.高校教学档案的利用现状及思考[J].学校档案建设,2010,(2).

[7]杨萍.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].社会学研究,2011,(3).

[8]吕游.对高校档案工作系统化建设的几点建议[J].信息技术,2011,(3).

[9]赵新旺.提高档案管理人员素质加强档案科学化管理[J].管理科学,2011,(3).

篇5

关键词：农业科技档案；管理现代化；对策

中图分类号：G278.5 文献标识号：A 文章编号：1001-4942（2013）08-0129-02

随着社会发展和农业科技进步，农业科技档案数量日益增多，利用要求日益提高，传统的档案工作手段和方式越来越不适应档案事业日益发展的客观需要，不可避免地面临着保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。因而，提高农业科技档案管理水平，全面实现档案管理现代化，是当前档案工作的重要课题。

1农业科技档案的特点

农业科技档案是人类在农业技术活动中自然形成的各种文字、声像、电子材料等信息资源的总称，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶，具有原始性、长期性、专业性、继承性和保密性等特点。1.1原始性

科技档案是科技人员在研究过程中形成的原始记录，是科技活动原时原地的印记，而不是事后整理出来的加工产品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2长期性

据中国农业科学院对878项农业科技成果的统计，平均研究周期为5～7年，其中获国家发明奖和国家科技进步奖的成果平均在10年以上。农业科技档案作为对科研活动的记录，其积累和收集是一个长期、系统工程。

1.3专业性

不管是自然科学还是社会科学，科研工作都是一定研究领域的深入探索和实践，其档案材料与其他综合类档案相比都具有较强的专业性，因此专业性是农业科技档案的突出特点。

1.4继承性

科学研究的一般规律就是在前人研究成果的基础上进行继承和创新，因此被赋予了继承性的特点。古往今来，科技档案就是在继承与创新之间，从时间上到空间上传播着科技进步的信息。

1.5保密性

科技档案作为科研活动的真实记录，是维护知识产权的有力凭证，在处理知识产权纠纷中具有无可替代的法律效力。因此，科技档案在开发使用过程中必须要处理好合理开发与适度保密的关系。

2农业科技档案管理中存在的问题

2.1基础设施简陋

由于对档案工作的重视程度不高，资金投入不足，目前多数科研单位的档案现代化设施配置不齐全，档案室库房简陋，防光、防火、防尘、防潮、防盗、防霉、防虫、防有害气体的条件差，严重影响了档案的使用寿命和后续开发利用。尤其是市级科研单位计算机配备不足、缺乏现代化档案管理条件的问题更加突出。

2.2管理人员队伍素质有待提升

大多数农业科研单位还未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，科研单位的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。

2.3科技档案材料收集困难

由于农业科研项目研究时间一般较长，在科研过程中会形成大量不同载体的档案材料，档案材料的流失现象时有发生。同时，科研人员存在重申报、轻建档，重成果、轻积累等问题，只重视项目申报、科技成果鉴定和报奖阶段的档案收集和管理，轻视科研准备阶段、研究试验阶段、推广应用阶段的档案保存，导致科研材料归档不全或核心材料缺失。

2.4管理技术落后，检索效率低

目前，农业科研资料大多数以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档案管理手段还停留在传统的手工操作模式，收集归档的材料只限于纸质文档上，检索方法单一、速度慢、准确率低，满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。同时，档案部门与研究室、科研人员接触少，专业知识不足，一定程度上也阻碍了科技档案的有效利用。

3加快科技档案管理现代化的对策建议

科技档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。当前，科技档案种类不仅有纸质资料、电子文档，还有图片、音像资料和多媒体资料等，载体形式日趋多样化，使得档案信息管理更为复杂，迫切需要实现档案管理现代化，减轻档案保存压力，提高档案利用效率。

3.1实现档案管理技术现代化

信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力，目前越来越多的科研单位利用计算机承担着科技档案的查询检索、辅助立卷、编制目录、数据统计等各项业务。但是由于软件、人员素质等方面的原因，目前科技档案的计算机管理还不尽如人意。下一步要通过数字化、网络化技术手段，建设各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，加强档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

3.2实现科研文档一体化管理

文档一体化是从文件管理与档案管理出发，实现文件从形成到归档的全过程控制和管理。科技档案管理工作实现文档一体化，要求在科研项目的设计阶段就要树立档案管理意识，确保将试验过程中的各类数据和记录都能认真保存起来。同时，建立档案管理参与制度，每一个研究室都要配备专门的档案收集整理人员，负责科研项目全过程的材料归档工作，待项目完成后提交专门的档案管理部门管理。加强档案管理的标准化建设，完善各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案规范管理和高效利用。

3.3实现档案管理人员专业化

随着档案信息化的发展，科技档案管理要迎接信息革命的挑战，最根本的是要提高档案管理人员的素质。一方面要通过举办各种培训班、研讨会等形式，大力加强在职人员的岗位培训，以提高在职人员的整体水平；另一方面还要引进和培养一批专业人才，使科技档案管理人员不仅具备相应学科专业知识和档案管理知识，而且要掌握计算机现代化管理知识，成为一专多能的“复合型”管理人才。

3.4实现档案管理资金支持稳定化

目前，资金投入不足已成为制约科技档案现代化管理的重要因素，要实现档案资源的科学管理和有效利用，必须加大对档案管理的稳定投入。加强档案库房建设、计算机配备等基础设施建设和档案管理系统研发的资金支持，将档案现代化管理纳入科研单位的工作计划，建立稳定支持档案工作的机制，定期听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题。

3.5实现档案资源“管用并重”

实现农业科技档案管理现代化，要着力改变“重管轻用”的传统管理模式，针对农业科研工作中提出的各种相关问题，通过编制检索工具、编写各种科技档案资料汇编、开展定期服务等多种方式，开放档案资源，同时建立科技档案展览室，对科技成果、知名学者专家的业务档案、有影响的论著等进行展览，促进科技成果及相关资料实现共享共用。

参考文献：

[1]王传宇. 科技档案管理学[M]. 北京：中国人民大学出版社，1998，38.

[2]刘咏红，黄友洪，文帅，等. 农业科研管理中存在的问题及其解决对策[J]. 湖南农业科学，2012，9：141-143.

[3]杨联会，贾立杰. 农业科研单位科技档案管理面临的问题和对策[J]. 兰台内外，2006，1：34-35.