建设单位档案管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇建设单位档案管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

参考文献：

篇2

[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析

中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02

档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。

一. 档案管理必要性研究

档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。

二. 建设单位工程档案管理现状分析

（一） 档案管理体制缺乏完善

建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。

（二） 档案管理方法明显落后

部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。

（三） 档案管理缺乏重视

企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。

（四） 档案管理人员素质水平低下

档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。

三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施

（一） 充分应用激励机制

公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。

（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性

为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。

（三） 以绩效管理促档案管理

绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。

档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。

四. 结束语

档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。

参考文献

[1] 王晓玲，略论单位建设工程档案管理[J].经济研究导刊，2010，14（12）：181-182+193.

[2] 卜凡坤，侯仰增，陈凯.浅谈项目建设单位如何做好工程档案管理工作[J].水利建设与管理，2010，05（23）：8-9.

[3] 冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案，2012，S1（33）：37-38+46.

[4] 折巧玲.研究建设工程档案管理的创新策略[J].办公室业务，2012，15（15）：44+46.

[5] 陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03（56）：28-29.

[6] 李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013，02（28）：72-74.

篇3

关键词：建设单位档案管理网络化

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

参考文献：

篇4

【关键词】项目建设；档案；管理工作

高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面相当广泛的系统工程。项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终，是该系统工程中重要的一环。

项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程，它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面。作为项目建设业主单位，对档案管理工作的各个环节，责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任，必须自始至终予以高度重视。

本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会，谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作。

一、加强领导，精心组织，建立高效的档案管理工作体系

档案管理工作必须领导重视，全员参与，尽早建立完善的档案管理体系。

公司领导十分重视档案管理工作，始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分，统筹规划，规范管理。为确保内业资料的质量，项目从筹建开始，公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作。各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制。明确参建各方在档案管理方面的责任，要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作，监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量。只有领导重视，层层落实，才能使项目档案工作取得较好的成绩。

另一方面，我们依靠上级主管部门或行业管理单位，在他们的指导下积极开展工作。就档案管理工作中出现的问题，我们及时向上级单位的档案管理部门反映，他们多次派员深入现场了解情况，并给予及时指导和支持。实践证明，领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证。

二、档案管理工作必须与项目建设同步进行

档案管理工作必须与项目建设同步进行，这是档案管理工作的基本要求。

由于历史的原因，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长，这给项目档案管理工作带来了较大的困难。管理单位和人员更换频繁，许多前期产生的资料收集起来相当困难。为此，公司专门抽调人手，花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料，较好地保存了早期文件，这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础。

此外，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多，而且，管理模式不同，建设期限也不同，这给项目档案管理工作也造成了一定的困难。中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行。江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作，但开工迟于中江高速公路一年多。为此，我们根据项目特点，分别建立了各自的档案管理体系。在中江高速公路项目建设中，我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作，以合同和有关法规为依据，以各项管理制度为手段，加强协调管理。在江鹤高速公路的项目建设中，我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系，对档案管理工作的每个环节均予以高度重视，对发现的问题及时处理。由于主观重视，措施得当，基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行。

三、统一标准，规范做法，严格要求，确保档案的内、外在质量

1、加强业务培训，提高档案管理人员素质

为了提高档案管理人员业务素质，公司加强了档案业务培训工作。我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训。我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流，使全线档案管理人员业务能力不断提高。

2、及时制定标准，规范做法，确保内业资料的质量

项目建设初期，公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件，并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况，规范了文件格式、题名、编号等，明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求，健全了本项目内业资料的质量保证体系，为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础。

3、高度重视资料的及时收集工作

项目建设过程中，如果不及时收集各种内、外业资料，将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难。为此，各施工单位应在平时及时整理好质检资料，建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作。该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一，过程当中应加强协调、检查工作。

4、坚持定期检查，发现问题及时整改

为了做好档案管理工作，公司非常重视内业资料的检查和整改。除了坚持月度检查外，还会同总监办、总承包单位不定期进行检查，发现问题及时指出并帮助施工单位整改，把问题消除在萌芽状态。对施工单位提交的竣工资料，我司及时指定技术人员进行审查把关，确保施工文件齐全、规范。

5、配备完善的档案管理设施，实施电子化管理

四、档案管理工作中必须重视的几个环节

1、设计单位必须同步提供电子版设计文件

根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求，高速公路建设项目的竣工文件划分为类，即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等。

其中，竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环，它是项目建设的真实反映，是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具。竣工图编制工作的总体要求是真实、准确，如实反映设计变更情况，与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备，依据充足；图纸质量必须规格统一，图面整洁，字迹线条清晰、耐久，标注位置合理。

在竣工图编制工作开展前，能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件，就成为做好这项工作的关键。

为此，在项目设计合同洽谈中，项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件，这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作，同时，也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础。

2、应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付

前已述及，中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主不与各施工标段直接签署施工合同，项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行。总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷，在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响，也影响了档案管理工作的进展。具体表现为，个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷，就以内业资料相要挟，拒不上交给业主，影响了整个档案验收工作的及时进行，这是今后值得注意的地方。为此，我们认为，在有关施工合同中，应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位，与该标段的计量支付工作联系起来。对拒不提交资料者，应果断地暂停其计量支付工作。只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集，才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进。

【参考文献】

篇5

关键词：建设工程档案；收集；整理

一、建设工程档案及管理

笔者认为，建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发，确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理，是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之，建设工程档案的管理是一个系统工程，它始于工程项目的提出，伴随工程有关建设进程，终于档案法定保存期限截止，并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门，涉及人员及档案材料众多，一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料，因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案，具有复杂性。收集、整理和保管好建设工程档案，做好建设工程档案的查阅服务，具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体，建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录，是研究建设工程历史文明的基础材料。同时，档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料，对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集，就是档案馆根据各种线索，到社会上找寻、征集有关的档案资料。从建设工程档案视角来看，其档案管理部门众多，既涉及土地管理部门，建设审批管理部门，环保消防等部门，也涉及业主、建筑单位等，因而就每个单位的档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多，主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此，一般的建设项目，其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理，只有一些对于国家具有重大意义的建设项目，才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。

建设工程档案收集是档案管理的第一步，是基础环节，具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提 。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的，往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施，因而相关文件也往往在这些部门保存，一般很少同时向档案部门提交。因此，档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。单位建设工程档案收集应当注意以下问题：

第一，应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多，从项目的酝酿提出就会产生动议性文件，之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等，这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此，其收集范围广泛，并不以是否为本单位制作文件为限，即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限，电子文件亦是建设工程的历史记录，自应收集。

第二，应当注意归档时限，及时归档。档案是对事件的真实历史记录，收集时间距离档案文件产生的时间越长，越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此，国家对各类档案的归档时限都有严格要求，特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档，亦应依法在规定时限内归档。

第三，建立单位内部建设档案归档程序。单位应当通过制定建设工程档案归档程序，明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度，并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任，以保证建设工程档案的顺利收集。

第四，档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设，档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员，了解工程进度和工程基本情况，做到心中有数，在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案，这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五，建设工程档案收集应当有所侧重。建设工程档案在收集时应当有所甄别，对于工程决策、审批资料，工程设计图纸，施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全，对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容，是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同，各部门移交的文件材料不规范，或者不齐全，因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此，单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题，单位档案管理人员应当根据工程与单位实际，采取灵活的归档与整理策略和规则，不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理，虽然难以定法对待，但仍有条理可循。

第一，以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。单位存在不同建设工程的，其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序，而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确，一般不存在模糊问题，而批准日期则因工程批准部门较多，日期一般不统一。难以确定以哪一批文日期为准，容易形成标准不统一的问题。同时，有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致，因而也难以作为归档整理标准。

第二，同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别，为了便于定期销毁短期与长期档案，永久保存部分重要档案资料，对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三，同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序，便于日后的档案查找。

第四，以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多，为便于查找，需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅，难以与数字档案馆建设目标相衔接，故此，应以文档主要事项为题录，如某某项目可行性报告等。

总之，单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作，应当以高度的责任心认真对待，科学整理，既要考虑工作效率，又要考虑档案在将来的查阅和销毁，不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施，主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言，纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件，如照片和声像资料，则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠，但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料，可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真，加之经常性的复制，导致资料清晰度下降，保管成本高。

因此，对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料，应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件，可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像，然后加以保存，同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料，则可以通过数字技术保存为数字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是，在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时，应加注说明性题名，并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等

基本资料，以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要，或因学习建筑设计，均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此，做好档案的利用服务，是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一，利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件，档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案，档案亦有密级之别，故此，哪些档案可以查阅，哪些不能查阅，哪些机构或人员可以查阅，均需要依法进行。

第二，单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用，特别是档案，应当严格按照法律规定的程序，通过申请、核准、查阅等基本程序，而且查阅地点、方法等均须符合规定。