建设单位档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇建设单位档案管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

参考文献：

篇2

[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析

中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02

档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。

一. 档案管理必要性研究

档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。

二. 建设单位工程档案管理现状分析

（一） 档案管理体制缺乏完善

建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。

（二） 档案管理方法明显落后

部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。

（三） 档案管理缺乏重视

企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。

（四） 档案管理人员素质水平低下

档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。

三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施

（一） 充分应用激励机制

公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。

（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性

为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。

（三） 以绩效管理促档案管理

绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。

档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。

四. 结束语

档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。

参考文献

[1] 王晓玲，略论单位建设工程档案管理[J].经济研究导刊，2010，14（12）：181-182+193.

[2] 卜凡坤，侯仰增，陈凯.浅谈项目建设单位如何做好工程档案管理工作[J].水利建设与管理，2010，05（23）：8-9.

[3] 冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案，2012，S1（33）：37-38+46.

[4] 折巧玲.研究建设工程档案管理的创新策略[J].办公室业务，2012，15（15）：44+46.

[5] 陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03（56）：28-29.

[6] 李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013，02（28）：72-74.

篇3

关键词：建设单位档案管理网络化

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

参考文献：

篇4

【关键词】项目建设；档案；管理工作

高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面相当广泛的系统工程。项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终，是该系统工程中重要的一环。

项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程，它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面。作为项目建设业主单位，对档案管理工作的各个环节，责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任，必须自始至终予以高度重视。

本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会，谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作。

一、加强领导，精心组织，建立高效的档案管理工作体系

档案管理工作必须领导重视，全员参与，尽早建立完善的档案管理体系。

公司领导十分重视档案管理工作，始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分，统筹规划，规范管理。为确保内业资料的质量，项目从筹建开始，公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作。各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制。明确参建各方在档案管理方面的责任，要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作，监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量。只有领导重视，层层落实，才能使项目档案工作取得较好的成绩。

另一方面，我们依靠上级主管部门或行业管理单位，在他们的指导下积极开展工作。就档案管理工作中出现的问题，我们及时向上级单位的档案管理部门反映，他们多次派员深入现场了解情况，并给予及时指导和支持。实践证明，领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证。

二、档案管理工作必须与项目建设同步进行

档案管理工作必须与项目建设同步进行，这是档案管理工作的基本要求。

由于历史的原因，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长，这给项目档案管理工作带来了较大的困难。管理单位和人员更换频繁，许多前期产生的资料收集起来相当困难。为此，公司专门抽调人手，花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料，较好地保存了早期文件，这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础。

此外，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多，而且，管理模式不同，建设期限也不同，这给项目档案管理工作也造成了一定的困难。中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行。江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作，但开工迟于中江高速公路一年多。为此，我们根据项目特点，分别建立了各自的档案管理体系。在中江高速公路项目建设中，我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作，以合同和有关法规为依据，以各项管理制度为手段，加强协调管理。在江鹤高速公路的项目建设中，我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系，对档案管理工作的每个环节均予以高度重视，对发现的问题及时处理。由于主观重视，措施得当，基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行。

三、统一标准，规范做法，严格要求，确保档案的内、外在质量

1、加强业务培训，提高档案管理人员素质

为了提高档案管理人员业务素质，公司加强了档案业务培训工作。我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训。我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流，使全线档案管理人员业务能力不断提高。

2、及时制定标准，规范做法，确保内业资料的质量

项目建设初期，公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件，并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况，规范了文件格式、题名、编号等，明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求，健全了本项目内业资料的质量保证体系，为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础。

3、高度重视资料的及时收集工作

项目建设过程中，如果不及时收集各种内、外业资料，将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难。为此，各施工单位应在平时及时整理好质检资料，建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作。该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一，过程当中应加强协调、检查工作。

4、坚持定期检查，发现问题及时整改

为了做好档案管理工作，公司非常重视内业资料的检查和整改。除了坚持月度检查外，还会同总监办、总承包单位不定期进行检查，发现问题及时指出并帮助施工单位整改，把问题消除在萌芽状态。对施工单位提交的竣工资料，我司及时指定技术人员进行审查把关，确保施工文件齐全、规范。

5、配备完善的档案管理设施，实施电子化管理

四、档案管理工作中必须重视的几个环节

1、设计单位必须同步提供电子版设计文件

根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求，高速公路建设项目的竣工文件划分为类，即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等。

其中，竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环，它是项目建设的真实反映，是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具。竣工图编制工作的总体要求是真实、准确，如实反映设计变更情况，与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备，依据充足；图纸质量必须规格统一，图面整洁，字迹线条清晰、耐久，标注位置合理。

在竣工图编制工作开展前，能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件，就成为做好这项工作的关键。

为此，在项目设计合同洽谈中，项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件，这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作，同时，也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础。

2、应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付

前已述及，中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主不与各施工标段直接签署施工合同，项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行。总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷，在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响，也影响了档案管理工作的进展。具体表现为，个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷，就以内业资料相要挟，拒不上交给业主，影响了整个档案验收工作的及时进行，这是今后值得注意的地方。为此，我们认为，在有关施工合同中，应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位，与该标段的计量支付工作联系起来。对拒不提交资料者，应果断地暂停其计量支付工作。只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集，才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进。

【参考文献】

篇5

关键词：建设工程档案；收集；整理

一、建设工程档案及管理

笔者认为，建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发，确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理，是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之，建设工程档案的管理是一个系统工程，它始于工程项目的提出，伴随工程有关建设进程，终于档案法定保存期限截止，并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门，涉及人员及档案材料众多，一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料，因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案，具有复杂性。收集、整理和保管好建设工程档案，做好建设工程档案的查阅服务，具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体，建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录，是研究建设工程历史文明的基础材料。同时，档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料，对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集，就是档案馆根据各种线索，到社会上找寻、征集有关的档案资料。从建设工程档案视角来看，其档案管理部门众多，既涉及土地管理部门，建设审批管理部门，环保消防等部门，也涉及业主、建筑单位等，因而就每个单位的档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多，主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此，一般的建设项目，其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理，只有一些对于国家具有重大意义的建设项目，才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。

建设工程档案收集是档案管理的第一步，是基础环节，具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提 。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的，往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施，因而相关文件也往往在这些部门保存，一般很少同时向档案部门提交。因此，档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。单位建设工程档案收集应当注意以下问题：

第一，应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多，从项目的酝酿提出就会产生动议性文件，之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等，这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此，其收集范围广泛，并不以是否为本单位制作文件为限，即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限，电子文件亦是建设工程的历史记录，自应收集。

第二，应当注意归档时限，及时归档。档案是对事件的真实历史记录，收集时间距离档案文件产生的时间越长，越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此，国家对各类档案的归档时限都有严格要求，特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档，亦应依法在规定时限内归档。

第三，建立单位内部建设档案归档程序。单位应当通过制定建设工程档案归档程序，明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度，并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任，以保证建设工程档案的顺利收集。

第四，档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设，档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员，了解工程进度和工程基本情况，做到心中有数，在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案，这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五，建设工程档案收集应当有所侧重。建设工程档案在收集时应当有所甄别，对于工程决策、审批资料，工程设计图纸，施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全，对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容，是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同，各部门移交的文件材料不规范，或者不齐全，因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此，单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题，单位档案管理人员应当根据工程与单位实际，采取灵活的归档与整理策略和规则，不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理，虽然难以定法对待，但仍有条理可循。

第一，以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。单位存在不同建设工程的，其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序，而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确，一般不存在模糊问题，而批准日期则因工程批准部门较多，日期一般不统一。难以确定以哪一批文日期为准，容易形成标准不统一的问题。同时，有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致，因而也难以作为归档整理标准。

第二，同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别，为了便于定期销毁短期与长期档案，永久保存部分重要档案资料，对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三，同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序，便于日后的档案查找。

第四，以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多，为便于查找，需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅，难以与数字档案馆建设目标相衔接，故此，应以文档主要事项为题录，如某某项目可行性报告等。

总之，单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作，应当以高度的责任心认真对待，科学整理，既要考虑工作效率，又要考虑档案在将来的查阅和销毁，不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施，主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言，纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件，如照片和声像资料，则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠，但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料，可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真，加之经常性的复制，导致资料清晰度下降，保管成本高。

因此，对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料，应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件，可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像，然后加以保存，同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料，则可以通过数字技术保存为数字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是，在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时，应加注说明性题名，并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等

基本资料，以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要，或因学习建筑设计，均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此，做好档案的利用服务，是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一，利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件，档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案，档案亦有密级之别，故此，哪些档案可以查阅，哪些不能查阅，哪些机构或人员可以查阅，均需要依法进行。

第二，单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用，特别是档案，应当严格按照法律规定的程序，通过申请、核准、查阅等基本程序，而且查阅地点、方法等均须符合规定。

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关键词：事业单位；档案信息化；保密工作

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它是再现历史真实原貌的文献资料。随着现代科技进步，以计算机及网络技术为载体的信息化建设已经渗透到各个领域并正在拓展着我们传统的工作、学习和生活方式，档案信息化建设就是这一过程中产生的新领域。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设将当今的计算机及网络技术应用到档案管理工作中，使其部分取代传统的档案收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、档案编辑和研究、档案提供利用等操作环节，使原来依靠档案管理人员手工操作完成的工作由计算机等信息化设备手段完成。可以说事业单位档案管理工作将进入信息化管理时代新纪元。

1 目前事业单位档案管理中存在的问题

目前事业单位在档案管理方面的工作普遍存在一些问题。首先专职档案管理人员数量不足，有些人员既要负责档案管理工作又要负责其他日常事务，且档案管理岗前培训，定期业务学习需要占用一定工作时间，这容易出现培训内容不足，培训时间不达标等情况，造成档案管理人员业务水平参差不齐。其次，部分档案管理者缺乏统一认识，工作内容流于形式，思想上较为被动，认为只要档案材料不丢失、不损毁、不泄密就行，对收集来的材料没有经过认真辨识，或将不符合档案内容要求的材料装入档案盒。这种情况不利于维护认识档案的严肃性与真实性，往往在需要查看档案以便了解个人履历、办理手续时因档案收集、整理、归档、装订不及时出现资料衔接不上或部分重要证明文件遗失，给个人甚至集体造成损失。再次，事业单位档案管理制度是制约档案管理工作内容的有效机制。但有些单位档案管理制度不规范、不健全，这就大大降低了档案所具有的利用价值和真实性，或者有些单位虽然有一些管理方面的制度，管理人员却在工作环节上疏于执行，停留于表面现象，没有让制度发挥实际作用，如：案卷标题、序号编目不够规范，案卷整理不系统，目录内容与实际案卷资料不符，甚至一些案卷都没有卷内目录。最后，现行的档案检索效率偏低。当前大多数事业单位还是手工检索案卷材料，人为操作必然存在信息误差，这不仅不利于优化管理人员队伍，也降低了档案使用率。以上这些情况也不利于事业单位档案信息化建设及维护工作。

2 事业单位进行档案管理信息化建设内容及方法

传统档案通常以纸张作为媒介，记录下当时发生的事件。由于纸质档案需要占用大量空间，通常需要一间或几间档案室储存档案资料。而且纸质容易受环境因素影响，温度、湿度、光照、有害气体都会影响纸质档案的使用寿命，一旦损坏很难恢复原状，这给档案的完整性带来较大威胁。其次，一般来说纸质档案形成后没有备份文件，且借阅、查找、使用较为费时费力，从而降低了人事档案利用效率。在信息化的社会环境背景下，信息化建设的诸多优点将为传统档案管理带来变革性的影响。

在事业单位档案信息化管理与传统档案管理模式结合过程中，我们可以将档案信息进行数字化编辑，利用数据库技术，数据压缩以及扫描技术将历史形成的纸质、声像文件进行系统分类建立档案信息库。其次，事业单位信息化建设也包括进行档案网站建设编辑，档案网站是档案管理机构在公共服务平台上建立的站点，提供相关档案信息服务，同时可作为档案信息化建设的交流平台和宣传窗口。再次，数字档案馆建设也是事业单位档案信息化建设的一个重要内容。

在事业单位档案信息化建设中，第一步，应正确认识什么是事业单位档案信息化，强化信息意识。但是相对而言，目前多数管理人员没有正确把握档案信息化工作的重要性和发展趋势，或以经费不足、人手不够等原因推迟甚至搁置档案信息化的建设，从而阻碍档案信息化建设进程。第二步，档案管理者应该加快档案管理的硬件建设，计算机、数字存储设备、数据库、网络等是建立信息化管理必备的硬件条件，需要给予较大力度的政策与资金支持。第三步，应对档案管理人员就计算机辅助档案管理、电子文件归档与保存、数字化建设、网络建设、安全管理、数字化档案资源长期保存等内容进行系统培训，使相关人员更好掌握相关技术，让档案信息化建设更好地服务于事业单位的各项生产活动。

在上述档案信息化建设过程中，保密工作应被予以特别强调重视。档案的信息化建设是一把“双刃剑”，随着计算机和网络技术日趋成熟和广泛应用，档案的保密工作成为每一位档案管理人员所面临的新的课题。如何档案信息化建设过程中做好保密工作呢？首先，要加大档案保密工作宣传力度，让使用者明确法律责任与违法行为界限等，通过对相关法律法规的深入学习，强化保密意识，增强全员的保密法制观念。其次，改善档案信息化建设的软硬件条件。传统的档案管理工作只需考虑加强档案资料存放场所的自然条件，但是在档案信息化建设环境下所利用的服务器、存储媒介、软件以及网络等都应具备很高的安全防范措施。档案的存储和利用是由计算机和网络完成的，而这些系统是由许多部分组成，每个小的失误都会造成不可挽回的损失，如录入错误、密级不清、误删操作、突然地断电等。

不仅如此，还要防范计算机病毒和黑客入侵档案保密系统，造成数据库被盗损坏。针对这些可能发生的情况，我们在档案信息化建设进程中必须积极采取防范措施。第一、为应付电子档案文件、数据丢失或损坏等可能出现的意外情况，应将存储设备中的数据复制到磁带等大容量存储设备中进行备份，备份方式有：定期磁带备份数据、远程磁带库、光盘库备份、远程数据库备份等；第二、运用“防火墙”技术，电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制；第三、网络入侵检测系统，它是一种对网络传输进行即时监视，在发现可疑传输时发出警报或者采取主动反应措施的网络安全设备。第四，在存放电子档案场所内加装监控系统，可有效的防止无关人员进入场所，也可监督档案管理人员日常的档案保管工作。

在档案信息化保密管理系统中，应实行控制源头、集中管理、分级负责、突出重点、协调促进的原则。承担档案信息化系统工程建设的系统集成、综合布线、软件开发、服务咨询及工程监理等单位，必须通过档案行政管理部门和保密工作部门的保密审查，档案信息化系统工程建设的保密管理实行审核备案制度。而且，档案信息化建设单位的保密管理人员应经过严格审查，并保持相对稳定。档案行政管理部门和保密工作部门应定期组织有关培训和考核。

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随着经济体制的改革，我国事业单位所容纳的档案数量越来越多，为了减轻档案管理员的工作负担，提高档案管理的质量和效率，事业档案管理信息化建设势在必行，而且已经成为目前事业单位档案管理工作的重点。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势，只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。

1事业单位档案管理信息化的优势

1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存，随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏，使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁，不利于长久的保存，而且其存储流程相当繁琐，会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后，不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中，而且还可以对档案进行备份，大大地提高工件的效率，保证档案的完整性和安全性。

1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂，需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全，不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了查询速度，而且可以保障原有档案资料不被损坏，不会对档案和档案环境造成任何影响，而且使档案查询不受时间和地点的约束，随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息，使档案的查询和使用更具优势。

2事业单位档案管理信息化建设中的影响因素

事业单位档案管理信息化建设的内容主要有档案信息化管理平台建设、档案管理科学规划和档案内容的数字化处理。在实际的工作中，还存在很多因素严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，主要影响因素如下：

2.1事业单位档案管理信息化平台系统的更新不及时目前，我国大多数事业单位都已经建立了员工档案信息系统，但由于领导和工作人员对档案管理信息化工作的重视程度不够，使事业单位档案管理信息化平台系统得不到及时的更新，从而影响了档案管理工作的效率，阻碍了事业单位人才优化管理工作的实施。

2.2事业单位档案管理信息化平台系统的使用率不高事业单位虽然都建立了档案管理信息平台系统，但其利用率并不高，使其并不能充分地发挥自己的优势，并没有起到降低成本、减少员工工作量，提高工作效率、提高档案资料查询效率的作用。

2.3档案管理工作人员的素质有待提高由于事业档案管理部门还存在很多员工其从专业技能水平、信息技术水平等方面都没有达到一定的标准，有些员工甚至缺乏职业道德素养，不仅严重影响了档案服务水平，也影响了事业单位档案管理信息化建设的推进。

3事业单位档案管理信息化的对策

3.1强化信息化管理理念，加大管理队伍建设力度要想加快事业单位档案管理信息化建设的步伐，需要从树立和强化信息化管理理念着手，从根本上强化管理部门领导和员工的信息意识，提高其对档案信息化管理的重视度。另外，为了保证档案管理信息化的顺利实施，还需要有关部门定期组织档案管理工作人员进行学习和培养，不断提高管理人员的计算机技术、相关专业管理技术以及职业素养，不断提高管理队伍的整体素质。事业单位还需要不断完善档案管理工作人员考核制度，可以通过引进有效的激励机制激发员工的工作热情，以不断提高档案资料的利用率和档案管理工作的效率。

3.2加速档案管理硬件建设事业单位档案管理信息系统的建设需要一定的硬件基础，所以需要相关部门给予足够的资金支持，以保证档案信息化建设的顺利实施。引进先进的设备可以提高储存量和系统的运行速度，这样可以保证事业单位档案管理工作的顺利展开，要注意选择性能稳定的设备以保障档案资料的安全性，档案管理信息建设中还要通过不断地扩充档案资料使档案信息得以不断的充实和完善，使其能够为决策部门提供及时、准确、可靠的文字依据。

3.3加强事业单位档案管理信息化中的软件开发除了保证硬件设施达标外，还需要提高事业单位档案管理部门的网络意识，并将档案信息系统的网络升级纳入到档案管理工作之中。有关部门要加大对档案管理信息化的软件投入力度，给予足够的技术和资金支持，并不断完善软件升级换代工作，以保证事业单位档案管理信息化的稳步发展，使其能够提供更优势、快捷的服务。

3.4制定科学、具体的总体规划在建设事业单位档案管理信息系统时要注重其可扩展性，使档案信息系统具有更广阔的发展空间，根据事业单位的实际情况制定科学、合理、具体的档案管理信息总体规划和发展措施，建立一个实用的档案信息网络系统，能够为档案管理人员提供完善的电子档案整理、网络查询、浏览和下载等服务，使其成为符合事业单位发展、社会经济发展的网络管理模式。另外，还要注重对档案信息系统进行不断的更新，只有这样才能为事业单位发展提供更可靠的技术保障。

3.5不断完善档案管理制度科学、规范、合理的档案管理制度为档案管理信息化建设提供有力的依据和保障。事业单位要根据自身档案管理实际情况制定更详细、具体、规范、科学的档案管理规章制度，并将档案管理信息化建设纳入到员工奖励、职称评定之中，并对工作中的失误实行责任追究，这样更能调动员工工作的积极性，以加速档案管理信息化的进程，保证档案管理信息化工作的顺利实施。

事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，同时它对于社会发展和科技进步也起到不可忽视的促进作用，同时也能够为优化事业单位人才结构提供可靠的依据。要结合事业单位自身的实际情况，制定出切实可行的规划方案，保证对事业单位档案实行科学、合理、规范、有效的管理，以促进事业单位档案管理工作的顺利展开。

参考文献：

[1]杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理,2011.

[2]张丽鸥.事业单位档案管理信息化建设[J].信息技术,2014.

[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014.

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所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

2制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

3建立起一个实用的档案信息网站

档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。

4逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应，相互补充。

5档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

6档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求

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关键词：事业单位；档案；管理

事业单位档案的信息化管理离不开信息技术与手段的发展。伴随着我国的改革开放，我国的各项事业都得到了前所未有的进步，尤其是一些起步较晚的行业，乘着改革开放的东风，踏上了高速发展的道路。在电子信息技术发展的过程当中，国家的重视程度也在不断的增加，并将信息技术运用到各个行业当中。事业单位的档案管理便是其中之一，随着信息技术的增加，档案管理工作的效率也在不断的增加，但是，这其中仍然存在着不少问题，本文就针对这几方面进行研究。

1事业单位档案管理信息化优势及存在的问题

1.1事业单位档案管理信息化优势。一个新事物的出现必然尤其自身的优势，才能逐渐的取代旧事物。信息技术管理手段也不例外，相比较于传统的管理方式，档案信息化管理在储存上更加的便利。传统的档案信息以纸质信息为主，在保存的过程当中需要十分的注意，否则可能会造成档案信息受损，使得档案管理工作出现失误。另外，传统的档案信息的载体为纸张，随着事业单位人员的更迭与增加，档案信息的增多，纸质信息的数量也在不断的增加，信息变得繁杂，在进行调度使用的时候十分困难。纸质信息对于环境的要求较高，需要防潮防热的优良环境才可以储存。这些都是传统的档案管理的缺陷所在，但是，随着信息技术的发展，档案信息化管理可以避免这些缺陷，突破了环境的限制，只要没有磁场干扰，都可以进行档案信息的管理与储存。并且，与传统的档案管理相比，通过信息化的手段能够使得档案的查阅与调动更加合理，更加明确。并且在查阅的过程当中不会缩短档案的使用寿命。而传统的纸张随着翻阅次数的增多耐久度会逐渐的下降，使得档案信息受损。这些都是事业单位档案管理信息化的优势所在。

1.2对档案工作的重视程度不足。虽然信息化的档案管理具备如此之多的优点，但是，在发展的过程当中，也有一些因素在制约着它的发展。虽然我国的信息化进程较快，电子信息技术在高速的发展，但相比较于欧美等发达国家，我国的信息化水平较低是不争的事实。因此，一些单位对于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵触情绪。并且，某些单位对于自身的档案管理工作的重视程度不足。随着竞争的日益激烈，事业单位往往更加注重自身的发展状况，对于一些内部的信息重视程度不足，尤其是与事业单位人员相关的档案管理当中，投入的力量更加稀少。必然会导致事业单位内部的档案管理系统不健全，在这种不健全的体系上，难以将档案管理信息化进行有效的推广，进一步阻碍事业单位档案信息化的发展。因此，如何加强事业单位的重视程度，健全事业单位的档案管理体系成为当前诸多工作人员研究的重点所在。

1.3档案管理信息化建设存在弊端。之前提到我国的信息化发展速度虽然很快，但是，发展的时间仍然较短。这种短时间发展的缺陷便是人们对其的重视程度不足。一些事业单位不愿意进行档案管理方式的改革，依旧采用传统的档案管理手段与模式，既依旧采用纸质档案信息的管理手段。虽然这种手段在长期的采用过程当中自有一套模式，并被诸多的工作人员所熟知，但是，这也难以掩盖它效率低下，信息容易缺失等缺陷。并且，随着时代的发展，档案的信息化管理是大势所趋，如果不勇于改变，必然会导致日后的信息化工作更加难以有效的开展。纸质信息的管理容易出现信息缺失，某些重要信息的缺失会对事业单位产生严重的影响。由此可见，进行事业单位的档案管理信息化的建设是弥补档案管理工作当中的漏洞与缺陷的关键所在，如何进行有效的建设也是难题之一。

2事业单位档案管理信息化存在问题的解决手段

2.1加强事业单位领导对档案信息化建设的重视。事业单位档案管理的信息化是时展的产物，是大势所趋，是任何人不可逆转的。因此，想要进行事业单位档案管理的信息化有效建设，就一定要对事业进行足够的重视。要帮助事业单位的管理人员与工作人员逐渐的意识到传统的档案管理手段所存在的漏洞与缺陷，这种漏洞与缺陷可能在短时间内难以被重视，但是，随着信息数量的增多，必然会导致档案工作变得越来越困难，档案的调用与查阅也变得越来越复杂。然而采用信息化管理手段可以有效的解决这些问题。要把信息化管理的优点展现给事业单位的领导看，让他们意识到改变档案管理手段可以极大的提升工作的效率，降低工作中出现失误的可能性。只有这样，才能够为档案的信息化体系建设打下良好的基础。

2.2注重档案管理信息化的创新。传统的档案信息管理是以纸质信息为主的，一些单位不敢进行改变，只采用传统的手段进行信息管理，这样做的缺陷便是随着时代的发展，档案信息积累越来越多。如果日后进行档案管理方式的改革，必然会导致工作量更加的繁琐。因此，注重档案管理信息化的创新，保证它能够弥补传统管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作当中出现的失误。这样做，极大的方便了工作人员进行相应的管理工作，在进行档案信息的管理调度时，也能够极大的节约时间，提升查询的效率。才能够极大的增加档案管理的安全性，避免档案信息出现缺失或者泄漏等现象。

2.3健全制度并提升工作人员的素质。暴露在当前事业单位档案信息管理中的缺陷之一便是相关从业人员的素质不足。事业单位在选择相关的档案管理人员时通常是从其他的岗位上进行调动。这种调动在应付传统的档案管理工作上缺陷暴露的不是很明显。但是，档案管理的信息化的专业性相对较强，如果不采用具备相应专业素质的人才，便容易导致工作过程出现失误。因此，事业单位在进行档案管理岗位人员招聘的时候，一定要选择具备相应专业知识技能的人才，在招聘时进行技能考核，只有具备相应的能力才能够被录用。或者某些进行过相关档案信息化管理的人员，具备一定的工作经验也能增加管理的效率，降低管理的失误。对于一些在岗的人员，应当进行定期的职业技能培训，安排他们参加课程，以免他们的专业能力逐渐落伍，难以跟上时代的潮流。只有提升了人员的素质，才能保证档案信息化管理的有效进行。

3结论

就事业单位档案管理信息化优势及存在的问题进行讨论，发现了档案工作的重视程度不足以及档案管理信息化建设存在的一系列弊端。对这些问题提出了相应的解决手段，包括加强事业单位领导对档案信息化建设的重视，注重档案管理信息化的创新以及健全制度并提升工作人员的素质，从而促进事业单位档案管理事业的发展。

参考文献

[1]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013（4）：211.

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关键词： 事业单位 档案管理信息化 建设方略

站在时代的前沿不难预料，未来时代的事业单位档案信息化管理与建设是必须经历的一个阶段，这将极大地简化旧有的工作程序，使得相关档案管理迅捷、容易。那么如今解决好档案信息对应管理任务中的问题，寻找到新的对接点，合适的方法让这些信息化管理思路得以付诸实践。

一、档案管理信息化的阻碍之处

1.对档案信息化的建设关注度不够。一般事业单位中档案信息管理缺乏一定的参与度，涉及信息管理，很难引起关注与取得突出的工作业绩。深受既有观念的误导，大多数人认为此类档案信息的建设工作技术含金量低。此外，在一些高层管理者看来，单位的档案信息管理属于事务性操作，不能直接带来经济效益，有关单位重视不够，甚至于相关领导层简单地将档案信息工作交给普通文员，以至于无法将档案所具有的价值发挥出来，制约现如今档案管理迈向信息化建设的加强。然而，在相当大的程度上，大家都忽略事业单位中的档案资料是深受法律所保护的，带有相当程度的法律效力，不仅仅要求有关档案整理人员的严谨，而且要求相应管理高层在认识上有所转变，重视资金与人才的扶持。

2.建设、管理信息化档案针对性弱。在大趋势下，已经有部分事业单位实施了档案管理信息化建设，可是效果不尽如人意，在技术层面上来说，处于较低级的水准，自然档案管理效率提高不显著。同时，这种缺失体现在有关安全管理度上，一些本应由专业文员、专业部门监控的步骤都被简化，最重要的安全管理步骤缺乏针对性与有效性的考虑和安排。随着诸多单位信息化管理档案的大势，有关建设成效仍旧不容乐观，现实是与电子信息技术连接性弱，多项工作管理深度不够，针对性低，管理建设工作亟待革新。

3.管理员工自身素质的薄弱。一些中小单位，考虑到发展规模、经费限制等因素，在许多人动之时，就忽视对单位的档案管理工作者的上岗考核与相关培训，多数的人员都难以表述清晰档案管理工作的知识与内容。也有些员工简单地理解为是对人事信息的录入，仅仅需要保证录入的正确率即可，但是，这仅是对信息化管理档案的最基础的要求。问题还表现在其他地方，工作人员综合素养偏低，很多具体管理工作进行时都未曾分类化、归纳化，任务完成水平低，严重制约事业单位档案信息化管理工作的开展，特别是在诸多事业单位中档案管理方向上的计算机型人才匮乏，这在一定方面是管理层的不到位所致。人员方面的工作效力不高，缺乏仔细、细致的整理监督流程，继而让诸多问题不能在第一时间反馈给上级部门，乃至于放纵不管，许多安全方面的疏漏都难以发现。因此，培养出专业性档案管理人才刻不容缓。

二、探究与完善信息化建设的方略

1.建立健全有关事业单位档案管理信息化建设的体制、机制。长期以来，档案管理相关工作作为事业单位基本工作之一，却没有在发展与绩效上有所注重。加强对档案管理的信息化建设离不开有关制度层面的约束，必须在既有的体制上多下工夫，寻找与现代信息化管理档案的切合点，并且注入新的思路，让档案管理与建设工作实现划时代的飞跃。在完善管理制度的基础上，应该在单位内组织各类培训，将信息化管理档案的理念、重要性潜移默化地渗透到档案管理工作中，让每一个员工及管理高层都意识到信息化管理手段的必要性。

2.突出在监督上的效力。档案信息化管理工作亟待有效监督机制保驾护航，处于强有力的监督之下，方能调动有关档案整理人员的工作积极性，提高信息化管理档案高效率，继而真正发挥档案的价值与意义，保证档案安全性的初衷。坚决杜绝有关领导及工作人士利用职务之便，篡改他人档案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行为。真正有效的监督机制必须是事业单位内部与外部监管的协调一致、互相补充，在双效的机制下，档案管理信息化工作中存在的隐患无所遁形，可以为接下来解决方案的实施提供帮助，最终有利于整个事业单位管理信息化工作的高效运转。

3.进行档案信息管理硬件的打造。信息化管理档案，顾名思义，需要各类的计算机、电子型存储器、相关数据库等皆是实现信息化管理路径的基础所在。如此一来，相应的事业单位便理应在长远的立场上为单位的档案信息化管理工作助力，加强关注，增加资金投入，使得有关硬件的配备逐渐齐全可靠。譬如，电子磁盘及多种硬盘是不可或缺的，在硬件设施完备的前提下，相关单位的档案管理愈发科学化、合理化。

4.提高档案管理人士的综合素质水准。真正实施事业单位信息化的实践者是这些档案管理人员，这些工作步骤与流程全部都要倚靠他们实施，他们的工作能力与自身素养直接决定了相关工作的进程。于是事业单位必须开展定期的培训活动，乃至是素质考核，凭证上岗，提升他们特定的获取与处理讯息的能力，一旦事业单位档案管理工作人员的综合素养明显提升，那么相关工作也会顺利实施，信息化管理档案将有条不紊地进行。

毋庸置疑，在这个时代的发展要求下，事业单位中的档案资料管理信息化正如火如荼地进行，但是前路挫折颇多，事业单位只有牢牢把握住革新的关键要素，切实处理各种各样的艰难险阻，才能够披荆斩棘，远航。

参考文献：

[1]苏红.事业单位档案信息管理建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2012，（24）.

[2]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2012，（24）.

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1.人事档案的特殊性

人事档案具有档案的一般特点，它是个人履历、政治思想、业务能力、奖励惩罚等活动的最初记载，具有原始记录和归档保存以备查考的性质。但是人事档案作为档案中的一类，也具有自身特点。始终以“人”为核心。不同于文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等对党群活动、财务凭单、生产管理等“事件”的强调，人事档案围绕着“人”，只归档与人相关的各个阶段有效材料。坚持十类材料组合的既定整理方法。文书档案、科研档案等可以按年度、机构、问题等方法组合分类。保密性。人事档案作为个人经历的信息载体，涉及以往的工作、现在的工资、以后的晋升，具有较强的竞争性和排他性，不易对社会公开。

2.人事档案的重要意义

人事档案的内容包括年龄、工龄、党龄和学历、工作经历等信息，还记载着个人的身份类别，即“三龄两历一身份”。这些信息具有凭证作用，直接与个人所享有的工资待遇、福利待遇、社保保障挂钩，特别是在事业单位中，考察干部历史是以干部人事档案中的结论材料为依据的。人事档案主要为党的组织、人事部门服务，为选拔优秀人才服务。

二、当前人事档案管理的问题

1.思想观念的落后

档案管理是一门系统的、科学的管理类科目，具有专业性、政治性、机密性，但是实际从业者大多是被领导安排的兼职人员，没有引起单位领导的足够重视。正因为这样不重视，很多单位档案管理的场所、经费、人才就得不到保障，工作效果自然差强人意。档案管理者多没有经过系统的培训，常常简单认为档案管理就是保管的事务性工作。管理者思想观念上的落后必然导致工作上的倦怠，这也是阻碍档案管理信息化的另一阻力。

2.管理手段的陈旧

纸质档案具有直观性和法律效力，具有不可替代性，当下事业单位人事档案管理仍以纸质为主。纸张的寿命与储存环境的温度、湿度、酸碱度和空气等有直接关系，并且纸质档案信息更新困难，修改后不够美观大方。纸质档案在查询、利用过程中也不够便利，往往需要手工对照目录，找到对应的卷宗、件号。这种以人力为主、工具为辅的传统档案管理模式，一方面不断重复含金量不高的机械操作，加重了人力负担，另一方面不可避免地会出现信息录入失误、数据统计不一致，归档材料不全等人工错误。

三、人事档案管理趋势——信息化管理

档案管理的历史是动态的，它在内容、形式、方法上的广泛性和多样性与社会活动一样丰富。当下电子通信技术已渗透到方方面面，显著标志就是几乎所有的信息都可以转化为可被计算机识别处理的电子文档。为了应对挑战，加强档案信息化建设，构建信息化档案管理系统也成为历史发展的必然。我们可以从以下几个方面入手。

1.制度统一的标准原则

很多事业单位都有自己的局域网，实际上已经形成了小范围的信息化管理系统。但是现阶段事业单位对未来几年的档案信息化工作没有具体安排，几乎没有列入单位年度重点任务，甚至全市、省都没有总体的宏观规划。据了解，部分事业单位购置了档案管理软件，这些软件由不同的开发商提供，有的功能不完整、有的设置重复、有的安全隐患较大，既浪费钱财又阻碍了信息化建设。当前关键时期，我们必须以档案信息开发利用为核心，坚持一体化、网络安全的原则。

2.建设一支档案管理的专业人才

档案管理者不仅要具有档案学基础理论知识，还要掌握现代信息技术，熟练运用技术工具。单位领导要高度重视并支持档案工作，不断创造条件，一方面给与人、财、物的支持，另一方面畅通讲座、报告等交流形式，提高在职人员的视野和专业技能，促进人才成长，最终建立起一支知识背景宽阔的复合型队伍。

3.创新信息安全体系建设

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【关键词】档案管理；信息化；策略

档案是信息的收集和管理，是非常重要的资料，所以对于档案的管理也相应变的非常重要。当前社会，科技快速发展，计算机技术也相应发展，档案的记录从过去的单一纸质档案慢慢演变成由纸质档案和网络档案等多种载体的并存的形式。网上归档、整理以及查询的信息化管理模式正在迅速发展着，以不可逆转的速度代替着传统的纸质档案整理模式，使纸质档案管理模式面临着严峻的挑战。

一、事业单位档案管理信息化建设的优势分析

（一）便于档案资料的永久保存。纸质档案管理的缺点之一就是易受到环境的限制与制约。例如，南方的天气大多时间比较潮湿，这时，纸质档案就会出现发霉、字迹模糊等一系列问题，导致信息的丢失。但是在将信息化运用到档案管理中，则可以通过电子磁盘将信息进行储存，大大地节省了档案数据的储存空间，也使档案的保存更加完整和永久。

（二）改变了档案管理的方式，使档案的职能更加完善。以网络平台为媒介对档案进行电子存档和管理的方式代替纸质媒介的传统方式。使档案的职能得以拓展和扩充，增加了整理、排列以及查询等功能，同时，也增加了一些相关服务类型，从而推动了事业单位的建设与发展。

二、事业单位档案管理信息化存在的一些问题

（一）一些事业单位对档案管理信息化的建立缺乏足够的重视。当下，我国的很多事业单位由于缺乏对档案管理制度的了解，导致不够重视档案的信息化管理工作。使一些档案信息化的工作缺乏资金和智力上的支持。另外的一种情况是，虽然多少了解档案的信息化管理，但是对于具体的建立方式以及相关的人员配置并不关心，也没有对于管理档案的相关人员进行专业的培训，认为电子化的管理应相对轻松，只要保证档案不遗失，内容不会被泄露就可以。其实这种认知是完全错误的。

（二）事业单位档案管理的信息化程度不够。在现阶段，电子信息技术虽然在日新月异快速发展，但是在许多事业单位中的普及率还是有待提高的。在我国的一些事业单位中，虽对档案进行了简单的信息化整理，但是许多基本且重要的资料还是以传统的纸质档案进行管理，例如，一些员工的基本资料等。如果纸质的档案发生丢失或损坏，那么就会造成信息的丢失。

（三）档案管理的工作人员综合素质较低。档案的信息化管理在我国应属于相对新兴的行业。在一些企事业单位中，虽然想要进行档案的管理制度改革，但是却很难找到相关专业能力较强的人才。档案管理人员的平均年龄偏大，导致档案信息化的难度加大。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）强化重视档案管理信息建设。要想建立全面的档案信息化系统，首先要做的就是全面了解以及重视档案信息化的制度。在我国事业单位中，应对相关高层进行推广和普及，使他们起到一定的带动作用，积极招用档案管理的相关专业人员，提高信息化管理在档案管理中的地位，引起事业单位成员的重视。也可以为事业单位营造出良好的档案管理信息化建设环境。

（二）提高档案管理效率。档案管理信息化的一大优点就是资料的整理和查找都快速且高效，给事业单位的工作带来了极大的便利。事业单位的档案资料，是关于企业内部的信息以及重要资料的整理与保存，不仅是管理单位知识信息的行为，也是实现执行档案信息标准化的一个过程，具有很大的意义及价值。所以在档案信息化管理的过程中，应该制定一些制度与规则，以提高档案管理的效率。

（三）优化档案管理信息化工作人员素质。由于档案的信息化管理处于新兴阶段，所以从事相关工作的专业也比较少，培养和选拔优秀的档案管理人员是当前亟待解决的问题。应通过一些专业的机构进行人才的培养，使他们适应当前模式的管理方式。同时，对现有的专业人员应进行专业素养以及职业素养的提高。

（四）创新档案管理信息化设备。在档案的信息化管理过程中，一些现代化的软件及硬件可谓是信息重要的载体。增加一些现代化软硬件的配备，可以更加有效地推动和加强事业单位档案的管理。也可以提高信息整理以及查找的效率，为事业单位的信息查找提供最大便利。

四、小结

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一、我国事业单位档案管理的现状

1.1传统的档案管理方式仍占大多数

在我国目前的事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，依然按部就班的遵循以前传统的管理模式和管理方法，存在许多问题，例如：存放不当、检索工具不全、手工抄写失误等问题，导致档案管理工作繁琐异常，需要耗费大量的人力、时间和精力。而且传统的档案管理需要不断地投入资金来增添设备，譬如加盖、修缮库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。传统的管理方式相比起计算机管理，存在较大的弊端和差距。

1.2缺少相关专业技术人才

在事业单位档案管理的信息化建设中，需要大量相关的专业性高技术人才。然而，许多事业单位的档案管理工作人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍有待提高。例如：许多档案管理工作人员对计算机技术缺乏足够的认识，这使得他们在知识贮备和专业技能方面都存在很多的不足。同时，由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。

1.3档案管理信息化缺少安全性

将纸质档案转化为电子档案的过程极其复杂而且工序繁琐，在这个过程别容易丢失信息，使档案的完整度大大减少。而且极易出错，大大增加了档案的错误率。将档案转化为电子版以后，对档案的保护程度不足，致使档案容易被他人盗取。

二、事业单位档案管理信息化建设的途径

2.1加大对档案管理信息化的推广

事业单位需要加大对档案管理信息化的推广，可以向工作人员展示计算机精度高、存储信息量大、运算速度快，能够将全面、准确的档案信息资源快速地展示出来的特点，让档案管理工作人员充分认识到信息化管理的优势，明白这样管理可以大大提高他们的工作效率，可以极大程度地避免传统档案管理模式可能出现的问题。同时事业单位需要高度重视档案管理的信息化建设，加大资金投入力度。

2.2加强对专业技术人员的培训

针对事业单位档案管理工作人员综合素质和业务水平有待提升的问题，需要加强对工作人员相关专业技能的培训，例如：可以通过聘请专家开展档案管理讲座，对日常工作中应该注意的问题展开多方面的详细的讲解，加强档案管理工作人员解决问题的能力，拓宽档案管理工作人员的视野。而且，由于科学技术、计算机技术的飞速发展和快速的更新换代，还要对工作人员进行要定期培训和考察，让他们能及时掌握最先进的技术。在事业单位档案管理工作的进行中，档案管理工作的单调性与复杂性难免会使一些工作人员产生懈怠的心理，想要使管理的工作热情度进行一定程度的提高，就要建立相应合理的奖惩制度，可以在定期的考察时采取合理有效的奖惩措施，提高工作人员的积极性，推动档案工作的可持续性发展。而且，档案管理工作人员的工作素质是对会计工作有着重要影响的一项内容，管理工作需要交由细致认真的人来进行，认真的工作态度才能够减少错误的产生。

2.3加强对档案信息的保护

档案信息具有一定的隐密性，因此档案管理工作中档案薪资的安全保护工作也十分重要。针对纸质档案转化为电子档案中出现的问题，档案管理工作人员需要加强电子档案和纸质档案的审核，人工和计算机同步进行，增加核对的次数，从而大大减少答案干信息的出错率。针对电子档案安全性不够的问题，档案管理工作人员可以控制接触档案的人数，加强档案信息涉密管理，签订保密承诺书，规范档案信息公开保密审查程序。同时，管理人员还需要进行网络防护，控制网络访问，设置网络访问权限，尽量避免无关人员接触档案。档案的安全保护工作是对档案管理有着重要影响的一项内容，因此需要有责任心的来完成，从而减少事业单位档案信息的泄漏。

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1.档案管理现代化在事业单位档案管理中的重要作用

档案管理信息化主要是档案的管理模式、实体发生了一定的转变，信息化的档案代替传统的纸质档案向社会传递重要的服务信息，电子档案的优势在于在档案材料的保存、修改以及查询等方面都更加的方便快捷，并且通过网络媒介来传送信息时，也有利于档案的工作人员对信息材料进行分类、汇总、管理等工作。档案管理的信息化在一定的意义上减轻了工作人员的任务量，是档案管理的成本有所降低，同时也提高了档案管理工作的效率。随着时代的发展，档案管理在事业单位的发展中的作用越来越被重视。因此，加强档案管理的信息化建设值得引起每一个档案管理的工作人员的重视。

2.制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划

在对档案管理信息化制定规划时，事业单位应该遵循服务于事业单位经济发展的基本方针，结合自身的特点以及发展的目标，通过一系列的调研以及论证，从而制定出有利于档案管理信息化建设的一个近期和远期目标，从而不断的形成一个相对比较完善的网络管理体系，进而推进档案信息化的整体发展。与此同时，事业单位还要注意档案信息化系统实际使用的效果，支持事业单位信息服务目标，充分的促进事业单位的档案管理朝着信息化的方向进一步发展。

3.为档案管理信息化的良好实施建立一个实用的档案信息网站

档案的信息管理部门需要在网站上成立一个档案的信息站点，那么档案信息网站的出现是通过网页的形式为档案管理工作人员提供相关的服务，方便档案的工作人员在网络上查询、归档以及下载等。这样的网页服务已经成为了档案信息化管理的一个重要的标志与手段。同时，在事业单位的档案信息化管理中，事业单位管理信息系统又纳入了档案管理的操作系统，从而形成了一个全方位的传送系统，从而能够更有效的实现网络信息资源的共享，有哪次，对于加强档案管理信息化的建设来说，建立一个使用的档案信息网站有着非常重要的作用。

要建立档案信息网，首先，最重要的就是选择具有升级功能以及再开发能力的档案信息管理操作系统，从而方便档案网络管理的不断发展与更新的需要，能够凸显出档案信息网络的服务功能。其次，要选择能够满足我国相关标准要求的规范设备，最好是在市场上流行的主流产品，或者可以的话，与国外以及国内的相关公司取得联系，量身定做出适合于事业单位档案管理的操作系统，从而保障档案信息化建设能够很好的进行，确保事业单位的档案管理部门对档案管理信息系统可以不断的更新以及升级，从而降低一定的成本。

4.加快事业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展

事业单位能够进行档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保档案信息资源的数字化，同时档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对事业单位的档案进行管理，将档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式，成立一个比较完善的、全面、规范的档案数据库，为人们提供便捷的、优质的服务。目前，我国馆藏档案的全文数字化，只是针对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，不是针对所有馆藏进行的全文数字化工作，主要是以馆藏的档案资源数字化为重点。对于建立数字化档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

5.加强对档案工作人员素质培训，强化档案信息化的有效建设