档案化管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案化管理，期待它们能激发您的灵感。

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【关键词】档案管理；信息化；现代化

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。应该说，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案管理现代化势在必行。

一、信息化与档案的关系

1．档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

2．信息化是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

3．信息资源开发利用要服务于客观发展需求。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。

4．信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

1．从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

2．文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

3．归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

4．档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则。

(1)前瞻性：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

(2)协作性：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

(3)实用性：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备”惟一性”，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

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【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

【参考文献】

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一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

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高校档案信息数字化、网络化的动因

1.1档案信息数字化、网络化是时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。

美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。

网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。

其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。

校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。

许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展

90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（CER?鄄net）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET，800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

1.3.3经费紧张状况得到初步缓解

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：

首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。

其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

2.2.5人员整体素质低弱

在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

3高校档案管理现代化的初步构想

3.1采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式

客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。

C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

3.2建立基于Web的服务体系

在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如WindowsNT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。

3.3档案信息的管理离不开数据库系统

数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase，FoxBASE，FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

参考文献

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一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

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1 档案管理的安全保密及信息化档案管理的作用

档案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术，其主要是以档案资源为主要对象，以管理档案的有关理论为指导，依托档案工作，结合国家档案管理以及信息社部门的相关要求，而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。目前，档案管理安全保密信息化是其主要的发展趋势，同?r也是保障社会文明进步的重要前提。在我国的档案管理史中，最重要的环节就是档案管理安全保密工作。所以档案管理业发展实现可持续的基本保障就是档案管理安全保密工作，而信息化档案管理对于其安全保密工作具有十分重要的作用和意义。

2 档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题

2.1 管理技术、人才缺乏

在档案管理的安全保密及信息化档案管理过程中，工作人员管理技术缺乏，专业信息技术人才缺乏，管理经验以及管理意识缺乏等，是目前档案管理工作面临的首要问题。而由于档案管理人员缺乏相关的信息技术以及管理知识，使得档案的保密工作、管理工作以及查阅工作等，出现了各种各样的问题。同时由于信息管理软件未能获得广泛的应用和推广，加之相关管理工作缺乏一定的统一性，因此使得信息化档案管理不能获得有效的推进。而在档案管理工作中，由于缺乏完善的、规范性的标准，使得档案管理行业的发展也面临较大的挑战。同时在实现信息化档案管理的过程中，信息技术以及管理知识的相对缺乏，使得卷案管理以及档案管理等工作的开展受到了阻碍。因此必须引进大量的档案管理专业人才，同时不断增加专业信息技术人才，才能促使信息化档案管理能够达到较高的水平。

2.2 档案管理性质理解不正确

档案管理工作不仅仅是简单保存各种形式、各种工作的文档以及历史记录，同时它也是领导考察工作的重要凭证和制定决策的基础依据，甚至还是基础设施建设以及科学研究的重要参考资料。尽管档案管理工作具有非常重要的作用和意义，但是在该领域中，相应的管理人才非常少，主要原因有两点：一是针对档案管理的工作内容，很多人的理解都不正确，这就使得开发和利用档案资源方面出现了一定的缺陷。二是针对档案管理工作的性质，人们的理解也缺乏一定的正确性，且最初开展档案管理工作的目的主要是提供一定的资料服务，且对象是单位上的一些工作人员。但目前档案管理工作的功能以及业务等不断在拓宽，且档案保密、开发、保管以及查阅等，也属于档案管理的范畴。另外很多人在找工作的过程中，比较喜欢见效早、上手快的工作，且普遍认为档案管理工作没有光明的前途，因此很多人不愿意从事档案管理的相关工作。

2.3 信息化档案管理理念缺乏

目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。同时管理技术落后、管理模式陈旧，未能顺应时展，采用先进的信息技术以及网络技术管理档案，也是其面临的重要问题。目前，国内各大行业，如销售、设计、餐饮，甚至是快递行业，都逐渐应用到了信息化技术，但是在档案管理领域中，信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中，信息化档案管理未能获得良好推进，则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设，且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。

3 档案管理的安全保密及信息化档案管理的策略

3.1 增强管理人员的专业素质

针对档案管理的安全保密及信息化档案管理中存在的问题，首先相关部门需要采取一定的措施，不断增强管理人员的综合素质以及专业素质，即组织其进行定期的管理技术教育和培训，不断增强其档案管理责任意识，使管理人员能够形成一个具有严明纪律的工作队伍，从而为档案管理提供更好的管理服务。而在对管理人员开展教育培训的过程中，需要不断增强其档案管理安全保密意识，并对信息化档案管理加强建设，同时根据我国档案管理的相关规定，制定出严格的档案管理安全保密制度，并对安全保密人员加强实践和教育，从而增强其应用水平，以便达到信息化档案管理的基本要求。

3.2 树立信息化档案管理意识

在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，档案管理机构、工作人员以及相关机构需要对该项工作的发展前景进行明确，并且要对档案管理工作的具体性质进行正确的认识和解读，特别是针对档案管理的安全保密工作，必须对管理人员加强安全保密意识的培养，避免不法分子通过各种途径对档案信息进行非法窃取，从而避免给社会带来严重的经济损失。同时在加快建设信息化档案管理的过程中，还需要科学地规划档案信息管理工作，增强档案信息管理的安全性，避免档案信息丧失其应有的价值。例如企业在对档案信息管理进行推进的过程中，不能对信息技术人才进行大量的招揽，同时也不能招揽一些不具备档案信息管理经验和技术的人才，因为这些人才往往缺乏相应的档案管理素质，而已经招揽的人才，则必须对其进行集中培训和教育，不断增强其信息化档案管理的意识，增强其档案管理安全保密意识。

3.3 加快实现信息化档案管理

在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，相关的管理结构必须具有较为长远的发展目光，且对于档案管理行业的竞争规律以及发展趋势具有较为清晰的认识。同时既要加强研究档案管理安全保密的技术性，也要对传统档案管理制度以及技术进行不断的创新和改革，以确保档案管理的绝对保密性。同时要将档案管理信息软件与档案管理的实际内容进行有效的匹配，不断增强信息化档案管理的效率。另外要将信息化档案管理工作进行有效的落实，不断制定出先进的档案管理信息化制度，以便快速推进我国档案管理事业发展的进程。例如，由于当前信息化档案管理的相关软件相对较少，因此在实现档案管理信息化的过程中，其面临着较大的阻碍。因此必须对信息化档案管理的标准加以明确，以确保真正意义上实现信息化的档案管理。

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【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

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1.档案管理原理

档案的存放和分类是很重要的，所以说管理档案的工作人员是需要工作责任心、细心、沉着冷静等这些基本素质的，当然拥有较高工作责任心是远远不够的，还要时刻提醒自己不能玩忽职守，需要重视工作。档案管理工作可以运用档案管理原则进行指导和开展。以下就通过各要点重点介绍档案管理原理：

1.1标准化

根据不同的标准原则把档案管理标准化原理分为三种：基础标准、技术标准、管理标准。所谓的基础标准就是凭借在基本、具有大众指导标准下去进行档案管理。技术标准指的是通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准指的是在不越界、不违法的基础上，安全有效的进行档案管理。

1.2统一化

档案管理工作的出发点和最终目的都是为了保护好档案，只有按类型、按一定的顺序、按规定的安排统一进行梳理和管理，才能让档案管理工作具有规范性和合理性。档案管理统一化原理分为以下三点：（1）实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。（2）不同分工的人员都应该实行统一管理，不能特殊对待，要公平的进行统一管理。（3）新旧交替是理所应当的，旧的东西注定要被新的事物所替代，进行新旧更替。

1.3简洁化

琐碎的东西多了就会让简单的事情变得复杂，只有在不影响基本档案管理的情况下，合理地将档案管理的数目和类型进行减少，这将大大减轻管理人员的工作压力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。

1.4通用化

为了不让繁琐的系统制约工作人员，最好是用一种通用的技术手段去进行档案整理、档案标引、档案保护等，从而有效的去进行档案管理。一切按照秩序开展，通用技术手段便可使档案管理更加有序的进行。

1.5最优化

如今随着科学技术高速发展，“优化”这个词逐步深入人心。实现档案管理的最优化，要在档案管理人员个人技术过关、更新的基础上，才能稳步开展。档案管理人员不仅要有较高的责任心和吃苦耐劳的精神，还要有敢于创新、不断超越自我的良好品格，这样才能充分为档案管理工作发挥其优越性。

2.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

在经济全球化和文化全球化的大环境下，网络信息技术全球化的趋势也越发明显。网络作为一种主要的交际工具，高速发展的经济让网络信息技术在全球范围内迅速传播。通过现代化的管理模式，不仅能让繁琐的人工手段变得简洁明了并具有安全性，又可以让先进的信息技术在其间得以发展，从而提高管理人员个人的管理素养和技术手段。档案管理智能化的开展，让枯燥的管理环境变得生动，现代化的管理手段可以让档案管理更加安全、更加便捷，让管理任务变得轻松而又规范。

2.1系统管理

系统管理可以让杂乱无章的东西归总并且有序，局部的管理仅仅代表的是片面，整体的规范管理才是较系统的管理思路。标准化是系统管理的基础，统一化是系统管理的规范，简洁化是系统管理的要求，通用化是系统管理的目的，最优化是系统管理的催化剂。每一项都是档案管理不可缺少的部分，如果缺少了标准化，根基不在何以继续开展工程；如果少了统一化，没有了标榜，就没有了秩序；如果没有了简洁化，繁琐的杂事便能让管理工作滞步不前，没有效率可言；如果没有通用化，管理工作就不能有序的进行；如果没有最优化，（就）不能与时代接轨，便是与新理念脱节，不能做到全面、高效的发展。所以说想要系统管理得到优化和快速的开展，五项原则缺一不可，只有互补发展，才能使系统管理更加全面、安全、可靠的进行。

2.2合理组合

任何大事物都是从每个小事物发展而来的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰当的安排进行组合，从而能够将大事物做好并且优化。当然档案管理也是一样，将细小的事物按照标准化、统一化、简洁化、通用化、最优化原理进行合理组合，便可让档案管理的效率和规范得到更大的提高。

2.3反馈整理

只有不断的反馈和整理，才能推动档案管理现代化的发展。不断总结经验，不断肯定和改善管理工作中的优点和问题，结合档案管理工作所带来的社会效益和国家效益，全面进行反馈总结。通过档案管理的效应好坏，相应的更改和完善管理系统，这对档案管理的发展有着举足轻重的作用。学会不断的反馈整理，则有利于档案管理的改进与完善。

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1 档案信息化建设现状

1.1 信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。

1.2 档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。

近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。

1.3 人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。

2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升

信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。

3 档案信息化管理方法

3.1 健全档案管理机制

档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。

3.2 提高管理人员素质

档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。

加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。

3.3 加快数字化建设进程

档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。

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1 明确档案信息化

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：

第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。

第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。

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关键词：案管理　信息化建设

随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

一、档案管理信息化的现状

社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进

档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.档案管理的技术标准

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、着录标准及有关规定已不能完全适应。

4.档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、加强档案管理信息化建设

1.建立网络档案系统

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

2.3做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

1.加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

2.从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型

保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

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摘要：随着时代的发展和社会的进步，信息化技术逐渐深入到我们的工作和生活中，同时也为档案的管理和建设提供了高效化、现代化、科学化的信息技术，提高了档案管理的水平和质量，并保证了档案管理更加完善。本文就档案信息化建设、档案管理中出现的问题以及未来的发展和解决措施进行分析。

关键词 ：档案建设 档案管理 信息化

信息时代的到来，使计算机等通信技术得到快速的发展，目前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。对档案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用，将档案中的资料和信息与社会的政治、经济、文化发展相互融合，进而使建设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大限度地传播开来，渗透和融合到社会中去，进而为社会服务。

一、档案信息化建设的有效措施

1.促使工作人员树立档案信息化的理念

目前传统的档案建设中，工作人员并没有对档案建设有足够的重视，工作中只是简单地进行档案记录和保管工作，未能真正认识到档案的重要性，这样既无法满足社会发展的需要，但也预示了档案信息化建设的到来。在进行档案信息化建设的过程中，相关的工作人员是工作的主体，他们要对信息化档案建设有充分的了解，树立正确的信息化档案建设理念，在工作中发挥自己的主观能动性，进而促进档案信息化建设的发展进程。工作人员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感，这样才能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去，提高档案管理的质量。

2.提高信息化档案建设的技术水平

在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。

建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。

3.提高档案信息化管理的水平

在初步完成档案信息化建设的基础上，对档案进行管理时主要采用信息化技术，这样能够有效地提高档案管理的水平和质量，保证档案管理更加科学化和现代化。在档案信息化建设之后的管理中主要采用的信息化系统设备，即扫描机设备、打印机、磁性介质等，这些设备在进行档案资料信息化的过程中，推动了电子文件和信息化的发展，同时也保证档案管理工作更加高效、科学。

在档案信息化建设的发展进程中，国家规定了相关的实施纲要，主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程中选择合适的管理软件系统，并能够有针对性、有计划性地进行档案资料的录入工作，并针对这些信息进行深入的开发研究和利用。

二、档案信息化管理的发展方向

在档案的信息化建设完成之后，要对档案进行管理，工作人员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件，结合经济学院自身以及档案的发展优势，制定严格的档案管理制度，保证档案信息化的发展方向。同时还应该要提高档案信息化管理工作人员的工作技能和整体素质，对工作人员进行相关系统技术和能力的培训、考核，保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和技能，并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中，在工作中不断充实自己，提高对信息化档案管理的工作认识，在档案管理的过程中提高工作效率，促进档案管理的正常运行。

总而言之，档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等技术设备的支持，只有这样才能够通过现代化的技术设备，提高档案建设和管理的工作效率，并能够通过相关的软件系统对档案进行动态管理，节省人力和物力。工作人员在工作中要掌握基本的工作技能，提高计算机的知识水平，进而在工作中对档案进行规范化、科学化的建设和管理工作，保证信息化档案能够有效地为社会和国家服务。

参考文献

[1]孙晓蓉.城建档案信息化建设与工程档案管理的思考[J].城建档案,2012

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[关键词]档案信息化；档案管理；建设措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0217-01

1 档案信息化建设基本内容

1.1 基础设施建设

在档案信息化建设中，软硬件基础设施是基础条件，只有具备了这些条件，才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中，核心内容就是档案信息网络，它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此，需要提高计算机管理档案的普及率，大力建设档案管理局域网。

1.2 档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设，涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录；建设档案数据库，按照规范方法归档管理电子文件，数字化管理传统档案，促使档案信息资源类型得到丰富，提高档案信息资源利用效率。

1.3 应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件，大力推广通用性和适用性较强的软件系统，保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4 标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范，明确规定档案管理各个环节，如资源描述、存储、查询、使用等，对电子文件归档和电子档案管理等进行规范，促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5 安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容，这些信息如果泄露，就会出现较为严重的后果，因此，在档案信息化建设过程中，安全保障体系建设是非常重要的组成部分，需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制，提高人们的档案信息安全意识。

1.6 人才队伍建设

在档案信息化建设中，还有非常重要的一个方面是人才队伍，那么就需要采取科学的措施，建设一支具有较高水平的专业人才队伍，，具体包括这些内容：大力培训档案业务人员，促使其能够对新技术和新设备等积极掌握；普及信息技术知识等。

2 档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1 完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

2.2 推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3 创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

3 结 语

在档案信息化建设过程中，有许多方面需要引起人们重视；在具体实践中，相关领导要给予一定的支持，投入足够人力、物力和财力资源，采取一系列完善措施，严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设，促使档案工作水平和服务效率得到提升。