档案管理基础精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理基础，期待它们能激发您的灵感。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率

主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

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【关键词】基础工作；档案管理；现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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关键词：档案管理 基础管理 现代档案管理 作用

随着社会不断发展，档案在人们的日常生活中所起的作用越来越重要，相关部门也加强了对档案管理的重视。而随着科学技术不断扩展，档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此，在现阶段的社会发展过程中，档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视，及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。

一、目前我国档案管理基础工作中存在的问题

从整体上分析，我国目前档案馆多为综合性的档案馆，如同老图书馆一样，内容十分繁杂混乱，并且不同的档案之间存在着极长一段时间跨度。并且一直以来，我国档案馆都采用的是封闭式的管理。并且管理最根本的目的是保证档案材料的安全不丢失，并不针对档案内容进行任何不同程度的处理。这样就导致了现阶段档案质量差，多数内容均为毫无作用的文本信息。

因此，目前在我国档案管理基础工作中存在的问题主要可以表现为这样几点：第一，档案在入库管理的过程中，缺乏统一的号码标示，许多档案存在着多卷的情况，极容易造成档案丢失；第二，档案名称不规范，档案的标题包含的内容过少，导致许多有用的信息都被忽略而造成信息的丢失；第三，档案缺乏必要的目录页，导致许多有用内容无法被利用起来，从而造成信息的无用化；第四，档案内缺乏必要的页码，丢失也无从下手去寻找；第五，档案的存储十分混乱，不同对象的档案保存在同一个档案架上，增加了档案在寻找过程中的困难；第六，档案不规范，许多档案所必需的内容没有被保存下来，反而留在档案中几张毫无作用的纸张，还有许多档案保存的内容过多，一个档案卷有着几百张材料等等问题。

这些问题都是在长期的整理、查找和保存过程中所表现出来的突出问题。并且从这方面来看，尽管我国已经开始在档案馆中采用高新技术来进行档案的保护，但这些问题仍然使得我国现阶段的档案管理不具有保证现代信息管理运行的条件。

二、针对目前存在于档案管理基础工作中问题的对策

要想提高档案管理基础工作的工作水平，就必须针对目前混乱无需的档案管理工作采取符合规范和标准的工作方式进行管理，尤其是在档案的收集、整理、保存等关键环节都需要采用科学的方法进行工作。

（一）全面整理基本档案

要采用现代信息管理方式来管理档案，就必须要针对所有档案进行全面的普及检查。根据档案的关键内容进行分析整理，取其精华，去其糟粕。将有价值的内容保留下来，去掉其中毫无作用的信息，从而强化档案的规范化程度，保证档案在信息录入时工作效率的提高以及在信息普查时的信息有用率。

（二）针对档案重新进行号码排序

档案因为混乱无序，导致增加了档案寻找工作的困难程度。因此，这就要求我们重新针对档案进行号码编排，不同内容角度分配成不同的号码，遵循图书保管等方法进行管理。另外，针对那些缺少页码、缺少目录甚至缺少档案关键内容标题的档案进行重新的加工整理。根据现有的档案页码进行号码编排，增添目录，根据档案内容进行标题制订等，保证档案更加规范。优化档案不仅可以提高工作效率，简化工作手续，还能帮助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）规范档案著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆在国家统一的规划领导下，结合自己的实际情况根据制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类编号

这就要求我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，而后根据不同的内容制订不同的要求规范。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、结束语

在信息高度发展的今天，必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中，必须要根据档案本身的特点，选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术，加强档案管理的软件开发，加快档案电子化的进程。同时，还要提高档案管理人员的信息化程度，提高档案管理人员的综合素质，不断加强不同环节之间的沟通和交流，促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样，才能推动档案管理的现代化和科技化，从而做好档案管理工作，提高工作效率，普及档案管理工作。

参考文献：

[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102

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关键词：档案管理；现代化；基本工作；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

参考文献：

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关键词：档案管理；问题剖析；解决设想

新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。

一、目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高

传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范

以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。

3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

4、档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

1、充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。

2、加强案卷的规范化管理

普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理

3、著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。

4、统一分类号，保证检索查全率

区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号的设立保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名等项的过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

6、齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化

目前在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了一定的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实

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档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下：

（一）有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节，在千头万绪的档案基础工作中，档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题，也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础，有利于档案管理的规范化和现代化。例如，对于档案管理要求较高的医药监管行业，相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况，通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好地推进档案管理的规范化和现代化，为医药监管行业发展提供更好的信息服务。

（二）有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素，档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如，对于新的科研成果，科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等，具备了良好的真实性和完整性，能够通过档案来再现科研成果的进度，提供真实的典型材料和第一手资料，为此后的二次技术开发和研究打下基础。

（三）有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。

（四）有利于保证档案检索的查全率和查准率。随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用者的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率。

二、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析

基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。与此同时，面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点，我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是我国档案管理基础工作建设的重要任务。

（一）档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。

（二）档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持，以机关档案管理工作为例，其常见的档案程序流程如下：档案收集—档案整理—国家档案全宗—区分档案全宗—档号编制—人物全宗—分类法的选择—全宗内档案的分类—档案价值鉴定—档案的销毁—档案的保管与管理—检索工具的编制—档案的编研工作—档案的提供利用服务—档案的著录与标引。以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，我国目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。

（三）档案管理现代化程度不高。文/廖虹档案管理基础工作在现代档案管理中的作用档案工作目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。

三、提升我国目前档案管理基础工作的措施

（一）加强档案管理工作。首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

（二）提升档案基础工作的专业性。首先，针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。其次，进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外，还应积极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行入馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

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【关键词】档案;图书;现代化管理;收集;整理;著录;检索

现代化管理早已进入社会的各个领域、各行各业，我们学校的档案、图书管理也要尽快跟上时代的步伐，尽快实现现代化的管理方式。众所周知,现代化管理就是利用计算机来处理庞大复杂信息与数据，首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作技术要求。

然而，我们学校的档案、图书管理和我们国家的档案管理一样，存在很多问题需要解决；存在很多不足，需要改进。

基础档案管理存在的尚不能迅速适应计算机管理要求的问题与不足，集中反映在以下几个方面：一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷内目录未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；五是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；六是组卷混乱现象比较严重，七是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷、有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看，我们学校的档案、图书目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

1、全方面普查图书、案卷

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除那些无用的文件才能避免实行计算机管理时出现的重复与低效率状况。

2、重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还要对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

3、结合实际规范著录工作

著录直接影响输入数据与信息的准确性，是实行计算机管理的前期重要基础工作。以国家的总体规定为原则，我们从实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己图书和案卷著录工作的著录细则。从目前情况来看，已经起到了提高基础工作水平的作用，并对我们实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4、统一分类号，确保检索到全部内容

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，我们首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。然后，再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。而且，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。还要做到经常组织大家统一认识、统一标准、尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题目名称，确保检索准确率

档案的分类号保证的是能检索到全部内容，而题目名称准确才能保证检索的准确率。可是仅仅保证查全率是不行的，还必须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名要掌握的原则是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如“佳木斯市计划委员会”简称为“市计委”，“佳木斯市计划生育委员会”简称为市“计生委”，而不能都简称为“市计委”。

我们结合计算机检索，需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，就补齐；如果题名冗长，就删除多余的赘词。文件题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。我们就规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件就写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件。

以上完善的的收集、整理、鉴定、著录、保管等各项措施，为档案管理工作实行标准化、规范化提供了最基础的准备。

在档案管理基础工作的各个环节,中计算机数据的准备工作是一个大工程,由于档案、图书案卷多，著录工作不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。为加快数据准备，推进档案现代化管理进程，在著录工作中做到以下几点，便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进

实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。图书、档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队。将那些可以开放的和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程，提高利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录。价值不高的档案进行案卷级著录；对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理既能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、充分利用档案原基础，分门别类

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关键词：基础工作 档案管理 现代化

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

1、档号不规范，一卷多册且没有目录号现象较多。

2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。

3、大部分案卷缺少卷内目录，以致于部分内容永远无法检索而不能利用。

4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。

5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。

6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。

二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

对于那些相互存在某种联系的文件要尽可能将其组合在一起。同时对那些无页码、无案卷标题以及无卷内目录的，还要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范，内容完整。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。

3、实施“以我为主”的立卷归档原则

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：

（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱

（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（3）坚持贯彻“以我为主”归档原则，分清主次，把住全宗的入口关，在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

著录时要分类标引，对特殊形式的档案可用计算机程序直接录入人名、地址、时间及使用案卷目录，然后分类号用计算机统一给出。这样可以使著录环节减少，使著录速度明显地提高。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？芽总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

二、实行标准化、规范化，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

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关键词：档案管理；基础工作；现代化

随着社会的不断进步和发展,社会各项事业对档案的依赖性越来越强,档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。这样就对档案管理工作提出了更高的要求,档案工作的现代化成为适应形势的必然结果,而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节,实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时,做好档案管理的基础工作就尤为重要。

一、档案管理基础工作存在的问题

众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据，信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多

2.案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍

3.大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用

4.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现

5.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的

6.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

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从国家应用信息基础设施高度在统一框架中认识记录与档案管理信息化

1993年9月，美国政府正式宣布实施 “国家信息基础设施”（简称NII），也称为“信息高速公路”。之后，世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮，我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”（简称CNII）。从信息的流动和共享过程看，CNII的基本体系结构包括：信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑，作者认为它由如下5个方面组成：（1）各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系；（2）各类基础性信息资源及资源库；（3）各类基础性应用系统，包括安全保障体系；（4）相关标准体系；（5）人力资源和组织架构，包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施，则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础，所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑，记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位，都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑，记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用，是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑，应该作为国家应用信息基础设施来建设。

我们知道，在人类所有的社会活动中，都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说，档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃，只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异，但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑，应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。

早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理，而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题，很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂，另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视，但比公文外延更广泛的记录，其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识，可以从全局出发，构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系，为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛，形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程，凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位，为各专业领域的信息化进程保驾护航。

记录分布于各行各业、各种活动中，可谓无处不在，无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构，对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架，可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小，很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中；而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大，需要妥善保管并广泛传播；专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定；公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理；档案则是所有信息资源中极具价值的东西，要进行系统的分类归档，以备查考。总而言之，全部社会活动中的所有记录，都按照其社会价值和功能进行分类，形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此，记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。

此外，我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点，各部委纵向上管理相关领域的业务工作，各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进，信息孤岛和信息烟囱问题日益严重，成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素，并以此为线索进行信息整合和系统集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体，安全保密是各类信息体系不可或缺的要素，而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性，同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开，作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性；又可以节约投资，减少浪费；更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此，将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划，是信息化进程的必然要求。值得注意的是，记录与档案管理信息基础设施，本身也需要安全保密基础设施的保障，安全保密是它的生命线，因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。

国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成

除了记录和档案内容外，与之相关的一系列软硬件设施，也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道，随着信息化进程的不断推进，一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台，取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录，面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明，记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看，老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题，使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题，是一个普遍的社会现象，不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。

值得庆幸的是，目前出现许多诸如网络存储、移动存储等的硬件解决方案。有些单位正在积极地建立信息设备博物馆，有的在积极建设历史软件库。但由于记录与档案管理信息体系涉及全社会各领域、各行业、各机构，不仅包括硬件设备问题，也包括信息格式、信号制式和软件版本问题，内容庞杂，协调难度极大，仅依赖个别单位、个别系统显然难以奏效。只有从整个国家信息化总体框架着眼才能妥善解决。

从记录与档案信息基础设施的组成要素看，它可由下列部分组成：记录与档案信息管理的硬件体系、记录与档案信息管理的应用软件体系、记录与档案信息资源的内容与编目体系、相关的标准体系和政策法规、相应的人力资源与组织架构等。其中组织架构除传统的档案馆、博物馆、图书馆和各种文件中心、数据中心、设备博物馆等之外，还包括与记录与档案管理有关的组织，如社团组织、公益性记录管理团体等等。既要从一个完整的框架体系中去设计和构建国家记录与档案管理信息基础设施，还要针对各个组成部分分别构建相应的法规体系和操作规程。这样，我们就可以确保一个可靠的“国家记忆”机制。

国家信息基础设施主要解决信息通讯问题，为信息社会构建信息高速公路。国家地理空间信息体系、国家信息安全保密体系、国家记录与档案信息管理体系是国家信息基础设施之上基础性信息应用和管理体系。这三个信息管理体系是所有领域各类业务信息化的基础，因此要作为国家应用信息基础设施来建设。记录与档案信息管理基础设施是国家的记忆功能所在，是中华民族进入信息时代必须具备的记忆网络支撑，应该受到应有的重视。?荟

参考文献:

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关键词：城建档案；基础性工程；存在问题；对策分析

引言

城建档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它作为城市建设的真实记录和历史凭证，是城市规划管理和城市建设工作的重要组成部分。随着城市化进程的加快和城市化水平的提升，城建档案作为城市建设的重要信息资源，在城市建设活动中发挥着越来越重要的作用。因此，一定要努力做好城建档案的管理工作，更好地为城市建设提供优质的服务，以适应新形势发展的需要。

一、城建档案管理的重要性

档案管理，也称之为档案工作。其管理的对象是档案，是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供运用服务的各项工作的总称，也是档案事业最基本的组成部分。城建档案管理在经济建设和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。作为城建档案在进行社会管理，提供公共服务、保障城市生产生活秩序，维护城市安全，应对城市突发事件工作中发挥着重要作用。对城建档案进行科学管理是城乡规划、建设和管理的一项基础性工作，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据。城建档案是在城市规划、建设及管理过程中形成的，它既是城市规划、建设和管理的依据，又是科研工作的信息资源。开发城建信息资源，为城市建设服务，是城建档案的根本宗旨。提升城建档案的科学管理，是城建档案工作发展的必然趋势。

二、城建档案管理基础性工作中存在的问题

（一）、档案资料不全

在实际的档案管理中发现，部分档案资料不全，也有部分档案资料无法得到有效利用。在城建档案馆最开始出现时，城建档案相关工作人员对工作没有足够重视，这使得档案收集困难、管理方式不够完善等问题频繁出现。档案建设管理部门工作被动也导致入库档案资料不够完整，档案质量没有太多有效保证。城建档案馆的内容不全面、结构不合理这样的问题给城市档案利用带来许多麻烦。

（二）、档案管理的法规、制度执行力度不够

档案管理工作虽然不直接产生各项经济、社会利益等，但是档案的内容与国家的经济、政治、社会、文化等各方面发展有着密切的联系，因而档案管理工作是一项十分重要和严谨的工作。为保证其顺利开展，国家一般都会制定相应的法律、规定、制度等予以保证和制约。我国城建档案管理的相关法规、制度的制定工作虽起步较晚，但发展到现在，各省、市基本都已出台了相关规章办法。法规、制度的执行情况直接决定了其价值的实现情况，法规制度执行不力，直接影响到城建档案管理工作的顺利开展。

（三）、城建档案信息化建设滞后

目前，城建档案信息化管理水平普遍不高，还有待进一步提升，主要表现在：有的地区计算机管理城建档案只达到目录级，还没有达到文件级，管理对对象还停留在传统的纸质档案；个别地区还没有安装城建档案管理系统软件；馆藏存量档案数字化进程缓慢；全市城建档案目录中心建设步伐缓慢；城建档案信息化人才支撑，档案信息化建设设备投入不足；数字档案还未实现通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、查询等等问题。

三、加强城建档案管理基础性工作的对策

（一）、以先进的信息技术为基础，打造出色的管理团队

先进的信息技术能够促进城建档案管理工作的系统化，引进信息技术就需要进一步实现信息化操作，而信息化操作需要工作人员强化学习，利用科学的设计来保障城建管理能够产生最大的效益。引入先进的信息技术只是一个基础工作，最重要的还是在此基础上打造出色的管理团队。打造出色的管理团队需要从两方面着手，一是引进专业技术强的优秀人才，二是对部门管理人员进行定期的培训。引进专业技术强的优秀人才可以通过各大高校相关专业的毕业生进行人才选拔，以此保障选拔人才的质量。对部门管理人员进行培训需要注重管理人员各方面的潜质，以此确保他们在工作中能发挥出最大的作用。

（二）、做好基层管理工作

档案工作者在工作当中首先就是要妥善管理档案，管理质量直接会影响到档案的使用质量，它起到了重要的纽带作用，它也是基础工作中最为重要的成果，在工作中要转变以往保守的重视管理但是轻视利用的观念，主动为档案信息的使用者提供优质的服务，按照档案管理的相关原则来说，应该充分的考虑到当地的档案工作实际，制定一个切实可行的措施，这样才能真正的做好档案的整合和管理工作，为日后档案信息的使用也奠定了良好的基础，在实际的工作中，对相关环节必须认真的落实，还要以最积极的态度来面对自己的日常工作，同时还要对室内的温度进行有效的控制，不能让纸张受潮，否则就很容易出现变形的现象，这对长期保管纸质档案是非常不利的，所以一定要在指定的地点进行阅览，还要制定相应的借阅制度，这样才能保证其合理的利用。

（三）、开展数字化建设工作

城建档案包含了巨大信息，为了使这些信息服务于城市管理、为领导层提供决策参考，实现城建档案价值的最大化，开展数字化建设，用有效手段优化、整合这些信息是不可缺少的。我市城建档案馆为在推动城市发展中占一席之地，经过多次探讨、调研后决定开展数字化建设工作。一方面通过招标采购一套硬件设备及城建档案管理系统，构架自己的网络环境，制定标准化管理制度，建立规范的城建档案信息中心。另一方面，开展馆藏档案的数字化工作。数字化的信息是建设的基础，主要从两个方面来收集数字化的信息：一是对已接收进馆档案，由我馆组织进行数字化。二是对未接收进馆的档案要求移交单位按照行业标准数字化后，我馆对其进行接收管理，从源头上解决档案数字化问题。

（四）、提高档案人员的素质

档案管理的相关工作人员要主动借助各种网络信息工具并加强学习，通过网络、图书馆等多种渠道搜集档案管理的相关资料，转变管理思想，结合成功案例，逐步提升自身的管理水平，通过培训的方式提升档案管理人员能力和素质，在培训过程中，要具有针对性和目的性，紧密结合相关档案管理人员的实际情况分门别类地进行，从而保障培训效果，全面提升档案管理工作人员的综合素质，为档案管理部门和企业提供必要的管理人才。

结束语

总之，以依法治档、科学管档为主题，提高全社会档案意识，加强档案干部队伍建设，完善城建档案工作体制、夯实城建档案基础业务建设、提升城建档案工作服务能力，为我市城建档案事业科学发展做出积极贡献。这样着力做好城建档案管理工作，才能适应新时期城建档案管理工作模式，实现高效、快速、科学发展，创造和谐健康的工作环境，又快又好推动城建档案工作的全面发展。

参考文献

[1] 卫红.适应形势抢抓机遇努力做好城建档案管理工作[J].城建档案，2014，05：33-34.

[2] 林艳.城建档案管理工作中法律意识的凸显[J].城建档案，2011，12：37-38.

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[关键词]城建档案;标准化;规范化;现代化管理

随着科学技术的发展,计算机已成为人们日常工作中不可缺少的先进工具,计算机能够高效处理庞大复杂信息与数据,其基本要求是输入计算机的各项原始数据必须是真实、完整和科学的,否则输入的数据与信息必然是不准确的,输出的结果必然也是错误的。所以实行计算机管理的前提条件就是要做好输入前信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术功能,达到数字化管理的标准化、规范化、现代化要求。

一、突出城建档案管理标准化、规范化质量水准

提高城建档案管理的质量水准就必须实行标准化、规范化和现代化的工作程序与方法。依据《城市建设档案管理规定》城建档案具体业务工作内容包括城建档案的收集、整理、鉴定、著录、保管、检索、利用和编研七个方面;按照建设部分类大纲分为18大分类,102个属类,300多个小类。这些环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作,确保目标的精确、可靠。操作上应遵循以下五个要点:

1.抓好案卷的全面普查,使城建档案去伪存真。实现城建档案管理标准化、规范化的第一步工作就是对案卷进行全面的核定与清查,移交的竣工档案资料包括前期准备阶段文件、施工文件(水、暖、电)、竣工图、竣工验收文件等都要完全落到实处,确保完整、准确、系统、规范。没有特别要求的城建档案原件保存一份,多余的全部剔除,避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况发生。

2.合理组合案卷,实现案卷规范化。按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的,可由A4幅面纸以衬托法衬托,大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求,并加盖“竣工图”标志章,而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。案卷不宜过厚,一般不得超过40mm,如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。组合案卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.根据单位实际,规范著录工作。城建档案的著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。按照国家颁布的GB/T50323――2001《城市建设档案著录规范》施行著录,这是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个城建档案馆的条件存在诸多差异,计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个城建档案馆应该从自己的的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位著录工作的著录《细则》,以此认真做好规范著录工作,提高城建档案管理的基础工作水平。

4.按照规定分类,保证检索查全率。用计算机检索的显著优势很大程度上提高了检索的工作效率和水平,按照建设部分类大纲进行分类、归类整理。另外在分类的过程中一定中细心、耐心,同时加强校审力度,及时校正分类人员的错误。统一认识、统一标准,前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理的预定目标。

5.规范城建档案题名,保证检索查准率。按照城建档案的分类号必须保证检索题名准确无误才能保证检索查准率的要求,既要查全又要查准。因此,必须统一规范档案题名。避免出现模糊不清、计算机无法识别的情况发生。在著录过程中要将题名、责任者等要素要准确完整,不要有疏漏,题名不易过长,否则计算机无法识别,对含义不清的文种题名进行必要的处理,不然会影响检索的准确率。

二、大力推进城建档案现代化管理工作的发展进程

在城建档案管理基础工作的过程中,真正的意识到计算机的数据的准备工作是一个比较大的工程,各个城建档案馆的情况不同,有的馆藏案卷多,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响城建档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中要做好如下四点工作:

1.事实求是,积极稳妥的建档。实现计算机管理城建档案的目的就是为了提高档案的利用率,使城建档案更好地服务于社会,因此必须加强城建档案的严格管理。所以,在推进计算机管理的过程中必须从实际出发,根据卷宗的实际情况按照规范进行排序,有些档案还可以进行优先加工处理。这样不仅可以加快城建档案管理计算机现代化的进程,而且还可以提高城建档案的社会利用的效率。

2.规范著录档案,循序渐进的进行。按照《城市建设档案著录规范》进行档案著录,在此过程中可以将有些案卷分为几个层次进行,即项目级著录,案卷级著录,文件级著录。进行这样的处理的目的在于揭示城建档案的内容和形式特征,而且还可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了工作效率,加快了工作进程。

3.充分利用档案原始基础著录。在城建档案的案卷处理中,对于有些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,即成本成册自带页码的在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。这样可以减少著录环节,提高著录速度,而且有利于城建档案建设的基础落实。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，其首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足或较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案大多内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案数量越大，存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看，我国目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚或内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案管理、科学保管，而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合实际，规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各类档案保管的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以我们应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己著录工作的著录细则。

4.统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名，保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名，“请示报告”等含义不清的文种，很影响检索的准确率。所以我们应将要求批复的文件写“请示”，不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能，将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些保管时间较长的综合性档案来讲，由于档案案卷多著录工作，不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。我们在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊？我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。