档案管理基础精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案管理基础，期待它们能激发您的灵感。

篇1

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率

主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

篇2

【关键词】基础工作；档案管理；现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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关键词：档案管理 基础管理 现代档案管理 作用

随着社会不断发展，档案在人们的日常生活中所起的作用越来越重要，相关部门也加强了对档案管理的重视。而随着科学技术不断扩展，档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此，在现阶段的社会发展过程中，档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视，及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。

一、目前我国档案管理基础工作中存在的问题

从整体上分析，我国目前档案馆多为综合性的档案馆，如同老图书馆一样，内容十分繁杂混乱，并且不同的档案之间存在着极长一段时间跨度。并且一直以来，我国档案馆都采用的是封闭式的管理。并且管理最根本的目的是保证档案材料的安全不丢失，并不针对档案内容进行任何不同程度的处理。这样就导致了现阶段档案质量差，多数内容均为毫无作用的文本信息。

因此，目前在我国档案管理基础工作中存在的问题主要可以表现为这样几点：第一，档案在入库管理的过程中，缺乏统一的号码标示，许多档案存在着多卷的情况，极容易造成档案丢失；第二，档案名称不规范，档案的标题包含的内容过少，导致许多有用的信息都被忽略而造成信息的丢失；第三，档案缺乏必要的目录页，导致许多有用内容无法被利用起来，从而造成信息的无用化；第四，档案内缺乏必要的页码，丢失也无从下手去寻找；第五，档案的存储十分混乱，不同对象的档案保存在同一个档案架上，增加了档案在寻找过程中的困难；第六，档案不规范，许多档案所必需的内容没有被保存下来，反而留在档案中几张毫无作用的纸张，还有许多档案保存的内容过多，一个档案卷有着几百张材料等等问题。

这些问题都是在长期的整理、查找和保存过程中所表现出来的突出问题。并且从这方面来看，尽管我国已经开始在档案馆中采用高新技术来进行档案的保护，但这些问题仍然使得我国现阶段的档案管理不具有保证现代信息管理运行的条件。

二、针对目前存在于档案管理基础工作中问题的对策

要想提高档案管理基础工作的工作水平，就必须针对目前混乱无需的档案管理工作采取符合规范和标准的工作方式进行管理，尤其是在档案的收集、整理、保存等关键环节都需要采用科学的方法进行工作。

（一）全面整理基本档案

要采用现代信息管理方式来管理档案，就必须要针对所有档案进行全面的普及检查。根据档案的关键内容进行分析整理，取其精华，去其糟粕。将有价值的内容保留下来，去掉其中毫无作用的信息，从而强化档案的规范化程度，保证档案在信息录入时工作效率的提高以及在信息普查时的信息有用率。

（二）针对档案重新进行号码排序

档案因为混乱无序，导致增加了档案寻找工作的困难程度。因此，这就要求我们重新针对档案进行号码编排，不同内容角度分配成不同的号码，遵循图书保管等方法进行管理。另外，针对那些缺少页码、缺少目录甚至缺少档案关键内容标题的档案进行重新的加工整理。根据现有的档案页码进行号码编排，增添目录，根据档案内容进行标题制订等，保证档案更加规范。优化档案不仅可以提高工作效率，简化工作手续，还能帮助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）规范档案著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆在国家统一的规划领导下，结合自己的实际情况根据制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类编号

这就要求我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，而后根据不同的内容制订不同的要求规范。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、结束语

在信息高度发展的今天，必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中，必须要根据档案本身的特点，选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术，加强档案管理的软件开发，加快档案电子化的进程。同时，还要提高档案管理人员的信息化程度，提高档案管理人员的综合素质，不断加强不同环节之间的沟通和交流，促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样，才能推动档案管理的现代化和科技化，从而做好档案管理工作，提高工作效率，普及档案管理工作。

参考文献：

[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102

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关键词：档案管理；现代化；基本工作；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

参考文献：

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关键词：档案管理；问题剖析；解决设想

新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。

一、目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高

传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范

以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。

3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

4、档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

1、充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。

2、加强案卷的规范化管理

普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理

3、著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。

4、统一分类号，保证检索查全率

区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号的设立保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名等项的过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

6、齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化

目前在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了一定的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实