档案管理规定精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案管理规定，期待它们能激发您的灵感。

篇1

会计档案管理规定

1范围

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等

内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计 档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

5检查与考核

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第一条为了加强最低生活保障档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》、《城市居民最低生活保障条例》、《**省档案管理条例》、《**省城市居民最低生活保障规定》及相关规定，结合我市最低生活保障档案管理的实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称的最低生活保障档案(以下简称低保档案)是指本行政区域内各区(县)人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)民委员会(社区)等在最低生活保障工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条低保档案是我市城乡困难群众最低生活保障工作的真实记录，是做好低保工作的基础，是国家档案信息资源的重要组成部分。凡是在低保工作过程中形成的具有查考和保存价值的文件材料均应归档。低保档案归档范围和保管期限表可参考附件《**市低保档案归档范围和保管期限表》进行编制。

第四条低保档案的管理工作由市民政局主管，各区(县)民政部门、乡镇人民政府、街道办事处分级负责，以乡镇人民政府、街道办事处为主。同时接受同级档案行政管理部门的监督指导。有关部门应根据工作需要明确专(兼)职人员负责低保文件材料的归档和低保档案的管理工作，居(村)民委员会(社区)应协助做好职责内的低保档案工作。

第五条低保档案工作人员职责：

（一）执行低保工作与档案工作的法律法规、行政规章和业务技术规定，贯彻执行上级有关低保工作和档案工作的方针政策。

（二）对本地区、本部门低保个人档案资料及低保工作中形成的文件材料进行收集、整理、归档，对下属单位低保档案工作进行监督指导。

（三）建立健全并执行本单位低保档案收集、整理、归档、保管、统计、利用、鉴定、移交、销毁等规章制度，确保低保档案的完整、安全。

（四）开发档案信息，提供档案利用。

第六条低保档案的整理与移交

（一）低保户审批类文件材料，可以采用以下两种方式中任意一种进行整理：

(1)以户为单位进行排列、组卷整理，并编制归档文件目录。每年根据低保户实际变更情况和低保金的增减情况，实行动态管理。

(2)以户为单位按年度整理装订成册进行归档，并编制归档文件目录。

（二）低保工作日常管理类的文件材料按照国家档案局《归档文件整理规则》、《**省<归档文件整理规则>实施规定》等规定进行整理归档。

（三）低保资金管理文件材料按照《会计档案管理规定》等规定进行整理归档。

（四）照片、录音、录像等特殊载体的文件材料可参照《磁性载体档案与保护规定》(DA/T15-95)、《电子文件归档与档案管理规定》(GB/T18894-20**)、《照片档案管理规定》（GB/T11821-20**）及《**市数码照片档案管理规定（暂行）》等规定进行整理归档。

（五）低保工作信息系统、统计系统所形成的电子数据，按照《**省电子文件归档与管理规定》、《**市电子文件归档与管理暂行规定》及其它有关规定进行整理归档，建立低保档案数据库，确保其可读可用。

（六）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准。

（七）低保工作文件材料原则上应在次年3月底前将上一年度的低保文件材料整理完毕后，移交本单位综合档案室。移交时应编制档案移交清册，并按规定办理移交手续。

（八）低保档案保管期满应及时鉴定。鉴定应在本单位分管负责人的领导下，组成鉴定小组，按照保管期限表准确判定档案的存毁，提出初步存毁意见，并编制销毁清册，经单位负责人批准，到指定地点销毁。新晨

（九）各区(县)档案馆加强对低保档案鉴定工作的指导，可根据具体情况确定低保档案进馆范围和要求。

第七条低保档案的查阅

（一）各单位要将低保档案的查阅、借阅纳入本单位档案借阅利用制度，建立借阅审批手续和台帐。

（二）低保档案内容凡涉及个人基本信息及隐私部分不得对外公布。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要查阅的，凭单位工作证明，经低保档案管理部门有关领导批准方可查阅。

（三）低保对象查阅本人低保档案需提供有效证件，经低保档案管理部门有关领导批准，可以提供查阅或复制。

（四）低保档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得丢失、擅自销毁、涂改档案。

第八条低保档案的开放与利用

(一)低保档案管理部门应向同级国家综合档案馆提供低保管理类档案电子目录和纸质目录。

(二)国家综合档案馆和低保档案管理部门应当编制、公布低保管理类档案利用指南和公开目录，方便群众利用。

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第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。

本规定所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。

县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。

城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

第四条城建档案馆的建设资金按国家或地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。

第五条城建档案馆重点管理下列档案材料：

（一）各类城市建设工作档案：

1、工业、民用建筑工程；

2、市政基础设施工程；

3、公用基础设施工程；

4、公共交通基础设施工程；

5、园林建设、风景名胜建设工程；

6、市容环境卫生设施建设工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、技术经济资料等方面的基础资料。

第六条建设单位应当在工程竣工验收后六个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的工程建设档案。凡工程建设档案不齐全的，应当限期补充。

停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

撤销单位的工程建设档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，其竣工验收应当有城建档案馆参加。

第九条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。

房地产产权产籍档案的管理，建设部另行规定。

第十条经省、自治区、直辖市人民政府同意收取的工程档案保证金，须纳入城市财政专户管理。其利息经建设行政主管部门报财政部门同意，用于城建档案的保管和保护事业。建设单位按规定向城市建设档案馆报送工程档案资料后，工程档案保证金全部退还。

第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理、编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。

第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门或档案行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按规定归档、报送的；

（二）涂改、伪造档案的；

（三）档案工作人员，造成档案损失的。

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分节A 总则

§ 1236.1 第1236节的授权（生效日期：2012年10月12日）

授权本节的法律法规是44 U.S.C.（《美国法典》第44编） 2904、3101、3102及3105节；OMB（管理预算办公室）A-130公告《联邦信息资源管理》，适用于存有档案的档案及信息系统。

§ 1236.2 适用于本节的定义

（a）见本分章§ 1220.18的定义与术语。

（b）在本节（§ 1236）中使用的还有：

电子信息系统，是指包含并能提供利用计算机化联邦档案及其他信息的信息系统。

电子邮件系统，是指用于形成、接收及传输讯息及其他文件的计算机应用程序。该定义不包括文档移交功用（即，在使用者之间传输文档但并不保存所传输数据的软件）、用于收集和处理数据的数据系统（即，这些数据基于个人计算机或主机计算机分别被组织成数据文档或数据库），以及并不在电子邮件系统上传输的文字处理的文件。

元数据，指包含描述历史、痕迹，以及（或）电子文件管理而保存的背景信息。

非结构化电子档案，是指使用自动化处理软件，如电子邮件和其他讯息应用程序、字处理或显示软件等所形成的档案。

§ 1236.4 本节指南所采用的标准

本规章与ISO 15489–1：2001《档案管理：通则》相一致。其中的9.6存储与处置与本节（§ 1236）相关。

§ 1236.6 机关电子档案管理职责（生效日期：2011年11月1日）

机关必须：

（a）将电子档案管理纳入到本分章1220节～1235节对档案管理活动的要求中。

（b）将档案管理、保存的要求与电子信息系统的设计、开发、改进和实施整合。

（c）电子档案管理要符合“分节C”的要求（电子档案附加要求）。

分节B 电子信息系统设计实施中档案管理与保存的要点

§ 1236.10 对电子信息系统中的档案，机关必须确定档案管理控制点

以下几种档案管理控制点需要具备，以确保无论多长时间，只要这些信息是机关业务所需要，电子信息系统中联邦档案都能具备充分和恰当的资料说明。机关必须将控制要求纳入电子信息系统，或将其集成到信息系统外部的档案管理系统中。（见本节§1236.20）

（a）可信性：控制并确保事务、活动或实事数据的完整和准确的展现，使其能证明并作为后续事务或活动依据。

（b）真实性：控制并保护档案免于非授权添加、删除、篡改、使用及隐藏。

（c）完整性：控制，如审计追踪，并确保档案是完整的并且未被改变。

（d）可用性：以机制确保档案能被定位、检索、展现及理解。

（e）内容：以机制确保所保存档案中的信息确实是由档案形成者所产生。

（f）背景：以机制保证反映机构、职能及运行环境的相关档案建立互相参照，这些记录可能会因业务活动的行业、法律及法规要求不同而变化。

（g）结构：控制并确保对档案的物理及逻辑格式，以及数据元素之间的关系的维护。

§ 1236.12 其他应纳入电子信息系统设计、开发与实施中的档案管理与保存要点

作为资金计划和实施周期过程组成部分，机关必须确保：

（a）档案管理控制（见§1236.10）能纳入系统规划和实施。

（b）无论多久，只要机关业务活动需要，系统中所有档案应能检索和利用（如NARA所批准的保存期限）。当档案保存期限超过系统预期寿命，机关必须对档案及其相关元数据迁移到新的存储载体或格式提出计划和预算，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。（见§1236.14）

（c）向NARA移交永久档案，按照本分章第1235节。

（d）当需要允许在机关之间采用不同的软件或操作系统交换电子文件时，应规定标准交换格式（如，ASCII或XML）。

§ 1236.14 机关应对技术过时必须采取的档案保护措施

尽管系统产生和采集了档案，但只要档案要超越信息系统生命期维护和利用，机关就必须设计和实施迁移战略以应对档案对硬件和软件的依赖。为成功保护档案应对技术过时，机关必须：

（a）确定是否NARA所批准的档案保管期限，比现在保存着档案的系统寿命长。如果是，要在线性系统退役之前对档案向新系统的迁移作出规划。

（b）以保存电子档案在形成时系统的功能和完整性方式，施行硬件和软件升级。要保留档案系统的功能和完整性需要：

（1）直到授权的处置期限前，都要以可用的格式保留档案。当迁移包括档案的转换，要确保在转换后档案的授权处置得以实施。

（2）任何所需的存储载体转换，要具备与现行硬件和软件的兼容功能。

（3）在转化或迁移过程中，要维护档案与其元数据的连接，包括在迁移时刻所采集的所有相关的元数据（即档案元数据和迁移元数据）。

（c）确保迁移战略能兼顾到离线存储的非现行电子档案。

分节C 电子档案特殊要求

§ 1236.20对电子档案的档案管理系统特定要求

（a）总则。机关必须根据其业务需要，采用基于电子、纸质或两者结合的档案管理系统，对其所产生的档案进行管理。电子邮件可按照§1236.22（c）执行。

（b）电子档案管理。档案管理功能应嵌入电子信息系统，或者档案能转存到电子的存储库（如DOD5015.2STD认证的产品）中。以下为电子档案管理必备功能：

（1）确认归档：对档案进行唯一标识。

（2）捕获档案：从其他来源输入到档案管理系统中，或将档案与其他系统关联。

（3）整编档案：按照批准的档案保管期限与处置表进行组织。

（4）档案安全：防止未授权利用、修改、删除已归档的档案，确保有关审计记录的保存以追踪档案的利用。

（5）利用检索：为利用者利用档案设定相应授权，促进档案的查询和检索。

（6）保存档案：确保系统中所有档案，不管多长时间只要需要，在机关开展业务活动中都可检索和使用，并按照NARA批准进行处置。机关必须开发相应程序，确保档案及其相关元数据向新的存储载体和格式迁移，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。

（7）实施处置：按照NARA批准的档案保管期限表，确定并实行向NARA移交永久档案；确定并删除可以处置的临时档案；申请保留档案或当需要时冻结档案处置。

§ 1236.22 电子邮件档案管理特殊要求

（a）机关必须针对所有人员制发电子邮件档案保存与管理要求：

（1）为使理解所发送信息的环境，信息发送者姓名及所有收信人名单和发送日期，必须作为电子邮件档案记录保存。机关要确定其他所需元数据，以满足机关业务的需要，例如，接收信息。

（2）电子邮件的附件属于电子邮件档案的组成部分，必须作为电子邮件档案保存，或与其他档案相关联。

（3）如果电子邮件系统是以编码或别名来识别使用者，或仅以邮件发送清单来识别接收者，须保留智能识别系统，或名录上的全名，或发送清单等，以确保能识别档案中的信息发送者和接收者。

（4）有些电子邮件系统为使用者提供日历和任务列表，这些也许符合联邦档案定义。符合联邦档案定义的日历要按照《联邦第23号通用保管期限表》第五项的规定来管理。

（5）在电子邮件系统中传阅修改的文件草稿，如果满足36 CFR 1222.10（b）特定标准，可能就属于档案。

（b）允许其雇员利用非机关所管理的系统发送和接收公务电子邮件讯息的机关，必须确保在这些系统中发送和接收的属于联邦档案的信息，要保存到机关档案管理系统中。

（c）机关可自行选择在机关电子邮件系统管理NARA所批准的短期电子邮件档案的保存期限（第23号《通用保管期限表》第7款中规定的定期档案中小于等于180天，或NARA所批准的机关档案保管期限表），并且不需要拷贝成纸质档案，或转存到电子档案管理系统中，但前提是：

（1）利用者在NARA批准的保管期限到期前没删除。

（2）系统的自动删除规则确保档案在NARA批准的保管期限到期前的保存。

（d）除了本节（c）段范围内的电子邮件档案：

（1）机关不得使用电子邮件系统存储被确认为属于联邦档案的电子邮件讯息档案拷贝，除非该系统具有本节§1236.20（b）所规定的功能特性。

（2）如果电子邮件系统不包含档案系统，机关必须指示其雇员，将联邦档案从电子邮件系统拷贝到档案管理系统中。

（e）保存永久电子邮件档案并准备向国家档案馆移交的机关必须以某种格式存储在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或当要移交时保存能够将档案转换到所要求的格式和媒体上。

（f）维护纸质档案管理系统的机关，必须按照机关电子邮件指令要求，对电子邮件档案及其相关传输和接收数据进行打印并立卷。

§ 1236.24 非结构化电子档案管理特殊要求

（a）以电子方式管理非结构化电子档案的机关，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期电子邮件外，必须确保档案按照§1236.10要求，在档案管理系统中立卷。

（b）维持纸质案卷作为档案管理系统的机关，必须制定方针，并对雇员制定指令，确保非结构化档案打印立卷，并要以采集所有相关隐形但所需的文本内容（如评注）或结构关系（如表单或其他复杂的文件中的操作工作单）方式，满足机关业务需求。

§ 1236.26 机关维护电子信息系统必须采取的措施

（a）机关必须维护电子信息系统的目录清单，并按照44 U.S.C. 3506的要求，将已制定的机关工作程序、标准及方针，作为系统一致性定期评估的内容。评估应当确定档案是否被恰当识别和著录、保管期限填注和期限是否反映出现行信息内容及使用情况。如果不是，机关必须向NARA提交SF115表格，以获得档案处置的授权。

（b） 机关必须维护有关电子信息系统充分的最新资料：

（1）对所有阅读和处理系统中档案所必需的技术特性具有详细说明。

（2）识别所有输入和输出。

（3）明确案卷和档案中的内容。

（4）确定档案获得和使用的限制。

（5）能理解该系统的作用和功能。

（6）描述在系统中添加、改变或删除信息的最新周期或条件及规则。

（7）确保档案的及时、授权处置。

§ 1236.28 适用于保存永久档案的电子档案存储载体的选择和维护特殊要求

（a）机关必须对包含永久及尚未划定期限档案的电子档案存储载体加以维护，其存储和测试场所的温度和相对湿度范围是：

（1）温度：62°F～68°F。

（2）相对湿度：35%～45%。

（b）包含永久或未定期档案的电子载体存储库及测试或评价场所必须禁烟。

（c）对维护和存储CD和DVD的特殊指南，机关可参考国家标准技术研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵护和处置》。

（d） 对使用磁带存储的电子档案，机关应在使用前六个月内进行测试。测试应当验证，用计算机磁带做永久保存载体，应是零差错并符合NIST或工业标准。

（e）对所有包含永久及非定期档案的计算机磁带载体，机关必须每年进行统计抽样读取，以识别数据损失、发现并纠正数据损失的原因。具有1800盘及以下的磁带载体库，应抽样读取20%或者50盘；超过1800盘的磁带载体库，应读取384盘载体。超过10盘出错的，必须进行载体替换；如有可能，损失的数据要重新存储。所有受到同样原因影响的磁带载体（如质量差的、利用率高的、环境差的、处理不当的）必须读取并做相应纠正。

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第二条低保档案是指在城乡低保工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条低保档案是国家档案的重要组成部分，是涉及城乡困难群众切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护低保档案的义务。

第四条低保档案管理实行分级管理、基层为主的原则。

各区民政部门、镇人民政府（街道办事处）（以下简称低保档案管理部门）应有专（兼）职人员负责低保文件材料的归档和低保档案的管理；居（村）民委员会应协助做好职责范围内的低保档案工作。

各区民政部门的档案机构要高度重视低保档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；各区档案行政管理部门要依法加强对低保档案工作的指导和监督，切实做好服务工作。

第五条低保档案管理部门应加强对低保档案工作的领导，切实将低保档案管理纳入低保工作内容，做到低保档案工作与低保工作同步布置、同步管理、同步检查，确保低保档案的规范、安全管理。

第二章低保档案的收集、整理与归档

第六条低保档案管理部门应根据有关规定，建立健全低保档案文件材料的收集、整理和归档制度，确保低保档案的齐全完整。

第七条低保文件材料根据其形成规律和特点原则上分为审批类和日常管理类进行整理。

（一）低保档案归档范围

1、审批类

（1）区级人民政府民政部门批准享受最低生活保障的审批表；

（2）有关部门的入户调查表；

（3）低保对象的申请书、居民户口簿或居民身份证复印件；

（4）低保管理机构要求提供的材料（家庭收入证明、下岗证、离退休证、结婚证、离婚证或判决书、残疾证、就业状况证明、劳动能力状况证明、失业状况证明、下岗职工基本生活费证明等等）；

（5）其它应归档的材料。

2、日常管理类

（1）区级人民政府民政部门停发、增发、减发低保金的审批表和有关审核材料；

（2）低保对象参加公益活动记录；

（3）低保对象名册；

（4）日常入户调查材料；

（5）低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料；

（6）低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料；

（7）低保工作形成的照片、录音、录像、实物材料；

（8）低保信息系统、统计系统所形成的电子数据。

（二）低保档案归档要求

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、归档的文件材料应做到字迹工整、数据准确、图样清，签字盖章、日期等标识完整齐备。

3、归档文件材料的书写和装订材料应符合档案保护的要求。

4、归档的电子文件数据应与相应纸质文件数据保持一致，电子文件应物理归档，一式三套。

（三）低保档案整理方法

1、日常管理类文件材料以件为归档单位，逐件整理归档。审批类文件材料以一户为一件进行整理编目。整理方法按照*市档案局《关于印发〈关于实施文件材料归档改革的主要做法〉的通知》（佛档〔*〕1号）。

2、审批类档案保管期限为该低保户停保后不少于3年；日常管理类档案保管期限参照文书档案定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

3、审批类和日常管理文件材料分别按年度—保管期限—时间（结合问题）顺序排列单份文件，每一年度分别从“1”编制流水件号，第二年重新从“1”另编。

4、低保档案应在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章项目内容如下：

（1）全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“*”。

（3）期限：归档文件保管期限的简称或代码（审批类暂空，日常管理类填写“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件号：文件的排列顺序号。一个年度的归档文件均从“1”开始标注。

（5）类号：分别填写“审批类”和“日常管理类”。

5、低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料归入本单位的文书档案。

6、低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料归入本单位的会计档案。

7、低保信息系统、统计系统所形成的电子数据：录像带、磁盘、照片等参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）、《电子文件归档与档案管理规范》、（GB/T18894-2002）及《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等有关标准整理。

（四）低保档案应编制归档文件目录。

第三章低保档案的保管和统计

第八条低保档案原则上由各区民政部门统一保管，因工作需要，确需由乡镇人民政府（街道办事处）或低保经办机构保管的。各区民政部门、档案行政管理部门应加强指导、检查。

第九条低保档案原则上应由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交档案目录，任何单位和个人不得据为己有。

第十条低保档案管理部门应建立健全低保档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度，确保低保档案规范化管理。

第十一条低保档案管理部门要配备必要的保管设备和防护设施，保证低保档案的安全。

第十二条低保档案部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十三条低保档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

第十四条档案部门应对低保档案的收集、管理、利用、鉴定销毁、移交进馆等情况进行准确统计，填写档案工作基本情况统计报表，并按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。

第四章低保档案的利用

第十五条各区民政部门应对低保档案的利用权限做出明确规定，确定低保对象查阅低保档案的范围，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记，掌握档案的利用情况。

第十六条低保档案主要供低保管理部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅低保档案。各单位保存的低保档案不得借出。参保者查阅本人低保档案需提供有效证件，如身份证等，经本单位负责人批准并核实参保者身份后，可以提供查阅或复制。

第十七条低保档案管理部门应设立公共查阅室，或在本部门设立开放窗口，或明确低保档案开放日，对外提供利用。

第十八条低保档案管理部门应当编制、公布低保档案利用指南和公开目录，通过设立公开栏、网上公开等多种方式，方便群众利用。

第十九条低保档案管理部门应向同级地方综合档案馆提供主动公开的低保档案信息(低保档案电子目录)。

第二十条低保档案管理人员应认真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查询服务工作。

第二十一条低保档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第五章低保档案的鉴定销毁

第二十二条档案保管期满后，应由业务部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制销毁清册。

第二十三条单位负责人在档案销毁清册上签署意见。

第二十四条销毁档案应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入全宗卷永久保管。

第二十五条销毁的档案应在归档文件目录备注中注明。

第六章低保档案的移交