个人档案管理法律法规精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇个人档案管理法律法规，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词:个人信用档案管理 法律关系主体 规制

个人信用档案管理的法律关系实则是以个人信用档案为核心在征信机构、个人信用档案主体、信用档案信息提供者、信用档案使用者之间形成的多重法律关系，这种法律关系的内容体现为法律上的权利和义务，因此法律关系主体的权利与义务是立法的重点①。由于目前我国没有个人征信法起草的计划，最有可能尽快出台的全国性征信法规仍是《征信管理条例》。因此，笔者将结合《征信管理条例》(征求意见稿)，具体阐述对个人信用档案管理法律关系主体的规制，并对《征信管理条例》(以下简称《条例》)提出改进意见。

一、对个人信用征信机构的规制②

个人信用征信机构，指经有关部门批准成立的，专门从事采集、存储、加工处理信用信息，提供信用档案和其他信用咨询服务的组织。它是独立于信用交易双方的第三方，具有中介性质。

目前，我国现有的法律体系中，对征信机构的管理，以地方政府规章或部门规章为主，尚没有法律位阶较高的专门法对征信机构的从业资格、经营范围进行监管。征信机构设立无序、混乱。笔者认为应从以下方面对征信机构的义务做出规范。

1.尊重个人信用档案主体权利的义务

征信机构应充分保障公民对自己的个人信用档案信息的知情权、异议权。这在《条例》中也有所规定，“第四十条 信息主体认为其信息存在错误、遗漏的，有权向征信机构提出异议，要求更正。征信机构应当按照国务院征信业监督管理部门的规定受理异议申请，并在收到异议申请之日起20个工作日内完成对异议信息的核查和处理，书面答复异议申请人。个人提出异议申请，征信机构未按照前款规定办理的，该信息主体有权以书面方式要求该征信机构一次性删除其全部信息。”但是《条例》中缺少了对征信机构通知、确认等义务的规定，通过立法要求征信机构记录信息主体不良信用信息时，即负面信用信息将被列入‘黑名单’时，征信机构应通知本人，并核实信息的真实性、完整性与准确性。美国信用档案管理中，对于负面信息入库，一般会有2-3次的友情提醒。

2.对个人信用档案信息规范化管理的义务

在个人信用档案信息收集时，首先须有特定的、合法的目的，并且需要依照法律规定的途径和方式进行，不得以欺骗或其他违反法律规定的手段取得他人信息。《条例》中第十五条也体现了“合法收集的原则”，但是却没有对“限制收集”做出明确的规定，应尽快完善。限制收集是指，将需收集的个人信息限制在最小的范围内，尽可能不收集或者收集最少的个人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原则。

在个人信用档案使用时应采用限制原则。征信机构利用个人信用档案，应通知个人信用档案主体，并征得个人信用档案主体的同意，法律规定的除外。征信机构还应对信用档案申请使用者的身份、使用目的进行严格的把关，以保证信用档案的使用在法律规定的范围内。这在《条例》中也有所体现。

《条例》第十七条规定，征信机构对所收集的信息应当客观、及时进行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并应当采取必要、合理的措施以确保信息的及时更新。这正是征信机构保障个人信用档案信息准确性、真实性的义务。信用信息真实、准确是个人信用档案发挥作用的生命线。因此征信机构在收集信用信息时，就应按照法定的程序征集、审查，制定相关的内部操作机制与校对机制，保证信用信息处理前后一致。

《条例》第二十三条规定，征信机构应当建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查询内部分级管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用过程中确保信用信息不被泄露。征信机构的工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自查询或越权查询该机构拥有的信息，不得泄露在业务工作中获悉的信息。这对征信机构的安全保护义务起到很好的法律规范作用。

3.保持独立、公正的义务

信用信息对个人关系重大，信用信息的公正性就显得尤其重要。如果征信机构受某种利益的左右，信用档案信息失去了公正、客观性，不仅不能服务于社会，提高经济运行效率;相反还会贻害于人，成为扰乱市场的一个根源。因此，征信机构作为独立于市场交易的第三方，应客观、公正地收集信用信息，提供信用信息服务。不应受到除法律以外的政府、企业或个人的干涉。《条例》中对于这点并没有提出，笔者认为在总则或征信机构的一般规则中应有所体现。

二、对个人信用档案主体的保护

个人信用档案主体，就是指其信用信息被征信机构收集、处理和利用的人，即被征信人。对于个人信用档案主体的称呼，美国使用的是“消费者”，而欧盟使用的则是“数据主体”。一般而言，个人信用档案主体应当为个人(即自然人)，而不包括法人或其他组织。

整个信用档案管理流程是围绕个人信用信息展开的，个人信用档案的建立又是以个人信用信息在一定范围内公开为前提的，因此不可避免地会涉及到个人信用档案主体的隐私问题，这也是个人信用档案立法的焦点。《条例》对个人信用档案主体的保护，从“总则”中的基本原则到“分则”中的具体规则都有体现。但是笔者认为《条例》对于个人信用档案主体的保护是不全面的，随着个人权利空间的逐步拓展和权利种类的渐趋细化，与个人信用档案有关的个人权利不仅包括隐私权，还有可能涉及个人的信用权、自由权、姓名权、名誉权等多种人格权。因此应充分明确个人信用档案主体的信息权。

为了有效规避公民信息在经济社会中可能受到的侵犯，我国个人信用档案立法应强调个人信用档案主体享有以下信息权利③:

个人信用信息同意权，是指个人信用档案主体决定其信息是否被该征信机构征收，基于何种目的、以何种方式在什么范围被处理、利用的权利。《条例》也规定除了行政机关、司法机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织已经依法公开的信息和其他已经公开的信息外，征信机构收集、保存、加工个人信息应当直接取得信息主体的同意。

个人信用信息知情权，是指个人信用档案主体有权知道其信用信息处理情况。个人信息知情权是实现个人信息权其他方面的基础，因为只有个人信用档案主体才会对自身的信息存在高度的敏感性，最容易发现个人信用信息中的错误，能积极主动更改错误信息和已过时信息，从而保证收集和使用信用信息的准确性和完整性。《条例》第三十九条中的“信息主体有权按照国务院征信业监督管理部门的规定向征信机构查询自己的信用档案。信用档案应包括信用信息、信用信息来源和信用信息查询记录”正体现了这一点。

个人信用信息更正权，是指个人信用档案主体发现其信用信息不正确、不完整、未更新，可要求有关征信机构更正、补充的权利。个人信用信息更正权的赋予，既是个人信用信息知情权演绎和发展的必然逻辑，也是实现对个人隐私权保护的有效制度安排。

个人信用信息删除权，是指个人信用档案主体要求征信机构删除其信息的权利。在个人信用档案管理中，对确认为错误的信息，征信机构非法储存、超范围储存、逾期储存个人信用信息的，个人信用档案主体均有权要求予以删除。

应该说《条例》中以上规定对公民的信息更正、删除、保密权的保护是比较完善的，但是对异议处理完毕以后除了书面答复个人信用档案主体外，还应免费提供一份信用档案，以保证个人信用档案主体了解自己的异议处理的最终情况。

个人信用信息救济权，当个人信用档案主体的权利受到侵害时，应获得事后的民事、行政、司法上的补救。《条例》第四十一条规定，信息主体认为征信机构、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法权益的，可以向国务院征信业监督管理部门投诉。救济制度可以启动个人信用档案主体对征信机构、信用信息提供者、信用档案使用者的监督程序，使我国对个人信用档案主体的保护制度更加完善。

个人信用信息封锁权，是指个人信用档案主体对其信用信息的准确性向征信机构提出异议，在异议未解决期间，个人信用档案主体有权要求征信机构以一定方式暂停信息继续处理和利用。另外，当双方对信用资料的正确性发生争议，征信机构又无充足理由证明的情况下，也必须对该信用信息进行封锁，不能予以提供。这是《条例》中所欠缺的，笔者认为有必要增加。个人信用档案信息的封锁权可以保障异议处理期间，公民的合法权益。

三、对信用档案信息提供者的规制

个人信用档案信息提供者，是指为征信机构提供其掌握的关于公民的信用信息的社会组织或个人，如银行、保险公司，公共服务部门(如水、电、气)等。

信用信息的正确性、及时性、完整性很大程度上依赖信用信息提供者的行为规范，但我国对于信用信息提供者约束的法律条款少之又少。对于征信法律关系中重要的当事人之一，如何对其行为进行规范，明确其法律责任，是一个值得深入探讨的课题。

笔者认为，信用档案信息提供者的义务应包括类似于征信机构义务的方面，因为他们都涉及到信用档案信息的传输环节。要保证信用信息的准确性、完整性和及时性，对信用信息保密，应当告知信息主体该信息特定的提供对象和提供该信息可能产生的不利后果，并取得信息主体的书面同意等。

四、对个人信用档案使用者的规制

个人信用档案使用者，是指利用征信机构为其提供的个人信用档案进行授信、雇佣等活动的个人或机构。当前社会中，信用档案使用者往往也正是个人信用档案信息的提供者，如诸多的商业银行、保险公司。

笔者认为，个人信用档案信息使用者的义务主要应该有④:

一是使用目的限制。个人信用档案信息的使用者，只有在法律允许的范围内或取得个人信用档案主体的授权后才可使用。

二是信用档案信息来源披露义务。信用档案信息使用者根据信用档案信息，做出不提供服务或拒绝交易的决定后，有义务以口头或书面的形式，告知个人信用档案主体关于做出决定的依据或原因，并且提供出具信用档案征信机构的联系方式，还应清楚、全面地告知个人信用档案主体提出异议的权利和途径，这样一方面有利于信息主体及时向征信机构查证征信机构所收集的自身信息的准确性、全面性和及时性，另一方面还可以及时发现和制止某些不法行为，如身份盗窃行为。

《条例》对信用信息使用人也进行了使用限制，并规定了侵害的法律责任。但是对使用范围定位的缺失，不能不说是一种缺憾。笔者认为，应出台相关的法律法规对信用信息披露进行约束，可将个人信用档案信息的披露限制在以下方面:

一是金融机构、保险机构等向公民提供相关业务服务时，调查其信用状况，以判断其支付能力与偿还能力;二是有关政府机构做出行政许可时的调查;三是潜在雇主需要了解个人诚信情况，以便做出是否雇佣的决定;四是个人信用档案主体申请查询本人的信用记录或授权他人使用;五是法律、法规规定可以披露的。

注释:

①吴国干.个人信用征信基本法律关系探略[J]. 湖北社会科学，2008(8):131-134.

②谢静翀.关于征信机构的几个法律问题[J]. 社科纵横，2006(7):90-91.

篇2

【关键词】大数据时代；档案管理模式；特征；问题；方法

大数据这个词语近些年来广泛地被提及。其通常被广泛的用来指与信息技术的快速发展与创新有关的大量数据，说明了我们现在正处于一个知识爆炸和拥有海量信息存储的时代。在这种情况下档案的管理模式发生了非常重大的变化。其中一个重要的变化是运用大数据时代的网络信息技术进行档案的管理，使档案的管理工作更加科学化、系统化、快捷化。但是我们想要应用好这种新型档案的管理模式，就要对大数据时代档案管理模式的特征、存在的问题、管理的方法进行认真的研究，并且在今后的工作中不断地总结经验，更好地为档案管理工作服务。

一、大数据时代档案管理模式的特征

（一）对资源种类多的档案进行科学数据管理。大数据时代档案管理模式的特征是档案数据资源的种类繁多、业务量巨大，但是必须要进行科学管理。其主要可以从两个方面得以体现。第一，各个档案管理部门需要把过去众多的纸质档案运用计算机全部的转换为现在的大数据网络档案，其业务量非常的巨大。第二，随着这种大数据的管理模式，档案的数据资源量会呈现出几何式的增长速度，需要对它们进行科学数据管理会花费掉大量的时间与精力的，体现了这种新形势下档案管理工作的复杂性和持久性。（二）提高档案资源利用效率。大数据时代档案管理模式的特征是档案资源利用效率的提高。在大数据时代运用网络科技的技术特点下，通过归纳、分析、整理、总结等方式，档案管理的利用效率会得到明显的提高。从这个角度来说，这种新型档案管理模式的建立对于人们在未来的生活与工作中更好地利用档案打下了一个良好的基础。

二、大数据时代档案管理模式的问题

（一）存在技术瓶颈。大数据时代档案管理模式的问题是这种新型档案管理模式的建立存在着技术上的瓶颈。比如：第一，库房资源就是一个严重的技术瓶颈。设计出怎样的一种软件及在这种软件下具有多大的库房资源可以满足未来的档案资源储存需要，这些都是我们需要认真考虑的问题。第二，传统的档案信息资源与现代的大数据信息存储、存储的方式、内容、要点等进行怎样的衔接，这种新型的档案管理模式在当前的市场经济中进行怎样的应用，这些问题都需要我们在今后的实践工作中运用科学有效的方法来加以解决。（二）法律法规不完善。大数据时代档案管理模式的问题是法律法规不完善。目前中国还没有一部关于大数据时代下档案管理模式的法律法规，这对新型档案管理模式的未来发展与完善是非常不利的。比如：进入大数据时代档案管理模式的稳定性问题、安全性问题、监督问题、网络档案管理信息的准入问题等等，都需要法律法规的保障。（三）档案管理部门的义务和职能有待加强。大数据时代档案管理模式的问题是档案管理部门的职能与义务需要加强。在大数据时代档案的种类越来越多、分工越来越细、管理难度越来越大，因此需要档案管理部门的工作人员加强自己的业务水平和职业道德，对档案进行科学的管理。比如：有许多的人员从事的是关于国家重要工程的项目研究工作，对于他们的档案进行管理时需要格外认真和小心，在日常的生活与工作中注意自己的言行不要对他们的个人档案信息进行任何的泄露，否则很有可能会危害到国家安全和他们负责项目的进度。

三、大数据时代档案管理模式的方法

从总体而言，在大数据时代进行档案的管理工作需要我们运用发展的眼光来进行管理理念与工作流程的突破与创新，形成一种科学、高效、便捷、安全、充满活力的新型档案管理机制。想要实现这一目标，建立起具有开放性、服务性、标准性的新式档案管理模式，需要采用一些具有针对性的方法来加以完成。（一）完善档案资源管理体系。在大数据时代档案管理模式的方法是完善档案管理的体系。原因是，具有完善管理体系的档案管理部门可以使档案的管理工作呈现出标准化和科学化，保障存储档案资源信息的完整与安全，使这些档案的所有者可以放心地把档案放在现有的储存地点。想要完成这一目标，我们可以从以下几个方面来进行工作。第一，在档案管理部门内建立一个统一的档案管理信息中心，对于所管理的档案进行集中的信息登记。第二，按类别对所管的档案进行不同类别与地点的保存。第三，运用远程连接系统把档案管理信息中心与各个类别的档案室进行有效的信息链接。第四，加强对于档案管理部门业务人员的技术培训工作、使他们具有良好的素养进行大数据时代档案管理的操作。第五，加强对于档案管理人员的职业道德与精神品质的培训工作，使他们能够热爱自己的岗位、并且遵守岗位的职业道德和行为准则。第六，建立起档案管理工作的严格奖惩办法，对于在管理工作中出现的严重渎职和泄密行为进行严肃的查处，并且进行点名的通报。通过这种方式可以更好地对档案管理人员进行教育，使其守法认真的进行工作。（二）加强档案资源防护力度。在大数据时代档案管理模式的方法是加强档案资源的防护力度。原因是，网络科技的飞速发展为档案管理工作既带来非常大的便利、同时也带来了非常大的挑战。其主要的挑战是网络黑客的盛行导致资源信息的攻击问题与窃取问题越来越严重，现在这已经成为一个世界性的难题。所以，在大数据时代档案管理模式的建立需要运用专业的防护软件对这些档案资源进行保护。其具体由以下几种措施。第一，对于负责具体档案管理的计算机系统要多设立几道防火墙有效地对于干扰行为进行拦截。第二，我们也可以通过设立出多个虚假档案信息资源管理中心，并且对于真实的档案信息资源中心采用网络隐藏的方式躲避网络攻击和信息窃取行为。第三，对于保存的档案信息进行数据资料的多种备份工作，保证存储的档案信息不会因为各种意外情况而导致数据信息丢失，更好地保障档案信息资源的安全。（三）进行档案管理服务创新。在大数据时代，档案管理模式的方法是进行档案管理服务的创新。虽然，档案管理具有明显的社会性，尤其是一些政府部门的专业档案管理机构在这一点上表现的最为明显。但是，从市场经济的角度来分析，档案管理机构也是一个市场主体，想要进行更好的生存和发展需要有良好的服务作为保障。比如：开展微笑服务，避免出现过去那种事难办、脸难看的行为发生。进行良好的本人信息查询与档案电子周转工作，防止档案遗失或者是部分内容在进行电子传递时因为各种情况导致部分档案信息丢失情况的发生。（四）进行档案资源管理法律法规的建设。在大数据时代档案管理模式的方法是进行档案资源管理法律法规的建设工作，从法律法规上对档案资源管理工作进行保障。比如：建立专业的档案信息资源管理法来对档案资源管理工作的方方面面进行详细的法律条文列举。同时各个地方还要出台档案管理的相关规定细则条例，严格约束工作人员的行为。除此之外，这些法律与具体档案管理的条文需要在实践运用中针对出现的新情况和产生的新问题不断地进行修正与完善，全面地保障我国的档案管理工作在大数据时代可以得到有序的发展。

四、结论

在大数据时代，对于档案管理模式呈现出的新变化问题进行认真的研究工作，可以有效地保障档案管理工作健康有序地运行。

【参考文献】

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学,2015.

[2]程平,崔纳牟倩.大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理[J].商业会计,2016（13）:127-129.

[3]郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].陕西师范大学,2014.

[4]刘文照.大数据时代档案管理模式的转换与创新[J].办公室业务,2015（20）:91.

篇3

【关键词】医院；人事档案；问题；对策

伴随社会的日趋发展、人事制度改革的逐步深入和省属公立医院改革的不断推进，医院人才的流动也越发频繁，人才的合理流动，有利医疗卫生事业的进步和发展，但人才流动也给医院人事档案管理带来新的挑战。如何充分发挥人事档案在医院人力资源管理中的积极作用，为医院合理选聘人才服务，显得尤为重要。

一、人才流动下医院人事档案管理的现状

（一）医院人事档案管理内涵。医院人事档案是指医院在人事管理活动中形成的记录和反映医院员工学习、工作经历，及其医疗技术、教学水平、科研能力、医德医风等方面的数据和信息，并以个人为单位集中起来、具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。结合医院的实际情况，医院人事档案材料主要包括：履历材料，业务考核、组织考察材料，学历学位材料，职称（职务）晋升材料，进修培训材料，出国出境等政审材料，入党（含派）材料，奖励材料（科技奖、政治荣誉奖等），录（聘）用材料，各类工资审批表等。

（二）医院人事档案管理对象。长期以来，干部身份的观念根深蒂固，受干部审查制度的影响，人事档案保管的对象仅局限于干部身份人员，暨医院人事档案只针对在编员工。然而，伴随医疗卫生体制和医院人事制度改革的不断深入，以人为本的人性化医疗服务和现行编制落差现象也越来越严重，聘用非在编合同制人员成为解决这一问题的最直接、最有效方式，由非在编合同制人员形成的具有保管意义的相关资料，如履历情况、工作表现、考核鉴定、学历学位、职称晋升等材料，成为医院人力资源管理的一个重要部分。随着医院人才的大量流动，也带来了“弃档”等现象，而这些都对当前的、传统的医院人事档案管理形成强烈的冲击，既要管理在编员工的人事档案，也不能忽略非在编合同制人员形成的具有保管意义的相关资料，更不能放弃辞职、离职、解聘等人员的“死档”“弃档”，这些，共同构成现时代下医院人事档案管理的对象。

（三）医院人事档案管理现状。主要内容如下：

1.医务人员人事档案观念淡薄。临床工作紧张又繁忙，医疗环境混乱又惊险，每天医务人员承担着身体和心理的双重压力，在此高压下，医务人员非常重视自身临床技能的提高和综合素质的提升，注重SCI的发表、科技奖的申报、教学的规范……却忽略了医务人员在临床医疗、教学、科研过程中形成的具有一定保持价值的相关纸质材料的收集，不能及时向医院人事档案管理部门移交，导致其个人人事档案材料的不完整。

同时，非在编合同制人员由于身份的原因，单位不予保管其个人档案材料，只能寄存在不同的人才市场或人才服务中心，加之压力大、三班倒的工作属性，以及生活、家庭等因素，导致其对个人人事档案漠不关心，档案观念淡薄。

2.医院对人事档案管理的重视程度不够。医疗卫生事业的发展关键在于人，在于人才队伍的建设与人才技能的提升，面对医疗市场的激烈竞争，如何吸引人才、留住人才，成为各医院发展的首要任务。为了吸引人才，有些医院不惜开设“绿色通道”，允许个人在不提供人事档案的情况下，仅凭一些证明材料即可进行档案重建，对于这些人而言，人事档案可有可无。此种恶性竞争环境导致医院人才流动的不规范，增加了“重建档案”的人力成本，也影响了医院人事档案的科学管理。

根据人事档案的特性，医院人事档案也实行封闭式的管理制度，一定级别的领导和人事组织部门依据一定的程序方能查阅，本人则无法知晓个人档案中的内容。其个人工作业绩、继续教育鉴定往往是由上级领导、人事组织部门或相关处室的少数人员掌握，结论上大多是流于形式、笼统概括，并没有包括个人临床业绩、教学水平、科研能力、医德医风等方面的内容，导致个人的综合素质得不到全面、准确的体现，也影响用人单位对流动人员真实实力和客观背景做出正确的判断。

大部分医院没有配备专职的人事档案管理人员，日常业务培训机制匮乏，人事档案管理人员变化较大、频繁调换，且多数人员没有经过系统化、专业化的业务培训，对医院人事档案管理业务不熟悉，人事档案管理人员的素质问题导致医院人事档案管理工作的质量问题凸显。

3.流动人员人事档案转递程序不规范。医院人事档案转递，是指医院员工因工作调动、辞职、辞退等，引起人员关系变更，导致个人人事档案或应归入人事档案的材料在医疗机构或其他单位人事档案管理部门之间转入与转出。

按照人事档案管理的相关规定：档随人走，即由于各种原因导致个人隶属单位发生变更，则个人人事档案或应归入人事档案的材料相应地转入相关隶属单位或协管单位。但在实际操作过程中，有的医院要么没有按规定填写人事档案转递通知单，要么没有及时登记、甚至忘记登记，导致人事档案去处无从查找。有的医院则比较随意，为了省事，直接将人事档案交由个人保管、传递，导致人事档案的丢失、损坏甚至被篡改。

二、人才流动下医院人事档案管理的对策

（一）提高认识，强化服务水平。主要对策如下：

1.加大档案普法宣传，扩大档案法规知晓率。强化档案管理法律法规的宣传教育，利用讲座、宣传栏、宣传手册、医院网站、医院专刊、员工QQ群、微信群、科室或医院微信公众号等多种形式普及《档案法》《干部档案条例》等档案法律法规及人事档案的相关知识，强化医务人员的人事档案意识，不断提升自觉维护人事档案的完整性和真实性的能力。

2.加强理论学习指导，提升专业技能素养。作为医院人事档案专职管理人员，应当掌握人事档案管理的专业知识和技能方法，熟悉人事档案工作流程和相关规定。但事实上，众多医院人事档案专职管理人员均为非档案专业人员，档案专业基础知识薄弱，应当建立长效的培训机制，定期开展人事档案相关的理论知识和业务技能培训，重点介绍信息技术、网络知识、档案数据库、现代设备和软件的运用等方面的内容。同时要提高认识，明确人事档案管理工作在医院人才管理中的重要性和严肃性，积极选送档案专职管理人员外出培训与进修，增强人事档案专职管理人员的业务技能和专业素养，不断充实并壮大人事档案管理队伍，提升人事档案管理服务水平。

（二）规范建档，实行依法管档。严格按照《档案法》和人事档案管理的相关要求，规范建档。属于医院内部形成的档案材料，需对各环节责任部门和相关人员统一标准和要求，规范管理。属于医院外部形成的档案材料，则严格审核，尤其是关系到个人职业发展和社会保障等切身利益的档案材料，如人事关系、学历身份、工作经历、职称晋升、技术水平、教学情况、科研成果、工资待遇等方面的证明，对于证明材料的真伪可以通过电话或公函形式向其原来单位问询、核实，以确保档案的真实、有效。

医院人事档案专职管理人员应当树立高度的责任意识，根据医院工作的属性，紧密联系相关机构、部门或个人，加强医务人员档案材料的及时收集、归档、鉴定与保管等工作，完善人事档案内容，保证人事档案的完整、真实。

（三）信息建设，推进动态管理。伴随网络媒体技术的快速发展，社会信息化程度越来越高，这也对医院传统人事档案管理提出更高要求，在做好传统纸质档案管理的基础上，在人事档案的分类、编目、统计、检索、分析利用等过程，引入现代化信息技术，构建起不同专业知识水平、业务实践能力等方面的大数据库，缩短查询、分析时间，提升医院人事档案管理信息化水平，提高人事档案专职管理人员的工作效率，为医院决策提供及时、准确、全面的参考依据。

同时，要对医院人事档案信息管理实行动态管理，根据人才流动情况和个人自身变化，实现人事档案材料的适时补充和完善，包括：医德医风、临床业务、科研获奖、职称晋升等材料。对于每个医务人员，可以设定登录帐号、密码，仅供查询每个人的个人信息，对于有疑义的地方可以提出申请和复核，并在提供相关证明材料的前提下予以修正和完善，进一步提高每份人事档案材料的真实性和完整性。

伴随市场经济体制的逐步建立和医疗卫生机构用人制度改革的进一步深入，在医院人才越发频繁流动的社会背景下，建立起一套完整、严密、高效和适合时展的医院人事档案管理体系，不仅是医疗卫生事业发展的需要，也是时代进步的表现。

篇4

关键词：档案管理；问题；对策

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）010-00-02

人事档案是在人事管理活动中形成的，记载和反映个人履历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，是每个人的经历学历、社会关系、思想道德品质、工作学习状况以及考核奖励处罚等情况的原始记录。人事档案管理是将人事档案先进行收集、整理、保管然后提供给人们利用的活动，对人力资源开发起着重要的作用。

一、人事档案的作用

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：

对职工个人而言，档案具有任何材料都不可能具备的真实依据和原始凭证作用，所以它的法律效力极强。无论是考研、就业、出国审查还是升职晋级、各种社会保险、离休退休手续办理以及各种证明材料的出具等都离不开档案材料作为重要依据。

对于用人单位来说，人事档案作为人才信息的重要载体，是人才信息最基本和最主要的来源，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，考察其德、能、勤、绩、廉等各方面的情况，从而全面准确地了解一个人的基本情况、素质能力，是知人、选贤、举能的重要工具，对培养选拔人才开发人力资源具有重要作用。

二、当前人事档案管理工作中存在的问题

1.人事档案管理硬件条件严重落后，管理水平较低。当前有相当一部分单位人事档案管理仍停留在过去原始的手工操作阶段，设备设施简陋，应付凑合，技术落后，徒耗时间和精力，档案的完整、准确难以得到保证。据统计，不少单位没有专门的档案管理库房，办公、阅档、仓库合一，缺乏空调、去湿机等设备，严重影响了档案的安全性和保密性。

2.人事档案管理人员不足，队伍不稳定，专业素质偏低。很多单位根本没有达到中央组织部要求的“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”的基本人员配置，不但有一人兼职管理几千卷档案情况，甚至用临时工管理档案的也屡见不鲜。一些档案管理人员学历和专业素质低，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂电脑的使用。而且很多档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，致使档案材料未能及时整理归档，案卷达不到“归档齐全完整、鉴别要认真、分类要准确、编排必须有序、目录务必清楚、装订要整齐”的要求，严重影响了档案管理水平。

3.人事档案内容质量不高。一是人事档案造假严重。在各种利益驱使下，一些人利欲熏心，利用手中权力和管理漏洞，伪造、涂改档案内容，假工龄、假年龄、假党员、假职务、假荣誉等屡见不鲜，从“原共青团石家庄市委副书记王亚丽，身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假”的新闻也可以看出，一些单位的档案造假已经到了非常严重的程度。二是档案材料内容质量不高。人事档案是每个人信息的“记录仪”、“储存器”和“说明书”，应从各个方面反映一个人全面的基本的情况，“见档如见人”。然而现实中的情况却是，很多人的人事档案寥寥数字，几无更新，信息量很少，个性特征更是无从谈起，可利用价值不高。很多鉴定、考核和评价材料都给人以“千人一面”、“如出一辙”的感觉，内容及形式雷同，不能准确反映个人的真实情况。三是人事档案在观念上多是重政治轻业务，反映政治表现、家庭状况及社会关系等方面的内容较多，而能反映一个人业绩特别是动态反映一个人工作情况的信息，如：管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质、岗位培训、继续教育等情况，则少之又少。有的即使有，数量也有限或补充不及时。

4.人员流动过程中出现的档案管理滞后问题。随着市场经济体制的确立、用工方式的多样化以及人才资源配置方式的变化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”转变为“社会人”，出现了擅自扣档、擅自带档、重新建档、弃档、档案丢失、传递混乱等情况。例如，近年来越来越多的高校毕业生把就业目标投向了非公有制单位或外企，这些单位不需要个人档案，只需要相关的学历证明和身份证明，而多数国有企业在吸收人员时，也基本上实行了灵活的聘任制，而非终身雇佣制。人事档案的这种社会功能的弱化，造成了越来越多的人不重视人事档案，而一旦需要时又手足无措，费尽周折。

5.人事档案信息开发利用不够，重保密轻服务。档案管理，无论是收集、整理，还是鉴别、保管，究其本质，都是为了提供信息，服务于识人、选人、用人，为人事决策提供参考依据，有效利用是档案管理的出发点和归宿。但就目前而言，人事档案利用工作基本都是被动服务，等待相关人员主动找上门来查阅才提供，缺少主动服务精神，开发意识差；即使查阅利用，范围也有限，往往只提供党团材料、社会关系、简历职称等肤浅表面的自然情况，而真正用于人才选拔、培养、开发乃至预测等方面的内容较少，严重影响和弱化了人事档案的现实效用和历史价值。另外，由于人事档案具有机密性，加之利用档案审批手续比较严格，限制较多，因此利用也不够充分。许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用外，长期沉睡在档案盒里。

三、解决问题的对策

1.夯实人事档案管理的基础。档案管理部门要按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和空调、防潮、除湿等设备，建立牢固的防火、防盗、防蛀、防光照的专用库房，库房设施设备和安全措施应定期检查，档案库房、阅档室和工作人员办公室应三室分开。档案管理人员应及时收集各种档案材料，认真整理，鉴别分类，及时归档。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的内容要及时补办，确保档案材料整齐完备、真实、准确、权威。

2.加强队伍建设，提高档案管理人员的能力素质和知识储备。档案管理工作的政策性和业务性较强，需要各种高素质、高学历和复合型人才。档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上飞速发展的时代步伐，时刻掌握计算机操作、网络和多媒体等新技术新知识和先进的管理技术，增强使用现代化工具的能力。另外还要积极学习本专业领域相关知识，熟悉各个岗位环节，提高业务技能。只有这样，才能成为具有较强管理能力和实际操作能力的档案管理能手，才能更好地提供单位所需的优质、快捷的档案管理和开发服务。档案管理人员还要深入了解档案管理的重要性，不断加强自身职业道德修养，增强使命感、责任心和事业心，提高主动服务意识和服务水平。

3.建立健全人事档案管理工作制度，提高档案质量，提升服务水平。档案工作头绪多、琐碎繁杂，需要一定的制度来制约，否则会无章可循、无所适从。一是要加大对《档案法》等法律法规的宣传力度，不断增强民众的法治观念，档案管理人员必须知法、守法，更要时刻不忘自觉宣传《档案法》。要尽快制定出台《人事档案管理法》，使人事档案管理真正纳入法制化轨道，朝着程序化、规范化、标准化的方向发展。二是从源头上抓起，做好档案收集工作并从根本上把好关，对制假、造假、涂改者依法处置，严惩不贷。三是严格管理，实行人事档案管理目标责任制和责任追究制，对档案材料归、转、进、出等严格要求，堵塞管理环节上的漏洞。四是增加透明度，除确实不能公开的涉及个人隐私的一些内容外，其它诸如职称、学历、工龄、年龄等自然情况和基本状况，均应在一定范围内公开公示，并加强有关部门对档案管理的监督检查，接受群众和社会监督。

4.加强流动人员人事档案管理。一是完善制度，明确要求，制定完善流动人员人事档案审核工作方案，建立健全流动人员档案材料收集网络，确保形成的材料及时归档、及时更新。二是规范程序，严格管理，不断健全档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度等规章制度，使档案记录内容全面、客观、动态，档案查借阅、转移规范高效。三是便民利民，人。引入计算机管理档案，建立计算机索引系统，提高档案管理的效率，方便检索。

5.提高人事档案管理现代化和信息化水平。档案管理部门要加强信息化技术手段的应用，配备先进的计算机等成套设备，对人事档案实行计算机辅助管理，通过计算机、摄像机、照相机、扫描仪等现代设备和现代数字技术，将人事档案材料录入电脑，将图片、影像、文字等资料转变成数据资料，既有纸质档案，又有数据格式，二者并存。甚至可以开发一套功能强大、方便高效、格式统一的信息系统软件，建立完善人事档案信息数据库，以满足档案信息化建设的基本要求。还要充分利用网络对人事档案管理体制进行创新，实现非保密档案信息的共享，向社会提供高效优质的档案信息服务，既方便了利用者，又能大大提高人事档案工作的效率和档案的利用率。

参考文献：

[1]曹中伟，叶丽新，吴军.人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2002（05）.

[2]翟清.完善人事档案管理工作的思考[J].网友世界，2013（22）.

篇5

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的全面记录，能比较全面地、客观地、历史地反映出每名学生的成长历程，科学、合理地利用和管理学生档案，对于学生管理、学生就业、选拔人才以及高校教学质量的提高和保障教学秩序都具有重要作用。

1 高校学生档案管理现状

（1）管理机构不统一。2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，首次明确将“学生类”档案与其他十类档案一同纳入高校档案实体管理体系。然而，在实际工作中，由于学生档案的产生部门多，内容复杂，高校专职档案人员数量较少，学生档案管理工作尚不能由档案部门独立完成。目前，学生档案管理在实际运作中分属于学生管理部门、学校各院系、或是教务部门、档案部门，各高校由于实际情况不同，在学生档案的管理中，各部门所承担的任务，角色轻重各有不同。

（2）管理方式不规范。学生档案的流动性强，它不归高校档案部门长期或永久保存，因此不少高校并不重视学生档案工作。此外，上级档案行政部门的评估工作通常也不涉及学生档案，这就使学生档案管理工作缺少规范化、标准化指导。

①材料收集不齐全。学生类文件材料的归档范围包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。然而，在实际工作中，高校接收到的新生档案材料内容参差不齐，究其原因，新生来自于全国各地，各省市对学生档案的标准要求不同，导致新生档案内容多寡的地区差异。学生在校期间，学生档案虽然由学生部门或档案部门保存，但材料的收集、整理工作涉及学校的多个部门，由于一些高校尚未制定学生档案管理的相关制度规范，造成学生材料的收集没有统一的标准，一些社会实践、毕业论文等反映学生能力的材料没有归入档案。

②“弃档”现象普遍存在。近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。究其原因，一些毕业生在临近毕业时由于没有找到合适的工作，往往会将档案留在毕业院校，按有关规定，学校可代为保管档案1年～2年，过期后会根据学生原户口所在地将其档案寄往当地人才市场，也有一些学校没有将档案寄出，将其存放在学校的某个部门。很多毕业生不知道自己的档案究竟在哪儿，因为没有及时转递档案或是找不到档案，造成工龄断档或是无法晋级等，给个人带来很大麻烦。

（3）管理手段落后。目前，各高校学籍档案的数字化管理已全面展开，而学生档案的数字化建设则相对滞后，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，大部分高校仍采用传统的手工操作。学籍档案虽然是学生档案中最重要的部分，但是学生的社团活动、社会实践、发明专利等体现学生能力和个性的纸质档案却无法进行数字化检索和利用，只能通过人工查找，不仅效率低，而且容易造成档案的损坏和丢失。

2 高校学生档案管理存在问题的原因

（1）制度规范不完善。当前，我国大部分高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程等，制度规范的不完善造成学生档案材料内容不完整、不规范，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，为学生将来就业、职称晋升、考评等方面带来一定影响。

（2）学生档案意识薄弱。大学生档案知识匮乏、档案关注度低、档案意识淡薄是普遍存在的现象，很多学生对档案没有形成正确的认识，对档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知相当有限，没有把档案同个人未来的工作、生活紧密联系到一起，这也是造成“弃档、丢档”现象的原因之一。

（3）档案管理人员责任心不强。随着学生毕业，学生档案将转至工作单位或户口所在地的人才流动服务机构，实际保留在学校的只是学籍部分的内容，因此很多档案人员不太重视对学生档案的管理。有些学校，在新生入学时将学生档案送至档案部门集中保存，待临近毕业时突击整理，很多档案材料没有及时归档，这势必影响学生档案的质量，对学生将来就业产生不利。

3 改善高校学生档案管理的对策

（1）完善相关制度规范。学生类档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，为保证学生档案的质量，各高校档案部门应在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》以及《高等学校档案管理办法》基础上，结合学校的实际情况制定具体的实施细则，对学生档案的收集、鉴定、整理、保管、转递、利用等环节作出规范性的规定，增强档案管理的可操作性，逐步实现学生档案管理制度化、标准化，确保学生档案归档材料规范、齐全、完整。

（2）提高师生的档案意识。学校档案管理部门应采用各种措施通过各种渠道宣传学生档案的重要性，一方面辅导员要加强对学生档案意识的教育，另一方面档案机构可以通过讲座、培训、选修课等形式对学生宣讲档案的重要性，同时也可利用档案网站、校园广播、校报等校园媒介宣传学生档案的内容、价值等，从而提高学生的档案意识，使学生充分认识到学生档案是人事档案的前身，它在未来工作和生活中起着重要的凭证作用，无论是考研、出国、工作调动、转正定级、工龄计算、职称申报等都离不开档案，档案是自己权益的最好保障。

（3）加快学生档案数字化建设。随着计算机、网络技术的不断发展，学生档案数字化建设势在必行。目前，学生档案数字化建设主要是依托学校的网络共享平台，通过采集基础数据，将学生在校期间的成绩、奖励、社会实践、特长、获得资格等信息进行数字化管理，及时予以补充和更新，同时对有关纸质档案数字化，以实现学生档案的网上查阅、毕业生电子档案的快捷转接等，学生本人可通过设定的名称和密码在校园局域网内查阅浏览自己的档案信息，学校也可利用电子档案与用人单位沟通、推荐，凭借一站式的档案查询、利用服务最大程度地发挥毕业生档案资源的作用。