高校教学档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇高校教学档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。

高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。

1系部教学档案的内容

(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。

(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。

(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。

(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。

2教学档案的特点

教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:

(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。

(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。

(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。

(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。

3教学档案管理中存在的问题

(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。

(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。

(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。

4加强教学档案的规范化管理

(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。

(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。

(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。

(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。

(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。

参考文献

[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.

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关键词：高校；教学档案；管理；策略

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2012年12月7日

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、高校教学档案的内容和特点

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：

1、综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。

2、学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

3、课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。

4、学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。

5、教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。

6、招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。

7、制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2、对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置方面，还是现代化档案管理条件的完善、人员的培训方面，都较少列入领导的议事日程。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性，教学档案被误认为是与其他的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。尽管高校加大了管理改革力度，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

4、教学档案缺乏专业管理人员。目前许多高校都没有给各部门配备专职档案管理人员，教学档案管理基本上是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

1、规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

2、提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3、提高高校教学档案现代化管理水平。首先要加强高校电子教学档案的管理。以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。其次要加快高校教学档案信息网络化建设。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。

4、重视培养，加快教学档案技术人才队伍建设。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，应加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

主要参考文献：

[1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007.7.

[2]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007.1.

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关键词：高校教学档案管理信息化建设转变

一.相关内容研究

教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。

二.高校教学档案信息化管理的意义

在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。

三.高校教学档案信息化管理中存在的问题

我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1.随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2.目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3.经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4.实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5.快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。

四.转变高校教学档案管理方式的策略

1.加强对信息化管理的重视信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。2.优化高校教学档案管理方式目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。3.加强高校教学档案信息化管理高校教学档案信息化管理基础是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件,可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。4.提高高校教学档案管理人员专业素质要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。

参考文献

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一、高校中教学档案管理的状态

（一）高校对教学档案管理没有形成足够的重视

在当前的高校管理中，评价教师工作优良的标准就是教学以及科研，教师自然就会将教学以及科研作为重点进行研究，在此种模式下，教学的目标也就局限在教与学之间，老师与学生也就成为了教学重点关注的对象，对档案管理没有形成足够的认识以及重视。

教学档案管理工作，较为枯燥乏味，但是其却有着不可忽视的作用，但是在大多数高校中，还没有对其的重要程度形成足够的认识，对于工作也有着较低的标准，导致工作人员的执行力不强。档案管理工作最为重要的就是管理的时效性，若不能及时有效的完成学生档案的归档，而造成积压或者丢失，就会严重影响档案的完整性以及安全性，造成了较大的负面影响。由此证明，若想有效的完善档案的管理工作，就应该对其加强重视程度以及管理意识。

（二）缺少较为规范的信息化管理模式

在较多的高校档案管理中，仍未形成规范的管理模式，与此同时，尚未完善的信息化技术对管理工作的整体水平还会造成一定影响，没有形成统一的系统平台，就无法有效的实现共享信息资源。此外，还会有一定的安全隐患存在于高校的教学档案中，在信息化技术的应用中，忽视了网络黑客以及病毒的侵袭，对教学档案管理工作带来了一定难度。所以，在以后的教学档案管理中，应加强网络安全预防，避免出现不良因素影响信息化的发展进程。

（三）档案管理人员的技术水平较低

现阶段的高校档案管理中，需要由较高学历以及素质的人员进行管理，才能够保证教学档案工作信息化的顺利进行，但多数高校仍未实现有效管理，缺乏相关的专业知识，对工作流程不够熟悉，制约了教学档案信息化的进程。

二、教学档案管理中应用信息化的重要性

教师课堂上所使用的教学教案、日历，加之教学中应用的教学方法和成果都可以称之为教学档案信息。在高校的档案管理中应用信息化技术，能够促进教学改革，改善教学质量，并在一定程度上使教学水平得以提升。应用信息化技术，节省了教学花费的时间，使教师能够将时间以及精力放在教学和科研中，使教学活动能够向更好的方向发展，并增加了教学档案的利用率，使学生对于档案的需要得以满足，同时也是高校档案管理发展的趋势所在。

三、高校档案信息化管理的措施

（一）加快数字化信息系统的建立

档案管理发展的必然形式就是档案管理数字化，其就是应用宽带技术，将教学档案的资源以及信息向数字化转变，并作为其主要的管理体系。建立统一的数据库管理系统，便于使用者查阅，使档案管理的效率得以提高。

（二）信息技术的主要运用形式

第一，应用网络技术以及管理软件，将部分的教学以及科研信息公开化，加强使用者的沟通，使其的应用效率得到全面提升，实现更加快捷的查看。此外，还能够将存储失误率有效降低，使档案管理更加规范、高效以及精准。第二，利用信息技术培训的手段，将最新的信息化管理手段向管理人员传授，使其的综合管理能力得到提升，以便更好的服务于信息化档案管理工作。

（三）建立并健全安全保障体系

信息化对档案管理带来的影响是双面的，其在促进档案管理的同时，还增添了许多不安全因素，所以，如何加强档案管理信息的保密性工作就成为了重点。在实际应用中，应加强防范意识，做好重要档案的备份以保障档案信息的完整性以及安全性。

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[关键词]高校 美术 教学档案管理 问题 对策

[中图分类号]G428 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）02-0084-01

高校美术教学档案资料能够反映美术院系在各发展时期的教学管理、学科建设以及教育科研等情况，并能够为院系的教学发展与创新工作提供必要的资料参考和凭证。推动高校美术教学档案管理研究，发展高校美术教学档案管理，提高高校美术教学质量和学科建设，是当前高校教育工作者的首要解决任务。

一、高校教学资源档案管理中存在的主要问题

（一）建档与管理意识淡薄

高校对美术教学档案管理的认识程度较低，美术教学档案建设与发展未能跟上时代步伐，导致美术教学资源档案在开发上深度不够，很多有价值的档案信息堆积如山，没有得到应有的使用。如馆藏名家的字画，学校毕业生的毕业作品，等等，都没有进行合理的分类与管理，仅仅是做一些常规化的护养，正是由于高校建档意识淡薄，才导致这些隐性资源被浪费。

（二）缺乏规范的管理制度

因为缺乏档案信息收集与管理的规范，档案在管理过程中无论是收集还是利用都没有一个健全的制约机制进行管理，导致原本就分散的资源收集不全，如一些具有较高学术价值的美术档案材料未能及时归档，导致教学资源不完整，影响档案信息的利用。此外，由于档案信息收录方式过于单一，没有进行信息跟踪收集，会造成信息缺失。如学生在考察或写生活动中所留下的作品的收录等，就有很大一部分都因为档案管理的粗放而流失。

（三）信息化管理技术落后

尽管在这几年，各地的高校对于档案管理都进行了大量的信息化、数字化实践，但仍然有部分地区的高校档案管理水平处于滞后状态。高校在普遍配备了计算机进行档案管理的前提下，仍然缺乏科学的档案信息整理、归类、利用等体系。一些高校甚至对档案管理采取封闭的方式，可查阅的范围较小，难以实现信息资源共享，影响到相关资源档案的有效开发与利用。此外，由于开发手段滞后，高校美术教学档案的网络内容也不甚完善，相关的硬件设施都处尚于起步阶段，无法满足校园档案管理的需求。

（四）队伍建设滞后

高校的档案工作人员大多数为兼职，专业的档案管理人员更是少之又少，一些非档案专业的工作人员工作时间往往并不稳定，容易出现变动，在管理方面缺乏相关的专业知识，从事档案管理工作的能力与经验相对较弱，很容易出现差错和问题。当前高校关于档案管理人员队伍的建设还没有落实，工作人员业务技能受到限制是不争的事实，这一问题也在很大程度上制约了我国教学档案管理的发展。

二、高校美术教学档案管理的有效对策

（一）提高档案工作认知意识

高校美术院系必须提高工作人员对教学档案管理工作的重要性认识，建立有效的行文制度，约束档案管理工作，完善相关的档案条例，如教学档案资料的借阅、文件资料的摆放等，只有提高档案管理的认识，不断加强管理工作的建设，才能够在工作人员中形成良好的教学档案管理氛围，从而有效提高高校美术教学档案管理的工作效率。

（二）建设高水平档案管理队伍

美术院系的教学档案管理事务较为繁多，而担任档案管理职务的人员往往是本院系的教员、主任或者其他兼职管理人员等。由于没有受到专业的训练，其对档案管理工作的重要性没有足够的认识，在工作过程中也通常缺乏主动性和积极性，有些甚至疏于档案的收集与整理，这就需要高校美术院系成立一支专业的教学档案管理队伍，招纳专职的档案管理人员，使其能够明确自身岗位职责，并健全相关管理制度，强化工作人员的工作责任心，在考核、待遇等方面进行适当的鼓励与支持，在优化档案管理队伍的同时也保障了教学档案管理的延续性。

（三）加强相关业务技能培训

作为档案管理人员应该明确档案管理的相关法律、院系管理规章制度以及档案管理基础知识和相关的计算机专业技能等。同时还要利用现代化的科技进一步实现美术院系教学档案管理工作过程中的数字化、信息化，让工作人员能够熟练运用电脑进行档案信息的收集、整理、归档和查询等操作，提高美术教学档案管理的科学化水平。

（四）强化档案管理服务功能

高校美术院系的教学档案管理是为了更好服务于院系的各项教学工作，其本身就具有潜在的价值，只有合理利用和开发档案室中的这些教学档案，才能够更好地满足院系师生的教学需求，从而实现档案应有的价值。在教学活动中使用的材料如电子教案、教学大纲和教学日历等文件可用来建立教学交流平台，便于师生进行交流与借鉴。其次，对于教学档案管理的服务功能强化，应当要做好管理服务工作服从学校档案管理的指导，并为院系领导的日常管理与重大决策等提供服务，同时还要广泛开展多样化的档案信息资源利用工作，为提高院系教学质量提供有效的信息服务。

【参考文献】

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关键词：教学档案 管理 归档

中图分类号：G64724文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）13-0180-01

教学档案是高校教学活动最真实的记录，维护教学历史的重要凭证，评价教学和进行教学、科研的重要依据。教学档案的完整性直接影响着高校的教学质量，作为支撑材料对提高教学研究和教学管理水平也有着重要的作用。随着时代的发展，应不断对教学档案工作加强信息化管理建设，使教学档案管理人员对现代信息设备做到灵活应用，熟练掌握各项技巧和方法，以提高对教学档案的开发和利用，不断提高教学档案管理人员素质。

一、教学档案管理工作的作用和意义

教学档案就像一面镜子反映着一个学校的教学历史，记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向。建立一个完整的教学档案管理系统，对在教学过程中所产生的有价值的文件材料的保存和管理起着重要的作用，为改进教学方法、深化教学研究和提高教学质量提供可靠的依据，是加强学校思想政治工作不可缺少的宝贵资源。对于学校的决策层而言，完备的教学档案可以为提出新的学校政策和教学改革方案时提供有力的支撑和参考。要准确把握学校的历史和现实情况，并结合学校的客观实际情况，作出最准确的决策和判断，需要能真实反映教学工作情况的教学档案作为参考依据。因此，教学档案是否完备对学校作出新的决策和改革有着重要的作用，避免新的决策和改革脱离实际成为空想。

二、加强教学档案管理质量

首先，完善制度，保证教学档案的完整性与安全性。高校的教学文件来源广且分散，一部分为学校与学院之间产生的文件资料，另一部分则来源于教学活动中产生的材料。而在课堂学习活动中所产生的文件材料，多数情况下没有复印件，如归档不及时极易丢失，对于这一部分文件材料一定要及时组卷归档，保证教学档案的完整性，使其发挥应有的作用。因此，对于一所高校来说，做好教学档案管理工作，首先就是要完善档案管理的规章制度。

其次，明确分类，便利教学档案的使用。注意做好日常的档案收集和整理工作，以平时收集和整理的材料为基础，当一个学期结束时，应将本学年度产生的所有教学档案进行归档整理。此外，注意严格按照分类规定对档案进行管理，并且从教学层次和教学环节设置两方面对教学档案进行分类整理，以更方便今后对档案的查找和使用。

最后，利用信息技术，提高管理与服务工作的效率。在如今这个互联网技术高速发展的时代，互联网已成人们工作和生活的重要组成部分。这就要求教学档案管理人员充分利用校园网和办公自动化信息系统，加强教学档案的管理和服务工作。

三、提高教学档案管理人员素质

随着时代的发展和进步，各高校也在不断完善档案建设管理工作，逐渐提高对教学档案管理工作的重视。专业档案管理人员在逐年增加，本科以上学历人数增加，工作人员的素质在提高，高校档案管理工作焕发出新的生机。但为适应新时期下档案管理工作需要，高校应加强档案管理人员队伍的文化程度和专业素质，使之能熟练查找档案内容，能针对档案信息进行深层次的分化和管理。增加专业技术人员、复合型的档案管理人才。

要提高档案管理工作人员的职业道德素质，档案工作者的职业道德水平是影响档案事业发展的重要因素。在教学档案管理工作中最常出现丢失档案和对档案不够重视等问题，基于此类问题，对工作人员进行系统而全面的职业道德教育就显得尤为重要。

要提高档案管理工作人员的业务素质。教学档案管理人员要对教学档案管理的基础理论知识和专业知识做到烂熟于心，并熟练掌握档案工作中各个环节的技能技巧。熟识高校档案管理的各种方针、政策和管理工作的规章制度，做到及时、准确、有效地管理教学档案。此外，应重视提升高教学档案工作人员的知识水平，注重结合实践，做到透彻理解并能熟练掌握本职工作。同时，还要有效利用现代信息技术，用现代化的管理方法不断提高工作效率。

总而言之，更加科学、标准、规范地管理教学档案，不断提高高校教学档案的质量，这就需要管理者具备良好的职业道德和业务素质。必要的培训可以使教学档案工作人员跟上时展的脚步，不断学习新知识和新技术，努力拓宽自身的知识面，优化知识结构。针对高校本身需求，培养出熟练掌握现代信息技术的复合型档案管理人才，促进和实现教学档案工作的现代化和信息化。

参考文献：

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【关键词】高校教学部门 档案管理

教学档案是学校档案的主体，也是教学管理的一个重要方面。搞好教学档案管理对于加强学校档案建设，提高学校档案管理水平，起着至关重要的作用，同时对于加强和改进教学，提高教学质量和管理水平都具有重要意义。

一、高校教学档案管理工作存在的问题

1.教学管理人员缺乏档案意识

由于教学管理人员归档意识淡薄，加上这些人平时大多忙于日常教学行政业务工作和繁杂的事务性工作，一些原始材料没有及时归档。基层教学管理人员也没有把足够的时间和精力放在档案的收集和整理工作上，而档案管理则是一项专门的业务，具有科学严格的法规规范、分类标准和管理办法，这一矛盾的存在，必定给教学部门档案的规范管理带来影响。

2.教学档案不够齐全完整

随着学校办学规模的扩大，教学部门涉及的工作中除了形成纸质材料的教学档案之外，也产生不同载体的文件材料。比如学生竞赛获奖照片、视频材料等电子档案以及奖杯、奖牌等实物档案。

3.教学档案不够规范

对于如何收集原始材料，大部分教学管理人员没有规范意识，只是简单地收集各自在平时教学管理活动中形成的材料，不太注意原始材料的材质、字迹等等。

二、教学档案资料的范围与归档

1.从媒体上看不仅仅限于文字资料，也包括录音、软盘、照片、图纸等

2.从来源上看有上级、本级、下级三个方面

（1）上级机关的文件材料，指上级教学工作的文件、资料工作条例以及重要会议需要贯彻执行的文件等等。

（2）本单位形成的文件材料，主要指本单位会议记录、年度工作计划、工作总结、本单位起草的各种文件；请示、工作意见、指示、批复等。

（3）下级报送的文件材料，主要是相继单位报送的计划、总结、工作报告、典型材料等。

3.从性质和用途上，可分为三大类

（1）教学资料。主要反映教师、教学管理干部、教学保障条件等现实状况教学能力。具体内容包括：教学队伍名册、教师业务档案及社会兼职、外聘和外籍教师情况；教室、场地情况，实验室及仪器配备；教学用教材、获奖教材，教学辅导教材、教材使用效果统计；电化教室、语言室情况，电教设备及运行情况，电教片资料情况。

（2）教学文件资料。包括上级各种教学工作制度、岗位责任制、教学场所使用规定等；各种教学文件，如专业设置、教学大纲、课表；专业建设、课程建设、重点实验室和重点学科建设、教师队伍建设；图书资料建设、管理等。

（3）教学管理与运行资料。包括各个时期教学检查、教学业务会议、教学竞赛材料、教学信息反映、考试工作材料、学生课程成绩、学籍异动、奖励、外语及计算机等级考试材料。

三、教学部门档案资料收集整理的要求

1.教学部门档案管理人员的职责与要求

做好本部门各类文件材料的形成积累工作；将收集的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订齐全，并及时向学校档案馆（室）移交；做好存放在本部门各类档案的组卷分类、编目、登记、保管、利用等工作。教学部门档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业忠于职守，遵守纪律；具备本校相关学科的一般知识和档案业务知识，高度认真负责，勇于开拓创新。

2.教学部门档案资料类目的构成

A类：党群（DQ）

11党务综合；12纪检；13组织；16工会；17团委。

B类：行政（XZ）

11行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）；12人事；15总务后勤；16档案、图书、文博。

C类：教学工作（JX）

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）；12学科与实验室建设；14学籍管理（学生奖惩材料入此）；15课堂教学与教学实践；18教材；19师资队伍管理。

以上一、二级类目下的三级目录由于篇幅限制未一一列出。

3.档案资料的保管期限和载体

上述档案资料的保管期限一般以3―5年为限，较少部分为长期，基本不采用永久保存。保存载体可较多使用电子文件。

四、加强高校教学部门教学档案管理的措施和对策

1.增强教学部门人员的档案意识

确保档案质量的前提是文件材料的完整和准确性。而文件材料收集主要依靠教学管理人员与基层教学管理人员进行有效的信息交流，积极主动、认真细致地收集整理材料，最后由部门专职或兼职档案员仔细分类归档，从而维护档案的完整性、系统性。

2.建立年度归档和定期集中归档的制度，分门别类地管理档案

教学档案由于时间划分的特殊性，在归档的时候可以采用教学年度归档和定期集中归档相结合的方法。教学管理人员在完成某项业务时候，能及时归档，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成档案不全的现象。

3.提高专职或兼职档案员的素质

一要具备业务素质，专职或兼职档案员要加强对档案知识的学习，特别是了解教学档案的特点，从收集、整理、保管到利用都必须有业务知识为指导，形成较强的档案鉴定能力，从而进行科学的管理。同时，专职或兼职档案员还可以通过参加校内外的档案知识的培训班提升自身的业务。二要具备服务意识，档案员应爱岗敬业、乐于奉献，给全校师生提供优质的服务，提高服务效率。三是具备创新意识。

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关键词：本科教学；评估；高校档案；管理

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：20080611078

高等学校本科教学水平评估是我国高等教育改革的一项重大举措，是衡量一所高校本科教育质量和办学水平的重要依据，是国家教育行政部门对高等学校教学工作的宏观管理和指导，教育部为此成立了全国高等教育教学评估中心，标志着我国高等教育教学评估工作已步入规范化、制度化的轨道。我院于2007年11月接受了教育部评估专家为期一周的评估考察，通过本科教学评估的实践，笔者感到高校档案在本科教学评估中起着至关重要的作用。

一、高校档案是本科教学评估的基础

教育部2004年印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》中明确指出7项一级指标，19项二级指标，43个观测点，这些都要以高校档案为依据，每条项目的内容都要靠档案来具体体现。我院评建办公室根据教育部的评估方案，结合我院的实际情况编写了《湖北中医学院本科教学工作水平评估评建工作指南》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估指标及任务分解》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估工作方案》等一系列评估材料，明确了各部门每个阶段要完成的具体任务。全院各部门均到档案室查找利用档案，两年多来，档案室利用档案1500余人次，调卷9000多卷，复印档案材料5万余张，其中评估办准备的支撑材料就达到76盒，其它各部门准备的评估材料更是不计其数，这些材料都来源于档案室。专家组进校考察评估期间，除了听到、看到的实际情况外，大部分时间都是通过审阅自查报告和查阅大量的统计报表、文字说明和其它载体的档案材料来了解学校情况的，档案因其独有的原生性、真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的重要佐证材料，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口。

高校档案之所以成为评估指标体系的佐证材料，是由档案的特殊性所决定的。高校档案是记录和传承学校办学历史的主要载体，是反映一所大学的文化内涵、办学特色的重要组成部分。它包含了学校的教学、科研、管理等方面的图文存档资料，反映了全校师生员工各个不同层面的活动，是时问与空间的汇合，更是学校创造与发展的凝聚。用事实来说话，以切实的佐证材料作实证，成为本科教学评估工作的客观认识和客观举措，系统而完整的高校档案，是高校顺利通过本科教学评估的必要条件，它直接影响到高校本科教学评估的结果。因此，高校档案是本科教学评估的基础和依据。

二、本科教学评估促进高校档案管理

（一）本科教学评估增强高校领导和教职工的档案意识

本科教学评估是一次深刻的档案意识教育，是对档案工作最实际、最有效的宣传，档案在本科教学评估中所起的重要作用赢得了高校领导对档案工作的重视。很多高校在办学资金比较紧张的情况下，对档案部门的投入给予了倾斜政策，安排档案人员出去参观学习，提高档案人员的业务素质，改善档案库房环境，添置先进实用的现代化办公设备，有的高校投资几十万对档案进行全文扫描等等。我院档案室也新增一台数码复印机和一台电脑，档案人员参加了业务培训班学习。有了领导的关心和支持，档案室同志工作积极性和主动性更高了，工作干劲更大了。因此，增强领导者的档案意识，是搞好档案工作的关键。

高校档案在本科教学评估中所起到的不可替代的重要作用，深深地教育了每一位教职工，增强了档案意识，广大教职工自觉地将档案管理工作与自己日常工作联系起来，形成了人人重视、人人参与的新局面。许多老师把自己多年珍藏的优秀教案、自编教材、成果材料、论文、图片、获奖证书等这些平时很难收集到的档案材料毫无保留地交给档案室；许多院系派人深入全国各地高校，把收集到的重要材料移交档案室保存；评估办将迎评过程中产生的大量从不同角度编辑的专题资料汇编、综合分析材料交给档案室，从而进一步丰富了档案馆藏。

（二）本科教学评估促进高校档案管理水平的提高

本科教学评估是对高校档案工作的检验和推进，从而使高校档案部门进一步加强了档案的收集、编研及档案信息化管理等工作，提高了档案管理水平。

1.进一步加强档案收集工作

通过本科教学评估，高校档案部门要加强档案收集工作。档案人员经常深入到档案形成部门或个人收集档案，不断促进归档单位自觉归档意识。加强与各档案形成部门的业务联系，使各部门对归档材料有一个明确概念，经常去指导、检查、监督他们的工作。建立和健全档案收集工作网络和严格的收集工作制度，在做到每一个部门都有兼职档案人员负责本部门档案材料的收集工作，确保上下收集渠道畅通的同时，做到定职、定责、定时间。档案人员非常关注本单位的总体活动和工作部署，对本单位重大活动所形成的档案材料亲自上门收集，对新上任的档案员重点指导。总之，通过档案人员采取发文催收、电话催交、登门催要等多种手段收集档案，确保了档案材料真实、完整、准确、系统、载体质地优良、字迹图像清晰，以满足本科教学评估对档案信息资源的需求。

2.进一步加强档案编研工作

为了给本科教学评估提供全方位档案信息服务，高校档案部门要进一步加强档案编研工作，针对教育部的评估方案编制各种档案编研资料。高校档案编研的方法主要是以自编为主，档案人员首先要熟悉库藏档案内容，针对教育部的评估方案选择最佳编研专题，编辑出实用性、真实性、准确性强的编研成果。其次是以联合编研为辅的方法，在高校档案部门普遍面临人员少、经费紧的情况下，档案人员应走联合编研之路，发挥基层档案人员的积极性，利用他们掌握本部门业务的因素，与他们一起共同选题、共同研究、共同汇编，这样更能保证编研成果的实用性。我院档案室结合我校的实际情况，编制了各种门类简便易查、切实可行的检索工具，如总目录、全引目录、分类目录、专题目录、案卷目录，文件字号索引等等；我们还编制了《全宗介绍》、《档案室指南》、《湖北中医学院历史沿革及现状》、《基础数字汇编》、《历届党政人员一览表》、《专业设置一览表》、《科研成果简介》等等，这些编研成果大大方便了利用，缩短了调卷时间，提高了检索效率。今后我们还将进一步做好各类档案专题汇编，有效地、多渠道地为本科教学评估提供门类齐全的档案信息服务。

3.加强档案信息化建设。

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一、高校二级学院教学档案的作用

随着我国高等教育体制体制改革的不断深化，本科院校内部管理体制发生了巨大的变化，高校二级学院被赋予更多的自主权；教学档案作为高校二级学院开展教学和管理工作的重要依据，承担责任也越来越重要。如今，高校二级学院在教学档案管理方面发生了实质性的变化，教学档案所具有的凭证作用、参考作用获得更加充分的发挥，同时教学档案也被作为教学评估活动的重要依据，可以保证教学信息的完整性，为高校二级学院教学和管理工作的开展过程中发挥着重要的作用。

高校二级学院教学档案主要包括学院管理类文档、学生的学习成绩单、试卷文档、课程考核文档等几个主要的类别，任何一种类型的文档在高校二级学院教学管理工作中都有着重要的地位，因此，必须要加强对档案管理的重视。

二、高校二级学院教学档案管理存在的问题

1.对教学档案管理的重要性认识不足

目前，很大一部分的二级学院是由原来本科院校的院系发展而来，因此往往在教学方面具有很强的能力，但是对于教学的档案的管理意识却较为薄弱，无论是管理者，还是普通的教师，都没有认识到教学档案管理的重要性，所以在日常工作中形成的资料也没有给予足够的重视。他们认为，档案管理工作就是对教学材料进行收集和整理，并没有将自身工作中积累的经验和成果视为优质的档案资源，这在一定程度上也对档案资源的开发和利用造成了阻碍。

2.缺乏完善的档案管理制度

二级学院在教学档案管理制度的建设方面相对较为滞后，对于档案管理工作的重要性、档案管理人员的职责等都没有进行明确的规定，同时在档案管理工作如何开展、如何对档案管理的成果进行评估等，都缺乏相应的制度做指导和保障，所以也影响了档案管理工作的有效开展。

3.档案管理人员素质有待提升

二级学院由于建立在本科院校的院系基础上，所以在人员编制方面较为紧张，有的档案管理工作只能由学院教务科的普通管理人员兼任，无法全身心的投入到档案管理工作中。与此同时，这部分档案管理人员在没有经过系统培训的情况下就上岗，所以在档案管理的理论知识和实践经验方面较为薄弱；加之工作任务繁重，没有过多时间和精力进行学习，所以档案管理的效率受到极大影响。

三、创新高校二级学院教学档案管理的思考

1.强化档案管理意识

为了促进高校二级学院教学档案管理工作的有效开展，首要的就是强化档案管理的意识。根据《高等学校档案工作规范》的相关规定，开展档案管理知识的学习，从学校领导到普通教职员工，都要从思想上提高对档案管理工作的重视，并且将档案管理工作深入到学校管理的各个环节中，将其融入到教学活动和管理活动中，才能充分发挥档案管理的作用，为教学活动的开展服务。

2.构建完善的档案管理制度

随着高等教育体制改革的不断完善，对高校二级学院教学档案管理工作带来了更多的契机，因此，二级学院必须要适应新时期的新要求，将档案管理制度的建设提上日程。因此，要积极转变传统档案管理工作单纯收集和存储资料的工作方式，通过管理制度的建设明确档案管理的目标和内容，并且将档案管理各项工作的开展进行明确，同时明确规定相关人员的责任范围，为档案管理工作的有效开展提供保障。

3.加强档案管理人员队伍的建设

高素质的档案管理人员是促进档案管理工作有效开展的基础和保证，所以要加强二级学院档案管理人员队伍的建设。选拔一批优秀的教务管理人员成立专门的档案管理队伍，一方面，通过学习和培训活动，加强档案管理人员的理论水平和实践能力，只有扎实的理论基础才能为实践工作的开展提供指导；另一方面，加强档案管理人员的思想道德培养，强化他们的档案管理意识，培养工作的责任心，使他们可以全身心的投入到档案管理工作中。

4.加快档案管理的信息化进程

科学技术的快速发展为高校二级学院教学档案管理工作的开展提供了更多技术支持，也可以有效的促进档案管理效率的提升。通过科学技术的有效运用，可以提高二级学院教学档案的收集、分类和整理效率，也可以利用信息技术实现档案资源的优化配置，有利于促进二级学院的档案资源获得更大程度的开发和利用。另外，二级学院由于创办时间短，在教学档案的资源含量方面仍然有很大的提升空间，所以要积极借鉴本科院校的成功经验和管理模式，促进档案管理工作的有效开展，为二级学院教学活动的发展提供更多资源。

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1.教学科研档案管理人员存在不稳定性，没有足够的专业知识

因为各种因素的限制，很多高校的教学科研档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学科研档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任教学科研档案管理一职，正是因为身兼数职，才给教学科研档案带来了更多不利。

2.缺少资金投入，各种硬件设施不足

档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。

3.档案的信息输出能力较弱

高校的教学科研档案管理部门要将开发的教学科研档案信息通过不同的传播形式，积极的传递给广大师生。而目前我国大部分的高校教学科研档案管理部门的信息输出能力还很弱，因此，高校的教学科研档案信息输出不能够完全适应高校师生对教学科研档案信息的需求。虽然部分高校将教学科研档案的部分内容信息在校园网上进行公布，但这具有一定的局限性和特殊性，无法满足广大师生对教学科研档案信息的需求。因此，我们高校的教学科研档案管理部门以及工作人员应该自觉地改善服务模式，努力提升自身的业务水平，力争让所有需要教学科研档案信息的师生都能够“高兴而来，满意而归”。

4.靠政策、少创新,重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是管理工作中的重点之一

许多高校对教学科研档案管理工作的内涵和重要性认识不足,在管理上还受到了传统观念的影响，忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化,在教学科研档案管理上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,“等、靠”思想十分严重。这些认识上的不足,导致教学科研档案管理处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的思想根深蒂固。

二、改善高校教学科研档案管理的对策

1.创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念

之所以档案管理人员与教育领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确教学科研档案管理的最终目的。做好高校教学科研档案管理工作，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”，让这些档案有效的为学校教学服务，提高高校的教学质量，培养出更加优质的人才。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到做好高校教学科研档案管理工作对档案事业发展的重要性。不能够仅仅从经济利益角度进行衡量，而应该从多个方面进行衡量。

2.尽量拓展资金来源

各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进高校教学科研档案信息化管理的实现。档案部门应该积极的将教学科研档案信息化管理工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

3.创新管理制度，完善教学科研档案管理规范化

随着我国高校教育改革的推进，创新的教育理念促进了我国高校在办学方式、学科领域建设等方面都呈现出多元化的发展态势，同时也促使了高校教学科研档案的种类呈现出复杂化、多样化趋势，为了能够让高校的教学科研档案能够发挥其应用价值，就需要对高校的教学科研档案管理机构及教学管理部门进行一个明确的、科学的界定与分工。因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。各高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学科研档案管理规章制度。将全校教学科研档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学科研档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学科研档案目标管理标准，积极开展档案管理业务培训，加强二级学院的教学科研档案管理体系的完善，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学科研档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。以此来充分发挥高校教学科研档案在高校教学研究、教育管理、教学活动等各项工作中的作用，以此来提高我国高校的教学科研档案的科学管理水平和质量。同时完善的教学科研档案建设工作能够帮助我们树立全局的观念，具备超前的工作意识。

4.利用信息化管理手段，实现教学科研档案的现代化管理

随着时代的发展，纸质教学科研档案逐渐成为数字化，而互联网的普及使得教学科研档案开展网络服务已成为可能。高校应加大教学科研档案现代化设备的投入，积极的将计算机技术应用于教学科研档案的管理，并建立教学科研档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学科研档案管理服务升级，充分利用校园网等各种网络平台，积极推进教学科研档案信息资源共享。

5.加强档案管理人才培养，提高档案服务意识

教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，因此，要加强对教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学科研档案的利用需求。

6.建立教学科研档案服务信息反馈机制

教学科研档案服务信息反馈机制的家里，能够及时，有效的掌握各种教学科研档案需求信息，能够有效的促进教学科研档案的开发利用。这种机制包括了检索工具的实用性，编研成功是否能广泛而准确的进行教学科研档案作用的传播，教学科研档案方面的规则制度是否合适，服务态度是否需要更改等等。反馈而来的信息一般都拥有很强的针对性和适用性，也比较具体，高校能够根据这些反馈而来的信息，逐渐改变服务机制，建立一套完善的管理机制，让教学科研档案的价值得到进一步的发挥。

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苏萍，女，出生于1980年12月，教学秘书，湖北第二师范学院，研究方向：教育测量与评价。

摘 要：教学档案管理工作是高校教学管理的重要组成部分，是评估教学水平和教学质量的重要指标之一。本文阐述了新时期高校教学档案管理工作中普通存在的问题，并提出了相应的建议。

关键词：高等学校；教学档案；管理；策略

高校教学档案是高校在教学过程中和教学管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同载体材料的总和。在新时代的背景下，教学档案管理作为高校日常教学管理的重要组成部分，如何适应新的形势，如何提高档案管理水平，如何数字化、精细化管理，已成为高校及档案管理人员面临的新课题。

一、新时期高校教学档案管理工作的现状及问题

1、教学档案管理部门权责不明现象较突出

长期以来，高校领导对教学档案工作还缺乏足够的认识和了解，档案管理意识薄弱，没有把档案管理工作纳入部门工作计划和议事日程中，导致教学档案的管理处于无序状态。高校教学档案管理工作涉及学校众多部门，宠大而复杂的工作关系网，使得教学档案的收集、管理和使用等工作无法良好的运转。各部门之间职权划分不够明确，也缺乏必要的沟通，使得高校教学档案管理工作经常处于各自为政的局面，因而致使教学档案材料收集、整理、保存与利用等工作不能做到统一管理，资源共享，利用充分的有效管理状态

2、教学档案管理制度不健全，教学档案整理不规范现象较普遍。

部分高校不注重教学档案管理工作，管理意识薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和办法。在日常教学管理工作中，从教务部门缺乏科学有效的管理制度和监督措施，到二级教学单位和教学管理工作人员缺乏高效且系统的教学档案管理方法。

3、 教学档案管理现代化、信息化程度仍较低

近几十年来，随着计算机技术的不断发展，某些领域已经基本实现了信息化管理，但高校的档案管理改革建设进程依然缓慢，信息化水平相对较低，已不能满足信息时代化的要求。原因主要为两个方面：一方面，高校将有限的经费重点放在一线教学的数字化上，而对档案工作的经费投入不足，对档案数字化建设则较为忽视，造成档案管理的现代化设备欠缺或现有设备陈旧老化严重，档案的收集、分类、编目与保存等工序仍然采取传统手工的方式；另一方面，一些高职院校虽然建立了数字化档案系统，并且与校园局域网、互联网相链接，但是在实际操作中，由于设备及管理人员现代化技术水平的局限，往往形式大于内容，仅是将数字化设备作为阅读档案的简单工具，而没有充分利用系统的导航、索引等功能，为档案的查询和利用带来便利。

4、教学档案开发利用率较低

在很多高校，教学档案管理大多只是停留在收集、整理、装订与保管等工作上，忽视了教学档案信息资源的开发利用，各部门、各教学单位之间教学档案的管理相对封闭，很少有互相借鉴与交流的机会，许多珍贵的档案长期被束之高阁，失去了档案的珍贵意义。高校教学档案管理工作仍以“管档案”为主，而非以“提供服务”为主的现象较为严重，也亟待提高其利用率。

5、教学档案管理队伍稳定性较差，档案工作人员业务素质较弱

目前，现有教学档案管理队伍中，相当一部分都是由学校其他岗位人员调任来做档案管理工作的，或者是由其他岗位的人员临时兼任的，很多高校缺乏档案专业科班出身的、受过全面的档案管理专业培训的档案管理人员。因此，由于档案管理人员的临时性和业余性，导致各级教学材料档案管理人员流动性大，影响了档案管理工作的连续性、稳定性和系统性。

二、 新时期教学档案管理工作的几点改进措施

1、 理清教学档案管理思路，实行层层负责制

推进教学档案管理工作，必须积极争取领导对档案管理工作的重视，多方面提高领导对教学档案工作重要性的认识和档案功能的了解。具体管理工作中，高校应科学合理的将教学档案管理工作任务层层分解为可执行的任务单元，遵循下级服从于上级、上级统领下级的管理方针，与组织目标的层层分解相对应，组织的权力也通过层层授权的方式形成分级管理的组织权力结构，目的就是充分发挥组织职能和组织成员的集合潜能，提高各层组织的协同效率，从而有效地实现组织目标。

2、完善教学档案工作的相关制度，规范档案管理工作

高校一方面要依法建立健全现有教学档案管理制度，包括修订原有的规章制度和补充制定新的规章制度；另一方面要理顺陈旧的档案管理制度。高校要进一步改变高度集中的管理体制，二级学院应建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导、分级管理”管理模式。

为了进一步规范教学档案管理工作，高校需要建立教学档案评价指标，强化教学档案的监督职能，建立起由学校分管领导、二级学院负责人、专兼职档案管理人员组成的教学档案管理体系，明确每一层次、每一岗位的职责，并制订详细的教学档案评价指标体系，建立教学档案管理工作检查评比制度。通过教学档案评价指标体系的确立和评比制度的实施，将评价和评比结果作为衡量教学质量和管理水平的重要依据，确保教学工作与教学档案管理工作同步，各项教学材料的产生的情况与教学档案的积累程度相吻合。

3、 加强教学档案管理的现代化、信息化建设

加快高校教学档案管理工作的现代化进程，利用信息技术来提高高校教学档案管理的工作效率，创新高校教学档案管理的工作模式，是新时期高校教学档案管理工作者应当关注和解决的问题。构建高校教学档案信息化管理系统，对提高高校教学档案管理工作乃至教学水平有着十分重要的意义。首先，要准备一定的资金配备先进的计算机设备和相应的计算机网络系统，保证教学档案管理的信息化有坚实的物质基础；其次，还要建立和完善教学电子文件管理的规章制度，确定归档范围、责任、格式、程度、方法、时限和质量，明确档案数据的入库、修改、检测、备份、删除、销毁等操作的原则、方法和要求；最后，还要加大教学电子档案的服务水平、扩大利用范围，建立数字化教学档案目录，方便让广大的师生检索和查询资料，从而更好地提高教学档案的服务水平。

4、提高教学档案的利用率，增强服务意识

我们应加强教学档案信息资源的开发利用，逐步推进教学档案材料数字化建设，改变传统的纸质文档档案现状，加快纸质文档数字化进程，将纸质文档信息转化为电子档案信息进行归档，并建立各类全文数据库和多媒体数据库，通过建立教学档案管理信息化服务网络，实现档案资源共享，为广大师生提供方便快捷的服务。要坚持“以利用为中心”的指导方针，使档案充分发挥其利用价值，要把现代科学技术手段运用到高校教学档案管理工作中去，让“死档案”变成“活资源”，切实大大提高教学档案的利用率。

5、 加强教学档案管理人员队伍建设

在改革高校教学档案管理工作模式的同时，也需要进一步加强教学档案管理人员队伍的稳定性，以及提高教学档案管理人员素质和业务水平。一方面是引进专业性人才或指定专人进行教学档案管理工作，明确目标与任务，尽量保证管理队伍的稳定性；另一方面是定期或不定期开展业务培训工作，通过培训提高管理人员的档案管理业务知识和水平，即：引进好“新人”，培养好“老人”，充分保证教学档案管理工作的稳定性。（作者单位：湖北第二师范学院外国语学院）

参考文献：

[1] 张美莉.新时期高校档案管理工作现状及发展策略[J].沧桑，2013（6）

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关键词：教学档案；电子文件；归档工作

一、教学档案是档案的一种，是学校档案的一个组成部分。它与党群类、行政类档案一样，都是历史的真实记录，具有查阅利用价值和凭证作用，对于一个学校的教学质量、评估、经验、理念都起到了支撑作用，完善教学档案工作才能保证教学管理工作的正常进行。由于教学档案有着时间划分特殊、文件来源分散、形成材料多样化、形成复杂内容丰富等特点，纸质教学文档向电子文档转换有利于延长档案寿命实现价值最大化。

二、信息化下高校教学活动模式也发生着很大的变化，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件已经普及，电子文档、光盘、多媒体等形式成为储存教务信息的重要渠道。高校在教学管理、教学实践、和教学研究中所取得的成果都能够客观的体现在档案中，其中凝结着广大教育工作者的辛劳和智慧。在网络普及的时代背景下，教学档案管理需要顺应时展。如果不重视电子文件的管理就会使有关教学档案的完整性收到损害[1]。为此应当适时的开展电子教学档案的归档工作，并通过制定相应的归档管理细则，明确提出电子教学文件的归档范围、方式、时间、手续等方面的要求，以保证教学档案的完整性和教学“记忆”的清晰性。首先要对教学档案要进行数字化加工与处理，教学档案数字化、电子化处理要有规划、有目的的进行。转换前要对全部教学档案认真分析，根据教学档案的具体价值，制定出计划确定那些档案应该优先那些逐步进行[2]。一般而言，教学档案中招生管理、学籍管理学位工作和毕业生工作等永久和长期保存的档案应该优先电子化，比如，学生录取名册、成绩表、毕业资格审核表、学位档案等，是教学档案电子化加工的重点；利用率高的教学档案则采用边用边电子化的方式，边用边扫描对档案而言是比较有效的处理方式；破损或者老化的档案也要列入电子化处理范围，在修复的同时进行电子化加工，以保护档案信息资源的留存。其次要制定教学档案电子化的标准和制度，统一标准和规范，特别是要规范电子化加工的工程，在扫描、图像处理、数据录入、图文编辑和存储格式等工作流程上严格按照标准进行。例如，电子教学文件的各种支持文档，以及表达其格式和相关元数据的文档。在信息化建设中，不同于介质数字档案的存储、参数指标和载体形式必须遵照国家规定的统一标准格式，形成的电子化教学档案要注意保持其元数据和背景信息的完整性[2]。纸质档案电子化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序[3]。文件资料按照要求先立卷后扫描，扫描的内容包括案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表；一般选用jpg或者gif等通用图片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。选择电子转化的方法针对不用档案内容分别采用计算机键盘手工录入、机器扫描输入、计算机多媒体输入三种方法[4]。建立基础目录数据库、学籍数据、成绩数据等索引部分的文件采用手工方式输入。对于原文件和全文，如教学综合文件、学籍档案中录取表、成绩单毕业生照片等采用扫描或者数码相机以图形方式存入相应数据库中；多媒体教学录像等采用计算机多媒体处理方式转换，在选择电子化数据库格式标准方面，尽量采用统一、常用的文件格式。电子文件归档也有很多需要注意的情况，如利用计算机终端直接访问和利用归档的电子教学文档，当载体处于联机状态时也许不会出问题，这种方式可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种具体形式[5]。前者是指把符合归档条件的电子教学文档，经由网络传输到档案管理机构指定的节点，并存储在学校档案机构的载体上的过程。介质归档就是把电子教学文档先按档案管理机构的要求，存储在一定的物理介质上，再向档案管理机构移交的过程。由于目前电子文件的安全问题尚未得到较好解决，所以各学校可以考虑采用物理归档方式，并注意备份。

三、电子教学文档的归档，应当首先做好必要的前端控制工作，保证电子教学文档的齐全完整、格式规范、备份充足。第一，归档的电子文档一般经过著录和鉴定，这是保证归档后的电子教学文档的历史真实性及其质量的必要手段。第二，归档的电子教学文档必须填写《归档电子教学文档移交检验表》和《归档教学文档教学接收检验登记表》[6]。第三，归档的电子教学文档应搜集齐全，即列入归档范围的电子教学文档都要及时地向学校的档案管理机构移交。由于电子教学文档的存取具有较强的系统依赖性，所以在归档过程中，必须十分注意将有关的支持软件和数据文档收集齐全，否则归档的文字教学文档就可能成为死文档。第四，归档的电子教学文档必须真实有效。目前除了实行“双套归档制”即同时归档纸质文件外，有条件的教学单位还可以采用电子数字签名技术、水印技术、加密技术等，确认电子教学文档的有效性。第五，归档的电子教学文档应有学校的档案管理机构统一的协调，规范电子教学文档的格式，以保证其可读性的实现。第六，为了保证归档电子教学文档的安全性和可据性，凡是采用物理归档方式的学校，均应对电子教学文档实行多套制保存。一般情况下，可以将教学档案归档两份一份使用一份备案。凡是逻辑归档的电子教学文档，应由形成单位赋予文件以归档标记，然后计算机网络系统将自动把归档信息提示给学校的档案管理机构，学校档案管理机构应当给归档的电子教学文档配以分类号、档案号，之后归档的电子教学文档及相关的管理信息可以进入数据库，电子教学文档便进入了档案管理状态。采用网络归档方式的电子教学归档，其具体的归档手续与逻辑归档相似。在完成上述手续后，计算机系统应自动按程序设计要求生成并打印出《归档电子教学文档登记表》，该表格经过交接双方核准认定后，作为电子教学文档归档凭证。

参考文献：

[1]冯博.浅谈电子文件档案管理[J].黑龙江史志，2013(9).

[2]王茹熠.加强高校教学档案数字化建设的思考[J].云南档案，2009(8).

[3]吴向东.论纪念馆纸质档案数字化工作流程的规范性[J].黑龙江史志，2008(9).

[4]温艳成.实现高校教学档案数字化目标的具体途径[J].黑龙江史志，2010(9).

[5]史红梅.浅述电子文件的归档[J].兰台世界，2010(2).

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Abstract： The departments archives in colleges and universities are gradually formed in the teaching management， which are an important witness of the history of the department， and also provide good experience and the reference for the future development of the departments and the university. It witnessed the growth of teachers and students， and is important precipitation in the development of colleges.

关键词：高校院系；档案管理；问题；对策

Key words： departments in colleges and universities；archive management；problem；countermeasures

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）24-0023-02

0 引言

高校档案是高等学校在进行招生，教学，科研，人事，财务等一系列的活动中形成的对社会和学校有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。教学档案则是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标准之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。院系教学档案是高等学校教学管理的重要组成部分，是院系发展的重要见证。

1 高校院系教学档案及其管理的内涵与作用

教学档案是高校院系师生在教育教学活动过程中对教师教学过程、管理人员管理过程及人才培养过程的历史记录和实时反映。它主要包括教师业务档案、教学行政管理档案、学生学籍档案等三个部分，借助于文字，声像，图表，实物，照片等载体呈现，见证了教师和学生成长过程，是院系发展的重要沉淀。因此，教学档案在院系的发展中有着不可估量的作用。

①在院系发展过程中，建立完整的教学档案，可以反映院系教学工作的执行和完成情况，是教学质量和教学管理水平的衡量标准，是进行课程设置、人才培养方案的确立、教学研究以及教学创新的重要基础。

教学档案真实反映了院系教学及教学管理活动。从下达教学任务开始，制定教学计划，编排课表，教案的撰写，作业批改等工作的运行，到毕业论文的开题、撰写、修改，优秀教学成果，教师考核晋升等教学资料的收集，这些程序化环节是完成教学任务，培养高质量人才的有力保障。

整个教学体系的运行，包括专业课，通识课，实习，实践等各个环节，以及是否注重大学生知识的获得，实践创新能力的培养等都能从教学档案中获得依据，同样也为教学档案管理提供重要素材。

②在教学评估中，院系教学档案发挥重要作用。随着高校本科教学工作审核评估的常态化，院系教学档案的作用无可替代。教学及教学管理档案是教学评估工作的重要依据和基础，全面、真实、系统的档案材料正是高校的办学水平和教学质量的切实反映。搜集、整理学校的政策、规章制度、实施策略、教学及教学管理相关资料等档案信息，才能让专家对学校取得的成就、发展的现状、未来的设想有一个全面、客观的评价，缺少了这些支撑材料，教学评估将会是无源之水、无本之木。

2 存在问题

2.1 学籍管理亟待规范化

学生学籍档案涉及范围很广，内容丰富。主要包括以下内容：其一，学生的留、休、复、转、退学籍管理。其二，学生的毕业证，学位证管理。其三，也是最重要的方面――学生的成绩管理。比如在校期间入伍，自主创业，申请出国交流，毕业继续深造，出国留学等等，这一系列的变化都会引起学籍档案的异动，稍有疏忽，就会发生学籍档案信息的遗漏或丢失，这源于相关部门之间信息沟通不畅，联系尚缺紧密。

2.2 认识不足，没有系统的编排体系，档案利用率低

大多数学生及教师对教学档案认识不足。因此，在收交档案上就会出现推诿、滞后、拒交等现象，这样就会影响院系教学档案的完整性，为今后的教学、管理、评估工作埋下隐患。各个院系的教学档案种类大同小异，但是管理档案的方法却是五花八门，原因在于档案管理人员在整理教学档案时以自己方便为原则，而不是遵循科学的分类标准，没有系统的编排体系。院系的教学档案多样、复杂，但有系统性，周期性，变化性，专业性及分散性，涉及教学的方方面面。从教学活动到教学管理，教学评价，再到科学研究，如果没有一个系统的编排体系，收集的资料必是杂乱、无序、容易缺漏、更不易查找。

另外，院系教学档案的利用也仅限于阅览、复印，数字化档案无从谈起。

2.3 管理队伍人数不足，素质参差不齐

高校各院系专职的档案管理人员匮乏，大多是兼职或者是有工作时临时抓差，没有经过专业而系统的培训。这种情况下，院系的档案管理的规范性将无法成为可能。许多院系的档案资料多是按时间顺序整理，或者是管理人员按照自己熟悉、习惯的方法整理。久而久之，相关档案资料的收集缺乏系统性，院系教师也逐渐地缺乏配合此项工作的热情，档案管理形同虚设。由于没有固定的档案管理人员，再加上人员的流动性，以及许多院系的档案管理人员文化水平、学历层次较低等原因，直接导致了院系教学档案管理工作相对滞后。因此，提高院系教学档案管理人员的管理素质和管理水平，将是一个不可忽视的问题。

3 进一步加强院系教学档案管理的措施

3.1 建设一支数量充足，素质优良，敬业奉献的院系教学档案管理人员

院系档案管理人员的素质，决定着高校档案的管理水平，建立一支爱岗敬业，乐于奉献，高素质的高校院系教学档案管理人才队伍，档案管理工作才能走上健康发展的轨道。院系档案管理人员大多是院系教学秘书兼任，由于本身有繁重的本职工作，相对于兼任的档案管理工作态度不够积极。

因此，解决好管理队伍的问题是重中之重。首先，通过宣传教育活动，提升院系档案管理人员对这项工作重要性的认识，进一步做到乐于奉献，勇于承担责任；其次，借助职称评定的手段，对这类兼任的管理人员在政策上有所倾斜，并在档案管理方面进行量化考核，提高其对档案管理工作的积极性，主动参与到档案管理工作中。从而进一步加强档案管理人才队伍的建设，稳定档案管理人才队伍。实践证明，配备了专门的档案管理人员的院系，教学档案的归类整理明显清晰明了，一目了然。本来一个学期结束时才会整理出来的教学档案，在专职档案管理人员的精心管理下，实时更新，重要资料的收集率提高30%，教学档案的利用率提高到80%。

3.2 提高档案管理人员素质，提升档案管理水平

档案管理人员不仅在思想上要高度重视，更要具备专业化的档案管理水平。首先，加强对档案管理人员的培训是此项管理工作的一项重要内容。从最基础的档案的收集，档案的鉴定，档案的保管，档案的统计，档案的检索，档案的利用，档案的编研等专业技能，到档案管理人员政治素质的养成，都是鉴定一个档案管理人员素质的重要指标。定期的专业培训不仅可以让管理人员认识到这项工作的重要性，还可以和同行进行行业交流，取长补短，使院系教学档案管理工作进一步规范化；还可以学习更先进的管理经验，并应用到实际工作中去，提高管理水平。只有档案管理人员提高自身专业素质和政治素质，才能真正实现对教学档案原始材料的编研，从而实现院系教学档案的开发和利用，教学档案才真正发挥其重要作用。

3.3 建立和健全院系教学档案的管理制度

高校院系的档案往往利用率低，究其原因，很大方面是因为没有形成一套完整的管理制度，归档管理不规范，教学档案“随遇而安”。在教学档案管理中，应实行“三纳入”，“四同步”的原则，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收大难材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

同时，必须加强制度建设。比如，明确一名领导分管本部门档案工作，至少配备一名兼职档案管理人员，具体负责本单位形成各类档案的收集、整理、归档等管理工作；并且把本部门档案工作纳入领导年度考核工作范围和档案管理人员年度考核工作范围；对各级院系档案管理工作进行评比，奖励优秀集体和优秀个人等等。这样，在遵循一定法则的程序下，相关各级人员分工合作，各司其职，院系的教学档案必然会更具完整性、系统性、全面性，最大程度的服务于教学和院系的长远发展。

3.4 推进系统化的档案管理，实现信息化的档案管理

档案信息化管理是指以计算机为载体的信息技术进行档案管理和信息服务的一种模式。在信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势下，档案管理也必然要适应时代的发展，逐步实现信息化。

国家档案局2002年的《全国档案信息化建设实施纲要》提到：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化”，在这一精神的指导下各地都在加快档案信息化的进程。高校院系档案的信息化管理操作起来会有一定难度，但是在平常工作中，可以坚持纸质文件和电子文件并存，有计划，有步骤的对院系档案资料进行数字化处理，逐步实现档案管理的信息化。

以高校的档案管理为例，在没有实现初步的档案信息化之前，如果查找一份2009年文件，首先确定这份文件是哪一类，是党群，还是行政，还是人事，还是纪检，还是基建类，确定后，才能在2009年全年的近150卷的案卷里查找所需文件，一卷一卷的翻阅找到所需文件，花费时间至少需要30分钟。实现档案管理信息化后，只需要在管理系统中输入关键词，相关的文件全部呈现，再次筛选，找到所需文件，这个用时最多5分钟。因此，档案信息化是一件一劳永逸的工程。

高校院系的档案管理关系到院系及教师的发展，是高等学校走向更高水平的基础。院系教学档案是高校档案的有力补充，也是高校档案的首要内涵；院系教学档案不仅见证了院系的发展，同样也是高校历史进程中的重要组成部分。在档案管理中，院系的档案管理要努力实现从经验向科学转变，分散向集中转变，手工向现代化转变，进一步为学校工作和社会发展服务，发挥其应有的历史作用。

参考文献：

[1]王瑞玉，李亚洲.关于档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案，2010（3）.

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关键词:教学档案管理；存在问题；对策

一、引言

教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。(2)学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。（5）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。（6）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。（7）制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内

容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

（一）教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

（二）教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

（三）档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

（一）规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由校档案馆具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

（二）提高档案管理人员的素质。高校是高学历人才集中的地方，但由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出学历不高、专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员的素质尤为重要。

首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。

其次，教学档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对教学档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。

（三）提高教学档案管理水平，建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。

由于我国目前的教学档案管理工作，从归档立卷来看，存在着一些档案难以接收进档的情况。各种档案资料归档不及时，信息沟通能力较差，信息割裂，从而削弱了档案馆的作用。而复合型综合档案馆的建立，是强化现有的综合档案馆功能的有效途径。强化综合档案馆的功能会达到统一管理、减少重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型综合档案馆，不仅将教学档案作为重点进行归档，还应将各种其它与教学档案相关的档案进行统一管理，使各种档案成为一个体系，以提高档案管理水平和效率。因此，各级档案馆要加强对管理方法和管理制度的创新，建立一个数字化、网络化、信息化为主，以纸质档案为辅的、档案资料丰富的新型档案管理模式。

总之，高校教学档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。

参考文献

[1]王艳、颜毓娟，《如何做好高校教学档案管理工作》[j]．西藏科技，2005（1）