档案信息电子化精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案信息电子化，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：档案信息 电子化现状必要性

前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。

1.档案信息电子化的现状

我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。

1.1 软件缺少通用性

在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。

1.2 无法实现档案信息资源共享

我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。

1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高

要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。

1.4 管理方法意识有待提高

部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。

1.5 管理人员的素质仍需提高

档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。

2.档案信息电子化的发展

随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

3.档案信息电子化出现的必然性

3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率

档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。

3.2 提高信息的时效性

相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3.3 经费限制的障碍消失了

档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。

3.4 档案信息电子化的传播速度快

档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 缩短与国际化接轨的进程

档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。

4.档案信息电子化的建议

面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 正确面对电子文件的保存

从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

4.4 重视人员的结构调整

我国对档案文化的重视程度是足够的，但是我国档案人员的素质要紧跟时代的步伐，要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。这是适应档案信息电子化得根本对策，必然途径。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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摘 要：随着社会信息化程度的提高、网络技术的发展，电子文件大量产生，传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代。电子档案信息管理以其操作方便、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统管理模式无法比拟的优势。如何做好电子信息技术条件下的档案管理工作，保障电子档案有效利用，已经成为当今社会人们所关注的一个重要问题。

关键词：档案信息；电子化；管理

一、档案信息电子化基本现状

1.1 缺乏通用性信息管理功能的档案软件。目前，多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，使现代化设备不能尽其用，档案部门各自开发的软件不能互用，这制约了档案信息电子化的进程。

1.2 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于多种原因，目前档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。

1.3 档案信息电子化经费投入不足。档案信息电子化，目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，信息成果就无法扩大社会影响，更好服务社会。

1.4 档案的技术标准和工作程序标准滞后。由于现行的档案管理标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。档案信息电子化，需要超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来信息高速公路中有一档信息打下基础。

1.5 档案信息管理人员素质尚需提高。实现档案信息电子化，要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化对策探讨

2.1 建立合理的归档方法

2.1.1 是建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的电子文件格式，实行统一管理。

2.1.2 是由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，提高档案管理质量。

无论采取何种电子文件归档方式，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

2.2 建立归档管理质量体系

2.2.1 是保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

2.2.2是保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

2.2.3是保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

2.3做好电子档案保密工作

电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。电子信息档案保存管理相对方便，便于调阅和使用。但由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，在提高档案管理工作服务社会的能力的同时，一些信息也容易流失。由于电子信息技术自身特点，类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。因此，要多部门协同，共同做好电子档案保密工作。

2.4提高电子档案管理人员综合素质

电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。（作者单位：铜山区传染病医院）

参考文献：

[1] 《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.

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[关键词]城建档案 信息电子化 数学化建设

随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

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【关键词】信息电子化 特点 存在问题

【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0332-01

一、档案信息电子化的特点

1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。

2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题――选材――编辑――出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。

3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。

4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。

5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。

二、实现档案信息电子化存在的问题

办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：

1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。

5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。

6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。

三、对档案信息电子化存在问题的思考

1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。

2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

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一.加强档案信息电子化管理的重要性

档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。

1．加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要

档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。

2．加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要

随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～ 出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。

二、当前档案信息电子化管理存在的问题

随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：

1．硬件和软件设施有待完善

目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。

2．缺乏标准化、规范化

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。

目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法

全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。

3．档案人员素质有待提高

实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。

三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径

加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。

1．完善硬件和软件设施

档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。

2．提高档案标准化、规范化水平

档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。

3．提高档案人员素质

推进档案信息自动化的关键是人才。当前，许多档案人员素质不高，提高档案人员的知识素质迫在眉睫。因此，要有针埘性地对档案人员进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；要有计划地组织进修培训，让他们综合学习档案学、信息技术、计算机技术、网络技术等知识，掌握信息化技术。

总之，档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，是一项长期而又复杂的系统工程。要进一步完善硬什和软件设施，加强管理，提高档案人员素质，不断拓展服务领域，提升档案事业发展质量和水平，促进档案事业科学发展。

参考文献：

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[关键词] 城建档案 信息电子化 数学化建设

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

4.城建档案随着城市规模的飞速扩大，文件资料愈来愈多，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程当中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程当中，办理人员私存文件或文件在传递过程当中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

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一、文书档案管理信息的电子化优点

1.使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

3.电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。

4.信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

二、文书档案管理信息的电子化缺点

1.档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2.网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3.电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。

4.文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

三、解决措施

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［关键词］文书档案 信息电子化应用 存在问题 应对方法

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献：

[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5

[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2

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［中图分类号］ G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

档案信息的管理是指相关部门对档案实体和档案信息进行有效的管理并提供相应的利用服务等各项业务的总称。近年来，随着计算机技术的普及与发展，信息的电子化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中。一些企事业单位由于档案信息管理过于复杂，采用传统的人工管理方式，效率低下而且极易出现差错，而借助于计算机电子化技术，不仅能在很大程度上提高档案管理的效率，还能提高信息的准确率。随着市场经济的不断发展完善，加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用，因此，研究档案信息管理电子化的应用与影响，具有非常积极的现实意义。

1 档案信息管理电子化的优势和问题

在档案信息的使用过程中，信息的检索者最为关心的当然是最终呈现在他们面前的信息内容 ，而这些信息可能是来自于各个不同的文档，而把这些档案信息进行有效的综合，再系统地提供出来，是档案工作者不可推卸的重要责任。档案的管理事实上是一个去粗取精、去伪存真的过程，使档案最终的呈现必须具有系统性、真实性和价值性等多种特点，这样用户才能得到较为完善的服务。档案的电子化是档案管理的发展趋势。

1．1 档案信息管理电子化的优势

档案信息的电子化处理过程拥有许多不可比拟的优势。其一，它可以发挥现有计算机的潜能，提高计算机的利用率。经调查得知，我国基层的档案室很多都配备了计算机，但是这些计算机的开发功能却过于简单，而采用电子化处理档案无疑会发挥其现有的潜能，提高工作效率，并节约一定的资源。其二，以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程，这样的工作过程历时较长，也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响，而档案信息的电子化处理过程，编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工，快捷地出版二次文献。其三，实现档案信息的电子化之后，我们可以一次投入而多次的产出，可以从根本上摆脱信息加工受经费限制的不利局面。

1．2 档案信息管理电子化过程中存在的问题

档案信息管理的电子化在近些年得到了一定程度的应用与推行，但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题，这些问题主要包括以下几个方面：首先，档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异，时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统，档案信息管理的进度受到了很大的限制。其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统，档案管理和网络管理两方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，层次也不一样，这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次，档案信息管理未实现标准化和规范化。档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥，而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下。档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作过程，但是从目前的情况来看，很多档案的部门缺乏高科技人才，而相关的复合型人才更加紧缺，很多的档案管理人员年龄较大，不愿意进行计算机知识方面的学习，过度依赖手工整理，尽管档案室引进了现代化的计算机系统，但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用，就更谈不上档案管理的电子化了。

2 档案信息管理电子化的应用策略

2．1 转变思想，提高领导者的现代化意识

在进行档案信息电子化的过程中，领导者的现代化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。我们可以看到，有的档案管理部门的领导具备一定的现代化管理意识，积极引进档案管理的电子化处理系统，而且也想方设法吸引相关的人才，档案的信息化管理工作开展得如火如荼，而相反，还有一部分领导，眼光狭隘，认识不到档案管理的电子化处理的重要性，也不重视现代化的办公应用系统，工作手段落后，人员素质低下，档案信息管理工作开展得较为滞后。因此，一定要转变思想，切实提高领导者的现代化意识和知识水平，从而推动我国档案信息的电子化进程。

2．2 谨慎选择技术路线

近些年来，信息科技取得了突飞猛进的发展，这也是技术革命的主要特征，目前微机工作站、服务器性能的提高以及应用软件的开发过程对我国档案信息的电子化进程有着非常重要的影响，在这种条件下，谨慎选择合适的技术路线是非常重要的，应该在单位积极推行先进的电子信息处理技术，促进经济效益和技术因素的统一发展。当前档案信息电子化存在的一个问题是，档案信息的电子化进程对于技术的因素要求很高，但现实的技术发展条件却无法满足这种要求，因此，要谨慎选择技术路线，通过不断提高技术水准来满足档案信息电子化发展过程中对于技术的要求。

篇14

近年来，随着我国经济结构的调整和科技的发展，信息化建设出现了迅猛发展的良好势头。“互联网+”很快成了人们热议的话题，很多行业、很多能人都在琢磨那个“+”号后面的内容。所谓“互联网+”是指“互联网+各个传统行业”。大力发展“互联网+”，是满足工作需求的一种方式，也是新常态下企业经济转型升级的一个重要方向。各行各业，各个岗位纷纷试水，档案工作者在信息化建设中同样看中了互联网这个大平台。因为企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案信息资源，真实记录了企业Q生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要意义。那么，能不能把传统的属于文书工作的档案管理纳入信息时代“互联网+档案”，破解这个难题，我认为需要从以下三方面思考。

1 “互联网+”时代，必须树立档案信息电子化理念

1、什么是档案信息电子化。

所谓档案信息电子化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

2、档案信息电子化是现代企业发展催生的产物

现代企业办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为企业提供更为完善便捷的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2 “互联网+”时代，必须充分认识档案信息电子化必要性

1、档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前大多数企业档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、档案信息电子化可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息查询工作模式是：选题―选材―查询―记录，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜寻利用有效信息。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息给档案工作者造成大量重复劳动，浪费了企业大量人力物力。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。在企业发展中，档案工作的网络化、科学化可以发挥超前决策参谋的作用。

3 “互联网+”时代，必须在档案信息电子化的进程中有新作为

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢为人先，敢于尝试，有点开拓精神，富于进取创新。要勇于克服档案人因循守旧、固步自封的思维和习惯，尤其要摒弃“互联网+”与档案无关的观念，事实上，互联网时代一切都与网络息息相关。我们要积极接受新事物，努力适应新情况，切实形成新思维，把“互联网+档案”当作档案工作“新常态”的重要内容，要有当回“创客”过把瘾的思想，围绕“互联网+档案”，去思考、去筹划、去实践。如果我们“搭”不上“互联网”这个平台，那就要错过一次信息时代自身发展的绝佳机遇。

2、要“能”。“能”就是能做、能成，有能力，有东西。“能”强调更多的是“资质”。这个“资质”，一是能搭上。“互联网+”决不是一点门槛没有、谁想搭就能搭的，就拿档案来说，没有数字化的档案是不可能搭上“互联网+”这个平台的，何况档案还需要鉴定、解密。单就档案信息化建设来说，距离“互联网+”的差距就相当大。二是得存“货”多。“互联网+”其实就是信息大平台，如果没有海量的信息，怎么让网民去搜索浏览呢？所以，要想实现“互联网+档案”的目标，前提是必须要有丰富的档案资源，能够源源不断地输送，做到“源头”有“活水”。可见，加强档案资源建设多么重要。三是要根据企业特点，搞好指导、咨询和培训，并为企业制定档案信息电子化相关业务规范和技术标准，循序渐进，引向规范。

3、要“会”。“会”就是有手段、讲方法，“会”的中心是搞好服务。别以为“互联网+”是神龙见首不见尾，大家谁也看不见谁就可以不讲究服务质量，甚至搞点歪门邪道。事实上，在这里更讲究服务至上。互联网的“用户思维”必须到位，这与市场法则是非常契合的，仍然遵从“用户至上”与“顾客就是上帝”的法则，只是在互联网这个平台上，市场法则更加透明、更加有序、用户眼更尖而已，不遵从市场必然被淘汰。具体到我们档案服务，面对“互联网+”这个“风口”，纸质档案下的服务模式显然已经不适应，怎么开发诸如微博、微信、QQ等多种网络背景下的服务形式传递档案信息，最大限度、最快速、便捷地服务企业，做到科学便捷，这才是我们努力的方向。

从“互联网+”看档案，我们看到的是机遇，更看到的是差距，是新常态“风口”下需要更多付出的一条艰辛之路！