采购档案管理的重要性精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇采购档案管理的重要性，期待它们能激发您的灵感。

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湖北日报传媒集团 430077

[摘要]在我们的日常采购活动中，采购档案管理是一个非常关键性的步骤，它作为采购活动的记录方式，从客观的角度为我们的管理提供依据，具有很高的实证性，也比较利于当前开展的反腐倡廉。所以从严格意义上来说，采购档案管理是对我们的采购活动进行评估、监督、处理投诉等等活动的基础，在企业管理这占据不小的份额，必须得到我们的重视。

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关键词 ]采购档案；管理；对策

1、采购档案管理的重要性

当前我国许多企业的采购档案管理制度是非常不完善的，这无疑对企业的长期稳定发展形成很大的不利。采购档案作为记录采购过程的书面材料，是客观的，具有非常高的实际意义，对于企业后期采购活动的开展、效果的评估、突发事件的处理等等都具有积极作用，所以在企业生产过程中是非常重要的一个环节。

2、采购档案管理中存在的问题

2.1专业人员缺乏，管理质量差

从我国企业采购档案管理的现状来看，结果是触目惊心的，大多数企业没有给予一定的重视，在采购档案管理上问题多发，其中最重要的一个方面就是在人才的配备上。许多企业认为采购档案管理是可有可无的，所以从意识上就忽略了，人员往往是没有经验和相关资质的人员，缺乏必要的专业性，甚至许多企业的采购档案管理人员还肩负着其他职责，没有形成专人专职，这无疑导致档案管理的质量非常差。

2.2档案收集周期长，影响归档完整性

从我国当前档案管理的现状来看，很多采购中心在工作过程中往往没有严格按照相关规定，采购资料的填写和收集存在着很严重的问题，所以完整性得不到保证。实际生活中有这样的问题，采购中心不能出具验收证明或者是在合同签订方面出现问题等等，都可能影响采购档案的存档。当前我国的投诉机制存在着较大问题，进行投诉的周期和程序比较长，如果是越部门投诉往往因为上级领导的时间原因而被搁置，这就导致档案的收集周期被拉长，档案的完整性受到严重影响。

2.3档案管理与使用脱节

众所周知，档案是为我们的生产生活服务的，必须对档案进行良好的应用才能发挥它的作用，才能体现出档案的效应。我国许多企业的档案往往是为企业提供一些具有专业水平的技术参数或者是企业近期的生产经营状况，也包括一些企业的政策方针、文化特色等等，这些可以在制作标书或者是进行评分的过程中提供良好的理论依据。对于供应商来说，原始性的证明材料是资质相关的一些资料，可以在投标、中标过程中提供依据。从我国当前档案管理的现状来看，档案的使用效率非常低，这在很大程度上是资源的浪费。

2.4档案管理缺乏保密性

档案管理工作最怕出现的就是泄密问题，这也是许多企业档案管理经常出现的问题，在实际的生活中出现过一个采购中心在评标过程中因为泄密而被投诉，在社会上引起了很大的议论。由此看来，如果保密性不好的话就往往成为采购的致命要素，我国许多采购中心没有认识到档案管理保密性的重要性，机构岗位出现不合理的现象，人才方面也做的差强人意，从而导致档案管理问题频发，对于企业长期发展是非常不利的。

2.5档案室软硬件设备严重滞后

因为意识上没有对档案管理工作重视，许多企业甚至没有专门的档案室，往往只是将相关资料堆积到一个房间，没有专门的人对此进行负责管理，这对于企业的长期发展是非常不利的。还有一些采购中心的档案室是空间很小的房间，没有把档案进行分门别类的放置，更不要说将这些资料转换为电子文档。由此看来，我国很多采购中心的档案馆建设还是需要不断加强的。

3、做好采购档案管理工作的有效途径和方法

3.1对采购文件进行科学细致的分类立卷

采购人在开展采购项目活动时，会出现各种原始资料，这也就是我们所说的采购文件。根据中国的相关法律规定，采购文件具体包含如下几个：采购人采购时的相关记录、招投标文件、财政部门审批后的计划表及采购预算、评标报告、评分表、答疑函等。对采购文件进行正确分门别类，理应符合文件的特有情况，可以根据采购的先后顺序和程序进行，确保文件的连贯性，结合相应的价值和利用规律有步骤的开展，从而尽可能的保证档案资料的齐全，提升保管质量。

3.2加强对采购文件的科学有效管理

要想把采购档案工作做到实处，必须强化如下几个方面，第一是加大监督力度，形成专人管理。根据分级管理的相关要求，各个部门应该做好采构档案工作，对指导、检查和监督进行有效管控，在整理和保管文件方面设置专人负责。同时，应该加大培训力度，明确保存档案的场所。第二是合理采集保存采购文件。当采购项目完成时，采购机构应该安排专人负责整理、收集采购文件，并妥善进行保存，切记不能累计到年底来一起安排，不然，容易引发采购资料的遗失，造成档案的残缺。第三要做好采购文件的保密工作，执行统一的档案管理制度，确保采购文件的最大安全性，避免采购文件出现丢失、篡改和损害等。对于投标商进行投标的投标文件而言，由于牵扯到商业秘密，如果没有获得他们的认同，不允许进行公开。第四要加快采购档案管理网络化、电子化的发展步伐。

3.3采购机构要自觉接受监督管理部门的检查

在《采购法》七十六条中，明确表示如果采购机构、采购人违背法律，私自破坏、隐藏理应存档的文件，或者是对其进行修改和变更，要处于采购管理部门的罚款金额为2万到10万元。并处分相关的直接负责人和相应的主管人员。如果有犯罪行为的，应该进行刑事问责。监督管理部门理应正确看待此类问题，并在考核中所有体现，如同检查采购执行问题，采用相应的检查评价，并严格处置相应的违规情况。

3.4不断提高专职档案管理人员的业务水平

采购机构应该加大培训力度，提升专职档案管理人员工作能力，特别要培养相应的责任意识，清楚知晓自己工作内容，进而全面弄清楚应该具备的相关知识，掌握操作技能，营造爱岗敬业的氛围。

参考文献

[1]温娜.落实科学发展观现代企业档案管理创新的探讨[J].中国科技信息,2009(22).

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1 新时期的政府采购档案信息化管理现状

1.1 管理人员专业素质有待提高

新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。

1.2 档案信息化建设的不规范性

纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。

2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性

2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。

2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。

（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；

（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；

（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；

（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；

（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。

（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。

2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。

3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策

3.1 加强管理意识

提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。

3.2 提高档案信息化安全保障

政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。

3.3 提高管理员技术水平

管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。

3.4 档案管理规范化

加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。

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关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

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政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用

政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。

第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。

三、政府采购档案管理工作的有效途径

笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：

（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。

（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。

（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。

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医院设备的现代化程度的重要标志，是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素，是不断提高医学科学技术水平的基本条件。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展，起着决定性的作用。因此，做好设备管理已成为医院管理的重要标志，而设备档案管理是设备管理的基础环节。

【关键词】  设备管理　重要性　档案管理

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

    1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

    2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

    3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

    4小结有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。