采购档案管理的重要性精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇采购档案管理的重要性，期待它们能激发您的灵感。

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湖北日报传媒集团 430077

[摘要]在我们的日常采购活动中，采购档案管理是一个非常关键性的步骤，它作为采购活动的记录方式，从客观的角度为我们的管理提供依据，具有很高的实证性，也比较利于当前开展的反腐倡廉。所以从严格意义上来说，采购档案管理是对我们的采购活动进行评估、监督、处理投诉等等活动的基础，在企业管理这占据不小的份额，必须得到我们的重视。

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关键词 ]采购档案；管理；对策

1、采购档案管理的重要性

当前我国许多企业的采购档案管理制度是非常不完善的，这无疑对企业的长期稳定发展形成很大的不利。采购档案作为记录采购过程的书面材料，是客观的，具有非常高的实际意义，对于企业后期采购活动的开展、效果的评估、突发事件的处理等等都具有积极作用，所以在企业生产过程中是非常重要的一个环节。

2、采购档案管理中存在的问题

2.1专业人员缺乏，管理质量差

从我国企业采购档案管理的现状来看，结果是触目惊心的，大多数企业没有给予一定的重视，在采购档案管理上问题多发，其中最重要的一个方面就是在人才的配备上。许多企业认为采购档案管理是可有可无的，所以从意识上就忽略了，人员往往是没有经验和相关资质的人员，缺乏必要的专业性，甚至许多企业的采购档案管理人员还肩负着其他职责，没有形成专人专职，这无疑导致档案管理的质量非常差。

2.2档案收集周期长，影响归档完整性

从我国当前档案管理的现状来看，很多采购中心在工作过程中往往没有严格按照相关规定，采购资料的填写和收集存在着很严重的问题，所以完整性得不到保证。实际生活中有这样的问题，采购中心不能出具验收证明或者是在合同签订方面出现问题等等，都可能影响采购档案的存档。当前我国的投诉机制存在着较大问题，进行投诉的周期和程序比较长，如果是越部门投诉往往因为上级领导的时间原因而被搁置，这就导致档案的收集周期被拉长，档案的完整性受到严重影响。

2.3档案管理与使用脱节

众所周知，档案是为我们的生产生活服务的，必须对档案进行良好的应用才能发挥它的作用，才能体现出档案的效应。我国许多企业的档案往往是为企业提供一些具有专业水平的技术参数或者是企业近期的生产经营状况，也包括一些企业的政策方针、文化特色等等，这些可以在制作标书或者是进行评分的过程中提供良好的理论依据。对于供应商来说，原始性的证明材料是资质相关的一些资料，可以在投标、中标过程中提供依据。从我国当前档案管理的现状来看，档案的使用效率非常低，这在很大程度上是资源的浪费。

2.4档案管理缺乏保密性

档案管理工作最怕出现的就是泄密问题，这也是许多企业档案管理经常出现的问题，在实际的生活中出现过一个采购中心在评标过程中因为泄密而被投诉，在社会上引起了很大的议论。由此看来，如果保密性不好的话就往往成为采购的致命要素，我国许多采购中心没有认识到档案管理保密性的重要性，机构岗位出现不合理的现象，人才方面也做的差强人意，从而导致档案管理问题频发，对于企业长期发展是非常不利的。

2.5档案室软硬件设备严重滞后

因为意识上没有对档案管理工作重视，许多企业甚至没有专门的档案室，往往只是将相关资料堆积到一个房间，没有专门的人对此进行负责管理，这对于企业的长期发展是非常不利的。还有一些采购中心的档案室是空间很小的房间，没有把档案进行分门别类的放置，更不要说将这些资料转换为电子文档。由此看来，我国很多采购中心的档案馆建设还是需要不断加强的。

3、做好采购档案管理工作的有效途径和方法

3.1对采购文件进行科学细致的分类立卷

采购人在开展采购项目活动时，会出现各种原始资料，这也就是我们所说的采购文件。根据中国的相关法律规定，采购文件具体包含如下几个：采购人采购时的相关记录、招投标文件、财政部门审批后的计划表及采购预算、评标报告、评分表、答疑函等。对采购文件进行正确分门别类，理应符合文件的特有情况，可以根据采购的先后顺序和程序进行，确保文件的连贯性，结合相应的价值和利用规律有步骤的开展，从而尽可能的保证档案资料的齐全，提升保管质量。

3.2加强对采购文件的科学有效管理

要想把采购档案工作做到实处，必须强化如下几个方面，第一是加大监督力度，形成专人管理。根据分级管理的相关要求，各个部门应该做好采构档案工作，对指导、检查和监督进行有效管控，在整理和保管文件方面设置专人负责。同时，应该加大培训力度，明确保存档案的场所。第二是合理采集保存采购文件。当采购项目完成时，采购机构应该安排专人负责整理、收集采购文件，并妥善进行保存，切记不能累计到年底来一起安排，不然，容易引发采购资料的遗失，造成档案的残缺。第三要做好采购文件的保密工作，执行统一的档案管理制度，确保采购文件的最大安全性，避免采购文件出现丢失、篡改和损害等。对于投标商进行投标的投标文件而言，由于牵扯到商业秘密，如果没有获得他们的认同，不允许进行公开。第四要加快采购档案管理网络化、电子化的发展步伐。

3.3采购机构要自觉接受监督管理部门的检查

在《采购法》七十六条中，明确表示如果采购机构、采购人违背法律，私自破坏、隐藏理应存档的文件，或者是对其进行修改和变更，要处于采购管理部门的罚款金额为2万到10万元。并处分相关的直接负责人和相应的主管人员。如果有犯罪行为的，应该进行刑事问责。监督管理部门理应正确看待此类问题，并在考核中所有体现，如同检查采购执行问题，采用相应的检查评价，并严格处置相应的违规情况。

3.4不断提高专职档案管理人员的业务水平

采购机构应该加大培训力度，提升专职档案管理人员工作能力，特别要培养相应的责任意识，清楚知晓自己工作内容，进而全面弄清楚应该具备的相关知识，掌握操作技能，营造爱岗敬业的氛围。

参考文献

[1]温娜.落实科学发展观现代企业档案管理创新的探讨[J].中国科技信息,2009(22).

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1 新时期的政府采购档案信息化管理现状

1.1 管理人员专业素质有待提高

新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。

1.2 档案信息化建设的不规范性

纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。

2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性

2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。

2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。

（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；

（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；

（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；

（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；

（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。

（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。

2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。

3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策

3.1 加强管理意识

提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。

3.2 提高档案信息化安全保障

政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。

3.3 提高管理员技术水平

管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。

3.4 档案管理规范化

加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。

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关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

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政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用

政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。

第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。

三、政府采购档案管理工作的有效途径

笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：

（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。

（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。

（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。

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医院设备的现代化程度的重要标志，是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素，是不断提高医学科学技术水平的基本条件。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展，起着决定性的作用。因此，做好设备管理已成为医院管理的重要标志，而设备档案管理是设备管理的基础环节。

【关键词】  设备管理　重要性　档案管理

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

    1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

    2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

    3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

    4小结有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。

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关键词 渔业档案管理；作用；问题；建议

中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

随着传统渔业向现代渔业发展，档案管理在现代渔业生产中的重要性日益突显，本文就档案管理在现代渔业生产中的应用进行探讨。

1 档案管理在渔业生产中的作用

1.1 档案管理在选种选育中的应用

1.1.1 引种驯化。通过广泛的天然鱼类资源调查，根据养殖目的要求有选择性地进行品种试养，确定其是否有养殖价值。这种方法可以较快地培育新品种。在调查中，要对天然鱼类各品种进行系统资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、生态情况、气候条件等内容。在试养殖中，也要做好资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、饲养管理情况、生长发育情况等内容。

1.1.2 选育提高。在鱼类生长发育各阶段，选择优良性状个体，淘汰劣质个体，避免近亲引起的退化现象。这就需要有原品种完整的遗传系谱档案，包括个体编号、出生日期、来源、谱系、生长发育、繁殖、图片等。

1.1.3 杂交培育。选用2种不同鱼类进行杂交，利用杂交优势产生所需的新品种。在杂交遗传培育过程中，要详细做好相关性状的数据记录及资料收集保存。

1.2 档案管理在鱼料研究中的应用

渔业养殖的规模化、集约化发展，在一定程度上促进了鱼用饲料的研究和工厂化生产，档案管理在鱼料研究中有重要作用。

1.2.1 鱼料原料品种情况调查。鱼料在养殖生产中占50%以上成本。因此，对鱼料原料品种情况的调查了解、检测分析、记录存档显得十分重要，这是确保配合鱼料生产质量的基础工作。如果没有各原料品种的基础档案，比如含水量、粗蛋白质、能量、维生素等成分的分析档案管理，就不可能研究出科学合理的鱼料配方，就无法满足鱼类生长发育的需要，甚至造成鱼料营养浪费[1-2]。

1.2.2 鱼料原料或添加剂的采购与使用。鱼料原料或添加剂生产供应方必须备有各种鱼料原料或添加剂的质量清单档案。鱼料原料或添加剂采购方在采购各种鱼料原料或添加剂时，必须向原料方索取相关质量清单，同时采样检测是否符合质量清单标注的指标，确认后方可采购，这样才能确保采购的鱼料原料或添加剂的质量与使用安全。

1.2.3 配合饲料。配合饲料是根据各鱼类品种不同生长阶段的营养需要，在充分了解掌握鱼料原料成分的基础上，经过科学合理搭配而成的全营养鱼料，这一过程离不开建立或查阅相关档案。

1.3 档案管理在鱼料生产、销售与使用中的应用

每生产一批鱼料都必须建立有营养成分比例、生产日期、保质期、添加有保健药物的休药期、使用说明等档案。销售过程中必须建立有进出库时间和数量、保质期、客户名称地址等档案。使用过程中必须建立有采购日期、保质期、使用数量和效果等档案。

1.4 档案管理在鱼病防控中的应用

1.4.1 规模养鱼场备案管理。渔业管理部门应当对规模养鱼场进行备案登记管理，登记内容包括养殖场名称、地点、业主姓名、鱼类名称、养殖面积、投放鱼苗数量、产量等，并建立纸质文档和电子文档备查。

1.4.2 防疫档案。渔业疫病防控机构应当建立养鱼场防疫档案，内容包括养鱼场名称、地址、鱼类名称及数量、预防药品名称、投药方法、投药日期、休药期、处方人及投药人姓名等。

1.4.3 疫病监测档案。包括流行病学资料、鱼病监测技术标准、规程、程序等相关资料。

1.4.4 疾病治疗档案。疾病治疗档案包括病鱼所在池塘编号、临床症状、实验室检测报告、确诊病名，用药名称、用药量、给药方法、用药时间、休药期，治疗效果以及处方人、用药人姓名等。

1.4.5 病死鱼处理档案。包括鱼死亡时间及原因、处理方式（深埋、焚烧、煮沸、化学处理、微生物处理等）、处理时间、负责人员等。

1.5 档案管理在生产管理中的应用

建立完善的生产管理档案，有利于规范管理及进行成本核算。

1.5.1 引种。建立品种、来源、规格、数量、健康情况等档案。

1.5.2 生产档案管理。养鱼场应当建立养殖档案，包括品种、来源、养殖数量、繁殖情况和进出场数量日期等档案。

1.5.3 投入品管理和使用档案。建立鱼料、添加剂和药物采购的来源、名称、数量、入库时间、领用名称和时间、使用对象和用量、经手人等有关情况。

1.5.4 发展养鱼户档案。包括农户姓名、所在乡村屯地址，品种名称、数量、投放鱼苗规格及日期，领用鱼料和用药情况，产量等。

1.5.5 产品销售档案。包括产品产地、业主名称、养殖时间、用药情况、产品数量、客户名称地址、销售日期人、运输车辆牌号等[3-4]。

2 档案管理在渔业产品质量监管中的作用

建立和完善质量监管档案，有利于确保产品质量安全及其可追溯。

2.1 生产环节质量监管档案

包括引种来源，鱼料、药品等的采购与使用，防治情况，休药期情况，销售情况；岗位责任制及责任人；技术操作规程等等。

2.2 运输环节质量监管档案

包括装载地点，运输数量，卸载地点、时间，运输车辆号牌，运输人。

2.3 加工和销售环节质量监管档案

包括来源、数量、时间、用药情况，检疫情况，加工过程记录，包装储藏记录；销售数量、时间、产品规格、客户等。

3 档案管理在渔业经济运行分析中的作用

通过信息档案留存分析，可以了解某一时期渔业发展动态、特点，从而预测某一阶段发展趋势，为政府提供决策依据，为生产者提供指导服务。

3.1 价格、销售信息

包括市场价格动态信息、销售动态信息等情况。

3.2 各类鱼养殖面积

包括鱼苗需求变化情况、养殖面积动态等。

3.3 各类鱼产量

包括养殖、加工生产量及同比环比，与全国或相关省比较分析情况。

3.4 产值和增加值

包括各品种的产值和增加值及同比环比，与全国或相关省比较分析情况等。

4 渔业档案管理现状及存在的问题

4.1 重生产轻档案管理

不管是传统渔业生产，还是现代渔业生产，绝大多数养殖业主根本没有档案管理的概念，只注重如何扩大生产和销售。由于缺乏档案的管理，在成本效益、工作效率、开源节流等管理方面无从下手。随着我国传统渔业向现代渔业发展，特别是规模化、标准化、健康养殖的不断发展，渔业生产的档案管理工作逐步摆上了议事日程，但重生产轻档案管理的现象依然普遍存在，无论是渔业监管部门还是养殖业主，绝大多数未建立相应档案，即使建立有档案，也存在较多的缺、漏项现象，记录、整理、归档、保存不完整。由于各环节缺乏档案管理，一旦发生事件时，无档可查、无法追根溯源，严重者失信于消费者、失信于社会，最终损害自己的利益。

4.2 缺乏有效约束机制

渔业生产的档案管理仍然是以业主自愿施行为原则，加上档案管理是一项繁杂工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效约束机制，业主自然不愿开展此项工作，即便开展了档案管理工作也是应付了事。

5 渔业档案管理的建议

5.1 加大培训宣传力度

加大对渔业档案管理重要性的舆论宣传力度，营造渔业行业重视档案管理的氛围，加强对涉及档案管理的相关人员进行系统档案管理的业务培训，提高对档案管理重要性的认识和档案管理的水平。

5.2 建立监管约束机制

办理渔业相关许可、审批事项、相关证照时，必须强调相关档案的完整性，否则，不予审批；在申报和审批渔业相关项目时，将档案管理作为项目管理要求；将档案管理作为检查验收项目的重要内容。

5.3 强化服务立法

制定渔业生产各环节的档案管理技术规范；将档案管理纳入渔业相关法规规定内容。

6 参考文献

[1] 王梦娉.渔业船舶技术档案管理存在问题及对策[J].档案与建设，2014（4）：86-87.

[2] 陶卫忠，张良.海域使用权档案管理初探[J].海洋开发与管理，2008（C00）：45-47.

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伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。

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一、医院中的档案管理

医疗卫生机构在日常的工作中涉及到的工作包括日常的医疗、卫生的防疫、医疗的科研教学以及医疗器具的购进与使用等等为了维持医疗工作正常进行所必须的辅工作，这些工作的产生与进行过程中会产生大量的数据资料以及影像资料等记录或是证明性质的文件，无论是对医院还是国家来说这些档案文件都是一种财富，其存在不仅可为医院的领导提供相关的决策参考，还能够为国家评估行业发展以及制度行业政策提供依据，而医院的档案管理工作主要负责的便是这类文件的保存与管理工作。

档案管理工作不仅关系着当前的资金流动以及医疗能力的记录，更关系着今后的档案调阅与审核的顺利实现，在医院的发展与运作过程中具有承上启下的衔接作用，这就为研究档案管理现状的问题与解决方法提供了现实的条件与必要性。

二、医院档案管理的现状与问题

1.医院档案管理工作得不到重视

当期的医疗机构对于档案管理的重要性都没有一个正确的认识以及端正的态度，这就使得档案的管理工作缺乏必要的资金支持以及专业的管理队伍，这种不重视的态度自然就导致了档案管理人员工作态度的消极以及工总过程中的应付以及敷衍，影响了档案管理的效果。

2.管理人员业务水平不高

当前医院中的档案管理人员多数都不是专业人员，档案管理的知识体系不够完善，专业技能也达不到要求，基本都是在实践中现学现卖，具有较大的临时性以及较明显的应付性，对于档案资料的分类以及处理办法都不够专业，缺乏科学性，造成了档案管理工作的混乱。

3.管理资料内容不全

医院内部的档案管理工作中效果最好的便是对于病患档案的管理与保管工作，不仅可以满足随时的调阅，还是档案管理中最具有条理性的档案文件。但是对于采购、建设以及科研类的文件档案便没能做到类似的负责与认真，即便是那些财务资料、业务资料或者是相应的文书以及人事资料，都不具有条理性，分类管理的工作十分的不到位，很难发挥资料的作用与价值。

4.管理工作不规范

大部分的医院都没有对于档案管理工作系统化以及规范化的规定以及管理，致使档案管理人员只能够依据自己的经验以及理解来进行，致使重要的文丢失或者归类错误，为日后的调取以及审阅工作带来了一定的困难。

5.管理工作现代化水平不高

由于医院对档案管理工作的不重视，档案管理工作中便很容易出现懒惰以及应对的思想与行为，档案管理人员难以自主的提高自身的业务能力水平，致使档案管理工作中的问题难以解决，档案管理的方法陈旧落后，管理水平难以提升。

在当前的医院档案管理过程中由于硬件设备不足，难以实现现代档案管理的现代化，限制了档案管理工作的发展。即便是个别的医院引进了先进的设备以及现代管理的技术，档案管理人员也难以适应其要求，操作水平不高的管理人员难以提高档案管理工作的水平，提高其现代化水平。

三、优化档案管理的策略建议

1.制定与完善医院的档案管理制度

档案管理工作需要相关的制度指导以及规章约束，为档案的管理工作提供指导与约束，规范档案管理的进行。

而制度的制定以及施行，首先便需要领导层改变对于档案管理的重视度，认识到档案管理工作对于医院运行与改革的重要性。档案管理工作作为医院管理中一部分，不仅可以保证医院工作的正确运行，保证医院的正常运转，还可以保证上级领导对档案资料的随时调阅，以便管理层对医院运转做出科学的安排，提高医院的效益。

其次，还需要明确档案管理工作的激励制度以及奖惩原则，即便是考察以及试用期的人员都要有严格的考核以及惩罚制度，体现出医院对于档案管理工作的重视的同时也能够激励档案管理人员工作热情，进而为档案管理工作提供明确的依据，提高档案管理工作的水平。

2.培养档案管理人员的业务能力

鉴于档案管理队伍素质的参差不齐，需要在实践的过程中对档案管理人员进行业务能力培训以及专业知识深化教育，进而提高档案管理人员的业务能力以及综合素质。

培训的内容不仅要包含档案管理的专业知识，还要包含对于档案管理工作重要性的讲解，进而提高了工作人员责任意识、培养了工作人员的从业道德同时也端正了工作人员的态度，不仅能够培养出档案管理人员的爱岗敬业精神，还能够强化档案管理人员的吃苦耐劳精神以及服务意识，有效的减少档案分类归档中的错误，减少珍贵文件的损坏或者丢失现象的发生，从而切实的提高了档案管理工作的质量与效率。

3.鼓励档案管理人员进行创新

档案的管理工作对于医院的正常运转以及效益的实现都有着关键性的作用，这就要求档案管理工作能够随着经济形势以及医疗改革的深化而不断的进行创新与做出相应的改变，适应新形势与新要求。

医院可以鼓励档案管理工作采取计算机技术进行现代化的管理，提高档案管理的现代化水平的同时，也能够显著的提高管理的效率；同时也可以鼓励档案管理人员对档案管理的方式进行自主研究与开发，创新档案管理的方法，丰富档案管理的理论，表扬与宣传医院内部的档案管理创新方法，促进医院档案管理的超市形式，促进档案管理的发展。

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【关键词】采供血机构；仪器设备；档案管理

采供血机构作为为临床提供安全血液的单位，仪器设备在采供血过程中起到相当重要的作用，它是保障血液质量的基本条件，因此做好仪器设备管理已成为采供血机构管理的重要内容，而仪器设备档案管理是设备管理的基础环节，其管理水平的好坏，将直接影响到血液质量，技术水平和社会和谐，并且防止国有资产的无意流失。

一、建立采供血机构仪器设备档案的重要意义

采供血机构仪器设备档案材料包括仪器设备的采购环节、验收环节、使用环节、维修过程、开发环节等各个环节中形成的以纸质载体为主的材料。

从仪器设备档案的特点来看，采供血机构仪器设备尤其是用于各项检验、制备分离、血液储存的仪器设备不仅型号复杂，而且大多数属于最新科技研究应用的精密仪器，涉及学科门类多，功能多，不仅硬件结构复杂，而且使用具有多种用途功能的软件，操作为高度自动化，这些设备的随机纸质文件较多，包含仪器设备的功能介绍、用法用途等。

从仪器设备档案的内容来看，有关仪器设备采购的资料包括采购标书、中标通知书、合同、安装图纸、合格证书、随机说明书和光盘、设备确认报告等。有关仪器设备到货的资料：设备调试、验收报告和记录等。有关仪器设备使用的材料：设备的各种使用制度、维修与保养、使用记录报告等。以上所有这些材料越详细越好，这样才方便查找。

随着科学技术的进步和发展，采供血机构仪器设备不仅数量上越来越多，而且在规模上也是越来越大，技术含量也越来越高，如何管好用好仪器设备，提高其使用效率，减少设备故障，就必须建立齐全的设备档案，并加之有效地管理，让它贯穿整个设备管理工作中，这也是《采供血机构质量管理规范》的要求。因此，仪器设备档案管理是采供血机构的重要组成部分，是管好设备的基本条件和依据，是保证仪器完好率、延长设备使用年限的有力措施，是维修保养的必备材料。所以，认清建立仪器设备档案的重要性，对设备的正常运转，充分发挥其经济效益起着至关重要的作用。

二、加强采供血机构仪器设备档案管理的力度

（一）首先档案管理人员思想上要充分重视。要管理好档案，首先需要树立正确的档案管理观念，制定详细的仪器设备管理制度，真正把仪器设备档案管理工作落到实处。领导要重视，要有档案管理意识，把仪器设备档案管理工作提到日程上，领导要在各方面给予大力支持，为科学管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多询问、多了解工作的进展情况，及时发现工作中存在的问题，并给予指导和纠正，保证档案管理工作良好运转，只有这样，才能服务好采供血机构的采供血工作。

（二）设备科与档案室要充分配合好。仪器设备档案的收集是一个长期工作，需要工作人员细致、认真、负责，付出大量的劳动，这就要求站领导稳定好队伍，调动仪器设备档案管理人员的积极性。设备科要协助档案室做好仪器设备的档案收集管理工作，仪器设备，一旦到货，设备科就要及时通知档案室派人来收集档案资料，一直到该仪器设备的报废、拆除或者调出，都要根据工作需要适时与档案室取得联系，完整地收集仪器设备的档案资料。同时，妥善保管处理好这些档案资料，使其使用方便，保存完整。

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1.有利于全院信息的整合共享

21世纪是信息化爆炸的时代，传统的档案管理已经越来越不能适应新形势的发展需要。利用网络化优势创新档案管理是未来的必经之路，可以实现档案资料收集、整理、应用自动化，以及信息资源的高度整合和全院共享，满足医疗、护理、教学、科研等各项工作的信息需求。

2.有利于提升管理者的决策力

通过创新和完善档案管理制度，能够使医院信息更加真实、准确、完备，档案归档效率和质量显著提升，为医院管理层科学决策提供可靠的信息依据，确保医院健康、可持续发展。

3.有利于促进医院文化建设

档案记录着医院历史，是医院文化的载体。通过创新医院档案管理，广泛吸收各类信息资料，从中凝聚、提炼出医院特有的文化精髓，既能起到继承和发扬的作用，又可以为加强医院文化建设提供新的思路。

4.有利于医院节能增效

随着医院信息化程度的不断加强，医院信息系统（HIS）、影像归档和通信系统（PACS）、办公自动化系统（OA）、电子病历等技术的引进和应用，医院档案逐步向无纸化方向发展，档案管理更加方便、高效，同时也将为医院节省大量人力、物力。

二、医院档案管理工作现状及存在问题

1.对档案管理重要性认识不足

医院档案是医院的宝贵财富，反映了医院历年来的经营和管理情况，对医院管理和发展有着十分重要的作用，但是医院职工对档案管理的认识还比较淡薄。如临床、医技科室人员，工作重心主要放在新技术研发、医疗质量提高、业务开展等方面，对档案管理的重要性和必要性的理解不深，认为档案的收集、整理、汇总工作无足轻重，不属于自己的职责范围。原本科室开展了大量值得记录保存的重要工作和有意义的活动，却未能形成档案资料，造成档案归档不及时或信息来源不足等问题。

2.档案管理制度建设仍需完善

档案管理作为医院管理工作的一个环节，得到越来越高的重视，然而同医疗、人事、行政、财务、后勤管理相比较，档案管理在制度建设方面还存在很大差距。主要表现为：档案管理制度不完善，没有形成科学、统一、完整的管理标准，各科室根据自己的理解和经验进行管理，许多应该纳入管理的档案没有纳入管理等；管理机构不健全，档案的收集、整理、保存、监管等职责没有明确到人；档案管理缺少工作质量和目标考核，难以保证档案的高质量、高数量、高效率。

3.档案保存不集中，管理较分散

医院的文书档案、会计档案、基建档案、设备档案等一般由综合档案室统一保存管理，某些特殊档案则必须由职能科室管理。如住院患者的病历档案必须设立专门的病案室保存，由带有医疗管理职能的医务处负责管理；照片、影像、录音等各种数字化资料，必须由配备多媒体存储设备的部门保存管理。其他如人事档案、科研档案等，都因其专业性，需要相关职能科室保存管理。分散的管理，不利于档案的完整、安全和综合利用，容易造成人力、物力和空间的浪费。

4.档案管理人员专业能力不强

医院档案管理员普遍由办公室文秘兼任，科室档案管理员一般由本科职工兼任，兼职管理人员的精力有限，水平参差不齐。医院通常更加重视医疗技术人员的教育培训，没有将档案管理人员的培训纳入计划和要求，档案管理员专业知识欠缺，业务能力不能满足档案管理工作的发展要求，更谈不上进步和创新。

5.档案管理方面投入力度不大

为满足群众日益增长的就医需求，医院集中资源用于增加医疗设备和病房，而档案室却存在用房紧张，设备陈旧等问题，难以完全达到档案管理防尘、防火、防盗等“八防”要求。档案管理的数字化、网络化建设投入不足，档案的计算机管理只应用于资料的保存、检索等简单层面，难以实现办公自动化和档案信息资源高度共享，一些档案的收集、录入、查询还停留在手工操作上。

三、档案管理工作创新的探索

1.创新管理理念

以推动医院科学发展为理念。通过对历年档案信息的收集、汇总、加工、储存、分析，为医院健康发展提供有效依据，更好地为医院各项工作服务。

以全心全意服务患者为理念。医院管理的终极目标就是更好的服务患者，档案管理作为医院管理的一部分，要时刻围绕服务患者的理念，不断提高档案管理水平。

以传承医院先进文化为理念。医院开展新技术、新项目、实施特色诊疗、推出先进典型等工作的资料档案都是医院的先进文化，应该通过加强档案管理把他们传承和发扬下去，发挥其长期作用。

2.创新管理模式

医院档案管理应做到三个统一，即统一领导、统一制度、统一管理。医院成立档案工作专项领导小组，明确人员责任，形成主管院长全面领导，办公室主任负责，职能科室负责人为成员的三级管理模式。制定《档案工作人员岗位责任制》、《档案归档制度》、《档案室管理制度》、《档案借阅保密制度》、《档案鉴定移交销毁制度》、《档案资料统计制度》等13项规章制度，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。在档案管理方面做到严把质量评查关、移交签字关、档案验收关，从而保证档案质量。

创新管理手段

档案管理信息化就是将现代化计算机技术、信息通信技术，充分运用于档案资料的处置、保存、管理和应用，是目前最为有效的管理手段。为营造医院信息化环境，医院更新升级了HIS系统和PACS系统，为档案管理信息化改革奠定了基础；启动电子病历系统，提高了病历书写效率，便于病历的网络监督和质量控制；引进河北省科怡档案管理系统，建立档案电子目录，提高了档案查询、管理、利用水平；增强外网、内网功能，引进OA办公系统，各类档案如通知、公告、信息、文件等全部通过内、外网站和办公系统，推进了无纸化办公进程；在市级医院首家引入医疗机构医疗器械管理系统，为医院设备和材料建立电子档案，实现了设备和耗材资料存储、信息查询、产品过保质期预警等功能。

创新管理内容

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关键词：食堂档案管理；资料收集；科学管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）41-0009-03

俗话说：“民以食为天”，高校食堂历来是高校领导不能放松的一根弦，也是维护高校稳定的重要基础。尤其是在新形势下，物价不断上涨，通涨仍在延续，因此，当下，必须充分认识到高校食堂工作的重要性。虽然高校食堂工作一直是学校管理工作的重点和难点，如何做好新形势下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持续发展是学校各项管理工作的重中之重。高校食堂的管理千头万绪，如何进行科学化管理，就是摆在我们高校管理者面前的一项重要课题。在各项管理工作中食堂的档案管理是科学管理的基础和前提，没有科学的档案管理，管理就会成为无源之水，无本之木。只有实施科学的档案管理，才能为科学管理提供信息和依据。

一、当前高校食堂档案管理存在的问题

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租赁制。食堂的员工大多以农民工为主，食堂的具体管理者及员工的身份多数都不是学校的正式员工，他们重视的首先是利润，对于档案管理往往被忽略或没有档案管理这个概念，甚至许多食堂没有档案，更谈不上档案管理，这种状态是与高校档案管理及学校的发展极不适应的，必须加强食堂档案建立和管理工作。

1.对食堂档案管理重视不够。高校食堂应以服务为前提，不能等同于商业机构，不能以盈利为主要经营目的。学校对食堂的管理首先应科学化、制度化，而不是简单的做好饭菜满足就餐者一般性需求。科学化管理需要建立在完善的信息系统，管理科学化，就是综合运用现代管理理论、技术和方法，对食堂的生产过程进行全时空、全方位的科学管理。尤其是对档案的科学高效管理，对于降低食堂经营成本、提高食堂系统运行效率、增强食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建设现代化食堂，必须在食堂的档案管理上下功夫，进而促进食堂管理更加符合现代管理制度的建立和完善，确保食堂管理的标准化、制度化、精细化[1]。

2.克服对档案管理的可有可无的思想。加强对食堂食品安全管理监督，是管理者的首要任务。在日常管理工作中，发现问题要及时纠正；对违法经营，诱发事端的食堂经营单位或个人，相关单位要及时做出相关处理，要防止与杜绝诱发事故的苗头和隐患，食堂档案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，来不得半点马虎，必须通过建立完善的档案资料来完成。忽视档案管理的经营者是不符合现代企业制度建设要求的，是不可能管理出符合现代高校要求的现代化食堂的。

3.食堂务工人员对建立档案的重要性认识不清。目前食堂务工人员大多是农民工，农民工对个人档案意识和档案观念淡薄是普遍的，也是当前农民工民生档案建立与管理存在的首要问题。由于缺乏建档意识以及自我保护意识，对自己专业技能的积累没有足够认识，甚至连是否签劳动合同，是否加入社保、医保也没有引起足够的重视。假如这些合同文件存在，而不能进行有效地保存，致使在发生劳动纠纷、个人合法权益受到损害时，无法出具完整的档案信息凭证或者翔实的档案信息资料，使得个人合法权益无法得到保障，同时，也会给未来求职带来不便[2]。

二、食堂档案资料的收集与完善

高校食堂档案的建立是件大事，不仅涉及到食堂的科学管理，更涉及到食品安全以及政治稳定。食堂管理工作不仅要做好事前预防、事中监督，还要做好事后处理。档案的建立和完善势必为食品安全提供了保证，由此可见，档案建立是件事在当代，立在未来的大事。高校食堂档案资料来源于与食堂有关的各个部门，产生于与食品生产的各个环节，贯穿于食品采购、制作、出售的全过程。食堂档案的保存和管理，首要的前提是食堂档案资料的收集，没有档案资料的收集，就无法保存档案，当然也就更谈不上档案管理了。如果食堂资料收集不全面，也就不能全面地保存食堂档案，而且保存的食堂档案也不是食堂发展过程的真实记录和完整凭证。因此，要进一步加强高校食堂档案管理，必须首先全面、完整、准确、系统地收集食堂档案资料，避免遗漏和缺项[3]。

1.档案搜集要做到全面性。关于档案搜集的全面性，众说不一各有所长，笔者认为食堂档案应从以下几个方面入手：（1）食堂经营许可证、卫生合格；（2）从业人员身体健康体检证等相关证件、从业人员劳动合同、人员工资表等；（3）食堂制定的规章制度、工作计划、报告、总结、会议记录以及管理工作中形成的文件材料和各种会议纪要等；（4）食堂每餐的食谱、价格确定的方案；（5）学生伙食管理委员会的开会记录；（6）上级主管部门、行业协会等有关于食堂工作的文件和信函；（7）学校党委、行政的重要文件及学校相关部门发给食堂的文件和相关文字材料；（8）食堂获得的荣誉证书、奖励等文字材料；（9）年终结算清单及年终总结；（10）上级领导视察留下的照片及有关对食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同时期建立的水、电、火、中毒等突发事件应急预案。以上十一项内容只是笔者的一孔之见，还不够完善，还要在食堂的经营和发展过程中，不断丰富，但目前上述11项内容可以说基本上覆盖食堂档案的全部内容，也是高校食堂档案不可缺少的重要资料。全面地收集和保存上述档案资料，确保食堂生产全过程得到生动有效的记录，才能谈得上对高校食堂档案的科学有效地管理。

2.切实做好食堂档案资料收集的保证工作。高校食堂档案的建立和完善，除规定具体内容是远远不够，要保障档案资料收集的全面性，还必须做到以下几点：（1）必须建立健全食堂档案法规体系，把食堂档案收集管理纳入到学校档案管理的统一轨道上来。（2）深入宣传档案法规，提高食堂管理者及从业务工人员的认识，增强主管部门和食堂管理者的档案意识。加强跟踪管理和对档案收集的现场指导，提高对档案资料的收集质量，真实地记录食品生产的工作流程，保证档案的原始性、真实性、完整性、准确性和系统性。（3）设立独立的档案管理人员，提高档案员的素质。加强经常性的业务培训，实行档案员持证上岗。

3.食堂档案资料的整理。档案资料了的收集仅仅是档案管理的第一步，更重要的是对所收集到的资料进行有序的整理。加强高校食堂档案资料管理工作是一个承上启下的重要环节。食堂档案有别于其他档案管理，必须按照时间顺序，生产流程，不同类别进行排列编号，以便档案资料的保存、管理和利用。为此，食堂档案管理必须坚持完整性，真实性、时间顺序性。为了便于日后查找和利用，食堂档案整理大致可归纳为以下几类：（1）政策法规类。具体包括各类许可证件；上级文件；规章制度；劳动合同；劳动保险；管理机构组成人员名单等。（2）原料采购类。原材料采购是保证食堂饭菜质量的重要关口，采购的主要食品要保证质量，避免“三无”产品进食堂。为此，包括采购人，供货单位，每天采购的食品品种和数量、价格等都要一一存档。（3）生产过程类。食品安全是食堂经营第一要务，食品的生产过程必须严格遵守生产程序和制度。各种食品的名称，食品加工生产过程要记录到人，确保责任到位。（4）务工人员的个人档案。主要包括个人履历，学历，专业特长证书，工作以来的鉴定及考核材料，社会关系，录用、聘任、奖惩材料，工资级别，对组织有保存价值的材料等。

三、加强和完善食堂档案管理的途径和方法

高校食堂档案资料的收集和整理是高校食堂档案管理的重要前提和基础，然而，所收集的资料能否得到妥善的保存和利用，其关键是能否做到科学的管理，科学管理档案要从以下几个方面入手。

1.档案管理人员应具有专业素质。管理是一门科学，搞好管理必须具备专业的管理知识，档案员也是如此。档案管理是一门学问，不仅仅限于简单的资料收集，更重要的是对收集到的资料进行科学专业的管理。建立食堂档案的过程是件繁杂、劳心、费神的工作，保存高校食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为提升食堂服务质量服务。档案资料的搜集及整理十分重要，资料收集不全会影响对食堂全貌的记载和有效利用；资料整理不规范会影响到今后的查询。要科学规范的建立和管理以及有效地利用档案，档案管理者的业务素质格外重要，没有业务素质作保证，档案的作用就无法发挥，从而也就失去了建立档案的意义。另外，除业务素质要求外，还要选择政治上可靠，具有较高的政治素质、高度的责任心、作风正派的人员，因为档案管理具有严格的保密性要求[4]。

2.要强化档案管理者的服务意识，充分发挥档案信息资源的作用。建立食堂档案，保存食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为广大学生服务好，保障学生有一个健康的体魄，把旺盛的精力投入到学习中去。为此档案管理人员要明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。服务的质量如何是衡量档案管理者职业道德标准，发挥好档案信息资源的作用，是档案管理者义不容辞的责任。在某种程度上说，目前，我们许多单位档案管理只限于管，而往往忽视了如何利用，也就是说档案的管理大多处于“重管轻用”的状态，从而使食堂档案资料利用率非常低，甚至长期“闲置”在书架上、库房中，使高校食堂档案管理工作总是在低层次上止步不前。这种状态严重地背离了建立档案的初衷。为此，食堂档案管理必须坚持“管、用”并重的原则。档案的利用不仅是被动的调来调去，档案管理者应为档案信息资源的利用提供主动服务，要结合食堂工作的不同时期、不同季节的不同特点，及时向食堂管理及经营者提供有针对性的档案信息服务。

3.建立、健全档案管理制度，是充分利用档案资源的保证。档案管理是件严肃认真政策性很强的工作，档案工作的管理要严格遵守档案法的有关规定，同时还要结合不同行业的不同特点，完善管理机制，结合工作中出现的新情况、新问题，不断加强档案制度建设。首先，要建立健全岗位责任制，使目标管理任务分解到位、落实到人；第二，建立健全档案借阅制度，保证档案安全；第三，建立档案保密、利用制度，工作中严格按制度办事，保证档案管理的制度化、规范化[5]。

食堂档案管理对于未建档案的食堂来说是一件全新的工作，而对已建立档案的单位还有不断完善和充分利用的必要。面对现在食堂管理模式及食堂就业人员组成的复杂性，作为管理者要高度重视食堂档案管理工作，要克服建档和管理的为难情绪，全面认真的收集经营过程中留下的有保存价值的各种资料，科学地整理和保存档案资料，充分和有效地利用档案信息资源，必将为高校食堂现代化建设打下坚实基础。

参考文献：

[1]孙忠柱.高校食堂管理的几点体会[J].科教平台，2008，（6）：1-4.

[2]田艳艳.农民工档案管理的问题与对策研究[J].档案学研究，2012，（4）：1-5.

[3]赵金鹏.高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫[J].管理与改革，2008，（1）：1-2.

[4]朱娟.论现代高校食堂的管理[J].管理观察，2010，（35）：12-17.

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（中铁二十三局集团有限公司第二工程公司，黑龙江齐齐哈尔161000）

摘要：物资管理已经成为现代企业管理的重要组成部分，直接影响企业的成本控制和利润空间。文中指出了当前我国企业物资管理中存在的不足之处，并提出相关建议，旨在更好地促进物资管理的优化，节约成本，保证企业的经济效益。

关键词 ：企业；物资管理；重视

中图分类号：F275 文献标志码：A 文章编号：1000-8775（2015）04-0094-02

收稿日期：2015－01－20

作者简介：翟长宝（1970-），男，汉族，黑龙冈人，经济师，主要研究方向为企业物资管理。

一、引言

随着社会主义市场经济的发展，企业面临的竞争压力也越来越大。物资管理在企业管理中占据重要的作用和地位，直接影响着企业整体的经济效益，是企业正常运营的基础和保障。因此应该加强对物资管理的重视程度，提高工作人员专业素质和技术水平，规范物资管理，进一步提升企业的盈利能力和竞争力。

二、当前企业物资管理中存在的问题

（一）管理层对物资管理不够重视，认识不足

实际工作中，大部分企业管理层没有认识到物资管理对企业的重要意义，对物资管理工作不够重视，特权思想严重，甚至存在暗箱操作。企业内部物资管理不仅没有按照国家法律法规贯彻执行相关规定，企业内部规章制度也不健全，无论是人才配备还是物资管理技术手段都无法适应现代市场发展的要求。同时管理者对物资管理概念认识不清，简单地将物资管理定位在采购、库存管理狭隘的范围，也将物资管理与其他部门割裂开来，物资管理不规范、不严谨、更不科学，传统的物资管理理念和工作模式势必会限制企业物资管理的现代化发展。

主观认识不足，对物资管理的重要性了解不够，规章制度不健全，特权思想严重，对国家规定执行不力，管理手段落后，管理人员管理意识淡薄，甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐败现象，管理人员的素质有待提高。

（二）物资档案管理工作不规范、不科学

随着信息网路化、办公自动化的不断发展，传统的物资档案管理模式已不能满足现代物资管理的要求。物质档案管理工作缺乏统一的标准，仅仅局限于收藏资料，在归集分类整理方面力度不够，也缺乏具体明确的依据。此外，有些企业没有设立独立的物资档案管理部门，档案保管设施落后、简陋，加之保管人员素质不高，不够专业，造成物资资料缺失、毁损，完整度和准确性都不高。

（三）物资管理人员素质有待提高

目前我国大部分企业由于对物资管理不够重视，在相应的人才配备方面也不完善。部分物资管理工作人员缺乏专业的知识和技能，对相关的法律、采购、储备等方面的知识掌握不充分，缺乏相关的工作经验，企业在对员工培训、再教育方面贯彻力度不够，这也导致物资管理人员工作能力低下，当物资发生变化时无法进行专业分析和解决，物资管理意识不强，远远不能满足物资管理的工作要求。在实际工作中，有些物资管理人员职业道德水平不高，工作不严谨，为了谋求私利，在领导者示意下钻漏洞，粉饰、隐匿、篡改物资资料，贪污、受贿现象频发，在很大程度上损害了企业的利益。

（四）物资采购重视程度不够

物资采购是物资管理的重要组成部分，不仅关系着企业物资质量的高低，也影响着企业的成本控制和经济利润。但是目前大部分企业对物资采购管理并没有引起足够的重视，主要表现在物资采购准备不充分，采购计划制定不科学，主观随意性较大，采购质量不达标，吃回扣现象不断，直接影响了企业的日常经营管理。物资采购价格随市场需求变化而变化，一旦采购价格制定不合理，可能会增加采购成本，加大企业成本控制的难度，给企业造成经济损失。此外，物资采购信息获取不足，对市场的灵敏度不高，也不利于管理决策的科学化、合理化。

三、企业加强物资管理的相应措施

（一）加强对物资管理的重视程度，树立正确的管理理念

现代化物资管理要求运用先进的物资管理技术手段，对企业物资采购、储运、库存管理等方面进行合理组织、计划和控制。加强物资管理，合理协调物资在各个生产环节的配置管理，有利于资源优化配置，进一步加强企业成本控制，不断提升企业的经济效益。管理者应该充分认识到物资管理的重要性，努力学习物资管理相关管理理念和法律法规，树立现代化、整体性的物资管理意识。此外，还应该认识到物资管理贯彻于企业的方方面面，需要全体员工的共同参与，也需要各个部门的共同配合和协调，管理者应该以加强物资管理质量为中心，从整体上不断完善物资管理体系，加大物资管理宣传力度，为加强物资管理营造良好的内部氛围。

（二）规范物资档案管理，提高信息质量

物资管理以有效的物质信息为基础，物资档案管理关系到各个工作流程，资料保管的越全面，越明晰，越有利于进行问题溯源，能够更为集中、真实地反映企业物资管理工作的实际情况，也有利于加强内部监督，规范上至领导层，下至员工整体的工作作风，促进物资管理水平的不断提高。具体而言，首先应该根据国家物资档案管理的相关政策规定在物资资料的收集、分类、保管立卷等方面制定明确的工作标准和业务流程指导书，公示物资档案管理岗位职责，使权责明晰，规范员工工作态度。其次，信息是物资管理的重要支撑，应该在企业内部建立一个高效、共享的物资档案管理信息平台，提供高效的信息检索和查阅，方便、快捷地辅助企业物资管理活动。最后（下转98页）（上接94页）应该将物资档案管理工作内容以指标的形式来体现，将物资档案管理的完整度、归档率和准确度纳入考核范围，制定科学的评价体系，引入高素质的复合型人才，为物资管理提供更为全面、准确和有价值的信息。

（三）加强物资管理人员人才选拔和再教育，提高素质水平

物资管理是一项长期复杂的工作，需要配备良好的专业素质、法律知识、职业道德和计算机技术水平的综合型人才。因此，在实际工作中，就人员选拔、培养、职位升迁、奖惩等方面的规章制度都要明确、具体，由粗放管理向精细化管理方向过渡，提高人力资源管理水平。具体而言，应该严格人才选拔标准，择优录取。构建后期人员培养的长效机制，加强对物资管理工作人员的培训和继续教育，定期举行专题讲座，分层次、分类加强培训，宣传学习现代物资管理知识和最新的法律法规，强化员工对电脑计算程序、办公自动化、信息网络化的物资管理控制技术，尤其是对自动化物资管理系统即MIS的学习和掌握，促进物资管理信息化、高效化，节约管理成本。建立健全激励制度，公示规范的行为幅度、行为导向，对于优秀的员工给予相应的物质奖励和精神奖励，充分调动员工的积极性和主动性，不断提升整体的员工素质和技能水平，为物资管理提供有力的人力资源保障。

（四）精细管理物资采购，加大重视程度

在物资采购之前，将物资招标采购的信息和资料进行统计、汇总和数据分析，充分了解市场行情，明确采购标准和权限，全面公开采购信息，根据企业实际情况选择相应的信用状况较好、技术水平和管理水平较高的供应商，认真审核采购物资的数量、质量、品种、价格、规格等基础信息。选择公开招标的采购方式，有利于限制采购过程中的“自由裁量权”，规范采购行为。落实内部责任制度，辅以激励机制和监督机制，加强对相关工作人员在物资采购平台操作、采购知识、项目管理、职业道德、法律法规等方面的培训和继续教育，鼓励员工参加相关的职业资格考试，鼓励研发物资招标采购平台等信息系统，增强员工的权责意识和危机意识，严厉惩处牟取私利、损害集体利益的行为，引导员工树立正确的人生观、价值观、道德观，提高相关工作人员的专业技能和职业素养，进一步推进物资管理工作的优化。此外，企业应该修订和完善物资采购规章制度，尤其是要进一步明确物资采购预算、招标方式和标准、供应管理等方面的具体规定和相关信息，进一步统一对物资采购的思想认识，按照规定的程序，有条不紊的进行物资采购管理，及时进行汇总分析物资采购信息和资料，为进一步强化物资采购管理奠定基础。

四、结论

物资管理直接影响着企业的物资质量和整体经济效益，树立正确的物资管理意识，加强对物资管理工作人员能力的培养，科学制定采购计划，强化物资采购管理，不断提高物资管理水平和效率，对于增加企业经济效益和保证企业长期稳定健康发展具有重要意义。

参考文献：

[1]张晶.企业加强物资管理工作措施研究[J].商场现代化，2014，18：86.

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关键词：高职院校；仪器设备；档案管理；问题与措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01

凡作为学校固定资产的仪器、设备、在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备当案。国家教委在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》明文规定“设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。高职院校设备档案管理和开发利用是高职教育事业发展的重要组成部分，为学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。高职院校在设备档案管理工作过程中存在许多问题，本文结合高职院校的实际情况，探讨了加强设备档案管理工作的措施和对策。

一、高职院校设备档案管理存在的问题

1.设备档案管理人员业务素质不高

设备档案管理工作人员业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的保证。目前高职院校设备档案管理人员一般都是兼职档案管理员。管理人员档案专业知识欠缺，设备档案管理意识和责任心不强，没有科学的设备档案管理工作经验，缺乏现代科学管理手段。档案管理人员素质制约了档案管理的现代化、信息化进程，给设备档案管理工作实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增添了很多难度。

2.设备档案管理工作不规范

目前高职院校一般都是处以下成立的设备科，设备档案管理工作还没有完全规范，设备档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道.管理制度不健全，由于缺乏及时归档意识，导致档案长期不整理、不装订，管理水平低。在设备档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，不及时归档，很多资料不完整或遗失。设备和档案不相符合，甚至有的设备根本就没有归档，每个部门到底有多少设备也没有准确的数字。专职设备档案管理人员和兼职案管理人员移交手续不清，有账无实物，有实物无账的现象经常发生。设备档案管理人员工作考核办法不合理，奖惩不力等等现象。

3.设备档案管理得不到应有的重视

单位领导不重视设备档案管理的重要性。轻视设备档案的开发和利用价值。不了解和掌握本学校设备档案能为利用者积极服务，为设备管理部门作参考。单位领导对设备档案管理工作认识不够，认为设备档案管理工作很简单，就是保管设备资料，负责给使用设备的人员提供档案材料，主要抓教育教学和学生管理，忽视设备档案管理工作。领导思想认识上不重视，导致了设备档案管理工作的难度加大。

二、加强高职院校设备档案管理的对策

1.提高设备档案管理人员的素质

要提高设备档案管理人员的工作责任心。加强设备档案人员的培训工作，不光要提高设备档案室人员的思想素质，还要提高设备档案人员的技术素质，培训要有针对性。专业档案人员指导、监督、检查、协作设备档案人员做好设备文件的材料形成、积累和整理归档工作，检查档案是否完整、准确和系统。提高设备档案管理人员收集、整理、分类、编号、组卷、的工作能力。以适应高职院校现代化教学的需要。档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作。作为一个合格的设备档案管理工作人员，不仅在政治思想上要过硬，同时应具备熟练的业务素质很应用新技术的技能。要分层次、分阶段、有计划、有步骤地对设备档案管理工作人员进行业务培训。提高设备档案人员的现代化意识和信息化管理技能，切实加强对设备档案管理工作人员现代化管理技术的学习和研究，以适应高职院校现代化教育和教学的需要。

2.进一步加强高职院校设备档案的规范管理机制

做好高职院校设备档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。工作体制上必须遵循集中统一、设备档案管理人员做好档案的鉴别整理，部门形成档案归学统一管理。分清设备档案管理人员和分管领导的职责。制定和健全有关的管理制度，工作任务细化，责任到人，工作中实行量化管理，充分调动设备档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉去履行岗位责任职责。认真做好设备档案文件材料的清点、组卷工作以及对设备的使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理并及时向学校综合档案室归档。要努力实现设备档案由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的现代化管理手段，把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定发数额，作设备档案经费。

3.增强设备档案管理的重要性

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[关键词]设备档案；档案管理；设备管理

[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]2095-3712（2015）21-0085-02

[作者简介]朱小青（1989―），男，江苏泰州人，硕士，天津农学院国有资产管理处，研究实习员，研究方向：设备管理。

《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定：设备档案管理主要包括设备工作管理和设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成的文件材料的管理。从中可以看出，设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的维修报废全过程，能够有效地串联起设备管理的各个环节。因此，建立完善的设备档案管理制度对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。

一、设备档案管理的现状和存在的问题

目前大部分高等院校的设备档案管理采用的是设备管理部门和设备使用部门共同管理的方式。国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，负责设备从制订采购计划、招标、到货的验收安装及后期的维护与保养，他们方便收集设备的采购、验收、管理档案材料并保证其完整性。设备使用部门主要负责设备购进以后的安装和操作等档案管理。因为设备购进初期，操作人员更熟悉设备的操作方法和设备性能，安装时也需与使用人员进行沟通协商。因此，各种随机文件及原始资料会散置在使用人手中。这样做虽然方便了操作人员的使用，但同时也给档案管理带来了麻烦，直接后果就是大量的技术资料流失。这种“双头”管理不到位很容易发生“扯皮”的问题，可能会导致很多有价值的技术资料散失或残缺不全，有些设备因此失去了一套完整的档案资料，从而影响设备的日常维护和使用开发。设备资料的收集是设备档案管理的基础，没有前期的资料收集，也就谈不上后期的管理、归类等其他环节。

在后期设备的使用管理过程中，往往缺少专人对贵重大型设备进行管理。当设备转交他人管理时，资料往往不能随机办理交接手续，容易丢失。而且在设备定期维护保养时，如果没有按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录，可能导致资料不全，在设备后期的维修和报废环节中，容易出现各种问题。

二、设备档案的收集和建立

（一）设备档案的横向收集

对设备档案进行管理，首先要将设备进行分类。分类的依据一般是以金额为标准来区分普通设备和大型设备，具体金额各高校有不同规定。个人认为结合目前实际情况以十万元为标准比较适宜，少于或等于十万元的为普通设备，大于十万元的为大型设备。一般来说，普通设备只需要订购合同、验收报告和维修记录等资料即可。同时，使用单位应根据学校相关规定及时建立固定资产账目、粘贴设备标签，并将相关信息录入资产管理系统。

大型设备的档案采集相对复杂，需要设备采购各个阶段的原始资料，对其进行纵向的管理，这也是由大型设备的使用价值和其产生的经济效益决定的。大型设备的档案管理，应该分别进行，即每件设备单独设卡管理，建立完整的技术资料档案。使用单位可办理长期借用手续，但一定要妥善保管相关资料，当设备转交他人使用或管理时，资料要随机办理交接手续。对大型设备进行定期维护保养时，要按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录。大型设备借出和收回时都应立账立据，严格执行交接、验收规定。

（二）设备档案的纵向收集

设备的管理过程可分为设备申购、验收、使用和报废四个阶段，各个阶段需要的资料一般有：设备申购报告、计划、论证报告，定购合同；开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件、保修单，验收报告；设备说明及全套随机文件，使用和维修记录；报废申请书，设备报废鉴定与审批材料等。如果是进口设备，还需相应的技术商务文件，如外贸合同等。

每件设备都应从这两方面进行相关资料的收集，为之后的分类和管理打下坚实的基础，这只是设备档案管理工作的第一步，但没有这一步就没有完备的资料及技术文件，就无法对日后设备的使用、维护和报废进行有效的管理，就无法了解到所购置设备的使用机时及其产生的教学、科研效益，更无法对今后的设备采购工作有指导和借鉴意义。

三、设备档案的管理

（一）从思想上提高认识

在平时的管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性认识不够，没有将之摆到正确的位置。因此，从学校层面就必须重视设备档案管理工作，加强平时的教育与宣传，采取有效的措施，把设备档案管理提高到一个新水平，以适应改革发展的需要。要制订翔实的管理办法，结合不同类型设备的特点，进行合理的管理。

（二）建立完善的档案管理制度

建立健全设备的档案管理制度是做好设备仪器档案管理工作的关键。设备档案管理要从设备申购、到货验收、整理归档三大方面入手，制订行之有效的规章制度。各个设备的档案资料都应由国有资产管理处负责收集整理并统一保存，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起。如果实际安装或使用过程中，操作人员需要相关技术文件，可复印原版文件，以保证原始资料的完整性。设备如果需要维修或报废，应由使用部门向管理部门提出申请并同意后，方可进行维修或报废。维修或报废过程中产生的记录、文件、票据要及时送交管理部门规定。同时要有专门的工作人员来管理这些资料，避免资料丢失。

同时，不能只注重设备采购过程中的档案管理，还要注意设备使用过程中的档案管理。针对不同类型的设备应采取不同的方法。普通设备可以采取单位日常管理为主，设备主管部门监督抽查为辅。每个学期对这些设备的使用记录、运转情况以及维修记录进行一次检查考核，考核结果通报各使用单位。大型设备的管理不光要做到以上几点，还要注意在新形势下各高校强调大型设备开放共享的情况。大型设备开放共享需要对上一年度设备的使用效益进行考核，这就要做好使用记录、运转情况以及维修记录的管理。在申请大型仪器开放基金的过程中，又会产生很多的文件，如贵重仪器开放基金使用申请表、维修合同、验收报告和贵重仪器开放基金实施情况总结等。对这些资料的档案管理尤其要引起重视，因为这不仅关系到大型设备的使用与维护，更关系到大型贵重仪器开放基金的使用。这部分工作完成得好，就能够为大型贵重仪器开放基金的管理、使用和分配打下坚实的基础。

而对于待报废的设备，一般都会由设备所在单位负责人组织有关专业人员做好技术鉴定。进行档案管理时要注意保存好技术鉴定、申请报废表、主管领导的批示等原始文件，以备存档查询。

（三）加强设备管理部门师资队伍建设

设备管理工作需要有一支工作认真负责的人才队伍，而档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，对管理人员的素质和水平的要求较高。这不仅要求管理人员有扎实的理论功底，还要求他们有丰富的实践经验。要充分利用高校优势，采用各种培训方法，如在职培训、岗位轮换、交流学习等，对管理人员进行培训，从而加强管理队伍的建设，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员在平时工作中也要加强自身的学习，了解国家和高校对于档案管理的一些相关法律和规定，从而规范自己的日常工作。

高等院校设备仪器的科学化管理对提高本科教育教学质量和推进实验室体制改革都有重要的意义。采用科学合理的机制实现设备仪器的档案管理成为实验室建设的重大课题。档案管理工作贯穿了设备采购、使用、开放共享、报废等各个环节，做好这项工作不仅对日常设备的管理极为重要，同时还能够为以后采购新设备提供宝贵的经验。

参考文献：

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[2] 王蕾，张富春.高校设备档案管理的几个问题[J].实验技术与管理，2000（4）：125-126.

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