知识产权类档案精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇知识产权类档案，期待它们能激发您的灵感。

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随着创业创新成为时代的主流，拥有自主知识产权的组织不断涌现，但是各类组织机构面对伴随而生的大量知识产权档案却缺乏行之有效的管理制度，存在记录不规范、收集不完整和监督不落实等问题。建议依靠严格的管理制度规范和指导知识产权档案管理行为。

关键词：

知识产权；档案管理；制度设计

当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。

一、现状与问题

1.知识产权档案材料形成不规范

知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。

2.知识产权档案收集不完整，管理分散

知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。

3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高

知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。

4.缺乏行之有效的监督和考核机制

对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。

二、加强知识产权档案管理的制度设计

知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案

材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。

2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度

知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。

3.建立知识产权档案管理培训制度

知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。

4.建立部门间的协作监督制度

赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。

5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度

将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。

6.建立知识产权档案开放共享的数字化管理制度

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一、构建企业知识产权档案工作的机制

一个完整的企业知识产权档案工作机制是工作程序、规则的有机联系和有效运转，是一个相辅相成的整体，贯穿于知识产权档案工作的各个环节。1健全机构—建立、健全企业知识产权管理机构。在企业中建立三级知识产权管理体系，明确各级机构或人员的职责和权限:第一级在企业管理层成立知识产权领导小组，作为知识产权保护的领导和决策机构;第二级在企业办公室内设知识产权管理办公室，负责知识产权相关文件材料的具体管理工作;第三级在各有关部门设兼职知识产权管理人员，负责本部门分管范围及与其有关的知识产权文件材料管理工作，并规定按期将本部门的企业知识产权相关文件材料移交企业档案管理部门，进行统一管理。2建章立制—制定、完善企业知识产权档案管理制度。规章制度是一项管理工作的基础，要做好企业知识产权档案管理工作必然要建立健全完善的工作制度。企业应根据社会经济环境、自身发展规划及现有经营规模等情况，在国家的法律制度框架下结合企业自身的实际需要制定企、!卜内部的知识产权资料档案开发、保护、利用的规章制度。一套完善的知识产权档案管理制度一般包括:W企业知识产权分类管理制度，包括企业专利管理制度、企业著作权管理制度、企业商标管理制度、企业商业秘密管理制度等。(2)企业知识产权档案收集、整理、保管制度。(3)企业知识产权档案利用与开放制度。(4)企业知识产权档案保密与追责制度。3.完善保障—在企业档案安全保障体系下，完善企业知识产权档案资料的安全保障措施。引发企业知识产权档案安全问题的主要因素有:资料档案流失，需要采取针对性的措施保障知识产权档案的安全。企业知识产权档案的流失有:一是意外灾害引起的流失，针对这个问题一般采取信息备份，纸质资料数字化备份，电子资料档案则要脱机备份和联机备份，在时间上要分类采取实时备份和定期备份;二是人员流动造成的流失，首先要加强人员的教育培训工作，提高整体的知识产权保护意识，其次是要在企业知识产权档案保密制度中规定，但凡是与知识产权关联的工作人员一律要与企业签V丁保密协议和竞业禁止协议。4.同步管理—打动企业知识产权档案工作与企业知识产权管理工作同步发展。随着世界经济一体化的发展，知识产权的竞争已然成为国际竞争的焦点，在这样的趋势下知识产权管理纳人企业战略管理大盘子成为必然，而企业知识产权档案管理是实施企业知识产权战略管理的重要支撑，提高企业核心竞争力必须做好知识产权管理工作，而与此同时，知识产权档案工作应该是贯穿知识产权战略管理全过程的一个同步管理。根据企业知识产权战略管理工作规划及具体运行过程，建立与之相匹配的企业知识产权档案管理体系，按照“企业知识产权发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”到工作思路，将档案管理与知识产权管理两方面工作有机融合，共同置于企业发展战略框架下致力于服务企业发展。

二、企业知识产权文件资料收集与管理

企业知识产权涉及的范围广，包括了专利、商标、计算机软件版权等多个方面，具有种类多样、权利获得及有效期时间长久等特点。企业知识产权等收集和管理应遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于企业知识产权活动的全过程。针对企业知识产权档案的成套性和完整性的特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、计算机软件版权、产品新品种、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节中形成的有保存价值的文件资料。1.企业知识产权创造活动中产生的文件资料。包括获得知识产权前的发明创造方案、策划、实验数据、技术构思、研究课题立项、申请前的查新等文件资料。2.企业知识产权申请审批和登记过程中产生等文件资料。包括知识产权申请文件，委托书，缴费凭证，审批机关的各种通知、公告文本、授权证书、登记证书、各种补充材料，权利的变更、转让、终止无效等文件资料。3.企业知识产权转化过程中产生的文件资料。包括创新成果商业化、产业化过程中的转让、许可、质押活动中签i丁的各种协议、各种法律文本、凭证性文件资料。4.企业知识产权保护过程中产生的文件资料。包括由保护知识产权引发的纠纷、诉讼、申述、鉴定、裁定以及法律事务处理过程中的文件资料。5.企业知识产权战略管理中产生的文件资料。包括知识产权战略定位、宏观分析、规划发展、市场预测等方面的文件资料。

三、企业知识产权档案开发利用的策略

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一、企业知识产权档案管理工作的现状

对照中国制造向中国智造迈进的要求，知识产权档案工作的发展水平明显不能满足创新研发和核心竞争力提高的要求。多数企业对知识产权档案工作重视不够，有的甚至出现了影响科技创新发展的情况，对企业自身利益造成不应有的损失。因此，做好知识产权档案工作也成为我国多数企业目前应当亟待解决的问题之一。

经过对大部分企业知识产权档案工作的调研发现，国有及国有控股企业的管理水平好于民营企业，技术水平高的民企好于普通民企。大专院校、科研院所管理水平整体较高。

（一）单位开展好知识产权工作的注意事项

第一，单位领导重视。企业把知识产权档案工作当作科技创新，自主研发工作的基础和企业可持续发展的重要条件，知识产权档案工作被纳入到领导议事日程。能够在人力、物力、财力上给予支持，配备专门的管理人员，建立健全知识产权档案管理制度，和完善畅通的管理网络。

第二，加大投入，为知识产权档案规范化管理创造良好的外部条件。集中统一管理知识产权档案，配备专门的档案库房、充足的档案装具和设施设备，加大投入，改善条件，建立制度，规范管理，全面加强了企业的档案工作。

第三，积极探索适合本单位知识产权档案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序规范，信息化管理水平较高的管理方法，促进知识产权档案管理水平的进一步提升。以专利档案居多的企业，一般将知识产权档案按照科技档案来管理，将有关材料集中存放在某一类型的产品档案中；以商标档案居多的企业，通常是将其放入文书档案的“经营管理类”中；科研单位则将知识产权档案单独设类存放。尽管实体保管方式不尽相同，但各单位能够建立专题目录，有的还实现了网上检索、利用。

（二）知识产权档案工作的不足之处

一是对知识产权档案重要性缺乏认识。许多企业只是一味重视自有知识产权研发和申报，却忽略对其文件材料的归档与管理。二是知识产权档案管理水平普遍较低。没有足够的知识产权档案管理工作的资金支持；硬件设施达不能达到档案安全保管要求；工作中缺乏完整规范的管理制度；不注重知识产权研发过程中的档案的收集、整理与保管。三是知识产权档案管理人员专业性不强。档案管理人员普遍存在兼职过多或不稳定的现象，没有进行过系统的培训并不能完全掌握知识产权档案产生的流程及需要归档的内容，往往产生知识产权文件材料的散失，并由此给单位带来损失。

二、提高认识，加大投入，提升知识产权档案管理水平

根据目前知识产权档案管理工作的现状，各级档案管理部门要采取行之有效的措施，促进知识产权档案工作水平的提高。

（一）增强意识，提升工作自觉性

企业是自主创新基本体制架构的主体，是推进产业结构优化升级的关键。知识产权档案是知识产权的载体，是单位档案的重要组成部分，对企业自主创新具有重要的参考借鉴作用，启迪助推作用。企业要自觉拥有对知识产权档案管理重要性的认识，并将其纳入单位档案管理体系。

（二）提高规范化水平，建立做好知识产权档案工作的长效机制

第一，要建立一支相对稳定的高水平的档案队伍。减少知识产权档案管理人员的兼职，要创造条件，不断更新档案人员的知识结构，提高业务素质。

第二，要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、保管等各项管理规章制度，将知识产权档案的管理纳入整个单位档案管理体系，明确归档范围、?r间和要求，确定保管期限和密级，保证归档知识产权文件材料的齐全、完整、准确、系统。可根据本单位的实际情况，在知识产权保护期过后，将知识产权档案的保管期限设定为永久或30年。对超过保管期限的档案要及时进行鉴定，解密，力求企业知识产权档案信息资源最大化共享。

第三，要配备符合保管条件的档案库房和装具。库房要具备防火、防尘等“八防”条件，温、湿度控制达到档案保管要求。

第四，要逐步采用信息化手段加强对知识产权档案的管理，按照有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子知识产权文件采取纸制文本电子文本同时保存。归档的电子知识产权数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。

（三）保障安全，提高知识产权档案信息利用率

知识产权档案记载企业的核心机密，是企业赖以生存和发展的技术保障。在管理知识产权档案时要建立并严格履行一系列完备的档案管理工作规范，严明保密和利用制度。在知识产权档案的管理中要努力做到即保证知识产权档案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，发挥知识产权档案在企业科技研发和自主创新工作中的应有作用。加强对计算机网络内运行的知识产权档案信息的控制，确保安全。各单位应对查阅、利用知识产权档案的有关人员施行权限管理，防止泄密事件的发生。

各级各地档案行政管理部门要积极联合各相关部门，及时制定和严格监督执行《知识产权文件材料归档范围》对加强知识产权档案管理工作提出具体要求，强化服务，积极指导，为企业自主创新提供可靠保障。

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所谓的知识产权档案是指所有的知识产权的获取以及知识产权的实施和保护过程中所形成的具有一定保存价值的文件材料和经过档案馆整理后所形成的文件集合体，这个集合存在明显的法律效应。随着我国改革开放不断得到深化，我国的知识产权机制逐渐的完善，但是在现阶段我国的知识产权档案管理的重要性认识不足，在管理过程中存在很多急需解决的问题。

一、当前我国知识产权档案管理制度分析

从行政管理途径进行分析，目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门，一个是专利管理系统，一个是商标管理系统，还有一个就是著作权管理系统。因此，我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统，他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先，对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料，将这些材料整理之后形成一种文件的集合体；其次，商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体；最后，著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统，国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门，并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导，分层管理的模式，最终形成一个多级管理的系统，然后在此的基础上，还要积极的探索和实践，制定统一的管理规范，强化规范化管理，积极的利用现代网络技术和计算机技术，对知识产权档案进行科学的管理，这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势，真正实现其应有的社会价值。

二、知识产权档案管理面临的困境分析

1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化

从知识产权档案形成的过程来看，知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂，其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面，一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件，这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存，而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作，同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程，所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中，项目提出到科研成果的出现，这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能，如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化，给知识产权档案管理带来很大的困扰。

2.多样化信息需求带来的困扰

在改革开放不断深入发展的大背景下，我国的知识产权档案管理部门，必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务，也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强，人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案，避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象，同时，一旦发生了侵权事件之后，人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益，通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证，基于这种情况下，我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度，实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。

三、知识产权档案管理途径分析

1.坚持统一管理原则，建立健全知识产权档案管理制度

统一管理是国家对档案管理的总体要求，知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门，应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将档案目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。

2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理

知识产权涉及的领域广，涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面，具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。

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关键词 知识产权 科技档案 档案管理

我国是一个科技大国，一直秉承科技兴国的战略手段，科技的发展极大地促进了我国经济的快速发展，与此同时，也为我国留下了大量的科技档案。对于这些档案的管理，难度极高，涉及知识产权问题，使一般档案无法同日而语。知识产权视角下的科技档案管理已不单单是档案的分类整理那么简单，而是与法律、经济等产生了联系。本文对知识产权视角下的科技档案管理的现状进行了合理的分析，并提出了相应的改进策略。

一、知识产权视角下的科技档案管理的现状

知识产权涉及面相对较广，不仅仅与经济紧密相连，更是与法律同样息息相关。就目前来说，我国的科技档案管理在某些方面还存在问题，尤其是在知识产权方面。知识产权对于科技档案的管理非常重要，其可以保障科技档案的安全性与正确性等。截至现阶段，知识产权视角下的科技档案管理存在与相关法律法规结合不够紧密、相关部门管理不力、工作人员态度及认识不够等问题。

（一）与相关法律法规结合不紧密

知识产权很大一部分内容是法律，与法律的结合非常紧密。关于知识产权，我国有专门的法律限制及规定，要求对科技档案的知识产权进行保护，充分说明我国对科技的重视及知识产权的重视。我国的法律越来越完善，对于知识产权也有了详细的规定，但目前我国相关部门在进行科技档案管理时，常常不重视科技档案管理的知识产权，导致在实际的管理过程中对于档案的作者没有准确的记载，难以通过作者对档案进行检索。导致这一问题的主要原因是，科技档案管理与相关法律法规结合不够紧密，不对科技档案的知识产权进行详细的记载和审核。

（二）相关部门管理不力

科技档案由特定的部门进行管理，这个部门在科技档案的管理过程中扮演着重要的角色，甚至于影响着我国科技的M步和发展。我国是一个重视科技的国家，尤其重视科技的创新。科技的创新来源于对科技档案的参考和创新实践，大部分科技的创新都会对科技档案进行查阅，最后在前人经验的指导下，让科技创新变得更加简单。即使是如此，我国的科技档案在管理方面还是有很多的问题，其中最重要的就是相关部门管理不力。管理对于科技档案的保存是极重要的，甚至影响到科技的进步，尤其是知识产权加入科技档案管理中以来，管理部门的责任就更加重大了，不仅要对相关的法律法规有足够的认识，也要对经济方面有相应的了解。如今，科技档案管理部门的责任不断增加，任务不断加重，导致其在科技档案管理的知识产权方面监管不力。

（三）工作人员态度及认识不足

科技档案是一个国家科发展最基本的记载，记录每个时期科技的进步发展，同时也为未来科技的发展提供了参考，这也可以看作是一种对于对中国历史的记载。我国很多科技创新与新发现就是在参考科技档案的基础上出现的，此外，科技档案的知识产权对于科技档案来说就是其身份，详细地记载了文献的作者，有了知识产权就象征着这个科技的文献是作者独有的，任何人不能抄袭，同样其他人也不能以盈利为目的进行使用。这就说明了知识产权的重要性，但是我国的科技档案管理之所以难以促进我国科技的进步，一个重要的原因就是相关部门的工作人员态度及认识不足。譬如，工作人员常常认识不到知识产权保护的重要性，在实际的操作过程中很少对科技档案的知识产权进行审核，因此造成科技档案杂乱无章，往往一个科技档案对应的不止一个作者，这对于我国经济和科技的进步是非常不利的，甚至会阻碍我国科技的发展。

二、知识产权视角下的科技档案管理的改进策略

就目前来说，我国知识产权视角下科技档案管理的过程中存在着各种各样的问题，严重阻碍了我国科技的发展，甚至影响到了我国法律的威严，因此这些问题的解决已刻不容缓。下文将针对我国知识产权视角下的科技档案管理过程中存在的问题提出一系列的改进策略，如培训工作人员的法律知识、加强管理部门的监管力度及促进法律与科技档案的结合。

（一）培训工作人员的法律知识

与科技档案直接进行接触的就是档案管理部门的工作人员。管理部门的工作人员常常直接负责档案的整理、分类及管理，可以说，工作人员就是科技档案管理的实施环节，这个环节是科技档案管理的关键步骤，因此，工作人员要对科技档案管理的具体细节了然于胸。随着对于知识产权的逐步重视，科技档案管理已不仅仅是传统的整理、分类、登记及管理，更是增加了法律的内容，相关法律法规的加入使科技档案管理变得更加严谨和严格，要对科技档案的知识产权进行审核并加以保护。工作人员作为科技档案管理的关键环节，需要其掌握相关的法律法规。相关部门可以开展各项科技档案管理的讲座，其中要着重对其知识产权进行强调，并对相关法律法规进行详细的解说。通过专项的培训让工作人员认识到知识产权的重要性，使其在日常的科技档案管理的工作中重视科技档案的知识产权，并将其作为一种习惯。

（二）加强管理部门的监管力度

想要从根本上对科技档案知识产权进行重视，不在于工作人员，也不在于法律法规的限制，而在于管理部门的监管。并且相关部门的监管并不是一蹴而就的，是需要循序渐进的，也不是短期的管理就能实现的。长时间、大力度的监管是科技档案管理愈加完善的必要条件，因为只有自上而下地进行管理才能让知识产权在科技档案管理过程中受到足够的重视。即使现阶段我国的管理部门还未加强管理力度对科技档案的知识产权进行保护，但是已在某些方面有所突破和进步，并已认识到了科技档案知识产权的重要性，下一步必定要加强管理部门的监管力度，确保我国科技档案知识产权得到合理的保护，并进行详细的记录和管理。通过加大监管力度，能提高员工的工作积极性，并实现法律与科技档案的有力结合。

（三）促进法律与科技档案的结合

谈到知识产权，不得不提的就是法律，只有法律能确保知识产权受到合理的保护，尤其是在科技档案管理的过程中。科技档案管理过程中最基本的内容就是法律，法律与科技档案管理的结合能实现知识产权受到保护。促进法律和科技档案管理相结合可以从以下三个方面着手：首先，认识到知识产权对于我国科技发展的重要性；其次，多次开展相应的科技档案管理与知识产权的专题讲座；最后，通过相关文件的，自上而下地学习法律与科技档案管理的相关内容。

三、结语

科技是第一生产力，可见科技对于一个国家的重要性，往往国家各个时期的科技都浓缩在科技档案中，因此要重视科技档案管理，而知识产权作为科技档案管理中的一部分，更要受到足够的重视。为此，本文提出了一些增强我国科技档案知识产权保护的策略，力求对我国科技的发展有所帮助。

（作者单位为肇庆市科技中心）

参考文献

[1] 高国华，叶晓静.试论知识产权视角下的科技档案管理[J] .四川档案，2014（03）：

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一、知识产权贸易壁垒企图扼杀中国企业

所谓“337调查”，源于美国《1930年关税法》中第337条款，旨在限制在对美进行产品倾销和垄断贸易等“不公平竞争行为”。现行美国《综合贸易与竞争法》明确授权美国国际贸易委员会(简称ITC)，若美国公司提起请求，可对进口中的贸易行为进行调查和裁处。一旦被判定违反337条款，ITC有权下达排除令或禁止令，即普遍排除侵权产品的生产商、进口商及其下游产品进入美国，或直接命令被控者立即停止所有“不公平”贸易行为。

英国秦莱科技有限公司、美国泰莱三氯蔗糖公司是目前全世界最大的制糖企业，而全球最大的三氯蔗糖消费市场又在美国，为了控制美国90％的市场份额，秦莱公司向ITC递交申请，要求针对中国三家同行(不包括捷康)和22家中外进出口公司生产的三氯蔗糖及其下游产品侵犯5项专利进行337调查，并申请了普遍排除令。虽然被告名单中没有捷康公司，但一旦被告的中国企业有任何一家被判定侵权，中国所有制糖企业将普遍被挡在美国市场之外；即使中国企业全部胜诉，市场将优先选择胜诉的企业，而且三家被告企业的生产工艺与捷康不完全相同，不能代表捷康进行辩护，捷康公司还存在被的风险。不利形势逼迫捷康公司高层决策：主动加入ITC-337调查，即在诉讼期间以不侵权身份出现在国际舞台上，进而维护自己的合法权益。

二、企业知识产权档案奠定了证据基础

337调查打的是证据战，而企业平时积累的知识产权档案成了应诉举证的关键。盐城捷康三氯蔗糖制造有限公司于2006年在江苏射阳经济开发区成立，企业从建立之初就注重新产品新技术的开发，不断对生产工艺进行创新改造，不断完善产品标准体系和质量检测体系。在短短的几年内，申请了7项中国专利、4项美国专利，完全拥有自主知识产权。由于企业重视将工艺实验、生产试制和技术发明活动中形成的所有文件材料、技术资料，包括电子文件等都作为档案，认真收集、严密保存，产生了大量的知识产权档案。企业将这些档案，特别是专利档案，提供给全美知识产权领域最知名的专利律师事务所资源律师，与美国泰莱公司的5项专利进行仔细比对，最终得出对主动应诉有利的结论。

在证据递交过程中，捷康公司将存档的相关材料，包括电脑存盘的技术资料，都如实提交给美国调查机构法官和原告律师。由于档案资料完整、充分，证据确凿，当然也包括证人证言、封样产品化验结论及专家认定等综合因素，美国ITC法官做出裁决：捷康公司的生产工艺不侵犯泰莱公司的5项专利。今年5月，原告方美国泰莱公司主动申请撤诉。6月，ITC裁决正式生效，捷康公司应诉国际知识产权官司取得彻底胜利。这是中国涉外企业在国际知识产权诉讼中取得的标志性胜利，其直接效果就是为企业产品进入美国市场扫清了障碍，而市场机会则是一笔无法用价值衡量的巨大财富。

三、中国企业知识产权档案管理现状堪忧

能够像捷康公司这样，重视知识产权的档案管理，利用知识产权档案取得显著成果的企业仅仅是少数。总的来看，知识产权档案与我国的知识产权工作发展还不相适应。有不少企业管理者缺乏档案意识，将企业档案管理当作负担而不是财富；对知识产权档案更是了解不多，重视不够，在制订企业管理规划和制度时，不能将档案管理同时纳入其中；在知识产权活动中，对档案收集、归档保存没有具体规定，也没纳入考核检查体系，造成大量的知识产权档案资料散落，甚至流失。

知识产权档案管理的问题往往使涉外企业付出沉重的代价。中国在对美国的出口贸易中遇到知识产权诉讼越来越多，近几年连续成为337调查涉案最多的国家，因档案证据缺失等诸多问题，中国企业在调查中极少胜诉，而因官司败诉受到普遍排除令牵连，导致全行业倒闭或产业链断塌的现象却经常出现。

四、企业必须重视并加强知识产权档案管理

捷康的案例启示我们：重视和加强知识产权档案管理，是关系企业生死存亡的头等大事。今年3月，国家档案局、国家知识产权局联合印发了《关于加强知识产权档案管理的意见》，对知识产权档案工作提出了高标准、严要求，是推动全国各地区、各有关单位对知识产权档案进行规范化、制度化管理的指导性文件。

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关键词：档案信息；利用；知识产权；保护

档案是保障我国建设发展稳定进行的重要资源，其具有非常高的利用价值，能够为国家建设发展和个人完善提供有利借鉴。档案信息资源是信息系统的重要构成元素，人们安全意识提升使得安全管理及其信息资源利用的要求也随之增加，人们对档案资源的管理和利用的关注重点也随之调整，知识产权保护是提高信息安全的重要手段，所以关注知识产权保护问题是当前档案管理工作需要注意的重点，这样能够提高档案管理行业信息开发的效率，推动我国档案管理水平提升。

1 档案信息利用中知识产权保护的涵义

知识产权是指人们在科学、技术、文学艺术等领域从事智力活动所创造的，具有一定表现形式的一切自然科学、社会科学成就依法所享有的权利。档案是智力劳动者在社会实践活动中产生的具有保存价值和利用价值的真实历史记录。档案从其材料的形成到其内容的形成，整个过程都凝聚着文件材料的形成者和档案管理者的辛勤劳动，是人们智慧的结晶。因此，档案也应在知识产权的保护范围之内。知识产权保护对档案利用有一定限制，这就要求在档案开发利用工作中不能片面强调某一方，应该正确处理两者之间的关系，能更敏锐地感知分析和处理档案信息服务中的知识产权问题，有效地处理档案知识产权的保护与信息资源利用之间的关系，既保护档案的知识产权，又使档案信息资源得到开发利用。

2 档案信息利用中知识产权保护的基本特征

2.1 开放性与限制性的统一。广泛深入地进行档案信息资源的开发，加速档案信息利用工作进程，通过先进的技术手段和传输方式，实现档案信息资源的海量流动，是体现档案工作开放性的基本要求。保护知识产权的技术、法律等手段，在客观上是对档案开放性的一种限制，体现出维护权益、限制使用、有偿提供等保护性特征。归根结底，无论是技术还是法律手段，都是基于开放信息资源的基础之上的，因此，档案信息利用中知识产权保护应该是开放性与限制性的统一。

2.2 服务性与利益性的统一。档案工作的根本目的是为各项日常工作服务，就档案工作与各部门的关系来说，它虽然不直接生产物质财富或从事的各项管理活动，但它为这些工作的总结、研究、决策提供服务，起着重要的基础、条件、参谋、助手等作用。档案信息利用工作要体现出服务的精神，以提升服务质量、优化服务手段为目的。虽然档案在为实践服务的过程中实现了经济效益，但效益的取得多数是体现在档案利用者身上，档案部门或档案的形成者并没有从中直接获得收益，这也是档案信息利用中知识产权保护的利益特征。但是利益性并不是与服务性背道而驰的，二者相辅相成，在实现知识产权保护中能够达成统一。

3 档案信息利用过程中有效保护知识产权的主要途径

3.1 强化知识产权自我保护的意识。知识产权管理和保护意识缺失是当前档案信息利用过程中知识产权保护不力的根本原因。长期以来，对档案信息利用过程中的知识产权问题没有引起足够重视，对技术创新成果的产权化意识和自我保护意识也普遍偏低，常常在产品研发和市场化过程中因忽视知识产权保护而陷入被人侵权和侵犯他人权利的情况。因此，在档案信息利用过程中知识产权保护方面，要强化两种意识：一是认识到是知识产权保护的主体。二是强化领导和员工在档案信息利用过程中知识产权保护意识，并将其作为文化来培养。

3.2 强化档案信息利用过程中知识产权保护的制度管理

制度是对档案信息利用其知识产权保护工作进行完善的重要保障，所以建立科学、完善的知识产权管理制度非常重要，这样才能确保整个档案管理过程中知识产权保护工作的质量，保证知识产权保护环节在整个档案信息利用工作中的主导地位。针对档案管理工作中的专利确权、查新及运用环节建立起相应的制度规范，在这些制度的约束下可以防止专利研发重复的问题发生，使得知识产权的范围得以推广和延伸，并且能够有效避免侵犯他人知识产权的现象出现。

科学的知识产权类型划分和保护机制是对整个档案信息利用过程知识产权进行保护的重要依据，该机制是根据档案管理的实际情况对重视产权方案进行调整的一种形式，根据不同的要求选择合适的工程管理机制能够实现对产权保护成本进行有效控制。另外，还要根据工作需要建立起有效的激励机制，对于取得较好知识产权保护成果的工作人员要采取一定的措施对其进行奖励，这样可以使得相关工作人员的工作积极性得到充分调动，从而提高档案信息利用只是产权保护工作的质量，增强档案信息资源的利用效率，推动我国档案管理体系完善，为我国国家建设和发展提供充足动力。

3.3 加强档案信息利用过程中的知识产权保护的档案人才队伍建设

人才建设和挖掘工作是各行业发展的前提，人是执行任何工作的主体，其综合素质的高低会对工作质量造成直接影响，同时也是具体工作效率的决定性因素。在档案信息开发中其工作人员的专业技能和工作态度影响档案利用效率的重要因素，而知识产权保护人们的综合素质对档案信息安全有主导作用，所以建立起完善的档案信息利用过程中的知识产权保护人才体系非常重要，若想加强档案人才管理队伍建设工作人们需要做到以下几点：首先，档案管理部门需要建立其专门的档案信息利用重视产权管理部门，其职责就是在档案信息开发过程中对其执行产权保护工作；其次，要定期对档案管理系统中的工作人员进行培训，促其熟练掌握知识产权保护的相关知识及法律制度，从而完成好队伍建设和完善工作；再次，需要重视档案管理体系及其中知识产权保护系统的高素质人才引进工作，推动档案管理工作中的知识产权管理人员队伍得到完善。

结束语

总而言之，档案管理工作是保障国家建设发展的重要资源，能够为其发展奠定良好的基础，并提供充足的经验。知识产权保护作为档案资源开发与利用过程中的重要环节，其完成质量对档案信息利用工作的执行效果有着非常直接的影响。所以，加强档案信息利用过程中的知识产权保护建设非常重要，采取有效手段提高该环节的工作效率对增加档案信息利用率非常关键，是推动我国经济发展和社会进步的重要环节，也是促进我国档案信息安全性提高的关键要素。

参考文献

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林业科技档案利用工作，是指采用多种有效的方式，直接提供林业科技档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对林业科技档案信息的利用需求。档案利用工作是档案工作的目的、归宿和中心任务，是实现档案工作为社会服务的直接手段。

1林业科技档案提供利用的主要方式

（1）阅览服务。设立阅览室，接待查阅档案是开展林业科技档案利用工作最主要、最传统的方式。阅览室查阅档案是利用者根据需要到档案馆（室）现场查阅有关档案原件，随即归还。由于林业科技档案多为单份、孤本甚至稀本，有的内容还具有机密性，因此一般不能外借，主要应在阅览室内查阅使用。提供阅览服务，一方面便于档案的保护和保密，另一方面可以提高档案的周转率和利用率，避免一人借出而影响多人使用。

（2）外借服务。在某些特殊情况下，为了照顾利用者的工作方便，有的林业科技档案可以适当从档案馆（室）借出使用。但对于档案的外借，必须有严格的制度及批准手续，并严格控制借档单位、档案的形式与种类、借出的时间。在借档单位上，一般以本单位内部为主；在档案形式与种类上，有复制件的尽量不借原件，对于特别珍贵与残破损的档案不能外借原件；在借出时间上，不宜过长，到期不还的应当催还。以《湖北省林业科学研究院科研档案管理制度》为例，明确规定科研档案一般不外借，因特殊情况需外借的，必须经分管领导批准，并于一周内归还。

（3）复制供应。根据档案原件提供各种复制件，是林业科技档案提供利用的1种重要方式。复制供应，既有单份文件和图纸的复制供应，也有全套文件与图纸的配套复制供应［2］。复制供应具有十分明显的优势：①为林业科技档案及林业科技成果的广泛利用创造了条件；②保障了档案原件的安全与完整；③可以根据档案文件的机密程度和利用对象，有选择地制发复制件。

（4）咨询服务。咨询服务是指档案人员以林业科技档案信息为依据，为利用者解答有关档案状况或有关科学技术内容的1种服务方式。咨询服务必须立足于库藏林业科技档案，并借助相应知识或手段。当利用者需要了解林业科技档案信息的储存状况时，可以直接通过向档案人员咨询获取所需信息；而当利用者需要对某些林业科学技术问题进行咨询时，咨询服务可以在一定范围内为其进行介绍或解答，在某种程度上可避免进一步查找档案原件。

2林业科技档案利用工作的特定要求

（1）针对性要求。林业科技档案直接形成于林业科技、生产活动之中，其管理与开发利用的最终目的都是为了服务于林业科技、生产活动。因此，林业科技档案的利用必须具有很强的针对性，要直接针对林业科技、生产活动的客观需要展开，直接针对相关林业科技人员、管理人员及领导的利用需求进行。

（2）可控制性要求。林业科技档案的信息内容属于内部信息，在一定时间和范围内都带有一定的技术机密性，某些林业科技档案内容还会涉及到国家科技机密或相关主体的技术专利。因此，在选择林业科技档案利用方式时，应当遵循可控制性要求，对档案信息内容、用户及时间等因素进行控制。

（3）时效性要求。由于当代林业科学技术的发展十分迅猛，林业科技成果层出不穷，林业科技工作者需要及时高效地获取有关档案信息，以满足发展林业科技的需要。因此，林业科技档案的利用必须坚持时效性的要求，即在最短的时间内，输出最大数量和最高质量的林业科技档案信息，使林业科技档案的利用做到及时和准确。

林业科技档案利用中的知识产权保护

知识产权是指人们对于自己的智力活动创造的成果和经营管理活动中的标记、信誉，依法享有的权利。而林业科技档案是直接记述和反映林业科技、生产活动的文件材料，是重要的林业科学技术信息资源，也是维护单位和个人经济利益、保障知识产权的一项重要内容和依据。

1林业科技档案与知识产权的关系

（1）林业科技档案的内容属于知识产权范畴。林业科技档案是在林业科技、生产活动中产生的，以林业科技成果为主要信息内容。而林业科技成果是林业科研工作者脑力劳动的成果，属知识产权范畴，可以在林业生产领域转化为有形的物质产品，产生经济效益。

（2）林业科技档案是知识产权的载体之一。知识产权的客体是智力成果，是人类脑力劳动的产物，属于无形财富，本身不具有物质形态，不占有一定的空间，客观上无法为人们所占有，所以权利人为了实现其物质和精神权利，需要将这种无形的东西体现于一定的物质载体上，通过有形的载体为人们感知和了解［3］。智力成果的物质载体十分广泛，既可以是实物，也可以是文字、图表。因此，在林业科技成果形成过程中产生的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，既是智力成果的重要物质载体，也是构成林业科技档案的重要内容。

（3）林业科技档案是知识产权交易的媒介。林业科技档案记录了林业科技成果从准备、研究试验到成熟定型的全过程，是林业科技成果的主要载体。无论是专利技术还是非专利技术，都完整地记录在林业科技档案中。而林业科技成果作为知识产权的范畴，可以进行知识产权交易。因此，在林业技术或科技成果转让中，林业科技档案便成为不可或缺的重要媒介，通过对档案的转让，就能实现技术或成果的转让。

2林业科技档案利用中存在的知识产权保护问题

（1）收集不全导致档案缺少核心内容。由于林业科技工作周期普遍较长，项目参与人员较多，各类科技文件材料容易分散在个人手中，导致林业科技档案的形成时间长、分布范围广泛，给收集工作带来一定的难度。在实际工作中，科技人员往往只重视林业科学研究与科技成果的推广，而忽视了科技文件材料的形成、积累和向档案部门移交归档。甚至存在只移交一般性材料而将关键性材料留下的现象，严重影响了林业科技档案的完整与质量，也使林业科技档案丧失了实际价值，不利于今后查考利用，也不利于技术储备和成果的继承发展。

（2）保密过严导致知识产权自然流失。保密只是把档案的使用相对地限制在一定范围之中，并且这种限制应该随时间、地点、条件的变化而不断变化。保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会发展中的作用。但在实际工作中，存在过分强调林业科技档案性，把档案保护与利用对立起来的现象。因为害怕开发利用会泄漏技术秘密，把本可以公开利用的林业科技档案加以保密，致使档案得不到充分利用，从而导致林业科技档案开发利用过程的知识产权自然流失，科技档案保障知识产权的凭证作用得不到实现。

（3）保密不严导致知识产权遭到破坏。由于1个林业科研项目涉及的部门、人员较多，且林业科技档案的利用日益增多，如果知识产权保护意识不强、制度不健全或执行不力，极容易因保密不严导致核心技术的泄露，从而使知识产权遭到破坏。

3在林业科技档案利用过程中保护知识产权的方法

（1）建立健全林业科技档案管理制度。林业科技档案的利用，离不开档案管理制度的支持，而科技档案开发利用的过程也是知识产权的保护过程。因此，建立健全林业科技档案管理制度，是做好林业科技档案利用工作、保护知识产权的根本保障。相关林业科技单位应以国家有关档案、知识产权的法律法规为依据，结合本单位实际，制定、完善林业科技档案管理制度，从而保证科技档案的利用工作有章可循，实现林业科技档案利用工作合理合法、健康有序地发展。

（2）提高知识产权保护意识。对林业科技档案的利用必然涉及到知识产权问题，必须分清林业科技档案中哪些是受知识产权法保护的，哪些是属于知识产权法保护范围以外的。要切实提高林业科技档案管理部门及林业科技人员的知识产权保护意识，保护知识产权人的合法利益，避免不必要的知识产权纠纷和损失。在利用林业科技档案过程中，档案形成者及提供者应注重对自身权利的保护，按有关规定及保密程度提供阅览、外借、复制及咨询等服务；档案利用者则应尊重他人的知识产权，避免直接或间接侵犯他人权利。

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1 科技档案在进行相关内容整理过程之中存在的问题

1.1 科研档案记录内容的全面性有待提升

科技档案在尽心记录的过程之中，往往需要相关人员能够积极的将科技研究各个阶段的内容都记录到档案之中，但是在目前的调查阶段，结果显示很多科技档案在进行创建的时候，没有能够重视相关内容的收集工作，使得档案内容出现了缺失，并且这种情况也就会影响到科技档案的内在价值。在进行科研实验的过程之中，往往会涉及诸多的实验环节，如果没有对这些环节进行全面的记录，那么就有可能会遗失一些关键内容，另外，现阶段的众多科学仪器能够使得科学研究更加的便利，而在表示方面这些仪器往往会通过图表或者各种形式将实验结果表现出来，而有的科研单位能够重视起向瓜实验资料的文字记录，却没有能够将相应的图表、图像等形式的记录内容也进行存储，使得这些宝贵资料在一定程度上存在残缺的情况。

1.2 科技档案相应的利用率偏低，使得知识产权流失

受到种种因素的影响，在目前科研领域之中存在着先进科研成果在利用率方面比较低的情况。有一部科研单位由于对科研档案的处理方式不恰当，使得科研成果在研发出来之后，经常被封藏在了研究机构内部，没有使得相应的科研成果发挥出应有的价值，而目前社会的发展速度较快，尤其是科技领域以及经济领域的发展速度更是日新月异，所以在这种情况下如果科研单位没有能及时的发挥出科研技术的经济效益、社会实用性，那么封藏一段时间之后，就很有可能会导致科研档案失去了原有的较高价值，这样不仅不利于科研技术在经济性方面的转化，更为重要的是不利于我国科研技术的整体发展。

1.3 管理机构不健全，措施不到位

在科技档案管理中，知识产权的管理机构和管理措施明显滞后。目前，高校和科研院所尚未建立适应科技档案管理的知识产权管理机构，也没有制定相应的知识产权管理办法；或者有的管理措施只停留在知识产权的保护上，没有与科研人员的晋职晋级、评优评先结合起来，或者对于知识产权重“保”过于重“用”，成果束之高阁，造成资源浪费，使科技人员缺少利益归属感和成就感，严重影响科技人员主动参与知识产权保护的积极性，导致归档材料不真、不全，立卷质量差。

1.4 处理不好开发利用与保密的关系，引起知识产权纠纷

在科技档案开发利用的过程中，少数档案管理人员有时为了一些经济利益，在科技成果转让时处理不好科技档案的开发利用与保密的关系，引起科技人员的不满。档案管理部门在工作中要对所有科技成果档案协同科研管理部门及科研人员准确地确定密级，分清有偿转让的范围。对不属于有偿转让的一切科技成果，应当在国内广泛交流，以提高宏观经济效益，譬如国家投资引进的技术，应当遵循一家引进、全国受益的原则，要在确保国家和单位利益的前提下，多渠道地进行洽谈交流，使科技成果尽快被开发利用，转化为现实生产力，服务于社会。

2 提升科技档案在管理过程中知识产权保护效果的措施

2.1 提升科技档案方面的管理意识

在进行科技档案方面相应管理的时候，首先就需要管理人员能够充分的重视到科技档案的重要性，并能够通过相应的措施，提升科技档案在记录方面的详实性。在对科技档案进行管理的时候，首先就要能够将管理工作落实到日常的科研过程之中，做到随着科研探索的不断进行，能够将科研发展的点点滴滴记录下来，最终也就能形成一个成体系的实验记录，只有这样才能够从根本上保证科研档案能够具有较高的科研价值。另外，在对科研档案进行记录的过程之中，?要能够全面的做好各类资料的收集工作，能够科学研究过程之中各种有效的图表全部都记录下来，使得科研记录能够具有良好的完整性。

2.2 提升科研档案的利用率

科研技术是推动社会发展最有力的动力，为了能够实现社会高速发展，也就需要有关部门能够在科研技术出现之后，可以在短时间之内将相应的科研技术转化转化成为具有实用性的物品，这样不仅能够通过将科研技术实际化而发挥出其应有的价值，更为重要的是通过这种形式，能够实现科研技术和资金之间的转换，也就能够使得科研单位能够具有更加充裕的资金进行其他科研科研项目的研究。

2.3 加强科技档案部门的组织制度建设

科研院所应在成立科技档案管理办公室基础上，设立知识产权管理机构。遵照国家知识产权保护法，制定相应的档案知识产权管理办法，对在档案管理中涉及到的知识产权问题进行管理，使科技档案知识产权管理工作做到有序、合法的运转，避免出现专利纠纷或产权流失。同时要完善高校、科研院所科技档案知识产权保护制度，防止国有资产的流失，也要兼顾高校、科技人员的合法权益，激励高校及科技人员进行技术创新的积极性。

2.4 注重知识产权保护，更要注重科技档案的积极开发和利用

大力开发科技档案信息资源，面向本单位，面向社会，为科研成果的形成和发展服务，促进开发、利用档案信息资源是档案管理工作的一项重要的业务。一方面取得的经济效益可以加大对科学研究的投入，另一方面可以充分发挥知识产权在科研工作中的积极作用，创造更大的效益。北大方正、东大阿尔派及著名的“剑桥现象”等都是成果利用、知识产权物化的典范。为方便科技人员利用原始资料，可按照保密规定，归档时将需要经常利用的部分原始记录复印一份给课题负责人留用。

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关键词 桂林企业 专利战略分析 交流网络平台

中图分类号：F124 文献标识码：A

一、引言

目前我国正在实施知识产权战略，即通过提升知识产权的申请和获得来保护我国现有的技术成果。对于一个现代企业而言，知识产权是生存的一个重要资源，在通过创新产生了技术成果之后，如果不能对其进行合理有效的保护不但不能使技术成果升级创造价值，很可能给企业带来法律层面上的危机。就已出现的国内外知识产权的争端和危机充分说明了这一点，因此建设一个针对其一地区产业环境和特点的地域性知识产权企业公共服务平台就显得十分重要，本文就此进行了充分研究，并通过实践提供和建设了一个具体实施例，下面就此实施例就此类平台的建设方法进行探讨。

二、企业个体专利档案管理

专利档案包括：2012年以前的总共记录数，和以后每年的新增记录。

打开的标签页面显示2012年以前的记录。我们点击“每年新增知识产权登记”标签，打开此页管理每年的新增情况。

可以添加、修改、删除往后每年新增的知识产权数量及相应内容。

添加页面：选择相应新增的年份，填写该年新增的各种知识产权数，企业存在的知识产权问题，知识产权预警带来的效果，对平台的建议，以及平台带来的间接经济效益估算等信息。输入完成以后，点击“保存信息”即可完成操作。

三、企业与专家互动

知识产权问题是很专业的问题，特别是对于一些企业知识产权方面的日常问题平台提供了进行互动知识交互的平台。

四、专利档案管理与统计

1、专利档案管理：包括各企业2012年前专利数的管理、每年新增数的管理。

2、专利档案统计方式多种，可以分类统计各种专利类型（发明专利、实用新型专利、外观设计专利、软件著作权），自由选择年份来统计，自由选择企业来统计，统计类型可以是按专利至当年的总数量来统计，或者按每年的新增数来统计，等等。

3、专利档案管理。首先打开的是2012年以前的各个企业各种专利类型的管理。输入企业名称可搜索出含有所查内容的企业的记录。添加修改页面同个人的专利添加修改页面类似，不同的是，管理员添加页面多了一个企业名称的下拉选择框，选择企业来进行添加。

4、每年新增的专利管理。可输入企业名称，选择年份来搜索。

默认使用“年份”来分组显示，分组显示一个年份的各个企业专利新增情况，可以自由选择字段来分组，如选择“企业名称”来分组，同一个企业的记录分组到一起，显示一个企业各个年份的专利记录。

专利档案统计：用两个标签页说明不同分类的统计。

5、企业内数据统计对比。可以多选年份、知识产权类型：统计图的横向（即X轴）显示所选的年份，Y轴显示数量，Z轴显示所选的知识产权类型。统计类型： 如果选择“总数量统计”，Y轴每年显示的数量=该年新增的数量+往年总的数量，如果选择“每年的新增数量”，Y轴每年显示的是当年新增的数量。表格里相应数据也如此。“企业名称”下拉选择，可以统计所有企业的数据，或者选择一个企业来统计一个企业的数据。选择“三金药业”，年份选择“2011前”和“2013”，知识产权类型选择“发明专利”、“实用新型专利”、“软件著作权”，统计类型选择“每年的新增数量”来统计。同时可以改变一下统计类型，如选择“总数量统计”。

6、企业间数据统计对比。同上面情况不同的是，Z轴显示的是所选的企业，可以对比不同企业的数据。可以多选企业名称、年份：统计图的横向（即X轴）显示所选的年份，Y轴显示数量，Z轴显示所选的企业名称。统计类型： 如果选择“总数量统计”，Y轴每年显示的数量=该年新增的数量+往年总的数量，如果选择“每年的新增数量”，Y轴每年显示的是当年新增的数量。表格里相应数据也如此。“知识产权类型”下拉选择，可以统计所有类型的总数量，或者选择一个类型来统计。打开界面，默认显示当前年之前的所有企业的所有类型的总数量和。选择“所有企业”、“三金药业”、“桂林三花酒”这几个企业名，相应的统计图会被显示。还可以再改变一下统计类型，选择“每年的新增数量”，我们再改变一下知识产权类型，选择“发明专利”，统计图如下显示。说明：表格数据显示“#”代表数据库无此项数据，生成不了此数据的图形。

五、新闻动态

对一些科技对接和科学研究的新闻进行动态更新，也包括与桂林市相关的产业动态，使之成为一个企业发展过程中需要信息的窗口。

六、图片新闻

提供一些相关科技领域的科技动态，并以简明和直观的图片新闻的方式展示，以简明的方式不断更新促进企业重视国内外最新技术动态。

七、滚动公告

平台不定期地举办一些科技合作对接活动，采用动态流动播放的方式提示有关各方进行观注。

八、友情链接

对于平台所提供的科研对接方式之外的需求，为满足科研合作的扩展要求，将与本市企业技术需求相关的外部科技单位的信息进行链接式的整合并提供和公布。

九、专利知识讲堂

就企业常见知识产权问题进行知识产权实务的流程进行说明，以达到知识产权知识普及的作用，通过知识的传达增加企业的知识产权保护意识。

十、专利在线视频

面向企业采取丰富和生动知识产权视频教学课程，课程对不同的企业和不同的需求进行分类，按不同专题进行分类，形成一个快速有效网上课程体系。

十一、企业维权支持

整合一些专业的知识产权战略分析和保护服务机构，为企业在出知识产权问题时提供全方位的支撑。

十二、文件下载

对知识产权相关的实务文件和法律文件进行收集整理，极大地方便企业进行相关工作的需要。

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论文：商标档案；知识产权档案构

加入世界贸易组织后，我国初步形成的社会主义市场经济体制将和世界范围内的市场经济运行机制接轨，作为国家经济运行主体的企业，在世界经济全球化的激烈竞争中，所拥有的专利权、商标权、著作权等知识产权将面临着严重的考验。日益频繁的企业商标纠纷、诉讼，更使我们关注企业知识产权档案的构建。这对驰名商标档案的管理及其信息资源的开发利用，发挥其在现代管理体制下的功能，有着非凡重要的意义。

一、驰名商标诉讼举证的档案效应

商标是知识产权领域的一个重要组成部分，也是最具活力和生气的部分。保护注册商标专用权，是整顿和规范市场经济秩序的需要，更是鼓励企业自主创新的重要手段。

比如，原想利用别人在行业有名气的商标，来“装点”自己产品合格证，借以提高自己的“身价”，不料被法院判决侵犯了他人的驰名商标，不仅要销毁印有“洛玻”字样的产品合格证，还要赔偿洛玻集团公司1万元损失，洛阳洛玻晶华包装材料有限公司老板至今仍后悔不迭。

据了解，2005年3月，中国洛阳浮法玻璃集团有限责任公司(简称洛玻公司)发现，位于洛阳市白马寺镇十里铺村的一个生产销售玻璃包装用纸、书写纸、塑料薄膜的企业，其注册名称为“洛阳洛玻晶华包装材料有限公司(简称晶华公司)”，其产品特效玻璃防霉纸和聚乙烯塑料薄膜的“合格证”上，均印有“洛玻”字样。洛玻公司遂于2005年3月18日向洛阳市中级人民法院提出诉讼，请求法院认定“CLFG洛玻”商标为驰名商标并判令被告侵权，赔偿经济损失1万元。当然，商标权人被侵权后，其利润额的减少不能全部归究于侵权行为，因为利润额的减少还和市场本身的竞争状况、公司本身的营销策略、销售渠道、产品质量等有错综复杂的关系，被侵权人应负有证实其利润的减少和侵权人的侵权有直接的因果关系的责任，假如举证不能，就应承担相应的法律责任在侵权人的违法所得及权利人因侵权而遭到的损失均无法查清的情况下，法院只能依法酌定。又如，2004年12月15日，福州市中级法院做出一审判决，判令被告某涂料公司和福州个体户陈某在判决生效之日起10日内，在《中国知识产权报》上刊登致歉声明，向原告柒牌公司赔礼道歉；判决被告自判决生效之日起10日内赔偿原告柒牌公司经济损失人民币10万元；判决被告陈某在一切商业活动上停止使用“柒”、“QIPAI”、“SEVEN”、“柒牌”的商标标识。

案情其实很简单，被告生产的油漆使用了“柒牌”商标，而另一被告则销售了这一品牌的油漆。在服装商“柒牌”公司看来，自己的商标是驰名商标，被告在油漆产品上使用这个商标也同样构成侵权。事实上，“柒牌”案子仅仅是福建企业主们通过司法诉讼确认自己的商标是“驰名商标”的案件之一。

按照法律规定，驰名商标的保护范围比般商标要大。认定为驰名商标，不仅可以打击跨类别的商标侵权行为，而且对使用驰名商标注册企业名称、互联网域名等非凡侵权行为也可追究责任。它甚至可以保护未在中国注册的国外驰名商标不受侵犯，同样，外国也保护未在其本国注册的中国驰名商标。

我国在保护知识产权的有关法律条款中，明确规定对有关企业档案材料的保护。目前，随着我国法律制度的不断完善，人们法制观念的增强，众多企业在知识产权侵权的纠纷中，为维护自己的合法权益，纷纷运用法律武器，通过法庭诉讼来解决侵权新问题。在侵权纠纷的审理中，档案举证是诉讼成败的关键。法制的最大特征是讲证据，而证据除人证、物证外，最有效的是书证，而书证中最有力的就是档案。因此，随着社会法制的不断完善，对书证的需求不仅数量增多，而且范围不断扩展，从而造成对档案需求量的不断增加。如案例中的“柒牌”公司，在法庭举证时，试图证实其产品在公众中享有较高的知名度，列举的证据包括中心领导视察“柒牌”公司图片、“柒牌”公司荣获各种殊荣的证书图片以及“柒牌”公司在全国各地专卖情况。这就是企业的档案资料，具有强有力说服力。正是通过此档案材料，法院认为，“柒牌”公司主要生产男装及相关配饰，2000年被国家公安部确定为九九式人民警察服装指定生产企业，影响范围遍及全国，为众多男性消费群体所认同。“柒牌”公司投入巨资，进行大量、持续的品牌宣传，时间长、覆盖范围广，在全国各省、自治区、直辖市设立有1000多家专卖店，市场占有率高，相关公众对该商标的知晓程度高，才赢得诉讼的成功。

目前，全国保护知识产权专项行动受到社会各界的广泛关注，其中，一个重点就是保护驰名商标专用权像“洛玻”、“柒牌”被认定为我国为数不多的驰名商标，就是要采取非凡手段制止各种仿冒侵权现象，保护自己企业的知识产权。企业知识产权是企业重要的无形资产和核心的知识资本，是企业知识创新的成果。企业档案工作必须适应企业发展的需要，借鉴国外企业档案工作的实践，和时俱进，和“世”俱进，努力做好企业知识产权档案管理工作，保护好企业知识产权档案，是维护企业合法权益的一项重要职责。

二、构建企业知识产权档案的策略和建议

企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证功能例如，在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生申请权纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件往往能为纠纷的解决提供有力的证据，因为这类文件具有法律效力，是有关产品设计和生产制造的依据性文件，一般含有明确产品专利权属和其他权利的内容；产品设计计算文件、产品图样、产品装配试验的技术条件等文件是产品申请专利时证实其专利性(即新奇I．、创造性、实用性)的重要凭证，主要依据这些材料而编．制的说明书构成申请专利最基本的文件，发生有关该产品的假冒、仿制等侵权纠纷时，这些文件则是十分有利的证据；产品商标设计和注册的有关材料既是商标的载体，更是商标权权属的有力依据。

因此，加强对企业知识产权档案的平安保管，是保护企业知识产权的。_项重要办法，可以从三个方面入手：

(一)应明确本企业知识产权档案的内容，非凡是对驰名商标档案的保护。

驰名商标是企业形象的象征，是企业知识产权的集合体。驰名商标管理的基础是档案管理，企业完全可以利用传统的档案管理模式达到管理保护效果。企业应该设立专门管理岗位，保证驰名商标档案管理的准确性以及连贯性。

从目前的实际情况来看，有些企业将此岗位设立在办公室、市场部、秘书部等部门，但这些部门较大的人员流动经常使驰名商标管理出现断层，同时，相关人员法律知识的匮乏又往往会给管理带来意想不到的麻烦。实践中，越来越多的企业将这一管理责任交由档案部门承担，或设立知识产权管理部门，取得了较好的效果。驰名商标档案材料收集保管范围：根据我国工商行政管理局于1996年颁布的《驰名商标认定和管理暂行规定》(以下简称《规定》)的要求，企业档案工作部门必须收集保管好“规定第5条”所必各的材料：即申请认定驰名商标应提交的证实文件：使用该商标的商品在中国的销售量及销售区域；使用该商标的商品近3年来的主要经济指标(年产量、销售额、利润、市场占有率等)及其在中国同行业中的排名；使用该商标的商品在外国(地区)的销售量及销售区域；该商标的广告情况：该商标最早使用及连续使用的时间：该商标在中国及其外国(地区)的注册情况；该商标驰名的其他证实文件。如浙江富润股份有限公司的“富润”商标，1999年被浙江省工商行政管理局认定为浙江省闻名商标，有效期为三年2001年该公司申请延续确认，集团档案馆提供了有关的大量档案，有；(1)“富润”商标注册证：(2)公司商标管理机构、人员设置情况及管理制度：(3)“富润”牌绢细丝针织衫、精纺呢绒面料被认定为浙江省名牌产品的证书、申报材料和产品照片；(4)企业在中心电视台、《中国针织》杂志等开展形象宣传广告的合同、协议、发票、证实等材料：(5)历年来企业获得的省级以上荣誉证书：(6)历年来省级以上部分报刊杂志有关该公司的报道；(7)历年财务分析报告和产值、税利完成情况；(8)“富润”商标获得上级表彰的荣誉证书等；(9)客户汇编等等，涉及档案50多卷。由于提供的档案材料收集齐全完整，编研资料简明实用，为顺利通过延续确认考核，提高“富润”商标的美誉度和知名度，递增企业形象发挥了很大功能。驰名商标档案材料作为一种历史记录和凭证，能真实地反映商标的使用发展过程。因此，收集得越丰富，保管得越完整，就越有利于企业在国际市场上的竞争。

(二)建立纸媒介的驰名商标档案及电子化的驰名商标管理数据库，加强企业知识产权档案统一管理，提升企业的竞争力。

建立健全制度，充分利用驰名商标档案驰名商标档案及数据库的建立，可以直接使企业对于自身商标状况进行全面了解，跟踪市场行情。管理者可根据自身情况进行分类，比如，可以按照产品线划分类目，同一类目下以商标名称建立卷宗；单件商标又可以按照商标本身特征设立档案。根据集中统一管理、便于利用的原则和要求，建立健全驰名商标档案管理制度是十分必要的。驰名商标档案和其它档案不同，它不具有机密性，可以公开利用。但不能因为公开利用而随意丢散，任意转借、撕拆、抽换、污损等。

在有些单位所保存的商标档案中，一无核准文件，二无注册证，只是保存着一份商标局发的核准通知书。为了避免这些情况的发生，保证档案的完整，应制定借阅、利用、保管等制度。对一些不完整的资料应收集齐全。同时要编写《商标档案目录》，设立企业分类卡和地区卡，力争在各级工商局和企业建立一套完整的商标档案，并且充分利用商标档案，积极为企业服务，运用档案资料保护企业商标专用权，维护商品信誉和消费者权益。比如，洗涤产品类的“汰渍”商标，档案内容中就应注明该商标注册类别、申请时间、公告时间、核准注册时间、权力变动等。又如，海尔集团公司将企业开发研制的新产品、工艺及商标、专利等档案全部集中于档案信息中心统一管理，有效地保护了企业知识产权档案的平安

(三)严格行政执法，为商标战略的实施保驾护航。

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关键词:企业知识产权;法律风险;防范策略

知识产权属于企业的无形资产，也是为企业产生经济效益的核心资源之一。全球五百强企业之所以能够发展壮大，形成强大的竞争优势，其中一点非常重要的原因便是它们都十分注重自身企业的知识产权法律保护，同时也将知识产权法律保护落实到企业的经营管理工作中来。但由于知识产权自身具备的期限性特征和价值易变性特征，造成知识产权很容易受到不法侵犯，所以怎样增强企业知识产权法律风险防范能力，确保知识产权的有效保护，成为了现阶段一个必须深入研究的课题。

一、企业知识产权法律风险防范的现状

首先，企业管理人员所采取的经营管理方式不利于对知识产权法律风险予以防范，大部分企业的管理人员不重视知识产权法律风险的防范，仅仅是凭借主管经验来识别和分析，同时盲目制定知识产权法律风险防范策略。企业管理人员往往是从简便管理与效益最大化的层面来看待这一问题，但是这种做法的主观性与专业性不足，因此导致风险防范的实效性不够;其次，企业知识产权法律风险防控范围不足，企业通常将经营管理工作放在能够直接获得经济效益或降低成本的内容上，比如知识产权诉讼、归属以及搜索等。但企业内部凡是涉及到知识产权相关的活动都可能会导致法律风险的产生，对应的管控范畴必须要宽泛，唯有如此才能够有效的防止产生牵一发而动全身的后果［1］;最后，不具备知识产权法律风险防控相关的人才，知识产权法律风险防范相关的制度规定有待进一步完善。由于专业化人才的缺乏和企业管理者的不重视，没有制定出科学有效的风险防范策略，导致知识产权法律风险自身的复杂性、隐蔽性以及不可逆性特征很容易给企业带来较大的经济损失。

二、企业知识产权法律风险的防范对策

(一)企业合资过程中的防范措施

企业不能够转变目前知识产权政策法规不完善所产生的不利影响，但应当真正的认识到:风险的客观存在性与可防范性是相联系的，企业在认识到知识产权法律风险必然存在的事实以后，应当借助于科学有效的对策予以解决，应当努力的在目前的制度框架中寻找更加科学有效的策略来降低法律风险，尽可能的利用好自己的知识产权。比如说当企业面临他人行使“优先权原则”的专利法律风险的情况下，可以采取主动利用“先用权原则”，保留第三人申请日之前，已制造出相同产品、使用方法或者其他必须准备的证据，避免失去在原有范围内持续生产与使用的机会。在面临注册商标质押的法律风险情况下，能够合理的借助目前法律制度来降低注册商标质押的法律风险，比如说依靠反向担保的手段增加注册商标融资质押的成功率，凭借专业担保企业对银行贷款实施担保，之后由企业对担保方提供以商标为标的反担保。如此一来不但消除了银行顾虑，有效降低了信贷风险，还能够进一步发挥出商标的资产价值。

(二)建立知识产权合同管理制度

企业签订的知识产权合同中具体内容是否与相关法律法规相符合，其中的详细条款是否存在遗漏等，都与企业的实际利益直接相关。所以强化知识产权合同管理，建立完善知识产权合同管理制度可以说是预防知识产权法律风险的保障性工作，企业应当积极构建以事前预防、事中控制为主，事后补救为辅的知识产权合同管理机制。构建以合同为主的内控管理机制，实现人员、机构以及制度的三落实。针对企业已经应用多年的常规性合同，重复率与利用率较高的知识产权合同，必须要认真拟定合同文本。贯彻落实签订合同应当通过企业法律事务机构提供的具体法律意见，同时通过企业负责人审批流程的规定。企业应当定期针对知识产权合同纠纷事件予以统计分析，结合具体情况变化第一时间对合同文本进行调整和修订。从知识产权合同的谈判、起草、签订以及执行等各个环节制定具体规定，真正形成科学有效的知识产权合同管理机制。

(三)建立健全企业知识产权档案

企业知识产权档案应当包含自由知识产权以及外部知识产权等相关内容。针对企业知识产权档案的建设工作，必须要从知识产权活动流程以及具体的经营特征予以整理归纳，从而保证企业知识产权档案可以发挥最直接和完整的法律功能，如果企业知识产权受到不法侵犯，则能够借助全面详实的知识产权档案，第一时间进行或应诉，进而确保企业不受到法律风险的影响。而对于企业外部知识产权档案来说，企业方面必须要积极组织进行知识产权调查、归类、汇总，整理融合相关资料，对市场动态情况予以即时监控，尽可能全面的掌握竞争对手开发的新产品以及侵权行为发生情况，若找到可能侵犯对手知识产权的现象，则必须第一时间对自己的行为进行调整，进而规避知识产权法律风险［2］。

三、结语

总而言之，为尽可能的规避企业知识产权法律风险，企业应当真正的认识到这一问题的重要性，主动树立知识产权法律风险的防范意识，尽快培养或引进相关人才。在此基础上进一步完善企业组织机构，健全知识产权保护与法律风险防范的相关机制。唯有如此才能够保证企业知识产权法律风险最终得以有效防范。

［参考文献］

［1］李保来．知识产权的制度风险与法律控制［J］．祖国，2016，15:114．

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一、企业经营过程中存在的知识产权风险分析

知识产权风险隐藏在企业经营各个环节中。企业必须在日常工作中，加大对知识产权风险的认知程度，其主要包括以下两方面内容：

从企业内部风险的角度分析：一是在新产品、新技术还没有被颁布的阶段或没有申请专利阶段，公司保密措施不得当，造成技术被其他公司所学，但在这种情况下，即使公司提出诉讼，也不能得到相关赔偿，这会给公司带来严重的经济损失。二是存在其他公司“挖墙角”的现象，使得人才进入其他公司，在这种情况下，知识技术也会随之转移，间接影响公司综合实力。

从企业外部风险的角度分析：一是跟其他公司或跨国企业合作时存在的风险，在研究新技术的过程中，如果不注重知识成果保护，可能会为企业留下知识产权纠纷安全风险。二是诉讼风险，随着知识产权的案件逐渐增多，企业如果在日常经营中不注重产权保护，可能会面临起诉等风险。

二、企业经营过程中存在知识产权风险的原因

企业知识产权风险主要受到外界环境因素、知识成果性质等方面因素的影响。首先，知识成果与其他固定生产程序不同，它需要根据相关市场因素、脑力消耗等不确定因素判定，在界定时存在一定模糊性。其次，新技术、新产品在没有投入市场前，收益能力和影响范围都具有不确定性，人们实际需求、市场变化等方面都直接影响着成果收益，加大了评估过程的风险性。最后，知识产权需要借助其他载体才能实现其价值，如商标、专利号等，在确定价值时，公司往往会将知识产权的其他附加价值也加进去，无形中扩大了知识产权整体价值。

三、控制企业知识产权风险的具体措施

随着市场竞争日益激烈，企业只有注重自身知识产权，不断开发新技术，结合人们实际需要，生产高质量的产品，在市场中形成自身发展特色，才能赢得更大的经济效益，促进企业健康持续发展。

（一）根据生产经营过程，确定知识产权评估方法和风险。企业在评估知识产权的过程中，存在一定的模糊性、不确定性和时效性，同时，不同的评估方法所偏重的方面也有所不同，因此，在选择评估方法时，应该遵循全面性的原则，综合考虑知识产权风险，通过定量分析或定性分析的方式，尽可能使评估结果科学化、准确化。目前，评定知识产权风险的方法主要采取“收益法”，即根据市场变化和收益法计算方式，评估成果折现率参数是否匹配，统一公司财务内涵，科学确定知识产权风险级别和类型。需要注意的是，在实际生产经营过程中，应灵活选择产权评估方式，结合知识成果类型、性质，秉承可靠性、科学性等原则，从最大程度上保护公司权益。

（二）利用法律手段，建立规范内部档案。知识产权受到我国相关法律法规保护，企业在研发新成果之后，应马上申请专利，利用法律手段保护知识产权。但目前，部分企业仍然没有很好的法律意识，特别是在申请专利过程中。为改变这种现象，企业应建立规范的内部知识产权档案，从新技术开始环节就准备好文件，主要有：技术试验阶段、修正过程、原始文件收集阶段、受理文件整理阶段等。此外，内部档案应根据新技术、新产品的产生过程和特点，遵循一定的规则进行整理，让其发挥完整的法律作用。

（三）建立健全知识产权保护体系，采取防范措施。知识产权风险构成复杂且多样，且其给企业带来的后果具有不确定性的特点，如果企业面临较严重的侵权风险，可能会给企业带来巨大经济损失，因此，在日常经营过程中，必须要采取相关防范措施。从企业工作人员的角度来说，为防范知识产权风险，企业必须跟相关技术人员签订保密协议，避免新技术随着人员离开而流失的情况。同时，企业可以通过开展知识产权保护讲座，贯彻员工风险意识，并建立起良好的奖惩制度，并提供职位晋升空间，减少主要技术人员的流动；从其他公司的角度来说，合作双方应在合同中明确规定知识产权归属，尽可能地为企业着想，减轻企业责任。

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【正文】

一、近两年企业档案工作发生了很大变化

从全国的档案事业来讲，企业档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的一个前沿。这几年由于我国企业改革的不断深化，给企业档案工作带来了变化，主要表现在两个方面。

（一）1999年以来，组建了一大批中央企业，许多企业由过去的主管部门管理，直接转变为由国家来管理。从档案工作上来讲，过去由很多个部委管理的大企业，脱钩以后直接和国家档案局建立了联系。中央企业基本上有五大类型。

1.由部委直接转成的：石化、石油、国电、国防，十大集团（如：航空、航天、兵器、船舶、核工业等）；

2.与部委脱钩的：电子信息、电信、远洋、钢铁、汽车制造（一汽、东风等）；

3.与军队、武警、政法机构脱钩的：新兴集团、保利、远东贸易等；

4.与部委脱钩的大型科研单位：钢铁研究总院、冶金自动化研究所、机械科学研究院（具有相当实力的国家级科研单位，并且转为企业）等；

5.打破行业垄断以后分离出来的：民航、电力、电信等。

总的来讲，中央企业的档案工作基础比较好，实力都很雄厚，而且档案工作上升得也很快，没有随着企业的改革或中央企业的组建而受到影响，反而通过强强联合，使档案工作也上升到一个新的台阶。

（二）通过企业进一步深化改革和加入世界贸易组织，对企业档案工作提出了一些新的问题。

1.加入世界贸易组织以后，企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争，这就需要比以往更多的信息。我们档案工作的价值在企业的发展过程中体现的就越来越明显。因为一个科学的决策取决于信息的量和正确性，档案是企业信息整体的一个非常重要的部分，企业对档案的需求比过去更迫切了。

2.随着现代化企业制度的建立，要求企业档案工作更加科学规范。现代企业制度是一个科学的管理制度，企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容，也就要求我们档案工作要适应现代企业制度的建立而规范。很多企业特别是外向型的企业还要注意本企业的档案工作要与国际惯例接轨，这也是随着企业面向世界、面向国际竞争，把档案工作带到了这样一个环境。

3.企业活动的范围逐步扩展，企业产生的档案种类和数量激增，应该优化企业文件材料的收集范围。随着我国加入世界贸易组织，企业活动的范围逐步扩大，这是指国内外的范围扩大。过去中央企业很少有在境外设机构和企业的，现在大多数企业都有涉外机构；从企业自身的改革来看，过去企业只管生产，销售由国家来调控，现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化，档案形成的种类和数量也就越来越多。因此，如何优化企业文件材料的收集范围，使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求，这是企业档案工作者需要研究的一个课题。

4.企业的法律事务增多，档案的凭证依据作用越来越显著。随着企业法律事务逐渐增多，档案的凭证作用也越来越凸现，档案具有的这一特性是其它文件不可替代的，因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中，很多是靠档案起了至关重要的作用，产生了可观的效益。

5.市场竞争越来越激烈，要注意保护企业的知识产权档案（包括商业秘密档案），并发挥作用。一方面我们要注意档案的利用和开发；另一方面属于企业商业秘密的档案必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视，随着市场经济的建立，竞争的激烈，企业自己的商业秘密越来越重要。

6.档案行政管理部门要加强对企业中“对国家和社会有保存价值的档案”的监管，这是符合《中华人民共和国档案法》的规定。现在也有一种说法，企业现在都走向市场了，不要管得那么多。实际上这不是管得多少的问题，该管的没管好也不行，不该管的瞎管更不行。现在企业逐渐走入市场，以“四自”为原则，在这一前提下，怎样对企业特别是中央企业中“对国家和社会有保存价值的档案”加强管理，确实是档案部门必须注意的问题。

7.实行“走出去”的战略以后，更多的企业走出国门，企业档案部门要采取措施，加强驻外企业的档案管理。对境外的企业档案如何管理，国内的母公司对国外的子公司或分设机构的档案怎样进行管理，这方面也出现了一些问题，有一些企业由于没有管好档案，受到了严重的损失。我们司现在也在进行研究，起草了相关的文件，准备加强境外企业档案管理的一个通知。

8.随着企业信息化建设的加速，企业电子文件的管理亟待解决。企业信息化建设的加速，对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。去年上半年，国家经贸委开了一个企业信息化建设的会议，吴邦国副总理有一个很重要的讲话，就讲到现在国家要求企业要搞跨越式发展，这一方面是从企业内部管理来讲，实行信息化管理有助于，有助于提高效率，有助于增强企业的透明度；另一方面，从企业增强自身竞争能力来讲，必须要实行信息化。他讲了很多例子，包括国外公司与我们合作，首先要考察咱们的信息现代化建设，有没有各种网站及各种他适合的软件，另外国外的东西你能不能懂、能不能搞远程合作，这些软硬件条件都是竞争的因素。

总的来讲，国家对企业的改革，给企业档案工作带来比较大的变化。一是由于中央企业的组建，我们的很多关系都变了，由过去属于政府机构下属的企业，变成了直接面向市场的主体企业，对档案工作是一个很大的影响，要摆脱过去那种行政机关式的管理，真正走向企业档案管理；二是随着企业改革的深化及我国加入世界贸易组织，给档案工作带来了一些新的问题。

二、当前企业档案工作的几个主要问题

（一）关于企业档案工作中的法规规章、标准的制定问题

现在我们档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，这些都是三中全会以后恢复时期制定的，显然不适合现代企业制度的要求，特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作不能还按照过去的方法进行，我们司在制定企业档案标准、规章制度的体系方面，考虑分三个层次。

第一层：行政规章法规。这种类型具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。如去年发的《企业档案管理规定》（国家档案局、国家计委、国家经贸委联合下发）。

第二层：标准。这类文件属于推荐性。我们比过去扩大了标准制定的数量，对过去有些强制性的规章，我们要把它转到标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来，包括：案卷构成的一般要求、电子文件的归档等。今后我们还要搞档案的分类、保管期限、企业档案工作评估分成几个档次等，都要作为标准。这些标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。

第三层：文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。我们考虑由于企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。

上述法规体系的这三个层次，各层有各层的作用，最终能够上升为法规的归位到法规，没归到法规的成为标准。总而言之，就是尽量少用法规和规章，更多地运用标准，为企业档案工作提供服务。

（二）深化改革和加入世界贸易组织后，企业档案工作面临的几个具体业务上的问题

1.要及时、妥善处理好产权变动以后企业档案的处置工作

企业在改革和竞争中经常发生变化，但无论是分离、兼并，还是破产，企业这部分档案不能没人管，档案人员不能撒，企业还有许多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特别是随着企业改革的深入和加入世界贸易组织，给企业带来的变化是极其深刻的，导致一批企业迅速成长，也导致一批企业顷刻破产。现在产权变动的形式非常多，对于中央企业除了组建以外，可能今后更多地要实行股份制的改造，如产权重组、人员重组、债务重组、资产重组、结构调整等等，这对产权变化以后的企业档案如何进行合理的分流、科学的处置提出宁很高的要求，这是一项政策性很强的工作。对产权变动的这部分档案不能随便移交出去，但是如果应该往你那里分流，你不接收也不行。特别是国有企业，也是国有资产的一部分，在这里档案行政管理部门可能要做很多工作，要与清算小组、有关法院等进行协商，因为大部分企业破产（规范破产）要有一定程序，要保障档案工作与破产或产权变动同时进行。

2.要适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全

企业档案的收集管理是一个老问题，但是老题要有新唱。目前有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。除了前面说的电子档案，还有厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。这些档案都是非常重要的，越是企业出现的新内容的档案，就越是重要，因为这是企业目前的中心工作产生的。档案部门要跟上企业改革的步伐，把这些档案收集保管好。

3.加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务

知识产权是世界贸易组织贸易三大支柱（货物贸易、服务贸易、知识产权贸易）之一。知识产权竞争在企业竞争中地位越来越突出，很多是靠产品的科技含量来决定产品价格。所以，知识产权越来越多地表现为科技水平的竞争，科技水平里有大量的属于企业自主知识产权。要求企业一方面要遵守世界贸易组织的规则，这也是今后我国市场经济要建立的一个发展方向，世贸组织关于知识产权的规则应是我国制定政策的一个主要依据；另一方面还要善于利用这一规则来维护企业的利益，不能只是自己中规中矩，不冒犯别人，规则有很多是灵活的，企业要熟悉规则，善于运用规则，才不会吃亏。知识产权档案是知识产权的载体，是企业档案的重要组成部分。现在知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。

现在我们加入了世界贸易组织，就要按照世界贸易组织知识产权的范围去执行，这包括商业秘密。商业秘密不是专利，也不是著作权、商标权，它专门有自己的定义。现在有些知识产权文件和档案没有在档案部门保存，游离于档案部门之外，有些是职务发明与非职务发明混在一起，职务发明的文件材料必须要归档。知识产权档案是档案部门今后管理的一个重点。要切实解决知识产权档案收集难、易流失的问题，要妥善保管好这些档案，还要专门研究知识产权档案的收集、管理、应用的具体办法。知识产权档案的收集与普通档案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用还要有严格的审批手续和详细记录。

4.档案的现代化要与企业的信息化同步

企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。我们曾经去大连新船公司参观，他们的信息化建设程度很高，当时他的老总介绍：我们企业给外商制造大型油轮或客轮，外商来与我们洽谈时，我的办公室与外商的房间就一墙之隔，但是商量工作不是面对面，完全通过网络进行，最后签订协议。我们也要适应这种工作方式，搞信息化建设。因为现在与国外企业合作，如果企业没有信息化建设，就很难与外界交往。哈尔滨飞机制造公司在与法田进行合作时，法方来考察，首先要看你能不能读懂他的软件程序，再看是否具备远程技术合作设计的能力，这是合作的基础。

信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

档案部门要主动宣传电子文件归档的重要性，企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去，要对整个电子文件的形成和管理提出要求，在实践中边学边摸索，逐步把电子文件管理规范起来。这对档案人员是一个难题。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，档案部门不学习不提高，肯定要被淘汰。

5.加大对驻外企业档案工作的指导力度

无论是档案行政管理部门，还是企业，都要重视这个问题。我国的驻外企业大部分都在发展中国家，那里经济比较落后，国情复杂，突发事件较多，不利于档案的安全保管。主体公司一定要对驻外机构文件资料管理情况了如指掌，重要的特别是有法律效力的文件资料，能拿回来的，一定要带回国内保存，不能拿回原件的，采用电子备份的方法。此外，驻外人员变换频繁，管理比较松散，档案的流失也比较严重。因此加强驻外机构的档案管理，对保持工作的连续性很有必要。加强驻外企业档案的管理，为企业实行海外扩张的战略提供良好的服务，这是我们档案部门应有的职责之一。

6.在应诉反倾销案中，企业档案部门应配合有关部门，及时有效提供档案资料

倾销反倾销是国际贸易的专用名词，从来没有象今天离我们这样近、听到的频率这样高。实际上在我国加入世界贸易组织之前，我国遭受反倾销就已经很多，因为我们的劳动力成本低，产品价格也低，是世界上出口产品受到反倾销调查最多的国家。当企业接到反倾销应诉调查通知书后，档案部门应积极配合有关部门，提供相关资料，协助完成调查问卷的填写（这个调查很详细，需要很多佐证材料，如果填写不当会出问题，对企业很不利）。档案部门要尽最大努力提供齐全完整的档案，用档案凭证来证明我们没有倾销行为。

7.要注意研究、收集本企业与贸易有关的知识产权档案资料

企业档案人员要学习一些相关文件，了解有关情况，把知识产权从档案管理工作方面完善起来，加强对商业秘密档案的管理和保护，限制商业秘密的知密范围，配备必要的现代化技术防范措施，进行严格的保密教育，增强档案人员的保密意识。

世界贸易组织对知识产权的界定分为七种，比我国扩大了几种，包括：①版权；②商标权；③地理标识；④工业设计；⑤专利；⑥集成电路设计；⑦未公开的信息（商业秘密）。