会计档案管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇会计档案管理，期待它们能激发您的灵感。

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其一，大环境的影响。会计档案管理经历了几个阶段的发展：1985年以前，会计档案未纳入各基层单位或经济团体档案管理体系中，只在会计部门或会计人员手中保管，保管比较混乱；从1985起，各基层单位，经济团体对会计档案进行清理、整顿，纳入本单位档案管理工作中，开始走向有章可循的轨道；1988年开始，会计档案又步入依法管理阶段，管理水平逐步提高；迄今，计算机的应用和电子档案的加盟使档案管理不仅当作一种管理工具和一种档案载体，而且直接导致档案管理方法的变革、会计档案管理则面临着更科学化、现代化的严峻挑战。

其二，管理制度。会计档案管理制度不完善或不落实，具体表现为：对到期的会计档案未按规定清理、鉴定和销毁，不需保存的会计档案占用库房或装具，造成不必要的浪费；未按规定向档案机构移交会计档案或移交手续不规范，多年的会计档案在会计部门或会计人员手中保管，造成管理“死角”；会计档案没有实行集中统一管理，保管条件较差，没有专门保管库房或装具，措施不落实，影响会计档案的安全和规范管理。

其三，管理质量。主要是指设立、处理档案过程中会计档案本身存在的质量问题。例如：没有使用统一的会计档案封面，封面书写不规范，签名盖章不齐全，装订不整齐等；没有填写账簿启用页和科目使用情况表，账簿中间的空页没有抽出，会计记账在年度终了时没有进行结转下年等相应的处理；会计报表年报、月报不分，集合装订在一起，没有编写页号，没有编制案卷目录等。

针对上述问题，笔者拟对会计档案管理方法提出以下建议：

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一、会计档案的定义和内容

会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册；

二、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案保管不规范

有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。

（二）会计档案立卷不规范

有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。

三、会计档案管理存在问题的解决措施

（一）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

（二）规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（三）规范会计档案保管

已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理

各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（六）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

（七）加大会计档案的监管力度

结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》.

[2]《中华人民共和国会计法》.

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随着市场经济的发展，企业间的竞争日益激烈。企业竞争不仅是人才的竞争，同时也是管理水平的竞争。作为经济管理组成部分的会计工作，在经济管理中的地位越发重要。会计档案，是会计工作成果，是会计信息的原始依据。加强会计档案管理，是搞好会计工作，提高企业经济管理水平的重要基础。

一、会计档案的新特点

传统会计档案，指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要依据。在企业实施会计电算化过程中，会计档案形式发生巨大变化。会计核算的数据资料，不仅有纸质载体，同时表现为计算机的数据文件。会计人员的日常核算工作，以及会计档案的调阅、查询工作，都可以在计算机上完成，会计档案工作，表现出许多新特点。第一，会计档案存在形态多样化。财务会计档案资料，不仅有传统的纸质载体，如票据、凭证、账簿、报表，又有磁性介质、光盘或优盘。不同形式的会计档案，可以互为补充和备份，提高会计信息的完整性和安全性。第二，会计档案的使用更加便捷。传统的纸质会计档案数量多，占用空间大，一些资料的查询需要翻阅，进行数据的采集和分析查询费时费力。网络时代，通过电子商务，能够满足日常会计信息的查询、报表分析，会计档案信息可以做到资源共享。第三，电子会计档案的保管简单。电算化条件下的会计档案，配合电脑和软件系统，容易修正、复制，便于携带和传递。配合纸质会计档案，能够相互印证。电子会计档案不受时间空间限制和影响，可以永久保存，解决会计档案保存的后顾之忧。

二、会计档案管理的现状与问题

（一）会计档案管理重要性认识不足

会计档案是会计工作成果，是会计核算的历史资料，是记载企业发展历程的第一手资料。由于认识上的不足，会计工作只重视核算阶段，停留在对会计凭证的填制和审核、账簿的登记和财务报告的编制上，会计档案的归档保管重视不够，更谈不上提高会计档案的信息化水平。一些小微企业在激烈的市场竞争中生存堪忧，生命周期短，无法关注会计档案管理工作。

（二）会计档案的软硬件建设滞后

会计档案的数字化、电子化，需要有配套的软硬件设备。会计档案通过信息网络，进行会计档案信息的传输、交换和资源共享。信息化需要一定的资金投入，需要购置相应设施设备。一些单位尤其是小微企业因财力有限，在资金投入上受到限制，舍不得支付大笔资金进行档案管理的信息化网络化。会计档案的软硬件设施建设不能与会计电算化相协调，成为会计全面的发展阻碍。

（三）会计档案的收集、整理和保存工作存在漏洞

会计档案工作是一项繁琐的工作，需要将日常大量会计数据，安排专门人员进行拷贝(备份)存储，进行会计信息的转化，成为磁性介质，或刻录在光盘，这类信息独立于原计算机系统。在会计档案的备份、保管过程中，由于对档案信息的再利用认识不足，很容易出现损坏、被磁化、受潮、灰尘污染等情况，造成会计信息资料的安全隐患。

（四）会计档案管理人员的业务素质有待提高

会计档案管理的信息化，是一个不断完善、优化的过程，要依赖于档案人员业务素质的提高。建设一支高素质的会计档案队伍，是会计档案管理信息化的重要基础。一些单位的财务人员计算机专业素质和会计电算化专业知识，不能满足信息化的需要，直接影响财务档案的现代化。由于对会计电算化给会计工作带来的优越性认识不足，利用不够，会计档案工作处于混乱状态。很多单位也没有专门人员对电子会计档案进行具体管理工作，直接影响会计档案信息化步伐。

三、解决会计档案管理问题的对策

（一）提高会计档案重要性的认识

会计档案是企业重要的经济管理资料，是进行经济分析的主要依据。会计档案的保管工作，是会计工作的重要组成部分，需要严格遵守会计档案保管期限，到期销毁。在会计电算化条件下，更需要提高对会计档案保管重要性认识，没有安全、完整、可靠的会计档案资料，会计信息化、网络化无从谈起，成为无水之源。相关部门加强小微企业会计管理工作，对于是否有完善的会计档案管理制度，要成为会计工作考核内容之一。

（二）加快会计档案的软硬件建设工作

会计的目标是及时准确提供会计信息，信息技术和网络时代，为会计信息的传输提供有利条件。会计工作是企业管理的重要组成部分，会计核算数据是企业经营管理的重要信息资料，是企业进行经营活动分析、预测、决策的依据。企业要提高对财务档案管理工作的认识，加大投入，配备足够的财务档案信息化所需的软硬件，全面完善会计工作，为提升企业管理水平奠定基础。

（三）完善会计档案的日常管理工作

根据财政部的《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》规定，建立账务数据和报表数据的备份工作。搞好会计电算化系统的安全性、稳定性工作，如计算机病毒的防范等。采用密码管理和登陆制度，控制网上财务数据的读取，建立防火墙，将企业会计电算化系统与外部访问区之间的联系进行隔断，限制外界对会计信息系统数据库进行非法访问。采用数据加密等技术手段进行网络管理，防止数据丢失以及不法分子非法拦截，盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

（四）培养懂业务有技术的会计档案管理人员

现代化信息技术，需要培养大量技术人才。会计部门要配备具有较高信息技术和网络知识的专业人员，改变会计人员队伍业务素质和知识技能单一状况，满足会计信息化建设的需要。加强会计档案管理人员的信息化技术培训工作，完善继续教育工作。财会人员及时掌握新技术、新设备、新方法，提高运用信息技术和信息手段水平，为会计档案管理再上新台阶。

参考文献：

[1]谭雪丽.浅谈财务档案管理信息化建设[J].青年时代,2016(28).

[2]王彩云.规范单位财务档案管理的思路与对策[J].企业改革与管理,2016(07).

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[关键词]档案；管理；问题；分析；规范

一、会计档案管理的意义

会计档案管理是国家档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，会计档案也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。会计档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好会计档案，是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证。

二、会计档案的定义

通过会计档案，可以了解企业每项经济业务的来龙去脉，并能核对一个企业的经营管理状况及财务遵纪守法情况，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

三、会计档案的收集与整理

会计档案的收集是形成会计档案的前提和基础。会计档案一般可分为会计报表、会计凭证、会计账簿以及其他会计核算资料等四个部分。(1)会计报表。报表按月、季、年进行每类。报表的说明与报表附注要相对应，包括利润分配表、损益表现金流量表、成本费用表等各类会计报表应编写页码，使之与其内向相对应。(2)会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、应行存款余额调节表等。(3)会计账簿和资料。包括账簿以及与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。

四、会计档案形成与保管

(1)应设立专门保管机构，并专人管理。会计档案管理一般当年的保管期为一年。期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。(2)会计档案应进行归类整理装盒，并按要求填写详细的内容。这些的会计档案由专业人员收集整理并负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。(3)会计档案按照凭证的不同进行分期限管理。保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年：银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。(4)保管到期的会计档案，由本单位档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点集中处理。

五、会计档案的作用

(1)借鉴作用。会计档案可以提供比较详细、完整的经济、技术资料，为国家制定宏观经济政策作参考，同时可以为国家完善会计制度、加强会计管理提供借鉴。(2)监督功能。会计档案是审计部门最重要、最直接的资料。可以清楚地从会计档案中体现出来；如果存在弄虚作假、违法乱纪等行为，也可从会计档案中反映和体现出来。因此它能起到最直接的监督作用。(3)反映功能。会计档案从宏观看能记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。从微观看是反映各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况。

六、会计档案管理中存在的问题

(1)对档案的重视程度不够。长期以来，一部分人员轻视档案工作，对会计档案工作的认识都存在一些误区，认为会计档案工作就是只要不丢失，不泄密，能查档就行了。忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。(2)管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的会计档案知识培训，对会计档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案的重要性、管档要求、档案收集意识淡薄。其次一些归档的材料还不够真实和准确。(3)会计档案管理不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者会计凭证有的项目填写不全。也不合乎会计档案管理要求。有的单位要求会计人员自行保管会计档案，不能统一按规定摆放。(4)会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理缺乏科学性，没有统一的管理销毁标准，各种制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有随意性。

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1.1会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

4未来的设想和发展方向

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关键词:会计电算化 会计档案 管理 问题 改善

    一、会计档案的作用

    1.会计档案直接影响经济工作。从宏观来说,国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总,可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况,从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说,各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据,科学地预测未来,制订最优化的管理方案,以最低的成本获取最大的经济效益。

    2.会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善,一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来,及时发现问题,阻止腐败的产生、蔓延,打击经济领域的不法行为,解决经济纠纷,从而确保国家的经济利益。

    二、电算化下会计档案管理的内容

    电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理;对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失;通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

    三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

    1.会计档案载体。电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

    2.会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

    3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

    4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

    提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。

    四、如何改善电算化下的会计档案管理

    1.完善会计软件

    最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

    2.完善电算化下会计档案管理各项制度

 

;   (1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

    (2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

    (3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

    (4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

    3.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构

    会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。

    参考文献:

    [1]张颖.对会计档案管理的思考.辽宁经济,2008,(3).

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【关键词】会计档案；管理

一、会计档案的内容

1．会计凭证方面。会计凭证包括原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒，发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺。凭证装订做到整齐、美观、坚固。最后，看凭证上的印章是否齐全。

2．会计账簿方面。会计账簿包括现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐。属订本式的帐簿，应贴上封面；属活页式的帐簿，应加以整理，将空页抽出，用线绳装订成册，一年装订成一本。使用活页式帐簿，装订后再编写帐页顺序号。应附“启用表”和目录，记明每个帐户的名称和页次。每本帐簿立为一卷。账簿应牢固、平整，封面应齐全、平整，已经实现会计电算化的帐簿，年终必须打印出全套总帐和明细账本，会计主管人员签章后装订。为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签，并由会计主管人员签章。

3．会计报表方面。会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件，包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等。季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册，每册为一卷。

4．其他会计档案。（1）文书部分包括各种经济合同、协议及其附件；财务工作计划，财务工作总结，财务决算资料，财务会议文件；财务分析资料；资信证明；工程决算资料等等；（2）报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表；内部审计报告和其他重要会计档案；（3）各类企业证照：包括企业税务登记证，银行开户许可证；各类资格证明；以上这些会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以以年度一次整理，分类装订。

二、会计档案的保管

（1）会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。（2）会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂。保证会计档案完整无损。（3）实现会计电算化的，必须定期对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份，统一交档案室编号归档管理。（4）必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘，移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。移动备份硬盘不得随便乱放和外借。（5）会计档案的移交。负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。（6）会计档案保管年限。会计档案的保管年限，按财政部有关会计档案保管年限执行。一是会计凭证保管15年。二是会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。三是会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。四是发货票保管5年。保管年限期满后方能销毁。（7）会计档案借阅的批准权限。本单位财务部内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部的，经财务部负责人批准后，由档案保管人提供；会计档案存在档案管理部档案库的，经财务部负责人准后，由档案库保管人员提供。查阅过程中档案管理人员不得离开现场。本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部的，要经财务部负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案管理部和财务部负责人批准，方能借阅。（8）会计档案的销毁。公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报批准方能销毁。会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。由档案、审计部门鉴定、审批和监销。会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，应单独抽出另行立卷保管。直至保管到确无使用价值时再销毁。会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。

总之，随着市场经济的不断发展，会计档案管理工作也应不断创新，以适应会计发展的需要。

参 考 文 献

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一、上市公司会计档案的属性和特征

会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。

1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。

2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。

3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。

二、我国上市公司会计档案管理的主要问题

自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。

1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。

2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。

3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。

4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。

三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议

1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。

在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。

2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。

参考文献：

①符少华，浅析新时期的会计档案管理，《湖北财税》，2003．12

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第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

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会计档案管理问题措施新的《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）已经财政部部务会议、国家档案局局务会计修订通过，自2016年1月1日起施行。新办法在会计档案保管最低年限的规定和电子会计资料归档等方面进行了重大修订，更好地切合和适应新时期下经济发展及档案管理工作的需要。会计档案是记录和反映一个单位经济事项，具有保存价值的重要资料。会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作是财务岗位职责中不可缺少的组成部分。然而，实际工作中，会计档案管理工作往往容易被忽视，成为财务管理的薄弱之处，无法发挥其经济档案的重要作用，直接影响单位财务管理工作的质量和效率。

一、目前会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订封皮项目填写不全；会计凭证封粘处没有会计人员签章；如今单位普遍实行电算化，会计账簿、会计报表需自行打印保管，装订时未认真核对，张数有所缺失；有些单位账簿装订后未编写页码，也未编制有页码对应的账簿目录，给查询工作带来不便。

（二）会计档案保管种类不齐。有些单位会计档案只涉及会计凭证、会计总账、明细账以及年度会计报告等资料，对于办法中规定的其他会计资料，如纳税申报表、税务稽查文书、年度预算编制方案、资产管理报表等材料未系统的整理、装订、保管，查找以上相关历史数据时，常因经手人员更换等现实因素，费时费力。

（三）会计档案保管重纸质，轻电子。很多单位会计档案保管除了文件类材料进行电子归档之外，其余会计报表、预算报表及资产报表等均未实现电子存储与纸质档案同步管理。会计、预算、资产等这些重要的报表不及时整理，进行电子备份存储，容易因人员更替，办公计算机更换等原因造成丢失。

（四）会计档案重保管，轻销毁。有些单位会计档案移交后没有按照永久、定期两类分别保管。办法规定会计档案保管期满，确无保存价值的，可以进行销毁。然而实际工作中，因销毁首先需要几个部门共同对会计档案进行鉴定，然后编制销毁清册、进行销毁，流程严谨而繁杂，故有些单位在会计档案室还未达到最大容量的情况下，忽视销毁工作，造成会计档案永久积累。

（五）会计档案查借阅随意。会计档案作为记录单位经济业务的史料，是单位的商业机密资料。有些单位不仅未建立会计档案查借阅制度，而且在未办理相关审批和登记手续的情况下随意将会计档借阅他人查看或复印，数据安全保密意识薄弱。

二、规范会计档案管理的措施

（一）重视会计档案管理工作。新《会计档案管理办法》的颁布正是国家财政部重视在新时期、新形势下加强会计档案管理的体现。提高单位领导、财务人员对会计档案重要作用的认识，转变出具年度财务报告，完成财务考核指标便是终结年度财务工作的老观念，会计档案管理作为财务工作的最后一个环节，收好尾才算得上财务年度工作的圆满完成。

（二）健全会计档案管理制度。依据办法和财经制度建立符合单位实际的会计档案管理制度。明确会计档案归档的内容范围，划分好移交单位综合档案室管理的资料和财务部门内部保管的资料。明确归档资料的存储形式，纸质存储或电子存储，或纸质电子双重存储。明确归档程序、移交手续，分清财务部门和综合档案管理部门的各自职责。配备“五防”设施，完善档案管理室的安全措施。建立电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事件和认为篡改。

（三）规范会计档案立卷工作。封面和档案盒上有关项目必须填写齐全；粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章；自行打印的账簿做好编制页码并附有页码对应的目录；定期组织对会计档案立卷、装订工作进行检查，纳入财务考核，使会计档案管理走上规范化的轨道。

（四）遵守保管期限和履行销毁手续。新办法规定，会计档案保管期限氛围永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计档案保管期满，需要销毁时，单位档案管理机构会同财务、审计、纪检监察部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，按照相关程序进行销毁。

（五）完善会计档案查借阅制度。建立会计档案查阅、复制、借出登记制度，应设置“会计档案查阅登记簿”，用来登记查阅人、查阅日期、查阅用途、归还日期等。本单位人员查阅会计档案，需经过财务部门负责人同意；外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式介绍信。

（六）加强会计档案管理知识培训。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须加强财务人员对会计档案管理及操作技能的培训。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。

加强会计档案管理可以促进单位财务管理整体水平的提高，可以充分发挥会计档案的经济价值，使会计档案更好地为单位战略发展和风险控制提供服务。

参考文献：

[1]龙玉兰.新形势下会计档案的规范化管理研究[J].经营管理者，2011（20）.

[2]韩爱国.对会计档案保管工作的难点及解决方案的探讨[J].中国总会计师，2011（3）.

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关键词：会计档案；档案管理

会计档案是重要的经济档案，是国家档案工作的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一， 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了单位财务管理的质量和水平。因此，加强会计档案管理进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1 会计档案的特点及其作用

1.1 会计档案的特点

1、来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

2、整体性。一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

3、形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

4、规律性。一个会计年度所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，要反映某项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其它档案。

1.2 会计档案的作用

1、会计档案直接影响经济工作。会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据，真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，国家利用各企事业、机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策；还可以利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。

2、会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力，但由于原有法律法规还不够完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延、打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

2 我校会计档案管理工作现状

装订会计凭证使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容逐项填写齐全，装订完毕按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了会计账簿按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。会计报表逐页编制序号，填写“会计档案卷内目录”。按照高等学校档案要求在左上角盖上全宗号、目录号、案卷号印章，并填写内容，一年会计年度一个案卷号。 当年会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，第二年年初移交学校档案保管部门归档，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。同时会计档案保管期满，需要销毁时，会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3 会计档案管理工作中存在的问题

1、对会计档案管理工作的重要性认识不够 。单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。

2、会计档案管理制度不够健全。首先是对会计档案的管理不够重视，认为会计档案只是综合档案管理的一部分，因而在制度建设中没有建立一整套会计档案管理制度。

3、会计档案装订、立卷、归档不规范。有些单位不能及时装订会计凭证，或长时间放在一个纸盒里；会计凭证装订封皮项目填写不全，或将会计凭证、会计报表等资料混乱放置；会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管。造成日后工作中不仅查找非常困难，也影响了单位经济预测目标的困难。

4 完善会计档案管理工作的对策

1、统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性认识，规范管理。需严格按照《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密”。单位的领导及档案人员要加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2、健全会计档案管理各项规章制度。要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、并结合工作实际，建立和健全一整套档案管理制度。如我单位综合档案管理办法实施以来，先后制定了《财务档案工作人员职责》《财务档案保管制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，进一步规范学校会计档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。

3、规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。根据学校档案管理规章制度要求，进一步加强会计档案操作规程，提高学校会计档案管理质量。

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［关键词］ 会计档案；管理；策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 006

［中图分类号］ F233 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）17- 0012- 01

1 会计档案实践管理现状

随着会计电算化的快速发展会计档案管理更新了传统工作模式，实现了由纸质管理向数字化管理的科学转变，引入了磁介质、胶片、芯片、光盘等存储媒介。同时市场经济的飞速发展，令会计档案信息更加丰富多样，数据量日益庞大，对其档案的存储、管理提出了更高的要求。因此，新时期的会计档案管理应树立信息化目标，强化数据库建设，构建人性化检索服务体系，推进会计档案管理的持续、优质、全面发展。然而，纵观各行业的会计档案管理工作，不难看出，其实践管理中存在一些问题。例如一些单位仍旧采用信息档案打印并存储纸质文档方式进行管理。而一些单位则仅仅将相关会计信息数据在磁介质、光盘中进行存储，并没有进一步对相关信息内容作细化管控。由于管理策略体系不完善，还会引发会计档案信息被窃取、造成重大经济损失等不良后果。面对快速更新的管理软件体系，引入不同版本工具进行管理，均会导致会计数据的差异，倘若一些单位没有实现对相关软件体系的良好存储，便会形成会计档案信息无法查阅等问题。引发该现象的要原成因在于，相关管理人员没能树立良好的信息化管理意识，管理工作不细化，不能用发展眼光进行管控，安全防范管理措施、体制不健全等。因此，面对上述问题，我们应完善制定会计档案管理科学实践策略，进而优化管理效果、提升利用效率，发挥会计档案信息的核心效用与价值。

2 会计档案管理科学策略

2.1 强化保密管理，引入有效防范措施

会计档案信息是各机构单位核心价值内容，关系到其机构的重要机密，例如采购环节相关价格、销售管理成本、重要客户资料等。倘若被不法分子获取，则会造成巨大的经济损失。因此，相关单位应创建完善的会计档案信息保密管理体系，健全网络建设，制定良好的应急管理预案及完善的保密防范措施。应定期对计算机、电算化软件进行漏洞扫描、打补丁修复、更新优化。同时应科学进行输出输入的严格管控，对各类信息与源程序实施良好的加密处理，并进行相应口令的配设。还应进行记录管控优化设计，由源头入手实施有效管理。同时对于新时期会计档案信息管理中不断出现的新状况，应优化更新管控手段与实践方案，制定岗位管理细则、规范化操作标准、人性化服务体制，进而全面优化会计档案管理效果。

2.2 规范会计档案应用存储，实施网络化管理

会计档案管理实践中，应基于其电子化信息数据存储特征，进行有效的防尘、防潮处理，并应进行必要的转储操作，进而有效预防病毒的侵袭，而非存储完毕便万事大吉。基于会计档案信息数据面广、量大，加密处理较易被破解的现状，在管理阶段中应引入专项数据库体系，实施权限控制，创建数据仓库系统，配合制定有效的安全管控机制，进而为会计档案营造安全可靠的应用服务环境。面对网络系统的共享化特征、应用优势，会计档案管理中应科学引入网络管理手段，创建集中、系统管理模式，促进价值化资源数据的全面共享。不应自成一派，分割会计、财务部门与单位其他类机构体系，这样仅能令信息数据传输实现单向运行。因此应科学引入系统管理理念，基于整体管控模式，进行局域系统的科学布设。同时应引入安全双重检验手段，提升网络系统易用性。应有效改变明码传输方式，引入网络会计，创新财务管理信息化手段，进而适应时代需求，提升会计档案综合管理水平。

2.3 提升会计档案人员综合素质，实施人性化服务管理

新时期，会计档案管理人员应强化自身素质建设，满足信息化时代要求，摒弃传统观念，树立安全化、信息化管理意识。同时，应改善自身知识结构体系，提升专业管理技能。应树立人性化服务意识，培养高尚的职业道德，提升对隐患问题的洞察能力。相关单位应做好员工的职业生涯规划，为其拓宽发展提升空间，创造继续教育培训良好机遇，进而为培养综合素质优秀的会计档案管理人才，打下良好的工作基础。相关单位还应优化岗位结构，制定公平公正的聘用人才机制，选择具有创新能力、档案管理与计算机应用专业技能的全面人才。再者，还应促进会计档案信息与信息化管理体系的同步升级，确保相关会计信息的时效性，使其发挥核心应用价值。

3 结 语

总之，基于会计档案信息的科学重要性，针对其实践管理中存在的问题，我们必须制定科学有效的优化管理策略，引入信息化管理、人性化服务手段，规范会计档案的应用存储，实施有效的网络化管理，强化安全保密管控，才能真正发挥会计档案效用价值，使其成为辅助各单位提升核心竞争力的优质资源，实现良好共享与秩序化的服务管理。

主要参考文献

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关键词：会计电算化；会计档案管理；会计制度

1 电算化会计档案的概念及特点

（一）电算化会计档案的概念

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据、会计信息和计算机打印出来的书面形式的会计数据，具体包含记账凭证、会计账簿、会计报表以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。与传统的手工记账、登账的纸质会计档案相比较，电算化条件下的会计档案管理必须要借助于计算机硬件和软件系统才能查看和取得，这是其特有的存在和存储形式，在管理、保存的方式、方法上电算化会计档案相对复杂，同时需要关注的问题也更具有灵活性。

2 电算化会计档案管理中存在的问题

随着电子信息技术的迅猛发展，许多企业都已经实现了会计电算化。会计电算化条件下，会计从业人员劳动强度大大减轻，工作效率也得到了一定程度的提升，但同时也不同程度地存在着某些问题。

（一）电算化会计档案难以合理保存

电算化会计档案主要包含纸质档案和电子档案两部分。一方面，在现行的会计制度下，很多企业并未设置专门的会计档案保管机构，纸质档案的保管存在着档案分类模糊、档案柜凌乱等现象，在这种情况下，会计档案存在容易丢失、篡改、销毁不及时等问题，会给各企业带来不必要的损失。另一方面，电子档案的保管主要借助于一定的硬件和软件环境，这在一定程度上加大了会计档案的保管难度。目前，许多企业在电算化软件升级后，面临着不同版本下的会计数据不能被使用的情况。还有一些单位受条件限制，未选择质量优良的存盘介质对会计信息进行备份，未实行备份盘与存储盘分离存放，导致电子数据的丢失；部分企业的会计人员未养成每天备份数据的习惯，一旦计算机发生故障，部分账务数据就会丢失，无法进行补救。

（二）会计档案缺乏完整性

在我国，所有有条件进行独立核算的单位，都需要将其全部的会计资料进行整理和归档保存，这就是会计档案管理的完整性。这种完整性主要表现在以下两个方面。一是企业应该依据相关的法规制度保管所有实际发生的经济业务的会计数据；二是企业的会计档案信息应当包含全部的会计核算资料。但在现在的企业会计档案管理工作中，一方面会计信息的真实性难以保证，即由于会计信息是通过磁盘或光盘等磁性介质存储，专业人员可以不留痕迹的对电子数据进行修改；另一方面，会计信息的完整性难以保证，即电算化条件下，由于大部分会计数据集中在磁盘、光盘等磁性介质上，如未经授权的人员复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会导致会计信息不准确、不完整。

（三）企业缺乏必要的专业人才

传统的会计工作主要依靠财务人员手工记账、对账等，但当电子计算机被引进到会计的日常工作中后，对人才多样性的需求就越加明显。一般的会计人员业务经验丰富，但计算机知识相对匮乏，难以处理需要应用计算机进行的会计工作，并且一旦计算机出现故障，或者出现错误的操作就会使原本的工作成果丢失，甚至会影响到全部的会计档案数据。而一般的计算机人员虽然熟悉计算机的操作流程，善于处理计算机故障，但对会计知识知之甚少，这就导致了会计电算化工作中无论是日常的数据处理还是会计档案数据的保存都存在一定的风险。

3 电算化会计档案管理的改进措施

会计电算化条件下会计档案的保管呈现出的特殊性是由多种原因造成的，既有技术方面的原因，也有制度方面的原因。为了更有效的做好会计档案的保管工作，我们必须要根据会计电算化条件下会计档案的特点，对会计档案管理工作进行必要的改革和创新，力求做好会计电算化条件下会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管工作。

（一）完善电算化会计档案管理制度

电算化会计档案管理的难点主要在电子数据的管理，即存放在计算机内的数据保管难度相对较大，因此，只有通过完善相应的保管制度才能最大程度的降低保管风险。首先，应将会计档案资料严格分类，单独保存。企业可以将会计档案按会计核算资料和会计文件分别归类，会计核算资料包括会计凭证、会计账簿、会计报表等；会计文件包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、当期的账务资料、其他核算子系统的数据文件等。其次，加强会计电子档案的保管。企业应将电子数据进行数据备份，加密保存，并定期进行数据检查以降低风险；将进行日常会计核算的计算机与互联网脱离，以避免网络黑客的攻击；应在计算机系统软件升级时，同步升级相关的原有资料文件。企业只有通过不断地完善管理制度，才能有效避免会计档案的丢失和损坏。

（二）加强会计档案管理的法制观念

企业会计档案管理过程中缺乏完整性的根本原因是会计档案管理的法律观念淡薄，会计从业人员只有在思想上重视会计档案管理工作，才能在行为上严谨，才能保证企业账目的清晰性、数据的完整性，避免道德风险。一是企业应根据其企业章程和国家相关政策，制定一套完整的会计档案保管、存档、借阅、移交、销毁制度，并将这一制度与国家相关的政策法规相衔接，保证其法律约束力。二是企业应开展必要的法制宣传。定期组织相关人员参与法制宣传教育，避免会计从业人员由于法律意识淡薄导致的篡改会计档案、非法盗取会计资料的行为。三是企业应加强高层主管对基层会计人员的引导作用。财务会计档案管理完整性的实现，与高层主管的指引作用密不可分。企业高层主管应经常巡视、检查会计人员工作，监督基层管理者是否遵循企业的规章制度，并帮助下属解决某些特殊问题。总之，企业会计档案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣传、管理层的协调，只有以上三者的有效结合才能保证会计档案管理的完整性。

（三）提高会计从业人员职业能力

人力资本作为企业重要的资源之一，应当得到企业的有效利用。在会计电算化部门，企业应引进综合性人才以此来加强对会计电子档案的管理，为提供更加有用的会计信息、进行更加精确的会计核算提供必要的基础。在会计电算化管理工作中，企业需要的是同时具备计算机技术、会计档案管理和会计核算的综合性人才。一方面在引进专业的会计人才的基础上，相应增加一定数量的精通计算机专业知识的电脑高级人才；另一方面，企业应结合自身的经营特点，有重点地培养一批既精通会计业务又熟悉电脑操作的综合人才，推动企业会计电算化从业人员由“核算型”人才向“智能型”人才发展。

总之，会计档案记录和总结着企业所有的经济业务，是企业发展历程的重要资料。近年来，电算化会计档案已经逐渐替代了传统会计档案，成为会计档案管理工作的主流，因此，企业注重会计电算化条件下会计档案的管理对企业的管理至关重要。随着经济的发展，企业会计电算化管理工作也应当与时俱进，以求形成合理的会计档案管理制度，为企业经营奠定基础。

参考文献

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会计档案作为国家档案一个重要构成部分，同时也是单位一个重要档案资料，在会计工作以及经济管理工作有着非常重要的作用。随着计算机应用的普及，会计档案管理也开始向电算化发展，基于电算化条件下如何实施会计档案管理工作，提升会计档案管理效率和质量，使会计档案所具作用得以充分发挥也成为了目前会计事业研究的一个焦点。

二、会计电算化条件下会计档案特点分析

基于会计电算化，会计档案的特点主要表现为以下三个方面：第一，内容广泛化。和传统会计档案相比较，基于会计电算化下，会计档案所涵盖的内容不仅有传统纸质资料，同时还包括储存于计算机中和会计有关的各种信息以及数据等，且计算机软件以及硬件中有关会计方面的信息也均为会计档案，由此可知在会计电算化条件下会计档案不管是内容还是范围均已扩大。第二，档案信息载体多样化。未实施电算化之前，会计档案一般是经纸质记载，而纸张则为会计档案信息载体。伴随着信息技术水平的提高，会计档案信息载体也发生了相应的改变，除传统纸质会计档案外，还包含有其他介质，比如硬盘、U盘以及磁盘等，这些均为会计档案载体，对此，在会计电算化条件下会计档案载体也变得更为多样化。第三，信息具有可变性。在电算化条件下会计档案信息一般储存于光盘或者软盘等介质上，简单地来讲这些信息均为数字信息，具有不稳定性以及流动性，易损坏或者被修改，正是因为如此也使得会计档案管理难度增大，若这些信息被修改或者损坏，不可恢复至之前的状态，则会使整个会计工作受到影响。

三、会计电算化条件下会计档案管理所存问题分析

（一）认识不足

目前有很大部分会计档案管理者和财务部门有关领导对于电算化会计档案的了解还比较浅显，管理经验较浅。在收集整理档案资料时，仅仅只是存档打印出的各纸质档案，未把储存于计算机中关于会计方面的信息备份保存于磁性介质或者光盘上，导致档案完整性较差，使得会计档案管理工作比较盲目。

（二）制度不健全、信息化水平低

会计电算化条件下所实施的会计档案管理工作，缺乏相应的备份制度以及保管制度等，导致会计档案信息的真实性以及完整性得不到保障。目前在会计档案管理中电算化已得到广泛应用，尽管各单位或者企业明确要求每天备份，然而实际工作中却并没有按照该要求执行，当计算机或其他设备发生故障的时候，没有办法及时补救这些信息，导致信息流失。在会计档案管理中应用电算化，把档案信息资料保存于光盘或者U盘上，这些信息易被修改，无法识别数据信息原貌，造成信息失真，影响整个会计档案管理工作的开展。除此之外，会计档案管理者自身综合素质还有待提高。

四、会计电算化条件下提高会计档案管理水平的相关策略

（一）做好档案收集、管理以及保存工作

财务部门应保存好财务数据备份文件，避免计算机硬件系统受损后可短时间内恢复原会计电算化系统。做好备份工作的同时，还应收集计算机软件方面的相关资料。因电算化会计档案一般是储存于光盘或者磁性介质上，基于这些信息载体自身物理特性，当这些信息形成档案的时候需准备双份，采取AB备份法备份数据，同时每份还应明确标注好档案形成时间以及操作人员的相关信息，存放于不同地点。存放档案时不可离磁场过近，注意防尘以及防潮。若采取的是磁性介质保存，需定期检查和复制，避免因磁性介质受损使会计档案信息资料丢失。要注意的是电算化会计档案和所对应的财务软件版本需保持一致，以免因软件版本的不同而使会计数据结构受影响。此外，基于计算机程序的考虑，设相应的密码口令，增强系统安全防护性，定期补丁维护，防止由于计算机安全或者网络安全而使会计信息资料丢失或者被他人修改。

（二）确定会计档案内容，完善各项制度

制度化会计档案管理内容，借助于明文资料的形式确定会计档案管理内容，使档案管理者实施工作时有章可循。在电算化条件下明确会计档案信息资料收集制度，定期拷贝以及储存全部会计数据信息，使其生成为备份文件，确保计算机系统受损于短时间内不会对会计档案信息产生不利影响。根据国家《档案法》中相关要求和标准，结合企业或者单位自身实际情况，构建关于会计档案管理方面保管制度、借用手续制度以及信息查阅制度，最大程度确保档案信息的完整性以及安全性。

（三）增强有关人员综合素质

在电算化条件下所实施的会计档案管理工作一般由人操作，计算机系统的稳定性与安全性；会计档案信息资料的真实性与安全性等均和有关人员职业素养以及技术水平高低有关。对此，需对参与会计档案管理工作的相关人员实施系统且全面的教育以及培训，根据业务以及管理内容的不同，分类培训，且施予相应的职业道德教育，强化档案管理者法律意识，以确保在电算化条件下会计档案管理工作得以健康且有序地开展。

五、小结