档案管理的特点精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理的特点，期待它们能激发您的灵感。

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【摘要】本文主要分析与探讨档案管理在公园管理中的特点与作用。

关键词 公园管理；档案管理；特点；作用

公园档案的管理是有效经营公园业务的重要基础与前提，但长期以来，公园档案管理工作存在着基础设施薄弱，管理者素质较低，管理技术滞后，以及档案内容不全等方面的问题。

一、公园档案管理工作的作用

作为国家档案的组成部分，公园人事档案翔实地反映了职工公园工作期间的实践情况，能真实反映公园工作人员的工作经历、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情况，对于公园挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义，甚至能为公园人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。公园绿化档案可作为日常工作的重要参考资料，为公园发展建设的周期性与连续性提供重要参数与凭证。而且公园绿化档案的经济效益也相当可观。公园绿化部门对项目的新建、扩建或改建等，均需要公园绿化档案。

二、公园档案管理工作的特点

（一）档案来源具有广泛性。公园档案不仅仅是来自公园本身，同时也来自相关方面的各类资料。来源广泛性，增加了公园档案收集与整理工作的难度，同时也是公园档案管理重要性的充分反映。

（二）载体具有多样性。公园档案保存形式并不只是图表、文字，同时还有录音带、照片及录像带等，由此才能达到声形并茂、动静结合的效果。

（三）保存具有针对性。公园档案具有较高使用价值，该特点有档案内容来决定，很多档案内容一旦损失就不可能弥补，比方说，有些录音、照片、录像损失就不能再复制。

三、公园档案管理中存在的问题

（一）基础设施薄弱。公园档案填写与存档主要以手工为主，而且建设公园档案信息化的速度非常缓慢，公园内部档案保存主要为纸质形式，缺乏计算机等先进设备保存与管理公园档案，使得很多档案在被多次利用后，出现严重损害，直接影响到公园档案管理。

（二）管理队伍专业素养不高。很多公园档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。

所以加强公园档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切。

（三）管理技术滞后。大部分的公园档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意识，管理技术具有单一性滞后性。所以要在公园中增加现代化信息技术操作手段。

（四）服务意识薄弱。随着社会发展的需要，档案开放程度有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作需要档案管理人员有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。

四、加强公园档案管理的建议

（一）提高公园档案管理的标准化。公园档案管理中的标准化管理，主要指得是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在公园档案管理中物力和人力等不必要的投入。提升档案管理科学化水平，需要为档案管理建立管理制度，为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一，就是将档案管理制度和相关的机制完善，充分认识到档案管理的重要性。

（二）加强公园档案安全保障体系建设。由于电子公园档案和纸质公园档案相比有很大的脆弱性，根据电子公园档案管理特点有针对性地实施防护，按照“分层实施，均匀防护”原则针对公园档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子公园档案系统进行防护，安装加固软件，预防受到外界的安全威胁。

（三）提高公园档案管理者综合素质。首先，要在人员进入岗位之前进行严格的审查，对于一些素质低下，专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用，录用高素质和高技能人才，只有这样，公园档案管理工作才能更快地发展。其次，注重对在职人员业务的培训和继续教育，特别是对多年从事档案工作的老同志，鼓励其学习新知识，提高专业技能，在职称评定时重视从事基层档案的老同志，给予一定的倾向政策，尽量减少基层档案人员不安心工作和人员的严重外流现象。

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【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

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1林业科技档案的主要特点

1．1专业性

科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，具有较强的专业性，专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一［1］。林业科技档案除了具备科技档案的共性外，还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例，在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时，归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据；如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料，涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。

1．2成套性

林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点，即围绕着一个独立的科研项目或课题形成，每一项都是相互关联，密切联系，记录了完整的科研项目活动。

1．3阶段性

由于有的林业科研项目周期长，可以根据项目需要，采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就可以将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去，这样的方法既利于收集、整理，又科学、有序。

1．4保密性

林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林业建设真实记录，在某些方面具有专属性和独创性，属于国家和单位的知识产权保护范畴，必须得到尊重和保护，要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育，定期研究和审查林业科技档案的内容，适当调整保密范围和密级，确保林业科技档案与科技资源的安全。

2林业科技档案管理存在的问题

2．1档案管理模式传统

林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证，又是林业生产活动必要的参考和依据，在林业生产活动中具有重要作用［2］，但长期以来，由于受传统模式的影响，林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，档案管理现代化水平低，很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。

2．2科技人员存档意识淡薄

部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄，只重视科学实践活动和科技成果论文的发表，轻视档案资料的收集，没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分，是项目验收的重要依据，有的人上交档案的积极性不高，不能够主动配合档案管理人员工作，往往是等到检查验收时临时抱佛脚，致使档案管理难以顺利开展。

2．3管理人员专业水平不强

档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求，然而在部分林业科技单位，档案管理工作人员身兼数职，没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中，对科研项目本身缺乏基本了解和认知，仅凭个人经验进行分类，导致归档不完整、不准确、不系统，严重影响了林业科技档案收集质量。

2．4档案管理规范化程度不高

有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足，对科技档案资源运用不够，存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题，致使档案管理水平层次低。

2．5档案管理体系不完善

尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员，但管理体系不够健全和完善，缺少专业的林业科技档案管理制度，存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面，由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度，各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理，造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。

3林业科技档案管理的基本规范

3．1明确归档范围

林业科技档案管理有其自身的特点和规律，必须保证林业科技档案整理的规范化程度，切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同；各种载体的重要原始记录；各种检验分析报告、实验报告，专利申请的有关文件；设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料；科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明；推广应用方案，技术转让合同，协议书，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结，成果宣传报道等等。

3．2确定归档时间

归档时间的确定直接影响到归档文件的质量，决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目，一般采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目，可在该项目结束后进行归档。此外，有的林业科研项目不仅周期长，而且由若干子项目、子课题组成，这些子项目、子课题一般相对独立，可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为：按阶段归档；在一项科技活动结束后归档；按子项归档；按年度归档；随时归档。

3．3划定保管期限

林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。划分原则为：凡是具有长远利用价值的应该永久保存；凡是在一定时期内，具有利用价值的可以定期30年保存；凡是在较短时期内，具有利用价值的可以定期10年保存；凡是介于相邻两种保管期限之间的档案，其保存期限一律从长。

3．4注重日常管理

在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值，作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此，在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章，建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等，以严格的制度管人管事。

4强化林业科技档案管理的对策措施

4．1强化认识

作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分，是推动林业科技进步的必要资源；是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导，要重视档案管理工作，将所需经费列入单位年度财政经费预算，加大资金投入，不断加强基础设施建设，配备必要的硬件设施设备，建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外，林业科技档案工作专业性强，档案管理人员要强化认识，与时俱进，除了学习档案专业基础知识外，还需要补充林业科技专业知识，不断提高综合管理水平。同时，有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训，抓好专业技术教育。只有这样，林业科技档案管理才会科学、规范、有序，档案信息化管理水平才会得到有效提高，档案开发利用才会便捷有效。

4．2完善制度

林业科技档案的开发利用，离不开档案管理制度的保障，相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据，结合本单位实际，按照林业科技档案管理规范和社会发展需要，建立健全相关制度，从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。

4．3加强应用

林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值，服务于现代林业建设与林业科技发展，服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点，善于利用已有的科研成果、科技档案信息，不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动，将实用的致富信息送到林农手中，为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际，围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成，通过课题跟踪服务，使研究者及时获得攻克难关的资料，避免重复劳动，充分发挥好服务保障作用，使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。

4．4实现信息化管理

档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措，各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划，使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流，从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手，积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术，将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中，从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。

4．5建设相对稳定的档案管理队伍

林业科技档案工作连续性强，档案管理人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作，增强他们的责任感，充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求，不断加强人才队伍建设，培养一批有专业知识，有专业技术的人才充实档案队伍，安排相对固定的人员管理林业科技档案，以保证档案管理工作的延续性，从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。

4．6完善档案管理体系

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1 数字化信息化的事业单位档案管理特点

1.可以适当提高工作效率，使得档案部门能够最大程度降低使用的成本。使用计算机可以得到所有档案信息，每个单位的档案系统中能够找到各种所需的档案资料，减少了档案查询的流程同时节约了大量时间，从而工作效率得到最大程度的提高。数字化的档案管理具有一定的及时性和准确性，使得日常工作更加方便。比如一些相关人事的档案，当单位中有较大的人事改变时，进行人事统计工作时就要整理不同时期的人事资料，最近的人化是很难得到实时的信息。档案数字化很好的解决了这些问题，实行数字化管理对各种情况都能及时的记录，对今后的各种需要查询的内容提供了方便，节约了时间同时提高了效率。由于数字化档案管理本身的特点降低了很大部分的维护开支费用。长期使用的纸质档案非常容易受到损坏和丢失，将档案的信息全部数字化后可以长久的进行保存，并且具有足够的安全效果。

2.政务公开化使得政府树立良好的形象。事业单位使用数字化的档案能够及时的公布相关信息，使得国家相关部门能够更加便捷的对档案进行统计研究，同时使得老百姓对各种档案文件可以查看，形成一种公开透明的政务管理工作，群众更加信任事业单位，也符合新时期实行阳光政务的发展要求，达到科学合理的使用各种网络信息的目的。

2 事业单位档案管理工作的现状

1.事业单位没有充分认识到档案管理工作的重要性。档案管理工作就是对大量资料和文件的归纳、整理和存储。因此大多数事业单位认为这对企业的发展有积极的影响作用，出现不认真对待各项工作的现象，逐渐形成一种散漫的工作态度非常不利于事业单位档案管理工作向着更好的方向发展。这些简单的档案管理任务可能并不会给企业带来什么盈利的机会，但是其对事业单位内在的影响是非常巨大的，甚至会使事业单位受到各种好的社会服务评价，使得事业单位在今后能够健康持续的发展下去。所以必须不断提高人们对档案管理工作重要性的认识。

2.档案管理的程序不够健全。因为存在严重的轻视档案管理工作的现象，使得很多事业单位中档案管理的程序有很多的不足有待解决，并且有些事业单位中档案管理工作是一片混乱的现象，从而使得档案管理工作一直处于一种低级的管理水平，档案管理工作长时间得不到正常的改革和发展，处于落后的状态，一些档案不能进行及时的更新，严重的影响了档案管理工作今后的发展，也使得事业单位的发展速度缓慢。

3.处于档案管理岗位的人员没有正确的态度对待自身的工作。出现这种现象的重要原因还是事业单位对档案管理工作的不重视现象造成的，档案管理人员无法感受到自身工作的重要性。长期下来档案管理人员的态度越来越不端正，有些工作人员甚至应付自身的各项工作任务，对档案管理工作的工作质量造成了很大的消极影响作用，人员在工作中经常出现差错，严重降低了工作的质量和效率水平，事业单位根本无法更好的发展各项档案管理工作，同时也阻碍了事业单位的创新和改革发展。

3 新形势下事业单位档案管理工作的创新

1.充分认识到档案管理工作的重要作用。要想大程度对事业单位档案管理工作进行提高，对工作人员理念的教育是非常重要的，认识到档案管理工作的重要作用是发展的基础。首先应该从领导阶层入手，教育他们认识到档案管理的影响作用，然后对基层的管理人员进行相关知识的宣?骱凸嗍洌?最终使得整个事业单位的人员都形成一种对档案管理工作的重视和认真的态度，使得档案管理工作能够更好的发展。

2.使得档案管理的各项程序得到改进。要想更好的提高事业单位的档案管理能力，开始要对档案管理人员进行教育，使之形成正确的工作态度，认真耐心的做好本职的各项工作任务，然后对充分认识到档案管理工作中存在的众多不足和问题，对档案管理程序不断的完善和改进。就当前的档案管理发展情况来看，事业单位的档案管理工作是一种非常落后的状态存在，造成这种现象的原因很大程度取决于档案管理工作的各项程序中存在的问题。为了适应未来时展的需要，必须要对事业单位的档案管理体制进行科学的创新和改进，一方面对事业单位的档案管理程序进行改进。一个科学、规范的事业单位档案管理程序，才能体现出档案管理工作的价值和意义，从而使得事业单位能够更好的发展进步。

3.对档案管理人员的综合素质和整体水平进行提高。事业单位中的档案管理工作并不是对一些资料的简单整理过程，要有专业的管理人员的全面指导和管理。新形势下可以看出，大多数档案管理人员并不具备一定的档案管理经验和知识。所以，最重要的是培养工作人员形成熟练的专业技术水平。通过多种方式对事业单位档案管理人员进行必要的培训和教育工作，形成更加扎实的专业能力。更好的完成事业单位的各项档案管理工作，为事业单位今后的更好发展打下坚实的基础。

4.跟随时代的发展和进步，完善对信息化档案管理机制的使用水平。信息化的档案管理机制具有节省时间、资源的作用，使得各种档案信息能够公开化和透明化，部分档案信息社会群众可以随时通过网络进行查看，信息的传递过程更加快速、高效，同时也为今后管理层更好的管理事业单位提供有效的保障。

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【关键词】 电算化会计档案； 特点； 注意问题

电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案治理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、电算化会计档案的特点

与传统的会计档案相比，电算化会计档案一般具有如下几个特点：

一是电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，如果保存不当容易遭到破坏。

三是电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

四是电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

五是电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

二、电算化会计档案包含的内容

（一）机制会计档案

包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

（二）机读会计档案

包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据和会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

（三）计算机系统档案

包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

三、对电算化会计档案生成的管理控制

（一）机制会计档案生成的管理控制

1.机制会计凭证类生成的管理控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。

机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

2.机制会计账簿类生成的管理控制。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。

3.机制财务会计报告类生成的管理控制。企业的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。

（二）机读会计档案生成的管理控制

机读会计档案只能以电子数据状态保存，通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门同意后，企业采用磁性介质等存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理办法》第12条也规定，“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。

目前，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。

对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本的会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。

尽管软盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而一些大型企业则有必要利用现代信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方法。

四、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：

（一）要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

（二）电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏

在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

总之，财务电算化管理信息系统是企业基础性的管理系统，财务管理是企业管理的重点，是企业管理信息化的核心，是企业特别是各级领导关注的焦点。电算化是以会计档案管理、经营控制、经营决策为目的，与计算机技术良好的融合，掌握企业控制和管理活动所需信息数据应用流程，充分利用计算机快速提供信息能力和会计信息加工效率，为企业经营控制和管理决策提供满意的服务。

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广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点:

1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。

3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。

4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。

二、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题:

1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。

2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题:

①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果; ②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所:

③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点;

④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换;

⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应注意如下问题:

(1)对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有:

①用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。

②操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。

③数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。

(2)对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点,在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号,保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。

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【关键词】高校图书馆；档案管理；必要性；特点

档案是历史的一部分，通过史料记载一些重要内容，记录人类活动的实践信息资源。而高校的图书馆可以提现一个学校的办学资质和能力，是高校重要的教辅机构，具有特殊的作用。高校图书馆档案是一种重要的文献资源，记录着重要的信息，也是图书馆工作的重要部分。图书馆档案主要是图书馆的工作人员在不同的活动中留存的有价值的资料，对图书馆工作不同阶段的发展轨迹的全面、系统的记录，为图书馆工作的实践成果提供考证依据，见证着图书馆的发展历史。

1.高校图书馆档案管理的必要性

图书馆档案是一种文献资源，具有多种记录形式，包括文字、图表以及声像等多种形式的记录，是图书馆长久发展的重要财富。高校图书馆对学校的众多部门的有价值的文件材料进行统一管理，包括移交学校档案馆保存的档案和图书馆自存的档案两个部分。图书馆档案管理，具有重要的意义。

1.1高校图书馆档案记录着图书馆的发展和演变。目前，我国的高等教育逐步普及，高校进行大幅度的重组和整合，尽可能地实现教育资源的合理高效利用。而且，由于我国的学生数量在逐年减少，需要高校进行合并，进行教师资源的优化整合，加强对教师队伍的培养，不断提高教师队伍的质量。在高校的重组和合并中，对于不同时期的的图书馆档案材料进行整理，可以留存图书馆的发展历史，体现这些材料的宝贵历史价值。而且，图书馆档案材料也是对图书馆工作的准确记录，使图书馆工作具有延续性的价值。

1.2高校图书馆档案管理反映图书馆管理水平。高校图书馆档案记录图书馆的各项活动的有价值的文件材料，实现图书馆的基本职能。档案管理是高校图书馆管理的一个组成部分，将档案进行科学、规范的管理，可以使有效的信息进行长久的保存，发挥长远的作用。而且，高校图书馆档案管理的好坏，可以充分反映出图书馆管理工作的水平和管理工作轨迹。有利于图书馆的决策者根据档案顺序信息及时发现和解决问题，从而改进决策工作，提高图书馆的管理效率和管理质量。高校图书馆档案管理工作的实施，使图书馆的工作有据可查，有助于树立良好的图书馆形象。

1.3高校图书馆档案为图书馆学研究提供可靠依据，新生入馆教学的教材。高校图书馆档案有助于记录各个阶段和时期的组织机构和科研成果，为工作人员研究工作提供一定的可靠依据，方便图书馆工作人员进行业务探讨和学术研究，提供重要的原始材料。而且，高校图书馆档案全面地记录着图书馆的发展历程、对于藏书的规模改善、现代技术的引入以及管理制度的改善等。对于图书馆借阅环境和借阅手续都要尽可能地改进，在进行新生入馆教学中发挥重要的作用，从而吸引新生积极利用图书馆的优秀资源。

2.高校图书馆档案管理的特点

2.1非全宗性。全宗就是某一个单位工作全过程的档案材料，而图书馆档案是一个完整的文献材料集合，不能在行政和人事等机构独立开展活动，所以高校图书馆档案不能构成一个全宗。高校各项工作都有相关部门来管理，行政由学校进行统一管理，财务有财务处进行管理，人事档案可以由人事处进行统一管理，因而图书馆档案具有非全宗性。

2.2针对性。由于学校的管理是个巨大的系统工程，比较复杂。学校的各个行政部门都会下发不同的材料和通知，图书馆不能进行全部的保存，会造成档案管理内容较为极其复杂，不具备合理的针对性。而且，学校机构设置较为复杂，不同的部门都有各自的管辖范围，对于组织和宣传的内容都不同，有些材料内容与图书馆无关，可以直接交由校档案室进行整理和保存。对于涉及图书馆工作的文件和材料需要图书馆进行及时的存档，充分反映了图书馆档案的特性。

2.3从属性。图书馆档案是高校档案室的下属管理单位，接受高校档案室的直接统一管理和工作指导。对于图书馆档案的内容设置，多半来自于学校档案的复制品，就是学校图书馆的相关文件资料。而且，图书馆档案的文件也有部分需要移交到学校的档案馆存档，关于图书馆的发展规划、会议记录以及工作总结等。这些材料是互通的，需要相互留档。

3.针对高校图书馆档案管理的特点，提出加强高校图书馆档案管理的措施

对于图书馆档案管理工作，从其诸多的特点考虑，高校档案管理的作用巨大，需要加强高校领导的关注，充分发挥高校档案管理的优势，将档案工作不断完善。

3.1高校领导需要重视图书馆档案管理工作，提高档案管理人员的素质。图书馆为学校辅助教学提供重要的保障，因而需要高校领导的重视。只有领导者重视了档案管理工作，才能为档案管理工作进行指导，促进业务工作和档案管理工作的结合发展。图书馆档案管理人员的素质也较为重要，需要指派专业的人员进行档案管理工作，加强相关档案管理知识的培训，而且要与高校档案室之间进行紧密的联系，对档案室的业务之间进行紧密联系，促进高校档案管理工作的高校开展。

3.2高校图书馆档案管理要建立合理的管理体制。高校图书馆是二级工作单位，也是高校档案管理的重要部门。由于高校图书馆档案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理体制，要符合本馆的工作实际。在图书馆档案管理中，也要进行合理的资源整合，对于一些与图书馆工作联系不大的文件资料不需要保存，交由特定的部门进行管理，从而体现出非全宗性的特点，突显出图书馆档案的特色之处。合理的管理体制具有高效的制约力，可以促进档案管理工作的有效进行。

3.3高效图书馆档案资料体制针对性特点。高效图书馆档案资料管理本身就是一个复杂的工作，重要的文献资料繁多，资料管理不能讲求细和全的观念，需要有针对性地整合与图书馆工作相关的档案资料。最重要的是要进行资料的准确分类，根据图书馆的实际情况进行多项分类。在科学分类的指导下，才能将档案的内容展现出来，从而准确真实地记录图书馆的发展历程。不能追求一概而论的模式，将图书馆档案的范围过分扩大，会造成工作的冗杂而没有效率。

3.4引入电子信息技术，将纸质档案和电子档案进行同步管理。目前，图书馆工作已经进入了一个现代化的范畴。档案从单纯的纸质向大规模的电子档案发展，促进了高校图书馆档案的长远发展。由于传统的纸质档案在管理上受到很多的制约因素，例如温度、湿度以及防蛀虫等，纸质档案的质量存在一些不确定因素。所以，在现代化的信息技术的支持下，有效地改变了纸质档案的局限之处。然而，电子档案也存在自身的不足之处，在档案信息输入电脑程序过程中存在很大的不确定性和可变性，所以档案的原始性很难考证。而且，一旦电脑设备受到攻击，会影响很多的档案资料的作用。所以，将纸质档案和电子档案进行结合，才能促进新的管理模式的创新。

结束语

高校图书馆档案管理是图书馆工作的一个重要部分，也可以有效地支持图书馆多项工作的开展。所以，树立正确的档案管理理念，建立完善的档案管理制度，加强管理人员的专业培训，提高高校图书馆档案管理人员的素质，从而促建档案管理工作的现代化发展和完善图书馆事业的发展。

【参考文献】

[1]张芳.论高校图书馆档案管理工作的特点[J].内蒙古科技与经济，2010（10）.

[2]刘阳.高校图书馆档案管理浅论[J].中国科技信息，2011（11）.

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关键词：水利档案特点加强档案管理

中图分类号：TV文献标识码： A

水利档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果，是国家和人民的宝贵财富, 是水利科技工作者辛勤劳动智慧的结晶。它将为今后的水利建设提供重要的信息资源，是整个国民经济建设和社会发展的决策依据之一。

一、水利档案的特点

水利档案除与其它专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还有其固有的特点。

（一）内容综合性强

水利为国民经济建设和社会发展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生态保障，它牵涉到工业、农业、电力、通信、交通、市政、环保等各个方面，水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、地质、气象等紧密联系，涉及多专业、多学科，工作面广，内容繁杂。由此而形成的水利档案也就具有多元性和很强的综合性，不仅是某一学科的信息反映，而且是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。

（二）形成时机性强

水利工作是人类改造自然的活动，必然要受到自然规律的制约和影响，因此一年四季都有其特定的工作内容，如夏季防汛抗旱，冬春季节开展全面岁修工程建设等。在这些工作过程中所形成的大量档案，特别是汛期一日多变的水文、气象数据以及因防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等都具有形成时间短、季节性强的特点。

（三）原始数据价值大

人们在同水的长期斗争中积累了大量的原始数据，如水文资料、地质资料、气

象资料等。规划、设计、施工管理等需要多年的水文、气象资料，需要在原始积累的基础上逐年延续，因此这些资料年代越长，价值越大，一旦遗失将无法再生。

（四）形成周期差异大

根据不同的工程效益、水文地质条件、河床演变情况、险情隐患以及其它因素所确定的水利建设工程，周期长短悬殊较大。一般的江河护坡工程以及农田水利工程通常仅需要几个月即可完成，而大型的河道工程、水库、闸坝建设则需要几年或更长的时间才能完成。施工周期长短不同，就必然使得相应工程建设中有关档案的形成周期产生很大差异。

二、水利档案的作用

水利档案源于人类的治水实践，也服务于人类的治水工程。水利工程在建设过程中形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。尤其是一些大型水利工程项目，随着时间的推移，其档案资料的利用价值也越来越高。因此,认真利用、管理好水利档案,使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用,更好地为水利事业服务是非常重要的。

三、水利档案的管理

做好水利档案管理工作必须要从以下几个方面做起：

提高领导的档案意识

领导重视是管理好档案的关键。水利部门各级领导要加强对水利档案工作的领导，把水利档案工作纳入本单位的发展计划，列入单位达标的内容进行考核，解决好水利档案工作的人员配备、经费、库房、设备等问题，使档案工作能真正发挥其职能和作用。

（二）提高档案管理人员的整体素质

水利档案管理人员不但应具备良好的思想政治素质和较高的档案学知识，还应对水利专业的相关知识有较多的了解，这样才能具备相应的管理能力。如在繁杂的文件材料中分清性质类别，确保文件材料之间的有机联系；能及时收集材料，能变单向收集为双向收集，使各部门主动送交那些已经失去现行效用而转化为档案的文件与材料。主管部门应组织档案管理人员进行短期培训，学习有关档案管理的标准、规范等；主管部门也应组织不定期的检查、交流活动来不断拓宽档案管理人员的视野。

（三）建立水利档案管理网络

建立水利档案管理网络就是把分散的档案进行整体管理，做好水利档案工作的组织保证。建立网络的原则：一是覆盖范围要大，即相关业务部门均应有专人负责本部门文件的收集、归档工作，尤其是临时机构及外部施工点更不能疏漏；二是人员要精干，职责要明确；三是专、兼职相结合，由行政办公室负责综合协调管理。基层单位的档案管理网络与上级主管部门联网后，可随时接受业务主管部门的指导或提取有关信息，并把本单位的信息及时反馈给上级主管部门。

（四）认真开展档案业务工作

一是档案收集要及时、完整。只有完整、准确、系统的档案才能满足工程建设对档案利用的要求。依据水利档案形成的特点，基层单位必须区别不同情况，确定相应的收集方法，以保证档案的完整性。对于那些形成周期短、时间性强的档案要做到及时收集，避免因时间上拖拉而造成的内容混淆、遗缺降低档案质量；对于形成周期长的档案，则应明确划分收集的时间区段，可以根据具体工作内容来划分，也可以根据工作阶段来划分，从而达到整体档案形成的完整性。二是制定符合水利档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定。三是主动提供服务。基层单位档案管理的目的是将广大水利工作者劳动智慧的结晶变成重要的信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

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1、过去企业档案的类型及特点

过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。

1.1数据型档案

所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的都是纸质凭证；

(2)各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；

(3)这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载的思想进行管理。

1.2信息型档案

所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的都是纸质文档；

(2)有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；

(3)档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。

1.3知识型档案

所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。

如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的大多是纸质文件；

(2)有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型；

(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。

1.4各类型档案对管理的要求

从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：

(1)“历史”数据型文档

在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理

(2)电子文字信息型文档

在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理

(3)数字图片信息型文档

在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理

(4)知识型文档

在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理

2、今后企业档案的类型及管理特点

由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化

2.1档案来源多样化

(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；

(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化

(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频

2.2档案依然有数据型、信息型、知识型

在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。

今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：

(1)数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理

一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。

再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。

(2)信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理

有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。

2.3档案处理的个性化、专家化

由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。

专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。

2.4档案应用的及时化

未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。

3、企业档案知识资源管理的目标

经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。

3．1、档案管理必须上升到知识资源管理

作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：

解决目前企业档案管理存在的问题

以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人 才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。

通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。

真正发挥企业档案知识的作用

档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：

(1)决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；

(2)岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；

(3)新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；

(4)企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；

(5)企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。

以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！

3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略

任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。

支持企业人才战略

企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。

支持学习型企业组织建设

对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。

支持企业跨地区指挥管理

今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。

支持企业员工跨地区协同工作

除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。

3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础

企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。

但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：

知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口

其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。

知识资源管理要成为企业知识管理的先导

先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。

3.4知识资源管理的具体目标具体

上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：

(1)档案管理知识资源化、信息化

这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；

(2)知识资源及时支持领导决策

这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；

(3)知识资源及时支持员工学习

这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；

(4)知识资源及时支持员工工作

这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；

(5)知识资源管理IT平台化

从上述目标也看到，知识资源管理必须依托IT网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；

(6)知识资源管理的安全化

即确保知识资源是安全的。

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1、引言

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。

2、建筑工程档案的特点

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。具有分散性、复杂性、继承性、时效性、全面性、真实性、随机性、多专业性、综合性等特点。

2.1 复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，涉及的建筑材料种类繁多，施工工艺比较复杂等，导致建筑工程文件和档案资料的复杂性。

2.2 时效性。建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性，工程文件和档案生成后，要及时移交到有关部门，否则如果有关部门可能不予认可。尽管随着施工工艺、材料、设备的不断更新，管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随之衰减，但仍可以被借鉴，以避免再次出现类似问题。

2.3 真实性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，是该项工程实体的真实写照。只有建设工程文件和档案资料全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值。

2.4 综合性。建设工程项目常常都是涉及建筑、消防、电力、电信、市政等多个专业、多个工种的综合系统的工程，是多个专业和单位的文件档案资料的集成，因此具有很强综合性。

2.5 实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，通过档案，可以全面了解工程建设情况。

2.6 单一性。每个单项工程档案资料都是唯一的，独立的，不能与其他工程项目混淆使用，这是工程档案最突出、最重要的特点。

3、建筑工程档案管理中存在的问题

3.1 档案材料不完整。工程项目归档率偏低，材料不完整，甚至部分工程项目根本就没有工程档案。

3.2 缺乏复合型档案管理人员。档案管理人员专业水平参差不齐，缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

3.3竣工档案移交不及时，不能够及时将档案资料移交给档案管理部门。

4、建筑工程档案有效管理的措施

4.1 思想上要重视。工程建设中普遍存在对工程档案管理工作不太重视的情况，在工程即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。为此，我们必须加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作，认真进行督导检查，加强业务指导，引起各有关方面的重视，避免大量工作的堆积及档案的缺失。

4.2 建立健全档案管理制度。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，在工程立项开始就应制定相应的档案管理制度、措施，明确工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。

4.3 把好竣工验收关。在进行工程竣工验收时，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。工程竣工验收时，严格按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，查遗补漏，使竣工材料做到真实、完备。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不予办理竣工验收备案手续。

4.4 提高档案管理人员的素质。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

4.5 充分利用现代化档案信息管理手段。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。

4.6 及时做好变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的变更、修改、作废等增减变动情况做出相关记录，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性。

4.7 强化开发利用。开发利用是城建档案的价值所在，城建档案的开发利用工作，就是通过各种有效的方式和方法，提供和开发城建档案信息资源，充分发挥城建档案的依据和查考作用，发挥城建档案的技术效用、社会效用、经济效用。

5、结束语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间，为工程档案管理工作提出了更高要求。我们应积极学习和借鉴先进建筑工程档案管理经验，充分发扬自身优势，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献

[1]蔡金墀、张玉平主编：《建筑工程资料管理规程》DBJ01―51―2003。

[2]谢咸颂、陈锦平：《建筑工程资料管理》；化学工业出版社；2009年9月1版。

[3]中华人民共和国建设部；《建设工程文件归档整理规范》；中国建筑工业出版社；2002年5月。

[4] 陈淑义，徐素英《建设工程竣工资料质量问题与对策》，山东冶金。

篇11

Abstract: Highway science and technology archives is a real record of the highway engineering construction planning, design, construction and other activities, scientific utilization of highway science and technology archives, is the basic guarantee of highway development, construction, maintenance and operation of the highway. Science and technology archives is a kind of limited, valuable information resource, how to strengthen its management strategy, it is placed in front of each road archives personnel major issue.

Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中图分类号:U415 文献标识码文章编号

一、公路工程科技档案资料的内容 1.综合性文件资料 主要包括上级批准文件；计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。 2.公路工程及水、电、设备安装工程施工文件资料 主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料抽检记录及各项试验资料;隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

二、公路工程科技档案的特点分析 1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。 2.真实性。工程科技档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照,是公路工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。 3.实用性。工程科技档案是该工程最原始的记录,通过档案,可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、公路工程科技档案管理需要解决的问题 1.档案材料不完整。档案材料不完整是公路工程档案存在的主要问题。 2.缺乏统一的管理模式。从科技档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程科技档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。 3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、严格公路科技档案管理制度 1.思想上要重视工程档案管理工作 工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对公路工程科技档案在思想上重视程度不够。 2.建立健全科技档案管理制度 是做好公路工程科技档案管理的基础。为了加强对公路工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定，结合公路戒备实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。 3.严格把好竣工验收档案资料质量关 工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

五、加强公路科技档案收集力度 工程施工文件一般都是按阶段形成的。科技管理人员应围绕各个施工阶段的工作特点开展收集工作。 1.按施工阶段分期分批收集归档，对一些中小型工程，可在工程结束后一次收集归档;大型工程可按施工阶段分期分批进行收集归档。公路工程的施工一般要经过前期准备，设计施工和竣工验收等几个阶段。最关键的是科技档案部门要了解施工项目，完成时间，计划安排，工作进度以及科技文件材料的形成、积累情况等，以便有计划、有步骤地开展收集工作。 2.跟踪进行收集。为保证科技档案收集的完整性，档案管理人员要与各业务科室紧密配合，掌握各业务科室的任务。在一项科技项目结束或告一段落时，要及时催促该项目负责人和负责移交的科技人员进行交接工作。移交部门要根据规定，造册逐项登记，并由项目负责人检查是否遗漏，防止有些资料和数据留在个人手中，占为己有或认为无保留价值而随意弃之。

六、加强业务指导，强化公路科技档案的利用方式 1.业务指导要到位。首先可以从提高基层信息员的认识入手，站在时代的高度，增强信息员的历史责任感，培养信息员对历史责任的工作作风。其次，通过业务培训、专题讲座、传、帮、带等形式提高信息员的业务素质。以解决信息员能力偏低的问题。此外，还可以通过典型示范，检查评比等方法，激发科技档案信息员不断提高业务素质和工作能力的主动性和积极性。 2.提供阅览，便于科技档案的周转。科技档案部门在指定的场所接待用户阅览档案，阅后立即归还。阅览的方式对于科技档案室来说，可以分为本单位用户阅览和外单位用户阅览两种;有条件时，阅览室也应当分设。阅览的方式有利于保护科技档案的安全和提高。科技档案的利用率，便于科技档案的周转，利用者调卷数量不受限制。在阅览室为利用者提供利用，是科技档案利用的最常见的方式;既安全、经济又划算，为建设公路维护、扩建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技档案为公路建设提供依据。高速公路建设飞跃发展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基础上，维护、扩建、拓展、建设施工，而原始的数据、图纸、底图和隐蔽部位的详细记录就是重要的依据和基础。这种依据是真实的、可靠的、实用的、准确的，是其他因素无法代替的。

七、强化公路科技档案信息化进程 1.为了保证科技档案工作的质量，一是要切实加强科技档案队伍政治思想建设，建设一支政治思想过硬、政策水平强、业务素质高的科技档案工作队伍是非常必要的。二是要对档案管理人员的角色重新定位。科技档案管理人员是信息资源的管理者，不但要具备科技档案管理专业知识，还要具备计算机信息技能，以应对数字时代信息量巨增的局面，更要掌握市场经济，法律，电子档案管理知识，从而适应社会对科技档案工作越来越高的要求。三是要加强对科技档案工作人员的爱岗敬业教育，开展科技档案管理人员定向培训。不断提升科技档案的管理水平和服务水平，使档案管理人员有针对性地更新自己的知识结构。为公路科技档案管理注入新的活力，为和谐社会建设做出新的更大的贡献。 2.强化科技档案管理的信息化进程。一是加大科技档案信息化建设的投入力度，加强对科技档案管理人员的计算机知识培训，为全面推进公路科技档案管理信息化管理创造条件。二是充分运用现代化管理手段积极开展公路科技专项档案信息化管理系统，建立科技档案信息库，把科技档案资料全部纳入信息化管理范畴，特别是对现场施工记录和后续维修记录，尽量做到直接录入计算机，对公路科技档案资料进行数字化加工，为全面实现科技档案管理数字化、信息化奠定基础。加快实现科技档案资料的计算机存储和网格查询检索。三是建立健全公路档案资料数据库，充分利用现代化管理手段，不断提高科技档案资料的开发利用效率和水平。

八、结束语 档案工作者无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，努力做到人无我有，人有我优，人有我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案工作的持续快速发展。

参考文献 ：

［1］耿晓晶.加强高速公路工程档案管理的一点认识［J］.黑龙江档案，2011，（2）.

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(一)公园档案的载体具有多样性。公园的档案在保存时不只是局限于文字和图表，还有录音带和图像等。而伴随着信息化技术的不断更新和发展，公园档案的保存形式和载体越来越多元化，尤其是影视资料，体现出了一种声形并茂的完美状态，并在很大程度上为公园档案的管理工作提供了便利性。(二)公园档案的来源具有广泛性。公园的档案并非只是公园本身，也来自于其他相关的各类不同资料。可以说来源十分广泛，这不但增加了公园档案的收集和整理工作的难度，还给公园档案管理工作的进行带来了一定的挑战。(三)公园档案的保存具有针对性。公园档案本身具有很高的使用价值，这主要是由档案的内容决定的，其中很多公园档案内容一旦遭到严重破坏，就再也无法得到弥补，尤其是录音和音响等，受到损坏之后就不能再复制了。所以说公园档案的保存具有针对性，必须引起管理部门的高度重视。

二、公园档案管理工作的作用

公园档案管理属于国家档案的一大组成部分，而其中公园人事档案切实对职工的公园工作实际情况作了详细的描述和记录，能够切实反映公园工作人员的工作经验、工作能力、管理能力、思想素质、职业道德等等全方面的情况。这在很大程度对于公园进行人力资源的潜能发掘有着非常重要的现实意义，也可以说公园档案管理能够为公园制定建设规划、人才发展计划以及专业的发展方向提供更多的帮助和建议。公园的绿化档案是进行日常公园业务和工作的重要依据，也是公园进行科学合理的规划建设的主要凭证。最重要的是公园的绿化档案本身还具有一定的经济效益，而且十分可观。公园的绿化工作部门想要规划建设新项目，或者是改建扩建，都需要公园的绿化档案提供真实可靠的资料。所以，必须加强对公园档案管理工作的高度重视，这样才能进一步促进我国公园工作的全面开展。

三、档案管理人员应具备的基本素质

(一)职业道德素养。公园档案管理工作人员必须要充分认识到档案管理工作的重要性，才能加强自身对公园档案管理工作的重视。而由于公园档案管理工作过于单调且繁复，再加上是一项需要非常有耐心的工作，所以档案管理工作人员要保持一个甘于平凡、不燥的心境，这样才能够把档案管理工作做到最好。同时，档案管理工作需要将生活中的大部分事件记录下来，这就需要档案管理工作人员要具备良好的职业道德素养，才能将自己岗位上的工作做好。(二)政治素养。档案管理工作实际上是一项非常隐秘，且带有一定政治性的管理工作。而公园的档案管理工作涉及到公园和国家的重要机密，所以档案管理工作的相关人员必须具有非常高的政治素养和法律素养，这样才能保证档案管理工作的安全进行。这就要求档案管理工作人员要加强自身的政治学习，对国家和党的一些相关法律法规体系做到深入学习和了解。在学习了国家的相关理论知识的基础上，进一步提高自身的政治觉悟和政治素养，最起码要做到能够保证档案管理工作的有序进行，并避免有害行为对档案管理工作造成影响，促进公园档案管理工作的顺利开展。(三)专业素质。档案管理工作人员不仅需要掌握扎实的专业理论知识，还要具备过硬的档案管理经验和能力。公园档案管理工作对工作人员都有具体的规定和要求，在上岗之前要接受培训，还需要将他人的档案管理工作经验进行总结，并学习和借鉴，以全面提升自身的专业素质。这样才能做到在公园档案管理工作过程中保持良好的心态，进而将档案管理工作完成好。

四、加强公园档案管理的对策建议

(一)建设健全的公园档案安全保障体系。公园档案分为电子档案和纸质档案两大部分，虽然在现代化和信息化的今天，电子档案管理具有很强大的优势，但是与纸质档案相比，电子档案也存有一定的薄弱环节。因此，公园的档案管理工作部门应该根据公园电子档案管理的特性，对其进行具有针对性的保护，并且按照分层实施和均匀防护的原则建立公园档案安全防护体系。建立安全防护体系不仅能够通过为计算机安装防火墙和杀毒软件，进而达到安全防护的最终目的，还能够防护电子公园档案系统，安装保护和加固软件，以避免电子公园档案受到侵害。所以说建立健全的公园档案安全保障体系是十分有必要的，也是顺利开展公园档案管理工作的安全保障。(二)提高公园的档案管理标准化。公园的档案管理工作的标准化管理，主要就是指计算机系统的标准、网络通讯和数据库的标准，这样的标准化管理能够有效实现最新信息的共享，从而减轻或者是避免在公园档案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，节省大量的成本。而提升档案管理的标准化和科学化水平，需要档案切实根据实际情况制定与公园档案管理相关的规范制度，为档案管理工作提供更有力的保护和屏障。实际上档案管理工作的一大主要任务就是健全档案管理制度以及相关的机制等，以便于帮助人们充分地认识和了解档案管理的必要性和重要性，从而为档案管理工作的顺利进行提供制度保障。(三)提高公园档案管理员工的综合素质。公园档案管理人员是档案管理工作中最重要的组成部分，所以必须重视对公园档案管理人员的综合素质的考察。在管理工作人员入职之前，必须对其进行严格的审查和考验，对那些专业知识不足、专业能力较低、相关理论知识不精以及素质较低的应聘人员应该婉言谢绝，而是应该录取一些高素质和高能力的档案管理工作人才，也只有如此，公园档案管理工作才能更快、更好地发展。对于已经在职的公园档案管理工作人员，应该定期组织他们积极参加培训，接受继续教育，尤其是长时间在档案管理部门工作的员工，应该尝试着接受更多的新知识，接受更多的新技术，提高自身的专业技能和专业素质，全面提升公园档案管理工作人员的综合实力和综合素质，以利于公园档案管理工作的开展。

五、结语

总而言之，档案管理工作的整体水平和质量在很大程度上取决于人，也就是档案管理工作人员。而作为一名公园档案管理工作人员，必须要在自己的岗位上行使自己的职责，努力完成属于自己的工作，为公园的档案管理工作作出最大的努力和贡献。这就要求公园档案管理人员做到遵守相关档案管理的规范制度，在档案管理工作中贡献自己的力量，从而为我国构建和谐社会作出最大的努力。

作者:孙毓 单位:长春市胜利公园

【参考文献】

［1］贾锐．浅谈加强档案管理促进企业发展［J］．现代经济信息，2015，24

［2］吴叶拉加．林场林业档案管理工作现状及建议［J］．北京农业，2015，24

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知识产权档案的特点

知识产权是指权利人对其所创作的智力劳动成果依法所享有的专有权利，它是一种无形财产，具有专有性、时间性、地域性、需要法定程序等特点，企业知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体，其特点是由知识产权的性质和活动规律所决定的。

1　从产生的范围来看，企业知识产权档案内容多、涉及范围广。按照知识产权的客体，知识产权档案包括商标档案、专利档案、著作权档案、商业秘密档案等。按现行的企业档案十大类分类方案，知识产权档案包含了科研档案，涉及产品档案、文书档案、会计档案、人事档案等多个门类。

2　从内容上看，企业知识产权档案具有成套性的特点，包括知识产权活动在创造、申请审批和登记、转化、保护、维权等各个环节形成的全部有保存价值的文件资料，这些工作一环紧扣一环，具有系统性，是不可分割的有机整体。

3　从形成的过程来看，企业知识产权的权利获得及有效期时间跨度大，具有渐全的特点，有一个动态的不断增加的过程，这是由知识产权的时间性、需要法定程序的特点决定的。知识产权的研发、创造与取得都需要历时一段时间，有些需要几年甚至十几年。知识产权取得后，它只有在法定的期限内才是有效的，我国专利法规定：发明专利权的期限为二十年，实用新型和外观设计专利权的期限为十年，在这期间，每年定时都需续缴年费。商标注册证为了保持其有效性，每满十年需要续展。商标注册证许可使用、注册信息的变更、争议裁定、商标侵权、商标的使用等情况，都会形成新的档案，而且时间上会不断地延续下去。

4　从管理和利用的方式来看，企业知识产权具有专有性的特点，因此档案有保护性要求。很多知识产权档案都属于企业的技术秘密和经营秘密，它们是众多竞争对手极为关注、竞相争夺的目标，可以为企业带来巨大的经济效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的竞争价值，因此应做好知识产权档案保护工作。

知识产权档案管理的措施

剑南春集团公司现有各项专利、商标、商标注册证、国际商标注册证及其他知识产权档案合计万余件。面对数量如此丰富的知识产权档案，分析其特点，加强科学管理显得尤为重要。

1　企业知识产权档案具有渐全的特点，应在知识产权管理工作中做到“三纳人”、“四参加”和“四同步”，根据归档范围将知识产权各阶段形成的文件材料收集齐全，包括电子文件的收集，并与对应的纸质文件同时归档。在知识产权立项时就应有档案人员参与，属于合作开发及技术引进项目的应将文件的归档要求写入相关合同；在该项目完成后，档案还会有增添或修改，应与档案形成的相关部门多交流、沟通，及时收集补充归档。

2　保持企业知识产权档案的成套性、完整性。整理档案应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系。属于同一知识产权的文件材料应集中在一起，不得随意分割开来，从而保证知识产权档案与知识产权活动的一致性，按档案形成时间先后顺序或重要程度排列，一案一卷或数卷。整理档案时，档案盒不宜装得过满，例如，商标注册证每十年就需要面临续展等情况，新增加的档案就无法放在同一档案盒内。若该盒实在已装满，可再组一卷，并在卷内备考表说明，使同一知识产权档案信息发生关联，方便查找。

3　科学分类。有的档案同行建议在企业档案十个大类后，再增加第十一类“知识产权档案类”，但笔者认为，对于知识产权档案形成时间久远、档案数量庞大的企业，这种方法并不可行。以剑南春集团公司为例，近万件知识产权档案已于过去二十多年规范地整理于企业档案的十个大类里，如果档案分类上发生变化，则牵一发动全身，引起相应工作的一系列变化，很多档案都需要整改，有些工作甚至需要从头做起，实在是一种浪费人力、物力和时间，又伤害档案实体的无效劳动。档案的分类方案宜保持长期的相对稳定，应尽量执行原有档案分类框架，可通过建立专题目录及在分类方案局部做一些微调处理来促使知识产权档案信息相对系统、集中。

商标、专利类档案概念明确，独立性较强，可放在产品档案类下综合类或在综合类下新增加一个类目，按知识产权档案的客体，设为商标类、专利类；著作权类档案对于企业来说包括学术论文、专著、工程图、计算机软件开发等；商业秘密类档案涉及范围广，我国《反不正当竞争法》规定，“商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采用保密措施的技术信息和商业经营信息。”因此企业应根据生产经营管理需要，明确商业秘密的归档范围。通常包括企业财务状况、投资计划、分配方案、客户名单、原材料进货渠道、产品销售网络、生产工艺、产品配方、新技术研究等需保密的各种文件材料。这些档案材料分散在文书、会计、人事、科研等各类档案中，可继续按原有分类方案将档案归人相应档案类别，随各类档案统一分类编号、整理编目，再通过建立专题目录，将属于不同职能领域的档案信息集中起来；科研类档案自身就是一个独立的一级类目，它包含于商业秘密档案，因此其分类整理和以前一致。

4　加强知识产权档案的保护。首先，完善企业档案的保密规章制度，增强员工的保密意识。将知识产权档案的保密管理措施写入企业档案管理制度，包括档案密级的划分，借阅的范围、权限和时间，查阅、利用的各项审批程序和手续，确保知识产权档案在管理和利用中不失密、不泄密。条件许可的话，宜将知识产权档案特别是商业秘密类档案进行专库专柜专人保管。同时应加强档案管理人员对知识产权相关法律、法规的学习及企业员工的保密教育，树立大家自觉保护企业知识产权档案的意识。其次，妥善处理保密与利用的关系。知识产权档案规范管理的目的是为了更好地利用，若只单纯地为了保密而将档案长期束之高阁，影响信息资源的有效开发利用，也就失去了其保密的意义，因此应将二者有机地结合起来，才能有效地推动企业发展。不是所有的知识产权档案都需要保密，只要档案内容的公布不侵害知识产权所有人的利益，就不需要保密，需保密的信息也有保密等级的划分、保密期长短的区别，应综合判断各种文件材料，该保密的必须保密，不该保密的不能借口保密影响利用。知识产权具有时效性，随着社会的发展和环境的变化，知识产权档案保密的等级、范围等也在不断发展变化，对超过时效期限的档案应组织鉴定，降低或取消密级，从而减少繁琐的利用、审核手续，方便档案利用者的正常利用。如剑南春集团公司为了保护自己的主营商标，避免不法商家抢注相似名称误导消费者，造成企业经济损失和形象破坏，注册了大量的保护性商标注册证，知识产权部门与公司沟通，这些注册证名称需要严格保密，但现在可以通过国家工商行政管理总局商标局网站查询已注册的商标信息，那么其名称严格保密的价值也就随之而降低。

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一、电子档案的概念与特征

“电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文档”。1这一概念揭示了电子档案的两个基本特征：

第一，电子档案是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。

第二，电子档案是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，符合内容、背景和结构三个要素的要求，要有特定的用途和效力。

电子档案这些区别于传统纸质文件的特点，对维护电子文件信息安全提出了新的要求。

二、电子档案的特殊属性

（一）内容与载体的可分离性

对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。

（二）电子档案是数字化形式

其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。

（三）对计算机系统的依赖性

正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

（四）快捷性、共享性、高密度性

在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。

（五）不稳定性及不安全性

由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

三、电子档案的管理措施

（一）电子档案信息安全相关的管理思想

科学的管理措施是建立在正确的管理思想的基础上的。在制定和落实电子档案信息安全管理策略的时候必须贯彻以下相关的管理思想：

1.风险管理思想

风险指的是由于某些不可预知的因素引发问题的可能性，风险管理就是识别风险并采取措施控制风险的过程。确立风险管理思想，实施风险管理策略，可有效降低威胁电子文件信息安全的风险。

2.前端控制思想

前端控制是现代档案管理理念的重要内容，以档案生命周期理论为基础，它把档案从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制是对整个电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在档案形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子档案管理系统的地区和机构，电子档案是在系统中生成和运转的，电子档案管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把档案生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的档案管理系统作为管好电子档案的先决条件。

3.全程管理思想

电子档案的全程管理是一种全面、系统、动态的过程管理，不仅涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法以及质量要求的完整管理，还要求整个管理体系的无缝连接，通过对电子档案生成、流转、利用、保管等每一项管理内容实施具体的过程监控，以便及时发现与纠正问题。

4.危机管理思想

危机管理思想是风险管理思想的补充，传统档案保护讲究的“预防为主，防治结合”的思想在现代电子文件安全管理中也是适用的。尽管我们尽最大努力保证电子文件信息的安全，但灾难还时有发生，因此，我们不得不对可能发生的灾难做必要的预防以及灾后的应急和补救

（二）电子档案信息安全相关的管理制度

电子档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。在各个环节，信息都有被更改、丢失、损坏的可能性，即使拥有完善的信息安全防护技术，也要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，必须建立涉及全过程的一整套科学、合理、严密的管理制度并完善监督机制和严格加以执行。

1.电子档案制作责任制度

制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。

2.电子档案及时积累制度

电子形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份。

3.建立和健全科学的归档制度

归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。

4.建立和执行严格的保管制度

归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。

5.加强和规范电子档案的鉴定工作

电子档案信息的特点决定了电子文件必须采用不同于传统档案的鉴定方法，运用双重鉴定法。在双重鉴定中，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。通过有效合理的鉴定，为维护电子档案信息安全提供质量保障。

6.建立电子档案的提供利用管理制度

电子档案提供利用的主要方式是电子文件拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记，并采取技术手段防止提供的内容被再复制。电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。