档案工作精细化管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案工作精细化管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：高校;档案监督指导;精细化管理

一、引言

精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。

二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状

为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：

（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。

（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。

（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。

（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。

（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。

三、高校档案监督指导工作精细化管理策略

（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。

（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。

（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。

（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。

（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。

（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。

（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。

篇2

【关键词】企业;档案工作;精细化;管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

［3］刘朝天.我们身边的经济学2011.我国的经济体质变革[J].企业的管理制度与监督机制:78-79.

篇3

疾控档案作为原始材料记录了在疾控过程中的历史面貌,也是国家档案管理重要财富的一部分,目前由于各级疾控机构对档案工作的认识不一,管理不科学,存在着以下问题:

(一)档案管理格局混乱、机构不健全各级防疫机构管理机制不健全,由于档案特点平时不起眼,有些机构没有把档案统一的习惯,各科室对工作中形成的档案单独进行管理,由于没有统一的管理标谁,档案分散在各科室或者个人手中,各科室根据自已主观的理解和实践进行管理。由于档案的经济效益往往不能直接在社会上反映出来,使得许多应纳入管理范围的材料没有存档,造成平时我们防疫工作中形成的大量珍贵的资料丢失。另外,一旦单位内人动或部门重组、解散,这些珍贵的信息材料就有可能丢失或毁坏,造成严重的信息资源浪费,对今后查看历史档案带来诸多不便。

(二)档案意识不强、档案利用率低一套完整的档案资料,不仅对历史防疫经验的借鉴和未来防疫工作的研究有很大的参考作用,而且对整个疾控工作学术科研和涉及到疾控执法标谁都是重要的参考依据。而在当前的疾控工作中,缺乏相关的法律法规和标谁支持,档案管理人员缺乏专业知识和经验,大多存在着重经营、轻档案的意识,也由于这种思想的影响,没有认识到日常工作中档案管理的必要性和重要性,对各类档案分界不清,认为存档只是例行公事,可有可无,对形成的档案是否符合今后需求都不做考虑,档案工作者普遍存在知识面窄、知识老化等,尤其是部分领导干部对档案管理意识不强,导致档案研究、利用率较低。

(三)档案管理工作硬件建设不完善根本谈不上专业的档案库房,也正是由于这种分开管理,对档案的存档和保护工作带来了很大的困难。近年来,科学技术的进步,计算机及网络技术在各行各业中得到广泛应用,而运用计算机及网络技术管理疾控档案的却较少,大部分的疾控档案工作仍依靠人工收集、检索,储存信息量小,不利于档案的利用和开发。

二.信息化环境下的疾控档案管理工作研究

由于全球信息化高速发展,我们应该清醒地认识到,档案信息化将成为未来趋势。疾控档案作为重要的信息资源,档案管理人员必须加强重视对档案的收集、整理以及研究,为疾控工作提供快速、精谁的档案信息,要充分发挥档案这一重要历史资料的参考、凭证与宣传作用,以确定档案在疾控日常工作中的重要地位。对于在信息环境下如何做好疾控档案管理,笔者提以下几点意见供其他疾控档案管理人员参考:

(一)建立健全档案管理工作网络机制

疾控站档案管理,也是一项科学管理,在疾控系统还是新的技术工程,亚需建立和完善管理长效机制。俗话说得好,“没有规矩,不成方圆”。要提倡全员参与,先收集、整理各科室建议与意见,在档案管理总要求的指引下,设计出档案管理的规划,具体制定档案管理的各项制度,让疾控档案管理发生根本性的改变。由于疾控档案的特殊性,针对业务过程中形成的档案材料无须进行繁琐的纸质登记整理,甚至无须进入库区,可通过网络可以实时上传至网络服务器中。应用各种方法进行科学管理,使档案管理的各个环节紧密相联,形成一个系统化的整体。档案格式即可以保存纯文字性信息,还可以以多媒体的影音形式于一体存档,即可供日常查阅管理,也可供其他地区或国家借鉴,不但档案的完整性得到有效保证,而且因信息共享,可以查询档案室以外地区或国家的档案信息,打破传统档案管理的地域限制,对一些病因的学术研究和突破都有很好的推进作用。档案让我们了解以往的情况,研究疾控工作的发展过程及其规律性,批判地继承前人的研究成果,总结与吸取经验教训,继续新的研究创造所必须参考的宝贵材料。各项疾控档案利用规章制度的条文即要应非常严谨,同时更要便于执行,要不断在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

(二)提高档案标谁化、规范化水平

目前虽然有些机构也试图通过信息化系统来管理疾控档案,但由于缺乏统一的档案管理标谁和规范,各种资料存档杂乱无序,没有统一平台,甚至很多只是基于办公文档工具处理,达不到真正意义上的信息化水平,这些都严重影响档案保存的质量。要明确奖罚条例,对“失误”、“失职”责任人建立追究制度。由于疾控档案管理范围广,首先要对其管理内容进行分类,例如:环境卫生包括公共场所、水、大气等,免疫规划包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品卫生包括饮食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件设施的缺乏,而是没有制定统一的档案保存标谁和规范,因此系统没有发挥出应有的水平,要做好疾控档案管理工作,在硬件条件满足的前提下,必须要真正建立健全统一的档案管理标谁,并真正实施才能达成。搞好疾控档案的管理对保障疾控工作正常运行,对保障疾控事业持续健康发展极为重要。在建立统一的档案管理标谁后,可适当组织疾控工作人员进行培训,加强全员对档案管理的重视程度,要让每一位档案管理人员都清楚他们肩上担负着重任,防疫档案随时发挥着不可估量的社会效益,逐步使档案管理走上制度化、规范化、科学化的道路。

(三)有重点地做好数据库

篇4

关键词：信息化；电子档案；档案管理

1 引言

当前我国的信息化发展水平越来越高，而档案管理工作的方式也在这种情况下产生了非常大的转变，在档案管理工作中不仅仅只是将档案的功能当做是重点的因素，同时还要使用后先进的技术和相关的网络资源对其进行全面Dev处理，这样也就在很大程度上使得档案自身的综合管理能力得到了非常显著的改善，档案管理人员在实际的工作中必须要重视创新能力的培养，提升档案管理的质量和水平。

2 现阶段档案管理工作中存在的问题

首先是现在还有很多档案依然是以纸质的形式存在，还没有实现数字化，其次是各个部门之间的沟通不畅，数据不能交换和共享，所以在这一过程中也容易形成信息孤岛现象，没有办法形成一个相对相对完整和科学的信息资源数据库，再次就档案管理水平不完全相同，使用的管理软件也并不是十分相同，重复建设的现象比较普遍，所以在这样的情况下也使得其管理水平无法得到显著的提升，软件自身的功能也还存在着十分显著的不足，其可靠性和安全性都无法保证，最后一点是软件系统在运行的过程中灵活性方面无法满足其运行的需要。

此外，档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案工作信息化。

3 档案信息化管理的意义

3.1 信息化档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量人财物力才能更好地保管，而且不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档。检索查找的困难，降低了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量人力物力档案管理工作电子化后，可把按“卷”立卷归档改为按'。件“整理归档，大大提高档案管理的工作效率。

3.2 信息化档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，信息化档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量电子档案的特点是实现资料的信息化，大量原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这将使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥应有的社会效益和经济效益。

3.3 信息化档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像。视频等资料，而传统档案模式已经无法满足这一需求电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成了满足使用者多样化需求的主要解决方案档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有密切联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都将发生变化，表现出一定的动态性，而加强电子档案管理，有利于满足这一多样化需求。

4 在信息化条件下如何进行档案管理工作

4.1 转变工作方法，将信息管理转变为信息管理

在传统的档案管理工作当中，档案一般都是以纸质或者是照片录音等形式存在，在工作的过程中一般也是按照手工的方式对其进行收集和整理，但是这需要完成大量的工作，在这一过程中还会出现一些困境。由于存储量相对较大，所以档案部门在实际的工作中已经不能很好的对其进行全面的处理，所以很多档案信息资源在这一过程中出现了非常明显的浪费现象。而当前计算机信息技术的不断发展使得档案信息化成为了可能。

当前的档案管理工作中，一定要采取有效的措施，不断的适应现代化发展的需求，这样也就使得实体档案管理能够更加平稳的转换到信息资源的管理。在实际的工作中，一般是以信息为主要的对象进行管理，同时还要完成数字化但你敢的加工，使信息更加的全面和细致，在对档案信息进行处理之后，档案信息资源就可以根据实际的需要进行重复性的使用，只有对其进行信息化和数字化管理，才能更好的体现出其自身的价值和优势，它也成为了社会发展过程中一个重要的推动力。

4.2 建立有效的信息系统，合理使用电子档案

要更好的实现档案信息化管理，就一定要建立一个适应其发展需要的信息系统，所以，单管部门在日常的工作中必须要从以下几个方面入手：首先是对计算机技术网络条件下的档案管理流程和手段进行适当的调整和改进，这样其才能更好的顺应当前的时展需求。其次是按照文件处理的流程对信息化系统进行功能设计，使其可以充分的发挥自身的积极作用。最后一点就是在信息系统建设的过程中要不断的改进和完善内部控制制度，提高档案信息的安全性和可靠性。

在应用电子档案的时候，首先必须要对电子档案自身的安全性予以高度的重视，这是因为计算机网络技术在实施的过程中得到了非常迅猛的发展，电子档案所涉及到的范围也在不断的拓展，电子档案的数量呈现出明显的上升趋势，但是在这一过程中也出现了一些问题，最为明显的就是计算机病毒和黑客的侵扰，所以必须要保证电子档案的安全。其次是电子档案自身的真实性需要确认和控制。在档案工作中，因为电子档案在生成的过程中没有一个相对比较统一和完善的系统，所以很多档案的元数据无法归档，对于对应的纸质档案也没有给出一个统一性的处理方法，电子档案可以更改，且不留痕迹，所以在这一过程中也会产生篡改档案信息的问题，这样一来也就影响到了档案信息的真实性。

结束语

现代社会已经跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用是一项极其重要而复杂的工作、为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应规律，加强科学管理，确保电子档案安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献

篇5

【关键词】档案信息化 资源共享 分析 探究

所谓的档案信息化，就是指必须在国家档案行政管理部门的的组织和管理下，应用现代信息技术，对档案信息资源做出一定的处理，使之可以为社会服务。档案信息化是加快国家信息化实现的必须手段。符合“十二五”规划中所提出来的：建设资源节约型、环境友好型社会，发展循环经济，加快转变经济增长的方式。这对于档案管理的发展起引导性作用。档案信息化的工作方式是信息化建设的总体目标之一，是完成现代化管理的重要组成部分。是实现“科学发展”的必经之路。

1.当前我国档案信息化管理发展状况

1.1档案信息化发展基础与背景

我国档案信息化发展整体呈现出发展较早，但发展水平落后的趋势。对于这种状况，各学界人士都在积极寻找解决方法。很多人认为，信息化发展不尽人意的原因在于缺少专业性人才，大家的重视不够，但主要是缺少资金和经验。对此，笔者也有自己的看法。档案信息化的实现所需要的资金主要来源于财政预算，对于后期资源的补充不足。这的确是个很难解决的问题，但是这并不是主要原因。事实上，对于档案信息化发展，各级财政都非常的重视。据统计：2003年全国省级以上档案馆用于档案信息化建设方面所投入的经费就高达5000多万元。根据几年的数据显示，国家的总投入量并不少。预算规划都在百万左右，在浙江省数字档案馆计划中预算高达1500万元。尽管如此重视档案信息化管理的建设，投入如此多的基金相对于档案信息化发展依然觉得缺乏，这说明资金没有合理的规划。“好钢用在刀刃上”资金预算并不能决定后期的发展，而是我们在于怎样做好做到细水长流的长期规划。

1.2档案信息化发展的特点

首先，构建起高度统一的档案管理网络。按照政府规定的“整体规划、统一管理”的要求，档案信息化的建设实现了各省各部门之间的档案公用化，并且与图书、媒体、等结合起来，形成了一个完整的一体化系统。实现了各数字档案管理网络，并适应不同部门的专业化需求，实现了档案之间的无缝衔接。

其次，构建起全面、及时与严谨的档案采集系统。档案管理系统选择了多级审批的档案采集流程，确保企业档案在采集过程中需要的完整性、真实性与准确性特征。

其三，构建起数字化、网络化的档案信息服务模式。以实用、快捷、高效为发展目标，实现了自身档案信息资源采集、存储、管理、利用等工作的网络化，促进整个档案信息服务的多元化管理，让档案管理工作与生产运营结合地更加紧密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我国档案信息化管理成绩显著。各地方，各部门的档案信息化程度显著提高，档案工作正经历着翻天覆地改革。不仅扩大了档案利用的范围，实现了各省各部门之间的档案公用化，是档案从一张陈旧的纸转化成了飞扬在服务界的信息。达成了全国档案之间的资源共享，自此之后，档案不仅仅只是为国家机构服务，还可以为全社会提供资料。通过档案信息化管理工作的实施，实现了档案资源的远程共享，为利用者提供了各种形式，各种题材的数据，图片，文章。但是档案信息化并不等于通俗化、网络化，它具有更为广泛的含义，包括了有序的整理档案资源、建设档案信息数据库、并建设档案信息网络、开发并利用档案信息资源、同时建设档案信息化人才队伍，还有促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准制定等，可以说这是一项长期而复杂的系统工程，需要全社会的共同努力。

2.当前我国档案信息化管理工作呈现的问题分析

现今社会，各行各业都缺乏专业人才。档案信息化建设也一样。如果管理人员不懂得专业知识，就会形成专业和管理分离的现象。导致管理工作难度增大，效率不高。信息化管理是创新型的一种工作，具有跨时代的意义、鲜明的时代特征。但是现实中，许多工作者具有思维定式，习惯于传统的工作模式真。在观念上和思想中难以适应这一跨时代的变化。很多工作者对于档案信息化管理不甚了解，甚至带有消极情绪。所以很多时候当单位购买了信息化管理所必需的设备，却没有人会操作，或依然延续传统做法，最终使信息化变成空想，造成了金钱和资源浪费。也使得档案信息化建设不全面，使得一些信息网不能链接以来，造成利用者的困扰。甚至有时会出现总说纷纭的情况，即没有一致的说法，原因在于各部门交流不便，和各自为政的社会制度。严重影响了档案信息化管理工作的进程。

3.新时期档案信息化管理工作思路探索

3.1转变传统观念，提高创新意识

在档案信息化管理实现的过程中，每个人都要从传统观念转变为现念。即要树立信息化管理和创新意识，把档案工作从藏馆中转向电脑前。各部门人员都要意识到档案信息化管理的优点，认识到发展档案信息化管理的重要性和必要性。切实把档案信息化管理提升到战略高度来看待。档案工作者们应看到前方的机遇与挑战，了解现代化管理思想，增加工作责任感，积极主动的用现代化技术管理档案信息。做到因地制宜，适应时展。

3.2构建档案信息管理中心，推行优质服务

档案工作是服务性工作，其目的就是为了国家，社会，经济的发展提供所需的信息。

通过现代化的信息网络， 档案的信息资源从一定程度上得到共享， 使得档案管理走向现代化。国家推崇建立庞大快捷的档案管理信息网，即把档案，信息，图书，等组合成一个信息管理中心。为管理者提供了更加全面的信息，充分发挥了信息化时代的快捷和高速。

3.3加强管理人才培养力度，优化管理队伍

档案信息化管理，需要管理与专业一体化的复合型人才，涉及到信息管理和网络建设等多领域专业知识。因此应摒弃传统的兼职模式，建立专门的组织机构人员机制，并设立完整的人员专业化培训，来提高工作质量和工作能力。只有加强人才培养的力度，提高管理者的水平，优化管理队伍质量，才是实现档案信息化管理工作的前提。

3.4构建信息网络，实现资源共享

实现信息化管理，就必须终止档案部门各自为政的政治体系。建立一个具有同一规格的体系，实现资源共享。使利用者可以清楚明了的获得所需要的信息。同时通过资源共享，使地方档案部门走上具有自我特色的档案信息化管理的道路，从而实现资源互补，相得益彰的效果。形成整体化，完整化的管理体系。

3.5走滚动发展战略，踏上中国特色化档案信息建设道路

信息化管理的实现是一个过程，不可能在短期内实现目标，就必须走滚动发展战略。现代信息技术发展迅猛，导致了档案管理需要不断更新，我们不是要求设备的先进，而是要求思想的进步性。无论是文字档案一体化，还是信息资源的整合化，都会是一个滚动发展的过程。通过滚动发展战略，形成不断更新的档案信息化发展，最终走出一条具有中国特色的档案信息化之路

4.结语

本文对档案信息化的发展状况与出现的问题做出分析与讨论，并对未来的发展提出了自己的看法。笔者认为：档案信息化建设是现代化发展的总趋势，信息化建设必须以局域网建设为前提，计算机管理为基础，校园网建设为依托。大力发展档案信息系统化，实现资源共享，提高工作效率，避免人工管理的错误，对我国社会发展和科技探究都有一定的影响。运用实践、总结、理论相互交替相互结合的理念；在原有的基础上，探索新的管理方法；有问题及时探讨，积极改正；这样才能加快档案信息化的发展，将会使档案的信息化管理工作变得更加轻松，更加高效！

参考文献：

[1] 杜晓宇.知识社会背景下的电子文件管理战略美国国家电子文件档案馆顶层设计研究.上海档案，2006（11）

[2]丁海斌等.电子文件管理基础[M].北京：中国档案出版社，2007（3）

[3]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（6）

[4]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究，2009（4）

篇6

关键词企业；档案管理；创新

1档案管理的重要性

随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，檔案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益[1]。

2企业档案管理现状

2.1创新意识不强

在我国企业工作中，尤其是档案工作中，管理人员的大局观缺失，不能充分重视档案管理工作，将档案管理工作交给档案部门后就撒手不管，这些档案管理人员综合素质并不高，缺少经济相关知识，这显然不能将企业与当前的经济发展情况相结合，与我国的经济发展脱节，不能将企业档案合理的用于企业建设，提高企业创新意识。当前很多企业都对此问题认识不足，导致相关工作在企业中的进展缓慢。

2.2对档案工作属性认识不足

档案人员不能对当前时期档案部门的本质有充分的认识，同时错误理解档案工作的属性，这会造成企业对信息的整理和编排出现错误，混淆详细信息，分类不合理，最终给企业带来额外的损失，这类损失完全是不必要的。

2.3档案管理机制不完善

当前我国企业的档案管理工作水平不高，处于相对初级的阶段，有些企业仅仅是设置了相关部门，但是该部门并不能良好的发挥部门职能，缺少相应的管理机制和奖惩制度，不能满足不断发展的经济和社会需要。对企业而言，档案管理应该做到当前不断发展的信息化要求，以发展的眼光完成相关工作，对档案管理工作提供充足的政策和物质支持，保证档案工作良好稳定发展，然而大多企业并不能做到以上要求，这大大地影响了企业的发展。

2.4档案人员整体水平不高

企业的档案人员综合素质不高，专业技能不足，缺少对档案工作的创新，造成档案工作的放缓甚至停滞，弱化了企业档案管理窗口作用。有人认为档案管理工作内容简单、操作简便，这样的误解也是档案管理工作长期以来难以得到足够重视的一个原因。从企业层面考虑，相关领导对档案工作的重视情况是档案人员能某进行有效创新的影响因素之一[2]。

3档案管理工作的创新办法

3.1增强创新意识

（1）创新工作不可凭空想象，不是“空中楼阁”，必须在我国上半个世纪形成的理论、方法和经验的基础上进行，在原来的工作体系上进行，这些对我们当前的创新都有较强的指导意义，也是进行创新的根基，所以要求我们要认真学习、研究的基础上，结合社会和经济发展形势，寻求突破。

（2）创新的根本来源是学习，同时通过借鉴经验和方法为创新提供阶梯，学习是创新的动力和目的学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

3.2普及档案工作创新的本质属性认识

做到这一点最根本的方法是增强档案人员的对档案工作创新的本质属性认识，提高其对档案管理的创新技能。在相对枯燥的工作中，选拔有责任心和归属感强的档案人员，普及档案工作创新的相关知识，使其一方面熟悉相关工作，另一方面展示工作基础。

3.3建立新的管理机制

档案管理工作必须在科学的环境，尤其是管理环境中进行，企业管理人员需要制定一套合理的监督和管理机制，使档案人员在一个完整的体系中发挥工作热情，开拓创新，提高档案管理的效率，适应不断发展的形势。可以建立“电子档案数据中心”并与企业负责信息管理部门加强配合，该中心设在企事业单位档案馆，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。主要负责集中管理整理收集各单位所归档的电子文件，同时可以提供查询、筛选等服务，实现信息共享，加大其覆盖面和利用率。

3.4强化责任意识，提高自身素质

档案工作折射了企业的整体发展水平和管理情况，因此对于企业来说进行高效的档案管理十分非常必要的，具有重要意义。相关档案人员要强化责任意识，增强专业技能，可定期开展培训或小型比赛增强其熟练度，同时还需要摆脱保守的思想，提高其社会意识和责任意识。随着科学技术和社会的发展，人们进行的科学研究和相应的生产以及行政管理活动逐渐变得复杂，档案人员要满足其需要，为企业和社会做好服务。

创新是科学进步的助推器，在任何行业和领域，创新都具有重要意义，要想使档案事业不断发展，同样要进行创新。因此创新是档案事业更好服务社会的必要条件。档案人员要随时紧跟时代脚步，与时俱进，建立正确的心态与工作方法，积极主动学习新的理论知识和先进思想，更好地促进档案工作的创新发展与进步，最终提升企业整体水平。

参考文献

[1]王滨娜.试论现代档案管理工作创新的意义及途径[J].科技与企业，2014，（10）：38.

篇7

【关键词】信息化环境；高校；档案管理工作；创新策略

随着现代信息技术的不断发展，以及各种档案管理专业软件、系统的研究与应用，有效促进了高校档案管理工作水平的提升。在新的时代背景下，对于高校档案管理工作提出了更高的标准与要求，传统的管理模式已经暴露出较多的弊端，必须及时应用现代信息技术进行改革与完善，从而才能满足档案管理工作的实际要求。

1、信息化环境对于高校档案管理工作的影响

近年来，国内高校均结合自身实际情况，构建了较为完善的档案信息化管理系统，对于提高档案管理工作的效率和质量具有重要的意义。在信息化环境下，充分应用各种信息技术，对于实现高校档案管理工作的电子化、网络化、数字化、规范化发展具有积极的影响，而且为教学、管理与科研工作提供了科学、合理的档案信息服务。信息化环境对于高校档案管理工作的影响，主要表现在以下几个方面：

1.1实现了档案信息检索的便捷化。应用现代信息技术以后，通过网络即可实现档案信息的在线检索与查询，无论在时间上，还是在空间上都展现了较为突出的便捷化优势。同时，在各类档案信息的查询中，档案工作人员可以利用模糊查询、分类查询、组合查询等方式迅速检索出所需的档案信息，以减轻档案工作人员的工作压力，提高档案信息服务的效率。

1.2实现档案查阅与使用的可控化。传统的档案信息查阅方式相比，不但费时费力，而且容易出现人为失误的现象，而应用了信息技术以后，档案信息的查阅与使用主要借助专业的计算机软件或系统，档案工作人员可以根据记录信息，对于各类档案信息进行有效的控制，从而减少了档案信息人为流失的现象。

1.3实现了档案管理模式的现代化。高校档案管理工作涉及到的内容较多，档案工作人员面临繁重的工作压力，而构建以信息化与网络化技术为主体的管理模式后，促进了高校档案管理由传统模式向现代化模式的转变，实现了档案信息的一体化、智能化管理，有利于档案信息实际应用价值的提升。

2、信息化环境下高校档案管理工作的创新策略

在信息化环境下，高校档案管理工作发生了根本性的变化，而且更多的展现了信息化时代的特征。但是在国内高校的档案管理工作中，信息化技术的应用尚存在一定的缺陷，难以达到预期的效果。结合国内高校档案管理信息化建设的现状，笔者提出了信息化环境下的具体创新策略：

2.1改进档案管理体制，统一标准

近年来，国内各高校都适时开展了档案管理工作的信息化建设，但是在建设中并没有形成完善的管理机制与统一标准，从而导致各项建设工作的效果不理想，难以达到预期的目标与效果。特别是在技术规范、业务标准、硬软件的选用中，由于缺乏有效的监管，而导致档案管理工作较为分散的现状。因此，在今后的高校档案管理信息化建设中，必须积极加强档案管理体制的改进，并且综合方面因素建立统一的标准，从而实现各类档案信息的规范化、一体化管理。另外，在高校档案管理信息化建设中，为了体现信息化技术的优势，提高整体档案信息服务水平，必须认真贯彻和落实国家在档案管理方面颁发的各项规章、制度，紧密围绕《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《普通高校档案管理办法》的具体要求，制定统一的信息化技术应用标准，以保证信息化系统构建的科学性、合理性。

2.2加强信息化人才的培养

在信息化环境下，档案工作人员的综合素质是否达标，将直接关系到档案管理信息化建设的进程。档案工作人员是连接用户与档案信息资源的“纽带”，特别是我国高校全面推进各项管理工作信息化发展的背景下，档案管理工作的重要性日渐凸显，需要大批具有较高专业素质与良好职业道德的信息化人才参与其中，从而满足各项管理工作的实际要求。在信息化环境下，高校档案工作人员要通过不断的学习与业务培训，掌握先进的信息技术，而且要熟练掌握各种计算机软件或系统的基本应用技巧，从而实现档案信息收集、整理与使用的现代化。另外，高校在人才招聘时，应注重档案管理专业人才的引入，他们不但要具备较强的档案学理论知识和实践能力，而且要具备较高的信息化素养，通过在实践工作的锻炼中，逐步形成较强的档案信息化管理能力。

2.3加快档案系统数字资源建设，保障档案数据的安全

在高校档案管理的信息化发展中，必须加快档案系统数字资源建设，充分利用现有的各类资源，对于各种档案信息进行数字化处理，并且保存在专业的档案管理系统中，从而实现以数字资源的形式服务于学校的各项建设工作。由于国内高校档案管理信息化建设的起步较晚，很多文档、图纸、声像资料仍然是采用传统的管理方式，不但增加了查阅的难度，而且不利于保管，所以，在今后的高校档案管理工作中，必须投入人力、物力、财力资源的投入，加快档案信息的数字化转换，从而为学校的各项管理、教学与科研工作提供更为全面的档案信息服务。另外，在高校档案管理的信息化建设中，网络是扩展各项管理与服务工作的基础但是由于受到各种因素的影响和限制，高校内部的网络环境较为复杂，潜在较多的危险因素，必然会对档案信息的安全造成威胁，所以，在高校加快档案管理信息化系统建设的同时，还要采取有效的安全防护策略，如：安装防火墙、杀毒软件等，都可以有效提升档案管理系统的安全防护能力。

3、结束语

总之，在信息化环境下，高校档案管理工作的效率和质量明显提升，但是由于各种信息化技术与管理措施应用的不合理，而导致其难以达到预期的效果。因此，在高校档案管理的信息化建设中，必须进一步加强信息化技术的研究与应用，从而逐步完善高校的档案信息管理与服务质量。

参考文献

[1]宋燕.浅谈高校档案馆网络技术建设[J].牡丹江大学学报，2007，(2).

篇8

[关键词] 信息化；高校学生档案管理；问题；措施

一、以往高校学生档案管理工作存在的问题

1、缺乏必要的制度保证

任何新的技术或者是新思想的形成都是需要一定的基础的，同样信息化技术在高校学生档案管理管理中的推行也是需要一定的制度基础的，现在高校管理学生档案缺乏一定的标准，有的分配给相应的院系来管理，还有的就是把整个学校的档案都放在一起，学生的档案管理工作实际上缺少一定的专门的管理部门，标准不一的管理形式，管理制度缺乏必要的标准，既没有相关的部门的保证，也没有相关人员的定额配置，档案管理工作的绩效、考勤、人员晋升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保证使得高校的学生档案管理工作不具备实行信息化的制度保证，既提出不了必要的场所设备，也提供不了专业的人才，也没有相应的人事管理制度做配套，学生档案管理的效率也无从保证。

2、管理方式比较陈旧

由于没有领导的重视，使得高校这个事业单位的改革无法得以进行，致使学校的学生档案管理活动仍然比较陈旧，管理的手段还是以手动方式为主，造成了档案管理人员大量的时间和精力都在进行调阅档案资料的过程中，大大影响了工作效率，以信息化技术为基础的新型的档案录入方式因为缺乏必要的引用渠道和认知，导致高校学生档案管理非常低效。

3、缺乏必要的设备

现在高校学生档案管理方面缺乏必要的计算机、扫描机等相关的设备基础，使得信息化档案管理工作没有物质基础。这和学校的资金投入比例方面有着很大的关系，同时也和现在的高校的扩招和基础设施建设占用了大量的资金有关，使得高校在采购必要的设备方面存在着相应的困难。

4、缺乏专业的人才

信息化的管理方式的建立，需要专业化的管理人才，但是目前在高校的档案管理工作上面人员一般都不专业，真正的档案管理专业的大学生的数量相对较少，而很多都是年龄比较大的管理人员，这对于信息技术的普及也存在很大的制约。

二、信息化背景下高校学生档案管理工作发展的趋势

1、建立新的管理制度

为了能够让信息技术在高校进行推广，就需要教育部门以及高校对高校学生的档案管理工作进行必要的制度，其中不但要包括档案管理的场所、人员、考核、升迁、管理方式等，还需要对技术的更新方面进行必要的规定，要形成一种相对完整的管理体系，并且能够及时对信息化技术进行及时的更新。

2、思想时代化

信息化技术的发展对于我国社会经济的发展来说是有目共睹的，但是在高校学生档案管理方面却没有能够看到其对于高校的影响，这主要是存在资源在社会的各个部分的影响程度相对来说并不一致，这可能是信息化技术在高校学生档案管理方面的滞后现象，但是这都是现实的，随着学生档案管理工作越来越复杂，要求越来越高，高校的档案管理部门就会产生加快档案管理动作的效率的要求。而这就会逐步解放人们的思想，高校学生档案管理工作没有被重视，不重视纵然是一方面的因素，但是社会资源调节的不一致性也是其重要的原因，随着人们对于档案工作紧迫性的认识不断加强，在高校档案管理工作方面思想的解放将很快出现。

3、管理方式科学化

随着计算机通讯技术的发展，相关先进的技术设备的不断更新，信息化的档案管理方式将逐步在高校间进行，并且同样伴随着人们认识水平的不断提高，对于信息化的认识不断深入，其对于信息化工作方式的了解也越来越深投入，对于在录入档案、归档、分类、编码、检索方面信息化所发挥的变革性的作用面前，就能够激发档案管理人员的学习兴趣，一方面促进了档案管理人员相关业务水平的进步，另一方面提高了高校学生档案管理水平。

4、基础设备齐全

资金和人才的大量流入，相应的设备也会逐步的完善，由于适合高校信息化、科学化的发展目标，更多的高校会为高校学生档案管理信息化工作投入更多的精力，相应的计算机的添置、扫描仪器等仪器也会随着信息化管理技术的不断完善而进入到高校学生档案管理工作中去，更大程度地提高高校学生档案管理工作的信息化水平。

三、总结

高校学生档案管理信息化是一个高校档案管理工作发展的一个趋势，只有充分看到以前我们高校学生档案管理工作中存在的问题，我们才能进一步分析高校学生档案管理工作的发展趋势，以此为相应的发展趋势而做出相应的准备，早日促进高校学生档案管理工作的新发展，使高校学生档案管理工作更加效率、科学。

参考文献：

[1]邹天兰.论高校系级档案“一体两翼”管理模式[J].科技情报开发与经济.2009（08）

[2]王言锋.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑.2009（17）

[3]崔凯.高校基建档案管理现状、特点与对策分析[J].科技信息.2010（18）

篇9

关键词：社会信息化；档案管理；背景

随着网络应用人群的逐步增加及通过网络获得信息的便捷，人们渴望通过快捷的方式获得所需要档案资料的意愿也逐步增强，如何更有效、更便捷、更安全的为人们提供与之生活相密切的社会管理与社会服务功能成为目前需要解决的主要问题。如何使档案信息更有效、更广泛的为人民群众服务，更为便利的、系统的为社会发展提供便利，在这一过程中相关的档案管理部门及工作人员应抛弃传统的档案实体管理模式，发展传统档案管理与信息化档案管理相结合的档案管理模式，在发展信息化档案管理的过程中要注意对各系统档案资料的整合，通过以各级综合档案馆为主，各类内部档案管理机构为辅，使档案资料覆盖文化、教育、历史、科技等不同系统、不同行业。本文主要围绕在信息化社会背景下深入研究档案信息化管理改革的内涵，探明社会信息化档案管理的改革的根源，明确信息化背景下档案管理改的路线及策略，促进我国档案管理工作及档案事业的发展，从而提高档案管理部门为公众提供档案信息服务的效率及服务质量。

一、社会信息化背景下传统档案管理改革的含义

1、档案管理信息化改革第一步就需要档案信息资源整合，传统的档案信息管理是档案归属于当地所在档案馆或相关档案管理机构内，各档案馆之间信息流通较少，造成了档案信息的蔽塞，不利于发挥档案信息服务社会的作用，另外也很难为群众服务。根据国家的相关规定，我国县级以上的综合档案馆接收范围只接收所属一级机构的档案和有代表性的二、三级机构的档案，这就造成很多的二级、三级档案无法进馆，从而这些档案很难被群众所检索到，更难被利用到。信息化背景下的档案管理是在网络技术快速发展的背景下，以数字化的传播手段，结合档案馆、系统内、企业、社会等多方的档案信息资源，以数字档案馆为信息平台，使该平台成为档案信息的汇集，从而为社会、公众提供全面、便捷的档案信息服务。

2、档案的信息化管理不仅仅是指通过计算机、网络、存储器等软硬件设备构成的数理化档案管理实现档案信息的高效管理与利用，而忽视传统的实物档案信息的收集、整理、归档、保存等管理职能，信息化背景下的档案管理改革，各级、各部门、各单位的档案管理机构应在履行传统的档案管理工作的基础上，利用便利的互联网技术，搭建信息平台、信息交流平台，丰富网络档案信息的查询手段，建立不同类别的档案信息数据库，拓宽服务渠道，满足公众对档案信息的需求，同时要注意确保档案管理系统的安全性。

二、信息化背景下传统档案管理工作改革的原因

（一）适应社会信息化发展的需求

进入新世纪以来伴随我国经济的快速发展，我国大力建设网络及通信等基础设施，目前我国网络普及率达到50.3%，过半数中国人已经接入互联网。网络基础设施逐渐完善，移动网络的速度也在提高，截至2015年12月，手机网民中通过手机无线上网的比例高达90%。因此公众通过网络所获得信息的方式将成为一种新的生活方式和生活习惯。

（二）扩大档案信息利用范围的需要

传统的档案信息查询只能是查询者到档案所在的档案馆或相关资料管理部门查询，在实际的应用中档案的需求者可能与档案所在馆距离非常远，因此不能给档案需求者提供便利的查询、利用条件，档案利用范围非常有限。信息化背景下档案管理改革就是要通过信息技术手段不断实现档案信息的便利化、数字化，同时档案资料在进行数字化、信息化的过程中，同样要遵守档案资料保存的保密制度，在数字信息平台所公布的档案信息一定是在保证档案信息资料安全的前提下进行的，通过网络传输技术将分散在各个档案馆、各地、各部门、各单位的档案信息汇集到专门的档案信息查询平台上，便于公众查询、使用。

（三）便于档案资料信息的整合

如何将分散在各地、各部门的档案信息整合到一起，各档案部门首先要进行的就是档案信息的数字化、信息化建设，在档案信息数字化建设的过程中首先就是要保证档案信息的安全性，同时规范档案资料的分类、效益等。在进行档案资料数字化、信息化的过程中不能一味的追求速度，应在保证资料信息的真实性的前提下逐步将档案资料信息化、数字化。传统的档案信息在档案室保管阶段档案的信息是按照问题集中，移交档案馆后按照全卷宗整理，不同部门、机构的档案管理部门按照自己的管理方式进行档案管理，从而造成各个部门之间的档案信息的不流通性。信息化档案管理模式要求各级、各档案管理部门在符合保密和开放的前提下，根据社会及公众的需要采用以数字化、网络化等形式对各级、各部门的内部档案管理机构的档案信息进行整合，做到对档案信息的相对集中管理、查询，从而为社会、公众提供便利的档案信息查询工作。

三、社会信息化背景下传统档案档案管理改革的原则

（一）信息技术应用与档案资料资源整合相协调

在信息技术背景下，通过网络信息技术将各个档案馆的档案资料进行信息整合，这样不仅有利于各类信息的分类统一管理，也有利于加强各档案馆及管理机构之间的联系，建立相关的查询平台，便于公众查询。随着网络技术的快速发展，信息间传递的速度越来越快、传递时间越来越短，在此背景下国家档案馆、省档案馆或相关档案管理部门应首先对目前各自的档案保管情况的相关信息进行相互交流，并对如何构建合理的资源平台进行探讨，对各自的档案信息化平台进行统一的规划建设，并使各系统平台之间能够顺畅的进行信息交流，最终达到以点带面，逐渐形成一个档案馆群，形成一个互利共赢的公众服务机构。

（二）择优分类与循序渐进并重

在对档案信息信息化、数字化的分类过程中，档案信息的分类应按照保密程度、公众需求程度、社会反响等方面进行有针对性的分类，对于公众与社会需求较大的档案信息资料，应优先对这部分资料进行信息化、数字化分类，便于公众查询利用。另外，在进行数字化信息化分类的过程中，档案管理部门也应该对所有档案资料进行预测，对将来一段时间可能需求量较大的档案信息进行优先分类。在档案资料信息化的过程中要明确纸质档案的信息类型，由于档案都是原始数据或信息的最真实凭证，在提供利用时要保障其完整性和真实性。

（三）区分缓急与先易后难兼顾

档案数字化最大的优点之一就是查询电子版的档案资料信息可以有效保护原版档案资料，通过查阅电子档案减少对原版资料的查阅次数，从而减少人为的对档案原件的损害。因此在进行数字化档案的初期，就应该先对珍贵的资料进行数字化。对于原来就是数字化的档案资料，在经过前期的整理、归档鉴定、保管等步骤后，符合保密制度便于向公众开放的数字化信息资料可通过网络上传到相应的查询平台供用户查询、使用。而对于纸质、胶片、声像等档案就需要先进性数字化转换。在转换的过程中就需要各级根据档案信息转换的难易程度分别进行上传，对于较为容易上传的资料，应优先上传。对于不同类别的档案资料要根据其类别逐步实现数字化、信息化。

四、信息化背景下传统档案管理改革策略

（一）正确运用与档案管理相关的法律法规，可以有效地促进各档案管理部门间的协调发展

就目前来看，各级部门、各系统内的档案管理部门分别属于不同的系统、部门，对档案资料的管理有着不同的管理方式及特点，在工作中正确、灵活地运用相关法律法规可以有效的协调各部门、系统间的档案交流工作，并可以及时调节他们之间的矛盾。不断健全与完善法律、法规是信息化背景下档案管理改革的的重要保障。

（二）制定统一的档案信息化、网络化管理制度及执行标准

在档案资料数字化、信息化的发展初期，难免会出现诸多的问题，究其根源就是大家在数字化、信息化建设的过程中没有统一的建设标准。据相关数据统计，目前已经建成使用的档案网站中竟然有将近30%的网站无链接。因此，制定统一的档案信息化建设标准是目前档案信息化工作的重中之重。目前各级档案管理部门就档案管理也制定了相关的规章制度及执行标准，但制定的各类制度与标准都是其系统内自己的标准，就执行标准来看，各档案管理部门的档案管理制度和标准之间还存在着很大的矛盾，如果这种情况还继续存在，档案数字化信息的统一管理就无从谈起了。因此，制定统一的、规范的管理制度及执行标准不仅有利于档案资料的管理，更有利于促进各部门、单位间档案资料的有效共享利用，从而最终提高档案的利用效率。

（三）逐步构建数字档案信息服务平台

数字档案信息服务平台包含高速的网络传输功能、健全的安全保障体系、先进的软硬件设施等，利用各网络站点的信息互联技术将各个站点的档案信息资料进行汇总，以国家档案馆和地方综合为整合主体将各部门、单位内的档案资料进行汇总，用户即可以通过该平台进行信息查询、信息浏览、信息下载等。

（四）提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学技术的快速发展，对档案管理工作者的工作提出了新的要求，他们不但要熟练掌握传统的档案管理专业知识外，还要熟练掌握一定的电脑操作技术、信息管理技术等相关信息化知识。如在对电子文件进行资料管理的过程中就需要档案管理工作者掌握数据库及网络知识等，在进行信息化档案管理的工作中需要档案管理工作者不断地提升自身的信息应用技术技能，利用信息化技术提升档案管理水平。随着科学技术的迅猛发展，档案作为社会信息资源的重要组成部门，必然要融入到数字化新媒体当中，档案目前也以多种载体形式呈现在大众的面前，无线传输技术、快速扫描技术对档案网络管理也提供了极大的便利。因此，档案工作者在工作的过程中要不断地加强学习，不断地提高自身的信息化素质，在工作中要敢于创新，敢于尝试新鲜事物，敢于突破自己，只有这样，档案管理工作者才能更好地提高自身的专业素养，从而更好地做好自己的本职工作。信息化背景下的档案管理改革势必会经历一个漫长发展的完善过程，在这一过程中不仅需要国家相关部门对档案管理工作的重视与帮助，也需要档案管理部门自身在改革与发展中充分认识信息化档案管理改革的必要性，积极推动档案工作的信息化建设。

作者:许长春 单位:山东省体育训练结算中心

参考文献：

[1]张锐.档案信息资源管理社会化建设模式,作用绩效与措施对策[J].山西档案2007．

[2]刘洪洲.档案信息资源社会化管理对策[J].黑龙江档案,2011．

篇10

[关键词]档案；管理；理念；方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0320-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时，由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）档案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段，并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）明确定位。档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位，档案管理均为涉及到全局的重要任务，为中心工作提供服务。因此，应积极主动的将档案管理纳入中心，方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备，树立科学发展意识，进行明确定位，贯彻我党方针路线，把握当前形势的不断发展变化趋势，重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划，提升政治意识，全局意识以及安全责任意识。应明确着力点，在抓好常态工作的基础上，应有效的把握并调节阶段工作的核心重点，提升档案服务管理针对性以及综合效率。

（三）加强基础建设，提高管理水平。对于档案管理科学化建设的路径之一，信息技术已成为当前档案管理不可缺少的技术基础，在某种程度上，信息技术应用程度的高低与档案管理科学化水平的高低具有重要且密切的联系。因此，提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，提升档案管理的科学化水平。

（四）加强档案的服务建设。档案服务工作上，应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前档案管理工作覆盖范畴广泛，涉及的受众面更大，显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源，维护合法权益而来到图书馆，主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此，创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期，档案管理只有全面联系社会实际，深入大众，提供优质服务，方能拓宽发展空间，提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况，通过信息公开，有序合理的呈现档案目录、资料卷宗，组织人性化的资料陈列展览活动，确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化，便于大众应用查阅。

（五）提高事业单位档案管理人员业务素质。要建立事业单位档案管理人员的业务培训体系，使事业单位档案管理人员全员接受业务培训和继续教育，也可以将档案管理的相关专家和学者请到事业单位中来，通过理论讲述、实际指导、经验传授等方式来切实提升事业单位档案管理人员的业务素质。

（六）加快事业单位档案管理的更新。要对事业单位传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足事业单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入事业单位档案数据库，以达到对事业单位档案库的及时更新和整理。

四、注重电子档案的发展

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

（一） 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。二是子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献：

篇11

Abstract： In recent years， the development of the information technology environment brings a good opportunity for file management， prompting the file toward the development of the professional， digital and economic direction， but in the process of the actual operation， due to various factors， prospecting units file information process is difficult to meet the social and economic development， the paper mainly discusses the impact of information environment on survey and design units' file management and proposes innovative management methods.

关键词： 信息化背景；勘察设计单位；档案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）13-0154-02

————————————

作者简介：梁江华（1969-），男，山东宁阳人，本科学历，从事党务人事行政后勤管理工作，研究方向为档案管理。

0 引言

随着近些年来我国工程的发展，勘察设计单位也得到了长足的发展，作为勘察设计单位工作的重要组成部分——档案管理工作有着重要的作用，勘察设计单位的档案内容包括科技档案以及人事档案两部分，科技档案是勘察单位在勘测、规划、设计等活动过程中形成的需要归档保存的图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的科技材料，科技档案是勘察设计单位的历史记录，是珍贵的知识资源和信息资源，科技档案是勘察设计单位发展的重要依据，在规划设计以及生产建设过程中都有着重要的作用。人事档案则是人事管理活动中形成，用以记录和反应人才品德和经历的表现，用以考察的资料和文件，是勘察设计单位人才的学历、个人经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况的原始记录。目前，我国的大多数的工程勘察设计单位已经开始适应社会主义改革的体制要求逐渐开始由事业单位转变为科技型企业，在改革完成后，勘察设计单位的工作也设计着员工的安置、所有者权益处理以及债务处理等各种问题，这就导致勘察设计单位的档案管理工作也发生了一些变化，加上信息化环境的发展，档案管理工作也面临着巨大的变革，如何在信息化背景下做好勘察设计单位的档案管理工作已经成为相关管理人员研究的热点问题。

1 信息化环境对档案管理工作的影响

1.1 档案的经济化 随着信息化技术的发展，勘察设计单位的工作模式发生了较大的改变，这也在一定程度上改变了传统档案管理的理念和模式，与传统档案管理最大的不同之处在于，信息化环境下的档案管理工作已经不再与单位的发展向脱离，而是成为勘察设计经营经营管理的重要组成部分，档案成为具有具有经济学意义的重要资源。近些年来，勘察设计单位对档案的利用程度越来越高，也只有充分的利用其各类档案，才能掌握设备、工程、项目、人才管理的具体情况，确定相关的革新方向，有目标的制定技术创新目标。

1.2 档案的专业化 在市场经济社会之中，信息的流通速度十分迅速，这就促使勘察设计单位的档案信息管理工作朝着专业化和规范化的趋势发展，档案是在长期的经营和管理活动中形成的，内容繁多、种类繁杂，在信息化环境下，各个地区的勘察设计单位已经基本普及了计算机，这就为档案管理工作提供了较好的平台，档案管理工作逐渐走向专业化发展阶段。

1.3 档案的数字化 随着计算机的广泛应用以及信息技术的发展，办公自动化已经成为现代企业发展的理念，档案管理也由传统模式下的纸质档案管理转变为现阶段的数字档案管理，档案的数字化也使得档案管理工作的重心逐渐的由实体转移至信息。早在2005年，国家档案局就颁布了《关于加强企业档案信息建设的意见》，《意见》中明确指出，企业应该将档案的信息化建设列入未来发展的规划中，实现企业信息化的同步进行，在《意见》提出之后，我国各个勘察设计单位也积极的贯彻这一理念，档案数字化的雏形基本形成。

2 信息化环境下档案管理工作存在的问题

由于我国大部分勘察设计单位尚处于转型的关键性阶段，因此，在信息化环境中档案管理工作也出现了各种各样的不足，部分部门只注重眼前工作，没有对本部门的资料进行长远和系统的收集，也没有向档案管理部门进行移交，这就导致很多电子档案处于分散、无序的管理状态，难以实现电子档案的科学化利用。加上部分档案工作人员的管理观念仍然处于“重管理、轻应用”的思想观念上，导致档案的内容和数量虽然得以改善，但是实际的利用率却很小，没有发挥出档案的真正作用，因此，必须对勘察设计单位的档案管理工作进行创新。

3 信息化环境下提高勘察设计单位档案管理的措施

3.1 提高档案管理人员的专业水平 档案管理人员的专业素质水平在很大程度上影响着勘察设计单位档案管理工作的质量，档案的管理归根到底是人对于档案的管理，档案的收集工作、整理工作以及归类工作都需要人来完成，勘察设计单位的档案包括人事档案和科技档案，与人事档案相比较，科技档案的专业性很强，很多内容都有专业综合的特性，且档案的来源较多，不仅有电子版，也有很多的纸质资料，这就要求档案工作人员必须具有相关的勘察设计知识以及扎实的档案管理知识。因此，勘察设计单位要严格档案工作人员的准入制度，筛查一些专业知识过硬、服务意识优良的复合型人才。对于现有的档案工作人员，单位也要定期组织培训，为他们多创造一些进修条件，保证现有的工作人员可以掌握相关的计算机知识、文秘知识、勘察设计知识以及档案学知识，可以高质量的完成各项档案管理工作。

3.2 全面落实现代化管理方法

3.2.1 保证管理机制的顺畅性 管理机制的顺畅性是实现档案管理现代化的基础，因此，各个勘察设计单位必须严格的按照《档案法》以及《关于加强企业档案信息建设的意见》，保证相关的条款和制度可以顺利的实施，为此，在单位内部必须建立完善的档案管理领导责任制，将责任落实到人，保证档案管理部门与其他部门工作的协调性。

3.2.2 使用现代化管理设备 档案设备的现代化是促进档案管理工作现代化的物质基础，没有完善的设备，再好的制度、再专业的管理人员也是“巧妇难为无米之炊”。随着信息化环境的发展以及电子信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案保管工作也必须要紧贴时代步伐。在传统的档案管理模式下，对于档案的保护主要局限于档案库房、档案设备的防晒、防尘、防雨、防辐射的保护上，随着信息化环境的推进，在现阶段的档案管理工作中出现了声像档案、机读档案、电子档案等新型的档案类型，新型档案与传统档案相比，新型档案的利用方式、形成介质、存储方式都有着较大的不同，因此，必须根据新型档案的特点完善现代化的档案管理设备，全面推进档案管理工作的信息化。

3.3 推进档案的信息化，建立完善的电子档案管理系统 档案信息化是信息技术在档案管理工作内的创新性实践，可以保证各类档案资源通过系统加工可以实现资源的合理配置，进而实现信息资源的共享。

4 结语

档案是勘察设计单位资产的重要组成部分，属于典型的无形资产，在勘察设计单位的转型时期，档案已经成为单位内部核心竞争力的重要体现，信息化环境的发展为档案管理工作带来了良好的发展契机，促使档案朝着专业化、数字化以及经济化的方向发展，但是，在实际的操作过程中，由于各种因素的影响，勘察单位档案信息化进程还不难满足社会经济的发展，因此，提高档案管理的水平，是我们现阶段下必须要解决的一个重要问题，为此，必须从管理制度、设备改革、人员培养等各个方面入手，分析档案的特点，有针对性的制定措施，全面提高档案信息化水平。

参考文献：

[1]陆喜，史丹丹，宋哲.勘察设计单位档案信息综合利用的思考[J].新疆石油科技，2009，03（15）.

篇12

教育考试档案管理是学校教育考试管理中的一个非常重要的组成部分，考试质量的提高和教育质量的提升与其有着紧密的联系。教育考试与其他社会考试还有一定的区别，因为教育考试主要指的是学生的中考、高考还有教师招考等考试，这些考试关系着考生的命运和前途，因此做好教育考试的档案管理工作十分重要。

档案是教育考试组织管理中的凭证，其具有十分重要的价值。作为考生来说，考试档案是考生参加考试的凭证，对考生以后一些实际问题的解决起到关键性作用。其次，教育考试档案是对管理机构进行责任认定及查考的凭据。档案记录着整个考试的过程，从考生报名的原始资料开始一直到考试过程中的声音、图像、文字等资料。尤其是在信息化程度不断提高的今天，教育考试档案管理十分重要，教育考试档案管理工作是相关工作人员必须引起重视的工作，采用科学、信息化的管理方式进行档案管理工作，只有这样，教育考试档案才能发挥出自身的价值。

2 教育考试档案管理现状及存在问题

二十一世纪是信息时代，尤其是随着计算机技术和大数据技术的不断发展，教育考试档案管理工作迎来前所未有机遇和挑战。由于信息化的进步和发展，教育考试档案管理水平相较以往有了很大的进步，主要体现在以下几个方面：

（1）除了以往的纸质材料档案，现在又增加了对数字化档案的收集、保管和利用。对于一些没必要长期保护或者保存价值不高的档案，一般采用电子档案进行保存，这样既能够节省档案存储空间，也能满足后期查阅的需求。

（2）目前对于教育考试档案的管理基本已经实现计算机管理，建立起基本的档案管理系统。当需要查阅相关的教育考试档案时，通过关键词搜索便能快速定位到档案的位置，这些优势都是传统教育考试档案管理中所不具备的。

（3）近些年来，教育考试档案的利用率不断增加，对档案信息资源的开发和利用也在不断的积极开展中，这样才能充分发挥出教育考试档案的价值。例如对教育考试档案进行简单的统计工作，能够发现教育考试管理过程中的一些新问题，针对出现的问题制定相应的解决方案，可以在一定程度上促进教育考试事业的发展。

信息化背景下，教育考试档案管理较之以往有了明显的进步，对教育考试事业的发展起着重要的推动作用。但不可否认的是，目前的教育考试档案管理仍然存在一些问题，这些问题阻碍着教育考试管理的进一步发展，主要表现在以下几个方面：

第一，管理制度不完善。在旧的管理制度下，档案整理之后便进行封存，资料收集完不完整、准确与否都是次要的，这种本末倒置的管理制度制约了教育考试工作的有效管理。其次，由于教育考试档案的管理职责划分不清，导致很多电子档案分散在不同部门和个人手中，当部门的人事关系发生变化或者管理不善等情况发生时，一些文件资料往往无从获取，这将为教育考试管理工作带来很大的困扰，教育考试档案的管理制度需要进一步完善。

第二，教育考试档案管理工作人员素质不高。很多从事档案管理工作的人员并没有接受过专业的档案管理培训，或者只是在入职之前进行了简单的岗位培训，对于如何提升档案管理水平认识不足，也无法通过教育考试档案管理工作促进教育考试的管理水平。另外，档案的信息化建设和管理对管理人员的计算机水平有较高的要求，但是很多管理人员计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。

第三，在档案建设与管理过程中存在重视收集，轻视利用的弊端。重视信息统计过程，一旦信息归档就认为万事大吉。由此导致档案管理长期停滞不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入远远不足，相关软硬件设施建设不到位，没有引入档案管理软件或者信息化管理系统长期不更新。档案网络共享机制还需进一步加强，许多部门都有对教育考试档案的利用需求，由于档案资源没有实现信息共享，相关部门的查阅效率和办事效率较低，费时费力。

3 信息化背景下的教育考试档案管理对策

信息化背景下，教育考试档案的管理工作应当顺应时代潮流，采用更加先进的管理办法和管理理念对教育考试档案进行管理，以更好地促进教育考试事业的发展。

3.1 加强管理人员队伍建设

教育考试档案管理人员负责具体管理工作的开展，作为各项改革和具体措施的实行者，直接影响到教育考试档案管理工作水平。因此应该建立起一支具备扎实专业知识和较强处理问题能力的管理队伍，在组建过程除了吸纳档案管理人员，更应该注重对计算机系统、行为心理学等专业背景的人才的引进。因为信息化时代下，档案管理工作人员不仅需要档案管理方面的知识，还需要懂得一些计算机技术，这样才能更好地为教育考试事业服务，做好信息化时代下的教育考试档案管理工作。除了吸纳优秀人才，还需要对现有的人才队伍进行培训，逐步提高管理人员的业务水平和业务能力，从而提高教育考试档案管理水平。

3.2 构建考试档案管理平台

在教育考试档案的管理工作中，对档案信息平台的功能进行系统地设计和规划十分有必要。例如，在一些高校的教务处中每一位同学都有自己的考试成绩信息，考试档案信息平台能够与教务处通过内部关联而获取这些信息，实现资源的共享。这样一来，无论是教师、学生还是工作人员都能够获取到自己所需要的信息。因此，在信息平台的建设过程中分类索引的建设是十分重要的，使不同身份的人员都能够凭此完成身份的识别，对信息进行管理。另外，信息的查询权限也应当设置好，保证信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻烦。要不断加大对教育考试档案管理系统的优化，根据时代的发展和实际的需要进行一些新业务的增加和?f业务的删减，使教育考试档案管理平台能够提供更加快速、准确、便利的服务。

3.3 加强教育考试档案信息化制度建设

通过加强教育考试的信息化建设进一步完善教育考试档案的管理制度。学校应当积极地完善教育考试档案的管理制度，尤其是随着时代的发展，电子档案的出现需要我们制定新的管理制度对档案进行管理。对档案的管理范围和职责进行明确的制定和划分，建立一套科学的、体现时代特点的现代化教育考试档案管理制度。信息化制度的建设，首先要提高需要提高相关人员对档案的认识，使工作人员和考生认识到档案的重要性，调动起全员的积极性进行档案管理信息化建设。其次，信息化建设需要投入大量的资金进行硬件的购置、系统和软件的研发。最后，大力提高信息化档案的利用率。在统计学有关原理的指导下开展工作，在信息收集和统计过程中应对按照档案性质进行分类，便于在后期进行数据比对，加强数据的分析，为学校决策提供依据。

3.4 实现信息化档案?W络共享

学校中与学生教育和管理的部门有很多，每一个部门都有对教育考试档案的利用需求。举例来说，学生的作弊档案是很多学院和部门需要查阅使用的，如果每个需要使用的部门都专门去档案管理部门进行查阅，那么势必会导致工作效率低下。针对这种现象，教育考试档案管理部门可以将相关的教育考试档案数据进行上传，利用学校的校园网络，开放教育考试档案网络共享系统，定期或者长期开放部分教育考试档案数据供各部门查阅。这样有教育考试档案信息需求的部门可以直接利用网络共享系统及时进行信息的获取，节约大量的时间，大大提高了办事效率。

篇13

教学档案管理作为院校教学活动的重要组成部分，其管理的实质就是将各类在教学活动中形成的原始的、分散的教学档案，通过管理过程使其实现有序化、标准化要求，从而提供科学、准确、高效的利用服务。因此将精细化的管理理念和手段引入高校教学档案管理工作中，有着十分重要的现实意义，是现代管理发展的必然趋势。

一、精细化管理概述

（一）精细化管理的内涵。精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。“严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。

（二）精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

（三）精细化管理的方法。精细化管理是一种管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

二、高校教学档案精细化管理应该注意的问题

（一）强化细节意识，明确管理标准，细化工作流程。教学档案管理工作的目标是通过对教学活动中产生的各类文件资料进行分类、编码、录入、装盒、上柜等一系列环节的整理、加工，为人们提供高效、便捷的档案利用服务，实现档案资源共享。因此必须建立一套科学的管理标准作为教学档案精细化管理的标杆。要避免受“模糊文化”的影响，按照“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，制定各个环节管理所要达到的要求。其中，量化管理是精细化管理的核心，能够量化的环节要尽量科学制定数据标准以供考量，便于检查监督过程中进行“对标”。同时还要细化各个工作流程，加大监督力度，以最大限度的保证各个环节都能达到预定标准。

篇14

【关键词】精细化管理 高校档案 管理工作

一、前言

随着现在社会的发展和信息化的突飞猛进，管理模式、管理方法、管理技术都被人们所熟知，企业与企业之间竞争日趋白热化，要想击败对手，必须要采取更加有效的管理方法，由此精细化管理应运而生。从管理的概念上来说，精细化管理是相对于粗狂性管理而言的集约化、规范化管理方式；从内涵上面说，它具有“精、准、细、严”的特点。所谓“精”，简单的释义就是“精益求精”；“准”就是“准确无误”；“细”就是“细心细致”；“严”就是“严肃严谨”。目前精细化管理已经渗透到各个行业当中来，对行业的管理效益、效率、能动性有极大的提升，那么针对于高校档案管理来说，精细化管理应该把握哪些要点呢？

二、高校档案精细化管理内容

（一）精益求精

档案工作追求的是尽善尽美，无论从工作的性质、工作的重要性都要求我们力求完美；从高校档案工作的实际情况出发，笔者认为要重点专注于档案资源在整合上，从不同的角度去挖掘档案工作的实际意义；换而言之，我们要从高校档案工作的目的性上去加以分析，及时扩充档案工作的作用，充分履行档案工作管理的职能，在档案工作中发挥最大的效能。

（二）准确无误

现在档案工作有另外一个预测的职能；而档案工作用通俗的话来说，本身就是历史信息的记录；预测职能的发挥，讲求实效性，有利于人才及时的挖掘和培养。预测职能是建立在历史的记录之上，采取论证、推断的手段来进行的，如成绩、技能技巧、特长、信用等等。如果历史信息的记录出现偏差，那么预测的职能就将丧失；从这个方面来说，高校档案工作肩负着培养祖国未来所需人才的重任，一旦发生失误，那么后果不堪设想。

（三）细心细致

高校档案工作包含的内容很多，不仅仅是学生的数量众多而且还涵盖了大量的信息，对信息的及时、正确的处理需要我们档案工作者付出艰辛的劳动，每一条信息我们都要进行综合归类，避免出现“张冠李戴”错误，因此，细心细致必不可少。

（四）严肃严谨

高校档案工作来不得半点虚假，在对待工作的态度上，管理者必须严肃认真；缺乏务实严谨的工作作风，必然对档案工作带来不利的影响，有可能造成巨大的损失；事实求是、脚踏实地的工作作风是每一个高校档案工作管理者必须要遵循的准则，采取弄虚作假必然会触及法律的红线，同时也丧失了自身的伦理道德。

三、高校档案精细化管理流程、对策

（一）高校档案精细化管理流程

高校档案精细化管理要遵循一定的流程和步骤，从笔者的经验上来看，首先，高校档案工作者树立正确的管理思想，从档案管理精细化的内容上进行自身的批评与自我批评，从思想意识上重视高校档案工作，时刻警惕轻视、怠慢档案工作消极思想的侵入，保持良好的工作作风和工作态度。其次，要善于在高校档案工作的实践中及时总结经验和教训，运用正确的工作方法做好高校档案的管理；在自身档案工作管理能力上要加大学习力度，可以借鉴相关的参考文献研究成果进行工作能力上的培养和推进。第三，进行高校档案精细化管理的查漏补缺，针对于工作上的短板进行及时的弥补，发现问题及时处理，提高档案工作的能力和效率。第四，培养档案管理工作宏观和微观相结合的工作方法，站在不同的角度去分析工作中的疑难问题，换位思考疑难问题有可能带来的后果，细致全面的对问题进行剖析，不遗漏掉任何一个微小的细节。第五，加强高校档案工作之间的交流，与同行进行坦诚的讨论，借鉴他人身上成功的经验，用哲学发展的思想和实事求是的态度看待高校档案管理工作的新问题、新思路、新方法，以适应当今飞速发展的社会，更好地为高校档案工作作出贡献。

（二）高校档案精细化管理对策

目前高校档案管理工作大多数仍然处于粗放式管理阶段，也存在着不少管理上的漏洞和方法上的问题。每一个学校档案管理工作具有一定的特殊性，不能用“概而全”或者急于求成的思想彻底解决这些不足。作为管理者，首先也要进行精细化管理与过去粗放式管理的比较研究，首先要意识到两者的差异性，差异的点在什么地方必须要弄清楚。两者之间的转变依靠的是循序渐进改革方式，而不是急于冒进冲锋式。在明确这个态度的基础上，我们要坚持实事求是的态度，以自我改善、自我修正、自我检讨、自我批评的方式持续不断的更新观念和管理方法，进而不断地取得进步。同时，要加大高校档案工作管理人的思想和水平的教育培训，树立居安思危、不进则退的竞争意识，培养高校档案管理工作质量的概念，竞竞业业、扎扎实实从自身岗位做好细心细致的档案工作。高校档案工作管理者，一定要以身作则、突出表率作用，并协同相关人员制定出行之有效的档案管理制度，不断加大档案的收集力度和分类，利用科学技术手段简化档案的收集、管理和利用，使得高校档案精细化管理形成科学化、规范化、现代化、有效化的管理体系。

四、结语

时代的潮流不可阻挡，在新形势下，高校档案工作精细化管理势在必行；我们要善于发现高校档案工作中存在的矛盾，并针对矛盾找出可实施的方法，利用精益求精、准确无误、细致细心、严肃严谨精细化理念引导我们的思想，以期更好地为高校档案工作作出贡献。

参考文献：

[1] 林端庄. 高校基建档案管理对策浅议[J]. 城建档案. 2006（10）