档案工作精细化管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案工作精细化管理，期待它们能激发您的灵感。

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关键词：高校;档案监督指导;精细化管理

一、引言

精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。

二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状

为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：

（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。

（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。

（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。

（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。

（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。

三、高校档案监督指导工作精细化管理策略

（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。

（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。

（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。

（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。

（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。

（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。

（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。

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【关键词】企业;档案工作;精细化;管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

［3］刘朝天.我们身边的经济学2011.我国的经济体质变革[J].企业的管理制度与监督机制:78-79.

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疾控档案作为原始材料记录了在疾控过程中的历史面貌,也是国家档案管理重要财富的一部分,目前由于各级疾控机构对档案工作的认识不一,管理不科学,存在着以下问题:

(一)档案管理格局混乱、机构不健全各级防疫机构管理机制不健全,由于档案特点平时不起眼,有些机构没有把档案统一的习惯,各科室对工作中形成的档案单独进行管理,由于没有统一的管理标谁,档案分散在各科室或者个人手中,各科室根据自已主观的理解和实践进行管理。由于档案的经济效益往往不能直接在社会上反映出来,使得许多应纳入管理范围的材料没有存档,造成平时我们防疫工作中形成的大量珍贵的资料丢失。另外,一旦单位内人动或部门重组、解散,这些珍贵的信息材料就有可能丢失或毁坏,造成严重的信息资源浪费,对今后查看历史档案带来诸多不便。

(二)档案意识不强、档案利用率低一套完整的档案资料,不仅对历史防疫经验的借鉴和未来防疫工作的研究有很大的参考作用,而且对整个疾控工作学术科研和涉及到疾控执法标谁都是重要的参考依据。而在当前的疾控工作中,缺乏相关的法律法规和标谁支持,档案管理人员缺乏专业知识和经验,大多存在着重经营、轻档案的意识,也由于这种思想的影响,没有认识到日常工作中档案管理的必要性和重要性,对各类档案分界不清,认为存档只是例行公事,可有可无,对形成的档案是否符合今后需求都不做考虑,档案工作者普遍存在知识面窄、知识老化等,尤其是部分领导干部对档案管理意识不强,导致档案研究、利用率较低。

(三)档案管理工作硬件建设不完善根本谈不上专业的档案库房,也正是由于这种分开管理,对档案的存档和保护工作带来了很大的困难。近年来,科学技术的进步,计算机及网络技术在各行各业中得到广泛应用,而运用计算机及网络技术管理疾控档案的却较少,大部分的疾控档案工作仍依靠人工收集、检索,储存信息量小,不利于档案的利用和开发。

二.信息化环境下的疾控档案管理工作研究

由于全球信息化高速发展,我们应该清醒地认识到,档案信息化将成为未来趋势。疾控档案作为重要的信息资源,档案管理人员必须加强重视对档案的收集、整理以及研究,为疾控工作提供快速、精谁的档案信息,要充分发挥档案这一重要历史资料的参考、凭证与宣传作用,以确定档案在疾控日常工作中的重要地位。对于在信息环境下如何做好疾控档案管理,笔者提以下几点意见供其他疾控档案管理人员参考:

(一)建立健全档案管理工作网络机制

疾控站档案管理,也是一项科学管理,在疾控系统还是新的技术工程,亚需建立和完善管理长效机制。俗话说得好,“没有规矩,不成方圆”。要提倡全员参与,先收集、整理各科室建议与意见,在档案管理总要求的指引下,设计出档案管理的规划,具体制定档案管理的各项制度,让疾控档案管理发生根本性的改变。由于疾控档案的特殊性,针对业务过程中形成的档案材料无须进行繁琐的纸质登记整理,甚至无须进入库区,可通过网络可以实时上传至网络服务器中。应用各种方法进行科学管理,使档案管理的各个环节紧密相联,形成一个系统化的整体。档案格式即可以保存纯文字性信息,还可以以多媒体的影音形式于一体存档,即可供日常查阅管理,也可供其他地区或国家借鉴,不但档案的完整性得到有效保证,而且因信息共享,可以查询档案室以外地区或国家的档案信息,打破传统档案管理的地域限制,对一些病因的学术研究和突破都有很好的推进作用。档案让我们了解以往的情况,研究疾控工作的发展过程及其规律性,批判地继承前人的研究成果,总结与吸取经验教训,继续新的研究创造所必须参考的宝贵材料。各项疾控档案利用规章制度的条文即要应非常严谨,同时更要便于执行,要不断在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

(二)提高档案标谁化、规范化水平

目前虽然有些机构也试图通过信息化系统来管理疾控档案,但由于缺乏统一的档案管理标谁和规范,各种资料存档杂乱无序,没有统一平台,甚至很多只是基于办公文档工具处理,达不到真正意义上的信息化水平,这些都严重影响档案保存的质量。要明确奖罚条例,对“失误”、“失职”责任人建立追究制度。由于疾控档案管理范围广,首先要对其管理内容进行分类,例如:环境卫生包括公共场所、水、大气等,免疫规划包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品卫生包括饮食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件设施的缺乏,而是没有制定统一的档案保存标谁和规范,因此系统没有发挥出应有的水平,要做好疾控档案管理工作,在硬件条件满足的前提下,必须要真正建立健全统一的档案管理标谁,并真正实施才能达成。搞好疾控档案的管理对保障疾控工作正常运行,对保障疾控事业持续健康发展极为重要。在建立统一的档案管理标谁后,可适当组织疾控工作人员进行培训,加强全员对档案管理的重视程度,要让每一位档案管理人员都清楚他们肩上担负着重任,防疫档案随时发挥着不可估量的社会效益,逐步使档案管理走上制度化、规范化、科学化的道路。

(三)有重点地做好数据库

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关键词：信息化；电子档案；档案管理

1 引言

当前我国的信息化发展水平越来越高，而档案管理工作的方式也在这种情况下产生了非常大的转变，在档案管理工作中不仅仅只是将档案的功能当做是重点的因素，同时还要使用后先进的技术和相关的网络资源对其进行全面Dev处理，这样也就在很大程度上使得档案自身的综合管理能力得到了非常显著的改善，档案管理人员在实际的工作中必须要重视创新能力的培养，提升档案管理的质量和水平。

2 现阶段档案管理工作中存在的问题

首先是现在还有很多档案依然是以纸质的形式存在，还没有实现数字化，其次是各个部门之间的沟通不畅，数据不能交换和共享，所以在这一过程中也容易形成信息孤岛现象，没有办法形成一个相对相对完整和科学的信息资源数据库，再次就档案管理水平不完全相同，使用的管理软件也并不是十分相同，重复建设的现象比较普遍，所以在这样的情况下也使得其管理水平无法得到显著的提升，软件自身的功能也还存在着十分显著的不足，其可靠性和安全性都无法保证，最后一点是软件系统在运行的过程中灵活性方面无法满足其运行的需要。

此外，档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案工作信息化。

3 档案信息化管理的意义

3.1 信息化档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量人财物力才能更好地保管，而且不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档。检索查找的困难，降低了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量人力物力档案管理工作电子化后，可把按“卷”立卷归档改为按'。件“整理归档，大大提高档案管理的工作效率。

3.2 信息化档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，信息化档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量电子档案的特点是实现资料的信息化，大量原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这将使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥应有的社会效益和经济效益。

3.3 信息化档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像。视频等资料，而传统档案模式已经无法满足这一需求电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成了满足使用者多样化需求的主要解决方案档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有密切联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都将发生变化，表现出一定的动态性，而加强电子档案管理，有利于满足这一多样化需求。

4 在信息化条件下如何进行档案管理工作

4.1 转变工作方法，将信息管理转变为信息管理

在传统的档案管理工作当中，档案一般都是以纸质或者是照片录音等形式存在，在工作的过程中一般也是按照手工的方式对其进行收集和整理，但是这需要完成大量的工作，在这一过程中还会出现一些困境。由于存储量相对较大，所以档案部门在实际的工作中已经不能很好的对其进行全面的处理，所以很多档案信息资源在这一过程中出现了非常明显的浪费现象。而当前计算机信息技术的不断发展使得档案信息化成为了可能。

当前的档案管理工作中，一定要采取有效的措施，不断的适应现代化发展的需求，这样也就使得实体档案管理能够更加平稳的转换到信息资源的管理。在实际的工作中，一般是以信息为主要的对象进行管理，同时还要完成数字化但你敢的加工，使信息更加的全面和细致，在对档案信息进行处理之后，档案信息资源就可以根据实际的需要进行重复性的使用，只有对其进行信息化和数字化管理，才能更好的体现出其自身的价值和优势，它也成为了社会发展过程中一个重要的推动力。

4.2 建立有效的信息系统，合理使用电子档案

要更好的实现档案信息化管理，就一定要建立一个适应其发展需要的信息系统，所以，单管部门在日常的工作中必须要从以下几个方面入手：首先是对计算机技术网络条件下的档案管理流程和手段进行适当的调整和改进，这样其才能更好的顺应当前的时展需求。其次是按照文件处理的流程对信息化系统进行功能设计，使其可以充分的发挥自身的积极作用。最后一点就是在信息系统建设的过程中要不断的改进和完善内部控制制度，提高档案信息的安全性和可靠性。

在应用电子档案的时候，首先必须要对电子档案自身的安全性予以高度的重视，这是因为计算机网络技术在实施的过程中得到了非常迅猛的发展，电子档案所涉及到的范围也在不断的拓展，电子档案的数量呈现出明显的上升趋势，但是在这一过程中也出现了一些问题，最为明显的就是计算机病毒和黑客的侵扰，所以必须要保证电子档案的安全。其次是电子档案自身的真实性需要确认和控制。在档案工作中，因为电子档案在生成的过程中没有一个相对比较统一和完善的系统，所以很多档案的元数据无法归档，对于对应的纸质档案也没有给出一个统一性的处理方法，电子档案可以更改，且不留痕迹，所以在这一过程中也会产生篡改档案信息的问题，这样一来也就影响到了档案信息的真实性。

结束语

现代社会已经跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用是一项极其重要而复杂的工作、为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应规律，加强科学管理，确保电子档案安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献

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【关键词】档案信息化 资源共享 分析 探究

所谓的档案信息化，就是指必须在国家档案行政管理部门的的组织和管理下，应用现代信息技术，对档案信息资源做出一定的处理，使之可以为社会服务。档案信息化是加快国家信息化实现的必须手段。符合“十二五”规划中所提出来的：建设资源节约型、环境友好型社会，发展循环经济，加快转变经济增长的方式。这对于档案管理的发展起引导性作用。档案信息化的工作方式是信息化建设的总体目标之一，是完成现代化管理的重要组成部分。是实现“科学发展”的必经之路。

1.当前我国档案信息化管理发展状况

1.1档案信息化发展基础与背景

我国档案信息化发展整体呈现出发展较早，但发展水平落后的趋势。对于这种状况，各学界人士都在积极寻找解决方法。很多人认为，信息化发展不尽人意的原因在于缺少专业性人才，大家的重视不够，但主要是缺少资金和经验。对此，笔者也有自己的看法。档案信息化的实现所需要的资金主要来源于财政预算，对于后期资源的补充不足。这的确是个很难解决的问题，但是这并不是主要原因。事实上，对于档案信息化发展，各级财政都非常的重视。据统计：2003年全国省级以上档案馆用于档案信息化建设方面所投入的经费就高达5000多万元。根据几年的数据显示，国家的总投入量并不少。预算规划都在百万左右，在浙江省数字档案馆计划中预算高达1500万元。尽管如此重视档案信息化管理的建设，投入如此多的基金相对于档案信息化发展依然觉得缺乏，这说明资金没有合理的规划。“好钢用在刀刃上”资金预算并不能决定后期的发展，而是我们在于怎样做好做到细水长流的长期规划。

1.2档案信息化发展的特点

首先，构建起高度统一的档案管理网络。按照政府规定的“整体规划、统一管理”的要求，档案信息化的建设实现了各省各部门之间的档案公用化，并且与图书、媒体、等结合起来，形成了一个完整的一体化系统。实现了各数字档案管理网络，并适应不同部门的专业化需求，实现了档案之间的无缝衔接。

其次，构建起全面、及时与严谨的档案采集系统。档案管理系统选择了多级审批的档案采集流程，确保企业档案在采集过程中需要的完整性、真实性与准确性特征。

其三，构建起数字化、网络化的档案信息服务模式。以实用、快捷、高效为发展目标，实现了自身档案信息资源采集、存储、管理、利用等工作的网络化，促进整个档案信息服务的多元化管理，让档案管理工作与生产运营结合地更加紧密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我国档案信息化管理成绩显著。各地方，各部门的档案信息化程度显著提高，档案工作正经历着翻天覆地改革。不仅扩大了档案利用的范围，实现了各省各部门之间的档案公用化，是档案从一张陈旧的纸转化成了飞扬在服务界的信息。达成了全国档案之间的资源共享，自此之后，档案不仅仅只是为国家机构服务，还可以为全社会提供资料。通过档案信息化管理工作的实施，实现了档案资源的远程共享，为利用者提供了各种形式，各种题材的数据，图片，文章。但是档案信息化并不等于通俗化、网络化，它具有更为广泛的含义，包括了有序的整理档案资源、建设档案信息数据库、并建设档案信息网络、开发并利用档案信息资源、同时建设档案信息化人才队伍，还有促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准制定等，可以说这是一项长期而复杂的系统工程，需要全社会的共同努力。

2.当前我国档案信息化管理工作呈现的问题分析

现今社会，各行各业都缺乏专业人才。档案信息化建设也一样。如果管理人员不懂得专业知识，就会形成专业和管理分离的现象。导致管理工作难度增大，效率不高。信息化管理是创新型的一种工作，具有跨时代的意义、鲜明的时代特征。但是现实中，许多工作者具有思维定式，习惯于传统的工作模式真。在观念上和思想中难以适应这一跨时代的变化。很多工作者对于档案信息化管理不甚了解，甚至带有消极情绪。所以很多时候当单位购买了信息化管理所必需的设备，却没有人会操作，或依然延续传统做法，最终使信息化变成空想，造成了金钱和资源浪费。也使得档案信息化建设不全面，使得一些信息网不能链接以来，造成利用者的困扰。甚至有时会出现总说纷纭的情况，即没有一致的说法，原因在于各部门交流不便，和各自为政的社会制度。严重影响了档案信息化管理工作的进程。

3.新时期档案信息化管理工作思路探索

3.1转变传统观念，提高创新意识

在档案信息化管理实现的过程中，每个人都要从传统观念转变为现念。即要树立信息化管理和创新意识，把档案工作从藏馆中转向电脑前。各部门人员都要意识到档案信息化管理的优点，认识到发展档案信息化管理的重要性和必要性。切实把档案信息化管理提升到战略高度来看待。档案工作者们应看到前方的机遇与挑战，了解现代化管理思想，增加工作责任感，积极主动的用现代化技术管理档案信息。做到因地制宜，适应时展。

3.2构建档案信息管理中心，推行优质服务

档案工作是服务性工作，其目的就是为了国家，社会，经济的发展提供所需的信息。

通过现代化的信息网络， 档案的信息资源从一定程度上得到共享， 使得档案管理走向现代化。国家推崇建立庞大快捷的档案管理信息网，即把档案，信息，图书，等组合成一个信息管理中心。为管理者提供了更加全面的信息，充分发挥了信息化时代的快捷和高速。

3.3加强管理人才培养力度，优化管理队伍

档案信息化管理，需要管理与专业一体化的复合型人才，涉及到信息管理和网络建设等多领域专业知识。因此应摒弃传统的兼职模式，建立专门的组织机构人员机制，并设立完整的人员专业化培训，来提高工作质量和工作能力。只有加强人才培养的力度，提高管理者的水平，优化管理队伍质量，才是实现档案信息化管理工作的前提。

3.4构建信息网络，实现资源共享

实现信息化管理，就必须终止档案部门各自为政的政治体系。建立一个具有同一规格的体系，实现资源共享。使利用者可以清楚明了的获得所需要的信息。同时通过资源共享，使地方档案部门走上具有自我特色的档案信息化管理的道路，从而实现资源互补，相得益彰的效果。形成整体化，完整化的管理体系。

3.5走滚动发展战略，踏上中国特色化档案信息建设道路

信息化管理的实现是一个过程，不可能在短期内实现目标，就必须走滚动发展战略。现代信息技术发展迅猛，导致了档案管理需要不断更新，我们不是要求设备的先进，而是要求思想的进步性。无论是文字档案一体化，还是信息资源的整合化，都会是一个滚动发展的过程。通过滚动发展战略，形成不断更新的档案信息化发展，最终走出一条具有中国特色的档案信息化之路

4.结语

本文对档案信息化的发展状况与出现的问题做出分析与讨论，并对未来的发展提出了自己的看法。笔者认为：档案信息化建设是现代化发展的总趋势，信息化建设必须以局域网建设为前提，计算机管理为基础，校园网建设为依托。大力发展档案信息系统化，实现资源共享，提高工作效率，避免人工管理的错误，对我国社会发展和科技探究都有一定的影响。运用实践、总结、理论相互交替相互结合的理念；在原有的基础上，探索新的管理方法；有问题及时探讨，积极改正；这样才能加快档案信息化的发展，将会使档案的信息化管理工作变得更加轻松，更加高效！

参考文献：

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[3]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（6）

[4]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究，2009（4）