档案管理与档案服务精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案管理与档案服务，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：信息化；档案；标准化；管理；服务创新

近年来，科学技术在不断发展进步，计算机技术的普及对各行各业都产生了一定的影响。在信息化的条件下，我国的档案管理工作若要保障提供给人们的服务质量，必须要加大对信息化档案工作的管理力度。随着科学技术的不断创新，计算机的运用范围不断扩大，传统的档案管理与服务已经不能满足人们对档案服务的需要，也难以跟上现代化发展的步伐，因此为了提高服务的质量，应该将档案管理与信息化条件相结合，实现档案管理的现代化和专业化。从目前信息化条件下的档案管理工作来看，还存在着许多不足，例如缺少主动服务和大胆创新的意识，这就对我国档案管理工作的进一步发展有较大的牵绊，导致我国信息化条件下的档案管理与服务创新水平得不到很大程度上的提升，依然处于停滞不前的状态。因此，要提高档案管理工作的水平，必须首先建立起主动服务的意识，同时还要强调大胆创新，这样便可以提升我国信息化条件下的档案管理水平。

一、信息化条件下的档案管理的意义

当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，同时以计算机网络技术为辅助，让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代，信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战，只有认识到档案管理工作信息化的重要意义，加强信息化条件下的档案管理工作，严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性，保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下，档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用，建立起正确的档案信息化管理的理念，要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术，同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中，要注意对工作的反思和总结，从而能够获得宝贵的经验，帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念，改变传统的档案管理工作模式，使信息化管理工作的机制更加完善，使档案管理工作人员具备更高的从业素质，确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。

二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题

（一）档案工作方面

由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上，档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。

（二）档案管理的信息化特点

信息化技术的发展速度较快，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，这种方式存在许多不足，使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。

（三）档案信息系统

在信息化条件下，旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。

三、信息化条件下档案管理的问题和对策

（一）数字信息的档案管理

数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此，为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题，可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找，但是由于电子档案的特殊记录形式，导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题，例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况；而纸质档案因为以纸质的方式进行记录，所以会占据较大的空间，承载的内容也较有限，同时查找起信息来也较麻烦，但是纸质档案记录的信息真实可靠，能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式，“双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。

（二）电子档案的管理与存储

信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷，但是，档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息[4]。

四、信息化条件下的服务创新

（一）在网络上建立起档案信息查询网站

目前，为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况，许多单位、企业等都开通了自己的网站；一些高校也利用网络建立了本校的网站，将本校的师资信息、校园环境信息等在网站上，方便学生等对高校的了解。与此同时，这些网站不仅信息，还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新，确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段，积极地开通网站服务，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。

（二）开展档案工作在线服务

当今时代下，人们越来越注重时效性，因此，人们在利用档案信息的过程中，也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处，比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中，档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找，再将档案复印或者拍照，这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制，不具备较高的时效性，因此无法满足人们的需求。此时，档案管理工作必须改变查找手段，例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务，提高档案信息的时效性。

（三）创新服务

人们对档案信息的需求日益增加，档案室要根据时代的发展需要，对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新，为人们提供优质的档案服务。

五、结束语

在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。

【参考文献】

[1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123-123.

[2]王小洁.信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义[J].财会学习,2017(14):194-194.

篇2

[关键词]档案管理 电子文件 创新服务

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）02—0398—01

当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

一、提高创新服务手段

1、建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进涉加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2、建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

4、开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效n生，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案涫（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、大力开发档案的服务领域

1、信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2、兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

3、加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

篇3

一、当前我国档案管理服务的现状

(一)管理服务理念较为落后当前我国的档案管理服务理念还不尽如人意，一些档案管理部门的思想较为落后，对档案的重要性认识不够。特别是在开展档案信息化建设的过程中，由于一些档案管理者年龄偏大，对档案信息化并不了解，在信息化建设过程中不能用发展的眼光来看待，工作态度较为消极，致使档案信息化的速度较慢，难以实现档案服务的创新。还有个别领导不关心档案事业发展，在经费上给予太少或不予支持，导致档案信息化建设步伐缓慢，用户难以得到方便快捷的服务，严重损害了档案部门的形象。

(二)管理服务人员的素质较低要想符合信息化时代的要求，实现档案事业的可持续发展，就必须有一支高素质的档案管理服务队伍。当前，许多档案管理部门的工作人员文化水平参差不齐，一些档案老员工学历较低，没有发展的眼光，不符合信息时代的要求。一些新入职的员工，虽然有着较高的学历，但是工作经验较少，许多人都是心浮气躁，难以开展好工作。所以，必须先解决好这些问题，才能实现档案管理服务的创新。

(三)档案管理服务的手段有待完善信息时代要求档案工作管理服务的手段必须符合时代要求，必须用以人为本的服务理念来进行完善。当前，许多档案部门的档案管理服务手段不符合时代潮流，无论是服务质量还是服务态度，都不尽如人意。一些档案管理部门固步自封，一些档案管理工作人员抱着“当一天和尚撞一天钟”的工作心态，每天只是机械地完成工作，根本不去想怎样提高管理水平、提升服务质量和效益，导致档案管理部门陷入到一种死气沉沉的状态。

(四)档案管理部门与外界缺乏交流合作档案事业在改革开放后兴起，不仅需要改革，也需要开放。在改革开放之前，档案管理部门实际上是处于一种封闭的状态，档案管理者的观念也处于一种封闭状态。改革开放之后，开放型的档案馆建设成为时代的要求，但一些人的观念并没有太大的转变，依然墨守成规。而信息化时代要求加强档案相关部门的合作，实现档案资源共享，这是档案管理部门迫切需要解决的问题。

二、新时期档案管理服务的发展创新

(一)档案管理服务手段的发展创新要创新档案管理服务手段，领导者就必须要提高自身的认识，用发展的眼光来建设档案管理部门。要引进一批优秀的档案信息化建设人才，用现代化的理念提升档案服务的水平。要利用信息化人才开发网页式的档案管理服务体系，开办网页档案馆，根据用户的需求，不断增加、更新网页上的内容，完善信息库中的内容，完成对数据的实时收集、快速处理以及高效，使其成为一个先进的现代化档案信息管理平台。要建立电子档案管理中心，与企事业单位加强合作，实现管理中心档案信息资源的逐步完善，实现档案资源的共享。要做好电子信息收集模式的创新，通过电子信息的上传、下载来转变传统的管理服务方式，提高文档的收集量，并及时归档处理。要开展在线服务，契合现代人的生活、工作习惯，实现更加便捷的沟通交流。通过档案管理服务模式的创新，使档案信息更具有及时性、准确性和实效性，为经济社会的发展提供最好的动力。

(二)档案管理服务领域的发展创新从国家档案局的成立到改革开放之后档案事业飞速发展，档案部门已经走过了一个从封闭型、半封闭性到开放型的发展历程。如今档案信息的服务已经不单单局限于内部部门，而更多地向社会开放。因此，档案管理部门要朝着这个主流方向发展，将档案从机关单位走向企事业单位、走向社会组织及个人，使档案事业发展始终和人民群众联系在一起，心系群众、服务群众。档案管理部门的创新要逐步建立起以服务为主、信息的收集、贮存、加工检索为补充的实体体系，要建立起以经济建设为中心的信息化产业服务意识体系，要打破各档案相关部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，使档案在共享的过程中发挥最大的价值。

三、结束语

篇4

一、档案管理创新

（一）档案管理的体制创新。

1.科学合理的体制是管理工作进行的依据，具有一定的指导作用。在档案管理的体制制定上，要注意体制内容的精简性，体制效果的高效性，体制范围的广泛性。档案的管理工作要实现两个目标：一是提高档案管理工作的实现。首要目标就是顺利完成自己的任务。必须制定出科学先进的档案管理体制，指导管理工作的顺利运行，将现代科技的成果与管理工作充分结合，提高管理的质量和效率。二是要尽量降低档案管理的资金投入，合理配置各种资源，包括人力资源和管理设备资源，实现低投入、高收益。

2.促进档案管理整体工作的规范化。建立完善的档案管理体制，必须在整体上进行规范化管理，档案的归档工作要有明确的条件标准和限制范围；对档案的借阅必须有制度上的规定，借阅人员必须有借阅证件或借阅证明，保证档案的安全；在档案的立卷工作上，也必须有合理的标准，保证档案的质量和规范；对库房的管理要尤其注意。

3.制定合理的奖惩制度。各部门要形成完善的工作目标责任制度，保证每个工作人员都做好自己的本职工作。实行合理的奖惩制度，对在工作中表现比较好的员工，进行适当的奖励；对在工作中失误较多，表现有待提高的员工，进行适当的警告提醒；对于严重泄密的人员，实行必要的惩罚。

（二）档案管理的手段创新。现代科技不断发展，各种科学技术设备的更新换代速度越来越快，很多原来的设备在工作效率和质量上都严重欠缺，传统的管理手段和管理形式不再适应新时代的要求，阻碍了档案管理工作的科学发展，所以，必须在档案管理的手段上加大创新，将现代科学技术应用于档案管理的工作中，现代科学技术操作简单，把复杂的工作程序简单化，提高了工作效率，其工作质量也比人工操作更为精细，在提高工作效率的同时，保证了工作的质量。虽然利用现代科技需要一定的资金投入，但是，现代科技在某些工作上代替了人力劳动，也节省了很多人力资源，减少了劳动力的支出。因此，在档案的管理工作中，要充分发挥现代科技和人力劳动的优势，让机器成为人的辅助工具，对于原来比较复杂麻烦的操作，尽早淘汰，改用精简的管理手段，档案管理工作人员要有与时俱进的精神，多学科学知识，适应现代科技环境，尽量用科学先进的手段，提高工作效率和管理水平。

（三）提高档案管理工作人员的整体素质。

1.为了提高工作人员的整体素质，首先要改变工作人员的思想观念。一个人的思想观念，决定着他做事的方向，因此，要特别注意对档案管理工作者科学思想观念的培养，提高他们现代化的管理意识，让知识和创新更好地为档案管理工作服务。有了科学先进的思想观念，工作人员就能在档案管理的创新工作上大胆前进，大胆尝试，使整个档案管理工作中充斥着一种活跃的气氛，为创新工作的进行，提供优良的环境。

2.在工作人员的录取和选择上，加强筛选的力度。为了提高档案管理工作人员的整体素质，在应聘的环节就应该注意到，在保证应聘者工作态度的基础上，要尽量选择富有创新意识，敢于挑战的人员，优选电子档案信息管理专业或其他计算机相关专业的人员。在现代信息技术环境下，每个公司和单位都急需具有先进科技含量的专业人员，档案管理人事部门行业努力为自己争取更多的专业人员，为以后提高员工整体素质做好基础工作。

3.现代科学技术的发展，使档案管理的工作方式发生了变化，由传统的人力操作向电脑操控的方式转变，这就要求档案管理工作人员掌握基本的电子档案管理程序。各企业和单位应该加强对工作人员的技能培训，提高他们的科学知识，电子操作能力，并鼓励工作人员自觉学习新知识、新技能，提高员工的整体素质。

二、档案服务模式

（一）以用户的需求为导向，提供专业化的服务内容。传统的档案服务模式，一般是以档案库内的资源为导向，有什么资源，就提供什么样的服务，这样往往会造成档案服务内容与用户实际需求的脱轨。新时代环境下，各种科学技术纷纷出现，使得资源获取的途径和范围都大大增多，档案工作人员必须了解用户对档案的需求，以此为依据，及时补充和调整档案的资源；在了解用户需求的基础上，还要对此进行深入的分析，总结出用户需求的共同性和差异性，有针对性地整理档案资源，使档案服务更具专业性；档案资源在全面的基础上，还要尽量新颖，以此吸引更多的用户；还可以在档案服务中加入电子导航，使服务更具人性化。

篇5

论文关键词：档案管理 电子信息创新

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

一、从服务手段上来革新

1.1建立档案室网页，开展网上利用服务。

随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

1.2建立“电子档案数据管理中心”。

档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。

1.3 开展在线服务。

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 二、服务领域上的扩展

2.1信息服务的多样化、多主体。

由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.2 兴办服务实体，发展档案产业。

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

2.3加强横向联合，实现信息资源共享。

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的着录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书室馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

篇6

1.新时期测绘档案的特征

1.1归档数据量大

伴随对地观测技术的迅猛发展，测绘地理信息数据获取周期大大缩短，测绘档案归档数据量快速增长，主要表现在数据总量大（年均归档量达20TB）、单个数据文件大（单个遥感影像文件普遍在1G以上）、数据文件个数多，需要产生庞大的目录管理信息。这需要具备强大的测绘档案资源信息储备、过硬的测绘成果档案处理技术和高效的利用方式，才能使测绘档案服务满足社会的需求强度。

1.2测绘档案分类复杂、易于变化

按专业类型，分为大地测量、工程测量、摄影测量与遥感、海洋测绘、地图制图等，按资料类别，分为技术文件、外业观测资料、计算资料、成果资料等;按载体类型，又分为纸质、胶片、底片、薄膜、磁带、磁盘、光盘、硬盘等，按数据格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各类测绘档案的实体分类表结构差别较大，难以统一。

1.3现势性要求高

现势性是指所提供的测绘档案服务所提供的测绘成果资源要尽可能地体现当前最新的情况。随着当前城镇化进程的加快，地物地貌和各种信息数据日新月异，在大量的测绘档案涌入的测绘档案保管部门的同时，社会又对现势性好、精度高和大范围的测绘档案数据服务具有迫切的需求，这对测绘档案保管部门的管理和服务提出了更大的考验。

1.4时空特性强

测绘生产是在一定地域范围内进行的，因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征。同时，测绘档案也具有很强的时间特性，同一区域的测绘档案，在不同的历史时期一般具有不同的档案版本，各个时期的档案共同构成了该区域的发展轨迹，对于区域发展脉络的分析研究具有重要作用。

2.测绘档案信息化现状与存在问题

2.1海量数据管理力不从心

数据规模呈指数级增长，导致管理繁重;数据随项目分散存储，导致数据重复、冗余，并使设备资源浪费严重;数据查询提取困难，导致数据使用效率低下;历史档案数据的价值没有得到有效利用，档案数据整体性、安全性无法得到保障。

2.2档案管理与成果利用脱节

测绘档案具有项目特征，测绘项目从项目任务下达、项目任务生产、项目成果质检、成果归档到档案的利用服务，要经过很多环节和部门，当前的测绘服务平台无法实现项目的前端控制和全程管理跟踪，测绘档案的管理环节与服务环节是脱离的，导致测绘档案服务资源的更新速度跟不上数据实际获取的速度。

2.3汇交工作量巨大

一个建设项目所形成的测绘档案数据量往往具有数百GB甚至更大，且种类繁多、内容复杂、表现形式多样，这给汇交工作带来很大的难度。如果采用人工方式进行汇交，需要人工对汇交档案的完备性、规范性等进行检查并进行存储，人工提取相应的著录项信息，不仅工作量大、工作效率低，还容易出错。

3.省级测绘档案管理与服务系统建设

3.1建设总体思路

省级测绘档案管理与服务系统主要针对当前测绘档案信息化管理工作中存在的问题和测绘档案的新特征，综合利用WebGIS技术、数据库技术、文件传输等技术而建立起来的，解决了现今测绘档案在存储、管理、分发利用过程中的种种问题，实现了测绘档案资料从项目任务下达、到档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促进测绘成果档案社会化应用。

系统采用三层架构：基础设施层、数据存储层和应用服务层。数据存储层是核心，存储了测绘档案管理相关的档案实体文件、档案目录数据、元数据、空间索引等信息，空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过Net Framework和ArcEngine 开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案的信息化管理，通过Flex 和ArcGIS Server技术开发B/S模式的web应用，实现测绘档案的网络化服务。

3.2核心解决方案

3.2.1数据组织科学化--解决海量数据存储与管理问题

1.数据存储模式

根据测绘档案的海量、大二进制等特性，采用文件与数据库相结合的数据存储模式，其中档案实体数据作为外部文件存储，档案的元数据、目录数据、空间索引等采用关系数据库管理，通过在数据库中存储实体数据的存放路径来实现关联。这种存储方式使得海量的档案实体文件数据传输快、摆脱了商用数据库数据储存量的限制，将目录数据等存储到数据库中，查询检索便利，提高了数据库利用率。

商用数据库平台选择当前国际上先进成熟的关系型数据库管理系统Oracle 软件，空间数据引擎选择ESRI 公司的 ArcSDE。另外对于档案所特有的光盘、底片、印刷地图、文本资料等采用档案柜存放，并采用虚拟库房的方式进行管理和查询。

2.数据组织形式

测绘档案的实体分类结构非常复杂，结合多年测绘档案管理经验，将繁杂的测绘档案实体分类归纳为四大类：成果类、控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类，成果类又分为基础地理信息、大地成果、模拟纸图、航空航天遥感卫星数据和专题成果五类，每一类再根据实体文件的结构进行细分，控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类不再进行细分。下图是测绘档案的数据组织结构，实线框类别是最小的实体分类，在数据库中各对应一张物理存储表。

3.建立空间索引

测绘档案成果类数据具有空间特性，通过建立空间索引，将地理位置与目录数据、实体文件等建立关联，可实现档案目录资源的可视化表达和检索。

在ArcGIS Server地图服务中，空间索引的质量对数据展现、查询检索的效率有较大影响。因此，在建立空间索引时，应尽量减少空间索引图层的数量，避免数据冗余。

基础地理信息和模拟纸图的空间索引通过图幅接合表来建立，如果为每一类型每个比例尺的数据建立图幅索引层，需要建立近50个索引层，为提高性能，每个比例尺建立一个图幅索引层，由各类型基础地理信息和模拟纸图共用，共建立8个索引图层，大大减少了数据冗余。大地成果的空间索引由点成果的概略坐标生成，需进行相应的脱密处理，水准点、GPS点、三角点、军控点和标石各建立一个空间索引图层。航空航天卫星遥感数据建立2个空间索引图层，其中航片索引图层通过像片的像主点建立，遥感影像数据的空间索引通过提前每一景数据的边界生成空间索引。专题数据需根据数据的实际情况来建立空间索引，例如提取边界建立、根据图幅接合表建立。

3.2.2测绘档案管理与服务一体化--解决管理与服务脱节问题

将测绘项目全生命周期各环节：项目任务下达，档案汇交、组卷归档、查询检索、销毁、提供利用等纳入到测绘档案信息化服务平台中，实现对项目的前端控制和全程管理跟踪测绘档案的完成情况，项目竣工验收后及时完成测绘档案的收集，对收集档案通过既定的质量管理及档案管理流程，以最快速度完成档案数据的整合，通过网络平台等多种手段，快捷提供利用，保证测绘档案资源的现行效用。

3.2.3测绘档案汇交智能化--解决汇交工作量大、效率低的问题

数据汇交要解决的问题是：如何把海量分类复杂、格式多样的汇交数据分门别类、高效智能的提取录入到系统对应的档案类别和物理存储表中。本文提供的思路如下图所示。

汇交设置环节的核心功能是进行“入库单位设置”，该功能确定了测绘档案管理的深度。在数据上传入库环节，一方面是将档案实体文件通过FTP上传到磁盘阵列进行存储，另一方面则是根据用户的“入库单位设置”自动提取实体文件的目录数据进入临时库中，并建立目录数据与实体文件的关联关系。

3.2.4应用搭建工具化--解决测绘档案分类复杂、易于变化的问题

系统运用工具化的思想，设计了灵活的“三步骤”定制功能。第一步：测绘档案分类可定制，可增加、修改、删除档案分类，以适应分类的调整;第二步：定义实体分类物理存储表，指根据实体分类表结构的变化，可在系统中新建、修改删除物理表及其字段;第三步：建立关系，为测绘档案分类指定对应的实体分类物理存储表，以实现测绘档案的存储，一个档案分类只能对应一张物理存储表，一张物理存储表可对应多个档案分类。这样系统就能灵活定制，可适应业务的不断变化，易于拓展。

3.2.5数据展现时空化

篇7

关键词：嵌入性理论;档案管理;档案服务;管理模式

Abstract： With the specialty division of refinement and fusion generalization trend of social development， this paper analyzes the origin of "embeddedness" theory and the objective existence in Archives work. Based on the analysis of the application background， application necessity， application motivation and application principle of the embeddedness， it discusses the application mode and method in Archives management and information service from the three dimensions of social space embedding， technology space embedding and business space embedding and three levels of embedded professional service， embedded special service and embedded knowledge service.

Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode

1 引言

专业分工的逐渐细化是社会发展的基本趋势，但随着技术进步和应用进程的加快，以及工业化和信息化融合的深化，产生了分工细化与融合泛化两极发展的趋势。

在网络信息化时代，专业分工的逐渐细化与专业服务的日趋多元化，也带来了生产者与消费者对专业工具和手段的依赖化、专业需求的多元化和生产与消费界限的模糊化趋势。从竞争的角度看，竞争与合作的对立也不断向竞争合作的统一，即“竞合”方向演化。从社会关系网络角度看，具有植根性的文化软实力作用也在不断强化。这些迹象已经表明，社会网络结构中各要素相互间的“嵌入性”问题已经逐渐成为一门显学。

19世纪末，一些思想家曾经提出“镶嵌”、“植根”等思想，而在理论上明确“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治经济学家卡尔・波兰尼（Karl Polanyi）。该学者在1944年出版了《大转型：我们时代的政治经济起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一书。该书指出，在非市场经济中，经济不是一个独立领域，而是嵌入在社会和文化结构之中，具有经济活动的社会嵌入性。后来，一些经济学家认为，即使是市场经济，经济仍然嵌入在社会和文化结构之中，各种经济活动仍然受到其所处的社会结构的限制和影响。也就是说，无论是非市场经济还是市场经济，嵌入现象始终存在，只不过社会环境不同，嵌入的程度也不同。

所以，得出的结论是，经济活动受非经济活动的影响，这种经济活动与非经济活动的交互作用就是经济活动的社会嵌入性[1]。经济活动的社会嵌入性必然带来活动成本，也会带来活动资本，需要在经济学分析中加以研究。应当说，嵌入理论通过对经济学的批判，把经济学、社会学、组织理论等有信服力地联系在了一起，带来了社会网络理论和社会资本理论的研究新潮，并共同构成了新经济社会学。

通过对“嵌入性”理论的粗浅观察，我们看到，卡尔・波兰尼发现了一个原本存在却被人忽视了的客观现象，即专业领域独立的时代已经逐渐成为过去，交叉融合、协同创新与互动发展的时代正向我们逼近。从档案管理的角度看，档案、档案管理和信息服务活动同样受非自身活动的影响，同样具有社会植根性和依附性，或社会嵌入性。所以，不能仅停留在单一研究档案管理自身现象的阶段，需要与社会结构的演进相结合，将知识嵌入性、认知嵌入性、结构嵌入性、组织嵌入性、业务嵌入性、政治嵌入性、社会嵌入性、文化嵌入性和网络嵌入性等原理和应用纳入档案学研究范畴，丰富和完善档案管理的理论体系和方法体系。

在档案管理专业领域，“嵌入性”问题并非现在才有，只不过在理论上还没有对实践中的这一客观事实加以归纳和总结。

例如，在组织性嵌入方面，文书立卷归档制度中明确指出档案管理部门应对文书立卷进行指导、监督和检查，文件的平时归卷和年终定卷由现行组织的文书工作人员负责。在业务性嵌入方面，档案工作采取纳入议事日程、纳入年度预算、纳入年度计划，参加重要工作、参加项目课题、参加项目验收、参加设备验收，与任务下达同步、与进度检查同步、与成果鉴定同步、与考核奖励同步等的“三纳入、四参加、四同步”制度。在社会性嵌入方面，设立档案接收征集职能机构，建立档案移交工作制度，构建档案接收征集网络，开展档案接收征集活动;档案利用服务工作也要面向和满足社会发展、国家建设和人民群众的需求，开展借阅服务、阅览服务、复制服务、咨询服务、宣传服务、证明服务、目录服务、文献服务和开放服务，等等。

档案管理和档案信息服务中应用嵌入性理论和方法，应根据档案工作的特点和档案用户的特点，进行理论和方法的平移和再创新方能得以有效实施。就目前的工作情况来看，先从构建嵌入性档案社会组织网络，建立嵌入式档案信息研究开发团队，增强信息网络技术和手段的应用能力，进行嵌入式档案信息利用需求调查研究，开展嵌入式专业服务和科学决策服务等方面入手，层层展开、逐步深入和加以推进更为合适。

2 嵌入性理论应用的必要性

长期以来，档案管理与档案信息服务还存在管理服务机制与模式制约，档案管理部门与社会各领域还没有有效地融入，档案工作者的专业化素质和能力还不够高，档案开放式主动服务效果和质量不尽如人意等系列问题。信息网络社会所带来的信息服务泛在化、信息需求多元化以及社会网络组织滞后性等现象使这些问题更为突出。

2.1信息服务的泛在化。服务的泛在化主要指服务无所不在。由于信息网络和智能工具的普及和深入应用，信息环境发生了根本性变化，数字信息的可获得性迅速增强，信息服务也迅速从专门机构的主导性业务转化为一般机构的增值性业务[2]。信息用户获取、利用、生产、、管理、存储和拥有信息的来源与渠道更加广泛、成本更加低廉、手段更加灵活、查阅更加便捷、交流更加透明、时空更加可近。形形的搜索引擎、智能应用等，因其具有“在身边”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性优势，愈来愈多地被用户接受。图书情报与档案部门面临用户离自己愈来愈远的困惑和压力，这种形式迫使信息管理与服务部门改变自己并跟进时代。就档案管理部门来讲，拓宽档案管理与服务的视野，以更加开放的姿态融入社会信息工作与生活之中，发展共建共享型档案社会组织信息网络，才能更有效地实现档案信息资源的价值、提升档案工作的社会影响力。

2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要体现在三个层面：其一，需求主体的多元化。信息网络化的高速发展，人们对各种信息利用意识不断增强，需求主体随之呈现多元化景象。从机构组织上看，政府、企业、高校、研究院所等为科学决策和知识创新，对信息数量和质量的需求强度增加;从角色群体上看，工人、农民、知识分子等受个人发展空间期望值增长的影响，对信息的需求更广泛。其二，需求客体的多元化。网络应用的普及使信息生产和信息利用界限模糊化，导致各领域的信息爆炸性增长。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、医疗卫生信息、运营管理信息、法律法规信息、市场经济信息、农业信息等交织演进构成了需求客体的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息载体和传播的媒体已超出传统实物载体范畴，虚拟载体与新传播媒体逐渐成为主流，且技术进步将为人们提供更多的、更便捷和更直观的需求媒介。

总之，面对需求的多元化发展态势，单品种、单渠道的信息服务自然无法适应，客观上提出了嵌入式信息服务的新要求。将嵌入理论和方法应用于档案管理与服务，突破自我封闭的局限，建立新型的社会网络化档案工作模式，是促进档案管理与服务方式多元化，满足网络时代用户不断增长和日趋广泛的信息需求的必然选择。

2.3网络组织的滞后性。高度发达的信息网络已经深入到社会生活的各个层面，人们在虚拟的社会环境中工作、学习和生活已经成为常态。但是，现实的社会生活与虚拟的社会生活之间没能很好地互动发展，甚至一些情况下，人们更缺乏对现实的社会网络进行有效的组织和参与，人际关系变弱，组织间的合作趋于不稳定。

就目前的情况看，社会组织信息网络出现滞后化现象，面对面的信息交流在逐渐减少，虚拟信息网络的开放性和现实社会网络的封闭性共存，产生了新的网络组织性鸿沟与障碍。应当说，虚拟网络环境不管多么发达，仍然是一种工具，现实的社会网络仍然是工作和生产活动的重要载体，这一点往往容易被人们忽视。社会组织信息网络的滞后性主要表现在社会网络结构的失衡性，也就是专业信息服务机构没能很好嵌入到各种类型的社会网络组织之中。

与社会网络组织结构失衡性并存的还有服务文化观念的脱域性、社会网络关系的断裂性、信息组织与信息服务的漂浮性、社会参与机制的不健全性、民间社会服务组织的松散性、服务体制和机制制度设计的局限性等方面[3]。社会网络组织的滞后性带来的主要问题是信息管理与服务方式的僵化，客观要求档案部门要强化社会参与意识，用嵌入性思维突破管理体制和主观意识的制约，强化社会网络组织的协同作用，与广泛的社会资源相互支撑，实现档案信息资源的社会网络化配置，提升档案信息资源的社会价值。

应用嵌入式理论开展档案管理和档案信息服务工作，通过网络交流、需求互动、专业跟进、协同互补等制度设计，是改进档案管理模式，形成集群优势，提升服务能力的重要发展路径。

3 嵌入式网络形成动力分析

社会网络成员愿意互相嵌入的动因主要是在知识、技术、物质、社会等资源上存在供需不均衡性或称供需位势差，即拥有资源的能力和获取资源的需求存在一定的位势级差。只有存在资源供需位势差，才可产生互相嵌入和形成系统网络以实现资源共建共享的动机。

3.1知识资源供需位势差。知识主体通过消化吸收、传播应用、更新创造等活动，积聚资源并形成特有优势，形成知识主体势能。知识势能是指某一时期或时点，一方知识主体与另一知识主体相对的知识水平或状态，能够反映特定知识主体占有特定知识资源优势的程度[4]。知识位势是指拥有一定深度和广度知识的主体所具有的能量态势，表征主体积累的知识存量在组织中的位势或称势能[5]。知识势差表示不同知识主体在某一特定时期同类知识上知识位势的差距。知识势差能够表征不同主体之间知识支配能力的差异，其包含横向势差和纵向势差两种类型。知识势差中存在知识数量与知识质量两重因素。知识的数量是指知识广度，即知识多元性;知识的质量是指知识深度，即知识主体在某单一知识面所处的位置。

社会网络中不同主体的生活环境、经济环境、教育环境不同，拥有的知识资源也不同，知识资源分布具有不均衡性。同时，不同专业领域积聚的知识结构存在专业化趋向，存在知识位势差。知识存量的广度和深度直接影响着知识位势，它们的知识差异引发各个主体之间的交互，促进其知识转移、知识扩散等。在知识嵌入活动中，社会网络中各成员拥有知识的质和量是有区别的，存在相对高位势的知识成员和相对低位势的知识成员。成员知识存量越丰富，知识位势高的成员向外界传播知识的可能性越大，越有可能成为知识源;知识位势低的成员吸收知识的可能性很大，成为知识接受方[6]。知识势差的影响存在一定的阈限。知识势差过小，知识流量相对不足且转移动力较弱。知识势差过大，一定程度上限制主体吸收学习能力。因此，适当的知识势差，一方面促进知识流动，加强知识转移效果，另一方面有利于增强主体对知识的吸纳能力。

知识资源供需位势差是运用嵌入性理论开展档案管理和档案信息服务的主要动力之一。就所包含的知识而言，相对于图书、情报和相关资料，档案信息资源更具有知识的显在性、原始性、稀缺性、专业性、独具性、连续性和不可替代性等特点。档案形成于各专业领域职能活动之中，由社会工作和生产实践活动中解决现实问题的指导文件而来，本身就是知识运用于实践生成的新知识产品。因此，档案管理机构在基于档案信息资源的知识化服务中具有独特优势和地位。但是，应当看到档案管理部门对档案知识资源的挖掘与服务的意识还不够强、专业还有局限、能力还不够高，专业化的知识位势差别还没有真正形成，知识服务的动力显现出自身的不足，这正是我们需要着力研究和解决的现实问题。

3.2技术资源供需位势差。技术位势差主要表现为待嵌入的社会网络各节点成员单位相互之间所存在的技术差距。技术供需位势差可以产生相互嵌入的期望，如果技术势差适中，信息服务机构占有一定的技术高位势的情况下，嵌入的可能性就会明显增大。当然，技术势差过高或过低均会因为嵌入双方对技术的消化吸收能力过于悬殊反而会影响嵌入的可能性。技术势差还表现在技术革新的时间差方面，如果嵌入的各方在技术更新速度方面比较一致，则嵌入的可能性也会明显增加[7]，反之，相互嵌入的可能性会减少。

档案专业化技术服务主要依靠档案中技术资源的系统化组织和强化现代技术应用水平，增强服务的科技含量两个方面形成一定的位势，通过嵌入式管理模式的创新，为现实的科研、生产服务。

3.3物质资源供需位势差。物质资源供需位势差主要表现为社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不均衡性和差异性。物质资源供需位势差是组织联盟、集群网络、人际网络等社会关系网络形成的动因之一。一些学者认为所拥有的物质资源构成的不同环境具有不同的认知体系和价值观体系。行动者因其具有获取对自身有利的资本和物质利益期望，会倾向于认同合作对象的认知体系和价值观体系，从而达成相互嵌入意愿，形成联盟式或集群式社会组织信息网络。当然也有例外，因为人们除物质利益以外，还有权力、地位、身份、荣誉、信仰和操守等非经济动机[8]，这些不一定会因物质利益的追求而改变。“道不同不相为谋”，认知体系和价值观体系不同，则难以产生相互嵌入的动机。

物质资源供需位势在应用嵌入式理论开展档案管理与档案信息服务中的动力作用虽不明显，仍可以从普遍认知体系和价值观体系出发，构建嵌入式档案社会组织信息网络。实际上，各级各类的档案馆与高等院校共建大学生社会实践基地、与中小学共建爱国主义教育基地和举办公益性档案夏令营活动、与部队联合开展国防爱国主义教育活动等，就是从社会责任感、使命感、核心价值观、创新精神和实践能力等普遍的价值取向出发构建起来的。我们可以在此基础上，运用嵌入式理论，拓展专业领域，共建信息网络，开展更广泛和更深层次的档案信息服务。

3.4社会资源供需位势差。与物质资源和人力资源对应的还有社会资源。按嵌入性理论，社会资源是组织和个人所处的社会网络关系，以及社会网络关系之上形成的信任、互惠与合作等无形资源。不同的社会组织在拥有社会资源上存在位势差距。经济学界认为，充足的社会资源可以拓宽资源获取渠道、降低权益资本成本，但对社会资源的过分投入也可能成为额外的负担[9]。

档案管理部门作为社会文化事业机构，在建立确保档案安全保密的档案安全体系、建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系等“三个体系”建设中，要求将包括组织和个人在内的社会资源纳入到档案信息资源视野。档案管理的各个环节需要覆盖社会的各个层面，构建更广泛的社会共建共享的档案管理与服务利用有机体系，充分发挥信任、互惠与合作等无形社会资源优势，提升档案管理与服务能力。

以上是对嵌入期望和嵌入动力的主要因素所进行的分析。当然，嵌入的可能性还会受其他方面因素的影响。例如情境关系、组织关系、私人关系、地缘关系、血缘关系、社会关系、国际关系、受限领域、竞争关系以及价值取向、政治、政策、制度等方面。

档案作为反映工作职能活动面貌的最原始的历史记录，其所包含的信息和知识具有完整、准确、系统、精练、专业、真实、可靠等独特的资源优势，其中的部分资源具有不可再生性，所包含的一些重要的历史印迹、活动轨迹、凭证信息、重要数据等具有不可替代性，这些均是档案知识资源在供需位势上的独占和独有特点。但是，这些优势还是一种资源禀赋优势，为有效开展嵌入式管理和嵌入式服务工作，仍需深度挖掘档案知识资源并系统地构建相应的管理与服务技术平台体系，使档案信息资源供需位势差在所要嵌入的各专业领域均有适当的提高，才能使这种独特的优势得以在社会网络中最大限度地发挥。

4 嵌入性理论应用原则

4.1嵌入条件性分析。任何理论的应用都需要在一定的条件下进行，在档案管理与服务应用中也非必须无限嵌入。档案管理与服务工作中应用嵌入式理论的主要根据是基于档案具有一定的社会植根性和社会依附性这一判断，强调档案工作在一定程度上应与社会政治、制度、经济和文化进行融合，在发挥档案管理社会功能的同时推动档案事业的发展。也就是说，档案工作的开展不能孤立、封闭地进行，也不能将档案工作抽象化和理想化。站在社会学与档案学的学科本位之上，用更宽的视野，在更大的空间中，将社会多环境变量的影响纳入档案工作理论和实践研究框架，进行具体化考察，并进行一定的拓展性研究[10]，才能够更加客观地分析档案事业所处的社会地位，丰富和完善档案管理与服务理论和方法，提升档案工作水平和档案社会服务能力。

上述讨论强调的“一定条件”和“一定程度”意指档案工作对嵌入性理论的应用不能走极端，强调的是适度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入过度的问题。嵌入性理论应用研究的重点在于明确自身档案管理工作所处的社会环境，正确认识社会网络结构和功能，进行选择性嵌入设计。

嵌入不足和嵌入过度均源自关系错位，即没有把档案自身工作实际与所处的社会网络进行有效的融入和结合，没有把立足本位和把交叉协同、优势互补作为统一体，对所处的社会网络的结构与功能调查分析不足，没有对嵌入的模式、机制、交互作用和功能发挥进行具体设计，从而不能充分发挥应有的效用。嵌入不足主要表现为过度强调本位，融入层次和深度不足;嵌入过度主要表现为过度脱离本位，融入层次和广度宽泛。

4.2嵌入性应用原则。为了克服嵌入性理论应用的局限性，需遵循一定的原则，包括邻近性、认同性、对等性、互补性和规范性等五个方面。

邻近性原则。嵌入对象的选择应以服务对象本地性、职能活动邻近性、工作网络一体性、服务需求经常性、社会关系和谐性、利益趋向互补性、工作目标确定性、价值链条稳定性、专业分工明确性等为首要条件。

认同性原则。嵌入对象的选择应在思想、行为、能力、目标、规范、制度、管理和效益等方面取得相互认同、信任、接纳、和谐和一致的基础上进行。

对等性原则。即没有隶属关系，地位相等，相对独立、各具特色、、互为条件、互相配合、相互制约、互补包容、理叉、有限融合。

互补性原则。能够形成互补、互利、互换、各负其责、资源共享、各取所需、相互协调、相互影响和相互学习机制，具有整体共同克服和解决面临的挑战和问题能力的战略联盟关系。

规范性原则。进行必要的制度和规范设计，形成网络组织各成员共同认可的行为准则。

5 嵌入式管理机制分析

嵌入性理论探讨的是客观存在的社会植根性现象，有一定的原生性和自发性，但有意识地构建嵌入式管理机制，将档案工作融入所处的社会环境之中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的交流、协同、互动功能，合力助推档案工作的发展。

嵌入机制可分为社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制，还包括认知空间、文化空间、虚拟空间、物理空间等方面的嵌入机制。以下仅对档案工作的社会、技术和业务空间的嵌入式管理机制进行讨论。

5.1社会空间的嵌入。社会网络的有效融入是运用嵌入性理论创新档案管理工作和开展档案信息服务的重要保障。由于档案工作的各个环节与政府机构、高等院校、科研院所、社团组织、经济实体之间存在着更为密切的关系，各级各类档案行政管理部门和档案业务管理部门在社会网络环境中拥有比图书情报部门更有利的资源和优势。档案管理部门可以运用嵌入性理论，强化融入社会网络的意识，积极拓展与社会网络交流互动的渠道，构建并巩固和加强与社会组织结构中的个体、群体和网络在信息资源共建共享中的共生关系，则可以更加密切档案管理组织与档案信息用户之间的协同关系，建立和增强与档案用户之间的交互性、互补性、参与性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的档案管理机制和档案信息服务模式。

社会空间嵌入的有效方式是构建档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络。一般来讲，联盟组织之间拥有的信息和资源具有可替代性和不对称性，联盟组织具有熵减性和竞争性，网络节点具有断裂性，联盟动机具有触发性和交流性等特点。同时，按人与人、组织与组织之间相互交流的强度观察，组织之间存在弱联系和强联系。一般说来，组织内部和群体内部多存在强联系，不同群体、不同组织之间多存在弱联系;正式或同类组织多存在强联系，非正式或跨类组织多存在弱联系。

在应用嵌入性理论构建档案信息组织社会网络的过程中，从理论和应用层面构建高质量的信息桥和完善广泛的弱联系，在此基础上强化弱联系与强联系之间的共生关系，充分利用信息网络，疏通信息交流渠道，及时修补断裂的节点，形成良性的网络组织信息可持续发展生态环境。

档案部门应根据社会空间的有效嵌入要求，充分运用先动和跟进两种推进方式，先行建立和打破路径依赖，创建更多的弱联系通道，促进档案社会组织信息联盟的成长，使以网络为主体的网络组织间信息联盟活动得以有效开展，提升档案社会网络信息组织的整体优势。

5.2技术空间的嵌入。目前，档案信息化工作已经进入了快速发展的阶段，各种现代信息技术手段在档案管理工作中不断地得到运用，在虚拟的信息空间之中开展档案管理工作与档案信息服务工作的比重在不断增加。因此，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理的效率和信息服务的绩效。

在嵌入性理论的指导下，档案工作者应当密切追踪和跟进新技术的应用，将档案信息网络的节点延伸到社会网络的各个层面，借助各种新媒体技术丰富和完善档案信息网络平台，在档案信息资源无障碍聚合、协同化开发、个性化管理、知识化组织、可视化供给、泛在化推送、全景化宣传和全程化融入等方面提升至新的高度。

技术空间的嵌入具有双向嵌入的特点。一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到政务网络、物联网络、移动通信网络、广播电视网等网络之中，通过有效的融合开展深层次的档案管理与档案信息服务工作;另一方面，将现有的信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化平台之中，如利用嵌入式系统、互操作系统和结果融合[11]等技术对网络信息资源进行有效的集成、对用户需求偏好进行数据挖掘、对用户信息需求进行自然语言的检索、对用户的潜在需求进行感知、对用户的情境进行判断并以此将档案信息定向推送，更好满足档案信息用户的需求。

5.3业务空间的嵌入。业务空间的嵌入主要体现为档案工作全面参与各专业领域具体业务工作并进行有效融合，从管理制度、组织体系、创新团队和信息平台等方面建立良性业务双向互动关系，形成工作制度和管理规范。业务空间的嵌入包括业务部门嵌入、业务人员嵌入、业务内容和业务平台嵌入四个方面，通过全面嵌入，构成档案部门介入的新型业务工作组织信息体系。

传统的被动式或订单式的档案信息服务方式，按照客户提出的需求开展档案工作，会产生多数档案部门所面临的共同困境，如业务拓展不顺、客户需求不明、用户行踪不定、用户资源流失的问题。

构建业务空间嵌入式管理模式，可以变买卖式、订单式、合同式、外包式的档案管理模式为伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式。通过嵌入式用户需求挖掘和延伸用户需求开展档案管理与服务活动，深入服务对象系统的专业和业务腹地，系统参与其业务工作流程，在把握用户显性需求的同时深度挖掘用户的潜在需求，延伸客户需求和创造新的需求，形成新的嵌入式、零距离的服务模式[12]，就可以建立相互间的信任、共生、共赢和依赖关系，变短线为长线，保障相互之间的可持续和健康稳定发展，也会增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。

业务空间的嵌入，可以使档案工作者与所涉及专业领域的业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展以及存在的热点和难点问题，把握需求、明确分工、规范流程，对口服务，提高档案的收集、管理、服务的水平和质量。

当然，业务空间的嵌入应以档案部门在知识资源、技术资源、物质资源和社会资源建设方面取得一定成效为前提进行，否则，这种嵌入可能因一厢情愿而得不到真正实施。

6 嵌入式档案信息服务

嵌入式档案信息服务包括嵌入式专业服务、嵌入式专题服务、嵌入式知识服务等多个方面。

6.1嵌入式专业服务。嵌入式专业服务就是建立参与用户专业活动的档案信息服务。从社会网络结构的考察出发，把个体、群体和组织网络的生态关系作为一种动力，研究用户专业活动的信息需求行为，建立新的工作机制，通过互动与合作，开展档案信息服务。

较早把嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范畴的是图书馆学领域。1993年，美国学者托马斯・达文波特和拉里・普鲁萨克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司资料库的产生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利时学者米歇尔・鲍文斯（Michel Bauwens）在《网络图书馆员宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分别使用了“嵌入式”概念[13]，提出了图书馆员要走出图书馆进入行业领域和开展网络信息服务的理念[14]。

自此以后，国内外图书情报界的学者们围绕“嵌入式服务”分别提出了“嵌入式馆员”、“嵌入式学科馆员”、“嵌入式图书馆服务”[15]等理念并展开专题研究，分别提出了诸如物理嵌入、组织嵌入、虚拟嵌入、目标嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系统嵌入、时空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、协同嵌入、社会嵌入、数字嵌入[16]和嵌入式服务的思路并对其实现路径进行系统化探索。

目前，有关嵌入式档案信息服务的研究还没有开展起来，也没有关于档案信息嵌入专业服务方面的探讨。档案信息资源和图书情报信息资源在开发、利用和服务方面具有一定的相通性，因此，可以借鉴图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为载体，探索各类空间集合中开展嵌入式信息服务的机制和模式，介入专业领域进行全过程需求分析、行为判断、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此为基础开展个性化和情境化信息服务，以提升档案信息服务的质量和水平。

在有效嵌入社会网络的基础上，深度挖掘社会网络节点的信息需求，有效利用社会网络关系的信息通道和社会网络动态交互的动力引擎，构建更加广泛的档案信息资源管理体系和服务体系，提升档案信息共享服务能力。同时，拓展档案的收集和征集工作范围，丰富档案馆藏，形成新的档案资源优势和档案服务能力。

6.2嵌入式专题服务。专题信息服务是档案服务利用工作的一个重要组成部分。传统的档案专题服务一般是围绕领导、各部门和群众需要，通过开发档案信息资源，规划和设计档案服务项目，对档案信息进行研究、加工和开发，以各类编研成果、汇编成果、科研成果等形式开展专题档案信息服务。档案专题服务的性质是通过考察档案用户的当前信息需求，定向研究并提供档案研究成果的主动式信息服务，相对于被动式服务有很大进步。然而，定向并不代表个性化、专业化、互动化、双向性、复用性和共建共享性，其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在先天不足。

嵌入式专题档案服务是以全过程参与用户专业领域的管理活动、科学研究和生产实践为基础，整合社会网络中的各类人力、财力、物质资源和技术力量，以双向嵌入方式，优势互补、协调互动、相互支撑、共建共享和合作创新，而开展的专题档案研究与服务。

其实，类似的档案信息服务在实际的档案工作当中也不乏其例，只不过因缺乏相应的制度设计而显现出其临时性、突击性或应急性特征。从这个意义上讲，嵌入性专题服务具有持续融入用户情境需求的定向信息服务特点，这一服务功能的发挥将带来档案信息服务模式的变革。

嵌入式专题档案信息服务还具有全过程融入用户情境需求的特点，不同的工作活动因其具有不同的规律，应具有不同的合作流程、参与流程和档案专题信息服务流程。例如，面向机械工业产品设计开发的档案信息专题服务，其服务流程按质量标准体系要求，一般应跟踪决策、设计、定型生产、持续改进等各阶段，其中设计阶段又分为初步设计、技术设计和工作图设计等环节，融入其情境信息需求，开发信息资源和开展信息服务。

6.3嵌入式知识服务。把嵌入性看成档案知识化功能的重要特性之一，将档案信息的知识组织、加工、处理和服务嵌入社会网络结构中，可以更全面地认识知识的社会价值，更好地开展知识服务。

开展嵌入式档案知识服务应突破档案知识载体认识的局限，在知识的内容和形式两方面进行拓展。即将书本、头脑、个体、网络、方案、工具、软件、硬件、封装、演进、静态、动态、专业、泛在、抽象、具象等涉猎的知识纳入档案知识组织体系并嵌入到构建的档案社会网络结构之中。同时，充分利用社会网络的交互、汇聚和融合的特征[17]对知识体系进行重新认识和组织，构成新型的嵌入式档案知识网络或档案人际知识网络。这种嵌入式知识网络，以社会网络节点为单元，以社会网络关系为通道，以网络交互作用为动力，进行增值化组织、传递、交流和共享，增强知识服务的专业性、亲和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多赢性、后效性和成长性，形成档案知识生产与服务的自适应良性循环生态环境。

7 结语

关于嵌入性理论的应用问题，图书情报界借鉴哲学和经济学界的研究成果，较早开展了研究，也形成了较为系统的研究成果，而在档案工作中的应用研究还没有开展起来。本文对嵌入性理论产生的背景、在档案管理中应用的必要性、应用的原则、嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务等方面的内容进行了初步探讨。

嵌入性理论在档案管理与服务中的应用涉及面比较广，既有档案业务管理问题，也有档案行政管理问题，以及档案人才队伍、档案职业教育、档案信息网络、档案法律规范、机制体制建设等方面的问题。从嵌入性理论应用研究的内容上看，包括过程嵌入、网络嵌入、增值嵌入、集成嵌入、组织嵌入、结构嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脱嵌、再嵌入、双重嵌入、双向嵌入和叠加嵌入等嵌入性原理在档案管理中应用问题。这些内容和问题研究的空间还很大，有待相关学者进一步开展讨论并期待在这些领域或方向上有更加系统和高质量的研究成果出现。

*本文系国家社会科学基金课题“智慧城市背景下的档案信息化研究”（项目编号14BTQ070）研究成果之一。

篇8

基于知识服务的档案管理模式的主要实践

1.基本活动方面

(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统(包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等)的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化(文档化)的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。

(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。

(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。

(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。

2.支撑活动方面

(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。

(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。

(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。

(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24(每周7天，每天24小时)的档案馆，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。

3.基于知识服务的档案管理的总体成效

(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100％；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100％；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80％以上；内部知识型员工的隐性知识显性化(文档化)达到50％以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。

(2)档案开发利用体系初步形成。2005-2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次／年，利用人次平均为39478人次／年；档案利用覆盖率达到90％，用户满意度达到80％以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。

(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100％通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。

基于知识服务的档案管理模式的创新之处

1.理念与模式的创新

(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。

(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。

(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进

的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。

(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息(图书情报)也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。

2.业务与制度的创新

(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐『生知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。

(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。

(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。

(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。

3.技术与方法的创新

(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导人与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。

(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。

基于知识服务的档案管理模式的推广意义

1.可以提升企业核心竞争力

RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。

2.可以提高档案工作的地位与作用

RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。

篇9

科技的进步推动了城市化进程，也带给人们丰富多彩的城市生活大大造福了人们。但现在我们可以了解到：每天都会有一些大型或小型诸如城市建设中管道造截断或者地陷的事故发生，这于生活在都市的居民来说都是噩梦。因此本课题通过分析该现象产生的原因进而采取相关的措施以期使该问题得到较好的解决。

二、当前城市地下管线档案管理存在的问题

任何事情都有两面性，城市化进程加快带给人们便捷的生活和好的物质以及精神享受之外，也带给人们一些不便。比如由于一开始地下管线的资料不完备、考虑问题不全面、管理方式不合理甚至不查阅地下管线档案资料进而导致在后期的操作中出现管道爆破、路面塌陷而危及人的生命和财产等现象，给人们的城市生活带来了诸多的不便。

三、造成该现象的方面原因

（一）人们的观念和意识淡薄

城市化进程的加快是很多人都渴望的事情，进行城市规划、路面的建设和地下管道的建设等都在很大程度上为城市化进程加快带来了很大的推力，但不难看到现在很多开发商和施工单位一心只考虑如何带来收益而把安全性和诚实地额长远发展置之脑外，进而出现淡化甚至忽略档案管理的现象，很多工作落实得不够到位。

（二）管理的一致性严重缺乏

分管地下管线档案的单位和部门不是只有一个，而是下发到各个部门和单位进行共同管理，但在实际中相关部门之间往往缺乏交流和沟通，导致管理出现了不同程度的分歧，正是因为出现了这样的局面才导致各种事故频繁发生，严重危害了人们的利益和城市的长远发展。

（三）测量得出的结果缺乏真实性

地下管线的分管单位有多个，需要各单位齐心协力来共同建设。但现在频发的事故中不难看到这样的事实：有的单位不会考虑地下管线的长远发展以及对城市的影响，在职责分工中采取的方式和手段非常单一，有的甚至缺乏长远的视角进而导致测试的结果不够真实，这反而会给后期建设的施工带来很大的影响，路面的一系列事故就可想而知了，这样只会把地下网管档案的管理工作推向一个不可遏制的极端。

四、相关对策和建议

（一）领导要充分发挥作用进行有效的管理和维护

由于地下管线专业单位多，涉及面广。所以，各市领导必须起到带头作用，高度重视地下管线档案的工作，要充分调动各级领导的积极性进行性，在管线资料分析研究的基础上，对地下管线工程进行科学综合规划。

（二）进行有效的宣传，强化并提升人们的认知水平

如果说血管是人体的重要生存保障，那么地下管线就是城市的命脉，促成地下管线更好运营的重要载体就是档案管理。没有它的存在我们就看不到城市管理和建设的丰硕成果，它记录并见证了城市兴旺和进步，一座城市的发展与之息息相关。因此我们要高度重视地下网管的档案管理，要让更多的人了解地下网管档案的重要作用。

（三）规范地下网管的档案管理，与科学技术进行有效地接轨

科技的进步丰富了人们的日常生活。如何充分发挥科学技术的优势来更好地服务于人类造福于人们是值得我们深思的问题，同样的，在地下网管的档案管理中如果我们能够清晰地认识到这一点，即合理利用先进的物质装备和工具将会带给人们巨大的盈利空间。如果我们的工作人员熟练掌握并且运用了科学技术来进行档案管理，与此同时得到了广大人员的支持和帮助，那么就可以把个人潜能和科学技术进行完美的结合将会带来令人意想不到的结果。因此，如何将底下网管的档案管理和科学技术进行有效的接轨不仅是我们应该认真思考的问题，更是我们解决该问题的立足点。

（四）充分发挥信息化平台的优势，管理手段尽可能地规范合理

互联网技术的日益成熟方便了人们的生活，现在信息技术的足迹无处不在，它的发展和进步尤其是信息技术中数据库的更新和不断壮大无一例外地增强了地下网管的信息化色彩更使得其为之服务变成了唾手可及的现实。信息化的广泛应用对于弥补现有技术手段的空白和不足提供了可能，一方面提高了管理的效率节省了很多人力物力和财力，另一方面也在一定程度上淡化各行各业的矛盾，加大了信息化的开放程度和资源共享的可能。因此我们要充分利用互联网技术来建立地下网管的数据库系统来充分发挥它的优势。

（五）建立和强化日常检修和查看的方案和制度

健全的制度和方案是重要的前提和保障，没有这一保障地下管线的维护和管理将是无规可循，因此必须重视相关工作。这就要求要设计切实合理的方案和规章制度，一方面我们要招募相关的专业人才进行管理和定期巡视，及时法相存在的问题采取应急措施和长久的实施方案，同时也要注意及时向上级报告。

篇10

关键词：公共服务 档案管理 现状对策

档案公共服务能力是指充分利用馆（室）藏档案资源向社会各界提供政府政务信息、现行政策法规等综合信息服务和为各级政府和领导提供科学决策服务的能力。随着社会发展和档案意识的不断提高，人们查询信息的需求不断增加，社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也越来越高。因此，如何从根本上提高档案公共服务能力，为社会各界提供全方位的查阅服务，已经成为档案部门正在不断研究和探索的新课题。

1.目前档案工作公共服务能力建设存在的问题

1.1思想观念意识淡薄

①档案工作公共服务意识淡薄。长期以来,由于受封闭思想的影响,许多档案馆一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向,服务的对象主要是政府机关及各种学术研究机构,传统的“机关衙门”作风和“机要重地”的思想意识尚未根本消除。这一定位使档案馆整体活动难以产生相应的旨在服务广大群众的内在驱动力，这是目前许多档案馆存在的通病。

②公共服务能力欠缺，服务效果不佳。档案部门长期以来公共服务意识淡薄,档案馆在为社会提供利用的手段、途径上还存在着很大的欠缺,被动服务还是许多档案馆的主要服务方式。由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因,导致我国档案馆的利用率普遍比较低。利用率低下、利用效果不满意,这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。

1.2档案工作队伍建设和管理等软件建设有待改进

由于受体制、编制等因素影响，档案馆急需的科技、专业人才无法进入，造成专业人才紧缺，年龄结构老化，不能适应档案工作现代化、信息化建设的需要，直接影响档案业务工作的深入开展。此外，同级财政预算只能保证档案馆日常工作的开展，而档案馆的基础建设费、功能建设费、档案保护费等却不能给予保证，造成档案馆舍与设备陈旧，馆藏档案检索利用方式老化，馆房面积不足。

1.3档案场地资源、档案结构等硬件建设滞后

①馆藏结构单一，档案资源地方特色不突出。目前许多综合性档案馆普遍地存在着馆藏结构单一、含金量低的现象,馆库内大量充塞的是反映公务性活动的文书档案,缺少民众日常生活密切相关的专门档案、私人档案。

②档案接收进度不能与时俱进。许多档案馆近几年虽然加快了档案接收进度,但是,在馆藏档案总量不断增长的同时,档案的信息量、含金量却没有随之同步增长。

2.加强档案馆公共服务能力建设的对策

2.1转变观念,强化公共服务意识

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。必须加强社会服务意识,充分认识档案馆是公共文化事业机构,公共服务是档案馆的基本职能,档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时要加强全社会对档案馆公共服务的认知度,利用多种途径加强宣传,并开展有效的公共关系活动,将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众,积极实践,让社会了解档案,让档案走进社会,使社会公众改变对档案馆的传统认识,树立起良好的、新型的档案馆形象,把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、休闲的必去场所。

2.2坚持以人为本，充实馆藏资源，优化馆藏结构

为了有效地改善目前综合档案馆的馆藏结构，必须将“以人为本”作为行动的导向。丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象,就必须加强档案接收和征集工作,充实馆藏资源,优化馆藏结构。为此,档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况,积极收集相关的档案与资料。

2.3创新服务方式，拓宽服务渠道，加大档案资金投入

①利用多元化手段提供服务。积极主动地从利用者角度来开展多元化的公共服务是提高档案馆公共服务能力的最好体现。充分发挥窗口作用。主要是充分发挥“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口的示范作用,进一步提高窗口的服务质量。这两大窗口是档案馆的形象窗口,提高它们的公共服务能力是提高整个档案馆公共服务能力的关键。

②简化查阅手续,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”。与一般的图书资料不同,档案具有保密性,不同密级的档案,其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案,需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。

③建设档案便民查阅中心，为提升服务能力提供高效平台。创新档案公共服务模式是提升档案公共服务能力的根本。将原先分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化，建立档案查阅超市，实行便民服务式的窗口服务，并通过档案信息网络、传真等形式提供各部门未进馆档案的代查服务，真正实现“进一家门查找”、“盖一个章证明”、“上一个网浏览”的规范化、科学化、制度化和社会化的一体化服务。

参考文献:

[1]倪红.以人为本,增强档案公共服务能力.上海档案,2007(1).

[2]孙艳秋.提升公共档案馆信息服务能力的基本措施.兰台世界,2009(24).

篇11

测绘科学技术档案是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等……。缘于人们的不熟悉与不了解，在许多人眼里，测绘一直被认为是个范围较窄且很专业的领域，但各种各样基于空间位置服务的社会应用都离不开测绘作保障。进入信息化社会后，据统计人们每天所接触到的信息中80％以上与地理空间信息有关，尤其随着计算机技术、空间技术和信息技术的发展，地理信息产业已经成为测绘事业发展的重要内容，测绘技术已由传统的模拟测绘、数字化测绘转向信息化测绘，测绘的范畴已经得到极大的扩展。同时，测绘档案亦由模拟纸质档案转向基础地理信息数据档案资料，特别是现阶段测绘成果档案的更新换代主要以遥感影像数据、航片为数据源，数字测绘成果档案的数据量将跳跃性增长，一个省级的数字测绘成果档案资料的数据量就达到几十TB，其信息服务面也迅速扩大，延伸到社会的每一个角落，影响着人们的生活。

现阶段的测绘档案利用

现阶段我国正处于实现工业化、城镇化与信息化的历史进程中。测绘档案首先为城市信息化提供城市电子政务与行业信息化建设、社区信息化、城市电子商务与智能交通、城市公众信息服务等保障。其次，影响我国经济社会发展的一个“瓶颈”一资源问题，即水源、能源、土地等问题，测绘档案在土地详查、资源勘探、农业水利建设、能源开发等诸多方面发挥着重要作用。第三，在环境灾害监测、“三防”体系建设、抗灾与灾后重建等方面，测绘档案的保障作用愈加显现。第四，随着电子政务信息化体系的建设，测绘档案作为基础资源广泛应用于政府管理决策平台建设、社会公共管理事业建设等领域。

通过对最近几年测绘档案的提供利用统计分析研究，有以下特点与趋势值得我们思考：

1.模拟纸质测绘档案的提供量总体呈下降趋势。模拟纸质测绘档案由于现势性差、更新周期慢、产品单一，难以满足计算机辅助设计应用，随着信息时代的到来，其应用将逐渐减少。

2.数字测绘档案的广泛使用是必然趋势。数字测绘档案具有现势性好，产品类型多样化，更新周期快，便于计算机辅助设计，可以方便实现喷绘纸质地图，适应性强等特点。随着社会信息化水平的提高，“数字地球”理念深入人心，各地“数字城市”框架建设全面铺开，政府决策部门使用数字测绘档案建设管理决策平台，都增加了对数字测绘档案的需求。另一方面，政府正在加大基础测绘事业的发展，大力推进数字测绘档案的共建共享工作，对社会公益性事业实行测绘成果无偿提供使用，促进测绘成果在政府科学决策、社会公共管理事业方面的支撑保障作用，可以预见，数字测绘档案在社会各领域利用的增长空间是非常大的。

3.信息化建设战略的实施是现阶段数字测绘档案需求不断增长的重要因素，与此同时促进了测绘事业特别是地理信息产业的发展。随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展，数字测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域，与以往狭窄的领域差异可谓巨大。如广东省完成的应急管理系统建设、抗震系统建设、地质灾害及气象预警预报系统建设等政府公共管理服务、辅助决策平台，其中，数字测绘档案成果是基础框架、底层，支撑了上层业务的运行。

4.测绘档案提供利用与国家实施的一系列项目特别是重大项目建设的数量呈正相关分布。一系列重大项目的实施带动了测绘档案提供数量的快速增长，两者的关联性大大增强，呈现周期性变化。第一，重大项目建设由于经济周期的影响，启动的建设项目数量有其周期性；第二，不同性质的重大建设项目测绘档案的需求差别很大；第三，测绘档案的利用也有其应用的周期性。这决定了测绘事业的发展要深度融合到经济社会的建设中，大力生产能满足社会急需的测绘档案。

测绘档案服务管理体系建设研究

测绘档案的管理与服务是一个系统的公共服务工程，即提供丰富、可靠、适用的测绘档案，包括提供模拟地形图产品、基础地理信息数据产品以及其他标准或非标准的测绘档案。笔者认为测绘档案服务体系建设应考虑以下几个方面：

1.重视测绘档案管理与服务工作

测绘档案管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，政府应给予重视与财政支持。现今的测绘档案管理与服务已非传统的手工作业，随着计算机技术与测绘技术的深度融合，高档计算机、大型服务器、磁带库、磁盘阵列、大型绘图仪，以及遥感图像处理、地理信息系统、数据库管理等工具已经成为测绘档案工作不可缺少的工具，没有公共财政的支持难以适应现代测绘事业的发展，难以发挥对经济社会建设的保障支撑作用。

2.馆藏档案资源数字化

测绘档案馆保存着大量不同年代的测绘档案，这些地图档案是我国测绘科技发展的真实记载，亦是测绘文化的历史沉淀。由于年代久远或被重复提供查阅利用，这些地图档案存在磨损或失真的危险。通过利用数字化技术将地图档案资料转化为数据资源形式，实现档案资料基于电子文件的形式进行查阅和提供，避免频繁使用档案原件，这对科学长远地保存地图档案资料和方便使用是十分重要的，也顺应了数字档案馆所主张的档案管理信息化的新趋势。

3.档案服务管理信息化

(1)档案目录数据库与元数据库是信息化管理的基础性资源，档案目录数据库主要实现档案资源管理的问题，元数据库主要实现档案资源利用的问题，属于信息资源目录体系。信息资源目录体系是支撑信息资源的开发利用的重要技术基础，作为信息资源共享与交换的基本手段，必将在今后的政务、商务以及面向公众的信息服务中发挥更大的作用。测绘档案是基于地理位置服务的信息资源，可根据空间特性，构建基于网络化的测绘档案目录和元数据系统，实现目录信息资源的空间可视化表达、检索方式的多样化，促使传统的条目式目录向图文一体化转变，单一滞后的交流方式向多样的网络化模式转变。

(2)完善测绘成果副本与目录汇交机制，覆盖国家级、省级、市县级的测绘档案目录与交换体系的建立，是实现跨行

业、跨部门的数据交换机制的重要基础与途径，属于测绘事业共建共享与社会信息化的组成部分。

(3)档案管理与服务系统的开发：建立相关的规范、制度、标准与流程，实现归档与服务的信息化、智能化，能快速、准确满足用户的需求。

4.实现测绘档案由档案管理机构向信息服务机构转变

测绘档案事业作为基础公益性事业，提供公共服务，追求最大的社会效益是测绘档案管理服务机构的核心价值与主题。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，树立开放的服务理念，改变“重藏轻用”的观念，捕捉社会需求信息，进行测绘档案的深层开发，如在测绘档案的基础上开发各种专题应用、编研测绘档案成果、开展人文教育以传承测绘文化等，通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息服务，做信息的服务者，而不仅是保管者。

5.加强测绘档案专业学术研究

以往的测绘服务模式偏地图生产轻服务，测绘档案专业学术薄弱，缺少与档案行业和系统内的学术交流活动和联系，测绘和档案学会中未设置涵盖测绘科技档案技术的委员会。今后必须关注测绘档案专业学术研究，培养研究氛围，创造条件，让更加的人参加到这个体系中来。

6.人才兴档

篇12

[关键词]新形势 档案管理 创新服务

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0360-01

前言

随着社会的不断进步和市场经济的不断发展，对档案管理工作也提出了新的要求，加强档案管理工作的现代化建设，转变传统的档案管理模式，实现档案信息的共享，提高档案信息的利用效率，从而更好的服务企业，提升企业市场竞争力，促进企业可持续发展。而要做到这一点，还必须要需求新的创新服务，现代档案管理的信息化，依靠计算机技术、网络技术构建新的信息平台，推进我国档案管理的信息化建设。这就要求，相关的档案管理人员必须要具备良好的创新意识，建立统一的信息化网络，将实现档案信息的共享和数字化管理作为档案管理工作的发展目标。

一、扩展服务领域

改变档案管理工作的传统服务模式，进行多种体、多服务的现代化档案管理，将过去单一的服务事业单位的服务模式转化为对全社会提供多方面的服务，这也是当前我国档案管理工作发展的必然要求。由于档案部门不仅要和事业单位、党政机关以及企业部门打交道，还要从事一系列的社会活动，利用档案信息的有可能是个人，也有可能是组织团体，这就迫切需要针对不同的信息需求人员提供不同的、符合其发展需求的特殊档案服务。信息化时代的来临，使得人们对档案管理工作实现信息化发展有着迫切的需求。

同时，随着科技技术的不断进步，和人们生产生活活动、工作活动、社会活动的日益复杂，使得其对档案信息的要求也日益呈现出多样化的发展趋势，也使档案信息在社会发展中的作用越来越重要。改变过去传统的单一需求是档案管理现代化建设迫切要解决的问题，文件、检索资料、档案等多样化的服务方式必将取代原有的服务模式，促进档案管理工作信息化程度的提升。

兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

二、从服务手段上来革新

建立档案馆网页，开展网上利用服务。随着档案馆内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

三、建章立制，有章可循，规范操作

现如今，不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同，甚至许多单位缺乏规定和标准，这大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象，这大大减弱了档案的存取与调配的效率，也影响了档案管理信息化发展进程，更降低了档案的应用。大量低水平的重复作业与建设由此产生；同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上，一直无法继续向前发展，没有更高的突破。

所以，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。

四、结束语

总而言之，实现档案管理工作的服务创新，是社会发展和时代进步的必然要求，加强档案信息的利用效率，提升资源的贡献程度，是现代化的档案管理工作的最终发展目标。要做到这一点，就必须改变相关管理人员的管理理念入手，实现档案管理工作的规范化、标准化以及科学化发展。同时，作为一名合格的档案管理者还必须要具备基本的职业素养，正视自身职责，明确档案管理工作在社会发展中的重要性，认真做好档案管理工作每一项环节的工作任务。我国的档案管理信息化还处于起步阶段，还必须通过长期的实践探索和经营总结来完善。

参考文献

[1] 沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报.2010（4）.

篇13

关键词：学校档案；规范管理；提升服务

学校档案是学校教育教学管理的重要组成部分， 它通过对学校各项日常工作中形成的第一手资料，去粗取精、分析归纳、分类编目、整理归档而形成，在学校教学、科研和各项管理工作中有重要价值。

一、学校档案管理存在的主要问题

由于档案工作效益的滞后性，使档案的查考利用价值表现得还不那么明显，档案工作往往被人们所忽视。在实际工作中，一些学校对档案工作缺乏长远的发展规划，档案工作的机构设置、人员编制、业务培训，设备添置、经费开支等基础性工作摆不上学校发展规划。学校抓档案工作也只是开开会，发发文件，领导原则地讲上几句重要性。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则、方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源。且档案管理人员大多数是兼职，立卷归档不按时，拖拉现象较为普遍，档案工作长期处于难推动、难管理的被动局面。

二、档案管理的途径和措施

（一）做好档案收集。档案的收集是档案管理工作的前提和基础。要对日常的教育教学活动中形成的资料进行搜集、整理、分类、归档，在合理把握档案材料归档的范围的基础上制定相应的档案管理计划，力争做到对档案的搜集有计划性和实效性，使档案材料反映出学校工作的全过程。在归档的过程中，应按活动的各个阶段来搜集材料，使得相关材料准确有序、合理连贯、清晰全面。

（二）健全工作机制。要加强对档案工作的领导，从组织上保证档案工作的顺利开展，形成各职能部门齐抓共管的局面。研究解决档案管理工作中所涉及的人财物问题，改善档案管理条件和工作环境，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。定期开展档案知识培训，增强学校员工的档案意识，加强档案人员自身业务建设。

（三）完善标准规范。档案业务要规范，档案标准就要建立健全和真正实施，两者相辅相成、互相促进。要建设统一的档案管理平台和档案数据库，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用全过程的科学管理，以档案信息资料的共享来方便使用者。

（四）提升人员素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，要注重档案工作人员的学习培训，提升专业知识和相关学科知识，着力提高获取、鉴定、评估、加工、提炼、交流、传播、调查和营销档案信息的能力。

三、提升档案工作的服务职能

档案信息来源于学校的各项工作，又服务于学校的各项工作。服务是档案工作的生命，离开了服务，档案工作将失去存在的意义和发展的后劲。

（一）树立服务意识。要树立“工作就是服务”的观念，从档案工作实际出发，更新服务观念，围绕学校的中心工作和实际需求，主动、及时地提供有效服务，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里。要牢固树立建档为学校教育教学服务的宗旨，自觉把档案看成学校管理的重要组成部分，通过学校档案的建立、规范和应用，更好地促进学校工作的发展。

（二）提升服务质量。建立健全职责明确、过程控制、预防为主、持续改进的档案管理模式，综合考虑档案管理业务密切相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立预防和处理不符合要求的档案管理业务的工作机制，一定程度上解决传统的档案管理中可能存在的管理不严、管理随意性较大等问题。

（三）创新服务手段。信息载体的有效利用是信息时代背景下档案服务的必要手段和步骤，要把信息化建设作为档案管理工作的发展方向。一是提高查询使用的科学化，对电子档案进行归档、整理，构建管理信息库和目录查询系统，方便档案查询。二是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，逐步实现档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，提高档案的利用率。

（四）拓展服务领域。对档案资料进行重新开发、组合、整理，如利用档案资料编写校史和建立校史陈列室，组织新生参观，向新生展示校风、校貌及学校教育事业发展的轨迹，让师生了解，激发其爱国爱校热情；不定期围绕学校德育工作的内容和要求，组合选题，开拓德育教育新途径，丰富校园文化内容；还可以将教工中的各类先进人物和事迹的材料，以橱窗、校史室、报刊以及不同形式的报告会、研讨会等进行宣传、表扬，形成积极向上的良好氛围。

档案记录历史，影响未来，而连接二者逻辑关系的必要条件是档案得到有效利用。学校档案工作要始终围绕学校中心工作，转变观念，拓宽视野，从规范管理入手，不断提高服务能力，才能激发更大的生机和活力。

参考文献：

[1] 周明圣主编.教育系统质量管理体系 [M].北京：中国计划出版社，2003：24.

[2] 王莉.谈学校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003，16（4）.

[3] 代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.

篇14

关键词:人性化 人事档案 管理服务

中图分类号:G271 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)10-222-01

传统的档案管理模式是物本管理,档案员工作重点在于整理、保管档案和日常利用工作,而在建设和谐社会的今天,档案工作的核心应该转到服务上来,其目标是让利用者满意,确立以人为本的服务理念,更新服务观念,最大限度地满足利用者的需求。从管理与服务的内涵出发,人性化要求符合人的需求的行为,人事档案人性化管理与服务是上级和下级之间,档案员和使用者之间在档案工作中的互动形式。一方面,以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者进行心贴心地沟通、交流,建立相容、平等、互利的关系,创造和谐、温馨的文化氛围;另一方面,任何一个组织都是一个有机的整体,组织中各个部门之间相互协作、配合才能正常运转,档案工作中的人性化管理与服务能够在组织机构的运转中发挥作用,使组织的正常功能得到高效发挥。

一、档案工作中的人性化管理

人本管理作为正确认识和处理人与其他生产要素的辩证关系,重视人的智慧、创造力及其主导、能动和决定性作用,将人作为“活力源”而形成的关于人的科学理念。人性化的管理则是将组织中的每一个个体作为关注中心,把调节、控制和管理人的行为看作是管理好整个组织系统的关键,把调动人的积极性和创造性看作是搞好整个管理工作的根本。

1.管理方式的变更。传统的管理把人视为经营的手段、人仅仅是机械的延伸、研究人只是为了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”为中心,把人各层次需求的自我实现作为管理的核心,创造一种促进人不断学习和积极发展的氛围,使之成为组织成员的共同愿望,使组织成员自发进行内在的知识积累,然后在此基础上实现个人及组织潜力的外化,形成个人的自我实现和组织的创新发展。

档案管理工作虽然人员较少,组织结构简单,但也存在着个人目标与组织愿景协同一致的问题,重视情感管理,营造舒畅、和谐的工作环境同样显得重要。通过情感管理可以激发人的动力,充分发挥其积极性和创造性,提高管理效能和服务质量。

2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特点,在于它主要不是依靠权利影响力(如上级的发号施令),而是依赖于员工的心理过程,依赖于从每个员工内心深处激发的主动性、内在潜力和创造精神,因此具有明显的内在驱动性。档案管理层级在人员、组织方面存在着有利条件,比如服务的专业性、针对性强,应用上更显直接;工作开展灵活性高,往往一人身兼多职,责任划分清晰,不易相互扯皮推诿;人员结构层次少,便于提高管理的科学性、准确性和系统性;传递信息及时有效。结合这些特点,更应该发挥灵活高效的优势,引入柔性管理手段,为各项业务的开展创造有利条件。除了针对各级档案管理人员,档案管理还有面向使用者的一面。在目前表现得较为突出的矛盾通常集中在制度层面。比如档案借阅时对借阅者戒心重,处处登记,时时监督,手续繁琐,使利用者处于被防范的地位,易产生逆反心理和对立情绪。引入柔性管理,在具体的条款内容上,既作出严格规范,又要采用委婉、温馨的语句取代“不准”、“不允许”、“严禁”、“不得”等强硬语句,以提醒的方式沟通,切实体现对使用者价值和权利的充分认同,将人文关怀外显于各个业务环节和服务细节中,这样才利于建立良好融洽的关系,才能将硬性的规章制度柔化为人性化的基于自律的管理模式。

3.管理人员素养提升。档案管理建立在一系列的制度、流程和信息技术上,但最终还需要既有良好职业道德,又拥有专业档案管理及其他相关学科的知识,并掌握计算机技能的工作人员来实现。档案员的素质应当不断地通过岗前培训、日常业务培训、双向交流、派出学习等方式提高。档案员所具有的服务意识、服务能力、服务礼仪等对使用者的心理有很大的影响。如果在服务过程中不仅有“百问不厌”的服务精神,而且具备“百问不倒”的服务素质,态度和蔼、诚恳,服务积极、认真,说话和气、礼貌,这种和谐的人际氛围很自然地会被对方所接受、所感染,服务的价值也将得到提升。另外,身体动作,面部表情,穿着打扮,空间利用等在内的非语言因素也将在很大程度上反映职员的职业素养。在建立培训交流机制的同时,完善监督、考核机制也是各级档案员素质提升的有力保障,通过对工作的完成情况、绩效结果、群众评议的考核考查,可以查缺补漏,发现问题,及时改进,同时也是增强档案员的责任意识,激发其内在动力,主动地提升自身素养、提高工作效率的有效途径。

二、档案工作中的人性化服务

档案工作中的人性化服务应该是一种以人为本的服务理念和方式,它以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者沟通、合作,提高使用者对档案工作的满意度,促进档案所承载信息效用的最大化。有学者将人性化服务的特征归纳为:服务理念的人本化、服务态度的人情化、服务方式的多样化、服务设计的人格化和服务环境的生态化。

1.服务理念变革。传统的档案管理以“物”为本,重“物”轻“人”的现象由来已久。人性化服务理念要求服务从以档案为中心向以使用者为中心转移。档案工作的目的是为了应用,要实现其价值就必须树立以使用者为中心的服务理念,档案员要从使用者的实际需要和利益出发,理解、关心和尊重使用者。服务导向要求档案员不仅要以现实需求为主,还要能够预见和挖掘服务对象潜在的需求及其变化趋势,利用自身具备的专业知识协助使用者准确表达信息需求,进而将档案工作的开展建立在具有科学依据的分析判断之上。例如本单位职工的人事档案保存在上级管档机关,不方便及时查阅,提供信息时,本单位可以与人事档案相对应,为专业技术人员建立技术档案,提供考核、学历、职称、奖惩等方面的信息材料,可以保存重份人事档案材料或档案复印件,为职工提供及时方便的信息查询服务。

2.归档方法改进。人事档案是个人基本信息、学习及工作经历、德、能、勤、绩、奖惩状况的综合记录,是历史、全面地记载个人综合信息的载体,是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要信息和依据,它在人才的选拔、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。归档材料一直以来是由组织人事部门收集和管理的。这种“背靠背”方式形成的个人档案,难免发生错误。因此,归档内容的透明化也成为档案人性化服务的一个改进方面。收集个人信息要公开,收集的方式方法程度要让当事人知道,人事档案的建立者和管理者应以适当的方式告知当事人其人事档案的建档的程序和内容,当事人知悉有关个人档案的建立、处理、保存和利用的情况,当事人如有需求,可以查询本人档案目录。这样做利于消除个人对人事档案的神秘感,更好地发挥人事档案的作用。

3.工作环境优化。人性化的环境,能超越其物化外表,而成为精神的、人为的审美世界,成为一种可以对使用者施以教化的富有审美意义的文化环境。物理环境方面,布局合理、环境优美、标识醒目、具有个性的阅档室服务环境,足以使使用者感受尊重知识、尊重人才的人文关怀,营造人性化服务环境,必须从观念和设计入手,将情感化、以人为本的理念贯穿其中。阅档室墙壁上应标明归档制度、借阅制度、保密制度等事项,室内温度、湿度、光线、色彩力求令人舒适愉悦,除库房外,可有盆景、花草的点缀,高雅字画装饰,人文关怀的功能布局,会使利用者减轻工作的紧张感。人文环境方面,工作人员应该提高服务意识、端正服务态度、提升服务质量,通过文明用语和恰到好处的体态语言使读者产生宾至如归的感觉,努力营造一个和谐的环境,使使用者能够全方位地感受到环境与人的亲和力,真正为其营造一种无微不至的人文关怀环境。