基建档案的重要性精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇基建档案的重要性，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【关键词】医院；基建档案；重要性；有效管理

一、前言

作为医院基建中的一项重要材料，基建档案的重要性在近期得到了有关方面的高度重视。该项课题的研究，将会更好地提升基建档案的有效管理水平，从而保证医院基建的顺利进行。本文从介绍基建档案特点着手该课题的研究。

二、基建档案的特点

1.基建涉及的部门多，情况复杂。医院每一次做出建设一个工程的决定，就要和很多部门打招呼。先是要在城建部门获得批准，之后进行规划设计，通过环保和消防部门，实地进行勘察，联系承包单位，进行物资采购，对工程进行监督等环节非常多，涉及到的单位也多，经手的人员更是成千上百。由于情况复杂，单位人员较多，办事的人员更是素质参差不齐，没有及时上交档案的意识，各人员的文化程度，办理业务的水平也不近相同，基建的档案不能及时收齐，材料存在缺失。

2.基建的项目时间长，材料丢失严重。基建的工程要经过提出方案，成立项目，审核批准，实地勘察，施工建设，完成项目等环节。在实际的过程中常常遇到问题影响进程，例如资金周转不灵，设计方案的变更等。这样就使得需要很长的时间确认，档案在这期间就容易丢失，但是负责人员众多，项目分散，一时找不到责任人。

3.基建的项目专业性强，容易发生误差。基建的工程涉及到很多的专业性知识，很多资料也是专业术语，有工程的设计图纸，预算的资金分析报表，合同的签订书，承包商的投保书等各种文字、照片、图标等不同题材的资料。收集人员没有经过专门的训练，不熟悉工程的运作，很容易出现错误，把重要的资料丢掉。

三、基建档案在医院管理中的作用

1.对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。

2.为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

3.基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。

四、当前医院重点工程基建档案存在的问题

1.重点工程基建档案收集不全

有的工程缺工程改动联系单，有的工程项目缺监理审核，一是工程内业档案资料收集、积累不及时，造成档案残缺不全，例如，有的工程缺材料及出厂合格证，有的缺质检认定书等。二是工程档案资料收集、积累过程中存在无人负责的混乱状况；各种文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工：图上没有作相应的修改和注明变更年号码，使竣工图纸失去准确性。三是竣工图用旧图代替，造成归档质量没保证。

2.书写材料不规范。

重点工程档案材料是反映该项目建设各个环节的真实原始记录，具有永久保存的价值。但却存在着圆珠笔书写，以复印件充数的现象。而材料的质量往往也得不到保证，医院基建档案归档材料不规范。一些文件、图纸有的被污损，有的书写材料不规范，有随意涂改或材料污损等，使基建档案的案卷质量大打折扣。

3.竣工图整理不规范

竣工图是基建工程档案的重要组成部份，是基建档案的核心。有的单位以施工图代替竣工图，是不能真实反映工程竣工后的实际状况的。以施工图绘制竣工图还存在图面不清，变更内容不准确等问题，有的竣工图以复印件代替蓝图等，这为以后利用留下隐患。竣工图必须与实际施工中变更图相结合整理绘制而成的图纸。

4.移交不及时

竣工验收后，施工单位往往不能及时递交竣工图，致使基建工程档案迟迟不能立卷归档。有些医院的基建工程哪怕是省重点工程，其基建档案也往往要在其竣工验收后几年中才能收集完全。这种现象很可能导致一些原件归档材料失落、破损，为基建工程档案的完整收集增加了难度。

五、做好医院基建档案管理的对策

1.按基建程序控制好基建档案的每一个收集环节

基建档案从工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策，到计划的审批，基建部门的档案工作人员就应及时地建档立案，注意档案资料的积累，以保证资料的质量。因为工程建设周期长、须收集资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建档案资料收集必须与工程建设同步进行。要求档案管理人员对工程项目的各个细节、各个环节进行跟踪收集，要对工程项目的流程非常熟悉，对工程进展情况心中有数，对各种资料进行核实，对不符合规范的要及时更正、完善、补充，保证文件材料的可靠性、完整性、准确性。工程竣工后，所归档的基建技术资料一定要完整、齐全。从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜，到工程的整个设计、施工、竣工验收等所有技术、管理资料都要一一收集齐全。

2.立卷归档科学管理

建立电子信息平台，资源共享。随着计算机的普及应用，基建档案管理在新形势下也应加大硬件投入，引进现代化管理技术。我们可以将三级目录全部录入计算机，能极大地方便档案的整理、检索等多项工作，提高工作效率。还可以要求设计单位在交付施工档案的同时，提供电子化档案，这可以为数据录入节省大量的时间和精力。

3.推进基建档案管理工作的数字化

先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便，查询搜索快捷，统计功能强大，存贮安全等优点，能提高工作效率和质量。作为处于科技前沿的医院，应该率先实现档案管理的现代化，采用先进技术，充分利用计算机网络平台，切实把综合档案室建成医院的文件、文献资料信息利用中心，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为档案中的重要的组成部分，医院基建档案的管理也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。

六、结束语

通过对医院基建档案的重要性及有效管理的相关研究，我们可以发现，在当前各种条件下，基建档案的重要性极为关键，有关人员应该从医院基建工作的客观实际出发，利用优势因素，制定最为符合实际的基建档案有效管理方案。

参考文献：

[1] 苗正.杨建民浅谈如何加强医院基建档案管理[J].人力资源管理.2013（03）：15-16.

篇2

关键词：医院 网络时代 基建档案管理

随着互联网的推广、信息化浪潮席卷而来，与之而来的是医院医疗业务量的迅速膨胀，医院建设规模的不断发展壮大，由此医院建设的改革变得越发坚决且深入，在此过程中基建档案作为承建整个医院发展建设的根基，在有源可查，有据可依方面越来越体现出其不可代替的作用，当前为避免其淹没在网络时代的洪流中，重中之重是做好基建档案的归档、整理以及可持续使用，应采取一切积极有效的措施，做好基建档案的保护工作，在基建档案管理过程中，坚决杜绝破坏性因素的存在，使医院的后期发展与规划工作有据可依，这是每一位医院基建档案工作者的光荣使命与工作职责。

一、基建档案在医院管理中的作用

不管是在我们的生产实践活动还是科学技术实践活动中，科技档案作为我们发展的见证，都扮演着重要的角色，而基本建设档案作为科技档案的重要组成部分，在历史的发展和延续的过程中，所占有的分量也是举足轻重的。从内容上来划分，医院基建档案主要分为三种类型，即基建文件材料、施工文件材料与竣工文件材料。其中基建文件材料是医院在建设项目之前准备的文件资料，包括征地、立项以及规划申请等资料；施工文件材料是医院在施工过程中形成的文件资料，包括有关地基、基础原材料、主体工程、安装、装饰装修工程以及隐蔽工程等记录和有关材料；竣工文件材料是指施工项目竣工验收报告以及竣工验收前各种专业图纸的保存，包括建筑、结构、设备、电气等图纸资料。

基建档案作为医院发展建设的重要资料，主要具备周期长、整体性、专业性、现实性等特点。其中基建档案周期长的特点主要表现在：基建工程项目分为立项、设计、施工及竣工等多个环节，在以上所有环节中，基建材料需经多个部门而形成，此过程需要经历相当长的一段时间，因此，基建项目周期相对较长。基建档案的整体性主要表现在：基建工程对象为单体工程项目，具有一定的独立性，所形成的基建档案具有较强的系统性与整体性。基建档案的专业性主要表现在档案形成及使用功能等方面存在较强的专业特点。基建档案的现实性主要表现在普通文件资料归档后，现行功能已基本完成，后期主要用于历史考查。与普通文件资料不同，基建档案归档后，现行功能并未完成，其现行效用在后期较长一段时间内仍然得以运用，可以说基建档案具有非常强的现实价值。

基建档案的形成过程涉及多个部门，包括项目规划部门、勘察部门、设计部门、施工部门、监理部门、建设单位主管机构等。基建档案的形成一方面反映出基础建设工程的静态面貌，另一方面反映出基建工程变化、发展的动态过程，与基建工程的实际面貌具有极强的一致性。医院基础建设工作的开展，医院基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设和后期管理具有极其重要的借鉴和指导价值，在医院的发展与建设过程中，起到重要的作用。医院基建档案不仅为医院的规划、建设及管理工作提供有效依据，而且为产权纠纷、经济问题、历史查证及科学研究工作提供重要素材，为较为复杂的项目施工环境提供重要参考资料，具有非常重要的价值，因此，逐渐获得医院相关管理者及建设单位的支持与鼓励。

2012年，作为潍坊市唯一一所三级甲等中医医院，为解决病人反应的潍坊医院磁共振检查拥挤、不方便的问题，考虑能否在内科楼一楼东北侧再购置一台磁共振，于是这块基地的现状、隐蔽管线分布以及所能承受的荷载成为了决策的关键，这就必须要有原来的结构管线图作为参照，否则无法准确确定其承载力和管线分布，进而无法进行土方开挖以及一系列的后续施工。基于此，医院基建档案工作人员通过查找基建档案资料，为施工人员提供了完整的结构管线图等有关资料，保证了基础加固施工、磁共振的安置以及放射防护工作的顺利进行，这样不仅为医院节约了人力物力，更重要的是避免了施工过程中安全隐患。

虽然我院对基建档案的管理存在不少成功的范例，但对照国家档案法，国家基建档案管理要求，医院的基建档案仍存在着不足和缺陷，有待于今后进一步提高和重视。

二、基建档案在其形式过程中存在的问题及产生的原因

在当前的网络时代，人们只重视电子版本基建档案的整理和完善，忽略了对历史基建档案的规整和修复，从而造成了部分重要资料的缺失，具体表现在：一是注重工程建设的质量、进度、安全，忽视对档案的管理，目前工程项目管理中普遍存在此种弊端。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。

究其原因：首先医院基建档案管理的作用不像整个工程项目效益这么立竿见影，导致部分医院对基建档案的管理上不够重视；其次医院未将基建档案管理工作纳入医院管理人员年度绩效考核中，致使档案管理人员态度不积极；最后医院在基建档案工作的模式上缺乏创新，甚至依然保持着一些陈旧的管理方式，影响档案发挥其服务于医院中心工作的作用。

二是基建档案在管理上缺乏完善的制度，在档案管理的职责上分责不明确，基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之医院的基建项目往往持久性工程，期间不可避免产生大量签证、联系单、通知单等现场文件材料，但是由于医院本身不是专业的房产开发商，其管理人员较之变动频繁，基建档案管理制度不健全，同时缺少对基建文件系统的整编标准，档案管理人员缺乏对基建档案及时收集、整理及归档的意识。在整个工程建设中建设、勘察、设计、施工、监理等单位对本单位所担负的工程项目的责任和任务不十分明确，或明确但执行力度不够，致使基建档案归档针对性不强。此外，由于医院本身性质的特殊性，导致部分医院工程项目验收了，但是基建档案没有及时进行专项验收，造成归档资料缺失，为日后工程的改建、扩建、维修等一系列工作带来隐患。

三是前期针对工程项目的手续文件等资料的收集、整理工作存在漏洞，许多医院通常没有专门针对项目的筹建办，更不用说专业的基建档案的管理人员，由此导致工程项目前期的土地、规划、立项、招投标等资料的收集缺乏有效的监管措施。有的文字资料，表格的内容填写不齐全、不规范、表达不准确，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更联系单较多，但竣工图上没有作相应的修改和注明变更号码，造成竣工图纸失去时效性和准确性。有的文件没有及时统一规整，随着时间的推移，科室的轮转，这些文件材料的收集整理难度越来越大，甚至遗失，而这些失误有的很有可能给医院造成严重的经济损失。

导致以上诸多问题的产生的原因，总结起来主要有4个方面：

一是医院领导和技术人员基建档案意识薄弱，重视基建档案工作的力度不够，负责基建工作的人员与档案管理人员工作上缺乏沟通，步调不协调统一。

二是医院只注重临床人才的培养，忽视了对基建档案管理方面的人才引进，对文本基建方案管理无法形成有效的监管体系。

三是作为施工单位往往只重视工程的主体建设，工程的施工进度，而施工资料的整理、收集和编制不能及时跟附整个项目的进度，没有成立专项小组来做基建档案的编制工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的编制工作。

四是部分负责工程档案资料编制的人员素质差。有的甚至是由工地项目部施工员兼职，缺乏专业知识，同时对编制基建档案的能力不足。

三、医院基建档案存在的问题、原因及对策

综合几年来自身在基建档案的管理方面的经历和经验，结合医院实际的工程项目，摸索积累了一些有利于基建档案管理的方法，现详述如下。

第一，抓落实、重时效。派专人专项负责，重视和加强基建档案收集、整理工作。在医院的日常事务管理过程中，相关管理人员应积极配合医院基建档案工作人员，保证基建档案工作的真正落实。第二，对于改扩建或者项目维护工程，应对地下管线进行有效整理与完善，全面收集隐蔽资料，对地下管线的走向通过管线图的方式仔细标注，最后整理归档。我院在医院基建档案管理工作中，对全院约90%的地下管线等信息进行了详细标注，以便于为今后的修整工作提供依据。

为进一步保证医院基建档案的完整性与系统性，确保已归档档案与工程实体项目、档案记录与施工情况的一致性，在基建档案管理过程中，应做到以下几点：第一，实施宣传教育，提高档案管理人员的档案意识。

第二，建立健全基建档案监督管理机制，保证基建档案资料与施工过程的同步进行。

第三，对档案资料进行收集与累积，与施工单位积极沟通，向其详细讲解归档要求及相关档案内容，保证档案收集工作及资料累积工作专人专管，确保工程竣工档案的完整性。

第四，强化对基建档案管理工作相关人员的业务培训，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保证施工单位与建设单位对基建档案的收集、整理与归档工作的顺利配合。

篇3

一、加强医院档案管理的重要性

医院档案是医疗各项工作活动中形成的最原始的真实记录，是不断提高医学科学技术的基础条件和基础环节，是医院管理中的重要内容。在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可代替的作用。如何有效地开发、利用档案这巨大的软科学信息资源宝库。它以原始凭证性，不可再生及可重复利用性受到人们的关注。档案运用的合理有效是医院健康发展的一项基础性工作，对于医疗活动的基础规律和未来发展方向具有很强的借鉴。全面加强档案管理工作的目的，在于充分发挥档案的作用，为实现医院建设目标服务。为维护医院历史的真实面貌服务。为医院改革调整工作思路提供准确依据。为调节医院的形象及患者支持率奠定坚实基础。为研究本专业业绩和科技创新提供第一手资料。是进行科学分析，制定医院发展方向的好教材，加强档案的开发、利用实现信息资源共享。全面真实有效地完整发挥档案在医疗专业中的作用，对医院的管理水平、医疗水平、科研项目及医院健康发展的未来具有深远的现实和历史意义。

二、医院档案管理的现状分析

1、医院档案管理机构不健全，缺乏标准的归档管理范围。许多医院未设立专门的档案管理部门，档案人员只是由办公室或行政科室人员兼职，管理内容局限，医院重要档案资源如：科研档案、教学档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、病案则分别由各个业务部门管理，各类档案无法实现集中统一管理，缺乏完整的档案收集范围和保管期限。错过了档案最佳的收集、整理、归档时限。导致医院档案文件材料收集内容不够齐全，整理规程不规范，装订质量不过关等档案基础质量问题，造成档案归档率和完整率下降，从而影响了医院档案质量。

2、缺乏专业的档案管理人才。医院档案管理工作是一项对政治素质、业务水平要求很高的工作。从档案的收集、整理到分类、立卷、归档，直至开发利用，无一不体现着档案工作者过硬的专业理论水平和管理能力。而目前，档案整理工作大多是兼职人员，日常工作繁杂，处理文件时间少，难以做到及时、完整、全面地收集所需归档文件，严重制约了医院档案管理工作的发展。

3、档案管理工作重视程度不够。由于档案管理工作的主要目的是为各项工作提供服务利用，对于立竿见影的经济效益和显著的社会效益难以产生。因此，医院管理层缺乏对档案管理工作足够的重视和支持。普遍存在“重临床、轻管理，重业务、轻档案”的意识。认识不到档案工作对医院发展的价值和作用，造成档案工作人员工作热情和工作主动性逐步减退，创新意识不强。

三、加强医院档案管理的措施

1、明确管理内容、制定管理目标。要想提高档医院案管理效果，就要对档案管理的内容有足够的了解，并根据档案管理内容制定具体的管理目标。具体应从以下几个方面入手：（1）医院档案管理应明确档案的类别。在医院档案管理中，档案资料主要可以分为基建档案、人事档案、病例档案和医疗技术档案等多种内容，针对不同的档案资料，其管理侧重点是不同的，要想提高档案管理的实际效果，就要明确档案的类别。（2）医院档案管理应提高全面性。考虑到医院档案管理内容较多，在具体的管理过程中，只有提高档案管理的全面性，才能使医院的档案管理工作取得积极效果，满足医院档案管理的实际需要。（3）医院档案管理应提高针对性。基于医院档案类型多的特点，在档案管理中，应根据不同的档案内容采取不同的档案管理措施，保证医院的多种档案资料都能得到有效管理，提高档案管理的整体效果。

2、进一步健全档案管理制度。为了提高医院管理的水平，在医院档案管理中，基于保证档案管理工作得到有效开展，通常会制定档案管理制度作为档案管理工作的依据。但是随着档案信息的变化，以及医院档案管理工作重心的变化，对档案管理制度进行进一步完善是十分必要的。（1）医院档案管理制度应增加管理内容。随着医院档案管理内容的变化，医院档案制度也需要进行必要的调整，其中主要应增加相应的管理内容，使医院档案管理能够更加完善，进而满足医院档案管理的实际需求。（2）医院档案管理制度应提高可行性。在对医院档案管理制度进行完善的过程中，应注重提高医院档案管理制度的可行性，使医院档案管理能够在具体执行中具有良好的指导性。（3）医院档案管理制度应提高科学性和合理性。医院档案管理制度作为档案管理工作的重要依据，只有保证其科学性和合理性才能更好地为医院档案管理工作服务。因此，提高档案管理制度的科学性和合理性是十分重要的。

3、积极采用现代化的管理手段。随着现代信息技术以及网络技术在医院管理中的应用，医院档案管理只有积极采用现代化的管理手段，才能提高档案管理的实际效果。（1）医院档案管理应增加信息化手段。基于医院档案管理的实际需要，以及信息化技术的优势，在医院档案管理中增加信息化管理手段，不但可以强化医院档案管理效果，还能提高医院档案管理效率。（2）医院档案管理应配备必要的网络化设施。为了方便医院档案信息的查询和调阅，在医院档案管理中应配备必要的网络化设施，实现档案信息的网络查询和调用，提高医院档案管理的整体效果，减少管理成本。（3）医院档案管理应构建高效的电子管理系统。构建高效的电子管理系统，是提高医院档案管理效果的关键。其中电子管理系统应成为医院档案管理的重要着力点，应通过增加电子设施和集成网络系统为突破口，提高医院档案管理的整体效果。

篇4

【关键词】村级档案管理；社会主义新农村；建设

随着我国新农村建设在近些年的不断深入，而村级档案作为记录新农村实际建设发展情况的重要资料，也开始愈发受到人们的广泛关注和重视。做好村级档案的管理工作，不仅可以对农民的民利和物质利益做出有效维护，还可以为农村地区各项建设工作的展开奠定良好的基础。

一、档案管理在农村的重要性

村级档案不仅涉及范围较广、内容十分丰富，还是我国农村政策、农业产业、农村各项工作多年发展情况的重要见证。村级档案主要包括了民主选举、农村党建、经营承包、村务公开、教育卫生等方面的内容，是我党和国家有关农村和农业工作的各项方针政策贯彻落实情况的重要历史记录，其全面的记载了农村地区各项工作的真实情况。因此，村级档案的收集也应当以上述讲解的各项活动和工作期间形成的文件资料为重点，以此为更新农村政治、社会、文化、党政建设工作的进行提供完善的资料参考。但就目前来看，我国大部分农村地区的有关村级档案的材料收集不健全，归档率相对较低，导致很多村级档案中只有一些由上级所下发的文件资料、统计报表、工作记录等，且这些资料的时间也基本都是最近几年的，无法为建设新农村提供一定的现实保障。

二、村级档案管理的具体方案

（一）完善层级管理网络建设。首先，我国负责档案行政管理的部门需要通过深入调查来制定村级档案管理的具体办法，通过成立市/县、镇、村三级档案管理工作小组，明确各个管理小组的工作职责。而各级管理小组也需要将村级档案管理列入自己的工作计划之中，并成立领导小组，将分管档案工作规划到每个领导小组的工作职责中。其次，档案管理部门需要结合其所在地区的实际情况，针对村级档案管理制定出统一的管理办法和标准，通过划定档案归类范围和保管期限的方式，尽量将村级档案管理工作纳入到行政部门日常工作中，对其管理内容进行部署、管理效果和水平进行检查与考核。为了确保这一管理策略的实效性，政府部门可以先在一些整体水平相对较高的农村地区建立管理试点，在试点成功后，通过总结其管理经验的方式，在各个地区推广。其次，强化对村级档案管理人员的培训力度，通过提升此类人员业务水平和综合素质的方式，使其能够更好地适应村级档案工作的各项任务要求。最后，我国各个乡镇档案管理部门需要定期到其辖区内各个村庄进行档案管理效果的初步检验，确保辖区内各地区村级档案管理水平不会存在较大的差异性，从而在辖区内形成完整、连贯的档案管理工作网。此外，对于我国针对村级档案管理提出的各项工作要求，要确保其能够自上而下逐级传达、贯彻落实；而对于基层提出的各项管理要求，也可以通过这一工作网络由下而上的提出，由各个上级部门通过层层把关的方式解决，以此来确保村级档案管理工作可以科学规范的展开。

（二）施行因地制宜的管理方案。对于一些经济水平较高、发展速度快的农村地区，应该建立其“一步到位”的系统化档案管理体系，对该地区的所有村级档案施行集中管理；对于经济水平较差、经济发展过于平稳的地区，则应当先提出村级档案的基本管理要求，建立健全的档案管理工作机制，明确各管理人员的职责，完善基本管理设置的配置。而后在结合该地区经济发展速度，逐步创造各类对提升村级档案管理水平有利的条件，最终实现对档案的统一集中管理。特别是对于那些处在贫困山区的农村，不仅不能够提出过高的档案管理要求，还需要从各个方面给予其足够的照顾。在管理村级档案时，我国相关政府部门和基层机构只有从各个地区的实际情况出发，因地制宜地制定相应的管理政策，才可以确保村级档案管理工作的顺利展开和整体管理水平的稳步提升，从而为推动我国建设社会主义新农村提供有效帮助。

三、结束语

总而言之，我国农村地区只有建立完善的档案层级管理体系和网络，才可以为农民提供更加完善的社会服务，从而为我国建设新农村带来极大的推动力。

【参考文献】

[1]张艳玲.加强村级档案管理为社会主义新农村建设服务[J].档案天地,2012(12):43-44.

[2]王赛春.村级档案规范化管理工作的思考与建议[J].档案天地,2016(06):38-40.

篇5

【关键词】建筑工程，档案 ， 监控，措施

【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：

前言

建筑工程中会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，对建筑工程中档案的管理及监控加以重视十分必要。

1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足

对建筑工程中的档案资料进行管理，实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长，因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多，且分散面广，由于动态管理而使人员流动性高，相关责任较难落实。

1.1资料收集不够全面

例如，某些工程上的设计有变更，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。

1.2资料不够准确

资料上的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，而引起不必要的麻烦，便填了一些留有余地的数据。

1.3资料收集与整理不够及时

对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。

2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点

2.1注重收集未被采纳的方案资料，这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。

2.2注重收集设计基础资料

设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。

2.3注重完整、准确的竣工图纸

竣工交付阶段是整体或局部结束的阶段，施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸，按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。

2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料

机器设备在安装调试过程中受客观环境的影响，许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此，设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料，也要对其安装调试数据记录提高重视。

2.5注重收集培训资料

为正确的对设备进行操作、维修、管理，厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训，培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修，因此，要对培训资料进行收集，再次分发和归档备查。

3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施

3.1与工程建设同步，进行全程监控

3.1.1及时对相关人员进行培训，提高工作质量

一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，其能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。

3.1.2立项时应当加强资料监控

工程项目在立项、审批、勘察之前，相应的管理部门并没有成立，自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散，同时，招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集，久而久之，会使收集上述文件的难度加大，甚至可能导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入档案的收集以及整理，由专人负责。

3.1.3对新设备的检验加强监控

新设备到货后，随之会有相应的图纸资料，值得注意的是，进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置，而国产设备所提供的使用手册又不足，这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度，就可能丢失设备资料。所以，必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行，对开箱权限予以明确。

3.1.4发挥合同的法律效应

档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作，将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款，明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围，使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视，这样以来，就以法律形式保证了归档工作的落到实处。

3.2建筑工程档案的管理措施

3.2.1建立现场办公制度

工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作。

篇6

关键词：机场档案管理；重要性；建议

中图分类号：K206 文献标识码： A

引言

档案在人类社会中起着十分重要的作用，为人们提供查阅、参考和凭证等服务，是人们进行进一步活动的事实依据，因此，为了更大的发挥档案的作用，我们应该加强档案的现代化管理进程，而随着人类文化的进步和社会活动的增多，传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求，档案管理的现代化能够帮助人们更加方便快捷的对档案进行查阅，方便档案管理人员对档案的整理和保存，对档案管理有重要意义。

一、机场建设档案管理的重要作用

1、信息技术的应用有利于未来机场档案的管理

现如今，人类社会已经发展成为信息技术的时代，信息技术的应用已发展到我们工作和生活的方方面面，而在机场建设档案管理领域中的应用是一次创新的实践活动，机场档案在诸如通信、导航等方面具有高度保密性，在进行档案资料的整理和管理过程中，如何将现代化的科技手段合理安全的利用到机场建设档案这一特殊档案的管理中逐渐成为档案管理人员一个急需解决的重要课题。2014年7月4日，民航局综合司在广州组织召开“民用机场建设项目档案归档规范”评审会。会议决定适时联合出台《民用机场建设项目档案管理规定》和技术支持文件，推进民用机场建设项目档案工作的制度化、规范化。

随着社会的进一步发展，现代化的信息管理必然会成为机场档案管理工作的主要方式，是社会发展的必要走向。

2、机场档案管理现代化有利于档案资源的存储

自古以来，卷宗都是我国的档案存储的主要方式，由于机场建设档案的特殊性导致资源的繁多，内容的繁杂以及施工时间的跨度大，这就要求档案管理方式系统性强，具有明确的编制体系，编制要求、案卷质量标准、文件结构划分、文件归档范围等规则需要严格符合档案管理法律法规和规范要求。竣工文件编制办法与档案管理实施方案，要为档案管理工作的事先指导、事中控制、事后检查、验收把关等环节提供保障。档案管理要充分考虑机场工程建设的实际，明确档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义。

2011年4月8日专家对《南京实禄口国际机场二期建设工程竣工文件编制办法》及档案管理实施方案进行评审一致认为：档案管理实施方案总体思路准确，建立的组织体系、制度体系、运行体系等三个体系科学、完整，提出的合同约束、培训交流、预立卷、首件制、过程检查与审查、考核奖惩等实施途径和方法，技术路线合理，可操作性强，对促进我国民用航空工程建设档案管理水平的提高具有积极的借鉴作用。

3、机场档案现代化管理有利于维护公司的合法权益

机场建设过程中由于参与单位繁多，各项建设项目的专业要求高，专业难度大，各个环节错综繁琐。对于机场建设工程的质量不容半点纰漏，一旦出现问题后果无法想象。作为工程的查找依据一份齐全完整的机场建设档案，既可以在建设过程中起到监督管理的作用，又可以作为日后意外突发问题的责任依据，既可以作为工程质量安全的基础保障，又为日后的机场扩建改建工程提供了重要的理论依据。

二、机场建设档案基本内容。

我国《民用机场建设项目民航专业工程文件归档要求及档案整理规范》、《民用机场建设项目民航专业工程施工质量技术资料统一用表》充分考虑了民用机场现阶段工程建设的实际，明确了档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义，应该严格执行。根据《中华人民共和国民用航空法》、国务院《建筑工程管理条例》、《民用机场管理条例》等法规，机场建设档案最基础的方面应涵盖：场址论证、初步设计、建设施工、工程验收等。

1.场址论证阶段

场址论证阶段包括机场所在地形、地貌的基本状况，气象条件，参考点地理坐标，跑道方位或主要起将方向。机场导航、供油、供电、供水、供气、通信、道路、排水等设施（系统）的建设条件。城市规划、土地使用、文物保护及环境保护的要求。

2.初步设计阶段

初步设计阶段包括飞行区场道、地基、飞行区排水；航管工程（通信、导航、气象）的组成、主要功能及设施；助航灯光照明设置及供电、飞行区供电及照明；旅客航站楼流程、设计方案、结构、给排水、暖通、防火及消防、弱电等方案及技术要求；站坪和机库的平面、结构和配套设施设计；机场消防救援工程及设施设备配备方案；辅助生产用房的组成、功能 、面积、设施及配套需求；机场给水、供冷、供热、燃气工程；供油工程；场外配套工程；机场总图工程等。

3.建设施工阶段

建设施工阶段包括：施工合同，工程预算，施工定位测量记录、测量复核单及成果图，工程检查验收记录，质量评定，施工材料质量保证文件，施工管理文件，工程竣工文件，监理文件；设备工艺安装文件及声像材料。

4.工程验收阶段

工程验收阶段包括：完成建设工程设计和合同约定的各项内容，完整的技术档案和施工管理资料，工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告并附有《工程竣工项目一览表》，勘察、设计、施工、监理等单位分别签署的质量合格文件。

总之完善的档案资料是机场运行安全和使用的保障，是监督工程质量是否符合国家和行业现行的有关标准及规范的关键。一份健全的机场建设档案资料有效的保证了工程投产使用各项准备工作严格符合有关规定。

三、做好机场建设工程机场档案管理工作的几点建议

1、大力提升机场档案管理意识

要加大宣传力度，让所有参与者都要提升机场档案管理意识，认真做好档案信息收集整理工作。同时要结合机场建设项目档案的特点，有针对性的加强档案业务培训，使机场建设机场档案管理工作贯穿整个建设的始终。施工、设计、管理人员手中有大量的第一手档案资料，他们是档案信息的重要来源，因此要提升所有参与者的机场档案管理意识和业务水平，才能保证信息的真实性、系统性和完整性。

2、确保机场档案管理与工程建设同步

机场建设项目机场档案管理是一项庞大的系统工程，它几乎涉及到机场建设的每一个阶段，每一个工程，每一个专业、每一个单位或部门，要实现档案工作与工程建设同步设计、同步实施、同步验收的三同时目标，才能保证档案资料的真实、准确、完整。建设指挥部必须将工程档案的收集和整理工作与工程节点进度相结合，在机场建设之初，机场档案管理部门就要提前介入，前端控制，及时向参建单位明确档案归档的具体内容和要求，规范机场档案管理行为；在施工中要根据工程进展情况，有针对性的加强业务指导，提高施工资料员的机场档案管理水平；同时根据工程的建设情况及时加强对档案资料的检查与监督，重点抓好各阶段工程验前检查、预验收、竣工验收环节，发现问题及时指出，提出整改意见，督促档案人员提高档案质量。保持工程文件的收集、整理、归档、移交等工作与工程、工程立项准备、建设、竣工验收同步进行。

3、确实做好监督检查管理工作

一方面，档案的产生及管理部门须参照公司档案管理的要求建立自己的一系列制度并遵照执行，每年将档案的内容、种类、数量、流动情况、利用情况、整理方法变化等相关问题报给集团公司档案室；另一方面，集团公司档案室要在年度评估中到业务部门实地进行检查，尤其对日常档案管理进行指导监督，严格按照国家有关规定，以国家相关法律法规为行为基础，组织档案的人员定期学习国家有关法规交流工作经验，使其有能力履行对这些重要档案的管理职能，与公司档案室保持密切联系。

4、实体档案整理及保管工作

公司档案资源的载体有电子形式（如电子文件、电子邮件、短信平台、网络公告、系统数据库等），也有非电子形式的（如纸质文件、各种证明证书、相关单据等），因此在档案实体的保管方面，除了遵照上一条的原则进行相对集中管理即设立分室之外，还需将非电子形式的档案资源通过扫描、拍照等电子化，一方面满足公司监控的需要及档案安全备份的要求，另一方面也为提供档案利用提供了更多便利和可能。根据档案有效期的长短，对档案进行长期可读方面的整理和保护。业务部门对档案的安全直接负责。

结束语

总之，机场建设机场档案管理工作是一项复杂的系统工程，它是否能够顺利完成关系到项目工程建设的质量。只有每一个建设、施工、监理单位提高意识、加强合作，明确机场档案管理原则，采取有效的机场档案管理模式，才能要保证机场建设机场档案管理的专业性和有效性，进一步提升机场建设机场档案管理工作的质量和水平，充分发挥机场建设档案的实际作用。

参考文献

篇7

关键词：建筑工程；档案资料管理；重要性

中图分类号：G271 文献标识码：A

0、前言

随着高新区的开发带来了无数的建筑工程，首先是交通道路的开发到园林绿化，到办公大楼、研发大楼、商业基础设施配套，小到路边岗亭，种类繁多、风格各异的建筑工程充满了整个开发区。这些工程给我们留下了数目庞大的工程文档，并且越来越多地以电子数据的形式记录下来。如何对这些文档进行管理和利用，成为监管者和从业者关注的重点的问题。建筑工程中,档案资料管理是重要的组成部分之一,同时它也是工程竣工的必备文件,对工程的建设施工起着重要的监督指导作用。我国建设部门对于工程的档案资料管理也是相当重视,并明确提出：任何一项建筑工程如果档案资料不符合标准规定,贝一判定该项工程不

合格,对工程质量具有否决权。2013年中国建筑业高峰论坛，对我国未来的建筑业进行了定义：新兴的信息技术与智能建筑技术结合，造就智能建筑。可以预见，未来的建筑业不仅仅涉及建筑物建造，还更多滴融入了高科技的元素。与建筑实体功能密切相关的智能化设施和设计，给建筑文档数据库增添了更多更复杂的内容。因此，加强有效的建筑文档管理是大势所趋。

1、我国建筑工程资料管理的背景

社会的发展使得国家对于基础设施的投入大大增加,同时对于建筑工程的质量也提出了更高的要求。建筑工程的资料管理是整个工程施工的整体缩影,资料的完整与真买与否,是整个工程项目施工质量优劣的重要依据。由此可见,作为建筑工程重要的组成部分之一,工程档案记录着施工活动的全过程,是工程竣工时必备的交付文件。它对于整个建筑过程发挥的作用不可小觑,记载着建筑物、构筑物、地下管线的铺设等相关建设项目,是投资计划、建筑安排、施工过程、改建扩建等建筑活动不可缺少的档案文件,它构成了建筑工程过程中不可或缺的重要因素,关系到工程是否能够按期完成及完成的质量优劣。

2、建筑工程档案的内容和作用

建筑工程档案具有一个不断变化的内涵，随着建筑工程的智能化，许多新建的建筑工程文档进入人们的视野，其重要性甚至超过了传统的工程文档。因此，工程文档的作用也不仅仅是简单的记录功能，它还是楼宇运营和生存必不可少的一部分。

2.1、建筑工程档案的内容

工程文档的一般定义是从工程项目的开发、立项、报批、设计勘察、施工准备，到施工、监察、验收等建造和管理过程中形成，并通过图表、文字、声像等形式保存下来的材料。传统的工程文档包括主要包括工程准备阶段文件、监理文件和施工文件三类。工程准备阶段文件主要有立项文件、用地文件、勘察设计文件、招投标文件等等；监理文件主要有监理计划、监理报告、监理工作总结等等；施工安装文件包括土建、施工技术、施工现场、进度记录、工程图纸及材料文档等等。而随着信息技术的发展，建筑工程文档中出现了许多新面孔，如通信设施规划图纸、监控设备相关文档、门禁感应等设施管理数据库等等。同传统的文档一起，这些工程文档越来越多地被记录在计算机中，并能够随时进行调用。因此，建筑工程档案的作用从记录工程建造信息，开始成文工程运转的一部分。

2.2、建筑工程档案的内容

建筑工程档案的最基本作用是记录工程信息。无论是施工单位、监管者还是投资者、业主，都希望工程的相关信息能够被记录下来。作为工程交付的核心要素，完备的工程文档是施工单位完工验收的必要条件之一。监管者对工程造价、安全等等负有监管责任，工程档案是重要的考察依据。同时对于投资者和业主而言，工程文档能够为其使用和进一步加工工程提供信息支撑。而随着智能楼宇的兴起，楼宇中的信息如建筑用料寿命记录、工程结构变化检测、通信监控设备实时数据等等，在工程的日常管理监测中发挥着越来越重要的作用。建筑工程文档不在静静地躺在数据库中，而是为工程运转提供实时的信息支撑。

3、建筑企业资料管理人员的必备条件

一般认为建筑企业资料管理员的工作看似轻松,其买要做好也是

需要一些必备的条件的,具体包括：(1)踏买、勤奋、认真的工作态度是资料员工作的必要前提。工程施工的资料搜集和管理具备一定的复杂性和艰巨性,这就要求资料员在日常工作中多思考,用积极认真的态度去工作、去落买,具备高度的责任感,在做好自己本职工作的同时,对于工作的各个环节都要有补位意识,加强自我协调和配合的能力。(2)一名合格的资料员,不光在思想上具有能动性,还必须具备扎买的建筑专业知识。建筑工程的资料员工作是一项集工程管理和档案管理为一体的复合型工作,对于人员的要求也相对比较高。

4、我国建筑工程档案资料管理的现状分析

当前,我国建筑工程档案资料的管理现状令人堪忧,存在着不少问题。主要表现为以下几个万面。

建筑工程的档案管理缺乏统一的管理模式和有效的管理措施,通常都是想到了才去做这件事情,要不就是放在那边不理,缺乏从根本上对这一工作的重视程度。(2)1.档案管理意识淡薄。档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了大量的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到具体的工程信息，无法追踪到人和物的来源。此外，大量的工程信息造假或偏差较大。工程中设计的监管者、测绘人员与投资者和施工者，往往勾结在一起，为了更快更好地完工验收，往往大量造假和隐瞒。最终对于无论是使用方、监管单位还是施工者而言，工程档案只是一个形式而已，没人有会去认真考察里面的数据，因为那些根本禁不起考察。(3)完成工作任务的目的性不够明确,往往是为了搜集而去搜集,考虑的是尽快完成这个任务。出于这样的工作目的,建筑资料的搜集往往缺少了原本的真买性和有效性,丧失了这一工作环节的重要意义。这一做法歪曲了工程施工的买际内容,失去了资料搜集和档案记载的价值,包含着极大的不确定性,对于施工过程也起到了消极的阻碍作用。(4)档案管理技术落后。我国的许多工程档案还停留在纸张时代，尤其是较为落后地区的工程。传统载体的档案不仅容易损坏丢失，还无法实现高效的管理利用，保存和使用非常繁琐。在相对发达的一些地区，工程文档实现了全部或部分电子化。但尽管如此，对于档案的安全备份和保存，缺乏延续和统一，各类文档管理部门和数据库混乱，互相缺乏互通，大大削弱了工程文档的价值挖掘的能力。

5、加强工程档案有效管理的措施建议

5.1、完善建筑工程档案资料的管理制度

项目工程的管理负责人应亲自督查工程档案资料的搜集和管理情况,积极制定完善的档案管理制度,并按照计划和规定有效地进行保管工作。

5.2、充分利用建筑工程的相关资料

工程的档案资料涉及到建筑施工的整个过程和具体细节的把控,对于该资料的合理利用就显得至关重要。它是缩短工程施工周期、保证工程完成质量的有效保障。同时,真买可靠的档案资料对于后期的工程建设也有积极的借鉴作用。

5.3、建立追求真实诚信的风气

工程记录无论好坏，都应当真实地被记录下来，真实的数据才具有保存和利用的价值。当由于工程的真实记录肯定会成为部分利益相关者的把柄，因此并不是所有人都愿意主动去追求真实。监管单位必须保持独立，真正做到引导正确的价值观，对造假行为进行严惩。施工单位也必须加强施工人员的素质和能力培养，力求最真实地记录工程信息。

5.4、资料员应深入施工现场完成资料的记载

要想搜集到真买可靠的档案资料,建筑企业的资料管理员应深入施工现场进行勘查和记录,从而保证档案资料的真买性和完整性。只有参与到工程建设的全过程,才能算是较好地完成了档案资料的管理工作。

5.5、提升档案管理的能力

通过信息化进行工程文档的管理是可行的途径，利用计算机技术，能够将各种类型的文档统一管理在数据库中。通过软件，能够对各区域各时期的数据进行统一编排，实现区域间的联网。另外，建筑企业应深刻认识到，加强培养工程文档管理分析的专业人才，是工程信息的价值得以挖掘的必要条件，因此建筑企业应积极加强对于资料管理人员的培训和拓展,提升资料员的工作能力,确保资料搜集的真实有效，完善资料管理人员的专业素质,使其具备足够的专业知识和专业技能进而促进工作的顺利完成。

6、结束语

确保建筑工程资料的完整性，有助于工程竣工后的项目工程质量审核，对后期可能出现的工程问题提供借鉴，并据此可以尽快找出问题的原因，进而可以及时制定处理措施。因此，建筑企业对资料档案的管理应提起足够的重视。

参考文献：

篇8

关键词 事业单位 档案管理 重要意义 采取措施

事业单位的档案管理工作由于其保密性和社会服务性的特征，有必要探索现状和提出改善措施，以顺应时展的需要，提高事业单位的档案管理工作的有效性，从而提高其为社会服务的能力。

一、事业单位档案管理的特征

1.事业单位的档案管理具备保密性。事业单位是我国的重要信息管理机构，一般是由国家设置的，虽不属于政府机构，但是其所存放的档案主要用于为国家各类机关提供档案管理和信息支持。事业单位进行档案管理，是履行期参与社会事务管理职责，涉及教、科、文、卫等各个方面，包括国家各个行业的机密文件的保存，因而具备保密性，需要做好保密工作，防止相关机密文件的泄露。

2.事业单位的档案管理具有公共服务的特性。事业单位是由国家出资设置的具有公益性的组织，保存的各类文件档案，是对社会各类行业的信息收集汇总，这些信息因为无法让社会市场自动参与资源调配，所以，需要借用事业单位进行档案管理，这些事业单位不具备盈利性质，无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅等服务，以为社会服务为宗旨，具有公共服务的特性。

二、加强事业单位档案管理的重要性

1.档案是过去工作和历史情况的真实记录。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，是客观地记录了历史情况，是确凿的原始材料和历史证件。对于事业单位而言，首先档案是档案人一生的真实记述，是第一手的参考材料；其次，它是事业单位本身的“成长记录”，是单位信息最基础、最集中的记录，完整地反映单位发展变化的历程。

2.档案可以对事业单位的业绩及管理水平进行科学合理的评价。档案记录着单位发展的整个历程，记录着每一阶段单位的业务发展情况和资金运转情况，记录着每阶段发展的优秀成果，单位的管理者可以通过这些档案资料更好地对过去的工作进行总结，做出科学合理的分析，从而制定出最有利于单位发展的决策。

3.档案可以提供便利的查询服务。这是近年来事业单位档案的一项重要用途和事业单位登记管理机关的一项新服务内容。主要是为法律部门提供档案查询服务，在事业单位涉及各类诉讼情况时会发生，但是档案查询业务必须要有严格的法定程序，以确保事业单位的合法权益。

三、加强事业单位档案管理的措施

1.加强领导，提升档案管理水平。首先，要加强对档案管理工作的重视程度，明确一名领导分管本单位的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导和督促。其次，要结合本单位档案管理工作实际，建立有效的考核机制，完善管理体系，推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.注重培训，提升档案人员综合素质。首先，要加强档案管理人员的培训，具体的培训内容包括档案管理理论、档案管理技巧、档案修复技巧和档案管理制度的培训，让档案管理人员从理论到实际操作都能够有更高层次地提高。

其次，要加强档案管理人员的管理，对档案管理人员的工作进行明确专业的分工，促使档案管理人员能够有序地工作。与此同时，有必要加强对档案管理人员的薪资福利管理，尽可能地提高工资待遇和福利待遇水平，为他们提供良好的晋升空间和发展空间，并做好离职人员的工作交接管理。

再次，要强化档案管理从业人员的服务意识及敬业奉献精神，加强档案基本专业技能的培养以及相关知识的学习，从根本上提高业务水平。定期参加专业部门的继续教育培训，通过不断地学习新技术、新方法，掌握新技巧，从而用现代科学管理手段来管理档案工作。

3.加大投入，提升档案工作保障力度。要尽量挤出资金配置专门的档案室、档案柜、照相机、专用微机、打印机等设备，购置专用档案整理物品，安装防盗门，加固窗户，要防潮，遮光，防鼠，配备防火器等。所有档案都要实行按序、专柜保管，防止档案丢失和损坏，维护档案的完整性和安全性。

4.科学管理，提升档案工作现代化和信息化程度。档案信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路。要使档案最大限度地发挥作用，就必须把先进的科学技术手段应用于档案管理。首先，要加强电子档案归档管理，要通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存；其次，要充分利用网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，从而大大提高档案信息的利用率。

5.完善档案管理制度。完善档案管理制度，需要完善档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案室人员岗位职责、档案鉴定制度、档案监督制度和安全与消防制度等相关制度。完善档案管理制度，要能够档案信息真实完整有效，需要更新的要及时更新，需要删除的要按照规定程序进行审核后才能删除销毁，要做好安全设施建设，防止档案的丢失和盗窃，重点做好内部监督控制制度的建设，促使档案管理制度得到切实的执行。

四、结束语

总之，自《中华人民共和国档案法》颁布实施后，档案工作走上了依法管理的轨道，档案事业得到了全面加强，档案在事业单位管理中的重要作用日益突出。这些均利于档案事业的发展。

篇9

（平泉县人力资源和社会保障局，承德 067500）

（Pingquan Human Resources and Social Security Bureau，Chengde 067500，China）

摘要： 随着时代的进步，科学的发展，人类社会正逐渐地进步。随着先进技术的引入和先进的管理观念的掌握，使人力资源档案管理的创新得到了新的发展。人力资源档案的管理应该突破以前传统的观念，能够充分利用现代的科技手段，来加快自身综合信息化的建设。这是实现人力资源档案的信息资源共享的重要手段和方式，而且具有十分重要的意义。

Abstract: With the progress of the times and the development of science, the human society has an gradual advance. With the introduction of advanced technology and the mastering of advanced management ideas, the innovation of human resource archives management gets new development. The archives management of human resource should break through the traditional concept in the past and adequately use the modern means of science and technology to speed up the comprehensive information construction of itself. It is the important means and methods to implement the information resources sharing of human resource archives, and it has great significance.

关键词 ： 信息化建设；人力资源；档案管理；必要性；保障条件

Key words: information construction；human resource；archives management；necessity；supporting conditions

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）02-0150-02

0 引言

快速发展的科学技术对社会的每个行业的发展都带来了十分巨大的挑战。所以人力资源档案管理应该摆脱传统的管理模式，应该更加充分地利用现代信息技术实现人力资源档案管理的新形式。所以应该利用信息化建设实现人力资源档案管理模式的转变，信息化的应用能够降低人力资源档案管理的投入成本，而且能够极大程度地规范业务流程，提高人力资源档案管理的基础管理。人力资源管理信息化建设，将先进的科学技术应用到企业的人力资源管理部门，实现更好的管理模式。

1 人力资源档案管理信息化建设的必要性分析

1.1 人力资源管理创新发展的基础是人力资源档案管理的信息化建设 随着科学技术的快速发展，使得各行各业面临着巨大的挑战和竞争。然而，人才作为竞争的核心，要求每个企业应该具有先进的人力资源的档案管理体系。所以企业的发展离不开优秀的人才，而人才的档案管理需要拥有健全的体制。所以每个企业越来越重视人力资源档案的管理部门。因为它的完善程度直接影响到企业的发展。在目前的状况下，人力资源的档案管理的信息化能够有效地提高人力资源管理工作的工作效率和质量。因此它是实现人力资源档案管理的必经之路和必然要求。以前传统的人力资源档案管理的模式是手工管理的方式，在效率和质量上都十分的不足，所以新型的现代人力资源的档案管理模式应该完全摆脱传统的方式，应该应用现代的信息技术和网络技术，实现信息的输入和传出。这样实现人力资源管理模式的整体提高。

1.2 人力资源档案管理现代化离不开人力资源档案管理的信息化建设 过去长期以来，人力资源档案管理模式都维持着全封闭或者是半封闭的状态。这样是人力资源档案管理看上去有种让人捉摸不透的感觉。所以对于开发和利用档案信息资源的想法，就只是想想而已，如果真正想要实现这个目标，还是个挑战而且还很有难度。这种落后的档案管理模式制约着档案信息共享的步伐。而且随着信息时代的到来，这样传统的管理模式已经不能够满足信息社会的各种需求。所以解决人力资源档案管理信息化的问题迫在眉睫。企业越来越凸显出需要人力资源档案管理的信息化建设。这样可以大大提高人力资源档案管理的效率和质量。同时还能够极大程度地提高人力资源档案信息资源开发利用的能力，最终实现实现人力资源档案的信息资源共享。

1.3 提升人力资源档案服务水平是人力资源档案管理信息化建设的重要途径 人力资源档案管理的目标是提供更好的人力资源档案管理的服务。以前传统的人力资源手工的管理模式是手工输入人力资源的相关信息，在服务的效率和质量上都不容乐观，而且缺乏相应的准确性。随着信息和网络技术的有效应用于人力资源档案的管理中，真正提高了人力资源档案的服务水平。信息化建设成为了提高人力资源档案信息的重要方式，并且大大地提高了利用率。更好的使用信息数据库能够查阅人力资源档案管理的相关信息，并且能够直接形成所查阅的相关材料，大大降低了成本，提高了准确性以及利用率，还实现了人力资源档案管理的规范和有效的统一。

2 人力资源档案管理信息化建设的保障措施

2.1 引进先进的信息化设备 人力资源档案管理的信息化建设是应用先进的信息技术和网络技术。而信息技术和网络技术的载体就是信息化的设备。所以实现人力资源档案管理的信息化水平，企业应该添置先进的计算机，因为计算机的特质是能够高速有效地处理各种各样的信息，能够帮助办公自动化的实现。其次要购买计算机网络的设备。购置的计算机应该具有完善的硬件和软件系统，这是人力资源档案管理信息化的保障。所以拥有全套完备的信息设备是人力资源档案管理信息化建设的重要保障之一。

2.2 完善组织领导体系 随着科学技术的发展，企业应该做到人力资源档案管理的信息意识的提高。这要求企业具有完善的组织领导体系。首先，档案法律是应该成为档案管理意识的重要守则。要实现人力资源档案管理的信息化建设必须建立在以法律为准则的前提下。这样在法律制度的约束下，无论是企业的管理者或者是企业的其他工作人员能真正地做到具有档案管理的思想和意识并且能够自发地重视档案管理活动。而且所有的人员能够自发地投入到人力资源档案管理的信息化建设中去。其次，档案思想和意识的成立是在企业领导的重视之下进行的，所以领导能够自发充分地意识到这个过程的重要性，能够很自然地随着信息技术的发展，成为时代进步的引领者。通过电话会议或者视频会议，或者单独的约见，亦或者是经过现场的指导等各种方式，使自己起到带头模范的作用。引导手下的员工形成人力资源档案管理意识，并能够影响他们自发地了解信息技术时代的科学技术。

2.3 加强强大的档案管理队伍建设 人才，始终是现代企业竞争的核心。那么人力资源信息化建设需要的信息管理人才更是人力资源档案管理信息化建设的重要保障之一。所以企业培养强大的档案管理队伍，具有十分重要的意义。首先，人力资源的档案管理者应该不断的自我提升，无论是在网络技术上或者是信息技术上。随着信息时代的到来，要求管理者应该具有强大的计算机网络应用技能和信息管理能力。所以应该定期地对人力资源档案管理人员进行专业技术知识的培训和考核，提升他们信息技术掌握的能力。为了更好地完成人力资源档案管理信息化，管理人员综合素质的提高是至关重要的。其次，人力资源的管理人员应该拥有正确的工作态度。责任感和使命感是良好的工作态度的重要表现，应该培养管理人员正确的思想和职业道德。能够保证不向外部泄露本企业的人力资源档案管理信息。具有良好的保守秘密的素质。最后，应该建立良好的奖励体制，对于表现好的人力资源管理者能够予以表扬，希望有榜样的作用。提高工作人员的工作积极性和热情。保证人力资源档案管理信息化建设的顺利进行。

2.4 维护人力资源管理系统信息化 人力资源档案管理的信息化建设基于网络技术和信息化。所以搞好人力资源管理系统的信息化维护十分重要。它是保障信息化正常进行的措施。这要求网络技术的管理人员能够保证网络正常的进行和运行。因此，平时应该加强网络的检修，随时地发现问题并且及时地解决，保证网络长期处于良好的状态。除了平时的网络检修之外，网络技术的管理人员应该具有完善的操作体系，避免不必要的错误的发生。同时网络技术的管理者不能忽视平时出现的小问题。对每一个出现的问题，都能严肃对待。所以要想利用网络保证人力资源管理顺利工作，就要注意网络安全，注意防范各种可能的侵害。

3 结语

随着时代的发展，信息技术的应用越来越普遍。能够很好地实现人力资源的档案管理的信息化建设对于企业的生存和发展至关重要。所以将网络技术和信息技术有效的应用到人力资源档案管理中是重要的举措，是企业在现在激烈的市场竞争中实现长期稳定发展的保障。

参考文献：

[1]靖敏杰.浅谈人事档案管理信息化建设[J].华章，2012（35）.

[2]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011（29）.

篇10

关键词：高等院校；基建档案；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年10月23日

高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。

一、高校基建档案主要特点

高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。

二、目前高校基建档案管理中存在的问题

高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。

（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。

（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。

（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。

三、完善高校基建档案管理工作的相关措施

通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：

（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。

（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。

（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。

（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。

四、小结

通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。

主要参考文献：

[1]林婉如.对优化高校基建档案管理工作的探讨[J].惠州学院学报（社会科学版），2010.4.

篇11

关键词 高职院校；基建档案管理；对策

学校的档案工作是学校教育工作的重要组成部分，是记录学校日常工作的真实资料。随着高职院教育的不断深化以及办学规模的逐渐扩大，学校基建工程项目逐渐增多，基建档案管理工作也日趋繁重，管理工作中的各种问题也随即出现。充分分析高职院校基建档案管理工作的现状及存在的问题，加强高职院校基建档案管理工作尤为重要。

一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案主要将高职院校项目工程建设的全过程记录下来，使整个基建工程呈现在文字中。准确、真实、成套、综合是基建档案的显著特点。对于工程建设完工后的验收、事故原因分析以及责任认定都可以基建档案为依据。工程的日后管理维护以及方法改进也需要借助基建档案的详细记载内容。因此，工程建设中的每一步骤都需要规范化，从工程的准备到监理，再到验收这些关键阶段都要产生不同的文件资料，这些资料包括工程准备期间的立项文件、各种审批文件、设计文件、招投标文件；施工期间设备、、材料、土建、基础设施等相关资料；施工竣工的竣工报告、验收报告、各种施工图纸等资料。这些资料是日后查找问题，认定责任的唯一依据。随着高职院校基建工程的不断增多，提高对基建档案管理工作重要性的认识，加强高职院校基建档案管理工作，是目前高职院校基建档案管理工作的首要任务。

二、高职院校基建档案管理工作现状及存在的问题

1、档案管理意识不强

领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。

档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平不高，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意识不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。

2、基建档案管理不规范

自从国家教委关于《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理，未记、漏记现象严重。

3、基建档案信息载体结构简单

目前高职院校基建档案管理方式普遍落后，甚至有些院校还在使用手工方式进行立卷归档，档案工作人员需要对基建资料做进一步编目和调整等加工工作。这种手工工作方式速度慢、时间长、工作量大。这种落后的管理模式，导致档案管理人员无暇充分保存和利用有价值的资料。此外，资料的查阅也十分繁琐，且准确率差。

4、档案资料不完整，资料丢失严重

高职院校的基建工程和其他基建工程一样，从施工前的准备到施工过程，到竣工后的验收，都有繁琐的手续，都会形成大量的资料。档案管理工作过程中出于各种原因造成很多高职院校的基建档案资料不完整，并在资料保存的过程中丢失比较严重，归根结底缘于基建档案管理工作不被重视或者基建档案管理人员责任心不强。很多基建工程的参与者认为，只要工程竣工后验收合格，在期间产生的资料没必要保存或者全部保存。

三、加强高职院校基建档案管理工作的对策

1、转变观念，增强对基建档案管理重要性的认识

高职院校基建档案管理以逐步由内部管理方式向社会化、市场化、信息化管理方式转变，充分认识到高职院校基建档案管理要以人为本，正确认识基建档案管理工作的必要性。基建档案管理工作设计众多与基建工程相关的单位，如建设单位、档案行政管理单位、施工单位、设计单位等。因此，对基建档案管理工作的重要性要充分认识。

2、加强法制意识，依法治档

首先，建立健全高职院校基建档案管理制度。将基建档案管理工作纳入相关制度中。在基建工程中，要将工程相关各单位的详细要求作出明确说明，作为工程竣工后验收的依据。基建档案管理工作人员应全程参与，对施工前、施工中以及施工后的相关资料及时分类保存。高职院校在进行档案管理工作过程中要严格遵守基建档案管理法律法规的相关规定，发现问题及时解决，做好基建档案管理工作。

其次，依法配备基建档案管理人员。设立专门的基建档案管理部门，并且需要安排一位该部门负责人，所有基建档案管理工作人员都应持证上岗，所有工作人员都应该将基建档案管理工作作为核心工作来做，做到依法治档，确保基建档案完整、准确、安全。

3、加强基建档案信息化建设

社会信息化的发展促使高职院校基建档案管理同样向着信息化方向发展，这样是档案管理工作发展的必经之路。信息化建设要求基建档案管理观念要现代化，正确认识基建档案管理在高职院校基建工程中的重要性，其次信息化建设要求在基建档案管理上要与时俱进，制定并执行一套适应本校的基建档案管理体系。信息化建设的一个突出表现就是实现计算机及网络的应用，使高职院校档案管理工作真正实现信息化，进而提高现代化管理水平。

4、抓好收集，加强管理

高职院校的基建档案管理部门应当与基建管理部门加强沟通，从基建工程开始到工程竣工，要收集期间产生的一切相关资料，如工程审批手续资料、工程设计图纸、工程验收报告等等，对这些资料分门别类进行整理。基建档案与其他档案的收集工作一样，是档案管理工作中一项比较基础的工作。首先，基建档案管理人员要认真对待档案资料的收集工作。其次，档案的收集工作涉及到院校各个部门，基建档案管理工作人员需要与各部门相关人员简历联系，在组档立卷时多余相关部门进行沟通，对于工程的帐外资料也要及时收集，如领导讲话、调查报告、。会议文件等，增强了基建档案资料的丰富性，有利于日后档案的查询。

结束语

综上所述，随着高职院校规模的扩大，基建工程的不断增加，基建档案管理工作量也越来越大。目前我国高职院校基建档案管理工作存在管理意识不强、管理不规范、信息载体结构简单、档案资料不完整，资料丢失严重等问题，只有转变观念，增强对基建档案管理重要性的认识，加强法制意识、依法治档，加强基建档案信息化建设，抓好收集，加强管理，才能使高职院校基建档案管理工作更加规范、准确、安全。

参考文献：

[1]董从银，岳勇，徐广利.强化高校基本建设管理的若干思考[J].市场纵横，2003（1）：51-52.

[2]唐学军.高校基建档案的地位和作用[J].益阳师专学报，2001（2）：110-112.

[3]林端庄.高校基建档案管理对策浅议[J].城建档案，2006（10）：90-91.

[4]李晶晶，王艳霞.对高校基建档案管理的思考[J].中国电力教育，2009（143）：30-33.

篇12

随着企业对档案价值的重视程度不断提高，企业中的基建档案的数量也在急剧的增加，这种情况的出现，就对企业的档案管理部门提出了更高的要求。现阶段的企业基建档案管理过程中存在的问题是十分明显，严重导致了档案库房负担过重，甚至已经达到了不堪重负的地步。在对档案管理过程中由于档案保管期限与档案库房的占用有着密切关系，直接影响到了企业人力资源、财务的正常开展。因此在进行企业基建档案管理过程中应该加强对档案管理重要性的认识，对于其中存在的问题要及时的对其进行分析和研究，积极的采用相应的措施将其解决。

一、企业基建档案管理工作的重要性认识

企业基建档案既是企业基建工程项目的历史记录，同时也是项目工程建设完工之后，投入施工、维护、管理、扩建以及技术改造等工作的重要依据。基建档案不仅从静态方面反映了项目工程施工的全部面目，而且从动态上反应了项目工程的历史变化情况和发展的现状，因此可以说，企业基建档案管理工作是现代企业管理中一项不可获取的企业管理工作。神东煤田开发建设自1982年建立至今，经过了30多年的艰苦创业，成就了企业的卓越发展，企业基建档案真实记录了企业建设的全过程，发挥了 其重大作用，同时档案的发展规模不断壮大，涉及到不同项目的基建档案已经有58000多卷，尤其是最近几年，随着国家对煤炭企业的调控和国家经济体制不断深化和改革，每年都会有很多的基建项目进行项目升级改造。这些基建技术改造项目在改造过程中都会利用本企业档案室中保存的以往的项目建设文件材料，有效的利用这些文件材料，在很大程度上缩短了改造的时间，同时也很好的解决了技术项目技术升级改造过程中存在的问题。我们试想一下，如果企业的档案室没有采取必要的措施将这些档案资料保存好，势必会给企业的项目技术改造等工作造成严重的影响，增加了改造的时间，同时也增加了不必要的人工和资金的投入，因此，在档案管理过程中，只有做好收集、归档、整理、保存的各个流程，才能将这些档案资料很好的保存好，才能发挥其应用的价值，才能在需要他的时候能够及时的体现其应用的作用及价值，从这些方面我们可以看出基建档案管理工作在企业经营过程中的重要性。

二、企业基建档案管理工作存在的问题

企业在经营过程中，如果对档案管理工作不够重视，尤其在基建档案的收集、整理、归档方面就会出现很多问题，直接导致了企业基建档案不完整、不准确、不系统，造成了基建档案在使用过程中不能很好地发挥其应用的价值和作用，我认为，目前企业基建档案管理过程中存在的问题主要表现在以下几个方面：

1.企业的管理者对基建档案管理工作不够重视

首先，有很多企业的管理者和领导对基建档案管理工作不重视，基建档案管理工作经常处于不到位的现象，对档案管理工作落实不到位，仅仅把档案管理工作看做是可有可无的一种工作，在企业经营过程中，重点关注工程建设或者升级改造的速度和质量，而对基建档案管理工作缺忽视不提，这种不重视就造成了基建档案在收集、整理和归档方面存在严重不到位的现象，很难与工程的建设同步进行，尤其是在基建档案归档过程中，档案收集、整理不到位的现象也很明显，很难实现基建工程项目竣工之后相应的档案能够及时的归档。而且基建档案在收集、整理和归档过程中很难做到归档率、完整率、准确率和合格率达到相应的要求。工程和档案不相符的现象也存在；其次，部分领导对项目建设类型未见材料的归档范围不是很了解。企业的领导在对企业管理过程中，为了方便自身的工作的开展，在没有经过商议的前提下就擅自把一些立项的文件材料，建设施工过程中的各种图纸和审批文件等重要材料保留在本部门，而没有将这些材料及时的上交给相应的档案管理部门；最后，企业的很懂领导对基建档案文件材料的重视程度不足，没有充分的认识到基建档案文件和相关材料在企业项目建设过程中的重要性，同时也没有认识到这些材料对于企业未来的项目改扩建、技术改造升级有着重要的作用。在开展工作过程中片面的认为这些工作交给档案管理部门的工作人员来做就行了，甚至企业的各个部门的领导和企业的管理层都很少深入到各个部门、各个施工单位了解其中存在的具体问题，这种情况的存在就造成了基建档案在收集、整理和归档过程中存在很多的问题，缺乏系统性、完整性和准确性。

2.施工单位基建档案归档意识落后

很多项目工程的施工单位对基建档案的重要性认识不足，在施工过程中没有指定专门的负责人员对基建档案进行收集、整理、归档，多数情况下，这种工作都是交由施工人员兼管基建档案的收集、整理和归档工作。而有的施工单位甚至是临时抽调一些不是本专业的工作人员对基建档案的文件和材料进行收集、整理和归档，在管理过程中，由于这些工作人员没有经过专业的知识培训，缺乏有效的收集、整理和归档手段，造成了基建档案材料在收集过程中存在不完整、不齐全、文件材料的内容不真实的严重情况。更有甚者，施工单位的管理部门根本对基建档案的管理不重视，各种工作都是敷衍了事，该收集的文件材料不收集，改签章的施工文件不签章，在施工过程中，需要原件证件而采用复印件的形式代替，上述的这些现象严重导致了基建档案在收集、整理、归档方面存在无序现象，严重影响到了基建档案的质量以及日后的使用的价值和作用，给建设单位的基建档案管理工作带来了一定的负面影响。目前，我国虽然对于煤炭行业出台了相应的关于建设工程项目档案管理方面的规章、制度以及行业标准，但是这些规章制度在执行方面存在执行不利，很多施工单位依法对档案进行管理的意识淡薄，难以满足国家对基建档案管理的实际要求。

3.档案管理人员队伍不稳定，专业素质不高

企业档案管理人员队伍的稳定和较高的专业素质是做好企业基建档案管理工作的首要条件。基建档案管理工作是一项专业要求十分高的一种管理工作，在管理过程中，要求档案的管理人员既要有较高的责任感和使命感，同时又要要求其具有一定的档案管理专业水平。企业在档案管理过程中，如果档案人员不稳定，经常更换，那么就很可能会造成基建档案管理工作与实际需求相脱节。此外，有的档案管理人员在开展工作过程中，对自己的工作不负责，明知在管理过程中归档的内容还存在一定的缺陷，一些重要的基建档案文件和材料还遗留在相关部门和技术人员的手中，但是出于面子问题，对这些情况经常隐瞒，不上报，不采取相应的应急措施，最终造成了基建档案归档的内容和文件材料不全面，严重影响了基建档案案卷的准确性和质量。另外，由于很多企业档案管理人员参加专业培训的次数较少，对档案管理工作的新方向和新动态不够了解，导致了档案管理人员的管理水平无法适应企业档案发展的需求。

三、加强企业基建档案管理工作的对策

1.加强基建档案归档工作的管理和控制

首先，企业基建工程项目管理部门在与施工单位签订施工合同时，要根据国家的相关法律法规和本企业的对档案的实际需求，对施工单位的基建档案工作提出相应的要求，确保基建档案管理工作的质量，此外，企业的档案管理部门在每一个项目工程开工建设前，应该及时的召集施工单位、建设单位、设计单位以及工程的监理单位的专职和兼职档案管理人员召开基建档案管理会议，并根据本企业的实际需求，向参加会议的档案管理人员讲解相应的工作流程，并制定基建档案管理的范围，同时还应该让每一位档案管理人员对工程施工过程中形成的材料有一个明确的了解，确保每个单位的档案管理人员都能够按照档案要求进行收集、整理和归档相应的文件和材料；其次，档案部门的领导要加强对各个单位、各个部门的档案收集、整理和归档的监督和指导，并指导相关部门建立相应的基建档案文件材料的立卷、整理归档工作，要求他们严格按照相应的要求进行整理组卷，在监督过程中对于项目工程中的一些重大工程、大型的项目工程应该始终进行跟踪和监督，在最大程度上保证基建档案的文件和材料的完整性、系统性和准确定；最后，任何项目工程施工完毕之后，都应该由施工单位提供相应的施工文件材料、设计图纸和竣工图纸，经过企业基建档案管理部门的相关人员检查合格之后，并出具相应的技术人员检验报告之后，开具工程项目档案工作联系单，然后将其交由基建管理部门验收。基建管理部门只有将施工单位提交的各种文件材料移交给档案室进行整理归档之后，财务部门才可以凭借基建部门签发的付款单据，才能将相应的款项支付和施工单位，这样一环连一环，环环监督，能够在最大程度上保证基建档案的完整性和系统性。

2.更新关键强化企业基建档案管理意识

随着企业的基建项目和基建档案的数量不断增加，对企业基建档案管理工作提出了更高的要求，需要基建档案管理部门能够尽快适应新形势的发展，紧跟时代潮流，转变传统的基建档案管理方式。在煤炭企业管理中应该加强对《档案法》的学习和贯彻，从政策和法规方面不断增加基建档案管理人员的法律意识、政策意识和科学意识，不断增加档案管理的意识，从思想程度重视企业的基建档案管理工作，充分认识到基建管理工程的重要性。每一个项目工程在建设过程中形成的各种施工材料都是基建档案的重要组成部分，基建档案的文件和材料收集的是否完成、准确，归档是否合理、科学，不仅会严重影响到整个企业的档案管理工作，更重要的是会影响到基建工程施工进度和人力、财力的投入情况。因此，就要求档案管理部门充分的认识到基建档案管理工作的重要性，克服其中存在的误区和偏见，积极利用基建档案资源推进企业的建设。只有企业的档案管理人员具备了较高的档案管理意识，才能保证企业基建档案材料一旦发生变化就能迅速的采取措施对其进行收集、整理、归档，同时，要求企业的各个部门要形成良好的档案管理意识，只有在企业上下形成全面的档案管理意识，才能保证企业的各个部门都能对项目进行支持，相互配合，及时的对管理过程中存在的问题进行沟通，确保基建档案管理工作的规范、有序的进行下去，提高企业基建档案管理工作的质量和水平。

3.稳定企业档案管理人员队伍，提高档案管理人员的素质

企业的管理者要认真贯彻相关法法律和法规，确保本企业的档案管理人员队伍的稳定性，企业管理者要经常深入到基层中了解档案管理工作的实际情况，指导管理人员开展基建档案管理工作。同时，还要求档案管理人员对本企业的生产工艺和各种设备有一个充分的了解，这样在收集材料和整理材料过程中就能做到心中有数。在进行基建档案管理过程中，要克服那种怕得罪人的思想，以高度的责任感和使命感做好基建档案的管理工作，对于其中存在的问题要及时的向上级部门汇报，在工作方面取得领导的支持和理解，协调处理好各个部门单位的关系。此外，企业要根据本企业的实际情况，对现有的档案管理队伍进行定期的培训，通过培训提高管理人员的专业技能，同时更新档案管理人员的管理理念，不断更新现有的管理条件，使企业基建档案管理迈向一个新的台阶。

篇13

一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。

二、基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障

出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

三、加强基建档案管理的对策

1.转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.增加投入，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。

4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，统一基建档案管理标准和操作方法。

篇14

关键词：高校;基建;档案管理

高校基建档案是以图标和文字为载体，保存和记录高校基建工作过程中的各种信息，是高校基建工程的重要依据与凭证。但是很多高校不重视基建档案的管理工作，导致管理过程中出现了许多问题，对高校的建设产生了不利影响。因此，本文分析了高校基建档案管理中存在的问题及对策，对促进高校健康可持续发展有着积极意义。

一、高校基建档案管理中存在的问题

1.管理意识淡薄

很多高校没有认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理的意识淡薄，过分注重高校建设而忽视基建档案管理的问题普遍存在。同时，很多管理人员与参建单位对归档立卷的认识水平存在差异，档案收集和编制的质量有限，使得很多基建档案资料缺失或者图文不符，从而影响了基建档案的分类与归档。

2.管理机制不完善

在基建档案管理工作中，很多高校没有采取严格的调控手段和制定完善的约束机制，没有要求施工单位缴纳基建档案保证金，使得管理人员对基建档案归档工作敷衍了事，从而使基建档案的归档验收工作无法顺利完成，进而对高校基建工程的开展产生不利影响。

3.管理技术落后

高校基建档案的管理工作内容枯燥单调，很多管理人员只是按部就班地进行基建档案的归档和管理工作，其工作积极性不高，管理效率低下。同时，很多高校将资金投入到教学建设上，而对基建档案的投入有限，使得高校档案管理仍然采用人工翻阅的传统模式，没有引入现代化的信息搜索和查询工具，既造成了人力物力资源的浪费，又影响了基建档案利用的效率。

二、针对高校基建档案管理中存在问题的对策

1.更新管理观念，注重高校基建档案管理工作

首先，高校需要更新管理观念，加大对基建档案的宣传工作，改变教职工对基建档案的错误认识，通过知识竞赛、校园网络、板报宣传和举办展览等途径，让教职工掌握基建档案的基础内容及法律法规，使更多教职工在工作中学会利用基建档案，主动开发基建档案的信息资源。其次，高校基建档案管理人员需要改变服务理念，打破安于现状和墨守成规的服务方式，主动为师生提供服务，明确基建档案的建档意义，将工作重心从开发利用方面逐渐转移至经济建设服务方面，确定基建档案在推动高校建设发展中的重要地位。最后，高校需要为基建档案管理工作人员良好的工作环境，如定期召开基建档案的工作会议，了解基建档案的常规材料、布置档案归档的任务和加强档案归档操作程序的培训等，以提高基建档案管理的质量与效率，取得高校领导对基建档案管理工作的理解与支持。

2.依据高校特点，健全高校基建档案管理制度

首先，高校需要依据本校特点，确定基建档案的归档范围，依据基建项目的重要性，选择合适的归档方法，如对重点的基建项目与普通基建项目，采取不同的档案管理方式，只保存高校常用基建档案，这样既可以减少归档时的工作强度，节约人力、物力成本，又可以保证基建档案的完整性与齐备性。其次，档案管理部门需要采用立卷制度，提高各部门的归档意识与工作责任感，并加快立卷改革的步伐，注重以“件”为单位开展基建档案的归档工作，这样可以减少立卷难度，有利于立卷制度的制定与实施。最后，高校需要健全基建档案的移交制度，明确基建档案移交工作的负责人，监督与指导基建档案归档的及时性与规范性，这样既可以改变高校档案室对基建档案管理的被动情况，又便于在出现问题时追究责任。

3.加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理

一方面，随着计算机的普及，档案管理工作也需要采取现代化的管理措施，加强基建档案管理的硬件建设，如配置扫描仪、工程复印机和提供电子化图纸等，借助现代化的设备完成归档、立卷与管理等各项工作。另一方面，高校基建档案要采取数字化管理，引进现代化的管理手段和先进应用软件提高基建档案管理的信息化，完成对纸质图纸扫描工作，并生成电子档案，实现基建档案的缩微化与数字化，以利于基建档案的查阅与共享。

三、结束语

总之，高校基建档案的管理工作关系到高校基建工程的建设，在推动高校稳定可持续发展中起着重要作用。高校只有正视基建档案管理中存在的问题，并从更新管理观念，注重高校基建档案管理工作，依据高校特点，健全高校基建档案管理制度，加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理等方面，提高基建档案管理的水平，才能真正充分发挥基建档案的作用与价值。

参考文献：

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2011（2）：117-120.