档案系统管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案系统管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

【关键词】信息网络；必要性

1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性

干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。

2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：

要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。

要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。职工信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到职工管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、职工管理、干部任免、干部档案、干部教育等。

篇2

Abstract: The system management of file information automation is discussed.

关键词:档案;信息自动化;管理

Key words:file;information automation;management

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0098-01

1推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

4慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。

5实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。

6充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项,档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理,有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用,这都有待于今后注意改进。

7重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等。

篇3

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如

引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

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【关键词】云计算；档案信息管理；系统风险

对于云计算来说，其主要是在网格计算的前提下，运用互联网的传输功能，把数据处理的过程由个人计算机和服务器上向互联网中的计算机集群当中进行转移，通过对集群中的大量异构的计算机CPU周期与磁盘存储的空间进行计算，将存储与计算看做是一种服务给予用户。在业界把“云计算”看做是个人计算机和互联网变革以后的第三次的IT浪潮。

1云计算环境下档案信息管理系统的管理风险

就管理风险来说，其主要指的是国家把档案信息的管理推送至云服务只会所出现的相应组织，管理风险与云服务的提供商在商业活动种的发展此起彼伏或者是退出变化所导致的管理风险。准入和退出机制。虽然云提供商运用所有办法对确保数据本身的安全性以及访问连续性进行证明，然而所涉及的敏感数据，特别是和我国安全相关量的数据，所有国家都是非常小心的。档案信息的管理系统作用在部门内的服务器时，好像能控制安全。将其向“云”进行推送只会，就要考虑终止服务之后，不能泄露数据，同时，所有数据都体现出完整性，还能够向新服务的提供商进行迁移。因此，非常需要工作人员从体制和机制等不同方面考量服务提供商的设置标准。云计算业务具有很强的高弹性和大规模与分布化特性，应用人员在安全问题上非常敏感，如果该敏感遇到“档案”，就会使得人们深入地思考风险问题。加强战略思维的应用，站在长远以及根本的立场上去观察和分析与思考，在档案事业的思考过程中，要具有一定的方向性和规律性，特别是紧密跟踪‘物联网’和‘云计算’与‘海计算’的信息技术，并对档案工作的信息化发展前景进行分析，以此来确保档案信息不会由于偶然和恶意因素遭受破坏和更改与泄露，确保云计算背景下，档案信息的管理系统能够持续性地运行，这是对风险进行分析的最终目的。

2云计算环境下档案信息管理系统的技术风险

所谓技术风险，其主要指的是因为云计算技术并不够成熟和不完善，导致在运行过程中会出现一定的技术障碍。就基础设施来说，也就是服务云服务的提供商，其负责的主要是用户的基础设施，例如服务器和存储与网络以及管理工具等，然而云计算的基础设施具有比较高的可靠性和物理安全性与网络安全性以及信息存储的安全性，这是云计算的职责范畴，主要涉及虚拟机入侵检测和完整性的保护等。运用云计算的用户需要对虚拟化的基础设施的安全问题加强重视，例如操作系统和应用程序安全性等多方面。

2.1出现数据失真的风险

数据失真主要有，非法入侵所造成的数据篡改以及因为灾难所造成的数据丢失。因为“云计算”特点，导致数据存储会出现在不一样的物理地址中，也就是所有用户数据受到“云服务”的影响并未独立存储区，同时，是用明文形式对其进行存储，导致数据本身的危险性非常强。当黑客入侵之后，就会造成数据被篡改以及不可抗力导致的数据丢失，这势必会对于证据的档案信息真实性有很大的挑战。除去云服务的提供商以及别有用心的人员由于篡改和破坏所导致的数据失真问题，其他危害都是因为网络行为所导致的。

2.2出现服务中断的风险

服务中断主要指的是在云服务的过程中所出现的，因为不可抗力和人为因素导致的中心处理器和存储设备以及网络故障。云计算背景下，所有用户的数据存储和处理与保护都需要在“云”当中进行完成，“云”架构安全性不只是一台服务器与档案信息的管理系统进行挂接如此简单。因为“云”具有庞大性，当出现事故之后，就会造成很大的影响。就现阶段发生的影响比较大的事故来说，例如黑客入侵和误操作与设计缺陷以及设备故障，还有自然灾害等，其是云服务发生中断的重要因素。尽管先进性的技术早已能够化解绝大多数风险，甚至很多云计算服务的中心早已具备了比较完善的应急响应系统，然而当服务中断之后，就会导致很大的损失出现。总体而言，不管是哪一种云服务提供商，其在系统设计的过程中都会结合灾难备份与灾难恢复的问题，灾难备份主要是备份数据和数据的处理系统与网络系统以及基础设施，还有技术支持水平的过程；后者则是指把信息系统由灾难导致的故障和瘫痪状态向正常的运行状态进行恢复，还要对其所支持的业务能力由灾难所导致的不正常状态向可接受的状态进行转移。然而因为电子文件的复杂性，在系统当中随时都会发生大量信息流，当出现某一时刻的断电现象，就会使得数据作废，更有甚者，因为并没有对计算系统当中的故障有所了解，也就是不能有效地对当时的操作进行完成。

2.3敏感信息出现泄漏风险

敏感信息发生泄露风险，不只是因为服务提供商的因素，系统设置也会导致云服务提供商对用户本身的隐私数据造成泄露，但是大多数将服务还是推给云使用人员，在这一过程中，总是会错误地认为“云”就是“安全”，并没有对自身的隐私数据制定任何的安全措施和手段。尽管云当中存在的防火墙可以保护恶意的攻击所造成的风险，然而该架构模式还是会导致关键性数据发生泄露的可能，在延续性的社会记忆档案馆中，所有技术的引入都不会让档案馆忽视比较基本的档案信息管理系统中的安全问题。

3结束语

综上所述，近年来，我国进入了云技术发展的热潮。其在分布式的系统和网络计算基础上所形成，云计算环境下的档案信息管理系统迎来了新的发展机遇，然而还是存在一系列风险，对于相关人员来说，要加强对于风险的研究，深入了解这一背景下档案信息管理存在的问题，有助于我国云计算环境下档案信息管理工作的有效进展。

参考文献

[1]邓亚文.云计算环境下的备品备件多信息管理优化控制系统研究[D].西南石油大学,2016.

篇5

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如

引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

篇6

[关键词]档案信息；自动化；管理

我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开放应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想。一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从实际出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推动自动化，必须提高档案标准化、规范化

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而且乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：一是领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；二是面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三是突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开发的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的是网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适用的先进技术。使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，最主要的是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹备和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。

八、档案职业的发展趋势

随着信息技术的发展和电子文件的大量出现，使档案职业出现分化趋势，即原有的档案职业高度融合被技术化、劳务化逐步分离所取代，档案职业走向技术依赖型和劳务密集型。目前，档案馆电子文件管理模式比较有代表性的就是加拿大哥伦比亚大学提出的集中保管模式和美国匹兹堡大学提出的分布式模式。这两大模式最根本的分歧在于前者认为有价值的非现行电子文件应该交由档案馆进整理、编目和长期保管，而后者主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。无论是采取何种模式，电子文件的有效管理都无法脱离电子文件管理系统，对系统和技术的依赖性问题更加突出；许多传统的档案工作将由系统或计算机来完成；档案管理不可或缺的背景信息或数据更多地关注业务活动，突出档案的凭证作用，而弱化情报价值。高度的技术依赖性、从关注后端档案去留转向关注前端业务活动可以被看作两大电子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，档案馆并不实体保管电子文件，而是通过所谓的智能控制发挥其应有的作用。归根结底，档案馆实现对电子文件的控制，最根本的还是通过技术手段，如依赖于档案保管系统、远程存取及识别技术等。

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一．主要工作情况

1. 2014年我在南宁国雄科技有限公司主要负责的工作是原料核算、费用报销、成本核算、税收管理、报表编制、会计档案管理、ERP系统管理工作。

1.1原料核算，费用报销

我在2013年12月来到南宁公司，开始是从事原料核算方面的工作。首先，从原料的订，购做起。对采购订单的审核，然后是原料入库，结算，付款一系列工作。从财务人员的角度对进场的原材料的质量，价格，数量进行审核，确保我们的原料是最优质的。

费用报销工作过程中对照公司的各种报销制度和发票管理办法进行审核，在审核原始凭证时，对不真实、不合规、不合法的原始凭证敢于指出，果断不予报销；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回重开。通过认真的审核和监督，保证了会计凭证手续齐备、规范合法，确保了会计信息的真实、合法、准确、完整，切实发挥了财务核算和监督的作用。

1.2成本核算，报表编制

2014年5月开始进行成本的核算。刚开始对月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作压力，不能辜负领导，同事对我的信任，自己一定要做好南宁公司的成本核算工作。在蒋经理和同事们的帮助和指导下，结合理论知识和实际生产情况，经过半年的实践和学习，对成本核算有了一定的认识和掌握。成本核算工作要求很精细，从原料，药品，编织袋的耗用，到运费，动力成本的计提和分配，对成本造成影响的因素都必须精确。确保在月末成本核算的准确，进而使公司领导做出正确的决策。

在每月成本核算后，会进行当月财务报表的编制工作。会计报表，管理报表，经营分析表等等。在报表编制中，严格按照总部报表规范进行编制，同时完善金蝶报表取数设计，认真检查。力争在2015年的会计报表的准确性以及数据的勾稽审核上比2014年的报表工作大幅提高。

1.3税务管理、会计档案管理、ERP系统管理工作

每月月初完成上月税款的纳税工作。严格按照国家税法的要求计提税款，并登录国税，地税网站，按时申报上交。平时工作中，对国家税务法律法规，加强学习。以适应日常的工作需要。

每月月中进行上月的凭证装订工作。做到会计凭证的规范，统一，整洁。按编码要求对凭证编码。日常工作中，对会计档案进行日常归类和整理，保证会计档案的安全和完整。公司其他部门人员需借阅会计档案时，应做到有相应的记录，包括日期，时间，借阅人，借阅事由，归还时间等。

在ERP系统管理工作中，我在总部信息处和系统管理员的帮助下，在日常工作中对南宁公司的ERP系统进行管理和维护。针对公司的老旧电脑比较多，系统老化，运行缓慢的情况，对部份电脑进行了系统重装，提高电脑的性能。

2.工作中的不足

2.1在成本核算和平时五日测算工作中，应加强学习，认真领悟成本核算过程及原理，接受批评，总结经验教训，提高成本核算的准确性。

2.2 在原料核算和物资管理的工作中，下车间和到各岗位沟通不够，造成公司内部的物资管理有不到位的情况。在今后工作中，认真检查原始凭证，多和原料部、生产、品管同事相互沟通，多了解市场价格情况，多了解生产一线情况。

2.3在ERP系统管理工作中，有很多不明白的地方应加强学习，认真学习ERP系统管理的操作性文件，多向总部信息处和片区系统员沟通学习，提高ERP系统管理的水平。

二．2015年工作计划

1.积极学习和规范ERP系统管理流程，保证工作质量，提作工作效率。

2.在物资管理，原料核算，费用报销这方面，严格按照会计准则以及总部要求的会计核算要求处理。

3.加强细节意识，提高报表编制数据的准确性。

4.继续学习成本核算，提高数据的准确性，真实性，以便公司做出正确的经营决策。

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摘 要 档案管理系统紧扣中华人民共和国《档案法》和《保密法》法律条文，以企业档案的“收、管、用”业务应用为基础，对档案管理业务进行整体规划全面梳理，使得公司内档案管理人员和利用人员能有效而安全地传递与共享各种档案信息。

关键词 档案 安全 管理 服务 体系 分析

一、绪论

档案是各企事业单位在依法行政和开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是各单位的核心信息资源与重要资产，档案管理工作是维护自身经济利益、合法权益的重要工作之一。随着中国移动通信集团吉林有限公司（以下简称“吉林移动”）信息化建设的日益发展应用范围越来越广，文件种类日益繁多电子文件数量剧增，这些变化推动了文件档案管理由传统纸质模式向现代数字档案管理模式的演进。

档案管理系统的开发研制与功能设计严格在国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准指导下，遵循“规范、先进、实用”的原则，针对吉林移动的档案业务管理工作，结合当今计算机技术与网络技术开发一套档案综合信息管理系统。系统提供了基本覆盖档案各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、开放档案鉴定、多全宗管理、特种载体档案管理、全宗检索、查阅利用等功能模块。

二、档案管理系统的设计

（一）档案管理系统技术架构设计

档案管理系统要有不同层面的隔离，实现存储层、数据层、业务层、表现层之间分离。界面层支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS体系结构，可根据用户要求定制主页及其内容，适合不同单位个性化要求。

（二）档案管理系统安全管理架构设计

档案管理系统是通过内部网络系统构建档案数据中心并配备与之相应的网络管理平台，在数据中心和网络管理基础上，通过将各方面资源的整合构建一个信息完备，资源丰富的资源中心，依托这个档案资源中心可以为各部门提供服务支持并进行信息共享，各部门网络通过浏览器基于B/S模式访问吉林移动档案数据中心的相关资源。

1.档案管理系统安全需求分析

建立完整的系统管理和安全体系是非常复杂的系统工程，这个体系涉及以设备为中心的信息安全，技术涵盖网络系统、计算机操作系统、数据库管理系统和应用软件系统；涉及以用户（包括客户，内部员工和外部相关机构人员）为中心的系统和安全管理，包括用户的身份认证、授权、审批等；涉及信息传输的保密性、完整性、不可抵赖性；涉及计算机病毒的防范等等。为了解决这一复杂的信息系统的安全，必须对其可能涉及的所有系统和安全风险有一个清醒的认识。

2.安全系统设计原则

吉林移动档案管理系统的安全解决方案时应遵循以下原则：

（1）安全可靠原则：吉林移动档案网络系统服务于办公需要，为了保障平台系统的安全运行，必须有一套完整的安全保障措施，确保信息及系统的安全。

（2）易操作性：安全措施要由人来完成，如果措施过于复杂，对人的要求过高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影响系统正常运行；

（3）适应性、灵活性：安全措施必须能随着网络性能及安全需求的变化而发展，要容易适应、容易修改；

（4）多重体系保护原则：任何安全保护措施都不是绝对安全的。应建立多重保护系统，各层保护相互补充，当一层保护被攻破时，其它层仍可保护信息安全；

（5）有针对性的适度安全原则：吉林移动档案网络系统具有较高的安全性要求，要尽量考虑安全机制的合理性。对重点信息资源，一定要实现重点保护。在保证安全的前提下，应尽量减少安全机制的规模和复杂性，使之具有可操作性，避免安全措施过于复杂而导致安全制度难以执行。应作到有针对性的等级保护，根据系统的安全级别制定相应的安全保护措施。

三、档案管理系统建设总结

截至目前，吉林移动档案安全管理服务体系一期建设完成省公司机关及直属单位数字档案全宗5个，拥有数字档案12大类34824件，其中档案21972，约占档案总量的63%，月均归档档案约1000件，借阅档案约30件次。通过按照不同门类、不同载体、不同保管期限、不同密级保护进行了科学管理，完善了案卷级、文件级的检索体系同时制定了档案的分类标准，形成了门类齐全、制度完善、网络健全、安全有序的档案安全管理服务体系。

通过建设吉林移动档案安全管理服务体系实现了以下建设成果：

（一）坚持一个原则，服务企业全局

我们在建设吉林移动档案安全管理服务体系时坚持以改善档案管理服务质量，实现档案数字化、规范化、自动化管理为基本原则，通过对公司内部文件、合同、工程等方面的档案管理，着力为公司全局的经营、管理及决策提供准确、高效的服务。

（二）夯实二个基础，促进健康发展

吉林移动的每一个功能出发点都以中华人民共和国《档案法》和《保密法》中相关法律条文为基础，通过认真解读“档案管理”与“档案保密”二者紧密关联而又相辅相成的关系，从而使各项业务服务与安全管理互为补充，推动系统整体向良性、健康、可持续方向发展。

（三）聚焦三大领域，提升支撑能力

吉林移动档案安全管理服务体系重点聚焦档案管理工作中收集、管理、使用三大基础领域中的薄弱环节，采用先进技术和管理手段对薄弱环节进行改造，提升整体服务管理水平迈向新台阶。

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关键词高校档案信息系统安全防护优化管理

随着信息技术的快速发展，高校档案馆资源朝着多方位趋势发展，且数据量越来越大，具备了大数据的特征。面对着种类繁多、结构各异的海量数据和互联网的不确定性，档案信息管理系统面临着安全和超负荷的困境。为此，2016年1月4日，国家档案局办公室印发了《档案信息系统安全保护基本要求》，其中《档案信息系统安全保护的管理要求》及《档案信息系统安全保护的技术要求》分别从管理及技术上提出了信息系统安全保护的要求[1]1。如何在实际工作中对信息管理系统进行安全防护及优化管理，成为目前高校档案馆信息化建设中的亟待解决的问题。

一、高校档案馆信息系统管理过程中存在的问题

1.馆内信息化设备陈旧与存储设备的不足使得信息管理系统运行环境得不到保障。随着高校档案馆信息化进程的推进，档案数字化资源增加，档案数据库数据量及并发用户数量也随之增多。一台性能先进的信息化设备在信息化建设中必不可少，但是据笔者在一些高校调研中发现，不少高校档案馆在信息化建设过程中由于缺少相关部门的支持及配套资金，致使档案馆信息化设备陈旧。陈旧设备和有限的存储空间使得信息管理系统的运行困难且无法兼容和升级，其结果常常出现数据库服务器无法正常运行、运行错误或利用响应时间长、死机等问题。甚至有些高校为节省资金，将档案数据资源与图书馆数据资源共同分享同一存储设备，使得图书与档案大量数据资源堆积导致存储设备常常陷于瘫痪状态，严重滞碍了档案馆与用户之间的交互体验及档案馆的信息化建设进程。

2.数字化工作的监管力度不够，致使管理系统中数字资源质量得不到保证。对于高校档案馆来说，信息化建设的首要工作就是将纸质档案数字化。但是目前，大多数高校档案工作人员缺乏相关数字化技术操作培训，且人手有限，所以除了少数高校自己开展数字化扫描外，大多数高校档案馆采用数字化扫描业务外包模式。这样虽然能够加速档案馆数字化建设速度，但由于缺乏相关规范性监管制度及严格的数据验收把关手段，使得外包公司数字化工作人员一些不规范及失误操作，产生错误数据、丢失数据及泄密等现象。同时，对于扫描后数据的质量难以保障。这些现象若得不到及时处理，会对后期原文挂接和数字资源安全管理带来很大障碍。

3.信息系统管理人员缺乏有效管理方法，致使档案信息管理系统成为简单查询、数据堆砌的工具，无法发挥其管理价值。在大数据、大网络时代，数据资源形式出现了多样化发展趋势，而档案信息管理系统也相应朝着更广泛的网络型B/S结构发展，随着其功能的完善，将成为网络时展的主流，这就需要工作人员具有更高的信息化技术与档案管理能力。而目前大多数高校档案馆由于条件限制，缺乏相关技术人员，无法对信息管理系统性能进行优化及数据防护，无法对数字资源有效管理，故而档案信息管理系统成为简单的数据堆砌与查询工具，数字化成果成为“死”档案。

4.工作人员对档案数字资源管理缺乏责任心，使得档案信息管理系统安全保密性得不到保障。诸如，对在数据录入过程中出现的不完整数据、重复数据、不规范数据、无用数据等不予及时处理，导致管理系统数据存储空间不堪重负；数字资源存放不规范，每当利用时经常找不到相关资源；信息管理系统管理权责不明，使得人人可以登录系统随便擅改数据，且出现问题时相互推卸责任；用户使用数字资源后没有严格事后审查制度，可以随意将之带出档案馆；元数据备份不及时，每当出现问题时无法及时恢复，对档案数据的安全性、保密性造成严重威胁。5.信息管理系统选择不当导致管理系统平台前端兼容性差，无法实现信息管理功能。当前市面上档案管理系统种类多而杂，且良莠不齐，既有单机版又有网络版，还有B/S版等，功能不同且价格千差万别，一些高校档案馆在选择系统时缺少必要的提前调研及充分了解自身馆的特点，购置回来的系统前端浏览器及系统兼容性差，二次开发功能差，检索准确率低，管理起来费时费力，严重滞碍资源利用效率。

二、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理的必要性

1.通过对信息管理系统进行安全防护及优化管理，不但保障信息管理系统的安全运行环境，而且减少不必要的资源与服务时间浪费，将员工从烦琐重复的利用工作中解脱出来，为员工提供更多时间去提升个人素养及进行资源开发创新等工作，为档案馆的发展提供有效保障。

2.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，使数字资源在收集、存储、管理和应用过程中更加安全化与规范化，存储空间更加合理化，而且可以使用户方便、顺畅、快捷地享受到档案馆的数字资源，对以后整合各类资源及跨平台对接起到有效的推进作用。

3.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，能够转变档案工作者传统思维模式，使他们享受到信息技术带来的便利，看到信息技术强大的功能，有了开发信息化建设的愿景，加强了参与信息化建设的积极性。

三、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理方法

1.转变档案工作人员的传统思维，提高工作人员的管理意识和责任。档案管理人员是档案信息化工作开展的基础，其信息化思维观念的强弱直接关系到信息化建设的成败、信息管理能否有效。为此，加大信息化宣传力度，对档案工作人员不定期进行信息化业务和知识培训，学习其他院校信息化管理经验，让每个人参与到信息化建设当中，让他们充分意识到信息化的优越性；同时大力培养信息化管理素养，使工作人员多方位、多才能发展；增强工作人员创新性思维及责任心，使得他们在资源管理和存储上能够群策群力、集思广益，为信息管理系统的防护和管理的可行性打下基础。

2.利用信息技术对数据库服务器进行优化，建立信息系统外部环境防护壁垒。（1）服务器系统与性能优化。服务器是数据资源存储与管理的核心，其服务器性能与操作系统的选择关系到信息系统运行环境的第一道屏障是否安全有效。通常服务器操作系统要比普通操作系统更加稳定及安全，为此选择一款相适应的服务器操作系统对信息系统安全保障是极其有利的。例如，目前比较热门的操作系统windows2012r2服务器版，它具有强大的安全性、保障性及独树一帜的虚拟存储管理特性，且操作相对简单，对于高校档案馆来说起到一箭双雕的作用。另外，通过采取一些技术方法对服务器性能进行优化。如通过设立二级身份认证来用以封堵隐私漏洞及特权账号、系统转存等漏洞；安装防恶意代码软件，并及时更新防恶意代码软件版本和恶意代码库；操作系统遵循最小安装的原则，系统补丁及时更新；随时在网络边界处监视端口扫描、留意木马攻击、IP碎片攻击和网络蠕虫攻击等攻击行为，使得数据资源安全性最大化。（2）档案数据库自身性能优化。在档案馆信息管理系统中，通常都有一个用以存放数据资源的数据库，不同管理系统用不同的数据库，无论使用哪种数据库，对数据库自身性能的设置与优化，对于档案信息管理系统的顺利运行与检索利用都起着关键性作用。为此，首先在数据库版本的选择上应尽可能选择较新版本，因为每个软件的新版本性能及兼容性都要比旧版本有所提高，更易于管理。像SQLService数据库，其2008年之前的版本对于非结构化数据的管理不是很占优势，而2008年后的版本则对非结构化数据有了相应的解决方案，为不同结构数据存储打开了便捷之门。其次，在数据库性能方面，可以通过对数据库实例配置或用SQL语句优化来提高数据库吞吐量、相应时间、容错能力等性能[2]3。最后，采取一些技术方法来优化数据库安全性能，如对数据库访问权限及数据库对象安全性进行核查；设立数据有效性检验功能，保证通过人机接口输入或通过通信接口输入的数据格式或长度符合系统设定要求；监控数据库状态，寻找数据库性能瓶颈；定期对数据库存储检查，对数据库碎片进行重组、数据分析及容量规划；定期对数据采取多样备份以应对在非正常状态下的数据恢复等，尽可能保证数据库性能最优化。

3.优化信息管理系统配置，实现信息资源内部管理最优化。档案信息管理系统是档案信息化建设中数据管理的仓库，它管理资源的好坏直接关系到信息化后期建设的发展。当前市场上档案信息管理系统种类繁多，功能强大，适合高校的品种很多，但大多数管理系统只能满足档案信息资源管理共性而不能满足个性需求，为此首先在认真调研基础上选择一款适合自己院校的信息管理软件来满足基本功能需求，最重要的是具有可以实现系统二次开发性能及能与校级OA系统对接[3]9。其次，根据高校自身数字资源特点来开发档案资源管理系统的各项功能，巧妙地将各类功能结合起来进行优化配置，最大程度实现自身个性需求。如通过配置系统内各门类数字资源录入规则，剔除错误数据、不规范数据和无用数据，来释放数据库存储空间；通过启用访问控制功能，依据安全策略控制用户对资源的访问；根据权限需求下放各个端口给用户，来保证每个用户权限独立，杜绝几个人共同使用一个权限的现象出现；通过及时删除多余的、过期的账户，来避免共享账户的存在；通过提供用户身份标识唯一和鉴别信息复杂度检查功能，来保证应用系统中不存在重复用户身份标识，身份鉴别信息不易被冒用；通过实行个人对个人数据负责的方式，杜绝非相关人员对数据的操作，加强数据安全保密性，尽可能做到数据管理最优化。

4.利用信息系统全文检索与信息化挖掘技术结合，实现人性化检索服务。借助信息挖掘技术与信息管理系统全文检索技术相结合方式，对数据管理系统中数字资源进行深层整理、分析、筛选，挖掘出更有利用价值的数据，将这些数据结合系统全文检索功能，提供操作简单、响应在秒级以内的关键词常规检索服务，同时还提供各种智能化搜索服务分析，实现远程服务利用，实现办公效率最优化、资源利用价值最大化。

5.建立完善数字化外包监督审查制度，保障信息管理系统数据质量体系。数字化建设中对数字外包工作实行全程监管，保障档案实体安全，利用信息技术对USB端口及外网进行控制，同时将IP地址的限定结合信息管理系统用户权限密级设置，令信息管理系统中数据资源安全性及保密性实现最大化[4]86。总之，有效的档案信息管理系统的安全防护与优化管理是高校档案信息化建设的关键性一步，如果能很好地开发利用各类信息化技术来优化信息系统的防护与管理，不仅会使得各类数字资源管理变得更加规范，存储空间更加合理，而且对于整合各类资源进行跨平台对接起到了有效的推进作用，最终实现档案信息化工作的“信息化”真正意义，充分发挥档案的利用价值。

参考文献

[1]国家档案局.档案信息系统安全保护基本要求[EB]，2016（1）.

[2]布合力其木艾尔.SQLServer2008数据库设计与优化[J].电脑知识与技术，2015（12）.

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【关键词】档案管理；系统操作；制度

一、档案管理系统软件

1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。

2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

二、档案管理系统操作制度

（一）组织管理

1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。

2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。

3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。

（二）系统管理

1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。

2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。

3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。

（三）用户管理

档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：

1.系统管理员。

（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。

（2）管理和检查档案管理系统日志。

（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。

（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。

（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。

（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。

2.应用操作员。

（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。

（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。

（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。

3.一般用户。

（1）遵守档案管理系统的密码管理。

（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。

（四）使用规范

1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。

2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。

3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。

4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。

（五）数据管理

1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：

（1）保障数据的安全性和完整性。

（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。

（3）监督、检查数据质量和更新情况。

（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。

2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。

3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。

（六）安全管理

1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。

（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。

（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。

（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。

（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。

（七）相关责任

1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。

（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。

（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。

（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。

（5）应用软件功能上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。

（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：

①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。

②未及时安装系统补丁的。

③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。

（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。

（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（9）的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。

（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。

（11）未建立与档案管理系统业务功能的每一个重要环节相对应书面凭证，造成数据丢失或业务无法再现，根据其造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人的责任。

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关键词：档案管理MVCJ2EE用例角色

1、系统分析

基于MVC（model-view-controller）的档案管理系统是借助于J2EE架构以及面向对象方法等技术，将档案管理从原始的手工管理方式转交为计算机自动化的管理方式；其功能涵盖对档案的数字化加工，电子档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用和数字管理全过程，具有可扩展、实用的特性。因此，该系统要求标准化高，能快速、准确并全面利用档案，方便网上归档货物在线审批，良好的信息安全。

2、系统的设计

采用MVC的模式进行设计，即模型．视图，控制器的层次结构。结构包括：(1)Model，表示业务数据和业务逻辑，通常由JavaBean或EJB实现。(2)View，也称视图，是用户看到并与用户交互的界面，一般由JSP页面和表示组件(包括ActionForm)组成。(3)Controller，由ActionServlet类和Action类来实现。ActionServlet类是其核心组件，继承了javax.servlet.http.HttpServlet类，扮演中央控制器的角色。Action类负责调用模型方法，更新模型状态，并帮助控制程序流程，Action一般不实现具体应用程序逻辑。

系统运用UML技术通过MSVisio2003工具对用户的关键业务逻辑进行用例分析（见图1档案管理系统的用例图），系统实现了档案管理、借阅管理、消息管理、系统管理、综合查询等功能，实现了用户管理、部门管理、档案建立、档案借阅、档案归还、档案催还、权限管理、日志管理等。这里主要描述系统的用例和角色的设计。

网上归档：实现网上编辑和网上提交。整理编目：档案接收、立卷归档和审核入库。档案利用：全文检索、借阅管理、专项打印和利用统计。专题编研：专题管理和档案编研。包括专题管理和档案编研。数据管理：数据库管理、档案数据维护。系统管理：用户角色管理、在线审批、日志管理、词典管理、系统设置。

系统中涉及的主要角色有：系统管理员：是指档案维护人员，可以建立档案数据库，对数据库进行备份；可以对角色和用户进行管理，包括增、删、改以及授权等操作。档案管理员：是指档案工作人员，负责档案管理的日常工作。审核人：是指业务主管，负责审批手续。

查阅用户：是指普通用户，可以查询、借阅已授权的档案资料。

3、系统实现

3.1数据库的实现

SQLServer数据库利用Command对象地调用SQLServer的存储过程，在多个页面中调用同一个存储过程，使站点易于维护。这样意味着可以建立非常复杂的检索或者操作数据库的方法。简而言之，能用存储过程时就要用存储过程。如下代码实现了调用SQLServer的存储过程：

<％@PageLanguage="javascript"％>

<％@ImportNamespace=”System.Data”％>

<％@ImportNamespace=”System.Data.SqlCIient”％>

3.2系统功能实现

表示层负责处理用户的输入和向用户的输出，但并不负责解释其含义。以用户角色注册模块为例，表示层的文件为regedit.java。系统业务逻辑层的作用是作为纽带将表示层和数据库紧密联系在一起，放在Web服务器端和应用服务器端。数据库服务层负责实际的数据存储和检索。

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关键词：电子档案；管理系统；基本操作

1档案查阅者的实践操作

1.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

1.2档案申请归档。

点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。

1.2.1归档申请。

点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。

1.2.2查看申请记录。

点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。

1.3档案申请查询

1.3.1申请查询。

点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。

1.3.2申请记

录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。

2档案管理员和领导者(主管)的实践操作

2.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

2.2档案申请归档。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。

2.2.1审核归档。

点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。

2.2.2申请记录查看。

点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。

2.3档案申请查询。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。

2.3.1审核查询。

点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。

2.3.2申请记录查看。

具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。

2.4档案申请销毁。

该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。

2.4.1销毁申请。

选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。

2.4.2申请记录查看。

点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。

3系统管理员的实践操作

首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。

3.1档案信息管理。

此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。

3.1.1查看。

点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。

3.1.2查询。

点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。

3.1.3删除：

管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。

3.2档案申请归档记录管理。

此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。

3.2.1查看档案申请归档记录。

点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。

3.2.2删除档案申请归档记录。

选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。

3.3基础信息维护。

此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。

3.3.1文件类型管理。

点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。

3.3.2档案文件等级管理。

点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。

参考文献

[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.

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关键词：放射卫生档案；医院管理；系统设计；系统开发

中图分类号：G270.71 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。

二、放射卫生档案管理系统开发的意义

现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。

三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的

第一，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。

第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保证质量、防止差错事故的发生。

三、系统设计

平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。

（一）总系统的设计

基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。

此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。

1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。

2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。

3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人T所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。

4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。

5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。

6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。

在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。

（二）数据的备份与恢复

1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。

2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器―应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。最后点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 数据恢复：把备份数据恢复到Excel服务器数据库中的方法是：（1）在服务端计算机上用SysAdmin登录到系统管理台。在左侧树形中选中节点“ Excel服务器―应用系统”，右侧选中要恢复的应用系统，选择选择右键菜单【还原应用】，弹出“恢复向导”窗口。（2）输入系统管理台登录账户sysAdmin的口令，点击【下一步】。（3）勾选【备份数据库到以下目录】并点击【浏览】选择备份当前数据库的目录，点击【下一步】。（4）点击【浏览】按钮选择要恢复的数据库备份文件，点击【下一步】。而后开始恢复应用系统，最后点击【确定】完成数据库的恢复。

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1系统设计思路

系统依托办公内网，采用先进的计算机技术，汲取国内外各种信息系统的建设经验，从发改委实际要求出发进行设计；在“安全、共享、高效、服务”原则基础上构建广西发改委档案信息管理系统，建立安全可靠的档案信息服务体系；将发改委纸质档案资料进行档案数字化服务，实现纸质档案数字化，为档案信息无纸化利用提供电子信息与元数据，实现部分档案全文检索利用；建立电子档案资源数据库，改变传统的纸质档案管理模式，实现网络化管理与利用，满足以后与上级机构或其他相关机构对档案信息资源的利用需求；建立科学完整的档案管理系统，实现与OA等其他信息系统进行信息交互，避免出现信息孤岛；对数字化后的数据进行压缩加密，并实现异地备份；对大量的历史数据条目进行迁移，确保数据的延续性和完整性；建成以档案数据信息和档案影像的全方位利用为目的，完整、专业、易扩展的综合档案信息管理平台。

2系统的架构、功能和应用安全设计

2.1系统架构

广西发改委档案信息管理系统主要包括收发文管理、归档管理、统计查询、档案借阅及系统管理等模块组成。

2.2系统功能

（1）收发文管理①收文管理收文管理实现对外来公文进行登记和处理。主要用于登记国家各部委来文，党委、政府来文、区直各单位及各地市来文。主要有收文登记、填写拟办意见、领导批示、处室承办、传阅、提交归档等功能。还具有全文检索、条件检索、统计等功能。②发文管理发文管理实现对发改委各类发文的登记和查询。主要登记文件标题、文号、签发人、主办处室等重要文件要素，同时具有提交归档、条件检索、统计等功能。（2）归档管理归档管理实现对业务部门提交的历史档案进行加工归档并入库、档案著录管理、对在库的档案进行统计、分析及利用等。同时提供档案管理人员直接登记、扫描、编目和著录功能。（3）统计查询统计查询是对档案利用率、档案归档、访问量等进行统计。按照发改委要求实现上级部门及地方档案管理部门要求的各类档案统计报表（包括档案的归档情况、库存情况、利用情况），所有统计结果都要可以打印，转换成上级部门要求的档案标准格式。（4）系统管理系统管理包括组织机构管理、用户管理、角色管理、权限管理、分类码表管理、档案卷目设置管理、档案类型设置管理、流程定义、操作日志管理等功能。（5）查阅利用子系统实现机关内部工作人员借阅档案（电子卷、实体卷）申请和档案管理部门逐级审批，根据处室人员权限不同划分可直接阅览、需审批才能阅览，具有规定借阅时间、保留借阅目的和审批意见、各处室借阅资料统计等功能。

2.3系统安全设计

由于系统要求具备很高的安全性和保密性，系统在应用安全上的解决方案是以应用系统的安全设计为基础，以应用系统日志、数据备份与恢复等为主要手段，保证应用系统的访问及数据安全，主要内容包括：（1）按角色定制、设计与分配权限，事前控制用户对系统的访问；（2）采用SSL协议对外部访问进行数据加密处理；（3）为关键的应用系统流程设计日志功能，以便于事后进行安全问题追查；（4）严格按照规定进行数据备份与恢复操作，保证应用系统数据安全。

3系统开发的解决的关键问题

3.1海量纸质文件数字化存储

广西发改委的档案主要包括了文件类、照片类、音视频类、实物档案类、会计类、基建类等档案，分类较多，其中文件类和照片类的档案数量尤为庞大，在档案数字化的过程中，必须将这些档案扫描成电子档案后再存储到信息系统中。存储的公文类图片文件采用黑白二值模式扫描的格式，对于一些对档案图片质量要求较高的图片采用灰度模式或者彩色模式进行存储，虽然采用了TIFF格式和JPG格式已经起到了图像压缩存储的功能，但对于海量的存储和网络访问来说，这种存储方式效率还是较为低下的。为了降低存储空间、减少存储硬件投入成本、提高网络档案检索速度，系统使用格式转换程序将通用格式TIFF或JPG文件通过压缩加密程序转换为HL格式文件。HL格式是广西海蓝公司自主研发的一种图像压缩格式，通过进行HL格式的转换压缩后的图像格式文件的压缩比高于国际通用格式TIFFG4格式的50%。系统只需做简单的路径设设置，转换过程由计算机自动处理，无需人工干预。这不仅可减少成本，而且因该加密技术的特殊性还可保护档案安全不被窃取、盗用。

3.2历史数据迁移

（1）原系统数据库分析新建的档案管理系统需要将原档案管理系统的数据导入进来，但原档案管理系统厂家已经不再继续维护系统，且没有数据库导出接口及有关技术文档。为将原系统中的数据安全完整地导出到新系统中，项目组利用SqlServer事件探测器对原档案系统数据存取机制进行监测，最终分析出数据存取过程和数据所在表格，并成功地将数据完整安全地从原系统导出到新系统中。分析过程如图2所示：（2）数据导入在对原系统数据库分析完毕后，已得到了原系统数据存储的原理、过程和存储位置（所在表格及表格间的逻辑关系）。为确保数据导入完整性和准确性，项目组采取了以下步骤：①先对原系统数据库进行备份；②将原数据库数据导出到Excel表格中，并在表格中标明各字段属性；③将导出的数据总数和数据库中的数据总数进行比对，抽样地对导出数据和原数据进行校验；④修正导出的错误数据，并根据新系统对数据的要求修改；⑤将修正后的数据导入到新系统中；⑥对新、旧系统中的数据进行抽样比对，确保数据完整性和准确性。

3.3与其他应用系统整合设计

档案信息管理系统作为文件的归档管理系统，需要接收来自不同业务系统的归档文件。因此，利用Webservice技术构造了文件自动分类归档引擎，实现了文件自动导入和归档。（1）归档引擎的功能设计引擎可以利用文件标题、文号、分类等各属性中包含的关键字、表达式、归档文种等指标构造分类公式实现文种自动化识别和归档，如公式：“标题:会议纪要&标题:政府&标题:电子公文->收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”，表示将标题中含有“会议纪要”、“政府”和“电子公文”关键字的文档自动归档到“收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”文件夹中。自动分离归档引擎公式配置界面如图3：图3自动分离归档引擎公式配置界面（2）归档引擎的工作流程以OA系统归档过程为例：由OA系统把所需要归档的各种字段自动送到接口的处理模块A中，接口程序根据当前程序繁忙状态，将需处理的数据循环列入归档队列中，档案管理系统定期从接口的中间库中读取数据，实现数据导入。在数据导入的同时，档案系统对数据进行错误检查和校验，如发现读取错误的，则将该条数据标记为错误数据，由OA系统重新更新导入。归档引擎的工作示意图如图4所示：

4结论