办公室档案管理分类精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇办公室档案管理分类，期待它们能激发您的灵感。

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在办公室工作中，档案管理作为其重要构成部分之一，能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快，在市场经济体系下，办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革，紧跟时代的脚步，从而才能让其作用得到充分发挥，让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷，让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新，让办公室管理建设得到加强，就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析，从而才能找到有效解决措施，让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。

1 当下我国办公室档案管理的现状分析

1.1 办公室档案管理工作的重视度不足

就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。

1.2 办公室档案管理人员专业素质不高

当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。

1.3 办公室档案管理缺少安全保障

由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。

1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段

虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。

2 提升办公室档案管理工作效率相应对策

2.1 加强对办公室档案管理的重视程度

如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。

2.2 对档案管理人员的专业性进行提升

首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。

2.3 增强办公室档案管理的安全性

办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。

2.4 运用集成化信息管理体系

企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。

篇2

（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

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办公室的档案管理工作是办公室工作的重要内容之一，主要负责资料数据的收集、整理以及保存等工作，并给日后的查询和检查，提供一定的便利。单位办公室档案管理工作的效率的高低与否，直接影响到了单位的工作效率。因此，作为办公室的档案管理工作人员，一定要充分认识到档案管理工作的重要性，不断优化并提高档案管理的策略。

一、做好档案管理的必要性

1.档案管理概述

档案管理，亦称之为档案工作。办公室的档案管理，主要是企业管理的基础，主要包括对档案的整理、收集，并采用现代化的手段，对其进行科学、合理的管理，以便单位能够更好地进行查询、检查。

2.办公室档案管理的必要性

办公室的档案是企业、单位内部最重要的档案资料，真实地记录了办公室各项活动，做好办公室的档案管理工作，是办公室工作不可或缺的重要组成部分。具体主要表现在以下几方面：

第一，办公室档案全面反映了单位内部的工作情况，并为将来的发展有很大的参考价值。提升办公室的档案管理的效率，可全面提升单位内部的工作效率。

第二，办公室档案真实地记录了办公室各项活动，同时也为展开其他工作提供了一定的服务基础。因此，通过提高办公室档案管理效率，可全面了解单位的情况，从而帮助制定出更为科学、合理的策略。

第三，办公室档案管理工作的水平，直接体现了单位的管理水平，以及发展状况，是一个单位、企业运转状况的缩影。因此，必须要加强办公室的档案管理工作，不断地使档案管理工作走向规范化、制度化、科学化。

3.办公室档案管理原则

办公室的档案管理工作是单位进行其他一切活动的重要依据。因此，做好办公室档案管理工作，是目前所有企业单位的核心。要充分做好办公室档案管理工作，就要遵循以下三个原则：

第一，准确性

准确性是档案管理的最重要原则之一，主要是指在进行档案管理的过程中，一定要保证相关档案内容记录的准确性。在工作中，如果档案管理人员对相关的档案内容不能进行准确的反应，就无法发挥档案管理工作的特性。

第二，严谨性

办公室档案工作的本身特点，决定其在进行管理时，必须要遵循严谨性的工作原则。在办公室档案管理工作中，工作人员需要本着严谨的工作态度，对档案中的细节要素进行充分关注。尤其是在当前，精细化管理已经成为所有企业、单位的主要经营模式，办公室档案管理工作人员在工作时，必须要对档案进行精准化的管理。

第三，高效化

随着科学技术的发展，办公室档案管理手段的不断提升，档案的管理工作也开始迈入高效化时代。要保证对办公室档案管理的高效化，就必须要重视掌握信息化的管理工具，通过高效的科学技术，不断优化档案管理工作的方法，不断提升档案管理工作的效率。

二、办公室档案管理工作现状

1.档案管理人员意识薄弱，且专业素质偏低

办公室档案管理，原本是一项非常重要的工作。但就目前而言，我国大部分档案管理人员都没有意识到档案管理工作的重要性。可以说，档案管理工作人员的意识薄弱，已经成为制约档案管理工作效率的一个关键性因素。

在我国许多从事档案管理人员，并非专业出身，更有甚者，是通过关系而获得这一工作职位。如此一来，这些人便无法正确认识到档案管理的重要性。即便是档案管理工作中存在一定的不足，或者已经暴露出来管理错误，这些非专业的档案管理人员也丝毫察觉不到。

2.档案管理制度落后

就目前而言，我国大部分单位都存在档案管理制度落后这一现象。由于企业领导的不重视，从而忽视了对档案管理制度的建立；也有一部分单位即便建立了相关的档案管理制度，也因为领导不重视实施，以至于档案管理工作的相关人员在工作时，经常会无视这些管理制度。

缺少档案管理制度，不按档案管理制度行事，这都在一定程度上给档案管理工作带来了威胁：档案管理人员工作不认真、对档案的保密工作不到位、档案没有及时分类、档案没有及时归为，甚至出现档案损失等现象。

3.新技术，新硬件投入少

随着信息化的发展，办公室档案管理工作，要想不断提升管理效率，就必须要引起新技术，不断地利用计算机网络进行档案管理。但在现实中，由于种种问题：领导不重视，档案管理工作人员?R邓?平差等，他们接受新事物的能力比较差，以至于目前很多企业仍然采用纸质形式进行档案管理。如此一来，档案管理工作效率自然跟不上社会发展的步伐。

4.办公室档案的利用率偏低

档案资料借阅的繁琐、复杂性，也是制约档案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企业中由于借阅档案的步骤比较繁琐，就会自动放弃档案的借阅。如此一来，就降低了文档的使用率，从而使得一些有重大价值的档案进入了闲置境地。

三、不断提高办公室档案管理工作的效率

1.转变档案管理人员的理念，提升档案管理人员的专业水平

首先，要改变传统的档案管理意识，使其充分意识到档案管理工作的价值所在，从思想上给以重视，在档案管理工作中，始终保持正确的工作态度。

另外，要不断提升档案管理工作人员的专业知识水平，可通过加强培训的方式，不断增强档案管理工作人员的专业知识水平，提高其工作效率。

2.健全完善的办公室档案管理制度

健全的办公室档案管理制度，是提升办公室档案管理效率的一个重要保障。所以，必须有针对性的健全办公室档案管理制度，制定出明确的措施，确保档案管理工作能够顺利进行。

而对于已经拥有管理制度的单位来说，一定要加强档案管理制度在实际中的贯彻落实，充分保障办公室档案管理工作高效展开。

3.办公室档案管理现代化

办公室档案管理现代化是提高办公室档案管理效率的一个重要举措。因此必须要改进传统落后的管理手段，不断更新管理办法，引进先进的档案管理工具，使的办公室的档案管理符合时展的趋势，只有这样，才能切实提高办公室档案管理效率。

篇4

承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000

[摘要]现阶段，我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理，加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来，我国的计算机技术得到了迅速的发展，利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨，并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。

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关键词 ]新形势；办公室档案；档案管理；意义；措施

引言

对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以从档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。

第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。

第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。

第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。

第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。

参考文献

[ 1] 熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[ J ] .办公室业务,2013,17:107.

[ 2 ] 陈玲玲,关亮.新时期办公室档案管理规范化[ J ] .办公室业务,2013,21:98.

[ 3 ] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[ J ] .办公室业务,2014,11:85.

[4]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.

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关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.

篇6

一、增强办公室档案意识，完善档案日常管理制度

首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。

二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平

首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。

其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。

其次，加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时，办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点，探索在单位区域内实现档案信息资源的共享，遵循先重点后一般、先易后难的原则，以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录，注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心，利用单位的局域网实现电子信息的网上传输，一体化管理各种办公室档案信息资源，真正实现信息资源的共享，加快改进信息时代的办公室档案管理工作。

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关键词：事业单位；办公室档案；规范化管理；档案管理

对于事业单位而言，办公室重点在于管理单位各项事务，其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言，档案管理尤为关键，其完整记录了办公室的所有事务，能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下，办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需，且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此，相关部门应结合实际情况，全方位、多层次分析与总结，制定有效的档案管理规范，进一步强化办公室效能。

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1有利于丰富管理形式

现阶段，中国科学技术水平得到了显著提升，在信息时代背景下，办公室信息化建设已经成为必然趋势，这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式，使用计算机管理办公室档案的效率更高，可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性，进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息，促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外，运用信息化手段管理办公室档案，可提高管理效率，缓解工作人员压力，从而促进管理人员提高工作质量[1]。

1.2可以促进档案管理员提高素质

对于档案规范化管理，事业单位应高度重视，并在培养人才上投入更多的精力，档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率，转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响，和以往的人工操作相比，当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求，这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此，便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。

1.3可以促进单位和部门提高管理水平

在事业单位的正常运营中，办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人动的信息进行如实记载，办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案，既能使档案管理的流程得到优化，同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时，需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通，以确保双方合作的有效性。所以，在管理办公室档案的过程中，规范化管理档案，对促进单位部门工作效率提升极为有利，从而使档案管理更加科学和准确。

2当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1缺少健全的制度

新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发挥造成了极大的影响[3]。过去，事业单位在开展办公室档案管理工作时，只是一味地整理和归档档案，并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作，导致管理制度流于形式，致使办公室诸多档案资料丢失，对办公室职能的发挥造成了极大的影响。

2.2忽视办公室档案管理

在实际工作中，档案管理工作只是档案管理部门的工作任务，在单位中往往被认为并非主要工作，仅仅只是一项基础性工作，通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力，而忽视了档案管理工作。大部分单位，对办公室档案管理工作的重要性认识不够，在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外，在办公室档案管理中由于资金投入力度不够，从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施，这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全，对有序开展办公室档案管理工作极为不利。

2.3缺少专业的档案管理人员

纵观事业单位管理体系，办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是，现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低，诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员，因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少，在技术操作方面不够熟练，所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时，这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育，且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业，不熟悉办公室档案管理工作，同时在工作过程中也很容易出现问题，使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。

2.4缺少先进的管理设备

在档案管理设备方面，事业单位未有较大的投入，对信息技术与科技产品的引进不及时，难以与时展保持同步。同时办公设备十分落后，大部分单位依然采取的是人工管理模式，严重影响了办公室档案管理效率，加大了工作人员的工作量，使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下，也无法顺利实现档案工作规范化管理目标，甚至导致档案管理缺乏秩序性。

3新时期加强办公室档案管理规范的措施

3.1高度重视档案管理工作

若要真正做好事业单位办公室档案管理工作，就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变，使其认识到档案管理工作的重要性，运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式，使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中，档案管理工作效率发挥的重要作用，并高度重视办公室档案管理工作，使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制，以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时展保持同步，立足于工作需求，积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强，特别是主要将自身保密意识加强，确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动，把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好，促进自身工作素质水平提高，对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。

3.2构建合理科学的规章制度

健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度，才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下，办公室档案管理工作要和时展保持同步，在对新的档案管理制度进行制定的过程中，要将以往规章制度的束缚摒弃，积极创新制度的内容和形式，如此，才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外，在对规章制度进行制定的过程中，要充分运用现代化手段，确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度，应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案，为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。

3.3提高办公室档案管理人员的综合素质

办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以，为了确保档案管理的质量，就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说，一方面，要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能，提升其水平；另一方面，要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术，可以熟练操作现代化设备。所以，单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细，以制度为依据。当然，单位还要针对档案管理人员展开专业培训，帮助其将专业的管理知识与技能掌握，切实提高他们的综合素质，如此，才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。

3.4采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升

档案工作运行中，所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关，其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出，纸质档案管理仍占较大比例，在意识不足、技术有限等问题的影响下，数字档案建设方案还是只在小范围内应用，对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以，可以考虑从下述几个方面入手，改进此类问题：首先，各单位需结合现代化技术革新需求，在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备，并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来；其次，以不同形态的电子档案为基础，在信息技术发达的地区，有效采用以数字模式形成的电子信息档案，此形态的电子档案十分完整、便捷，实用性较高；最后，就信息技术发展落后的地区，可以借助再加工纸质档案，将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案，对档案规范化管理意义较大。

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关键词：医院办公室；档案管理；工作探讨

医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革，逐渐的在实践中获得完善和发展，办公室档案作为医院多年的综合性材料，对于提高医院的综合竞争能力，促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用；医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度，对于医院的综合进步具有关键性作用，随着社会科技的发展，医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理，通过引进先进的技术，建立数字档案管理，丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进，但是医院办公室档案由于工作种类繁杂，仍然存在很大的问题，本文结合相关的问题和应用进行分析，希望能够提高医院办公室档案管理水平。

1 医院办公室档案管理工作特点

1.1 档案馆内容的复杂性

随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。

1.2 相关的医患关系档案影响性大

医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。

1.3 医生调任、晋升类的档案处理

医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。

2 医院办公室档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理人员紧缺

在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。

2.2 现代管理软件水平不足

在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。

2.3 档案收集以及归档不及时、不规范

医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。

3 医院办公室档案管理的应用

通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。

3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分

医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。

3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展

办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。

总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。

参考文献

[1]舒放.实施精细化管理，提高医院办公室行政效能[J].中国医药导报，2013，10（25）：159-161.

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关键词：办公室；档案管理；工作效率；现状；措施

办公室档案管理工作在一个单位中具有重要的作用，其的管水平与单位中其他部门工作的开展具有直接的联系，需要采取有效的措施提高单位办公室档案管理工作的效率，从而保证单位各项活动的顺利开展。为了有效的提高办公室档案管理效率的提高，需要使用现代化的技术手段，改善和创新传统的档案管理工作，实现档案的现代化和智能化管理，有利于促进档案管理工作跟上时展的步伐。

1 办公室档案管理存在的问题

1.1 管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐。

1.2 管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

1.3 办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

2 如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率

2.1 健全办公室档案的现代化管理体系

在办公室档案管理过程中，档案管理和文件管理是两个重要的管理方面，同时两个方面具有密切的联系，因此在管理的过程中，这两项工作内容需要结合在一起管理，不能够分开管理。为了使档案管理人员在后期的文件管理中遇到较大的困难，所以建议档案管理人员在文件管理的前期就广泛的参与到办公室的档案管理工作中，这样一来，档案管理人员能够全面的掌握和了解文件按惯例工作，从而能够顺利和快速的融入档案管理工作中，有利于建立和完善单位办公室档案管体系。此外，单位的档案管理制度和档案的操作程序需要完善和健全，从而保证工作人员按照管理程序进行档案的管理，有利于促进单位办公室档案管理的体系化。

2.2 增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念

现阶段，单位对档案管理工作重要性的认识还不是很高，加之，办公室档案管理的理念也比较陈旧，带有严重的滞后性，对办公室档案管理工作水平的提高造成了一定的阻碍，因此，需要采取有效措施提高单位对档案管理工作重要性的认识，并促使档案管理理念的更新，该项工作具有十分重要的意义和作用。首先，单位对办公室档案管理规范化的认识需要提高，并在现阶段办公室档案管理现状的基础上，结合办公室档案管理的目标等创建符合现代社会发展的办公室档案管理理念，对于办公室档案管理的意识也需要采取有效的措施进行完善，并需要满足社会发展和自身发展的需求，坚持以人为本的管理理念。单位档案管理意识需要在单位的管理决策中和单位的服务意识中加以体现。在办公室档案管理过程中需要将岗位责任制强化，而单位管理中不合理的规章制度也需要的加强改善，从而使档案管理人员的爱岗敬业意识得到强化，通同也能够使单位档案管理体系的建设水平得到较大的提升。

2.3 加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能

现阶段从事办公室档案管理工作的人员的专业素质普遍较低，大部分是兼职，对于现代化技术的应用也不是很全面，在一定程度上影响了办公室档案管理工作效率的提高。所以说，提高档案管理人员的专业素质具有十分重要的意义。为了充分提高档案管理人员的专业素质，单位需要从不同的渠道，以不同的方式进行管理人员专业素质的培训和培养，从而增强档案管理人员的专业理论知识和技能，从而提高档案专业化管理水平的提高。立足于办公室档案管理体制的完善需求，从事档案管理工作的人员需要积极主动的参与到档案专业的培训活动，从而提高专业档案管理技能；其次，还需要提高对档案管理工作的责任感和使命感；再次，办公室档案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在办公室档案管理工作的相关要求的基础上和对档案管理专业人才的要求前提下，对单位档案管理工作人员进行专业的技能培训工作，从而使办公室档案工作人员的专业素质得到较大的提高。

2.4 强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。

结束语

综上所述，办公室档案管理工作具有十分重要的作用，对单位其他的部门工作的顺利开展具有较大的影响，因此需要采取有效的措施提高办公室档案管理工作的效率和水平，充分发挥办公室档案管理工作的作用。可以通过办公室档案管理制度的完善，增加档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，可以有效的提高档案管理工作的效率，在管理档案的过程中也需要使用现代化的技术，从而促进办公室档案管理事业的蓬勃发展。

参考文献

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（8）.

[2]谭丽.试论如何改进办公室档案管理工作[J].现代经济信息，2012（11）.

[3]王俊杰.办公室档案管理的工作改进及人员素养要求[J].黑龙江科技信息，2013（4）.

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一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

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爆竹传吉语，腊梅报新春。转眼，2019年的工作即将告一段落，一年来，办公室在公司领导和各位同事的支持与配合下，认真履行部门职责，较圆满地完成了各项目标任务。现将部门年度工作状况总结如下：

（一）加强部门人员自身学习。办公室作为公司的综合协调部门，工作任务繁杂而艰巨，而办公室人员的学识、潜力和阅历与其任职都有必然的联系，所以部门人员始终不敢掉以轻心，不断在学习：向书本学习、向周围的领导学习、向同事学习。在工作中加强与各部门的配合与联系，用心提高部门各项业务素质，争取工作的主动性，努力提高工作效率和工作质量。

（二）创新档案管理模式。以往公司采用的是传统档案管理模式，即将纸质档案分类装订，存储在档案柜中。但分类较为模糊，且文件、资料经部门间传阅较为分散，造成查找不便，极大降低了办公室的工作效率。公司领导充分意识到了该档案管理模式的弊端，批准办公室收集各科室的零散文件资料，统一实行电子档案管理。这一举措极大提高了档案查询的效率，使公司的档案管理实现了跨越性的飞跃。

（三）公司会议安排布置。年内，我公司共召开了大小会议包括夜学超过百余次，公司对内、对外的会议，办公室从会前准备到会中服务及会后跟踪，会议接待、会场布置都能较好地完成，以及重大会议的信息报道，保证了各项会议的成功召开。

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［关键词］电子档案;办公室档案;管理;科学化水平

1提高办公室档案管理科学化水平的必要性

办公室的档案管理工作能否顺利进行，其对于单位的日常发展以及人资管理工作也都有着非常重要的意义。随着我国经济的不断发展，其市场竞争力度也在不断地扩大，这就导致了企业单位要想获得良好的发展，就必须进一步提升自身的核心竞争能力，而进一步加强办公室档案的科学管理工作则是提高单位自身管理水平的一个重要途径，并对单位的发展有着至关重要的影响意义。

2办公室档案管理特点与现阶段存在的问题

(1)办公室档案管理的特点。档案管理工作的对象是相关资料的收集、保存。同时也是管理工作的重点内容。档案是对事件、过程、人物的真实记录，具有历史意义与纪念价值，能够为后期工作开展提供应用与借鉴。因此在规范化管理工作过程中，管理工作重点应该是档案本身及与之相关资料收集保存。如文件、书报等。管理工作需要分类进行，便于利用时能够高效便捷。(2)种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理工作任务量大。档案内容涉及了多个方面，如合同、文件、协议等。也会有录音、视频等电子档案。需要管理者结合到公司实际情况的需要，分门别类，便于后期应用时能够及时准确查找。(3)虽说电子档案近年来已经慢慢被人们所使用，但在我国现阶段较为常用的还是纸质档案。纸质档案在管理的过程中，容易发生丢失、损坏、烧毁或者受潮变质的问题，这些都会给单位和个人造成不可挽回的损失，一旦档案丢失破损就会造成国家各项工作无法正常地进行和开展。另外就是现阶段很多档案管理人员对档案管理的方法比较传统，仅仅只是做到了保存，而不是管理，这就会造成很多档案变成了死档案、死资源，无法为人们所用。所以说必须提高办公室档案管理科学化水平，让每一个档案都变成活的资源。档案无论是对个人的前途命运还是国家的社会文化、经济和政治建设来说，都有着非常重要的作用，因此我们必须保证办公室档案管理工作的正常进行。提高办公室档案管理科学化水平是保证档案管理工作的正常进行的基础，是实现社会主义现代化建设的重要措施。

3加强档案管理工作的主要做法

(1)对传统的档案管理方法进行改革。①树立正确、科学的档案管理理念。传统的档案管理观念较为落后，已经不符合现代档案管理的需求，对传统的档案管理方法进行改革已经成为现阶段我们的首要任务，我们必须要提高我们的档案管理水平，树立正确、科学的管理理念，提高档案管理科学化水平。②完善设施，为办公室提供资金投入。办公室档案管理水平的提高也对办公室的硬件和软件设备提出来更高的要求，我单位已加大资金投入，根据档案管理的需要，建立了符合标准的实物档案陈列室、检索室以及独立的档案资料室，我们还对库房配置了防磁柜、空调、温湿度计、灭火器以及档案柜等基础防护设施，对检索室配置了专用电脑和打印机等，我单位现阶段的硬件措施完全符合标准档案室的需求。(2)将电子化档案与纸质档案实行结合。目前我国较为常用的还是纸质档案，但是随着信息化的发展，电子档案的应用也越来越多，电子档案使用的增多就给档案管理提出了新的挑战。我单位现阶段实行的是将电子档案与纸质档案进行结合的管理方式，这样有利于提升档案阅读、共享的效率。但是由于网络安全等因素，我们还需要加强对电子档案的安全管理。首先在对电子档案进行管理的时候我们要注意对其数据进行保存和备份，避免因网络问题出现档案的丢失和缺损现象。其次我们要定期对电脑进行病毒查杀和垃圾清理，防止因木马侵入和垃圾文件过多而引起文件中毒和丢失的现象。(3)档案管理科学化。档案管理人员是档案管理的主体，其个人综合素质对档案管理也有很大的影响，随着档案管理数量的增多和管理要求的增加，对档案管理人员提出更高的要求，所以我们必须要加强对其的综合素质培养。在加强管理人员综合素质的时候一是我们要加强管理人员的专业理论知识，我单位管理人员积极参加了业务知识的培训，努力地提高自身的专业知识理论，这一点是非常值得肯定的;二是我们要注重对管理人员职业道德和素养的培养，一个管理人员对专业技术的掌握再到位，没有责任心和创造能力，那他的管理工作也是无法做好的。只有拥有责任感，并能在工作中不断进行总结创新的人，才能更好地为国家和社会服务。(4)依法对档案进行管理。档案管理工作很是复杂，其对单位和个人也有着重要的作用，所以我们必须要有专门的管理人员和管理机构去负责档案管理。在我们对办公室档案管理水平进行提高的时候也要对档案管理的制度进行健全。我单位已将档案管理工作纳入了中心年度工作计划，并成立了专门的档案工作领导小组。加强了对档案的管理，健全了档案的制度，组织单位管理人员进行了《档案法》《湖北省档案管理条例》等档案法的学习，制定了档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制、档案安全保管突发事件的应急预案，完善了对档案分类、归档和保管的制度。(5)建立完善的档案管理制度。对于企业的而言，办公室主要领导要协助档案管理人员建立健全档案管理制度，促进办公室档案管理工作向着统一化与规范化方向发展，最终实现科学化管理。在具体操作方法上可以依据不同标准对档案进行分类，对文件进行编号，便于使用时能够快速查找。对于某些重要信息，需要对其单独存放，并且需要做好保密与防范措施。为确保档案管理工作有效，要从制度上明确管理工作人员的权利与责任，以制度对其行为进行规范。档案管理工作在人员配备上至少是两名工作人员，便于在工作过程中相互监督，从而确保管理工作能够正常开展。(6)增强档案管理工作意识。作为档案管理工作人员，必须具备档案管理工作的基本知识，了解相关法律法规对档案管理工作的具体要求，明确档案管理工作的职责与权限，但是对于企业而言，对经济利益的追求是第一位的。管理者对于企业档案管理工作没有投入过多的关注。因此在相关资源方面也缺乏必要的投入。而在新的时代环境下，作为管理工作者而言，要改变对档案管理工作传统的认识，积极主动地改善现有档案管理工作中的不足。在日常工作中要及时向领导汇报。以此来改变档案管理工作的独立局面。同时也可以获取领导的指示，避免工作开展的随意性与盲目性，提升档案管理工作的效率。增强档案管理工作人员意识可以从多个方面入手，常见如培训学习，培训学习的方式是灵活多样的，重点在于培训工作结束后，受训人员是否有明显收获，培训结果某些部分是显性的，而某些部分则是隐性的。为了确保培训效果，可以将培训工作与管理制度结合到一起。增强工作人员意识也可以从制度上进行规范，以外在力量进行引导与约束，通过对其行为的不断强化，形成一种意识。除此之外，也可以开展各种形式的宣传工作。

4结论

随着现代科技的发展，宜昌市职业技能鉴定指导中心的档案管理水平也得到了进一步提升。现代信息化技术的发展为我们提供了电子档案管理这一路径，我们需要加强我们的办公室档案管理水平，以方便我们对应日益增多的电子档案进行管理，这也是社会发展与进步的必经之路。

参考文献:

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关键字：文书档案管理；问题；对策

办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而公证处的文书档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量办公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。

1 文书档案管理工作中存在的问题

1.1 文书档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失

目前，大多数的文书档案管理工作人员都是非科本出身，专业素质不高，甚至与所学专业完全不对口，缺乏档案管理相关的工作经验，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案管理工作出现安全隐患，甚至造成了文书档案的缺失，更严重导致了档案管理工作的效率和成果落后。由于档案管理的工作性质让人感到乏味，一些工作人员出现工作积极性不高，受传统观念影响，对档案管理认识不足，对工作缺乏热情，缺乏主动性。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

1.2 对档案的重要性认识不到位，文书档案管理人员过少

据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，很多挝坏奈氖榈蛋腹芾砣嗽奔少，有些甚至直接由文员、秘书兼任。领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进文书档案管理工作所需要的档案管理软件，影响了档案管理工作的工作进度和成效。缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。另外，文书档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

1.3 对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作

社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的文书档案管理，利用现代信息技术对文书档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是大多单位忽视了对档案管理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对公证处这样的机关单位来说，是一个极大的隐患。加之文书档案管理人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子档案的保护意识较差，给文书档案管理带来了很多损失。

2 提高文书档案管理水平的对策

2.1 注重文书档案管理人员的专业素质和政治素养的培养

首先，各行政事业单位应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。文书档案管理人员的专业素质决定着档案管理工作水平的高低，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。

其次，办公室的文书档案管理工作是一项极其严密的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质，对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。

2.2 加强制度建设，实现规范化管理

单位领导应重视对办公室文书档案管理工作的管理，聘请专业的文书档案管理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，规范化管理工作流程。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。文书档案工作者要充分认识到自身工作的责任，增强自己的使命感和责任感，确保档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创档案工作的新纪元。

2.3 软、硬件配置齐全，减少安全隐患

软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为单位的文书档案管理工作设置其特定的档案管理软件，为文书档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。

小结：文书档案工作是行政事业单位健康发展的重要基础，而档案工作人员的素质是做好档案工作的基础。只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障单位内部文书管理工作有条不紊的前进，提升办公室的整体业务素质。

参考文献

[1]白宇红，侯明. 谈如何提升办公室档案文书管理工作[J]. 办公室业务，2012，03：113+115.

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【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.